gestión de proyectos - parte ii

Gestión de Proyectos

Procesos de Dirección de proyectos

Giovanny Guillén BustamanteGerente de Proyectos – Certificado PMPE-mail: [email protected]


• La gestión de proyectos es uno de los procesos críticos de cualquier proyecto. Esto se debe al hecho de que la gestión de proyectos es el proceso central que conecta todas las demás actividades y procesos del proyecto juntos. Las actividades de gestión de proyectos se pueden clasificar en cinco procesos principales. En esta parte vamos a echar un vistazo a los cinco principales procesos de gestión de proyectos en detalle.

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• Iniciación: Autoriza de manera formal el comienzo del proyecto. Se asigna un gerente de proyecto, se identifican los principales stakeholders y se genera el Acta de Constitución del Proyecto en el cual se define el objetivo, el alcance y las principales condiciones y restricciones que se deben tener en cuenta durante su ejecución.

• Se inicia una vez que la organización identifica una oportunidad o necesidad de negocio y genera como resultado un proyecto el cuál solucionará la problemática planteada.

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• Iniciación:

Actividades Generales:o Elaboración del acta del proyecto: Es una pequeña descripción del fin, costos y

beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Justifica la puesta en marcha del proyecto.

o Estudio de viabilidad: Con este se pretende identificar la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar.

o Definición del proyecto: Aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto. También es importante conocer los grupos de interés, roles y responsabilidades.

o Nombramiento del equipo de proyecto: Aquí se deben identificar las habilidades de la personas para localizarlas dentro de la estructura organizacional, además asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos.

o Revisión de la fase: Se decide si el equipo ha alcanzados los objetivos propuestos, si es afirmativo se pasa a la siguiente fase.

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• Iniciación: Para iniciar un proyecto se necesita lo siguiente:

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o Caso de Negocio, descripción del producto o enunciado del proyecto, y como se alinea al plan estratégico de la empresa.

o Lista de interesados.o Restricciones, supuestos, estándares de la

industria, y tendencias del mercado.o Sistema de control.o Información de proyectos anteriores.o Procesos y procedimientos o activos

organizacionales.o Situación actual y futura, y cultura de la empresa.


• Iniciación: La salida del proceso de iniciación es el acta del proyecto: documento donde

se define el alcance, objetivos y participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto. Incluye:

o Propósito del Proyecto y descripción del Proyectoo Alcance, Objetivos y riesgos de alto nivelo Requerimientos del Proyecto y Entregableso Costes y Recursos de alto nivel

Lo aprueba el Sponsor del Proyecto y sirve de entrada a los procesos planificación, ejecución, y seguimiento y control.

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Procesos de InicioEntradas Acta


• Planificación: Una vez el proyecto se aprueba se pasa a la planificación detallada donde

se crea el plan que índica de que forma se planificará, ejecutará, ejecutará, se dará seguimiento y control, y se cerrará el proyecto.

Es un proceso iterativo e incremental que se retroalimenta del seguimiento y control.

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• Planificación: Actividades generaleso Elaborar el plan de proyecto: aquí se conocen los elementos críticos del proyecto

y se establece el modo en que se va a gestionar.o Elaborar los planes de gestión subsidiarios:

Plan de comunicación: establece la forma correcta de como las personas se van a comunicar en el momento preciso.

Plan de recursos: especifica las necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.

Plan financiero: identifica la inversión mínima necesaria para los diferentes gastos como: mano de obra, equipos, materiales y gastos de administración.

Plan de calidad: establece los objetivos necesarios para que los entregables producidos cumplan las expectativas.

Plan de riesgos: se identifican los riesgos para trabajar en su mitigación y se definen los planes de mitigación.

Plan de aceptación: identifica criterios y normas por cumplir al finalizar el proyecto. Plan de compras y proveedores: define el proceso de adquisición para cada producto.

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• Planificación: Se generan e integran todos los planes en plan de gestión de proyectoo Plan de gestión de Costoso Plan de gestión del Cronogramao Plan de gestión del Alcanceo Plan de gestión de Interesadoso Plan de gestión de la Calidado Plan de gestión de Recursoso Plan de gestión de Riesgoso Plan de gestión de las Adquisicioneso Plan de gestión de las Comunicacioneso Plan de gestión de Cambioso Plan de gestión de la Configuración

Todos estos planes se integran en plan de gestión del proyecto quepermite gestionar de forma eficiente el proyecto.

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• Planificación:

Entradas:o Acta del proyecto o Project Charter.o Factores ambientales.o Activos de proceso organizacional.o Matriz de interesados.

Salidas:o Plan general de gestión del proyectoo Planes subsidiarios

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• Ejecución:Una vez que es aprobado el plan del proyecto y se realiza el kick off de

inicio, se da marcha a la ejecución del plan donde se construyen y desarrollan los entregables.

Consiste en la ejecución de los procesos utilizados para completar los trabajos definidos en el plan de gestión de proyectos para lograr los requisitos del programa. El proceso de ejecución implica la coordinación de personas y recursos, así como la integración y la realización de las actividades del proyecto, de conformidad con el plan de gestión del mismo.

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• Ejecución:

Actividades generales:o Asignar paquetes de trabajo asociado a cada actividad a todos los miembros del

equipo.o Coordinar actividades y recursos: Conocer las prioridades establecidas.o Conocer los plazos para cada evento de entrega intermedios: Esto con el fin de

evitar retrasos en la entrega global.o Monitorear el consumo del proyecto: se debe llevar a cabo un control del gasto.o Hacer seguimiento del uso de los recursos: conocer el estado de los recursos q

generan un impacto relevante en el proyecto.o Controlar la relación del tiempo: conocer el tiempo consumido al proyectado, con

el fin de no sufrir descompensaciones.o Detectar desviaciones: implementar una solución que dé respuesta a los

problemas que se originen en el menor tiempo posible.

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• Ejecución:

Actividades generales:o Informar sobre las desviaciones detectadas: se debe poner en conocimiento la

problemática encontrada a los principales involucrados y asi conocer la desviación en tiempo y recursos.

o Implementar acciones correctoras o modificaciones: Estas deben ser aceptadas por los involucrados y proporcionar satisfacción.

o Controlar y gestionar cambios: Realizar un feedback.

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• Ejecución:

Entradas:o Plan del proyecto.o Requerimientos de cambios aprobados.o Factores ambientales de la empresa.o Activos de proceso de la organización.

Salidas:o Entregables.o Información del rendimiento del trabajo.o Requerimientos de cambio.o Actualización del plan del proyecto.o Actualización de los documentos del proyecto.

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• Seguimiento y Control:Consiste en los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto

de modo de identificar en forma oportuna los problemas potenciales y se puedan adoptar medidas. El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestión de proyectos. Incluye:

o Medición de las actividades en curso del proyecto.o Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc) con el

plan de gestión del proyecto y la línea de base.o Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgoso Influenciar en los factores que podrían eludir el control.

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• Seguimiento y Control:Actividades generales:o Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se

recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica.o Definición y establecimiento de los indicadores claves de gestión que aportaran

métricas sobre las variables relevantes a controlar: asignar responsables de recoger datos y contar con fuentes de verificación.

o Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con frecuencia periódica.

o Comunicación de desviaciones: Claridad y precisión en la transición del mensaje.o Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: Economía en el recurso

para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado.o Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione.

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• Seguimiento y Control:Entradas:o Plan del proyecto.o Reportes de rendimiento.o Factores ambientales de la empresa.o Activos de proceso de la organización.

Salidaso Requerimientos de cambios.o Actualizaciones al plan de proyecto.o Actualizaciones de los documento de proyecto.

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• Cierre:El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos:

o Cierre de contratos: que consiste en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

o Cierre administrativo del proyecto: consiste en la revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se ha cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

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• Cierre:Importancia:o Certifica y oficializa que se ha cumplido con el alcance y los compromisos delante

del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.

o Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.

o Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

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• Cierre:Actividades generales. Incluye las acciones y actividades necesarias para:o Satisfacer los criterios de éxito de un proyecto o fase.o Transferir el producto, servicio o resultado del proyecto a la siguiente fase.o Recopilar los registros del proyecto, compartir lecciones prendidas, etc. para un

futuro uso.o Asegurar que:

Se han alcanzado los objetivos recogido en el acta de constitución. Se ha entregado el alcance completo y validado todos los entregables.o Cerrar formalmente cada contrato de forma individual e independiente con

cada proveedor o subcontratista.o Verificar la aceptación de todos los trabajos y entregables de los

proveedores.o Finalizar reclamaciones abiertas, actualizar los registros, el archivo de toda

la información

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• Cierre:

Entradas:o Productos del proyecto.o Documentos de los productos del proyecto.o Reflexiones de los colaboradores o lecciones aprendidas.o Reporte de evaluación de los integrantes del equipo.

Salidas:o Finiquito del proyecto.o Carta de recomendación del cliente.

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El Autor

Ingeniero Giovanny Guillén Bustamante Ingeniero de sistemas certificado PMP, SCRUM MASTER e

ITIL.

Metodologías de desarrollo de software SCRUM, RUP y SDLC, estimación de proyectos, aseguramiento de la calidad, integración de plataformas y gestión de canales electrónicos.

Experiencia en la gestión de proyectos de desarrollo de software para el sistema financiero.

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