GESTIÓN DOCUMENTAL

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EXTERNO

Usuario InternoRadica el

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ExternoDocumento

Radicado Recibido en Ventanilla

Usuario InternoFormalización

documento(Firmas)

Usuario InternoEntrega

documentación en correspondencia

CounterRecepción y

Verificación de documentos

CounterCorrespondencia

externaVerifica anexos,

contenidos y remitente

Conforme

NO

CounterDevuelve al ciudadano

SICounter

Radica documento en el sistema

CounterIndexa

GAD-A-01 GAD-A-02 GAD-A-04GAD-A-05 GAD-A-06 GAD-A-07

GAD-A-13

GAD-A-14

GAD-A-15

GAD-A-16

GAD-A-17 GAD-A-18

3

1

2

ANH-GAD-FL-01

GESTIÓN DOCUMENTAL

AuxiliarDigitaliza y carga de

anexos

Documento conforme

NO

CounterDevuelve

documento al usuario

SICounter

CorrespondenciaDigitaliza

CounterRegistrar envió en

SGD

Counter Correspondencia

SelecciónDestino

USUARIO INTERNO

CounterDistribución

documentos a usuarios

Recepción Documentos

NO

SI

UsuarioTramita

documentación

FIN

ARCHIVO

CounterEntrega

documentación al coordinador de

Gestión Documental

CoordinadorVerificación y Clasificación

Documento conforme

NO

USUARIO EXTERNOCounter

Distribución Correspondencia

SI

GAD-A-08

GAD-A-09

GAD-A-10 GAD-A-11

GAD-A-19

GAD-A-20

GAD-A-21

GAD-A-23

GAD-A-24

GAD-A-25

GAD-A-27GAD-A-28 GAD-A-29

GAD-A-35

6

5

4

3

1

2

ANH-GAD-FL-01

GESTIÓN DOCUMENTAL

Embalaje

Coordinador G.DEntrega

documentos al técnico de archivo

Técnico ArchivoClasificación TRD

Técnico ArchivoRegistro en FUID

Auxiliar de ArchivoInclusión o apertura

expedienteFIN

CORREO

MOTORIZADO

CounterRegistro en B.D

(Excel) y generación planilla

CounterEntrega

documentos y planilla para

entrega a motorizado

MotorizadoRevisión y

verificación de envíos

Conforme

NO

SI

MotorizadoEntrega

documentos al destinatario

Counter Clasificación tipo de

correo

CounterCarga de

información en el Sipos (sistemas 472)

Counter entrega de envíos al mensajero 472

472Proceso

Interno 472FIN

Destinatario Recibe

NO

MotorizadoDevolución a Counter de

documentos

SI

GAD-A-30 GAD-A-31 GAD-A-32 GAD-A-33

GAD-A-36GAD-A-38 GAD-A-39 GAD-A-40 GAD-A-41

GAD-A-43GAD-A-44

GAD-A-45 GAD-A-46 GAD-A-47GAD-A-48

GAD-A-49

7

8

96

5

4 SI

ANH-GAD-FL-01

GESTIÓN DOCUMENTAL

CounterRecibe y Verifica

devolución

CounterGenera devolución

al usuarioFIN

DestinatarioRegistro de entrega

Motorizado Entrega acuses de

recibido a coordinador Gestión

Documental

Coordinador Gestión Documental

Verificación de acuses de recibido

Se hicieron las entregas

NO

SI

Coordinador Gestión Documental

Entrega a counter los recibidos y

planilla de entrega

CounterDigitalización y sube a ORFEO acuses de

recibido

GAD-A-50 GAD-A-51

GAD-A-52GAD-A-53

GAD-A-54 GAD-A-55GAD-A-56

GAD-A-57

107

8

9

SI

ANH-GAD-FL-01

GESTIÓN DOCUMENTAL

CounterHace entrega de

acuses de recibidos a archivo

Técnico de ArchivoVerifica los acuses

de recibidoConforme

NO

SITécnico de Archivo

Clasifica TRD

Técnico de ArchivoRegistra en FUID

Auxiliar de ArchivoInclusión o apertura

de expedienteFIN

GAD-A-58 GAD-A-59 GAD-A-60 GAD-A-61 GAD-A-62 GAD-A-63

10

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GAD-A-30 GAD-A-31 GAD-A-32 GAD-A-33

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GAD-A-38 GAD-A-39 GAD-A-40 GAD-A-41

GAD-A-43GAD-A-44

GAD-A-45 GAD-A-46 GAD-A-47GAD-A-48

GAD-A-49 GAD-A-50 GAD-A-51

GAD-A-52GAD-A-53

GAD-A-54 GAD-A-55GAD-A-56

GAD-A-57 GAD-A-58 GAD-A-59 GAD-A-60 GAD-A-61 GAD-A-62 GAD-A-63

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GAD-A-49 GAD-A-50 GAD-A-51

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GAD-A-57 GAD-A-58 GAD-A-59 GAD-A-60 GAD-A-61 GAD-A-62 GAD-A-63

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SI

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