gestión de gobierno en línea. gestión de proyectos

Quito, 20 de diciembre de 2014

Gestión Gobierno en Línea y Alcaldías

Gestión de proyectos

Versión 1.0

Introducción Listado de requisitos

RF1. Gestionar banco de proyecto RF2. Gestionar los niveles de aprobación RF3. Sincronizar datos con el banco de proyectos del Consejo federal de Gobierno. RF4. Gestionar los estudios de factibilidad RF5. Gestionar los contratos RF6. Gestionar la asignación de recursos al proyecto RF7. Gestionar las inspecciones realizadas al proyecto RF8. Gestionar las prórrogas al proyecto RF9. Gestionar problemas del proyecto RF10. Reportes

Demo

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Introducción

El presente documento tiene como objetivo describir los requisitos funcionales y no funcionales

asociados a la gestión de proyectos que se realiza en una gobernación y sus dependencias.

Antes de relacionar y describir los requisitos que deberán ser implementados para la informatización de

la gestión de proyectos, se considera importante explicar a groso modo, el proceso desde el surgimiento

de un proyecto hasta su finalización. La imagen 1 ilustra de forma general las principales actividades

involucradas en la gestión de un proyecto.

FUNCIONALIDADES DE GESTIÓN DE PROYECTOS SOLTEIN SA DE CV

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Imagen 1: Diagrama general de la gestión de proyectos.

Como se sobre entiende, lo primero que se realiza es la conceptualización del proyecto, que en su fase

inicial se le concede el calificativo de Idea, esta puede obedecer a la solución de un problema o

responder al logro de metas y objetivos trazados, que también pueden responder a su vez a la solución

de un determinado problema.

Los proyectos pueden surgir como iniciativa en el propio estado o ser asignados por el nivel nacional para

dar respuesta a un macro proyecto.

Una vez conceptualizado, el proyecto debe pasar por diferentes niveles de validación y aprobación,

dentro de los que destacan el Poder Popular, el Comité de Evaluación de Proyectos, la Gobernación y el

Consejo Federal de Gobierno. En este proceso de validación y aprobación desempeñan un papel

fundamental los estudios de factibilidad que realizan las entidades facultadas.

Desde la aprobación se designa la unidad responsable por la administración del proyecto, que incluye la

definición de las etapas y tareas a ejecutar, la asignación de recursos y las inspecciones dirigidas a

determinar desviaciones en la ejecución del proyecto.

Finalmente corresponde a la unidad designada para ejecutar el proyecto llevar a término su

cumplimiento.

Para garantizar todas las etapas de la gestión de proyectos, el Sistema Informático a desarrollar debe

satisfacer los siguientes requisitos:


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Listado de requisitos

RF1. Gestionar banco de proyecto

Permite llevar un registro de todos los proyectos del estado, incluso de aquellos que nunca fueron

aprobados y se quedaron en el calificativo de idea. Desde el banco de problemas se podrán realizar

consultas por diferentes criterios asociados a las informaciones que se registran de cada proyecto.

Los datos fundamentales del proyecto son:

· Nombre: Nombre breve del proyecto. Es obligatorio.

· Código: Código que identifica el proyecto. Si el proyecto requiere la aprobación del Consejo

Federal de Gobierno, toma el valor del código asignado por ese organismo.

· Descripción: Descripción general del proyecto.

· Estado

· Fecha de creación: se refiere a cuándo se creó el proyecto en estado de idea. Es obligatorio y

automático.

· Fecha de inicio: se refiere a la fecha de inicio del proyecto. Es obligatorio. Se modifica en todas

las fases pero se debe mantener una trazada de:

· La cantidad de veces que se ha modificado.

· Las fechas que fueron modificadas.

· La cantidad de días que se desfasó respecto a la fecha inicial.

· Fecha de fin: se refiere a la fecha de fin del proyecto. Se modifica en todas las fases, depende de

la fecha de inicio y la duración del proyecto. Debe mantener una trazada de:




· Duración: Se refiere a la cantidad de días, puede ser calculado a partir de la fecha de inicio y la

fecha de fin.




· Fecha de inauguración: se refiere a la posible fecha de inauguración del proyecto. Puede

modificarse en todas las fases.


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· Nivel de importancia: los criterios son priorizado y no priorizado.

· Dirección: se define por calles, número, entre calles, sector, municipio, estado, país.

· Dimensión territorial: se deben especificar los atributos. Se debe poner lineal en una sola

pantalla aunque la composición es como sigue. Viene desde el problema.

· Estado

· Municipio

· Parroquia

· Comuna

· Consejo comunal o Comunidad

· Sector

· Coordenadas UTM

· Tipología

· Dotación y equipamiento

· Infraestructura y equipamiento

· Socio-productivo

· Área de inversión

· Sociales

· Socio-productivo

· Transformación integral

· Tipo de proyecto: clasifican los elementos:

· Vivienda

· Turismo

· Salud

· Ordenamiento territorial

· Educación

· Servicios

· Cultura

· Agro- alimentaria (puede ser animal o vegetal)

· Deporte

· Industria

· Manufactura

· Mejoramiento ambiental

· Protección e igualdad social


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· Servicios en red

· Vialidad y transporte

· Seguridad

· Sector social: se refiere al sector social al que está asociado el problema.

· Cultura

· Turismo

· Agro - alimentaria


· Vivienda y Habitad

· Seguridad ciudadana

· Educación

· Salud

· Deporte

· Transporte

· Objetivo estratégico: los objetivos estratégicos deben responder a los planteados por la

institución, por tanto es una referencia a esta entidad, deben tener nombre, código y

descripción.

· Meta física: Se refiere al alcance u objetivo principal del proyecto. Se expresa en número. Puede

ser modificada en todas las fases.

· Unidad de medida: Se refiere a la unidad de medida, es la forma en que puede cuantificar la

meta física.

· Unidad

· (superficie) Metro

· (longitud)

· (peso)Toneladas

· Volumen

· Problemas asociados: referencia a los problemas que resuelve si fuera el caso.

· Programa: se refiere al programa que pertenece el proyecto si fuera el caso. El programa tiene

nombre, código, objetivo y meta.

· Misión: se refiere a la misión que pertenece el proyecto si fuera el caso. La misión tiene nombre,

código, objetivo y meta.

· Monto del proyecto.

· Población beneficiada por sexo.


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· Empleos generados por sexo.

Los estados por los que transita el proyecto son:

1. Idea: momento en que se crea y define por primera vez el proyecto.

2. No aprobado PP: toma este estado cuando se presenta al consejo comunal y este no lo aprueba.

En este estado queda el proyecto en el banco de proyecto, se deben argumentar las razones de

rechazo.

3. Aprobado PP: toma este estado cuando se presenta al consejo comunal y este lo aprueba.

4. Avalado por el Comité de Evaluación de Proyectos.

5. No avalado por el Comité de Evaluación de Proyectos.

6. No aprobado Gobernación: toma este estado cuando se presenta a la gobernación y este no lo

aprueba. En este estado queda el proyecto en el banco de proyecto, se deben argumentar las

razones de rechazo.

7. Aprobado gobernación: toma este estado cuando se presenta la gobernación y este lo aprueba.

8. Estudio de factibilidad: el momento en que se está desarrollando el estudio de factibilidad, toma

este estado luego de realizarse una solicitud de estudio de factibilidad.

9. Aprobado: momento en que el proyecto fue aprobado por el Consejo legislativo.

10. Denegado: momento en que el proyecto fue denegado por el Consejo legislativo. Un Proyecto

denegado puede ser ejecutado con recursos propios de la gobernación. No quiere decir que se

detenga el proceso.

11. En licitación: es el momento en que se proyecto se licita para determinar el proveedor o unidad

ejecutora del proyecto.

12. En adjudicación: es el momento en que se terminó de licitar y se decidió quien va a desarrollar el

proyecto. Se está contratando el mismo.

13. Formalizado: es el momento en que se crea el expediente de proyecto, con el EDT y el contrato

se realiza.

14. Cancelado: es el momento en que se decide cancelar el proyecto antes de comenzar con su

ejecución. Puede reabrirse.

15. En Ejecución: momento en que el proyecto es entregado a la unidad ejecutora y se encuentra

ejecutado por la misma en cualquier etapa, ya sea inicio, intermedio o final. No puede

cancelarse.

16. Rescindido: es cuando la unidad administrativa decide residir el proyecto ya sea por mala

ejecución de la unidad ejecutora o por mutuo acuerdo. Cuando se rescinde se termina el


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proyecto pero puede articularse con el área legal este apartado pues depende de términos del

contrato y de la articulación con la aseguradora. No puede reabrirse.

17. Paralizado: es cuando el proyecto está en ejecución y se decide paralizar por la unidad

administrativa o ejecutora. Se especifican las razones de paralización. Puede volver a ponerse

activo, en este caso vuelve al estado donde estaba.

18. Finalizado: momento en que el proyecto se terminó de ejecutar por la unidad ejecutora.

19. Recepción provisoria: Es un estado que determina la unidad administrativa para decir que está

finalizado por la unidad ejecutora pero le faltan ajustes finales y por tanto no termina

definitivamente.

20. Recepción definitiva: Es el estado final del proyecto.

Las informaciones se actualizan en la medida en que los proyectos van transitando por cada uno de los

estados, se especifican a continuación:

Atributo Estado Descripción

Designado Idea Se refiere a la institución y la persona que tiene la responsabilidad de gestionar el proyecto en la etapa inicial (idea). Luego el responsable se convierte en unidad administrativa y ejecutora.

· Nombre

· RIF

· Contacto (puede pertenecer a:

asistente o jefe). Estos contactos son

personas. Este contacto muestra el

responsable en cada estado.

· Dirección (país, estado, municipio, sector, calle, número)

· e-mail · Número de cuenta · Nombre del banco de la cuenta.

Presupuesto

· Idea · Aprobado · Formalizado · Estudio de

factibilidad

Monto de dinero estimado que el proyecto demanda para su ejecución.

Estudio de factibilidad Estudio de factibilidad Es una referencia al estudio de factibilidad.

Coordenadas Estudio de factibilidad Se refiere a las coordenadas UTM en las que está enmarcado el proyecto.


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Población beneficiada Estudio de factibilidad Se refiere a la cantidad de población que se beneficia con la obra.

Número de empleos directos

A partir de Estudio de factibilidad

Representa el número de empleos directos que se generan con la ejecución y desarrollo del proyecto. Este número se modifica a partir de la etapa Aprobado pues puede ser calculado por la cantidad de recursos humanos que se necesitan para ejecutar la tarea.

Número de empleos indirectos

Estudio de factibilidad Representa el universo de personas que indirectamente se beneficiarán con la ejecución y desarrollo del proyecto.

Observaciones Puede comenzar a definirse a partir de la solicitud de proyecto. El estado más cercano es Aprobado y se relaciona con la memoria descriptiva.

Comentarios generales

Nivel de gobierno En estudio de factibilidad (respondido y factible)

Son instituciones, por tanto tiene todos los datos de estas instituciones. Se refiere a si se asigna a:

· Alcaldía · Consejo comunal · Gobernación · Secretaría o oficina

Unidad

administrativa

En estudio de factibilidad (respondido y factible)

Responsable se convierte en unidad administrativa y ejecutora.

· Nombre

· RIF



personas. Este contacto muestra el

responsable en cada estado.



Fuente de los recursos

En estudio de factibilidad (respondido y factible)

Se refiere al lugar de donde se justifican los

dineros.

· POA

· Crédito adicional

· Crédito extraordinario


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· Otra

Etapas (La etapa contiene tareas e hitos)

Puede comenzar a

definirse a partir de la

solicitud de proyecto. El

estado más cercano es

Aprobado y se relaciona

con la memoria

descriptiva.

Es una referencia a la etapa.

Tarea Pertenece a la etapa Es una referencia la entidad tarea.

Unidad ejecutora En adjudicación

· Nombre

· RIF



personas.



Responsable En adjudicación Se refiere al responsable del proyecto. · Persona

· Cargo · Nombre · Apellido · Cédula: debe comenzar con una letra,

no tener espaciosos vacíos. · Teléfono: pueden ser de 3 tipos: cell,

fijo y trabajo. · Dirección (país, estado, municipio,

sector, calle, número) · e-mail

Residente A partir de En adjudicación Se refiere al responsable del proyecto. · Persona · Cargo · Nombre · Apellido · Cédula: debe comenzar con una letra,

no puede tener espaciosos vacíos. · Teléfono: pueden ser de 3 tipos: cell,


sector, calle, número)


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· e-mail

Enlace político A partir de Aprobado Se refiere al responsable del proyecto. · Persona · Cargo · Nombre · Apellido · Cédula: debe comenzar con una letra,

no puede tener espaciosos vacíos. · Teléfono: pueden ser de 3 tipos: cell,


sector, calle, número) · e-mail

Contratos En adjudicación Es una referencia al contrato con el proveedor y al contrato con el inspector o con la empresa del inspector.

Monto de inspección En adjudicación Pertenece al contrato con el inspector.

Inspecciones A partir de Formalizado Referencia a las órdenes de inspección y las inspecciones realizadas al proyecto.

Contabilidad Se refiere a un tópico general

Fecha de

financiamiento

Aprobado Se refiere a la fecha en la que el dinero entra.

Frecuencia de

desembolso

Aprobado Se refiere a la frecuencia en la que se va a

desembolsar los dineros por partes, del monto

total del proyecto.

Cantidad Aprobado Es el monto de dinero asociado a la frecuencia

de pago.

Monto transferido A partir de Formalizado Es el monto que se ha otorgado a la unidad administrativa para el proyecto con respecto a la fecha.

Monto por transferir A partir de Formalizado Es el monto que queda por transferir a la unidad administrativa para el proyecto con respecto a la fecha.

Avance financiero A partir de Formalizado Es el por ciento del monto transferido entre el presupuesto.

Monto pagado A partir de Formalizado Se refiere al monto pagado al proveedor hasta la fecha.

Monto por pagar A partir de Formalizado Se refiere a la cantidad de dinero que queda por pagar al proveedor según planificación.


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Avance financiero de

pago

A partir de Formalizado Es el por ciento del monto pagado al proveedor entre el presupuesto.

Valla A partir de Formalizado Se refiere a si el proyecto tiene o no valla.

Adjuntos Todas Pueden subirse adjuntos en cualquier etapa del proyecto. De cada adjunto debe mantenerse la etapa en la que fue subido, el nombre y un comentario.

Aprobación Se refiere a los niveles de aprobación por los que ha pasado el proyecto, en cada caso se especifica un Comentario, los niveles son:

· Aprobado PP · No aprobado PP · Aprobado Gobernadora · No aprobado Gobernadora · Aprobado · Rechazado

Filtros: Un proyecto puede ser filtrado por:

· Nombre

· Unidad administrativa

· Unidad ejecutora

· Nivel de gobierno

· Responsable

· Fecha

· Nivel de importancia

· Dimensión territorial

· Área de inversión

· Tipo de proyecto

· Sector social

· Fuente de los recursos

· Presupuesto (aclarar rango de montos)

· Etapa

Reglas de negocio (referencias):

· Cuando un proyecto llega a la unidad administrativa y se visita el campo, la memoria descriptiva

tiene datos generales del proyecto que ya se heredaron con anterioridad de la idea y del estudio

de factibilidad, sin embargo estos se pueden modificar.


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· Los estados cancelado, finalizado, recepción provisoria y recepción definitiva solo permiten subir

adjuntos y realizar comentarios.

· La fecha de contrato del proyecto modifica la fecha de inicio del proyecto en 5 días.

Otros elementos Interfaz

Características del paginado y ordenamiento:

Orden en que se va a mostrar la información:

Nombre, Número, fecha de inicio, fecha de fin, tipo de proyectos, unidad administrativa, unidad

ejecutora, Etapa, fuente de los recursos, presupuesto, Avance financiero.

Validaciones de captura de datos:

Acciones:

· Crear

· Editar

· Borrar

· Cambiar de estado

Vistas Listados

Edición

Calendario

Seguridad Roles y características funcionales asociados a esta:

Rol Funcionalidad

Oficina de acompañamiento técnico · Gestionar idea de proyecto · Redactar y asignar solicitud de estudio

de factibilidad. · Inspeccionar proyectos.

Secretaria PP · Aprobar o rechazar proyecto PP

Gobernación, (oficina designada despacho, gobernador)

· Aprobar o rechazar proyecto gobernador.

· Decidir nivel de gobierno y unidad administrativa

· Determinar fuente recursos. · Gestionar solicitud de proyecto

Institución · Redactar y asignar solicitud de estudio de factibilidad (puede pasar una solicitud de estudio a otra institución


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dependiendo del tipo de estudio que se quiere realizar, a partir de la solicitud que llega de la oficina de acompañamiento técnico. Para dar la respuesta final si es factible o no, depende del estudio de se haya mandado a realizar a otra institución y el que realiza la propia institución al que se asignó originalmente)

· Gestionar estudio de factibilidad

CLEC · Aprobar o rechazar proyecto

Unidad administrativa (instituciones)

Especialista de proyecto · Recibir solicitud de proyectos. · Formalizar EDT. · Formaliza Cronograma. · Formalizar expediente. · Cancelar proyecto.

Jurídico · Licitar proyecto. · Formalizar contrato.

Especialista de administración · Administrar proyecto. · Asignar orden de inspección · Realizar certificado de paralización de

obra · Residir, dar recepción provisoria y dar

provisión definitiva del proyecto.

Inspector · Recibir orden de inspección · Realizar informe de inspección.

Comprador · Realizar pago al proveedor por trabajo terminado

· Realizar pago a inspector.

Contador · Imputar en partida.

Hacienda · Imputar en partida.

Unidad ejecutora · Ejecutar proyecto · Dar proyecto como finalizado

Interoperabilidad

Formato de salida: PDF Reportes

Reporte: Avance físico y financiero de los proyectos.


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RF2. Gestionar los niveles de aprobación

Registra y controla que el proyecto transite por todos los niveles de aprobación definidos de acuerdo a la

naturaleza del proyecto. Esta funcionalidad debe restringir el acceso a las informaciones del proyecto en

función del estado de aprobación alcanzado. Los niveles de aprobación definidos son:

· Poder Popular

· Comité de Evaluación de Proyectos

· Consejo Legislativo del Estado(CLE)

· Gobernador

· Consejo Federal de Gobierno

El proceso de aprobación de un proyecto sigue la siguiente lógica:

El proyecto puede validarse con el Poder Popular y/o Gobernación. Un proyecto que se valide con el

poder popular puede validarse luego por la gobernación pero si el proyecto pasa a ser validado por la

gobernación no necesita ser validado con el Poder popular.

Si el proyecto es a validar por el Poder Popular se selecciona la opción validar PP y si es por la

gobernación se escoge la opción validar Gobernación. Esta acción genera un correo a los entes

involucrados en ambos casos y se colocan las ideas de los proyectos en los respectivos espacios.

Para validar un proyecto por el Poder Popular el usuario perteneciente a la oficina del PP podrá acceder

al sistema y ver los proyecto que debe validar. Después del análisis se puede marcar el proyecto como

validado, acción que también genera un correo al emisor e involucrados y pone el proyecto en estado

Validado PP.

Por otra parte si el proyecto es rechazado por el Poder Popular el sistema debe permitir realizar un

comentario y subir adjuntos, también se genera un correo y el proyecto se pone en estado No aprobado

PP. De esta forma el proyecto queda en el banco de proyectos.

Los proyectos siempre son sometidos a la validación del Comité de Evaluación de Proyectos y solo

cuando han transitado por esta instancia es que son sometidos a la aprobación de la gobernación.

Para validar un proyecto por la gobernación el usuario con el rol gobernación podrá acceder al sistema y

ver los proyecto que debe validar. Después del análisis se puede marcar el proyecto como validado,

acción que también genera un correo al emisor e involucrados y pone el proyecto en estado Validado

Gobernación. Por otra parte si el proyecto es rechazado por la gobernación el sistema debe permitir

realizar un comentario, poner una fecha tentativa para realizar nuevo análisis y subir adjuntos, también


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se genera un correo y el proyecto se pone en estado No aprobado Gobernación. De esta forma el

proyecto queda en el banco de proyectos.

RF3. Sincronizar datos con el banco de proyectos del Consejo federal de

Gobierno.

Garantiza que las informaciones registradas en el banco de proyectos del Consejo Federal de Gobierno

para los proyectos que transitan por ese nivel de aprobación, sean actualizadas en el banco de proyectos

de la Gobernación. El criterio para sincronizar las informaciones es el código asignado al proyecto por el

Consejo Federal de Gobierno.

RF4. Gestionar los estudios de factibilidad

Registra y controla el resultado de todos los estudios de factibilidad exigidos para el proyecto. Se debe

permitir la actualización de los datos del proyecto que hayan sido recopilados y/o rectificados en la

realización de cada estudio de factibilidad.

Una vez aprobados los proyectos el usuario de la oficina de acompañamiento técnico puede generar una

solicitud de estudio de factibilidad (ver escenario solicitud de estudio de factibilidad). Esta solicitud es

respondida por la institución con el estudio de factibilidad (ver escenario estudio de factibilidad).

Cuando llegan los estudios de factibilidad se notifica por correo al usuario de la oficina de

acompañamiento técnico. Este estudio puede tener los estados Factible y No Factible en el listado de

estudios de factibilidad recibidos de todas las instituciones a las que se les mandó estudios, estos

estudios al recibirse pueden verse del listado y desde el detalle de cada proyecto que realizó el estudio.

Estados:

· En Ejecución: momento en que se comienza a desarrollar el estudio de factibilidad.

· Factible: significa que es factible el estudio de factibilidad solicitado en la solicitud de estudio de

factibilidad, pone al proyecto en estado factible.

· No factible: significa que no es factible el estudio de factibilidad solicitado en la solicitud de estudio

de factibilidad, pone al proyecto en estado No Factible.

Pre condiciones: Debe tener un Contrato suscrito y Cronograma de Entrega en caso de Empresa o

persona natural que se contrata; o la aceptación de la solicitud de estudio de factibilidad en caso de


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Institución gubernamental que ejecuta dicha solicitud bajo la condición de colaboración o dentro de sus

funciones especificas.

Post condiciones: Para efectuar el pago de los honorarios por concepto de elaboración del EF, en el caso

que se haya contratado, tiene como condición la entrega del estudio de factibilidad de acuerdo a

cronograma de entrega.

Los datos que conforman un estudio de factibilidad son:

Número: Número asociado al estudio. Automático.

Tipo de estudio: se refiere al tipo de estudio realizado, este elemento puede ser demandado desde la

solicitud de estudio y en una misma entidad estudio de factibilidad pueden clasificar varios tipos.

Asunto: Términos generales del Estudio de Factibilidad (EF) realizado.

Fecha de inicio: Fecha en que se puso en ejecución el estudio. Automático.

Fecha de fin: fecha en que se dio un resultado (factible o no factible). Automático.

Descripción: Resumen del alcance del Estudio realizado.

Institución Responsable: Persona jurídica responsable al que se le asignó la solicitud de EF. Este se toma

automáticamente de la solicitud pues es la propia institución que realiza este escenario.

Persona responsable: persona natural que desarrolló el estudio de factibilidad.

Ente demandante: Persona natural y/o jurídica al que será enviado el estudio. Esto se toma

automáticamente pues es el usuario e institución (oficina de acompañamiento técnico) que haya

asignado la solicitud.

Área en estudio: Superficie que describe numéricamente el área de estudio expresadas en ML, M2, Km2,

o Has.

Documentos adjuntos.

Monto del estudio de factibilidad: representa el costo asociado a la actividad, recursos, materiales

implicados en el desarrollo del estudio de factibilidad.

Alternativas: Que indica la(s) alternativa(s) más recomendada de acuerdo al estudio practicado. Es un

objeto que tendrá:

1. Asunto

2. Descripción

3. Orden

4. Costo Económico: cantidad que expresa el costo Estimado de la Ejecución de cada alternativa.


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5. Documentos adjuntos.

Resultado:

· Factible

· No factible

Una vez realizados los estudios de factibilidad se podrán actualizar en los proyectos las siguientes

informaciones:

Coordenadas UTM/REGVEN: Coordenadas geográficas que definen suficientemente la poligonal de

Estudio o ubicación de la edificación.

Población Afectada y/o Beneficiada: Cantidad que expresa la población afectada o beneficiada con el

EF.

Empleos Directos: son aquellos quienes trabajan en las actividades o tareas que comprende un

proyecto y se consideran directos los empleos porque son pagados por la empresa.

Empleos Indirectos: son los generados por la actividad económica conexa a la ejecución del proyecto.

Filtros

Número

Tipo de estudio

Fecha de inicio

Fecha de fin

Institución Responsable

Persona responsable

Monto del estudio de factibilidad (rango de montos)

Estado

Interfaz


Tipo de estudio, Fecha de inicio, Fecha de fin, Institución Responsable, Persona responsable, Ente

demandante, Monto del estudio de factibilidad (rango de montos), Estado

Referencia

Acciones:

· Crear

· Editar


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· Borrar


Vistas

Listados

Edición

Seguridad

Roles y características funcionales asociados a esta:

Funcionario especialista de la Unidad de acompañamiento técnico quien recibe el producto.

Persona especialista de la Empresa quien recibe la ejecución de la tarea.

RF5. Gestionar los contratos

Gestiona a partir de un modelo único de contrato, los contratos con las entidades responsables de

realizar los estudios de factibilidad, con las entidades que ejecutan los proyectos y con las entidades

encargadas de la administración de los proyectos si procede realizar contratos.

Estados:

· Nuevo: Momento en que se crea.

· Aprobado: El contrato ha sido aprobado por ambas partes.

· En ejecución: Durante la realización del servicio contratado.

· Terminado: momento en que se culmina el proyecto, proporciona que se termine el contrato.

Pre condiciones: Debe estar el presupuesto del proyecto estimado (cotización), con esto se dice que

deben estar definidas las tareas. Debe tener un nivel de aprobación por la gobernación y haberse

definido las fuentes de financiamiento de recursos.

Post condiciones: Queda definida la unidad ejecutora.

Los datos que conforman un contrato son:

Descripción: Cada proyecto puede tener uno o varios contratos.

Código: Alfanumérico y automático.

Fecha de inicio: fecha de inicio del contrato.

Fecha de terminación: fecha de fin del contrato.

Contratante: Unidad Administrativa (institución)


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Responsable: Abogado o personal designado que elabora el contrato.

Contratado: Personal natural, jurídica o ente gubernamental.

Tipos de Contratos: Pueden incorporarse otros tipos de contrato.

1. Contrato de estudio

2. Contrato de Inspección

3. Contrato Proveedor

Descripción: Definir en detalle el objeto de la contratación de Estudios, Proyectos, Obras o Servicios.

Monto contratado: Se refiere al monto del contrato.

Multas: Multas por incumplimiento de las cláusulas del Contrato. Cada multa debe tener.

1. Número

2. Descripción

3. Monto o forma de cálculo

Garantías: Las garantías tienen:

1. Tipo de garantía (Fianza de Anticipo, Fiel Cumplimiento y Laboral)

2. Monto de garantías

3. Descripción de garantía.

Compromiso de Responsabilidad Social: monto establecido entre el uno (1) y cinco (5) por ciento del

monto del contrato de acuerdo a la decisión de la unidad administrativa.

Documentos adjuntos

Filtros

· Código

· Fecha de Inicio

· Fecha de terminación

· Contratante

· Responsable

· Contratado

· Tipos de Contrato

· Monto contratado (rango de monto, mayor o menor)

Interfaz


Código, Fecha de inicio, Fecha de fin, Contratante, Contratado, Tipos de Contrato, Monto

contratado


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Acciones:

Crear

Editar

Borrar

Cambiar de estado

Vistas

Listados

Edición

Seguridad


Abogado o figura legal autorizada en la unidad administrativa.

RF6. Gestionar la asignación de recursos al proyecto

Permite registrar y monitorear los recursos de todo tipo asignados para la ejecución del proyecto, incluye

los Recursos Humanos, Materias Primas y Materiales, Combustible, Recursos Financieros, etc.

En la asignación de recursos al proyecto no puede faltar la fuente de financiamiento de esos recursos,

que puede ser los Créditos Ordinarios previstos en el Programa Operativo Anual (POA), Créditos

Extraordinarios o Créditos del Consejo Federal de Gobierno.

Esta funcionalidad permite monitorear el nivel de ejecución de los recursos asignados y contraponerlos

al avance del proyecto.

RF7. Gestionar las inspecciones realizadas al proyecto

Permite gestionar las órdenes de inspección a los proyectos y su resultado a través de los informes de

inspección.

Pre condiciones: En caso de inspectores contratados debe tener un Contrato asociado a dicho inspector.

Debe estar el proyecto en estado de ejecución.

Post condiciones: Presentar o emitir informe de inspección.

Estados:

· Asignada: La Orden de Inspección ha sido asignada al inspector.

· Aceptada: La Orden de Inspección ha sido aceptada por el inspector.

Las órdenes de inspección contienen las siguientes informaciones:


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Asunto: Texto breve.

Descripción: Texto.

Fecha de la Orden: Fecha de emisión de la Orden de Inspección.

Fecha de la Inspección: Fecha programada para la inspección.

Ente Emisor: Unidad Administrativa o ente gubernamental.

Destinatario: Persona natural o jurídica, inspector al que va dirigida la orden.

Filtros

Ente Emisor, Fecha de la Orden, Fecha de la Inspección, Destinatario

Otros elementos

Interfaz


Ente Emisor, Fecha de la Orden, Fecha de la Inspección, Destinatario

Acciones:

· Crear

· Editar

· Borrar


Vistas

Listados

Edición

Seguridad


Funcionario especialista de la Unidad de Administrativa

Inspector

Por su parte los informes de inspección deben contener:

Asunto: Elaboración de un Informe de Inspección para una Idea, estudio, proyecto, Obras o servicios

Contratados, (tcampo: texto extensión 120 caracteres).


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Código: Alfanumérico (De la referencia del Estudio, Proyecto, Bienes o servicios) (Campo; letras y

números), del contrato en el caso de existir o la información que dirigirá la data a un tipo de formulario

de acuerdo a las referencias indicadas. (Que incluya de qué tipo de inspección se trata).

Número: Número de Informes de inspección generados hasta la fecha, se genera de forma automática.

Ente Emisor: Persona Natural, Jurídica. Unidad Administrativa o ente gubernamental (campo: texto),

quien realiza la inspección.

Fecha de la Inspección: fecha programada para la inspección (puede ser prorrogable) (campo:

calendario).

Fecha del Informe: fecha de elaboración del Informe de Inspección (campo: calendario).

Si se trata de un Contrato de estudio, Obra, Proyecto, Bienes o servicios se revisarán los aspectos

siguientes:

1.- Avance Físico: Es la meta lograda de acuerdo a la unidad de medida o unidades de medida con

respecto a la meta objetivo (campo: numérico (cantidad Meta, porcentual que se podrá visualizar en

gráficos y gant, la meta planificada vs meta real.) (OBLIGATORIO)

· El Avance Físico de la tarea se podrá señalar de acuerdo a sus unidades de medición, que

pudieran ser: ML, M2, M3, Kgf, Pza, und, Pto, Rollo,Hm, Km, TonxKm, M3xKn, Tn, Viajes,

HpxHora, Hora, Ha, cm, mm, Litros, Galon, Cuñete, otros. (OBLIGATORIO)

2.- Avance Financiero: es el monto ejecutado en bolívares (campo: numérico) (“Bolívares”,

porcentual que se podrá visualizar en gráficos y gant, la meta planificada vs meta real)

(OBLIGATORIO)

· 2.1 Se pudiera expresar los “Bolívares” en Bs, Millones de Bolívares (OBLIGATORIO)

· 2.2.- Monto del Anticipo Amortizado: Es el monto en bolívares Amortizado del Anticipo

Contractual Pagado, puede estar presentado en bolívares y porcentaje.

· 2.3.- Monto por Amortizar del Anticipo: Es la diferencia del monto del Anticipo Pagado y

el Monto del Anticipo Amortizado, y puede ser presentado en bolívares y porcentaje.

· 2.4.- Monto del Contrato Relacionado: Es el monto en bolívares pagado mediante

valuaciones presentadas y desglosadas cronológica y correlativamente de un Contrato de

estudio, Obra, Proyecto, Bienes o servicios, que se podrá presentar en bolívares y

porcentaje como montos parciales y montos Acumulados total del Contrato. (“meta

planificada vs meta real”). (OBLIGATORIO)


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· 2.5.- Tiempo Transcurrido del Contrato: Es la diferencia cronológica de la fecha del inicio,

las prórrogas otorgadas contra la fecha de la Inspección realizada. (campo calendario).

(OBLIGATORIO)

· 2.6.-Monto de Responsabilidad Social: Es el monto previsto en el contrato por concepto

de Responsabilidad Social que debe pagar el Contratista y tiene como lapso de pago la

duración del contrato. Es un campo numérico y puede tener también un campo de texto,

donde se especifique si está pagado o no.

· 2.7.- Variación del Contrato: Es el monto en bolívares previsto como aporte por concepto

de Responsabilidad Social con la ejecución del Contrato. (Campo Numérico).

(OBLIGATORIO)

· 2.7.1.- Aumentos Aprobados: Es el monto en bolívares Aprobados como

aumentos de Obras del Contrato. (Campo Numérico).

· 2.7.2.- Obras Extras o Adicionales Aprobadas: Es el monto en bolívares Aprobados

como Obras Extras o Adicionales (tareas que no estaban previstas en el

presupuesto original) en el desarrollo del Contrato. (Campo Numérico).

· 2.7.3.- Reconsideraciones Aprobadas: Es el monto en bolívares Aprobados como

reconsideraciones de Precios (son incrementos en los precios establecidos en el

contrato original no predecibles en la contratación) en el desarrollo del Contrato.

(Campo Numérico).

· 2.7.4.- Disminuciones Aprobadas: Es el monto en bolívares Aprobados como

disminución de Obras que fueron subestimadas en el contrato original o no

requeridas para el desarrollo del contrato, que permitirán la compensación de los

Aumentos, Obras Extras y Reconsideraciones de precios (Campo Numérico).

· 2.7.5.- Presupuesto Modificado Aprobado: Es la actualización del presupuesto de

obra Original con respecto al estatus Real de las Variaciones Aprobadas. (Campo

Numérico).

3.- Nudos Críticos (texto)

4.- Observación o Comentario: Información recogida en el sitio de la inspección donde se desarrolla

la idea, estudio, proyecto, obra, bien o servicio, por el responsable de la inspección (ver data

Inspección) (texto)

5.- Memoria Fotográfica: (Campo Galería de Imágenes) (OBLIGATORIO)

6.- Anexos (documentos o recaudos que respaldan la información recopilada). Es un documento

adjunto, que pudieran ser croquis, planos, normas, procedimientos, hojas técnicas, otros. También se


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incorpora la certificación del pago del Monto previsto por Responsabilidad Social, en los casos que

aplique y la Evaluación de Desempeño de la Persona Natural o Jurídica en el desarrollo del Contrato

en los casos de Proyecto, Obra, Bienes o Servicios.

· 6.1. Cuadro de Avance Físico-Financiero por tareas: Se describirá en detalle el estatus del

avance físico-financiero del Proyecto, Obra, Bien o Servicios, por tareas a la fecha de la

inspección; especificando lo siguiente:

· Número: Número correlativo asociado a la tarea especificada en el contrato,

Orden de Compra u Orden de Servicio.

· Descripción: Se describe la tarea, de acuerdo a norma o según proyecto o

contrato.

· Precio Unitario: indica el valor económico unitario de la Tarea, según la unidad de

medida.

· Total Tarea Contratado: Es el monto que resulta del producto del precio unitario

por la cantidad establecida en el contrato.

· % del Presupuesto Original: Es el valor porcentual resultado de dividir el monto

total de la tarea contratada entre el monto total del Contrato por 100.

· Obra Ejecutada Anterior: Cantidad que indica el movimiento de la tarea a la

fecha, resultado del producto del precio unitario por la cantidad relacionada

anterior.

· Cantidad Ejecutada en el período: cantidad que expresa la meta ejecutada en el

período objeto de la inspección.

· Monto Ejecutado en el período: Es el monto resultado del producto entre el

Precio Unitario y la cantidad ejecutada en el período.

· % ejecutado el período: Es el valor porcentual resultado de dividir el monto total

de la tarea ejecutada en el período entre el monto total del Contrato por 100.

· % Ejecutado Total: Es el valor porcentual resultado de dividir el monto Ejecutado

acumulado de la tarea ejecutada a la fecha entre el monto total del Contrato por

100.

· Monto Ejecutado Acumulado: Es el monto resultado de la suma del Monto

Ejecutado en el período y la Obra ejecutada anterior.

· Inspector: Sea Persona Moral o Jurídica, del que se deben registrar los siguientes

valores:

1. Nombre y apellidos


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2. Cédula.

3. Teléfonos

4. C.I.V: Número profesional de afiliación al Colegio de Ingenieros de Venezuela.

5. Dirección (País, Estado, Municipio, Sector, Calle, Número)

6. email.

7. R.I.F (Solo para las Personas Morales)

Acciones:

· Crear

· Editar

· Borrar

· Cambiar de estado: El estado Asignado sucede cuando se lee el mensaje y cambia al

estado Realizado cuando se rellena el formato de inspección.

Vistas

Listados

Gráficos

Edición

Gant

Calendario

Seguridad


Persona especialista de la Empresa, Unidad Administrativa o ente gubernamental quien

aceptó la Orden de Inspección (solo leer, aceptar, modificar), para efectuar el objetivo de la inspección.

RF8. Gestionar las prórrogas al proyecto

Permite registrar y consultar todas las informaciones relacionadas con la prórroga de un proyecto,

incluyendo los niveles de aprobación y las causas.

Estados:

Solicitada: momento en que la empresa, persona natural, jurídica o ente gubernamental solicita una

prórroga.

Aprobada: La unidad Administrativa o ente gubernamental aprueba la solicitud. Las fechas del proyecto

se modifican a la nueva fecha programada.

Rechazada: La unidad Administrativa o ente gubernamental desaprueba la solicitud. En este caso la fecha

de inicio es la fecha programada contractualmente.


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Pre condiciones: Debe existir un contrato.

Post condiciones: Debe quedar el contrato nuevamente en estado de en ejecución al venderse el tiempo

de prórroga.

Las prórrogas contienen las siguientes informaciones:

Descripción: representa una prórroga del inicio o ejecución del proyecto, es decir un tiempo que puede

mover las fechas previstas de inicio y fin del proyecto.

Tipo de prórroga:

· Inicio

· Ejecución

Motivo de la Prórroga: Motivos o causas que afectan el inicio o ejecución del proyecto.

Fecha Reprogramada: Fecha propuesta para el inicio del proyecto. Es la fecha en que el proyecto

comenzaría nuevamente a ejecutarse.

Cantidad de días: se refiere a la cantidad de días que se desfasa a la nueva fecha programada respecto a

la fecha en que se paraliza la ejecución del proyecto.

Solicitante: persona que pide la prórroga perteneciente a la unidad ejecutora.

Administrador: persona que aprueba o rechaza la prórroga, así como reanuda el proyecto perteneciente

a la unidad administrativa.

Filtros

Tipo de prórroga

Fecha Reprogramada

Solicitante

Administrador

Interfaz


Tipo de prórroga, Fecha Programada, cantidad de días, Solicitante, Administrador

Acciones:

· Crear

· Editar


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· Borrar


Vistas

Listados

Edición

Seguridad


Persona especialista de la unidad ejecutora quien solicita la prórroga.

Funcionario especialista de la Unidad Administrativa o ente gubernamental quien toma la

decisión de aprobar o rechazar la solicitud de prórroga de Inicio.

RF9. Gestionar problemas del proyecto

Permite realizar un seguimiento detallado de las incidencias asociadas a la ejecución de un proyecto,

estas incidencias pueden provenir de los informes de inspección al proyecto o de los mecanismos de

contra información o de control que se establezcan por las entidades competentes.

Estados:

· Nuevo: momento en que se crea.

· En Resolución: momento en que se convierte en proyecto o en tarea.

· Pospuesto: cuando la gobernación decide que no es prioritario y describe las razones por las

cuales decide que no es de accionamiento inmediato.

· Resuelto: cuando se resuelve el proyecto o tarea que le da solución.

· Eliminado: cuando se elimina.

Pre condiciones: No Procede.

Post condiciones: Los problemas se gestionan o resuelven siempre pasándolos a un proyecto o tarea.

Los datos que se registran son:

· Nombre: nombre breve del problema.

· Descripción

· Fecha: se refiere a la fecha de creación del problema.

· Emisor: persona, institución o consejo comunal que plantea el problema.

· Persona


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· Nombre

· Apellido

· Cédula: debe comenzar con una letra, no tener espacios vacíos.

· Teléfono: pueden ser de 3 tipos: cell, fijo y trabajo.


· e-mail

· Institución

· Nombre

· RIF

· Contacto (puede pertenecer a: asistente o jefe). Estos contactos son personas.


· e-mail

· Consejo comunal

· Nombre

· Contacto (puede pertenecer a: asistente o jefe). Estos contactos son personas.


· Sector social: se refiere al sector social al que está asociado el problema.

· Cultura

· Agro- alimentaria


· Vivienda y Habitad

· Seguridad ciudadana

· Educación

· Salud

· Deporte

· Transporte

· Dimensión territorial: se deben especificar los atributos

· Sector

· Estado

· Municipio

· Parroquia

· Consejo comunal

· Comuna


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· Comunidad

· Lugar de procedencia del problema: no es un clasificador fijo, puede variar en dependencia del

lugar de procedencia, pudiendo ser estos gobierno de calle, sitio web, correspondencia o

solicitud que se recibe en la gobernación, de las municipalidades, oficinas, secretarías,

instituciones, como de la propia gobernación.

· Prioridad: pudieran ponderar los criterios alto, medio y bajo, marcando con colores diferentes

según prioridad.

· Asociación: representa una asociación a la actividad de la agenda o reunión en que puede haber

surgido el problema.

· Respuesta: la respuesta es un vínculo a la creación de:

· Proyecto: referencia a una idea de proyecto.

· Tarea: referencia una tarea.

Si se decide posponer se especifican las razones de posposición.

Filtros: Un problema puede ser filtrado por:

· Prioridad

· Fecha

· Emisor

· Lugar de procedencia

· Dimensión territorial

· Respuesta

Reglas de negocio (referencias): Un problema puede ser asociado a una actividad de una agenda previa,

siempre que esta actividad sea en donde surgió el problema.

Varios problemas pueden ser resueltos por una tarea o por un proyecto.

Otros elementos

Interfaz

Características del paginado y ordenamiento:


Nombre, Fecha, Emisor (nombre), Dimensión territorial, lugar de procedencia, prioridad, respuesta.

Validaciones de captura de datos:


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Acciones:

· Crear

· Editar

· Duplicar

· Borrar

· Cambiar de estado: Los estados resueltos y en resolución suceden automáticamente

cuando los elementos que le dan respuesta (tareas o proyectos) al problema tienen

respectivos estados. Los problemas resueltos no pueden ser editados.

Tematización en colores o símbolos

Prioridad:

· Alto: rojo

· Medio: verde

· Bajo: azul

Vistas

Listados

Edición

RF10. Reportes

El sistema debe permitir consultar los proyectos:

· Aprobados por los diferentes niveles de aprobación

· No aprobados

· Prorrogados

· En ejecución

· Atrasados

· Adelantados

· En tiempo

· Paralizados

· Ejecutados

· No factibles

· Impacto social de los proyectos ejecutados, en ejecución.

· Empleos generados por los proyectos ejecutados y en ejecución.

· Impacto social esperado de los proyectos propuestos a ejecutar.


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· Generación de empleo esperada por los proyectos propuestos a ejecutar.


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gestión de gobierno en línea. gestión de proyectos

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