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GESTIÓN INTEGRAL DE SUMINISTROS DE LAS UNIDADES MÓVILES DE SALUD CHOCÓ-COLOMBIA Manual Operativo Unidad Móvil de Salud

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Gestion de suministros

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GESTIÓN INTEGRAL DE SUMINISTROS DE LAS UNIDADES

MÓVILES DE SALUDCHOCÓ-COLOMBIAManual Operativo Unidad Móvil de Salud

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Manual Operativo Unidad Móvil de Salud

GESTION INTEGRAL DE SUMINISTROS UNIDADMÓVIL DE SALUD CHOCÓ-COLOMBIA

Organización Panamericana de la Salud / Organización Mundial de la Salud:

Gerardo Alfaro CantonAsesor Sistemas y Servicios De Salud

Lizbeth Parra Oficial de Terreno

CAPRECOM:Adriana Gómez

Coordinadora IPS

Rosalba Herández Rivera Coordinadora Médica

Martha Inés Rivas CuestaEnfermera Jefe

Johanna Arroyo Caicedo Odontóloga

Adriana Cuadros Fernández Bacterióloga

Jhon Jairo Becerra Auxiliar de Farmacia

Ministerio de la Protección Social:

Juan Manuel RodriguezDirección de Calidad

Cooperativa de Hospitales de Antioquia - COHAN:

Jamel Alberto Henao Gerente

Zoraida Andrea OcampoCoordinadora Investigación e Innovación

Martha Cecilia Restrepo Consultora

La Organización Panamericana de la Salud dará consideración muy favorable a las solicitudes de autorización para reproducir o traducir, íntegramente o en parte, esta publicación. Las solicitudes deberán dirigirse a la Organización Panamericana de la Salud / Organización Mundial de la Salud, Carrera 7 No. 74 – 21 Piso 9. Edificio Seguros Aurora, Bogotá, Colombia. [email protected]

La realización de esta publicación ha sido posible gracias al apoyo financiero de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo AECID y el Fondo de Respuesta a Emergencias de Naciones Unidas CERF.

Con el apoyo de:

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MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE SUMINISTROS PARA LA UNIDAD MÓVIL DE SALUD EN EL MUNICIPIO DE LITORAL DE SAN JUAN – CHOCÓ

El aseguramiento de la prestación del servicio de suministro de medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios del sistema de seguridad social en salud, comprende el diseño y aplicación de una serie de procesos y procedimientos que garanticen el cumplimiento de los atributos de calidad de oportunidad, suficiencia, accesibilidad, pertinencia y seguridad. Procesos y procedimientos claramente identificados y determinados por la normatividad vigente; a saber, Acuerdo 228 de 2002, Acuerdo 282 del 2005, Acuerdo 336 de 2006, Acuerdo 368 de 2007 Decreto 2200 de 2005, Decreto 4725 de 2005, Decreto 4957 de 2007, Decreto 4562 de 2006, Resolución 1403 de 2007, Resolución 4002 de 2007, Política Farmacéutica Nacional de 2003.

De acuerdo al Decreto 2200 de 2005, el Servicio Farmacéutico es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

Cuyos objetivos fundamentales son:

• Promover y propiciar estilos de vida saludables.

• Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y dispositivos médicos y promover su uso adecuado.

• Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a los pacientes sobre su uso adecuado.

• Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes y realizar con el equipo de salud, todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y dispositivos médicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad.

Fundamentado en los siguientes principios:

1. Accesibilidad. El servicio farmacéutico, dentro del marco de sus funciones, garantizará a sus usuarios, beneficiarios, destinatarios y a la comunidad, los medicamentos y dispositivos médicos, la información y asesoría en el uso adecuado de los mismos, para contribuir de manera efectiva a la satisfacción de las necesidades de atención en salud.

2. Conservación de la calidad. El servicio farmacéutico dispondrá de mecanismos y realizará las acciones que permitan conservar la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que estén a su cargo y ofrecerá la información para que ésta se conserve una vez dispensado. Esta responsabilidad también estará a cargo de cada uno de los actores que intervengan en los procesos de recepción y almacenamiento, transporte y distribución física de medicamentos y dispositivos médicos, garantizándose las condiciones establecidas por el fabricante en el empaque y la trazabilidad de los mismos.

3. Continuidad. El servicio farmacéutico garantizará a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios las prestaciones requeridas que se ofrezcan en una secuencia lógica y racional, de conformidad con la prescripción médica y las necesidades de información y asesoría a los pacientes.

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4. Eficacia. El servicio farmacéutico garantizará a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios el cumplimiento de los objetivos de las prestaciones ofrecidas, dando cumplimiento a las respectivas normas sobre control, información y gestión de la calidad. Igualmente, contribuirá en el cumplimiento del propósito de la farmacoterapia ordenada por el facultativo.

5. Eficiencia. El servicio farmacéutico contará con una estructura administrativa racional y los procedimientos necesarios para asegurar el cumplimiento de sus funciones, utilizando de manera óptima los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos.

6. Humanización. El servicio farmacéutico centrará su interés en el ser humano, sin desconocer el papel importante del medicamento y el dispositivo médico en la fármacoterapia.

7. Imparcialidad. En cumplimiento de sus funciones, el servicio farmacéutico deberá garantizar un trato justo y sin ningún tipo de discriminación a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios.

8. Integralidad. Los actores, actividades y procedimientos del servicio farmacéutico se desarrollarán integralmente y de manera interrelacionada, en procura del logro de su misión.

9. Investigación y desarrollo. El servicio farmacéutico propenderá por la creación de un ambiente de investigación y desarrollo en el servicio que favorezca una mejor inserción en el dominio de la tecnología sectorial.

10. Oportunidad. El servicio farmacéutico garantizará la distribución y/o dispensación de la totalidad de los medicamentos prescritos por el facultativo, al momento del recibo de la solicitud del respectivo servicio hospitalario o de la primera entrega al interesado, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo la salud y/o la vida del paciente. También garantizará el ofrecimiento inmediato de la información requerida por los otros servicios, usuarios, beneficiarios y destinatarios. Contará con mecanismos para determinar permanentemente la demanda insatisfecha de servicios y corregir rápidamente las desviaciones que se detecten. La entidad de la que forma parte el servicio farmacéutico garantizará los recursos necesarios para que se cumpla este principio.

11. Promoción del uso adecuado. El servicio farmacéutico promocionará en sus actividades el uso adecuado y prevendrá el uso inadecuado y los problemas relacionados con la utilización de los medicamentos y dispositivos médicos.

12. Seguridad. El servicio farmacéutico contará con un conjunto de elementos estructurales, procesos, procedimientos, instrumentos y metodologías, basados en evidencia científicamente probada, que minimicen el riesgo de los pacientes de sufrir eventos adversos, problemas relacionados con medicamentos (PRM) o problemas relacionados con la utilización de medicamentos (PRUM) en el proceso de atención en salud.

En el servicio farmacéutico, además se deberán evaluar en forma permanente los siguientes indicadores de gestión:

► Calidad técnica, ► Costo,

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► Servicio, ► Recurso humano y ► Seguridad.

Para su adecuado funcionamiento, el servicio farmacéutico debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de complejidad, número de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren:

a) Los espacios deben contar con área física exclusiva, independiente, de circulación restringida, segura y permanecer limpios y ordenados.

b) Los pisos deben ser de material impermeable, resistente a la abrasión y contar con sistema de drenaje que permita su fácil limpieza y sanitización.

c) Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidos, de fácil limpieza y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.

d) Los techos y cielo rasos deben ser resistentes, uniformes y de fácil limpieza y sanitización.

e) Las áreas para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos deben ser independientes y separadas entre sí, diferenciadas y señalizadas, con condiciones ambientales, temperatura y humedad relativa controladas.

f) Debe poseer un sistema de iluminación natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y un buen manejo de la documentación.

g) Luminarias en buen estado, accesorios, tomas, interruptores y cableado protegido.

h) Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. Debe evitarse cualquier condición que permita contaminación cruzada.

i) Los sitios donde se almacenen medicamentos deben contar con mecanismos naturales o artificiales (mecánicos) que aseguren las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante, utilizando para su control termómetros, higrómetros u otros instrumentos; y mantener los registros documentados de estas variables.

2. Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografía y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o procesos que se realizan en cada una de sus áreas y procedimientos.

3. Disponer de un recurso humano idóneo para el cumplimiento de las actividades y/o procesos que realice, y que de acuerdo a la complejidad será el siguiente: el servicio farmacéutico de alta y mediana complejidad estará dirigido por el Químico Farmacéutico. El servicio farmacéutico de baja complejidad estará dirigido por el Químico Farmacéutico o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

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HABILITACIÓN DEL SERVICIO:

De acuerdo a la normatividad vigente para el país, el servicio farmacéutico es un servicio asistencial y como tal debe obedecer a los estándares del Sistema Único de Habilitación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud para poder prestar servicios de salud dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, inscribiendo además su participación en el Programa para la Auditoría del Mejoramiento de la Calidad del servicio.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC:

Todo servicio farmacéutico en el país, deberá instaurar el SGC como herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar en forma sistemática el desempeño del servicio en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios, de conformidad con los Decretos 2200 de 2005 y 1011 de 2006, y todos los que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

El sistema de gestión adoptará un enfoque de procesos, conforme a los cual se establecen los procesos básicos que deben garantizarse en el servicio farmacéutico para la atención a los pacientes en el ámbito mural y/o extramural.

El presente manual operativo establece los procesos básicos para llevar a cabo el suministro de medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios afiliados a CAPRECOM por el Régimen Subsidiado.

Los procesos a describir comprenden:

• Selección• Adquisición• Recepción• Almacenamiento• Distribución / dispensación

• Desnaturalización y destrucción de residuos medicamentosos• Facturación

Integrando como parte fundamental dos procesos especiales como son el Uso Adecuado de Medicamentos y Fármacovigilancia, los cuales, considerando la naturaleza de las atenciones en salud extramurales brindadas a la comunidad, se convierten en un factor clave para la búsqueda del éxito de los objetivos terapéuticos deseados con dicha población.

El ciclo del sistema de suministros se compone como sigue:

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Detalle de responsables de procedimientos y productos esperados en la ejecución:

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SELECCIÓN:

Es el procedimiento interdisciplinario llevado a cabo por el Comité de Farmacia y Terapéutica de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, para establecer el conjunto de medicamentos y dispositivos médicos que garantizan los atributos de calidad, seguridad, eficacia y costo, para la prevención, diagnóstico y tratamiento de las comunidades sujetas de prestación.

La OMS, ha propuesto una serie de criterios para establecer los medicamentos que se incluirán en el listado básico institucional:

• Seleccionar medicamentos de los cuales exista amplia y suficiente evidencia científica de sobre eficacia y seguridad.

• Cuando se dispone de alternativas terapéuticas, deberá elegirse la que mayores ventajas aporte en calidad, seguridad, eficacia, costo y disponibilidad.

• Considerar los costos de los tratamientos totales, y de no ser posible, orientar la decisión por los resultados de costo – efectividad.

• Favorecer la inclusión de medicamentos monofármacos.

Otros criterios a tener en cuenta en la construcción del listado básico institucional, son los siguientes:

• El listado básico deberá contener como mínimo los medicamentos incluidos en el Acuerdo 228 de 2002, el Acuerdo 282 de 2004, el Acuerdo 336 de 2006 y el Acuerdo 368 de 2007 y los que los modifiquen o sustituyan.

• Disponer de alternativas terapéuticas que permitan intervenir las demandas en salud más frecuentes.

• Incluir medicamentos cuyas formas farmacéuticas favorezcan la dosificación en los diferentes grupos poblacionales y la adherencia a los tratamientos.

• Las alternativas terapéuticas contempladas deben responder a las guías de tratamiento de la entidad.

Los métodos más utilizados para llevar a cabo la selección son:

Perfil Epidemiológico:

Se fundamenta en el perfil epidemiológico de la comunidad objeto de la prestación, frente al cual se deberá disponer de guías de atención que permiten establecer los medicamentos y dispositivos médicos necesarios para abordar la prevención, diagnóstico y tratamiento de dicha comunidad.

Este método puede ser aplicado cuando no se dispone de información estadística del

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comportamiento de la demanda en salud de la población que será atendida, ya que requiere información técnica como distribución de la población por género y edad, guías de atención, estimación de la demanda.

Consumo Promedio:

Este método es recomendado cuando las instituciones disponen de la estadística de la demanda en atención y de los consumos de los medicamentos y dispositivos, los cuales son ajustados con el perfil epidemiológico.

En cualquiera de los dos métodos, o con la combinación de los mismos, se obtiene un listado que debe ser socializado a todo el personal de salud que realiza las atenciones en salud a la población, con el ánimo de favorecer la prescripción de los medicamentos allí contenidos de acuerdo a las guías de atención aplicadas, y por ende el completo suministro al paciente al momento de la solicitud.

El listado básico institucional comprende como mínimo los principios activos referidos en los Acuerdos 228 de 2002, el Acuerdo 282 de 2004, el Acuerdo 336 de 2006 y el Acuerdo 368 de 2007 y los que los modifiquen o sustituyan, así como los productos que a criterio de Institución Prestadora de Servicios de Salud deban ser tenidos en cuenta para la atención de los usuarios.

Durante éste proceso además, se establecen los productos que conforman el stock de los MEC (Módulos de Estabilización Clínica), conforme a las actividades de atención previstas a ser ejecutadas a través de los Gestores de Vida Sana.

El listado básico debe ser evaluado con una periodicidad mínima anual, para ajustar su contenido al comportamiento de las atenciones realizadas por los profesionales.

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El formato propuesto para el listado básico de medicamentos es el siguiente:

El formato propuesto para el listado básico de dispositivos médicos es el siguiente:

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EL COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPÉUTICA:

Es el equipo interdisciplinario de las instituciones prestadoras de servicios de salud, cuyo funcionamiento es permanente y orientado a la asesoría en la gestión de medicamentos y dispositivos médicos.

Este Comité estará integrado por:

• El Director (a) o Gerente de la institución o su delegado.

• El Subdirector (a) del área científica médica o quien haga sus veces.

• El Director (a) del servicio farmacéutico.

• Director (a) del departamento de enfermería o quien haga sus veces.

• Un representante de la especialidad médica respectiva, cuando el tema a desarrollar o discutir lo requiera.

• Un representante del área administrativa y financiera cuando el tema a desarrollar o discutir lo requiera.

Las funciones del Comité de Farmacia y Terapéutica son las siguientes:

1. Formular las políticas sobre medicamentos y dispositivos médicos en la Institución Prestadora de Servicios de Salud en relación con la prescripción, dispensación, administración, sistemas de distribución, uso y control, y establecer los mecanismos de implementación y vigilancia de las mismas.

2. Recomendar la solicitud de inclusión y/o exclusión de medicamentos en el Manual de Medicamentos y Terapéutica del Sistema General de Seguridad Social en Salud ante el Comité Técnico de Medicamentos y Evaluación de Tecnología del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, para tal efecto deberá ceñirse al reglamento de funcionamiento de dicho Comité.

3. Conceptuar sobre las guías de manejo para el tratamiento de las patologías más frecuentes en la Institución.

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4. Coordinar con el Comité de Infecciones de la Institución Prestadora de Servicios de Salud, el impacto, seguimiento y evaluación de los perfiles epidemiológicos institucionales y la eficacia de la terapia farmacológica instaurada en los casos especiales.

El procedimiento de adquisición pretende asegurar la disponibilidad de los medicamentos y dispositivos médicos necesarios para la atención de los usuarios, así como los demás elementos requeridos durante la prestación en salud; buscando garantizar la calidad, suficiencia y oportunidad en los productos definidos en el listado básico.

En el proceso se tienen en cuenta los siguientes procedimientos:

Selección de proveedores:

Es el procedimiento en el cual se determinan los proveedores para cada tipo de elemento (medicamento, dispositivo médico, material de laboratorio y odontología) que será adquirido para el suministro a los usuarios. La selección del proveedor pretende asegurar variables como calidad, oportunidad, servicio y mejor costo.

Durante la selección deberá hacerse entonces una valoración de los atributos o condiciones ofrecidas por cada proveedor a fin de determinar el que mayores ventajas ofrezca a la entidad.

5. Recolectar y analizar los datos enviados por el servicio farmacéutico sobre la sospecha de la existencia de eventos adversos o cualquier otro problema relacionado con los medicamentos e informar los resultados al médico tratante, al paciente, al personal, de salud, administradoras y a las autoridades correspondientes.

ADQUISICIÓN:

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Variables a evaluar recomendadas:

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Una vez seleccionados los proveedores e iniciadas las negociaciones, se debe mantener la valoración constante, de tal forma que se garantice el cumplimiento de las condiciones inicialmente pactadas.

Determinación de necesidades:

Es el procedimiento ejecutado con base en variables como: morbilidad, guías de tratamiento, listado básico establecido para la población objeto. En este procedimiento se pretende determinar o estimar la cantidad de cada producto que se requiere para la adecuada atención de los usuarios durante la vigencia de las compras.

En la determinación de necesidades se deben realizar los siguientes pasos:

a) Definir período de análisis y de proyección de necesidades.

b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de uso en cada servicio.

c) Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.

d) Analizar las causas que incidieron en las variaciones de los consumos.

e) Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y máximos y el tiempo de reposición.

f) Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de cada medicamento dentro del total (Clasificación ABC) o cualquier otro método idóneo para tal fin.

g) Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo con la modalidad de adquisición, las necesidades y el flujo de caja de la institución. La programación de necesidades será evaluada permanentemente y aprobada por el Comité de Compras de la institución.

En la determinación de las necesidades de productos, se propone la aplicación de las variables de Nivel Mínimo de Reserva, Nivel Máximo de Reserva, Punto de Reposición, Tiempo de Reposición y Cantidades a Solicitar, así como las estrategias de cálculo de las anteriores variables con el ánimo de optimizar el proceso.

Existencias (E): comprende los productos disponibles para uso en la atención.

Consumo Promedio Mensual (CPM): es el consumo de cada uno de los productos incluidos en el listado básico institucional, en un tiempo establecido.

Nivel Mínimo de Reserva (NmR): es la cantidad mínima de producto que se recomienda tener en inventario para evitar desabastecimiento. Se calcula de la siguiente forma:

NmR = CPM x TR

Nivel Máximo de Reserva (NMR): es la cantidad máxima de producto que se recomienda tener en inventario para evitar, obsolescencia, averías o pérdidas por sobre stock.

NMR = PR + CP + NmR

Punto de Reposición (PR): es la cantidad en inventario que indica que debe iniciarse el trámite de la adquisición para evitar desabastecimiento.

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PR = 2NmR

Tiempo de reposición (TR): es el tiempo total que se requiere para realizar el proceso de adquisición (desde la determinación de necesidades hasta que el producto se encuentra disponible para distribución), se expresa en meses.

Tiempo de compra (TC): es el tiempo para el cual se lleva a cabo la adquisición

Cantidad a Comprar (CAC): es el volumen de producto que se debe adquirir con base en las anteriores variables para un período específico de compra.

CAC = (NMR – NmR) + (PR – E)

Ejemplo del cálculo de las variables:

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La priorización de la adquisición de los productos se puede realizar con base en la Clasificación ABC, que permite establecer una categoría a los medicamentos y dispositivos desde la perspectiva económica y su rotación en la entidad. En dicha clasificación los productos que se representan hasta el 80% del presupuesto son categoría A, hasta el 15% son categoría B y hasta el 5% son categoría C.

Otra forma de priorizar las adquisiciones es a través de la clasificación VEN, que identifica el nivel de importancia de los productos para la atención de los usuarios y los categoriza como: Vitales Esenciales (V = la no disponibilidad puede poner en riesgo la vida del paciente o se utilizan con mucha frecuencia), Esenciales (E = la no disponibilidad puede causar incapacidad, o se usan con menor frecuencia), y los No Esenciales (N = la no disponibilidad no pone en riesgo la vida de los usuarios, o son muy poco usados).

La elaboración y análisis de las dos clasificaciones deberá ser garantizada por el Comité de Farmacia de la entidad como un insumo necesario para la toma de decisiones en la adquisición por el Comité de Compras.

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Adquisición:

Consiste en la compra propiamente dicha de los productos seleccionados a los proveedores elegidos para cada tipo de elemento. Debe realizarse cumpliendo la formalidad pertinente y sujeta a las normas vigentes para cada tipo de entidad que llevará a cabo el procedimiento, teniendo como insumos los siguientes:

• El listado básico de productos• Presupuesto estructurado y aprobado para la adquisición• Proyecciones de crecimiento (que permitan ajustar las cantidades a comprar)• Población a atender en el período• Plan de compras

El plan de compras es el resultado del proceso de planeación de la adquisición, en el cual se consigna

el consolidado de los requerimientos que permiten planear el procedimiento de la adquisición.

De este proceso se encuentra como registro de seguimiento y control la orden de compra, que permite la trazabilidad en las condiciones de negociación.

La negociación específica para el abastecimiento de la UMS en el plan piloto del Litoral de San Juan, se llevó a cabo por la Organización Panamericana de la Salud y la Cooperativa de Hospitales de Antioquia - COHAN.

La adquisición de los insumos necesarios para el funcionamiento de las UMS, será desarrollado a través de los proveedores seleccionados por la entidad conforme al procedimiento descrito anteriormente.

Formato de Plan de Compras

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RECEPCIÓN:

La recepción comprende entonces dos etapas:

Recepción Administrativa:

Durante la cual se evalúa el cumplimiento de las condiciones comerciales pactadas con los proveedores en términos de: tiempo de entrega, cantidades adquiridas, marca de los productos, precios, condiciones de pago, otras condiciones pactadas de tipo administrativo.

Los atributos más relevantes en la inspección son:

Producto: deben compararse los productos recibidos versus lo solicitado tanto en tipo de producto como en cantidad y precio.

Fechas de vencimiento: la caducidad de los productos es un factor fundamental para la seguridad en el uso del mismo, por tanto se debe garantizar que la vigencia del producto es suficientemente amplia.

Número de lote: es la identificación del producto y permite hacer seguimiento al mismo en caso de encontrar dificultades con el elemento o con la respuesta a su uso.

Condiciones del embalaje: se debe revisar la integridad de empaques primarios y secundarios, así como la integridad del producto físicamente.

Documentación completa: deberá revisarse la totalidad de la documentación pertinente a la compra y factura del producto adquirido, garantizando que cumple con la normatividad vigente.

Es el procedimiento mediante el cual se evalúan las características técnicas de los productos adquiridos y se establece el cumplimiento de las condiciones de negociación en la compra.

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Recepción Técnica:

Durante la cual se evalúan las condiciones técnicas de los productos adquiridos en las variables organolépticas, de acuerdo al tipo de elemento, ejemplo: ampolletería, tabletería, suspensiones, antibióticos para reconstituir, dispositivos médicos. La inspección se fundamenta en las tablas de evaluación de defectos menores, mayores y críticos, y la tabla militar estándar que indica la muestra que debe ser evaluada en cada lote de producto recepcionado.

Para llevar a cabo la recepción técnica se recomienda llevar a cabo un muestreo, o selección de unidades para inspeccionar, considerando el volumen de producto que normalmente es adquirido.

Para realizar el muestreo se dispone de las tablas militares estándar (tabla 105D), las cuales permiten determinar un número representativo de unidades frente al total de elementos recibidos.

Con la muestra se lleva a cabo la revisión de cada una de las características técnicas descritas en las tablas de defectos.

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Como producto de la gestión en la recepción, se obtiene el Acta de Recepción la cual permitirá hacer seguimiento a los productos obtenidos.

Cuando se ha finalizado el procedimiento de recepción y los productos han sido aprobados se debe proceder inmediatamente al registro de la entrada al sistema de información de inventarios que se disponga en la institución garantizando con ello la disponibilidad del existencias y actualización de información contable, correspondiente.

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ALMACENAMIENTO:

Consiste en la custodia y salvaguarda de los productos adquiridos hasta el momento de la distribución y/o dispensación, garantizando la conservación de las condiciones técnicas y de acción terapéutica con los cuales fue diseñado y elaborado el producto.

Debe además cumplir con requisitos de estructura y dotación básica para el procedimiento como: equipos de control de factores ambientales, estibas, torres de almacenamiento o estantes metálicos, extintores, vitrinas, compartimentos con seguridad para almacenar medicamento de control especial, medios de refrigeración, canecas (de acuerdo al tipo de residuos que se generan).

La ubicación de los productos debe hacerse en sitios alejados de fuentes de contaminación.

Las áreas mínimas necesarias para el adecuado almacenamiento y funcionamiento general del servicio farmacéutico son las siguientes:

• Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.

• Área de cuarentena de medicamentos.

• Área para almacenamiento propiamente dicho (de acuerdo a las características propias de los productos)

• Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial.

• Área para el despacho de medicamentos y dispositivos médicos.

• Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.

• Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del mercado.

• Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación vigente.

• Área administrativa.

Para llevar a cabo un adecuado almacenamiento se requiere el establecimiento de un sitio que debe obedecer al volumen de productos que se dispondrán, el número de personas que se ubican en el sitio, rotación de los productos y tiempo para el cual se compran.

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Para la adecuada identificación de las áreas por convención se utilizan los siguientes colores:

Organización de productos:

Consiste en la distribución que se realiza de los productos durante el tiempo de conservación o almacenamiento para garantizar el orden, las condiciones especiales de almacenamiento, facilitar el acceso a los productos, uso adecuado de áreas y optimización de recursos. La organización más ampliamente recomendada es la alfabética, que permite agilizar el proceso de dispensación.

Control de factores ambientales:

Cada tipo de producto que se gestiona en el servicio farmacéutico dada su naturaleza, requiere de condiciones especiales de almacenamiento que garanticen la conservación de dichas condiciones, necesarias para la obtención de respuesta adecuada durante el uso.

A continuación se describen las condiciones ambientales para almacenamiento.

Las condiciones de almacenamiento deben ser monitoreadas diariamente y registradas en el formato propuesto, de tal forma que se pueda realizar seguimiento permanente.

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Los resultados pueden ser graficados para facilitar la interpretación del comportamiento de las condiciones ambientales.

Otra condición a tener en cuenta es la fotosensibilidad de algunos productos, lo que requiere protección de la luz directa.

Las características de condiciones ambientales que se deben garantizar están indicadas en cada producto.

A continuación se muestra una tabla con los principios activos de uso frecuente indicando su termolabilidad, y fotosensibilidad.

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Control de fechas de vencimiento:

Es el procedimiento mediante el cual se hace monitoreo de la caducidad de cada medicamento y dispositivo médico garantizando el uso en el tiempo establecido por el fabricante. Deberá realizarse el respectivo registro y será la herramienta para llevar a cabo la verificación en forma mensual, de tal forma que se puedan realizar las gestiones pertinentes para la devolución o el consumo del producto.

Formato propuesto para el control de las fechas de vencimiento:

Por otro lado, el índice de rotación permite establecer el número de veces que es reemplazado un producto en el inventario o el número de veces que registra movimiento de salida o egreso. Se espera que sea un valor aproximado a uno (1) o superior, lo cual evita pérdidas por obsolescencia o deterioros.

Otro mecanismo de control del inventario lo constituye la realización de los inventarios cíclicos, que permiten evaluar la correspondencia entre el inventario físico disponible y el inventario registrado en el sistema de información que se esté manejando en el servicio. Este control consiste

Control de inventarios:

El control de inventarios se realiza con fundamento en el índice de rotación y el registro permanente de los movimientos de ingreso y egreso del servicio de los productos.

El registro permanente y real de los movimientos de ingreso y egreso permite monitorear en forma continua la disponibilidad de productos. Evitando desabastecimiento o por el contrario sobre stock, situaciones lesivas tanto para los productos como para el componente financiero de las instituciones.

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en el conteo diario de un número de productos (seleccionando diariamente productos diferentes hasta realizar conteo a la totalidad del inventario disponible) existentes, comparando seguidamente con las existencias del sistema y realizando las correcciones que fueren necesarias en caso de detectar inconsistencias.

Como control de inventario el equipo de la Unidad Móvil debe realizar el respectivo inventario de elementos no utilizados durante las jornadas, haciendo devolución al sitio de almacenamiento de dichos productos.

El Auxiliar de Farmacia de la Unidad, debe garantizar que se realizan los inventarios y las devoluciones oportunas al proveedor de los elementos que no serán utilizados o cuyas cantidades sobrepasan los límites permisibles.

El formato propuesto para el control de inventario es:

El índice de rotación se calcula con la siguiente fórmula:

IR = Valor promedio de las salidas del producto / Valor del inventario promedio del producto

La edad del inventario se calcula con la siguiente fórmula:

EI = Número de días esperados del inventario / IR

El número de días esperados del inventario obedece a la política de inventarios de la institución. Siendo el valor más frecuente de 30 días.

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DISPENSACIÓN:

Cuando la dirección técnica de la droguería, o del establecimiento autorizado para la comercialización al detal de medicamentos, esté a cargo de personas que no ostenten título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia, la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del medicamento; y, la importancia de la adherencia a la terapia.(Decreto 2200 de 2005).

Un componente fundamental de la dispensación es la prescripción médica que origina el acto de la dispensación; se describen a continuación las características que debe reunir dicho soporte:

Es el procedimiento a través del cual se hace entrega a los usuarios de uno o más medicamentos o dispositivos médicos con la información necesaria sobre su uso adecuado por parte del Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de Farmacia, y Auxiliar en Servicios Farmacéuticos.

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Fase de prescripción:

La prescripción de medicamentos se encuentra reglamentada en Colombia, a través del Decreto 2200 de 2005 y Resolución 1478 de 2006 para el caso de los medicamentos de control especial. Es importante precisar que en Colombia, están facultados para prescribir medicamentos a humanos los profesionales médicos y los odontólogos.

La normatividad vigente, define en detalle el contenido y calidad esperada de la prescripción:

Características de la prescripción: Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:

1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia.

2. La prescripción debe ser en letra clara y

legible, con las indicaciones necesarias para su administración.

3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.

4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.

5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la dependencia que haga sus veces.

6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnóstico.

Consiste en el proceso técnico científico en el cual el profesional de la salud facultado para recomendar tratamientos farmacológicos realiza las órdenes, correspondientes a la condición de salud diagnosticada en los pacientes atendidos.

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7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.

8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad.

Contenido de la prescripción:

La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen:

1. Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.

2. Lugar y fecha de la prescripción.

3. Nombre del paciente y documento de identificación.

4. Número de la historia clínica.

5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).

6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico).

7. Concentración y forma farmacéutica.

8. Vía de administración.

9. Dosis y frecuencia de administración.

10. Período de duración del tratamiento.

11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y letras.

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12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.

13. Vigencia de la prescripción.

14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.

La normatividad vigente además presenta las prohibiciones y obligaciones para el personal del servicio farmacéutico:

Prohibiciones al dispensador:

1. Realizar cambio alguno en la prescripción o fórmula médica.

2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.

3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.

4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.

5. Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos.

6. Distribuir, dispensar y administrar muestras médicas.

7. Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripción médica, a menos que previo al envío sea presentada la prescripción médica y que se garanticen las condiciones y requisitos para el transporte de los mismos. En ningún caso, podrán enviarse por correo los medicamentos de control especial.

Obligaciones del Dispensador:

1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos en el presente decreto.

2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición parenteral; y, mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rótulo o etiquetas la información sobre el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma del responsable.

3. Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la leyenda “Venta Bajo Fórmula Médica”.

4. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.

5. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.

6. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. Cuando la dirección técnica de la Droguería, esté a cargo de una persona que no ostente título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que

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debe ofrecer al paciente está señalada en el artículo 30 del presente decreto.

7. Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de venta sin prescripción facultativa o de venta libre.

8. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del sector salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las competencias laborales.

Procedimiento para la dispensación:

Una vez recibida la prescripción en el servicio farmacéutico, se debe llevar a cabo la verificación de los siguientes aspectos:

a) Que la prescripción esté elaborada por el personal de salud debidamente autorizado, con letra clara, legible y concisa y con las indicaciones necesarias para su administración y que cumpla con lo previsto en el artículo 17 del Decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006.

b) Que esté escrita en idioma español, ya sea por autocopia, mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.

c) Que la prescripción no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.

d) Que permita la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado.

e) Que las dosis de cada medicamento esté expresada en el sistema métrico decimal y en casos especiales, en Unidades Internacionales.

Interpretación de la fórmula médica:

Durante la cual el dispensador debe:

• Confrontar que la prescripción esté a nombre de la persona a la cual se le realiza la dispensación.

• Evaluar que las dosis son correspondientes con la edad del paciente.

• Corroborar que las cantidades ordenadas corresponden al tiempo de tratamiento y a la dosis.

• Identificar posibles incompatibilidades, eventos adversos o interacciones en los medicamentos ordenados, en cuyo caso se debe reportar al médico para que se tomen las medidas pertinentes.

• Identificación del tipo de medicamento ordenado para establecer si tiene alguna condición especial para la dispensación como: medicamento que requiere refrigeración, medicamento de control especial (cuya fórmula deberá ser independiente y en recetario oficial del ente del control), medicamento fuera del listado básico institucional (el cual deberá llevar documentos adicionales de autorización).

Una vez realizadas las verificaciones previas, el responsable del servicio procede a alistar los medicamentos obedeciendo a las características propias de cada uno, como:

► Los medicamentos que requieren refrigeración como las insulinas, deberán ser empacados en nevera de icopor acompañado

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de pilas de gel para garantizar la conservación durante el transporte.

► Medicamentos sólidos empacados en blíster que requiera ser fraccionado, se debe garantizar que al cortar se conserve la integridad del empaque.

► Empacar los medicamentos en bolsas plásticas de acuerdo a la cantidad de unidades a dispensar para evitar rupturas en el transporte.

► Corroborar la fecha de vencimiento de cada uno de los medicamentos y dispositivos a dispensar, garantizando que están vigentes.

Una vez realizado el alistamiento se debe proceder al registro en el sistema de información, de los medicamentos y dispositivos médicos que serán dispensados al usuario.

Finalmente se realiza la entrega al usuario cada uno de los medicamentos y dispositivos verificando con él:

• El nombre de cada producto.

• La concentración de los medicamentos.

• La forma farmacéutica.

• La dosificación (especificar la forma de medir cada dosis principalmente cuando son jarabes o suspensiones, y los horarios de administración).

• La vía de administración.

• La duración del tratamiento.

• Las condiciones especiales de transporte.

• La forma de utilización de los

dispositivos para la administración de los medicamentos.

• Se informará al usuario la forma de preparación de los medicamentos (especialmente cuando se trata de antibióticos que se deben reconstituir).

• La forma de almacenamiento en el hogar.

• Advertir sobre posibles interacciones con otros medicamentos o alimentos.

• Advertir sobre signos de eventos adversos.

• Y la importancia de la adherencia al tratamiento.

Cuando el dispensador no tenga la condición de Químico Farmacéutico o de Tecnólogo en Regencia de Farmacia suministrará al paciente información sobre los siguientes aspectos: condiciones de almacenamiento, forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral, medición de la dosis, cuidados que se deben tener en la administración del medicamento e importancia de la adherencia a la terapia.

Cuando se atienden comunidades analfabetas o cuyo idioma es diferente al español, se recomienda el uso de pictogramas.

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Modelo 1:

Modelo 2:

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RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA LOS USUARIOS

• No se automedique ni automedique a miembros de su familia o amigos.

• Lea la información del empaque del medicamento, si no la comprende consulte con el farmacéutico o con su médico.

• No altere la forma farmacéutica del medicamento que le prescriben.

• Tome los medicamentos que son vía oral, con abundante líquido (1 vaso de agua).

• Revise la fecha de vencimiento del medicamento y de los dispositivos para su preparación o administración. Si se encuentra vencido, no lo consuma ni se lo administre a otra persona.

• No conserve los medicamentos en sitios como el baño, o en la cocina cerca de la nevera o la estufa.

• Utilice medicamentos ordenados por el médico tratante, nunca automedicados.

• Utilice la totalidad del tratamiento.

• Tome los medicamentos únicamente con agua.

• No ingiera bebidas alcohólicas durante el tiempo de tratamiento.

• Al desechar los residuos de medicamentos destruya los envases.

• Mantenga los medicamentos y dispositivos médicos fuera del alcance de los niños.

• Reflexione respecto a la utilización permanente de medicamentos pues no es real el mito de que “para cada enfermedad existe un medicamento”; muchas condiciones de salud pueden ser resueltas con el mejoramiento de los hábitos y costumbres de vida.

• Incorpore a su vida rutinas de ejercicio y una alimentación balanceada.

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USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS:

La Promoción del Uso Adecuado de Medicamentos es un procedimiento que involucra a los profesionales de la salud y a la comunidad en general, pues son los responsables del manejo de los medicamentos y dispositivos médicos y del uso que se dé del mismo, dependerá el logro de los objetivos terapéuticos con los pacientes.

Por lo tanto, se deben asegurar las acciones de capacitación a estos actores en Uso Racional de Medicamentos, medidas no farmacológicas y la automedicación. El eje central del uso adecuado reside en el Medicamento, elemento que utilizado racionalmente contribuye al manejo seguro y económico de la comunidad, o puede llevarla a graves consecuencias.

En este ámbito debe romperse la asociación Enfermedad = Medicamento, pues el mito popular de que para cada enfermedad se tiene un medicamento conlleva a hacer una utilización inadecuada e irracional de estas herramientas.

Debe entonces propenderse por la promoción de hábitos y costumbres saludables en la población que permitan lograr el bienestar.

Algunos factores que afectan el Uso Adecuado son los siguientes:

• En la prescripción: puede ser incorrecta, excesiva, inferior a lo requerido o inadecuada para la condición del paciente.

• En la dispensación: puede ser incorrecta, incompleta.

• Automedicación: condición que se origina por la decisión personal de utilización de un medicamento sin la orientación de un profesional médico sobre sí mismo o sobre otras personas, puede ser originada por las características culturales de la población e incluso por las barreras de acceso a los servicios de salud.

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• Incumplimiento terapéutico: es un factor propio de los pacientes que genera la no adherencia a los tratamientos por múltiples razones como la enfermedad, la edad, las características de los medicamentos (características organolépticas desagradables, esquemas de tratamiento complejos o muy largos), el nivel educativo.

Por lo anterior, los programas de uso adecuado de medicamentos se enfocan en los siguientes aspectos:

• Calidad y eficiencia de la prescripción médica: aportando a los facultativos los recursos necesarios para tomar decisiones correctas respecto a los esquemas de tratamiento a instaurar.

• Dispensación informada: teniendo como soporte la normatividad específica y generando acciones de capacitación sobre el personal del servicio farmacéutico en el esquema administrativo y técnico del uso de los medicamentos.

• Acciones de promoción y prevención con la comunidad a través de la creación de actitudes críticas sobre los medicamentos, con información individualizada sobre los medicamentos, definiendo grupos de acción para la educación sanitaria.

• Acciones de evaluación del uso de medicamentos.

FARMACOVIGILANCIA:

La farmacovigilancia es un procedimiento de carácter institucional que permite hacer seguimiento y detección de las reacciones adversas a medicamentos y problemas relacionados con los medicamentos en la comunidad atendida.

El procedimiento inicia en la detección de un evento adverso o problema relacionado con la utilización de los medicamentos, frente a los cuales se deberán tomar medidas de intervención o prevención de efectos secundarios, y se debe realizar el reporte correspondiente a los entes de vigilancia y control quienes generarán las acciones pertinentes para el resto de la población.

Los Problemas Relacionados con los Medicamentos (PRM) fueron definidos inicialmente en 1990 por Strand y col, los cuales publicaron el primer artículo en el que se trató conceptualmente el término “drug-related problems”, 1traducido al español como Problemas Relacionados con los Medicamentos (PRM). Se revisaron en el año 2002 en el Segundo Consenso de Granada2 y fueron definidos como problemas de salud, entendidos como resultados clínicos negativos, derivados de la farmacoterapia que, producidos por diversas causas, conducen a la no-consecución del objetivo terapéutico o a la aparición de efectos no deseados.

La mayoría de los PRM identificados son susceptibles de ser evitados, hasta en un 70% de los casos, por lo que su estudio e intervención podrá mejorar notablemente la calidad de la prestación farmacéutica.

El método de Seguimiento Farmacoterapéutico SFT, propuesto en el mismo consenso de Granada, actualiza el método DADER, el cual se puede implementar a nivel hospitalario y principalmente ambulatorio, donde se establecen todos los procedimientos del SFT 3.

1. Strand, L.M., Morley, P.C., Cipolle, R.J., Ramsey, R, Lamsam, G.D. Drug-related problems: their structure.

2. Panel de Consenso. Segundo Consenso de Granada sobre Problemas Relacionados con Medicamentos. Ars Pharmaceutica 2002; 43(3-4): 175-184.3. Sabater, Daniel y otros. Método DADER. 3 ed. España: 2007.

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La clasificación de resultados negativos asociados a la medicación RNM es la siguiente:

NECESIDAD

• Problema de salud no tratado.• El paciente sufre un problema de salud asociado al no recibir una medicación que necesita.• Efecto de medicamento innecesario.• El paciente sufre un problema de salud asociado al recibir un medicamento que no necesita.

EFECTIVIDAD

Inefectividad no cuantitativa.

• El paciente sufre un problema de salud asociado a una inefectividad no cuantitativa de la medicación.• Inefectividad cuantitativa.• El paciente sufre un problema de salud asociado a una inefectividad cuantitativa de la medicación.

SEGURIDAD

Inseguridad no cuantitativa.

• El paciente sufre un problema de salud asociado a una inseguridad no cuantitativa de un medicamento.• Inseguridad cuantitativa.• El paciente sufre un problema de salud asociado a una inseguridad cuantitativa de un medicamento.

La siguiente es la tabla propuesta en el Consenso de Granada para el análisis de los PRM:

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Ahora bien, se deben abordar también los PRUM (Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos), a saber:

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QUE TENER EN CUENTA PARA INTERVENIR PRM

• Identificar adecuadamente cada problema relacionado con la medicación.

• Asignar una prioridad en función de la urgencia con la que sea necesario abordarlo dependiendo del posible efecto nocivo que cada problema pueda causar al paciente, de la percepción que tiene el paciente del posible daño y de la rapidez con la que éste pueda producirse.

• Cumplimiento y registro de las actividades descritas en el procedimiento aprobado.

• Actualización de los conceptos teóricos y la legislación sobre Farmacovigilancia.

• Involucrar al Comité de Farmacia y Terapéutica y al programa de P y P de la institución.

• Codificación, la plantilla del procedimiento y sus anexos, según el sistema de gestión de calidad de cada institución.

Se recomienda igualmente responder a las siguientes preguntas, para ayudar a priorizar las acciones:

• ¿Qué problemas deben ser resueltos (o prevenidos) de manera inmediata y cuáles pueden esperar?

• ¿Qué problemas identificará el farmacéutico como de su responsabilidad primaria?

• ¿Qué problemas pueden ser resueltos por el farmacéutico y el paciente directamente?

• ¿Qué problemas requieren la intervención de otra persona (tal vez un familiar, un médico, una enfermera o algún otro especialista)?

Una vez tomadas las decisiones, se pueden determinar los recursos que son necesarios para resolver o prevenir los problemas notificados.De lo anterior se puede destacar que las intervenciones derivadas del programa de Farmacovigilancia para solucionar los problemas detectados pueden ser:

• Medidas educativas • Medidas preventivas• Medidas administrativas• Vigilancia epidemiológica• Elaboración de estudios epidemiológicos

DESNATURALIZACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE RESIDUOS MEDICAMENTOSOS:

Este procedimiento pretende orientar el adecuado manejo de los residuos de medicamentos, los cuales son considerados como peligrosos, para minimizar el riesgo de contaminación que puede generar en las personas y en el medio ambiente.

Las normas aplicables son las siguientes: Decreto 2676 del 2000 (reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares), Resolución 1164 de 2000 con su Anexo técnico (adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Afines), todas aquellas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Decreto 2676/2000, Artículo 8o.

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Obligaciones del generador:

1. Garantizar la gestión integral de sus residuos hospitalarios y similares y velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Manual para tales efectos.

2. Velar por el manejo de los residuos hospitalarios hasta cuando los residuos peligrosos sean tratados y/o dispuestos de manera definitiva o aprovechados en el caso de los mercuriales. Igualmente esta obligación se extiende a los afluentes, emisiones, productos y subproductos de los residuos peligrosos, por los efectos ocasionados a la salud o al ambiente. El fabricante o importador de un producto o sustancia química con propiedad peligrosa que dé lugar a un residuo hospitalario o similar peligroso se equipara a un generador, en cuanto a responsabilidad por el manejo de los embalajes y residuos del producto o sustancia, de conformidad con la Ley 430 de 1998.

3. Garantizar ambiental y sanitariamente un adecuado tratamiento y disposición final de los residuos hospitalarios y similares conforme a los procedimientos exigidos por los Ministerios del Medio Ambiente y Salud. Para lo anterior podrán contratar la prestación del servicio especial de tratamiento y la disposición final.

4. Responder en forma integral por los efectos ocasionados a la salud o al medio ambiente como consecuencia de un contenido químico o biológico no declarado a la Empresa Prestadora del Servicio Especial de Aseo y a la autoridad ambiental.

5. Diseñar un plan para la gestión ambiental y sanitaria interna de sus residuos hospitalarios y similares conforme a los procedimientos exigidos por los Ministerios del Medio Ambiente y Salud, según sus competencias.

6. Capacitar técnicamente a sus funcionarios en las acciones y actividades exigidas en el plan para la gestión integral ambiental y sanitaria de sus residuos hospitalarios y similares.

7. Obtener las autorizaciones a que haya lugar.

8. Realizar la desactivación a todos los residuos hospitalarios y similares peligrosos infecciosos y químicos mercuriales, previa entrega para su gestión externa.

Decreto 2676/2000:

Artículo 13.

Desactivación, tratamiento y disposición final. La desactivación, el tratamiento y la disposición final de los residuos hospitalarios y similares se debe hacer de la siguiente manera:

Residuos químicos. Los residuos químicos tales como: fármacos parcialmente consumidos, vencidos y/o deteriorados, citotóxicos, reactivos, deben ser incinerados en una planta incineradora o de producción de cemento, que posea las características técnicas determinadas por el Ministerio del Medio Ambiente y las autorizaciones ambientales pertinentes, a excepción de los mercuriales y demás metales pesados, los cuales deben ser reciclados o dispuestos en rellenos sanitarios cumpliendo los procedimientos que para el efecto establezcan los Ministerios del Medio Ambiente y Salud.

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Diagrama 1. Clasificación de los residuos hospitalarios y similares

Diagrama 2. Actividades de Gestión Interna

Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

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Los procedimientos que se deben desarrollar para llevar a cabo una adecuada gestión de residuos son los descritos en el diagrama, teniendo en cuenta que los procedimientos del servicio farmacéutico forman parte integral del Plan Integral de Gestión de Residuos Hospitalarios de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.

Segregación en la fuente: en el cual se establece los recipientes que deben ser manejados para cada tipo de residuo, garantizando la disponibilidad de los mismos en las áreas y procedimientos requeridos.

Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

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Movimiento interno de residuos: de acuerdo a la ubicación de las fuentes donde se generan los residuos se debe organizar la forma de evacuarlos a la zona de almacenamiento central, evitando que durante el movimiento se crucen con los insumos, alimentos o personas. En el caso de las Unidades Móviles debe evitarse además que personas de la comunidad tengan acceso o cercanía con los residuos.

Selección del tipo de disposición final: de acuerdo al tipo de residuos que se generan en cada uno de los servicios, se define el tipo de inactivación o disposición final que se le dará.

A continuación se refieren los más utilizados.

Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

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Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

Tomado de Guía para la elaboración del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares para pequeños generadores. Ministerio de la Protección Social y Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

Almacenamiento:

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Seguimiento, monitoreo, e indicadores de gestión: de acuerdo a la normatividad vigente se debe llevar control mensual de los residuos generados, así como de la disposición final dada a los mismos. De este seguimiento las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán realizar los reportes correspondientes al ente territorial.

FACTURACIÓN:

La facturación de medicamentos, dispositivos médicos y otros elementos utilizados durante las jornadas de la UMS del Litoral de San Juan, se realiza de las siguientes formas:

Primera Instancia:

Los registros de la totalidad de elementos utilizados en la jornada son remitidos por el Auxiliar de Farmacia a la Cooperativa de Hospitales de Antioquia, donde se efectúa la facturación a la Organización Panamericana de la Salud, y se generan los RIPS, que son remitidos tanto a la Organización como a la Coordinación de la Unidad Móvil.

Segunda Instancia:

Los productos dispensados o utilizados en la atención a usuarios durante las jornadas, son facturados por la Unidad Móvil a CAPRECOM, quien en caso de haber atendido usuarios de aseguradores diferentes, procederá a refacturar de acuerdo a las tarifas y convenios establecidos previamente para éste efecto.

Facturación de los productos incluidos en los MEC:

Los productos que son suministros a la comunidad por los Gestores de Vida Sana y que forman parte de los stocks de los MEC, deben ser registrados

en formato de egresos con base en los cuales el Coordinador de la Unidad Móvil realizará tanto la reposición del stock, como la facturación al asegurador.

Son requisitos indispensables para llevar a cabo el anterior proceso:

Fórmula original generada en la Unidad Móvil, con firma y sello del médico que la prescribe. Debe estar firmada por el usuario que recibe el medicamento, o su huella. Además se debe garantizar que reúne todos los requisitos antes mencionados.

Carné de afiliación a CAPRECOM ARS. Sin embargo, todos los usuarios que accedan a la atención durante las jornadas, puede ser atendido y podrá recibir el correspondiente suministro.

Una vez implementado el sistema de información, el registro de los productos suministrados se realiza en tiempo real en terreno. Una vez terminada la jornada, ya en Quibdó, se generan desde el sistema los respectivos RIPS, con los cuales se realizará la facturación hacia el asegurador y otros prestadores de los cuales se hayan atendido usuarios.

Los soportes físicos deben ser enviados a COHAN Central, mientras se continúe realizando la adquisición a través de éste proveedor.

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