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SEPTIEMBRE 2012

GESTION FINANCIERA

DE PROYECTOS

FINANCIADOS POR EL

BID EN AMBIENTE SIAF

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TABLA DE CONTENIDO

I. ANTECEDENTES 4 II. OBJETIVO GENERAL 5 III. ALCANCES 5 IV. MARCO DE REFERENCIA 6

a. Planificación Institucional orientada a Resultados 6 b. Presupuesto por Resultados 7 c. Sistema de Administración Financiera 8 d. Ciclo de Proyectos y Gestión Financiera del BID 9 e. Conclusión de Referencia 12 f. Detalle de Procesos 13

V. SOLICITUD, DISEÑO Y APROBACIÓN DE LA OPERACIÓN 15 VI. CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES PREVIAS 18

a. Apertura de Cuentas y Clasificador de Cuentas Específico 18 b. Registro de Firmas 20 c. Ambiente de Control Interno 21 d. Selección de Firmas 22

VII. FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 23 VIII. VALIDACION DEL PRESUPUESTO 26 IX. SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS 27 X. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y EJECUCION DE GASTOS 29

a. A través del Módulo de Contratos 29 a.1) Emisión del Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria 29 a.2) Registro del Contrato 30 a.3) Activación del Contrato 31 a.4) Programación de Anticipo 32 a.5) Anticipo por Ejecución de Obra 33 a.6) Programación de la Ejecución de Avance de Contrato 35 a.7) Ejecución y Pago del Avance de Contrato 37 a.8) Modificaciones al Contrato 39 a.9) Recepción de la Obra y Liquidación del Contrato o Rescisión 43 a.10) Incumplimiento de Contrato 48

b. A través de Orden de Compra 50 XI. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO 52

a. Constitución del Fondo Rotativo 52 b. Ejecución y Rendición de Gastos del Fondo Rotativo 55 c. Reposición del Fondo Rotativo 55 d. Liquidación del Fondo Rotativo 55

XII. PROCESO DESCRIPTIVO DE DESEMBOLSOS 56 a. Para unidades Ejecutoras del Gobierno Central 56 b. Para entidades autónomas y descentralizadas 58

XIII. JUSTIFICACIÓN DEL FONDO ROTATORIO O RENDICION DE CUENTAS 59 XIV. PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE 61 XV. PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL PROGRAMA 63

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ACRÓNIMOS BANGUAT Banco de Guatemala BID Banco Interamericano de Desarrollo CDP Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CGU Representación del Banco en Guatemala COPEP Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria CUR Comprobante Único de Registro DBE Dirección de Bienes del Estado DCE Dirección de Contabilidad del Estado DCP Dirección de Crédito Público DTP Dirección Técnica del Presupuesto GpR Gestión por Resultados MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas NEC Número Electrónico de Contrato PEI Planificación Estratégica Institucional PEP Plan de Ejecución Plurianual PF Plan Financiero POA Plan Operativo Anual POD Proyecto de Documento de la Operación POM Planificación Operativa Multianual QRR Comité de Revisión de Calidad de Resultados del Proyecto SAT Superintendencia de Administración Tributaria SFP Sistema Financiero Público SEGEPLAN Secretaría de Planificación de la Presidencia SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada SIGES Sistema de Gestión SIS Sistema de Seguimiento en Cadena Causal TE Cooperación Técnica UDAF Unidad de Administración Financiera

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I. ANTECEDENTES

1.1 El Directorio Ejecutivo del Banco aprobó en diciembre de 2006 la reforma organizacional denominada

Realineación, mediante la cual la Administración del Banco busca propiciar una amplia transformación

de la cultura institucional con una mayor alineación entre los recursos y las necesidades, y una

capacidad de respuesta y eficiencia mejorada. Se determinó que la mayor pertinencia para los países

debía traducirse en mayor énfasis en la consecución de resultados y la efectividad en el desarrollo.

1.2 Para atender de mejor forma las necesidades de los prestatarios, la nueva organización del Banco debe

ser más flexible. Esta nueva organización requiere de un nuevo modelo operativo que se caracterice,

entre otras cosas, por: (i) una intensificación del enfoque de país y una mayor diversificación de los

clientes; (ii) una especialización sectorial más profunda; (iii) una estructura organizacional orientada

hacia resultados y los clientes, lo que implica todo un cambio de cultura institucional; y (iv) una

racionalización de los procesos operativos para mejorar la entrega de servicios y reducir costos de

transacción para nuestros clientes.

1.3 Con el propósito de aumentar la efectividad del Banco en el proceso de desarrollo de sus países

miembros mediante un mayor enfoque de país, un conocimiento sectorial más profundo y una mejor

gestión basada en el manejo de riesgos, la obtención de resultados y uso de los sistemas nacionales. La

realineación ha establecido un nuevo marco organizacional así como ciclo de proyectos y nuevos

procedimientos cuya implementación lleva consigo un cambio de cultura dirigida a centrar a la

organización en la búsqueda de resultados.

1.4 En este contexto de cambios y actualizaciones, la función fiduciaria del Banco, también ha requerido

de una actualización a efecto que la responsabilidad fiduciaria del Banco se cumpla satisfactoriamente

acorde al nuevo modelo de negocios del Banco y su ciclo de proyecto. Con tal propósito, se implementó

a partir del año 2008, un proceso de reforma fiduciaria, la cual actualiza las políticas y procedimientos

fiduciarios, a efecto que exista una mejor interacción de la función fiduciaria en el ciclo de proyectos,

orientada a lograr resultados, garantizando la responsabilidad fiduciaria del Banco, mediante una

supervisión basada en riesgos y con reducción de los costos de transacción y con una mejor rendición

de cuentas del uso de recursos y su impacto en el desarrollo de los países; para ello, el Banco asume el

compromiso de contar con un mejor conocimiento de los SFP y lograr su uso generalizado para la

gestión financiera de los proyectos.

1.5 En razón de lo anterior, el BID en Guatemala inicia a partir del año 2010 esfuerzos por conocer el SFP y

poder transitar hacia el uso de los sistemas financieros públicos, iniciando con evaluaciones y

diagnósticos, los cuales concluyen que inicialmente es factible utilizar el sistema, mas sin embargo,

hay que iniciar con un programa piloto, que permita validar el proceso, para luego en base a una

evaluación lograr a mediano plazo un uso generalizado del SIAF como herramienta única de gestión de

operaciones financiadas por el Banco. Como parte de ese proceso de transición del programa piloto, se

identificó la necesidad de preparar un documento que armonice los procedimientos de administración

financiera de los proyectos que satisfaga tanto las necesidades del País como del Banco, con lo cual se

viabiliza el uso de sistemas nacionales y se da cumplimiento al mandato de los acuerdos de París y

agenda de Accra en relación al uso de sistemas nacionales.

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II. OBJETIVO GENERAL

Elaborar un Manual de Gestión Financiera de proyectos financiados por el BID en el ambiente SIAF, el cual

armoniza los procedimientos de gestión financiera establecidos en el SIAF y la política y procedimientos de

gestión financiera del BID a efecto de contar una gestión financiera de proyectos de calidad.

III. ALCANCES

El presente documento contiene los procesos relacionados con la preparación y aprobación de operaciones

de financiamiento, el ciclo del presupuesto que incluye, desde la planificación, programación, ejecución y

cierre presupuestario; el ciclo de gestión financiera y rendición de cuentas de las operaciones ante el

Organismo Financiador, todo esto en cumplimiento de la normativa SIAF, la Ley Orgánica del Presupuesto y

el Marco Normativo para el proceso de Planificación y Normas SNIP para Proyectos de Inversión Pública y la

Política de Gestión Financiera del BID.

El documento contempla una descripción de cada proceso, identificando el responsable, la actividad o acción

a realizar en forma secuencial y la forma de registrarse, si es manual o en el sistema. Así mismo incluye una

forma descriptiva y en flujograma de procesos, esto permitirá identificar los niveles de responsabilidad de

todos los actores involucrados.

En cierta medida, este documento constituye una actualización o recopilación del Manual de Procedimientos

Administrativos para el registro de Desembolsos de Recursos provenientes de Organismos Multilaterales y

Bilaterales de Inversión, publicado por MINFIN según Acuerdo Ministerial No. 59-2007 de fecha 07/12/2007

y experiencias y entrevistas de los consultores Financieros de la Unidades Ejecutoras, la Normativa vigente

relacionada con el Presupuesto Nacional y el Marco Normativo de Planificación Nacional.

En el SIAF la Gestión Financiera de los Recursos, tanto para operaciones reembolsables y no reembolsables

es similar, excepto por la Fuente de Financiamiento, que para préstamos es la Fuente 52 y para operaciones

no reembolsables la Fuente 61. Así mismo, en el caso del BID la Gestión Financiera de Préstamos y

Cooperaciones Técnicas es similar.

Por el momento el documento no incluye el Proceso relacionado con el Control Interno y Externo, que serán

desarrollados posteriormente en razón de que forman parte del Sistema de Gestión Financiera Pública.

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IV. MARCO DE REFERENCIA

El presente Manual se elabora en contexto de cumplimiento del Marco Normativo para el Proceso de

Planificación Nacional, La Ley Orgánica del Presupuesto, Ley del Presupuesto Vigente, La Normativa del

Sistema Integrado de Administración Financiera y Marco Operacional y Política de Gestión Financiera del

BID.

a. Planificación institucional orientada a resultados

• La SEGEPLAN emitió un documento, www.segeplan.gob.gt, que contiene el proceso de

Planificación-Presupuesto hacia la Gestión para Resultados de desarrollo (GpR). Previsto por la

actual administración de Gobierno. Base principal sobre la cual se actualiza o elabora el Plan

Estratégico Institucional (PEI), el Plan Operativo Multianual (POM) y el Plan Operativo Anual 2013

(POA 2013). Presenta el mecanismo para el seguimiento y la evaluación.

Este esquema incluye cambios importantes que implican en la Administración Guatemalteca, como:

Rendición de cuentas al Congreso y ciudadanía;

Ejercicio del liderazgo;

Desconcentración y asignación de responsabilidades;

Las instituciones públicas (todas) en general, deben aplicar la GpR al proceso de planificación 2013. De

acuerdo al mandato de la actual administración de gobierno se debe aplicar al:

Plan Estratégico (PE), Plan Operativo (POA) y su expresión presupuestaria.

Incluye tomar en cuenta, en el PE y POA: resultados estratégicos de Gobierno (Pactos), otros resultados sectoriales, institucionales y Presupuestos anuales.

POA Plan Estratégico

Institucional (PEI)

Planificación Operativa Anual

orientada a resultados

Programación Operativa Multianual

(POM) orientada a resultados

Planificación Estratégica

Institucional orientada a RpD

5 a 10 años

POM

http://www.segeplan.gob.gt/

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b. Presupuesto por resultados

La Ley del Presupuesto General de Egresos e Ingresos del Estado en su Artículo 56, párrafo cuarto, indica “Toda gestión y negociación previa a la aprobación de recursos de la cooperación externa reembolsable y no reembolsable debe vincular los programas y/o proyectos con las políticas públicas y prioridades nacionales, así como contar con el dictamen técnico favorable de la SEGEPLAN”. En cumplimiento de la Planificación por Resultados, el MINFIN elabora la Guía del Módulo del Presupuesto por Resultados (PpR) Sistema de Gestión. www.minfin.gob.gt El presupuesto por programas orientado a resultados, es una estrategia de gestión pública, de implementación progresiva, que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población. La progresividad del Presupuesto por Resultados (PpR), consiste en que se iniciará con algunos resultados priorizados que den respuesta a los problemas que más afectan a la población y en las instituciones que se encuentran vinculadas a ellos, sumándose progresivamente en cada ejercicio fiscal nuevos resultados, determinados en función de la política de Gobierno. En tal sentido, la asignación por objeto del gasto estará en función de aquellos programas estratégicos que permitan alcanzar el resultado esperado. Los programas estratégicos son aquellos que están relacionados a resultados, que responden al Plan de Gobierno a través de los pactos, de carácter interinstitucional y su producción es programada con base a evidencias. Es importante indicar que el PpR no es una metodología aislada del presupuesto por programas, ya que la misma es incluyente, de tal manera, que las asignaciones presupuestarias de los programas estén en relación a resultados. La DTP en cumplimiento de la implementación de la Gestión orientada por resultados, elabora la Guía Módulo del Presupuesto por Resultados (PpR) Sistema de Gestión, en la cual se define todos los pasos a seguir para preparar el Presupuesto General de Egresos e Ingresos del Estado. En términos de estructura programática en el sistema, la implementación de la presupuestación por resultados, se muestra en la gráfica siguiente:

http://www.minfin.gob.gt/

8 c. Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF)

Conjunto de principios, normas, organismos, sistemas y procedimientos que intervienen en las operaciones de programación, ejecución y control necesarias para captar fondos y aplicarlos a la concreción de objetivos y metas del Estado. Marco legal del SIAF

La reforma de la administración financiera tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 217-95, de fecha

17 de mayo de 1995, mediante el cual se crea el Proyecto de Reforma, denominado “Sistema Integrado de

Administración Financiera y Control (SIAF-SAG)” que comprende los subsistemas de presupuesto,

contabilidad, tesorería, crédito público, adquisiciones y auditoría, a ejecutarse en todas las dependencias

del Sector Público no Financiero.

Además, la Ley Orgánica del Presupuesto emitida en 1998 norma los sistemas de presupuesto, de

contabilidad integrada gubernamental, de tesorería y de crédito público, de todo el Sector Público.

La reforma Integral de la Administración Financiera del Sector Público de Guatemala, parte de un

presupuesto multianual con énfasis en resultados, contabilidad integrada, sistema de cuenta única

administrada por el Tesoro Nacional y administración de la deuda pública a través del Sistema de Gestión y

de Análisis de la Deuda SIGADE, se incorporan los sistemas de gestión incluyendo las compras electrónicas a

través de Guatecompras; el sistema está basado en la tecnología de última generación con bases de datos

centralizadas en el Ministerio de Finanzas Públicas y utilizando la WEB.

Interrelación de Sistemas:

SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrado) o Presupuestos o Contabilidad o Tesorería

SIGES (Sistema de Gestión)

SIGADE (Sistema de Gestión y Análisis de la Deuda)

GUATENOMINA (Sistema de Nóminas del Estado)

SIAFMUNI-SICOINGL (Sistema que se utiliza en las Municipalidades) Comprende los siguientes Sistemas:

Presupuesto

Contabilidad

Tesorería

Crédito Público

Contrataciones

Administración de Bienes

Inversión

9 d. Ciclo de Proyecto del Banco y Gestión financiera de proyectos del BID

El Ciclo de Proyectos financiados por BID

Los proyectos financiados por el Banco buscan contribuir eficazmente al desarrollo económico y social de los

países, en un marco de solidez técnica, económica y ambiental, así como de seguridad institucional,

financiera y jurídica, mediante un uso adecuado de los recursos según los principios de su Convenio

Constitutivo.

A través de la gestión integral de proyectos, el Banco articula las distintas fases del el ciclo de proyectos,

recuperando la experiencia y el aprendizaje adquiridos, hacia la obtención de los resultados de desarrollo

esperados.

Estas fases del ciclo de un proyecto no deben entenderse de manera inflexible y lineal, sino como una guía

para el desarrollo de las actividades y la toma de decisiones, y constituyen un proceso integrado durante el

cual el Banco y las organizaciones ejecutoras de los países prestatarios actúan de manera coordinada y

cooperativa, según responsabilidades diferenciadas pero complementarias. Para ello, es recomendable: i)

enfocar los esfuerzos y las inversiones en el logro de los resultados esperados; ii) involucrar la perspectiva de

los actores interesados desde el principio; iii) planificar un proceso de implementación flexible; y iv) producir

conocimiento en cada fase.

Gestión financiera de proyectos

El Banco posee una política de Gestión Financiera para Proyectos, que busca asegurar que los prestatarios

y/o entidades ejecutoras dispongan de sistemas de administración financiera y control capaces de asegurar

el manejo eficiente, eficaz y transparente de los recursos de los proyectos financiados.

Los objetivos de la Política son los siguientes: 1) establecer los requisitos de gestión financiera necesarios

para que los prestatarios y/u organismos ejecutores (OE) ejecuten los proyectos financiados por el Banco; 2)

10 ayudar al personal del Banco a determinar si, desde la perspectiva de la gestión financiera, un prestatario

y/u OE es capaz, desde el punto de vista técnico, gerencial y financiero, de ejecutar proyectos financiados

por el Banco de manera eficiente y eficaz; y 3) asegurar que los requisitos de gestión financiera establecidos

durante el proceso de programación y preparación del proyecto se mantienen y/o se modifican en forma

adecuada, según sea necesario, durante el ciclo de vida del proyecto.

Contexto de la Gestión Financiera en el Ciclo de Proyectos financiados por BID

Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera

El Banco implementa la gestión financiera mediante el establecimiento de los Acuerdos y Requisitos de

Gestión Financiera, los cuales se definen en la preparación y se negocian y formalizan en el contrato o

convenio, los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera comprenden, sin carácter limitativo:

Sistemas de Gestión Financiera y Control. Uso de (grado de confianza en) los sistemas públicos de gestión financiera del país para el proyecto: presupuesto, tesorería, contabilidad, preparación de informes, control interno y externo.

Desembolsos y flujos de caja.

Contabilidad e informes financieros

Auditoría externa.

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Estrategia de fortalecimiento y uso de los sistemas nacionales

En cumplimiento al compromiso de la Declaración de París y la agenda sobre la Eficacia de la Ayuda y el Plan

de Acción de Accra, el Banco incluyó dentro de su Nuevo Marco Operacional, hacer esfuerzos por fortalecer

y promover la utilización de los sistemas nacionales. Por tal motivo, se aprobó la estrategia de

fortalecimiento y uso de sistemas nacionales, la cual define el proceso técnico de evaluación y decisión de

aceptación de los sistemas, dicho proceso sigue la secuencia mostrada en la gráfica siguiente:

Avances en la Implementación de la Estrategia en Guatemala.

Como parte de la Estrategia del BID en Guatemala, a partir del año 2010 CGU, inició un proceso de

evaluación del SIAF, aplicando metodología OECD/DAC, PEFA, GUS, concluyendo que el SIAF en sus módulos

de presupuesto, tesorería y contabilidad es factible utilizarlo como herramienta única de gestión financiera

de proyectos, no así en el caso del módulo de control interno y externo que no cumplen los estándares

mínimos aceptable. Sin embargo, en la misma evaluación se concluye la necesidad de tomar algunas

acciones de fortalecimiento y de armonización de procesos a fin de lograr que el SIAF sea utilizado como

sistema único de gestión de proyectos.

Entre las acciones a tomar para lograr una mejor vinculación del SIAF con las políticas de gestión financiera

del BID, están las siguientes:

El diseño de operaciones se vinculan directamente a objetivos estratégicos y metas institucionales

por resultados.

Los costos del programa se ajustan a la estructura programática del presupuesto nacional: programa,

proyecto, actividad, grupo de gasto y reglón de gasto.

Cuenta secundaria del proyecto se abre en US dólares.

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La rendición de informes de cuenta al Organismo Financiador, debe ser con base a los reportes que

se obtienen directamente del SICOIN, que deben ser acordados en el diseño del mismo.

Los responsables de la gestión del proyecto, miembros de las UE’s, deben tener responsabilidad de

cuentadancia en la gestión de los recursos, se recomienda contratarlo bajo el reglón 022.

Gestión financiera de los proyectos debe ajustarse al alcance real “puro” del SIAF/SICOIN/SIGES,

aplicando proceso estándar único del sistema sin impurezas administrativas y controles impuestos

en cada institución. Manual del SIAF para gestión de proyectos actualizado y armonizado al BID.

La gestión financiera de los proyectos que financia el BID es una tarea de equipo de trabajo

participativo por todos los involucrados en el circuito de tareas que el sistema demanda: UE, UDAF,

Gerencia Institucional, MINFIN (DCP, DNP, DTN, DCE), SAGEPLAN, BID. Todos con un mismo objetivo:

el proyecto y sus resultados.

e. Conclusión de Referencia Con base en el alcance y contenido de Gestión Financiera Pública y evaluaciones realizadas se concluye, que es factible integrar el diseño y ejecución financiera de los proyectos financiados por el BID en el ambiente del sistema de gestión financiera pública; sin embargo para lograr dicha armonización se identifica como necesario elaborar un manual que integre todos los procesos, por tal motivo, en cumplimiento a dicha necesidad se elabora el presente manual. La armonización de la gestión financiera, según lo propuesto, conlleva los siguientes beneficios:

1. Asegura la pertinencia del financiamiento externo en apoyo a la planificación nacional, todo

proyecto debe financiar un programa institucional.

2. Asegura el esquema de ejecución técnico y fiduciario del proyecto.

3. Reduce costos de transacción, ya que todos los procesos estarán sistematizados.

4. Mejora la transparencia y rendición de cuentas, identificando el destino del financiamiento externo y

que contribución genera al desarrollo del País.

5. Sostenibilidad de los proyectos, contribuye a la continuidad del proyecto, permite la apropiación del

proyecto de las entidades ejecutoras o beneficiarias, ya que se garantiza la transferencia de bienes y

la asignación de recursos para su mantenimiento.

6. Se utilice el plan de Ejecución provisional como instrumento central de planificación, que alimente el

Presupuesto Nacional, Plan Financiero, Plan Operativo Anual y Proyección de Desembolsos;

asimismo que exista un seguimiento por medio de indicadores de Gestión.

13 f. Detalle de procesos A continuación se presenta la Red de los procedimientos descritos en el presente documento:

MACRO PROCESOS PROCESOS No.

GESTION FINANCIERA DE

PROYECTOS FINANCIADOS

POR EL BID EN AMBIENTE

SIAF

SOLICITUD, DISEÑO Y APROBACIÓN DE LA OPERACIÓN V.

CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES PREVIAS VI.

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO VII.

VALIDACION DEL PRESUPUESTO VIII.

SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS IX.

REGISTRO Y EJECUCION DE GASTOS X.

EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO XI.

DESCRIPTIVO DE DESEMBOLSOS XII.

JUSTIFICACIÓN DEL FONDO ROTATORIO O RENDICION DE CUENTAS XIII.

CIERRE CONTABLE XIV.

CIERRE DEL PROGRAMA XV.

DETALLE DE PROCEDIMIENTOS

PROCESOS No. PROCEDIMIENTOS No.

SOLICITUD, DISEÑO Y APROBACIÓN DE LA OPERACIÓN V. Solicitud, Diseño y Aprobación

CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES PREVIAS VI.

Apertura de Cuentas y Clasificador

de Cuentas Específico

a.)

Registro de Firmas b.)

Ambiente de Control Interno c.)

Selección de Firmas d.)

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO VII. Formulación de Anteproyecto

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PROCESOS No. PROCEDIMIENTOS No.

VALIDACION DEL PRESUPUESTO VIII. Validación del presupuesto

SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS IX. Solicitud cuotas financieras

REGISTRO Y EJECUCIÓN DE GASTOS

X.

Mediante del Modulo de Contratos a.)

Mediante de Orden de Compra b.)

MANEJO DEL FONDO ROTATIVO XI. Constitución de Fondo Rotativo a.)

Ejecución y Rendición de Gastos del

Fondo Rotativo

b.)

Reposición y liquidación del Fondo

Rotativo

c.)

DESCRIPTIVO DE DESEMBOLSOS XII. Unidades Ejecutoras Gobierno

Central

a.)

Entidades Autónomas y

Descentralizadas

b.)

JUSTIFICACIÓN DEL FONDO ROTATORIO O RENDICIÓN DE

CUENTAS

XIII. Justificación del Fondo Rotativo o

Rendición de Cuentas

CIERRE CONTABLE XIV. Para el cierre contable

CIERRE DEL PROGRAMA XV. Para el cierre del programa

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V. SOLICITUD, DISEÑO Y APROBACION DE LA OPERACIÓN

En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el diseño de una nueva operación, el cual inicia desde que el Gobierno de Guatemala por intermedio del MINFIN, solicita el financiamiento al Banco. Dicho financiamiento debe ser para financiar programas o proyectos incluidos en el PEI de cualquier entidad del Sector Público No Financiero (SPNF) de Guatemala, asimismo, dicho proyecto debería estar vinculado a alguno de los ejes estratégicos establecidos en las estrategias del Banco para el País. Es importante hacer énfasis que en esta etapa deben de participar todos los actores institucionales que contribuyen a que el diseño del proyecto satisfaga los requerimientos técnicos, fiduciarios y legales para su ejecución, tanto a nivel del Gobierno como del mismo Banco, entre estos actores están: por parte del Gobierno: MINFIN: DTP, DCP, DCE, DBE, TN; Entidad Ejecutora: equipo técnico sectorial y UDAF; SEGEPLAN y Banco de Guatemala; y por parte del Banco: Jefe de Equipo, Especialista Financiero, Especialista en Adquisiciones y Analista de Operaciones.

Procedimiento: SOLICITUD, DISEÑO Y APROBACION DE LA OPERACIÓN

Objetivo del procedimiento: Contar con los elementos necesarios para elaborar la solicitud de financiamiento, preparación de la Operación y que las máximas autoridades aprueben la misma.

No. Actividades Responsable Tipo

1. Presenta solicitud de financiamiento al Banco, indicando el objetivo del financiamiento, programa a atender, entidad ejecutora y monto solicitado.

Ministerio de Finanzas Públicas

(DCP)

Manual

2. Atiende solicitud de financiamiento presentada, evalúa, ingresa solicitud de financiamiento al sistema OPUS, identifica fuente de financiamiento, condiciones y asigna miembros del equipo de proyecto.

Gerencia de países y Departamento Financiero del

Banco

Sistema OPUS

del Banco

3. Coordina con DCP la misión de identificación del proyecto, cuyo objetivo es identificar el proyecto para elaborar el Perfil I, para esta misión, el MINFIN define el equipo de proyecto de parte del Gobierno, en la cual se recomienda participen todos los actores involucrados, a nivel del MINFIN, SEGEPLAN y Entidad Ejecutora.

Banco CGU Manual

4. Definen el diseño de la Operación, que incluye: identificación del programa en el PEI; objetivos, indicadores de resultados, Actividades (componentes), grupo de gastos, y esquema tentativo de ejecución. El jefe de equipo del Proyecto del Banco elabora Perfil I. Indicando que el proyecto está directamente relacionado al PEI y POA.

Equipo de Proyecto

Nombrado (Banco y Gobierno)

Manual

5. Elabora cuadro de costos del proyecto, el cual debe responder a la Red de Producción y Red Programática del sistema. Asimismo, firma ayuda Memoria de MISION que aprueba el perfil I.

Manual

6. Aprueba perfil I. y da visto bueno al jefe de equipo de proyectos para elaborar el POD.

Comité de revisión gerencial del

Banco (ERM)

Manual

16




7. Coordina misión de análisis, con el objetivo de elaborar el POD. Se requiere la participación de todo el equipo de proyecto, que definen los productos y resultados esperados del proyecto, en detalle el alcance de los componentes o actividades, se define el esquema de ejecución, se detallan los grupos de gastos identificando reglones presupuestarios a afectar; Se prepara el PEP que incluye hitos e indicadores de resultados, POA, Plan de adquisiciones y Plan Financiero, Gestión de Riesgos y Monitoreo de Evaluación.

Jefe de Equipo de proyecto y –DCP-

Manual

8. Firma ayuda de memoria de misión de análisis. Jefe de Equipo del Banco y –DCP-

Manual

9. Aprueba el POD o se hacen comentarios al jefe de equipo quien los incorpora al documento. Se recomienda aprobación del proyecto al Directorio del Banco.

Comité de Revisión de Calidad de

Resultados del Proyecto (QRR)

Manual

10. Se envía el POD aprobado a VPC CID y luego envía a OPC (Operations Policy Committee) como propuesta de préstamo. Luego se envía al Directorio del Banco.

Manual

11. Aprueba POD e instruye preparar el contrato del préstamo. Directorio del Banco

12. Elabora borrador de contrato de préstamo para posterior negociación con el Gobierno de Guatemala.

Departamento Legal Banco

Manual

13. Acuerdan realizar misión de negociación, en la cual se negocia el contrato elaborado, se firma ayuda memoria de negociación del contrato, se requiere la participación de SEGEPLAN.

Jefe de equipo de proyecto y –DCP-

Manual

14. Realiza Misión de negociación del contrato, en la cual participan, por parte del gobierno: MINFIN (DCP, DTP, TN y DCE), Entidad Ejecutora y SEGEPLAN y por parte del Banco: Equipo de proyecto completo Jefe de Equipo, Abogado, equipo fiduciario y Analista de Operaciones.

Jefe de equipo de proyecto,

Departamento Legal y –DCP-

Manual

15. Gestiona la firma de ayuda memoria de negociación y luego Jefe de Equipo remite contrato negociado a MIFIN (DCP).

Manual

16. Solicita a Junta Monetaria el Dictamen favorable para aprobar el endeudamiento.

Dirección del Crédito Público

Manual

17. Emite Resolución favorable aprobando el endeudamiento. Junta Monetaria

18. Solicita a SEGEPLAN y al Banco de Guatemala los dictámenes correspondientes para la aprobación de la operación. Dirección del

Crédito Público

Manual

19. Solicita al Congreso de la República autorización para firma de contrato.

Manual

17




20. Analiza y recomienda al Pleno la viabilidad del préstamo.(Comisión de Finanzas)

Congreso de la República

Manual

21. Tiene a su cargo la discusión y aprobación del Préstamo, acompañado de las normas de gestión. (Convenio o Contrato de Préstamo y sus anexos)

Pleno del Congreso de la

República.

Manual

22. Autoriza firma de contrato. Pleno del Congreso de la

República.

Manual

23. Firman contrato de préstamo. Ministerio de Finanzas Públicas –DCP- y Banco CGU

24. Ingresa fecha de firma de contrato en sistema WLMS del Banco, con lo cual el contrato de préstamo entra en vigencia; además, el jefe de equipo crea las condiciones contractuales previas y de monitoreo en sistema OPMAS del Banco.

Jefe de equipo de proyecto

Sistema WLMS y OPMAS

25. Remite calendario de cumplimiento de condiciones previas al Ejecutor con copia a la DCP. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Jefe de equipo de proyecto

Manual

Documentos de referencia:

Formatos e instructivos:

Nota: En el caso de tratarse de una operación no reembolsable (cooperación técnica) el instrumento legal es un CONVENIO; Dirección de Crédito Público con el Banco priorizan las solicitudes de financiamiento según la disponibilidad de recursos; al no requerirse aporte de contrapartida local no es necesaria la aprobación del Congreso de la República. El resto del proceso de preparación es similar, excepto que no requiere aprobación del directorio del Banco.

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VI. PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES PREVIAS FINANCIERAS (ORGANIZACION DE LA GESTION FINANCIERA DE LA OPERACIÓN)

En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el cumplimiento de condiciones previas financieras al primer desembolso las cuales son: a. Apertura de cuentas y clasificador de cuentas específicas; b. Registro de Firmas; c. Definición de Ambiente de Control Interno y d. Selección de firmas.

Procedimiento: a) Apertura de Cuentas y Clasificador de Cuentas Específicas

Objetivo del procedimiento: Cumplimiento de condiciones previas financieras al primer desembolso


1. Prepara solicitud de la apertura de Cuenta Secundaria y traslada a Despacho Superior para su autorización

Financiero de la Unidad

Coordinadora de Proyecto

Manual

2. Solicita a DCP para que se cree la Cuenta Secundaria de la operación.

Despacho Superior de la Unidad


Manual

3. Solicita a la Tesorería Nacional la creación de la cuenta secundaria especificando si es en quetzales o en moneda extranjera. En el caso de que la cuenta secundaria sea en moneda extranjera, el convenio del préstamo debe establecer la obligatoriedad de que los recursos del desembolso sean depositados en moneda diferente al Quetzal, para lo cual debe adjuntar la documentación de soporte, para que el Banco de Guatemala autorice la operación.

Dirección de Crédito Público

SIAF

4. Solicita por medio de oficio al Banco de Guatemala la apertura de la cuenta denominada “Cuenta Secundaria de Préstamos” (Quetzales y Monedas Extranjeras).

Tesorería Nacional Manual

5. Autoriza apertura de la Cuenta Secundaria de Préstamos (Quetzales y Monedas Extranjeras).

Banco de Guatemala

Manual

6. Recibe notificación del Banco de Guatemala y registra en SICOIN WEB e informa a los Entes Rectores y a la Unidad Coordinadora de Proyecto de su apertura y habilitación en dicho sistema.

Tesorería Nacional SIAF

7. Informa por medio de oficio a la Unidad Coordinadora de Dirección de Crédito Manual

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Procedimiento: a) Apertura de Cuentas y Clasificador de Cuentas Específicas

Objetivo del procedimiento: Cumplimiento de condiciones previas financieras al primer desembolso


Proyecto, el número y nombre de la cuenta única, número y nombre de su cuenta secundaria y el código creado en el clasificador de fuentes específicas.

Público

8. Prepara la estructura programática de los componentes del proyecto de conformidad con el código del clasificador de fuentes específicas, asegurando la vinculación entre costo del proyecto y la estructura programática; y remite a la UDAF para el trámite ante la DCP.



Manual

9. Solicita ante la DCP la apertura del código del clasificador de fuentes específicas.

UDAF Manual

10. Gestiona ante la Dirección Técnica del Presupuesto la creación y habilitación en el SICOIN WEB del Código en el clasificador de fuentes específicas. (SISTEMA SIAF) y crea el correlativo que identifica el préstamo.


SIAF

11. Crea y habilita en el clasificador de fuentes específicas en el SICOIN WEB y notifica a los Entes Rectores.

Dirección Técnica Presupuesto

SIAF

12. Remite nota a la DCP indicando el cumplimiento de la condición previa en consideración y adjunta la documentación de respaldo.



Manual

13. Gestiona ante el BID el cumplimiento de la condición previa en consideración y adjunta la documentación de respaldo.


Manual

14. Aprueba la condición previa, notifica a DCP y a la Unidad Coordinadora de Proyecto e ingresa en el sistema OPMAS la aprobación. -FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Jefe de Equipo del Banco

Sistema Opus del

Banco



20

Procedimiento: b) Registro de firmas

Objetivo del procedimiento: Registrar las firmas de los responsables de la coordinación del proyecto


1. Solicita a la DCP, el registro de firmas de los responsables

de la coordinación del proyecto y firma de desembolsos

ante el Organismo Financiador.

Dirección de la

Unidad Coordinadora

de Proyecto

Manual

2. Gestiona ante el Organismo Financiador el cumplimiento

de la condición previa para el registro de firmas de los

funcionarios responsables de la coordinación del Proyecto

y firma de desembolsos ante el Organismo Financiador y

adjunta la documentación de respaldo.

Dirección de Crédito

Público

Manual

3. Aprueba la condición previa, notifica a DCP y a la Unidad

Coordinadora de Proyecto e ingresa en el sistema OPMAS

la aprobación. -FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Jefe de Equipo del

Banco

Sistema del

Banco



21

Procedimiento: c) Ambiente de Control Interno

Objetivo del procedimiento: Establecer un ambiente y estructura del control interno acorde a las circunstancias propias del Proyecto y la Institucionalidad de éstos.


1. Presenta a la DCP el documento que contiene el ambiente de control interno adecuado para el desarrollo de todas las actividades del proyecto, que incluye, como mínimo, la estructura de organización efectiva, políticas de administración, el cumplimiento de leyes y políticas establecidas, tales como: el contrato de préstamo y sus anexos, el reglamento operativo del proyecto, la ley Orgánica del Presupuesto y uso del Sistema Integrado de Administración Financiera, el cual conlleva los registros presupuestarios y contables del proyecto (Presupuestarios: Formulación, Validación, Ejecución, Seguimiento y Liquidación del Presupuesto y Contables: que el sistema emita Estados Financieros Patrimoniales del Proyecto, donde se pueda identifica los costos de inversión, los gastos y el registro de la Deuda, para poder identificar la Situación Financiera del Proyecto a una fecha específica), implementar indicadores de Gestión, a efecto de contar con medidores de resultados de la gestión financiera del proyecto; asimismo el estricto cumplimiento del presente manual.

Director de la Unidad

Coordinadora de

Proyecto

Manual

2. Gestiona ante el Organismo Financiador el cumplimiento de la condición previa de la cláusula relacionada con el ambiente de control interno y adjunta la documentación de respaldo.


Público

Manual

3. Aprueba la condición previa, notifica a DCP y a la Unidad Coordinadora de Proyecto e ingresa en el sistema OPMAS la aprobación. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Equipo del

Banco

Sistema del

Banco



22

Procedimiento: d) Selección de firmas

Objetivo del procedimiento: Convenir con el Banco la contratación de firmas de Auditoría


1. Debe acordar con el Banco el proceso de Contratación de la firma de auditoría, que incluye lo siguiente:

Definición del tipo de auditoría a contratar de con conformidad con la Metodología para la determinación de los honorarios de auditoría de proyectos financiados por el BID en Guatemala.

Definición de los términos de referencia.

Definición de la lista corta de firmas auditoras elegibles para el Banco.

Definir el o los períodos a auditar.

Director de la Unidad

Coordinadora de

Proyecto

Manual

2. Envía a la DCP la documentación que ampara el

cumplimiento de la cláusula contractual relacionada con la

definición de la contratación de la firma de auditoría.

Manual

3. Gestiona ante el Organismo Financiador el cumplimiento

de la condición previa de la cláusula contractual

relacionada con la contratación de la firma de auditoría y

adjunta la documentación de respaldo.


Público

Manual

4. Aprueba la condición previa, notifica a DCP y a la Unidad

Coordinadora de Proyecto e ingresa en el sistema OPMAS

la aprobación. -FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Jefe de Equipo del

Banco

Sistema del

Banco



Nota: Las entidades autónomas y descentralizadas, tienen sus operaciones financiadas con fondos externos, con la deuda a cargo del Tesoro, y cuando solicitan un desembolso deben pasar al registro y aprobación correspondiente de la Dirección Financiera del MINFIN. Además manejan la cuenta secundaria específica para el manejo de la operación y realizan los pagos directamente desde la Tesorería de cada institución.

23

VII. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

En este procedimiento se describen los pasos a seguir para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto Anual orientado a Resultados, para lo cual se debe de utilizar la guía del Módulo de Presupuesto por Resultados que proporciona la Dirección Técnica del Presupuesto, y la base de datos para ingresar toda la información que solicita dicha Guía, en el Módulo de Presupuesto.

Procedimiento: FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Objetivo del procedimiento: Formular el anteproyecto de Presupuesto Anual


1. Elaboran a nivel de las diversas dependencias del Sector Público el presupuesto exploratorio o niveles de gasto máximo para las instituciones y las Políticas y Normas Presupuestarias de la Administración Central.

Dirección Técnica del Presupuesto, Secretaría de Planificación

Programación de la Presidencia y

Superintendencia de Administración

Tributaria

SIAF

2. Aprueba techos y remite a las Instituciones de la Administración Central y Entidades Descentralizadas, el documento que contiene las Políticas y Normas que se deben observar para la formulación del anteproyecto de presupuesto, así como los techos aprobados.

Presidencia de la República

SIAF

3. Remite a las Instituciones las Políticas y Normas presupuestarias aprobadas, define formas del sistema y la metodología para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de cada Ejercicio Fiscal.

Dirección Técnica del Presupuesto

SIAF

4. Capacita a las Unidades Ejecutoras en el uso de la Guía del Módulo de Presupuesto por Resultados del Sistema de Gestión para que se registre todos los pasos en dicho sistema.

SIAF

5. Ingreso de Información: 1.Clasificadores, 1.1 Categorías Centros de Costos, 1.2 Centros de Costos, 1.3 Clasificación de Productos, 1.4 Dominio Clasificación Productos, 2. Configuración Institucional Etapa Solicitado, 2.1 Etapa Institucional, 2.2 Formulación Resultados, Productos, Subproductos, 3. Programación Presupuesto Etapa Solicitado, 3.1Presolicitado Centros de Costo, Registrado Programado, Consolidado, 3.2 Ruta Crítica Unidades Ejecutoras de Programación Etapa Solicitado.

SIAF

6. Define los perfiles de operación en el Módulo de Presupuestos del SIAF, y en función de las Políticas y Normas Presupuestarias por Resultados aprobadas, define

Despacho Superior de la Unidad

Coordinadora de

SIAF

24




la Política Presupuestaria Institucional que orientará la formulación de los programas y proyectos.

Proyecto

7. Apoya y orienta el proceso interno proporcionando asistencia técnica a los responsables de los programas y proyectos.

Unidad De Administración

Financiera

SIAF

8. Comunica a los responsables subalternos los techos, Normas y Política Presupuestaria Institucional.

SIAF

9. Dirige el proceso interno del Programa o Proyecto. SIAF

10. Determina y describe las tareas y obras, cuantifica los volúmenes de trabajo y estiman los insumos reales y financieros, de conformidad con la Guía del Módulo de Presupuesto por Resultados del Sistema de Gestión.

SIAF

11. Con base en el Plan de Ejecución Plurianual del Proyecto, elaboran el POA, con el apoyo del Jefe del Proyecto del BID. El registro de la información contenida en el POA se efectúa en el módulo de formulación presupuestaria del SICOIN. Elabora Proyecto de Presupuesto de Ingresos con fondos de préstamo, con base a la Guía del Módulo de Presupuesto por Resultados del Sistema de Gestión.

Responsable Técnico y Responsable

Financiero de la Unidad Coordinadora

de Proyecto

SIAF

12. Aprueba el POA y el presupuesto y remite a la UDAF para su integración institucional.

Director de la Unidad Coordinadora de

Proyecto

Manual

13. Examina la programación presentada, asegurándose que refleje las normas y techos aprobados. Responsable de

Presupuestos de la Unidad De

Administración Financiera

SIAF

14. Consolida el anteproyecto de presupuesto institucional en el Módulo de Presupuesto.

SIAF

15. Prepara el Presupuesto Institucional para la máxima autoridad de la Entidad para su discusión y aprobación.

SIAF

16. Revisa el anteproyecto de presupuesto y de estar conforme, ordena su remisión a través del sistema, al Ministerio de Finanzas Públicas, (Dirección Técnica del Presupuesto).

Autoridad Superior de la Institución

SIAF

17. Revisa, analiza y de estar conforme, integra la información en el Presupuesto Consolidado Nacional.


SIAF

18. Prepara el Proyecto de Presupuesto para enviarlo al Congreso de la República, y ser presentado a más tardar el 02 de septiembre de cada año.

SIAF

25




19. Analiza y dictamina el Proyecto de Presupuesto. Congreso de la República (Comisión

de Finanzas)

Manual

20. Aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Sector Público de Guatemala, a más tardar el 30 de noviembre de cada año.

Congreso de la República

Manual

21. Una vez aprobado el Presupuesto ordena su publicación en el Diario Oficial.

Manual

22. En caso de no aprobarse el Presupuesto, en esa fecha, queda vigente el Presupuesto aprobado en el año anterior.

SIAF

23. Carga en el SICOIN el Presupuesto de Ingresos y Egresos aprobado, para dar inicio a la ejecución presupuestaria de cada ejercicio fiscal. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-


SIAF



Nota: Las instancias de discusión y aprobación para cada tipo de entidad se describen a continuación:

Descentralizadas Autónomas

Ente aprobador Organismo Ejecutivo Máxima Autoridad de la

Institución

Instrumento de Aprobación Acuerdo Gubernativo Acuerdo de la Máxima Autoridad

Consideraciones Especiales

Si dichas entidades no presentaren su presupuesto en la

fecha prevista, el Ministerio de Finanzas Públicas los elaborará de

oficio y los someterá a la consideración y aprobación del

Organismo Ejecutivo.

Las entidades autónomas remitirán anualmente al Organismo Ejecutivo y

al Congreso de la República sus presupuestos para su conocimiento e información.

Base Legal

Ley Orgánica del Presupuesto:

Artículo 40 y 24 de su Reglamento

Normas propias de la entidad relacionadas con la aprobación del presupuesto.

26

VIII. PROCEDIMIENTO PARA LA VALIDACION DEL PRESUPUESTO En este procedimiento se describen los pasos a seguir para la validación del presupuesto en el Sistema de Contabilidad Integrado, con el objetivo de verificar que el Presupuesto aprobado haya sido ingresado adecuadamente en el sistema por la Dirección Técnica del Presupuesto. Así mismo comparar el presupuesto aprobado con el solicitado por la Unidad Ejecutora, a fin de establecer el alcance de la ejecución del proyecto en el año. Determinando las transferencias internas o externas que sean necesarias realizar para dejar un presupuesto ejecutable.

Procedimiento: VALIDACIÓN DE PRESUPUESTO

Objetivo del procedimiento: Verificar que el Presupuesto aprobado haya sido ingresado adecuadamente en el sistema, así como comparar con el Presupuesto solicitado.


1. Cargado el Presupuesto en el sistema, por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto, se procede a validar el presupuesto aprobado versus el cargado y el solicitado versus el aprobado. Determina las diferencias y solicita las transferencias tanto externas como internas, para dejar el presupuesto listo para ejecutarse según la planificación del proyecto.

Responsable Financiero del

Programa

SIAF

2. Autoriza la validación del presupuesto y aprueba las transferencias presupuestarias si fuera necesario

Director del Programa

SIAF

3. Remite presupuesto validado al especialista financiero del Banco.

SIAF

4. Ajusta proyección de desembolsos del proyecto para el año en el sistema WLMS

Jefe de Equipo de Proyecto del Banco

Manual

5. Inicia proceso de trámite de transferencias externas o internas, de conformidad con el Manual de Modificaciones Presupuestarias. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Responsable Financiero del

Programa

Sistema del Banco



27

IX. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS En este procedimiento se describen los pasos a seguir para la solicitud de cuotas financieras cuatrimestrales y mensuales, para poder operar los Comprobante Único de Registro de gastos en el sistema.

Procedimiento: SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS

Objetivo del procedimiento: Gestionar las cuotas financieras cuatrimestrales y mensuales del proyecto.


1. Con base en el Plan Financiero vigente del Proyecto establece el monto de la cuota financiera a solicitar en el mes y en el cuatrimestre, ingresando dicha solicitud en el sistema del SICOIN WEB

Responsable Financiero de la

Unidad Coordinadora de Proyecto

SIAF

2. Elabora en el SICOIN el Comprobante CO5 para solicitar la cuota de anticipo necesaria y en el Comprobante CO3 requiere las cuotas de Compromiso, Normal y de Regularización de conformidad con el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria y con la calendarización de desembolsos indicada en el Plan Financiero.

SIAF

3. Imprime los Comprobantes CO5 y CO3, los firma y sella, y los envía a la UDAF para el trámite correspondiente.

SIAF

4. Aprueba la solicitud de cuota y remite a la UDAF para su integración institucional.


Proyecto

Manual

5. Consolida información institucional y solicita a la Dirección Técnica del Presupuesto, la programación de cuotas de anticipo, compromiso, devengado y de regularización requeridas por la Unidad Ejecutora, de conformidad con el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades de la Administración Central.

Responsable de la Unidad de

Presupuestos de la Unidad de


SIAF

6. Consolida información de la programación de cuotas por institución, grupo de gasto y fuente de financiamiento que traslada al COPEP.


SIAF

7. Analiza y aprueba mediante Resolución, la programación de las cuotas de anticipo, compromiso, devengado y de regularización solicitadas de conformidad con la disponibilidad de los recursos en la cuenta única del Programa.

Comité de Programación de la

Ejecución Presupuestaria

SIAF

8. Con base a la Resolución del COPEP, aprueba la programación de las cuotas de Compromiso y Devengado a través del Comprobante CO3.


SIAF

28

Procedimiento: SOLICITUD DE CUOTAS FINANCIERAS

Objetivo del procedimiento: Gestionar las cuotas financieras cuatrimestrales y mensuales del proyecto.


9. Con base a la Resolución del COPEP, revisa la programación de las cuotas de anticipo, compromiso, devengado y de regularización.

Responsable de la Unidad de

Presupuestos de la Unidad de


SIAF

10. Informa a la Unidad Coordinadora de Proyecto de la aprobación de cuotas financieras.

SIAF

11. Revisa las cuotas asignadas si están conforme a lo solicitado, caso contrario hará la solicitud nuevamente. Responsable

Financiero de la Unidad Coordinadora

de Proyecto

SIAF

12. Informa al resto del equipo de la Unidad Coordinadora de Proyecto y al especialista financiero del Banco, las cuotas financieras asignadas al proyecto a efecto de iniciar la ejecución. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Manual



NOTA: Las entidades descentralizadas y autónomas también realizan el proceso de programación de la ejecución ante el Ministerio de Finanzas la solicitud de cuotas, de conformidad con las disponibilidades de fondos en la cuenta secundaria de la Institución.

29

X.PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y EJECUCION DE GASTOS En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el registro y ejecución de gastos que puede ser a través de dos opciones: a) A través de Módulo de Contratos, que incluye todos los contratos relacionados con obras y supervisión,

y b) A través de Orden de Compra, que incluye contratos de consultorías, servicios y bienes y gastos

menores.

a) Módulo de Contratos

Procedimiento: a.1) Emisión de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Objetivo del procedimiento: registro y ejecución de los gastos.


1. Una vez adjudicado el proceso de licitación, procede a emitir en el sistema SIGES la CDP y la adjunta al borrador del contrato correspondiente y remite al Despacho Superior, para su firma.

Adquisiciones de la Unidad Coordinadora

de Proyecto

SIAF

2. Firma el contrato correspondiente y envía a la Unidad Ejecutora del Programa, el contrato suscrito con el contratista financiado con fuente de préstamo debidamente legalizado, adjuntando la orden de inicio a la ejecución del mismo y la CDP. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Autoridad Facultada SIAF



30

Procedimiento: a.2) Registro de Contrato


1. Con base al contrato firmado entre una entidad del Estado y un contratista, y su correspondiente aprobación por Acuerdo Ministerial o Resolución de la máxima autoridad, procede a registrar en el Sistema de Gestión, Módulo de Gestión de Contratos


de Proyecto (Operador de

Contratos)

Manual

2. Registra los datos generales del contrato conforme el sistema los va requiriendo. Los datos requeridos se resumen en: información general del contrato, objeto del contrato, modalidad de ejecución, de los documentos de respaldo, la fianza de cumplimiento, los datos del contratista, los plazos y montos pactados en el contrato. Registra el proyecto al que pertenece el contrato, los componentes que integran el contrato, la programación financiera inicial del contrato y la o las estructuras presupuestarias. Deben agregarse los datos del documento que contiene la No Objeción del Organismo Cooperante en Contratos Mayores y el monto de la contrapartida que se obliga. Si el contrato fue suscrito en moneda extranjera se deberá indicar en el momento de hacer su registro, si el mismo ya fue registrado en el modulo y se encuentra en estado ACTIVADO y EN EJECUCION deberá solicitar a la Dirección de Contabilidad del Estado la modificación a moneda extranjera.

SIGES, MODULO DE CONTRATOS

3. Al registrar el contrato, el sistema asigna automáticamente el estado de REGISTRADO y un número electrónico de contratos NEC, el cual es único é identifica el contrato desde su registro hasta su liquidación o rescisión.


4. Debe guardar copia digital en el Módulo de Gestión de Contratos de: contrato firmado, Acuerdo o Resolución de Aprobación, y la fianza de cumplimiento


5. Revisa los datos ingresados y traslada el expediente a Activador de Contratos. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Manual



31

Procedimiento: a.3) Activación de Contrato


1. Revisa los datos registrados conforme la documentación de soporte.


de Proyecto (Activador de

Contratos)

Manual

2. Si los datos no están de acuerdo a la documentación soporte, corrige los datos o devuelve al Operador de Contratos para que corrija.


3. Si los datos son correctos realiza el proceso de ACTIVACIÓN, que indica que el proceso de registro ha concluido en el módulo y se encuentra listo para su ejecución. Automáticamente cambia el estado de la Gestión de REGISTRADO a ACTIVADO.


4. Una vez el contrato haya sido ACTIVADO, únicamente puede modificarse de acuerdo al procedimiento: a.8. MODIFICACIONES AL CONTRATO.


5. Imprimir y entregar al Contratista, la Constancia de Registro y Activación del Contrato. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Manual



32

Procedimiento: a.4) Programación de Anticipo: Aplica en todos los casos que el contrato contemple el pago de anticipo.


1. Prepara, la programación indicativa anual o la cuatrimestral de anticipos, por fuente de financiamiento y traslada a la UDAF.

Unidad de Adquisiciones del

Programa

Manual

2. Recibe de la Unidad de Adquisiciones del Programa la programación indicativa anual ó la cuatrimestral, analiza y consolida a nivel institucional y fuente de financiamiento.

Unidad de Administración Financiera de la


Manual

3. Por medio del comprobante C05 solicitará en el SICOIN las cuotas cuatrimestrales de anticipos para contratos, a nivel institucional y fuente de financiamiento.

SIAF

4. Acompaña el documento físico de la programación de los anticipos CO5, a la programación indicativa anual ó a la cuatrimestral y las remite a DTP y continúa con el proceso que indica el Manual de Programación de Ejecución Presupuestaria.

SIAF

5. Analiza y si tiene observaciones devuelve a la UDAF para que corrija, si está de acuerdo traslada a COPEP.


Manual

6. Analiza, aprueba, modifica o rechaza las cuotas máximas de anticipo.

Comité de Programación de la

Ejecución-Presupuestaria

Manual

7. Aprueba las cuotas de anticipos (CO5) en el SICOIN, identificando el número y fecha de resolución de -COPEP-

Tesorería Nacional SICOIN

8. Analiza y distribuye en SICOIN las cuotas de anticipos por entidad entre las Unidades Ejecutoras.

Unidad De Administración

Financiera

SICOIN

9. Analizan redistribuyen en el SICOIN, las cuotas de anticipo asignado a la unidad ejecutora entre sus unidades responsables de contratos.

Unidades Ejecutoras

SICOIN

10. Una vez redistribuidas las cuotas de anticipos a nivel de las unidades responsables de contratos, puede iniciarse la gestión de anticipos para contratistas.

Manual

11. Para realizar reprogramaciones de las cuotas de anticipos debe realizarse este mismo proceso. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Manual



33

Procedimiento: a.5 )Anticipo por Ejecución de Obra


1. Elabora el Plan de Inversión del Anticipo, solicitud de pago de anticipo, recibo de caja y adjunta la fianza del anticipo.

Contratista

Manual

2. Envía a la UNIDAD RESPONSABLE DE CONTRATOS de la entidad contratante del Estado.

Manual

3. Recibe y revisa el Plan de Inversión del Anticipo, la solicitud de pago de anticipo, la fianza del anticipo y el recibo de caja emitido por el contratista.

Unidad responsable de Contratos (Operador de

Anticipos)

Manual

4. Si cumple, emite una Resolución de Autorización del Anticipo, si no está correcto devuelve al contratista para su corrección.

Manual

5. Verifica que dicho anticipo se haya registrado en la programación de anticipos, de lo contrario traslada al encargado de la UNIDAD RESPONSABLE DE CONTRATOS, para registro de reprogramación de anticipos.

SICOIN

6. Si cumple, procede a registrar la gestión de otorgamiento del anticipo en el Módulo de Gestión de Contratos.

SIGES

7. Se completan los datos de la gestión de anticipos conforme se van requiriendo en el Módulo y registra los datos de la fianza de Anticipo. En el momento del registro del anticipo se asigna automáticamente el número de registro del anticipo y su estado es REGISTRADO.

SIGES

8. Al concluir el registro del anticipo procede a solicitar, cambiando automáticamente el estado de la gestión ha SOLICITADO.

SIGES

9. Revisa los anticipos que se encuentran en estado de SOLICITADO en el sistema de gestión.

Unidad de Administración

Financiera (Aprobador de Anticipos)

SIGES

10. Asigna número de cuenta monetaria y fuentes de financiamiento que corresponde al préstamo o donación.

SIGES

11. Si los datos son correctos Aprueba, cambiando automáticamente el estado de la gestión de anticipos de SOLICITADO a APROBADO.

SIGES

34

Procedimiento: a.5 )Anticipo por Ejecución de Obra


12. Simultáneamente al aprobar la gestión se registra automáticamente en el SICOIN, el CUR contable del anticipo en estado de Aprobado y con Solicitud de Pago a la Tesorería Nacional. Este registro, actualiza la cuenta corriente del anticipo.

SIGES

13. En caso que los datos no estén correctos procede a rechazar cambiando el estado del anticipo de SOLICITADO a ERRADO.

SIGES

14. Analiza y procede a realizar el pago, por medio de acreditamiento en la cuenta corriente. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Tesorería Nacional

15. NOTA: Para las entidades descentralizadas y autónomas, la unidad de Tesorería de cada Institución, se regirá de conformidad a la política interna de pago, que puede ser mediante la emisión de cheque o acreditamiento en cuenta del beneficiario.

Tesorería de la entidad Sistema de la

entidad


35

Procedimiento: a.6) Programación de la Ejecución de Avances de Contrato


1. Verifica que la programación de la ejecución de un contrato se encuentre debidamente documentada y firmada por autoridad competente.

Unidad Responsable de Contratos (Operador de

Contratos)

Manual

2. Debe guardar una copia digital en el Módulo de Gestión de Contratos, de la programación de la ejecución del contrato.

SIGES

3. Registra la programación del año vigente para cada mes y la programación anual para los años futuros. Si el contrato tuvo programación en años anteriores al vigente, se deberá hacer el traslado de los saldos que no fueron ejecutados hacia la programación del año vigente.

SIGES

4. El sistema valida que los montos anuales y por componente sean igual al establecido en la cuenta corriente del contrato.

SIGES

5. Revisa la programación en el módulo y autoriza la programación, cambiando al estado de AUTORIZADO.

Autorizador de Contratos

SIGES

6. Recibe la programación anual mensualizada del año vigente y la programación anual para los años futuros, en estado de Autorizado.

Unidad Ejecutora Técnico de Presupuesto

SIGES

7. Revisa la programación anual mensualizada vigente del contrato por componente y asocia la o las estructuras presupuestarias a cada componente.

SIGES

8. Cuando el contrato contiene varios componentes deben asociarse todas las estructuras presupuestarias que correspondan a cada uno, varios componentes pueden tener la misma estructura presupuestaria. Una vez realizada esta operación se cambia automáticamente el estado de la gestión a ASIGNADO.

SIGES

9. Si la o las estructuras presupuestarias no tienen suficiente crédito presupuestario para cubrir la programación, previo a asignar la o las estructuras debe realizar las modificaciones presupuestarias necesarias.

SIGES

10. Si no se asignan las estructuras presupuestarias, no puede continuar con el trámite de la ejecución del contrato.

SIGES

11. Para el caso que los componentes con más de una estructura asociada, se distribuye la programación por componente entre las estructuras asociadas al mismo. Cambiando el estado de la programación a DISTRIBUIDO.

SIGES

12. En el caso de los componentes que tengan asignadas solamente una estructura el módulo automáticamente cambia el estado a DISTRIBUIDO.

SIGES

36

Procedimiento: a.6) Programación de la Ejecución de Avances de Contrato


13. La programación en estado de DISTRIBUIDO, genera un CUR presupuestario de Compromiso por el monto programado anual en estado de Solicitado. Una programación puede generar varios CUR de compromiso, que sumados den el monto total de la programación en el año vigente.

Unidad Ejecutora Técnico de Presupuesto

SIGES

14. Procede a Aprobar el o los CUR de compromiso en el SICOIN, cambiando automáticamente en el módulo el estado de la programación a EJECUTADO. Asimismo, el estado del contrato, en caso de no requerir anticipo cambia a EN EJECUCION.

SIGES

15. Si no está de acuerdo con los datos, marca con error el o los CUR de compromiso en el SICOIN, cambiando automáticamente en el módulo el estado de la programación a RECHAZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIGES



37

Procedimiento: a.7) Ejecución y Pago del Avance del Contrato REGISTRO DE ESTIMACIÓN DE AVANCE


1. Recibe dentro de la documentación soporte, la estimación de trabajo de la ejecución del avance del contrato.

Unidad Responsable de Contratos (Operador

de Contratos)

Manual

2. Revisa que la documentación soporte cumpla con las normas y leyes vigentes para la ejecución del avance del contrato, si el avance corresponde a un contrato suscrito en moneda extranjera se debe realizar la modificación correspondiente al diferencial cambiario.

SIGES

3. Guarda copia digital en el Módulo de Gestión de Contratos de la documentación soporte de la ejecución del avance del contrato.

SIGES

4. Revisa y compara la información del avance físico de la ejecución del avance del contrato con la información ingresada en la programación de la ejecución del contrato; asimismo se debe validar con la información consolidada que despliegue la pantalla e ingresa la descripción de la estimación.

SIGES

5. Selecciona el o los componentes de acuerdo a la estimación de trabajo del avance de la ejecución del contrato, distribuye los montos del avance, separando lo correspondiente a los siguientes incisos: Estimación del contrato original. Estimación por modificaciones y avance por modificación

en el diferencial cambiario para los contratos suscritos en moneda extranjera, con base al monto del avance aplicando la tasa de cambio del avance menos la tasa de cambio de suscripción del contrato, dicho avance por diferencial cambiario aplicará cuando la tasa de cambio se incremente.

Sobrecostos correspondientes. Unidad Responsable de Contratos. Aprobador de Contratos.

SIGES

6. Si los datos son correctos procede a autorizar la gestión, cambiando el estado de la gestión a AUTORIZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIGES



38

Procedimiento: a.7) Ejecución y Pago del Avance del Contrato

REGISTRO DEL PAGO DE AVANCE


1. Recibe dentro de la documentación soporte, la estimación de trabajo de la ejecución del avance del contrato y factura emitida por el contratista.


de Contratos)

Manual

2. Revisa que la documentación soporte cumpla con las normas y leyes vigentes para el pago del avance del contrato.

Manual

3. Guarda copia digital en el Módulo de Gestión de Contratos de la documentación soporte del pago del avance del contrato.

SIGES

4. Ingresa la descripción de la gestión de pago que servirá como descripción del CUR de Devengado o Regularización. En Contratos suscritos en moneda extranjera, esta descripción deberá indicar el monto en moneda extranjera y la tasa de cambio aplicada.

SIGES

5. Ingresa los datos de la factura soporte de la estimación del avance.

SIGES

6. Revisa y consigna el monto de la amortización del anticipo correspondiente.

SIGES

7. Si derivado de la aplicación de la amortización del anticipo existiera diferencial cambiario a pagar a favor del contratista, el pago se debe realizar por medio de CUR presupuestario.

SIGES

8. Si los datos son correctos procede a autorizar la gestión, cambiando el estado de la gestión a AUTORIZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Unidad Responsable de Contratos (Aprobador

de Contratos)

SIGES



39

Procedimiento: a.8) Modificaciones al Contrato MODIFICACIONES GENERALES


1. Identifica en el módulo el contrato. Con base en la documentación soporte, procede a registrar la información conforme el Módulo le requiere datos.


Contratos)

SIGES

2. Al registrar la modificación el sistema asigna automáticamente un número correlativo, con el cual será identificada la modificación.

SIGES

3. Al finalizar el ingreso de datos la gestión asigna automáticamente el estado REGISTRADO.

SIGES

4. Recibe la documentación soporte, revisa los registros ingresados y si todo esta correcto autoriza la gestión cambiando automáticamente el estado de REGISTRADO a EJECUTADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Autorizador Modificación

SIGES



40

Procedimiento: a.8)Modificaciones al Contrato MODIFICACIÓN AL MONTO, PLAZO Y PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO


1. Recibe las modificaciones de los contratos tales como: Órdenes de Cambio. Órdenes de Trabajo Suplementarias. Acuerdos de Trabajo Extra. Plazo del Contrato. Programación de la ejecución. Monto del Contrato.


Contratos)

Manual

2. Revisa que la documentación soporte de las modificaciones cumplan con las normas y Leyes vigentes.

Manual

3. Registra los datos conforme el Módulo los va requiriendo. Al registrar la modificación el sistema asigna automáticamente un número con el cual será identificada la modificación en el Módulo de Gestión de Contratos.

SIGES

4. Al finalizar el ingreso de los datos el estado de la gestión queda como REGISTRADO.

SIGES

5. Recibe la documentación soporte, revisa los registros ingresados y si todo está correcto autoriza la gestión cambiando automáticamente el estado de REGISTRADO a AUTORIZADO.


SIGES

6. El documento de modificación generado por el sistema, debe contener la firma de la autoridad administrativa superior de la entidad.

Manual

7. Guarda copia digital en el Módulo de Gestión de Contratos, del documento de modificación generado por el sistema incluyendo la firma de la autoridad administrativa superior de la entidad. También guarda copia digital en el Módulo, de los cálculos de los costos que justifiquen la modificación, con las firmas de personas responsables.

SIGES

8. Revisa la modificación por componente y asocia nuevas estructuras presupuestarias de ser necesario, cambiando automáticamente el estado de la gestión a ASIGNADO.


Financiera/Unidad Ejecutora Técnico de

Presupuesto

SIGES

9. En el caso de componentes con más de una estructura asociada, se distribuye la programación por componente entre las estructuras asociadas al mismo, cambiando automáticamente el estado de la gestión a DISTRIBUIDO.

SIGES

10. En el caso de los componentes que tengan asignadas solamente una estructura presupuestaria el módulo automáticamente cambia el estado a DISTRIBUIDO.


Financiera/Unidad

SIGES

41

Procedimiento: a.8)Modificaciones al Contrato MODIFICACIÓN AL MONTO, PLAZO Y PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO


11. Si el contrato tiene programación para el año vigente, y la modificación afecta el año vigente, la gestión genera uno o varios CUR de ampliación al compromiso o reversión al compromiso en estado de Solicitado en el SICOIN.

Ejecutora Técnico de Presupuesto

SIGES

12. Revisa y aprueba el o los CUR de compromiso y/o las reversiones al compromiso.


Financiera

SIGES

13. Una vez aprobado el o los CUR de compromiso en el SICOIN, el módulo procede a cambiar el estado de la modificación a EJECUTADO y actualiza la cuenta corriente.

SIGES

14. Al marcar con error los CUR de compromiso generados por una modificación, la gestión cambiará automáticamente a estado de RECHAZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIGES



42

Procedimiento: a.8)Modificaciones al Contrato MODIFICACIONES AL MONTO POR DIFERENCIAL CAMBIARIO


1. Identifica en el módulo el contrato. Con base en la documentación soporte, procede a registrar la información conforme el Módulo le requiere datos.


de Contratos)

SIGES

2. Se ingresa a la función “Modificación por Diferencial Cambiario” y los cambios se reflejaran en la línea que corresponde a “Otras Modificaciones”. Se debe utilizar el Tipo de Documento 6 “Comprobantes Administrativos de Gasto” y la Clase de Documento 11 “Dictamen”.

SIGES

3. Al registrar la modificación el sistema asigna automáticamente un número correlativo, con el cual será identificada la modificación.

SIGES

4. Al finalizar el ingreso de datos, la gestión asigna automáticamente el estado REGISTRADO.

SIGES

5. Recibe la documentación soporte, revisa los registros ingresados y si todo está correcto autoriza la gestión cambiando automáticamente el estado 29 de REGISTRADO a EJECUTADO.


SIGES

6. Si el contrato tiene programación para el año vigente, la gestión genera uno o varios CUR de ampliación al compromiso o reversión al compromiso en estado de Solicitado en el SICOIN.

SIGES

7. Revisa y aprueba el o los CUR de compromiso y/o las reversiones al compromiso.


Financiera

SIGES

8. Una vez aprobado el o los CUR de compromiso en el SICOIN, el módulo procede a cambiar el estado de la modificación a EJECUTADO y actualiza la cuenta corriente.

SIGES

9. Al marcar con error los CUR de compromiso generados por una modificación, la gestión cambiará automáticamente a estado de RECHAZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIGES



43

Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión RECEPCIÓN DE LA OBRA


1. Da aviso al supervisor de la conclusión de los trabajos contratados.

Contratista Manual

2. El contratista debe cumplir con constituir las fianzas de conservación de la obra o de calidad o de funcionamiento, según sea el contrato, y de saldos deudores.

Manual

3. Realiza la inspección final de la obra y manifiesta por escrito sus observaciones al contratista para que éste proceda a corregir las diferencias.

Responsable Técnico (Supervisor) Unidad

Coordinadora del Proyecto

Manual

4. Si existen diferencias procede a realizar modificaciones al contrato, informando al encargado de contratos para su registro en el sistema de acuerdo al proceso a.8. MODIFICACIONES AL CONTRATO de este manual.

SIGES

5. Si los trabajos estuvieran correctamente concluidos, el supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad

Manual

6. Nombra a la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra. Autoridad Administrativa

Superior

Manual

7. Elabora el acta de recepción de la obra y la traslada a la Unidad Responsable de Contratos.

Comisión Receptora y Liquidadora de la

Obra

Manual

8. Registra la información del acta de recepción de la obra conforme el Módulo requiere datos. Unidad Responsable

de Contratos (Operador de

Liquidación de Contratos)

SIGES

9. Guarda copia digital del acta de recepción de la obra, en el Módulo de Gestión de Contratos.

SIGES

10. Al finalizar el registro de datos requeridos, la gestión de recepción de la obra asigna el estado REGISTRADO.

SIGES

11. Revisa documentos y registros operados si está conforme, autoriza el registro a través del módulo, o bien rechaza el registro de la recepción lo que implica que el sistema cambie el estado de la gestión a ANULADO, debiendo reiniciar el proceso.

Autorizador de Liquidación de

Contratos

SIGES

12. Si la gestión es autorizada, el sistema automáticamente genera CUR contable en estado de solicitado por el traslado de la cuenta de Construcciones en Proceso al Activo o cuenta de resultados correspondiente, por los pagos efectuados al momento de la recepción de la obra o producto del contrato, así mismo se cambiará el estado de la gestión de recepción de la obra al estado de SOLICITADO.

SIGES

44

Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión RECEPCIÓN DE LA OBRA


13. Remite a la Dirección de Contabilidad del Estado copia del acta de recepción de la obra, indicando el valor al que asciende el activo.

Autorizador de Liquidación de

Contratos

SIGES

14. Analiza la información, si no procede la aprobación del CUR se informará a la unidad responsable de contratos las observaciones pertinentes y de ser necesario anular la gestión marcando con error el CUR y devuelve la documentación.

Dirección de Contabilidad del

Estado

SIGES

15. Si procede, aprueba el CUR contable, actualizando automática-mente la contabilidad, así mismo, cambiará el estado del contrato EN LIQUIDACIÓN. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIGES



45

Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión REGISTRO DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO


1. Elabora el acta de liquidación del contrato y establece el importe de los pagos.

Comisión Receptora y Liquidadora de la

Obra

Manual

2. Traslada a la unidad responsable de contratos toda la documentación de soporte para gestionar el registro correspondiente.

Manual

3. Recibe dentro de la documentación soporte, el acta de liquidación de la obra y resolución que la aprobó.


Contratos)

Manual

4. Revisa que la documentación soporte cumpla con las normas y leyes vigentes para el registro de liquidación del contrato.

Manual

5. Registra la información solicitada por el módulo de contratos, y documentación de respaldo (estimaciones pendientes de pago, sobrecostos, intereses, ajustes, acta de liquidación y resolución).

SIGES

6. Revisa la documentación y los datos registrados, si no son correctos rechaza la gestión quedando en estado de ANULADO, en otro caso procede a autorizar la gestión, cambiando el estado de la gestión a AUTORIZADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Unidad Responsable de Contratos

(Aprobador de Contratos)

SIGES



46

Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión REGISTRO DEL PAGO DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO


1. Recibe dentro de la documentación de soporte la factura emitida por el contratista para el pago respectivo.


Contratos)

Manual

2. Ingresa la descripción de la gestión de pago que servirá como descripción del CUR de Devengado o Regularización. En Contratos suscritos en moneda extranjera, esta descripción deberá indicar el monto en moneda extranjera y la tasa de cambio aplicada.

SIGES

3. Ingresa los datos de la factura y los montos que corresponden a cada destino específico que afectarán las cuentas contables, al concluir el registro de la información la gestión se cambia a estado de SOLICITADO.

SIGES

4. Recibe la documentación soporte y distribuye los montos en las estructuras presupuestarias para los casos en que se afecte más de una estructura

Unidad Ejecutora Técnico de

Presupuesto

Manual

5. Si el contrato solo tiene una estructura por componente, el módulo asigna automáticamente el monto correspondiente.

SIGES

6. Ingresa las deducciones y/o retenciones correspondientes de acuerdo a normas y leyes vigentes. Asimismo, si corresponde, el sistema genera automáticamente la deducción por Reten-IVA, cambiando la gestión al estado DISTRIBUIDO. Por el contrario si no cumple con los requisitos se marca como ANULADO.

SIGES

7. Al momento de autorizar la gestión el módulo genera automáticamente el o los CUR presupuestarios de devengado y regularización, en estado de SOLICITADO.

SIGES

8. Recibe la documentación soporte y procede a su revisión y análisis.


Financiera (Aprobador de Gastos)

Manual

9. Aprueba y solicita el pago del o los CUR´s en el SICOIN y automáticamente el Módulo de Gestión de Contratos actualiza la cuenta corriente de contratos y el estado de la gestión se actualiza a EJECUTADO. La aprobación de los CUR´s generará automáticamente los asientos contables para incrementar el valor de los activos respectivos o cuenta de resultados correspondiente.

SIGES

10. Si el o los CUR´s no son aprobados y se marcan con error se devuelve la gestión al estado de ANULADO.

SIGES

11. Cuando correspondan CUR´s de devengados, analiza y si procede efectúa el pago, por medio de acreditamiento en cuenta.

Tesorería Nacional

SIGES

47

Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión REGISTRO DEL PAGO DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO


12. Al pagarse totalmente la liquidación del contrato, cambiará al estado LIQUIDADO. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Tesorería Nacional

SIGES


Tesorería de la entidad

Sistema de la

entidad



Procedimiento: a.9) Recepción de la obra y liquidación del contrato o rescisión REGISTRO DEL COBRO AL CONTRATISTA


1. Elabora el informe de la liquidación del contrato y si procede cobro al contratista, determina el importe del cobro y notifica al mismo.

Comisión Receptora y Liquidadora de La Obra

Manual

2. Una vez notificado, realiza el depósito en la cuenta bancaria 110001-5 “Gobierno de la República Fondo Común” o la que corresponda e informa a la Comisión Receptora y Liquidadora del contrato, adjuntado copia de la boleta de depósito.

Contratista

Manual

3. Traslada copia de la boleta de depósito porteada por el banco a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas

Comisión Receptora y Liquidadora de la Obra

Manual

4. Elabora el CUR contable disminuyendo el valor del activo correspondiente o de la cuenta de resultados que aplique. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Dirección de Contabilidad del Estado

SIGES



48

Procedimiento: a.10) Incumplimiento de Contrato


1. Determina incumplimiento de contrato que puede ser: Retraso en la entrega: El retraso del contratista en la entrega de

la obra o de los bienes y suministros contratados, por causas imputables a él, se sancionará con el pago de una multa por cada día de atraso equivalente al 0.5 por millar del valor total del contrato; la multa, en ningún caso, podrá exceder del 5% del valor total del contrato. Si esto ocurre la entidad contratante podrá rescindir el contrato sin responsabilidad de su parte y sin perjuicio de aplicar las medidas que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Variación en Calidad y Cantidad: El contratista que contraviniendo total o parcialmente el contrato perjudique al estado, variando la calidad o cantidad del objeto del mismo será sancionado con una multa del 100% del valor que representa la parte afectada de la negociación. A las empresas supervisoras y a los funcionarios o empleados supervisores, así como quienes reciban la obra, el bien o servicio en nombre de la Institución, se le sancionará con una multa equivalente al 2 por millar del valor que representa la parte afectada de la negociación.

Supervisor de Obra Manual

2. Notifica al Responsable Técnico de la Unidad Coordinadora de Proyecto, para que tome las medidas que considere necesarias

Supervisor de Obra Manual

3. Cita al Contratista y le hace saber los incumplimientos reportados por el Supervisor y agota la parte conciliatoria del Contrato

Responsable Técnico de la

Unidad Coordinadora de

Proyecto

Manual

4. De no llegar a ningún acuerdo lo traslada al Área Jurídica de la Unidad Ejecutora.

5. Al recibir la notificación del Responsable Técnico, que hay incumplimientos por parte del contratista tendría que ejecutar las fianzas correspondientes: Garantía o Seguros: a) De Sostenimiento de Oferta: La firmeza de oferta se caucionará

con depósito en efectivo o mediante fianza, por un valor entre el 1% y el 5% del valor del contrato, cubrirá el período comprendido desde la recepción y apertura de plicas, hasta la aprobación de la adjudicación, y en todo caso tendrá una vigencia de 120 días.

b) De Cumplimiento: Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá presentar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca del 10% del monto del contrato respectivo. Para el caso de obras además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos que

Responsable Legal de la Institución

Manual

49

Procedimiento: a.10) Incumplimiento de Contrato


aparecieren durante la ejecución del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación de obra.

c) De Anticipo: Previo a recibir cualquier suma por concepto de anticipo el contratista constituirá garantía mediante fianza o hipoteca por el monto del 100% del valor del mismo. La garantía podrá reducirse en la medida que se amortice el valor del anticipo cubriendo siempre el máximo del saldo deudor y estará vigente hasta su total amortización.

d) De Conservación de Obra o de Calidad de Funcionamiento: El contratista responderá por la conservación de la obra, mediante depósito en efectivo, fianza, hipoteca o prenda, a su elección que cubra el valor de las reparaciones de las fallas o desperfectos que le sean imputables y que aparecieron durante el tiempo de responsabilidad de 18 meses contados a partir de la recepción de la obra. Tratándose de bienes y suministros deberá otorgarse garantías de calidad y/o funcionamiento, cuando proceda. La garantía de conservación de obra deberá ser del 15% del valor original del contrato, esta deberá solicitarse previo a la recepción de la obra, bien o suministro.

e) De Saldos Deudores: Para garantizar el pago de los saldos deudores que pudieron resultar a favor de la entidad o de terceros en la liquidación, el contratista deberá presentar fianza, depósito en efectivo, constituir hipoteca o prenda por el 5% del valor original del contrato. Esta garantía deberá otorgarse simultáneamente con la de conservación de obra como requisito previo para la recepción de la obra, bien o suministro.


6. De no ejecutarse las Fianzas correspondientes, procede a presentar la demanda penal que corresponda. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-


Manual



50

b) A través de Orden de Compra Procedimiento de pago para compras y contrataciones que no se realizan mediante contrato o convenio, con el cual se adquieren bienes y servicios y gastos menores para la ejecución del proyecto, incluye los contratos de consultorías.

Procedimiento: Pago de bienes, servicios y gastos menores


1. Presenta constancia de entrega de bienes o servicios y la entrega al responsable técnico de la Unidad Ejecutora para su revisión y aprobación.

Contratista o Proveedor

Manual

2. Revisa y analiza toda la documentación relacionada con las constancias de entrega de bienes y servicios y ve que se cumpla con los requisitos técnicos y de calidad establecidos en los documentos de compra o contratación de las mismas, y de estar conforme solicita y autoriza el trámite de pago.

Responsable de Adquisiciones de la


Manual

3. Elabora la orden de compra y la orden de liquidación en el SIGES a nivel de detalle por renglón con base en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias, identificando el código de entidad origen, generando automáticamente dentro del SICOIN WEB, el CUR de Devengado del Gasto a nivel de SOLICITADO y lo traslada con la documentación soporte a la UDAF, para su aprobación.

SIAF

4. Cuando la unidad ejecutora tenga la obligación de ejecutar pagos en el exterior con recursos de la cuenta única expresada en moneda extranjera, deberá elaborar la orden de compra aplicando el tipo de cambio de referencia publicado por el Banco de Guatemala, el día de la operación, dicho tipo de cambio deberá aplicarse en las operaciones subsiguientes hasta la fase de pago.

SIAF

5. Recibe la documentación de soporte, analiza, aprueba el CUR y solicita pago en el SICOIN WEB, y traslada copia a la Unidad Ejecutora.

Responsable de Registro Contable de la

UDAF

SIAF

6. Analiza el CUR de Devengado del Gasto en el SICOIN WEB y lo verifica.

UDAF SIAF

7. Analiza la operación para pago del CUR, verificando la fuente de financiamiento, código en el clasificador de fuentes específicas y el saldo disponible en la cuenta secundaria, de existir disponibilidad, paga.

Tesorería Nacional

SIAF

8. Realiza el pago del CUR, solicitando al Banco de Guatemala, debitar directamente la Cuenta Única de Préstamos Externos, de la manera siguiente: a.) Moneda nacional: por medio del SICOIN WEB, genera instrucción del pago en quetzales y solicita debitar la cuenta de depósitos monetarios en moneda nacional o extranjera según corresponda, para acreditar la cuenta encaje

SIAF

51

Procedimiento: Pago de bienes, servicios y gastos menores


de un Banco del Sistema para crédito final en la cuenta del beneficiario en dicho banco; y b.) Moneda Extranjera: Por medio de oficio instruye al Banco de Guatemala, efectuar el pago en moneda extranjera, debitando la cuenta correspondiente, para acreditar la cuenta del beneficiario en el exterior, a través de un banco corresponsal, según instrucciones de la Unidad Ejecutora.

Tesorería Nacional



Sistema de la

entidad

10. Recibe pago por medio de acreditamiento en cuenta de depósitos monetarios.

Contratista o Proveedor

SIAF

11. Remite a la Dirección de Contabilidad del Estado, copia de la nota de débito de la Cuenta Única de Préstamos (Quetzales u otro tipo de moneda). Asimismo, dicha nota será enviada en un archivo plano, con campos que incluyan información relacionada con el tipo de cambio aplicado en la fecha de la operación y el número de transacción.

Banco de Guatemala

SIAF

12. Recibe nota de débito y concilia la Cuenta Única para recursos externos (Quetzales u otro tipo de moneda).


Estado

SIAF

13. Traslada fotocopia de Nota de Débito y copia del CUR presupuestario a la unidad ejecutora, para que actualice la ejecución presupuestaria al tipo de cambio aplicado por el Banco de Guatemala en la fecha de pago.

SIAF

14. Elabora registro presupuestario de regularización o devolución según corresponda, por la diferencia entre el tipo de cambio aplicado a los CURS de compromiso y devengado al tipo de cambio a la fecha de pago al beneficiario y continua con el proceso correspondiente.

Responsable de Presupuestos de la

UDAF

SIAF

15. Realiza ajustes contables para actualizar las disponibilidades en moneda extranjera al tipo de cambio de referencia publicado por el Banco de Guatemala, al cierre de cada mes y cuando sea necesario. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-


Estado

SIAF



52

XI. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO En este procedimiento se describen los pasos a seguir para la ejecución de los gastos menores, que efectuaran la Unidades Coordinadoras de Proyectos a través de fondos rotativos con recursos de préstamos, los que funcionan similar a una caja chica.

Procedimiento: Manejo del Fondo Rotativo a.) Constitución del Fondo Rotativo

Objetivo del procedimiento: Ejecutar los gastos menores que efectuaran las Unidades Coordinadoras de proyectos.


1. Solicita al Banco de Guatemala, previa autorización de la Tesorería Nacional, apertura de cuenta de depósitos monetarios girable con cheques en los bancos del sistema.



Manual

2. Reporta a Tesorería Nacional para su registro en el SICOIN WEB, el número de la cuenta de depósitos monetarios aperturada en un banco del sistema.

SIAF

3. Solicita por medio de oficio firmado por los responsables del proyecto con visto bueno del Director de la UDAF, a Tesorería Nacional, la constitución del fondo rotativo de préstamos, hasta por Q. 40,000.00, para ejecutarse conforme a lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo Ministerial No. 6-98, modificado por el artículo 1 del Acuerdo Ministerial No. 19-98, que se refiere a los renglones presupuestarios ejecutables por medio de Fondo Rotativo, para lo cual elabora el formulario FR-01 en el SICOIN WEB. En situaciones debidamente justificadas, los responsables del Proyecto, con el visto bueno del Director de la Unidad de Administración Financiera, y de la autoridad máxima del Ministerio o Secretaria, podrán requerir un incremento a la cifra indicada en el párrafo anterior, cuyo monto máximo total podría ser hasta de Q.100,000.00, el cual deberá ser aprobado por el Comité de Programación y Ejecución Presupuestaria -COPEP-

SIAF

4. Analiza la solicitud, el monto por autorizar y código en el clasificador de la fuente específica.

Tesorería Nacional

SIAF

5. Emite la Resolución del fondo rotativo de Préstamos y aprueba el formulario FR-01, en el SICOIN WEB y automáticamente se genera CUR "FRC" a nivel de solicitud.

SIAF

6. Envía Resolución original a la Dirección de Contabilidad del Estado.

Manual

53




7. Aprueba el CUR Contable "FRC" para la constitución del Fondo Rotativo de Préstamos a favor de la Unidad Ejecutora, con base en la Resolución emitida por la Tesorería Nacional.


Estado

8. Analiza la operación para pago del CUR, verificando la fuente de financiamiento, código en el clasificador de fuentes específicas y el saldo disponible en la cuenta secundaria, de existir disponibilidad, paga.

Tesorería Nacional

9. Realiza el pago del CUR, solicitando al Banco de Guatemala, debitar directamente la Cuenta Única de Préstamos Externos, de la manera siguiente: Por medio del SICOIN WEB, genera instrucción del pago en quetzales y solicita debitar la cuenta de depósitos monetarios en moneda nacional o extranjera según corresponda, para acreditar la cuenta encaje de un Banco del Sistema para crédito final en la cuenta del beneficiario en dicho banco.



Sistema de la entidad

11. Recibe pago por medio de acreditamiento en cuenta de depósitos monetarios en quetzales.



SIAF

12. Remite a la DCE, copia de la nota de débito de la Cuenta Única de préstamos (Quetzales u otro tipo de moneda). Asimismo, dicha nota será enviada en un archivo plano, con campos que incluyan información relacionada con el tipo de cambio aplicado en la fecha de la operación y el número de transacción.

Banco de Guatemala Manual

13. Recibe nota de débito y concilia la cuenta Única para recursos externos (Quetzales u otro tipo de moneda).


Estado

14. Ejecuta los gastos de conformidad con el Manual de Procedimientos del Fondo Rotativo y solicita la reposición del mismo. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-



54




Documentos de referencia: Importante que se dé cumplimiento a lo que establece los Acuerdos Ministeriales números 19-98 y 6-98 que están íntimamente relacionados con este proceso


NOTA: La constitución del Fondo Rotativo en las entidades descentralizadas y autónomas dependerá de la política interna de cada Institución, con el objeto de agilizar el procedimiento de compras menores.

55

Procedimiento: Manejo del Fondo Rotativo b.) Ejecución y Rendición de Gastos del Fondo Rotativo


1. Ejecuta los programas y proyectos, de conformidad con la cuota financiera autorizada por el COPEP, el convenio de préstamo y lo establecido en el artículo 9 del Acuerdo Ministerial No. 6-98, modificado por el artículo 1 del Acuerdo Ministerial No. 19-98, que se refiere a los renglones presupuestarios ejecutables por medio de fondo rotativo. Elabora los formularios FR-03, (Requiere información a nivel del detalle por renglón con base en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias), se consolidan con el formulario FR-02, se aprueba y genera automáticamente dentro del SICOIN WEB, el CUR de Regularización del Gasto (REG) a nivel de solicitud y lo traslada según corresponda con la documentación de soporte a la UDAF, para su aprobación.

Responsable Financiero de

la Unidad Coordinadora de Proyecto

SIAF

2. Recibe la documentación de soporte, analiza, aprueba en el SICOIN WEB el CUR de Regularización del Gasto (REG) y traslada copia de CUR de Gasto a la Unidad Ejecutora.

Responsable Registro

Contable de la UDAF

SIAF

Procedimiento: Manejo del Fondo Rotativo c.) Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo


3. Regularizado el gasto, solicita por medio del SICOIN WEB la reposición del fondo rotativo, generándose automáticamente el CUR contable FRR.

Dirección de Contabilidad

del Estado

SIAF

4. Verifica y analiza por medio del SICOIN WEB la reposición del fondo rotativo, generándose automáticamente el CUR contable FRR.

SIAF

5. Analiza la operación para el pago del CUR contable, verificando la fuente de financiamiento, código en el clasificador de fuentes específicas y el saldo disponible en la cuenta secundaria, de existir disponibilidad, paga.

Tesorería Nacional

SIAF

6. NOTA: Para las entidades descentralizadas y autónomas, la unidad de Tesorería de cada Institución, se regirá de conformidad a la política interna de pago, que puede ser mediante la emisión de cheque o acreditamiento en cuenta de la Unidad Ejecutora.


Sistema de la entidad

7. Liquida los fondos rotativos de Préstamos al final de cada año, ya sea con documentos o en efectivo, en las fechas señaladas en las normas de cierre y al tenor del Acuerdo Ministerial 1-2007. En el caso del efectivo se debe devolver a la cuenta secundaria del Proyecto.

Responsable Financiero de

la Unidad Coordinadora de Proyecto

Manual

8. Verifica la liquidación del Fondo Rotativo.–FIN DEL PROCEDIMIENTO- SIAF



56

XII. PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO DE DESEMBOLSOS

En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el proceso de trámite de desembolsos ante el Organismo Financiador, siendo estas:

a. Para unidades ejecutoras del Gobierno Central b. Para entidades autónomas y descentralizadas

Procedimiento: Descriptivo de Desembolsos a.) Unidades Ejecutoras del Gobierno Central

Objetivo del procedimiento: Tramitar los desembolsos ante el Organismo Financiador


1. Prepara solicitud de desembolso al Organismo Financiador según formato de Anticipo de Fondo, cuyo monto es establecido según las necesidades de recursos de hasta los 6 meses, establecidas en el Plan Financiero, adjuntando el Plan Financiero vigente. (Ver documentos de referencia)



Manual

2. Firma la solicitud y solicita a Tesorería Nacional su visto bueno.

Dirección de la Unidad Coordinadora

de Proyecto

Manual

3. Analiza, y si procede otorga el visto bueno a la solicitud de desembolso dirigida al Organismo Financiador.

Tesorería Nacional Manual

4. Gestiona ante el Organismo Financiador el desembolso de los recursos.


Manual

5. Ingresa solicitud al sistema de correspondencia y se asigna al Jefe de Equipo responsable.

Organismo Financiador

Sistema del Banco

6. En conjunto con analista de operaciones analiza la elegibilidad y pertenencia de la solicitud, ingresan y validan solicitud en el Sistema de Administración Financiera del Banco (WLMS).

Jefe de Equipo Sistema del Banco

7. Revisa solicitud en el Sistema. Especialista Financiero

Sistema del Banco

8. Autoriza el desembolso en el Sistema. Representante o Jefe de Operaciones

Sistema del Banco

9. Realiza el desembolso autorizado según instrucciones de ruta bancaria incluidas en el Sistema, y envía notificación de valor fecha del depósito al Especialista Financiero del Banco.

Departamento Financiero del Banco

en la Sede

Sistema del Banco

10. Envía notificación de depósito a Crédito Público y Unidad Ejecutora.

Especialista Financiero

Manual

11. Hace gestiones ante el Banco de Guatemala para la regularización del desembolso.

Crédito Público Manual

57

Procedimiento: Descriptivo de Desembolsos a.) Unidades Ejecutoras del Gobierno Central



12. Al recibir los fondos del Organismo Financiador los acredita en la Cuenta Única de Préstamos (Quetzales u otro tipo de moneda extranjera), emite la nota de crédito correspondiente, consignando: número del préstamo, entidad financiera, monto desembolsado, moneda, fecha valor, número de desembolso, descuentos aplicados al desembolso y tipos de cambio correspondientes y traslada una copia de la misma el día hábil siguiente de la fecha de la operación a la DCE.

Banco de Guatemala Sistema BANGUAT

13. Recibe del Banco de Guatemala la nota de crédito y traslada fotocopia de la misma a la DCP el día hábil siguiente a la fecha que se realizó la operación, para los registros correspondientes.


Estado

Manual

14. Elabora el CUR de ingresos para el registro correspondiente del desembolso en el SICOIN WEB, con base en la fotocopia de la nota de crédito e indica el código de préstamo, código de entidad origen, número de la Cuenta Única de Préstamos (quetzales u otro tipo de moneda) y la cuenta secundaria que corresponda de préstamos externos.


SIAF

15. Traslada el CUR y la documentación de soporte de Ingresos a la Dirección de Contabilidad del Estado, para su aprobación.

SIAF

16. Analiza y verifica el código en el clasificador de la fuente específica, la entidad origen, la Cuenta Única de Préstamos, la cuenta secundaria, el monto y aprueba el CUR de Ingresos en el SICOIN WEB, generando los asientos contables en forma automática.


Estado

SIAF

17. Remite a la Unidad Ejecutora, copia del CUR de Ingresos recibidos. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-


SIAF

Documentos de referencia: Plan Financiero derivado del PA, POA y/o PEP Conciliación de recursos del Banco, Estado de Ejecución del Proyecto (Dinámico SICOIN Futuro)


Nota: Subsecuentes desembolsos, siguen el mismo trámite de este primer anticipo, tomando en consideración lo siguiente: a. Ante Tesorería Nacional, haber ejecutado el 100% del penúltimo desembolso y el 50% del último; b. Ante el BID, un siguiente desembolso se tramita al haber justificado el 80% del primer anticipo y si es fondo rotatorio el siguiente desembolso no deberá de exceder al límite de dicho fondo.

58

Procedimiento: Descriptivo de Desembolsos b) Entidades Autónomas y Descentralizadas



1. Cumple con las condiciones estipuladas en los Contratos de Préstamos respectivos.

Unidad Ejecutora

Manual

2. Requiere visto bueno de Tesorería Nacional, en la solicitud de desembolso de préstamos externos dirigida al Organismo Financiador, la cual deberá indicar la moneda y la Cuenta Única de Préstamos (Quetzales u otro tipo de moneda extranjera) en la cual deben acreditarse los recursos financieros.

3. Analiza, y si procede otorga el visto bueno a la solicitud de desembolso dirigida al Organismo Financiador.

Tesorería Nacional

Manual

4. Gestiona ante el Organismo Financiador el desembolso de los recursos, utilizando la solicitud con el visto bueno de Tesorería Nacional.

Unidad Ejecutora

5. Con base a la programación financiera autorizada, solicita a la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, la transferencia corriente y/o de capital según corresponda.

6. Verifica en el SICOIN WEB, el número y el nombre de la cuenta de depósitos monetarios de la entidad solicitante del desembolso.

Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Pública

7. Realiza el acreditamiento a cuenta del Contratista o Proveedor. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Unidad Ejecutora

Sistema



59

XIII. JUSTIFICACION DEL FONDO ROTATORIO O RENDICION DE CUENTAS

Este proceso describe los pasos a seguir para justificar el uso de los fondos recibidos de parte del Banco, ya sea en calidad de Fondo Rotatorio o Anticipo de Fondos y generar los reportes necesarios para la rendición de cuentas del proyecto.

Procedimiento: JUSTIFICACION DEL FONDO ROTATORIO O RENDICIÓN DE CUENTAS

Objetivo del procedimiento: generar los reportes necesarios para rendir información del proyecto.


1. Identifica y ordena todos los gastos realizados con recursos del proyecto, utilizando los siguientes reportes del Sistema SICOIN:

Entidades de Gobierno Central

Reporte Informe de ruta critica de CUR de gastos No. R00804425, este de baja versión Excel para insertar tipo de cambio de acuerdo a la fecha de acreditamiento al beneficiario.

Reporte Estado de cuenta única de préstamos No. R00815227.

Entidades Descentralizadas

Reporte Relación de pagos y su estatus R00801349.

Reporte Caja movimiento por cuenta corriente R00801392.



Manual/SICOIN

2. Clasifica dichos gastos por categoría de inversión establecida. En caso de que la operación en su diseño se estructure según la estructura programática de presupuestos, este cuadro de inversiones acumuladas es equivalente al reporte de Ejecución del Presupuesto (Grupos Dinámicos Reporte SICOIN R00804768)

Manual/SICOIN

3. Ordena la documentación de soporte de cada pago que incluye, CUR, factura y estimación de obra y quedan debidamente archivadas en la Unidad Ejecutora para posteriores revisiones del Banco o la firma auditora.

Manual

4. Prepara la siguiente información: Formato de Rendición de Cuentas ó Justificación de

fondos. Formulario de solicitud de desembolso Detalle de pagos (Reporte SICOIN Gobierno Central

o Descentralizadas) Estado de Ejecución del Proyecto (Reporte SICOIN -Grupos Dinámicos- Reporte

SICOIN R00804768) Conciliación de fondos de la cuenta secundaria del

proyecto. Otros informes que sean acordados en su

oportunidad.

Manual

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Procedimiento: JUSTIFICACION DEL FONDO ROTATORIO O RENDICIÓN DE CUENTAS

Objetivo del procedimiento: generar los reportes necesarios para rendir información del proyecto.


5. Remite para firma del director de la Unidad Ejecutora. Manual

6. Firma formulario de justificación de fondos o rendición de cuentas y remite al Banco.


Proyecto

Manual

7. Recibe solicitud, ingresa en el sistema y asigna a Jefe de Equipo.

CGU Sistema del Banco

8. Analista de operaciones verifica la elegibilidad y pertinencia de los gastos, e ingresa solicitud en el WLMS.

Jefe de Equipo

Sistema del Banco

9. Valida solicitud en el WLMS. Sistema del Banco

10. Revisa la solicitud en el Sistema. Especialista Financiero del Banco

Sistema del Banco

11. Autoriza la solicitud de justificación o rendición de cuentas. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

Representante o Jefe de Operaciones

Sistema del Banco

Documentos de referencia: Reportes de SICOIN R00804425, R00815227, R001349, R00 804768y R00801392


Nota: Si la operación utiliza la modalidad de fondo rotatorio, la justificación de fondos y desembolsos

subsiguientes se hacen con una misma solicitud, en caso de usar modalidad de anticipo de fondos, la

rendición de cuentas se hace de manera separada o independiente.

61

XIV. PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE ANUAL

En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el Cierre Contable Anual, que conlleva el traslado de las obras en proceso a obras terminadas y posteriormente el ingreso a bienes del estado; así mismo todos los activos fijos comprados con fondos de préstamos se deben de trasladar al organismo ejecutor en el sistema de inventarios de bienes del estado.

Procedimiento: CIERRE CONTABLE ANUAL

Objetivo del procedimiento: Dar información del proyecto, relacionada con las obras en proceso, terminadas e ingreso a bienes del Estado, e informar los activos fijos comprados.


1. Elaborar un inventario de los Proyectos en Proceso y Proyectos Terminados que hayan sido recepcionados y liquidados.

Responsable Técnico de la Unidad


Manual

2. Por medio de las Actas de Recepción y Liquidación de Proyectos debe solicitarse a Contabilidad del Estado que se rebaje la cuenta de obras en proceso y pasarlas a obras terminadas, las cuales pasarán a formar parte de los bienes del estado.

Manual

3. Los dos procedimientos para registrar los bienes son: Primero: Utilizando la FACTURA como medio de vinculación, para ello se debe: Consignar en el registro de Bienes el NIT del Proveedor,

Serie y Número de Factura. Al momento de registrar el CUR (Devengado o RDP), los

técnicos de ejecución presupuestaria deberán consignar el monto total de bienes por cada factura a pagar, a través de la opción de modificación de facturas.

Al momento de aprobar el CUR el sistema contabilizará todos los Bienes que estén registrados con la misma factura.

Segundo: vinculación bien por bien, para los siguientes casos: Registro de bienes que no cuenten con FACTURA, por

ejemplo donaciones en especie. Registro de bienes que cuenten con FACTURA, pero

tengan contrapartida de préstamo o donación. Registrar en el detalle bien por bien.

4. Presentar a Contabilidad del Estado los movimientos de altas, bajas y traslado de bienes adquiridos por el Programa, actualizando el libro de inventarios



SIAF

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Procedimiento: CIERRE CONTABLE ANUAL

Objetivo del procedimiento: Dar información del proyecto, relacionada con las obras en proceso, terminadas e ingreso a bienes del Estado, e informar los activos fijos comprados.


5. Altas y bajas de los activos fijos en las tarjetas de responsabilidad, para mantenerlas al día



SIAF

6. Devolución de los saldos de efectivo a la Tesorería Nacional de conformidad con las Normas de Cierre Presupuestario y Contable. –FIN DEL PROCEDIMIENTO-

SIAF



Nota: Al final de cada año, el Responsable Financiero de la Unidad Coordinadora del proyecto debe realizar un balance de Situación Financiera , a efecto de determinar el avance de la Gestión del Proyecto y como cumplimiento a la política de la estructura de ambiente de control interno.

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XV. PROCEDIMIENTO EN EL CIERRE FINANCIERO DEL PROGRAMA En este procedimiento se describen los pasos a seguir para el cierre del programa, cuya responsabilidad la tiene la Unidad Coordinadora de Proyect ante el Organismo Financiador.

Procedimiento: CIERRE FINANCIERO DEL PROGRAMA

Objetivo del procedimiento: Dar información del proyecto por parte de la Unidad Coordinadora, bajo las responsabilidades que cada caso amerita.


1. Justificación del Anticipo (Fondo Rotatorio): A la fecha final de desembolsos debe haberse justificado el total del Anticipo de Fondo o del Fondo Rotatorio.



Manual

2. Elaboración de Estados Financieros finales: Deben elaborarse los Estados Financieros Finales del programa. Estado de Inversiones Acumuladas, Estado de Flujo de Fondos (Ingresos y Egresos del Programa) y Conciliación de la Cuenta del Proyecto.

Manual

3. Traslado de bienes adquiridos por el Programa: De acuerdo con el Contrato de Préstamo deben hacerse los traslados de los bienes adquiridos con fondos del programa al Organismo Ejecutor. Acta firmada del traspaso.

Manual

4. Auditoría final: Debe presentarse al Banco el estado de los Estados Financieros Finales del programa auditados.

Manual

5. Liquidación Si existe faltante o sobrante se realizan las gestiones ante la DCP.

6. Instruye las gestiones que correspondan. Dirección de Crédito Público

Manual

Documentos de referencia: Formulación de Rendición de Cuentas, Estados Financieros Finales, Estado de Inversiones Acumuladas, Estado de Flujo de Fondos, Conciliación de la Cuenta del Proyecto e Integración de la Ejecución de los Egresos por tipos de Renglones Presupuestarios.


Nota: El objeto principal de este procedimiento es cerrar financieramente el programa y realizar un balance de Situación Financiera del proyecto, así determinar si los objetivos planteados al inicio del mismo fueron cumplidos, para lo cual deberá realizarse los registros del cierre financiero y contable del proyecto, mediante la emisión de los Estados Financieros Patrimoniales del Proyecto, que contengan los costos de inversión, los gastos y el registro de la Deuda.

gestion financiera de proyectos …seij.gob.gt/udisep/_dip_/_art6_/mppbid.pdf · orientada a lograr...

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