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GACETA OFICIAL MO CI PANAMA,RDEPANAM~~ MIE~COLES L DE DIGIEMBRE DE 2004 ~"2~,187
8
CONTRALORlA GENERAL DE LA REPUBLICA DECRETO NP 175-2004 OM Y SC.
(De 6 de octubre de 2004) "POR E t CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENT0 T~TULADO INSTRUCTIVO PARA LA REGULACION V CONTROL DE LA EJCUUClON DEL PROGRAMA D€ ALlMENTACION COMPLEMENTARIA". ....................................................................................................... PAG. 1
AV1SOSY EDICTOS ....................................................................................................... PAG. 64
CONTRALORlA GENERAL DE LA REPUBLICA DECRETO NQ' 175-2004 D# Y SC.
(m B de qctubre cle 2004)
Por el cual se aprueba el documento t ~ t lad0 INSTRUCTIVO PARA LA REGULACI~N Y CONTROL DC L A EJCCUCldJ DEL PROGRAM* DE ALIMENTACION COMPLEMENTARIA.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA En rlso de sus facultades constitucronales y legales.
CONSTIDERANDO: 1
Que el Articulo 11, numeral 2 d e la Ley 32 del B de novlernbre de 1984, por la cual se adopta la Ley Organ~ca de 13 Contraloria General dc Ia Republ~ca, cstablece que para el cumplimiento de su mision, la ~nstitucion flscallzara, regutara y controlara todos 10s actos de manelo de fondos y blenes publ~cos. a f ~ n de que tales actos se realicen con cnrreccihn y segirn In ~ s t a h l ~ ~ l d o en Ias nnrmas jc~ridtcas respect~uas
Que el Articulo 36 de la c~tada Ley d~spone que, la Contralorla "~ene ra i dlctara reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuac~on de las personas que manejen fondos o blenes puMicos I
I
Que corresponde a la DIRECCION DE Y SISTEMAS DE CONTABlLlDAR elaborar 10s dacumentos denorninados Procedimientos o Manuales necesarios para la rendition, exarnen de cuentas de la gestion fiscal de 10s empteados y agentes de manejo; al Decreto 261-Leg de 16 de septiembre de 2002.
2 Gaceta Ofidal. mi6rcolcs 1 dc diciembrc de 2Wd No 25.187
Que una vez elaborados estos documentos, deben ofrc~attzarse mediante decreto, en el que se establece la fecha para su apl~cac~on por la dependenc~a estatal respectiva, y son de obligatorio cumpl~m~ento para 10s Serv~dores Publ~cos encargados de apl~carlos
Que la DIRECC~ON D € METODOS Y SlSTElMAS DE CONTABILIDAD, en . ccordinactdn con et MINISTERIO D€ EDuCACI~N, partic~paron ell la elaborao0r~ del documento titulado INSTRUCTiVO PARA LA REGULACION Y CONTROL D€ LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE ALIMENTACION COMPLEMENTARIA.
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por 10s responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
ART~CULO PRIMERO: Aprobar el documento iitulado INSTRUCTIVO PARA LA REGULACI~)N Y CONTROL DE LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIOY COMPLEMENTARIA.
ART~CULO SEGUNDO: Este documento regira p,ara el Ministerio de Educacion
ART~CULO TERCERO: Esfe Decreto rige a patfir de sii promulgaoor~
Dado en la ciudad de Panama a 10s 6 dias del mes de octubre de 2004.
RAFAEL ZUNIGA BRlD Secretario General
ALVlN WEEDEN GAMBOA Contmloria General de la Reptibllca
No 25,187 Gaceta Ofibsll, mi8rcoles 1 de diciembre de 2004 3
~NDICE
......................... .................................................................. INTRODUCCION :. I. ASPECTOS GENERALES ......................................................................
.................................................................. ................ 1. OBJETlVO ,.. .....
......................................................... 2. BASE LEGAL .................... , . . . !I. ASPECTOS ADMlNlSTRATlVOS ..............................................................
A. RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES INTERNAS .................... 1. Direccion Nacional de Nutrition y Salud Escolar ............................ .... 2. Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo lnstitucional ................. 3. ~epartamento de Programaci~n de In.versiones ................................
4. Departamento de Tesoneria y Seguro ................................................
5. Direccion Nacional de Educacion Cornunitaria y Padres de Familia ..
6. Direction Regional de Educacibn ............... .: ........................... ...>.... ...
7. Unidad de Contabilidad Regional : ............. .......................................... . ,
8. Unidad de Tesoreria Regional ... : .................................... ..................... 9. Unidad de Nutrition Regional ............................................................... 10. Director del Centro Educative ..............................................................
11. Cornision de Salud ............................................................................. 12. Custodio de Caja .................................................................................
13. Asociacion de Padres de Farnilia de 10s Centros Educativos . .
Benefic~ados.. ......................................................................................
........................ B. RESPONSABILIDAD DE LAS UNIDADES EXTERNAS
'l. Oficina de Fiscalizacibn de la Contraloria General .............................. Ill. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO ........................................................
IV. PLANEAMIENTO DE LAS MlNUTAS ........................................................
V. PROCEOIMIENTO .....................................................................................
1. Inclusion de Centros Educativos al Prograrna de Alirnentacion
.......................... partida Complementaria y asignacion presupuestaria .. 2. Entrega de cheques a 10s Centros Educativos beneficiados con el
.......................................... Programa de Alimentacion Complementaria
3. Adquisicion de alimentos para la Ejecucidn del Programa de
Alimentacion Complementaria (Subsidios mensuales mayotes de
B1.500.00) ..................................................................*...............*....*..... 4. Adquisicibn de alimentos para la Ejecucidn del Programa de
Alimentacibn Complementaria (Subsidios mensuales iguales o
.................................... menores a 8/.500.00) ............................. 5. Rendicibn de Cuenta del Director del Centro Educativo que desarrolla
..................................... El Programa de Alimentaci6n Complementaria
6. Examen y finiquito del lnforme Mensual de Ejecudon del Programa de
............................................................... Alimentacion Complementaria
................................................................. VI. REGIMEN DE FORMUMIOS
l Cuadro de Asignacibn de Centros Educativos ........................... .. ........ ........... 2. Cuadro de Entrcga de cheques : ................................... ............
3. Libra de Registro ........... ....................... ; ................................................. . .
.............................. 4. Listado de Necesidades ........ ................................... 5. Cuadto de Registro de Compras ............................................................ 6. Cornprobante de Caja ...,................................................+....................... 7. Cornprobante de Pago Rural ................................................................... 8. lnforme Mensual de lngresos y Egresos ................................................. ,
................................................ ........ 9. Informe Mensual de Alimentacibn .:. .............................................. 10. lnforme Evaluativo de Calidad .....,.......... -..;
.............................................................. 3 1. lnforme Bimestral de Ejecucibn
VII. ANEXOS ...............................................................................................d....
........................................................................... 1. Convenio de Asistencia
2. ~ontroles para el Manejo del Subsidio en Efectivo ................................ 3. Mapas de Flujo .................................... .: ......:......... ..................................
.............................................................. 4. Ley NO35 de 6 de julio de 1995
5. Resuelto NO237 de 25 de matzo de 1998 ...................................-.......... ............................................... 6. Resuelto N0952 de 9 de agosto de 2001
No 25,187 Gaceta Ofucial, miholes 1 de diciernbre de 2004 5
La Contralorla General de la Rapbblica, a travts de la Direccibn de Metodos y Sistemas de Contabilidad considera que el documento denominado "Instructive para la Regulation y Control de la Ejecucion del Programa de Alimentacion Complementaria", preparado por la Direccidn Nacional de Finanzas y Desarrolb lnstitucional del Ministerio de Edwcacion, reline 10s requisites y criterios de control ' y fiscalizacitjn que deben aplicar 10s Centros Oficiales de Educacidn Primaria beneficiados por el programa.
El documento contiene en sus partes 10s aspectos generales. administrativbs y de control interno, planeamionto de las minutas, procedimiento, rbirnen de fomulafjo y anexos.
Mediante et presente documento se establece la regulacion para usar 10s recursos asignados a1 Programa de Alimentacion Complementaria; con esta accibn se actualiza la versidn emitida en 1 q99.
El documento es de'fiel cump)imiento, eri consecuencia, cabe a la Direccibn Nacional de Finanzas y Desarmllo lnstitucional a traves del Departamento de DesarroHo lnstitucional monitorear y evaluar el instructive en su operatividad para determinar el cumptimiento del objetivo que persigue el programa, como es, satisfacer las necesidades nutricionales de la poblaci~n escolar benefciada; de esta manera se estad en capacidad de poder adecuarlo cuando las circunstancias asl lo demanden.
6 Gaceta Oficial, rnikrcnles I de diciemhre de 2004 No 25,187
Asegurar una eficaz gestion del Prograrna de'Alimentacion Cornplementaria en 10s Centros Oficiales de Educacion Prirnaria, rnediante el establecimiento de controles internos y externos que regularan el uso adecuado de 10s subsidios mensuales recibidos, a fin de garantizar una alimentacion complementaria para 10s estudiantes de estos Centros, con una merienda que mejore su estado nutritional y rendimiento escolar.
B. BASE LEGAL
Norma General:
Ley 34 de 6 de julio de 1995, que rnodifica la Ley 47 de 1946, OrgOnica de Educacidn.
0 Ley 35 de 6 d e julio de 1995, "Por la cual se establece el Prograrna de Oistribucion del Vaso de Leche y la Galleta Nutritional o Cremas Nutritivas Enriquecidas, en t ~ d o s 10s centros oficiales de educaci6n preescolar y prirnaria det pais".
P Ley 32 de 8 dt novitrnbre de 1904, "Por la cual se adopta fa Ley Organica de la Contralaria General de la Republica".
Norma Especifica!
Cl Resuelto No 237 de 25 de rnarro de 1998, Por el cual se dictan algunas rnedidas para el Prograrna de Alimentacidn Cornplementaria Escolar en todos 10s Centros Oficiales de Educacion Preescolar y Primaria del pais.
U Resuelto No 952 de 9 de agosto de 2001, que establece el Programa de Alirnentacion Cornplementaria en todos 10s Centros Oficiales de Educacion Prirnaria que existan en la Republics de PanamQ. I
II. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
A. RESPONSABILIOADES D€ LAS UNIDADES INTERNAS
I. Direcci6n Nacional de Nutrici6n y Salud Escolar:
Evaluar y aprobar el listado remitido por las Direcciones Regionales, de los Centros Educativos que participaran en el Programa de Alimentacibn Complementaria.
Segregar del presupuesto anual asignado a'los programas de la Direccibn Nacional de Nutricidn y Salud Escolar, la cantidad requerida para ejecutar el Programa de Alimentacion Complementaria de acuerdo a la poblacion que se atender$.
Establecer la asignacion diaria por estudiante, mediante el cAlculo de {as cantidades requer~das para ejecutar el Prograrna de Alimentaci6n Complementaria. Se establecio la suma de B/. 0.25 como cantidad diaria, a fin de hacer equitativa la
distribuclon por estudiante, debida a que en algunas regiones, existen mas estudiantes por atender que en otras.
Informar a 10s Directores Regiondes sobre las cantidades asignadas para cada region escolar.
Elaborar y firmar las Gestiones de Cobro al Tesaro Nacional para cada Regibn, correspandiente a cada cuatrimestre del Programa de Alimentacihn Complementaria.
Dispuner e n conjunto con 10s Coordinadores de Ntltricibn Regional, las ltstas de alimentos que componen un plato de comida o minutas, que se sugeriran a 10s Centros Educativos que participan en et programa.
Recibir de cada Direccibn Regional, 10s Informes Birnestrales de la Ejecuciun del Programa, para su verificacion y evaluation; y asi tornar las acciones correctivas pertinentes.
2. Direccion Nacional de F inanaas y Desarrollo Institutional:
+ Aprobar la adquisici6n de utensilioc o equipo de cocina para 10s Centros Educativos que asi lo soliciten, siempre que exista la disponibilidad presupuestaria.
Verificar y evaluar la adecuada ejecucion del Programa de Alirnentacion Compjementaria, a traves de 10s lnformes Bimestrales recibidos de !as Direcciones Regionales.
3. Departamento de Programacion de Inversiones:
Segregar del presupuesto de la Direccion Nacional d e Nutrrcion, la cantidad requerida pars-la ejecucidn del Prwrama de Alirnentaci6n Cornplementaiia y asignar las partidas presupuestarias d e cada Direccion Regional, de acuerdo a la cantidad establecida por la Direccion Nacional de Nutrition y Salud Escolar.
4. Departamento de Tesoreria y Seguros:
+ Dar cl trAmite requerido a las Gestiones de Cobro al Tesoro Nacional de manera que el Ministerio de Economia y Finanaas, ordene el pago respective.
Depositar 10s cheques en las cuentas bancarias exclusivas para el Programa de Alimentacion Complementaria de,cada Direccion Regional.
Notifcar de 10s depbsitos a las ~iiecciones Regionales y a la Direcci6n Nadonal de Nutrici6n y Salud Escolar. 1
8 Gaceta Oficial, miCrcoles 1 de diciembre de 2004 No 25,187
5. ~i;ecci6n Nacional de Educaci6n Cornunitaria y Padres de Farnilia:
+ Disponer en conjunto con 10s Coordinadores de Padres de Familia Regionales, la divulgaci6n y promocibn del Programa de Alirnentacion Complementaria, para que las Asociaciones de Padres 'de Familia de 10s Centros Educativos beneficiados, participen en la ejecucittn efectiva del programa.
* Promover la participation de las Asociaciones de Padres de Familia de cada Centro Educativo beneficiado, en las compras, preparacidn y distribucirjn de los alimentos.
+ Disponer en conjunto con los Coordinadores de Padres de Familia Regionales, ei seguimiento y evaluation del funcionamiento del programa en cada Centro Educativo.
6. Direccion Regional de Educacion:
Supervisar la selection de los Centros Educativos que se inciuiran en et Programa de Alimentaci6n Complementaria.
Veriflcar et listado de 10s Centros Educativos beneficiados con ei Programa y remitir e1 misrna a la Direccirjn Nacional de Nutricion y Salud Escolar para su aprobacion.
+ Lograr la forrnalizacion del Convenio de Asistencia de 10s Centros Educativos beneficiados con el programa.
+ Asegurar la existencia de una cuenta bancaria exclusiva para eJ Programa de Alimentacion Complementaria en ta Direccibn Regional, a fin de realizar 10s depositos en estas cuentas, correspondientes a las cantidades entregadas cada cuatro rneses, para la ejecucion del Programa.
I
+ lnformar al Departamento de Tesoreria y Seguros del Ministerio, a imvks -de la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo Institutional, del numero de la cuenta exclusiva para us0 del Programa de Alimentacion Complementaria.
+ Velar que et manejo de 10s subsidios iguales o menores de 61. 500.00, recibidos por los Centros Educativos beneficiados, se de observando 10s Controles para el Manejo del Fondo en Efectivo. (Ver Anexo 2). .
6 Firmar los cheques a nombre de 10s Directores de 10s Centros Educativos beneficiados, a fin de que se ejecute eI prograrna en las respedivas escuelas.
Fnviar a ia Oficina d e Fiscalizacion Regional de la Contraloria General de la Repubhca, los originates de 10s Convenios y 10s cheques de subsidios merrsuales para su refrendo; ademas d e 10s lnformes Mensuales de lngresos y Egresos y Los informs y documentos de nutricion, debidamente sustentados por las facturns y/o cornprobantes de compras.
No =,l87 Gaceta Oticii, mi4rcoles 1 de diciembre de 2004 b ,
~rocu&r que 10s Centros Educativos jbeneficiados con el Programa de Allmentact6n Complernentaria, reciban et subsidio a tiempo.
+ Gestionar que los Directores de 10s Centros Educativos que reciben subsidios del Programa de Alirnentacion Complernentaria, envien 10s informes de ejecucion respectivos en el tiempo establecido sn el presente instructive.
+ Realizar una inspeccion a 10s Centros Educativos que reciben et subsidio del Programa de Alimentacibn Complementaria, para certificar el desarrollo efectivo del mismo.
+ Enviar las minutas sugeridas por la Direccion Nacional de Nutricibn y Salud Escolar, a 10s Centros Educativos directamente, en caso de que no exista Coordinadar de Nutricion Regional.
Efectuar el seguimiento y evaluacibn al Programa de Alimentacion Complementaria, mediante un equipo compuesto por el Coordinador de Nutricihn Regional, el Coordinador de Padres de Familia Regional, el Contador y el Auditor Regional, a fin de garantizar que el subsidio sea utilieado correctamente en cada Centra Edycativo.
Coordinar que las solicitudes de compras de utensilios o equipo de cocina sean examinadas par el equipo regional para estabtecer la necesidad real de la adquisicion, para asi, poder enviar tales solicitudes de compra a la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo In$titucional para su aprabacibn.
Procurar la elaboracion y envio de los lnformes Bimestrales de Ejecucion del Programa de Alimentacion Complernentaria; y posterior remision a la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo lnstitucional y a la Direccion Nacional de Nutricion y Salud Escotar, a mas tardar 30 dias despues de finalizado cada bimestre.
7. Unidad de Nutrici6n Regional:
Determinar en coordinacibn con el Contador Regional y 10s supervisores del area, 10s Centros Educativos que se baneficiaran con el Programa de Alimentacion Complementaria y estimar la cantidad requerida, en base al porcentaje establecido por la Direcc~on Nacional de Nutricion y Salud Escolar.
Coord~nar con la Direccibn Nacional de Nutricion y Salud Escolar, las rntnutas que se sugeriran a los Centros Educativos para la elaboracion de las meriendas.
Elaborar el Cuadro de Asignacion de Centros Educativos y remitirlo al Director Regional. (Vet Formulario No t)..
Recibir 10s lnformes Mensuales de ilngresos y Egresos y dernas lnformes con los documentos sustentadores, para (la revision y verificacibn de 10s aspectos nutricionales. l
i
~ealizdr monitoreos y evaluaciones a traves de I w Inspectores de Nutri~idn Regionales en los Centros Educativos participantes, con la finalidad de verificar la correcta ejecucion del programa.
Participar activamente en la elaboracibn del lnforme Bimestral de Ejecucibn del Programa.
8. Unidad de Tesoreria Regional:
Elaborar mensualrnente 10s cheques de subsidio del Programa de Alimentacion Complementaria a nornbre de 10s Directores de los Centros Educativos beneficiados.
Elaborar el Cuadro de Entrega de Cheques. (Ver Formulario No 2).
9. Unidad de Contabilidad Regional:
Examinar 10s Informes Mensuales de lngresos y Egresos y las facturas ylo comprobantes de cornpras, Iuego de fa revision de los informes y documentos de nutricion por parte de la Unidad de Nutrition Regional.
Orientar a 10s Directores de 10s Centros Educativos en la elaboration de los Informes tecnicos que exige el programa, a ftn de agilirar 10s siguientes desembolsos.
ldentificar y registrar 10s bienes patrimoniales (equip0 y utiles) que adquieren 10s Centros Educativos con fondos del Programa de Alimentacidn Complementaria o que hayan sido donados para cumplir con 10s fines del mismo. Establecer al respecto, comunicacion permanente con las Unidades de Bienes Patrimoniales Regionales para et registro e inventario correspondiente.
Asegurar la elaboracidn de 10s Informes Bimestrales de Ejecucion del Programa de Alimentacion Complementaria. (Ver Formulario No 1 1). I
10. Director del Centro Educativo:
+ Velar por el uso correcto y la custodia del fondo asignado; la ejecucion efectiva del programa y la entrega oportuna de 10s informes respectivos..a la Direccion Regional.
+ Establecer una Cornision conformada por Docentes y Padres de Familia, de no existir la Comisibn de Salud, que sera la encargada de velar por la ejecucion del Programa.
Forrnalizar un Convenio de Asistencia cpn la Direccion Regional.
4 Endosar el cheque de subsidio recibido para depositarlo en una cuenta exclusiva para el manejo del Programa de Alirnentacion Complementaria, cuando el subsidio mensual sea mayor de B/ 500 00
e. Cualquier otro docurnento adicional-que'se rebra al Pmgrama, tales corm cotizaciones, facturas, circulares y otras.
f. Copia de la conciliaci4n bancaria, en caso de que ei Plantel cuente con cuenta bancaria para el Programa.
NOTA: al lnforme Mensual de lngresos Y Egresos que se entrega en la Direceidn Regional, se debera adjuntar copia de t d o s 10s documentos de esta carpeta, como docurnentos sustentadores de dicho Inforrne.
11. Cornision de Salud:
La Comisibn de Salud estarh integrada por las siguientes personas:
a. Dos (2) representantes del personal Docente. La maestra de Educacibn para el Hogar, automsticamente, participara como uno de 10s representantes del
. personal docente ante la Comisibn de Salud. Se designad a uno para que firme los cheques en conjunto con el Director y lleve los registros correspondientes en el Libro de Registro. (Ver Formulario No 3).
b. Dos (2) miembros de la Asociaci6n de Padres de Familia del centro educative. Se designara uno para que compre 10s alimentos y utensilios necesarios para la ejecucibn del Programa. '
+ Elaborar el Listado de Necesidades de alimentos, de acuerdo a las minutas programadas. (Ver Formufario No 4).
Participar en las compras de 10s alimentos y utensilios necesarios para la ejecucion adecuada del Programa, siempre que exista la dispanibilidad presupuestaria y elaborar y firmar el Cuaderno de Registro de Compraa. (Ver Formularia No 5). Debera utilizar el Comprobante de Pago Rural, en caso de'ser necesario. (Ver Formulario No 7).
Coordinar con el personal designado, l3 elaboraci6n de 10s alimentos, su entrega a 10s estudiantes, asi como la supervision del funcionamiento general del cornedor.
+ El Docente designado para la firma de cheques debera elaborar el lnforme Mensual de lngresos y Egresos, indicando todos los ingresos recibidas en el mes y 10s gastos incurridos. (Ver Formulario No 8). ,
Elaborar y firmar el lnforme Mensual de Alimentacibn. (Ver Forrnulario No 9).
4 Elaborar y firmar et lnforrne Evaluative de Calidad, para determinar las necesidades fisicas y de utensilios de 10s comedores. (Ver Formulario No 10).
Enviar todos 10s informes mensuales del Programa de Alimentacibn Complementaria al Director del Centro Educative en el tiempo que se indique.
W 25,187 Ganta Oficial, drcoles 1 de diciembre de 2004 U
12. ~ustodio de Caja:
Recibir y custdiar el subsidio mensual en efectivo, cuando sea igua1 o menor a BI. 500.00 para uso exdusivo del Pr~grama de Alirnentacibn Complementaria.
Elaborar el Cornprobante de aja, que debera aprobar el Director del Centro, autorizando el desembolso de la cantidad solicitada por la Comisibn de Salud, para f las compras requeridas. (Ver Fo mulario No 6).
+ Enlregar la cantldad en efectivo/ solicitada una ver que haya sido aprobada pot el Director.
Rec~blr y custodlar las facturav originales tntregadas y mantener actualizado el Libro de Registro. (Ver Formulario No 3).
+ Elaborar et lnforme Mensual de lngresos y Egresos, indicando todos los ingresos recibidos en el rnes y 10s gastos incurridos. (Ver Formulario No 8).
33. Asociacion de Padres de Familia de los Centros Educativos beneficiados: ,
+ Organizar a 10s Padres de Familia de cada Centro, a fin de que particwn activamente en la ejecucidn del programa de Alirnentacibn Complementaria, tanto en las compras como en la efaboracion de 10s alimentos y en la entrega de !a merienda a 10s estudiantes.
Sus representantes 'en la Comisi6n de Satud deberan supervisar la ejecucibn del programa cada 15 dias a maxim0 cada mes.
+ Sus representantes en la Comision de Salud,- participaran en la elaboracion de los informes mensuales que sean responsabilidad de esta y deberan presentado al Director del Centro Educative e d el tiernpo que se indique.
B. Responsabilidad de las Urridades Externas:
l. Oficina de Fiscalizacidn de !a Contraloria General:
En la sede del Ministerio:
Fiscalizar las Gestiones de Cobro del Programa de Alimentacibn Complementaria. luego de conocer la cantidad de Centros Escolares por region, poblacidn atendida, partida y saldo presupuestario del gasto a imputar.
En las regiones: .
+ Verificar los originales de 10s Convenios de Asistencia, elaborados por la Direction Regional, a fin de refrendarlos.
Revisar los lnformes Mensuales y documentos sustentadores para firmar los cheques correspondientes a las asignaciones mensuales.
,'
14 Gaceta Oficial, mikrcoles 1 de diciembre de 2004 No 25,187
- ~efrendar los cheques de las asignacioqes mensuales correspondientes a 10s Centros Educativos que participan del programa.
Coordinar et proceso de apertura de la cuenta bancaria exclusiva para manejar 10s fondos del Programa de Alimentacibn Complementaria.
+ Examinar y finiquitar la rendicion de cuenta aue presenten 10s Centros Escolares que adrninistran 10s fondos del Prograrna de Aflrnentac~on Complementaria, en las Direcciones Regionales correspondientes.
La reridicion de cuenta en 10s Centros Escolares serh un informe que elaboraran para mostrar el resultado de la asignacion del subsidio en relacion con 10s egresas efectuados, sean gastos, alimentos para consumo hurnano, compra de utensilios y equipo, que se efectuen durante el periodo correspondiente.
El examen de cuenta es la comprobacion del informe de 10s Centros Escolares, cuyos valores deben estar debidamente sustentados en 10s comprobantes de ingresos (cheque de la asignacion U otro ingreso) y egresos (facturas, recibos, comprobantes de caja), y en 10s informes y registros que comprueban la pobtacibn beneficiada y la calidad de al~rnentacion.
4 El finiquito de la cuenta se hara luego del examen de la cuenta y aprobacidn. El refrendo del cheque de la asignacion del subsidio, confirma la accidn del finiquito.
+ La Oficina de Fiscalizacion Regional de Contraloria debe remitir not~ficacion a la Direccion Regional de Educacion correspondiente, cuando la rendicion de cuenta no pase el examen, para que tome las medidas necesarias a fin de lograr el correcto manejo del fondo del Programa de Alimentacibn Complementaria por parte del Centro Educativo, quien debera atender y subsanar las fallas encontradas. El do cumplimiento de las medidas por parte del Centro Educativo, 'acarrear5 el inicio de una investigacibn.
Ill. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
Los critetios fmamentates, que se tornarhn en cuenta para incluir o no a un Centro Educativo en el Programa de Aiirnentacion Complementaria deberdn ser 10s ~iguientes:
a. Condition socio - economica de 10s estudiantes de 10s Centms Educativos. b. Colegios ubicados en tas regiones de pobreza y pobreza extrema; no.
atendidos por el FIS. c. Informes de 10s Centros de Salud, donde se indique que los estudiantes
presentan problemas de desnutricion o de mala alimentacion.
Se podran incluir en el programa, aquellos Centros Educativos que ya cuentan con ayuda de otras instituciones, pero que requiere mas ayuda para lograr una dieta balanceada.
No 25,187 Gaceta Oficial. mi4rcoles 1 de diciembre de 2004 15
Todo carnbio a la asignacibr diaria por estudiante, debere ser previamente aprobado por la Direccion Nacional de Nutricibn y Salud Escolar.
Una vez iniciada la ejecucion del Programa, 10s Directores Regionales, deberirn notificar por escrito a la Direccion Nacional de Nutrition y Salud Escolar y a la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo Institucional, cualquier exclusibn o incorporacibn de Centros Educativos al Programa, la rnatricula del Plantel y la cantidad asignada, asi como el nuevo Convenio para el trarnite resgectivo. Las Direcciones Regionales, podran aumentar el numero de estudiantes atendidos por el programa, siempre y cuando no se desrnejore la asistenc~a nutr~clonat que Drinden.
El subsidio obtenido a traves de esle Programa, podra ser utiiizado para: a. Compra de allmentos que consumiran los estudiantes. b. Compra de utensilios de cocina tales como ollas, pailas, sartenes, vasos, platos y
cubiertos, para una alirnentaci6n higienica o alguncs equipos como estufas y refrigeradoras, siempre que exista ia dispon~bilidad presupuestar~a.
NOTA: Antes d e proceder con las compras del punto No b, el Director Regional debera soiicitar ta aprobacion de la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo lnstitucional de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.
Todas las cnmpras que se realicen a traves del subsidio otorgado por el Programa, deben contar con facturas originales, donde conste claramente:
a. Fecha d e la compra. b. Nombre del Centro Educati \I o. c Nombre, f~rma y cedula de quien recibe el bien por el Centro Ed~catlvO. d Detalle de 10s articulos comprados, cantidad, descrlpc~on, precios unitarios,
total por articulo y el.rnonto total de la compra. e. En caso de que ei vendedor no cuente con factura comercial, debera utilizar
el formulario presentado en este instruct~vo, debidarnente Ilenado.
r El subsidio mensual lgual o menor de B/. 500.00, asigriado a un Centro Educativa se manejara mediante un "Fando en cfectivo" y el Director designara a un docente o administrativo, como Custodio, que velara directamente por su ejecucion. El Director del Centro autorizara 10s comprobantes de caja y tomara las medidas necesarias para la seguridad del fondo.
Eri el caso de 10s subsidies que se rnanejen a traves del "Fonda en Efectivo", el Custodio de Caja, debera remit'r junto al primer informe mensua!, la siguiente documentaci6n:
a. Or~ginal del record pol~c~vo
I b. Copia del acta de toma de posesion c. Copia de la cedula
i NOTA: El no remitir a la direcci6r-1 Regional en el tiernpo estip~ilado la .documentac~on soiicitada a1 Cust io de Caja, ocasionara la retention de! siguiente cheque de subsidio gd
!
16 Gaceta Oficial, rniercoles 1 de diciembre de 2004 Nu 25,387
Los cheques de subsidio, salvo el primero, se deben confeccionar inrnedmtarrente despues que se reciba y se apruebe el lnforrne Mensual correspond~ente, se realltaran todas las acclones necesarlas para que diChOS cheques sean firrnados a la mayor brevedad posible.
+ Cada Centro Educativo tendrg hasta 10 dias para entregar 10s informes mensuales de ejecucidn del programa a las Unidades de las Direcciones Regionales de Educacibn encargadas de la evaluacion y seguirniento del prograrna. La no entrega de los informes, ocasionara que se inicie una inspection para determinar las eausas de incumplimiento. De igual manera, se tomaran las medidas necesarias para que et Director del Centro entregue el informe pendiente en el rnenor tiempo posible.
Cada Centro Educativo, debera manejar ei fondo que se le asigna de conformidad con las regulaciones que establece el presente instructivo.
IV. PLANEAMIENTO DE LAS MINUTAS
.) Antes de escribir una minuta, o lista de alimentos que cornponen un plato de comida, deben tomarse en cuenta 10s requerimientos nutritivos de los estudiantes, ia variedad de alimentos, el equipo existente y -el personal para su elaboracidn y preparacibn.
+ Para garantizar que 10s estudiantes reciban 10s requerimientos nutritivos en cuanto a cantidad y calidad, el Ministerio de Educacion, a traves de la Direccibn Nacional de Nutrition y Salud Escolar, proporciona el cuadro Alrnuerzo Cornplementario, con !OS
alirnentos que deben estar presente en 10s men12 que se les prepare a ios estudiantes:
ALMUERZO COMPLEMENTARIO
I Alimento Cantidad Calorias - 1
+ Igualmente. el Cuadro Nutrientes por 100 gramos de pomi6n comestible de aiimento para nifios menores de 12 atios, detalla el product0 y la cantidad de nutrientes que proporcionan:
Arror Hortalizas mixtas Hojas verdes
;frijofes Carne Acei te Sal Frutas (1 M ia) Hueva (lldia)
> TOTAL L
Gramos I persona i dia 200 50 25 100 100 10 5
100 100 690
d 364
15 l 15 340 193 50 -i
-- + 67 158
7 202 I
NUTRIENTES POR l00 GRAMOS DE PORCtON COMESTIBLE PARA Nla0S MENORES DE 12 ANOS
.) Con el conocirniento de 10s nutrientes que se encuentran en estos productos, la comblnacidn de 10s mismos en el plato de comida que reciban los estudiantes, garantizarhn una dieta balanceada.
+ Una buena planificaci6n de minutas garantizara cornidas de buen aspect0 y sabor, ademas de que 10s alimentos a utilizar esten disponibles en el mercado, sin alterar el presupuesto establecido.
+ Para mejorar la eficiencia y el ahorro de tiernpo en el manejo del comedor, se debe elaborar una combinacibn de alimentos que roten de acuerdo a una secuencia definida en base a1 periodo de compras del Centro..
+ Entre las ventajas que se encuentran al planificar previamente las minutas estan el ahorro del tiempo. se garantiza que la comida sea de alto valor nutritive, se disrninuye el desperdicio de comida y tas compras se hacen de acuerdo a las cornbinaciones de alirnentos que se van a preparar.
.) La Direction Nacional de Nutricibn y Salud Escolar, sugiere como ejemplo, las siguientes minutas'
a. Arruz con vegetales y bollo guisado. b. Sopa de lenteja con platano verde y atroz blanco. c. Sancocho de gallina y arror blanco. d. Arroz con pollo y platano maduro herv~do. e. Arroz blanco, lenteja y huevos revueltos con vegetales. f Coditos con tuna y vegetales. g. Arroz blanco, torta de huevo con vegetales y fruta de temporada. h. Arroz con frijoles y pollo guisado. i. Frutas panamenas de la temporada como postre ylo refresco. ,
.) Igualrnente, la Direccidn Nacional de Nutricibn y Salud Escolar, hace las slgulentes recomendaciones en la preparacibn de 10s alimentas:
a. No debe incluirse en una misma comida, varios alirnentos que sean de un mlSmo tlpo (arroz, macamones, ensalada de papa).
b. Los sabores de las cornidas deben ser combinados de manera equilibrada y contrastante.
c. Se debe consumir un huevo diaria. asi como consumir cereales. d. Las sopas deben hacerse de carne o pollo y no de hueso. e. Utilizar lo rnds frecuentemente posible, frutas panamenas de la ternporada. f. El arroz se debe hacer sin sofreirlo. g. Debe seguirse 10s habitos de higiene en la preparation y consumo de
alimentos.
N" 25,187 Gaceta Oficial, mihrcoles 1 de diciembre de 2004 19
A. Tramite para la inclusion de Centros Educativos al Programa de Alimentacion Complementaria y asignacion de partida presupuestaria.
l . Unidad de Nutricibn Regional: - Verifican las necesidades de los diferentes Centros Educativos de la region, para determlnar si se incluyen en el Prograrna de Alimentacion Complementaria. Elabora Cuadro de Asignacidn de Centros Educativos y firma.
m Remiten al Director(a) Regional para su revisibn.
2. Director(a) Regional de Educacion: Revisa y firma coma constancia. Remite a la Direccion Nacional de Nutricion y Salud Escolar.
3. Direccion Nacional de Nutricion y Salud Escolar: m Revisa Cuadro de Asignaciones, aprueba y firrna. m Remite a la Direccion Nacional de Finanzas y Desarrollo Institucional, ,con el
monto total necesario para ejecutar el Programa y el desglose por Direccibn Regional
4. Direccibn Nacional de Finanzas y Desarrolto Institucional: .
Revisa y remite a1 Departamento de Programacibn de Inversiones.
5. Departamento de Programacion de lnversiones: Asigna nurnero de partida pa~ra cada Direccion Regional junto con la cantidad total asignada a cada regional.
r Remite cuadro de asignaciones a la ~i iecc ibn Nacional de Nutricibn y Salud Escolar.
6. Direccion Nacional de Nutricion y Salud Escolar: Elabora Gestion de Cobro al Tesoro Nacional para cada Direccion Regional. (Se realizara dos veces al aAo). El Director firma las Gestiones de Cobro.
m Remite las Gestiones de Cobro de todas !as Direcciones Regionales con los cuadros de asignaciones al Departamento de Tesoreria.
7. Departamento de Tesoreria: m Da inicio a1 tramite respectivo para que el Ministerio de Econornia y Finanzas
confeccione los cheques respectivos para cada Oireccion Regional. m Recibe 10s cheques de las Direcciones Regionales.
Deposita 10s cheques en [as cuentas ~inis ter io de Educacion / Programa de Alimentacion Complernenbria / Direccion Regknal respectiva.
m Notifica a las Direcciones Regionales y a la Direccion Nacional de Nutricion y Salud Escolar, que se han hecho 10s depbsitos respectivos.
6. Tdmite pata entrega de cheques a los Centres Educativos beneficiados con el programa de Alimentacibn Complementaria.
l. ORcina de Aseson'a legal Regional: a EIabora Convenia de Asistencia para cada Centro Educativa beneficiado. r Llama a los Directores de 10s Centros Educativos para que firmen el Convenio.
Remite los mismos al Director Regional. '
2. Director(a) Regional: r Firma Convenio.
3. Unidad de Tesoreria Regional: Recibe notification del Departamento de Tesoreria de que se realizo el dep6sito bancario. Recibe 10s Convenios firmados por ambos directivos. Elabora 10s cheques correspondientes a un mes de subsidio. R~mite al Director Regional.
4. Directar(a) Regional: Firma cheques de subsidio. Remite docurnentacion a las Oficinas Regionales de Fiscalizacion.
5. Oficinas Regionales de Fiscalizacion: Reciben Convenios y cheques. Curnplen con la tabor de fiscalizacibn de 10s documentos recibidos. Refiendan Convenias y cheques. Remite a la Direction Regional.
6. Unidad de Tesoreria Regional: Recibe Convenios y cheques refrendados. Elabora Cuadro de Entrega de Cheques. Llama a 10s Directores para que retiren tos cheques y Convenios.
7. Directores(as) de Centros Educativos: Reciben cheques de subsidio y firman cuadro como constancia.
r Aquellos que reciben subsidios mensuales mayores de 81. 500.00, lo endOSan y elaboran la boleta de deposit0 para ingresar el cheque del subsidio a la cuenta bancaria exclusiva del programa. Entrega boleta de depbsito al Docente encargado del registro en la Comisibn de Salud, para que realice 10s registros respectivos en el Libro de Registro. Aquellos que reciben subsidios mensuales iguales o menores de B/. 500.00, lo tracen efectivo y lo entregan at Custod~o dc Caja quien hard el registro respeetivo en el L~bro de Registro.
N" 25.187 Gaceta Oflcial. miCrcoles 1 de diciembre de 2004 21
C. Tmrnite para la adquisicion de alimentos para la ejecucibn del Programa de Alimentacidn Complementaria. (Subsidies mensuales mayores de B!. 500.00)
l. Comision de Salud: Programan y aprueban las minutas para la sernana o periodo que se haya determinado. 1
Elaboran Listado de Necesidades de alirnentos con su respectivo valor en el mercado para preparar las minutas programadas y firman. El Docente o maestro de Education para el Hogar solicita al Director la aprobaci6n de las minutas y et listado de necesidades de alimentos.
2. Direclor(a) del Centro: Recibe las minutas programadas, sustentadas por el Listado de Necesidades de alimentos con el respectivo valor de rnercado. Revisa las minutas y Listado de Necesidades de alimentos con el respedivo valor de mercado. Luego del eptarnen, aprueba la compra y firma.
r Procede a elaborar el cheque y firma. Lleva registro de la fecha, beneficlario, nurnero y valor del cheque. Rernite el cheque para la firma al docent; designado para tal fin.
3. Comision de Salud: El docente previamente designed0 para esta funcion, firma el cheque. Entrega el cheque a la persona autorizada para que efectlie la compra de 10s bienes. Efectuada la cornpra, se entregan 10s bienes adquiridos al o 10s responsables de preparar 10s alimentos.
r Entrega a1 Docente encargada del registro, las facturas ylo comprobantes para que se efectue las anotaciones en el Cuaderno de Registro de Compras y e n el Libro de Registros, donde anota el nljmero del cheque, la fecha en que se efectuo la compra, el nombre del Proveedor, et numero de la factura y el vabr de 10s bienes adquiridos. Realixados 10s registros, archiua la factura ylo comprobante de compras.
D. T d m b para ta adquisi~i6n de alimentos para la ejecucion del Pr~gnma de Almentacion Complementaria. (Suhsidior menwales iguales lo menores de W. 500.00)
1. Comision de Salud: Programan y aprueban las minutas para la semana o periodo que se haya determinado. Elaboran el Listado de Necesidades de alimentos con su respectivo valor en el mercado para preparar las minutas programadas. El docente o maestro de Educacibn para el Hogar solicita al Director la aprobacibn de las rninutast el listado de necesidades de alimentos.
2. DireatorCa) de\ Centro Educative: - Recibe las minutas programauas, sustentadas por el listado de necesidades de alimentos con el respectivo valor de mercado. Revisa las minutas y el listado de necesidades de alirnentos con el respectivo valor de rnercado.
I
22 Gaceta Oficial, mi6rcoles 1 de diciembre de 2004 W 25,187
Aprueba la compra y firrna. Solicita al Custodio de Caja, proceder a la elaboracion del Comprobante de Caja para la adquisicion de bienes rnediante cornpra.
3. Custodio de Caja; Elabora el Comprobante de Caja por el valor que presenta el listado de necesidades. Envia el comprobante de caja al Director para su firma Recibe el Comprobante de caja autorizado para la adquisicion de 10s bienes. Entrega a la persona designada, el dinero equivalente a la cantidad que indica el Cornprobante de Caja, para realizar la compra de 10s bienes. Archiva de manera temporal la copia del Comprobante de Caja.
4. Cornision de Salud: La persona designada para la cornpra, recibe el dinero solicitado y procede a comprar 10s bienes que se indican t n el listado de necesidades. Efectuada la compra, se entregan 10s bienes adquiridos al a 10s responsables de preparar 10s alimentos. Con 10s datos que presenta la factura ylo comprobante de compra, la persona que realizb la compra efectOa las anotaciones en el Cuaderno de Registro de Compras.
r Entrega la factura y/o comprobante de compra al Custodio de Caja para el registro de 10s bienes adquiridos.
S. Custodio de Caja: r Recibe la factura ylo comprobante de compra. Recupera del archivo temporal la
copia del comprobante de caja. Anota et nllmero de Comprobante de Caja, en la colurnna correspondiente del libro de registro. Tambi6n anota en las columnas respectivas del libro de registro, la fecha en que se efectuo la compra, el nombre del proveedor, el numero de la factura y et valor de 10s bienes adquiridos. Realizados 10s registros en el Libro de Registros, archiva el Comprobante de Caja, la facture y/o comprobante de compras.
E. Tdmite para la Rendicidn 3e Cuenta del Director del Centra Educativo que desarrolla el Programa de Alimentaci6n Comp!ementaria.
9. Directorta) del Centro Educativo: Imparle instrucciones al Docente encargado del registro o al Custodio de Caja, para que proceda a La elaboracicjn del lnforrne Mensual de lngresos y Egresos. Solicita a la Comision de Salud que elaboren el lnforrne Mensual de Alirnentaci6n y el lnforme de Evaluaci6n de Calidad.
2. Docente encargado del registro Q Custodio de Caja: '
Procede a obtener la informacibn pertinente del Libro de Registro. Examina en el Libro de Registro las anotaciones hechas a 10s ingresos percibidos y 10s gastos realizados Efectlja sumatoria de las colurnnas Subsidio del rnes y Otros ingresos para conocer el Total de lngresos. Tambien realira sumatoria de las columnas Alimento consumo humano, Utensilios y equipos y Otros egresas, para conocer el Total de Egresos. A la columna Total de ingresos, se le resta el Total de egresos. El valor quese obtiene es el Saldo. Obtenidas y anotadas las cifras totales en las respectivas colurnnas del Libro de Registro. corno resultado de la ejecucion mensual del Programa de Alimentacibn Complementaria, se procede a elaborar 'el lnforme Mensual de lngresos y Egresos. En el lnforme de lngresos y Egresos se anotan los valores que se presentan en el Libro de Registro como totales, tanto de las columnas de 10s Ingresos, corno de las colurnnas de 10s egresos. Elaborado el informe, firma y lo envia can las facturas ylo documentos de compras, al Director del Centro Educativo para la firma correspondiente.
3. Comision de Salud: Procede a completar 10s datos que requiere cada do~umento utilizado para el registro de 10s aspectos de nutricidn durante el periodo de ejecucion del prograrna. Los documentos utilizados durante el periodo son: a. Cuaderno de Registro de Compras. Documento que muestra por dia el
detalle de las compras redizadas en conq?pto de alimentos y otros bienes adquiridos que guardan ralacion con el programa. Se debe verificar que tenga las firmas del Representante de 10s Docentes y de los Padres de Farnilia en la Comisibn de Salud.
b. lnforme Mensual de Alimsntaci&n. lnforme que presenta la cantidad de estudiantes beneficiados con el programa; el valor de la asignacibn del mes; el valor de 10s gastos edectuados asi wmo el meni presentado a 10s estudiantes por dia cada semana. Igualmente debers estar firmado por el Representante de 10s Docantes y de los Padres de Familia en la Comisibn de Salud.
c. lnforme Evaluative de Caldad. lnforme que evalCla la calidad de la qjecuci6n del programa de alimenfacibn complementaria; evaluando /a
24 Gaceta 06cia1, mi6rcoles l de diciembre de 2004 W 25,f 87
- satisfacciirn o limitacibn en la disposicibn de los medios y elementus que se utilitan para la prestacibn det servicio a 10s estudiantes. Se calificard anotando con gancha en la casilla BIEN o MAL del item evaluado. El documento tiene que estar campletado en forma debida y firmado por parte del Representante de los Docentes y de 10s Padres de Famitia en la Cornision de Salud. ' .
Eiaborados y aprobados, firman y envian al Director del Centro Educativo junto 'con toda la docurnentaci6n sustentadara.
4. Director(a) del Centro Educativo: Analiza 10s datos contenidos de todas 10s Inforrnes de ejecucibn recibidos. De presentarse alguna inconsistencia en algrjn informe o documento, sobre 10s datos que contiene, se solicitara a! Docente o Padre de Famitia de la Comisibn de
, Salud, la acfaracibn correspondiente.
Fima el tnforme Mensual de lngresos y Egresos. Prepara expediente y remite a la Direccidn Reglonal.
No 25,187 Gaceta Oficial, rni6rcoles 1 de diciembre de 2004 W
F. Tramite para el examen y finilquito del tnforme Mensual de Ejecucirjn del Prograrna de Alimentacion Cornplementaria
1. Unidad de Nutricirjn Regional: Recibe de 10s Centros Educativos 10s expedientes completas de la ejecucion del Prograrna de Alimentacion Cornplementaria. Rev~sa 10s lnformes y doeumerrtos recibidos.
2. Unidad de Contabilidad Regional: Recibe los lnformes Mensuales con la docurnentacion sustentadora. - Verifica el lnforme Mensual de I~gresos y Egresos. De estar correct0 el Inforrne, solicita a la Unidad de Tesoreria Regional que elabore los cheques para estos Centros Educativos. Envia 10s informes mensualea con la documentacr~n sustentadora a la Oficina regional de Fiscalizacibn y 10s cheques de subsidlo para el siguiente mes.
3. Oficjna Regional de Fiscalizacibn: Recibe 10s lnformes mensuales, conjuntamente con 10s dacumentos sustentadores y 10s cheques dc subsidio. Examina eI informe Mensual de Ingresgs y Egresos conjuntarnente con 10s documentos fuentes (facturas ylo comprobantes d e compra, cheques girados), para poder cumplir con la fiscatizacion pertiner~te. De encontrarse correctos 10s datos que se presentan en los informes mensuales, estos se aprueba mediante refrendo. Refrenda 10s cheques de subsidio. SI ef mforrne Mensual de lngresos y Egresos presenta tnconsrstencias en 10s I
datos, se notlficara a la Direccibn Regional de Educacit~rl para subsmar las anomafias encontradas Los ~nformes del mes examinados y finiquitados, se rerniten a la Direccibn Regional de Educacidn junta can los cheques de subsidio
4. Direccion Regional de Educacidn: Reciben los informes rnensuqles d e ejecucion del Programa de Alrmentacion Cornplementaria fiscal~zados conjuntamente con 10s cheques de subsldlo
Llama a 10s Directores de los Centros Educatrvos beneficiados para entregar el respective finiquito del rnforme y el cheque del subs~lio para el s~guiente rnes
+ Archiva expediente del cenbro educativo beneficiado con el Pragrama de Alimentacijn Cornplementaria.
NOTA: Cada dos meses, el Coordrnador de Nutrici~n Regional y de Contabilidad Regional deberan elaborar conjuntamente el lnforme B~mestral de Ejecucion del Programa de At~mentacion Cornplementaria y debidamente firmado por el Director Regional, rernit~rio a !a Direccion Nacional de Nutrition y Salud Escolar y a la Direccion ~acional de finanzas y Desarrollo In6tlt~Cl0nal. Formular~o No 1 1.
26 Gaceta Oflcial, miercoles 1 de diciembre de 2004 W 25,187
VI. REGIMEN D€ FORMULARIOS
PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
CUADRO DE ASIGNACI~N DE CENTROS EWCATIVOS
DIRECCI~N REGIONAL DE
Preparado por:
Funcionario de Nutricibn Regional Coordinador de Nutricidn Regional
Director(a) Regional de E ducacion Fecha:
Aprobado por:
Direccidn Nacional de Nutrition y Salud Escolar
..
W 25,187 Gaceta Oficial, midrcob 1 de diciembre de 2004 W
FORMULARlO No 1
CUADRO DE AS~GWCI~N DE CENTROS EDUCATIVOS
a. Origen:
b. Objetivo:
c. Contenido:
Direccion Regional: Nombre del Centro Educativo: .
Matricula:
Asignacidn anual:
Saldo Anterior:
Observaciones:
Total:
Preparado por:
Director Regional: Fecha: Aprobado por:
Original Copia
Direccidn Regional de Educaci6n correspondiente.
Remitlr Cuadro de Centros Educativoq benefioiados a la Direccibn Nacional de Nutricibn y Salud Escolar para su aprobacibn.
Indicar el nornbre de la Direccibn Regional. tndicar el nombre d=l Centro Educatio beneficiado.
lndicar la cantidad ds estudiantes que se beneficiadn con el programs. Anotar el porm,ntaje establecido para cada estudiante por dia pare la compra de alimentos. lndicar el monto anual que se entregara a cada Centro Educatlivo. Indicar el monto del remanente del afio anterior, en caso de existir. lndicar las razones por las que el Centro fue considerado para beneficiatse con el Programs. lndicar 10s totales de la Matricula, Aslgnacion anual y Saido anteriar. F i n a de un funcionario y el Coodinador de Nutricidn Regional. Finna del Director(a) Regional. Anotat el dia, mes y ailo en que se confecciona el cuadro. Fima del Drrector(a) Nacional de Nutricibn y Salud Escolar.
~ i r e w i i n Nacional de Nutrid6n y Salud Escolar Direcaibn Regional respectiva
PORMULARIO NO 2
CUADRO PE ENTREGA DE CHEQUES
a. Origen: Direcci4n Regional de Educacidn correspondiente.
c. Contenido:
Direccan Regional:
Centro Educativo:. Nombre del Director Aspectos del Convenio:
Asiinack5n Mensual:
Recibido:
. . Total:
Registrar la entrega de cheques a 10s Directores de 10s Centros Educativos beneficiados.
#
lndicar el nombre de la Direccich Regional, a !a que pertenece el Centro Educativo. lndicar el nombre del Centro Educatiuo beneficiado. lndicar el nombre del Director del Centro Educativo. lndicar el No de Convenio que corresponde a cada Centro Educativo y el Monto total asignado. lndicar el Node cheque que se entrega a cada Centro Educativo y el monk de la asignacitrn mensual. Firma del Director del Centm Educativo como constanch de . los cheques recibidos y fecha en que los recibi. lndicar el total del monto de los Convenios y el total del Monto Mensuai entregado. F i del funcionario de Tesoreria Regional. Firma del Director Regional de Educaddn. Indicar iel dia, me& y err que se alabara el cuadro.
MtNlSTERlO DE EDUCACION PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
DIRECCI~N REGIONAL D€
CENTRO EDUCATIVO
SUBSlDlO CORRESPONDIENTE AL ARO 20 - MES DE
+ TOTAL .. .. -. .
Comisibn de Salud:
Por 10s dokntes
CUSTODIO DE CAJA: -
Por 10s Padres de Familia
NO 25,187 Gaceta Ot icU, rnidrcoles 1 de diciembre de 2004 31
a. Origen: Centros Educativos benefidados con et Programa de Alimentacihn Complementaria.
b. Objetivo: Llevar un registro pormenorizado de los ingresos y gastos ocasionados por la ejecucibn del Prograrna.
c. Contenido:
Direccion Regional:
~ e n t r o Educativo: Subsidio correspondiente al mes: Fecha: Detalle: Documento:
Egresos:
Obsewaciones: Total:
Comision de Salud:
Custodio de Caja:
lndicar el nombre de la Direccion Regional, a la que pertenece el Centro Educativo. Anotar el nombre del Centro Educativo beneficiado.
lndicar el rnes y aiio a1 que corresponde el subsidio. , Indicar dia, mes y atio de la asignacibn del subsidio. Indicar el datalle de la transacabn. lndicar el nOmero de factura o el nlimero de cheque o comprobante. Anolar el monto del subsidio del mes, cualquier ~ t r o ingreso recibido y el total de estas dos cantidades. Anotar el monto utilizado en la adquisicion de alimentos para consurno humano, utensilios y equipos y cualquier otro gasto incurrido. lgualrnente anotar el total de todos los gastos. El valor obtenido de restar el total de ingresos del total de gastos. Cualquier informacion que pueda aclarar laS transacciones. Anotar el total de ingresos, egresos y el saldo al final del mes. Firma de 10% m~embros de la Comision como constancia de correction, ellando 10s subsidios sean mayores a B/. 500.00 mensuales. Flrrna del Custodlo de Gala, cuando los subsidios sean menores o iguales a B/. 500.00 rnensuales.
d. Destino: ,
Original Copla
32 Gaceta pfjcial, rniCrcoles l de diciembre de 2004 No 25.187
FORMULARIO No 4
MlNlSTERlO DE EDUCACION
PROGRAMA D€ ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
CENTRO EDUCATIVO
LISTADO DE NECESIDADES
CORRESPQNDfENTE AL: PERIOD0
MONT0 TOTAL REQUERIDO B/.
Comisibn de Salud:
Por !OS Docentes Por los Padres de Famitia
Aprobado por:
Director del Centro Educat~vo
No 25,187 Gaceta W~cial, mi6rcoles 1 de diciembre de 2004 33
FORMULARIO No 4
LISTADO DE NECESIDADES
CornisiBn de Salud.
b. Objetivo: Detaller [as necesidades de alimentos para la preparation de las minutas programadas.
c. Contenido:
Ccntro Educative. lndicar et nombre del Centro Educativo beneficiado. Periodo. indicar el period0 que cubrira la compra solicitada. Cantidad: fndicar el nh-iero de unidades del bien que se comprara. Descnpcion Se refiere a! detalle del bien que se comprara. Valor: Anotar el valor de la compra. I
Total requerido: lndicar el monto total necesario para realizar la compra. Cornision de Salud: Firma d e uno de 10s Representantes de Docentes y de
Padres de Familia que forman la Cornisibn de Salud. Aprobado por: Firrna del Dtrector que aprueba la compra.
d. Destino:
Original Centrn Educative Copia D~reccitrn Regional de Educacion
34 Gaceta Ohcial, m i 6 d e s 1 de diciembre de 2004 N" 25,187
PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARW
CUADERNO DE REGISTRO DE COMPRAS
DIRECC~~N REGIONAL DE
CENTRO EDUCATIVO
MES . DE
Comisibn de Satud:
Representante de Docentes Representante Padres de Famila .
FORMULARlO W S
CUADERNO D€ RBGtSTRO D€ LAS COMPRAS
a. Origen:
c. Contenido:
Direction Regional:
Centro E ducativo: Mes de: Fecha: Cantidad: Cornpra realizada: Costa: Lugar de la Compra:
Cornision de Salud:
Centro Educativo que administra el Prograrna de Alimentacibn Complementaria.
Llevar un informe por dia de las cornpras realitadas en concept0 de alirnentos y otros bienes adquiridos con fondos del programs.
#
lndicar el nornbre de la Direcci6n Regional, a la que pertenece el Centro Educativo. Indicar el nombre del Centro Educativo beneficiado. lndicar et mes at que carresponde el registro. Anotar el dia en que se realiza la compra. lndicar el nsirnero de unidades del bien que se compran. Se refiere $1 detalle del bien que se compra. Anotar el valor de la compra. Anotar el nambre del establecimiento donde se efectua la compra de la mercancia. Firma de una de 10s Representantes de Docentes y de Padres de Familia que foman La Cornisibn de Salud.
d. Destino:
Original Copia
Centro Edumtivo Direccibn Regional de Educacidn
NOTA: A este registro dk mmpras deberan adjuntar las factutas detailadas de d a compra.
- FORMULARIO W 6
MINISTERIO DE EDUCACI~N
PRUGRAMA D€ AL~MENTAC~~N COMPLEMENTARIA
COMPROBANTE DE CAJA
CENTRO EDUCATlVO
Fecha:
concept0 de:
Entregado por Custodio de Caja
- Recibidopor: ' CM. No
a. Origen: Custodio de Caja del Prdgrama de Alirtientacih Complementaria.
b. Objetivo: Uevar un'control del dinero entregado par& realimr las compras. # .
No: Centro Educativo: Fecha:
Entrbguese a: La suma de: W.: En concept0 de: Aprobado por: . '
Enttegado por: Recibido por:
d. Destino:
Original Copia
Asiinar numeracibn secuencial de camprobantes. Anotar el ncunbre del Centro Educativo beneficiado. lndicar el dia, mes y aAo en que se confecciona el cornproban*. Nombre del funcionario a! que se le entrega el dinero. Cantidad entregada en letras. Cantidad entregadk en ndmeros. Breve explimcibn del gasto. Firma del Director del Centro. Firma del Custodio de Caja. Firma y nQmero de cbdula del funcionaria que recibe.
Centro Edwtivo Direccidn Regional de Educacion
38 Gaceta OT~cial, miBm1es 1 de didembre de 2004 W 25J87
PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
COMPROBANTE DE PAGO RURAL
DIRECCI~N REGIONAL D€
NO B,187 Gaocta Oficid, mi6rcoles 1 de diciembre de 2004 39
a. Origeq:
b. Objetivo:
c. Contenido:
Direccion Regional:
Centro Educativo: Fecha: NO:
Recibi de: La suma de Bt.: En concepto de:.
Nombre y firma del vendedor: CMula: Cornision de Salud :
d. Destino:
Original Copia
COM,PROBANTE DE PAGO RURAL
Vendedor rural, que no cuenta con facturas comerciales.
Obtener de 10s pequeiios proveedores (comerciantes) que surninistran alimentos y utensilios de cocina y NO tienen factura comercial, un cornprobante de pago, a fin de lograr el control de las erogaciones que se realicen a travbs del programa.
lndicar el nombre de la Direccion Regional, a la que pertenece el Centro Educativo. lndicar el nornbre del Centro Educativo beneficiado. lndicar el dia, mes y aiio en que se realiza la compra Numero secuencia de recibos rurales. Anotar al nornbre del vendedor. lndicar en letras y niimero el rnonto de !a compra. Anotar el detalle de lo comprado, cantidad, precio unitario,' etc. Anotar el nombre y la firma de la persona que vende el bien.
lndicar el numero de c8dula del vendedor. Firma dte uno de 10s Representantes de Docentes y de Padres de Familia que forman la Cornisibn de Salud.
Centro hducativo Direccidn Regional de Educacibn
40 Gaceta Of~cial, mi6coles 1 de dkiembre de 2004 No 25,187
MINISTERIO DE EDUCACI~N FORMLILARIO Na 8
PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARiA
INFORME MENSUAL LIE lNGRESOS Y EGRESOS
DIRECCI~N REGtONAL DE EDUCACI~N DE
CENTRO EDUCATIVO
SUBSIDIO DEL AL DE DE 20 -
INGRESOS:
Saldo inicial al de de 20 - B/.
Subsidio del Mes B/.
Otros lngresos 8,.
TOTAL DE INORESOS B/.
EGRESOS:
Alimentos para Consumo Humano B/.
Utensilios y Equipo B/.
Otros Egresos
TOTAL DE EGRESOS
Responsable de Registro Director del Centro Educativo
Fecha:
~ORMULARIO NO 8
lNFORME MENSUAL D€ INGRESOS Y EGRESOS
a. Origen:
b. Objetiva:'
c. Contenido:
Direccibn Regional:
Centro Educativo:
Subsidio del:
lngresos:
Egresos:
Director: Custodio de Caja:
d. Destino:
Original Copia Copia Capia
Centro Educativo beneficiado.
lnforme gobre la ejecucion del fondo durante el periodo correspondiente.
lndicar et nombre de la Direccibn Regional, a la que pertenece et Centro Educativo. Anotar el nombre del Centro Educativo beneficiado. '
lndlcar e periodo al cual corresponde el informe, dia de i rniclo y d a d e finalization.
tndicar e saldo del rnes anterior, con el cual se inicid ei mes del infor e, el subsidio entregado en el m s correspondiente y cuaiqu f er otro ingreso obtenido. Anotar el Total de estos ingresos.
lndicar ql monto gastado en aliment0 para consurno humanol el rnonto de los utensilios y equipo adquirido y cualquieb otro egresc Anotar el Total de estos egresos.
lndtcar el rnonto resultante de la resta del total dd ingresos menos el total de egresos. Firma del Director del Centro Educativo. Firma del Custodio de Caja del Centro Educativo.
Centro ducativo Di~ecci'h Regional de Educacibn Direcci n Nacional de Nutricibn y Salud Escolar Direcci ' n Nacional de Finanzas y Desarrollo lnstitucional i
MINISTERID DE EDUCACI~N .
PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
INFORME MENSUAL DE ALIMENTAC~I~N
DIRECCI~N REGIONAL DE
CEYTRO EDUCATIVO
MES DE Df.
Corregimiento. Matrlcula atendida
Distrito, As~gnacibn en el rnes B!.
Gasto Efectuado B/.
MENU DEL MES
SEMANA
2' SEMANA
3. SEMANA
4' SEMANA
L. C m s b de Salud:
Represen'ante Padres de Familia Representante de Oocentes
No 25,187 Gaceta OBcial, mi6rcoles 1 de diciembre de 2004 43
a. Origen: Centro E ucativo que.administra el Programa de Alimenta Ion Complementaria.
b. Objetivo: 1.
Presentar un informe rnensual de la cantidad de alumnos beneficiados y el total de gastos efectuados en concept0 de alimentos
c. Contenido:
Direccion Regional:
Centro Educativo: Mes de: Corregimiento:
Distrito: Matricula atendida: Asignacion en el mes:
Gasto Efectuado: Menli:
Comision de Salud:
lndicar el nombre de la D~reccidn Regional, a la que pertenece el Centro Educativo lndicar el nombre del Centro Educativo beneficiado. lndicar el rnes al que carresponde el Informe. Anotar el corregimiento a que pertenece el Centro Educat~vo. Anotar el Distrito a que pertenece el Centru Educativo. Anotar el total de alumnos incluidos en el Programa. Anotar la cantidad de dinero entregada por la Direccion Regional en el mes. Anotar los gastos realizados en el mes correspondiente. Se refiere a 10s alimentos otorgados a 10s nifios cada semana durante t i mes. Ejemplo (arroz, lentejas, pollo, etc ) Firma de uno de 10s Representantes d e Docentes y de Padres de Familia que forman la Comision de Salud.
d. Destino:
Original Copia
Ccntro Educativo Direccibn Regional de Educacion
44 Gaceta OBcial, mi4rcoles 1 de diciembre de 2004 W 25,187
INFORME EVALUATIVO D€ CALIDAD
DJRECCI~N REGIONAL D€
CENTRO EDUCATIVO
Fecha:
Observaciones:
Cmisidn de Salud:
Por 10s Docentes - Por los Padres de Familia
INFORME BIMESTRAL D€ EJECUCION
a. Origen:
b. Objetivo:
Direccibn Regional de Educacidn respectiva.
Presentar a las unidades carrespondientes en el Ministerio, un informe de 10s Convenios firmados y 10s cheques entregados asi como lo gastado par 10s Centros Educativos beneficiados.
c. Contenido:
Direccibn Regional:
Correspondiente al mes de: Centros Educativos:
Poblacibn baneficiada:
Aspectos del Convenio:
Asignacion bimestral:
Contador(a) Regional: Caordinador de Regional Nutrictbn: Director Regional
d. Destino:
Original Copia Copia
lndicar el nombre de la Direccidn Regional, a la que pertenece el Centro Educativo. Anotar el mes y afio al que corresponde la elaboration del .
in forme Anotar et nombre de 10s Centros Educativos beneficiados con el Programa. Anotar el nbmero de estudiantes de cada Centro Educativo que se benefician con el Programa. Anotar para cada Centra Educativo, el nljmero de Convenio y ef monEo total asignado a dicho Plantel. Anotar el n h e r o de cheque entregado cada bimestre, el monto del cheque y el monto correspondiente a los gastos efectuados. Anotar cualquler informacion adicional que sirva para aclarar cualquier situation con 10s Centros Educativos. Firrna del Contador regional Firma del Goordinadur de Nutrici6n regional. .
El VOBO del Director Regional como constancia de aprobacion
Regional de Educacion Nacional de Nutricion y Salud Escolar Nacional de Finanzas y Desarrollo lnstitucional
43 Gaceta Ofictel, n a h d e a 1 de dkimbrp de 2004 W=J%7
VIL ANEXOS
CONVENIO DE ASlSTENClA No
ENTRE EL(LA) DIRECTOR(A) REGIONAL DE EDUCACI~N DE Y EL(LA) DIRECTORtA) DEL CENTRO
EDUCATJVO PARA M EJECUCI~N DEL PROGRAMA DE ALIMENTACION COMPLEMENTARIA DEL
Entre quienes suscriben, 3
panametio(a), mayor de edad, con &dula de identidad personal No
, en su condicibn de Director(a) Regional de Educacion de
, actuando en su nombre y representacion del Ministerio
de Educacion, por una parte, y por la otra, r
panamerioIa), mayor de edad, con cddula de identidad personal No
, en su condici6n de Director(a) del Centro Educativo
, ubicado en l a Provlncia de , Distrito de ,
Corregimienta . de , y con fundamento en el
Resuelto No 952 de 9 de agosto de 2001, acuerdan celebrar el presente Convenio
bajo las siguientes cldusulas y condiciones:
PRIMERA: El presente Convenio, tiene como objeto asegurar la ejecucion efectiva del Programa de Alimentacion Complementaria en el Centro Educativo
SEGUNDA: EItLa) Director(a) Regional de Educacibn, se obliga a:
1. Transferir a el(la) Director(a) del Centro Educativo , la cantidad de B/. anual, para
atender ei Programa de Alirnentacibn Complementaria, mediante la expedicidn de los respectivos cheques en un plaza no mayor de un bimestre, ni menor de una quincena.
2. Revisar 10s informes enviados por el(la) Director(a) del '~ent ro Educativo , sobte el Programa de
Alimentacion Complementaria ejecutado.
3. Asegurar la auditoria del Programa cuando asi lo estime conveniente; y tomar Ias medidas correctivas del caso.
No 25,187 Gaceta Oficial, mi4rcoles 1 de diciembre de 2004
4. Expedir dentro de los prirneros treinta (30) dias del bimestre siguiente, un l
informe detallado del funcianamiento operativo y un resumen donde conste de qu8 manera se ha realizada el programa.
TERCERA: La Asociacion de Padres de Familia del Centro Educativo , se obliga de manera gratuita a:
1. Designar a uno o mas miembros de 10s Padres de Familia, para que participen en la ejecucion efectiva del Programa de Alirnentacion Complementaria.
2. Determinar con ellla) Director(a) del Centro, el menu que se utilizara diariamente, previendo que sean faciles de obtei~er y dc preparar cn el area donde esta ubicado el Centro.
3. Promover !a participacidn de 10s Padres de Fam~lia en la ejecucion del prograrna.
CUARTA: EI(La) Director(a) del Centro Educative I
se cornpromete a:
1. Designar a1 personal docente u adrninistrativo quc colaborara directarnente con la ejecuc~dn del Programa
2. Garantlzar que 10s rnontos correspond~entes, que le han asignado, para el financiamiento del Programa de Alimentacion Complementaria del Centro Educative , sean utilizados para la compra de alimentos, utensilios y otros gastos referentes a! programa.
3. Abrir una carpeta para el programa, ia cual debe reposar en la Direccibn del Centro, donde debe colociar la informacion siguiente
J Copia del comprobante o copia del cheque mensual que se expida al Ulrector(aj de ~ a d a Plantel. Llevar un reg~stro y pontrol detallado de 10s gastos correspondientes at Programa. Cop~a de todos 10s infcrmcs mensuales del Programa q u e se presente a la Direcct~n Reg~anal de Educacion. Cualquier documento~adicional que se refiera al Pragrama (cotizaciones. factura, comprobantes, circu\ares y otros).
4. Deterrnlnar conjuntamen e con la Cornision de Salud designada, el menu que se utilrzara d~ariamente y 10s horarios de rnerienda. i d
5. Recibir, evaluar y rem ir oportunamente al Director Regional, todos los informes sobre el Qesarr f Ila del Programa de Alimentacion Complementaria.
50 Gawta Oficial, mikrcoles 1 de diciembre de 2004 W 25,187
6. Colaborar en las actividades referentes a la administration del Prograrna de Alimentacibn Complementaria.
QUINTA: En caso de detectarse rnanejos irregulares en la ejecucibn del Prograrna de Alirnentacion Complementaria, deberan tomarse de inmediato las medidas correctivas, a fin de garantizar el normal funcionamiento del Programa.
P A ~ G R A F O : Las autoridades competentes del ram0 educative, aplicardn las sanciones que la Ley establezca para el personal docente y adrninistrativo que cometa faftas en el rnanejo del Programa.
Si las faltas fuesen cometidas por personas que no son funcionarios de la institucion, seran puestas a ordenes de las autoridades competentes para su proces,3miento legal.
SEXTA: Este Convenio, tiene un periodo de duracion que comprende del a1 de d e
Para constancia de las partes, se firma el presente Convenio en la ciudad de , a ios dias del mes de
d e dos rnil
Director(a1 del Centro Educative Dlrector(a) Regional de Educac~on Cedula Ceduia
Par la Contraloria General de la Republica Cedula p
CONTROLES PARA EL MANEJO DEL FOND0 EN EFECTIVO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACION COMPLEMENTARIA
(Solo para Centros Educativos, que reciben subsidios mensuales iguales o menores de 61. 500.00)
El Custodio de Caja es el funcionarto designado por el Director del Centro Educativo ya sea del personal docente o adrninistrativo del Centro, para el manejo del subsidio mensual recibido en efectivo, para la ejecucion del Programa de Alimentacion Complementaria.
Este Custodio de Caja, deberii enviar, junto con el primer lnforme Mensual de Ejecuclon del Prograrna 10s sigurentes documentos:
Original del record poticivo Copia del Acta de Toma de posesion Copia de ta cedula
No 25,187 Gaceta Oficial, mi&rcoles 1 de diciembre de 2004 51
De no remitrr la documentacibn solicitada a la Direccibn Regional, junto con el primer Informe, se suspendera el siguiente cheque de subsidio, hasta tanto se entreguen los documentos requsridos.
Seran considerados empleados de manejo, todos los funcionarios que participen en la adrninistracion del fondo del Prograrna de Alimentacibn Complementaria, ya sea recibiendo, pagando o custodiando dicho fando, tal como. b establece el Codrgo Fiscal y la Ley 32, OrgOnica de la Contraloria General de \a Repljblica y rendirhn cuenta conforme a tas reglas que establezca esta lnstitucidn fiscalizadora.
La autoridad que administra o ejecuta el fondo del Prograrna de Alimentaci61-1 Cunlplementaria del Ministerio de Educacion, ya sea que reciba, pague o tenga bajo su cuidado, custodia o control dichos fondos, sera responsable de ello y de las perdidas que ocurran a causa de negligencia o uso ilegal de tales fondos.
El subsidio en efectivo se manejara de la siguiente forrna:
1. El Director del Centro Educativo recibira el cheque de subsidio correspond~ente, le saca copia y lo hace efectivo. ,
2. Entrega el monto en efectivo y la copia del cheque al funcionario designado como Custodio de Cala.
3. Cl Com~te dc Solud entregara al Custodio de Caja la L~sta de Necesidades, donde ~nd~caran el monto requerido para realizar las cornpras para la preparacton de las minutas programadas para un periodo de tiempo establecido por este Comite.,
4. El Custod~o de Caja, conkceionara un Comprobante de Caja, donde se indicara el monto a entregar y el funcionario a quibn se le entregara et dinero para que sea aprobado por el Director del Centro dicho desembolso.
5. Una vez autorizado el desembolso, el Custodio de Caja entregard el dinero al func~onario designado quien firrnara de recibido.
6. El funcionario que realiza la cornpra tendta un (1) dia para entrega~ a! Custodio de Caja todas las facturas rtequerldas para sustentar el gasto incurrido. a
7. Si existiefa alguna devolution de dinero, deberi4 realizarse en este momento, para 10 que el Custodio de Caja deberh entregar al funcionario un recibo donde conste esta devotuci6n.
El Custodio de Caja, debera mantener dos archivos. Uno temporal para tos comprobantes pendientes de factura o recibo y el otro para guardar 10s comprobantes tramitados con sus documentos sustentadores para facllitar el reembolso.
El dltimo dia del mes, el Custcidio de Caja deberh elaborar el siguiente informe:
1. Libro de Registro, donde deberh indicar, el monto recibido en efectivo el mes correspondiente y cualquier otra ingreso recibido en este periodo. lgualmente deberd indicar todos 10s gasfos incurridos en el mismo periodo. Este informe debera ser firmado por el Custodio de Caja y adjunthrsele toda la dooumentacibn que sustente el mismo.
MINISTER10 DE EDUCACION . DIRECCION NACIONAL DC FINANZAS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROUO INST If UCIONAL
TRAMITE PARA LA INCLUSION DE CENTROS EDUCATIVOS A t PROGRAMA UE AUMENTACION COMPLEMENTARIA
Y ASIGNACION DE PARTIDA PRESUPUESTARJA
Elabora Gestidn de Cobro.
Rwisa y firma corn0 constancia.
Revisa cuadro, aprueba y hrma.
m Asigna nsmem de pmda junto a1 m n t ~ total.
I Da el trarnite respective hasb que el MEF entrega cheques.
1 1 I Retira chequer del MEF y depoaib en cuentas de cada R e g M ,
l NotiAca a las Direcciones Regionales y la dir. De Nutricibn que se hizo el depbsito.
m
Acciones manuales Acciones en el cornputador
d
MINISTER10 DE EDUCAClON
DlRECClON NACIONAL D€ FINAN- Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
TRAMITE PARA LA ENTREGA DE CHEQUES A LOS CENTROS EDUCATIVOS BENEFiClADOS
Recibe notificacibn de dep6sitos.
Elabora Contrato de Asistencia para cada Centro. Llama a Directores retirar Contratos y Cheques.
Endosa cheque y deposita si la asignacibn es mayor de W. ELabora los cheques correspndientes a un mes. 500.00 mensuales.
Llama a Directores para la firrna de Conhato. Hace efectivo el cheque y entrega al Custodio de Caja, si la ' asignacibn es igual o menor a 01. 500.00 mensuales.
Firma Contratos y cheques.
Cumple con la fiscalizacibn de los docurnentos.
MlNlSTERlO DE EDUCAClOh
DlRECClON NACIONAL DE FINANZAS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO lNSf ITUCIONAL
TRAMITE PARA LA ADQUlSlClON DE AUMENTOS PARA CENTROS EDUCATIVOS QUE RECIBEN
SUSBSlDlOS MEMUALES MAYORES DE 81.500.00
( 1 1 1 Prograina y ar~rueba lar ~-~hlutas de al~rnentm I ( / Recibe cheque y docente designado firrna cheque,
I I Elabora Listam de Necesidader para preparar minutas. I I I Realiza compras respectivas.
Reclbe Listado de'neces~dades y minutas.
Revisa y aprueba la cornpra.
Elabora cheqie respective y remite al Comite de Salud.
H Archiva facturas para la posterior elaboracibn de los inforrnes.
Prepara raciones segtin minutas programadas.
f Acciones rnanuales Acctones en el cornputador
MINISTER10 DE EDUCACION
DlRECClON NACIONAL DE FtNANZAS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTlTUClONAL
TRAMITE PARA LA ADCiUlSlClON DE ALIMENTOS PARA CENTROS EDUCATIVOS QUE RECIBEN
SUSBSlDlOS MENSUALES IGUALES 0 MENORES DE B/. 500.00
W Progiama y aprueba .as minutas de alimentos.
I I Elabora Listado de Necesidades para preparar rninutao
Solicits a\ Cuslwio dc Caja ela~orai Conprobante de Caja para su aprobacion.
Elabora Comprobante de Caja
riemlte at Director paa su aprobacton
7evisa y aprueba ta campra.
I ) =irrna Comprobante de Caja
Reciy Cwnprobante deCaja debidamente aprobado.
Entrega monto solicitadc en efectivo.
Recibe monto solicitado.
Entrega facturas al Cust~dio de Caja para elaboracibn de informes posteriores
Prepara raclones segun minutas programadas
MINISTER10 DE EDUCACtON
DIRECCION NACIONAL DE FINANZAS Y DESARROLLO INST~TUCIONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
TRAM~TEPARA LA ~ E N D I C ~ N DE CUENTA DEL DIRECTOR DEL CENTROS EDUCATIVOS QUE DESARROLLA EL PROGRAMA DE ALIMENTACI~N COMPLEMENTARIA
lrnparte ~nstrucciones para elaborar lnforme Mensual Analiza tanto 10s infonres rnensualesde lngresos y Egrescs De lngresos y Egresos corno 10s de Nutrictbn
Autoriza con su fima d lnforme Mensual de lngresos y Egresos
Solrc~la lnforme de Nutr4c16n a la Comls~dn de Salud Prepara el expediente de la ejecucibn del Prograrna de Alrmentac~dn Complementaria del mes correspondienfe..
Procede a obtener la lnformaclbn pertrnente del l~bro de Adjunta al lnforme de lngresos y Egresos 10s docurnentos Reg~stro. fuentes,
Remrte al Dlrector el informe Realiza registro de conlrol de documentos y envia Expediente a la Direccibn Regional de Educacan.
Procede a elaborar el rnforrne de Nutr~cibn . Rerniie al Director el Informe y demOs docurnentos I
Acciones manuales Acciones en el cornputador -
MRECCION NACIONAL DE FlNANZAS Y DESARROLLO INSTlTUClONAL
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
TRAMlTE PARA EL EXAMEN Y FlNlQUlTO DEL INFORME MENSUAL DE EJECUClON DEL
PROGRAMA DE ALIMENTACION COMPLEMENTARIA
Elabora informes y remite a la Eireccion Regional. Recibe tnlormes y documentos sus~eentadores.
Reclbe informes y documentos sustentadores
Revisa aspectos nutncrnnales de 10s Informes Mensuales
Recibe lnf~rrnes y documentos sustentadores I Realira exarnen del ~nforrne y realiza fiscalizaclbn pertlnente
SI el informe es satisfactor~o refrenda cheques
SI el informe t~ene ~nconsistenc~as, notifica a \a Oireccibn Reglonal para subsanar anornallas encontradas
Revisa aspectos cortabes de 10s lnformes Mensuales Reclbe Informe y cheques firmados
Reglstra aslentos coltables Remite copla del Informe al Centro Educat~vo y archlva original
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4cciones nanuales