Gerencia Administrativa y Financiera

Adriana Martínez Sánchez

Dirección de Recursos Financieros

Héctor Mario Londoño Ríos

Antonio Rafael Díaz Montiel

Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia

DIAC

Diego Iván Betancourt Galeano

Gerencia Administrativa y Financiera

Dirección de Recursos Físicos

FUNCIÓN: Gestionar los recursos necesarios para garantizar el cumplimiento de la misión institucional.

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Director de Recursos Físicos Antonio Rafael Diaz Montiel

Automotores

Inventarios y Almacén

Servicios Generales

Seguros

Inmuebles e impuestos

Coordinación Licitaciones y Contratos

Coordinar con el Director de Recursos Físicos la adquisición de bienes y servicios a través de los diferentes procesos de selección contractual.

Coord. Infraestructura, Almacén e Inventarios

DIRECCION DE RECURSOS FISICOS

FUNCION: Dirigir, gestionar, programar, administrar los bienes muebles e inmuebles de la CGR y garantizar la adquisición de bienes y servicios.

FUNCION: Gestionar y administrar los procesos presupuestales, de tesorería y contable en el nivel central y desconcentrado de la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes, garantizando el manejo eficiente de los recursos asignados y el eficaz cumplimiento de las funciones institucionales.

DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

Dirección de Recursos Financieros

Héctor Mario Londoño Ríos

Presupuesto Conformado por dos (2) subgrupos, uno encargado de proyectar y registrar la planeación y ejecución de los recursos financieros, y otro al cual corresponde la liquidación y registro de las acreencias que contrae la entidad para las adquisición de bienes y servicios

Tesorería Encargado de coordinar y administrar los procesos financieros y de tesorería para garantizar el pago de las obligaciones contraídas por la Entidad

Contabilidad Encargada de coordinar los procesos de registro y control contable de las operaciones financieras de la CGR

Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia

Diego Iván Betancourt Galeano

Correspondencia Gestión de archivos SIGEDOC

Difusión y Capacitación

DIRECCION DE IMPRENTA, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

FUNCION Orientar, coordinar y difundir los procesos, de Gestión Documental en la Contraloría General de la República, que han de servir para el tratamiento de la información producida y/o recibida en la Entidad, independiente del soporte y medio y registro (Análogo y Digital) en que se encuentre

ADMINISTRACIÓN DE BIENES, INVENTARIOS E INFRAESTRUCTURA

Marco legal

• Constitución Política de Colombia.

• Ley 80 de 1993.

• Ley 1150 de 2007.

• Decreto 444 de 2008.

• Ley 734 de 2002.

• Ley 1474 de 2011.

• Decreto 1082 de 2015.

• Resolución 0274 de 2014.

• Manual de procedimientos para la administración de bienes, inventarios e infraestructura de la entidad versión 1.0 - Define los procedimientos y las actividades propias para la administración de los Recursos Físicos de la Contraloría General de la República, en lo relacionado con la Administración de los Bienes, Inventarios e Infraestructura. http://estrategicos.contraloria.gov.co/cdisc/principal.asp

INVENTARIOS Ingreso de elementos devolutivos y de consumo. Registro en el aplicativo de elementos devolutivos y de consumo adquiridos por la Entidad, a nivel nacional. Verificación de soportes, en especial Acta de recibo a satisfacción.

Salida de elementos devolutivos y de consumo. Requerimientos de las dependencias, junto con el Comprobante de salida debidamente firmado. Inventarios anuales (Toma Física). Mantener actualizado el inventario y controlar los elementos devolutivos de la entidad. Realizar rendición anual de inventarios. Depurar los inventarios de la Entidad. Adelantar oportunamente los proceso de baja requeridos.

INVENTARIOS

Daño patrimonial por pérdida o deterioro de bienes. “ART. 7 Ley 610 de 2000: PÉRDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES. “En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufran las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables. En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de este tipo de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único o a los delitos tipificados en la legislación penal”.

Procedimiento a seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la nación. • Formulación de denuncia penal ante autoridad competente sobre la pérdida de los bienes o

fondos. • Adelantar actuaciones o investigación administrativa para determinar la ocurrencia del hecho

y demás circunstancias. • Realizar los trámites de reclamación ante compañía aseguradora. • Dar traslado a la Oficina de Control Disciplinario, si el hecho lo amerita. • Dar traslado al órgano de control fiscal, si el hecho lo amerita. • Manejo contable de las Cuentas Responsabilidades en Proceso o Responsabilidad Fiscal. Normas y pronunciamientos aplicables a la pérdida o deterioro de bienes.

• Ley 610 de agosto 15 de 2000 - Vigente. • Concepto Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio civil. No. 1522 - Agosto 4 de 2003. • Sentencia Consejo de Estado Sala Contencioso Administrativo – Sección Primera – de agosto

26 de 2004 – Expediente No. 0500012331-000-1997-02093 01. • Concepto Oficina jurídica CGR No. 3138 de Noviembre 12 de 2003. • Concepto oficina jurídica CGR de junio 27 de 2005 – Baja y donación de bienes de dotación. • Concepto Oficina Jurídica de junio 27 de 2005 – Seguro de Bienes del Estado – Constitución

de Fondos Especiales. • Circular conjunta de Procuraduría General y Contraloría General de la República de diciembre

16 de 2013.

ANEXO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:GRE-81116-FO-01

MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION: 1.0

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Fecha: 01 / 10 / 2010

FORMATO 1, TRASPASO ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Página 1 de 1

En la ciudad de Bogotá a los ____ días del mes de ____________ de 20_____ se hizo traspaso de los elementos relacionados a continuación y que actualmente figuran en el inventario de ________________ para que se carguen en el inventario de la __________________.

CÓDIGO PLACA SERIE ARTÍCULO CANTIDAD VALOR

ARTÍCULO NUEVA UNITARIO

Observaciones :

“He recibido de la Contraloría General de la República los bienes relacionados en el presente traspaso, los cuales devolveré al término de la relación laboral, en las mismas condiciones en que los he recibidos, salvo el deterioro normal. En caso de ser declarado responsable disciplinaria, penal o fiscalmente, con la observancia del debido proceso por perdida o daño de alguno de estos, acepto que no se me expida el Paz y Salvo de inventarios, hasta tanto no cubra el valor real o reponga el bien”.

Nombre de quien entrega:

C.C. Nº.

Nombre de quien recibe:

C.C. Nº.

Dependencia:

Código

Dependencia:

Código

firma del funcionario : __________________________ Firma del funcionario: _________________________________________

• Que es? Es una herramienta de Planeación, para la ejecución de los recursos mediante procesos contractuales. Debe incluir los bienes, servicios y las obras públicas planeadas para la vigencia respectiva, con cargo a los presupuestos de funcionamiento y de inversión.

• Para que sirve? Para facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y para Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

• Cuál es su objetivo? Busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES - PAA

Legalidad El Plan Anual de Adquisiciones, es el mismo plan de contratación, razón por la cual debe manejarse en un único documento, formato Excel: http://www.colombiacompra.gov.co/es/plan-anual-de-adquisiciones El Plan Anual de Adquisiciones no se liquida porque su función es de planeación y no presupuestal. El Plan Anual de Adquisiciones debe ser aprobado por el ordenador del gasto y publicado por el usuario SECOP en la WEB Colombia Compra eficiente, link: https://www.contratos.gov.co/entidades/entLogin.html y en la WEB de la entidad, link: http://www.contraloria.gov.co/web/guest/plan-anual-de-adquisiciones-vigencia-2015

Normatividad El Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015, es un instrumento de planeación contractual de la Entidad Estatal, igual al plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto.

Fuente:

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES - PAA

Formato Plan Anual de Adquisiciones

Fundamento legal de la contratación. • Ley 80 de 1993.

• Ley 1150 de 2007.

• Decreto compilatorio 1082 de 2015.

• Resolución 0191 del 11 de febrero de 2015.

• Manual de procedimientos para la contratación de la entidad http://estrategicos.contraloria.gov.co/cdisc/principal.asp

Modalidades de selección (art. 2° ley 1150 de 2007). • Licitación Publica(Regla General Núm.. 1°).

• Selección Abreviada (Núm. 2°).

• Concurso de Méritos (Núm. 3°).

• Contratación Directa (Núm. 4°).

• Mínima Cuantía ($ 41.882.749.00).

CONTRATACIÓN ESTATAL

RESOLUCIÓN 0191 DEL 11 DE FEBRERO DE 2015

“Por la cual se ordena la delegación en materia de contratación estatal, administración del Talento Humano y otras actividades administrativas; se reglamenta la Junta de Adquisiciones; y se dictan otras disposiciones en materia de contratación al interior de la Contraloría General de la República”

CAPITULO II

DE LA DELEGACION PARA LA ORDENACION DEL GASTO Y LA CELEBRACION DE CONTRATOS EN EL NIVEL DESCONCENTRADO – GERENCIAS DEPARTAMENTALES

GERENTE DEPARTAMENTAL : Encargado de dirigir y adelantar el proceso de contratación en todas sus etapas (Precontractual – Contractual y Pos contractual).

CONTRATACIÓN ESTATAL

Corresponde a los Gerentes Departamentales : • Velar por el funcionamiento y mantenimiento de la Infraestructura Física.

• Suscripción de Contratos de Arrendamiento bienes inmuebles.

• Suscripción Contratos Comodato bienes muebles e inmuebles.

• Suscripción y aprobación de las garantías que se constituyan en virtud de la contratación.

• La representación de la CGR en asambleas Ordinarias y Extraordinarias y Consejos de Administración de la Copropiedad - Propiedad Horizontal.

• Velar y salvaguardar el buen funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura física del inmueble donde funciona la respectiva sede.

• Remitir reportes trimestrales de la Delegación a la Gerencia Administrativa y Financiera de la Entidad.

Monto Delegación: Hasta $ 225.522.500.00

CONTRATACIÓN ESTATAL

Les compete a los Gerentes Departamentales velar por el cumplimiento de las normas relacionadas con la supervisión e interventoría de los contratos.

• La designación de la SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS, se adelanta en los términos del artículo 23 de la Resolución 0191 de 2015, el cual se aplica en su integridad, en el ámbito de las delegaciones conferidas.

• La designación se hará desde los estudios previos, para lo cual se tendrá en cuenta la nominación del cargo, y que el funcionario asignado para la labor de supervisión cuente con el perfil profesional o técnico adecuado para controlar y vigilar el desarrollo del respectivo contrato.

• Velar por la calidad, oportunidad e integridad de los informes de supervisión e interventoría.

CONTRATACIÓN ESTATAL

CONTRATACIÓN ESTATAL

Ley 1474 de 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Ley 1474 de 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. NOTA: Parágrafo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-434 de 2013. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio…”

Aspectos a tener en cuenta en la planeación; ejecución presupuestal y contractual

• Formular, actualizar y Publicar el Plan Anual de Adquisiciones oportunamente.

• Priorizar el gasto conforme a las necesidades inaplazables. • Establecer en los estudios previos que los bienes y servicios a contratar

estén debidamente registrados o incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones

• Evaluar y justificar debidamente la NECESIDAD que se pretende satisfacer

con la contratación. • Evaluar debidamente las OPCIONES que existen para resolver dicha

necesidad en el mercado y la que sea más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico.

Aspectos a tener en cuenta en la planeación; ejecución presupuestal y contractual

• Soportar y justificar todas las solicitudes de adiciones en los respectivos reportes trimestrales que envíen a la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera de acuerdo al Parágrafo del Art. 16 de la Resolución Organizacional 0191 del 11 de febrero de 2015.

• Enviar las solicitudes de las necesidades de adquisición y apoyo a la gestión tecnológica, como hardware, software, etc. a la Oficina de Sistemas por ser de su competencia, así como a la DIAC en el tema de Seguridad.

• Revisar, hacer seguimiento y control a la ejecución presupuestal de

conformidad a sus asignaciones y verificar los posibles traslados entre rubros presupuestales, sin detrimento de lo asignado para Servicios Públicos esenciales.

• Priorizar el gasto conforme a las necesidades inaplazables.

PRINCIPIO DE ANUALIDAD - ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO

• En la Planeación de los procesos contractuales se debe tener en cuenta el PRINCIPIO DE ANUALIDAD, en cuanto a que los bienes, servicios y obra pública contratados deben ser recibidos dentro de la vigencia fiscal presupuestada, a excepción de los contratos que se hayan celebrado con vigencias futuras debidamente autorizadas por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional.

• Decreto 111 de 1996

“Artículo 14. Anualidad. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. (Ley 38 de 1989, art.10).”

RECURSOS ASIGNADOS PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES

Una vez analizadas las necesidades manifestadas por las Gerencias Departamentales, se priorizaron aquellas que fuesen indispensables para el eficiente desempeño laboral y para la cual se adicionaron recursos del rubro de funcionamiento de las Gerencias así:

Recursos asignados para Funcionamiento, por la Gerencia Administrativa a Financiera

CGR-GERENCIAS DEPARTAMENTALES SEDE PRESUPUESTO ADICIONADO

AMAZONAS LETICIA $ 38.850.000,00

ANTIOQUIA MEDELLIN $ 5.652.285,00

ARAUCA ARAUCA $ 28.366.740,00

ATLANTICO BARRANQUILLA $ 78.448.898,00

BOLIVAR CARTAGENA $ 97.490.000,00

BOYACA TUNJA $ 43.617.600,00

CALDAS MANIZALES $ 4.826.782,00

CAQUETA FLORENCIA $ 15.737.200,00

CASANARE YOPAL $ 47.800.000,00

CAUCA POPAYAN $ 24.907.168,00

Recursos asignados para Funcionamiento, por la Gerencia Administrativa a Financiera

CGR-GERENCIAS DEPARTAMENTALES SEDE PRESUPUESTO ADICIONADO

CESAR VALLEDUPAR $ 8.000.000,00

CORDOBA MONTERIA $ 70.910.676,00

CHOCO QUIBDO $ 47.536.000,00

GUAJIRA RIOHACHA $ 43.876.672,00

GUAINIA PUERTO INIRIDA $ 7.400.000,00

GUAVIARE SAN JOSE DEL GUAVIARE $ 82.752.000,00

HUILA NEIVA $ 76.500.000,00

MAGDALENA SANTA MARTA $ 65.375.928,00

NARIÑO PASTO $ 21.000.000,00

META VILLAVICENCIO $ 48.288.847,00

NORTE SANTANDER CUCUTA $ 25.500.000,00

Recursos asignados para Funcionamiento, por la Gerencia Administrativa a Financiera

CGR-GERENCIAS DEPARTAMENTALES SEDE PRESUPUESTO ADICIONADO

PUTUMAYO MOCOA $ 41.384.158,00

QUINDIO ARMENIA $ 97.832.380,00

RISARALDA PEREIRA $ 34.900.000,00

SANTANDER BUCARAMANGA $ 32.400.000,00

SAN ANDRES Y PROVIDENCIA SAN ANDRES $ 30.140.000,00

SUCRE SINCELEJO $ 81.000.000,00

TOLIMA IBAGUE $ 74.000.000,00

VALLE CALI $ 261.840.000,00

VAUPES MITU $ 5.200.000,00

VICHADA PUERTO CARREÑO $ 4.800.000,00

TOTAL ADICIONADO A NECESIDADES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES $ 1.546.333.334,00

Gracias por su atención.