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Gestión del proceso editorial

TALLER DE GESTIÓN EDITORIAL CON OJS 1

Pantalla de Usuarios



ROL DE AUTOR [Nuevo envío] Paso 1. Comenzar el envío

- Elegir la Sección de la revista

- Elegir el Idioma

- Marcar todos los puntos de la Lista de comprobación de envío

- Marcar Nota de copyright (si lo tuviera) GUARDAR Paso 2. Subir el envío Elegir el fichero y SUBIR (Si el archivo pesa más de 2 megas no se subirá, habrá que reducirlo) GUARDAR Y CONTINUAR Paso 3. Introducción de los metadatos del envío Autores Tanto los nombres como los apellidos de los autores irán en Minúsculas (no Versales ni Mayúsculas) Campos que se deberán rellenar:

- Primer nombre (obligatorio) - Segundo nombre (si lo tuviera) - Apellidos (obligatorio) - Correo-e (obligatorio. Si no lo tuviera, será el general de contacto de

la revista) - Filiación (si lo tuviera) - País

Si son más de dos autores, uno deberá ir como contacto principal, por defecto es el primero, pero si hubiera otro se marcaría “Contacto principal para correspondencia editorial.” Título y resumen Se deberá rellenar:

- Título (obligatorio) Si lleva un texto en cursiva hay que añadir comillas

- Resumen (en el caso de artículos de investigación, en reseñas no es obligatorio)

Para quitar el Resumen obligatorio en las reseñas o en cualquier otra sección que no sea necesario hay que



configurarlo mediante el rol Gestor > Secciones de la revista.

Para introducir el Resumen es preferible editarlo en el HTML o con la opción “Pegar desde” (esta opción suele ser más rápida si copias desde Word).

Para volver a la pantalla de los metadatos “Update”. En el editor del texto se pueden poner cursivas y negritas.

Indexación

- Clasificación por materias o lo estamos dejando para que lo haga la Biblioteca)

- Palabras clave o Deben ir separadas por punto y coma (;)

- Agencias de apoyo (si las tuviera) Cambiar el Idioma del formulario para introducir los metadatos en otros idiomas Rellenar:

- Título - Resumen - Palabras clave

Repetir la operación para los diferentes idiomas cambiando la pestaña de cada uno de los idiomas.



Si se bloquea con este cambio GUARDAR Y CONTINUAR y volver al punto 3

Paso 4. Subir ficheros complementarios

Si tuviera se añadirían aquí. Se pueden añadir más de uno. Si no tuviera, directamente GUARDAR Y CONTINUAR

Paso 5. Confirmar el envío

FINALIZAR EL ENVÍO

Envíos activos

IMPORTANTE: NO PINCHAR EN “PINCHANDO AQUÍ” Hay que pinchar donde pone “envíos activos”

El artículo estará a la espera de ser asignado por el editor. El autor vería el artículo “esperando asignación”

El artículo recibirá un correo de confirmación (envío recibido) por parte del gestor



ROL DE EDITOR Seleccionar un editor El envío estará en situación “sin asignar”

Pinchando sobre editor podemos ver todos los envíos El editor selecciona el artículo enviado por el autor, que aparecerá dentro de la sección de envíos sin asignar

El editor pincha sobre el nuevo artículo creado por el autor



El editor elige a otro editor o al editor de sección que se encargará de todo el proceso editorial.

También puede ser el propio editor el encargado del proceso. En ese caso tendría que pinchar en “Añadirse”

ROL DE EDITOR Aceptación/rechazo de un artículo El editor puede rechazar directamente un artículo pinchando en “rechazar y archivar presentación”

Para borrar definitivamente un envío del sistema habría que buscar el artículo en “Archivos”.



Se puede localizar el artículo por autor/título/fecha de envío

El estado del artículo rechazado aparecerá como “archivado” (también figuran el resto del artículos de la revista junto con los datos del volumen al que pertenecen). Para borrarlo sólo hay que pinchar en “borrar”



ROL DE EDITOR Gestión de rondas de revisión: Asignar un revisor El editor pincha sobre el artículo que ya se encuentra en fase de revisión



El editor puede subir una versión revisada del artículo enviado por el autor.

Puede seleccionar los revisores que se encargarán de realizar las primeras correcciones del artículo

El editor puede seleccionar uno de los revisores existentes (pinchando en “asignar”, registrar a un usuario ya existente (pinchando en “registrar a un usuario existente como revisor”) como revisor o crear un nuevo revisor (pinchando en “crear un nuevo revisor”)



Una vez seleccionado el revisor, se le puede enviar un email para notificar la decisión



ROL DE REVISOR Aceptación de la revisión El revisor recibe el e-mail con la solicitud y debe decidir si acepta o no la petición del editor. Para ello, selecciona el artículo dentro de “Envíos activos”

El revisor acepta o deniega la revisión



ROL DE REVISOR Corrección y recomendación sobre el artículo Una vez aceptada la revisión, envía un correo al editor para comunicarle su decisión (paso 1) Para realizar la revisión seguirá los restantes 4 pasos que se indican: Paso 2: Bajar el fichero del artículo y revisarlo

Paso 3 (revisión libre): escribir los comentarios para el autor y editor (o únicamente para el editor)



Paso 3 (revisión con formulario): hacer clic en “Formulario de revisión”



Rellenar el formulario y “Guardar”.

Paso 4: Adjuntar ficheros adicionales (si no se han incluido comentarios de revisión es obligatorio adjuntar un archivo)



Paso 5: Seleccionar la recomendación y enviarla al editor.

ROL DE EDITOR Decisión editorial El editor recibe la notificación de que la revisión ha sido completada y puede enviar un mensaje de agradecimiento al revisor.

Puede ver los comentarios del revisor o la nueva versión enviada y tomar una decisión editorial.



Las decisiones editoriales son: -Aceptar envío: se acepta el envío y pasa a “edición” -Se necesitan revisiones/ Reenviar para revisión: es necesario enviar a los revisores. En el primer caso se trata de cambios menores y “reenviar para revisión” supone mayores cambios en el artículo -Rechazar envío: se rechaza el artículo Si es necesaria una nueva revisión (reenviar para revisión/se necesitan revisiones) se puede notificar al autor para que corrija el artículo y envíe una nueva versión

Si se inicia una nueva ronda de revisión hay que seleccionar que versión será revisada, la de del autor, que puede subir una nueva versión, la del revisor o la del editor. Y posteriormente se pulsa sobre el botón Reenviar.



Se iniciaría entonces una nueva revisión, con un proceso similar. Si fuera necesario se podría hacer una tercera ronda, hasta que se decida la aceptación del envío. Cuando se acepte el envío, terminará la fase de revisión y el artículo pasará a la sección de “edición”.

ROL DE EDITOR Asunción de roles de corrector y maquetador Se puede realizar las correcciones a través de correctores de estilo y correctores de pruebas y crear un rol de maquetador que envíe los archivos ya maquetados. En las revistas de nuestro portal se ha configurado el editor para realizar estos procesos. Es un proceso que realizamos en el Servicio de Publicaciones, una vez recibida la última versión ya maquetada. Sólo es necesario subir el archivo definitivo (ya en pdf) como galerada



Hay que pinchar en “examinar” y posteriormente “guardar”



ROL DE EDITOR Creación de un número El editor puede crear nuevos números

Se seleccionan los datos de identificación del número (volumen, número, año, título)



ROL DE EDITOR Agendar un artículo Una vez creado ese número ya podemos agendar el artículo a ese volumen. Se seleccionar el volumen y se pincha en “registro”

También se puede incluir la fecha de publicación de ese artículo (esta herramienta es útil si queremos publicar un artículo en una fecha distinta al de los demás)



Se selecciona la fecha (mes, día y año) se picha en registro

Si posteriormente pinchamos en “Tabla de contenidos” podremos ver todos lo artículos asignados a este volumen



ROL DE EDITOR Publicación de un número Para publicarlo sólo hay que pinchar en “Publicar número”

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