TIPO DE ACTIVIDAD: (Trabajo)90min.

Ttulo Actividad:PROCEDIMIENTOS DE RECEPCION, ALMACENAMIENTO, PICKING Y DESPACHO DE UN CD.

Nombre Asignatura:Operaciones LogsticasSiglaLOA1004

Semana N:1Actividad N1_2(NP)LugarSala de Clases

APRENDIZAJES ESPERADOS:

Aprendizaje 1Identifica zonas de expedicin, Recepcin y Despacho.

Aprendizaje 2-Prepara zonas de expedicin, Recepcin y Despacho.

rea:

Administracin De bodegaCdigo: PCUTPCDL-CDL-CFI-2008C-2008

Revisin: 01

Procedimiento de Almacenamiento

Centro de Distribucin LibrosFecha: 30/04/2008

ndice

Pgina

1.- OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. DOCUMENTOS APLICABLES

5. TERMINOLOGIA

6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS

8. ANEXOS

9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Emite:

Josefa Aurora Madrid Q. (CDL).Revisa Oficina de Calidad Institucional (OCI),Aprueba:

Fecha : 25/02/2008Fecha : 25/02/2008Fecha :

1. OBJETIVO Describir las actividades que realiza el CDL para abastecer su Almacn central y puntos de venta de manera eficaz, la cual debe cumplir con los

Requerimientos de sus clientes.2. ALCANCEDepto. De contabilidad.3. RESPONSABILIDADES

Recibir Facturas Direccin.Almacenaje, Picking y despacho a cargo del jefe de bodega o encargado de bodega.4. DOCUMENTOS APLICABLES

Cotizaciones.

Orden de Compra.

Facturas de Proveedor.

Adopciones.

Orden de Compra.

Facturas.

Lista de Empaque.

Formulario Aduanero.

Boleta de Pago Aduanal.

5. TERMINOLOGAFCUTP-CDL-C-1. Cotizaciones.

FCUTP-CDL-C-2. Orden de Compra.

FCUTP-CDL-CFI-1. Informe de Inventario de Contabilidad.

CDL: Centro de Distribucin de Libros.Adopcin: Listado de libros sugeridos por las editoriales.

CI: Control de Inventario (Almacn).

RM: Recibo de Mercanca.

Boleta de Pago: Recibo de impuesto aduanal para liberar la carga.

Formulario aduanero: Es un documento que especifica los cargos por impuestos de

Importacin o exportacin de mercanca.

Gua de retiro: Es un documento que especifica la cantidad de bultos a retirar.

Lista de empaque: Es una lista detallada de la mercanca y como ha sido empacada.

PV: Punto de Venta.

Personal Designado: Persona a la cual se le otorga las responsabilidades

Correspondientes a las funciones del cargo.CDL: Centro de Distribucin y Librera.

AEV: Archivo y Envo de Valija.

SCVA: Sistema de Control de Valija Automatizado.

Flete: Precio a pagar por el transporte de mercanca de un lugar a otro.

Almacenaje: Servicio de custodia para los productos de un cliente en las dependencias de CD Este servicio requiere la administracin del inventario custodiado.

DERECHOS DE ADUANA:

Derechos establecidos en el Arancel Aduanero y/o en la legislacin nacional, a los cuales estn sujetas las mercancas que entran al territorio nacional o que salen de l

AEV: Archivo y Envo de Valija.

SCVA: Sistema de Control de Valija Automatizado.

Flete: Precio a pagar por el transporte de mercanca de un lugar a otro..

Packing list: Documento necesario para una exportacin e importacin, donde se declara la descripcin, pesos unitarios y totales de los productosPick & Pack: Servicio de preparacin y embalajes de pedidos.

6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO:Emite:

Josefa Aurora Madrid Q. (CDL).Revisa

Oficina de Calidad Institucional (OCI),Aprueba:

Ing. Libia Batista Directora del CDL

Fecha : 25/02/2008Fecha : 25/02/2008Fecha : 14/04/2008

6.1Procedimiento de inventario: Objetivos del procedimiento: Conocer el valor real del inventario, medir y controlar la rotacin y capacidad del inventario y evitar las inconsistencias.

Campo de aplicacin:

Centro de Distribucin y Librera.

Puntos de Ventas.

Definiciones:

CDL: Centro de Distribucin y Librera.

PV: Puntos de Ventas.

Personal designado: Persona a la cual se le otorgan las responsabilidades correspondientes a las funciones del cargo.

Depto.: Departamento.

CI: Control de Inventario.

Referencias:

Informe Oficial de Inventario.

Descripcin-metodologa:

El Depto. de Contabilidad confecciona una nota y remite a la Direccin del CDL con una semana de anticipacin, donde informa que da se llevar a cabo el inventario en el almacn (CI) y en los PV. Nota 1: El inventario en el CDL se efecta cada tres meses.

Llegado el da del inventario, el CDL y sus PV cierran sus puertas al pblico. Previamente se ha colocado un anuncio de que das cerrarn por inventario.

Se presenta el personal designado por el Depto. de contabilidad para el levantamiento del inventario, el cual debe estar acompaado de un colaborador del CDL y se procede con el inventario fsico (conteo de la mercanca unidad por unidad).

El Depto. de contabilidad confecciona un informe comparativo de la mercanca fsica contra la base de datos y seala las inconsistencias que se dieron en la toma del inventario.

El Depto. de contabilidad remite a la Direccin del CDL una copia del informe.

El CDL revisa el informe, realiza los correctivos necesarios para un adecuado manejo del inventario y archiva el documento para futuras consultas.

Nota: La Direccin del CDL har un muestreo a criterio propio, segn necesidades de su inventario.

Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario / rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entindase por archivo, la accin de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fcil acceso para su consulta, revisin o puesta al da.

Anexo:

FCUTP-CDL-CFI-1. Informe de Inventario de Contabilidad.

6.2 Procedimiento de recepcin de mercadera:

1.1Objetivo:

Mercanca que se adquiere, segn facturas autorizada por la institucin, especficamente en el CDL, sea debidamente recibida y almacenadas, bajo los trmites y procedimientos correspondientes, relacionados con la actividad.

Previa generacin y tramitacin de la documentacin, la Direccin recibe la(s) factura(s), lista de empaque con boletas de pago Paking list y formulario aduanero o segn el medio de recepcin de la Mercanca (local o internacional), para efectuar la entrega al almacenista, a quien se le autoriza la recepcin, retiro y traslado de la mercanca a las instalaciones del CDL, por parte del Proveedor Al CDL. Establecer los lineamientos y responsabilidades para recibir, abastecer el almacn de bienes adquiridos, as como para entregarlos, manteniendo el control del inventario fsico.

2. Campo de aplicacin:

2.1. Centro de Distribucin y Librera.

2.2. Control de Inventario (Almacn).

2.3. Rectora.

3. Definiciones:

3.1. CDL: Centro de Distribucin y Librera.

3.2. CI: Control de Inventario (Almacn).

3.3. RM: Recibo de Mercanca.

3.4. Boleta de Pago: Recibo de impuesto aduanal para liberar la carga.

3.5. Formulario aduanero: Es un documento que especifica los cargos por impuestos de importacin o exportacin de mercanca.

3.6. Gua de retiro: Es un documento que especifica la cantidad de bultos a retirar.

3.7. Lista de empaque: Es una lista detallada de la mercanca y como ha sido empacada.

3.8. PV: Punto de Venta.

3.9. Personal Designado: Persona a la cual se le otorgan las responsabilidades correspondientes a las funciones del cargo.5. Referencias:

5.1. Orden de Compra.

5.2. Facturas. 5.3. Lista de Empaque.

5.4. Formulario Aduanero.

5.5. Boleta de Pago Aduanal.

- El almacenista del CDL, procede a comunicar a la Direccin, la presencia fsica de la mercanca en las instalaciones del CI; posteriormente, la direccin o el personal designado en compaa del almacenista y el proveedor, recibe y verifican caja por caja, los bienes adquiridos.

Nota: De existir una no conformidad con la recepcin de la mercanca entre la

Factura, orden de compra y los bienes requeridos (fsicamente), se notifica al Agente de compra de la unidad, para que verifique y efectu las acciones correctivas correspondientes con el proveedor, previa autorizacin de la Direccin.

- Los representantes de la Direccin del CDL, finalizada la actividad firman y sellan las facturas de recibido conforme.

-El personal designado debe dirigirse a la Direccin del CDL, para corregir los Inconvenientes; de estar todo en orden, el funcionario de aduana revisa, sella y firma la documentacin autorizando la entrega total o parcial, confirmando la retencin o liberacin de la mercanca, al colaborador encargado, quien procede a cargar el carro y efectuar el traslado al CDL

En ambos mtodos de concurrencia, si hay cajas en mal estado, debe levantarse un acta en el momento antes de retirar, para deslindar responsabilidades en el caso de mercanca daada.El personal designado del CI responsable del traslado de la mercanca, una vez se encuentre presente en las instalaciones de la institucin (almacn), procede al descargue y notificacin a la Direccin.

La Direccin nombra a un personal designado para que en colaboracin con el almacenista, verifique cada una de los bultos trasladados contra la lista de empaque de la mercanca; de existir algn faltante, el colaborador resalta la lnea en la lista de empaque y comunica de inmediato a la direccin del CDL.6.3Procedimiento de almacenaje de mercadera: 1. Objetivo:

El personal designado debe dirigirse al almacn del CDL trasladando la mercadera que entra y descargndola para poder hacer un registro de esta y ubicarla en los rack correspondiente a serie y cdigo de pallets respectivo. Pudiendo ser almacenada por diferentes criterios, dependiendo de la editorial, alfabticamente, ms demandados, todo depende de lo ms oportuno para el CDL.1.2 Manejo de N de series de productos.

1.3 Administracin de estados de los productos

1.4 Consolidacin por cdigo en pallets.

1.5 Ubicacin en racks.

1.6 Visibilidad WEB en Sistema - Productos almacenados.

2. Proceso de preparacin del pedido:2.1 Se recibe una pedido de compra de parte del cliente solicitando al CDL la cotizacin de la mercadera y su respectiva orden de compra.

2.2 El personal designado procede a realizar el pedido atreves del Picking

2.3 Se embala producto segn especificaciones del Cliente.

2.4 Se adhiere a la Ventana sellada, la Factura del cliente y la Orden de Servicio.

2.5 Preparacin de Pallet para entrega a Distribucin 2.6 Entrega a Distribucin.

2.7 Visibilidad WEB en Sistema - rdenes de Pedido (En preparacin, Entregados a Distribucin).

3. Descripcin:

La editorial enva un listado al CDL sugiriendo la mercanca que debe comprar (Libros en adopcin).

-La Direccin del CDL recibe el listado sugerido por la editorial y junto al personal designado revisan y efectan una evaluacin del pedido sugerido, con la base de datos de los puntos de ventas y bodega. Se efecta Picking.

Se hacen los contactos personales con los profesores para la confirmacin de los pedidos sugeridos (Adopciones):

-Por visitas peridicas que efectan los agentes de mercadeo y ventas del CDL a sus diferentes clientes:

El agente de mercadeo en base a programacin de actividades diarias, realiza visitas peridicas para ofertar productos nuevos y/o evaluar el inventario que han adquirido los clientes, a fin de poder generar nuevos pedidos.

-Por pedidos especiales, realizados por determinados clientes:

El cliente genera un pedido al CDL, solicitando al personal designado la mercanca.

-Por necesidad indicada en el Sistema automatizado en base a las cantidades de reorden:

El almacenista del CI comunica al personal designado del CDL la mercanca requerida por el personal encargado del punto de venta.

Campo de aplicacin:

Centro de Distribucin y Librera.

Control de Inventario (Almacn).

Rectora. 4. Definiciones:

CDL: Centro de Distribucin y Librera

CI: Control de Inventario (Almacn).

RM: Recibo de Mercanca.

Lista de Empaque: Es una lista detallada de la mercanca y como ha sido empacada.

PV: Punto de Venta.

ST: Solicitud de traspaso.

Flete: Precio a pagar por el transporte de mercanca de un lugar a otro.

Referencias:

Traspaso.

Lista de Empaque. (Piking List).

Facturas para Clientes.Manejo y archivo de procedimientos:

Cada destinatario / rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entindase por archivo, la accin de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fcil acceso para su consulta, revisin o puesta al da.

Anexo:

FCUTP-CDL-DM-1. Formato de Factura a Clientes.

FCUTP-CDL-DM-2. Formato de Traspaso a Punto de Venta.

FCUTP-CDL-DM-3. Formato de Lista de Empaque.

Una vez identificado las necesidades, se procede a verificar la existencia de dicha mercanca en el inventario.

De no contar con la cantidad requerida, la Direccin o el personal designado solicita al proveedor la cotizacin.

Recibida la cotizacin, la remite a la Direccin para su aprobacin.

Una vez aprobada por la Direccin, est la enva al personal designado quien confecciona una orden de compra y la refiere al proveedor.

Al recibir la orden de compra, el proveedor procede a elaborar las facturas correspondientes y la remisin de la mercanca al CDL. Ver PCUTP-CDL-RM-2008.

PROCESO DE DESPACHO:

Escoger el envase y embalaje adecuado para un determinado producto permite que todo el proceso que ste vivir para llegar a manos del cliente final se realice bajo las mejores condiciones de calidad, higiene y seguridad. Al mismo tiempo, un envase y empaque eficientes facilitan los procesos logsticos que ste realiza, de ah que su diseo y produccin sean pensados y desarrollados bajo el modelo de eficiencia e innovacin.Descripcin.Campo de aplicacin:

Centro de Distribucin y Librera.

Control de Inventario (Almacn).

Rectora.

Definiciones:

Centro de Distribucin y Librera.

Control de Inventario (Almacn).

RM: Recibo de Mercanca.

Lista de Empaque: Es una lista detallada de la mercanca y como ha sido empacada.

PV: Punto de Venta.

ST: Solicitud de traspaso.

Flete: Precio a pagar por el transporte de mercanca de un lugar a otro.

Referencias:

Traspaso.

Lista de Empaque. (Piking List).

Facturas para Clientes.

La Direccin al efectuar los trmites correspondientes de compra, notifica al almacn la fecha, el proveedor y el tipo de trasporte que efectuar la entrega de mercanca, la cual puede efectuarse de la siguiente manera:

-Nivel Nacional (Compra Local):

La recepcin de mercanca se genera segn la necesidad que mantenga el CDL, a travs de sus puntos de ventas (PV) o como unidad distribuidora de libreras, para la cual se debe cotizar lo requerido y generar la orden de compra previa autorizacin y verificacin de la Direccin.

- La mercanca solicitada es trasladada a las instalaciones del CDL, por medio del proveedor, quien hace entrega formal al almacenista del CI, respaldando la entrega a travs de los documentos requeridos (facturas de contado, crdito o a consignacin); los cuales deben coincidir con la orden de compra expedida por la direccin.

- El almacenista del CDL, procede a comunicar a la Direccin, la presencia fsica de la mercanca en las instalaciones del CI; posteriormente, la direccin o el personal designado en compaa del almacenista y el proveedor, recibe y verifican caja por caja, los bienes adquiridos.

Nota 1: De existir una no conformidad con la recepcin de la mercanca entre la

Factura, orden de compra y los bienes requeridos (fsicamente), se notifica al Agente de compra de la unidad, para que verifique y efectu las acciones correctivas correspondientes con el proveedor, previa autorizacin de la Direccin.

- Los representantes de la Direccin del CDL, finalizada la actividad firman y sellan las facturas de recibido conforme.

Nivel Internacional:

La recepcin de la mercanca a nivel internacional, puede generarse a travs de cualquier medio de transporte, previa coordinacin con el CDL como cliente, en conjunto con los proveedores y las agencias de carga, efectundose una consolidacin de la mercanca para su posterior despacho a las instalaciones del transporte.

-La Direccin del CDL notifica al corredor de aduana que debe retirar las facturas de los proveedores, para la liquidacin de la mercanca a travs de los trmites aduanales con el Ministerio de Economa y Finanzas y la Direccin General de Aduana.

- Una vez trasladada la mercanca a las instalaciones areas o portuarias y tramitadas toda la documentacin requerida por el corredor de aduana se le notifica al CDL que puede efectuar el retiro de la mercanca a travs de los siguientes mtodos de concurrencia:

1. Instalaciones del Aeropuerto: El personal designado del CDL, procede al

Retiro de la mercanca en las oficinas correspondientes del aeropuerto, presentando la identificacin personal y los documentos que le permiten el retiro autorizado de la mercanca, para posterior traslado del mismo al CDL.

2. Terminales Portuarias: factura, lista de empaque, boleta y formulario aduanal al personal designado, quien generalmente son los colaboradores del CI, procediendo al retiro de mercanca en el lugar asignado.

3. Mtodo Puerta a Puerta: un servicio que ofertan las agencias privadas de cargas, asumiendo los trmites y transporte correspondientes de la mercanca, hasta que este llegue a su destino final, ejerciendo un gasto al cliente, por la utilizacin de sus servicios.

De haber algn inconveniente en el pedido y estado del producto El personal designado debe dirigirse a la Direccin del CDL, para corregir los Inconvenientes; de estar todo en orden, el funcionario de aduana revisa, sella y firma la documentacin autorizando la entrega total o parcial, confirmando la retencin o liberacin de la mercanca, al colaborador encargado, quien procede a cargar el carro y efectuar el traslado al CDL

En ambos mtodos de concurrencia, si hay cajas en mal estado, debe levantarse un acta en el momento antes de retirar, para deslindar responsabilidades en el caso de mercanca daada.

El personal designado del CI responsable del traslado de la mercanca, una vez se encuentre presente en las instalaciones de la institucin (almacn), procede al descargue y notificacin a la Direccin.

La Direccin nombra a un personal designado para que en colaboracin con el almacenista, verifique cada una de los bultos trasladados contra la lista de empaque de la mercanca; de existir algn faltante, el colaborador resalta la lnea en la lista de empaque y comunica de inmediato a la direccin del CDL.

Procedimiento de Archivo y Envo de Valija

Recopilar datos para generar informacin que debe ser archivada o enviada, permitiendo que fluya y genere resultados eficaces para el CDL.

REFERENCIAS:

Control de Correspondencia Enviada.

Control de Correspondencia Recibida.

Etiqueta de Transferencia.

Valor agregado:

Emisin de Facturas

Impresin de Etiquetas (Segn Instrucciones).

Rotulacin (Para Grandes Tiendas).

Preparacin de Packs promocionales.

Agregar a los productos todo tipo de documentos adicionales (Plizas, Catlogos, Tarjetas, etc.). Ruta:- Una vez trasladada la mercanca a las instalaciones areas o portuarias y tramitadas toda la documentacin requerida por el corredor de aduana se le notifica al cliente que puede efectuar el retiro de la mercanca a travs de los siguientes mtodos de concurrencia:

1. Instalaciones del Aeropuerto: El personal designado del CDL, procede al

Retiro de la mercanca en las oficinas correspondientes del aeropuerto, presentando la identificacin personal y los documentos que le permiten el retiro autorizado de la mercanca, para posterior traslado del mismo al CDL.

2. Terminales Portuarias: factura, lista de empaque, boleta y formulario aduanal) al personal designado, quien generalmente son los colaboradores del CI, procediendo al retiro de mercanca en el lugar asignado.

3. Mtodo Puerta a Puerta: un servicio que ofertan las agencias privadas de cargas, asumiendo los trmites y transporte correspondientes de la mercanca, hasta que este llegue a su destino final, ejerciendo un gasto al cliente, por la utilizacin de sus servicios.

IdentificacinResponsableAlmacenamiento

FormatoLugarTiempo

8. ANEXOS

Formato de documentos:-Factura

-Orden de compra

-Cotizacin

-Lista de empaque

-Packing List

9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

http://www.utp.ac.pa/manual-de-procedimientos-del-centro-de-distribucion-y-libreriaJulio 2010 / Escuela de Administracin y Negocios DUOCUC 1Julio 2010 / Escuela de Administracin y Negocios DUOCUC.