GERENCIA DE

PROYECTOS

-Alineada a los principios que

promulga el Project Management

Institute (PMI®) en la disciplina de

la Gerencia de Proyectos-

1JCI BOGOTA

JUAN CARLOS ARIAS OBANDO. PMP.

• Ingeniero Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira UTP.

• Especialista en Gerencia de Proyectos. Universidad EAFIT.

• Certificado Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI®)

• Diplomado en Habilidades Gerenciales. UCPR.

• Especialista de Seguimiento y Control de Proyectos . Ecopetrol

•Director de Operaciones Bogotá. Sistemas Expertos Ltda.

• Gerente de Proyecto e Instructor para Implementaciones de Oficina de Proyectos (PMO) y Tecnologías Informáticas para empresas como: Cafam. Argos. Empresas Públicas de Medellín. Ministerio de Hacienda, Electrohuila, Pro-export. Une Telecomunicaciones. Grupo Corona. Telmex. Grupo Carvajal. Aguas y Aguas de Pereira entre otras.

• Coordinador de Proyectos. Gobernación de Risaralda. Ministerio de Educación Nacional.

Experiencia Docente

• Matemática Financiera. Finanzas Internacionales. Universidad del Valle.

• Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Pontificia Bolivariana. Medellín.

•Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Católica de Colombia. Bogotá.

•Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Tecnológica de Bolívar. Cartagena.

• Gerencia de Proyectos. Universidad la Grancolombia. Armenia

• Diplomado Gerencia de Proyectos. Universidad Manuela Beltrán. Bogotá.

• Facilitador Nacional en temas como Liderazgo, Oratoria, Creatividad Empresarial, Trabajo en Equipo, Negociación, Inteligencia Emocional, Mapas Mentales, Poder, Autoridad y Política. Junior ChamberInternational JCI Colombia.

Objetivos

• Definir un lenguaje común basado en el estandar internacional PMI®.

• Analizar los 5 procesos asociados a la Gerencia de Proyectos.

• Analizar las 9 áreas del conocimiento asociadas a la Gerencia de

Proyectos.

• Crear un compromiso hacia “La Gerencia de Proyectos”.

3

4

Presentación

Conceptos Básicos

Introducción PMI®

Iniciación

Planeación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Tiempos

Adquisición

Riesgos

Calidad

Costos

RH

Comunicación

INTRODUCCION PROCESOS - AREAS TENDENCIAS

Agenda

Definición de Gerencia

5

Gerente / Líder / Director

Variables:

• Visión sistémica

• Información

• Creatividad,

Innovación

• …

• Política

• Tecnología

Instrumentos:

Un Manejador Estratégico del Proyecto

Arte de Crear Valor

6

ENTORNO:Incertidumbre

Globalización

Clientes Mas Educados

Terceros - Contratistas

Tecnología

Social - Político

Económico

Ambiental

…

2. ORGANIZACIÓN

Restricciones

Visión

Objetivos

Retos 3. PROYECTOS

Estrategias

1. ENTORNO

ORGANIZACIÓN:Estructura

Tecnología

Recursos

Cultura

...

Tres Actores:

Entorno, Organizaciones y Proyectos

Definición de Proyecto

7

“Un proyecto es un emprendimiento temporal

desarrollado para crear un producto,

servicio o resultado único”

PMI®

Ejemplos de Proyectos:• La construcción de un nuevo edificio

• Desarrollar un software

• Crear un plan de mercadeo

• Lanzar un nuevo producto

• Desarrollar un curso de gerencia de proyectos

Características• Único

• Imán

• Moldeable

• Materializador

• Secuencial

P

Gerencia (Dirección) de

Proyectos (GP)

Gerencia de Proyectos (Project Management - PM)

“Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto

para satisfacer los requerimientos del mismo” PMBOK

®

La Gerencia de Proyectos como:

•Proceso: Una serie de acciones sistémicas.

•Ciencia: Una colección de conocimientos.

•Arte: En la aplicación de las habilidades de cada uno de

los involucrados a los procesos y técnicas.

8

Portafolio - Conjunto de proyectos

priorizados y programas en

una organización.

Programa - Un esfuerzo coordinado

con múltiples proyectos

interdependientes.

Proyecto - Un esfuerzo único

con un principio y un fin

definido, un entregable

específico y recursos

definidos.

Metodología escalable

Proyectos, Programas y Portafolio

10

Triángulo de Restricciones

Target

Deliverables

Time

Budget

Cost Limits

Expectations

The Goal:

On Time

On Budget

Meets Expectations

Manejando

el

Umbral

3 Metas más:

Riesgos

Calidad

Satisfacción del Cliente

11

Fuente: http://www.pmcompetence.net/PPG/download/crawford_l_2004a.pdf

Ciclo de Vida de un Proyecto

12

PMI®

GRUPO DE PROCESOS

13

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Third Edition - Official Spanish Translation,

Project Management Institute, Inc., 2004. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the

permission of PMI.

14

Área de

Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

4. Gestión de la

Integración de

Proyectos

4.1 Desarrollar el Acta

de Constitución del

Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del

Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto

4.4 Supervisar y Controlar el

Trabajo del Proyecto

4.5 Realizar Control de Cambios

Integrado

4.6 Cerrar

Proyecto o Fase

5. Gestión del Alcance

del Proyecto

5.1 Reunir Requerimientos

5.2 Definir el Alcance

5.3 Crear EDT

5.4 Verificar el Alcance

5.5 Realizar Control del Alcance

6. Gestión del Tiempo

del Proyecto

6.1 Definir las Actividades

6.2 Establecer la Secuencia de las

Actividades

6.3 Estimar Recursos de las

Actividades

6.4 Estimar la duración de las

Actividades

6.5 Desarrollar el Cronograma

6.6 Realizar Control del

Cronograma

7. Gestión de los

Costes del

Proyecto

7.1 Estimar los Costos

7.2 Preparar el Presupuesto de Costos

7.3 Realizar Control de Costos

8. Gestión de la Calidad

del Proyecto

8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar

Aseguramiento de

Calidad

8.3 Realizar Control de

Calidad

9. Gestión de los

Recursos Humanos

del Proyecto

9.1 Planificar los Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del

Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo

del Proyecto

9.4 Gestionar el Equipo del

Proyecto

10. Gestión de las

Comunicaciones

del Proyecto

10.1 Identificar a los

Interesados

10.2 Planificar las Comunicaciones 10.3 Distribuir la Información

10.4 Gestionar expectativas de los

Interesados

10.5 Informar el Rendimiento

11. Gestión de los

Riesgos del

Proyecto

11.1 Planificar la Gestión de Riesgos

11.2 Identificar Riesgos

11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riegos

11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riegos

11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

11.6 Realizar Seguimiento y

Control de Riesgos

12. Gestión de las

Adquisiciones

del Proyecto

12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones 12.2 Realizar las Compras 12.3 Administrar el

Contrato

12.6 Cierre del

Contrato

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fourth Edition - Official Spanish Translation, Project

Management Institute, Inc., 2008. Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI ®.

GRUPO DE PROCESOS DE

INICIACIÓN

16

• Objetivos

• Seleccionar un proyecto

• Fuentes

Ideas

Planeación Estratégica

Demanda del Mercado.

Necesidad de Negocio.

Una Petición de un Cliente.

Un avance Tecnológico.

Un Requisito Legal.

Una Necesidad Social.

• Criterios de Selección

Cualitativos

Cuantitaivos

• Crear un acta de constitución del proyecto

• Asignar el Project Manager (PM)

• Analizar los Involucrados

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN

17

Involucrados (Stakeholders)

• Patrocinador (Sponsor)

• Clientes - Usuarios (Customer)

• Gerente de Proyectos (PM - Project Manager)

• Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office )

• Comite de Control de Cambios (CCB - Change Control Board)

• Gerentes Funcionales (Functional Manager)

• Miembros de Equipo (Team Members)

• Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores.

18

Gerente del Proyecto (PM)• El PM es:

• Integrador,

• Comunicador,

• Coordinador y

• Creador de Espacios, …

• El PM cumple un mandato organizacional.

• Quién es un Líder?• Visión, Comunicación, Motivación

• El proyecto es único, la selección del líder debe serpersonalizada para el proyecto.

• Cuándo debe ser asignado? Quién lo asigna? Criterios?

19

GRUPO DE PROCESOS DE

PLANIFICACIÓN

20

Taller

22

PROCESO: Crear EDT

• La creación de la EDT es: “El

proceso de subdividir los

principales productos entregables

del proyecto y el trabajo del

proyecto en componentes más

pequeños y más fáciles de

manejar” (Guía del PMBOK®

2004, Glosario)

• La EDT también es conocida

como:

• Estructura Detallada de

Trabajo

• WBS: Work Breakdown

Structure

23

Proceso: Definición de las Actividades

24

Paquete de Trabajo

P

1 2 3

2.22.1

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

…

2.2.8

Proyecto

Fases

Programa

Actividades

Hito

Cobertura

Detalle

Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las

Actividades

• Dependencias:

• Relación lógica que existe entre 2 actividades del proyecto

• A: Actividad Predecesora B: Sucesora

• Tipos de dependencias:

25

A

B

A

B

A B

B

A

C F

CC CF

FC FF

C

F

26

ACTIVIDAD PREDECESORA

A

B A

C B, F

D C, G

E D

F

G F

H D

I H

J I

• SALIDAS:

– Diagrama de Red del proyecto

Inicio

A B

GFD

E

H I

C

J

Fin

Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las

Actividades

Proceso: Estimación de Recursos de las Actividades

MS Project: Ejemplo de Histograma de Recursos

27

Capacidad Máxima

Sub Asignado

Sobre Asignado

28

“El proceso de estimar el número de periodos laborables que se

requerirán para completar individualmente las actividades del

cronograma” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

Depende:– Capacidades de los Recursos (Aptitud del Talento Humano), Tecnología usada

– Disponibilidad de los Recursos, Eventos inesperados (+,-)

– Hipótesis, ...

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS :

– Juicio de Expertos

– Estimación Análoga (Técnica de estimación Top Down)

– Estimación Paramétrica

– Estimación de tres tiempos

Proceso: Estimación de la Duración de las

Actividades

29

Pregunta: Qué pasa si B realmente tarda 5 semanas en lugar de 2?

0 3 6 9 12

A

B

C

D

Holgura

Act. Flotante

Act. Crítica

Ejemplo de calculo de la RC

Proceso: Desarrollo del CronogramaMS Project: Diagrama de Barras

30

Proceso: Estimación de Costos

31

La Estimación de Costos es:

“El proceso de desarrollar una aproximación de los costos

de los recursos necesarios para terminar las actividades

del proyecto” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

Dificultades:

No hay tiempo (se inventa)

La naturaleza misma del proyecto (Conocido o No)

La productividad. (Una Mano Obra motivada es mas productiva)

Se presupuesta el proyecto, sin haber estimado el detalle, …

Proceso: Estimación de CostosMS Project: Vista de la Hoja de Recursos

32Taller

Proceso: Preparación del Presupuesto de CostosMS Project: Vista de uso de recursos

33

Proceso: Planificación de Calidad

34

Gestión moderna de calidad – Dirección del proyecto: Se complementan,

reconocen la importancia de:

• Satisfacción del Cliente (Conformidad con los requerimientos y

adecuación al uso).

• Priorizar la prevención sobre la inspección.

• Responsabilidad de la dirección.

• Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos).

Calidad es la tercera medida del éxito de un proyecto (cronograma y costos)

Calidad NO es dar mas (Gold Plating)

Proceso: Planeación de los Recursos HumanosMatriz de Asignación de Responsabilidad (RAM)

35

Requerimientos

Funcional

Diseño

Desarrollo

Ensayos

FASE

PERSONA

A B C D E F ...

I

I

I

I

I

A

A

I

R

R

R

R

A

A

R

R

A

A

A

I

I

RACI

R Responsible Quién hace la tarea “The doer”

A Accountable Responsable “The bucks stop here”

C Consult Consultado “In the loop”

I Inform Informado “Keep in the picture”

Proceso: Planificación de las Comunicaciones

36

La Planificación de las Comunicaciones es:

“El proceso de determinar las necesidades con respecto a

la información y las comunicaciones de los interesados en

el proyecto: quiénes son, cuál es su nivel de interés e

influencia sobre el proyecto, quién necesita qué tipo de

información, cuándo la necesita y cómo se le entregará”(Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

37

Paso 1:

PlaneaciónPlan de Gestión de Riesgos

Modelos de Cronograma y

Costos

Paso 2:

Identificación

Paso 3:

Cualitativo

Paso 4:

Cuantitativo

Paso 5:

Respuestas

(Mitigación)

Paso 6:

Seguimiento

Y Control

Registro de Riesgos

Calificaciones de

Probabilidad e

Impacto

Exposición y

Prioridad

Reporte, Revisión

Post-Proyecto, y

registro de Riesgos

Corporativos

Proceso: Planificación de la Gestión de Riesgos

Matriz de Evaluación

Severidad = Probabilidad * Impacto

38

1.35 3.15 4.95 6.75 8.55

1.05 2.45 3.85 5.25 6.65

0.75 1.75 2.75 3.75 4.75

0.45 1.05 1.65 2.25 2.85

0.15 0.35 0.55 0.75 0.95

1.5

Muy Bajo

3.5

Bajo

5.5

Medio

7.5

Alto

9.5

Muy Alto

IMPACTO

PR

OB

AB

ILID

AD

.1

Mu

y

Ba

jo

.3

Bajo

.5

Me

dio

.7

Alt

o

.9

Mu

y

Alt

o

BAJO: Calificación de riesgos 1. 1 o menos

MODERADO: Calificación de riesgos mayor que 1.1 pero menor o igual a 3.0

ALTO: Calificación de riesgos mayor que 3.0

39

PROVEEDOR

• RFI

Director

del Proyecto

COMPRAS

• IFB

• RFQ

• RFP

•EDT

•Actividades

•RACI

• SOW

Proceso: Compras y Adquisiciones

Statement of Work (SOW) Request for quotation (RFQ) Invitation to bid (IFB)

Request for proposal (RFP) Request for Information (RFI)

GRUPO DE PROCESOS DE

EJECUCIÓN

40

41

PROCESO: Dirigir y Gestionar la Ejecución del

ProyectoIntroducción:

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es:

“El proceso de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del

proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto definidos en

el enunciado del alcance del proyecto” (Guía del PMBOK® 2004,

Glosario)

Herramientas y Técnicas:

La Metodología de dirección de proyectos.

Los Sistemas de Información de la Gestión de Proyectos(PMIS)

Salidas:

Los Productos entregables resultado de ejecutar las actividades.

Un conjunto de Cambios solicitados

Acciones correctivas y preventivas implementadas

Información sobre el rendimiento del trabajo

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Otros Procesos en la Ejecución del Proyecto

Aseguramiento de la Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Gestionar el Equipo del Proyecto

Distribución de la Información

Gestionar Expectativa de los Involucrados

Realizar las Compras

GRUPO DE PROCESOS DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL

43

Proceso: Supervisar y Controlar el Trabajo del

Proyecto

44

Planear Hacer Verificar

Actuar

En el Control se:

•Revisa el TRCQ para las

actividades

- Terminadas

- En progreso

- No iniciadas

•Revisan los Cambios

•Revisan los Problemas

•Analiza la información

•Toman las decisiones

En la Planeación se:

•Definen Objetivos

•Definen Tiempos,

Costos, Recursos,

Calidad (TRCQ), …

•Y finalmente se crea

una Línea Base. En la Planeación, Ejecución y Control

se:

•Ajustan Procesos

•Reasignan Recursos

•Motiva o Castiga

•Estandarizan las buenas practicas

En la Ejecución se:

Hace lo propio del

Proyecto y un

producto o resultado

es obtenido.

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Control Integrado de Cambios

Solicitudes de

cambio

Rechazados

AprobadosNueva línea

Base

GestionarAcciones

correctivas y

preventivas

recomendadas

-Controlar y actualizar requisitos (alcance, tiempo, costo,

calidad).

-Documentar el impacto de los cambios.

-Validar los cambios implementados.

-Analizar riesgos.

Proceso: Control del

Cronograma

Ejemplo

46

Seguimiento

de tareas

comparado con

la Línea de base

47

PROCESO: Control de Costos

• INTRODUCCIÓN:

Informar el Rendimiento es:

“El proceso de recolectar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y previsiones” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

• ¿CÓMO VAS?

– Informes de Situación: Avance o logros a la fecha

– Informes de Rendimiento

– Pronósticos: Terminación

– Cambios: Autorizados y rechazados

– Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados

– Medidas correctivas

Proceso: Informar el

Rendimiento

48

Técnica: Earned Value Management (EVM)

– Esta técnica compara:

• Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWSen ingles)

Valor Planificado (Plan Value - PV) en la literatura moderna

• Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR o BCWP eningles)

Valor Ganado (Earned Value – EV) en la literatura moderna

• Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR o ACWP en ingles)

Costo Real (Actual Cost – AC) en la literatura moderna

49

50

Técnica: Earned Value Management (EVM)

• Análisis de Medición del Rendimiento:

51

Técnica: Earned Value Management (EVM)

• Análisis de Medición del Rendimiento:

– Variación del Cronograma (Schedule Variance SV = EV - PV)

Un SV positivo indica un adelanto en el proyecto

Un SV negativo indica un atraso en el proyecto

– Variación de Costos (Cost Variance CV = EV - AC)

Un CV positivo indica el valor del ahorro en los costos del proyecto

Un CV negativo indica el valor del sobre costo en el proyecto

La variación en el costo de todo el proyecto es igual al Presupuesto Total Asignado (Budget at Complete – BAC) y la cantidad realmente gastada.

– Índice de Desempeño del Cronograma (Schedule Performance Index SPI = EV / PV)

Un SPI por encima de 1 indica el porcentaje de adelanto en el proyecto

Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de atraso en el proyecto

– Índice de Desempeño de los Costos (Cost Performance Index CPI = EV / AC)

Un CPI por encima de 1 indica el porcentaje de ahorro en el proyecto

Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de malgasto en el proyecto

52

Técnica: Earned Value Management (EVM)

53

La siguiente gráfica (Curva S) muestra cada uno de los indicadores que

hemos venido explicando.

Técnica: Earned Value Management (EVM)

• Proyecciones:• Estimación hasta la conclusión (ETC – Estimate To Complete en inglés)

• Estimación a la conclusión (EAC – Estimate At Complete en inglés)

• Variación a la conclusión (VAC = BAC - EAC – Variance At Complete en inglés)

Existen tres escenarios posibles para encontrar

el valor del EAC:– 1. EAC = AC + ETC

• Cuando las hipótesis fueron erradas o las condiciones han cambiado, lo que significa que se debe

calcular de nuevo el ETC a partir del punto de avance que se tenga del proyecto.

– 2. EAC = AC + (BAC – EV)• (AC + Presupuesto Restante)

• Cuando las variaciones actuales se consideran atípicas, es decir, se considera que el ritmo del equipo

seguirá según lo planeado inicialmente.

– 3. EAC = AC + (BAC – EV) / CPI• El Presupuesto restante es modificado por un factor de eficiencia que lo determina el CPI (Un CPI valido

para este escenario es cuando el proyecto tiene un avance real de por lo menos un 20%).

54

Técnica: Earned Value Management (EVM)

• Verificación del Alcance

• Control del Alcance

• Control del Cronograma

• Control de los Costos

• Realizar Control de la Calidad

• Informar el Rendimiento

• Seguimiento y Control de Riesgos

• Administrar el Contrato

Otros Procesos

55

GRUPO DE PROCESOS DE

CIERRE

56

• INTRODUCCIÓN:

El Cierre del Contrato es:

“El proceso de completar y aprobar el contrato, incluida la

resolución de cualquier tema pendiente y el cierre de cada

contrato” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

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Proceso: Cierre del Contrato

Proceso: Cerrar Proyecto

• INTRODUCCIÓN:

Cerrar el Proyecto es:

“El proceso de finalizar todas las actividades en todos los grupos

de procesos del proyecto para cerrar formalmente el proyecto o

una fase de él” (Guía del PMBOK® 2004, Glosario)

• SALIDAS:

– Documentación de aceptación formal

– Archivos del proyecto

– Documentos de cierre del proyecto

58

Tendencias

59

Tendencias

• Estándares y Metodologías

• Modelos de Madurez en la GP (PMMM)

• Project Management Office (PMO)

• Tecnologías Informáticas Relacionadas

– MS Project Server

– MS Portfolio Server

• Certificaciones

• PMI PMP Código de Conducta

60

Para pensar …

61

• Estamos preparados para adaptar estas T. I.?

• Tenemos claros nuestros procesos de GP?

• Están los objetivos organizacionales claros?

• Tenemos sistemas de priorización y selección de

proyectos?

Bibliografía Utilizada

• Sistemas Expertos Ltda. MS-Project 2002, 2003, 2007. Guía

de Clase. 2002 - 2009

• PMI ® Practice Standard for Work Breakdown Structures.

Newton Square, Pennsylvania USA.

• Crawford, J. Kent, The Strategic Project Office. A guide to

Improving Organizational Performance. PM Practices Book

series.

• Kerzner, Harold. PROJECT MANAGEMENT a systems

approach to planning, scheduling, and controlling. 8 Edition.

• Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos La

Guía. Mc Graw Hill.

62

SITES ASOCIADOS A LA GP

Comunidad de SE: www.sistemas-expertos.com

PMI: www.pmi.org

PMI Colombia: www.pmicolombia.org

Project: www.microsoft.com/project

Curso online de Marco lógico: http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses/esp/

63

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