gestión de la planificación institucional pro-gpe-gpi-001
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PROCEDIMIENTO
Gestión de la Planificación Institucional PRO-GPE-GPI-001
Coordinación General de Planificación Versión 3.0
Septiembre -2020
PROCEDIMIENTO Gestión de la Planificación Institucional – PRO-GPE-GPI-001
Coordinación General de Planificación.
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CÓDIGO: PRO-GPE-GPI-001
-PLI-001
VERSIÓN 3.0
RUBRO CARGO FIRMA
AUTORIZADO POR: Mauricio Sarabia Vargas
COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
REVISADO POR:
Mauricio Cruz Jácome LÍDER DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Edgar Gómez ANALISTA DE PLANIFICACIÓN
ELABORADO POR:
Juan Carlos Rivera ANALISTA
Tatiana Alvarado Muñoz ANALISTA
Mariuxi Vera Briones ANALISTA
PROCEDIMIENTO: Gestión de Planificación Institucional
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Coordinación General de Planificación.
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IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Proceso Nivel 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional
Proceso Nivel 2: Gestión de Planificación Institucional
Proceso Nivel 3: No aplica
Versión del documento: 3.0
Responsable: Coordinación General de Planificación Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda
REGISTRO DE VERSIONES
Versión Descripción de la versión
(motivos y cambios) Realizado / Aprobado por
Fecha de elaboración
Documentos que se dan de baja con la vigencia de este
documento
1.0 Creación del documento.
Flavio Mora Técnico de la Gestión de
Planificación y Evaluación Institucional
Efrén Bravo Guamán
Coordinador General de Planificación
Abril 2019
No Aplica
2.0
Actualización:
- Inclusión de PAPP y PEI
institucional.
Gloria Larenas Martínez Coordinadora General de
Planificación
Mauricio Sarabia Vargas Servidor de Procesos Y Calidad
Pamela Jarrín
Servidora de Procesos y Calidad
Agosto 2019 AP-PLA-PYE-01
AP-PLA-PYE-02
3.0
Actualización:
- Cambio de indicadores
y formatos
Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Juan Carlos Rivera ANALISTA
Mariuxi Vera Briones
ANALISTA
Septiembre
2020
PRO-GPE-GPI-001
V02
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ÍNDICE Y CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................................................................................................................................................5
2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................5
3. NORMAS GENERALES ......................................................................................................................................................5
3.1. NORMAS ESPECÍFICAS ..........................................................................................................................................5
FORMULACIÓN ..................................................................................................................................................5
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ............................................................................................................................5
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................6
4.1. DIAGRAMA DE CONCEPTUALIZACIÓN ...................................................................................................................7
4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN .......................................................................................................................8
4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ...........................................................................................................................................9
4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................................................................................... 11
5. INDICADORES ............................................................................................................................................................... 14
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................................... 14
7. DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS........................................................................................................................... 15
7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................ 15
7.2. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................................................... 15
7.3. LISTADO DE ANEXOS .......................................................................................................................................... 15
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades para realizar la formulación participativa del Plan Estratégico Institucional de la Asamblea
Nacional.
2. ALCANCE
Comprende desde la formulación y aprobación del Plan Estratégico Institucional -PEI hasta la difusión y socialización del mismo.
3. NORMAS GENERALES
a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores legislativos de Asamblea Nacional, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.
b) El servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como las leyes
y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.
c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,
Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser
complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
3.1. NORMAS ESPECÍFICAS
e) El ciclo de la planificación comprende tres fases: la formulación, la implementación y el seguimiento y evaluación:
Formulación del plan: Este proceso contempla el diagnóstico y análisis de la realidad en la que opera la entidad y la
propuesta de acciones orientadas a modificar el entorno y solucionar los problemas y necesidades identificados (Plan
Estratégico Institucional).
Seguimiento y evaluación: Consiste en la verificación oportuna del cumplimiento de las acciones programadas y el
análisis de los resultados obtenidos a fin de conocer si los planes, objetivos y resultados responden a las necesidades
identificadas en la fase de diagnóstico y la misión institucional.
FORMULACIÓN
a) La Planificación Estratégica de la Institución debe ser elaborada al menos cada dos años (periodo de mandato
presidente de la Asamblea Nacional) y debe ser: jerárquica, dinámica, flexible, participativa e incluyente.
b) Para el análisis FODA deben tener en cuenta:
- Análisis de Contexto
- Análisis Externo, como, Oportunidades y Amenazas: Marco externo a nivel del país.
- Análisis Interno, como, Fortalezas y Debilidades: Marco interno de la Institución.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
a) La Planificación Estratégica de la institución se debe analizar con la Administración General cada año para
controlar eventuales desviaciones, es recomendable no cambiar los objetivos estratégicos en esta revisión, aunque
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de ser necesario se pueden modificar las estrategias. (en caso de existir cambios al PEI debe ser puesto en
conocimiento para aprobación del CAL).
b) La Programación Anual de la Planificación Estratégica: corresponde a la actualización anual de la programación
de metas de los objetivos estratégicos institucionales, en función del presupuesto asignado.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
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4.1. DIAGRAMA DE CONCEPTUALIZACIÓN
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4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN
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4.3. DIAGRAMA DE FLUJO
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4.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nro ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN
1 Disponer la formulación del PEI Con al menos seis meses de anticipación a la terminación de la vigencia del PEI en curso, el Coordinador General de Planificación iniciara el proceso de formulación del nuevo Plan Estratégico Institucional.
2 Diseñar el proceso metodológico de formulación participativa del PEI
Con base en las directrices emitidas por el Coordinador General, la Unidad de Planificación y Evaluación Institucional,
procederá a formular la propuesta metodológica, basada en la guía metodológica de planificación institucional -STPE-
para el proceso de formulación participativa del PEI; y, la hoja de ruta.
3
Revisar y remitir el diseño metodológico para su aprobación
Revisa la propuesta metodológica del proceso del diseño del PEI y la hoja de ruta, realiza las observaciones de ser el
caso.
Remite a la Administración General para su aprobación.
4
Autorizar el inicio del proceso para la formulación del PEI y dictamina el direccionamiento estratégico
El Presidente de la AN o su delegado o el Administrador General, autoriza el inicio del proceso para la formulación del PEI
remitidos por el Coordinador General de Planificación. Dictaminan el direccionamiento estratégico y realizan sus
observaciones, de ser el caso.
5
Disponer la ejecución de la formulación del PEI
Con base en el direccionamiento estratégico el El Presidente de la AN o su delegado o el Administrador General
dispondrá al Coordinador General de Planificación que ejecute el proceso de formulación del PEI.
6 Coordinar la ejecución de la formulación del PEI Coordinará la ejecución del proceso de formulación del PEI con los actores pertinentes. Es recomendable que todas
las Unidades Administrativas tengan representación
7 Preparar las actividades de la formulación PEI
En relación a cada una de las actividades programadas, la Unidad de Planificación y Evaluación Institucional junto con
un equipo técnico designado, procede a preparar las agendas de los talleres, de ser el caso, así como los documentos
e insumos necesarios para su ejecución.
8
Convocar a todos los actores institucionales para
la realización del PEI
A través de una reunión de los Coordinadores Generales de todas las unidades de la Institución, el/la Coordinador/a
de Planificación y con el apoyo del Líder y el equipo técnico de la Unidad de Planificación y Evaluación Institucional,
socializará el diseño metodológico a seguir, la hoja de ruta aprobada del proceso y establecerá, de ser el caso, los
niveles de responsabilidad y participación de las distintas unidades.
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Es recomendable la participación de todas las Secretarías y Coordinaciones Generales de la institución, o sus
respectivos delegados para garantizar el levantamiento eficaz de la información
9 Levantar diagnóstico FODA
El Coordinador General de Planificación junto al equipo de planificación determinará los participantes a los talleres.
Es recomendable que para el levantamiento del diagnóstico institucional se incluya a los Servidores Legislativos que
han permanecido mayor tiempo en la institución, ya que ellos son quienes guardan la memoria institucional.
Coordina y acompaña el levantamiento del diagnóstico institucional, mediante la aplicación de la metodología
aprobada para el efecto (encuestas, entrevistas, talleres, grupos focales, etc). Consolida y sistematiza los resultados
obtenidos.
Remite resultados conforme a la metodología y cronograma establecidos.
10 Revisar y aprobar los resultados obtenidos El Coordinador General de Planificación revisa y valida el diagnóstico FODA remitido por el Líder de Planificación y
Evaluación Institucional.
11
Definir elementos orientadores y la filosofía
institucional y remitir resultados
El Coordinador General de Planificación, acorde con la guía metodológica de Planificación Institucional de STPE,
desarrolla los diferentes componentes del documento.
A partir de los aportes sistematizados se formulan los elementos orientadores y filosofía institucional: Misión, Visión,
Principios y Valores; Objetivos Estratégicos, Políticas.
Con los planteamientos participativos recopilados y considerando los elementos orientadores y estrategias, se
desglosan líneas de acción, objetivos operativos y se establecen los distintos programas y proyectos que configuran
el desarrollo del plan estratégico institucional. Se complementa este trabajo estableciendo los indicadores a nivel
de resultados de largo plazo correspondiente a los objetivos estratégicos.
Se remiten los resultados al Coordinador General de Planificación para su validación.
12 Revisar y aprobar los elementos orientadores,
filosofía institucional y remitir resultados El Coordinador General de Planificación revisa y aprueba los elementos orientadores de valor
13 Formular PEI preliminar El Líder de Planificación y Evaluación Institucional procede a la consolidación del documento preliminar con contiene
el PEI preliminar
14 Validar formulación preliminar del PEI El Coordinador General de Planificación revisa y valida el documento preliminar del PEI para su posterior envío a la
Administración General
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Remitir formulación preliminar del PEI
El Coordinador General de Planificación remite la versión preliminar a la Administración General para su aprobación.
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Revisar y autorizar el PEI preliminar
El Administrador General, recibe la presentación del PEI por parte de la Coordinación General de Planificación, realiza
la revisión de su contenido, emite sus observaciones o correcciones de ser el caso. En un proceso expedito, la
Coordinación de Planificación integra estos cambios al documento final; y, la Administración General, una vez
validado el documento, remitirá a la Presidencia de la Asamblea Nacional para su revisión y ulterior aprobación en el
CAL.
17
Remitir PEI al CAL
El Presidente de la AN o su delegado o el Administrador General, recibe la presentación del contenido final del PEI
por parte de la Administración General con el apoyo técnico de la Coordinación General de Planificación, se integran
de ser el caso, sus sugerencias y observaciones y se procede a remitirlo al CAL para su aprobación, previa revisión
ortográfica de forma y redacción por parte de la Unidad de Técnica Legislativa UTL.
18
Aprobar Plan Estratégico Institucional mediante
resolución
El Presidente de la Asamblea Nacional o su delegado o el Administrador General, integran en el orden del día de las
sesiones ordinarias del CAL la consideración y aprobación del nuevo PEI, documento que será remitido de manera
oportuna a sus miembros. El CAL realiza la aprobación del nuevo PEI para que entre en vigencia inmediata.
19
Recibir PEI aprobado por el CAL y remitir para su
publicación y socialización
El Administrador General recepta el PEI aprobado por el CAL y remite a la Coordinación General de Planificación para
difusión.
20 Enviar PEI para su publicación, difusión y
socialización
El documento aprobado se remite a la Secretaria de Comunicación a fin de que se proceda a diagramar y preparar las
artes para su publicación, una vez impreso el PEI se realiza difusión y socialización.
La Coordinación General de Planificación será responsable del levantamiento de los Planes Plurianuales y Anuales
respectivos.
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5. INDICADORES
Nombre del Indicador Fórmula de Cálculo PEI Aprobado Nro. de documento PEI aprobado
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Direccionamiento Estratégico. - Se define como la formulación de las finalidades y propósitos de una
organización o proyecto, donde se consignan los anhelos y orientaciones definidos para un largo plazo que
apuntan a la perdurabilidad, sostenibilidad y crecimiento de la misma, que sirve de marco referencial de
direccionamiento para establecer los objetivos y lineamientos que regirán en el periodo de vigencia del plan.
Se suele identificar este contenido también como marco filosófico de la organización, contiene la definición de
su misión, la visión de futuro para el periodo de trabajo que se planifica, los principios y valores, así como los
lineamientos estratégicos que se desarrollarán.
FODA. - Es una herramienta de estudio de la situación o diagnóstico de una organización, institución, proyecto
o persona, analizando e identificando su realidad existente positiva interna (Fortalezas) y externa
(Oportunidades) así como su realidad negativa o limitante interna (Debilidades) o externa (Amenazas).
Plan Estratégico Institucional (PEI). - Es el proceso a través del cual cada entidad establece, sobre la base de
su situación actual, del contexto que la rodea, de las políticas nacionales vigentes, así como de su rol y
competencias, cómo debería actuar para brindar de manera efectiva sus servicios y/o productos, así como
realizar los esfuerzos necesarios para su desarrollo institucional a largo plazo.
Taller. - Es un esfuerzo ordenado de trabajo colectivo direccionado, que permite conseguir un resultado o
propósito, de manera práctica y participativa.
Sistematización. - Esfuerzo posterior a un proceso o evento, en el que se ha recogido de manera organizada la
información, insumos o resultados del trabajo realizado, para clasificarlos, ordenarlos, analizarlos y priorizarlos
de acuerdo a los objetivos que se persigan con la sistematización. El contenido sistematizado, deberá ser
validado por los actores participantes. Es una corriente metodológica de investigación participativa de la acción
social colectiva, proviene desde los esfuerzos de trabajo en Latinoamérica en la década de los ochenta, al tenor
del desarrollo de los movimientos sociales. Es un proceso social y colectivo de reconstrucción y reflexión
analítica de experiencias, a través del cual se recrea y produce conocimiento; se entiende como un proceso
colectivo que tiene por cometido recuperar, organizar, ordenar los elementos o componentes que han
intervenido o estuvieron presentes en la experiencia objeto de la sistematización. Se trata de un esfuerzo
consiente de comprensión para sintetizar, ordenar y extraer conocimiento desde la experiencia que sirve como
base para la ulterior teorización y generalización.
Ejecución presupuestaria. - Etapa del proceso presupuestario en la que se perciben los ingresos y se atienden
las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestarios autorizados.
Formulación. - Conjunto de reglas preestablecidas que han de seguirse de manera ordenada para conseguir el
fin deseado.
Metodología. - Conjunto de métodos que se siguen en una investigación, un estudio o una exposición.
STPE. – Secretaría Técnica Planifica Ecuador.
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7. DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS
7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS
Código Nombre del Documentos
No aplica Guía metodológica de planificación STPE
F01-PRO-PGE-GPI-002 Matriz de levantamiento de Planificación Institucional.
F02-PRO-PGE-GPI-002 Matriz de necesidades Institucionales.
F04-PRO-GTH-DTH-001 Registro de asistencia
F16-PRO-GIC-GDS-001 Acta de Reunión
7.2. CONTROL DE REGISTROS
Código Nombre del Registro Responsable
del resguardo
Almacenamiento Indexación o Recuperación
Control de Acceso
Tiempo de retención y disposición
final. Ubicación física y/o
electrónica Como se ordenan
los registros
Quien tiene acceso a el
registro
No aplica
Planificación Estratégica Institucional (PEI)
ADMINITRADOR GENERAL
Físico: Administración
General Electrónico:
No Aplica
Cronológicamente Servidores de la Administración
General 2 años
7.3. LISTADO DE ANEXOS
Código Nombre de los anexos
No aplica Matriz de normatividad