Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa

Un proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único; limitado y regulado en recursos y en tiempo.

La Gerencia de Proyectos es la disciplina que consiste en organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de

alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

1. Gerencia de Proyectos

Los proyectos nacen de una necesidad

Un proyecto desde el punto de vista empresarial es definido como: “Una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por

personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y calidad”(Cano,2003).

Otro concepto de proyecto

Un proyecto también es definido como: “Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” e todo proyecto debe generar un entregable, el cual pueda

ser verificable y fácilmente identificable.

“La Gerencia de Proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y

coste planteados a su inicio.” (Cano, 2003).

La Gerencia de Proyectos implica tener que ejecutar actividades las cuáles estén asociadas a la correcta toma de decisiones y así poder resguardar, cuidar y administrar correctamente los

recursos tales como tiempo, dinero, Recurso Humano, materiales, energía, comunicación, entre otros, a fin de lograr los objetivos que se habían planteado desde el comienzo del proyecto.

Características generales de un proyecto

1. La primera característica general de un proyecto es su duración.

La posibilidad de finalización del proyecto esté determinada por la fecha en la que se logra cumplir los objetivos propuestos desde el comienzo del proyecto El proyecto puede finalizar cuando la necesidad por la cual fue creado ya no exista. La finalización del proyecto puede estar determinada cuando el proyecto sea cancelado.

2. a identificar que un proyecto entrega resultados únicos. Estos resultados pueden ser:

Productos (o artículos producidos que son cuantificables), servicios o resultados (Documentos, presentaciones, etc.).

3. La tercera característica hace referencia a que un proyecto debe realizarse de forma

gradual. Esto significa que el proyecto debe iniciar e ir aumentando con incrementos graduales, lo que permita tener control de las actividades, realizar controles continuos, detectar errores más fácilmente y realizar correcciones o arreglos en una etapa temprana y no cuando ya esté por finalizar el proyecto.

Entorno del proyecto

El desarrollo de un proyecto requiere estar enmarcado dentro de un contexto o entorno controlado en el cual se pueda desarrollar adecuadamente. Generalmente los proyectos se planifican dentro de contextos sociales, culturales, económicos, ambientales y educativos que puedan ser controlados y que de alguna manera logren garantizar que se desarrolle cumpliendo el objetivo esperado.

Entorno cultural y social: Responsabilidad y autoridad para gestionar el proyecto y que no afecte los grupos humanos que lo circundan.

Entorno internacional y político: Se requiere familiarización acerca de leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales aplicables en el proyecto. Además, se debe identificar el escenario político que podría afectar en determinado momento la ejecución de las actividades, permisos, husos horarios diferentes, días festivos nacionales y regionales.

Entorno físico: Se requiere familiarizar con la ecología local y la geografía física ya que puede afectarse por el proyecto y peligrar la ejecución del mismo.

Dentro del entorno del proyecto, se requiere que exista una DIRECCIÓN GENERAL que esté encargada principalmente de realizar labores de planificación, organización general, selección de personal, ejecución y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento.

La dirección general requiere tener control de varios factores, dentro de los que se incluyen: Gestión financiera, contabilidad, compras, ventas, contratos, logística planificación estratégica, planificación táctica y planificación operativa, tecnología de la información, etc.

La Comunicación efectiva, la influencia en la organización, el liderazgo, la motivación, entre otras, son factores primordiales que se deben garantizar para establecer excelentes relaciones interpersonales. Para el excelente funcionamiento de la empresa.

Oficina de gestión de proyectos.: principal centralizar y coordinar todos los aspectos de la dirección de proyectos que estén a su cargo.

2. Ciclo de vida de un proyecto

La principal intensión de planificar un contexto más amplio del proyecto, es el hecho que se pueda seleccionar las fases del ciclo de vida, los procesos, como también las herramientas y técnicas que se ajustan adecuadamente al proyecto.

1.2.1. CaracterÍsticas del ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por Fases y no por procesos.

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen claramente:

1. El trabajo a realizar en cada fase

2. Tiempos de entrega de productos en cada fase

3. Responsables e involucrados en cada fase

Un ciclo de proyecto se divide principalmente en tres fases: Fase Inicial, Fase Intermedia y Fase Final.

1.2.2. Interesados en el proyecto (Stakeholders).

Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto, y su influencia pueda generar consecuencias que beneficien o perjudiquen la realización del mismo

Director del proyecto. Cliente o también denominado usuario. Organización que ejecuta el proyecto Personal de la empresa que ejecuta el proyecto Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto. Equipo de dirección del proyecto Patrocinador o auspiciante Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) Otros (propietarios, inversionistas, contratistas, los miembros de los equipos que participan en el proyecto incluyendo a sus familias, agencias del gobierno, medios de comunicación, entre otros.) Cada uno de los interesados cumplirá un rol dentro del proyecto y tendrá responsabilidades que en algún momento puedan llegar a solaparse. Por tal motivo es indispensable que la dirección de proyecto gestione adecuadamente las expectativas de cada uno de los interesados y se logre trabajar con un objetivo común y un beneficio ideal para la empresa.

CapÍtulo 2. Fases Iniciales de un Proyecto

El acta de constitución del proyecto entrega total autoridad al director del proyecto para que pueda disponer de los recursos que requiera y se cuente con una claridad en la ejecución del mismo

La fase de planeación del proyecto tiene como fin recoger todas las posibles áreas en donde un proyecto tiene influencia y en las cuales se debe hacer énfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados.

En el presente capítulo se destaca, y fortalecen los conceptos desde la planeación de alcances, costos y tiempos; lo cual de buena cuenta acota un proyecto básico de investigación desarrollo o

innovación.

2.1Fase de Iniciación de un Proyecto

Todos los proyectos dan inicio formal a partir de una etapa en la que se da la autorización formal del nuevo proyecto. Para la generación de este inicio se cuenta con el ACTA DE INICIACIÓN DEL PROYECTO. El acta de constitución del proyecto entrega total autoridad al director del proyecto para que pueda disponer de los recursos que requiera para poner en marcha las actividades propias del proyecto.

El acta debe incluir información mostrada en la Figura 10. Requisitos entregados por el cliente, del patrocinador y de los interesados en el proyecto. Necesidades propias del proyecto, incluyendo los requistos del producto que el proyecto

debe generar. Finalidad y justificación del proyecto. Asignación del Director del proyecto. Cronograma inicial. Influencias de los Interesados. Organizaciones funcionales y su participación. Asunciones de la organización, ambientales y externas. Restricciones de la organización, ambientales y externas. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la

inversión. Presupuesto resumido.

Además es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo del desarrollo del proyecto.

A partir de esta etapa, y teniendo el acta como producto tangible, se procede a dar inicio a la etapa más importante, la fase de planeación del proyecto.

La fase de planeación del proyecto tiene como fin recoger todas las posibles áreas en dónde un proyecto tiene influencia y en las cuáles se debe hacer énfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados. Estas áreas también llamadas fases son:

Integración Alcance Tiempos Costos

1. Planificación de Integración La gestión de la integración del proyecto conforma todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos. La integración hace referencia principalmente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización del proyecto.

El acta de constitución del proyecto corresponde al documento que de una manera formal autoriza el inicio de un proyecto. Es el documento que encierra todas las funciones que debe realizar el director del proyecto.

el acta de constitución del proyecto debe comprender la siguiente información:

Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y demás interesados. Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar. Finalidad o justificación del proyecto. Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad. Resumen del cronograma de hitos. Influencias de los interesados. Organizaciones funcionales y su participación Asunciones de la organización, ambientales y externas. Restricciones de la organización, ambientales y externas. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversión. Presupuesto resumido. PMBOK (2009)

1.2 Enunciado del alcance DEL PROYECTO. consiste en definir completamente el proyecto. Para esto es necesario que se involucren las características más importantes y sobresalientes junto a los límites del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto debe incluir por lo menos los siguientes 5 aspectos:

Objetivos del proyecto y del producto

Requisitos y características del producto o servicio

Criterios de aceptación del producto

Límites del proyecto

Requisitos y productos entregables del proyecto

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto La gestión general del proyecto involucra todas las acciones que son necesarias para definir y coordinar todas las actividades y acciones con el fin de gestionar totalmente el proyecto el plan de gestión del proyecto identifica la manera como se inicia, supervisa, controla y se cierra el proyecto. El plan incluye principalmente:

1.3 Supervisar y controlar el trabajo DEL PROYECTO. Es indispensable supervisar y controlar el trabajo del proyecto, ya que solo así se puede adoptar acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto

Las principales acciones a realizar en esta etapa del proyecto son:

Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del proyecto Evaluar el rendimiento para ejecutar una acción correctiva o preventiva cuando sea

necesario Efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto Suministrar proyecciones para actualizar la información del coste actual y del cronograma

actual Supervisar la implementación de los cambios aprobados cuando y a medida que éstos se

produzcan

1.4. Cierre del PROYECTO.Corresponde al proceso en donde finalizan todas las actividades completadas a lo largo de todo el proyecto y que han estado supervisadas, controladas y gestionadas.El cierre también implica la verificación del producto o proceso final, en donde se cumpla a satisfacción del cliente todo lo requerido indiscutiblemente teniendo en cuenta que debe haberse garantizado los límites en tiempo y en presupuesto.

2. Planificación del alcance Dentro de la etapa de planificación del

proyecto, se da inicio por la determinación del alcanceLa función principal de esta etapa es definir adecuadamente el alcance del proyecto. Definido el alcance se procede a desarrollar una herramienta denominada ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, y finalmente identificar la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto.

El EDT es la encargada de organizar y definir el alcance total del proyecto, subdividiendo el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, dónde cada nivel pueda ser controlado y adecuado para que con una planificación adecuada pueda programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costes.

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un gráfico en el que los elementos de

trabajo críticos, actividades y tareas de un proyecto, se representan para retratar sus

relaciones entre sí y con el proyecto en su conjunto. La naturaleza gráfica de la EDT puede

ayudar a un gerente de proyecto a predecir los resultados basados en diversos escenarios, lo

que contribuye a optimizar la toma de decisiones en todo lo relativo a procedimientos y

cambios.

Al crear una EDT, el director del proyecto define los objetivos clave primero y después

identifica las tareas necesarias para alcanzar esas metas. La estructura de desglose de

trabajo se asemeja a la forma de un diagrama de árbol con el “tronco” en la parte superior y

las “ramas” debajo. El objetivo se muestra en la parte de arriba del gráfico, con detalles cada

vez más específicos que van apareciendo a medida que se va descendiendo.

El propósito de la estructura de desglose de trabajo es minimizar los errores, ganar en

eficacia y asegurar un mejor control. En concreto, hay tres razones para utilizar una EDT:

1. Ayuda a ganar en precisión a la hora de definir y organizar el alcance del proyecto

total. Su estructura jerárquica fomenta la división en partes cada vez más pequeñas, más

específicos y mucho más sencillas de abordar.

2. Simplifica la asignación de responsabilidades y recursos, el seguimiento del proyecto

y su control. Al ganar en concreción resulta mucho más fácil comprender qué implica cada

entrega.

3. Contribuye a lograr una mejor estimaciónde los costos, los riesgos y los plazos, ya

quese puede trabajar desde las tareas más pequeñas hasta el nivel global.

 

3. Planificación del TiempoLa Gestión del Tiempo del Proyecto hace referencia a todos aquellos elementos que hacen parte de un proyecto y que son indispensables para la correcta finalización del proyecto a tiempo.Es indispensable reconocer que los factores que determinan el tiempo de ejecución de un proyecto no solo están influenciado con los elementos del proyecto en desarrollo, sino, que también pueden verse afectados por el impacto que otros proyectos en ejecución puedan generar.1 Definir las Actividades Se requiere identificar cada una de las acciones a realizar en cada uno de los entregables o actividades visibles del proyecto.2 Secuenciar las Actividades Este es el proceso que consiste en identificar y documentar cada una de las interrelaciones entre las actividades del proyecto.

3 Estimar los Recursos de las Actividades Corresponde al proceso requerido para estimar las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para la actividad.

4 Estimar la Duración de las Actividades Consiste en establecer aproximadamente los períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.5- Desarrollar el Cronograma Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

5 Controlar el Cronograma Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma

Para realizar adecuadamente el cronograma en un proyecto y disminuir las posibles restricciones que por causa del tiempo puedan afectarlo, se requiere realizar los siguientes pasos: Definir el cronograma Publicar el cronograma Monitorear el cronograma Actualizar el cronograma

1. Diagrama de red 2. Ruta critica 3. Diagrama de gant

Con estas herramientas se puede crear un cronograma idóneo que permita ser la principal herramienta de comunicación en todo el equipo de trabajo de un proyecto, ya que muestra gráficamente el progreso de cada una de las actividades y fases del proyecto.Este cronograma permite identificar rápida y oportunamente cada una de las actividades que no se están ejecutando adecuadamente, y por lo tanto pueda ejecutarse una medida de corrección la cual permita finalizar el proyecto sin retrasos. El cronograma además permite que cada uno de los interesados en el proyecto pueda conocer en forma completa el contenido del proyecto, sus fases, sus implicaciones y dependencias, y así saber realmente los impactos que pueda generar en el entorno y en cada uno de los afectados por el proyecto.

4. Planificación de costos Los costos dentro de un proyecto corresponden a un área que genera un gran desafío, ya que la mayoría de los proyectos son aprobados o rechazados teniendo en cuenta la cantidad de inversión en capital o especie que cada uno de los participantes del proyecto deba aportar. Fases :1. Estimación de Costos: Creación de una aproximación de los posibles recursos

financieros que lleguen a ser necesarios en cada una de las actividades del proyecto.

2. Determinación del Presupuesto: Calculo total de los costos sobre la cual ejecutar el proyecto La determinación del presupuesto corresponde al proceso mediante el cual se realiza la suma de los costos estimados de todas las actividades que se han estimado realizar. Esta suma establece una línea base de costo PMBOK (2009) la cual regirá para todos los participantes del proyecto y unidades del gasto las cuales deberán regirse por esta línea que incluye todos los presupuestos autorizados.

3. Control de Costos: Control del proyecto durante toda su ejecución. PMBOKEl control de costos de un proyecto tiene como función identificar cada una de las causas que genera variaciones positivas o negativas dentro del presupuesto. Este cambio está ligado a que cualquier movimiento en la línea base de costo debe obligatoriamente generar la actualización del presupuesto, acción que implica variar el presupuesto registrando los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha de desarrollo del proyecto y los posibles incrementos que deban hacerse, si es que en el transcurso del proyecto se requiera de esta variación.