gestión de obras en el ámbito hospitalario. desarrollo de aplicaciones para la gestión en el...

GA-2004/0143 E-CAT-000171

Octubre de 2014

XXXII Seminario Nacional de Ingeniería Hospitalaria.

Congreso Nacional

Desarrollo de aplicaciones para la gestión de obras en el Hospital Asepeyo de Sant Cugat.

Joaquín Teruel Ortega. Director de Servicios GeneralesJosé Fernández Ortiz. Jefe de Ingeniería y MantenimientoJordi Miserach Guix. Responsable de InformáticaJavier Gallego Mejías. Arquitecto Técnico

Gestión de obras en el ámbito hospitalario.

Centro de Prevención y Rehabilitación ASEPEYO DE SANT CUGAT (CEPRA)

-Hospital de Traumatología para atención aguda de A.T. y E.P.Hospital de Traumatología para atención aguda de A.T. y E.P.

-Dirección seguridad e higiene.

-Centro formativo (Universidad Corporativa ASEPEYO)

MEDIO AMBIENTE

• Certificado ISO 14001: 2004

• Registro Europeo EMAS.

CALIDAD Y PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES• Certificado ISO 9001: 2008

• Acreditación Hospitalaria de la Generalitat (2013).

• Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el

trabajo OHSAS 18001.

CEPRA

GA-2004/0143

E-CAT-000171


ENTIDAD COLABORADORA DE LA U.P.C.

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE

CATALUÑA

• Máster oficial de Ingeniería Biomédica• Grado en Ingeniería Biomédica

CEPRA

ENTIDAD COLABORADORA DE LA F.P.C.

FUNDACIÓN POLITÉCNICA DE CATALUÑA

• Cursos de postgrado en Ingeniería

Hospitalaria.• Cursos de postgrado en Seguridad

Hospitalaria


Actividad Hospitalaria• 3.500 Intervenciones/año • 30.000 estancias con índice de ocupacíón 86 %• Unidad de rehabilitación: 22.000 sesiones/ año• Consultas externas: 7.500 visitas/año.• Acuerdos con otras mutuas de accidentes para

acoger actividad sanitaria.

Instalaciones

• 22.000 m2 22.000 m2 • 126 habitaciones 126 habitaciones

(122 individuales y 4 dobles). (122 individuales y 4 dobles). • 5 quirófanos de 5 quirófanos de

traumatología. traumatología. • 6 boxes de UCI.6 boxes de UCI.

CEPRA

Equipamiento principal• 1 TAC 64 coronas.• 1 RM cerrada 1,5 Teslas.• 1 RM abierta 0,35 Teslas.

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETIVOS.

3. SITUACIÓN DE PARTIDA. ORIGEN DE LA NECESIDAD.

4. INICIO DEL DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA.

5. DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA ACTUAL.

6. CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES QUE OFRECE.

7. DETALLE DE LAS FUNCIONES.

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

9. AGRADECIMIENTOS.

1. INTRODUCCIÓN

ALGUNAS PREGUNTAS PREVIASALGUNAS PREGUNTAS PREVIAS

1. ¿ Alguna vez se han buscando un archivo importantearchivo importante de una obra y al final no ha habido manera de encontrarlo cuando lo necesitaban?

2. ¿Alguna vez han manejado planos desactualizadosplanos desactualizados?

3. ¿Alguna vez se les ha pasado el plazo de un trámiteplazo de un trámite?

4. ¿ Alguna vez se han sentido agobiados por la creciente burocraciaagobiados por la creciente burocracia de la administración y de nuestros propias organizaciones?

NO SÉ SI A USTEDES LES HA PASADO ALGO DE ESTO PERO A MÍ SÍ Y ES NO SÉ SI A USTEDES LES HA PASADO ALGO DE ESTO PERO A MÍ SÍ Y ES ALGO QUE SIEMPRE ME HA PREOCUPADO.ALGO QUE SIEMPRE ME HA PREOCUPADO.

5. ¿Se imaginan una herramienta hecha por nosotros y adaptada totalmente a herramienta hecha por nosotros y adaptada totalmente a

nuestro funcionamientonuestro funcionamiento que evite los problemas anteriores y muchos otros, y

nos dé mucha más agilidad y control sobre la gestión de una obra?

NOSOTROS NOS LO HEMOS IMAGINADO Y LO HEMOS HECHO REALIDAD.NOSOTROS NOS LO HEMOS IMAGINADO Y LO HEMOS HECHO REALIDAD.

2. OBJETIVOS

1. Esta ponencia tiene como objetivo principalobjetivo principal presentar el resultado del trabajo realizado por los Servicios Técnicos del Hospital Asepeyo de Sant Cugat durante los últimos años para desarrollar desarrollar herramientas informáticasherramientas informáticas que ayuden en el control y que ayuden en el control y la gestión de obrasla gestión de obras.

Estas herramientas deben adaptarse a las deben adaptarse a las exigencias legales, y también a las que imponen exigencias legales, y también a las que imponen los sistemas de calidad y prevenciónlos sistemas de calidad y prevención implantados en el Hospital.

2. OBJETIVOS

2. Como objetivo secundarioobjetivo secundario hemos querido establecer una nueva metodología de trabajonueva metodología de trabajo aprovechando el enorme potencial que nos ofrecen las nuevas tecnologías, aplicándolo y mejorando los procedimientos de trabajo ya existentes.

Para conseguirlos han hecho falta muchas horas de trabajo Para conseguirlos han hecho falta muchas horas de trabajo en equipoen equipo

Ahora tenemos:

1. ISO 14001. Medioambiente2. EMAS III. Medioambiente3. OSHAS 18001. PRL4. Sistema de Acreditación de la Generalitat para

hospitales de agudos. Calidad.5. ISO 9001. Calidad.6. En fase de implantación de la ISO 22.000 de Higiene

Alimentaria7. En fase de implantación de la EFQM

3. SITUACIÓN DE PARTIDA. ORIGEN DE LA NECESIDAD

1.1. En el año 2003 no había implantado ningún En el año 2003 no había implantado ningún sistema de calidad en Asepeyo, solamente la sistema de calidad en Asepeyo, solamente la acreditación de la Generalitat de Cataluña en acreditación de la Generalitat de Cataluña en el Hospital de Sant Cugat.el Hospital de Sant Cugat.

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Actualmente tenemos implantados:

1. ISO 14001 Medioambiente2. EMAS III. Medioambiente3. OSHAS 18.001. PRL4. Sistema de Acreditación de la Generalitat para

hospitales de agudos. Calidad.5. ISO 9001. Calidad.6. En fase de implantación de la ISO 22.000 de Higiene

Alimentaria. Calidad y Seguridad.7. En fase de implantación de la EFQM. Calidad


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En verde lo gestionado principalmente por SSGG

2. Esto unido a que las Mutuas estan sometidas a la Ley de Contratación PúblicaLey de Contratación Pública, nos plantea un escenario a la hora de ejecutar cualquier obra bastante complejo.

3. Además, a nosotros nos han formado más para la resolución de problemas técnicosresolución de problemas técnicos que para la gestión.


4. INICIO DEL DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA

Ahora ya Ahora ya van unos van unos cuantos cuantos más!!!!más!!!!

TODO TODO EMPEZÓ EMPEZÓ CON UN CON UN BOTÓN BOTÓN DE UN DE UN ACCESS*ACCESS*

*Microsoft Access. Sistema de Gestión de

Bases de Datos incluidos en el paquete de

programas Microsoft Oficce


¿Hasta ahora cómo hacíamos las cosas mal?¿Hasta ahora cómo hacíamos las cosas mal?

Creemos que NO, pero teníamos que EVOLUCIONAR y MEJORAR para poder asumir todas Creemos que NO, pero teníamos que EVOLUCIONAR y MEJORAR para poder asumir todas las exigencias y responsabilidades que se nos han asignadolas exigencias y responsabilidades que se nos han asignado

Ya sabíamos que Ya sabíamos que los trabajos propiamente técnicos los trabajos propiamente técnicos eran la parte más importante de una obraeran la parte más importante de una obra pero no pero no todotodo lo que había que hacer. Aquí solo se lo que había que hacer. Aquí solo se contemplaban los trabajos pero no los trámites.contemplaban los trabajos pero no los trámites.

Este proceso forma parte de un macroproceso mucho más largo y queremos controlar y gestionar TODO EL PROCESO.

SI NO LO AGILIZAMOS LA ESPERA PUEDESI NO LO AGILIZAMOS LA ESPERA PUEDE

SER MUY LARGA Y TEDIOSA!!!SER MUY LARGA Y TEDIOSA!!!


4. INICIO DEL DESARROLLO DE LA HERRAMIENTASeguiremos utilizando la mayoría de los procedimientos y métodos de trabajo que ya Seguiremos utilizando la mayoría de los procedimientos y métodos de trabajo que ya tenemostenemos

APLICACIÓN PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE INVERSIÓN

APLICACIÓN PARA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN LEGAL


Plataforma para la gestión de la prevención

Aplicación para la gestión de la Prevención de la infección nosocomial

Con muchas Con muchas horas de trabajohoras de trabajo

Con muchas horas de Con muchas horas de estudio estudio

Con mucha Con mucha inquietud y inquietud y perseveranciaperseverancia

+

+

Se desarrolló la primera Base de Datos para la Se desarrolló la primera Base de Datos para la Gestión de obras realizada en ACCESSGestión de obras realizada en ACCESS

5. DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA ACTUAL

5. DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA

5. DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA ACTUAL

Desde la base de datos Desde la base de datos se podían tener todas las se podían tener todas las gestiones y fases gestiones y fases técnicas de la obra:técnicas de la obra:

1.1. Ordenadas Ordenadas cronológicamentecronológicamente..

2.2. Guardados todos Guardados todos registrosregistros tales como: tales como: presupuestos, actas, presupuestos, actas, planos, informes, planos, informes, cronogramas, trámites cronogramas, trámites con la administración, con la administración, proyecto técnico, proyecto técnico, documentación de la documentación de la licitación, estudio de licitación, estudio de seguridad y salud, plan seguridad y salud, plan de seguridad, de seguridad, coordinación de coordinación de actividades actividades empresariales, es decir empresariales, es decir TODO. Accesible con un TODO. Accesible con un solo CLIC. solo CLIC.

3.3. Control de costes.Control de costes.

4. 4. La siguiente evolución fue automatizar los avisos de La siguiente evolución fue automatizar los avisos de vencimientovencimiento de cada trámite o fase de la obra según la de cada trámite o fase de la obra según la previsión inicial. Cada vez que abríamos la base de datos nos previsión inicial. Cada vez que abríamos la base de datos nos salía un informe avisándonos de cúales habían vencido.salía un informe avisándonos de cúales habían vencido.

5. 5. La siguiente evolución fue conseguir que los avisos fueran La siguiente evolución fue conseguir que los avisos fueran con unos días de antelación al vencimientocon unos días de antelación al vencimiento, estableciendo , estableciendo cuántos días antes nos debía empezar a dar el aviso. cuántos días antes nos debía empezar a dar el aviso.

6. CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES QUE OFRECE ACTUALMENTEAspecto actual de la Base de Datos de Gestión de Obras Aspecto actual de la Base de Datos de Gestión de Obras

6. CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES QUE OFRECE ACTUALMENTE

MUY FÁCIL EN EL MANEJO DE MUY FÁCIL EN EL MANEJO DE INTRODUCCIÓN DE DATOS Y DE INTRODUCCIÓN DE DATOS Y DE EXTRACCIÓN DE RESULTADOSEXTRACCIÓN DE RESULTADOS

BASE DE DATOS EN RED COMPARTIDA BASE DE DATOS EN RED COMPARTIDA POR USUARIOS CON PERFIL DE POR USUARIOS CON PERFIL DE

“ACCESO AUTORIZADO”“ACCESO AUTORIZADO”

Red interna de AsepeyoRed interna de Asepeyo

6. CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES QUE OFRECE ACTUALMENTE1.1. Se resuelven cuestiones Se resuelven cuestiones

para no tener que para no tener que acordarse del orden acordarse del orden cronológicocronológico de cada de cada trámite y fase de obra.trámite y fase de obra.

2.2. Se incorporan Se incorporan herramientas muy ágiles herramientas muy ágiles de comunicaciónde comunicación entre entre todas las partes.todas las partes.

3.3. Se dota de un sistema Se dota de un sistema que que hace el cronograma hace el cronograma automáticamenteautomáticamente..

4.4. Se crean Se crean listados para la listados para la gestión gestión del conjunto de la del conjunto de la obra o solo de la parte obra o solo de la parte técnicatécnica

5.5. Se crean Se crean estadísticas estadísticas donde se explotan los donde se explotan los datos previamente datos previamente introducidos y calcula introducidos y calcula desviaciones temporales desviaciones temporales y económicasy económicas..

6.6. Se generan Se generan informes informes específicosespecíficos para para controlar el controlar el incumplimiento de plazos incumplimiento de plazos y costes, de trámites o y costes, de trámites o fases pendientes, etc.fases pendientes, etc.

7.7. Incorpora Incorpora visualización del proceso en 3Dvisualización del proceso en 3D donde se puede ver el conjunto del donde se puede ver el conjunto del proceso o bien solo la parte que afecta a cada parte implicada. proceso o bien solo la parte que afecta a cada parte implicada.

8.8. Sirve de Sirve de plataforma de accesoplataforma de acceso a otras herramientas informáticas. a otras herramientas informáticas.


Éste sería todo el proceso administrativo + técnico.

1. DISPONE DE UNAS CASILLAS DE VERIFICACIÓN PARA MARCAR CADA FASE DEL PROCESO.

Esta información se vuelca una vez seleccionada, en la pantalla principal en orden cronológico

2. DISPONE DE UNAS CASILLAS DONDE SE MARCAN LAS PARTES DEL PROCESO YA REALIZADAS FACILITANDO EL SEGUIMIENTO

3.

Desde la misma pantalla se puede acceder Desde la misma pantalla se puede acceder a a documentos modelo o accesos directosdocumentos modelo o accesos directos a a páginas web desde las que se tenga que páginas web desde las que se tenga que bajar un documento o cumplimentarlo on-bajar un documento o cumplimentarlo on-line.line.

Por tanto, se podrán guardar los diferentes Por tanto, se podrán guardar los diferentes registros en la página principal de la base registros en la página principal de la base una vez trabajados desde esta otra página.una vez trabajados desde esta otra página.


Datos generales

Introducción de datos: tipo de trámite/fase de obra, responsable, fecha inicio prevista, fecha final prevista, fecha límite ejecución, días de aviso (alarma), memoria, penalización, etc

7. DETALLE DE LAS FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS

EXPANDIR PANTALLA

Para facilitar la introducción y el manejo de datos


Introducción de datos: tipo de trámite/fase de obra, responsable, fecha inicio prevista, fecha final prevista, fecha límite ejecución, días de aviso (alarma), memoria, penalización, etc

Desde aquí enlazamos con cada documento de la obra y lo podemos abrir


Plataforma comunicación

Correo a varios

Correo individual

Tablón de anuncios y envío correos con mensaje preestablecido

Comunicación


Utilidades

Cronograma automático y manual

Funciones automatizadas para creación de cronograma7. DETALLE DE LAS FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS

Cronograma


Avisos

Pantalla

Impresora


Los informes son de las funciones que Los informes son de las funciones que más provecho se le puede sacar para la más provecho se le puede sacar para la gestión diaria de las obrasgestión diaria de las obras

Informes


Informes

7. DETALLE DE LAS FUNCIONES DE LA BASE DE DATOSSe monitorizan y visualizan constantemente los datos más críticos

Estadística


Estadística

CONCLUSIONES

1.1. El estricto El estricto cumplimiento de la legislación vigente y los procesos internos de cumplimiento de la legislación vigente y los procesos internos de calidad y prevención dificultan una ágil gestión de las obrascalidad y prevención dificultan una ágil gestión de las obras, por ello para , por ello para nosotros, la mejor manera de controlar de forma global una obra desde el nosotros, la mejor manera de controlar de forma global una obra desde el principio hasta el final es mediante una herramienta que nos de datos útiles de principio hasta el final es mediante una herramienta que nos de datos útiles de forma inteligente en la que se automaticen los pasos más críticos.forma inteligente en la que se automaticen los pasos más críticos.

2.2. Un sistema de Un sistema de archivo ordenado de todos los trámites y fases de la obraarchivo ordenado de todos los trámites y fases de la obra facilita facilita el acceso a esa información a todas las partes implicadasel acceso a esa información a todas las partes implicadas durante su ejecución durante su ejecución y después de acabada, ademásy después de acabada, además de mejorar mucho la agilidad y la fiabilidad de mejorar mucho la agilidad y la fiabilidad de todos los procesos técnicos y administrativos que se movilizan. todos los procesos técnicos y administrativos que se movilizan.

3.3. El El aumento de la fiabilidad y de la eficiencia en la gestión reduce errores, aumento de la fiabilidad y de la eficiencia en la gestión reduce errores, tiempo y dinerotiempo y dinero..

4.4. Hemos creado Hemos creado una nueva metodología de trabajouna nueva metodología de trabajo que es aplicable a otras que es aplicable a otras necesidades de nuestra organización haciendo pocos cambios.necesidades de nuestra organización haciendo pocos cambios.

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Para nosotros,Para nosotros, disponer de una herramienta informáticadisponer de una herramienta informática que nos ayude que nos ayude

enen la gestión de obras yala gestión de obras ya no es una opción, no es una opción, es una es una necesidadnecesidad..

RECOMENDACIONES

• Yo les recomiendo que valoren la posibilidad de Yo les recomiendo que valoren la posibilidad de implantar un sistema implantar un sistema

para la gestión de obras adaptado a sus necesidadespara la gestión de obras adaptado a sus necesidades que les facilite su que les facilite su

trabajo diario en la gestión de las obras para poder :trabajo diario en la gestión de las obras para poder :

- - CONTROLARCONTROLAR MEJOR TODOS LOS PROCESOS MEJOR TODOS LOS PROCESOS

- - SER MÁS SER MÁS EFICIENTESEFICIENTES

- SER MÁS - SER MÁS FIABLESFIABLES

- DEDICARSE MÁS A - DEDICARSE MÁS A HACER DE TÉCNICOSHACER DE TÉCNICOS, QUE ES LO QUE MEJOR , QUE ES LO QUE MEJOR

SABEMOS HACER Y QUE SERÁ MÁS BENEFICIOSO PARA TODOSSABEMOS HACER Y QUE SERÁ MÁS BENEFICIOSO PARA TODOS

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Tomo nota del eslogan del congreso, y lo comparto totalmente.Tomo nota del eslogan del congreso, y lo comparto totalmente.

Por tanto, quien esté interesado en verPor tanto, quien esté interesado en ver cómo funciona esta cómo funciona esta

herramientaherramienta puedo mostrárselo una vez finalice la mesa. puedo mostrárselo una vez finalice la mesa.

En breve tendré una En breve tendré una versión académicaversión académica de uso divulgativo que de uso divulgativo que

entregaré a mis alumnos de la U.P.C. Si alguien quiere una entregaré a mis alumnos de la U.P.C. Si alguien quiere una

copia que me dé sus datos y se la enviaré gustosamente. copia que me dé sus datos y se la enviaré gustosamente.

Joaquín Teruel OrtegaJoaquín Teruel Ortega

• Director de Servicios Generales. Hospital Asepeyo de Sant Cugat. Director de Servicios Generales. Hospital Asepeyo de Sant Cugat.

• Profesor de Ingeniería Hospitalaria. Universidad Politécnica de Cataluña.Profesor de Ingeniería Hospitalaria. Universidad Politécnica de Cataluña.

[email protected]

Finalmente les animo a seguir trabajando para continuar Finalmente les animo a seguir trabajando para continuar

avanzando en la avanzando en la mejora del prestigio de nuestra profesiónmejora del prestigio de nuestra profesión..

Mis agradecimientos al equipo de trabajo formado por:

• José Fernández Ortiz. Jefe de Ingeniería y Mantenimiento• Jordi Miserach Guix. Responsable de Informática• Mariano Melero Matilla Dirección de Instalaciones y Equipos• Javier Gallego Mejías. Arquitecto Técnico• Diego Alba Sánchez. Ingeniero Técnico Industrial• Carolina Requena Morales Ingeniera Biomédica

A mi familia que siempre está ahí conmigo.A mi familia que siempre está ahí conmigo.

9. AGRADECIMIENTOS

Y en especial a D.D. Miguel Martorell OllerMiguel Martorell Oller socio fundador de la

Asociación Española de Ingeniería Hospitalaria, profesor y

precursor de los conocimientos de la Ingeniería Hospitalaria,

pero sobretodo un gran amigo, que nos ha dejado

recientemente.

9. AGRADECIMIENTOS

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Expertos en la salud de su empresaComprometidos con el Medio Ambiente

gestión de obras en el ámbito hospitalario. desarrollo de aplicaciones para la gestión en el...

Engineering