- 1 -

Gerencia de Provisión de Servicios Departamento de Servicios Culturales

Sistema de Bibliotecas Municipales

CENTRO CATALOGRÁFICO

NORMATIVA PARA EL PROCEDIMIENTO Y CONTROL

INTERNO DE INVENTARIOS SELECTIVOS

Elaborado por:

Bach. Cindy Gutiérrez Rosales

Licda. Jenny Ulate Montero

Revisión y actualización 2013

Bach. Cindy Gutiérrez Rosales

Bach. Gabriela Lobo Hernández

Licda. Jenny Ulate Montero

- 2 -

Tabla de Contenido

I. Introducción.................................................................................................... - 3 -

II. Objetivo general ............................................................................................. - 4 -

Objetivos específicos .......................................................................................... - 4 -

III. Definiciones.................................................................................................... - 5 -

IV. Responsables ................................................................................................ - 5 -

V. Descripción del procedimiento ....................................................................... - 5 -

VI. Periodicidad ................................................................................................. - 10 -

VII. Controles internos del proceso de inventario selectivo ................................ - 10 -

VIII. Informe escrito final ...................................................................................... - 11 -

IX. Aspectos generales a considerar: ................................................................ - 12 -

APENDICES ......................................................................................................... - 13 -

Apéndice 1. Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo ......... - 14 -

Apéndice 2. Distribución de la colección bibliográfica según Sistema de

Clasificación Decimal Dewey ............................................................................ - 15 -

Apéndice 3. Total de material bibliográfico inventariado ................................... - 16 -

Apéndice 4. Datos para completar del proceso inventario selectivo ................. - 17 -

Apéndice 5. Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de

Contabilidad. ..................................................................................................... - 18 -

Apéndice 6. Reporte material bibliográfico descartado para el Centro

Catalográfico. .................................................................................................... - 19 -

Referencias Bibliográficas .................................................................................... - 19 -

- 3 -

I. Introducción

La normativa para el procedimiento y control Interno de inventarios selectivos

constituye una guía para que profesional de la información realice el proceso de

inventario de las colecciones bibliográficas de las siete Bibliotecas Municipales del

Cantón Central de San José.

Se definen lineamientos y procesos con el fin de obtener colecciones organizadas

y normalizadas que garanticen la disponibilidad y acceso a la información a los

usuarios.

El proceso de inventarios selectivos se realiza en las 10 áreas de las colecciones

organizadas de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) y

según el cronograma mensual establecido para el inventario de cada área.

- 4 -

II. Objetivo general

1. Realizar inventarios selectivos de las colecciones bibliográficas

pertenecientes a las siete Bibliotecas Municipales del Cantón Central de

San José, controlando las existencias y pérdidas del material adquirido.

Objetivos específicos

1. Determinar la existencia del material de cada Biblioteca

2. Retirar del estante el material deteriorado, obsoleto o que no es

frecuentemente consultado

3. Llevar un conteo de cuánto material se pierde, es decir, libros

extraviados o que los usuarios no devuelven

4. Revisar todos los fondos bibliográficos con el fin de detectar cualquier

anomalía en la organización de las colecciones por ejemplo, libros mal

ubicados en estante y la desaparición de las obras

5. Verificar todos los elementos de la descripción bibliográfica y registrar

las inconsistencias

6. Detectar y corregir las inconsistencias

7. Retirar de los catálogos (topográfico y público) las fichas

correspondientes del material perdido y descartado

8. Llevar el control de inventario del material descartado y extraviado

9. Detectar material que no sea pertinente o acorde con los objetivos de

las Bibliotecas Municipales

10. Elaborar reportes de las inconsistencias encontradas tanto en el

material inventariado como en la base de datos, con el fin de depurar y

normalizar la información.

- 5 -

III. Definiciones

INVENTARIOS

Según el Procedimiento de Control Interno de Inventarios de la Biblioteca de la

Universidad Católica de Colombia (2006), el inventario es la “operación que se

realiza de manera periódica y que permite conocer en el justo tiempo, el estado

real de los fondos bibliográficos existentes…” (p. 1).

INVENTARIOS SELECTIVOS

Actividad que se realiza mediante una selección de los fondos bibliográficos

existentes en cada biblioteca, de acuerdo a las áreas establecidas en el SCDD,

con el fin de inventariar, periódicamente, las colecciones que poseen las siete

Bibliotecas Municipales de Sistema.

Tienen doble propósito, uno llevarlos a cabo durante todo el año y el segundo

evitar cerrar las Bibliotecas del Sistema.

IV. Responsables

1. Encargadas de Bibliotecas Municipales

2. Personal Asistente del Área de Circulación y préstamo de las Bibliotecas

Municipales

V. Descripción del procedimiento

1. La Encargada de la Biblioteca distribuye de acuerdo al SCDD las áreas que

conforman la colección

- 6 -

2. La Encargada de la Biblioteca asigna al personal las áreas de acuerdo al

SCDD en las que deberán realizar el proceso de inventario

3. La Encargada de la Biblioteca entrega a cada asistente las fichas topográficas de acuerdo a la distribución que realiza en el punto 5.2

4. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes ubicarán previamente en el estante el material devuelto y consultado por el usuario

5. La Encargada y las Asistentes realizan lectura de estantes

6. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes confrontan cada uno de los

libros ubicados en estante con su respectiva ficha topográfica y la base de

datos

7. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes revisan todos los datos que

contiene el registro bibliográfico en la base de datos contra la información

registrada en el libro que se esta inventariando.

8. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes verifican datos bibliográficos,

tales como: signatura topográfica, título, autor, número de Inscripción, datos

de publicación y edición, ISBN

9. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes determinan si el libro

presenta o no inconsistencias con respecto a la información registrada en la

base de datos o en la ficha topográfica

10. Si el libro confrontado NO presenta inconsistencias con la base de datos, el

personal de la biblioteca comprueba que los datos registrados en la ficha

topográfica estén correctos respecto a los datos registrados en cada libro

(número de Inscripción, fecha de inscripción, signatura topográfica, título,

autor, datos de publicación, precio y procedencia)

11. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes incorporan nuevamente la

ficha en el fichero topográfico del material que NO presenta inconsistencias

y ubican el material en el estante

12. Para el material que SI presenta inconsistencias respecto a la base de

datos, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes enlistan cada titulo

registrando todos los datos y la corrección respectiva en el cuadro No. 3:

Datos para completar del proceso inventario selectivo, en la columna

de Observaciones

13. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican la ficha

topográfica del libro que presenta inconsistencias, las cuales serán

- 7 -

reportadas al Centro Catalográfico en el cuadro mencionado en el punto

anterior

14. El Personal del Centro Catalográfico realizará el análisis de los datos

reportados y las correcciones en la base de datos

15. El Personal del Centro Catalográfico reporta a cada biblioteca las

correcciones a la base de datos

16. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes corrigen e incorporan al

fichero topográfico las fichas del material que presentó inconsistencias

después de que el Personal del Centro Catalográfico realice las

modificaciones correspondientes en la base de datos

17. Para el material que presenta inconsistencias únicamente con la ficha

topográfica, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes harán

anotaciones a lápiz en la ficha topográfica de las inconsistencias que

identifiquen. Por ejemplo, signaturas topográficas diferentes entre el libro y

la ficha topográfica, datos de publicación, números de inscripción, autor,

títulos, subtítulos y datos de adquisición

18. Del material que presenta inconsistencias respecto a la ficha topográfica, la

Encargada de la Biblioteca y las Asistentes elaboran nuevamente la ficha

topográfica correspondiente y la organizan en el fichero topográfico

19. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican el material

ubicado en estante que no tenga ficha topográfica

20. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes elaboran la ficha topográfica

del material ubicado en estante que no tiene ficha topográfica y la

incorporan en el fichero topográfico

21. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican la ficha

topográfica del material que NO se ubica en estante

22. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes revisan en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso el material que no se localice en estante y que tiene ficha topográfica

23. Para el material que se encuentra en préstamo a domicilio, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes indican en la boleta de préstamo organizada en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso, que el material debe inventariarse una vez que el usuario lo devuelva

24. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes realizan una revisión final en la colección y en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso para

- 8 -

comprobar la existencia del libro, en caso contrario se le dará de baja al libro y se reportará como perdido

25. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes levantan un listado de los

libros perdidos que incluya al menos los siguientes datos: signatura

topográfica, título del libro, autor, datos de publicación, precio, procedencia,

fecha de inscripción y motivo de la pérdida

26. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes determinan la necesidad de

descartar el material bibliográfico, tomando en cuenta los criterios que se

establecen en la Políticas técnico administrativas para el desarrollo de

colecciones del Sistema de Bibliotecas Municipales, tales como: estado

físico del material, grado de actualización de la información, pertinencia de

los temas con los objetivos de la institución, utilidad para los usuarios,

idioma, estado de conservación, tipo de soporte, entre otros

27. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes estampan un sello de

“Descartado” al material bibliográfico y a la ficha topográfica

28. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes eliminan el juego de fichas

(principales y secundarias) del catálogo público de cada título descartado.

En caso de existir otros ejemplares del título, el juego de fichas

permanecerá en el catálogo público.

29. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes extraen la ficha topográfica

del fichero topográfico

30. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes incorporan las fichas

topográficas del material descartado en el “Fichero de Descarte”

31. La Asistente de biblioteca levantará un listado del material que descartó

durante el proceso de inventario, el cual entrega a la encargada

32. La Encargada de la Biblioteca enlista la totalidad del material descartado

para elaborar el reporte correspondiente al Departamento de Contabilidad

utilizando el formato: Reporte material bibliográfico descartado para el

Departamento de Contabilidad (ver apéndice 5)

33. Dicho reporte deberá ser enviado al Departamento de Contabilidad en las

fechas previamente definidas por el Centro Catalográfico

34. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes completan el cuadro Reporte

de material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico (ver

apéndice 6)

- 9 -

35. Las Asistentes de biblioteca generan un informe escrito del proceso del

inventario selectivo, el cual entregarán a la Encargada de la Biblioteca,

quien realizará el informe final

36. La Encargada de Biblioteca remite al Centro Catalográfico el informe final

de acuerdo a los resultados obtenidos del inventario. (ver punto VIII:

Estructura del Informe Final)

37. La Encargada de Biblioteca, toma en cuenta los siguientes aspectos para

elaborar el Informe final:

i. Incluir los cuadros de reportes

ii. La Encargada de la Biblioteca revisa los cuadros y reportes antes de

remitirlos al Centro Catalográfico

iii. La Encargada de Biblioteca y las Asistentes NO deben cambiar o

modificar los formatos de los cuadros de reportes, lo anterior para

facilitar el análisis de la información brindada y que la misma sea clara

y precisa

iv. El Centro Catalográfico devolverá los cuadros de reportes que no se

elaboren en los formatos establecidos

v. Respecto al cuadro de Datos para completar del proceso inventario

selectivo (ver apéndice 4), considerar que:

a. Del material que presente inconsistencias, debe indicarse

claramente las correcciones que se realicen tanto al material

bibliográfico como a las fichas topográficas, incluyendo en el

cuadro los datos bibliográficos anteriores y actuales.

b. En todos los casos es necesario registrar la signatura actual que

registra el material, aun cuando la inconsistencia no esté en este

campo. Lo anterior debe señalarse en la columna de

observaciones, indicando el motivo por el cual fue necesario

realizar el cambio.

c. Debe indicarse en el cuadro, los cambios que deben realizarse a

la base de datos, ya que pueden existir inconsistencias en la base

respecto a los datos registrados en los libros y en cuyo caso debe

indicarse los cambios necesarios de realizar.

- 10 -

d. El cuadro se imprime en hoja tamaño legal o modificar el zoom

(tamaño) para que la copia pueda imprimirse en hoja tamaño carta

VI. Periodicidad

1. El proceso de inventarios selectivos se realiza únicamente en el primer

semestre de cada año.

2. Las áreas en las que están organizadas las colecciones de las Bibliotecas

Municipales se distribuyen equitativamente entre el I semestre de cada año

(ver apéndice 2).

3. Debe tomarse en cuenta el material de referencia y material no

convencional para cada una de las áreas.

4. En el proceso de inventario participa todo el personal del área de

circulación y préstamo y la encargada de biblioteca.

VII. Controles internos del proceso de inventario selectivo

1. El Centro Catalográfico estableció diferentes controles internos para el

procedimiento del inventario selectivo en cada biblioteca.

2. Para los controles internos, se definieron cuadros de reportes, los cuales se

presentan completos con los datos que se solicitan en cada uno.

3. Los cuadros de reporte se detallan a continuación:

Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo (ver

apéndice 1)

Cuadro de Distribución de la colección bibliográfica según SCDD (ver

apéndice 2)

Cuadro de Total de material inventariado (ver apéndice 3)

Cuadro de Datos para completar el proceso inventario selectivo (ver

apéndice 4)

Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de

Contabilidad (ver apéndice 5)

Reporte material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico

(ver apéndice 6)

- 11 -

4. En los cuadros de reportes se registran los siguientes datos:

a. Material que se ubique en estante sin ficha topográfica

b. Material con ficha topográfica que NO se ubicó en estante

c. Cantidad de material que se ordena previo a iniciar el inventario

d. Material que presenta inconsistencias respecto al fichero topográfico

e. Material que presenta inconsistencias respecto a la base de datos

f. Material corregido

g. Material reparado

h. Cantidad de libros inventariados

i. Cantidad de material perdido

VIII. Informe escrito final

Las Encargadas de Bibliotecas deben enviar el informe final, el cual debe incluir:

1. Portada

2. Cuadros de control:

a) Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo (apéndice

1)

b) Cuadro de Distribución de la colección bibliográfica según SCDD

(apéndice 2)

c) Cuadro de Total de material inventariado (apéndice 3)

d) Cuadro de Datos para completar el proceso inventario selectivo

(apéndice 4) (Según fecha establecida)

e) Reporte material bibliográfico descartado para el Centro

Catalográfico (apéndice 6) (Según fecha establecida)

3. Anexos

- 12 -

IX. Aspectos generales a considerar:

1. Enviar el informe escrito final de los resultados del proceso de inventario

selectivo en las fechas establecidas, así como los reportes del material

descartado al Departamento de Contabilidad y Centro Catalográfico

2. Indicar si se realizaron reuniones con el personal antes y durante el

inventario.

3. Indicación de forma escrita de roles y distribución del trabajo, de las fichas

topográficas, lectura de estantes, elaboración de listas adicionales y listas

de descarte entre otros aspectos, los cuales se adjuntarán como anexos al

informe.

4. En el informe escrito debe reportarse el material que no se encuentra en la

estantería, se deberá indicar las razones o circunstancias del por qué no se

ubicó el material, será responsabilidad de la Encargada de la biblioteca dar

seguimiento a dicho material para que posteriormente sea inventariado.

5. Se recomienda levantar una lista de lo que está pendiente y una vez que

han comprobado que este material definitivamente no se ubicó, hacer el

reporte de los títulos en el cuadro de reporte del material bibliográfico

descartado

- 13 -

APENDICES

- 14 -

Apéndice 1. Resumen de resultados del proceso de inventario

selectivo

Área de la colección inventariada XXX

COLECCIÓN BIBLIOGRÁFICA

● Colección general

Material que se ubica en estante sin ficha topográfica

Material al que se elabora ficha topográfica

Material que presenta inconsistencia respecto al fichero topográfico

Material que presenta inconsistencia respecto a la base de datos

Material corregido

Material reparado

Cantidad de material perdido

Cantidad de libros inventariados

● Área de Referencia

Material que se ubica en estante sin ficha topográfica

Material al que se elabora ficha topográfica

Material que presenta inconsistencia respecto al fichero topográfico

Material que presenta inconsistencia respecto a la base de datos

Material corregido

Material reparado

Cantidad de material perdido

Cantidad de libros inventariados

MATERIAL NO CONVENCIONAL

Colección general

Área de referencia

Cantidad de material no convencional inventariados

- 15 -

Apéndice 2. Distribución de la colección bibliográfica según

Sistema de Clasificación Decimal Dewey

I Semestre (año no. 2)

Meses para inventariar

colecciones Febrero - Marzo Abril - Julio

Áreas según Dewey 600 700 800 900

Nombre de la persona

responsable

(asistente o encargada)

I Semestre (año no. 1)

Meses para inventariar

colecciones Enero Febrero - Abril Mayo - Junio

Áreas según Dewey 000 100 200 300 400 500

Nombre de la persona

responsable

(asistente o encargada)

- 16 -

Apéndice 3. Total de material bibliográfico inventariado

- 17 -

Apéndice 4. Datos para completar del proceso inventario

selectivo

- 18 -

Apéndice 5. Reporte material bibliográfico descartado para el

Departamento de Contabilidad

- 19 -

Apéndice 6. Reporte material bibliográfico descartado para el

Centro Catalográfico

- 20 -

Referencias Bibliográficas

Municipalidad de San José. Dirección de Cultura. Sistema de Bibliotecas Infantiles

(2002). Manual de Procedimientos de Bibliotecas Infantiles. San José, C. R.,

Municipalidad de San José

Universidad Católica de Colombia. Biblioteca (2006). Gestión bibliográfica,

procedimiento control interno de inventarios. Extraído el 7 de junio de 2010

desde http://regweb.ucatolica.edu.co/publicaciones/organizacion_y_metodos/

p008gb003.pdf