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Autor: La Gente de GBSIngeniero(a) Informática – Consultor(a)Texto Guía – Capítulo 1
02-02-2011 MÓDULO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL –SIG-
Bucaramanga – 2011
Teléfono [email protected] www.migbs.com
Introducción
Hoy, en plena Revolución Digital, tema que es cubierto en el módulo Entorno Empresarial, es impensable imaginar una organización exitosa ya sea pública o privada, con o sin ánimo de lucro, que no incorpore las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC en todos sus procesos, especialmente en aquellos relacionados con la función principal de la empresa: atraer y mantener clientes, a la vez que se obtiene la rentabilidad, crecimiento y éxito según los planes estratégicos de la organización.
Si hoy, el efecto “NOWING” es la constante, y si la organización es innovadora en todo lo que hace, enfocada en el mercado y centrada en el cliente, entonces el único camino para satisfacer (satisfacer ahora mismo, “NOW”) las necesidades cambiantes de los clientes, es mediante el uso inteligente e intensivo de TIC en todos los niveles de la organización, esto es, en el nivel gerencial, táctico y operativo.
Gráfica. “Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones TIC”. En ella se muestra que las TIC son la infraestructura técnica para poder procesar, transmitir e intercambiar información en formatos digitales
El Sistema de Información Gerencial es equivalente al “Sistema Nervioso Central” del ser humano, pues a través de él, fluye la información necesaria para que “el Cerebro Organizacional” tome las decisiones necesarias para “mover la empresa” en la dirección correcta, es decir, para formular las estrategias empresariales.
Módulo “Sistemas de Información Gerencial SIG” – Capítulo 1 – La Gente de GBS, Consultor(a)
Objetivo General de Aprendizaje
El objetivo de este módulo es que el aprendiente entienda la importancia del Sistema de Información Gerencial para la formulación y ejecución de la Planeación Estratégica de la Empresa, incorporando TIC para mejorar la productividad de la función gerencial y creando una fuente de ventaja competitiva para su empresa.
Metodología General
Para lograr el objetivo general de aprendizaje, el aprendiente seguirá la metodología
, una iniciativa de GBS, La Casa Colombiana de Software, gracias a la cual, empresas Colombianas han incorporado exitosamente el Sistema de Información Gerencial en el Negocio, a partir del software contable “GBS”, desarrollado por la firma y con el acompañamiento de los docentes consultores de GBS.
A partir de la experiencia de GBS del trabajo conjunta entre usted, su organización y
nosotros los docentes consultores de GBS, siguiendo la metodología , usted como empresario puede obtener:
• La mejora de la calidad de vida de las personas, • La productividad de los negocios en empresas y emprendimientos empresariales• La mejora de las funciones del Estado
Lo más atractivo de esta metodología, razón por la cual la incorporamos al presente módulo, es que usted podrá evidenciar:
1. Que, “¡La Productividad es para todos(as)!”, como una forma de inclusividad social, que las oportunidades son iguales para todos(as), que solo debemos tomar la decisión de actuar y,
2. Que, bajo el mismo principio de igualdad, entonces la responsabilidad del desarrollo de la sociedad es de todas y todos, lo que se resume en que también: “¡Las MIPYMES son Responsables!”.
Bienvenido(a).
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INVITACIÓN ESPECIAL:
Apreciado(a) Lector(a):
En este punto, apreciamos dedicar unos minutos a la lectura complementaria (en el documento de WORD “SIG -El Primer Paso en la Internacionalizacion-.doc”
Mónica Yohana Fuentes Álvarez. (Profesional en Negocios Internacionales y Consultora GBS)Artículo: “¡Yo también pensaba que los Sistemas de Información eran problema de ellos: los contadores, los ingenieros y la DIAN!
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Ahora que usted y nosotros coincidimos en que Organizar la Casa es dar el primer paso en la dirección de la internacionalización, la prosperidad y el ÉXITO, entonces, vamos a recorrer el camino, juntos:
Es: ¡Productividad para todos!
Ahora, es posible que usted también mejore la Productividad Total Empresarial en su organización, mediante la capacitación permanente, la incorporación progresiva de TIC en los procesos y el acompañamiento de expertos para garantizar el impacto positivo en la productividad del negocio entendida como:
Mayores ventas,
Menores costos,
Mejor servicio al cliente y por lo tanto
Mayor rentabilidad.
Es: “¡MIPYMES Responsables!”:
Desde ahora, también es posible que usted se sensibilice y se convierta en el líder que contribuya a la sensibilización sobre Responsabilidad Social Empresarial RSE en MIPYMES, empezando por el ejemplo de la alianza entre Su Organización MIPYME y GBS, La Casa Colombiana de Software.
En el desarrollo de la metodología, usted y nosotros usaremos un modelo conceptual de desarrollo empresarial en el cual el empresario es el centro y responsable de su propio éxito, teniendo en cuenta el principio según el cual, el 80% del éxito depende de las decisiones y acciones al interior de la empresa y el 20% de su entorno empresarial.
Usted como emprendedor(a) o empresario(a) tomará conciencia de que es el protagonista de su propio desarrollo y por lo tanto, es necesario que tome las riendas de su propio destino, que el éxito de su negocio depende del éxito que logre para sus propios clientes, sus colaboradores, los accionistas y la sociedad en general.
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Gráfica. “MIPYMES Responsables”. El modelo de desarrollo empresarial de GBS sitúa al empresario en el centro, escuchando las voces de todos los consumidores de la Organización: los clientes, colaboradores o empleados, los accionistas y por supuesto, la sociedad en general. La empresa para su desarrollo, debe escuchar y satisfacer las necesidades de TODOS y TODAS los consumidores(as) de la Organización.
Fuente: Página de GBS, La Casa Colombiana de Software (www.migbs.com) , Septiembre 1 de 2010.
La metodología a usar combina el caso de estudio y el aprendizaje por proyectos, las cuales se complementan así:
Caso de estudio:
• Los empresarios, emprendedores y estudiantes, aprenderán a tener “Mi Contabilidad al Día”, trabajando en un ejemplo didáctico, usando una “empresa modelo”, en la que todo el proceso de incorporación de TICS ha sido previamente documentado y los resultados son conocidos.
• El propósito del caso de estudio es facilitar el aprendizaje mediante un caso conocido.
Actividad a desarrollar, a su propio ritmo, por su propia cuenta:
Aprendizaje por proyectos:
El aprendiente podrá iniciar el proyecto de implementación del Sistema de Información en su empresa real, con el acompañamiento por parte de los docentes consultores GBS.
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¡INICIE AHORA MISMO! El Caso de estudio se realiza en la sección siguiente: Capíutlo 2
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Sensibilización:
Sensibilización Preparándome para Tener Mi Contabilidad al Día
Aplicando las TIC para Organizar Mi Contabilidad al Día
Evaluando el impacto de las TIC
I
Semana 1
Actividad 1
I
Semana 2
Actividad 2
I
Semana 3
Actividad 3
I
Semana 3
Actividad 4
Estimado lector:
¿Sabía usted que las empresas que Organizan sus Negocios y tienen la Contabilidad al Día, tienen más ÉXITO en el mercado?
La contabilidad en la empresa.
Para el experto internacional Gabriel Vásquez la contabilidad NO es un asunto de contadores. Es un asunto de gerencia. GBS, invitó a Gabriel Vásquez para una entrevista con Daniel Sandoval, en el “Programa de las 8”, en el que se abordó el tema de la importancia de la contabilidad en la empresa, en el marco de la globalización de la economía que exige a Colombia la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera, comúnmente conocidas como “Normas de Contabilidad Internacional”.
Puede ver los videos en Youtube, sobre la importancia de la contabilidad en la empresa, siguiendo el enlace: http://www.youtube.com/user/MiGBS#grid/user/4941E7EE17001094
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También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:
Otro punto de vista, es el del experto en Sistemas de Información, Pedro Sandoval, quien disertó sobre la importancia de la contabilidad para el éxito empresarial en su conferencia “Sistemas de Información contable, productividad y éxito”, presentada en el Congreso Internacional de Tecnología para PYMES.
Puede ver los videos en Youtube, siguiendo el enlace:
http://www.youtube.com/user/MiGBS#grid/user/887C655FDD2D94AF
También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:
Además de los expertos en Contaduría y Sistemas, los emprendedores y empresarios más exitosos del país han reflexionado sobre la importancia de la contabilidad en la empresa. A continuación, veamos el punto de vista de Luís Carlos Sarmiento en el artículo “El rey Midas: Hace 50 años Luís Carlos Sarmiento fundó su primera empresa. Hoy es uno de los 150 hombres más ricos del mundo. ¿Cómo lo hizo?”, publicado en la revista Semana, edición noviembre 30 de 2009. El artículo completo en: http://www.semana.com/noticias-nacion/rey-midas/131990.aspx.
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Los expertos coinciden en que la importancia de la contabilidad en la empresa se puede expresar mediante la ecuación:
“Contabilidad = Gerencia = Negocios”
Con la cual, se sensibiliza al emprendedor (desde que inicia con su idea de negocios), al empresario, al estudiante (futuro emprendedor empresario), sobre el siguiente hecho:
Para tener éxito en un Negocio, se requiere una función de Gerencia (¿Se puede tener un negocio sin la función gerencial?) y,
Para realizar la función de Gerencia se requiere tener Contabilidad (¿Se puede gerenciar un negocio y tomar decisiones sin información confiable y oportuna?) , es decir,
Para tener Negocio, se requiere Contabilidad
La visión del Estado sobre Contabilidad y Empresa
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, no solo a su personal administrativo y accionistas, pero también, por parte del Estado. Por ello, el Estado exige llevar libros de contabilidad, como se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio:
Artículo 19, numeral 3: “Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad regular en sus negocios conforme a las prescripciones legales”
Artículo 19: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia.
Una definición de Contabilidad
La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
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Objetivos de la Contabilidad
Ofrecer en cualquier momento, una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa
Establecer, en términos monetarios, la cuantía de los bienes, las deudas y el patrimonio que posee la empresa
Llevar un control de los ingresos y egresos Facilitar la planeación, organización y dirección de los negocios, pues permite conocer
los efectos económicos de la operación mercantil del negocio y prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas al finalizar el ciclo contable Servir de fuente fideligna de información ante terceros, entre ellos los proveedores,
bancos y el Estado Ejercer control sobre las operaciones del negocio y fundamentar la determinación de
cargas tributarias, precios y tarifas
¿Quién está obligado a llevar contabilidad?
Es obligación de todo comerciante:
Matricularse en el registro mercantil Inscribir en el registro mercantil, todos los actos, libros y documentos respecto de los
cuales la ley exige esa formalidad Llevar contabilidad de sus negocios, conforme a las prescripciones legales Conservar de acuerdo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados
con sus negocios o actividades Abstenerse de realizar actos de competencia desleal
¿Quiénes son comerciantes?
El artículo 10 del Código de Comercio define como comerciante: “las personas que profesionalmente se ocupan de alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”
Para los efectos legales, se presume que una persona ejerce como comerciante en los siguientes casos:
Cuando se halla inscrita en el registro mercantil Cuanto tiene un establecimiento de comercio abierto Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio
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Trámites Legales del comerciante
Para tener derecho a ejercer su actividad mercantil, de acuerdo con cada municipio o distrito, los comerciantes legalmente establecidos, es decir, quienes están inscritos en Cámara de Comercio, deben tramitar los siguientes documentos:
Documento Entidad ante quien se tramita
1. El RUT
2. Matrícula Mercantil
3. Matrícula de Industria y Comercio
4. Patente de Sanidad
5. Certificado de Bomberos
6. Certificado según actividad u objeto social del comerciante
7. Paz y Salvo
DIAN
Cámara de Comercio
Tesorería Municipal
Secretaría de Salud Pública
Cuerpo de Bomberos
Oficina de Planeación Municipal
SAYCO Y ACINPRO
Tenga en cuenta, apreciado lector, que no se trata de cumplir los requisitos como un “mínimo”, se trata de que más allá de la norma, su empresa gana credibilidad, genera confianza y estos son elementos básicos necesarios para un clima en el cual, los clientes prefieren hacer negocios con usted y su empresa)
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Veamos cómo las MIPYMES Responsables, escuchan todas las voces: del cliente, del colaborador o empleado, de los accionistas, de la sociedad en general, del Estado y la voz de sus competidores:
La voz del CLIENTE:
“Prefiero comprar en una empresa que sea LEGAL, que me entregue mi factura, pues me da la CONFIANZA de que el producto o servicio ofrecido es de CALIDAD y cuenta con la GARANTÍA, gracias a lo cual, PROTEJO MI INVERSIÓN”
Beneficios:
Identificar, atraer y retener para siempre a los mejores clientes, a los más rentables y hacer que nos traigan a sus amigos.
La voz del COLABORADOR:
“Aunque fui considerando el mejor empleado del año en la empresa anterior en la que trabajaba, me retiré porque reinaba el desorden, la informalidad y ni siquiera se expedían las facturas a los clientes.” “Muchas veces venían personas haciéndose pasar por clientes a exigir devolución del dinero y NO TENÍAMOS como controlar eso...”
Beneficios:
Seleccionar, ayudar a crecer y desarrollar a los mejores colaboradores y empleados,
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La voz de los ACCIONISTAS:
“Me siento tranquilo de invertir mi dinero en una empresa totalmente legal. Además, puedo saber fácilmente cómo van las cuentas de la empresa y cuales serían mis utilidades de una manera sencilla. Mi dinero está bien invertido, ayudo a generar empleo y los impuestos que pagamos ayudan al desarrollo de mi país.”
Beneficios:
Mantener el capital de trabajo necesario para la continuidad del negocio
La voz de la SOCIEDAD:
“Nosotros, la sociedad en general, sentimos más afinidad y lealtad hacia las empresas que están comprometidas con la formalidad, el respeto del medio ambiente, pero sobre todo, del compromiso por servir con pasión a la sociedad...”
Beneficios:
Colombia es pasión. La sociedad se apasiona con las empresas legales y responsables.
Estimado lector:
Escuchemos ahora, la voz del Estado y de sus Competidores:
Lo que dice la DIAN…
¿Sabía usted que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN inició una Campaña Nacional de sensibilización sobre el uso de la factura legal?
La Campaña se llama “La Factura está viva…” y se puede conocer en:
Lo que dice la COMPETENCIA…
Nosotros vamos adelante porque:
1. Estamos organizados2. Tenemos una planeación de las
ventas por vendedor, producto, zona
3. Identificamos los mejores clientes, vendedores, productos y zonas en cuanto a cumplimiento de metas y rentabilidad
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http://www.lafacturaestaviva.com/home.php
Entrevista al Ministro de Hacienda de Colombia. Hace unos días, el Ministro de Hacienda, Oscar Iván Zuluaga, anunció la adopción de una tarjeta fiscal en Colombia para luchar contra la evasión del IVA por parte de los establecimientos comerciales. Puede leer el artículo completo en:
http://www.larepublica.com.co/archivos/ASUNTOSLEGALES/2010-06-30/tarjeta-fiscal--la-segunda-es-la-vencida-_104156.php
4. Pagamos los impuestos a tiempo y no nos preocupamos por las sanciones
5. El Estado nos ha identificado como empresa legal y nos brinda facilidades para acceso a créditos, programas de fortalecimiento empresarial y acceso a nuevos mercados
6. Accedemos fácilmente a negociar con los grandes compradores del país, incluyendo entidades estatales y los grandes supermercados
7. El ser legal y organizados nos ha traído a su vez a clientes legales y organizados que nos pagan a tiempo y que hacen que nuestro negocio sea más rentable y crezca según lo planeado…
Fin del texto guía, Capítulo 1, Módulo SIG.
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