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República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LA SUBCUENTA DE
BIENESTAR Y MOTIVACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL FONDO DEL
SERVIDOR PÚBLICO DEL REGISTRO PUBLICO DE PANAMA
Abril de 2017
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REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
FEDERICO A. HUMBERT
Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL
Subcontralora General
CARLOS A. GARCÍA MOLINO
Secretario General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP I.
Directora
FELIPE ALMANZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
ROMELIO NÚÑEZ
Supervisor
ANTONIA PÉREZ A.
Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos
LORENA GONZÁLEZ R.
Correctora de Estilo
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DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ
Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
LUTZIA FISTONIC B.
Directora Encargada
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
GERARDO GUARDIA U.
Director Encargado
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REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
DIRECCIÓN SUPERIOR
ERASMO ELÍAS MUÑOZ MARÍN
Director General
GISEL OLMEDO
Subdirectora
PATRICIA ARIAS CERJACK
Secretaria General
OFICINA DE PLANIFICACIÓN
OLIMPIA POLO
Directora
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
YELENA ABAD
Directora
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EQUIPO TÉCNICO
ROSANNA ACRICH
Jefa de Oficina de Recursos Humanos
Delia Rodríguez
Subjefa
FRANCISCA DE CASTILLO LINDA VEGA
Jefa de Compras y Proveeduría Jefa de Tesorería
NURIA A. DE SÁENZ IVETH DE CHORRES
Analista Administrativa Jefa de Contabilidad
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I. GENERALIDADES
A. Objetivo del Procedimiento
B. Base Legal
C. Ámbito de Aplicación
D. Consideraciones Previas
II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO
APLICADAS
A. Normas Generales
B. Normas Específicas
III. PROCEDIMIENTOS
A.
B.
C.
D.
Autorización por Reconocimiento de Becas, Capacitación,
Confección de Uniforme, Comportamiento Sobresaliente, Gastos
del Centro Infantil, Insumos de la Clínica Institucional o según las
leyes de Equiparación de personas con discapacidad o
Enfermedades Degenerativas.
Mapa de Proceso
Autorización por Reconocimiento Anteojos, Muerte o Siniestro.
Mapa de Proceso
Adquisición de Bienes o Servicios.
Mapa de Proceso
Emisión de la Orden de Compra
Mapa de Proceso
E. Trámite de Gestión de Cobro
Mapa de Proceso
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
GLOSARIO Y SIGLAS
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INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y
Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección de Planificación del Registro
Público de Panamá, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, han desarrollado el
documento denominado “PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE
LA SUBCUENTA DE BIENESTAR Y MOTIVACIÓN DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS, DEL FONDO DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL REGISTRO
PÚBLICO DE PANAMA”.
El presente documento define los diferentes procedimientos que lo componen y desarrollan
los controles internos con la finalidad de propiciar un alto nivel de comprensión sobre las
responsabilidades y acciones operativas de cada uno de los actores involucrados en el
mismo.
El cumplimiento apropiado de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados
óptimos y oportunos a nuestros usuarios, así como un ejercicio transparente orientado al
buen uso y manejo de los Fondos Públicos.
Este producto está compuesto por tres capítulos: Capítulo I, sobre las generalidades;
Capítulo II, de las normas de control interno aplicables y el Capítulo III, expone y
desarrolla los procedimientos propios, objeto de regulación para el uso de fondos y bienes
públicos.
No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los
diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas y
procedimientos; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la
República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas,
conlleven a modificaciones que lo fortalezcan.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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I. GENERALIDADES
A. Objetivo del Procedimiento
Establecer los mecanismos y procedimientos administrativos y financieros; así como los
controles internos que son inherentes a las operaciones legalmente establecidas para el manejo
de la subcuenta financiera de Bienestar y Motivación, del Fondo del Servidor Público del
Registro Público de Panamá, para garantizar un desarrollo eficientes, eficaz y transparente de la
gestión; para mantener una cultura de rendición de cuenta.
B. Base Legal
▪ Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por
los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos
Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 27 de julio de 2004 y Núm.2 de 26 de octubre de
2004.
▪ Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República”, (Artículos Núms.1 y 36).
▪ Ley Núm.3 de 6 de enero de 1999, “Por la cual se crea la Entidad Autónoma denominada
Registro Público de Panamá y se dictan otras disposiciones”.
▪ Ley Núm.42 de 27 de agosto de 1999, “Por la cual se establece la equiparación de
oportunidades para las personas con discapacidad”.
▪ Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la
Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta
disposiciones especiales”.
▪ Ley Núm.59 de 28 de diciembre de 2005, “Que adopta normas de protección laboral para
las personas con enfermedades, crónicas, involutivas y/o degenerativas que produzcan
discapacidad laboral”.
▪ Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, “ Que regula la Contratación
Pública , con las reformas aprobadas por la Ley 35 de 2006, Ley 2 de 2007, Ley 21 de 2008,
Ley 41 de 2008, Ley 80 de 2009, Ley 12 de 2010, Ley 30 de 2010, Ley 66 de 2010, Ley 48 de
2011”.
▪ Ley Núm.4 de 25 de febrero de 2010, “Que reforma la Ley 12 de 1998, que desarrolla la
Carrera del Servicio Legislativo, y dicta otras disposiciones”.
▪ Ley Núm.15 de 31 de mayo de 2016, “Que reforma la Ley 42 de 1999, que establece la
equiparación de oportunidades para las personas con Discapacidad.
▪ Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
▪ Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el
Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección Nacional de
Métodos y Sistemas de Contabilidad, de la Contraloría General de la República.
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▪ Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y
formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de
Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección
Nacional”.
• Resolución No. JD-157-2010 de 25 de febrero de 2010, “Aprueba el Reglamento Interno
del Personal del Registro Público de Panamá”.
• Resolución JD-170 del 11 de agosto de 2010, “La cual crea el Fondo del Funcionario y se
reglamenta el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro
Público de Panamá”.
• Resolución JD-189 de 14 de septiembre de 2011, “Por la cual se modifica la Resolución
No. JD-170 del 11 de agosto de 2010, la cual crea el Fondo del Funcionario y se reglamenta
el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro Público de
Panamá”.
• Resolución JD-007-2015, de 3 de septiembre de 2015, “Por la cual se ratifica la
Resolución No. JD-201-2012 de 12 de septiembre de 2012, por la cual se modifico
Resolución No.JD-170 de 11 de agosto de 2010, la cual crea en Fondo del Funcionario y se
reglamenta el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro
Público de Panamá”.
▪ Resolución No. JD-008-2015, de 3 de septiembre de 2015, “Por la cual se modifica el
artículo 2 de la Resolución No. JD-189-2011 de 14 de diciembre de 2011, y el cual
modificaba el artículo 5 de la Resolución No. JD-170 de 11 de agosto de 2010 y el artículo 3
de la Resolución No. JD-189-2011 de 14 de diciembre de 2011, el cual modificaba el artículo 6
de la Resolución No. JD-170 de 11 de agosto de 2010”.
▪ Resolución No. JD-011-2015, de 25 de noviembre de 2015, “Por la cual se aprueba la
Estructura Orgánica y Funcional del registro Público de Panamá.
▪ Resolución No. DG-004-2016, de 06 de enero de 2016, “Por la cual se aprueba el
Instructivo de Procedimientos Administrativos y Fiscales, para el Manejo y Control de la
Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, del Fondo del Servidor
Público del Registro Público de Panamá.
C. Ámbito de Aplicación
A todos los Servidores Públicos del Registro Público de Panamá.
D. Consideraciones Previas
La Cuenta del Fondo del Servidor Público, es la suma asignada para los incentivos a los
funcionarios, y está dividida en dos partes:
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Bono de Productividad 90%
Programa de Bienestar y Motivación 10%
Total 100%
Estos serán acrecidos mensualmente por las siguientes fuentes de ingresos:
▪ El 1% de la programación mensual de la Institución, ingreso en concepto de Calificación,
Registro y Certificación, cuando haya alcanzado la meta presupuestada.
▪ El 20% de los excedentes mensuales, de ingresos en concepto de Calificación, Registro y
Certificación.
▪ El 30% de los ingresos mensuales, en concepto de pagos por alteración de turno.
Del 100% de los recursos depositados mensualmente en la Cuenta, el 90% de los dineros serán
distribuidos semestralmente entre todos los funcionarios del Registro Público de Panamá,
mediante el pago de un Bono que se denomina “Bono de Productividad” y el 10% para el
“Programa de Bienestar y Motivación”; además, será acrecido por los montos del Bono de
Productividad calculados y no pagados a los Servidores Públicos de la institución, producto de
su baja productividad.
Los Incentivos del Programa de Bienestar y Motivación, van dirigidos a todos aquellos
servidores públicos que brindan su servicio en el Registro Público; a continuación se detalla los
reconocimientos aprobados por Junta Directiva:
1. Asistencia económica inmediata por situaciones de emergencias, siniestros, muerte
imprevista del funcionario, cónyuge o pareja debidamente registrada, y familiares hasta segundo
grado de consanguinidad.
2. Reconocimiento a los funcionarios, que demuestren de manera consistente, comportamientos
sobresalientes de acuerdo a los valores.
3. Formación y capacitación para todas las áreas de la institución.
4. Becas para estudios primarios, media, premedia y universitaria, en este último caso,
necesariamente debe estar dirigida a estudios de grado y postgrado, que guarden relación con el
giro de actividad institucional, administrativa en general o vinculadas al cargo del funcionario.
5. Subsidio para anteojos.
6. Confección de uniformes para los colaboradores.
7. Gastos del Centro de Orientación Infantil y Familiar (C.O.I.F), que incluyen sin limitarse,
gastos de alimentación (almuerzo y merienda, uniformes de los menores (suéter y jeans),
compras de materiales didácticos, con la finalidad de beneficiar a los menores.
8. Compra de insumos, para la Clínica Institucional del Registro Público de Panamá, que brinda
servicios de Medicina General y Odontología.
9. Otras acciones, de conformidad a lo que dispone la Ley No.42 de 27 de agosto de 1999, “Por
la cual se establece la equiparación de oportunidades, para las personas con discapacidad” y la
Ley No.59 de 28 de diciembre de 2005, “Que adopta normas de protección laboral para las
personas con enfermedades crónicas, involutivas y/o degenerativas que produzcan discapacidad
laboral”.
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Para acogerse algún reconocimiento debe cumplir con los siguientes requisitos:
Requisitos para reconocimiento por Anteojos
▪ Nota dirigida al Director General, debidamente firmada por el peticionario.
▪ Receta médica original, expedida por un Optómetra u Oftalmólogo de la Caja de Seguro
Social o Clínica Privada; los documentos deben estar debidamente sellados y firmados por el
facultativo, código del médico y la cotización respectiva.
▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal por ambos lados.
▪ Se reconocerá las facturas fiscales o cotización, de acuerdo a evaluación socioeconómica.
Requisitos para reconocimiento por Muerte
▪ Nota dirigida al Director General, debidamente firmada por el peticionario.
▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal, por ambos lados.
▪ Certificado de Defunción del Tribunal Electoral.
▪ Certificado de nacimiento del pariente y del funcionario relacionado.
▪ Se reconocerá las facturas fiscales o cotización, de acuerdo a evaluación socioeconómica.
Requisitos para reconocimiento por Siniestro
▪ Nota dirigida al Director General, debidamente firmada por el peticionario.
▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal por ambos lados.
▪ Fotos del siniestro.
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II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS
A. Normas Generales
El Titular de la institución, será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y
actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y
procedimientos, al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será
responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según funciones.
El titular de cada organismo o a quien el delegue, será responsable de velar que todas las
instancias involucradas en el proceso cumplan a cabalidad con toda la responsabilidad que le
corresponde.
El Fondo del Servidor Público, Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores
públicos, permanecerá bajo la Administración de la Oficina Institucional de Recursos Humanos.
Todas las erogaciones se harán con su desglose de Ingresos y Egresos, de acuerdo los
procedimientos establecidos por ley.
Los funcionarios que están autorizados para firmar y refrendar los desembolsos, con cargo al
Fondo del Servidor Público, deben recibir mensualmente, dentro de los cinco (5) primeros días
el mes, el Informe del Movimiento Financiero con el detalle respectivo, de lo utilizado al mes
anterior de la Subcuenta del Programa de Bienestar y Motivación, por parte del Departamento
de Tesorería, este último remitirá el mismo a la Dirección General, Secretaría General,
Dirección de Administración y Finanzas, Oficina Institucional de Recursos Humanos y la
Oficina de Auditoría Interna.
Las solicitudes por asistencia económica como: muerte, siniestros y anteojos, requieren de
evaluación socioeconómica, por parte de la Trabajadora Social de la institución, para el trámite
correspondiente.
Las adquisiciones de bienes y servicios que realice el Registro Público de Panamá, con recursos
de la Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, del Fondo del Servidor
Público, se ajustarán a los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas,
vigente.
Antes de adjudicar un acto público, se debe verificar que el proveedor no se encuentre
inhabilitado, para contratar con el Estado.
Para los proyectos educativos, referentes a estudios superiores, se requiere de la aprobación de
la Junta Directiva, para iniciar trámite.
La Oficina de Auditoría Interna o la Unidad autorizada, deberá revisar periódicamente los
documentos sustentadores, con el fin de determinar si los precios pagados sobrepasan o no, los
precios corrientes del mercado.
El manejo financiero de la subcuenta estará sujeto a la aplicación de la Ley Núm.56 de 17 de
septiembre de 2013, que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro.
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La Contraloría General, verificará las operaciones del Fondo y la Subcuenta, de forma previa y
posterior, independientemente de los programas de trabajo que ejerza la Unidad de Auditoría
Interna del Registro Público.
Para todos los casos se ejercerá el refrendo, de la Contraloría General de la República.
B. Normas Especificas
B-1 En el Área de Tesorería
Ejecuta el manejo y control de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del Servidor
Público, para esta acción, el (la) Director(a) de Administración y Finanzas y el Jefe(a) de
Contabilidad, certifican mediante memorando el saldo disponible a la fecha del Programa.
Realiza el registro y control de las solicitudes que afectan el Fondo, certificando la
disponibilidad financiera, para la adquisición de Bienes y Servicios al Departamento de
Compras y Proveeduría.
El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad, de entregar mensualmente o cuando se
solicite el Informe de Saldo en libros de la Subcuenta, a los funcionarios responsables de
autorizar los desembolsos.
Implementar medidas de seguridad adecuadas para la emisión de cheques, custodia de fondos,
valores, cartas, fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores
bajo custodia.
Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado, en la
subcuenta financiera.
Girar cheques en orden correlativo y cronológico, del Fondo del Servidor Público.
Usar sellos protectores, a los montos asignados en el cheque.
Custodiar los cheques en cartera y no utilizados, en lugares con cerraduras confiables y con
llave.
La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior, deben requerir de los
proveedores, la presentación de los requisitos exigidos por ley.
Toda factura, debe contar con sellos y firmas del funcionario autorizado de la Sección de
Almacén, como constancia de recibo de bienes y servicios; además, del recibido a satisfacción
del solicitante y la Oficina Institucional de Recursos Humanos, de lo contrario, será rechazada
cuando se presente para el pago correspondiente.
Todos los comprobantes que sustenten un pago, deben llevar el sello de “Pagado”.
El sello de “Pagado”, debe indicar lo siguiente: Fondo del Servidor Subcuenta de Bienestar y
Motivación y número de la cuenta bancaria, con el objeto de evitar errores o duplicidad en su
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utilización y proceder posteriormente a su archivo (Orden de Compra Institucional, Contratos,
Gestión de Cobro, Facturas, Recibos, Cheques etc.).
El (la) Director(a) de Finanzas y Jefe(a) de Contabilidad, emitirán una certificación indicando el
saldo inicial del libro de la Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, y
entregarán el original al Jefe(a) del Departamento de Tesorería y copia a las Unidades
Administrativas siguientes:
▪ Dirección General.
▪ Secretaría General.
▪ Oficina Institucional de Recursos Humanos.
▪ Oficina de Auditoría Interna.
▪ Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República, en la Institución.
B-2 En el Área Contabilidad
La eficiencia de la organización contable, constituye un elemento de control interno, orientado
a:
▪ Realizar operaciones, de acuerdo con las autorizaciones establecidas.
▪ Contabilizar oportunamente, el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período
correspondiente.
▪ Controlar los activos, mediante registros y salvaguarda.
▪ Preparar la información financiera, conforme a lo indicado en la ley.
▪ Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades gerenciales.
Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas con oportunidad a los niveles
de decisión pertinente.
El registro inmediato de la información, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y
confiabilidad de la información.
Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y
autorización, todos los aspectos del ciclo de vida de una operación mientras se ejecuta y
anotación final en los registros contables pertinentes.
Organizar y procesar la información contable, para producir los informes y los estados
financieros que deberán presentarse en los plazos señalados.
B-3 En el Área de Compras
Para los trámites de bienes o servicios que se lleven a cabo, así como las demás actividades de
gestión, tendrán presente el criterio de economía y transparencia.
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La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal encargado
de los procesos, de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus
actividades.
La adquisición económica, implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad apropiada,
y al menor costo posible. Asimismo, las actividades deben efectuarse asegurando los costos
operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.
Todas las Adquisiciones de Bienes y Servicios, estarán sujetas a lo indicado por la Ley de
Contratación Publica vigente, que regula las contrataciones públicas.
Los bienes que se adquieran deben ingresar a la Sección de Almacén, aún cuando la naturaleza
física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, ello
permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.
B-4 Asistencia Económica por Anteojos
El Registro Público de Panamá, en base a la Resolución JD-008 de 3 de septiembre de 2015,
otorga el derecho a solicitar el beneficio para la compra de anteojos a los servidores del
Registro Público, que confronten situaciones económicas.
Reconocerá un monto máximo de setenta y cinco balboas, (B/.75.00), como valor a
subvencionar por anteojo, que irá a nombre del proveedor de acuerdo a la cotización.
Cualquier suma superior, al monto tope establecido deberá ser asumida por el interesado.
El funcionario podrá reembolsar el pago de sus lentes cada dos (2) años, contados a partir de la
fecha de la última solicitud pagada por la Institución, previo estudio socioeconómico emitido
por la Trabajadora Social de la institución.
B-5 Asistencia Económica por Educación
Se reconocerá Subsidio Económico, previa evaluación socioeconómica.
La asistencia social, que se establece dentro de los parámetros incluidos, facilita a profesionales
que no cuentan con los recursos suficientes para superarse, estudios a nivel superior, tales
como:
Técnicos, Licenciaturas, Postgrados, Maestría y Doctorados.
Para realizar carreras cortas como: Cursos, Diplomados, Seminarios, Congresos y
Pasantías dentro del país, con la condición de que cuando culmine, debe seguir
laborando en la institución, siempre regidos por la legislación del Instituto de
Formación de Aprovechamiento de Recursos Humanos (IFARHU).
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B-6 Asistencia Económica por Muerte
El Registro Público, brindará asistencia económica por muerte del funcionario, cónyuge o
pareja debidamente registrada y familiares hasta segundo grado de consanguinidad.
El parentesco puede de ser de tres clases: por consanguinidad, por adopción o por afinidad.
Parentesco en primer grado consanguinidad: padres e hijos.
Parentesco en segundo grado de consanguinidad: abuelos, hermanos y nietos.
El Registro Público, reconocerá un auxilio previa evaluación socioeconómica, a todos los
funcionarios en los siguientes casos:
La suma establecida para estos casos de acuerdo a la evaluación socioeconómica, será de
Trescientos Balboas (B/.300.00).
Se reconocerá contra cotización o facturas fiscales, las que no deben pasar de Trescientos
Balboas (B/.300.00). Cualquier suma superior, al monto tope establecido, deberá ser asumida
por el interesado.
Toda erogación de este concepto debe cumplir con los trámites administrativos y financieros
establecidos.
Todos los servidores de la institución deben llenar una tarjeta testamentaria.
Todos los documentos deben estar autenticados.
Comunicar al Servidor Solicitante, el estado de su petición.
B-7 Asistencia Económica por Siniestro
La asistencia económica se realizará previa evaluación socioeconómica.
Se reconocerá contra facturas fiscales, la que no debe pasar de Trescientos Balboas (B/.300.00).
Cualquier suma superior, al monto tope establecido, deberá ser asumida por el interesado.
Nota de la Corregiduría avalando el hecho y certificando que el funcionario vive en el lugar
donde ocurrió el siniestro.
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III. PROCEDIMIENTOS
A. Autorización de Memorando por reconocimiento para Becas, Capacitación,
Confección de Uniforme, Comportamiento Sobresaliente, Gastos del Centro de
Orientación Infantil, Insumos de la Clínica Institucional o según las Leyes de
Equiparación de personas con discapacidad o Enfermedades Degenerativas
1. Registro Público de Panamá
Oficina de Recursos Humanos
Servidor(a) Designado del Programa
Elabora memorando de Solicitud de Autorización, de acuerdo al tipo de reconocimiento,
dirigido al Director General, para la viabilidad del bien o servicio peticionado, con su debida
sustentación y remite al Jefe(a) de la oficina para firma.
Jefe(a) de Recursos Humanos
Verifica el memorando y la documentación sustentadora, de estar dentro de los parámetros
exigidos, firma y entrega al Servidor Designado del Programa.
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, firmado con la documentación
sustentadora y envía a la Dirección General.
2. Registro Público de Panamá
Dirección General
Secretaria
Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora
y entrega al (la) Director(a) General.
Director(a) General
Recibe el Memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora y verifica,
en base a la clasificación aprobada por la Junta Directiva, de estar correcto firma autorizando el
trámite, remite a la secretaria.
Nota: De no aprobarse la Solicitud, debe enviarse a la Oficina
Institucional de Recursos Humanos.
Secretaria
Recibe y registra la salida del memorando de Solicitud de Autorización, con la documentación
sustentadora, debidamente firmado y envía a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.
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3. Registro Público de Panamá
Oficina de Recursos Humanos
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora,
y entrega a la Jefatura.
Jefe(a) de Recursos Humanos
Recibe y verifica el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora
firmada, verifica y autoriza la confección de la Solicitud de Bienes y Servicios.
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora
firmada, archiva e inicia el trámite de Solicitud de Bienes y Servicios.
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MAPA DE PROCESOS
2
1
3
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR GENERAL
AUTORIZACIÓN DE MEMORÁNDUM POR RECONOCIMIENTO PARA BECAS, CAPACITACIÓN, CONFECCIÓN DE
UNIFORME, COMPORTAMIENTO SOBRESALIENTE, GASTOS DEL COIF, INSUMOS DE LA CLÍNICA INSTITUCIONAL O
SEGÚN LAS LEYES DE EQUIPARACIÓN DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD O ENFERMEDADES DEGENERATIVAS
2
3
1
Elabora Memorando de Solicitud de Autorización por Reconocimiento, de acuerdo al bien o servicio del
peticionario, con su debida sustentación.
Recibe y firma Memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora y verifica enbase a la clasificación aprobada por la Junta Directiva.
Nota: De no autorizar la solicitud, igual se devuelve a la Oficina de Recursos Humanos.
Recibe y registra el Memorando de Solicitud por Reconocimiento Autorizado, con la documentación
sustentadora.Autoriza la solicitud de bienes o servicios e inicia el trámite de adquisición solicitado.
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B. Autorización de Nota de Reconocimiento por Anteojos, Muerte o Siniestros
1. Registro Público de Panamá
Servidor(a) Público Solicitante
Confecciona Nota de solicitud de Autorización por reconocimiento, dirigida al Director General
del Registro Público, exponiendo la necesidad y adjunta los requisitos de acuerdo al
reconocimiento solicitado.
Nota: Los documentos se deben entregar en la Oficina de Recursos
Humanos.
2. Registro Público de Panamá
Oficina de Recursos Humanos
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento, con los requisitos
exigidos e inicia el expediente debidamente foliado y remite al Jefe(a) de Recursos Humanos.
Jefe(a) de Recursos Humanos
Recibe y verifica la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento y el expediente, de
estar dentro de los parámetros exigidos, autoriza a la Trabajadora Social para realizar la
evaluación socioeconómica y devuelve al Servidor Designado del Programa para su remisión a
la Unidad de Trabajo Social.
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento y el expediente, registra y
envía a la Unidad de Trabajo Social para que realicen la evaluación socioeconómica.
Unidad de Trabajo Social
Recibe y verifica la Nota de Solicitud de Autorización y el expediente autorizado, por el Jefe(a)
de Recursos Humanos.
Realiza la evaluación socioeconómica, firma y envía con el expediente al Jefe(a) de la Oficina
de Recursos Humanos.
Jefe(a) de Recursos Humanos
Recibe la Nota de Solicitud de Autorización, con el expediente y evaluación socioeconómica,
verifica y firma, entrega al Servidor Designado del Programa, para su envío a la Dirección
General.
Nota: De no proceder la solicitud se archiva en el expediente y se le
comunica al peticionario.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 23
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra Nota de Solicitud de Autorización y expediente completo, archiva copia de la
documentación y envía a la Dirección General.
3. Registro Público de Panamá
Dirección General
Secretaria
Recibe la Nota de Autorización y el expediente, registra y remite al Director General para firma.
Director General
Recibe la Nota de Solicitud de Autorización y el expediente, revisa, de estar correcto, firma
autorizando el trámite y devuelve a la secretaria, para su envío a la Oficina de Recursos
Humanos.
Nota: De no aprobarse la Solicitud, se devuelve el expediente a la
Oficina de Recursos Humanos.
Secretaria
Recibe y registra la salida de la Nota de Solicitud de Autorización y expediente, debidamente
firmada y envía a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.
4. Registro Público de Panamá
Oficina de Recursos Humanos
Servidor(a) Designado del Programa
Recibe y registra la Nota de Solicitud de Autorización y expediente aprobada, para iniciar el
trámite de la Solicitud de Bienes y Servicios.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 24
MAPA DE PROCESOS
AUTORIZACIÓN DE NOTA DE RECONOCIMIENTO POR ANTEOJOS, MUERTE O SINIESTRO
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
SERVIDOR PÚBLICO OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN GENERAL
2
3
4
1
1
2
3
4
Confecciona Nota de Solicitud de Autorización por Reconocimiento, dirigida al Director General,detallando su necesidad y adjunta los requisitos de acuerdo a su solicitud.
Recibe nota de solicitud de Autorización por Reconocimiento y confecciona expediente. Autoriza a la
Trabajadora Social, realizar la evaluación socioeconómica.
Registra la Nota de Solicitud de Autorización con el expediente y firma autorizando.Nota. De no aprobarse se devuelve toda la documentacióna la Oficina de Recursos Humanos.
Recibe y registra la Nota de Autorización y el expediente aprobado e inicia el trámite de Solicitud de
Bienes y Servicios.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 25
C. Adquisición de Bienes o Servicios
1. Registro Público de Panamá
Oficina de Recursos Humanos
Confecciona expediente con (Memorando o Nota de reconocimiento autorizada, solicitud del
funcionario peticionario, documentos sustentadores, según corresponde) y Solicitud de Bienes y
Servicios, con numeración diferente, a la numeración de las otras adquisiciones, detalla la
información específica, cantidad de artículos que solicita sin especificar marcas, incluir
garantías de ser necesario y nombre de la cuenta bancaria donde se cargara el gasto.
Nota: El secuencial de la Solicitud de Bienes y Servicios lo llevara la
Sección de Almacén, ejemplo: FS-001.
Firma la Solicitud de Bienes y Servicios y envía con el expediente a la Sección de Almacén de
la Dirección de Administración y Finanzas.
2. Registro Público de Panamá
Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la solicitud de Bienes y Servicios, previamente firmada por el Jefe de Almacén, y de estar
correcta firma, autorizando el trámite donde le corresponde; de lo contrario, devuelve a la oficina
solicitante.
3. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Compras y Proveeduría
Verifica el expediente con la Solicitud de Bienes y Servicios e incorpora la documentación a la
segunda fase iniciando el Expediente de Adquisición, debidamente foliado.
Cotiza, según corresponda, de acuerdo a la Ley de Contratación Pública, vigente.
Confecciona el Cuadro de Cotización, continúa el Expediente de Adquisición de Bienes y
Servicios y remite a la oficina de Recursos Humanos.
4. Registro Público
Oficina de Recursos Humanos
Recibe y verifica el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del
Fondo del Servidor Público, con la Solicitud de Bienes y Servicios, Cuadro de Cotización y las
ofertas respectivas, analiza y selecciona el bien o servicio ofertado, que debe cumplir con los
requerimientos solicitados, de estar correcto, firma en columna de la oferta que beneficie a la
institución, si cumple con todo lo solicitado.
El expediente debe ser trabajado en un tiempo no mayor de dos (2) días calendarios y se envía al
Departamento de Compras y Proveeduría.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 26
5. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Compras y Proveeduría
Recibe y registra en el libro de correspondencia y cuadro compartido, exclusivo para este
fondo, el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del
Servidor Público, Solicitud de Bienes y Servicios, de estar correcto autoriza y confecciona el
Memorando de Solicitud de Certificación de Disponibilidad financiera y envía al Departamento
de Tesorería.
6. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe y verifica el Expediente de estar completo, confecciona Memorando de Certificación
Financiera, de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del Servidor Público, firma y
envía al Departamento de Compras y Proveeduría.
7. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Compras y Proveeduría
Recibe y registra el expediente completo de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Fondo del
Servidor Público, con toda la documentación correspondiente, analiza y procede a realizar el
trámite de adquisición, de acuerdo a lo establecido en el Texto Único de la Ley Núm.22 o de la
Ley de Contratación Pública vigente, del cual se originará una Orden de Compra o Contrato de
acuerdo al monto de la solicitud.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 27
MAPA DE PROCESOS
2
7
1
3
4
5
6
ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
OFICINA DE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS Y PROVEDURÍA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
4
3
65
1 2
7
Confecciona expediente y Solicitud de Bienes y
Servicios para la Adquisición.
Verifica la Solicitud de Bienes y Servicios y
autoriza.
Verifica e incorpora a la segunda fase el
expediente de adquisición de bienes yservicios, cotiza y confecciona cuadro decotizaciones.
Recibe y analiza el expediente de Adquisición y
Firma donde le corresponde.
Recibe, analiza el expediente, registra y
confecciona Memorando de solicitud departida.
Recibe, verifica y confecciona Memorando de
certificación financiera.
Recibe expediente completo y realiza la
contratación, según corresponda, de acuerdoal monto de la adquisición.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 28
D. Emisión de la Orden de Compra
1. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Compras y Proveeduría
Con el expediente completo (Memorando o Nota de Solicitud de Autorización, Solicitud de
Bienes y Servicios, Cotizaciones, Memorando de Certificación de Disponibilidad Financiera y
otros) para la Adquisición de Bienes o Servicios por la Subcuenta de Bienestar y Motivación
del Fondo del Servidor Público; procede a realizar el Acto Público, de acuerdo a la Ley de
Contratación Pública, vigente.
Adjudicado el acto, confecciona la Orden de Compra, y la misma debe contener: fecha, precios
en forma unitaria y total, monto igual al ofertado, tipo de orden compra (contado o crédito),
lugar, tiempo y forma de entrega.
La Orden de Compra, debe ser firmada por los funcionarios autorizados, según su delegación de
firma y remiten a la Dirección de Administración y Finanzas.
2. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección Administrativa
Recibe y registra el Expediente completo de la Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y
Motivación del Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra previamente firmada y de
estar correcto, firman autorizando la misma.
Remiten al Departamento de Tesorería.
Nota: En el caso de la Orden de Compra al crédito, se envía a la oficina
de Fiscalización General de la CGR, para su refrendo.
3. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe, registra y verifica el expediente completo de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar
y Motivación del Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y los documentos
sustentadores.
Realiza las afectaciones de la Subcuenta, de estar correcto sellan y generan el cheque.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 29
4. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección Administrativa
Recibe, registra el expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del
Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra al Contado, Cheque y documentos
sustentadores, de estar todo correcto, firma el Comprobante del Cheque en la parte de
autorizado y remite a la Dirección General.
Nota: En el caso de Órdenes de Compra al crédito, luego de refrendadas
por la Oficina de Fiscalización General de la CGR, se envían al
Departamento de Compras, para la publicación de la misma y la
distribución de copias a las Oficina de Contabilidad, Almacén y
Tesorería.
5. Registro Público
Dirección General
Recibe, registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del
Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra, Cheque y documentos sustentadores, de
estar todo correcto firma y remiten a la Oficina de Fiscalización General de la CGR, para su
refrendo.
6. Oficina de Fiscalización General de la CGR
Recibe, registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del
Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y Cheque, realiza la revisión integral del
documento y de estar correcto, refrendan la Orden de Compra y el Cheque, remiten al
Departamento de Tesorería.
7. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe, y registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del
Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y Cheque, debidamente refrendados.
Nota: Si el bien es entregado en el Almacén, Tesorería custodiará la
Orden de Compra al Contado y el Cheque, hasta su recepción.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 30
8. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Compras y Proveeduría
Recibe, registra y verifica el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y
Motivación del Fondo del Servidor Público, que lleva adjunto, la Orden de Compra al Contado
aprobada y refrendada, con el resto de la documentación sustentadora del acto público.
Envía copia de la Orden de Compra al Contado a las Oficinas de: Almacén, Tesorería y
Recursos Humanos.
Nota: Cuando se debe realizar la compra directamente en el comercio, se
retira la Orden de Compra y cheque; tienen cinco (5) días hábiles
para la adquisición.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 31
MAPA DE PROCESOS
EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
COMPRA Y
PROVEDURIA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA DE
FISCALIZACIÓN DE
LA CGR.
7
2 3
4
5 6
1
8
1
2
3
4
5
6
7
8
Realiza el acto publico, y adjudica.
Confecciona y firma la orden de compra.
Registra y revisa el expediente.
Firma , autorizando la orden de compra.
Nota: En caso de Ordenes de Compra al crédito, se
envía a la Oficina de Fiscalización General de la
CGR, para su refrendo.
Registra y revisa expediente, realiza los registros
contables y genera el cheque.
Registra y revisa el expediente con el cheque y firma
en el comprobante del cheque.
Nota: En Ordenes de Compra al crédito, después de
refrendadas, se envían a Compra y Proveeduría.
Recibe, registra, revisa, y firma autorizando el
tramite.
Recibe, registra y revisa integralmente el expediente
y firman la orden de compra y cheque , refrendando
el trámite.
Recibe y registran el expediente debidamente
refrendado.
Nota: Si el bien se entrega en Almacén, custodian la
orden de compra y el cheque hasta su recepción.
Recibe el expediente de adquisición y envía copias
de la orden de compra: Almacén, Tesorería y Oficina
de Recursos Humanos.
Nota: Cuando se debe realizar la compra en el
comercio, se retira la orden de compra y cheque
original y realizan la compra.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 32
E. Trámite de la Gestión de Cobro
1. Registro Público
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores debidamente registrados.
Verifica y continúa con el trámite de aprobación y pago de dicho documento.
Envía la Gestión de Cobro con documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad.
2. Departamento de Contabilidad
Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores adjuntos.
Realiza los registros contables pertinentes.
Firma, como constancia de registros realizados.
Envía, la Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Dirección de Administración y
Finanzas.
3. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe y registra la Gestión de Cobro, firma autorizándola.
Envía a la Oficina de Fiscalización General de la CGR.
4. Oficina de Fiscalización General de la CGR
Recibe la Gestión de Cobro, realiza los registros correspondientes.
Procede a la revisión integral del expediente de pago, de estar correcto, refrenda la Gestión de
Cobro y envía al Departamento de Tesorería.
5. Departamento de Tesorería
Recibe la Gestión de Cobro, y documentos sustentadores, debidamente firmados.
Registra para iniciar el trámite de emisión del Cheque.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 33
MAPA DE PROCESOS
TRAMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDADDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
OFICINA DE FISCALIZACIÓN
DE LA CGR
321 4
5
2
4
3
5
1 Recibe la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores, verifica y envía aContabilidad para su trámite.
Recibe la Gestión de Cobro y realiza los registros contables.Firma como como constancia del registro realizado.
Recibe, registra y firma de autorizada la Gestión de Cobro.
Recibe, registra, revisa de forma integral y firma, como constancia de refrendo de laGestión de Cobro.
Recibe, registra, la gestión de cobro y procede a la emisión del Cheque.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 34
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 35
Formulario Núm.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
Solicitud Núm. ___________
CUADRO DE COTIZACIONES
Día Mes Año Núm. 1 2 3
Proveedor
Teléfono
Fax
Cant. Cantidad
Descripción
PRECIOS
1 2 3Unitario Total Unitario Total Unitario Total
Firmas Autorizadas
_______________
_____________
Cotizador
Fecha
___________________
______________
Jefe de Compras
Fecha
Subtotal
I.T.B.M.S.
Total
Observaciones:
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 36
Formulario Núm.1
CUADRO DE COTIZACIONES
A. OBJETIVO: Dejar constancia escrita sobre las ofertas, precio, cantidad y
calidad de los bienes y/o servicios requeridos, a efecto de que
se seleccione al proveedor que presenta las mejores
condiciones para la institución.
B. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría.
C. CONTENIDO:
1. Solicitud Núm.: Número de la Solicitud de Bienes y/o Servicios que origina
las cotizaciones.
2. Fecha: Día, mes y año en que se hacen las cotizaciones.
3. Renglón: Número de renglón utilizado por cada Bien y/o Servicio
cotizado.
4. Cantidad: Número de Bienes y/o Servicios que se cotizan.
5. Descripción: Detalle de las características de los Bienes y/o servicios
cotizados.
6. Proveedor: Nombre o razón social de los Proveedores que participan en
las cotizaciones.
7. Precios:
Precio Unitario: Valor de cada unidad de los Bienes y/o Servicios cotizados.
Precio Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por la
cantidad de Bienes y/o Servicios cotizados.
8. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información
contenida en el documento.
9. Jefe(a) de Compras: Nombre y firma del funcionario responsable de la unidad de
compras.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 37
10. Cotizador: Nombre y firma del funcionario que efectuó las cotizaciones.
D.DISTRIBUCIÓN:
Original: Se adjunta al expediente.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 38
Formulario Núm.2
No. O/C
FECHA
TELEFÓNO
PROVEEDOR R.U.C.
FECHA DE VENCIMIENTO DEL PAZ Y SALVO NAL.: DV
LUGAR Y FECHA DE ENTREGA:
FORMA DE PAGO: PLAZO DE ENTREGA:
VENCIMIENTO:
Sírvase atender los bienes y servicios siguientes:
SUBTOTALI.T.B.M.S.DESCUENTO
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
SECCIÓN DE ALMACÉN ACEPTO - FIRMA DEL PROVEEDOR
FECHA FECHA
No. SOLIC.B.S./FS
TOTAL
REPÚBLICA DE PANAMÁ
REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ
ORDEN DE COMPRA INSTITUCIONAL
UNITARIO TOTAL
PRECIOSRENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN (CLASE DE ARTÍCULO, MARCA Y TAMAÑO)
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 39
Formulario Núm.2
ORDEN DE COMPRA INSTITUCIONAL
A. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría.
B. OBJETIVO:
C. CONTENIDO:
Tener un control y registro de los Bienes y
Servicios adquiridos.
1. No. O/C Número secuencial impreso.
2. No. SOLIC. B.S./FS Anotar del No. de la Solicitud de Bienes y
Servicios del Fondo del Servidor público.
3. Fecha: Día, mes y año, de la confección de la O/C.
4. Teléfono: Indicar el número telefónico comercial, fax o
correo electrónico.
5. Proveedor: Nombre completo del proveedor (persona
natural o jurídico).
6. R.U.C. Código del Registro Único del Contribuyente.
7. D.V. Indicar el dígito verificador.
8. Vencimiento del Paz Anotar número y fecha de vigencia del paz y
salvo nacional. y Salvo Nacional:
9. Lugar y fecha de entrega: Indicar el lugar y la fecha, en que se entregaran
los bienes.
10. Forma de pago: Indicar si el pago es, al crédito o al contado.
11. Plazo de entrega: Indicar el día, mes y año de la entrega, la que
debe ajustarse al horario regular de la
institución.
12. Vencimiento: Indicar el día mes y año en que vence, el plazo
de entrega.
13. Sírvase atender los bienes y
servicios siguientes:
Anotar si es un bien o servicio.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 40
14. Renglón: Numeración por renglones utilizado para cada
producto.
15. Cantidad: Cantidad de bienes o suministros.
16. Unidad: Indicar la medida a utilizar.
17. Descripción: (clase de artículos,
marca y tamaño)
Indicar nombre y especificación de lo solicitado.
18. Precio Unitario: Indicar el precio por unidad.
19. Precio Total: Indicar la operación matemática, multiplicación
del precio unitario por la cantidad de artículos.
20. Subtotal: Resultado de la sumatorio del precio total sin el
ITBMS.
21. I.T.B.M.S. Producto de la afectación del Servicio del 7%.
22. Descuento: De existir descuento se deduce del total.
23. Total: Sumatoria de la columna de precio total, más el
impuesto de la transacción por el servicio.
24. Firma y Fecha: Firma y fecha, de los servidores públicos
autorizados para firmar.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 41
GLOSARIO Y SIGLAS
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 42
GLOSARIO
Acrecido: Del verbo acrecer, acrecentar algo en tamaño, cantidad o
intensidad. Hacer una cosa mayor.
No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 43
SIGLAS
CGR: Contraloría General de la República.
COIF: Centro de Orientación Infantil y Familiar.
MEF: Ministerio de Economía y Finanzas.
O/C: Orden de Compra
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