ANTEPROYECTO

Analizar, diseñar y desarrollar un prototipo de sistema de administración de equipos de cómputo y comunicaciones para optimizar la gestión de información en la aplicación

multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S.

VALENTINA GUEVARA SERNA

INGENIERÍA DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN

FACULTAD DE INGENIERÍAS

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

PEREIRA

2014

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CONTENIDO

1. TÍTULO ........................................................................................................................... 4

2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA............................................................................... 5

3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 6

4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS ................................................................... 7

4.1. Objetivo general ...................................................................................................... 7

4.2. Objetivos específicos .............................................................................................. 7

5. MARCO REFERENCIAL ............................................................................................... 8

5.1. Marco conceptual .................................................................................................... 8

5.2. Marco histórico o de antecedentes ......................................................................... 9

5.3. Marco geográfico ................................................................................................... 10

5.4. Marco teórico ......................................................................................................... 11

6. DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 12

6.1. Hipótesis ................................................................................................................ 12

6.2. Variables. ............................................................................................................... 12

6.3. Población ............................................................................................................... 12

6.4. Diseño de instrumentos de validación .................................................................. 12

6.5. Formato de Prueba ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

7. ESQUEMA TEMÁTICO ................................................................................................ 13

8. POSIBLES COLABORADORES (RELACIÓN DE PARTICIPANTES) ..................... 14

9. RECURSOS DISPONIBLES ........................................................................................ 15

9.1. Recursos materiales .............................................................................................. 15

9.2. Recursos institucionales........................................................................................ 15

9.3. Recursos humanos ............................................................................................... 15

10. CRONOGRAMA ....................................................................................................... 16

11. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................ 17

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1. TÍTULO

Analizar, diseñar y desarrollar un prototipo de sistema de administración de equipos de cómputo y comunicaciones para optimizar la gestión de información en la aplicación multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S.

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2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Un factor trascendental en una empresa es la gestión de la información, ya que determina si la empresa prospera, se estanca y hasta tienda al declive; es interdisciplinar puesto que afecta a cada uno de los integrantes de la empresa. Por ejemplo si no se tiene una información pertinente, adecuada y confiable de una factura se puede generar un conflicto, pues la pérdida de la factura o la falta de información de ésta genera poca confiabilidad y certeza de qué se compró, vendió o qué servicio se realizó, conllevando a dificultades tanto leves (malestar de los clientes o proveedores) como de mayor envergadura (inconsistencias contables y/o perdidas del cliente o proveedor). Como esta hay muchas otras situaciones a las que una empresa puede estar sujeta diariamente, por lo que es sumamente importante prestar atención a cada situación que afecta tanto el buen nombre como la prestación de servicio. Para esto se requiere empezar a mejorar y a tener este factor de la gestión de información bien contralada y optimizada y así generar un nivel de competitividad mayor cada día. Para dar un mejor servicio es necesario que cada proceso trabaje óptimamente y todos se comuniquen adecuadamente entre si, ya que la falla o el mal funcionamiento de un proceso repercute a toda la empresa en pequeña o gran medida. Para que esta gestión de la información se dé correctamente, los puntos cruciales son que la información esté en forma clara, confiable, segura y oportuna, esta información debe ser clara para ser entendida por cada uno de los miembros de la empresa y le den su utilidad, confiable para tener valor alguno esta información, segura ya que al tener un valor no puede dejar que se borre o modifique por personas no deseadas y generen incontables inconvenientes a la empresa y oportuna para que finalmente se cumpla con el objetivo de optimizar procesos. Por lo tanto la empresa A.A.E. Atención Automotriz Especializada S.A.S. identificó la

necesidad de una muy buena gestión de la información e implementó una parte en la aplicación multiplataforma FileMaker pero aún queda faltando la información referente a la administración de los equipos de cómputo y comunicación, en el momento la empresa utiliza Word y Excel para contener toda esta información sin un sistema efectivo de administración de estos equipos.

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3. JUSTIFICACIÓN

Para A.A.E. ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECALIZADA S.A.S. es muy importante tener muy presente su misión, por lo tanto es necesario identificar cuáles son sus procesos misionales, como puede llegar a cumplirse y de qué manera se puede ir mejorando, para así la empresa ir prosperando cada vez más en el cumplimiento de sus metas. Al identificar bien estos procesos, la gestión de la información se puede enfocar adecuadamente para dar soporte y mejorar el rendimiento de estos procesos. Por ello es necesario desarrollar un sistema de administración de la información, para asociar y unificar toda la información de los procesos de la empresa. Así pues, realizar un buen sistema de administración de la información es trascendental y necesario, pero no sólo la información que comúnmente se reconoce en una empresa como las facturas, inventario de producto, recurso humano entre otros sino también la referente a los equipos, las características de éstos y de sus componentes, la red y los equipos de comunicación que dan soporte a todos los procesos de la empresa. De acuerdo a lo anterior se presenta la necesidad de crear un sistema de administración de equipos de cómputo y comunicación que permita mejorar la gestión de la información en todos los procesos de la empresa, brindando además mantenimiento, control y seguridad a los equipos previniendo fallas que trastornen uno o varios procesos, optimización del rendimiento, estableciendo un procedimiento fácil de solucionar dificultades o fallas que por muchas razones no fue posible anticipar, contemplar la unión de cada uno de los equipos, como están formados, como se comunican entre sí y cuál es el servicio que ofrecen.

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4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

4.1. Objetivo general

Analizar, diseñar y desarrollar un prototipo de sistema de administración de equipos de cómputo y comunicaciones para optimizar la gestión de información en la aplicación multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S.

4.2. Objetivos específicos ● Realizar un estudio de cada uno de los componentes que conforman todas las

características y requerimientos de un sistema completo de equipos de cómputo y comunicación de una empresa en general.

● Estudiar e identificar los procesos misionales, su información y el estado funcional actual de estos procesos en la empresa.

● Analizar y diseñar un sistema de administración de la información de los equipos de cómputo y comunicación para A.A.E ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S.

● Realizar el estudio de la aplicación multiplataforma FileMaker. ● Desarrollar un prototipo del sistema de administración de equipos de cómputo y

comunicación en la aplicación multiplataforma FileMaker. ● Medir el impacto en la gestión de la información en los procesos misionales, con la

implementación del sistema de administración de los equipo de cómputo y comunicación.

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5. MARCO REFERENCIAL

5.1. Marco conceptual Administración: es el proceso cuyo objetivo es coordinar eficaz y eficientemente los recursos, para lograr máxima productividad. Equipo de cómputo: es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para

convertirlos en información conveniente y útil, está formada por dos partes esenciales que

la constituyen, el hardware, que es su composición física (circuitos electrónicos, cables,

gabinete, teclado, etcétera) y su software, siendo ésta la parte intangible (programas,

datos, información, etcétera). Una no funciona sin la otra.

Equipo de comunicación: es una máquina electrónica que recibe y envían datos para

soportar procesos de comunicación, son los equipos necesarios para la comunicación de

distintos dispositivos, está formada por dos partes esenciales que la constituyen,

el hardware, que es su composición física (circuitos electrónicos, cables, gabinete ,

etcétera) y su software, siendo ésta la parte intangible (programas, datos, información,

etcétera). Una no funciona sin la otra.

Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas,

documentación y datos asociados, que forman parte de las operaciones de un sistema de

computación.1

Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus

componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.

Prototipo: es un ejemplar original o un primer modelo en que se fabrica una figura u otra cosa. Plataforma: es el entorno de software común en el cual se desenvuelve la programación de un grupo definido de aplicaciones. Herramientas: son programas, aplicaciones o simple instrucciones usadas para efectuar otras tareas de modo más sencillo. Es utilizado para realizar tareas determinadas que facilita una tarea mayor, se puede determinar que una herramienta puede ser un software, hardware o accesorios para dar soporte en el desarrollo de tareas con mayor envergadura. Sistema: es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo, es cualquier sistema computacional que se utilice para

1 Extraído del estándar 729 del IEEE

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obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información. Subsistema: es un sistema que en su interior realiza de manera independiente y se comporta como un sistema en su totalidad pero en su exterior hace parte de un sistema mayor y colabora para el funcionamiento del sistema. Red de computadoras: también llamada red de ordenadores, red de comunicaciones de datos o red informática, es un conjunto de equipos informáticos y software conectados entre sí por medio de dispositivos físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas electromagnéticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de compartir información, recursos y ofrecer servicios.2 Información: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen

un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje. FileMaker: La característica que define a FileMaker es que el motor de la base de datos

está integrado con las vistas (pantallas, reportes, etc.) que se utilizan para acceder a él.

5.2. Marco histórico o de antecedentes Dado la globalización y las tecnologías de comunicación y cómputo, se a aumenta la complejidad con que trabaja las empresas, generando plazos más reducidos, una competitividad mayor, un trabajo más exigente que pide en inmediaciones una efectividad y eficacia cada vez más alta. La información es una alternativa de vital importancia para lograr que el negocio se desarrolle dentro de este ambiente de competitividad y globalización. Tanto la información como los equipos y sus componentes son vitales para que la información fluya por toda la compañía y funcione como base para tomar las diversas decisiones que se requieren. Por ello la empresa AAE Atención Automotriz Especializada SAS está comprometida en trabajar constantemente en pro de mejorar cada día, siendo competitivo y dedicado en ofrecer un servicio de calidad, para así poder estar a la medida de las exigencias diarias del entorno. Por lo tanto, la empresa ha decidido implementar estas tecnologías en la empresa, dando soporte a sus procesos agilizándolos y optimizándolos. Por lo tanto se ha venido desarrollando su propio sistema de administración de información, para consolidar y dar una muy buena utilización de estas tecnologías. Este sistema administra la información general de la empresa tal como información los empleados, clientes y proveedores, detalle de las facturas, cotizaciones y formatos, dando soporte a cada uno de los procesos misionales y utilizando estas tecnologías que generan una globalización.

Finalmente la empresa en miras de seguir mejorando identifico la necesidad de administrar no solo la información ya contemplada, sino también la información de los equipos tecnológicos puesto que lo el único mecanismo para la gestión de la información

2 Tanenbaum, 2003, p. 3

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de estos equipos son unos documentos de Excel y Word, los cuales contienen información clave de estos, provocando que llegue a estar desactualizados, poco seguros y en ocasiones difícil de entender. A este punto la empresa quiere enfocar sus planes para seguir en el camino de competitividad y globalización, ya que la gestión de la información nos permite soporte para este fin.

5.3. Marco geográfico

Mapa político de Colombia - Risaralda Mapa político de Risaralda - Pereira

Mapa satelital Pereira – A.A.E. Atención Automotriz Especializada S.A.S.

A.A.E. Atención Automotriz Especializada S.A.S.

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El proyecto se desarrollara en las oficinas de la empresa A.A.E. Atención Automotriz especializada S.A.S. en la Avenida las Américas 29-08, Pereira, Risaralda, Colombia.

5.4. Marco teórico Para desarrollar un programa que funcione como un sistema de administración de información y equipos que lo soporte como es deseado es importante tener en cuenta lo referente a la teoría general de sistemas y la administración de la información.

La Teoría General de Sistemas fue concebida por Ludwig von Bertalanffy en la

década de 1940 con el fin de proporcionar un marco teórico y práctico a las ciencias naturales y sociales. La teoría de Bertalanffy supuso un salto de nivel lógico en el pensamiento y la forma de mirar la realidad que influyó en la psicología y en la construcción de la nueva teoría sobre la comunicación humana. Mientras el mecanicismo veía el mundo seccionado en partes cada vez más pequeñas, el modelo de los sistemas descubrió una forma holística de observación que desveló fenómenos nuevos (que siempre estuvieron ahí pero se desconocían) y estructuras de inimaginable complejidad.3

La administración de Información en esta era Tecnológica esta caracterizada por una dualidad. Por un lado, la tecnología puede ser aplicada para automatizar operaciones de acuerdo a una lógica que poco ha cambiado de un sistema del siglo XIX -- suplantar el cuerpo humano con Tecnología que habilita el mismo proceso con mayor continuidad y control. Por otro lado, la misma Tecnología genera simultáneamente Información sobre el proceso productivo y administrativo a través de la cual la organización logra su trabajo. Ofrece un mayor nivel de transparencia y profundidad sobre las actividades que habían sido parcialmente o completamente opacas. De esta forma la administración de Información con Tecnología sobrepasa la lógica tradicional de automatización.4

Adicional se utilizará la aplicación multiplataforma FileMaker Pro de base de datos relacional de FileMaker Inc. (una subsidiaria de Apple Inc.), la cual integra el motor de la base de datos con la interfaz, lo que permite modificar la base de datos al arrastrar elementos (campos, pestañas, botones...) a las pantallas o formas que provee la interfaz, la característica más significativa que define a FileMaker es el motor de la base de datos integrada con las vistas (pantallas, reportes, etc.) que se utilizan para acceder a él. Todo esto hace que se agilice el desarrollo y cree un entorno muy amigable con los usuarios, una de las principales razones por las cuales la empresa A.A.E. Atención Automotriz Especializada S.A.S. ha seleccionada esta aplicación para desarrollar su sistema en esta aplicación.5

3 von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes. 1976. 4 Shoshana Zuboff, Profesor HBS School

5 Extraído de la pagina de FileMaker

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6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1. Hipótesis

¿Es posible optimizar la gestión de la información de los procesos misionales de la empresa A.A.E. ATENCIÓN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S. mediante un sistema de administración de los equipos de cómputo y comunicación?

6.2. Variables.

Satisfacción: Se medirá el grado de satisfacción de los integrantes de la empresa con

la gestión de la información.

Confiabilidad: Se medirá el grado de confianza en la información gestionada.

Rendimiento: Se medirá la rapidez de la gestión de la información.

Claridad: Se medirá la comprensión y facilidad de uso de la información.

Oportunidad: Se medirá la disponibilidad de la información en los momentos justos.

Seguridad: Se medirá el grado de seguridad ante ataques informáticos y pérdida de

información.

6.3. Población

Los líderes de los procesos misionales y de apoyo de la empresa.

6.4. Diseño de instrumentos de validación Encuestas a la población objeto.

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7. ESQUEMA TEMÁTICO

1. TITULO

2. PROBLEMA DE INVESTIGACION JUSTIFICACION

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3.1 Objetivo General 3.2 Objetivos Específicos

4. MARCO REFERENCIAL 5.1 Marco Histórico y de Antecedentes 5.2 Marco Teórico 5.3 Marco Conceptual 5.4 Marco Geográfico

6. METODO O ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ANALISIS, CRITERIOS DE VALIDEZ Y CONFIABILIDAD. 6.1 Unidad de Análisis 6.2 Unidad de Muestreo 6.3 Criterio de validez y confiabilidad 7. DISEÑO METODOLOGICO 7.1 Hipótesis 7.2 Tipo de investigación 7.3 Población 7.4 Variables 7.5 Diseño de instrumentos para la toma de decisiones 7.6 Evaluación de la metodología 7.7 Desarrollo de los objetivos 8. ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACION 9. DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 10. ANÁLISIS DEL LOS COMPONENTES DEL SISTEMA 11. DISEÑO DEL SISTEMA 12. IMPLEMENTACION COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA GENERAL DE LA EMPRESA 13. PRUEBAS PILOTOS Y CORRECCIONES. 10. RESULTADOS DE LAS PRUEBAS 11. ANALISIS DE RESULTADOS 11.1 Análisis de resultados obtenidos 11.2 Comparación de resultados obtenidos vs resultados esperados 11.3 Posibles mejoras adicionales 12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 13. BIBLIOGRAFIA

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8. POSIBLES COLABORADORES (RELACIÓN DE PARTICIPANTES) Ejecutor, director y asesor Equipo Ejecutor:

Valentina Guevara Serna Estudiante de Ingeniería en Sistemas y Computación Co-Autor Equipo Director: Juan Caros García Patiño Ingeniero Mecánico y Gerente de la Empresa Juan De Jesús Veloza Mora Profesor Director de Proyecto Equipo Asesor: Julio Cesar Lopez Betancur Ingeniero en Sistemas y Computación

9. RECURSOS DISPONIBLES

9.1. Recursos materiales A continuación se listan los recursos materias necesarios para el desarrollo del proyecto: Descripción Valor Unitario Cantidad Valor Total

Impresiones 100 220 22.000

Equipos de Computo 1’000.000 1 1’000.000

Otros 50.000 - 50.000

Total - - 1’072.000

Estos gastos serán asumidos por parte de los ejecutores del proyecto. La empresa compensara por la realización de la práctica 616.000 pesos mensuales.

9.2. Recursos institucionales

Los siguientes son recursos proporcionados por parte de la institución:

Bases de datos IEEExplore y ACM.

Libros y documentación de la biblioteca universitaria.

9.3. Recursos humanos

Se contará con el apoyo y acompañamiento del equipo director y asesor conformado por el ingeniero Juan Carlos Hernández y el ingeniero Juan De Jesús Veloza Mora.

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10. CRONOGRAMA La duración del proyecto fue estimada para 8 meses y 3 semanas, realizándose entre los meses Septiembre del 2014 y Mayo del 2015, será realizada durante media jornada laboral, además se registraron cada una de las actividades como se podrá observar en la siguiente tabla:

11. BIBLIOGRAFIA

[1] Misión empresarial de A.A.E. Atención Automotriz Especializada S.A.S. [2] IEEE Std, IEEE Software Engineering Standard: Glossary of Software Engineering Terminology. IEEE Computer Society Press, 1993 [3] Tanenbaum, Andrew S. (2003). Redes de computadoras (4ª edición). Pearson Educación. ISBN 9789702601623.

[4] Von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes. 1976.

[5] Shoshana Zuboff, Profesor HBS School