1

1. El pla justificable

1. L’estructura del pla justificable Un pla justificable ha de ser: exhaustiu, factible i visible. Està format per vuit passos que se sobreposen entre si: 1. Definició del projecte 2. Planificació del treball 3. Estimació i assignació de recursos 4. Gestió del risc 5. Qualitat 6. Elaboració del pressupost 7. Venda del pla 8. Establiment de controls

1

2

3

4

5

6

7

8

2

1. El pla justificable

Si falla un d’aquest passos no podrà ser un pla justificable, ja que hi haurà preguntes que no es podran respondre.

Planificar projectes es fer-ho sobre coses reals, no sobre hipòtesis o idees brillants que mai es duran a la pràctica.

Cal una mentalitat proactiva i un compromís per tirar endavant el pla.

La planificació del projecte es porta terme en estreta relació amb l’execució del projecte.

Exemple. Si fem una planificació de projectes sabrem on hem d’arribar, en canvi si fem una planificació de vendes mai sabrem com acabarà.

3

1. El pla justificable

Hi ha càlculs fets que diuen que per planificar bé un projecte fa falta un 10% del temps total d’execució del projecte.

P.e. Si el projecte ha de trigar 20 dies a executar-se fan falta 2 dies per planificar-lo.

La meva directora de projectes preferida

4

2. La definició del projecte

1. Sis preguntes: ¿què, per què, quan, com, on i qui?

2. Què ens han demanat que fem? La definició del projecte és el primer pas d’un Pla

Justificable Per què i per a què es necessita el projecte?

Per què es necessita el projecte i on encaixa en els objectius de l’organització?

Què fa falta fer i que aconseguirà el projecte

?

5

2. La definició del projecte

3. Poca claredat: si el projecte no està ben formulat es formulen conclusions errònies. Exemple: diversos departaments estan usant diferents mètodes

tecnològics (telèfon, fax, bústia de veu,..) per les comunicacions externes i internes. Investigar els mètodes usats i presentar recomanacions sobre com s’haurà de procedir.

Per evitar-la cal escriure el següent, signat per l’iniciador del pr. Per què es necessita el projecte i quines són les circumstàncies que

fan sorgir la seva necessitat ? Què farà el projecte per solucionar el problema? Com es farà? Qui participarà o es veurà afectat pel projecte?

= ambigüitat

• El projecte es necessita per poder dur a terme una acció de millora de les comunicacions.

• Fa falta perquè s’ha observat que moltes comunicacions es perden.

……………….

6

2. La definició del projecte

4. Pautes aplicables a la definició de projectes

Començar amb el ¿per què? Per què necessita l’organització el projecte? Quins són els antecedents? Quin és el problema/oportunitat que s’està analitzant? Hi ha altres projectes semblants que s’estiguin fent?

Continuar amb el ¿què? Què farà aquest projecte?

Què no ha de fer? Quin benefici de la inversió està buscant l’organització Quins són els factor bàsics per dur a terme el projecte

7

2. La definició del projecte

Analitzar la feina a partir del ¿com? Com l’enfocarem? Quins objectius establirem? Per quan ha d’estar acabat? Quin pressupost tenim? Quins recursos tenim?

¿ Qui i a qui afectarà el projecte? Qui farà el projecte? Quines són les persones involucrades ? Qui dóna suport al projecte? Qui no vol que es faci

8

2. La definició del projecte

Context

Tasca

Com s’ha de realitzar?

Funcions

Per què?Què?

Qui?Com?

Procés

Què millorarà el projecte ?

Qui hi ha de participar?

Per què fa falta el projecte?

9

3. La planificació del treball

1. Visió conjunta del projecte Com més es treballi en aquesta fase, més fàcils seran

les següents fases Coses a decidir:

Quin treball implicarà? Quan es tardarà? En quin ordre es farà?

¡És a dir, s’ha de planificar el temps i els recursos !

10

3. La planificació del treball

2. Ordenar de forma lògica les tasques Exemple: elaborar un folletó de marketing per un nou

producteNou producte

Finances

Recerca

Legal Marketing Producció Tècnica Vendes

Posició

Folletó

Publicitat

Estratègia

11

3. La planificació del treball

3.Pla inicial del projecte

Folletó

DissenyInformació Fotos Material Impremta

Després de parlar amb un expert el pla queda ampliat.

12

3. La planificació del treball

4. Pla del projecte ampliat

Per cada tasca o funció es demana la col.laboració d’algú de l’empresa o en el seu defecte d’algú extern.

Folletó

Material Fotos Legal Infor-mació

Impre-mta

Proves Disseny Tècnic

13

3. La planificació del treball

5. Full de descripció de l’activitat 1. Nom de l’activitat

Fotografia

2. Denominació de l’activitat“D”

3. Treball a lliurarConjunt de fotos aprovades del producte

4. Capacitats/competènciesFotògraf professional amb experièncis en folletons de productes

5. Activitats anteriors (antecesoras)“A”

6. ResponsableJoan Martorell

14

3. La planificació del treball

5. Full de descripció de l’activitat (cont.)

7. Durada10 dies per dos empleats

8. Permisos especials/accionsProves de fotografia- Director de Marketing del producte

9. NotesDevolució del prototipus del projecte per part del fotògraf

10. Costos estimats2.250 Euros

15

3. La planificació del treball

6. Denominació de les activitatsDenominació Descripció Durada

en diesPersonalnecessari

Antecesores

A Informació 5 1 -

B Disseny 10 1 A

C Tècnic 5 2 A

D Fotografia 10 2 A

E Material 15 2 B,C

F Legal 5 1 E

G Proves 10 1 D,F

H Impremta 5 1 G

16

3. La planificació del treball

7. Diagrama del projecte- Xarxa d’avançament

B

10

D

10

C

5

E

15

GA

5

F

H

0 5

155

5 10

5 15

15 30 30 35

5

510

35 45 45 50

17

3. La planificació del treball

8. Diagrama del projecte- Xarxa d’endarreriment

3. La planificació del treball

B

10

D

10

C

5

E

15

GA

5

F 5

H

0 5

155

5 10

5 15

15 30 30 35

5

510

35 45 45 50

50

5 15

1510

3525

35

15 30 3530

45 45 5065606050

50454530

3020

3025

5040

2015

Endarrerim 15 dies l’acabament

El projecte comença 15 dies més tard

18

3. La planificació del treball3. La planificació del treball

B

10

D

10

C

5

E

15

GA

5

F 5

H

0 5

155

5 10

5 15

15 30 30 35

5

510

35 45 45 50

50

5 15

1510

3525

35

15 30 3530

45 45 500

0

5

20

0 0

0 0

8. Diagrama del projecte- Inactivitat i camí crític

Camí crític

Camí crític