gestión administrativa en el desarrollo de competencias

1

Gestión administrativa en el desarrollo de competencias organizacionales y de control

contable de la fundación Volver a Vivir “Ce Vida” I.A.P, Michoacán-México

MODALIDAD DE GRADO

Práctica Social, Empresarial y Solidaria

ESTUDIANTES

Angelica Julieht Serna Contreras ID 466204

María Alejandra Vizcaino Molano ID 480827

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO, META

01 / 06 / 202

2



MODALIDAD DE GRADO

Práctica social, empresarial y solidaria

ESTUDIANTES



INFORME DE TRABAJO DE GRADO COMO REQUISITO PREVIO PARA OPTAR

AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

ASESOR DE LA PRÁCTICA

Adriana Isabel Ruiz López

Magister en gestión sostenible

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO, META

01 / 06 / 2020

3

AUTORIDADES ACADÉMICAS

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIBA

DRA. MARITZA RONDÓN RANGEL

Rectora

Dr. CÉSAR AUGUSTO PÉREZ LONDOÑO

Director Sede Villavicencio

Dra. DORA NAVARRO QUINTERO

Decana Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables FACEACO

Dra. EDNA RUTH AYALA MILLAN

Jefe de Programa FACEACO

Dra. ADRIANA ISABEL RUIZ LÓPEZ

Coordinación de Investigaciones Programa Administración de Empresas

Villavicencio, 2020

4

DECLARACIÓN DE HONESTIDAD

Las estudiantes



DECLARAMOS QUE:

El presente trabajo de grado titulado creación de una herramienta para la organización de la

información contable y financiera para la fundación volver a vivir “CE VIDA” I.A.P, ha sido

desarrollado en la modalidad de Practica Social, Empresarial y Solidaria en la entidad “Ce vida”,

en el área Administrativa, donde se ha elaborado respetando derechos intelectuales de terceros,

conforme las citas que constan al interior del documento y la presentación de sus respectivas

referencias.

Por tanto, este trabajo es de nuestra autoría, y en virtud de esta declaración, nos

responsabilizamos de la información presentada en este documento y declaramos que la Facultad

de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de

Colombia verifica el cumplimiento de las condiciones mínimas requeridas científicamente y de

manejo ético.

5

Tabla de Contenido

Resumen ........................................................................................................................................ 12

Abstract ......................................................................................................................................... 13

Introducción .................................................................................................................................. 14

Planteamiento del Problema y Justificación en términos de necesidades y pertinencia ............... 15

Estado del Arte y Marco Referencial ............................................................................................ 16

Marco Teórico ............................................................................................................................... 18

Marco Conceptual ......................................................................................................................... 20

Marco Institucional ....................................................................................................................... 21

Marco Contextual.......................................................................................................................... 22

Objetivos del Proyecto .................................................................................................................. 24

General .......................................................................................................................................... 24

Específicos .................................................................................................................................... 24

Metodología .................................................................................................................................. 25

Tipo de Investigación .................................................................................................................... 25

Población y Muestra ..................................................................................................................... 25

Método de Investigación ............................................................................................................... 25

Fuentes Primarias .......................................................................................................................... 25

Fuentes Secundarias ...................................................................................................................... 26

Técnicas e Instrumentos ................................................................................................................ 26

Resultados ..................................................................................................................................... 27

Organización del archivo físico y digital para el área administrativa y contable de la Fundación

CE VIDA, Morelia –Michoacán ................................................................................................... 27

Misión ........................................................................................................................................... 21

Visión ............................................................................................................................................ 21

Valores .......................................................................................................................................... 22

6

Perspectiva de los funcionarios sobre el área administrativa y contable de la fundación CE

VIDA, Michoacán. ........................................................................................................................ 31

Diseño de la herramienta ofimática para el seguimiento administrativo y contable de la fundación

CE VIDA, Michoacán ................................................................................................................... 38

Conclusiones ................................................................................................................................. 58

Recomendaciones ......................................................................................................................... 59

Aporte Social del Estudio ............................................................................................................. 60

Divulgación de Conocimiento ...................................................................................................... 61

Registro fotográfico. Evento de sustentación de trabajos de grado .............................................. 61

Experiencias Significativas ........................................................................................................... 62

Referencias .................................................................................................................................... 63

Proceso contable por parte de la Fundación Ce Vida ................................................................... 27

Herramienta lista de chequeo Fundacion Ce Vida ........................................................................ 30

Cargos de la Fundación Ce Vida .................................................................................................. 31

Perspectiva de los funcionarios respecto a la mejora continua en los procesos Administrativos y

contables ....................................................................................................................................... 35

Funciones de la herramienta enfocadas al área administrativa ..................................................... 39

Funciones de la herramienta enfocada al área contable ................................................................ 45

7

Lista de Tablas

Tabla 1. Lista de Chequeo Contable ............................................................................................ 30

8

Lista de Figuras

Figura 1. Ubicación Michoacán, Morelia .................................................................................... 23

Figura 2. Diagrama de Flujo de la Fundación Ce Vida ............................................................... 29

Figura 3. Muestra Fundación Ce Vida ......................................................................................... 31

Figura 4. Evaluación del Área Administrativa y Contable 1 ....................................................... 32





Figura 9. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables 1 ............................... 35

Figura 10. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables 2 ............................. 36

Figura 11. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables 3 ............................. 36

Figura 12. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables ................................ 37

Figura 13. Menú de Herramienta Contable ................................................................................. 39

Figura 14. Menú de Herramienta Contable ................................................................................. 39

Figura 15. Base de Datos de Clientes .......................................................................................... 40

Figura 16. Base de Datos de Clientes 2 ....................................................................................... 40

Figura 17. Ejemplo Base de Datos de Clientes ............................................................................ 41

Figura 18. Seguimiento de Estadía de los Usuarios de la Fundación Ce Vida ............................ 41

Figura 19. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento de Estadía .................................... 42

Figura 20. Seguimiento de Estadía de los Usuarios de la Fundación Ce Vida ............................ 42

Figura 21. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento Psiquiátrico ................................. 43

Figura 22. Seguimiento Psiquiátrico y Psicológico de los Usuarios de la Fundación Ce Vida ... 44

Figura 23. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento Administrativo ............................ 44

Figura 24. Seguimiento Administrativo de los Usuarios de la Fundación Ce Vida .................... 45

Figura 25. Menú de la Herramienta Contable – Cartera .............................................................. 45

Figura 26. Menú de la Cartera ..................................................................................................... 46

Figura 27. Menú de la Herramienta Contable – Asiento Diario .................................................. 46

Figura 28. Menú de Asiento Diario ............................................................................................. 47

Figura 29. Menú de la Herramienta Contable – Nota Débito ...................................................... 48

9

Figura 30. Menú de Nota Débito ................................................................................................. 48

Figura 31. Menú de la Herramienta Contable – Nota Crédito ..................................................... 49

Figura 32. Menú de Nota Crédito ................................................................................................ 50

Figura 33. Menú de la Herramienta Contable – Comprobante de Ingreso .................................. 50

Figura 34. Menú de Comprobante de Ingreso ............................................................................. 51

Figura 35. Menú de la Herramienta Contable – Comprobante de Egreso ................................... 51

Figura 36. Menú Comprobante de Egreso ................................................................................... 52

Figura 37. Menú de la Herramienta Contable –Libro Diario y Libro Mayor .............................. 52

Figura 38. Menú de la Herramienta Contable – Menú del Libro Diario ..................................... 53

Figura 39. Menú del Libro Mayor ............................................................................................... 53

Figura 40. Menú de la Herramienta Contable – Balance Comprobación, Estado de Situación y

Estado de Resultados .................................................................................................................... 54

Figura 41. Menú de Balance de Comprobación .......................................................................... 54

Figura 42. Menú de Estado de Situación Patrimonial ................................................................. 55

Figura 43. Control Equivalente Contable .................................................................................... 55

Figura 44. Estado de Resultados .................................................................................................. 56

Figura 45. Estado de Resultados 2 ............................................................................................... 57

10

Lista de Anexos

Anexo A. Evidencia del instrumento ............................................................................................. 68

Anexo B. Certificados de práctica empresarial ............................................................................. 70

Anexo C. Clases de Microsoft ....................................................................................................... 74

Anexo D. Documento de junta sobre observaciones y sugerencias del procedimiento contable .. 75

11



Línea de investigación: Economía y Gestión solidaria.

Sub línea de Investigación: Gestión empresarial solidaria.

Grupo de investigación adscrito al programa: G-DOVAZ.

Objetivo de Desarrollo Sostenible: No. 8 trabajo decente y crecimiento económico.

12

Resumen

La práctica empresarial e investigación se realizó con el objetivo de analizar el proceso

administrativo y contable de la Fundación Volver a vivir “Ce vida” I.A.P de Michoacán –

México. Contribuyendo al desarrollo de procesos administrativos y contables, logrando de

manera eficiente y productiva dejar bases para el funcionamiento correcto de la fundación,

teniendo en cuenta la metodología descriptiva e implementada, se realiza la adopción, de la

dirección para darle seguimiento y mejora continua, ayudando a la prolongación de la

herramienta administrativa y contable, permitiendo el beneficio de la estructura anteriormente

planteada en la fundación Ce Vida.

Palabras clave: Dirección, Fundación volver a vivir I.A.P, Herramienta, Procesos, Seguimiento

13

Abstract

This business practice and research was carried out with the aim of analyzing the administrative

and accounting process of the Fundación Reliv al “Ce vida” IAP of Michoacán - Mexico during

the 2019 period. Desiring to contribute and analyze the adequate fulfillment of important

concepts, that allows them to efficiently and productively administer the Foundation, achieving

favorable results for it. The management is adopted to receive monitoring and continuous

improvement, helping to extend the accounting and financial tool and beneficiaries the

accounting structure in the foundation to live again.

Keywords: Fundación Volver a vivir a I.A.P, Collection, Tool, System Tracing

14

Introducción

La contabilidad y la Administración siempre está inmersa en empresas grandes o pequeñas en la

cual quien la ejerce debe tener responsabilidad en sus labores, puesto que de ello depende el

crecimiento y progreso competitivo u económico de toda organización dejando a un lado su

clasificación empresarial. La Administración conlleva un proceso que no se puede pasar por alto,

ya que lleva décadas en la historia, basadas en teorías Administrativas que son influyentes en la

actualidad de toda organización y que todo estudiante de Ciencias Administrativas y Contables

debe practicar.

Es por ello, que actualmente se desarrollan múltiples actividades de bienestar social por

su parte, de entidades nacionales y extranjeras en sectores públicos y privados; por ejemplo, el

reino unido realizo una asociación, en un proyecto denominado “AIESEC” en el cual han

destinado una gran cantidad de recursos económicos y humanos, para la implementación de estas

actividades de bienestar social, haciendo necesario la participación de personal voluntario

enfocado en la Misión y Visión de las organizaciones.

Por su parte, la Fundación Volver A Vivir “CE Vida” I.A.P en la ciudad de Morelia,

Michoacán, México, permite para esta la eficacia, eficiencia y mejora continúa generando

ingresos de voluntarios a la Fundación con la finalidad de apoyar su actividad económica,

estructura contable y Administrativa; es así como se dio la Creación de una herramienta

ofimática basada en hojas de cálculo para llevar el manejo adecuado de la contabilidad y

Administracion, impulsando el crecimiento oportuno de la misma.

El trabajo se realizó con la metodología de estudio Descriptivo en el cual se diseñó y

evidenció, llevando a cabo la planeación y ejecución del mismo, estableciéndose tres objetivos

específicos. Organización del plan de trabajo para la eficacia y eficiencia del archivo físico y

digital en el área administrativa y contable de la Fundación CE VIDA, Morelia –México para el

año 2019.

Indagando las perspectivas de los funcionarios sobre el área administrativa y contable de

la fundación y diseñando una herramienta ofimática para el seguimiento Administrativo y

contable para la fundación CE VIDA, Michoacán.

15

Planteamiento del Problema y Justificación en términos de necesidades y pertinencia

La Fundación Volver a Vivir Ce Vida, I.A.P, Michoacán, México, no presenta una organización

adecuada de un plan de trabajo para la eficacia del archivo físico y digital en su gestión

administrativa, dicho esto puede que una empresa no funcione correctamente, pues es importante

tener una buena visión y llevar un adecuado control de las cuentas y la situación financiera,

puesto que son aspectos primordiales que ayudaran a la continuidad y estabilidad de la

organización. (Insignia, 2017) Afirma: “La consecuencia de la mala gestión conlleva a un

declive económico. Esto puede ser por incremento de costos, falta de planificación financiera,

mala gestión impositiva entre tantas”.

Por ello, el manejo de información documental tanto Administrativa y Contable en las

organizaciones siempre han presentado una problemática histórica de conceptos de los cuales, ha

traído consecuencias al momento de rendición de cuentas, búsqueda de información y la

recuperación de ella. Los empresarios descuidan la contabilidad cuando la organización les está

presentando un ingreso económico, estableciéndose como una empresa con solvencia, por lo

tanto, se espera apoyar con el diseño de una herramienta informática en el área administrativa en

el desarrollo de las competencias, para lograr un buen seguimiento administrativo y contable de

la fundación Ce Vida.

Cuando una Sociedad Civil Organizada no lleva una contabilidad no tiene información

financiera y sin información financiera no existe la toma de decisiones asertivas y sin toma de

decisiones asertivas no existen organizaciones eficientes, la problemática de compañías que

presentan afinidad por sus trabajadores donde la confianza del gerente por ellos es alta y

comparte su información y evade procesos tanto administrativos como contables representa un

nivel de riesgo para toda Empresa, Sociedad u órgano organizado, es por ello que se plantea el

siguiente interrogante; ¿Cómo contribuir y apoyar la gestión Administrativa en el desarrollo de

las competencias para la planificación, dirección, organización y control contable de la fundación

CE VIDA, Michoacán-México?.

16

Estado del Arte y Marco Referencial

En un entorno de constante cambio y de avances que están supeditados a las tendencias de

mercado y la dinamización de los mercados en el entorno globalizado, es necesario que las

organizaciones se encuentren en constante transformación, es decir, estén abiertas a la

innovación no solo en sus productos, sino también en las tendencias organizacionales que

permitan hacerles frente a las necesidades del mercado. En este contexto (Velasquez, Ponce, &

Franco, 2016) agregan que:

La necesidad del desarrollo empresarial hoy en día representa para la administración un

avance científico y tecnológico dentro de un mundo actual globalizado. Toda empresa

tiene su representante, por ello es necesario que quien ejerza tan delicada función debe

construirse en un líder… que le permita desarrollar su plan de trabajo (pág. 15).

Desde esta perspectiva, la responsabilidad principal de crear, orientar y garantizas este

desarrollo y cambio transformacional es la alta gerencia de una empresa ya que, es allí donde se

determinan las estrategias que delimitan el éxito o el fracaso de una organización. Dicho esto, es

importante resaltar que la gestión administrativa más que como un delineamiento teórico

aplicativo a las organizaciones del día a día, es una herramienta, una práctica y una función

considerada imperativa para que se logren de manera eficiente los objetivos organizacionales.

La gestión administrativa no solo está delimitada en unas pocas áreas de una

organización, también se encuentra estrechamente ligada al área contable y financiera, puesto

que, tanto la administración como la contabilidad son ciencias que se encuentran unificadas en el

estudio táctico y estratégico en la toma de decisiones gerenciales, (Rosales, Alejandro,

Alejandro, & Toro, 2017) afirma que:

Es indudable que la contabilidad constituye una herramienta de gran importancia para la

gestión administrativa de las organizaciones, permitiendo administrar, planificar,

organizar y controlar las operaciones de cada área que conforman la misma (pág. 35).

En la planificación la gestión administrativa supone el accionar de planes que constituyan

vías optimas, adecuadas y que delimiten el crecimiento de los indicadores de éxito de una

compañía, sin embargo, para poder visualizar de manera adecuada los indicadores de éxito en

relación a la planificación, la contabilidad ofrece herramientas cuantificables que delimiten una

17

realidad y no una suposición, es decir, que la contabilidad demuestra hechos reales, mientras que

la administración los interpreta dentro del marco de la gestión de estrategias.

La planificación estratégica cumple un papel importante en el crecimiento y desarrollo de

una organización en relación con los procesos internos y la gestión realizada para generar cada

vez más un impacto positivo en la sociedad, por una parte, el autor (Contreras Sierra, 2013)

afirma que:

La planeación estratégica requiere que las personas encargadas de tomar las decisiones en

una empresa tengan claro qué clase de estrategias van a utilizar y cómo las van a adecuar

a las distintas alternativas que se van a presentar en la medida en que van creciendo o

posicionándose en el mercado. (p.154)

Así mismo, durante el desarrollo de actividades misionales las organizaciones deben

tener en cuenta la responsabilidad social ya que “La responsabilidad social empresarial más allá

de crear un compromiso entre las empresas y sus trabajadores ha de incluir igualmente a la

comunidad” (Reyes E. , 2013)

En cuanto a la organización la gestión administrativa funciona como un orientador capaz

de alinear los mecanismos de planificación y orientarlos directamente en el desarrollo de

actividades operativas de manera eficiente en la empresa, de igual forma, es esta última

precisamente el principal enfoque y matriz de la gestión administrativa, con referencial a el

control organizacional (Lozano & Tenorio, 2015) citado por (Serrano, Señalin, Vega, & Herrera ,

2017) infiere que:

Para la gestión administrativa moderna, el comprender de forma adecuada la importancia

de un Sistema de Control Interno se constituye en un factor clave en el objetivo de utilizar

de forma eficiente y eficaz los recursos disminuyendo las pérdidas por diversas causas

como desvíos y despilfarros, fraudes, entre otros (pág. 31).

Es entonces a partir del control interno, que la gestión administrativa toma en gran

medida un papel coaccionado con la contabilidad, puesto que, si el sistema contable de la

organización es eficiente, el control se simplifica a la verificación de los datos financieros,

lectura, análisis y finalmente implementación de las estrategias gerenciales con el fin de mejorar

los indicadores de resultados expuestos en los estados financieros de la organización.

18

Marco Teórico

Toda empresa, organización o incluso Fundaciones debe asumir como responsabilidad de

establecer una dirección y coordinación lógica, sobre el uso correcto de herramientas contables y

administrativas, ya que de esto dependen su crecimiento, teniendo en cuenta las metas por

cumplir, fijando un plan de manejo para llevar en orden los objetivos.

Su misión y visión, según (Rodríguez, De Freitas, & Zaá, 2012) en su colección

menciona que “la contabilidad tiene como objetivo suministrar información útil para la toma de

decisiones, ve y se verá afectada por los cambios externos, que conllevan a un nuevo

pensamiento científico-contable, adaptado a dichas necesidades” (p.164)

Al pasar los años la administración ha estado presente en el diario vivir de toda persona

jurídica o natural, para (Reyes A. , 2004) “la administración es el conjunto sistemático de reglas

para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social” (p.14), lo cual

permitirá estructurar de manera ordenada la contabilidad acorde con las necesidades de la

organización, en el sector solidario, se debe llevar en una relación entre la administración y la

contabilidad permitiendo ser un ente con todas las características de una empresa u organización

que administra y almacena todos los cambios administrativos y contables.

Además, se debe tener en cuenta que la gestión administrativa y financiera es parte

fundamental en las organizaciones sin importar su razón social ya que mejora el desempeño

interno en los procesos realizados para el logro de los objetivos misionales, así como lo afirma

(Velázquez, Ponce, & Franco, 2016):

La gestión administrativa y financiera permite a las empresas tener un buen

desenvolvimiento en todas sus áreas y de todos sus recursos para tener una solvencia y

capacidad de crecimiento dentro y fuera de la misma (…), de forma tal que su personal

pueda cumplir con todos los objetivos empresariales. (p.16)

Dentro de la gestión administrativa y financiera que algunas organizaciones implementan

en menor o mayor medida, existe el concepto de control interno que es fundamental a la hora de

mejorar el rendimiento de procesos repetitivos o de alta importancia con el fin de agilizar el

proceso sin comprometer la calidad, así es como (Viloria, 2005) afirma que:

El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y

las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos. Verificar la exactitud y

19

confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y

estimular la adhesión a la práctica ordenada por la gerencia. (p.88)

Se debe destacar que las fundaciones pertenecen al llamado Tercer Sector o Sector

Solidario el cual es definido por (Aguilar, 2006) como:

El tercer sector de acción social puede contribuir al ejercicio de los derechos sociales de

los colectivos en torno a los cuales centra sus actividades desde la perspectiva de un concepto

amplio de derechos y orientar sus actividades en torno a los colectivos en riesgo de exclusión

social para lograr su plena inclusión. (p.8)

Aunque México sea participe de organizaciones para la cooperación y el desarrollo

económico (OCDE), “tiene que enfrentar limitaciones para garantizar el bienestar social en

donde el mercado no ofrece soluciones para atender todas las necesidades sociales, (…), quien ha

participado en el diseño e implementación de estrategias para el desarrollo social” (Madrid, y

otros, Yo, Tú, Él y Nosotros Procuramos Fondos, 2015, pág. 123), es aquí donde actúan de

manera primordial las organizaciones de la sociedad civil organizada (A.C – I.A.P).

Todas las investigaciones de acciones participativas deben tener claro conceptos como la

planificación, el empoderamiento, fortalecimiento y evidentemente el manejo adecuado de una

buena contabilidad acompañada de la eficacia y eficiencia de la Administración, en el mundo de

las empresas de sociedad civil organizada, no se presentan los parámetros necesarios para

mantener una de estas, puesto que la falta de información y control puede ocasionar problemas a

corto o largo plazo, como se dice coloquialmente un desorden; así como lo afirma (Arboleya,

2000):

Cuando se crea una organización sin fines de lucro para emprender un proyecto social sus

fundadores hacen énfasis en una adecuada definición de la misión y un buen diseño de los

programas y actividades a través de los cuales darán cumplimiento a la misma. La

administración del emprendimiento en muchos casos queda relegada a un segundo plano.

(p.27)

Con lo anterior, se puede afirmar que con la implementación de una mejor gestión

administrativa y contable las organizaciones sin ánimo de lucro pueden mejorar sus procesos

internos al establecer lineamientos en relación con la administración del registro de información

y contabilidad de sectores A.C y A.I.P (sociedad civil organizada).

20

Marco Conceptual

Control Contable: El control contable es una ciencia de naturaleza económica cuyo principal

fin es manejar los datos propios de la dinámica administrativa de la empresa y generar

información financiera que posteriormente debe ser clasificada, interpretada y presentada con el

propósito de evaluar y preservar la salud financiera de la compañía y tomar las decisiones

adecuadas a tiempo para solventar cualquier desviación del camino trazado en la consecución de

los objetivos planteados. La contabilidad permite la correcta administración y control de los

recursos evitando pérdidas por negligencia, estafa o mal uso de estos (Color Make, 2017).

Dirección: Es una de las etapas más importantes del proceso administrativo, en la que se aplica

el conocimiento adquirido para llevar a cabo una toma de decisiones pertinentes (Raffino,

Dirección Administrativa, 2020).

DOFA: Es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia.

Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse a personas, países,

etc. (De Gerencia, 2018).

Fundación: Una fundación es un tipo de forma jurídica que se caracteriza por ser una

organización sin fines de lucro, tiene unos fundadores los cuales le otorgan un patrimonio. Debe

intentar que los fines que se decidieron en su objeto social se hagan. También cuidar de su

patrimonio como medio para la consecución de los fines (Ecofundación, 2008).

Herramienta: Subprograma o módulo encargado de funciones específicas y afines entre sí para

realizar una tarea. Una aplicación o un programa puede contar con múltiples herramientas a su

disposición (Alegsa, 2010).

Integración Social: La integración social es un proceso dinámico y multifactorial que supone

que las personas que están en diferentes grupos sociales (ya sea debido a problemas económicos,

culturales, religiosos o nacionales) se encuentran bajo el mismo objetivo o precepto

(ConceptoDefinición, 2018).

Manual de Funciones: Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de

normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado

técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el

establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas

(Gonzalez Sanchez, Manual de Funciones, 2012).

21

Planeación: Es el proceso y resultado de organizar una tarea simple o compleja teniendo en

cuenta factores internos y externos orientados a la obtención uno o varios objetivos

(Significados, 2017).

Procesos Administrativos: Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las

actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un

objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo,

con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

(ExpertoGeoPolis, 2003)

Recaudo: Juntar todo tipo de recursos, monetario, bienes, etc., contablemente se refiere sólo a la

parte de recolección de dinero de la empresa, motivo por el que se le dice recaudo de cartera.

(Multisoluciones Integrales, 2018)

Marco Institucional

La Fundación Ce Vida nace un 14 de febrero de 2006 y tal como lo que se celebra en esa fecha;

Amor y Amistad, es lo que hemos entregado a nuestros semejantes. El camino recorrido durante

el trascurso de este tiempo no ha sido fácil, pero los resultados obtenidos nos han hecho sentir

bien, mas no satisfechos de esta gran labor. Sabemos que hay mucho más camino por delante y

que debemos seguir preparándonos para alcanzar a más personas y poder continuar con nuestra

misión de rescatarlos de las adicciones. Contamos con el apoyo de todo un equipo cuya intención

es la de servir. (Fundación CeVida, 2006)

Misión

Rescatar personas en adicciones con un tratamiento de rehabilitación integral, sostenido y

práctico al alcance de toda la sociedad; que se pueda implementar de manera individual, familiar

y social. (Fundación CeVida, 2006)

Visión

Ser el modelo de tratamiento de prevención y recuperación de adicciones referencia en México,

diferenciados por las cualidades humanas y espirituales de la oferta de servicio, enfocados

22

siempre en valores que permitan la sustentabilidad de la operación y la trascendencia de nuestra

labor social. (Fundación CeVida, 2006)

Valores

La cultura de nuestra Fundación es un factor importante en el éxito de la Institución. Centrado a

esa cultura están nuestros valores: Liderazgo, integridad, flexibilidad y eficiencia, que se

resumen en el término LIFE. (Fundación CeVida, 2006)

Marco Contextual

Conocida como la ciudad de la Cantera Rosa Morelia, capital de Michoacán ubicada en el norte-

centro del país de México, con una temperatura promedio de 23°C. Es una de las ciudades más

pobladas del estado de Michoacán, según el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e

Informática (INEGI), su población será de 675,973 habitantes.

Es uno de los destinos turísticos más admirable e importante del país, todo esto se debe a

su patrimonio histórico y cultural, además Morelia “En el año de 1991 la UNESCO declaró

el Centro Histórico de la ciudad de Morelia como Patrimonio Cultural de la Humanidad”

(Morelianas, 2017); asimismo Morelia también es sede de uno de los festivales de Cine más

importantes del mundo.

Conocer Morelia es visitar una ciudad que se ha detenido en el tiempo, con sus

construcciones coloniales que se sitúan en el centro histórico de la ciudad, son construidos en

piedra color rosa que es característica de la región, (Vive Maravatio, 2016) agrega que:

Morelia ofrece una gran variedad de atractivos para el visitante: desde la admiración,

tranquilidad y armonía de sus edificaciones ancestrales de cantera rosada, su amplia variedad

gastronómica (una de las cocinas más ricas y diversas de México), hasta su vasta gama de

leyendas, tradiciones, bailes y artesanías, que hacen de esta ciudad uno de los mejores destinos

para vacacionar.

23

Figura 1. Ubicación Michoacán, Morelia

Por GeoAtlas (s.f.)

24

Objetivos del Proyecto

General

Apoyar la gestión administrativa en el desarrollo de competencias organizacionales y de control

contable de la fundación CE VIDA, Morelia - Michoacán.

Específicos

• Organizar el archivo físico y digital en el área administrativa y contable de la Fundación

CE VIDA, Morelia –Michoacán

• Indagar sobre la perspectiva de los funcionarios sobre el área administrativa y contable de

la fundación CE VIDA, Michoacán.

• Diseñar una herramienta ofimática para el seguimiento administrativo y contable de la

fundación CE VIDA, Michoacán.

25

Metodología

Tipo de Investigación

La práctica empresarial está enfocada a estudios descriptivos siendo estos los que analizan

situaciones que generalmente ocurren en condiciones naturales, más que aquellos que se basan

en situaciones experimentales, los estudios descriptivos son diseñados para describir la

distribución de variables, sin considerar hipótesis causales o de otra naturaleza. De ellos se

derivan frecuentemente y eventuales hipótesis de trabajo susceptibles de ser verificadas en una

fase posterior (Valdivia, 2008), en la cual se desarrollaran actividades que nos permitan gestionar

en procesos administrativos con herramientas como lo son registros de asistencias, matrices,

presentando las variables en cada uno de los aspectos del área administrativa y como es su

control y ejecución para el logro de los objetivos siendo objeto de estudio el personal

administrativo de Ce Vida de la Fundación Volver a Vivir I.A.P. CE Vida de Morelia – México.

Población y Muestra

La población para este caso es la fundación especializada en rehabilitación CE VIDA (Sede de

Mujeres). Para la muestra se utilizó 3 funcionarios en el área de gestión de recursos y

vinculación.

• Representante Legal

• Capacitación y educación

• Control Contable

Método de Investigación

Para el desarrollo del informe de gestión se utilizó el método de investigación cuantitativo, es

decir, que se evidencia en la recolección de datos y la recolección de información la realización

de los objetivos planteados, por medio del método de investigación documental, principalmente

de la documentación relacionada a las operaciones administrativas, financieras y de capital

humano de la fundación.

Fuentes Primarias

Las fuentes primarias corresponden a la población impactada y los documentos y archivos

proporcionados por la fundación.

26

Fuentes Secundarias

Las fuentes secundarias están delimitadas en la información documental pertinente al objeto de

estudio, en este caso, los datos secundarios para la investigación son ensayos, investigaciones,

escritos, documentos de la empresa y demás material bibliográfico que tenga relación con la

gestión documental.

De igual manera, la documentación que contrasta las políticas administrativas en cuanto a

la planificación, gestión y control de la fundación Ce Vida de la Fundación Volver a Vivir I.A.P.

CE Vida de Morelia – México también son necesarias para el desarrollo de los objetivos de este

informe.

Técnicas e Instrumentos

Se realizó el diseño de un cuestionario para la recolección de la información de nueve preguntas

cerradas dicotómicas, es decir de respuesta sí o no, con el fin de analizar el enfoque y perspectiva

en que el personal percibe el área administrativa y contable, como bases para el diagnóstico de la

situación actual y la posterior creación de la herramienta informática en la Fundación Volver a

Vivir Ce Vida I.A.P. de Morelia, México. (Anexo A)

27

Resultados

Organización del archivo físico y digital para el área administrativa y contable de la

Fundación CE VIDA, Morelia –Michoacán

Hoy en día las organizaciones presentan problemáticas que se sumergen en un ámbito cambiante

y exhaustivo, siendo participe de procesos útiles para su funcionamiento y enriquecimiento

administrativo y contable; logrado establecer lineamientos para el fortalecimiento de archivos

físicos y digitales de una empresa, en la cual el almacenamiento de esta información es relevante

para los gerentes y la planta directiva de las organizaciones.

Los procesos administrativos son el pilar de las compañías en formación o aquellas que

ya ejercen su función en el enriquecimiento económico de un país; cuando se habla de procesos

se establecen aspectos intrínsecos y extrínsecos para llevar acabo un objetivo, se presenta el

alcance, el desarrollo, las responsabilidades y referencia para dar un informe detallado del

manejo y funcionamiento de un área específica de la empresa.

A continuación, se presenta el procedimiento contable de la Fundación Ce Vida.

Proceso contable por parte de la Fundación Ce Vida

El flujograma es una representación gráfica de actividades o acciones implementadas en un

proceso determinado por medio de símbolos que permiten comprender procesos y realizar

mejoras continuas a las organizaciones, fortaleciendo su estructura administrativa.

Se presenta el proceso contable desarrollado e implementado por la fundación Ce Vida y

elaborado por medio de un flujograma o diagrama de flujo; siendo este el proceso de gestión

financiera, promoviendo la eficacia y eficiencia de los recursos financieros de la Fundación Ce

Vida con el fin de promover la información pertinente para la toma de decisiones internas y su

respectivo seguimiento. Por consiguiente se presenta la clasificación de la información para su

respectiva revisión y verificación de documentos enfocados a las fuentes y soportes de la

fundación en relación con sus usuarios, ingresos y egresos siendo la base de la contabilidad

suministrada por el área encargada, después de realizar al proceso anterior mente mencionado se

procede a analizar la documentación, determinando las falencias encontradas y realizando un

acompañamiento por parte del control contable y administrativo enfocado en la dirección y

control de la Fundación.

28

Siendo los usuarios el pilar de la fundación se debe llevar la información pertinente de

ingreso o reingreso si es su respectivo caso, además de aspectos personales como lo es el

responsable a cargo de este, su edad, fecha de nacimiento y número de identificación, contando

con una responsabilidad en cuanto a la contabilidad correspondiente a gastos y costos durante el

proceso de rehabilitación del usuario, en cada ingreso se presenta un contrato el cual se

encuentra firmado por los padres de familia y usuarios donde se estipula la puntualidad de pago,

prestación de información importante sobre su vida en temas correspondientes a salud y

convivencia, para llevar el cumplimiento adecuado de la administración.

Por consiguiente, se realiza la revisión del cumplimiento de estos requisitos estipulados,

si se presenta una respuesta negativa se realizará el memorando por incumplimiento de la

prestación de la información, puesto que la Fundación se conforma en base solidas en referencia

a la responsabilidad por sus usuarios y por ende se da paso a la necesidad de información

verídica y asertiva para continuar con la respectiva Rehabilitación.

Si la persona que se encuentra en rehabilitación cumple con los requisitos se continua con

el séptimo proceso enfocado a la entrega de facturación manual por parte de la Fundación Ce

Vida, el octavo proceso es la respectiva firma y comprobante de factura, para llevar el control

contable de los ingresos, donde se presenta fecha, valor del pago, el concepto del respectivo

dinero que se divide en seis factores de ingresos para la fundación los cuales son: por concepto

de cuotas de recuperación, pago de camiseta o playera, papel higiénico, atención psiquiátrica,

atención médica y otros; observaciones donde se diligencia el nombre del usuario, expedido por,

en esta casilla lo firma el encargado del control contable ya que es una de sus funciones y

responsabilidades y por último número de folio.

Incluir al sistema la información, es el noveno proceso dentro del flujograma, referente a

este paso se diligencia los respetivos datos en el formato Excel de contabilidad con el que cuenta

la Fundación según los parámetros y lineamientos estipulados por el auxiliar contable y

administrativo por ende se presenta de manera detallada los pagos de mensualidad, medico,

psiquiatría, papel higiénico y otros como puede ser efectivo para la compra de elementos

específicos para el usuario (tortas, pizzas, pan…), así pues se da paso a la relación de pagos de

mensualidades, dando como resultado un informe interno para determinar la falta de dinero y la

recaudación de este respecto al ingreso y los meses del servicio prestado de la fundación hacia

los usuarios.

29

La recaudación de mensualidad es el proceso más importante para las organizaciones, es

por esto por lo que la fundación realiza como decimo paso la recaudación del efectivo mensual

los primeros cinco días de cada mes, si el pago no se realiza el siguiente proceso es efectuar el

memorando por incumplimiento de pago, si el pago y la recaudación del dinero se cumple se

presta el servicio de rehabilitación para los usuarios.

Se presenta a continuación el Diagrama de flujo con el objetivo de facilitar los procesos de

la fundación Ce Vida en el área contable.

Figura 2. Diagrama de Flujo de la Fundación Ce Vida

Por los autores, (2020)

30

Herramienta lista de chequeo Fundacion Ce Vida

La lista de chequeo es una herramienta con el objetivo de minimizar errores, fortaleciendo los

objetivos y procesos de las empresas mediante una lista de verificación, la Fundación Ce Vida

realiza dentro de sus procesos una importante gestión administrativa, careciendo de herramientas

o papeles de trabajo que les permita llevar el control y registro de la gestión diaria realizada, es

por esto que se requiere construir una lista de chequeo que permita visualizar a la fundación los

procesos a seguir para no hacer omisión de estos, realizando los respectivos controles y la

verificación de las funciones de sus colaboradores.

Dentro de los procesos se estableció la siguiente herramienta:

Tabla 1. Lista de Chequeo Contable


Para mitigar problemáticas en aspectos contables y administrativos de la Fundación Ce

Vida se plantea un listado de chequeo contable y Administrativo que se debe desarrollar cada 6

meses, con letra legible, atendiendo a las necesidades de una eficacia y eficiencia de la

31

administración y cumpliendo con los reglamentos básicos para ello, la herramienta permite

observar quien la elaborara para representar una responsabilidad en el momento de diligenciarla

siendo transparentes para el logro de un análisis verídico de la situación actual de la fundación,

es por ello que debe estar a cargo del representante legal.

Construida por doce (12) pasos en diferentes actividades de modo que se evalué el proceso

de gestión financiera que maneja la Fundación Ce Vida y se verifiquen las respectivas

actividades para el desarrollo y manejo contable en su cumplimiento e incumplimiento y

realizando las observaciones pertinentes para permitir la mejora continua en la Fundación Ce

Vida.

Perspectiva de los funcionarios sobre el área administrativa y contable de la fundación

CE VIDA, Michoacán.

Se realizó una encuesta de 9 preguntas a los 3 funcionarios en el área de gestión de recursos y

vinculación de la entidad para lograr conocer la perspectiva del área administrativa y contable de

la Fundación Ce Vida.

Por medio del instrumento base se obtienen los siguientes resultados:

Cargos de la Fundación Ce Vida

Dentro del instrumento se presenta la importancia de cada trabajador, su género, función

principal y cargo para saber y conocer al evaluado.

Figura 3. Muestra Fundación Ce Vida


32

Como se mencionó en la muestra se realiza a 3 funcionarios del área de gestión de

recursos y vinculación, donde se puede observar al representante legal como el cargo más

demandante puesto que conoce los lineamientos de la organización y en base a ello debe ser

quien lleve el control interno de la organización, estipulado las metas y objetivos de la

Fundación; como segundo cargo está la capacitación y educación, encargada de organizar los

procesos de ingreso y hacer conocer los reglamentos y políticas a los usuarios, además de ello

estableciendo procesos para fortalecer los conocimientos educativos durante su proceso; por con

siguiente está el encargado del control contable que en sus funciones y responsabilidades debe

llevar la información pertinente a los gastos e ingresos y de la situación financiera de la

fundación, además de saber los cobros y pagos pendientes.

Figura 4. Evaluación del Área Administrativa y Contable 1


0%

67%

33%

1. ¿Con que frecuencia se presentan problemas en la búsqueda y

localización de los archivos físicos de los usuarios?

Siempre

Casi siempre

Nunca

33





33%

67%

0%

2. ¿Cree usted que en la actualidad los procesos contables de la

fundación funcionan adecuadamente?

Siempre

Casi siempre

Nunca

100%

0%

3. ¿Cree usted que es importante implementar procesos

administrativos para la fundación?

Si

No

34





33%

67%

0%

4 ¿Se realizan los respectivos informes contables mensualmente y

son divulgados por medio de juntas directivas?

Siempre

Casi siempre

Nunca

0%

100%

5. ¿Cuentan con un cronograma mensual de actividades

administrativas?

Si

No

35

De acuerdo con los resultados obtenidos podemos observar que la fundación Ce Vida

cuenta problemas en la búsqueda de información casi siempre con un 67% equivalente a la

respuesta de 2 personas y un 33% (1) nunca, además de ello se puede deducir que el centro de

rehabilitación cuenta con problemáticas al interior del área administrativa y contable mencionado

por los funcionarios y representado en un 67% (casi siempre) en relación con los procesos

contables que lleva la empresa actualmente.

Teniendo en cuenta la importancia de la contabilidad en las empresas, la Fundación

realiza casi siempre (67%) informes contables mensualmente y son socializados a los 3 cargos

que compete esta información como lo son los anteriormente mencionados y a quienes se les

realizó el cuestionario.

Con los anteriores resultados se puede mencionar que es necesario implementar mejores

estrategias en los procesos contables y administrativos, estableciendo los parámetros y políticas

siendo estos representados en un cronograma mensual y evaluados por el representante legal, así

pues, mejorando el área contable como el administrativo, permitiendo obtener un mejor orden

frente a la documentación administrativa y contable de la empresa y usuarios.

Perspectiva de los funcionarios respecto a la mejora continua en los procesos Administrativos

y contables

Figura 9. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables 1


3

0

0

1

2

3

4

Si No

6. ¿Cuenta la fundación con una herramienta que les permita llevar el

registro de los procesos administrativos y contables?

36





33%

67%

0%

7. ¿Si la respuesta anterior fue afirmativa, la herramienta se utiliza

diariamente para realizar los registros correspondientes?

Siempre

Casi siempre

Nunca

100%

0%

8. ¿Están dispuestos a aceptar cambios que permitan el mejoramiento

continuo de los procesos?

Si

No

37

Figura 12. Mejora Continua en los Procesos Administrativos y Contables


Con los resultados obtenidos se puede inducir que la empresa cuenta con una herramienta

informática que les facilita el manejo contable y administrativo de la fundación, pero la cual no

presenta registros diarios en ella, por tal motivo no se observa la eficacia y eficiencia de dicho

archivo digital.

Observando el alcance de las respuestas brindadas por los funcionarios se analiza que la

fundación y ellos están dispuestos aceptar las mejoras del archivo contable con el cual cuenta la

organización, para su fortalecimiento, en pro de los procesos contables y administrativos de la

Fundación Ce Vida.

100%

0%

9. ¿Les gustaría contar con el diseño de una herramienta contable

nueva ?

Si

No

38

Diseño de la herramienta ofimática para el seguimiento administrativo y contable de la

fundación CE VIDA, Michoacán

Los sistemas contables para las organizaciones hoy en día son el instrumento base y sencillo para

llevar una contabilidad ordenada y facilitar los procedimientos, además de ello tiene como

ventaja brindar la información al momento de la toma de decisiones, como para aquellos

externos de la información, ya que recoge los datos, almacena y da un resultado, por ende, toda

empresa debe llevar una base de datos en un sistema contable para optimizar el trabajo y saber su

estado actual.

En base a lo anterior mencionado se crea una herramienta ofimática por medio de hojas

de cálculos (Microsoft Excel) para una respectiva organización de la información administrativa

y contable generando eficiencia y eficacia en los procesos de la fundación Ce Vida, a su vez

cumpliendo con uno de los requerimientos que es agilizar los procesos de recaudo dentro de la

fundación, esta herramienta se elaboró mediante tablas dinámicas y formulas a través de la

elección de insertar opción, adicional a ello se contó con una de las herramientas de Excel, que

se le da por nombre programador que permite acondicionar botones de enlaces con las funciones

correspondientes a: Imprimir, insertar celda, guardar o generar un documento nuevo; adicional a

ello se analiza los respectivos hipervínculos esto con el fin de que sea más practico el uso de

cada una de las hojas de Excel, las cuales están diseñadas con fines específicos para la

recolección de información pertinente a las necesidades de la organización, siendo adoptada y

aplicada dentro de ella, en cumplimiento de sus sugerencias y exigencias, además, de su

oportunidad para el desempeño de un control administrativo y contable adecuado, logrando

facilitar la actualización de información pertinente para el fortalecimiento de la gestión

administrativa y contable de la fundación Ce Vida.

La estructura de la herramienta es versátil y ajustable, la cual tiene la facilidad de agregar

requerimientos a la hora de ser necesarios. Teniendo en cuenta esta información se elaboró con

15 funciones para las dependencias del área administrativa y contable, los cuales son: base de

clientes, seguimientos en los servicios prestados por la fundación como lo es, estadía y

psiquiatría, además del seguimiento de la administración, cartera, asiento de diario, nota débito,

nota crédito, comprobante de ingreso y egreso, libro diario, libro mayor, balance de

comprobante, estado de situación patrimonial y estado de resultado.

39

Se explicará a continuación los procesos de implementación en la herramienta contable y

administrativa.

Figura 13. Menú de Herramienta Contable


Funciones de la herramienta enfocadas al área administrativa

Figura 14. Menú de Herramienta Contable


CLIENTES!A1 CARTERA!A1 COM INGRESO'!A1BALANCE

COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO

DIARIO'!A1COM EGRESO'!A1

ESTADO DE SITUACIÓN

PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA

DÉBITO'!A1LIBRO DIARIO'!A1

ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA


COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO



PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA


ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA

40

Dar ingresar a la función clientes, donde pasara a la base de datos de los usuarios de la

fundación, con la finalidad de orientar los procesos administrativos a una excelencia, respecto a

la actualización de los mismo, el control y manejo correspondiente a la información.

Figura 15. Base de Datos de Clientes


Se pasa a diligenciar la información pertinente de los usuarios en la cual se debe estipular

un ítem para cada uno de ellos generando una mejor organización, esta función une estos datos:

fecha de la última actualización de la base de datos, nombres y apellidos, tipo de identificación,

número de identificación, fecha de nacimiento, sexo, edad actual, etario siendo este mayor o

menor de edad, estado civil (casado, soltero o divorciado), dirección de residencia, grado de

estudio que se encuentre certificado por la entidad pública o privada, además de la información

pertinente de los usuarios se complementa con los datos del responsable del usuario así como su

relación o parentesco con él, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico y por último la

fecha de ingreso del usuario.

Figura 16. Base de Datos de Clientes 2


ITEM FECHANOMBRES Y

APELLIDOS

TIPO DE

IDENTIFICACIÓN

NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN

FEHCA DE

NACIMIENTOSEXO

EDAD

ACTUALETARIO

ESTADO

CIVILDIRECCIÓN

GRADO DE ESTUDIO

COMPROBADORESPONSABLE RELACIÓN

TELEFONO

FIJO

TELEFONO

MOVIL

CORREO

ELECTRONICO

FECHA DE

INGRESO

BASE DE DATOS CLIENTES MENU

ITEM FECHANOMBRES Y

APELLIDOS

TIPO DE

IDENTIFICACIÓN

NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN

FEHCA DE

NACIMIENTOSEXO

EDAD

ACTUALETARIO

ESTADO

CIVILDIRECCIÓN

GRADO DE ESTUDIO

COMPROBADORESPONSABLE RELACIÓN

TELEFONO

FIJO

TELEFONO

MOVIL

CORREO

ELECTRONICO

FECHA DE

INGRESO

BASE DE DATOS CLIENTES MENU

41

• Nota: Para regresar al índice de la herramienta administrativa y contable se presenta el

hipervínculo de MENU.

• Nota: La herramienta administrativa y contable cuenta con fórmulas que permiten pasar

contenido de una función a otra, sin tener la necesidad de realizar un proceso más.

Ejemplo: Se presenta la misma información en la función base de datos clientes y en el

seguimiento de la estadía de los usuarios y siendo formulado para las funciones (hojas) de la

herramienta que lo requiera.

Figura 17. Ejemplo Base de Datos de Clientes


Figura 18. Seguimiento de Estadía de los Usuarios de la Fundación Ce Vida


42

Figura 19. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento de Estadía


Se presenta la función del seguimiento de estadía de los usuarios en la fundación, para

llevar un control del ingreso y egreso de este.

Figura 20. Seguimiento de Estadía de los Usuarios de la Fundación Ce Vida


La fundación por ser un centro de rehabilitación cuenta con este servicio y es uno de los

más importantes, puesto que, es el lugar en el cual se lleva a cabo el proceso de recuperación, es

importante llevar un manejo adecuado de la información de los ingresos y egresos de los

usuarios para un control asertivo frente a la contabilidad, ya que, si no se presenta la información


COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO



PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA


ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA

43

pertinente se genera fugas de efectivo que corresponden a las mensualidades correspondientes

desde su ingreso hasta su egreso.

En esta función se presenta el nombre de la persona encargada de la atención del usuario,

como se mencionó anteriormente se diligencia la fecha de ingreso, de reingreso si es el caso de

un usuario antiguo que culmino su proceso, pero nuevamente se sumergió en las adicciones, la

cuota de ingreso, fecha de egreso, estancia aproximada según el tiempo que conlleve la

rehabilitación del usuario para saber el ingreso en efectivo durante su estadía en la fundación,

tiempo de su estadía actualmente, verificando los pagos de mensualidad y el motivo de su

ingreso.

Figura 21. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento Psiquiátrico


Para la fase 3 de la herramienta se presenta el seguimiento psiquiátrico y psicológico de

los usuarios, aclarando el seguimiento psiquiátrico no es implementado a todos los usuarios, a

través de proceso de recuperación se estipula y asigna quienes deben participar en las consultas,

sobre el seguimiento psicológico a todos se les lleva un control.


COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO



PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA


ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA

44

Figura 22. Seguimiento Psiquiátrico y Psicológico de los Usuarios de la Fundación Ce Vida


En el proceso de digitalización se anexa las terapias previas, el seguimiento (fecha),

observaciones respectivas, tipo de procedimiento según los pacientes, frecuencia necesaria para

la respectiva consulta, valor de la consulta y el pago que se realiza según la programación de

esta, se presenta este formato para que la fundación cuente con una organización contable y

administrativa de los servicios prestados y los cuales son demandante en un proceso de

rehabilitación.

Nota: En la parte superior de la función se da la opción de anexar una nueva línea sin

necesidad de modificar el archivo y siguiendo los parámetros de eficacia y eficiencia del archivo

digital.

Figura 23. Menú de la Herramienta Contable – Seguimiento Administrativo


ITEM FECHA

NOMBRES

Y

APELLIDOS

TIPO DE

IDENTIFICACIÓN

NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN

TERAPIA

PREVIA

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRÍATIPO FRECUENCIA

VALOR DE LA

CONSULTA

PAGO

CONSULTAOBSERVACIONES

TERAPIA

PREVIA

SEGUIMIENTO

PSICÓLOGICOTIPO FRECUENCIA

VALOR DE

LA

CONSULTA

PAGO

CONSULTAOBSERVACIONES

SEGUIMIENTO PSIQUIATRÍA Y PSICÓLOGICO

MENU


COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO



PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA


ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA

45

Figura 24. Seguimiento Administrativo de los Usuarios de la Fundación Ce Vida


Por consiguiente se presenta el seguimiento del área administrativa en función de la

verificación de pagos y gastos de los usuarios, presentado como base la cuota vigente (pago

mensual) del usuario, fecha de modificación, como su nombre lo expresa se puede modificar con

la finalidad de establecer junto al usuario los pagos a realizar por el servicio prestado, teniendo

en cuenta esta se articula la cuota vigente, siendo el pago ya efectuado para continuar con el

servicio de la fundación, se adiciona los aportes que se brindan por el papel higiénico, los gastos

médicos y otros gastos que se convierten en efectivo al ingresar a la fundación, este proceso

permite al área de control contable tener la información organizada y de forma más clara, por

ende se podrá observar la falta de las mensualidad no realizadas, logrando una mejora continua

en pro de la recaudación de las correspondientes mensualidades.

Funciones de la herramienta enfocada al área contable

Figura 25. Menú de la Herramienta Contable – Cartera


FECHA

NOMBRES

Y

APELLIDOS

TIPO DE

IDENTIFICA

CIÓN

NÚMERO

DE

IDENTIFICA

CIÓN

CUOTA

VIGENTE

FECHA

MODIFICAC

IÓN 1

CUOTA

VIGENTE 1

FECHA DE

MODIFICAC

IÓN 2

CUOTA

VIGENTE 2

FECHA DE

MODIFICAC

IÓN 3

CUOTA

VIGENTE 3

APORTE

PAPEL

HIGIENICO

GASTOS

MEDICOS

OTROS

GASTOS

SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO

MENU


COMPROBACIÓN'!A1

SEGUIMIENTO

ESTADIA'!A1

ASIENTO



PATRIMONIAL'!A1

SEGUIMIENTO

PSIQUIATRIA'!A1

NOTA


ESTADO DE

RESULTADOS'!A1

SEGUIMIENTO

ADMINISTRACIÓN'!A1

NOTA

CREDITO'!A1MAYOR!A1

FUNDACIÓN Ce VIDA

46

La cartera es una de las variables más importantes que tiene una empresa para administrar

su capital de trabajo puesto que permite la eficiencia de la administración, pero todo depende el

aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la organización, la rotación de cartera debe

ser clara y concisa para su implementación y resultados óptimos para la fundación.

Figura 26. Menú de la Cartera


En la herramienta se destinó una hoja de cálculo exclusiva para llevar este control en

donde se permite identificar fácilmente las personas que a la fecha de corte o de cierre contable

deben el servicio, encontramos los ítem de Cliente, Identificación, Concepto, Mes, Valor y Total,

está diseñada para que automáticamente se alimente de la hoja de seguimiento administrativo

donde se reportan los pagos mensuales, al igual que las otras hojas tiene la opción de inserta

nuevas líneas para llevar más registros si se requiere.

Figura 27. Menú de la Herramienta Contable – Asiento Diario


CLIENTE IDENTIFICACIÓN CONCEPTO MES VALOR TOTAL

CARTERA

Nueva Linea

IMPRIMIR

GUARDAR

NUEVO

MENU

47

Los asientos contables en una empresa son la base fundamental para lograr el objetivo de

llevar una contabilidad confiable, ya que si se realizan diariamente podemos proporcionar de

manera adecuada la información sobre todas las operaciones realizadas en la empresa tanto del

proceso de ingresos como de egresos, permitiéndonos consolidar los soportes contables y

afianzar la organización de estos bajo los parámetros de las cuentas contables.

Figura 28. Menú de Asiento Diario


En esta herramienta está el diseño del asiento contable para ser diligenciado diariamente,

con el fin de hacer los registros de la fundación, se puede visualizar que está el plan único de

cuentas que le va a permitir a la persona encargada del control contable recordar las mismas para

no errar a la hora de realizar la tarea, este cumple con la norma contable, en donde se puede

registrar el código de la cuenta, la descripción de la cuenta, y lograr la partida doble a través de

él debe y el haber, adicional tiene el detalle en donde se puede evidenciar el origen del asiento

contable es decir el concepto del registro que se está llevando a cabo, como por ejemplo

evidenciar si es pagos de servicios (Gastos) o conciliaciones bancarias (Activo), adicional le

permite insertar una Nueva Línea, si se requiere por los extenso del registro o le permite generar

uno NUEVO cada vez que lo necesite, permitiendo de esta manera poder alimentar el libro

diario.

48

Figura 29. Menú de la Herramienta Contable – Nota Débito


Las notas débito cumplen un papel fundamental en el proceso administrativo de la

fundación, debido a que estas serán utilizadas especialmente para recordarle a los usuarios que el

no cumplimiento del pago de los servicios le acarreara unos intereses, los cuales le aumentarán

su factura, siendo esta una buena manera de realizar gestión de cartera, ya que una de las

principales funciones de la nota débito es darle conocer al usuario los cambios relacionados a sus

cuentas con la empresa.

Figura 30. Menú de Nota Débito


49

En la herramienta encontramos el esquema como lo exige la norma contable

correspondiente a la nota débito, está el detalle del concepto que se diligenciara dependiente del

movimiento que se esté realizando, en donde se le especificara al cliente el por qué motivo se le

genero la misma, cuenta con el consecutivo correspondiente, la fecha, el código de la cuenta

contable que se afectó, la descripción de la cuenta, las correspondientes casillas para garantizar el

principio de la partida doble es decir el debe y el haber y el detalle que permite identificar el

concepto del soporte contable que se está utilizando, adicional se encuentra el plan único de

cuentas con el fin de garantizar a la persona encargada del registro utilizar de manera adecuada

las mimas, tiene la opción de generar nuevas notas débitos e incorporar nuevas líneas si se

requiere.

Figura 31. Menú de la Herramienta Contable – Nota Crédito


Las notas Crédito realizarían la función principal de buscar estrategias de motivación a

los clientes con el registro de disminución de la factura de su servicio por el pronto pago, estas

notas crédito en el sistema contable se utilizan principalmente para esto para disminuir el valor

de la cuenta de los clientes.

50

Figura 32. Menú de Nota Crédito


En esta herramienta encontramos una hoja de Excel con el esquema de la nota crédito,

está el detalle del concepto que se diligenciara dependiente del movimiento que se esté

realizando, en donde se le especificara al cliente el por qué motivo se le genero la misma, cuenta

con el consecutivo correspondiente, la fecha, el código de la cuenta contable que se afectó, la

descripción de la cuenta, las correspondientes casillas para garantizar el principio de la partida

doble es decir él debe y el haber y el detalle que permite identificar el concepto del soporte

contable que se está utilizando, adicional se encuentra el plan único de cuentas con el fin de

garantizar a la persona encargada del registro utilizar de manera adecuada las mimas, tiene la

opción de generar nuevas notas crédito e incorporar nuevas líneas si se requiere.

Figura 33. Menú de la Herramienta Contable – Comprobante de Ingreso


51

El comprobante de ingreso corresponde al movimiento que se genera en la empresa

cuando recibe dinero en efectivo o cheque, es importante la implementación del mismo para el

apoyo administrativo en la recaudación de las cuotas mensuales que deben pagar los clientes, de

esta manera podrán evidenciar los pagos que diariamente ingresan por este concepto y les

permitirá organizar las cuentas contables dependiente los ingresos tales como (Papel higiénico,

médicos y otros) adicional que genera confianza al cliente del registro de su pago ya que se les

expedirá una copia.

Figura 34. Menú de Comprobante de Ingreso


Encontraremos en la herramienta el formato de ingreso con los respectivos campos que

exige la norma contable, adicional el plan único de cuentas para que sea más fácil la recordación

de estas a la hora de realizar el registro contable, está el botón de imprimir para que le sea más

fácil a la auxiliar contable realizar la impresión para el cliente.

Figura 35. Menú de la Herramienta Contable – Comprobante de Egreso


52

El comprobante de egreso permitirá a la fundación hacer el registro de todas las

operaciones de salida de dinero, en donde se podrá llevar de una manera ordenada los pagos

realizados por varios conceptos, tales como nomina, cuenta por pagar a proveedores entre otros

en que incurra la operación y administración de esta entidad.

Figura 36. Menú Comprobante de Egreso


En la herramienta se podrá registrar cada uno de los egresos correspondientes,

permitiendo de esta manera tener el control acertado de la diminución de los ingresos y lograr

saber realmente el flujo de efectivo con el que se cuenta y poder administrar adecuadamente sin

llevar a la entidad a tener que solicitar préstamos para suplir las obligaciones diarias.

El formato cuenta con las especificaciones que exigen las normas contables como se

puede apreciar en la imagen, tiene adicional el plan de cuentas para generar recordación de las

mimas y aplicarla correctamente, tiene otro icono el cual permite generar un nuevo comprobante

y este a su vez lleva el consecutivo de los mismos, se le adiciona el icono de imprimir para de

esta manera llevar los soportes contables ordenadamente.

Figura 37. Menú de la Herramienta Contable –Libro Diario y Libro Mayor


53

Ahora veremos el libro diario y el libro mayor, estos dos consolidan la información

registrada en los asientos diarios, notas débito y crédito y los comprobantes de ingreso y egreso,

permitiendo hacer el ejercicio de cierre diario de las operaciones y de esta manera poder tomar

desde la administración decisiones sobre el funcionamiento adecuado de la fundación.

Figura 38. Menú de la Herramienta Contable – Menú del Libro Diario


El libro diario se ira alimentando automáticamente con todas las operaciones realizados

en los comprobantes mencionados anteriormente con todos los detalles y cuentas, permitiendo en

este consolidar la información y comprobar la partida doble de las cuentas, como se puede

apreciar en la imagen están las casillas de cada uno de los comprobantes con la fecha que fueron

emitidos y los códigos y nombre de las cuentas contables, la descripción de los comprobantes y

los detalles correspondientes para tener claridad de los movimientos, en su orden cronológico.

Figura 39. Menú del Libro Mayor


54

El libro mayor cumple la misma función que el libro diario, solo que en él se registran las

cuentas mayores como el mismo nombre lo indica, para que de esta manera se pueda de una

forma resumida realizar el análisis contable correspondiente, este también lleva la totalidad de

los registros, pero ya se encuentra el total de cada cuenta mayor.

Figura 40. Menú de la Herramienta Contable – Balance Comprobación, Estado de Situación y

Estado de Resultados


Después de realizar todo el ejerció contable de una manera adecuada y realizando los

registros diarios podemos utilizar la herramienta para poder obtener los estados financieros de la

entidad, que son importantes a la hora de tomar decisiones, ya que reflejan la realidad económica

de la empresa, se puede con ellos hacer una evaluación financiera que permita como socios o

inversionistas reevaluar los servicios que prestan o la manera de hacerlo.

Figura 41. Menú de Balance de Comprobación


55

Podremos obtener de la herramienta el balance de comprobación este tiene como

finalidad visualizar la lista de todas las cuentas contables con sus respectivos saldos en el débito

y en el crédito y adicional según su naturaleza si el saldo es deudor o acreedor, permitiendo

obtener un resumen básico de uno de los estados financieros, como es el estado de la situación

financiera (balance general).

Figura 42. Menú de Estado de Situación Patrimonial


La herramienta permite generar el estado de la situación financiera, en donde podemos

determinar si se cumple la ecuación patrimonial, este estado financiero determina principalmente

con que patrimonio cuenta la empresa, para cualquier trámite con otra entidad es regular que lo

soliciten para los entes externos conocer cómo se encuentra la situación financiera de la empresa.

Figura 43. Control Equivalente Contable


56

En este formato al final se encuentra el esquema como lo solicita las normas contables,

tiene la oportunidad de comparase la situación financiera con el año inmediatamente anterior con

el fin de evaluar o diseñar nuevos cambios, están las cuentas mayores del Activo, Pasivo y

Patrimonio con los respectivos totales.

Figura 44. Estado de Resultados


En la herramienta encontraremos el estado de resultados que sin duda alguna es uno de

los más importante para las empresas puesto que refleja cómo se comporta la misma en

referencia a los ingresos que es el dinero que le entra a la entidad y los gastos y costos que son

las salidas de dinero, buscando de esta manera poder analizar si la empresa es sostenible con el

servicio que presta, adicional que en él se refleja la utilidad que se puede visualizar de manera

práctica y eficaz, todos los estados financiero incluido este le sirven a los propietarios para tomar

decisiones acertada en cada paso que dan de la gerencia de su empresa.

57

Figura 45. Estado de Resultados 2


En la parte inferior se podrá visualizar el resultado de dichos registros, visualizando la

utilidad o pérdida de este.

58

Conclusiones

La Fundación Volver a Vivir Ce Vida, I.A.P, Michoacán, México, no presenta una organización

adecuada de un plan de trabajo para la eficacia del archivo físico y digital en su gestión

administrativa, dicho esto puede que una empresa no funcione correctamente, pues es importante

tener una buena visión y llevar un adecuado control de las cuentas y la situación financiera,

puesto que son aspectos primordiales que ayudaran a la continuidad y estabilidad de la

organización, es por esto que después de realizar la investigación se obtiene las siguientes

conclusiones de acuerdo a los objetivos planteados.

Se creo una lista de chequeo para su respectivo control y seguimiento siendo como

responsable el representante legal de la fundación y posterior a ello un diagrama de procesos que

contribuye al fortalecimiento de la gestión administrativa y contable, permitiendo llevar

actividades simultaneas para la realización de su objetivo administrativo, ya que se impulsa

mediante estos documentos la creación de procesos y procedimientos que le permitan a la

fundación conocer el estado real de la empresa.

Además, se observa la perspectiva del funcionamiento adecuado de los procesos

contables en los funcionarios, dando como resultado un 67% de inconformidad, lo que representa

el no manejo adecuado de la gestión administrativa y contable, es por ello que se diseñó una

herramienta ofimática para su respectivo control, además de ser versátil y ajustable, se acomoda

a las necesidades de la fundación siendo instrumento valioso para la gestión administrativa y

contable logrando el enriquecimiento y actualización en su base de datos, para así obtener un

proceso administrativo eficiente en la planeación, organización, dirección y ejecución de la

gestión administrativa y contable de la fundación Ce Vida.

59

Recomendaciones

En primera instancia se debe destacar que el auxiliar de control contable debe tener mayor

compromiso con el orden de la documentación, siendo este el responsable de las actividades que

se desarrollan dentro del área respectiva, siendo el que aplique y genere un seguimiento diario

del movimiento de los documentos de la entidad, para así evitar pérdidas documentales y

contables.

Por otra parte, respecto a los resultados obtenidos en el trabajo, se sugiere que la

fundación implemente el proceso contable y administrativo representado en el diagrama de flujo

y teniendo en cuenta las variables de una auditoría interna como se presenta en la lista de

chequeo en la cual se sugiere el desarrollo de esta herramienta cada seis (6) meses.

Por último, mejorar la eficacia de los procesos anteriormente mencionados, teniendo en

cuenta la utilización de la herramienta administrativa y contable para un orden adecuado de los

ingresos y egreso de los recursos que ingresan a la organización.

60

Aporte Social del Estudio

El voluntariado realizado en la Fundación Volver a Vivir Ce Vida fue una experiencia

significativa de vida teniendo en cuenta sus aportes al desarrollo personal y profesional desde

dos perspectivas diferentes; el primero se refiere a la perspectiva que una persona natural con

emprendimientos sociales o una organización sin ánimo de lucro, quienes en determinado

momento se encuentran con cuellos de botella que pueden afectar la consecución o captación de

recursos. En un segundo punto, encontramos la perspectiva de los aportantes, pequeñas o grandes

empresas que a través de sus empresas deben ser cuidadosos del entorno administrativo y

normativo de su país y al mismo tiempo cumplir con los criterios básicos de la responsabilidad

social corporativa.

De esta manera, las dos perspectivas anteriores aportan a la formación profesional en

integración con la interacción intercultural tanto administrativa como social, a la creación de un

nuevo enfoque en concordancia con los conceptos aprendidos durante la carrera profesional y

aportando nuevos significados además de funcionalidades adaptadas al ámbito real, y a las

organizaciones sin ánimo de lucro.

Por último, la gestión administrativa realizada resultó como un aporte significativo para

la Fundación Volver a Vivir Ce Vida ya que permitió evaluar los procesos internos y realizar

medidas correctivas que permitieran mejorar la organización y la gestión realizada en los

diferentes eventos para las empresas donantes y/o las comunidades beneficiadas de la misión.

61

Divulgación de Conocimiento

El día 4 de junio del año 2020 en la jornada de la tarde, por medio de la aplicación Teams, desde

las 2:30Pm hasta las 5:00Pm, se realizó sustentación al trabajo de grado desarrollado, con la

participación de la decana, el respectivo jurado y compañeros de clase. Se hizo presentación de

las respectivas diapositivas de la creación la Gestión administrativa en el desarrollo de

competencias organizacionales y de control contable de la fundación Volver a Vivir “Ce Vida”

I.A.P, Michoacán-México, (Anexo E).

Registro fotográfico. Evento de sustentación de trabajos de grado

62

Experiencias Significativas

La experiencia que tuvimos al realizar el voluntariado fue muy significativa y llena de

aprendizajes que nos sirvieron no solo para nuestra formación académica y profesional sino

también para la personal.

El haber dejado a un lado unas fechas tan especiales como son navidad, año nuevo y otras

fiestas que se viven en nuestro país, el no compartir con nuestras familias dichas fechas siempre

fue algo nostálgico, pero que a medida que transcurrían nuestros días en la ciudad de Morelia-

México nos gustaba aún más el haber experimentado algo nuevo en nuestras vidas.

Por otro lado, nuestra experiencia en la fundación Ce Vida fue demasiado especial, pues,

aunque nuestro trabajo era administrativo, siempre buscamos formas de compartir con las

“usuarias”, así se les llamaba a las niñas que allí buscaban una segunda oportunidad para

reincorporarse a la vida social. Le cogimos mucho cariño a cada una de ellas, que con sus

historias de vida nos hacían reflexionar sobre las nuestras, apreciar y valorar aún más lo que

tenemos.

En cuanto a nuestras prácticas fue muy provechoso y productivo al tener muy buena

relación con las personas encargadas del área administrativa quienes nos ayudaron y guiaron en

este proceso, además, la confianza que tuvo el director de habernos encargado una tarea tan

delicada e importante como lo es hacer un control contable y habernos permitido hacer

correcciones e implementar un simulador, para nosotras fue bastante grato y confortable, poder

ayudar a esta organización para que pudiera llevar un mejor manejo de sus recursos, poder dejar

un granito de arena en otro país otra cultura y otra ciudad, definidamente fue satisfactorio.

Igualmente fue muy grato el haber entregado un poco de nuestro conocimiento a las

usuarias, formulando diferentes actividades para que aprendieran lo básico de las herramientas

de Microsoft con el objetivo de que adquirieran una competencia que les ayudaría a reintegrarse

de una manera más sencilla a la sociedad, puesto que, les desplegaba muchas más posibilidades

en cuanto al área laboral. (Anexo C)

Cada actividad que realizamos siempre fue contribuida por el amor que ofrecían estas

usuarias que sin duda produjeron un cambio significante en nosotras, experiencia que quedara

marcada en nuestras vidas.

63

Referencias

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Anexos

Anexo A. Evidencia del instrumento

70

Anexo B. Certificados de práctica empresarial

74

Anexo C. Clases de Microsoft

75

Anexo D. Documento de junta sobre observaciones y sugerencias del procedimiento contable

78

Anexo E. Diapositivas del proyecto de grado

gestión administrativa en el desarrollo de competencias

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