gestión de proyectos

Master en Evaluación de Proyectos

Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Gestión de ProyectosGestión de Proyectos


ITBA – UCEMASemana 9: Monitoreo y ComunicacionesSemana 9: Monitoreo y Comunicaciones



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Monitoreo y ComunicacionesMonitoreo y Comunicaciones

• La función de Control en Proyectos. Manejo de variaciones. Análisis de causas y consecuencias. Programas crash : análisis de iniciativas para acelerar el proyecto.

• Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso. Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto: procedimientos y documentación



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Es la función que se ejerce para comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares.

Control Estratégico: relacionado con las decisiones del negocio

Control de Gestión : relacionado con los resultados de los procesos

La función ControlLa función Control



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La Función ControlLa Función Control

• Registro y monitoreo variables

• Analizar variaciones

• Iniciar acciones correctivas

• Verificar su eficacia



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Control de CostosControl de Costos

• Estimación• Contabilización• Flujo de caja del proyecto• Flujo de caja de la Organización• Costos directos• Overhead• Otros

incentivos penalidades reparto de utilidades



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Sistemas de ControlSistemas de Control

• Propósitoestablecer

políticasprocedimientosy técnicas

para aplicarlas en la gestión diariadel control de proyectos y programas



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FASE PLANEAMIENTO

Sistema de planeamiento y controlSistema de planeamiento y control

Planeamiento

Reportes a Clientes yGerencia

ContabilizaciónCostos

RecolecciónInformación

y Reporte

Autorizacióny Lanzamiento

Tarea

FASE OPERATIVA



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AutorizaciónAutorizacióny Lanzamientoy Lanzamiento

TareaTarea

Descripción Trabajo o Form Autorización de Tareas•describe el trabajo a realizar•su organización•y el marco de tiempos de WBS

Se usa para:•liberar el contrato•autoriza el planeamiento•registrar las descripciones•y lanzar las tareas a los departamentos operativos



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FORMULARIO AUTORIZACION TAREAS

WBS: 8-10-2007 ORDEN TRABAJO: D1385FECHA ORIGINAL LANZAMIENTO 15-Oct-07FECHA REVISION 01-Nov-07REVISION #

CENTRO HORAS FECHA FECHADESCRIPCION DE COSTOS INICIO FINAL

TESTEO MATERIAL VB-2 DE ACUERDO 2400 150 29-Oct-07 05-Nov-07AL PLAN Y MIL ESTÁNDAR G1485-52 2610 160INCLUYE REPORTE ESCRITO 2621 140

2623 465000 600

AUTORIZADO POR:FECHA



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Empresa

Manufactura Ingeniería Laboratorio

Diseño

WBS

Paquete de TrabajoCuenta Nro.



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Como herramienta de PlaneamientoComo herramienta de Planeamiento

Debe permitir:

1. Planificar y programar el trabajo

2. Identificar los indicadores para medir el progreso

3. Establecer presupuesto1. costos directos

2. overhead

4. Identificar reservas



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Comprensión de EstándaresComprensión de Estándares

RESULTADOSRESULTADOS

PROCESOSPROCESOS



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Estándares Estándares

PROCESOSPROCESOS

Cualitativos• Personas• Funciones• Relaciones entre

factores

RESULTADOSRESULTADOS

Cuantitativos• Cantidades• Costos• Nivel de Calidad• Tiempo para finalizar



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Información a proveerInformación a proveer

• Visión del progreso del proyecto• Relaciones entre los costos y los resultados de la

programación• Identificar problemas potenciales con las fuentes

de recursos• Proveer información a un nivel de síntesis práctico

para el project manager• Demostrar que los hitos son válidos, se pueden

cumplir sus fechas y pueden auditarse



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Cierre Administrativo

Información de

Resultados

Distribución de la

Información

Planeamientode las

Comunicaciones

Gestiónde

Comunicaciones

•Determinación de la información y comunicaciones de quienes tienen intereses en el proyecto: destinatarios, plazos y medios

•Lograr la disponibilidad de la información en tiempo

•Obtener y diseminar la información de resultados; estado progreso estimaciones

•Obtener, generar y diseminar información relativa a fases formales del Proyecto o su culminación



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Estructura de archivos: información, procedimientos, actualización y corrección.

Estructura de distribuciónDescripción de la Información: formatos,

contenidos, convenciones y definicionesProgramas de emisión de informesMétodos de accesoMétodos de actualización y refinamiento del Plan de

Comunicaciones

Plan de Gestión de ComunicacionesPlan de Gestión de Comunicaciones



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Como herramienta de ControlComo herramienta de Control

Debe permitir:

1. Medir los recursos consumidos

2. Medir estados y cumplimientos

3. Comparar los resultados con las proyecciones y los estimados

4. Proveer la base para el diagnóstico y la reprogramación



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Requerimientos de diseño del sistemaRequerimientos de diseño del sistema

• Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y resultados

• Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos• Rápida respuesta• Capacidad de predecir resultados finales• Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones

para cada nivel de responsabilidad• Información por excepción por análisis de problemas

de capacidad• Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas

Actividades de PlaneamientoActividades de Planeamiento

• Estructura de Trabajo

• Descripción de tareas

• Programación

• Presupuesto

• Análisis contratosMaster en Evaluación de Proyectos


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Relación Beneficio CostoRelación Beneficio Costo

• Coordinación• Comunicación• Reconocimiento

riesgos• Base para toma de

decisiones

• Nuevos sistemas• Recursos adicionales• Entrenamiento en el

uso de técnicas



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Resultados de la disciplinaResultados de la disciplina

• Políticas y procedimientos apropiados

• Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados

• Reuniones efectivas con una agenda formal

• Revisiones periódicas de la alta gerencia de la

situación técnico financiera

• Simplificación de la auditoría de Proyectos



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Función Control: Función Control: Primer propósitoPrimer propósito

• Verificación cumplimiento proceso vs. los planes predeterminados los objetivos han sido traducidos exitosamente a

estándares de resultados los estándares de resultados son una representación

confiable de actividades y eventos

• Se han establecido presupuestos representativos que permiten comparaciones



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• Control toma de decisionesPlan, programa y presupuestoComparación entre la estimación y el uso

real de recursosLa estimación del trabajo remanenteLa estimación de los recursos a utilizar

para completar el trabajo

Función Control: Función Control: segundo propósitosegundo propósito



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Análisis de reducción de costosAnálisis de reducción de costos

Costo Proyecto

Costo delCambio

PosibleReducción Costos

ETAPA CICLO DEL PROYECTO

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Aceleración: programa de costo mínimoAceleración: programa de costo mínimo

• Se determina el camino crítico

• Se identifican las actividades que tengan el costo de

intensificación más bajo por semana

• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo

más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de

costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del

acortamientos

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Programas Crash: aceleración de proyectosProgramas Crash: aceleración de proyectos

• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales

• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal

• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible

• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo

• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana

Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

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Relaciones entre costos y tiempo Relaciones entre costos y tiempo

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

05 6 7 8 9 10

Tiempo Intensivo Tiempo Normal

Cos

to d

irec

to (

peso

s)

Costo Intensivo

Suposición de costo lineal

Costo Normal

Costo de reducirel tiempo dos semanas



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Búsqueda de información y comunicacionesBúsqueda de información y comunicaciones

INFORMACION

Tareas

Materiales

Otras cargas directas

Overhead

AC

EV

PV

- Informe Mensual

- Informe semanal de Tareas

- Informes comparativos

- Informes Variaciones



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VariacionesVariaciones

• Desviación respecto del PlanProgramaCostosResultados técnicos

• Permiten verificar los sistemas de planeamiento y presupuestación

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Función Definición

PVPV

Valor PlanificadoValor Planificado

Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT

EVEV

Valor GanadoValor Ganado

Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT

ACAC

Costo RealCosto Real

Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT

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Variación Sigla Obtención

Variación de Costos CV CV = EV – AC

Valor negativo= costo>al presupuestado

Variación de Programación SV SV= EV – PV

Valor negativo= atraso programa

Variación de Costos

PorcentualCVP CVP= (CV / EV)*100

Variación de Programación Porcentual

SVP SVP= (SV / PV)*100

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Gestión de CostosGestión de Costos

Valores acumulados [$]

Tiempo [Período]

Costo RealPresupuesto

Trabajo realizado a costo presupuestado

PVAC

EV

VariaciónPrograma

Variación de Costos



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Elemento WBS

Presu- puesto

(1)

Trabajo Real a Costo Presup.

(2)

Trabajo Real a Costo Real

(3)

Variación [ $ ] (4)= (2)-(3)

de Costos [ % ] (5)= (4)*100/ (2)

Variación [ $ ] (6)= (2)-(1)

Programa [ % ] (7)= (6)*100/ (1)

1.-Plan Piloto 63000 58000 62500 -4500 -7.8 -5000 -7.9 2.-Check list 64000 48000 46800 1200 2.5 -16000 -25.0 3.-Contenido 23000 20000 23500 -3500 -17.5 -3000 -13.0 4.-Evaluación 68000 68000 72500 -4500 -6.6 0 0.0 5.-Soporte 12000 10000 10000 0 0.0 -2000 -16.7 6.-Manual 7000 6200 6000 200 3.2 -800 -11.4 7.-Plan actualizado

20000 13500 18100 -4600 -34.1 -6500 -32.5

TOTAL 257000 223700 239400 -15700 -7.0 -33300 -13.0

Porción del costo estimadoaprobado asignado a una actividad

Costo directo e indirectoincurrido en elel trabajo realizado

Porción del presupuesto equivalente alTrabajo realizado Earned Value

PV EV AC



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• Indice de costos

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=

Trabajo real a costo real (AC)

se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto”



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• Indice de programación

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=

Trabajo programado a costo (PV)

presupuestado

se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto



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13 Nov 200718:30 a 21:30 PMAula 3004



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