gestion administrativa

Moodle

Tema 6 - Gestión y administración

Pre-conocimiento

Para poder comenzar son necesarios los siguientes conocimientos previos:

Dominio del entorno sobre el que se va a trabajar (Windows o Linux) para poder realizar un

correcto seguimiento del curso.

Utilización de un navegador Web (Mozilla, Internet Explorer, Ópera, etc.).

Tener y saber utilizar el correo electrónico.

Conocimientos de algún editor o procesador de textos (Writer, Word).

Conocimientos de alguna hoja de cálculo (Calc, Excel)

Conocer la plataforma Moodle.

Conocer la interfaz de un curso.

Saber seleccionar archivos

Objetivos

Los objetivos son:

Conocer las opciones básicas de administración de Moodle.

Conocer los roles de Moodle

Gestionar usuarios y grupos en Moodle.

Saber realizar copias de seguridad de un curso.

Saber gestionar un libro de calificaciones

Saber obtener informes en Moodle

Saber gestionar los archivos de usuario.

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1 de 36 Jose Antonio Díaz-Alejo Gómez; Mª Ángeles Gómez Poveda

Autores: María Ángeles Gómez Poveda, José Antonio Díaz-Alejo Gómez

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Temporización

La propuesta temporal de esta unidad es estudiarla durante aproximadamente7 días:

Contenidos Temporalización

Gestión y administración. 5 horas

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Contenidos

6.-Gestión y Administración

En capítulos anteriores hemos tratado las diferentes herramientas de aprendizaje que ofrece Moodle al

profesorado para diseñar y organizar un curso virtual.

Pero el profesorado también debe conocer algunas herramientas administrativas para mantener el curso y

a sus participantes organizados.

La mayoría de estas herramientas son accesibles desde el bloque Ajustes que, como sabemos, es

diferente para los estudiantes que sólo ven un enlace a su libro de calificaciones y, si está permitido, sus

propios registros del curso.

Este bloque contiene las funciones propias y específicas que permiten al profesorado configurar su

curso y ajustar los detalles de funcionamiento del resto de los módulos de recursos y actividades

didácticas:

gestionar los usuarios y grupos

seguimiento y registro de la actividad de los estudiantes

ver calificaciones

realización de copias de seguridad, etc

Índice

1. Gestión de usuarios y grupos

1.1.- Roles. Cambiar rol a ...

1.2.- Gestión de usuarios

1.3.- Gestión de grupos y agrupaciones.

2. Gestión de copias de seguridad

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2.1.- Actividad guiada

2.2.- Restaurar copias de seguridad

3. Gestión de calificaciones

3.1.- Libro de calificaciones

4. Gestión de informes

4.1.- Informe de actividades

5. Bloque Mis archivos privados.

6. Fuentes de información

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1.- Gestión de usuarios y grupos

1.-Gestión de usuarios y grupos

En este capítulo vamos a estudiar la asignación de roles, la gestión de usuarios y la creación de

grupos y agrupaciones.

Mediante los roles, los usuarios autorizados pueden crear roles adaptados a sus necesidades

y asignarlos a los usuarios. Por ejemplo, que los estudiantes que tengan asignados el rol A

puedan responder los mensajes de los foros, mientras que los que tengan asignados el rol B

no puedan hacerlo.

Desde el punto de vista de la administración, es recomendable centralizar tanto la creación de

cuentas de usuario como la matriculación en cursos. De esa forma, cada usuario (estudiante o

docente) tendrá acceso de forma directa a sus cursos.

Moodle ofrece un cierto soporte para la gestión de grupos, entendiendo por grupo a clases

de alumnos y alumnas que siguen un curso común con el mismo o con distinto profesor/a.

La creación de grupos puede ser bastante útil siempre que su composición no cambie con excesiva

frecuencia.

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1.1.- Roles. Cambiar rol a ...

1.1.- Roles

Antes de trabajar con la asignación y gestión de roles, es necesario conocer algunas definiciones

previas:

Un rol es un identificador del estatus del usuario en un contexto particular. Profesor, estudiante

o moderador de foros son ejemplos de roles.

Una habilidad es una descripción de una funcionalidad particular de Moodle. Las habilidades

o capacidades están asociadas a los roles. Por ejemplo, Replicar a mensajes es la habilidad

que permite responder los mensajes de los foros. Las habilidades se añaden y se controlan a

través de los roles.

Es decir, un rol consiste en una lista de habilidades o capacidades para cada una de las posibles acciones que se pueden lleva

bastante sofisticado y, al mismo tiempo, flexible sobre los que los participantes pueden hacer.

Un permiso es un valor que se asigna a una capacidad para un rol en particular. Por ejemplo,

permitir o prohibir, son dos de los permisos posibles. Una jerarquía de permisos determina qué

permiso gana o surtirá efecto si hay un conflicto aparente. Por ejemplo, el sitio permite a todos

los estudiantes enviar mensajes a los foros pero el profesor o profesora prohíbe este derecho

en un curso concreto. La jerarquía de permisos permitiría a un estudiante enviar un mensaje en

un curso pero no en otro.

Un contexto es un área en Moodle en la cual se pueden asignar roles a los usuarios. Un

curso, las diferentes actividades, los bloques, etc. son ejemplos de contextos.

Al asignar un rol a un usuario en un contexto determinado le estamos garantizando los permisos propios de ese rol en el con

categoría de cursos, este docente lo será para todos los cursos que contenga la categoría; si se asigna a un estudiante el rol de

La gestión de roles se realiza desde el menú Usuarios/Usuarios matriculados al que se accededesde el bloque Ajustes del sitio. Desde esta página se pueden editar los permisos de los roles, crear

nuevos roles y asignar y anular roles.

A grandes rasgos, se distinguen ocho roles distintos dentro de Moodle:

Estudiante: Puede leer el contenido del curso, y realizar las actividades propuestas

por el profesor.

Profesores: Pueden corregir las actividades de los alumnos, y, según el tipo de

profesor, incluir nuevos contenidos o modificar los existentes.

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Así, distinguimos dos tipos de profesores:

Profesor no editor: puede corregir las actividades y calificarlas, pero no

puede alterar los contenidos propuestos.

Profesor: además de lo anterior, puede modificar los contenidos de los

cursos que le han asignado.

Administrador: Se trata de la persona que supervisa el correcto funcionamiento de la

plataforma Moodle. Es decir, se trata de un técnico más que de un docente.

Creador de curso: puede crear nuevos cursos y asignar roles iniciales.

Invitados: Son usuarios que no tienen cuenta en Moodle. Estas personas únicamente

pueden acceder a los cursos que están abiertos para todo el mundo.

Gestor: Pueden acceder al curso y modificarlo. Generalmente no participa en el

curso.

Usuario autenticado: Todos los usuarios registrados.

Usuario autenticado en la portada: Todos los usuarios registrados en la portada.

Cambiar rol a ...

Desde el enlace Cambiar rol a ... del bloque Ajustes, podemos simular el cambio de un rol a otro de los

que tengamos autorizados, de manera que, siendo por ejemplo profesor del curso, cambiando al rol de

estudiante podemos visualizar lo que el estudiante puede ver o no.

Para volver al rol original hay que hacer clic en el enlace "Volver a mi rol normal" situado arriba a la

derecha de la página.

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1.2.- Gestión de usuarios

1.2.- Gestión de usuario

Desde el punto de vista de la administración, es recomendable centralizar tanto la creación de cuentas de

suario como la matriculación en cursos.

De esa forma, cada usuario (estudiante o docente) tendrá acceso de forma directa a sus cursos.

Matricular/desmatricular usuarios

Normalmente, esta operación la hará el profesor o profesora del curso de la siguiente forma:

siguiendo el enlace Usuarios del bloque de Ajustes accedemos a la página Usuarios matriculados,

donde se muestran, en forma de tabla, los usuarios que hay matriculados en el curso con sus roles

correspondientes:

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La columna Roles: muestra el rol que tiene asignado el usuario. Se puede eliminar o cambiar

el rol, haciendo clic en el aspa o en el símbolo + que aparece en la parte derecha de la

columna.

La columna Métodos de matriculación: Permite desmatricular al usuario y restringir el

periodo en el que el usuario estará matriculado en el curso.

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1.3.- Gestión de grupos y agrupaciones

1.3.- Gestión de grupos y agrupaciones

Moodle ofrece soporte para la gestión grupos , entendiendo por grupo a clases de alumnos y

alumnas que siguen un curso común con el mismo o con distinto profesor/a.

La creación de grupos puede ser bastante útil siempre que su composición no cambie con excesiva

frecuencia.

Una agrupación será una reunión de grupos conteniendo la unión de todos los usuarios

integrados en cada grupo que recoge.

Esta nueva agrupación lógica de usuarios podrá ser usada como un grupo normal y como

novedad se podrá restringir la visualización y uso de actividades concretas en un curso a una

agrupación determinada, permitiendo el acceso a un material diferente según al grupo al que

pertenezca un alumno.

El ámbito de un grupo, al igual que el de una agrupación, se limita al curso donde se ha creado,

debiendo crear grupos y agrupaciones nuevos en otros cursos donde queramos utilizarlos.

Creación de grupos

Para definir grupos hay que utilizar el enlace Grupos del bloque Ajustes. Esto nos da acceso a la interfaz

de administración de grupos.

Si todavía no hemos definido ningún grupo, habrá que hacer clic sobre el botón Crear grupo para acceder

al formulario de creación del grupo.

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Una vez creados los grupos, se abrirá la página de gestión de grupos mostrando los grupos creados para

el curso. Junto al nombre del grupo, se indica, entre paréntesis, el número de participantes que tiene el

grupo. Desde esta página podremos crear nuevos grupos, eliminar y editar grupos existentes.

Se abrirá una página con dos columnas (Figura siguiente). La de la derecha listará los participantes que

no pertenecen a ningún grupo. La columna de la izquierda mostrará los miembros que ya pertenecen al

grupo.

Para asignar personas al grupo basta con buscarlas en la columna de la derecha, seleccionarlas y

pasarlas a la de la zquierda pulsando en el botón de flecha Agregar.

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Creación de agrupaciones

La página para crear agrupaciones se encuentra en la pestaña Agrupamientos de la página de

configuración de grupos de un curso.

El proceso de crear una agrupación es similar al de creación de grupos, pero como miembros de la

agrupación seleccionaremos los grupos que queramos en lugar de los usuarios que seleccionamos en los

grupos.

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2.- Gestión de copias de seguridad

2.- Gestión de copias de seguridad

Moodle incorpora una potente herramienta para realizar copias de seguridad con todo el contenido de los

cursos (recursos, actividades, usuarios...).

Las copias de seguridad son muy necesarias para:

Evitar la posible pérdida de datos ocasionados por alguna avería en el servidor Moodle.

Recuperar el estado anterior, especialmente, cuando se actualizan nuevas versiones de

Moodle o se incluyen nuevos módulos en fase de desarrollo en Moodle.

Trasladar un curso a otro servidor, por ejemplo, de una versión local a un servidor externo.

Restaurar una actividad (cuestionario, lección...) a otro curso existente.

Recuperar un curso del año académico anterior siempre que no restauremos los usuarios.

Es recomendable guardar las copias de seguridad del curso no solamente en el servidor de Moodle, sino también en otro lug

acceder al curso, tendremos una copia del curso completo en nuestro ordenador.

Se trata de una medida básica de seguridad cuando se utilizan servidores externos, pero hay que tener en

cuenta que, si el curso tiene muchos contenidos, el archivo de copia de seguridad generado puede ser

muy grande y tardará más tiempo en descargarse a través de la red.

Por otro lado, debemos tener cuidado con la difusión de los datos de usuario y evitar incluirlos cuando no

sean estrictamente necesarios para mantener la privacidad de los datos personales del curso.

En Moodle, una copia de seguridad es un archivo XML que empaqueta todas las instrucciones

necesarias para crear el curso desde el principio. Especifica los bloques que estarán visibles en la

interfaz, las secciones, el contenido (recursos y actividades) que hayamos añadido al curso y los archivos

subidos al espacio Web del curso. Opcionalmente, también estará toda la actividad generada en el curso

(mensajes cruzados en los foros, trabajos realizados por los estudiantes, resultados en los

cuestionarios...). Incluso se pueden guardar los datos de las cuentas de todos los participantes del curso.

Todo esto se comprime en un archivo para facilitar su almacenamiento.

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2.1.- Actividad guiada.

2.1.- Actividad guiada.

Realizar copia de seguridad

El objetivo de la práctica es realizar una copia de seguridad de nuestro curso.

PASO 0. ACCEDER AL MENÚ DE COPIA DE SEGURIDAD

1. Como profesor/a o administrador/a, ir a la página principal del

curso del que deseamos hacer una copia

de seguridad.

2. Hacer clic sobre el enlace Copia de seguridad del bloque

Ajustes.

PASO 1. AJUSTES INICIALES DE LA COPIA DE SEGURIDAD

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Se abrirá una

primera

pantalla de

configuración

que muestra

las opciones

generales de

configuración

de la copia.

Tendremos

que

especificar

qué opciones

queremos

activar o no.

Para continuar

con el paso 2,

pulsar el botón

Siguiente.

PASO 3. AJUSTES DEL ESQUEMA

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Se abrirá

una

pantalla

que muestra

un listado

con todas

las

actividades

disponibles

en el

sistema.

Tendremos

que

especificar

qué

actividades

se incluirán

en la copia,

además de

si se deben

incluir los

datos de

los

usuarios o

no.

Para

continuar

con el paso

3, pulsar el

botón

Siguiente.

PASO 3. CONFIRMACIÓN Y REVISIÓN

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La siguiente

página

mostrará un

informe a

modo de

resumen

de los

archivos

que Moodle

incorporará

al archivo

de copia de

seguridad,

así como el

nombre de

dicho

archivo.

El nombre

por defecto

de la copia

de

seguridad

nos indica

el nombre

del curso,

fecha y

hora de la

copia de

seguridad.

Aunque

puede

cambiarse,

es un buen

sistema

para

recordar

qué copia

es la

almacenada

en ese

archivo.

Para

continuar

con el paso

4, pulsar el

botón

Ejecutar

copia de

seguridad.

PASO 4. EJECUTAR COPIA DE SEGURIDAD

Durante

este

proceso se

genera un

informe y,

si todo ha

ido bien,

se

mostrará el

mensaje

"El

archivo de

copia de

seguridad

se creó

con

éxito."

Para

continuar

con el

paso 5,

pulsar el

botón

Continuar.

PASO 5. COMPLETAR

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Una vez

completado

el proceso,

se abre la

carpeta de

archivos

del curso

donde

figurará el

archivo

generado,

que podrá

ser

descargado

o

restaurado.

PASO 6. FINALIZACIÓN.

La dirección de tu curso es la que aparece en la imagen (con distintos números, claro, porque esta

es la de mi curso) y es la que tienes que copiar y pegar para enviar en la tarea solicitada.

De esta manera, a mí me llegará la tarea con el enlace directo a tu curso, para poderla corregir.

Seleccionar, Copiar y Pegar dirección.

Haciendo un doble clic sobre la dirección, ésta se seleccionará correctamente.

Para copiar: pulsamos la tecla Ctrl (control) y sin soltar pulsamos la tecla "c".

Para pegar: pulsamos la tecla Ctrl (control) y sin soltar pulsamos la tecla "v"

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Una vez realizada la copia de seguridad, el profesor/a y el administrador/a podrán utilizarla para restaurar

el curso en caso de desastre y pérdida de datos.

Para restaurar un curso seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre el enlace Restaurar del bloque de Ajustes.

2. Aparece una pantalla en la que se muestran todos los archivos de copia de seguridad guardados en el

servidor. Pulsando el enlace Restaurar se podrá restaurar directamente la copia deseada.

Si el archivo de copia de seguridad está guardado en otra ubicación, se puede importar pulsando el botón

Seleccione un archivo.

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4. Confirmar la restauración para que se inicie el proceso de restauración. No obstante, no se realizará

ningún cambio real en el servidor.

5. Tras la confirmación, Moodle muestra una página informando con detalle de todos los elementos que

serán restaurados. Pulsaremos en el botón Continuar.

6. La siguiente pantalla, nos permite elegir el destino de la restauración y seleccionar los elementos que

serán restaurados.

Después se deberá pulsar el botón Continuar.

7. Cuando todas las opciones se han especificado, se pedirá una confirmación definitiva, comenzará el

proceso de restauración y los datos del curso serán incorporados al destino seleccionado.

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3.- Gestión de calificaciones

3.- Gestión de calificaciones

Muchos de los módulos y actividades de Moodle son evaluables, lo que supone que el estudiante

obtendrá una calificación de acuerdo a unos parámetros que fija el docente.

En este apartado vamos a ver cómo podemos configurar el libro de calificaciones y cómo definir

nuestros propios niveles o escalas para las calificaciones.

El libro de calificaciones recoge las notas obtenidas por todos los estudiantes en cada una de las

actividades del curso.

Para acceder al libro de calificaciones hay que hacer clic en el enlace Calificaciones del bloque Ajustes.

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3.1.- Libro de calificaciones

3.1- Libro de calificaciones

La primera vez que accedemos al libro de calificaciones lo haremos en el modo normal o simplificado.

Se trata de una tabla donde cada fila corresponde a un estudiante y cada columna a una actividad,

salvo la última, que presenta la calificación total.

Inicialmente, la tabla está ordenada por los apellidos de los estudiantes, pero podemos ordenarla también

por sus nombres haciendo clic en los enlaces situados en la columna de estudiantes (a la derecha o a la

izquierda).

La cabecera principal mostrará "Calificador" si estamos usando el modo normal (por defecto).

En caso contrario, mostrará el nombre de la categoría que estemos viendo en este momento.

En el centro se muestran todas las actividades calificadas.

Los nombres de los estudiantes son enlaces que mostrarán al estudiante y sus calificaciones.

Esto resulta útil cuando un estudiante está consultando con el profesor o profesora el libro de

calificaciones éste necesita garantizar la privacidad del resto de los estudiantes.

Los nombres de las actividades son enlaces que llevan a la página de ajustes de esa actividad

en particular.

A la derecha de todas las actividades aparece una columna con el total. Hay dos flechas en

esa cabecera Total que permiten ordenar los totales en orden descendente y ascendente.

Encima de la tabla de calificaciones se encuentra el desplegable que permite descargar las

calificaciones en diferentes formatos. Por ejemplo, se puede descargar en formato de

OpenOffice o Microsoft Excel para realizar estudios y representaciones gráficas más

completas.

El libro de calificaciones tiene distintas opciones de visualización. Todas ellas se pueden ver en el

desplegable que aparece arriba de la tabla de califaciones:

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Las mismas opciones se hacen visibles en el menú contextual Ajustes, cuando estamos trabajando con el

calificador.

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4.- Gestión de informes

4.- Gestión de informes

Una vez que el curso está en marcha, Moodle nos ofrece herramientas para hacer un seguimiento de la

actividad de nuestros alumnos y alumnas, para tener más elementos de evaluación.

Podemos acceder a los informes desde el bloque de Navegación, pulsando en el enlace Informes.

Se abrirá la página de gestión de informes desde la que podremos acceder a los registros completos de

todas las actividades de los usuarios en la plataforma y obtener informes y estadísticas de la actividad

generada en el curso, tanto por el alumnado como por el profesorado.

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El Informe de Actividades nos muestra un listado de los recursos y actividades de cada tema o sección

del curso con el número de vistas y/o calificaciones desde el último acceso.

La figura siguiente, muestra un fragmento del informe de actividades.

Podemos filtrar la información de salida utilizando las siguientes opciones del Informe de participación:

Módulo: permite seleccionar el tipo de actividad sobre la que desea el informe (por ejemplo,

chat, foro...). Hay que hacer notar que en el menú emergente sólo aparecerán los módulos

usados en el curso.

Período: período de tiempo sobre el que deseamos realizar el informe.

Mostrar sólo: sirve para seleccionar si el informe se hará sobre la actividad del estudiante, del

invitado o sobre la del docente.

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Mostrar acciones: aquí seleccionaremos si el informe se hará sobre las vistas de actividad,

los mensajes o ambos (todas las acciones).

Una vez que hemos seleccionado las opciones anteriores, pulsaremos sobre el botón Ir para que se

genere una lista de todas las ocurrencias de la actividad seleccionada.

Si existen varias actividades de ese módulo, seleccionaremos la que nos interese y pulsaremos en Ir.

Los usuarios que cumplan los criterios aparecerán en una lista en formato tabular ordenados por

Nombre/Apellidos y por la forma y la frecuencia con que han completado la acción solicitada, por ejemplo,

Sí (s) o No (n).

- Los registros de Moodle permiten visualizar con detalle vistas de la actividad del estudiante dentro del

curso.

El profesor/a podrá consultar a qué páginas han accedido y en la fecha y hora en que lo hicieron, además

de conocer la dirección IP de la máquina desde la cual se conectaron. Mediante estos registros, el

profesorado podrá sacar algunas conclusiones acerca de la marcha del curso. Por ejemplo, podría saber

el tiempo que invierte en realizar una determinada actividad o en revisar determinado recurso.

A la hora de visualizar la información, podemos seleccionar el curso, todos o algún participante, todos los

días o algún día concreto, todas o alguna actividad del curso, cualquier actividad o alguna de las

indicadas.También podemos ver la actividad actual seleccionando el enlace Registros en vivo de la

última hora.

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5.- Bloque Mis archivos privados

5.- Bloque Mis archivos privados

El Bloque "Mis archivos privados" sirve para gestionar un espacio de trabajo que se ha proporcionado a

cada usuario.

Se trata de su propio espacio personal para guardar los archivos que encontrasen oportunos, sin que se

vean obligados a utilizar un lugar externo a Moodle para guardar información.

Se trata de un espacio personal, es decir, los documentos o archivos que un usuario añada en el

bloque solo estarán disponibles para él o ella, y se ha dispuesto este bloque especial para poder

gestionar sus archivos.

Para añadir un archivo solo se tiene que pulsar el botón de Gestionar mis archivos privados, que se

encuentra dentro de este bloque, para acceder a una página a través de la cual se puede agregar

archivos situados en el disco duro del ordenador personal, en repositorios externos o en los archivos

locales de Moodle.

Para agregar un archivo hay que pulsar en el botón "Agregar".

Para subir es archivo desado hay que hacer clic en el menú "Subir un archivo", pulsar el botón

"Examinar" para seleccionarlo y después pulsar "Subir un archivo".

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Una vez que el usuario disponga de archivos en su espacio personal, estos son mostrados en este mismo

bloque.

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6.- Fuentes de información

5.- Fuentes de información.

Esta documentación está basada en el manual de Jesús Baños Sancho - Catedrático de Sistemas

Electrónicos y Máster en Nuevas Tecnologías aplicadas a la Educación IES Satafi (Getafe) - Madrid y en

los cursos de demostración y documentación disponibles en el sitio Web oficial de Moodle

(http://moodle.org).

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