german hernando duran caicedo...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 96

NODO SOTO Y MARES

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES

( No. 000047 08 Abril 2014 )

GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO ALCALDE

VIGENCIA AUDITADA – 2012

TRABAJO DE CAMPO DEL 05 AL 15 DE NOVIEMBRE DE 2013

Bucaramanga, Marzo de 2014




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GERMAN PEREZ AMADO Auditor Fiscal Nodo Soto y Mares

Coordinador Auditoría

EQUIPO AUDITOR

BEATRIZ MANTILLA JAIMES (Contador Público)

CLAUDIA CECILIA HERNANDEZ VILLAMIZAR (Auditor Fiscal) ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA (Secretario Grado 2)

GERMAN PEREZ AMADO (Auditor Fiscal)




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4

1.1 CONTROL DE GESTION 4

1.1.1 Factores Evaluados 5

1.1.1.1 Ejecución Contractual 5

1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 32

1.1.3 Gestión Ambiental 33

1.1.4 Tecnologías de la Información y la Comunicación Tics 35

1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 36

1.1.6 Control Fiscal Interno 42

1.1.7 Quejas de la comunidad 46

1.1.8 Control de Planes y Programas 49

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 52

1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 53

1.2.1.1 Estados Contables 54

1.2.1.1.1 Dictamen de razonabilidad de los estados financieros 76

1.2.1.2 Gestión Presupuestal 77

1.3 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 89

1.4 CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS DETECTADOS 95

1.5 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION 95




INFORME DEFINITIVO


1. RESULTADOS DE AUDITORIA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2013, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, vigencia 2012, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros: OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, para la vigencia 2012. COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual Rendición y revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Plan de mejoramiento Control Fiscal Intern0 TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables Gestión Presupuestal Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la Auditoria adelantada al Municipio de Puerto Wilches - Santander, el concepto sobre el Control de Gestión durante la vigencia 2012 es DESFAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores:




INFORME DEFINITIVO


1.1.1 Factores evaluados

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN VIGENCIA 2012


Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 53.4 0.65 34.7

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

86.7 0.02 1.7

3. Legalidad 74.7 0.05 3.7

4. Gestión Ambiental 20.3 0.05 1.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

3.7 0.03 0.1

6. Plan de Mejoramiento 66.4 0.10 6.6

7. Control Fiscal Interno 15.4 0.10 1.5

Calificación total 1.00 49.5

Concepto de Gestión a emitir Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.1.1 Ejecución Contractual

TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL VIGENCIA 2012

ENTIDAD AUDITADA

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio Ponderación Puntaje

Atribuido Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q Contratos

Consultoría y Otros

Q Contratos

Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

0 1 0 0 67 6 38 1 54.69 0.50 27.3

Cumplimiento deducciones de ley

0 1 0 0 63 4 0 0 50.00 0.05 2.5

Cumplimiento del objeto contractual

33 2 36 3 49 8 72 3 49.13 0.20 9.8

Labores de Interventoría y seguimiento

50 2 25 2 50 7 80 5 56.25 0.20 11.3

Liquidación de los contratos

0 0 0 2 50 8 75 4 50.00 0.05 2.5

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 53.4

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0




INFORME DEFINITIVO


El proceso de auditoría regular, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, mediante una evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012, verificando el cumplimiento de las clausulas pactadas, las disposiciones legales, los pagos, el control oportuno, para establecer si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. CONTRATACION AUDITADA: En la muestra seleccionada de contratación, se estipula el número de contratos con su respectiva modalidad seleccionados, el valor de los mismos, que a porcentaje corresponde el valor total de la vigencia, si en ellos se estipularon anticipos y/o adiciones. El municipio de Puerto Wilches presenta un proceso del manejo contractual con DEFICIENCIAS, según calificación obtenida al aplicar la matriz de riesgo contractual, la cual arrojo un puntaje de 53.4. Además, se identifica el tipo de recurso, en cada uno de los contratos seleccionados. Así como la verificación de la correspondiente publicación en la página del portal único de contratación (SECOP), y en la página oficial de la entidad vigilada. Una vez instalada la Auditoría Regular por la Contraloría General de Santander, en la ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, como es la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011. Decreto 2474 de 2008, Decreto 734 de 2012 y demás disposiciones que regulan la actividad contractual. CONTRATACION AUDITADA VIGENCIA 2012 EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, Suscribió doscientos treinta y un (231) contratos, por un valor total de SIETE MIL CIENTO NOVENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS QUINCE MIL TRESCIENTOS QUINCE PESOS MONEDA LEGAL CORRIENTE moneda legal y corriente ($7.195.215.315), discriminados bajo las siguientes modalidades de contratación:

Clase Objeto Cantidad Valor ($)

C1 Prestación de Servicios 148 1.657.421.185

C4 Mantenimiento 11 113.566.254

C5 Obras Publicas 4 1.180.639.439

C6 Compras y Suministros 36 947.056.902

C9 Arrendamientos 3 391.500.000

C10 Convenios 13 2.061.030.086

TOTAL 231 7.195.215.315

Del anterior cuadro es de resaltar el alto número y valor de los contratos de prestación de servicios que puede llegar a indicar la existencia de plantas paralelas o tercerización en la prestación de los servicios personales. De los doscientos treinta un (231) contratos, se seleccionó una muestra de veinticuatro (24) contratos para revisión, por valor de TRES MIL TRESCIENTOS CATORCE MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS ($3.314.394.788), que corresponde al 46.06% de los recursos pagados de la contratación en la vigencia 2012 los cuales se ejecutaron con base a la muestra, a través de las diferentes modalidades de contratación, a saber:




INFORME DEFINITIVO


Cuadro Relación de la Muestra Contractual Seleccionada

NRO Modalidad

De Selección

Objeto Del Contrato VALOR CONTRATISTA Suscripción Inicio terminación

16 Directa

Prestar los servicios profesionales y de apoyo a la gestión del municipio de Puerto Wilches como asesor jurídico para los procesos de contratación estatal en sus etapas pre contractual y pos contractual

13,500,000

ARMANDO ARDILA

VÁSQUEZ 4/6/2012 4/6/2012 8/30/2012

82 Directa

Aunar esfuerzos para la construcción mejoramiento adecuación reparación y/o mantenimiento de los sistemas de acueducto y alcantarillados urbanos y rurales del municipio de Puerto Wilches

450,000,000

AGUAS DE PUERTO

WILCHES SAS EPS

2/8/2012 2/8/2012 1/10/2012

136 Directa

Aunar esfuerzos para la realización de las ferias y fiestas de Puerto Wilches de la cuarta ferias y fiestas agro turísticas de Puerto Wilches

98,720,00

CORPORACIÓN DE FERIAS Y FIESTAS DEL MUNICIPIO DE

PUERTO WILCHES -

SANTANDER

9/28/2012 9/29/201

2 10/28/2012

139 Directa

Aunar esfuerzo para la construcción de soluciones alternativas de agua subterránea red de conducción y tanque de almacenamiento en el corregimiento de carpintero del municipio de Puerto Wilches Santander

128,300,000

AGUAS DE PUERTO

WILCHES S.A.S. E.P.S.

9/10/2012 9/10/201

2 8/11/2012

141 Directa

Aunar esfuerzos para la realización de jornadas cívico militar en los corregimientos de la línea – municipio de Puerto Wilches

55,000,000

FUNDACIÓN VISIÓN DE SER

10/17/2012 10/17/20

12 11/16/2012

144 Directa

Desarrollo de la fase de contextualización y aprestamiento comunitario para la prestación de proyecto implementación de la justicia en equidad en Puerto Wilches obteniendo un documento de contextualización y un diplomado de redes de justicia en equidad con duración de cien (100) horas

24,000,000

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA 10/19/2012

10/19/2012

4/18/2013

145 Directa

garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles i y ii del sisben en condición de vulnerabilidad aislamiento o carencia de soporte social del municipio de Puerto Wilches Santander atendidos en los centros vida y centros de bienestar de su jurisdicción

19,800,000

FUNDACIÓN CENTRO DE ATENCIÓN

INTEGRAL SAN MARTÍN DE

PUERTO WILCHES -

SANTANDER

10/24/2012 10/24/20

12 12/31/2012

146 Directa

Aunar esfuerzos para el mejoramiento de vivienda mediante la construcción de cuarenta y tres (43) unidades sanitarias básicas para el casco urbano del municipio de Puerto Wilches – Santander

400,126,239

AGUAS DE PUERTO


10/29/2012 10/29/20

12 4/30/2013




INFORME DEFINITIVO


150 Directa

Aunar esfuerzos para el adelantamiento del programa apoyo rehabilitativo y recreativo para niños jóvenes y adultos con discapacidades físicas sensorial psíquicas cognoscitivas y emocional

22,000,000

FUNDACIÓN MI MUNDO DE

AMOR Y TERNURA

1/11/2012 1/11/201

2 11/21/2012

188 Directa

Desarrollar las acciones para la implementación de los procesos requeridos en cumplimiento de las acciones de promoción prevención vigilancia de la salud pública y control de factores de riesgos enmarcados en el plan municipal de salud pública de intervenciones colectivas – pic – del municipio de Puerto Wilches vigencias 2012

324,831,326

EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO EDMUNDO

GERMÁN ARIAS DUARTE DE

PUERTO WILCHES

11/29/2012 1/12/201

2 11/30/2012

218

Directa Aunar y complementar esfuerzo institucional comunitario económico y social para: 1 la elaboración e implementación del plan agropecuario municipal 2 la elaboración del proyecto huerta escolar 3 brindar el apoyo para la operatividad del componente ambiental en el pei de un establecimiento educativo oficial 4 la formulación e implementación del sistema de gestión ambiental en el municipio de Puerto Wilches y 5 arborización para el embellecimiento de zonas de recreación y viviendas en Puerto Wilches Santander

174,282,607

UNIVERSITARIO DE LA PAZ -

UNIPAZ 12/21/2012

12/21/2012

3/20/2013

Directa

Aunar y complementar esfuerzo institucional comunitario económico y social para: 1 dotación de unidades sanitarias cocina pozos sépticos en el sector rural 2 optimización y potabilización del agua zona urbana y rural 3 realización de actividades en desarrollo de la eficiencia de los servicios públicos urbanos y rurales y 4 apoyo al desarrollo de estudios y diseños para la formulación de proyectos

290,101,240

AGUAS DE PUERTO


12/21/2012 12/21/2012

3/20/2013

220 Directa

complementación de esfuerzos comunitario económico social y tecnológico para la implementación de tecnologías de la información y las comunicaciones en educación Puerto Wilches

290,969,425

FUNDACIÓN PARA EL

DESARROLLO INTEGRAL DE

LAS COMUNICADES

EN RIESGO (FUNDICOR)

12/21/2012 12/21/20

12 3/20/2013

144 Licitación Pública

Obras de adecuación de la infraestructura física del palacio municipal de Puerto Wilches Santander

299,951,293

CONSTRUCCIONES Y DISEÑOS DE INGENIERÍA DE OBRAS CIVILES LTDA F2

10/19/2012 10/31/20

12 1/30/2013

148 Licitación Pública

Obras de control y protección para la margen derecha del rio magdalena sector sur de la cabecera municipal de Puerto Wilches Santander

247,707,658

CONSTRUCCIONES VEGA VEGA LTDA

10/31/2012 10/31/20

12 1/31/2013

118

Mínima Cuantía

Apoyo logístico para los deportistas en los distintos eventos dentro del municipio y del departamento

15,000,000

CONSTRUCCIONES Y SUMINISTROS REINEL S.A.S.

4/9/2012 4/9/2012 9/13/2012




INFORME DEFINITIVO


119 Mínima Cuantía

Prestar los servicios de interventoría al contrato nº 026 de 2011 – construcción cancha polideportiva y parque infantil del corregimiento kilómetro 8 municipio de Puerto Wilches – Santander

15,500,000

ICONOS CONSTRUCCIONES Y COMUNICACIONES S.A.S.

4/9/2012 4/9/2012 3/11/2012

Mínima Cuantía

Prestar los servicios de interventoría al contrato nº 027 de 2011 – construcción puesto de salud del corregimiento de Puente Sogamoso del municipio de Puerto Wilches Santander

15,500,000

ICONOS CONSTRUCCIONES Y COMUNICACIONES S.A.S.

4/9/2012 4/9/2012 3/11/2012


Suministro de combustible corriente y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinaria de combustión interna y demás actividades de la policía nacional en el municipio de Puerto Wilches

10,000,000

WAIMET NAGGLE COGOLLO

10/18/2012 10/18/20

12 10/30/2012

211

Mínima Cuantía

Suministro del servicio de alimentación y alojamiento en el municipio De Puerto Wilches

15,000,000

LINA CAMARGO TORRES

12/21/2012 12/21/20

12 12/30/2012

73 Selección Abreviada

Prestar el servicio público de transporte terrestre automotor especial escolar para estudiantes de las jornadas mañana tarde y única matriculados en los establecimientos educativos oficiales del municipio de Puerto Wilches

100,000,000

TRANSPORTE LA TEA SA

7/17/2012 7/17/201

2 9/16/2012

147

Mínima Cuantía

Suministro de transporte delegación ida y vuelta

1,146,000

CONSTRUCCIONES Y SUMINISTROS REINEL S.A.S.

30/10/2012 3/11/201

2 6/11/2012


Suministro de cofres mortuorios

7,766,500

ALIPIO JIMENEZ GONZALEZ

21/12/2012 21/12/20

12 26/12/2012

4

Mínima Cuantía

Suministro de papelería, recarga de tintas para las impresoras, litografías e impresos.

14,940,500 LIBIS LOPEZ

JIMENEZ

20/04/2012 2/5/2012

HASTA AGOTAR

EXISTENCIA

TOTAL

3,314,294,788

EVALUACION A LA CONTRATACION: El equipo auditor, observa que los contratos revisados en la muestra seleccionada, por el equipo auditor se encontraron diferentes irregularidades en el proceso contractual en todas sus fases, denotando con ello que los funcionarios Administración Central en la vigencia 2012, comprometidos en el gestión contractual incumplen la norma en algunos contratos en particular, así:

- Publicación de los Documentos en el Portal Único de Contratación –SECOP- SIA

Se realizó la revisión de los documentos publicados en el Portal Único de Contratación y en el Sistema Integral de Auditoria, donde se pudo determinar que no se da cumplimiento al principio de publicidad, tal como lo señala el artículo 8º del Decreto 066 de 2008, por cuanto no garantiza la libre concurrencia y oportunidad de quienes quieren participar, cuyo objeto principal del portal del SECOP que es promover la transparencia, eficiencia y uso de las tecnologías en publicación por internet. Respecto a lo contemplado en la Resolución No 000294 de 2009, no se da total cumplimiento, con presentar la información a través del aplicativo SIA como lo establece la normatividad creando una falsa expectativa al órgano de control,




INFORME DEFINITIVO


puesto que la información relacionada no se ajusta a la información suministrada por la oficina de contratación de la Administración Municipal de Puerto Wilches. En relación a la ejecución de la contratación se encontraron falencias debido a la falta de soportes que se deben tramitar de conformidad con la naturaleza del contrato que se suscribe, teniendo en cuenta que el Estado en cumplimiento de los fines esenciales debe garantizar la adecuada prestación de los servicios y por ende demostrar mediante actos idóneos, claros y veraces, el cabal desarrollo y ejecución de los mismos. Referente a la vigilancia y adecuada supervisión de los contratos y de los recursos invertidos, se apreció la falta al principio de responsabilidad de la Administración Municipal por los recursos públicos, los cuales se deben de cuidar como propios, como son exigir el cumplimiento de las obligaciones contractuales, hacer efectivas las pólizas, la imposición de las multas, hacer efectivas las clausulas penales, la declaratoria de la caducidad, la terminación unilateral de los contratos, otras actuaciones que debieron llevar a cabo para proteger el Erario Público. Cabe resaltar que el proceso de revisión de la contratación se realizó teniendo en cuenta la información documental aportada por los funcionarios de la administración municipal, también se realizó visita e inspección ocular de algunos contratos objeto de revisión. HALLAZGO No. 01 ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES El equipo auditor, realizo un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se puede evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta al Municipio de Puerto Wilches a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones Constitucionales y Legales en el desarrollo de la gestión contractual. En el Municipio de Puerto Wilches, se pudo evidenciar que en algunos contratos auditados, a los supervisores se les asigna su responsabilidad, pero no son Notificados sobre la misma, lo que para el equipo auditor se traduce en una deficiencia que pone en riesgo el control y seguimiento de una ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato desde el mismo momento en que se celebra el contrato. El Municipio, no adjunta en los expedientes contractuales, el correspondiente Plan de Compras, para ejercer control fiscal se requiere, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de la gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. En los expedientes contractuales no se evidencia Hoja de Ruta de cada proceso, lo que ocasiona no tener un verdadero seguimiento y control del expediente. En algunos expedientes contractuales no se notifica el equipo evaluador en los procesos de convocatoria, los cuales son necesarios para que el órgano de control pueda verificar la competencia y responsabilidad de cada uno de ellos.




INFORME DEFINITIVO


Los expedientes contractuales no adjuntan el certificado del Banco de Proyectos, lo que podría ocasionar el no realizar el seguimiento, control y evaluación de los proyectos. En este orden de ideas, estaríamos frente a una Observación de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un Plan de Mejoramiento. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLES GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Teniendo en cuenta las sugerencias del grupo auditor respecto de la parte contractual, la administración municipal realizo una revisión a la contratación, donde se identificó que al momento de la auditoria los documentos mencionados en el hallazgo no se encontraban como soporte del contrato, pero si existían estos documentos soportando otra información. Con el fin de subsanar este inconveniente, se le has sugerido a los funcionarios a cargo de la contratación que incluyan estos documentos en el contrato, llevando así una estructura completa del contrato el cual reposa en la oficina de contratación. “

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizada la respuesta del ente auditado, confirman las falencias detectadas por el grupo auditor, recomendándole al ente auditado que la información de los procesos contractuales debe ser centralizada en la carpeta de cada contrato, lo cual facilitaría la comprensión de cualquier proceso, por lo anterior se CONFIRMA el presente hallazgo. HALLAZGO Nro. 2 No se evidencia en los expedientes contractuales revisados la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50º de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un

particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…”, y referente a la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis meses anteriores a la celebración del contrato. De igual manera el artículo 23º del Decreto 1703 de 2002 señala “La parte contratante deberá

verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud”,

Así las cosas, estaríamos frente a una observación de tipo disciplinario, por lo cual se dará traslado a los organismos competentes. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO

PRESUNTOS RESPONSABLES

GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde GONZALO JIMENEZ BARBA – Secretario de Planeación e Infraestructura CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda

PRESUNTA NORMA VIOLADA

Art. 50 de la Ley 789 de 2002




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “No es cierto que la aseveración del grupo auditor, al afirmar que el artículo 50 de la ley 789 de 2002, referente al pago de los aportes de seguridad social de los contratistas, por cuanto el funcionario que reviso la los contratos solicitaron las carpetas donde se encontraban los pagos de la contratación; la administración municipal deja a disposición del grupo auditor 23 carpetas o folder, los que el grupo auditor no tuvo la gentileza de revisar. Dentro de estas carpetas se evidencia los pagos de seguridad social de los contratistas. Se anexa copia de informe de los contratistas y copia de los pagos de seguridad social en salud, que debe tener cada uno de los contratos auditados demostrando de esta forma cumplimiento a la ley 789 de 2002. La administración municipal implementara controles al interior de cada uno de los procesos para que cada supervisor de contrato realice la respectiva verificación y el pago de seguridad social de acuerdo a lo establecido en la norma. De igual forma se establecieron acciones y se requirieron a los contratistas de la vigencia 2012, para que alleguen los respectivos soportes del pago de seguridad social.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad auditada aporta como evidencia el pago de seguridad social de los contratos tomados como muestra de la vigencia 2012, demostrando el cumplimiento a la Ley 786 de 2002, por lo anterior y como recomendación de mejoramiento se propone que los documentos que hacen parte del proceso contractual sean centralizados en la carpeta de cada contrato, por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo Administrativo y se desvirtúa el hallazgo disciplinario. HALLAZGO Nro. 03 En los contratos 16 – 73 – 118 – 136 – 139 – 141 – 146 – 148 – 150 - 220, no se evidencia en el expediente contractual, actas o informes del contratista y del supervisor y acta de liquidación, a pesar de que el plazo del contrato se encuentra vencido. Es así que se estaría frente a una observación de tipo Administrativo para corregir y evitar este tipo de actuaciones. En el Contrato No 136, falta la firma de la solicitud certificado de Disponibilidad presupuestal, falta firma del tomador de la póliza, falta aprobación de la póliza, falta acta de inicio. (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo – Alcalde; Ricardo Vásquez Ardila - Jefe Oficina Asesora Jurídica). En el Contrato Nro. 139, falta firma del contratista en el Acta de Inicio. (Gonzalo Jiménez Barba - Secretario de Planeación e infraestructura). En el Contrato Nro. 220, falta firma de la resolución de designación del supervisor, (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde). En el Contrato Nro. 016, falta firma del Acta de Inicio del contratista, y faltan firmas de las cuentas de cobro (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde). En el Contrato Nro. 118, Falta acta de liquidación del contrato (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde) En el Contrato Nro. 150, falta acta de liquidación del contrato, faltas actas de pago. (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde) En el Contrato Nro. 073, falta minuta del contrato sobre la adición que se realizó. ((Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde)




INFORME DEFINITIVO


En el Contrato Nro. 148, faltan actas de pago (Gonzalo Jiménez Barba - Secretario de Planeación e infraestructura). En el Contrato Nro. 141, falta acta de liquidación, y falta firma de la póliza por parte del tomador. (Dr. Germán Hernando Duran Caicedo - Alcalde) En el Contrato Nro. 146, las cuentas de cobro no se encuentran debidamente firmadas por el contratista. Por lo tanto, se configura una observación de tipo administrativo, por incumplimiento en el numeral 7o, del artículo 25° de la Ley 80 de 1993, esta norma regula las diferentes fases del contrato y la aplicación de las tres primeras fases que son la formación, la celebración y la ejecución del contrato, buscando con ello determinar las irregularidades relacionadas con la contratación.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLES

GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde GONZALO JIMENEZ BARBA - Secretario de Planeación e Infraestructura CAROLINA VARGAS GUERRERO- Secretaria de Hacienda y del Tesoro

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La Administración Municipal de Puerto Wilches suscribió en la vigencia 2012, los siguientes contratos, a los que se les realizo una revisión física por parte del supervisor, teniendo en cuenta que al momento de la auditoria no se encontraban soportados, haciendo falta alguna documentación requerida en el contrato. En el trabajo realizado por el supervisor se puede evidenciar que efectivamente los contratos no tenían todos los soportes, por que al momento de realizar la orden de pago estos se dejaban en tesorería y en otras dependencias y no se regresaban a la carpeta original. Se establece desde el momento de la auditoria de la contraloría que los documentos se llevarían en un solo índice de contrato. Referente a los contratos: CONTRATO No. CSP-016-2012

CONTRATANTE: MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES DEPARTAMENTO DE SANTANDER

CONTRATISTA: ARMANDO ARDILA VASQUEZ C.C 13.886.041-1

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, COMO ASESOR JURIDICO PARA LOS PROCESOS DE CONTRATACION ESTATAL, EN SUS ETAPAS PRE CONTRACTUAL Y POS CONTRACTUAL.

VALOR TOTAL DEL CONTRATO:

$ 13.500.000.00

Haciendo la respectiva revisión de la información se pudo constatar que la documentación relacionada por el grupo auditor se encontraba en la secretaria de hacienda con los soportes de la cuenta de pago, los cuales son anexados a la carpeta del contrato original. Se anexa copias al expediente como prueba, actas de informes del contratista y supervisor y acta de liquidación del contrato. CONTRATO No. CSA-073-2012

CONTRATANTE: MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES




INFORME DEFINITIVO


DEPARTAMENTO DE SANTANDER

CONTRATISTA: TRANSPORTE ESPECIALIZADO DE LOS ANDES LATEA S.A. NIT No. 890270131-3

OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO PUBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL ESCOLAR PARA ESTUDIANTES DE LAS JORNADAS MAÑANA, TARDE Y UNICA MATRICULADOS EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES.


$ 150.000.000.00

Haciendo la respectiva revisión de la información se pudo constatar que la documentación relacionada por el grupo auditor se encontraba en la secretaria de hacienda con los soportes de la cuenta de pago, los cuales son anexados a la carpeta del contrato original. Se anexa copias al expediente como prueba, actas de informes del contratista y supervisor y acta de liquidación del contrato. CONTRATO No. MC-118-2012


CONTRATISTA: CONSTRUCIONES Y SUMINISTROS REINEL SAS FABIAN REINEL TORRES NIT No. 900484783-1

OBJETO: APOYO LOGÍSTICO PARA LOS DEPORTISTAS EN LOS DISTINTOS EVENTOS DENTRO DEL MUNICIPIO Y DEL DEPARTAMENTO.


$ 15.500.000.00



CONTRATISTA: ALBERTO CARDENAS CARDENAS C.C. 5.695.375

OBJETO: CONTRATO INTERISTITUCIONAL – ANURAR ESFUERZOSA PARA LA REALIZACION Y CELEBRACION DE LA CUARTA FERIAS Y FIESTAS AGROTURISTICAS DE PUERTO WILCHES


$ 108.720.000.00

Haciendo la respectiva revisión de la información se pudo constatar que la documentación relacionada por el grupo auditor se encontraba en la secretaria de hacienda con los soportes de la cuenta de pago, los cuales son anexados a la carpeta del contrato original. Se anexa copias al expediente como prueba, actas de informes del contratista y supervisor y acta de liquidación del contrato, acto administrativo de aprobación póliza, acta de inicio, copia de la póliza, copia del certificado de disponibilidad presupuestal.




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO No. MC-0139-2012


CONTRATISTA: AGUAS DE PUERTO WILCHES NIT No. 900.346.154-6

OBJETO: AUNAR ESFUERZOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RED DE CONDUCCIÓN Y TANQUE DE ALMACENAMIENTO EN EL CORREGIMIENTO DE CARPINTERO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER.


$ 134.300.000.00



CONTRATISTA: SANDRA MAYERLY ARISMENDI SOLANO C.C. No. 13.472.699

OBJETO: AUNAR ESFUERZOS PARA LA AREALIZACION DE LA JORNADAS CIVICO MILITAR EN LOS CORREGIMIENTOS DE LA LINEA – MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES.


$ 55.000.000.00



CONTRATISTA: AGUAS DE PUERTO WILCHES S.A. – EPS

OBJETO: ANUAR ESFUERZOS PARA EL MEJORAMIENTO DE VIVIENDA MEDIANTE LA CONSTRUCCIÓN DE 43 UNIDADES SANITARIAS BÁSICAS PARA EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES – SANTANDER


$ 420.126.238.75

Haciendo la respectiva revisión de la información se pudo constatar que la documentación relacionada por el grupo auditor se encontraba en la secretaria de hacienda con los soportes de la cuenta de pago, los cuales son anexados a la carpeta del contrato original. Se anexa copias al expediente como prueba, actas de informes del contratista y supervisor y acta de liquidación del contrato.




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO No. MC-0148-2012


CONTRATISTA: CONSTRUCIONES VEGA VEGA LTDA

OBJETO: OBRA DE CONTROL Y PROTECCIÓN PARA LA MARGEN DERECHA DEL RIO MAGDALENA SECTOR SUR DE LA CABECERA MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES SANTANDER


$ 247.707.658.00



CONTRATISTA: FUNDACION MI MUNDO DE AMOR Y TERNURA NIT No. 900.265.240-3

OBJETO: ANUAR ESFUERZOS PARA EL ADELANTAMIENTO DEL PROGRAMA APOYO REHABILITATIVO Y RECREATIVO PARA NIÑO, JOVENES Y ADULTOS CON DISCAPACIDADES FISICAS, SENSORIALES, PSIQUICAS, COGNOSCITIVAS Y EMOCIONAL.


$ 22 .000.000.00

Haciendo la respectiva revisión de la información se pudo constatar que la documentación relacionada por el grupo auditor se encontraba en la secretaria de hacienda con los soportes de la cuenta de pago, los cuales son anexados a la carpeta del contrato original. Se anexa copias al expediente como prueba, actas de informes del contratista y supervisor y acta de liquidación del contrato. En esta orden, se anexa la información que soporta la existencia de la documentación, en el contrato.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizados los soportes allegados por la entidad, se evidencia el cumplimiento de la elaboración de actas de inicio, informes de supervisión, actas de liquidación, entre otros, si bien es cierto que estos documentos se encontraban en el área de tesorería como soportes de los respectivos pagos, se hace indispensable la concentración de todos los documentos que soportan un contrato en una única carpeta, por lo anterior se CONFIRMA el presente hallazgo. HALLAZGO No. 04

El contrato 073 cuyo objeto contractual es el de transporte escolar, de acuerdo a los estudios y documentos previos el numeral 2.2. de que trata sobre las especificaciones técnicas y condiciones generales, se debe acreditar que tiene habilitación en el servicio público de transporte terrestre automotor especial escolar, de acuerdo con la normatividad establecida en el Decreto 174 de 2001, los proponentes deben acreditar el estado técnico – mecánico de todos vehículos de su parte automotor, mediante certificados expedidos por un Centro de Diagnóstico




INFORME DEFINITIVO


Automotor, de que trata el artículo 53º de la Ley 769 de 2002, dentro de los plazos establecidos por el Decreto Ley 019 de 2012. El equipo auditor no evidenció los documentos exigidos de carácter obligatorio que se deben tener para transporte de escolares como tampoco las especificaciones de los vehículos como lo señala el Ministerio de Transporte. Así las cosas, presuntamente se configura una observación de tipo disciplinario por el no cumplimiento de los deberes que asumen los servidores públicos por lo cual se dará traslado a los organismos competentes para las averiguaciones correspondientes y observación de tipo administrativo para que se eviten este tipo de actuaciones.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde

PRESUNTA NORMA VULNERADA

Numeral 1 del art. 35 Ley 734 de 2002; art. 8 del decreto 2474 de 2008.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Revisada el contrato referenciado por el equipo auditor se puede evidenciar que la documentación enunciada por estos funcionarios se encontraba soportando el contrato al momento de la auditoria, por tanto no es verdad que al contrato le faltan estos soportes evidenciados en el cuerpo del contrato. Se anexan como prueba:

- Copias de la resolución No. 00149 de 7 febrero de 2002, referenciada por el ministerio de transporte. 3 folios.

- Información de cada uno de los vehículos. 5 folios. - Documentos transportador No. 1 Transportes especializado de los andes la TEA

S.A. .- Tarjeta de propiedad. .- copia de seguro del estado, 3 folios. .- copia de la cedula de ciudadanía del señor ELKIN ENRIQUE BADILLO OCHOA.

- Documento transportador No. 2, TRANSPORTE PANACHE DEAR. .- Copia de licencia de transito, transportes panaché DEAR, 2 folios .- copia del seguro obligatorio, responsabilidad civil extracontractual. .- copia de la cedula de ciudadanía, del señor RAMIRO LUNA GUTIERREZ. .- copia de licencia de conducir. 2 folios

- Licencia de transito – CARLOS HERNANDO VERA BERMUDEZ, 3 folios. .- copia de la seguridad social. 2 folios

- Licencia de conducción, del señor LUIS CARREÑO VARGAS. -. Copia de la cedula de ciudadanía del señor LUIS CARREÑO VARGAS. .- Copia del seguro obligatorio

- Tarjeta de propiedad 2 folios Tarjeta revisión de tecno mecánica Copia del seguro obligatorio

- Copia de la cedula de ciudadanía del señor ISIDRO CASTILLO HERNANDEZ - Copia de la licencia de la dirección de transito - Copia de la licencia de transito - Pólizas de seguros, 4 folios - Cedula de ciudadanía del señor LUIS FERNANDO ARCINIEGAS - Licencia de conducción LUIS FERNANDO ARCINIEGAS PORTILLO. - Licencia de transito - Soporte del transportador, 4 folios - Copia de la cedula JUAN CARLOS AYALA GONZALEZ - Soportes del contratista, 4 Folios - Copia de la cedula de ciudadanía ERNESTO CARDENAS GARCIA




INFORME DEFINITIVO


- Soportes del contratista 6 folios. - Copia de la cedula de ciudadanía del señor ADALBERTO OSORIO QUIROGA - Soportes del contratista 6 folios - Copia de la cedula de ciudanía del señor JORGE ARCIMIEGAS CORZO - Licencia de conducción. - Certificación de transporte

En este orden de ideas queda soportado el hallazgo disciplinario que se me imputa.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Los documentos aportados por el ente auditado, demuestran que la empresa contratada para este tipo de servicio de transporte, se encuentra debidamente autorizada por el gobierno nacional, así mismo Transportes La TEA aporta la información respectiva de cada vehículo contratado, como son pólizas de SOAT, revisados técnicos, licencias de conducción, pólizas de RCC y RCE, demostrando el cumplimiento de las normas de tránsito, por lo cual el grupo auditor desvirtúa el hallazgo disciplinario, pero recomienda a la administración la inclusión de todos los soportes que conforman un expediente contractual, por lo cual se confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO.

HALLAZGO No. 05 PUBLICACIÓN DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SECOP. La Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, dispone en su artículo 3º lo siguiente: “la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos,

los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos y que para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.” Así mismo establece en lo siguiente: “Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno mediante Decreto 734 de 2012, dispone en el artículo 2.2.5. “Publicidad del procedimiento en el SECOP. La entidad contratante será

responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador.”

Desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales, descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. Se verificó que el área de contratación cumpliera con lo referente a la publicación de los procesos contractuales en la página Web, tal como lo ordena el Sistema Electrónico para Contratación Pública SECOP, comparando con los contratos registrados en la rendición de la cuenta formato SIA 20 1A Así las cosas, haciendo eco de los principios establecidos en el numeral 9o del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011“Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, se ha de propender porque las acciones administrativas sean públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles




INFORME DEFINITIVO


ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de la reservas legales. De la evaluación realizada, se observa que la Administración Municipal no público en el SECOP durante la vigencia 2012 los Ccontratos Nros. 16, 82, 188, 150, 218, 220,148, entre otros. Para el equipo auditor, lo anterior acarrea la violación del Principio constitucional y legal de Publicidad en los procesos de contratación, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables en suministrar y publicar la información. Constituyéndose una observación administrativa por incumplimiento al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, artículo 8º del Decreto 2474 de 2008; numeral 9o del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 1o artículo 34º de la Ley 734 de 2002.





Artículo 3º de la Ley 1150 de 2007 Artículo 8º del Decreto 2474 de 2008 Numeral 9o del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 Numeral 1o del artículo 34º de la Ley 734 de 2002

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el grupo auditor, la administración municipal, en miras de dar cumplimiento al artículo 3 de la ley 1150 de 2007, y demás norma concordantes, le solicito a los funcionarios a cargo de la publicación de la contratación que deben tener en cuenta el principio de la publicidad en los procesos de contratación, a fin de garantizar la publicidad, facilitando así los controles políticos al interior de la Administración municipal. De igual forma, la oficina de contratación pública en cartelera los contratos correspondientes al mes anterior los cinco primeros días del siguiente mes, por un espacio de 30 días calendario, información que está en un espacio amplio y de libre acceso a la comunidad. Si bien es cierto en la vigencia 2012, por errores involuntarios los funcionarios a cargo de la contratación no subieron la información completa al SECOP, dejando algunos contratos sin publicar, pero revisando las planillas de la contratación las cuales se publica en cartelera se puede constatar, que a pesar que estos contratos no fueron subidos al SECOP, se publicaron en cartelera garantizando así el principio de la publicidad y los controles ciudadanos. Los contratos mencionados son de los que trata el artículo 95 y 96 de la Ley 489 de 1998, que por remisión inmediata y superior de la misma Constitución Política de Colombia se someten en su celebración y formalismo a las condiciones que integra el Decreto 777 de 1992, lo cuales tal como lo plasmó el Honorable Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil en Concepto del 23 de febrero de 2006, con Radicado 11001-03-06-000-2005-01710-00(1710) con ponencia del Dr. Luis Fernando Álvarez Jaramillo, dejo claro: De esta forma, estos actos jurídicos, a pesar de enmarcarse dentro del concepto de “contrato” de que trata el artículo 32 de la Ley 80 de 1993; se encuentran sometidos a disposiciones constitucionales y reglamentarias especiales (Constitución Política, Decreto 777 de 1992). En este sentido, esta reglamentación es autónoma; “en cuanto sólo están sometidos a la Constitución y no a la ley y, por tanto, sustraídos del alcance del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, pues el constituyente tuvo a bien reservar a la competencia del gobierno la regulación de esta materia contractual” Con lo anterior puede concluirse que por su naturaleza, al estar excluidos del alcance del estatuto general de la contratación y con ello de la aplicación de la Ley 1150 de 2007 y la




INFORME DEFINITIVO


reglamentación que el ejecutivo le ha dado a estas normas en extensa normatividad, entre ellos el Decreto 2474 de 2008, Decreto 0734 de 2012, y actualmente el Decreto 1510 de 2013, con ello el deber de publicidad en el SECOP. Lo anterior no significa que la entidad contratante se deba excusar del cumplimiento de los principios fundamentales que soportan la contratación estatal, entre ellos como piedra angular el de publicidad, luego ante la inexistencia de un vínculo en el SECOP que permita la publicación de este tipo de contratos en la mentada plataforma, esta administración opto por la publicación en otro medios que efectivamente conllevan al conocimiento general y libre de la comunidad en pleno respecto de la contratación del municipio. De lo anterior deja evidencia las constancias anexas a la presente respuesta. Debo referir que el servicio de internet en el municipio es muy deficiente, además los problemas electros impiden el buen uso de la página, por los constantes cortes. Se anexa copias de las planillas de publicación de la contratación en cartelera.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El Decreto 2516 de Julio 12 de 2011 artículo 4, parágrafo 6 que reza “Las entidades

públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada

conectividad para el uso del SECOP, deberán proceder de conformidad con lo

establecido en el artículo 8° del Decreto 2474 de 2008”. A su vez la Directiva No.

007 del 13 de Junio de 2011 emitida por la Procuraduría General de la Nación

nuevamente reitera sobre las entidades que no cuentan con los medios

tecnológicos adecuados o de no encontrase disponible el SECOP en el día en que

deba realizarse la publicación, es así como la Alcaldía de Puerto Wilches hace uso

de la publicación en cartelera de los procesos contractuales, tal como lo soporta en

los avisos de publicación e cartelera, dando cumplimiento al Principio de Publicidad.

Por lo anteriormente analizado, el grupo auditor no haya mérito de hallazgo alguno

en estos contratos, pero si nos permite recomendar al señor Alcalde Municipal de

Puerto Wilches, con el fin de subsanar estos inconvenientes, debe dar estricto

cumplimiento a la publicación en el SECOP, así mismo procurar gestionar en el

menor tiempo posible contar con un servicio ágil y eficiente de conectividad para la

entidad y así poder cumplir estrictamente con lo dispuesto en el Decreto 019 de

2012, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo

ADMINISTRATIVO.

HALLAZGO No 06

En la invitación pública número PSC-MC 004 de 2012, en el ítem 7.3 establece la experiencia e idoneidad así: “En cuanto a la experiencia requerida deberá ser acreditada con un (1) documento idóneo que compruebe la ejecución de un contrato estatal exclusivo de suministro de papelería, del cual debe contener como mínimo: identificación de la entidad que le expide, objeto del contrato, valor del contrato, duración del contrato, firma de la persona autorizada para ello”. Así las cosas la Administración Municipal de Puerto Wilches, contrato a la señora LIBIS LOPEZ JIMENEZ, teniendo en cuenta certificación expedida por el Alcalde Municipal de Puerto Wilches, señor ZANDALIO DURAN ROJA, en los siguientes términos: “Que la papelería el Estudiante de Puerto Wilches Nit. 28313844-5, suministros útiles de oficina y servicio de fotocopias durante el periodo de enero del 2007 al 30 de diciembre del 2007”, la cual fue allegada en un documento sin membrete de la alcaldía y sin fecha de expedición.




INFORME DEFINITIVO


Para el equipo auditor se configura una presunta celebración indebida de contratos por cuanto el documento allegado no contenía los mínimos establecidos en la invitación publica , no se contaba con la idoneidad y experiencia del contratista para la ejecución del contrato, como lo señala el artículo 29 de la Ley 80 de 1993. Por lo anteriormente expuesto, la conducta se enmarca en el tipo penal descrito en el artículo 410 de la Ley 599 de 2000. Por otra parte se configura además una presunta falta disciplinaria teniendo en cuenta lo descrito en el artículo 48 y 35 de la Ley 734 de 2002, toda vez que la Administración acepto una certificación que carecía de los requisitos establecidos por ella. Es importante tener en cuenta que la idoneidad de un contratista resulta tan relevante y esencial para garantizar el principio de selección objetiva, que la Corte en Sentencia C-400 de 1999, estableció que la escogencia de un contratista deber ser ajustado al principio estricto de legalidad, en virtud de ser un contrato INTUIT O PERSONAE. (Sentencia constitucional Sentencia C-193/06, MP. Dr. Humberto Antonio Sierra Porto) Así las cosas, estaríamos frente a una presunta observación Administrativa para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que la entidad debe presentar.




RESPUESTA ENTE AUDITADO “La administración municipal desde el momento que se realizó la auditoria por parte de los funcionarios de la Contraloría General de Santander, realizo una revisión a la contratación con el fin de incluir las observaciones que realizaron el quipo auditor en su trabajo de campo respecto de la documentación e idoneidad de los contratistas al momento de contratar con el municipio, de igual forma como requisito al contratista la presentación de los documentos habilitantes para contratar. De este modo los funcionarios encargados de adelantar los procesos precontractuales y contractuales deberán solicitar los documentos necesarios a los contratistas demostrando la idoneidad y de esta forma garantizar el debido proceso.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a subsanar la calificación de idoneidad de los contratistas, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo.

HALLAZGO Nro. 07 NO EXISTE VERACIDAD EN LA INFORMACION CONTRACTUAL REPORTADA AL SIA VIGENCIA 2012. Al observar que existen diferencias, entre lo reportado al SIA y lo reportado de contratos que presentaron en el trabajo de campo, se solicitaron expedientes contractuales, el Asesor Jurídico externo expide las siguientes certificaciones así: “Convenio número 219 de 2012, suscrito entre el Municipio de Puerto Wilches con AGUAS DE PUERTO WILCHES, cuyo objeto es “AUNAR Y COMPLEMENTAR




INFORME DEFINITIVO


ESFUERZO INSTITUCIONAL COMUNITARIO ECONOMICO Y SOCIAL PARA: 1. DOTACION DE UNIDADES SANITARIAS COCINA POZOS SEPTICOS EN EL SECTOR RURAL. 2. OPTIMIZACION Y POTABILIZACION DEL AGUA ZONA SECTOR RURAL. 3. RALIZACION DE ACTIVIDADES EN DESARROLLO DE LA EFICIENCIA DE LOS SERVICIOS PUBLICOS URBANOS Y RURALES Y 4. APOYO AL DESARROLLO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS”, por valor de $290.101.240, no fue legalizado, por lo tanto no se ejecutó, y fue anulado. “Contrato Interadministrativo Nro. 218 de 2012, suscrito entre el Municipio de Puerto Wilches con el Instituto Universitario de la Paz “UNIPAZ”, cuyo objeto es “AUNAR ESFUERZO INSTITUCIONAL, COMUNITARIO, ECONOMICO, Y SOCIAL PARA: 1. ELABORACION E IMPLEMENTACION DEL PLAN AGROPECUARIO MUNICIPAL. 2. LA ELABORACION DEL PROYECTO DE HUERTA ESCOLAR”, por valor de $174.282.607, no fue legalizado, por lo tanto no se ejecutó, y fue anulado.” “Contrato Nro. 142 del 18 de Octubre de 2012, cuyo objeto es “SUMINISTRO DE COMUBISTIBLE CORRIENTE Y ACPM PARA LOS VEHICULOS QUE CONFORMAN EL PARQUE AUTOMOTOR Y APARATOS O MAQUINARIA DE COMBUSTION INTERNA Y DEMAS ACTIVIDADES DE LA FUERZA PUBLICA EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES”, es por valor de $15.500.000 incluido IVA y no como aparece en el SIA por la suma de $100.000.000 “. Contratos cuyo objeto son “APOYO EN LA GESTION ADMINISTRATIVA PARA LA REALIZACION DE JORNADAS DE CAPACITACION AL CONSEJO MUNICIPAL TERRITORIAL, por valor de $14.280.000 y APOYO A LA GESTION PARA LA REALIZACION DE CARNAVALES DE JUEGOS INTELIGENTES EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS”, por valor de $7.920.000, ambos de la vigencia 2012, no fueron legalizados y fueron anulados. Por lo anteriormente relacionado, se pudo verificar, que la Información reportada a través de la plataforma SIA, no concuerda con lo realmente ejecutado con el Municipio, por tal motivo se configura una observación de tipo sancionatorio por incumplimiento a la Resolución 294 de Abril 30 de 2009, de la Contraloría General de Santander

HALLAZGO ADMINISTRATIVO – SANCIONATORIO




Resolución Nro. 294 del 30 de Abril de 2009.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “A la fecha se ha enviado a la Contraloría general de Santander, un carta solicitando la reversión del formato F20 –C, con el fin de modificar algunos errores de digitación cometidos al momento de subir la información a la plataforma SIA. Se anexa carta de solicitud. En lo respectivo a la variación entre los datos reportados y la información existente en municipio, ofrecemos sinceras disculpas pues obedecen a descuidos y desatenciones por parte de los funcionarios encargados de elaborar los informes, por ello se ha diseñado un plan de mejoramiento para superar esta situación, acatando las recomendaciones por el grupo auditor.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias presentadas en los reportes al SIA y al ser información que ya fue calificada por el ente auditor, se CONFIRMA el presente hallazgo. HALLAZGO Nro. 08 El Contrato Nro. 135 según se encuentra registrado en el SIA, está por un valor de $100.000.000, una vez se hizo revisión del expediente contractual se pudo observar que el valor real el contrato es por la suma de Diez millones de pesos ($10.000.000) demostrándose de esta manera que la información que se registra por parte de la Administración Municipal de Puerto Wilches no es veraz, por lo tanto se solicitó certificación al jefe de contratación, por existir más registros en el SIA sobre el valor de la contratación de manera errónea. En cuanto a la ejecución del contrato, el equipo auditor pudo constatar que no se tiene un mecanismos de control y seguimiento en el consumo de combustibles (Bitácoras), por parte del sujeto de control, en el cual, se refleje el movimiento de descarga de este insumo para los vehículos y / o maquinarias de la Policía Nacional del Municipio de Puerto Wilches, y de esta manera determinar su comportamiento en el gasto (consumo) y valor del consumo. Se presenta una presunta observación con connotación administrativa, con base al artículo 23°, de la Ley 80 de 1993. Las actuaciones deben basarse en estos porque aseguran la correcta adquisición de bienes y servicios, logrando, de esta manera, la consecución de los fines estatales. Por eso, el representante legal de la entidad estatal, o el funcionario en que hubiese delegado, deberán tener en cuenta el principio de responsabilidad que obliga a los funcionarios encargados de vigilar que los contratos se ejecuten a cabalidad. En este orden de ideas, estaríamos frente a una Observación de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un Plan de Mejoramiento.




RESPUESTA ENTE AUDITADO “La administración municipal desde el momento de terminada la auditoria, tomas las observaciones que realizo el equipo auditor, poniendo en práctica dichas sugerencias. Se le sugerido al supervisor de estos contrato de suministro de combustible, que tomaron las medidas de control con las respectivas bitácoras diarias, que nos ayudaran a darle registro permanente y un amplio seguimiento al consumo de combustible. También se pudo evidenciar que por un error de digitación se evidencia que los valores no corresponden por tanto se solicitó a la contraloría reversar la cuenta para subsanar estos errores en la contratación de la vigencia 2012.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite la falencia presentada en los reportes al SIA del mencionado contrato, debido a error de digitación, el grupo auditor considera que la apreciación de la defensa es válida, más se CONFIRMA el hallazgo administrativo, para que sea incluida en un plan de mejoramiento y se tenga cuidado al momento de subir la información a las diversas plataformas. HALLAZGO Nro. 09 Se realizó el trámite de licitación pública del contrato 144, que trata el numeral 1o del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, referente a Obras de Adecuación de la Infraestructura física del Palacio Municipal de Puerto Wilches, cuya descripción de la necesidad es “ reducir el nivel de riesgo existente disminuyendo o reduciendo las condiciones de amenaza que presenta el techo de la edificación, tomando las medidas prescriptivas o correctivas dirigidas a reducir o disminuir los daños y pérdidas de cualquier índole que se pueden presentar con la ocurrencia de la calamidad”. Según la minuta contractual se tiene que la duración del contrato es de noventa días y se establecieron las formas de pago, un anticipo del 20% del valor total del contrato y cuatro (4) pagos parciales según el avance de la ejecución física previo recibo a satisfacción de las obras objeto del contrato por parte de la Interventoría. Con base en lo anterior, al contratista se le cancelo la suma de $ 269.104.688 Realizados de la siguiente manera: Acta Nro. 01 del 12 de Diciembre por valor de $175.000.000 Acta Nro. 02 del 27 de Diciembre por valor de $ 58.000.000. Acta Nro. 03 del 9 de febrero de 2013 por valor $ 36.104.688. Como se puede observar, el primer pago correspondiente al 20 % del valor del anticipo, sería la suma de $59.995.889 y no conforme consta en el Acta Nro. 01, por valor de $175.000.000; por tanto se canceló un anticipo de 58.3%, por lo cual, se estaría incumpliendo el parágrafo único del artículo 40º de la Ley 80 de 1993, el cual establece que… “En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” Por otra parte, el equipo auditor pudo verificar que en el contrato de obra pública según licitación pública Nro. 037, no se dio cumplimiento al artículo 32º de la Ley 80 de 1993 y parágrafo 1o del artículo 83º de la Ley 1474, que establecen la obligatoriedad de designar interventor externo para los contratos de obra, del cual solo se designó como supervisor de la obra al Arquitecto GONZALO JIMENEZ BARBA, Secretario de Planeación e infraestructura del Municipio de Puerto Wilches. Se realizaron los siguientes registros fotográficos:

Fuente: Registro fotográfico tomados por el grupo auditor.




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Registro fotográfico tomados por el grupo auditor. Techo del edificio

El equipo auditor requiere de un concepto técnico del funcionario competente sobre la respectiva ejecución contractual con el fin de determinar un presunto daño fiscal por falta de cantidades y calidad en las obras. En este orden de ideas, estaríamos frente a una presunta observación Administrativa con connotación Disciplinaria, por lo cual se dará traslado al organismo competente para fines pertinentes HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde GONZALO JIMENEZ BARBA – Secretario de Planeación e Infraestructura


Numeral 1o del artículo 35º de la Ley 734 de 2002. Artículo 32º de la Ley 80 de 1993 Parágrafo 1o del artículo 83º de la Ley 1474

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Referente al contrato No. 144 no se pactó anticipo alguno, sino que de conformidad con la cláusula tercera se establece la forma de pago en actas parciales de obra ejecutada. En relación al interventor externo no fue posible su contratación ya que el municipio no contaba con los recursos disponibles, por lo que fue designado como supervisor el Secretario de Planeación e Infraestructura Municipal, para garantizar la ejecución del contrato, dada la situación presentada como calamidad de la infraestructura por el derrumbe de una parte de la cubierta. El concepto técnico no hay claridad con lo solicitado, con respecto a la calidad de la obra, no especifican a que actividades se refieren que se hayan ejecutado en el objeto del contrato y de las cantidades de obra pagadas están contempladas en cada una de las actas parciales pagadas y el acta de recibido final. En el expediente contractual reposan las evidencias fotográficas de lo ejecutado. (se anexa copia registros fotográficos y actas)”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizadas las pruebas aportadas por la entidad, si bien es cierto que en la forma de pago estipulada, se habla que el municipio podrá entregar a título de anticipo del 20% del valor total del contrato, este no se efectuó, por cuanto el primer pago por $175.045.542,56 se realizó por el avance de la obra sustentada en el informe del supervisor y no como erróneamente el grupo auditor lo califico inicialmente, así mismo se aporta acta de liquidación del mencionado contrato con fecha de diciembre 30 de 2013, por lo anteriormente expuesto el grupo auditor procede a desvirtuar el presente hallazgo.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 10 Analizado el contrato Nro. 136 de 2012, Según estudios previos la descripción del objeto a contratar es la “Asesoría Deportiva y cultural de Puerto Wilches implemente,

ejecute, realice seguimiento y evalúe los proyectos realizarse en el Municipio “ y en este orden de ideas requiere de una entidad de apoyo que cumpla con requisitos de idoneidad y experiencia para que ejecute el objeto : “AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION Y CELEBRACION DE LA CUARTA FERIA Y FIESTAS AGROTURISTICAS DE PUERTO WILCHES”, así mismo en su ítem 2.1 sobre las condiciones del contrato, establece que una de las obligaciones del Contratista: a) “Ejecutar los recursos para el cumplimiento del objeto convenido bajo su entera

responsabilidad los aportes que por este convenido, y que la entidad queda facultada para realizar el respectivo convenio para aunar esfuerzos con base en la Ley 489 de 1998”. La Administración Municipal de Puerto Wilches, suscribió Contrato Interinstitucional Nro. 0136 a nombre de la Corporación de Ferias y fiestas del Municipio de Puerto Wilches, cuyo objeto es “AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION Y CELEBRACION DE LA CUARTA FERIA Y FIESTAS AGROTURISTICAS DE PUERTO WILCHES”, el cual tiene una duración de cuatro (4) días comprendidos desde el 12, 13, 14, y 15 de Octubre de 2012, por valor de $98.720.000.00. Por otra parte la CORPORACION DE FERIAS Y FIESTAS DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, hace un aporte de $10.000.000, quedando el contrato por un valor total de $108.720.000. Revisado el expediente contractual, reposa contrato de servicio de sonido y amplificación celebrado entre MILTON PUENTES, representante de sonido profesional puentes y GUILLERMO AFANADOR, presidente de ferias, teniendo una duración de cuatro (4) días entre las horas comprendidas de 7:00 pm a 4:00 am, estipulando un pago por el servicio de $13.000.000, de los cuales el día 7 de Septiembre se cancela la suma de $6.500.000 y el 15 de octubre la suma de $6.500.000, con una observación de: “El señor contratante suministrara combustible para la planta eléctrica ACPM “. El equipo auditor, solicitó al Asesor Jurídico externo en contratación, si el contrato de servicio de sonido y amplificación hace parte del expediente Contractual Nro. 0136 , ante lo cual certifica: “Que los contratos cuyo objeto AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION Y CELEBRACION DE LA CUARTA FERIA Y FIESTAS AGROTURISTICA DE PUERTO WILCHES, por valor de $108.720.000 se pudo determinar en el folio 13 un contrato de servicio de sonido suscrito entre MILTON PUENTES en representación de Producciones P y el señor GUILLERMO AFANADOR ROJAS, como presidente de las ferias”. En dicho contrato presentado para legalizar los recursos del convenio, se muestran obligaciones contraídas con anterioridad a la fecha de celebración del convenio, además dicha obligación no fue contraída por la CORPORACION DE FERIAS, por ende el valor del contrato de sonido y amplificación por la suma de $13.000.000 no tiene justificación legal que sirva de soporte en el convenio referido, por lo tanto, se configura una observación administrativa con presunta connotación fiscal por valor de $13.000.000, y con carácter disciplinario debido a que se presenta un incumplimiento en los deberes del servidor público. Igualmente, se presenta una presunta observación con connotación penal por que se infringe lo establecido en artículo 397 de la Ley 599 de 2000.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO – PENAL – FISCAL




Ley 610 de 2000 (artículo 6º); ley 734 de 2002 (artículo 35º). Ley 599 de 2000 (artículo 397)

VALOR FISCAL $13.000.000

RESPUESTA ENTE AUDITADO “De conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 12-00395 de fecha 22 de agosto de 2012, por valor de $ 98.720.000.00, el objeto contractual que se celebró con la corporación de ferias y fiestas del municipio de Puerto Wilches – Santander, tubo por único objeto aunar esfuerzos para la realización y celebración de la cuarta feria y fiesta agroturistica de Puerto Wilches. El representante legal de la citada corporación es el señor ALBERTO CARDENAS CARDENAS, quien de conformidad con los documentos que aparecen en el expediente contractual cumplió a cabalidad con su objeto. El contrato de sonido y amplificación por valor de $13.000.000.00 que aparece en el expediente contractual suscrito entre los señores MILTON PUENTES y GUILLERMO AFANADOR, ni hace parte de dicho expediente contractual ni tampoco se celebró, mucho menos se pagó. Así mismo en dicho expediente aparece un contrato de servicios de alquiler de baños móviles y portátiles, que tampoco tiene que ver con el contrato que nos hemos venido refiriendo, esto es, el contrato interinstitucional No. 036 de fecha 28 de septiembre de 2012. Por lo anterior no se demuestra implicación de culpa o dolo por haberse cumplido los preceptos legales. Así las cosa, se trata simplemente de unos documentos que nada tiene que ver con el contrato en mención y que por ello se desvirtúa toda clase de responsabilidad de la predicada por el equipo auditor. Hago referencia que en el desarrollo del contrato se realizaron las siguientes actividades las cuales se anexan.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizados los soportes allegados como medio de defensa, y una vez analizados se evidencia que efectivamente la entidad tiene razón en cuanto el folio anexado como contrato de servicio de sonido firmado entre los señores Milton Puentes y el señor Guillermo Afanador Rojas, contrato este que en ningún aparte menciona los días del servicio menos en donde se prestara el referido servicio, así mismo el representante legal de la Corporación de Ferias y Fiestas del Municipio de Puerto Wilches es el señor ALBERTO CARDENAS CARDENAS, persona esta que firma el contrato Nro. 136 de 2012, por lo cual no existe nexo causal entre la Corporación de Ferias y el señor Milton Puentes. Así mismo dentro del alcance del referido contrato no se menciona como obligación del contratista el alquiler de sonido. Se aporta al proceso informe del supervisor, en donde se indica el cumplimiento del objeto contractual. Por lo anteriormente analizado, el grupo auditor no haya mérito de hallazgo alguno en estos contratos, pero si nos permite recomendar al señor Alcalde Municipal de Puerto Wilches, con el fin de subsanar estos inconvenientes, debe ser más cuidadoso en el archivo de los documentos soporte de cada contrato, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo disciplinario, penal y fiscal; y se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 11 En el contrato Nro. 209 del 2012, de mínima cuantía, cuya descripción de la necesidad según estudios y documentos previos es la de “ contratar los servicios de

una funeraria que este ubicada en el Municipio, con el fin de que suministre cofres mortuorios y demás arreglos para inhumación de cadáveres, servicios con destino a

familias vulnerables del municipio” , que por la carencia de estos se ven en la necesidad de pedir una ayuda económica para darle santa sepultura a un ser querido, con un funeral y un sepulcro digno de cualquier ser humano, se tiene como plazo de ejecución diez (10) días calendario a partir de la comunicación de aceptación de la oferta. Según comunicación de aceptación de la oferta observada en el expediente contractual, el objeto es: “SUMINISTRO DE COFRES MORTUARIOS Y SERVICIOS FUNEBRES PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”, el cual se celebra el 21 de Diciembre de 2012, cuyo plazo es de cinco (5) días a partir de la firma, por lo tanto, se entiende que es un contrato de suministro y de ejecución instantánea. Al revisar la ejecución del contrato solo existe acta de entrada al Almacén de fecha 26 de Diciembre, cuya descripción es doce (12) unidades cofres mortuorios por valor de $5.400.000, servicio de embalsamiento, velación, atención de cafetería, destino final bóveda, servicio de carroza y documentos de rigor, tres (3) unidades por valor de $2.200.000, para un total de $7.600.000, se encuentra soportado mediante acta de salida del almacén, a nombre de CARLOS MENDOZA, Secretario del Interior, doce (12) cofres mortuorios, sin valor. En este orden de ideas, el equipo auditor establece que no se tiene una realidad sobre la ejecución contractual, por cuanto no se aporta certificación de las familias vulnerables del Municipio que fueron beneficiadas del suministro de los cofres mortuorios, por sus seres queridos ni certificados de defunción, por ende, no se está justificado la prestación de este servicio a la población pobre y vulnerable del Municipio de Puerto Wilches. Con base en lo anterior, se configura una observación administrativa con presunta connotación fiscal por valor de $7.766.500, de igual manera, se presenta una presunta irregularidad de carácter disciplinario debido a que se manifiesta un incumplimiento en el deber ser del servidor público en razón al artículo 35º de la Ley 734 de 2002, así mismo, se expresa una presunta observación con connotación penal, porque se infringe lo establecido en artículos 397 de la Ley 599 de 2000. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO – PENAL – FISCAL




Artículo 6º de la Ley 610 de 200 Artículo 35º de la Ley 734 de 2002. Artículo 397º de la Ley 599 de 2000.

VALOR FISCAL $7.766.500

RESPUESTA ENTE AUDITADO “En la alcaldía municipal de Puerto Wilches, actuando de conformidad con el postulado o principio de la buena fe, que debe rodear todas las actuaciones de la administración municipal, en los términos del artículo 83 de nuestra Constitución Política, siempre se han actuado en estos términos, es decir, de buena fe; por ello, y con el fin de colaborarles a las personas más vulnerables de nuestro municipio, opto por celebrar una contratación para suministrarles a los familiares de las personas fallecidas un cofre mortuorio, y demás arreglos para la inhumación de cadáveres, esperando que ellos trajeran la documentación pertinente sin traerla.




INFORME DEFINITIVO


De conformidad con lo anterior nuestra actuaciones esta revestida de buena fe, exenta de dolo y culpa, y por ello no se nos debe endilgar responsabilidad penal en este caso. “

CONCLUSION GRUPO AUDITOR

Analizados los documentos aportados como contradicción al hallazgo, se evidencia un oficio de diciembre 26 de 2012, en donde el señor Alcalde solicita a la Gerente de la Empresa Asociativa de Trabajo Capillas del Paraíso, la custodia en las bodegas de esa empresa de 10 cofres mortuorios en razón a que la alcaldía no cuenta con bodegas. Así mismo, oficio de la Empresa Asociativa de Trabajo Capillas del Paraíso de fecha diciembre 28 de 2012, en donde reciben los cofres, y donde se estipula que para la entrega de cada cofre se hará mediante autorización de la alcaldía. Por lo anterior se recomienda al señor Alcalde, hacer el seguimiento para el otorgamiento de estos cofres y su respectivo servicio a las familias que en su momento lo requieran, lo anterior demuestra la ejecución del contrato no demostrándose dolo o culpa en la celebración del mismo, por lo cual el equipo auditor desvirtúa las observaciones de tipo disciplinario, penal y fiscal, pero CONFIRMA un hallazgo administrativo con el fin de hacer seguimiento a la donación de los cofres.

HALLAZGO Nro. 12 Referente al Contrato Nro. 211 del 2012 cuyo objeto es “suministro del servicio de

alojamiento y alimentación en el Municipio de Puerto WILCHES”, no existe una relación de los líderes residentes en las distintas veredas Referente al Contrato Nro. 147 del 2012, cuyo objeto contractual es “suministro de

servicio transporte de una delegación municipal ida y vuelta a Bucaramanga, y conforme a las condiciones técnicas exigidas, como lo era transporte idóneo el de las chalupas como mínimo quince personas debidamente sentadas y acomodadas con servicio de salvavidas”, razón por la cual no existe congruencia en lo contratado y la realidad de las condiciones técnicas de un desplazamiento a Bucaramanga. Así mismo no reposa en el expediente contractual el listado de la delegación que se transportó a la Ciudad de Bucaramanga para fines deportivos, recreativos y culturales. Respecto al Contrato Nro. 118 de 2012, cuyo objeto contractual es “el de apoyo

logístico para los deportista en los distintos eventos dentro del Municipio y del

Departamento”, registrado en el SIA por $155.000.000, siendo el valor real según el expediente de $15.500.000, no reposa la relación de los deportistas de los cuales fueron beneficiados por la Administración Municipal de Puerto Wilches. En los contratos relacionados , el equipo auditor observo que no existe por parte del Supervisor el seguimiento en la ejecución del objeto contractual, por cuanto el objetivo de la supervisión es proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, siendo de carácter obligatorio vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, realizando el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico según el caso, y a si mismo deben rendir y solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual. En este orden de ideas, estaríamos frente a una presunta observación Administrativa con connotación Disciplinaria, por lo cual se dará traslado al organismo competente para fines pertinentes




INFORME DEFINITIVO




GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde (Supervisor)


Artículo 83º y 84º de la Ley 734 de 2002.

7RESPUESTA ENTE AUDITADO “La administración municipal, según la observación realizada por el equipo auditor de la Contraloría General de Santander, solicito al supervisor de los distintos contratos que realice una revisión a fin de establecer donde están los documentos faltantes que soportan la información que la contraloría requiere. En este trabajo realizado por el supervisor del contrato se logró establecer que cuando se pasaba una cuenta de cobro a la secretaria de hacienda y del tesoro, se anexaban estos soportes los cuales quedaban en la cuenta de cobro y no se regresaban al contrato para su archivo. Por tanto se le solicito a la secretaria de hacienda que para el respectivo pago le solicitara al supervisor que le pasara al pagador el contrato y una vez efectuado el pago este se devolvería para el correspondiente archivo. Según los contratos auditados los cuales relación se puede anexar, los siguientes soportes los cuales si existen como materia probatoria para desvirtuar la parte disciplinaria y administrativa que se le imputa teniendo en cuenta que los funcionarios no actuaron de mala conducta al no incluir una copia en el contrato.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Contrato 211: Se presenta relación de personas que integran las delegaciones de los municipios invitados a los encuentros deportivos, a quienes se les dio servicio de alojamiento y comida durante la permanencia del evento. Referente al contrato 147, bien más se debe a un error de trascripción conocido como “corte y pegue” al estipular como condiciones técnicas un transporte idóneo en chalupa, cuando en la realidad esto es imposible por cuanto Bucaramanga no tiene acceso fluvial, así mismo se evidencia el informe del supervisor y el listado de los jóvenes que asistieron al encuentro en Bucaramanga y por medio de transporte terrestre. Contrato 118: Se anexa relación de los deportistas beneficiados. Por lo anteriormente analizado, el grupo auditor no haya mérito de hallazgo alguno en estos contratos, pero si nos permite recomendar al señor Alcalde Municipal de Puerto Wilches, con el fin de subsanar estos inconvenientes, debe ser más cuidadoso en la revisión de las minutas contractuales y los estudios de oportunidad y conveniencia y no sean solo un corte y pegue, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO.

HALLAZGO Nro. 13 Referente al contrato número 0146 de 2012, cuyo objeto es : “ AUNAR ESFUERZOS

PARA EL MEJORAMIENTO DE VIVIENDA MEDIANTE LA CONSTRUCCION DE CUARENTA Y TRES UNIDADES SANITARIAS BASICAS PARA EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE

PUERTO WILCHES”, por valor de $420.126.238.75. Al respecto el equipo auditor, pudo determinar que la Alcaldía podía someter el proceso a una licitación pública, en donde se garantizara la libre concurrencia de proponentes y la selección objetiva de los mismos, basado en los principios de la contratación estatal.




INFORME DEFINITIVO


Según se observa el objeto contractual, era posible someterlo a un proceso de contratación estipulado en el estatuto de la Contratación Pública y no entregar los dineros a la Empresa de Servicios Públicos, quien subcontrato con un tercero para ejecutar las obras. Se celebró un contrato interadministrativo y se dio trato de convenio, teniendo en cuenta esto, la Administración Municipal debe tener claridad de los conceptos y el manejo de un contrato y un convenio. La Administración de Puerto Wilches con el fin de evadir la modalidad de contratación (licitación pública), celebro un contrato interadministrativo, aportando la totalidad de los recursos para las obras pues por parte de aguas se aportaría mano de obra por servicios, lo que no sucedió , pues subcontrataron a un tercero para la ejecución. Con base en lo anterior, se configura una observación administrativa, de igual manera, se presenta una presunta irregularidad de carácter disciplinario debido a que se manifiesta un incumplimiento en el deber del servidor público en razón al artículo 35º de la Ley 734 de 2002, así mismo, se expresa una presunta observación con connotación penal, porque se infringe lo establecido en artículo 410 de la Ley 599 de 2000. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO – PENAL




Artículo 6º de la Ley 610 de 200 Artículo 35º de la Ley 734 de 2002. Artículo 410 de la Ley 599 de 2000.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La empresa aguas de Puerto Wilches SAS SP, desde finales de 2009, se encuentra registrada como prestadora de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo en nuestro municipio de Puerto Wilches, contando para ello con la infraestructura y logística propias de este tipo de empresas. Si bien es cierto que la referida contratación contenida en el contrato No. 0146 de 2012, pudo haber sido fruto de un proceso de licitación pública en los términos de la ley 80 de 1993, no es menos cierto que de conformidad con nuestra Constitución Política de Colombia este tipo de contratos y de convenios donde se aúnan esfuerzos son total mente balidos; por ello no es verdad que con nuestro actuar hallamos querido omitir los postulado de los estatutos de la contratación pública, máxime que se trata de una empresa con jurisdicción en nuestro municipio . Otra cosas muy distinta es que la citada empresa, actuando bajo su propio régimen de contratación haya decidido subcontratar el mencionado objeto contractual, circunstancia que resultaría objeto de recriminación en la eventualidad de que no se hubiese cumplido con tal objeto contractual, lo que no sucedió en este caso. Reiterando lo mencionado en las respuestas dadas a otras observaciones dadas al equipo auditor, debo manifestar que mi actuación en el caso obtenido son los señalados en la Carta Política, pretendiendo favorecer a una empresa local con la capacidad e idoneidad suficiente para desarrollar este tipo de contrato.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizados los argumentos expuestos por la entidad auditada, y los soportes adjuntados, donde se evidencia una certificación de la Empresa Aguas de Puerto Wilches (contratista) en la cual menciona que las actividades desarrolladas por ellos fueron la “utilización de la entidad para la realización de las diferentes




INFORME DEFINITIVO


actividades de supervisión, almacenamiento de materiales y elaboración del informe para el desarrollo del convenio en mención”, a su vez adjuntan Acta de Recibo de Obra de la comunidad firmada por 43 personas en calidad de beneficiarias y certificación de recibido de la obra a entera satisfacción de la comunidad firmada por la representante de Aguas de Puerto Wilches. Ahora bien, es cierto también que el Contrato Interadministrativo firmado por la entidad y el contratista, tiene todas las características esenciales de un convenio interadministrativo, al tener las partes un interés común de apoyo a la comunidad y al estar aportando recursos de parte y parte, así mismo el haber la comunidad recibido a satisfacción los beneficios del contrato, demostrando el cumplimiento del objetivo social, a su vez el informe técnico de supervisión, el acta de recibo final , el acta de liquidación habla del convenio interadministrativo, el equipo auditor, considera que más por error de interpretación del nombre del acto administrativo firmado, y al no demostrarse que existió culpa o dolo, factor esencial estipulado en el art. 13 de la Ley 734 de 2002, el equipo auditor considera que las evidencias existentes, ameritan desvirtuar los hallazgos disciplinario y penal, pero se CONFIRMA el hallazgo Administrativo, con el fin que la administración tome los correctivos y estudios necesarios y suficientes al emitir un acto administrativo, acciones que deben incluirse en el plan de mejoramiento. CONCEPTO EN MATERIA DE CONTRATACION. Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas, que en la vigencia 2012 el manejo de la Contratación de la Alcaldía, se realizó en su mayoría atendiendo los procedimientos contractuales establecidos en el Estatuto General de Contratación. Sin embargo se presentaron inconsistencia en materia de contratación que se vieron reflejados en la revisión efectuada, puesto que de la muestra tomada se determinaron observaciones administrativas, disciplinarias, penales, fiscales y sancionatorias. 1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 93.0 0.10 9.3

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

88.4 0.30 26.5

Calidad (veracidad) 84.9 0.60 50.9

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 86.7

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Teniendo en cuenta la información reportada a través del sistema integral de Auditorias SIA, de la Contraloría General de Santander, la opinión de la rendición y revisión de la cuenta es EFICIENTE, para la vigencia 2012. Legalidad: Se emite una opinión CON DEFICIENCIAS, con base en el siguiente resultado:




INFORME DEFINITIVO


TABLA 1 - 3

LEGALIDAD


Financiera

100.0 0.40 40.0

De Gestión 57.8 0.60 34.7

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 74.7

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

1.1.3. GESTION AMBIENTAL Teniendo en cuenta el siguiente resultado se emite una opinión INEFICIENTE, dada que la inversión y la gestión que ha desarrollado la administración Municipal de Puerto Wilches ha sido mínima como se evidencia en la matriz adjunta cuyo resultado fue de 20.3. Análisis detallado de la matriz.

TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL


Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

26.5 0.60 15.9

Inversión Ambiental 11.1 0.40 4.4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1.00 20.3

Calificación

Ineficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Funcionamiento planta de sacrificios: La planta de beneficio animal se ha venido manejando a través de un particular quien se encarga del mantenimiento y buen estado de la misma y del recaudo y pago ante la Secretaría de Hacienda de los Impuestos de FEDEGAN y degüello de Ganado Mayor, aprobado esto según Acuerdo Municipal No. 013 del 17 de mayo de 2013. Planta de Residuos sólidos: El municipio no cuenta con planta o sito técnico para la disposición de residuos sólidos, haciéndose inicialmente la disposición final en el botadero de basuras que al efecto tiene la empresa AGUAS DE BARRANCABERMEJA S.A. E.S.P., pero a raíz de que ya no se reciben dichos residuos, previo expedición del acto administrativo sobre declaratoria de Emergencia Sanitaria y Plan de Contingencia aprobado por la empresa AGUAS DE PUERTO WILCHES S.A.S. E.S.P., encargada de la prestación de tal servicio




INFORME DEFINITIVO


público domiciliario, se está haciendo provisionalmente la disposición final en un espacio de terreno habilitado para ello, mientras la Corporación Autónoma Regional de Santander, CAS, autoridad ambiental para este municipio, da la aprobación definitiva en el sitio conocido como Soplavientos. Planta de tratamiento y Acueducto: El servicio de Acueducto es prestado por parte de la empresa AGUAS DE PUERTO WILCHES S.A.S. E.S.P. La fuente de abastecimiento del sistema de tratamiento son dos pozos profundos ubicados dentro del área del sistema de tratamiento denominado Estación las Ferias. Información Componentes Ambientales: Componente Suelo: 1) En cuanto a la información relacionada con el número de hectáreas

deforestadas, el despacho no la tiene, ya que no es la autoridad competente para dar este tipo de permisos, sino la autoridad ambiental, esto es, la Corporación Autónoma Regional de Santander, CAS.

2) En lo que tiene que ver con el número de hectáreas reforestadas, en los actuales momentos se está en proceso de legalización de un contrato de suministro de 1.000 plántulas (robles, orejeros, matarratones y maderables) para ser sembradas en la zona adyacente de la quebrada Sopla Viento del municipio de Puerto Wilches, a fin de hacer su respectiva recuperación. Con la siembra de estas 1.000 plántulas, se espera reforestar aproximadamente dos (02) hectáreas. Para la vigencia 2012 2012, el presupuesto recaudado por el 1% del predial corresponde a $9.490.888, suma está muy baja para la compra de predios adyacentes a los nacimientos, valores que se debe acumular porque por los costos tan elevados de los terrenos por ser dedicados en su gran mayoría a la ganadería y la siembra de palma, hacen difícil la consecución o compra de estos.

Políticas, programas, planes y proyectos estipulados en el POT y/o EOT: El municipio de Puerto Wilches, tiene un Plan Básico de Ordenamiento Territorial, PBOT, el cual según recomendaciones de la Corporación Autónoma Regional de Santander, CAS, fue ajustado a través del Decreto No. 040 del 10 de junio de 2005, en el que se contienen las políticas, programas, planes y proyectos en materia ambiental. Para la vigencia 2012, conforme se señaló líneas atrás, no hubo una inversión específica para la adquisición y mantenimiento de terrenos para la protección de fuentes hídricas que surten el Acueducto Municipal, pero sí ha habido en el municipio inversiones aún mayores que el 1% que habla la ley, para el sector del Medio Ambiente, el cual comprende manejo integral de ciénagas y ríos, manejo integral de quebradas y nacimientos, capacitación ambiental y manejo integral de fuentes hídricas en el sector rural. Los recursos ejecutados en este componente ambiental, de manera global, año a año, fueron:

AÑO RECURSOS EJECUTADOS

2008 $261.330.967.00

2009 801.679.524.15

2010 922.180.581.09

2011 834.116.166.30




INFORME DEFINITIVO


2012 $10.680.174

En el año 2012, para la Línea Ambiental, solo hubo un traslado por la suma de $10.680.174, por concepto de un Convenio celebrado con CORMAGDALENA para descontaminación y limpieza de caños. Ha de señalarse que el municipio ha venido transfiriendo a la EMPRESA AGUAS DE PUERTO WILCHES S.A.S. E.S.P., lo que le corresponde por la prestación de cada servicio público domiciliario, por concepto del Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos (Subsidios).

HALLAZGO Nro. 14

La Administración municipal debe procurar en aras de dar una mejor sostenibilidad ambiental a la comunidad, propender con acciones efectivas que ayuden al mejoramiento de los diferentes componentes ambientales, tales como preservación de las cuencas hidrográficas que surten el acueducto del casco urbano especialmente la Quebrada Sopla Viento, limpieza de los caños que circundan el área urbana, siembra de árboles y compra de terrenos adyacentes a los nacimientos de agua, por lo cual se genera una observación administrativa.



GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO - Alcalde

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La Administración Municipal acatara las recomendaciones realizadas por el equipo auditor durante la vigencia 2014, adelantara campañas ambientales, que propendan con la conservación de las cuencas que surten el acueducto urbano del municipio.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a realizar acciones para el mejoramiento del medio ambiente en el municipio, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo. 1.1.4 Línea de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. TIC

HALLAZGO Nro. 15 El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con los modelos básicos de comunicación sistematizada como son la página Web de la entidad, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, pero adolece de estructuras tecnológicas en red, que garanticen una oportuna y ágil aplicación de su información, sin embargo el resultado fue de 3.7% arrojando una calificación INEFICIENTE. Por lo cual la administración debe procurar las gestiones encaminadas a la tecnificación y sistematización en red de su información.

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Cumplimiento aspectos sistemas de información 3.7




INFORME DEFINITIVO


CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

3.7

Calificación

Ineficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


PRESUNTO RESPONSABLES GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO - Alcalde

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La administración municipal adelantara las actuaciones necesarias, a la sistematización en red de la información, teniendo en cuenta las recomendaciones dadas por el equipo auditor, que redunden en el mejoramiento continuo de la entidad.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a realizar acciones para el mejoramiento de los sistemas informáticos en aras de prestar un mejor servicio en tiempo real, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo. 1.1.5. Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2011 Según el resultado arrojado en la tabla 1.6 de la matriz del GAT el plan de mejoramiento se cumplió parcialmente, con una calificación del 66.4%. Esta calificación debido a que el hallazgo que hace referencia a la sostenibilidad contable se ha cumplido parcialmente, el hallazgo que hace referencia a la cancelación del total de las reservas presupuestales no se ha cumplido en su totalidad y el hallazgo número 6 que hace referencia al cumplimiento del control interno la fecha de cumplimiento esta hasta el 31 de diciembre de 2013, está cumpliendo parcialmente.

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 65.5 0.20 13.1

Efectividad de las acciones 66.7 0.80 53.3

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

1.00 66.4

Calificación

Cumple Parcialmente

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se




INFORME DEFINITIVO


utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento, igualmente también se tendrá en cuenta la matriz del GAT.

No. Descripción hallazgo Acción correctiva Fecha terminación

AVANCE CALIFICACION

1 Se evidencia baja implementación del Sistema de Control Interno MECI.

Realizar las revisiones pertinentes a los procesos del Sistema de Control Interno.

30-Dec-13 50 1

2 Revisar los procesos contables de la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, presentan falencias

Realizar el proceso de sostenibilidad contable parcial.

12/30/2013 50 1

3 Los Estados financieros de la vigencia 2011, reportados en el aplicativo SIA, correspondiente a la Rendición de cuentas de la vigencia 2011, los cuales son diferentes al Balance de Comprobación entregado en el proceso auditor.

Entregar la información correspondiente de la vigencia según el reporte realizado en la página SIA

12/30/2013 100 2

4 De acuerdo al régimen de contabilidad aplicado al sector público, no existe justificación para realizar esta clase de registros en las cuentas de caja, y llevar tres (03) vigencias consecutivas sin conciliar ni revisar esta información, lo cual nos conlleva a deducir que las cifras contables que presentan están erradas, lo cual es inadecuada y afecta la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011 en una cantidad incierta

Elaborar el listado de las declaraciones de industria y comercio que fueron objeto de embargo

12/30/2013 100 2

5 El equipo auditor deja evidencia de la falta de funcionamiento del Comité de Sostenibilidad contable, dado que existen en el Balance de Comprobación que debe ser objeto de análisis mediante este comité ,

Cancelación de las cuentas bancarias que no han presentado ningún movimiento financiero. 70 cuentas

12/30/2013 70 0

6 Se depure, se revise y se gestione ese saldo de la cuenta Depósitos en Tránsito, de igual forma debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento para que sea incluido dentro de sus metas.

Cancelación de la cuenta contable

12/30/2013 100 2

7 Esta diferencia de $ 1.397.422.268, significa que contablemente no se registran los ingresos correspondientes al impuesto predial, los cuales se deben causar los primeros días de la vigencia.

Realizar las causación del ingreso correspondiente al impuesto predial

12/30/2013 100 2

8 Es importante manifestar que dentro de este grupo de anticipos, existen dineros entregados a contratistas que a la fecha no tienen ningún vínculo con la Alcaldía, lo cual no permitiría aclarar los mismos, de igual forma es difícil entender para el ente auditor que existen cuentas en el Balance que se denominen Anticipos por Determinar, como si el dinero no hubiese salido de las arcas de la Alcaldía y no se hubiere sabido a quien se le giro.

Reclasificación y Ajustes contables

12/30/2013 0 0

9 En este grupo de deudores, es evidente la falta de gestión contable y financiera, puesto que se encuentran registros contables como: " Partidas pendientes por conciliar por valor de $ 45.710.305.011," son valores representativos para el Municipio ya han pasado dos y tres vigencias sin que nada suceda y de igual manera cuenta denominada " Descuentos no autorizados por valor de 221.434.098, sin que nada suceda, sin aclarar tales partidas por parte de la Secretaria de Hacienda, ni la Asesora Contable.

Depuración de la cuenta contable 1470 otros deudores.

12/30/2013 0 0




INFORME DEFINITIVO


10 En la vigencia 2011, no se encuentran registros detallados de los Activos fijos, lo cual afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, dado que no existen archivos de inventarios de Activos Fijos y el valor que se encuentra en el Balance de comprobación supera los$ 3.313.985 billones.

Realizar Sostenibilidad Contable

12/30/2013 0 0

11 No se reporta la deuda de acuerdo a la información financiera, no se tiene conciliada no depurada contablemente.

Depuración de las cuentas que reportan obligaciones bancarias

12/30/2013 50 1

12 Se debe depurar los Saldos a favor de los contribuyentes, identificados con el código 242512 con un saldo de $ 52. 501.777.347",

Sostenibilidad contable. 12/30/2013 100 2

13 Es importante que la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches realice una labor de revisión del valor del pasivo pensional y dar claridad sobre la misma, se evidencia que no han sido ni conciliado el mismo.

Contabilización del pasivo pensional.

12/30/2013 50 1

14 Es necesario actualizar el código de rentas del Municipio de Puerto Wilches, dado que solo se tiene impuesto al Degüelle de Ganado menor y para el mayor no se tiene incluido impuesto.

Actualización del Código de rentas

12/30/2013 100 2

15 Actualización del manual y procedimiento de viáticos.

Aplicación del manual de viáticos

12/30/2013 100 2

16 El pago de sanciones e intereses moratorios a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, durante la vigencia 2.011, al igual que las vigencias 2.010 y 2.009, dado que no se presentaron las declaraciones oportunamente.

Presentación de las declaraciones oportunamente

12/30/2013 80 2

17 Mayor inversión de recursos en actividades que fortalezcan el patrimonio cultural del Municipio.

Incluir dentro del plan de acción de la vigencia actividades que fortalezcan el patrimonio cultural.

12/30/2013 100 2

18 Mayor compromiso por parte de la administración municipal en los recursos provenientes de la estampilla para el bienestar del adulto mayor.

Se procederá a ejecutar los recursos de la provenientes de las estampilla para el bienestar del adulto mayor, atraves de convenios celebrados directamente con los centros vidas existentes en el municipio.

30-Dec-13 100 2

19 Compromiso de la administración en el Plan de Desarrollo.

Elaboración del Plan de acción de la Administración Municipal en concordancia con el plan de desarrollo y realizar su respectivo seguimiento.

30-Dec-13 100 2

20 En el momento de la visita ocular, a la planta de beneficio, no se encontraba en funcionamiento el horno incinerador, igualmente falta por solucionar el impacto ambiental producido por las aguas residuales generadas por las estercoleros las cuales no son tratadas, atentando contra el medio ambiente.

Se procede a utilizar las ruminas para abono de pastizales y cría de cerdos.

30-Dec-13 100 2

21 El Municipio realiza la disposición final de los residuos sólidos en el relleno sanitario del Municipio de Barrancabermeja, lo que genera costos en el incremento de sus tarifas, lo que hace necesario contar con relleno sanitario con todas las técnicas ambientales.

El municipio se encuentra adelantando los estudios y diseños necesarios para la rehabilitación de las celdas existentes y que cumplan con todos los requerimientos ambientales

30-Dec-13 100 1

22 Incumplimiento en las metas del Plan de Mejoramiento.

Elaborar el nuevo Plan de mejoramiento y realizar el seguimiento necesario para su cumplimiento.

30-Dec-13 50 1




INFORME DEFINITIVO


23 Falta de publicidad en la mayor parte de los contratos en el SECOP.

Se procederá a darle cumplimiento a lo ordenado en el artículo 3 de la ley 1150 de 2007 y lo dispuesto en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, que señala la obligatoriedad de la publicación de todo lo procedimientos y acto asociados a los procesos de contratación, lo anterior es concomitante con la circular emanada por la Procuraduría General de la Nación.

30-Dec-13 100 1

24 Mediante revisión a los contratos número 010, 021, 023, 024, 025 de 2011 se pudo determinar que los documentos que reposan en las carpetas no se encuentran foliados como lo establece la ley general de archivo, no se presentan informes de supervisión faltando a los deberes consagrados en el art. 83 de la ley 1474 de 2011.

Se realizará el foliado de los respectivos documentos en sus carpetas.

30-Dec-13 0 0

25 El señor secretario de Planeación actual mediante certificación de fecha seis (06) de noviembre de 2012 menciona como fecha de inicio del contrato el día 02 de junio de 2011 y en la revisión adelantada se encontró que el acta de inicio tiene fecha 14 de julio de 2011, también certifica el acta de recibo final con fecha 16 de julio de 2011, en la revisión efectuada a la carpeta del contrato se evidencia que no presenta acta de recibo final, tampoco acta de liquidación del contrato

Se realizara la respectiva corrección y aclaración del documento expedido

30-Dec-13 100 2

26 La documentación anexada a las carpetas de los contratos número 014 y 015 de 2011 se observó que estas no se encuentran foliadas, no presentan informes de supervisión sobre la ejecución contractual, contraviniendo lo conceptuado en el art. 83 de la ley 1474 de 2011.

Se realizará el foliado de los respectivos documentos en sus carpetas.

30-Dec-13 100 2

27 La carpeta del contrato 016- 2011 no se encuentra foliada como se establece la ley general de archivo, el aviso por medio del cual se comunica que ha iniciado el proceso contractual no se encuentra firmado, No presenta informe de obra suscritos por el supervisor, no presenta acta final, tampoco presenta acta de liquidación del contrato.

Se realizara el foliado de los respectivos documentos en sus carpetas. Se localizara el firmante del acto mediante se comunica la apertura del proceso contractual para que adelante lo pertinente

30-Dec-13 100 1

28 Mediante la revisión se determina a su vez que no hay claridad respecto al cumplimiento del objeto contractual y se procede a solicitar al almacén de la entidad información si se encontraban allí los materiales contratados, ya que no hay soporte de instalación o entrega. Pero no se pudo establecer afirmación allí plasmada, pues estos materiales y elementos mencionados no se encuentran en bodega y tampoco hay registros de salida del almacén

Se realizara la ubicación de los materiales mencionados y se verificara su estado y/o uso dado a la fecha

30-Dec-13 100 1

29 En los contratos número 028 y 030 de 2011 se observó que estos no se encuentran foliados, el aviso por medio del cual se comunica que ha iniciado un proceso de contratación no se encuentra firmado, no se presentan informe de supervisión donde se informe los avances y el estado actual de la obra, es de anotar que el contrato número 028 se inicia la ejecución de la obra ocho (08) meses y veintisiete (27) días después de haberse suscrito el contrato, sin explicación alguna por esta situación por parte del señor supervisor.

Se realizara el foliado de los respectivos documentos en sus carpetas. Se localizara el firmante del acto mediante se comunica la apertura del proceso contractual para que adelante lo pertinente

30-Dec-13 100 1




INFORME DEFINITIVO


30 En el proceso de revisión se observa un acta de ingreso de los elementos de aseo al almacén del municipio, se indago para saber si estos elementos se encontraban en la bodega del almacén y se pudo establecer que no se encontraban allí, a su vez tampoco se encontró documento de salida de estos elementos del almacén.

Se realizara la ubicación de los materiales mencionados y se verificara su estado y/o uso dado a la fecha

30-Dec-13 100 2

31 La Administración Municipal adelanto el contrato de obra pública número 029 de 2011 con el contratista MP ingeniería Ltda. Representada legalmente por Hilda Barrera Martínez por un valor de ($ 475.714.620) sin tener en cuenta los principios fundamentales para adelantar el proceso de contratación y además los requisitos para dar inicio a la ejecución de la obra como es la de contratar la interventoría.

Darle cumplimiento a lo preceptuado por la ley 80 de 1993, aunado a lo señalado por la ley 1474 de 2011, nombrando bien sea al respectivo interventor o supervisor del contrato para que exista una verdadera vigilancia administrativa, financiera y técnica del contrato

30-Dec-13 100 1

32 La documentación que reposan en las carpetas de los contratos con número 031, 036, 041, 042,043 y convenio 128 de 2011 se observó que estos archivos allí plasmados no se encuentran foliados, los supervisores de los contratos no presentan informes claros y concisos.

Se realizara el foliado de los respectivos documentos en sus carpetas.

30-Dec-13 100 2

33 Los documentos soportes de la contratación según Resolución OAJ-723 de diciembre 06 de 2011 no se encuentran firmados.

En cuento al seguimiento de los contratos se llevará un control efectivo obre lo mismos, para lo cual existe una lista de chequeo en la cual se determinará cada uno de los pasos que lleva el proceso y con ello se podrá verificar cada una de las etapas surtida.

30-Dec-13 0 0

34 El funcionario comisionado adelanto una inspección ocular a las instalaciones de la alcaldía municipal donde se presume se llevaron a cabo la ejecución de las obras, de las cuales se logró corroborar la no ejecución de actividades tales como; reparación de cielorraso y cielorraso en dry wall que menciona el capítulo ítem 4.1 y 4.2 respectivamente, ya que se pudo determinar que el cielorraso se encuentra en muy mal estado y se cree que no fue cambiado; los demás item del contrato no se lograron determinar pues las instalaciones se encuentran muy deterioradas.

Con la consolidación del procedimiento de supervisión e interventoría se hará un seguimiento constante en la ejecución contractual para evitar incumplimiento de los mismos.

30-Dec-13 50 0

35 No hay soporte de la entrega de las sillas de ruedas mencionadas en este contrato, presenta un recibo de entrada al almacén por lo que se procedió a revisar el inventario del almacén y no se encuentran estas sillas mencionadas en el objeto contractual, a su vez no hay soporte de salida de esta y no presenta documento alguno que nos permita establecer que se hizo entrega menos a quien se les entregaron, se considera que el señor supervisor no cumplió con su función ya que es deber velar y vigilar que no se desvíen los dineros del erario público

consolidar los procesos de entrada y salida de los bienes del almacén y con ello determinar el inventario de los bienes del municipio

30-Dec-13 100 2

36 Se pudo establecer que la resolución Mo - OAJ -660-1 de fecha 21 de noviembre de 2011 por medio del cual se ordena la apertura de un proceso de contratación por selección abreviada, la resolución OAJ-730-1 de diciembre 12 de 2011 por el cual se adjudica el contrato dentro del proceso de contratación de selección abreviada, no presentan firmas. es de anotar que este proceso contractual no fue publicado en el SECOP.

Se procederá a darle cumplimiento a lo ordenado en la artículo 23 de la ley 594 de 2000, se procederá a fortalecer el archivo de gestión para que exista certeza la documentación que contiene cada uno de los contratos, a fin de obtener con ello la seguridad jurídica y fortalecer el principio de legalidad de los actos administrativos emanado en cada proceso

30-Dec-13 100 1




INFORME DEFINITIVO


contractual, en el cual e verifique que cada uno de los contratos estén debidamente foliados y que contenga la firmas respectivas. Además de ello deberán fortalecer más los informes que se rindan dentro de la ejecución de cada uno de los contratos para con ello determinar con claridad el cumplimiento de los mismos.

37 La carpeta del contrato número 089 de 2011 cuyo objeto es el apoyo en la elaboración del manual de recaudo de cartera solicitado por la Contraloría Departamental, en la Secretaria de Hacienda y el Tesoro del Municipio se evidencio el acta de liquidación del contrato no está firmada por la supervisora del contrato quien es la secretaria de hacienda y del tesoro, los documentos que reposan en la carpeta no se encuentran foliados, fue solicitado a la entidad y revisado el manual objeto del contrato encontrándose que este no está firmado por el Alcalde.

Frente a este hallazgo es necesario manifestar que se procederá a darle cumplimiento a lo ordenado en la artículo 23 de la ley 594 de 2000, se procederá a fortalecer el archivo de gestión para que exista certeza la documentación que contiene cada uno de los contratos, a fin de obtener con ello la seguridad jurídica y fortalecer el principio de legalidad de los actos administrativos emanado en cada proceso contractual, en el cual e verifique que cada uno de los contratos estén debidamente foliados y que contenga la firmas respectivas.

30-Dec-13 50 2

38 El nueve (09) de junio de 2011mediante acta numero dos(02) se autorizó anticipo por un valor de ($ 342.973.759) , el día 29 de mayo de 2012 mediante acta número tres (03) se amplió el plazo en un término de 180 días, el primero de junio de 2012 se levantó acta de suspensión del contrato, el 22 de octubre de 2012 se levantó el acta de reinicio del convenio, el dia 22 de octubre se amplió el plazo para la ejecución del convenio acta número cinco (05) por ciento ochenta (180) días.

Se procederá a realizar un seguimiento del contrato para con ello llegar a determinar su cumplimiento o no para darle una solución jurídica a esta situación planteada

30-Dec-13 0

39 Inconsistencia en la rendición de la cuenta o cuenta rendida incompleta a la Contraloría de Santander.

Reporte de la rendición de cuentas de la vigencia completa.

30-Dec-13 100 2

1 Hallazgo 1 Falta Implementación de controles al proceso contable público que deben ser aplicados por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 354 de 2007 y en las demás normas que se modifique o la sustituyan.

Elaborar manual de cartera. 30-Dec-13 100 2

2 Hallazgo 4 En la cuenta propiedad planta y equipo aparecen rubros que dentro del proceso de saneamiento contable no tuvieron su respectivo proceso de depuración el cual no permite ver el valor real de cada uno de estos bienes.

Realizar el proceso de sostenibilidad contable parcial.

30-Dec-13 40 1

Gestionar la titularización de bienes inmuebles que sin ser de propiedad del Municipio son registrados como tal.

30-Dec-13 0 0

3 Hallazgo 7 Dineros recaudados a favor de terceros (Departamento de Santander) por concepto de estampillas departamentales, del periodo 2005-2007, sin que a la fecha se hayan girados estos recursos al Departamento de Santander por valor valor de $ 1.794.864.569

Realizar la gestión de financiación de la deuda por estampillas departamentales, con el Departamento de Santander.

30-Dec-13 100 0




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 16 Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento, y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la auditoría, se comprobó que la Administración del Municipio de Puerto Wilches de las 42 acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2010 y 2011, obtuvo una calificación de 66.4 puntos, lo cual indica que el Plan de Mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2011 aún no se encuentra como cumplido, por lo cual y estando dentro de los términos de autorización para adelantar su cumplimiento se conmina a la administración estar pendiente de las actividades pendientes por actualizar. OBSERVACION ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO- Alcalde CANDELARIA VILLAREAL ZABALETA – Jefe Control Interno

RESPUESTA ENTE AUDITADO “El suscrito alcalde municipal, referenciando las observaciones realizadas por el grupo auditor de la Contraloría, solicita a los jefes de despacho y demás funcionarios que se realice un seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la contraloría general de Santander, para la vigencias fiscales 2010 y 2011, con el fin de dar cumplimiento en un 100% a estos planes suscritos en este ente de control. De igual forma la funcionaria de control interno del municipio realizaba reportes de auditoria permanentes al plan de mejoramiento, dando cumplimientos a sus funciones. La Administración municipal establecerá las acciones de seguimiento y evaluación al plan de mejoramiento de la vigencia 2010 y 2011 que no han sido cumplidas, que permitan subsanar el hallazgo administrativo originado y se entregaran los avances respectivos en el próximo informe que se debe rendir a la contraloría en el mes de enero de la siguiente vigencia. De igual forma se acataran cada una de las recomendaciones dadas por el equipo auditor.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a realizar acciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2010 – 2011, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo. 1.1.6 Control Fiscal Interno El resultado del análisis del Control Fiscal Interno fue de 15.4% lo cual cataloga a la administración como ineficiente en su control fiscal. Para obtener resultado evidenciado en la matriz (EGF), se tuvo en cuenta la gestión contractual, la gestión financiera y presupuestal, bienes inmuebles, vehículos, inventario físico de los bienes inmuebles, nómina y la gestión ambiental.

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

51.5 0.30 15.4




INFORME DEFINITIVO


Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

0.0 0.70 0.0

TOTAL 1.00 15.4

Calificación

Ineficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

HALLAZGO Nro. 17 Con el fin de dar consecución a la Oficina de Control Interno y de acuerdo a lo establecido en la normatividad, Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 1 del Decreto Nacional 984 de 2012, donde expone: “… Que las oficinas de Control Interno

verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...”.

La Oficina de control Interno o quien haga sus veces en una entidad pública, debe llevar a cabo una evaluación permanente a los procesos, al desarrollo e implementación del MECI, garantizando su efectividad. Se observó por parte del equipo auditor, que la oficina de control interno durante la vigencia 2012 presento falencias a lo largo de dicho periodo, no dando cumplimiento al art 2 inciso f de la Ley 87 de 1993 “Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir

las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus

objetivos”, igualmente al art.3 inciso e de la ley 87 de 1993 así “Todas las

transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros”. En este orden de ideas, se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, dado lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado en la entidad, no se encuentran archivos de su funcionamiento lo que no se exonera de haber iniciado su implementación. La poca diligencia de la oficina de Control Interno, está elevando el tiempo de comisión de irregularidades, demostrando esto que no se aplica un verdadero control interno en la entidad toda vez que no cumple con los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993. Es de observar que en el Plan de Mejoramiento realizado por la anterior auditoría a la vigencia 2011 se había dejado como mejora para la Administración, caso que no se cumple. Se evidenció por parte del equipo auditor las siguientes observaciones:

Resolución 542 del 21 de Octubre de 2008, se conforma el Comité MECI- CALIDAD en la alcaldía municipal de Puerto Wilches.

Manual de Procedimientos

Manual de Información y Comunicación Resolución 4803 del 30 de julio de 2009.

Resolución 3543 de junio 30 de 2009. Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Administración Pública.

Resolución 3032 de abril 29 de 2009. Se adopta el Código de Ética

Resolución 3138 de Mayo 13 de 2009. Se aprueba el Plan de Bienestar Social de la Administración Municipal de Puerto Wilches.




INFORME DEFINITIVO


Resolución 3177 de Mayo 14 de 2009. Se adopta Código del Buen Gobierno.

Decreto 206 de Diciembre 21 de 2012.Se actualiza el Mapa de Riesgos de la Administración Municipal de Puerto Wilches.

Existe Plan de Programación de Auditorías con 12 intervenciones, de las cuales solo se han realizado 6. Falta de compromiso de los funcionarios por implementar el MECI. No hay aplicación sobre la Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo. No se cuenta con indicadores de gestión. Se modifican documentos a criterio de cada funcionario. Se debe continuar con la implementación del MECI alimentando la proyección hacia todos los funcionarios, teniendo en cuenta que el Control Interno debería ser la primer herramienta para el mejoramiento de la entidad, por lo cual la administración ha descuidado esta herramienta infringiendo los preceptos de la Ley 1474 de 2011 y la Ley 87 de 1993. HALLAZGO ADMINISTRATIVA - DISCIPLINARIA

RESPONSABLE GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO- Alcalde CANDELARIA VILLAREAL ZABALETA – Jefe Control Interno


Ley 1474 de 2011 y Ley 87 de 1993.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La Administración viene adelantando durante la presente vigencia el proceso de retroalimentación y evaluación y seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno, que permita establecer los Planes de Mejoramiento al Interior de cada proceso, y los planes individuales que deban realizarse al interior de cada dependencia o líder de proceso. Durante el segundo semestre del 2013 se realizaran las auditorías internas al proceso de contratación y al proceso de gestión documental, y se acataran las recomendaciones dadas por el equipo auditor. Debo manifestar que la oficina de control interno ha realizado auditorias y seguimientos al interior de la administración municipal, que ha realizado reportes los cuales se reflejan en los diferentes informes que presenta a los entes de control. Los funcionarios de la administración municipal toman las indicaciones impartidas por la persona encargada de control interno, lo que significa que las actividades misionales de esta dependencia hacen parte del trabajo que desarrolla cada uno del funcionario respecto del modelo interno de control interno.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Por lo anteriormente analizado, el grupo auditor acepta los argumentos presentados por la entidad auditada, lo cual desvirtúa el hallazgo disciplinario, pero nos permite recomendar al señor Alcalde Municipal de Puerto Wilches, con el fin de subsanar y tener un mejor control sobre el funcionamiento de la administración, continuar con la actualización de los procesos y controles inherentes a la oficina de control interno, por lo que se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO RECURSO HUMANO La Alcaldía de Puerto Wilches, cuenta con una planta de personal de 34 funcionarios, los cuales una vez revisadas sus hojas de vida cumplen con lo ordenado en el Decreto 785 del 17 de Marzo de 2005, personal que se distribuye de la siguiente manera:




INFORME DEFINITIVO


CARGO NROS DEPENDENCIA TIPO CONTRATO NIVEL ALCALDE 1 DESPACHO ALCALDIA ELECCION POPULAR DIRECTIVO

SECRETARIO DE DESPACHO

5 DESPACHO ALCALDIA LIBRE NOMBRAMIENTO DIRECTIVO

ASESORES 3 DESPACHO ALCALDIA LIBRE NOMBRAMIENTO ASESOR

PROFESIONALES UNIVERSITARIOS

4 SECRETARIAS DE DESPACHO

PROVISIONALIDAD SIN CONCURSAR

PROFESIONAL

TECNICOS ADMINISTRATIVOS


2 CARRERA ADM. 8 PROVISIONALIDAD

TECNICO

TRABAJADOR OFICIAL


NOMINA TRANSITORIA OFICIAL

TOTAL 34

VALOR NOMINA $52.843.381.41

Se revisó el Manual de Funciones y se confrontaron las hojas de vida de los funcionarios, encontrándose que todos cumplen los requisitos establecidos para ejercer el cargo. HALLAZGO Nro. 18 EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE ARCHIVO Revisada la oficina destinada al archivo central de la entidad, se constató que:

La entidad cuenta con una oficina para el archivo, pero este se encuentra desordenado.

Las carpetas de los contratos de la vigencia 2012, se encuentran desordenadas, incumpliendo la Ley de Archivo, por lo cual deben ser ordenadas tal como lo dispone la norma.

Lo anterior, va en contra de la norma legal, Ley 594 del 2000, que estipula como obligación de los funcionarios velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la presentación de los servicios archivísticos, que para el caso del Municipio de Puerto Wilches presenta una falencia administrativa y una trasgresión a la norma, mostrando un alto grado de negligencia en el cumplimiento del plan de mejoramiento para la organización del sistema de archivo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - SANCIONATORIO

RESPONSABLE GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO - Alcalde

NORMA VIOLADA Resoluciòn 291 del 2004 Contralorìa General de Santander. Ley 42 de 1993.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Una de los problemas más notorios con el archivo se constituye en las construcciones temporales del palacio municipal, el archivo físico del municipio se encuentra en un sitio diferente donde funcionan las oficinas de la administración municipal, sitio que no cuenta con todas las garantías, hecho que sea subsanado por la administración municipal. De acuerdo a las recomendaciones realizadas por los funcionarios de la Contraloría General de Santander, en el trabajo de campo realizado en las dependencias de la alcaldía municipal. Referente al Archivo Central Municipal inicio un Plan de Organización, contando con el apoyo de los funcionarios de la administración municipal, y del funcionario encargado del archivo, soporte documental siendo estos los medios en los cuales se contienen la información y por medio de los cuales se garantiza la conservación del documento original y buscando cumplir con el objetivo esencial de los archivos que es el de disponer de la documentación organizada, de manera que cumplan una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.




INFORME DEFINITIVO


Adicional a lo anterior se proyectó la realización de una capacitación sobre Gestión Documental enfocada en la orientación al personal administrativo de La entidad Territorial sobre la Ley 594 “LEY GENERAL DE ARCHIVOS” logrando así optimizar los procesos documentales que van desde las oficinas productoras de archivos, hasta la disposición final de los mismos, vigilados por el Comité de archivos y Archivo Central.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Si bien es cierto, la entidad esta adelantando acciones para el mejoramiento de sus archivos, no es excusa el tener el archivo en otro sitio debido al funcionamento temporal de las oficinas, pues el desorden en la conformacion de las carpetas de los contratos es evidente tal como se señala en los anteriores hallazgos, por lo tanto se CONFIRMA el presente hallazgo. 1.1.7 QUEJAS INTERPUESTA POR LA COMUNIDAD AL GRUPO AUDITOR Mediante oficio allegado al Grupo Auditor por parte de la Oficina de Política Institucional y Control Social de la Contraloría General de Santander, menciona que no existen quejas ni peticiones contra la administración municipal de Puerto Wilches. En el trabajo de campo, se recibe queja por parte del funcionario encargado de Salud Pública y Salud Ambiental de la Secretaría de Salud Departamental sobre un posible foco de contaminación originado por la falta de conexión del alcantarillado del plan maestro. CONTRATO DE OBRA No 010 de 2009 CONSTRUCCION DEL PLAN MAESTRO DE ALCANTARRILLADO EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES Valor $10.627.000.000 Anticipo $4.250.000.000 Contratista: CONSORCIO ALCANTARRILLADO PW. Plazo Ejecución: 10 meses Plazo total: 20 meses Fecha Inicio: 12/02/2009 Plazo inicial: 10 meses Plazo total: 20 meses Suspensión 1: 11 septiembre de 2009 Reinicio 1: 26 octubre de 2009 Suspensión 2: 15 diciembre de 2009 Reinicio 2: 15 enero de 2010 Suspensión 3: 13 mayo de 2010 Reinicio 3: 13 septiembre de 2010 Suspensión 4: 06 octubre de 2010 Reinicio 4: 08 agosto de 2011 CONTRATO DE CONSULTORIA No. 001 de 2009 “Interventoría técnica para la construcción del Plan Maestro de Alcantarillado en el Casco Urbano del Municipio de Puerto Wilches” Valor $702.824.250 Contratista: ERIK ULLOQUE ARDILA Fecha Inicio: 12/02/2009 Plazo inicial: 10 meses Plazo total: 20 meses Suspensión 1: 11 septiembre de 2009 Reinicio 1: 26 octubre de 2009




INFORME DEFINITIVO


Suspensión 2: 15 diciembre de 2009 Reinicio 2: 15 enero de 2010 Suspensión 3: 13 mayo de 2010 Reinicio 3: 13 septiembre de 2010 Suspensión 4: 06 octubre de 2010 Reinicio 4: 08 agosto de 2011 La obra se encuentra en un 60% de su ejecución, se suspendió por redistribución del trayecto.

Fuente: Fotografías tomadas por el Grupo Auditor. Aguas negras en la vía.

Se efectuó visita al sitio de la obra, donde se constató que la construcción del plan maestro de alcantarillado se encuentra suspendido, y que las aguas negras se están rebosando hacia los interiores de las casas y hacia las vías, se recorrió parte del proyecto junto con el Secretario de Planeación Municipal en donde se detectó que estos rebosamientos se deben a que el trayecto del barrio CIENEGA no tiene salida, por cuanto en los días de lluvias el agua se devuelve por las conexiones de las casas, lo cual puede generar un posible brote EPIDEMICO. Se citó al contratista y al interventor de la obra para que dieran explicación sobre el problema, quienes respondieron que esta parálisis se debe a que la oficina de Planeación Nacional les requirió para que presentaran un estudio hidráulico sobre el alcantarillado con el fin de recalcular la población beneficiaria de dicho proyecto y ajustar en cantidades y precios el proyecto, que se está elaborando y debe ser presentado al DNP a más tardar el día 9 de diciembre de 2013, para su viabilidad y posteriormente ser trasladado al Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico para la aprobación definitiva. Así mismo, se explicó que el alcantarillado aún no se encuentra en servicio y que la comunidad se está conectando sin los permisos necesarios.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 19 Con lo anterior se le conmina a la administración municipal estar gestionando ante la DNP y el Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico, el oportuno tramite de los ajustes requeridos, con el fin de poder solucionar los brotes de aguas negras en las vías del municipio, a la vez se deben tomar medidas para que la comunidad no se conecte al alcantarillado hasta tanto este no se encuentre en funcionamiento.

HALLAZGO ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO- Alcalde

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Atendiendo las recomendaciones dadas por el equipo auditor la Administración municipal adelantar durante el primer trimestre del año 2014, las gestiones pertinentes para presentar el estudio hidráulico sobre el alcantarillado, que permita hacer los ajustes al proyecto inicial, para ser radicado ante el departamento nacional de planeación y ante el ministerio de aguas y saneamiento básico, que permitan dar solución a los brotes de aguas negras que se presentan en las vías del municipio. La secretaria de planeación e infraestructura tomara las medidas pertinentes para que la comunidad no se conecte al alcantarillado hasta que este no se encuentre en funcionamiento.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a realizar acciones para el mejoramiento del alcantarillado en el municipio, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo. HALLAZGO Nro. 20 PAGO MAYOR A LA E.S.E. HOSPITAL EDMUNDO GERMAN ARIAS DUARTE Mediante Acta Parcial Nro. 002 del 27 de diciembre de 2012, el municipio pagó a la E.S.E. Hospital Edmundo German Arias Duarte la suma de $64.966.116,20, y revisando el acta de liquidación del mismo contrato la Secretaria de Salud Departamental avala solo un valor de $40.106.790, lo que generó un pago de más por valor de $24.859.326,20, suma esta que la ESE debe reintegrar al municipio, por lo que se conmina a la Alcaldía Municipal hacer el respectivo cobro del mayor valor girado. HALLAZGO ADMINISTRATIVA - FISCAL



Ley 610 de 2000

VALOR $24.859.326,20

RESPUESTA ENTE AUDITADO “La Administración municipal en la vigencia 2013, inicio acciones pendientes en la recuperación de los recursos que fueron cancelados de más en el acta parcial, al hospital EDMUNDO GERMAN ARIAS DUARTE E.S.E. por valor de ($24.859.326.20) Anexo:

- En un folio copia del oficio enviado al gerente de la E.S.E. - Acta de liquidación del contrato - Copia del oficio de la Gerente de la E.S.E.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION GRUPO AUDITOR La entidad aporta oficio de compromiso de devolución de los dineros pagados en demás firmado por la Gerente de la Ese Hospital Edmundo German Arias Duarte, por lo cual se le encomienda al señor Alcalde estar atento al cobro en el menor tiempo posible, por lo anterior se desvirtúa el hallazgo fiscal y se CONFIRMA el hallazgo administrativo.

1.1.8 Control a Planes y programas

La Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, cuenta con el Banco de Proyectos, aprobado mediante Decreto No. 037 del 24 de Marzo de 2009, en el cual se encuentran registrados 49 proyectos por un valor total de $ 51.496.076.123.74, proyectos que se encuentran enmarcados dentro del Plan de Desarrollo 2012 – 2015. En desarrollo de la ejecución de los planes y proyectos una vez analizados se obtiene una calificación de 50.50 puntos dándose una valoración de GESTION DESFAVORABLE en la ejecución de estos programas.

TABLA 2


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

50.50 1.00 50.50


Concepto de Gestión de Resultados

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto



Mediante Acuerdo Nro. 009 de Mayo 31 de 2012, se autoriza el Plan de Desarrollo 2012 – 2015 para la Administración Municipal de Puerto Wilches, basando su desarrollo en cuatro ejes programáticos a saber:

1. EJE ESTRATEGICO SOCIAL (56%)

EDUCACION (67%) SALUD (60%)

VIVIENDA (26%) SANEAMIENTO BASICO Y AGUA POTABLE (52%) RECREACION, DEPORTE Y CULTURA (70%)

PROMOCION SOCIAL (62%)

2 EJE ESTRATEGICO ECONOMICO (13%) SECTOR AGROPECUARIO (13%) SECTOR TURISMO (0%)

SECTOR DESARROLLO EMPRESARIAL, INDUSTRIA Y COMERCIO. (39%) SECTOR MINERÍA. (0%)




INFORME DEFINITIVO


3 EJE ESTRATEGICO TERRITORIAL (46%)

SISTEMA VIAL (34%) PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES. (59%)

OTROS SERVICIOS PUBLICOS (90%) MEDIO AMBIENTE (0%)

4 EJE ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (87%) ADMINISTRACION PÚBLICA

EQUIPAMENTO PÚBLICO PAZ, CONVIVENCIA Y PARTICIPACION CIUDADANA PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS EJE ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

Dentro de los planes y programas para la vigencia 2012 – 2015, se encuentran los siguientes proyectos:

RELACION DE PROYECTOS 2012 PROYECTO No. PROYECTO VALOR

201268575-0001 IMPLEMENTACION DEL EJE PROGRAMATICO Nº 3 SALUD PUBLICA DEL PLAN DE SALUD DE INTERVENCIONES COLECTIVAS VIGENCIA 2012-PIC

$ 325,895,000.00

201268575-0002 IMPLEMENTACION DE OBRAS DE CONTROL Y PROTECCION PARA LA MARGEN DERECHA DEL RIO MAGDALENA SECTOR SUR CABECERA MUNICIPAL

$ 249,973,281.81

201268575-0003 CONSTRUCCIÓN DE LA SEGUNDA ETAPA DEL CENTRO DE CONVIVENCIA EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$ 306,213,760.60

201268575-0004 REMODELACION Y ADECUACION OBRAS DE ADECUACION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA DEL PALACIO MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 299,879,478.00

201268575-0005 RECUPERACIÓN Y CONFORMACIÓN DIQUES CARRETEABLES EN EL K0+000 AL K0+790 HACIA PATURIA Y EN EL KM13+700 HACIA CARPINTERO ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 1,081,044,091.00

201268575-0006 CONSTRUCCIÓN CONSTRUCCION REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION, MONTAJE DE TRANSFORMADORES E INSTALACIONES INTERNAS DE LAS VEREDA LA CEIBA MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES-SANTANDER

$ 408,041,850.30

201268575-0007 CONSTRUCCION DE 35 UNIDADES SANITARIAS EN EL SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 299,814,807.70

201268575-0008 MEJORAMIENTO ACUEDUCTO CENTRO POBLADO EL PEDRAL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 1,295,661,976.00

201268575-0009 CONSTRUCCION, AMPLIACION, MANTENIMIENTO, OPERACIÓN, POTABILIZACION, DOTACION Y DISTRIBUCION DE LOS SISTEMAS DE ACUEDUCTO DEL MUNICIPIO

$ 4,000,000,000.00

201268575-0010 CONSTRUCCION, AMPLIACION, MANTENIMIENTO, DOTACION Y OPERACIÓN, DE LOS SISTEMAS DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 1,200,000,000.00

201268575-0011 CONSTRUCCIÓN OBRAS CIVILES PARA RECUPERACION DIQUE CARRETEABLE ENTRE EL CORREGIMIENTO DE LA CURUMUTA - LA RESERVA HACIA CORREGIMIENTO DE CARPINTERO Y ENTRE LA ESTACION LAS GARSAS HACIA EL CORREGIMIENTO DE PATURIA PUERTO WILCHES

$ 1,035,677,184.00

201268575-0012 PROYECTO "ESTUDIO SOBRE EL DETERIORO DEL SUELO EN EL BOTADERO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES"

$ 22,421,250.00

201268575-0013 APORTES PARA LA CELEBRACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS EN ZONA RURAL Y URBANA DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER, VIGENCIA 2012

$ 240,000,000.00

201268575-0014 CONSTRUCCIÓN DE SOLUCIÓN ALTERNATIVA DE AGUA SUBTERRÁNEA, RED DE CONDUCCION Y TANQUE DE ALMACENAMIENTO EN EL CORREGIMIENTO DE CARPINTERO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER

$ 188,340,543.00

201268575-0015 "CONSTRUCCIÓN DE LA SEGUNDA FASE DE LA ESSE EDMUNDO GERMAN ARIAS DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES”,

$ 1,396,505,115.00

201268575-0016 “CONSTRUCCIÓN DEL CENTRO DE SALUD DEL CORREGIMIENTO DE BADILLO - MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER"

$ 498,541,346.00

201268575-0017 “CONSTRUCCION DE POLIDEPORTIVO PARA EL BARRIO ARENAL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER"

$ 283,233,363.00

201268575-0018 IMPLEMENTACIÓN DE OBRAS DE CONTROL Y PROTECCION PARA LA MARGEN DERECHA DEL RIO MAGDALENA SECTOR CABECERA MUNICIPAL Y BARRIO JUAN MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER

$ 313,544,707.33

201268575-0019 CONSTRUCCION CUBIERTA CURVA PARA LA CANCHA POLDEPORTIVA DEL INSTITUTO EDUCATIVO DEL CORREGIMIENTO EL PEDRAL ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 380,307,974.00




INFORME DEFINITIVO


201268575-0020 CONSTRUCCION DE PAVIMENTO EN CONCRETO EN LA CALLE 5, 5A, 5B Y 5C ENTRE LA KARRERA 12B HASTA LA KARRERA 14 BARRIO LA HELDA EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER.

$ 715,508,490.00

201268575-0021 “MEJORAMIENTO DE VIVIENDA MEDIANTE LA CONSTRUCCION DE 53 UNIDADES SANITARIAS BASICAS PARA EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES -SANTANDER

$ 493,180,646.00

201268575-0022 ADQUISICION DE VEHICULO DE BOMBEROS DOBLE CABINA PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$ 330,000,000.00

201268575-0023 APOYO A DIFERENTES GRUPOS ARTISTICOS, ARTESANALES Y CULTURALES EN EL MARCO DE LAS TRADICIONALES FERIAS Y FIESTAS A DESARROLLARSE LOS DIAS 12, 13, 14 Y15 DE OCTUBRE DE 2012 EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 114,207,744.00

201268575-0024 PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO PARA EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES FASE II

$ 1,045,508,490.00

201268575-0025 PROGRAMAS Y JORNADAS ESPECIALES EN SALUD, DIRIGIDOS A LA POBLACION MAS VULNERABLE DE LA ZONA URBANA Y RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 4,529,456,000.00

201268575-0026 APORTES PARA EL MEJORAMIENTO Y AMPLIACION DE LA COBERETURA EDUCATIVA, DE LA ZONA RURAL Y URBANA DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 7,828,427,000.00

201268575-0027 IMPLEMENTACION Y DOTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES TIC EN LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL MUNICIPIO DE PUERTO WIOLCHES SANTANDER (Corregimientos Municipales)

$ 811,488,983.00

201268575-0028 “DOTACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES TIC EN EDUCACION PUERTO WILCHES”

$ 265,969,425.00

201268575-0029 DESCONTAMINAR Y LIMPIAR UN GRUPO DE CUERPOS DE AGUA CRITICOS DURANTE LA OLA INVERNAL: SECTORES CIENAGA CORREDOR-EL SALADO, PUENTE CHIQUITO, COMPRESORA YARIRI DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 447,294,290.00

201268575-0030 SANEAMIENTO AMBIENTAL MEDIANTE MPLEMENTACION DE PUNTOS ECOLOGICOS PARA LA GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS Y EDUCACIÓN AMBIENTAL EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO E PUERTO WILCHES

$ 26,982,332.00

201268575-0031 IMPLEMENTACION PROYECTO PARA ESTABLECIMIENTO 400 NUEVAS HECTAREAS CAUCHO NATURAL COMO ESPECIE FORESTAL COMERCIAL PARA 80 BENEFICIARIOS ENTRE PEQUEÑOS Y MEDIANOS PRODUCTORES EN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER

$ 6,891,931,200.00

201268575-0032 DOTACION DE IMPLEMENTOS PARA LA ATENCION Y PREVENCIÓN DE DESASTRES EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 50,288,945.00

201268575-0033 IMPLEMENTACION DE 5 GALPONES DE GALLINAS PONEDORAS COMO ACCIONES DE ASEGURAMIENTO ALIMENTARIO PARA LA ASOCIACIÓN DE MUJERES EMPRENDEDORAS DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 48,345,170.00

201268575-0034 APORTES PARA EL FORTALECIMIENTO DEL PROCESO PRODUCTIVO Y DE COMERCIALIZACION PARA EL ENGORDE DE CACHAMA (PIARACTUS BRACHIPOMUS) EN ESTANQUES EN TIERRA, EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, PARA LA GENERACIÓN DE INGRESOS, LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y EL DESARROLLO SOSTENIBLE EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$ 171,762,500.00

201268575-0035 PAVIMENTACIÓN, MEJORAMIENTO, MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCION DE OBRAS URBANAS Y DE CONEXIÓN RURAL E INTERMUNICIPAL EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 5,011,875,270.00

201268575-0036 APOYO PARA LA REALIZACION DE LOS DIFERENTES EVENTOS CULTURALES EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 563,373,000.00

201268575-0037 APORTES PARA LA CONFORMACION E IMPLEMENTACION DE ESCUELAS DEPORTIVAS EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 8,500,000.00

201268575-0038 MANTENIMIENTO E INSTALACIONES COLEGIO AGROPECUARIO PUENTE SOGAMOSO SEDE A, ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 29,672,132.00

201268575-0039 CONSTRUCCION COLISEO CUBIERTO PARA EL BARRIO LOS ALMENDROS DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER.

$ 981,314,875.00

201268575-0040 MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIDA DE LOS ADULTOS MAYORES A TRAVES DE ACCIONES PREVENTIVAS EN ATENCION INTEGRAL EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 2,059,437,000.00

201268575-0041 ADQUISICION DE HERRAMIENTAS PARA HUERTAS ESCOLARES DE SEDES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER

$ 15,205,650.00

201268575-0042 MANTENIMIENTO INSTALACIONES INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO OFICIAL INTEGRADO SEDE A, DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - SANTANDER

$ 32,524,141.00

201268575-0043 CAPACITACION EN MANEJO DE ESTANQUES DE PECES A LA CORPORACION REGION AFROCOLOMBIANOS CORAFROC-2012

$ 8,048,000.00

201268575-0044 APOYO Y GARANTIAS A LA COMUNIDAD CON DISCAPACIDADES FISICAS, SENSORIAL, PSIQUICAS, CONGSNOCITIVAS Y EMOCIONAL, EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 83,672,000.00

201268575-0045 FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA LA PARTICIPACION Y VINCULACION LABORAL, SOCIAL Y POLITICA DE LAS MUJERES DE PUERTO WILCHES, SANTANDER

$ 2,613,680,000.00




INFORME DEFINITIVO


201268575-0046 AMPLIACIÓN Y ADECUACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE VARIOS CENTROS EDUCATIVOS DE LA ZONA URBANA Y RURAL DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES - DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$ 1,887,327,113.00

201268575-0047 ADQUISION DE INMUEBLES, UNA MOTOCICLETA Y EQUIPO DE DOTACION PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES

$ 101,000,000.00

201268575-0048 AMPLIACION Y MEJORAMIENTO DE LA PRESTACION DE SERVICIO DEL GAS NATURAL DOMICILIARIO EN EL MUNICIPIO DE PUERTO WILCHES SANTANDER

$ 205,000,000.00

201268575-0049 FORTALECER EL DESARROLLO RURAL A TRAVES DE LA CAPACITACION TECNOLOGICA Y LA CONSERVACION DE ESPECIES NATIVAS

$ 300,000,000.00

HALLAZGO Nro. 21 Analizados los componentes del PLAN DE DESARROLLO 2012 – 2015 se observa que el cumplimiento para los Ejes Estratégicos en que se fundamenta la administración, se encuentra con el siguiente cumplimiento en dos años de ejecución:

EJE ESTRATEGICO SOCIAL (56%) EJE ESTRATEGICO ECONOMICO (13%) EJE ESTRATEGICO TERRITORIAL (46%)

EJE ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (87%)

Ponderando la calificación de los ejes establecidos, se considera que la administración solo ha dado cumplimiento al Plan de Desarrollo 2012 – 2015 en un 50.50% de su cometido, lo cual se debe procurar en el término que falta del mandato hacer los respectivos ajustes a las actividades programadas, con el fin de alcanzar a cumplir las metas fijadas para beneficio de la comunidad.



RESPUESTA ENTE AUDITADO “Atendiendo las recomendación del equipo auditor la administración municipal, establecerá plan de mejoramiento para el seguimiento de los programas y proyectos establecidos en el plan de desarrollo 2012 – 2015, por cada eje estratégico establecido, y se establecerá el responsable de cada programa y proyecto.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La administración municipal acepta las falencias en la ejecución del Plan de Desarrollo 2012-2015, y se compromete a establecer acciones de mejoramiento para dar cumplimiento al mismo, por lo anterior se CONFIRMA el presente hallazgo. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS El control de resultados se basa en los planes programas y proyectos que debe desarrollar la administración municipal en donde se mide la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la coherencia. Para la vigencia 2012, el concepto de los resultados fue DESFAVORABLE, con un porcentaje del 42.4%, debido a la falta de efectividad y coherencia en la ejecución de los programas o proyectos, debido principalmente al poco tiempo que existió durante la vigencia, puesto que el Plan de Desarrollo fue autorizada a mediados del mes de Julio de 2012, no dando tiempo a la contratación requerida para llevar a cabo lo planeado, mostrando un impacto muy bajo en la comunidad.




INFORME DEFINITIVO


TABLA 2-1


FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

Eficacia 65.1 0.20 13.0

Eficiencia 37.9 0.30 11.4

Efectividad 34.0 0.40 13.6

coherencia 43.9 0.10 4.4

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 42.4

Calificación

No Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

1.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Para la vigencia 2012, el concepto de los resultados fue DESFAVORABLE, con un porcentaje del 30%, debido a la falta de efectividad y coherencia en los resultados, los cuales no generaron impacto en la comunidad.

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Vigencia 2012

Factores mínimos Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 0.0 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 100.0 0.10 10.0

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto



TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0




INFORME DEFINITIVO


1.2.1.1 Estados Contables Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre los Estados Financieros, merece una opinión ADVERSA O NEGATIVA con una calificación de 0.0 de acuerdo a lo arrojado por la matriz, lo anterior como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES


Total inconsistencias $ (millones) 36.186.201.341

Indice de inconsistencias (%) 39%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

Adversa o negativa

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

BALANCE GENERAL

Los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, con fecha 31 de Diciembre de 2012, muestran unos Activos Totales por $91.788.039.263, con un crecimiento del 16% frente al 2011 en la suma de $12.691.381. Pasivos por $11.523.834.869 reflejando una disminución del 12% y un incremento en el Patrimonio del 22 % con relación al año 2011. El comportamiento del Balance General de las vigencias 2012, es el siguiente:

-

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

ACTIVOS PASIVOS

PATRIMONIO

CIF

RA

S E

N M

ILE

S

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

2012 91.788.039 11.523.835 80.264.204

2011 79.096.658 13.115.946 65.980.712


BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2012-2011




INFORME DEFINITIVO


ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTE:

El Activo Corriente del Municipio de Puerto Wilches a diciembre 31 de 2012, ascendió a $41.846.668.918 , representa el 46% de los Activos Totales de la Entidad, con un incremento del 33 % con respecto a la vigencia 2011, en relación con los deudores se incrementó en un 5% con respecto a la vigencia 2011. EFECTIVO Corresponde al disponible con que cuenta la entidad en caja y los diferentes bancos y corporaciones, especialmente a las cuentas corrientes y de ahorros, presentan un saldo de $18.527.414.726 en la vigencia 2012 y un incremento del 123% en la suma de $10.227.066.852 con respecto del periodo 2011. Se observa en el balance de prueba que existe un saldo en caja por valor $1.204.449.829 que corresponde a la caja principal del municipio, este saldo se, se encuentra en saneamiento contable y plan de mejoramiento, a la fecha no se observó ninguna gestión tendiente a determinar a que corresponde dicho saldo. CAJA MENOR En el trabajo de campo, se observó que reportan los gastos de caja menor en la cuenta 51119001 otros gastos generales, por norma se debe contabilizar por cada gasto específico, según relación entregada por contabilidad se contabilizó la suma de $27.400.000, en la vigencia 2013 han gastado la suma de $40.000.000 hasta el mes de septiembre. Se evidencia que se está utilizando el rubro de materiales y suministro para pagos de refrigerios, combustible. En la cuenta de imprevistos se está pagando viáticos, pago de transporte, pago refrigerios y demás. Teniendo en cuenta lo anterior, se les recuerda que los gastos de caja menor se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

-

20.000.000

40.000.000

EFECTIVO INVERSIONES

RENTAS POR

COBRAR

DEUDORES

2012 18.527.414 124.143 846.392 22.348.717

2011 8.300.347 124.143 1.798.330 21.184.569

CIF

RA

S E

N M

ILE

S

ACTIVO CORRIENTE ALCALDIA DE PUERTO WILCHES COMPARATIVO VIGENCIA 2011-2012




INFORME DEFINITIVO


Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que contengan los documentos soportes exigidos para su legalización. HALLAZGO Nro. 22 Soportes de caja menor sin legalización Se evidenció que las facturas por servicio de refrigerios, es del mismo restaurante sin soporte de legalización del respectivo gasto, según soportes entregados hay por refrigerios la suma de $2.236.000, lo cual puede ser mayor, debido que se tomó una muestra de los gastos del año. Se requiere de manera inmediata se tome los correctivos y se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el Municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable. El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe ser distinto al jefe de bodega, almacén, tesorero, pagador, jefe o responsable de la contabilidad, o quien desempeñe actividades de control de la entidad. Se configura en una observación con alcance Fiscal en razón que vulnera las normas de austeridad del gasto público con una gestión antieconómica, ineficiente ineficaz en el cargo de secretaria de hacienda y tesorera y responsable de la caja menor. Se configura en una observación con alcance administrativo y fiscal para que mediante un Plan de Mejoramiento, se solucione esta irregularidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - FISCAL


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO - Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda-Tesorera

NORMA VIOLADA Ley 1276 de 2009

CUANTIA $2.236.000

RESPUESTA ENTE AUDITADO ““El Municipio de Puerto Wilches, realizo la gestión pertinente a la revisión de las

declaración de industria y comercio anual, declaraciones de Rete-ICA de las vigencias 2009-2010-2011-que fueron objetos de embargos, efectuado relación de dichos pagos para realizar el respectivo ajuste por la suma de $1.144.739.084 afectando la cuentas 14701301 Embargos judiciales, 1105010101 Caja, registrados en los comprobantes NC de la No 13-00900 a la 13-00935. Al iniciar la vigencia 2013 la cuenta de caja presenta un saldo de $1.164.449.829.33 al realizar los respectivos ajustes al finalizar el año el saldo es de 46.636.13. CODIGO NOMBRE DE

LA CUENTA SALDO ANTERIO DE DEBITO

SALDO ANTERIOR DE CREDITO

MOVIMIENTO DE DEBITO

MOVIMIENTO DE CREDITO

SALDO SIGUIENTE DE DEBITO

1105010101 Caja principal alcaldía

$ 1.164.449.829.33 - $ 3.568.809.625.50

$4.733.212.818.64 $46.636.19

Anexo: Mayor y Balance emitido por el Programa Contable GOD SOFT CAJA MENOR: No es cierto que las referidas facturas por concepto de servicios de refrigerios correspondan a un mismo proveedor ya que en la muestra tomada parecen tres proveedores distintos, los soportes correspondientes a los gastos de refrigerios son de




INFORME DEFINITIVO


personas naturales que cuentan con el RUT y pertenecen al régimen simplificado, los pagos efectuados por este concepto se realizó con recibos de caja menor y facturas, se les anexo el RUT, la solicitud y certificación del funcionario que pidió el suministro del refrigerio para actividades organizadas, para lo cual anexo relación y los soportes respectivos. 41 FOLIOS. Por lo expuesto anteriormente se puede evidenciar que existen los soportes para desvirtuar dichos hallazgos. Los cuales se anexan. Es de advertir, que acogiendo las instrucciones y recomendaciones del equipo auditor, y con el fin de evitar nuevos hallazgos al respecto, se optó por no seguir dándole manejo a gastos a través de dicha caja menor, para lo cual se `prevén toda clase de gastos entre nuestro presupuesto municipal.” CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado y corroboró que efectivamente se encuentran los soportes de los respectivos gastos efectuados por refrigerios con su soporte de legalidad, por lo tanto SE DESVIRTÚA el hallazgo de tipo Fiscal y se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No.23 Recaudo en efectivo por concepto de Impuestos Predial, industria y Comercio, y demás. Según arqueo a la tesorería se evidenció la existencia de efectivos recibidos y no consignados, los cuales se guardan en el escritorio de la asistente de tesorería, no tiene caja fuerte; se observa que se consigna cada tres o cinco días lo recibido diario; se requiere de manera inmediata se tome los correctivos para que a futuro no se presenten irregularidades que genere hallazgo de tipo fiscal y no se tenga el control real de los recursos recibidos en cumplimiento de las obligaciones tributarias independiente de su naturaleza, se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el Municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación para que mediante un Plan de Mejoramiento, se solucione esta irregularidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “De acuerdo a la observación, el municipio de Puerto Wilches estableció que cada pago de impuestos debe ser consignado directamente en el banco, para dicho proceso el contribuyente se acerca a la oficina de recaudos y liquida el Impuesto correspondiente, el funcionario le entrega la consignación respectiva ya sea por Impuesto predial, declaración anual de Industria y comercio , Rete-ICA, ya efectuada la consignación y entregada en la oficina de recaudos , se le entrega el recibo al contribuyente, para prueba de la acción anexo. Con lo anterior, la oficina de recaudos de impuestos municipales, desde el momento de la auditoria de la contraloría, deja de recibir dineros por conceptos de impuestos, enviando al contribuyente a realizar el pago en las entidades bancarias autorizadas en el municipio, por tanto esta oficina contribuye con la liquidación de estos impuestos y luego realiza las interfaces para el respectivo registro contable.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada en el plan de mejoramiento, manifiestan Montaron mecanismos de recaudo en las entidades bancarias” por lo tanto Se Convalida el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO Nro. 24 Existencia de cuentas bancarias sin movimiento y cuentas en cero sin cancelarlas en la vigencia 2012: Analizadas las conciliaciones y los extractos bancarios de la vigencia 2012, se pudo verificar que existen cuentas bancarias de convenios ejecutados y que se encuentran sin liquidar a la fecha y sin movimiento alguno, e igualmente cuentas con saldos cero sin cerrarlas, un promedio de 77 cuentas en los respectivos Bancos, se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad y una observación con alcance Sancionatorio por el no cumplimiento del plan de mejoramiento.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO-SANCIONATORIO


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO - Alcalde

RESPUESTA ENTE AUDITADO “El Municipio de Puerto Wilches, ha venido realizando la gestión de la depuración de las cuentas bancarias que a la fecha se encuentran inactivas, es decir no presentan movimientos bancarios , de las 77 cuentas bancarias mencionadas se han realizados los ajustes pertinentes de 33 cuentas, quedando pendiente cuentas bancarias que pertenecen a convenios de los cuales se está verificando el estado del proceso contractual para efectuar los procedimientos necesarios para el proceso de cancelación, para lo cual se anexa informe detallado del estado de las cuentas bancarias (5 folios).”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta que “Se está realizando el saneamiento contable” por lo tanto se convalida el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. INVERSIONES Corresponde a inversiones por valor de $124.143.380, en la Electrificadora de Santander por valor de $57.643.380 y en la empresa de servicios públicos Aguas de Puerto Wilches por valor de $66.500.000. RENTAS POR COBRAR En la vigencia 2012, esta cuenta presentó un saldo de $846.392.877, con una disminución de 53% con relación a la vigencia 2011, está representado por el impuesto predial actual por valor de $137.973.022 con una disminución del 95%




INFORME DEFINITIVO


con relación a la vigencia 2011; el impuesto de industria y comercio por valor de $106.775.796 valor igual en la vigencia 2011; igualmente de las vigencias anteriores el impuesto predial tiene un saldo en la vigencia 2012 por valor de $379.097.797 con una disminución del 36% en relación a la vigencia 2011, lo mismo con el impuesto de industria y comercio con una disminución del 30%.

CARTERA POR EDADES

RENTAS POR COBRAR

Periodos Estado y valores Particip %

DE UN AÑO 137,973,022.00 16.30%

MAS DE 2 AÑOS 385,817,311.00 45.58%

MAS DE 3 AÑOS 179,388,996.00 21.19%

MAS DE 4 AÑOS 53,439,361.00 6.31%

MAS DE 5 AÑOS 89,774,187.00 10.61%

TOTAL 846,392,877.00 100.00%

HALLAZGO Nro. 25 No gestión en recaudo Impuesto Predial y el Impuesto de Industria y Comercio y sus respectivos intereses moratorios Con relación a estos tributos, se pudo evidenciar durante el trabajo de campo que el municipio viene arrastrando valores de vigencias anteriores a las cuales no se les realizó gestión suficiente para recaudar este tributo, le falta políticas eficaces en la gestión de cobro; dado que las obligaciones presentadas según el anterior cuadro ascienden en la suma de $846.392.877; situación que no se compadece con los recursos e ingresos recaudados en cada vigencia, el municipio debe iniciar de manera inmediata un proceso que permita a través de sus mandamientos de pago el corte de las posibles prescripciones que se den por la acción de cobro, ante esto se configura una observación de tipo administrativo para que se incluido en el plan de mejoramiento. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


2011 2012

Total Impuesto Predial 1.218.339.417 410.297.035

Impuesto de Industria y comercio

579.992.604 436.097.854

0 200.000.000 400.000.000 600.000.000 800.000.000

1.000.000.000 1.200.000.000 1.400.000.000

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

RENTAS POR COBRAR COMPARATIVO VIGENCIA 2011-2012




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “RECAUDO DE IMPUESTO PREDIAL E IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO. De acuerdo a la observación, me permito informarle que el municipio si realizo gestiones de cobro, enviando notificaciones, visitando a los contribuyentes, se perifoneo para que la comunidad aprovechara los descuentos correspondientes al Impuesto predial, se realizó censo puerta a puerta a los contribuyentes del Impuesto de industria y comercio, se socializo a los comerciantes realizando capacitación a cargo de los funcionarios de la Secretaria de Hacienda y del tesoro con el fin de concientizar a la comunidad para implantar la cultura de pago. Según cuadro comparativo del impuesto predial en la vigencia 2012 se recaudó $78.152.256 de mas con relación a la vigencia 2011, en cuanto al Impuesto de industria y comercio si presenta un disminución, ya que durante la vigencia del 2011 en el Municipio de Puerto Wilches debido a la explotación petrolífera se instalaron varias empresas y permanecieron durante esa temporada y en la vigencia del 2012, ya la mayoría terminaron contratos y por esta razón se presenta la disminución. Con relación al impuesto predial durante la vigencia 2012 se efectuaron acuerdos de pago ( 6 folios), solo se presentó una prescripción. Se confronto la información que emite la oficina de recaudo con relación a la deuda del Impuesto predial de vigencias anteriores y vigencia actual, para presentar un dato real de dicho impuesto, se realizó los ajustes pertinentes.

DEUDORES : El valor reportado en la cuenta 14080201 por la suma de $ 390.948.920 en servicios públicos correspondiente a la subcuenta de servicios de acueducto es un saldo que se reportó como inicial en la vigencia del 2.007 cuando se implementó el programa contable GDSOFT, no existe ningún soporte para poder realizar el cobro situación que se le informo al comité de sostenibilidad contable y se procedió a la depuración de dichos derechos acreditando el concepto que revela el derecho y debitando la subcuenta 310504 Municipio de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL, según corresponda, descargando la subcuenta y cuenta respectiva del grupo 14 DEUDORES, teniendo en cuenta que se hace el castigo de la deuda, utilizando el método de la provisión de cartera individual: Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro, se ha fijado una cuota 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida. Anexo (1)

Préstamos concedidos: Con relación a este concepto se buscaron los soportes correspondientes para efectuar los registros de los ajustes pertinentes, dicha información fue suministrada por la oficina de recaudo y nómina, a la fecha del cierre de la vigencia contable 2013 se presenta un saldo por valor de $43.795.477”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor revisó dicha respuesta con sus respectivos soportes, pero falta más gestión para recuperar la cartera como se observa en los saldos a diciembre 31 de 2012, por lo tanto Se Convalida el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. DEUDORES En esta cuenta se observa en ambas vigencias un saldo por valor de $390.948.920, que corresponde a servicios públicos acueducto, dicha deuda se debe a que cuando existían la unidad de servicios públicos no se cobró a los usuarios y no existe soporte respectivos para realizar el cobro, dicha cuenta se encuentra en plan de mejoramiento y saneamiento contable.




INFORME DEFINITIVO


PRESTAMOS CONCEDIDOS Hay un saldo por valor de $60.492.570 que corresponde a préstamo por vivienda a empleados, se evidencia que este saldo viene de la vigencia 2011, se observa en el balance de prueba un abono de $11.310.438, el cual debe ser descontado a cada empleado que se le descontó por nómina y ex funcionarios. HALLAZGO Nro.26 ANTICIPOS POR PROYECTOS DE INVERSION Y CONSTRUCCION DE INFRAESTRUCTURA. Se encuentra un saldo de $9.206.663.259, que corresponde a dineros entregados a los contratistas para ejecución de obras desde la vigencia 2006, este rubro se encuentra en plan de mejoramiento y saneamiento contable; a la fecha no se evidencia ningún adelanto sobre este proceso de saneamiento contable. Por lo anterior se plasma una observación con alcance sancionatorio por el no cumplimiento del plan de mejoramiento de la vigencia 2011. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – SANCIONATORIO



Resolución Nro. 294 del 30 de Abril de 2009.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “El municipio inicio el proceso de depuración de la cuenta 1420 Anticipos por proyectos de inversión y construcción de infraestructura, aplicando la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación En la Resolución 357 de 2008, donde dice que corresponde a la entidad evaluar e implementar, previo análisis de sus procesos, los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las transacciones, la forma de circulación entre las dependencias y entre la entidad y los usuarios externos garantizando un eficiente flujo, todo ello de cara a las características, procedimientos y políticas propias de la entidad y de conformidad a regulaciones generales o específicas que rijan para cada tipo de registro no soportado. Así las cosas, la entidad es autónoma en determinar cuáles son los documentos más idóneos, de acuerdo con las normas legales, que permitan soportar los registros en la contabilidad y faciliten los procesos de control interno y externo. Bajo este contexto, la entidad debe proceder a considerar las siguientes acciones o circunstancias:

1) Posibilidad de reconstruir o sustituir los soportes contables por medios directos o alternos, aplicables a la naturaleza del bien, derecho u obligación que no cuenta con el soporte contable.

2) Efectuado el paso anterior, determinar si han sobrevenido causales de extinción y la posibilidad de realizar los derechos y obligaciones mediante la jurisdicción coactiva.

3) Agotados los pasos anteriores, y con respecto a lo que no ha sido posible soportar

sustancialmente, determinar si afectan la razonabilidad de los Estados contables.

4) Con respecto a las partidas que se identifiquen en el punto inmediatamente anterior, proceder a aplicar los pasos que tengan establecida la entidad en su manual de procedimientos y en las políticas de depuración y sostenibilidad contable, para finalmente descargar de la contabilidad los valores que no representen bienes, derechos u obligaciones ciertas.




INFORME DEFINITIVO


Aplicando estos procedimiento la Administración comenzó revisando los registros contables que reposan en el programa GDSOFT en la búsqueda de información para luego solicitar los soportes correspondientes en la dependencia de archivo, en Comité de sostenibilidad se expuso el caso y el procedimiento a seguir es el anteriormente expuesto, por esta razón no se puede afectar las cuentas contables, hasta que no se tenga la información pertinente y nuevamente sea llevada al comité de sostenibilidad contable para tomar las medidas necesarias.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta que “Se está realizando el saneamiento contable” por lo tanto se Desvirtúa el hallazgo de tipo sancionatorio y se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO Nro. 27 OTROS DEUDORES - EMBARGOS JUDICIALES A diciembre 31 se observa un saldo por valor $7.319.141.719, la cual corresponde a embargos de las cuentas de ahorro del municipio que correspondía recursos propios, este rubro se encuentra plan de mejoramiento y saneamiento contable. Se evidencia que no hay comunicación entre las dependencias de contabilidad y Secretaria de Hacienda por lo que se observó en los soportes entregados por el asesor jurídico de hacienda hay un promedio de 70 procesos terminados de los cuales tienen levantamiento de embargo y retención por terminación del proceso por pago total de la obligación en los siguientes bancos como son el Popular, Banco Santander, Bancafe, Av Villas, Bancolombia, Granahorrar, Ganadero y otros. De acuerdo a lo anterior se configura una observación administrativa para efectos que se instaure la acción de repetición, con el fin de que posterioridad no se configure un hallazgo fiscal. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “El municipio de Puerto Wilches inicio la labor correspondiente a la recopilación de la información referente a los procesos de embargos realizados a terceros, con el objetivo de realizar los registros referentes a embargos judiciales, y así poder llevar a cabo los embargos judiciales. Una ves se tengan claridad suficiente sobre los responsables que dieron lugar a que el municipio pagara determinada suma de dinero así como su monto, se someterá el caso al análisis del comité de conciliación para así determinar si hay lugar a presentar la acción de repetición contra dichos responsables.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta “Se está realizando el comité de conciliación para así determinar si hay lugar a presentar la acción de repetición contra dichos responsables” por lo tanto se CONFIRM el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 28 Falta causación de los intereses moratorios del impuesto predial en los Estados Financieros En el trabajo de campo de la auditoría se evidenció que no se causaron los intereses moratorios por impuesto predial en los Estados Financieros de la vigencia 2012, el cual el software GD los liquida automáticamente y en forma diaria, por lo anterior no se refleja la situación real de los ingresos del municipio. Por lo tanto se configura un presunta observación administrativa para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento y se realice todos los trámites causación en aras de verificar el recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información de sus rentas, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los impuestos recibidos. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “El Municipio de Puerto Wilches, realizo el registro de los intereses moratorios desde el año 1996 hasta 2013 de acuerdo a la relación que emite el programa de Impuesto Predial, en Diciembre del 2013, dando cumplimiento a la observación establecida por el Grupo auditor de la Contralora General de Santander.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada se evidencia la nota contable causando los intereses de mora de los respectivos impuestos; por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. ACTIVO NO CORRIENTE El Activo no corriente del Municipio de Puerto Wilches a diciembre 31 de 2012, ascendió a $49.941.370.345, representa el 54% del total de los Activos totales de la entidad y fue del 5% superior al del año anterior.

- 10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000

PROPIEDAD PLANTA Y E.

BIENES DE BENEFI. Y

USO P

OTROS ACTIVOS

2012 35.021.751 6.044.294 8.913.399

2011 33.139.855 5.674.087 8.913.399

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

ACTIV O NO CORRIENTE ALCALDIA PUERTO WILCHES




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 29 Se observó que la Propiedad, Planta y Equipo, no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son los terrenos y demás muebles y enseres, donde se evidencia la falta de actualización y depuración. Se evidenció que el rubro de semovientes por valor por $4.273.858, igualmente el rubro de equipo médico y científico por valor de $9.247.586 y el rubro de equipos de comedor, cocina, despensa por valor de $55.000, aparecen en los Estados Financieros y no se encuentran en los inventarios del municipio. Se observó que no hay software de inventarios, este se lleva en programa Excel. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que debe realizar el Municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento, gestione el saneamiento y legalización de sus bienes. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “Ya se inició con el proceso de revisión de cada una de las cuentas de la propiedad planta y equipo de lo que esta reportado en el programa contable desde la vigencia del 2007 hasta la presente con el fin de poder entregar una información que sea útil y eficaz para la depuración contable y así poder realizar los ajustes pertinentes, trabajando conjuntamente con los funcionarios de contabilidad y almacén. Se realizó el registro del ajuste según observación realizada por el equipo auditor. Anexo ___”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada se evidencia la nota contable causando los bienes que ya no existen en el rubro Propiedad, Planta y Equipo; igualmente la respectiva depuración, por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO Nro. 30 OTROS ACTIVOS En este rubro se encuentra contabilizada la reserva financiera actuarial por valor de $8.625.404.418, el mismo valor contabilizado en la vigencia 2011, el cual no se ha actualizado a valor real, según certificación firmada por el alcalde encargado, está por la suma de $269.979.825, se solicita aclarar esta diferencia para que se emita una información fidedigna y veraz. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que debe realizar el Municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO





INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “Se realizó la contabilización de la reserva financiera actuarial de acuerdo a la información emitida por la Contaduría General de la Nación, dicho registro se efectuó en la vigencia 2013, se cumplió con la observación realizada por el equipo auditor. Anexo folio __.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada se evidencia la nota contable registrando la actualización del cálculo actuarial en la vigencia 2013, por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. PASIVO CORRIENTE Dentro del Pasivo Corriente se registró un incremento 3% con respecto a la vigencia anterior, en el rubro de Cuentas por Pagar se incrementó en un1 % con respecto a la vigencia 2011, igualmente los Pasivos Estimados se incrementaron en un 33% con respecto a la vigencia 2011 en la provisión para prestaciones sociales. DEUDA PÚBLICA La administración de Puerto Wilches presenta a diciembre 31 de 2012, deuda por valor de $269.425.180, representada en crédito otorgado por IDESAN y cuyo vencimiento fue refinanciado, su saldo es de $37.235.049, así mismo presenta crédito por valor de $232.190.130 cuyo plazo de vencimiento es el 21 de abril de 2015, el comportamiento en el compromiso de sus pagos se ha venido realizando en forma oportuna. PASIVO NO CORRIENTE. Se encuentra representado en operaciones del crédito público en la vigencia 2012 por valor de $878.853.026 con una disminución del 68% con respecto a la vigencia 2011, este por deuda pública se encuentra en proceso de saneamiento contable, este se debe a la mala clasificación al abonar las obligaciones financieras, a la fecha se observa un saldo a Banco Bogotá por valor de $628.174.478 CUENTAS POR PAGAR Se evidencia un saldo por valor de $7.115.298.224, de los cuales se encuentra en saneamiento contable y plan de mejoramiento. HALLAZGO Nro. 31 Créditos Judiciales: Dentro de las Cuentas por Pagar en la vigencia 2012 se analizó el rubro SENTENCIAS Y CONCILIACIONES por valor de $395.720.518 de los cual hay resoluciones No.694- 695 del 21 de agosto de 2012 por medio del cual se ordena el pago en cumplimiento de Sentencia Judicial por valor de $388.452.192 correspondiente a un proceso laboral. De acuerdo a lo anterior se configura una observación con alcance administrativo para efectos de que en el momento que se cancele el saldo, se instaure la acción




INFORME DEFINITIVO


de repetición, con el fin de que posterioridad no se configure una observación con alcance fiscal. Se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad.



RESPUESTA ENTE AUDITADO “Atendiendo las sugerencias del equipo auditor se incluirá dentro de la depuración contable que adelanta el municipio.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta “Se está realizando el saneamiento contable” por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.

HALLAZGO Nro. 32 OTROS PASIVOS. Se encuentra el recaudo a favor de terceros por valor de $2.309.834.477 de vigencias anteriores por estampillas departamentales estos valores se están adeudando a la fecha, faltando la sanción e intereses por mora. El pago de las Estampillas Pro Hospital, Pro Uis, Pro Desarrollo, pro electrificación, pro cultura, pro anciano, pro forestación, representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realice el municipio, la obligación principal es la de consignar el dinero retenido en el periodo establecido. El Equipo Auditor evidencia una falencia administrativa, teniendo en cuenta que la mora en la cancelación de estos aportes se pueden convertir en presunto daño fiscal por los intereses moratorios que se generen en el momento de cancelar. Para el equipo auditor, lo anterior acarrea una omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, constituyéndose una observación administrativa con connotación disciplinaria por incumplimiento al artículo 34 de la Ley 734 de 2002. HALLAZGO ADMINISTRATIVO-DISCIPLINARIO


NORMA VULNERADA LEY 734 DE 2002

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Otros Pasivos: La Administración inicio la gestión pertinente al respecto, la Secretaria de Hacienda y del Tesoro ya ha realizado diligencias con la funcionaria del Departamento para formalizar acuerdo de pago, ya que el municipio no cuenta con los recursos necesarios para cancelar de una vez dicha obligación. Es del caso advertir, que la citada deuda que se tiene por concepto de recaudo de las estampilla departamentales, tiene su fuente en años anteriores a la actual administración




INFORME DEFINITIVO


municipal, por tanto, no se nos debe señalar ninguna imputación de carácter disciplinaria, ya que se están adelantando las acciones necesarias para cumplir esta obligación.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta “Se está realizando las acciones necesarias para cumplir esta obligación con sus respectivos soportes de permanencia en la Gobernación de Santander”, por lo tanto se Desvirtúa el hallazgo de tipo Disciplinario y se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y FINANCIERA

El análisis del Estado de Actividad Financiera Económica de la Alcaldía Municipal de Puerto Wilches, se tomó de la información rendida al SIA con corte a Diciembre 31 de 2012. INGRESOS

CUENTA 2012 2011

INGRESOS FISCALES 11,716,944,575 20,000,844,147

TRANSFERENCIAS 16,918,115,566 15,146,870,502

OTROS INGRESOS 453,887,330 499,033,388

TOTAL INGRESOS 29,088,947,471 35,646,748,037

Los ingresos totales de la Alcaldía de Puerto Wilches, para el periodo contable 2012, ascendieron en $29.088.947.471, se encuentran desglosados por ingresos fiscales en por que corresponden al 18% inferior al 2011

-

5.000.000.000

10.000.000.000

15.000.000.000

20.000.000.000

25.000.000.000

30.000.000.000

35.000.000.000

40.000.000.000

ALCALDIA PUERTO WILCHES ESTADO DE ACTIVIDAD COMPARATIVO

VIGENCIA 2011-2012

2012

2011




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 33 No se recauda el impuesto de ganado mayor ni menor. Dentro de los ingresos se evidenció que no se recauda el impuesto de ganado mayor y menor en la vigencia 2012, hallazgo que fue plasmado en la auditoria de la vigencia 2011 y en el cual se dejó como observación la inclusión de estos rubros dentro del Plan de Mejoramiento, acción que se cumplió emitiendo el Acuerdo Nro. 013 del 17 de Mayo de 2013, en el cual se incluye dentro del Código de Rentas del Municipio el rubro de Impuesto de Degüello de Ganado Menor y Mayor, por lo cual la administración debe efectuar el respectivo recaudo por este impuesto y hacer los respectivos traslados a FEDEGAN. El Equipo Auditor evidencia una falencia administrativa, por lo que se le solicito un requerimiento a la DIAN, según oficio emanado por la Dian de fecha 2 Enero de 2014, nos informa que por no enviar la información del primer semestre del año gravable 2010 de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario, dentro de los plazos concedidos en el artículo 5 de la Resolución 12889 de 2007 modificada por la resolución 3460 de 2008, impone la sanción del 5% por no presentar información exógena según lo recaudado por cuotas de fomento ganadero y lechero; dichas sanciones se encuentran dentro del embargo que hizo la Dian a Ecopetrol por cuentas por pagar por concepto de Oleoductos. Lo anterior acarrea una omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, constituyéndose una observación administrativa con connotación disciplinaria por incumplimiento al artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por no girar en el término que señala la Ley los recaudos correspondientes según el Estatuto Tributario, articulo 631 y las demás disposiciones que lo reglamentan. HALLAZGO ADMINISTRATIVO-DISCIPLINARIO

PRESUNTO RESPONSABLES GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO Secretaria de Hacienda-Tesorera

NORMA VULNERADA LEY 734 DE 2002 y Artículo 631 Estatuto Tributario.

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Por observancia realizada en el 2011, en las cuales las recomendaciones en el plan de mejoramiento, respecto de la legalización de degüello mayor y menor del cual la administración dio estricto cumplimiento al plan de mejoramiento legalizando este impuesto con el acuerdo 013 de 2013, a partir de esta fecha el municipio se encuentra recaudando tales impuestos. La auditoría que se hizo de los recursos del 2011, que conlleva a la observación para ser contenida, en el plan de mejoramiento sobre la necesidad del recaudo de este impuesto se llevó a cabo a finales del año 2012, es decir, que a esta fecha no se había expedido el acto administrativo municipal. Hago referencia al acuerdo municipal el cual autoriza al Alcalde municipal realizar este recaudo. Por esta razón no se pudo en la vigencia 2012, realizar este recaudo.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta “Se está realizando los recaudos por impuesto de degüello de ganado mayor y menor para la vigencia 2013”, por lo tanto se Desvirtúa el hallazgo de tipo Disciplinario y se CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.




INFORME DEFINITIVO


GASTOS

CUENTA 2011 2012

ADMINISTRACIION 2,326,275,820 2,440,386,739

DE OPERACION 6,291,980,295 2,351,103,864

GASTOS PUBLICO 13,372,132,867 9,140,263,400

TRANSFERENCIAS 366,997,093 266,816,545

FINANCIEROS 686,961,155 606,885,078

TOTAL GASTOS 23,044,347,230 14,805,455,627

Los Gastos totales de la Alcaldía de Puerto Wilches, ascienden a $14.805.455.626 para la vigencia 2012 con una disminución del 36% con respecto al 2011, se encuentran desglosados por gastos de administración, de operación y el más representativo es el gasto público social en la suma $9.140.263.400 con una disminución del 32% con respecto a la vigencia 2011. HALLAZGO Nro. 34 Declaración departamental de estampillas. PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA.- No se realizaron en forma oportuna los pagos por concepto de Estampillas departamentales de la vigencia 2012. El pago de las Estampillas Pro Hospital, Pro Uis, Pro Desarrollo, representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realice la administración, la obligación principal del municipio es la de consignar el dinero retenido en el periodo establecido.

Formulario No. Concepto de Retención

PERIODO CAUSACION

Valor sanción Valor intereses Fecha de Cancelación

68041114 Estampillas 1/1/2012 130,000 13,600 26-04-2013

68041115 Estampillas 2/1/2012 130,000 6,900 26-04-2013

68041116 Estampillas 3/1/2012 130,000 1,900 26-04-2013

68045366 Estampillas 4/1/2012 130,000 26,320 6/12/2012

68045367 Estampillas 5/1/2012 130,000 21,100 6/12/2012

- 5.000.000.000

10.000.000.000 15.000.000.000 20.000.000.000 25.000.000.000


COMPARATIVO GASTOS

2011 2012




INFORME DEFINITIVO


68045368 Estampillas 6/1/2012 130,000 17,010 6/12/2012

68045369 Estampillas 7/1/2012 130,000 16,810 6/12/2012

68045370 Estampillas 8/1/2012 130,000 11,510 6/15/2012

68045371 Estampillas 9/1/2012 130,000 4,930 6/12/2012

68045372 Estampillas 10/1/2012 130,000 2,080 6/12/2012

9422404 Estampillas 12/1/2012 134,000 4,020 7/3/2013

Total 1,434,000 126,180 $ 1,560,180

La observación con alcance fiscal se fundamenta, al revisar las declaraciones mensuales de estampillas departamentales de enero a diciembre de 2012, se evidenció que el Municipio no consignó el dinero retenido en las fechas establecidas, por lo que se generó un pago de sanción e intereses de mora por extemporaneidad por valor de $ 1.560.180. Para el equipo auditor, lo anterior acarrea una omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, constituyéndose una observación administrativa con connotación disciplinaria por incumplimiento al artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por no girar en el término que señala la Ley los recaudos correspondientes. HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIA Y FISCAL


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda-Tesorera

NORMA VIOLADA Art. 6 Ley 610 de 2000-Ley 734 de 2002

CUANTIA $1.560.180

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Si bien es cierto que aparece un incumplimiento por no cancelar oportunamente lo recaudado por concepto de las estampilla en mención, esto no se debe a negligencia o mala fe de la persona encargada de cumplir dicha función en la secretaria de hacienda y del tesoro; más bien se trata de una desatención en el cumplimiento de la multitud de tareas que a diario se deben llevar a cabo que originan estas falencias. Lo cierto es que se ha cumplido con la obligación legal de consignar los dineros recaudados y ponerlos a disposición de quienes son sus legítimos beneficiarios. Le reitero que en tanto mis actuaciones como la del resto de funcionarios que me acompañan son realizadas de buena fe de conformidad con el artículo 83 de la constitución nacional.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado, por lo tanto se confirma el incumplimiento por no cancelar oportunamente las obligaciones con los diferentes entes, por lo anterior se CONFIRMA el presente hallazgo Fiscal, Disciplinario y Administrativo. Aclarando que el deber funcional del recaudo y consignación corresponde por manual de funciones a la secretaria de hacienda, por lo tanto se desvirtúa la presente responsabilidad del Alcalde. HALLAZGO Nro. 35 Retención en la Fuente ante la Dian. PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA.- No se realizaron en forma oportuna los pagos por concepto de retención en la fuente de la vigencia 2012.




INFORME DEFINITIVO


El pago de las retenciones, representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realice la administración, la obligación principal del municipio es la de consignar el dinero retenido en el periodo establecido. El equipo auditor evidencia un presunto daño fiscal, con incidencia disciplinaria y Administrativa, por el pago de Sanciones e intereses moratorios ante la Dirección de impuestos y Aduanas nacionales, durante la vigencia 2.012, dado que presentaron extemporáneamente las declaraciones mensuales de Retención en la Fuente, según el artículo 701 del Estatuto Tributario, según la relación adjunta, así:

Formulario No. PERIODO CAUSACION

Valor sanción

Valor intereses

Fecha de Cancelación

4907763829143 DIC.2011 26,157,000 8,070,000 13-03-2012

4907763833457 DIC.2012 - 1,685,000 13-03-2012

4907799253029 10/1/2012 420,000 130,000 11/12/2012

Total 26,577,000 9,885,000 $ 36,462,000

HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO Y FISCAL


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda-Tesorera

NORMA VIOLADA Art. 6 Ley 610 de 2000 y Ley 734 art. 48-Estatuto Tributario

CUANTIA $36.492.000

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Retención en la fuente: Con relación al pago extemporáneo de la declaración de retención en la fuente del mes de diciembre del 2011, se presentaron inconvenientes con el manejo del token, para lo cual anexo oficios, no fue por negligencia que se presentara la declaración posterior a su vencimiento ya fue por fuerza mayor, además el cambio de firma fue también demorado. Anexo los soportes.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado, por lo tanto se confirma el incumplimiento por no cancelar oportunamente las obligaciones con los diferentes entes, por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo de tipo Fiscal-Disciplinario y Administrativo. Aclarando que el deber funcional del recaudo y consignación corresponde por manual de funciones a la secretaria de hacienda y tesorera, por lo tanto se desvirtúa la presente responsabilidad del Alcalde. HALLAZGO Nro. 36 EMBARGO Y RETENCION DE LOS VALORES DE ECOPETROL POR CONCEPTO DE OLEODUCTOS POR PARTE DE LA DIAN POR SANCIONES-INTERESES Según oficio enviado el 03 de diciembre de 2013 por el grupo auditor a la DIAN, solicitando información sobre el expediente 200901380 donde ordenaban el embargo y retención de los valores que Ecopetrol S.A. deba como cuentas por pagar a el Municipio de Puerto Wilches, limitando la medida cautelar en la suma de $398.852.000, dineros que fueron consignados en la cuenta No. 680819193001 del Banco Agrario-Sucursal B/bermeja.




INFORME DEFINITIVO


Según oficio recibido por la Secretaria de Hacienda y del Tesoro de la Alcaldía de Puerto Wilches con fecha 30 diciembre de 2013, nos informa que los depósitos judiciales reportados por la DIAN, corresponden a la orden de embargo y retención de los valores de Ecopetrol S.A. por concepto de oleoductos nos debían trasferir, dinero que no se registró como ingreso, sin embargo durante la vigencia 2012 el municipio en el presupuesto de rentas y gastos estableció una apropiación inicial de $200.000.000, los cuales durante el mes de octubre y noviembre de la vigencia en mención se recaudó la suma de $534.030.786, valores que no se comprometieron. Según oficio enviado por la DIAN de fecha 24 de diciembre de 2013 y recibido el 2 de enero de 2014 al grupo auditor, anexan copias de las resoluciones por sanción, recibos de pago oficiales y que mediante auto terminación No. 20131008000553 de fecha 29/07/2013 se dio por terminado el expediente del Municipio de Puerto Wilches. Los dineros retenidos por Ecopetrol los cuales fueron consignados a la DIAN, corresponden a corrección de sanciones y presentación de obligaciones de retención en la fuente según las siguientes resoluciones emitidas por sanción, así:

ALCALDIA DE PUERTO WILCHES - RESOLUCION SANCION

RESOLUCION vigencia VALOR CONCEPTO OBLIGACION PERIODO

292412009000008 2007 $ 393,000 CORRECCION SANCION RETENCIION 1

292412009000010 2007 $ 30,324,000 CORRECCION SANCION RETENCIION 2








292412000031 2009 $ 384,000

NO PRESENTO INFORMACION SACRIFI.ANIMALES RENTA

1° SEMESTRE

292412000032 2009 $ 370,000


2° SEMESTRE

292412000033 2010 $ 413,000


1° EMESTRE

292412000034 2010 $ 425,000


2° SEMESTRE

TOTAL POR RESOLUCION

$ 122,719,000

Según el anterior cuadro se evidencia que el Municipio de Puerto Wilches, no cumplió con las obligaciones tributarias según el artículo 24 del decreto 4583 del 2006, el cual se liquidó incorrectamente la sanción por extemporaneidad señalada en el artículo 641 del Estatuto Tributario; igualmente se sanciona por resolución por no presentar información exógena por el recaudo por cuotas de fomento ganadero y lechero dentro de los plazos establecidos, según el artículo 651 del Estatuto Tributario, conllevando a una observación con alcance Fiscal por valor de $122.719.000, según las resoluciones emitidas por la Dirección Seccional y Aduanas “DIAN” de Barrancabermeja. Igualmente se evidenció entre los soportes entregados por la DIAN, comprobantes de pago con sus respectivas sanciones emitidos y liquidados por la DIAN, como se relaciona en el siguiente cuadro, así:




INFORME DEFINITIVO


RECIBO PAGO vigencia VALOR CONCEPTO PERIODO

490702904007 2009 1,717,500 RETENCION 1

490702904004 2009 16,930,000 RETENCION 1

490702904005 2009 11,206,000 RETENCION 1

490702904003 2009 5,475,500 RETENCION 1

490702904049 2009 3,295,000 RETENCION 1

490702904043 2009 1,882,500 RETENCION 1

490702904041 2009 425,000 RETENCION 1

490702904040 2009 4,141,000 RETENCION 1

490702904039 2009 20,940,000 RETENCION 1

490702904008 2009 33,787,000 RETENCION 1

490702904002 2008 42,720,000 RENTA 11

490702904045 2008 375,000 RENTA 7

490702904046 2006 50,554,000 RENTA 12

490702904178 2009 31,037,500 RETENCION 1

490703416427 2013 384,000 RETENCION 1

490703416428 2013 370,000 RETENCION 1

490703416430 2013 413,000 RETENCION 1

490703416429 2013 425,000 RETENCION 1

$ 226,078,000

Como se evidencia en el anterior cuadro, el Municipio de Puerto Wilches, no cumplió con las obligaciones tributarias por retención en la fuente y retención renta, como lo estipula los “Artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario,

deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 24 Decreto 4583 de

2006)” conllevando a una observación con alcance Fiscal por valor de $226.078.000, según los recibos oficiales de Pago Impuestos Nacionales, emitidas por la Dirección Seccional y Aduanas “DIAN” de Barrancabermeja.

Para el equipo auditor, lo anterior acarrea una omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, constituyéndose una observación fiscal con incidencia administrativa y disciplinaria por el pago de sanciones e intereses moratorios ante la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales “DIAN”, durante la vigencia 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 y 2013, dado que no se presentaron oportunamente HALLAZGO ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIIO Y FISCAL


ADMINISTRATIVO Y FISCAL-VIGENCIA 2013 GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda-Tesorera MARLENE GRIMALDOS JAIMES-Contadora CUANTIA $ 1.592.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL-VIGENCIA 2008 AL 2011 NELSON PINZON RODRIGUEZ-Ex Alcalde YESICA NIÑO PAEZ E IRENE CASTAÑEDA CALLEJAS-Ex Sec. De Hacienda RUBIELA CAMPOS- Ex Contadora MARLENE GRIMALDOS JAIMES-Contadora CUANTIA $ 175.524.000




INFORME DEFINITIVO


DISCIPLINARIO Y FISCAL-VIGENCIA 2006-2007 SANDALIO DURAN ROJAS- Ex Alcalde LIBIS LOPEZ- Ex Secretaria de Hacienda-Tesorera RUBIELA CAMPOS – Ex Contadora CUANTIA $ 171.681.000

NORMA VIOLADA Art. 6 Ley 610 de 2000 - Ley 734 art. 48-Estatuto Tributario

TOTAL CUANTIA $348.797.000

RESPUESTA ENTE AUDITADO Respuesta de Nelson Pinzón Rodríguez ( Ex Alcalde): “Manifiesto que no conocía que existiera este embargo y que se estuviera aplicando a los giros que Ecopetrol le hiciera al municipio entendiendo que en su totalidad estos dineros eran embargados en otros procesos, los cuales en su momento y en mi administración se adelantaran los trámites para liberar esos embargos, pero hasta ese entonces no se realizó ningún acuerdo de pago que se pudiera cumplir aunque fuera mi intención debido a que las cuentas de recursos propios rubro con el cual se deben asumir esos compromisos no eran suficientes entendiendo que lo que quedaba o se recaudaba se debía cumplir con los gastos de administración como nómina y demás para el funcionamiento. Hasta donde va mi conocimiento era que los pagos de la retención se realizaban oportunamente tal como debe constar en los archivos del municipio los cuales estuve siempre pendiente que en mi administración e cumplieran con estos pagos. Sobre sanciones que la DIAN aplicara al municipio fueron de la vigencia anterior es decir del 2006 y 2007 pero no podía cumplir esos compromisos porque el flujo de efectivo de recursos propios era insuficiente, y debía cumplir también con las obligaciones de nuestra vigencia dada que siempre se canceló y se cumplió con las obligaciones propias de la administración como es la retención en la fuente. Por lo tanto mi argumento es que en la vigencia 2008 al 2011, siempre cumplí con las obligaciones tributarias y en todo momento fue mi política y mi deber que el funcionamiento de la administración estuviera al día con pagos de nómina y gastos para el normal

funcionamiento.” Respuesta de Yessica Niño Páez ( Ex Secretaria de Hacienda Municipal): “Manifiesto que no conocía que existiera este embargo y que se estuviera aplicando a los giros que Ecopetrol le hiciera al municipio dado que hasta lo entendido era hasta esa fea es decir 2011, los giros de Ecopetrol al municipio eran embargados en su totalidad por otros embargos los cuales en su momento se adelantaran los trámites para liberar esos embargos, pero hasta ese entonces y debido a esos embargos en el tiempo en que estuve como Secretaria de Hacienda es decir 01 de julio del 2010 al 31 de diciembre del 2011 no pude adelantar ningún acuerdo de pago que se pudiera cumplir aunque fuera mi deseo debido a que las cuentas de recursos propios rubro con el cual se deben asumir esos compromisos no eran suficientes entendiendo que lo que quedaba o se recaudaba se debía cumplir con los gastos de administración como nómina y demás para el funcionamiento. De este caso específico de las sanciones o deudas que se tuvieran con la Dian en algún momento me dieron a conocer ese caso que eran sanciones de la vigencia anterior es decir del 2006 y 2007 pero no podía cumplir esos compromisos porque el flujo de efectivo de recursos propios era insuficiente, y debía cumplir también con las obligaciones de nuestra vigencia dada que siempre se canceló y se cumplió con la obligaciones propias de la administración como es la retención en la fuente. Por lo anterior resumo que en el periodo 01 de julio del 2010 al 31 de diciembre del 2011, yo Yessica Niño Páez siempre cumplí con las obligaciones tributarias y en todo momento vele por el normal funcionamiento de la administración y que es una labor difícil con un municipio que se recibe con tantas deudas de vigencias anteriores y que se van aumentando por los intereses moratorios que son altos y demás sanciones, considero que esta entidad debe revisar los argumentos por los cuales me hacen responsable de este hallazgo y si miro el cuadro que la Dian entrega no veo siquiera el año 2011 con ninguna sanción o falta de cumplimiento de las obligaciones tributarias.




INFORME DEFINITIVO


Si es el caso del 2010 solo veo que hay una suma mínima por no reportar información por sacrificio de animales, en mi periodo estuve siempre atenta y reportaba todo o que eme entregaban del matadero a las guías de Fedegan. Solicito por favor revisar este hallazgo dado que no considero que se me inculpe como responsable y espero que la verdad y la justicia sea clara y precisa.” Respuesta de Irene Castañeda Callejas ( Ex Secretaria de Hacienda Municipal): “De lo anterior puedo decir que no encuentro relacionado en el cuadro entregado por la Dian, la vigencia 2011 la cual no aparece ninguna sanción en este año que fuera en el que yo estuve solo un mes del 1 de junio al 8 de julio del 2011 como Secretaria de Hacienda Encargada por la licencia de maternidad de la señora Yessica Niño Páez, no encuentro cuales pueden ser los argumentos para que me sea incluida como responsable de este hallazgo, por lo cual solicito ser excluida en dicha investigación por parte del equipo auditor.” Respuesta alcalde actual: “Al revisar los soportes correspondientes de retención en la fuente del periodo 1 del 2013, se constató que los Números de los recibos oficiales de pago impuestos municipales reportados por la DIAN son totalmente diferentes al pago que se realizó de este periodo, la Declaración debía presentarse el 21 de febrero del 2.013 y se presentó el 27 de febrero, seis días después del vencimiento, el impuesto fue por valor de $915.000, la sanción por $268.000 y los interés de mora $10.000, hay un valor totalmente diferente a lo que se tiene en soportes. El recibo oficial de pago es el No 7907809964300. Se aplica la sanción del 5% sobre el valor del impuesto, y los intereses se llama directamente a la DIAN para su respectiva liquidación, de ahora en adelante se tomaran las medidas respectivas para que se presente las obligaciones tributarias al día. Con relación a las diferencias se irá a la Administración de Impuestos-Seccional Barrancabermeja para averiguar la diferencia y así tener conocimiento al respecto de los recibos diferentes y de los valores aplicados ya que afecta a los funcionarios.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado y se evidencia la negligencia y falta de gestión al no cancelar oportunamente los valores a la DIAN así como al no efectuar gestiones administrativas para una conciliación, por lo tanto se confirma el incumplimiento por no cancelar oportunamente las obligaciones con los diferentes entes, por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo de tipo Fiscal-Disciplinario y Administrativo. Aclarando que el deber funcional del recaudo y consignación corresponde por manual de funciones a la secretaria de hacienda y tesorera, por lo tanto se desvirtúa la presente responsabilidad de los Alcaldes como los contadores. Así mismo se involucra al proceso a los siguientes Secretarios de Hacienda con funciones de tesorero, quienes por su negligencia olvidaron cancelar oportunamente estos valores a la DIAN, junto con sus valores respectivos de sanciones e intereses y en quienes recaía la obligación de los giros en forma oportuna de las vigencias imputadas: VIGENCIA VALOR RESPONSABLE

2006 $50.554.000 JORGE GUERRERO – LIBIS LOPEZ

2007 $121.127.000 LIBIS LOPEZ

2008 $43.095.000 GUAIMER NAGGLES – MARCOS PONSE MACHADO

2009 $131.591.000 OLGA LUCIA SANCHEZ

2010 $838.000 YESICA NIÑO PAEZ – IRENE CASTAÑEDA

2013 $1.592.000 CAROLINA VARGAS GUERRERO

TOTAL $348.797.000




INFORME DEFINITIVO


UTILIDAD DEL EJERCICIO

Finalmente se evidencia que producto de la ejecución de sus ingresos operacionales y no operacionales y los gastos, la Alcaldía municipal de Puerto Wilches, reportó un excedente de $14.283.491.845, con un incremento del 13% con relación al excedente del ejercicio presentado en el 2011. VIGENCIAS FUTURAS Según certificado firmado por el alcalde encargado, no se comprometieron recursos por vigencias futuras durante la vigencia 2012. Sin funcionalidad el comité de sostenibilidad contable El equipo auditor deja evidencia la falta de funcionamiento del comité de sostenibilidad contable, dado que existen partidas en el Balance de Comprobación que deben ser objeto de análisis mediante este comité, por lo tanto se hace necesario de manera inmediata se inicie el proceso de sostenibilidad contable, con miras a que la información reportada en sus estados financieros estén debidamente registradas, clasificadas, operaciones y hechos económicos que permitan dar la razonabilidad a las cifras, cumpliendo así con la revelación, utilidad y comprensibilidad de la información, con el fin de dar una opinión sobre la razonabilidad de las cifras reportadas en los estados financieros estáticos y dinámicos. Es de recordar a la Administración que esta recomendación se encuentra dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia 2011, el cual se encuentra aún en ejecución. 1.2.1.1.1. Dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros.

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000617 de 2010, y el Plan General de Auditorías 2013, practicó Auditoria Regular a la ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES a la vigencia 2012, a través del examen del Balance General al 31 de diciembre de 2012 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social, con corte a las misma fecha, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la Administración y reflejan su gestión. La información verificada corresponde a la suministrada por la Entidad en medio físico, magnética, la información rendida al SIA, así como la suministrada al equipo auditor en desarrollo del trabajo de campo.

2012 2011

EXCEDENTE EJERCICIO 14.283.491.845 12.602.400.807

11.500.000.000

12.000.000.000

12.500.000.000

13.000.000.000

13.500.000.000

14.000.000.000

14.500.000.000

ciif

ras

en

mile

s d

e p

eso

s EXCEDENTE EJERCICIO




INFORME DEFINITIVO


Con base en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de los Estados Financieros, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta Entidad que incluyen la aplicación de las normas de Auditoría Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2012, según concepto rendido por la Contadora Pública BEATRIZ MANTILLA JAIMES, con tarjeta profesional No. 67401-T, expresa: OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2012. La opinión Adversa o Negativa, se emite para ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES; teniendo en cuenta los hallazgos obtenidos y los errores e incertidumbres encontrados, que afectan la razonabilidad de los estados contables consolidados y que suman $36.186.201.341, valor que representa el 39% del activo total del Municipio; porcentaje que se encuentra dentro del rango del 10%, que corresponde a este tipo de opinión, según la siguiente operación:

VALOR TOTAL DEL ACTIVO ……………$91.788.039.263 miles de pesos

VALOR DE LA INCERTIDUMBRE ……………$ 36.186.201.341 miles de pesos

PORCENTAJE DE INCERTIDUMBRE ……………$ 36.186.201.341 / $91.788.039.263 = 39%

Tabla 7. Valor de la incertidumbre (Miles de pesos)

CUENTA VALOR

CAJA PRINCIPAL-DESCUENTOS IMPTOS $1.164.449.829

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO $35.021.751.512

Total Incertidumbre $36.186.201.341

El rubro de Caja Principal por valor de $1.164.449.829 no se ha depurado.

La Propiedad Planta y Equipo, no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son los Terrenos, Edificios y demás Muebles y Enseres, no cuenta software de inventarios que le permita en cualquier momento establecer el valor real de ellos.

Existen cuentas bancarias pendientes por depurar en la vigencia 2012 La reserva financiera actuarial por valor de $8.625.404.418, el mismo valor

contabilizado en la vigencia 2011, el cual no se ha actualizado a valor real en la vigencia 2012.

Falta causación de los intereses moratorios del impuesto predial en los Estados Financieros el cual el software GD los liquida automáticamente y en forma diaria.

El equipo auditor deja evidencia la falta de funcionamiento del comité de sostenibilidad contable, dado que existen partidas en el Balance de Comprobación que deben ser objeto de análisis y depuración, mediante este comité

1.2.1.2 GESTION PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 100.0

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 100.0




INFORME DEFINITIVO


Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Para la vigencia 2012 el Concejo Municipal de Puerto Wilches, aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo No. 009 de Noviembre 22 de 2011, el cual fue liquidado por Decreto No. 174 de Diciembre 22 de 2011 por valor de $20.777.366.484.

El Municipio de Puerto Wilches mediante Acuerdo No. 087 de Diciembre 08 de 1996 expidió el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de Puerto Wilches por medio del cual adoptó los conceptos y movimientos presupuestales que manifiesta el Decreto Orgánico de Presupuesto, así como las responsabilidades de las personas que intervienen en el manejo presupuestal de la entidad.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento: Tabla N° Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

RECAUDADO

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINTIIVO VALOR % (Recaudo/Definitivo)

20.777.366.484 32.235.266.752 8.570.124.806 44.442.508.430 41.445.177.771 93%

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal

Grafica N° Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012

Según la tabla anterior se observa un recaudó del 93% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar el 7% del mismo. El presupuesto de ingresos está compuesto de la siguiente manera: Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL VIGENCIA 2012

DETALLE INICIAL DEFINITIVO RECAUDADO % RECAUD

/ DEFI

PRESUPUESTO DE INGRESOS 20,777,366,484.00 44,442,508,430.96 41,445,177,711.14 93%

INGRESOS CORRIENTES 20,683,348,308.00 32,022,948,649.13 28,967,834,617.31 90%

INGRESOS TRIBUTARIOS 2,908,500,000.00 3,598,462,863.00 4,412,568,210.00 123%

DIRECTOS 620,000,000.00 662,133,981.00 759,980,309.00 115%

INDIRECTOS 2,288,500,000.00 2,936,328,882.00 3,652,587,901.00 124%

DEFINITIVO RECAUDADO

INGRESOS 2012 44.442.508.430,00 41.445.177.771,00

INGRESOS 2012

INGRESOS 2012




INFORME DEFINITIVO


INGRESOS NO TRIBUTARIOS 17,774,848,308.00 28,424,485,786.13 24,555,266,407.31 86%

TASAS Y DERECHOS 605,000,000.00 666,365,182.00 349,151,952.00 52%

MULTAS Y SANCIONES 35,320,000.00 93,397,448.00 109,377,542.00 117%

CONTRIBUCIONES 450,000,000.00 450,000,000.00 175,496,707.00 39%

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 7,172,528,308.00 8,373,314,405.00 8,257,222,170.95 99%

OTRAS TRANSFERENCIAS 9,512,000,000.00 18,841,408,751.13 15,664,018,035.36 83%

RECURSOS DE CAPITAL 94,018,176.00 12,419,559,781.83 12,477,343,093.83 100%

RECURSOS DEL BALANCE 94,018,176.00 12,419,559,781.83 12,477,343,093.83 100% Fuente: Grupo Auditor. Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012

Las ilustraciones anteriores reflejan la composición de los ingresos los cuales están distribuidos en ingresos tributarios de los cuales se recaudaron un total de $4.412.568.210 teniendo una participación dentro del recaudo definitivo del 10.64%, por ingresos no tributarios se recaudaron $24.555.266.407 siendo estos los más representativos dentro del presupuesto aportando el 59.24% al mismo y donde se encuentran otras transferencias con un monto de $15.664.018.035 alcanzando el 63.79% de este grupo, los ingresos de capital recaudaron un total de $12.477.343.093, siendo estos el 30.10% del presupuesto ejecutado para la vigencia 2012. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS La Ejecución Presupuestal de Gastos presenta el siguiente comportamiento.

Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2012 (cifras en pesos)

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES CREDITOS COMPROMETIDO PORC

20.777.366.484 32.235.266.752 8.570.124.806 8.917.750.878 23.243.015.752 52%

Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Gastos 2012

ING. TRIBUTARIOS

ING. NO TRIBUTARIOS

RECURSOS DE CAPITAL

Series1 3.598.462.863 28.424.485.786 12.419.559.781

Series2 4.412.568.210 24.555.266.407 12.477.343.093

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS 2012

DEFINITIVO COMPROMETIDO

GASTOS 2012 44.442.508.430,00 23.243.015.752,00

GASTOS 2012

GASTOS 2012




INFORME DEFINITIVO


En el presupuesto de gastos se observa que se comprometió el 52% con relación al presupuesto definitivo. Fuente: Grupo Auditor. Distribución de la Ejecución presupuestal de Gastos Vig 2012 (cifras en pesos)

DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMISO %

PRRESUPUESTO DE GASTOS 20,777,366,484.00 44,442,508,430.96

23,243,015,752.09 52%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2,867,257,267.00 4,005,267,121.00

3,574,304,149.15 89%

SECCION No 01 CONCEJO MUNICIPAL 166,992,072.00 181,870,165.00

181,811,545.00 100%

SECCION No 02 PERSONERIA MUNICIPAL 80,340,000.00 85,005,000.00

85,005,000.00 100%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2,619,925,195.00 3,738,391,956.00

3,307,487,604.15 88%

GASTOS DE INVERSION 17,827,596,904.00 38,202,728,996.96

17,680,932,119.98 46%

SECTOR EDUCTIVO: EDUCACION SIN FRONTEREAS 4,010,526,408.00 6,640,415,933.27

1,312,817,435.69 20%

SECTOR SALUD "EN SALUD Y BIENESTAR PRIMERO LA GENTE" 5,043,049,120.00 10,245,642,896.28

7,630,616,796.53 74%

SECTOR VIVIENDA: "VIVIENDA DIGNA CON CALIDAD" 650,729,802.00 1,853,574,103.55

407,258,091.29 22%

SECTOR SANEAMIENTO BASICO EFICIENTE Y AGUA POTABLE CON CALIDAD 2,922,237,783.00 10,983,002,355.65

4,504,723,148.35 41%

SECTOR RECREACION DEPORTE Y CULTURA 410,443,041.00 1,160,550,169.85

1,004,569,279.95 87%

SECTOR PLANEACION Y PROYECTOS 1,123,000,000.00 317,248,210.00

102,254,816.00 32%

SECTOR GESTION PUBLICA Y SOCIAL 45,000,000.00 108,917,165.00

93,900,000.00 86%

SECTOR DEFENSA Y SEGURIDAD HUMANITARIA 57,000,000.00 -

-

SECTOR ADULTO MAYOR 300,000,000.00 73,360,173.00

65,703,013.00 90%

SECTOR JUSTICIA, CONCILIACION Y SEGURIDADCIUDADANA 656,000,000.00 991,662,448.06

640,478,945.00 65%

SECTOR EQUIPAMIENTO URBANO Y RURAL 103,434,400.00 107,701,801.29

39,275,023.79 36%

SECTOR PROMOCION SOCIAL - 872,586,100.73

120,153,000.00 14%

SECTOR AGROECUARIO: PUERTO WILCHES AGROCOMPETITIVO 220,000,000.00 122,320,502.00

89,561,000.00 73%

SECTOR TURISMO: - 16,106,834.00

- 0%

SECTOR DESARROLLO EMPRESARIAL - 15,101,667.00

- 0%

SECTOR VIAS E INFRAESTRUCTURA 564,879,912.00 2,389,562,225.70

296,829,194.90 12%

SECTOR : ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES 1,254,274,438.00 1,879,919,162.16

1,211,868,110.06 64%

SECTOR : OTROS SERVICIOS PUBLICOS 70,000,000.00 188,051,108.50

62,796,202.50 33%

SECTOR : MEDIO AMBIENTE 397,022,000.00 132,298,299.92

48,528,862.92 37%

SECTOR : SECTOR FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL - 104,707,841.00

49,599,200.00 47%

SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA 82,512,313.00 2,234,512,313.00

1,987,779,482.96 89%

La tabla anterior refleja la distribución de los gastos del municipio; el 76.06% del total de los compromisos lo representa la inversión con un total de $17.680.932.119 seguido por los gastos de funcionamiento con un total de $3.574.304.149 representando el 15.37% de lo comprometido y el servicio a la deuda tiene una participación del 8.55% con un total de $1.987.779.482. Es de anotar que según certificación del 04 de junio de 2013 expedida por la Contraloría General de la República, los Ingresos Corrientes de Libre destinación para la vigencia 2012, alcanzaron un total $5.023.705.000 y los gastos de funcionamiento representan el 45.21% de los ICLD, dando cumplimento a lo establecido en la Ley 617 de 2000.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 37 El concejo municipal tenia para la vigencia 2012 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $176.431.563 cifra calculada según lo estipulado en la ley 617 de 2000, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad incumplió con lo establecido en la ley en mención, ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a $181.811.545, excediéndose en $5.379.982 de lo permitido. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO


Alexander Rincón García - Presidente del Honorable Concejo Carolina Vargas Guerrero - Secretaria de Hacienda Municipal

NORMA VIOLADA Art. 10 Ley 617 de 2000

RESPUESTA ENTE AUDITADO “De conformidad con la Ley 617 de 2002, el presupuesto total que le correspondía al Honorable Concejo Municipal vigencia 2012, era por la suma de ciento ochenta y un millón ochos once mil quinientos cuarenta y cinco ($ 181.811.545.00) y no de ciento setenta y seis mil cuatrocientos treinta y un mil quinientos sesenta tres pesos ($176.431.563.00) como lo señala el equipo auditor. El presupuesto inicial para el Concejo Municipal fue de $166.933.452 y unas adiciones por $ 14.878.093.00 correspondiente al 1.5% del mayor recaudo por concepto de ingresos corrientes de libre destinación y recursos propios, con forme a detalle que se anexa al respecto. Anexo:

- Detalles de ingresos. 1 folio - Oficio del Concejo Municipal donde anexan documentos de prueba, en fundamento

de desvirtuar el presente hallazgo.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La ley 617 de 2000 en su artículo 20, establece que los concejos en los municipios de sexta categoría tendrán un máximo de 70 sesiones ordinarias y hasta 12 extraordinarias, teniendo en cuenta lo anterior el grupo auditor evidencio un excedente en el gasto de la corporación, mas sin embargo analizada las respuesta enviada por la entidad se evidencia que la Ley 1368 de 2009 modifico el articulo antes mencionado, dando un máximo de hasta 20 sesiones extraordinarias, aumentando el permitido de gastos, por lo anterior se acepta la controversia y se desvirtúa el hallazgo en todos sus alcances. La Personería Municipal tenía para la vigencia 2012 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $85.005.000, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad cumplió con lo establecido en la Ley 617 de 2000 ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a $85.005.000.




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Grupo Auditor. Comportamiento Presupuestal de Gastos 2011 – 2012 (cifras en pesos)

SITUACION PRESUPUESTAL

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS – RECAUDO 41.445.177.711

GASTOS – COMPROMISOS 23.243.015.752

DIFERENCIA – RESULTADO PRESUPUESTAL 18.202.161.959 Fuente: Equipo Auditor. 12 Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos)

Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la Alcaldía de Puerto Wilches presenta un resultado presupuestal por valor de $18.202.161.959, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, comprometiendo el 83% con relación al presupuesto recaudado de la vigencia 2012, evidenciando una regular gestión en la ejecución de gastos. HALLAZGO Nro. 38 La Alcaldía Municipal de Puerto Wilches no presenta una buena ejecución de gastos mostrando un saldo por ejecutar de $18.202.161.959, principalmente en los gastos de inversión de los cuales solo se llegó a comprometer el 46%, dentro de los cuales se encuentran sectores como el educativo, convenios de gestión social en salud, vivienda digna con calidad, programa estratégico de agua potable para la población, de los cuales no superan el 25% de ejecución, lo que evidencia una mala planeación presupuestal incidiendo negativamente en el bienestar de la comunidad del municipio, situación que debe ser de atención prioritaria para evitar futuras sanciones por parte del Departamento Nacional de Planeación lo cual se constituiría en un detrimento patrimonial, por lo anterior se configura un hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento de la entidad.



GATOS DE FUNCIONAMI

ENTO

GTOS DE INVERSION

SERVICIO A LA DEUDA

Series1 4.005.267.121 38.202.728.996 2.234.512.313

Series2 3.574.304.149 17.680.932.119 1.987.779.482

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS 2012




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “Nuestro Plan de desarrollo municipal, que es la ruta de trabajo de uno como alcalde, fue aprobado por el honorable concejo municipal a través de acuerdo del día 30 de mayo del 2012, y luego sancionado dentro del término legal. Lo anterior quiere significarnos que en el año 2012, prácticamente no tuvimos sino algo de seis (6) meses para ejecutar el presupuesto de esa vigencia, por lo que se demuestra una baja inversión. Para el año 2013. Ya la ejecución se hizo casi al borde del 100%”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR La vigencia revisada dentro del trabajo de auditoria fue el correspondiente al año 2012, donde se evidencio la baja ejecución de los recursos, corresponderá a la revisión de la vigencia 2013 corroborar si se realizó la inversión adecuada dentro del municipio y si se han seguido los lineamientos plasmados en el plan de desarrollo municipal, por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo administrativo y se incluirá dentro del plan de mejoramiento. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Fuente: Grupo Auditor. Actos administrativos de modificación del Presupuesto 2012 (cifras en pesos)

MODIFICACION ACTO Administrativo FECHA VALOR

ADICION DECRETO 00005 31/01/2012 9,447,921,870.51

ADICION DECRETO 019-12 23/03/2012 6,583,998,531.17

ADICION DECRETO 048-12 03/07/2012 4,961,668,483.32

ADICION DECRETO 89 -12 22/08/2012 5,958,413,000.00

ADICION DECRETO 146-12 02/11/2012 1,707,518,688.00

ADICION ACUERDO 027 2012 26/12/2012 3,575,746,179.96

32,235,266,752.96

REDUCCIONES 2012


REDUCCION DECRETO 071-12 03/08/2012 8,570,124,806.00

8,570,124,806.00

CREDITO Y CONTRACREDITO 2012


CR Y CC DECRETO 004-12 02/02/2012 70,224,092.00

CR Y CC DECRETO 0459 31/05/2012 190,248,000.00

CR Y CC DECRETO 046 31/05/2012 105,000,000.00

CR Y CC DECRETO 88-12 22/08/2013 7,461,916,884.63

CR Y CC DCERTO 092-2012 30/08/2012 60,550,000.00

CR Y CC DECRETO 169-12 29/11/2012 175,462,745.00

CR Y CC DECRETO 170-12 29/11/2012 854,349,156.65

8,917,750,878.28

Se evidenció que se realizaron ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando adecuarlo a la ejecución de los proyectos o los gastos efectuados y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal, realizando las respectivas modificaciones, las cuales están debidamente soportadas mediante actos administrativos aprobados y justificados.




INFORME DEFINITIVO


RESERVAS PRESUPUESTALES Durante la vigencia 2011, se asumieron compromisos que dieron lugar a que en la siguiente vigencia, se constituyeran reservas presupuestales de la siguiente manera:

CODIGO PRESUPUESTAL DETALLE VALOR

0301 Gastos de funcionamiento $10.807.546

0303 Gastos de Inversión $9.437.114.324

TOTAL $9.447.921.870

Estos recursos fueron adicionados al presupuesto de la vigencia 2012 mediante Decreto No.00005 de Enero 31 de 2012.

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES SELECCIONADOS PARA REVISAR Análisis del Rubro Por Estampilla Adulto Mayor El municipio de Puerto Wilches mediante Acuerdo No.44 de Noviembre 20 de 2009 creó la estampilla para el bienestar del adulto mayor para dar cumplimiento a la Ley 1276 de 2009, por este rubro se recaudaron $462.622.620 de los cuales se comprometieron $74.600.000 equivalente al 16% del recaudo.

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDO

1.1.2.4 Fondo Estampilla Municipal Pro Adulto mayor

300.000.000 242.849.747 542.849.747 462.622.620

RUBRO CONCEPTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

2.2.1.02 Estampilla Municipal Pro Adulto Mayor 300.000.000 542.849.747 74.600.000

Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

OBJETO CONTRACTUAL VALOR DEL CONTRATO

Prestar los servicios profesionales y de apoyo a la gestión del municipio de Puerto Wilches, como asistente del programa adulto mayor según contrato de prestación de servicios No.012 de 2012. $5.600.000

Prestar los servicios de apoyo a la gestión del municipio de Puerto Wilches, como asistente del programa adulto mayor según contrato de prestación de servicios No.070 de 2012. $7.000.000

Prestación de servicios como auxiliar en programas de formación para la atención integral y social a la población de tercera edad según contrato de prestación de servicios No029 de 2011. $1.588.363

Contrato de apoyo a un programa de interés público No.016 de 2011 celebrado entre el municipio de Puerto Wilches y fundación centro de bienestar del adulto mayor para construcción, dotación y mejoramiento del centro vida del municipio de Puerto Wilches. $51.514.650

Garantizar el apoyo y la asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I y II del sisben en condición de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del municipio de Puerto Wilches. $29.700.000

Garantizar el apoyo y la asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I y II del sisben en condición de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del municipio de Puerto Wilches. $16.800.000

Suministro de víveres y apoyo integral del adulto mayor en el corregimiento de vijagual. $15.500.000

TOTAL $127.698.013

Fuente: Grupo Auditor. Contratación Celebrada bajo el rubro (Estampilla Pro Adulto Mayor)(cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO Nro. 39

Como se evidencia en el cuadro anterior el municipio de Puerto Wilches tan solo ejecuto el 16% de lo recaudado por estampilla pro – anciano, dejando un saldo en reservas de $468.249.747, incumpliendo con la Ley 1276 de 2009 la cual indica los lineamientos para la inversión de estos recursos en los centros vida, tipificándose como una presunta observación DISCIPLINARIA y ADMINISTRATIVA para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que deberá ser suscrito por la entidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO


NORMA VIOLADA Ley 1276 de 2009

RESPUESTA ENTE AUDITADO “Si bien es cierto que la ejecución de este rubro solo se dio en un 16%, esto tiene su sustento en las siguientes consideraciones:

1. Nuestro plan de desarrollo 2012 – 2015, se aprobó a través de acuerdo del 30 de mayo de 2012.

2. En la secretaria de desarrollo social del departamento, entidad que asesora a los municipios en este tema, no tenían la claridad suficiente sobre la manera como los municipios deberían generar este tipo de contratación, teniéndose la claridad necesaria solo hasta el segundo semestre del 2012.

3. En nuestro municipio de Puerto Wilches en el año 2012, solo existían 3 centros vida habilitados para presentar los servicios, que se hace mención en la ley 1276 de 2009, y no se pudo realizar la contratación sino con dos centros vida, uno a través de contrato de asociación No. 130 del 20 de septiembre de 2012, por valor de $34.700.000.00 y el otro contrato de asociación 145 del 24 de octubre 2012, por valor de $19.800.000.00. con el otro centro vida, esto es, la fundación centro de bienestar del adulto mayor del casco urbano del municipio de Puerto Wilches, no se pudo llegar a una contratación, por que solicitaban que se le giraran los recurso directamente sin que se hiciera contrato. Incluso, acudieron a la acción de tutela, a la que perdieron en primera y segunda instancia.

Las anteriores son razones y argumentos más que significativos para demostrar que la baja ejecución de dichos recursos no se debió aúna omisión o desinterés de nuestras partes; es decir, razones ajenas a nuestra voluntad. Así mismo el grupo auditor realizo visitas a los 3 centros vida establecida y constato los respectivos convenios y ejecución en beneficio de los adultos mayores, mal aria la administración municipal en el año 212, haber invertido unos recursos sin un sustento jurídico. Estaría la administración municipal contraria a la norma y se hubiera causado un daño al patrimonio municipal. En el año 2013, con el conocimiento de la normatividad que regula esta materia, no solo por nosotros como municipio sino por los citados 3 centros vida la inversión de tales recursos se hizo en un 100% incluyendo los saldos que han quedado por ejecutar de la vigencia 2012 y que se adicionaron al presupuesto de la vigencia 2013.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR

El equipo auditor no ve razonable que un municipio de las condiciones de Puerto Wilches de razón de que no conocen la normatividad que les compete para invertir los recursos y más cuando es una norma que a la fecha de los hechos ya tenía 3 años en vigencia, tampoco se entiende como la entidad responde que mal haría el municipio en invertir los recursos sin sustento jurídico, cuando existe la ley 1276 de 2009, la cual indica la manera en que se debe hacer efectiva esta ejecución




INFORME DEFINITIVO


encaminada a favorecer a un población vulnerable como los adultos mayores, se tiene como evidencia la visita que realizaron los funcionarios auditores en donde efectivamente se comprobó que los recursos no invertidos en el año 2012 se están invirtiendo en la vigencia 2013, por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo administrativo y se desvirtúa el hallazgo disciplinario.

Análisis de Rubro de Estampilla Pro cultura

El municipio de Puerto Wilches mediante acuerdo No. 008 de 19 de Septiembre de 2006 creo la estampilla Pro Cultura la cual esta direccionada a motivar, crear, e investigar la actividad artística y cultural y promover el fortalecimiento de las expresiones culturales y el funcionamiento de espacios públicos apropiados, por éste concepto se recaudó un total de $24.866.870, y se comprometieron $50.000.000, equivalentes al 200% del recaudo, utilizando recursos de vigencias anteriores. Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Ingresos (Estampilla Pro Cultura) (cifras en pesos)


1.1.2.4.03 Estampilla Pro Cultura 60.000.000,00 - 60.000.000,00 24.866.870,00

Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Cultura ) (cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

2.1.1.6.2.02.01 Estampilla Pro Cultura 60.000.000,00

60.000.000,00 50.000.000,00

Fuente: Grupo Auditor. Contratos celebrados bajo el Rubro (Pro Cultura) (cifras en pesos)

CONCEPTO VALOR DEL CONTRATO

Prestar los servicios de apoyo a la gestión del municipio de Puerto Wilches, como bibliotecaria municipal en el centro de convivencia ciudadana según contrato de prestación de servicios número 021 de 2012.

$6.000.000

Prestar los servicios de apoyo a la gestión del municipio de Puerto Wilches, como bibliotecaria municipal en el centro de convivencia ciudadana según contrato de prestación de servicios número 088 de 2012.

$3.000.000

Apoyo para eventos culturales apoyo logístico para el desarrollo de valores, formación y expresiones artísticas, culturales, según contrato 0212 de 2012.

$1.000.000

Anuar esfuerzos para la realización y celebración de la cuarta ferias y fiestas agro turísticas del municipio de puerto wilches – Santander contrato interinstitucional 0136 de 2012.

$40.000.000

TOTAL $50.000.000

Análisis del Rubro del Fondo de Seguridad Ciudadana El artículo 6 de la ley 1106 de 2006 establece que todos los contratos de obra ejecutados por el municipio deben aportar el 5% de su valor al fondo de seguridad y convivencia ciudadana, el municipio de Puerto Wilches adopto el fondo de seguridad con carácter de fondo cuenta con Acuerdo No.33 de 2009, por este rubro se recaudaron $281.041.149 y se comprometieron $274.085.582 el cual corresponde al 98% del recaudo. Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Ingresos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


1.1.2.6.03.02 Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana

450.000.000 105.544.442 555.544.442 281.041.149

Fuente: Grupo Auditor. Ejecución Presupuestal de Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


CODE_PTO DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

2.2.1.02 Fondo de Seguridad y convivencia ciudadana

450.000.000 555.544.442 274.085.582

Fuente: Grupo Auditor. Contratos celebrados bajo el Rubro (Fondo de Seguridad Ciudadana) (cifras en pesos)

CONCEPTO VALOR DEL CONTRATO

El pago de servicios públicos según factura 120121319 $165.480

El pago de servicios públicos según factura 65306 $194.778

El pago de servicios públicos para la policía acantonada en el municipio de Puerto Wilches

$42.810

El pago de servicio de agua para la policía de puerto wilches según factura 73289 $65.353

El pago de servicios públicos para la estación de policía de puerto wilches $8.479.562

El pago de servicios públicos para la base militar de puente Sogamoso $525.260

El pago de servicios públicos para la policía nacional según factura 120009377 $97.050

Suministro de gasolina corriente y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinarias de combustión interna de la policía nacional en el municipio de Puerto Wilches

$15.000.000

Prestación de servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y reparación de las motos de la policía nacional destacada en el municipio de Puerto Wilches y suministro de elementos e insumos necesarios para ella

$15.000.000

El pago de servicios públicos de la policía nacional del municipio de Puerto Wilches según consumo numero 00085253

$192.629

Suministro de plan corporativo de equipos de comunicación para prestar los servicios de seguridad entre la policía nacional y alcaldía municipal de puerto wilches

$10.370.283

Prestación de los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y reparación del vehiculo luv D-max Diesel new 3.0 4x4 placas 35-0232 de la policía nacional del municipio de Puerto Wilches

$12.000.000

Prestación de los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y reparación del vehiculo luv D-max Diesel new 3.0 4x4 placas 35-0232 de la policía nacional del municipio de Puerto Wilches

$8.684.359

Realizar mantenimiento al parque automotor de la policía nacional del municipio de Puerto Wilches

$350.000

Mantenimiento al parque automotor de la policía nación de Puerto Wilches $5.000.000

Pago de servicios de gas para la estación de policía acantonada en el municipio de Puerto Wilches

$113.130

Prestación de servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y reparación del vehiculo tipo camioneta osk-308 de propiedad del municipio de Puerto Wilches

$27.950.031

Pago de servicios públicos (energía) de la estación de policía del municipio de Puerto Wilches

$3.771.290

Pago de servicios públicos (gas) para la preparación de alimentos a la base militar de puente Sogamoso factura 120841986

$699.580

Pago de servicios públicos (gas) para la preparación de alimentos a la policía nacional acantonada en el municipio de Puerto Wilches

$60.800

Suministro de combustible y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinarias de combustible interna de la policía nacional de puerto wilches según contrato 075 de 2012

$15.500.000

Pago de servicios públicos (energía) para la policía nacional de puerto wilches según factura 1299332-3

$15.500.000

Para el adicional al contrato numero 061 de 2012 $4.500.000

Servicio de alimentación para la fuerza publica ejercito y armada nacional según contrato de prestación de servicios numero 124 de 2012

$15.500.000

Suministro de combustible y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinas de combustión interna y demás actividades de la policía nacional del municipio de puerto wilches

$15.500.000

Suministro de combustible y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinas de combustión interna y demás actividades de la policía nación de puerto wilches según contrato numero 135

$10.000.000

Anuar esfuerzo de cooperación para la realización de la jornada cívico militar en los corregimientos del sector de la línea del municipio de puerto wilches según contrato

$45.000.000




INFORME DEFINITIVO


141 de 2012

Pago por recompensa a un ciudadano por dar información a la policía para la captura de tres personas según resolución 982 de 2012

$1.500.000

Pago de servicios públicos (energía) para la estación de policía del municipio de puerto wilches

$1.747.843

Pago de servicios públicos (gas) para la policía nacional del municipio de puerto wilches

$41.790

Pago de servicios públicos (gas) para la base militar del corregimiento de puente Sogamoso – puerto wilches

$414.190

Adicional al contrato numero 135 de 2012 $5.500.000

Pago de servicios públicos (energía) para la estación de servicios del municipio de puerto wilches

$1.720.030

Adicional 2 al contrato 061 de 2012 $5.124.190

Suministro de combustible corriente y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o manquinaria de combustión interna y demás actividades de la fuerza publica del municipio de puerto wilches CD 00433

$15.500.000

Suministro de combustible corriente y acpm para los vehículos que conforman el parque automotor y aparatos o maquinaria de combustión interna y demás actividades de la fuerza pública del municipio de puerto wilches CD 12 - 00465

$15.500.000

Pago de servicios públicos (energía) para el estación de policía del corregimiento de vijagual

$4.331.481

Pago de servicios públicos (gas) para la estación de policía nacional municipio de puerto wilches

$83.740

Pago por recompensa para lograr efectivamente la individualización de los autores materiales de un asesinato

$2.000.000

Pago de servicio de energía para la policía nacional del municipio de puerto wilches $3.350.587

Pago de servicios de gas para la policía nacional del municipio de puerto wilches $83.740

Pago de servicios públicos para la base militar de puente Sogamoso $433.390

Pago de servicios de agua para el municipio de puerto wilches $11.426

TOTAL $274.085.582

HALLAZGO Nro. 40 El municipio de Puerto Wilches recaudo por concepto de fondo de seguridad ciudadana, $281.041.149 y comprometió el 98% que equivale a $274.085.582, mas sin embargo revisando la relación de los contratos por este concepto y la manera en que se invirtieron estos recursos, se pudo observar que estos gastos de destinación específica es decir, se deben invertir “en dotación, material de guerra,

reconstrucción de cuarteles y otras instalaciones, compra de equipo de comunicación, montaje y operación de redes de inteligencia, recompensas a personas que colaboren con la justicia y seguridad de las mismas, servicios personales, dotación y raciones para nuevos agentes y soldados o en la realización de gastos destinados a generar un ambiente que propicie la seguridad ciudadana, la preservación del orden público, actividades de inteligencia, el desarrollo comunitario y en general a todas aquellas inversiones sociales

que permitan garantizar la convivencia pacífica” como lo indica la Ley 418 de 1997 en su artículo 122, se destinaron parcialmente para gastos de funcionamiento de las estaciones de policía acantonadas en el municipio, yendo en contra de la ley en mención la cual les indica la forma de invertir estos recursos, por lo anterior se tipifica un hallazgo DISCIPLINARIO y ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que será suscrito por la entidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO


GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde CAROLINA VARGAS GUERRERO - Secretaria de Hacienda Municipal

NORMA VIOLADA Art. 122 Ley 418 de 1997




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ENTE AUDITADO “Revisando los planes de mejoramiento, el municipio ha suscrito con la Contraloría General de Santander, este tipo de hallazgo nunca había existido, a pesar de que con el fondo de seguridad se ha venido pagando los servicios públicos domiciliarios de la policía acantonada en la cabecera municipal de Puerto Wilches y en el corregimiento de Vijagual, así como el batallón de BAEV 7 ubicado en el corregimiento de Puente Sogamoso de esta municipalidad. Además estos pagos se hicieron en virtud de solicitud hechos por estos entes de seguridad ya que en su concepto si se podían pagar estos servicios públicos con recursos de fondo cuenta, por tratarse de una necesidad para garantizar la seguridad en dichas instituciones. Afínales del año 2013, que se tuvo claridad sobre la inversión de estos recursos el municipio, no siguió realizando estos pagos. Doctor Castro, en fundamento de lo expuesto le solicito con todo respeto que viabilicé la posibilidad de autorizar una mesa de trabajo, la cual estaría conformada por los funcionarios de su ente de control y los jefes de despacho de mi gabinete municipal y los asesores jurídicos, con el fin de controvertir las observaciones planteadas por el equipo auditor. Quedo atento a su pronunciamiento y demás fines pertinentes.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El pago de servicios públicos se estipula como un gasto de funcionamiento, y la Ley 418 de 1997 en su artículo 122, no incluye los gastos de funcionamiento como destinación para recursos del fondo cuenta, pero teniendo en cuenta que son gastos relacionados para la prestación de los servicios de seguridad ciudadana y no está excluido expresamente como hecho que no puede incluirse, por lo anterior el equipo auditor desvirtúa el presente hallazgo en todo su contenido.

1.3 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

No

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA INFORME

A D P F S

1 X

Aspectos Generales de Contratación: Falta de notificación a los supervisores, no se anexa plan de compras, ni certificado del Banco de Proyectos, No se notifica al equipo evaluador

German Hernando Duran Caicedo - Alcalde

10

2 X

Falta de verificación y pago de aportes al sistema de seguridad social

German Hernando Duran Caicedo - Alcalde 11

3 X

Falta de documentación al expediente contractual y ausencia de firmas


12

4 X

Falta de documentación que trata sobre la habilitación del servicio público de transporte escolar


16

5 X

Falta de publicación de los procesos contractuales en el SECOP


18

6 X Falta de idoneidad en el contratista

German Hernando Duran Caicedo – Alcalde.

20




INFORME DEFINITIVO


7 X X

No existe veracidad en la información contractual registrada en el SIA


21

8 X

No se tiene un mecanismo de control y seguimiento en el consumo del combustible


23

9 DESVIRTUADO 24

10 X

Para legalización del convenio se muestran obligaciones anteriores a la fecha de suscripción del convenio, sin que estas obligaciones sean contraídas por el contratista


26

11 X No se tiene una realidad sobre la ejecución contractual


12 X No existe seguimiento contractual por parte del supervisor


13

X

La Administración municipal debe procurar, propender con acciones efectivas que ayuden al mejoramiento de los diferentes componentes ambientales, por lo cual se hace una observación

Administrativa.


30

14 X La Administración municipal debe procurar en aras de dar una mejor sostenibilidad ambiental a la comunidad, propender con acciones efectivas que ayuden al mejoramiento de los diferentes componentes ambientales, tales como preservación de las cuencas hidrográficas que surten el acueducto del casco urbano especialmente la Quebrada Sopla Viento, limpieza de los caños que circundan el área urbana, siembra de árboles y compra de terrenos adyacentes a los nacimientos de agua, por lo cual se genera una observación administrativa.


35

15 X El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con los modelos básicos de comunicación sistematizada como son la página Web de la entidad, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad


35

16 X PLAN DE MEJORAMIENTO 2011: La entidad debe continuar con las

German Eduardo Duran Caicedo – Alcalde Municipal

42




INFORME DEFINITIVO


acciones encaminadas a cumplir el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011.

17 X MECI: Se debe continuar con el proceso de implementación del MECI.


43

18 X LEY DE ARCHIVO: No se da cumplimiento a la Ley 594 del 2000, que estipula como obligación de los funcionarios velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación.

German Eduardo Duran Caicedo - Alcalde Municipal

45

19 X PLAN MAESTRO DE ALCANTARRILLADO: Se le conmina a la administración municipal estar gestionando ante la DNP y el Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico, el oportuno tramite de los ajustes requeridos, con el fin de poder solucionar los brotes de aguas negras en las vías del municipio.


48

20 X Mediante Acta Parcial Nro. 002 del 27 de diciembre de 2012, el municipio pagó a la E.S.E. Hospital Edmundo German Arias Duarte la suma de $64.966.116,20, y revisando el acta de liquidación del mismo contrato la Secretaria de Salud Departamental avala solo un valor de $40.106.790, lo que generó un pago de más por valor de $24.859.326,20, suma esta que la ESE debe reintegrar al municipio, por lo que se conmina a la Alcaldía Municipal hacer el respectivo $24.859.326,20 cobro del mayor valor girado.


48

21 X PLAN DE DESARROLLO: La administración solo ha dado cumplimiento al Plan de Desarrollo 2012 – 2015 en un 50.50% de su cometido, lo cual se debe procurar en el término que falta del mandato hacer los respectivos ajustes a las actividades programadas, con el fin de alcanzar a cumplir las metas fijadas para beneficio de la comunidad


52

22 X Soportes de caja menor sin

CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de

56




INFORME DEFINITIVO


legalización. Se evidencio que las facturas por servicio de refrigerios, es del mismo restaurante sin soporte de legalización del respectivo gasto, según soportes entregados hay por refrigerios la suma de $2.236.000.

Hacienda

23

X

Recaudos en efectivo de Impuestos Predial, Industria y Comercio y demás. Según arqueo a la tesorería se evidenció la existencia de efectivos recibidos y no consignados, el cual se guarda en el escritorio de la asistente de tesorería, ya que no tiene caja fuerte; se observa que se consigna cada tres o cinco días lo recibido diario.


57

24

X

Existencia de cuentas bancarias sin movimiento y cuentas en cero sin cancelarlas en la vigencia 2012: Analizadas las conciliaciones y los extractos bancarios de la vigencia 2012, se pudo verificar que existen cuentas bancarias de convenios ejecutados y que se encuentran sin liquidar a la fecha y sin movimiento alguno, e igualmente cuentas con saldos cero sin cerrarlas, un promedio de 77 cuentas en los respectivos Bancos


58

25

X

No gestión en recaudo Impuesto Predial y el Impuesto de Industria y Comercio y sus respectivos intereses moratorios


59

26

X

Se encuentra un saldo de $9.206.663.259, que corresponde a dineros entregados a los contratistas para ejecución de obras desde la vigencia 2006, este rubro se encuentra en plan de mejoramiento y saneamiento contable; a la fecha no se evidencia ningún adelanto sobre este proceso de saneamiento contable.


61

27

X

EMBARGOS JUDICIALES A diciembre 31 se observa un saldo por valor $7.319.141.719, la cual corresponde a embargos de las cuentas de ahorro del municipio que correspondía recursos


62




INFORME DEFINITIVO


propios, este rubro se encuentra plan de mejoramiento y saneamiento contable, se evidencia que no hay comunicación entre las dependencias de contabilidad, secretaria de hacienda por lo que se observó en los soportes entregados por el asesor jurídico de hacienda que hay varios procesos terminados por pago y levantamiento del embargo.

28

X

Falta causación de los intereses moratorios del impuesto predial en los Estados Financieros. En el trabajo de campo de la auditoria se evidenció que no se causaron los intereses moratorios por impuesto predial en los Estados Financieros de la vigencia 2012, el cual el software GD los liquida automáticamente y en forma diaria, por lo anterior no se refleja la situación real de los ingresos del municipio.


63

29

X

Se observó que la Propiedad, Planta y Equipo, no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son los Terrenos y demás Muebles y Enseres. Se evidenció que el rubro de semovientes por valor por $4.273.858, igualmente el rubro de equipo médico y científico por valor de $9.247.586 y el rubro de equipos de comedor, cocina, despensa por valor de $55.000, aparecen en los Estados Financieros y no se encuentran en los inventarios del municipio.


64

30

X

OTROS ACTIVOS. En este rubro se encuentra contabilizada la reserva financiera actuarial por valor de $8.625.404.418, el mismo valor contabilizado en la vigencia 2011, el cual no se ha actualizado a valor real,


64

31

X

Créditos Judiciales: Dentro de las Cuentas por Pagar en la vigencia 2012 se analizó el rubro SENTENCIAS Y CONCILIACIONES por valor de $395.720.518 de los cual hay


65




INFORME DEFINITIVO


resoluciones No.694- 695 del 21 de agosto de 2012 por medio del cual se ordena el pago en cumplimiento de Sentencia Judicial por valor de $388.452.192 correspondiente a una proceso laboral.

32

X

OTROS PASIVOS. Se encuentra el recaudo a favor de terceros por valor de $2.309.834.477 de vigencias anteriores por estampillas departamentales estos valores se están adeudando a la fecha, faltando la sanción e intereses por mora.


66

33

X

No se recauda el impuesto de ganado mayor ni menor. Dentro de los ingresos se evidenció que no se recauda el impuesto de ganado mayor y menor en la vigencia 2012, acción que debe cumplirse a partir de la promulgación del Acuerdo Nro. 013 del 17 de Mayo de 2013.


68

34

X X X

PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA.- No se realizaron en forma oportuna los pagos por concepto de Estampillas de la vigencia 2012.

ADMINISTRATIVO: German Hernando Duran Caicedo – Alcalde DISCIPLINARIO Y FISCAL: CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda

$1.560.180

69

35

X X X

PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA.- No se realizaron en forma oportuna los pagos por concepto de retención en la fuente de la vigencia 2012.

ADMINISTRATIVO: German Hernando Duran Caicedo – Alcalde DISCIPLINARIO Y FISCAL: CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda

$36.492.000

70

36

X X X

EMBARGO Y RETENCION DE LOS VALORES DE ECOPETROL POR CONCEPTO DE OLEODUCTOS POR PARTE DE LA DIAN POR SANCIONES-INTERESES Según oficio enviado el 03 de diciembre de 2013 por el grupo auditor a la DIAN, solicitando información sobre el expediente 200901380 donde ordenaban el embargo y retención de los valores que Ecopetrol S.A. deba como cuentas por pagar a el Municipio de Puerto Wilches, limitando la medida cautelar en la suma de $398.852.000, dineros que fueron consignados en la cuenta No. 680819193001 del

ADMINISTRATIVO: GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO – Alcalde DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2006: JORGE GUERRERO Y LIBIS LOPEZ. CUANTIA: $50.554.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2007: LIBIS LOPEZ CUANTIA: $121.127.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2008: GUAIMER NAGGLES – MARCOS PONSE MACHADO CUANTIA: $43.095.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2009: OLGA LUCIA SANCHEZ CUANTIA: $131.591.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2010: YESICA NIÑO PAEZ – IRENE CASTAÑEDA $348.797.000

71




INFORME DEFINITIVO


Banco Agrario-Sucursal B/bermeja.

CUANTIA: $838.000 DISCIPLINARIO Y FISCAL VIGENCIA 2013: CAROLINA VARGAS GUERRERO – Secretaria de Hacienda-Tesorera. CUATIA $ 1.592.000

37 DESVIRTUADO 81

38

X

El municipio presenta un superávit presupuestal de $18.202.161.959, cifra elevada teniendo en cuenta el presupuesto del municipio.


82

39

X

La ejecución del rubro presupuestal ESTAMPILLA PRO ANCIANO es inferior al 20% del recaudo


85

40 DESVIRTUADO 88 D= HALLAZGO DISCIPLINARIO A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL

1.4. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

Tipo Cantidad Cuantía

Administrativos 37

Fiscales 3 $386.759.180

Disciplinarios 3

Penales 0

Sancionatorios 1

TOTAL 44 $386.759.180

1.5 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION Esta calificación está dada por la aplicación de la Matriz de la GAT, luego de ingresar los datos y la valoración de las diferentes variables y factores que componen esta matriz con la información recopilada por el grupo auditor y la suministrada por la entidad, y cuyo resultado se expresa a continuación:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA AUDITADA 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 49.5 0.5 24.8

2. Control de Resultados 42.4 0.3 12.7

3. Control Financiero 30.0 0.2 6.0


Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

DESFAVORABLE




INFORME DEFINITIVO


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

La ponderación final para la gestión del Alcaldía Municipal de Puerto Wilches en la vigencia 2012, es de 43.5 Puntos, lo cual representa para el sujeto de control un concepto DESFAVORABLE en su gestión para la vigencia 2012. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO WILCHES no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 cuyo responsable es, GERMAN HERNANDO DURAN CAICEDO, Alcalde, NO SE FENECE.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) BEATRIZ MANTILLA JAIMES ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA Contador Público Secretario Grado 2 (ORIGINAL FIRMADO) CLAUDIA CECILIA HERNANDEZ VILLAMIZAR GERMAN PEREZ AMADO Auditor Fiscal Auditor Fiscal Nodo Comunero Nodo Soto y Mares

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

Nota: La funcionaria CLAUDIA CECILIA HERNANDEZ VILLAMIZAR, no firma el presente informe por haberse retirado de la entidad el día 13 de Enero de 2014. Por lo anterior el Doctor Walter Mayger Duarte Gómez, abogado de profesión en calidad de Auditor Fiscal del Nodo Comunero, reviso el presente informe en todo su contenido y firma como constancia. (ORIGINAL FIRMADO) WALTER MAYGER DUARTE GOMEZ Auditor Fiscal Nodo Comunero

german hernando duran caicedo...

Documents