funciones del area objetivos proceso de elaboracion de los planes de estudio proceso de la...
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AREA DE EXPEDICION DE CERTIFICADOS
D.S.E
TEMAS • FUNCIONES DEL AREA • OBJETIVOS• PROCESO DE ELABORACION DE LOS
PLANES DE ESTUDIO• PROCESO DE LA ELABORACION DE
CERTIFICADOS, EMISION Y VALIDACION DEL MISMO
• EMISION DE ACUERDOS• SERVICIOS CONJUNTOS
FUNCIONES DEL AREA NUESTRA PRINCIPAL FUNCION ES LA
ELABORACION DE CERTIFICADOS, DESDE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS HASTA LA ENTREGA DEL MISMO, ES UN PROCESO QUE SE CARACTERIZA POR EXPEDIR EL DOCUMENTO COMPROBATORIO DE LA CONCLUSION DE ESTUDIOS DEL ALUMNO.
OBJETIVOS DAR A CONOCER EL PROCESO DE LA
ELABORACION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y ACUERDO DE LICENCIATURA, O DE GRADO PARA PRESENTAR SU EXAMEN PROFESIONAL .
TOMANDO EN CUENTA LA IMPORTANCIA QUE TIENEN LOS DEPARTAMENTOS ESCOLARES EN ESTE PROCESO, EN LA EXPEDICION CORRECTA DEL KARDEX (FECHAS Y CICLOS ESCOLARES)
DIAGRAMA DEL PROCESO PARA ELABORACION DE CERTIFICADOS
INICIOINICIO
ESCANEO SOLICITUD DE CERTIFICADOS
REVISION
COTEJA REVISAR SU IMPRESIÓN
IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS
FIRMAS: JEFE DE DEPARTAMENTO ESCOLAR Y
SECRETARIO GENERAL
PONER FOTOS, ENMICAR Y TROQUELAR (SEGURIDAD)
ENTREGA A USUARIO
FIN
CAPTURACAPTURACAPTURA
COMO SE ORGANIZAN LOS PLANES DE ESTUDIO
Los planes de estudio se forman según la necesidad que existe dentro del Estado.
En las Unidades los maestros se dan a la tarea de formar un Plan de Estudios, hacen propuestas de materias (según la Unidad ) se dan a conocer al Consejo Técnico de la Unidad una vez aceptado por dicho Consejo , se Presentan al Sr. Rector para que lo analice y a su vez de fe para que llegue a revisión del Cuerpo Académico que esta formado por Docentes.
Se cita a reunión al Consejo Técnico de Unidad el cual tiene una Comisión Académica vuelven analizar el plan de estudios, así mismo también se le da información al Secretario General que en este caso viene siendo el Fedatario para seguir adelante con dicho plan .
Cuando se aprueba el plan de estudios el Responsable de la Unidad envía dicho Plan al Jurídico para su conocimiento y a su vez solicita un FORMATO CANCELADO EN EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES, cuando el responsable de la unidad obtiene el formato cancelado acude con el Jurídico para que se realice el tramite de Registro ante Profesiones en la Cd. De México.
Posteriormente nos hacen llegar la enmienda del registro del plan de estudios avalado por el Jefe del Departamento de Instituciones Educativas.
REQUISITOS PARA LA ELABORACION DE UN FORMATO CANCELADO
. Un oficio solicitando la elaboración del formato para llevar acabo el registro del plan de estudios según sea
la Unidad. . La tira de materias que especifique:Nombre de la Materia, Hrs/Sem/Mes y Numero de Créditos Nombre de la materia: Nombre que se le asigna a cada materia basado en la formación del plan.Hrs: Tiempo en que se imparte la clase. Sem: Cuantas Horas a la Semana.Mes: Cuantas Horas al Mes.Num. De Créditos: Es el valor que le dan a la materia, a Nivel Nacional en profesiones se determino que debe contemplar la materia un Numero de Créditos como un requisito dentro del Sistema de Educación. . Vigencia de Plan: Especificar cuanto tiempo va a estar vigente y para cuantas generaciones
COMO ELABORAR UN FORMATO CANCELADO
Tomando en cuenta que ya la unidad nos envió la tira de materias se da de alta en un formato que
sistemas (SIIAF) diseño para la elaboración del mismo.
Ya impreso se le da aviso al responsable del programa para que pase a recogerlo, y realice los tramites para su registro.
FORMATO CANCELADO QUE
SE ENVIA A JURIDICOS PARA REGISTRO DEL PROGRAMA
COMO DAR DE ALTA UN PLAN DE ESTUDIOS
Primero tenemos que estar seguros que ya Jurídicos nos envió el registro de enmienda.
El departamento de Sistemas (SIIAF) diseño un programa en el cual podemos llevar a cabo la elaboración del plan de Estudios.
Para dar de alta el Plan necesitamos primero darle una clave al Plan de Estudios según la unidad que sea, enseguida vamos a darles claves a las materias.
Ejemplo: Clave para Plan 154MM1 Clave para Materias: Matemáticas I 54MAT1
Tira de materias que traen de la unidad para tramite del plan de Estudios. Aquí le anotamos las
claves de la materia
Para la clave del plan tenemos seleccionadas las carreras por números un ejemplo:
101 corresponde a Secundaria 102 a Preparatoria 110 a Licenciatura en Contaduría y así
sucesivamente tomando en cuenta Especialidades, Maestrías Y Doctorados.
Cuando ya se tiene las claves de cada materia nos vamos al sistema a las aplicaciones descritas a continuación:
Teclear el nombre de
usuario
Teclear contraseña de usuario
Elegir la opción deseada en este caso
elegimos la opción “Control de planes de
Estudio”Dar clic a continuar
Elegimos la opción materias y damos
doble clic
Elegimos el programa en que
vamos a dar de alta el plan y se le da
doble clic
Unidad que pertenece
el plan
Teclear la Clave de la
materia
Teclear la clave de la materia Nombre de la
materiaClave que maneja el
sistema
Para insertar la materia Para grabar la materia que se
dio de alta
Cierra la aplicación
23 4
5
1
7
6
Dar clic en el boton
“Ejecutar”
1
2
Esta ventana nos permite acceder a la consola del sistema, en donde elegiremos la opción “Actualización de Catálogos” (1) y a continuación la opción “Altas de Planes de Estudio” (2) y dar en el botón Ejecutar.
Elegimos el programa en el
que se esta trabajando
Tecleamos la clave del plan
Seleccionamos si el Plan es
propedéutico en la Licenciatura
Nombre del Programa
Académico de la Unidad
Elegimos si el Plan es tronco
común o Normal
Elegimos si es por créditos
o por materias
Se selecciona
si el examen a titulo es
opcional o no
Seleccionamos el tipo del plan
Anotamos los años en
que se cursa la carrera
Seleccionamos el estatutos del
plan
Definimos el idioma
16 2 4
8
7
9
5
3
10
Se publica. si
Se le da guardar y pasamos al
siguente
11
Después de darle guardar damos de alta los nombres de los semestres y nos aparece así
en Mostrar Detalle
Para visualizar Planes ya dados de Alta aparecerá esta ventana
Se selecciona el programa en el
que se esta trabajando
En esta ventana damos de alta la captura de semestres para poder elaborar una
agrupaciónSe
selecciona el plan
Hay que dar doble clic, clic y enter para cada dato que se asigne
12
3
4
Elegimos la Opción Materias por plan
de Estudios
Seleccionamos el programa con el que se esta trabando
Tecleamos la clave del plan
Tecleamos la clave de la
materia
Se selecciona el método de
evaluación con el que van a calificar
Se selecciona el semestre en que se va a cursar la
materia
Cuantas horas de
clase
Si va seriada o no por
ejemplo: Matemáticas IMatemáticas II
Numero de créditos es el valor
de la materia
La materia debe ser aprobada para el siguiente
periodo o semestre
El tipo de materia si es
teoría o practicaOpcional: si es obligatoria o es
optativa
Si se imprime
Para grabar la agrupación se da clic en actualizar
1 2 3
4
5
6
7
8
9
10
11 12
13
Elegimos la opción ordenación de materia por
agrupación
Seleccionamos el programa
Ordenamos las materias
como aparecen en el formato cancelado
Se selecciona el semestre
1
2
3
Elegimos la opción impresión de plan de
estudios
Se selecciona el programa en el que se esta trabajando
Para visualizar planes ya dados de Alta nos aparecerán
en esta ventana
Se elige el plan que se dio de Alta
1
2
3
CONVALIDACIONConvalidación es el acto administrativo
consistente en la ratificación que la Universidad otorga para fines académicos de reingreso, a los estudios realizados dentro de la misma Universidad en sus distintos programas académicos, o en las instituciones educativas incorporadas a su sistema, cuando se establezcan modificaciones en el curricular respectivo, o el estudiante pretenda cambiar o iniciar otro programa académico del mismo nivel.
EQUIVALENCIA
La equivalencia de estudios se efectuara cuando el aspirante que haya realizado estudios parciales de un programa académico en otra institución de educación nacional o extranjera y solicite el ingreso o la estancia temporal en la Universidad
REVALIDACIONLa Revalidación de estudios es el acto administrativo
a través del cual la autoridad educativa correspondiente otorga validez oficial a aquellos estudios realizados fuera del sistema educativo nacional, siempre y cuando sean equiparables con sus planes de estudio
Cuando un aspirante a ingresar a la Universidad haya realizado estudios parciales o totales fuera de la Republica Mexicana, se le solicitará que tramite su revalidación ante las autoridades competentes.
PROCESO DE ELABORACION DEL CERTIFICADO
Usuario.- Presenta documentación requerida para tramite de certificado de terminación o parcial.
Capturista.- Verifica que la documentación presentada cumpla con los
requisitos, de lo contrario regresa el tramite. Capturista.- Entrega formato al usuario para que realice el pago
respectivo.
Capturista .- Digitaliza Kardex de calificaciones y se verifica que su expediente este completo en sistema (SIIAF)
Capturista .- Requisita solicitud de certificado y CURP en sistema, e imprime y entrega copia de la solicitud al usuario.
Responsable.- Verifica las constancias de calificaciones contra los planes registrados y se anota la clave del plan de estudios correspondiente, Se anotan los ciclos escolares, para la seguridad en la captura del certificado, en caso que la constancia no cumpla con fechas y ciclos escolares se regresa a la unidad correspondiente.
Capturista .- Si cumple con fechas y ciclos escolares se procede a captura
en sistema para emitir el certificado. Capturista. - Registra el trámite en el libro de certificados. Capturista.- Se imprimen los certificados solicitados. Capturista.- Se coteja que en el certificado estén bien capturados los
siguientes datos:Nombre, matrícula, CURP, calificaciones, ciclos escolares y materias.
Capturista.- Si el certificado está bien elaborado pasa a firmas; en caso de no estar bien elaborado el certificado se regresa a reimpresión
Capturista .- Al finalizar la jornada de trabajo se genera el registro de solicitud diario de certificados.
Capturista.- Se recaban las firmas que validan el certificado (Coordinador de
Control Escolar, Secretario General) Capturista.- Se Pegan las fotografías, se en mica y se troquela el sello, archivan
los certificados para su entrega. Capturista.- Se envían al área de archivo la copia para integrar al expediente. Capturista.- Se entrega el certificado al usuario el cual firma de recibido, en el libro
de certificados (si no es el interesado deberá presentar carta poder notariada)
Teclear nombre del usuario
Teclear contraseña
Elegir la opcion deseada en este caso elegimos “solicitud de
certificados”Doble clic botón
Continuar
Se teclea la matricula y se le
da enter
Nos aparecen los nombres de los programas a los que esta inscrito el
alumno y se selecciona según el certificado que este tramitando con
doble clic
Esta Curp nos aparece ya en el sistema debido a
que desde inscripciones la dieron de alta
Esta curp se lee mediante el lector
óptico
Nos aparecen los datos del alumno
después de insertar la curp
Dar en el botón impresión Al finalizar el día
se hace un corte de solicitudes
recibidasSe le da clic al botón y tecleamos la fecha de entrega del certificado
2
3
4
5
1
6 7
8
KARDEX DE CALIFICACIONES
Formato de solicitud para tramite de Certificado
Para la elaboración del certificado elegimos la opción impresión de certificados y le
damos doble clic
Se teclea la matricula del
alumno
Se verifica que la curp este
correcta
Se verifica que el nombre este
correcto
Se selecciona el nombre de la carrera que esta
solicitando el certificado se le da doble clic
Se selecciona un formato y se da
doble clic
Se selecciona completar
calificaciones
Se verifica que la calificación, ciclo escolar, numero de materias y
promedio estén correctos
12 4
5
6
7
8
Nos aparece esta ventanilla después de darle clic en
completar calificaciones . Aquí se verifica que los datos que aparecen en su kardex
sean iguales: calificación, tipo de examen, tipo de materia, fechas en que
presento examen y ciclo escolar, se le da se le da clic actualizar datos y regresar
Cuando ya se verificaron los datos pasa a
impresión del certificado se da
clic en el botón de imprimir
CERTIFICADO
ERROR MAS COMUNES EN KARDEX
10 Diez APROBADA 10/08/2005 2004-2005 CONV
CICLOS ESCOLARES08 09 CICLO 2008-2009
AÑO ESCOLAR 2008 - 2009 AGOSTO - JULIO
CICLOS ESCOLARES 1° NON 2 ° PAR
AGOSTO - DICIEMBRE ENERO - JUNIO
0809 SNON0809SPAR
CICLOS SEMIESCOLARIZADO A PARTIR DE AGOSTO, SEPTIEMBRE Y OCTUBRE COMIENZA EL SIGUIENTE CICLO
ESCOLAR, MANEJANDOSE EN EL SISTEMA COMO CICLO ESCOLAR AGOSTO-DICIEMBRE
NOTA LOS DIAS DE: INICIO,VACACIONES Y EXAMENES SON DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD QUIEN SE ENCARGA DE LA PROGRAMACION DE FECHAS ES PLANEACION
TRAMITE DE ACUERDO• Al recibir la documentación para la elaboración del
acuerdo el usuario debe cumplir con: Que los oficios estén dirigidos al jefe del
Departamento escolar (administración actual).Que en el oficio especifique la modalidad por la que se
están titulando.La elaboración de tesis es una de las modalidades:– TESIS, ENVIAR 2 OFICIOS:
1.-EL QUE FIRMA EL ASESOR DE TESIS 2.-QUE INDICA QUE SE ESTA TITULANDO POR
TESIS
– CENEVAL• OFICIO DE CENEVAL EXPEDIDO POR LA ESCUELA
QUE ESPECIFIQUE LA PUNTUACION ALCANZADA DEL MISMO.• OFICIO DE TESTIMONIO SATISFACTORIO EXPEDIDO
POR EDUCACION SUPERIOR• CONSTANCIA DEL INDICE CENEVAL GLOBA EXISTEN MAS FORMAS DE TITULACION EN LAS
CUALES NADAMAS SE LES PIDE OFICIO QUE EXPLIQUE LA MODALIDAD EN QUE SE VA A TITULAR.
NOTA: En el Tríptico vienen especificados los requisitos completos para la elaboración del ACUERDO
Para la elaboración del acuerdo teclear el nombre de usuario,
contraseña y captura calificaciones certificado
Dar clic en continuar
Se selecciona impresión de reportes
Después de seleccionar impresión de reportes
nos aparece esta ventanilla
Primero se teclea la
matricula y nos aparece el
nombre y la carrera
Segundo se selecciona la carrera y se le da doble
clic
1
2
3
4
Nos aparece esta ventanilla , vamos a teclear un serie de datos que junto con los documentos que pedimos para la elaboración del acuerdo se va ir
llenando
Se teclea Matricula, Nombre del plan, Numero de Recibo, Serie, enter, nombre del director de la unidad, fecha de solicitud, fecha
de entrega, fecha de egreso enter
Damos clic en el botón imprimir y obtenemos el ACUERDO
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2
3
RESPONSABLE DE AREA
MA. CONCEPCION GONZALEZ PEREA