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Gestión de Contratos Bizagi Modeler

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Tabla de Contenidos

GESTIÓN DE CONTRATOS .................................................................................................................................................... 1 BIZAGI MODELER ....................................................................................................................................................................... 1

1 DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................................................... 6

2 STAKEHOLDERS (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ........................................................................... 7

2.1 TRABAJADOR DEL ÁREA LEGAL ........................................................................................................................... 8

2.2 DUEÑO DEL CONTRATO ...................................................................................................................................... 8

2.3 OTORGANTE DEL CONSENTIMIENTO ................................................................................................................. 8

3 OTORGANTE DEL CONOCIMIENTO (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ..................................... 9

3.1 AUDITAR CONTRATO........................................................................................................................................ 10

3.1.1.1 Buscar contratos ........................................................................................................................ 11

4 DUEÑO DEL CONTRATO (DOCUMENTACIÓN DEL STAKEHOLDER) ....................................................... 12

4.1 ADJUNTAR UNA ALERTA .................................................................................................................................. 13

4.2 SOLICITAR UNA EVALUACIÓN DEL BORRADOR DEL CONTRATO ................................................................... 13

4.3 AUDITAR UN CONTRATO ................................................................................................................................. 14

4.4 BUSCAR CONTRATOS ....................................................................................................................................... 15

5 TRABAJADOR DEL ÁREA LEGAL (STAKEHOLDER DOCUMENTACIÓN) ................................................... 16

5.1 ADJUNTAR UNA ALERTA .................................................................................................................................. 17

5.2 AUDITAR CONTRATO........................................................................................................................................ 18

5.3 ACTUALIZAR EL ESTADO DEL BORRADOR ....................................................................................................... 19

5.4 ACTUALIZAR EL ESTADO DE LA RENOVACIÓN ................................................................................................ 19

5.5 ACTUALIZAR EL ESTADO DE NEGOCIACIÓN.................................................................................................... 20

5.6 ACTUALIZAR EL ESTADO EN EJECUCIÓN ......................................................................................................... 20

5.7 ACTUALIZAR ESTADO BLOQUEADO................................................................................................................. 21

5.8 BUSCAR CONTRATOS ....................................................................................................................................... 22

6 GESTIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................................................................ 23 6.1 GESTIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................................................................ 24

6.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 24

6.1.1.1 Almacenar la copia digital del contrato firmado .......................................................... 24

6.1.1.2 Gateway ......................................................................................................................................... 25

6.1.1.3 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación ........................................................... 25

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6.1.1.4 ¿Se aprueba? ............................................................................................................................... 26

6.1.1.5 Notificar rechazo del borrador............................................................................................. 26

6.1.1.6 Notificar aceptación del contrato ....................................................................................... 27

6.1.1.7 Notificar cancelación ................................................................................................................ 27

6.1.1.8 Inicio ............................................................................................................................................... 27

6.1.1.9 Registrar cancelación ............................................................................................................... 27

6.1.1.10 Cancelar solicitud ...................................................................................................................... 28

6.1.1.11 Habilitar ejecución del contrato .......................................................................................... 28

6.1.1.12 Crear borrador del contrato .................................................................................................. 29

6.2 CREACIÓN DEL BORRADOR ...................................................................................................................................... 30 6.2.1 Elementos del Proceso.......................................................................................................................... 30

6.2.1.1 Editar borrador ........................................................................................................................... 30

6.2.1.2 ¿Se aprueba? ............................................................................................................................... 31

6.2.1.3 Aprobación Solicitante del Contrato ................................................................................. 31

6.2.1.4 Gateway ......................................................................................................................................... 32

6.2.1.5 Aprobaciones Terminadas ..................................................................................................... 32

6.2.1.6 Aprobación Representante Legal ........................................................................................ 32

6.2.1.7 Gateway ......................................................................................................................................... 33

7 EVALUACIÓN DEL BORRADOR ............................................................................................................................... 34 7.1 EVALUACIÓN DEL BORRADOR ................................................................................................................................. 35

7.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 35

7.1.1.1 Inicio ............................................................................................................................................... 35

7.1.1.2 Evaluar el borrador ................................................................................................................... 35

8 SOLICITAR APROBACIÓN Y RECIBIR RETROALIMENTACIÓN..................................................................... 37 8.1 SOLICITAR APROBACIÓN Y RECIBIR RETROALIMENTACIÓN ................................................................................... 38

8.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 38

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8.1.1.1 Inicio ............................................................................................................................................... 38

8.1.1.2 Recibir retroalimentación ....................................................................................................... 38

8.1.1.3 Enviar borrador para la aprobación ................................................................................... 39

8.1.1.4 Dueño del contrato................................................................................................................... 39

9 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO ............................................................................................................................. 40 9.1 SEGUIMIENTO AL CONTRATO .................................................................................................................................. 41

9.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 41

9.1.1.1 Registrar retroalimentación de la auditoría .................................................................... 41

9.1.1.2 Convergencia .............................................................................................................................. 41

9.1.1.3 Inicio ............................................................................................................................................... 42

9.1.1.4 Programar una alerta ............................................................................................................... 42

9.1.1.5 ¿Se aproximan más alertas? .................................................................................................. 42

9.1.1.6 Informar a los participantes .................................................................................................. 43

9.1.1.7 ¿Es una reunión? ........................................................................................................................ 43

9.1.1.8 Gateway ......................................................................................................................................... 43

9.1.1.9 Convergencia .............................................................................................................................. 44

9.1.1.10 Enviar el mensaje del estado a los participantes .......................................................... 44

9.1.1.11 Alarma de fecha ......................................................................................................................... 44

9.1.1.12 ¿Es una reunión de auditoría? .............................................................................................. 45

9.1.1.13 Guardar retroalimentación externamente ....................................................................... 45

10 ACTUALIZAR ESTADO DEL CONTRATO .......................................................................................................... 46 10.1 ACTUALIZAR ESTADO DEL CONTRATO .................................................................................................................... 47

10.1.1 Elementos del proceso.......................................................................................................................... 47

10.1.1.1 Gestionar los cambios del estado ....................................................................................... 47

10.1.1.2 Notificar a los participantes .................................................................................................. 47

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10.1.1.3 Inicio ............................................................................................................................................... 47

11 RECURSOS .................................................................................................................................................................. 48 11.1 DUEÑO DEL CONTRATO (ENTIDAD) ........................................................................................................................ 48 11.2 OTORGANTE DEL CONSENTIMIENTO (ENTIDAD) ................................................................................................... 48 11.3 EMPLEADO DEL ÁREA LEGAL (ENTIDAD) ................................................................................................................ 48 11.4 EVALUADOR (ROL) ................................................................................................................................................... 48

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1 Descripción El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no estructurado de

Gestión de Contratos, en el cual, cualquier clase de contrato puede ser administrado, desde su

solicitud hasta su expiración. Este acercamiento se realiza de forma general, debido a que un

proceso que pueda manejar cualquier tipo de contratos detalladamente debe considerar una gran

cantidad de situaciones distintas.

Gestión de Contratos se apoya en las herramientas que ofrece Bizagi para manipular cada caso y

cada actividad de manera diferente.

Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una solicitud que será

evaluada por empleados internos y participantes previamente definidos (quienes actúan como

representantes de las partes externas del contrato) y que, como resultado, se obtendrá un contrato

en ejecución. Cualquier modificación del estado del contrato, alarmas de las reuniones programadas

y seguimiento al mismo son soportadas, sin embargo, este proceso no soporta la gestión directa del

documento en sí, su nombre, términos, condiciones, políticas, restricciones, etc.

Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las funcionalidades de la

versión 11 de Bizagi, tomando ventaja del concepto Diseño de Experiencia para representar un

proceso no estructurado.

Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como altamente

impredecibles o dinámicos, principalmente, porque pueden involucrar, en algún punto, un gran

número de posibles alternativas de flujo de trabajo.

De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento) pueden tomar

decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser previsto con anterioridad.

El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del contrato, el cual ha

sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de sus reuniones y los cambios de su

estado.

A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores

del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada, la cual utiliza las

capacidades de BPM, entre otros.

El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del contrato, el cual ha

sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de sus reuniones y los cambios de su

estado.

A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores

del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada, la cual utiliza las

capacidades de BPM, entre otros.

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2 Stakeholders (Documentación del Stakeholder)

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2.1 Trabajador del área legal Descripción

Cada empleado perteneciente al área legal que pueda participar en la gestión de contratos.

Trabajador Área legal (Stakeholder documentación) - Main Process

2.2 Dueño del contrato Descripción

Cualquier empleado que solicite un contrato en la compañía.

Dueño del contrato (Documentación del Stakeholder) - Main Process

2.3 Otorgante del consentimiento Descripción

Es cada dueño del contrato y su representante legal. Esto se debe a la necesidad de consentimiento del titular del contrato y

el representante legal de la empresa.

Otorgante del conocimiento (Documentación del Stakeholder) - Main Process

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3 Otorgante del conocimiento (Documentación del

Stakeholder)

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3.1 Auditar contrato Descripción

Consulta las solicitudes de los contratos, mostrando toda la información relacionada a cada una de las versiones del

mismo.

Forma asociada

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¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible

Siempre

3.1.1.1 Buscar contratos Descripción

Permite a los stakeholders buscar todos los contratos que han sido guardados y filtrar los resultados de búsqueda.

Forma de Búsqueda

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4 Dueño del contrato (Documentación del

Stakeholder)

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4.1 Adjuntar una alerta Descripción

Inicia una nueva instancia en el proceso de seguimiento del contrato, permitiendo al usuario relacionar alertas y registrar

retroalimentación de reuniones en relación al contrato.

Seguimiento del contrato - Seguimiento al contrato

¿Es una acción en lote?

No

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal, Procesos.

Cuando es visible:

Siempre

4.2 Solicitar una evaluación del borrador del contrato Descripción

Inicia el proceso de evaluación del borrador del contrato. Esta acción permite al dueño del contrato requerir valoraciones del

contrato a cualquier usuario relacionado.

Evaluación Borrador - Evaluación Borrador

¿Es una acción en lote?

No

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

Siempre

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4.3 Auditar un contrato Descripción

Consulta las solicitudes de contratos, mostrando toda la información relacionada a cada una de las versiones del contrato.

Forma Asociada

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¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible

Siempre

4.4 Buscar contratos Descripción

Permite a los stakeholders buscar todos los contratos que han sido guardados y filtrar los resultados en las búsquedas.

Forma de Búsqueda

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5 Trabajador del Área legal (Stakeholder

documentación)

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5.1 Adjuntar una alerta Descripción

Inicia una nueva instancia del proceso Seguimiento al contrato, permitiendo al usuario relacionar alertas y registrar las

retroalimentaciones de las reuniones en relación al contrato.

¿Es una acción en lote?

No

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Procesos; Mi Portal

Cuando es visible:

Siempre

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5.2 Auditar contrato Descripción

Consulta la solicitud de contrato, la cual muestra toda la información relacionada a cada versión del contrato.

Forma asociada

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¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible

Siempre

5.3 Actualizar el estado del borrador Descripción

Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.

Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato

¿Es una acción en lote?

Si

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

El estado actual del contrato es un borrador.

5.4 Actualizar el estado de la renovación Descripción

Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de sus participantes.

Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato

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¿Es una acción en lote?

Si

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

El estado actual del contrato es Renovado.

5.5 Actualizar el estado de negociación Descripción

Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.

Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato

¿Es una acción en lote?

Si

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

El estado actual del contrato es En negociación.

5.6 Actualizar el estado en ejecución Descripción

Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.

Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato

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¿Es una acción en lote?

Si

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

El estado actual del contrato es Activo.

5.7 Actualizar estado bloqueado Descripción

Actualiza el estado de cada contrato seleccionado y seguidamente, notifica a cada uno de los participantes.

Actualizar estado del contrato - Actualizar estado del contrato

¿Es una acción en lote?

Si

¿Aplica a todos los Stakeholders?

No

Puede ser iniciado desde

Mi Portal

Cuando es visible:

El estado actual del contrato es Bloqueado.

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5.8 Buscar contratos Descripción

Permite al Stakeholder buscar todos los contratos previamente guardados y filtrar los resultados en las búsquedas.

Forma de Búsqueda

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6 Gestión de Contratos

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Descripción

Este proceso le permite al dueño de un contrato administrar una solicitud de contrato, requiriendo

revisiones de sus colegas y participantes (terceros), controlar el estado del contrato, así como sus

versiones, y centralizar toda retroalimentación. Para alcanzar un acuerdo y habilitar un contrato con

una copia digital del documento original.

Este proceso puede ser iniciado desde:

Nuevo Caso

6.1 Gestión de Contratos

6.1.1 Elementos del proceso

6.1.1.1 Almacenar la copia digital del contrato firmado Descripción

Solicita una copia digital del contrato que ha sido firmado y aceptado.

Ejecutantes

Empleado del Área Legal

Forma:

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Notificar asignación

No

6.1.1.2 Gateway Descripción

Esta compuerta permite habilitar el evento de cancelación de la solicitud, de manera que el solicitante lo ejecute en caso de

considerarlo necesario en cualquier momento.

6.1.1.3 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación Descripción

Este proceso permite al dueño del contrato registrar todas las retroalimentaciones hechas por los participantes y sus

respectivas aprobaciones.

Tipo de ciclo

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Múltiples instancias

Orden MI

Paralelo

Condición Flujo

Todo

Proceso

Solicitar aprobación y recibir retroalimentación - Solicitar aprobación y recibir retroalimentación

6.1.1.4 ¿Se aprueba? Descripción

Esta compuerta identifica si los participantes aprueban o no, la versión del contrato.

Flujos

Si

Condición

Todos los participantes aprobaron la versión del contrato.

No

Condición

Al menos un participante ha rechazado la versión del contrato.

6.1.1.5 Notificar rechazo del borrador Descripción

Notifica a todos los participantes acerca de la cancelación de la versión del contrato vía correo electrónico.

Acciones al salir

Regla para crear el correo electrónico que informará a los participartes acerca de la cancelación de la versión el contrato.

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6.1.1.6 Notificar aceptación del contrato Descripción

Notifica a todos los participantes acerca de la aceptación de la versión del contrato vía correo electrónico.

Acciones al salir

Regla para crear el correo electrónico que informa a los participantes acerca de la aceptación de la versión del contrato.

6.1.1.7 Notificar cancelación Descripción

Notifica a todos los participantes acerca de la cancelación del contrato a través de un correo electrónico.

Acciones al salir

Regla para crear el correo electrónico que deberá ser enviado en esta actividad.

6.1.1.8 Inicio Descripción

Inicia una nueva solicitud de contrato, permitiendo al usuario seleccionar los participantes, la clase de contrato y un contrato

base existente en caso de ser necesario.

Acciones

Tipo Descripción

Al

salir

Ingresa automáticamente la información de atributos tales como dueño del contrato, fecha de solicitud, versión

inicial consecutiva y número de caso.

6.1.1.9 Registrar cancelación Descripción

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Registra el estado de cancelación en el log y actualiza el estado actual a cancelado.

Acciones al salir

Regla para añadir un nuevo registro de estado como "Cancelado" y actualiza el estado actual del contrato a cancelado.

6.1.1.10 Cancelar solicitud

Descripción

Si el contrato está destinado a cancelarse, su dueño deberá proporcionar una explicación en relación al nuevo estado del

contrato.

6.1.1.11 Habilitar ejecución del contrato Descripción

Establece la disponibilidad del contrato para ser referido en otros procesos.

Ejecutantes

Dueño del contrato

Forma:

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Notificar asignación

No

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Añadir un nuevo registro log al estatus “En ejecución” y actualizar el estado actual del contrato a“En ejecución”.

6.1.1.12 Crear borrador del contrato Ver detalles

Descripción

Este proceso asegura una versión aprobada y aceptada por el dueño del contrato y su representante legal, de manera que

pueda ser evaluada por las partes externas.

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Acciones

Tipo Descripción

Al

entrar Crea un nuevo registro log con el estado "Borrador" o "Renovación", si la opción renovado es seleccionada o

no.

Al

entrar

Asigna un nuevo identificador al solicitante del contrato.

Al salir

Crea un nuevo registro log con el estado "En negociación" y configura el estado actual del contrato como "En

negociación".

6.2 Creación del borrador

6.2.1 Elementos del Proceso

6.2.1.1 Editar borrador Descripción

Configura las reglas del contrato, estableciendo los términos y las condiciones, define la estructura de pago, y añade datos

adicionales del contrato para el borrador. El contrato debe ser cargado como un documento.

Define las aprobaciones que requiere el contrato. Además, muestra el historial de modificaciones y retroalimentaciones del

caso, igual que la opción de cancelar la creación del contrato.

Ejecutantes

Dueño del contrato

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Acciones

Tipo Descripción

Al

entrar

Crea una nueva versión del contrato, copiando los documentos adjuntos actuales. Añade la nueva versión a las

versiones log.

Al

entrar

Si la primera versión del contrato ha sido configurada como activa, copia el archivo que contiene la base del

contrato al nuevo contrato.

Al salir Verifica si se ha requerido al menos una evaluación. De otra manera, no permite la continuación de la actividad.

6.2.1.2 ¿Se aprueba? Descripción

Esta compuerta verifica si los resultados de las evaluaciones son revisiones positivas.

Flujos

No

Condición

Si al menos una evaluación rechaza la versión actual del contrato.

Si

Condición

Si todas las evaluaciones resultan en una aceptación de la versión actual.

6.2.1.3 Aprobación Solicitante del Contrato Descripción

Ejecuta la aprobación de la versión del contrato actual para ser presentado a las partes externas.

Ejecutantes

Otorgante del consentimiento

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Notificar asignación

No

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Configura automáticamente la fecha y el dueño del contrato asignado para ejecutar la actividad.

Al salir Registra el tiempo en el cual la aprobación es dada.

6.2.1.4 Gateway Descripción

Esta compuerta es un punto convergente después del registro de la aprobación de ambos ejecutantes.

6.2.1.5 Aprobaciones Terminadas Descripción

Una vez las evaluaciones (valoraciones) se finalizan, el proceso continúa.

6.2.1.6 Aprobación Representante Legal Descripción

Ejecuta la aprobación de la versión del contrato actual para ser presentado a las partes externas.

Ejecutantes

Otorgante del consentimiento

Notificar asignación

No

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Acciones

Tipo Descripción

Al salir Registra el tiempo en el cual se obtuvo la aprobación del contrato.

Al entrar Configura automáticamente la fecha y el representante legal asignado para la actividad.

6.2.1.7 Gateway Descripción

Esta compuerta habilita la aprobación final de la versión del contrato al representante legal y a su dueño, de manera que sea

posible presentarlo a las partes externas relacionadas.

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Establece la versión actual como una versión que necesita aprobación.

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7 Evaluación del Borrador

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Descripción

Este proceso permite la evaluación de la versión del contrato antes de cualquier revisión hecha por un tercero. El evaluador

registra su retroalimentación y da su aprobación o rechazo.

Este proceso puede ser iniciado desde

Acciones

7.1 Evaluación del Borrador

7.1.1 Elementos del proceso

7.1.1.1 Inicio Descripción

Inicia el proceso cuando una solicitud de evaluación es requerida, después de realizar una modificación al borrador,

permitiendo al dueño del contrato seleccionar el evaluador.

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Asignar a la fecha actual el atributo de solicitud de evaluación.

7.1.1.2 Evaluar el borrador Descripción

Registrar todas las observaciones, recomendaciones y correcciones del borrador, al igual que la aprobación o cancelación del

borrador actual.

Ejecutantes

Evaluador

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Forma:

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8 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación

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Descripción

Este proceso envía el contrato y registra la retroalimentación recibida en la versión de cada uno de los participantes (Parte

externa).

8.1 Solicitar aprobación y recibir retroalimentación

8.1.1 Elementos del proceso

8.1.1.1 Inicio Descripción

Crea una instancia del proceso.

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Asignar al atributo de la versión actual del contrato al atributo del contrato a ser evaluado.

8.1.1.2 Recibir retroalimentación Descripción

Recibir y registrar la retroalimentación dada por cada participante.

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Registrar la fecha en la cual fue hecha la retroalimentación.

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8.1.1.3 Enviar borrador para la aprobación Descripción

Envía la versión actual del contrato a los participantes con el fin de obtener su aprobación.

Acciones al salir

Enviar un email que contenga el borrador del contrato.

8.1.1.4 Dueño del contrato

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9 Seguimiento del contrato

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Descripción

Este proceso tiene como objetivo mantener un control de hitos y registrar las retroalimentaciones hechas en las reuniones

en relación con el contrato.

This process can be started from:

Actions

9.1 Seguimiento al contrato

9.1.1 Elementos del proceso

9.1.1.1 Registrar retroalimentación de la auditoría Ejecutantes

Empleado del Área Legal

Notificar asignación

No

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crea un nueva reunión en el log.

Al salir Configura la fecha actual para ser registrada en la fecha de la reunión.

9.1.1.2 Convergencia Descripción

Esta compuerta es un punto convergente.

Flujos

Alarma de fecha

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9.1.1.3 Inicio Descripción

Cuando comienza el proceso, debe seleccionar el momento en el cual la alerta será iniciada, si hay una reunión programada y

su respectiva descripción.

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Configurar la creación de la alarma como ahora.

9.1.1.4 Programar una alerta Descripción

Permite al usuario seleccionar cuándo la alarma será iniciada, si habrá una reunión y su correspondiente descripción.

Ejecutantes

Empleado del Área Legal

9.1.1.5 ¿Se aproximan más alertas?

Descripción

Si un nuevo hito es requerido, proceda a registrar sus detalles. De otra manera, finalice el proceso.

Flujos

No

Condición

Si cualquier tipo de alerta es requerido.

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Si

Condición

Si se requiere una nueva alerta

9.1.1.6 Informar a los participantes

9.1.1.7 ¿Es una reunión? Descripción

Esta compuerta evalúa si la nueva alarma se creó debido a una reunión.

Flujos

No

Condición

No alertar a ningún participante si el siguiente hito no es una reunión.

Informar a los participantes

Condición

Informar a los participantes en caso de que se aproxime una reunión

9.1.1.8 Gateway

Descripción

Esta compuerta es un punto convergente.

Flujos

¿Se aproximan más alertas?

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9.1.1.9 Convergencia Descripción

Esta compuerta es un punto convergente.

Flujos

Convergencia

9.1.1.10 Enviar el mensaje del estado a los participantes Descripción

Envía un correo electrónico a los participantes para que estén al tanto de la nueva etapa.

Acciones al salir

Envía un correo electrónico definido para dar a conocer el nuevo hito.

9.1.1.11 Alarma de fecha Descripción

Este evento espera el tiempo indicado en la alarma con el fin de permitir la continuación del flujo del proceso.

Fecha

2016-08-03T00:00:00

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Configura el tiempo de ejecución del evento previamente en el proceso.

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9.1.1.12 ¿Es una reunión de auditoría? Descripción

Esta compuerta decide si el hito requiere registrar algún tipo de retroalimentación de una reunión con base en las

especificaciones previas hechas por el dueño del proceso.

Flujos

No

Condición

Si no es una reunión, no registre la retroalimentación.

Si

Condición

Si es una reunión, registre su retroalimentación.

9.1.1.13 Guardar retroalimentación externamente Descripción

Usa un conector para guardar la retroalimentación de la reunión usando Evernote.

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10 Actualizar estado del contrato

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Descripción

Este proceso administra los cambios de estado de varios procesos.

Este proceso puede ser iniciado desde

Acciones

10.1 Actualizar estado del contrato

10.1.1 Elementos del proceso

10.1.1.1 Gestionar los cambios del estado

Descripción

Actualizar el estado de los contratos seleccionados.

Acciones al salir

Para cada contrato, añada un nuevo registro de estado para su log, y configure el estado actual seleccionado en el inicio del

proceso.

10.1.1.2 Notificar a los participantes Descripción

Notificar a todos los participantes relacionados acerca del nuevo estado del contrato a través de un correo electrónico.

Acciones al salir

Enviar un correo electrónico a todos los participantes involucrados, dando a conocer el estado del contrato.

10.1.1.3 Inicio Descripción

Una vez los contratos han sido elegidos, seleccione un nuevo estado y la descripción del cambio del mismo.

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Acciones

Tipo Descripción

Al salir Registrar el usuario y el tiempo de la solicitud de actualización.

11 Recursos

11.1 Dueño del contrato (Entidad) Descripción

Este es el Stakeholder designado como Dueño del contrato.

11.2 Otorgante del consentimiento (Entidad) Descripción

Este es el Stakeholder designado como otorgante del consentimiento.

11.3 Empleado del Área Legal (Entidad) Descripción

Este es el Stakeholder designado como Empleado del Área Legal.

11.4 Evaluador (Rol) Descripción

Un evaluador es básicamente cualquier usuario que tenga activada la propiedad personalizada

"Permitir evaluar contratos".