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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

LUIS EDUARDO BECERRA ARDILAUniversidad Industrial de Santander (UIS)

METAS

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Favorecer la gestión financiera hacia

procesos de sostenibilidad

Construir capacidades para el abordaje de la

gestión financiera a partir de herramientas administrativas

Socializar prácticas de gestión que pueden ser

transferidas a las IES, como soporte a la gestión

financiera

Dinamizar el entorno de gestión financiera

hacia prácticas de referencia

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

1. Entorno Mundial Competitivo y Dinámico2. Herramientas administrativas de apoyo a la gestión

financiera.2.1 Sistemas de Calidad2.2 BSC2.3 Sistema de Comunicación Asertiva

3. Mapa estratégico y de control

CONTENIDO

SITUACIÓN FINANCIERA DE LAS IES

• Disminución de los recursos por parte de los estados y definición de otras prioridades de inversión.

• Aumento de la pobreza en los países de América Latina.• Aumento considerable en la demanda de cupos.• Aparición de conocimientos especializados y disminución de

la demanda de conocimientos técnicos.

1. ENTORNO MUNDIAL COMPETITIVO Y DINÁMICO

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- Gestión rodeada de problemas y dificultades- Las IES son un conjunto multidisciplinar- No basta con la información tradicional financiera- La necesidad de información se debe generar en tiempo real

SITUACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ACTUAL

La visión de la Dirección

Falta de tiempo, poca posibilidad de comunicación y exceso de

información.

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PERO ADEMÁS ES EVIDENTE UN ENTORNO COMPETITIVO Y DINÁMICO CARACTERIZADO POR...

Competitividad Global(prácticamente en todos los

sectores se ha sentido)

Preocupaciones medioambientales

(implicando nuevas exigencias para las

organizaciones)

Cambios estructurales por los desarrollos

tecnológicosGran desarrollo de las tecnologías

(su evolución está provocando cambios en casi todos los sectores: educación, ocio,

electrónica de consumo, etc.)

Menor proteccionismopor parte de los

gobiernos

Algunos pequeños detalles

El coctel perfecto

Cultura Global y Tratados de Libre Comercio.

LA ESTRATEGIA QUE CONJUGUE

• Limitados recursos financieros por parte de las IES• Necesidades de modernización• Pertinencia de programas académicos e investigación de punta• Procesos financieros con enfoque de servicio al cliente• Tecnologías de punta en informática y TIC• Calidad en los procesos, servicios, acreditación nacional e

internacional• Simplificación de trámites y en tiempo real

- Estructuras basadas en el conocimiento- Mejores canales de comunicación y flexibilización con las

personas y los procesos- Descentralización en la toma de decisiones- Compartir el ámbito del control

Ayudaría algo de…

2. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE HACIA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

La política no debe golpear la función misional institucional Al sector docente e investigador, no les gusta

Debe ser realista y generar expectativas

Fijar unas metas alcanzables, y unos tiempos reales para su ejecución

POLÍTICA DE CALIDAD EN EL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERO

•Eficacia: Capacidad de lograr lo que se desea.

•Eficiencia: Capacidad de lograr algo con el mínimo de recursos.

•Efectividad: Equilibrio entre Eficacia y Eficiencia.

•Mejoramiento continuo

•Beneficiarios

•Autocontrol

•Asertividad en la comunicación

Esta es la teoría de la calidad…

¿Cuál debe ser la

realidad?

Y entonces qué hacemos… ?

DECIR LA VERDAD…

Y que más se puede hacer?…

Que no va a ser fácil, que se requieren muchos recursos, que posiblemente las metas no se

logren en el tiempo esperado, que todos los procesos se deberán estandarizar,

que aparecerán muchos formatos, que se construirán indicadores para medir y controlar el proceso y que eso no les va a gustar, y que

además, los procesos, procedimientos y normas, se deberán cumplir y claro, que ahora

aparecerán muchas auditorías, no conformidades, acciones de mejora y un

universo de actividades adicionales…

•Caracterización del proceso

• Desagregación de procesos• Identificación de actividades• Identificar entradas• Identificar salidas• Identificar procesamiento• Identificar actores en cada etapa

• Identificación de restricciones• Caracterizar la restricción• Levantar las restricciones

EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…

MAPA DEPROCESOS

Qué otros procesos afectanel proceso Financiero?

Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los procesos, pero lo más importante, sirve para

entender a los clientes de la Institución.