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Sistemas de Informacin II Ao 2007

Lic. Mara Josefina Castilla

Formularios Microsoft Excel 2003Formularios de entrada de datosMicrosoft Excel ofrece los siguientes tipos de formularios para ayudarle a escribir datos en un rango de hoja de clculo.

Formularios de datos Formularios de hoja de clculo

Formularios de datosUn formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite escribir o mostrar con facilidad una fila entera de informacin (registro) en un rango o una lista de una sola vez. Pueden utilizarse formularios para agregar, cambiar y/o eliminar registros. Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no necesite funciones ms complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con ms columnas de las que cabran en la pantalla. Para poder utilizar un formulario de datos para agregar un registro a un rango nuevo o una lista nueva, el rango o la lista debern tener rtulos en la parte superior de cada columna. Microsoft Excel utiliza estos rtulos para crear campos en el formulario. Para acceder a esta utilidad haga clic en una celda del rango (o la lista) al que desee agregar registros y seleccione la opcin Formulario en el men Datos. Nota: El siguiente cuadro de dilogo muestra en un formulario el primer registro de una lista determinada

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Agregar un registro Para incorporar un nuevo registro a la lista o base de datos, 1. Haga clic en Nuevo. 2. Escriba la informacin para el nuevo registro. 3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro. 4. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos. Cambiar un registro Para modificar el contenido de un registro: 1. Ubique el registro que se desea modificar. Cmo localizar un registro o Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento del cuadro de dilogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic en la barra de desplazamiento. o Para desplazarse al registro siguiente del rango (o la lista), haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al registro anterior, haga clic en Buscar anterior. o Para definir las condiciones de bsqueda o criterios de comparacin, haga clic en Criterios y, a continuacin, introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros basndose en los criterios especificados, haga clic en Formulario. Caracteres comodines que se pueden usar como criterios Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparacin para buscar y reemplazar contenido. Utilice ? (signo de interrogacin) * (asterisco) Para buscar Un nico carcter en una posicin determinada Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia" Cualquier nmero de caracteres Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste" Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, cmo~? buscar "cmo?".

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

2. Cambie la informacin en el registro. Los campos que contienen frmulas presentan los resultados de la frmula como2

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un rtulo. El rtulo no puede modificarse en el formulario de datos. Si cambia un registro que contenga una frmula, sta no se calcular hasta que presione ENTRAR; tambin puede hacer clic en Cerrar para actualizar el registro. 3. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYS + TAB. 4. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente. 5. Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos.

Eliminar un registro 1. Busque el registro que desee eliminar. Vea Cmo localizar un registro ms arriba. 2. Haga clic en Eliminar.

Notas Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como mximo a la vez. Mientras se est agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar siempre que el registro sea el registro activo en el formulario de datos.

Formularios de hoja de clculoPermiten la introduccin de datos complejos o especiales. Puede crear una hoja de clculo o una plantilla para utilizarlos como formulario y despus personalizar el formulario de la hoja de clculo segn sus necesidades. Por ejemplo, podra crear un formulario de informe de gastos para que los usuarios lo rellenen en pantalla o que lo impriman para rellenarlo a mano. De acuerdo con lo expresado pueden obtenerse los siguientes tipos de formularios de hoja de clculo, a saber: 1. Formulario impreso 2. Formulario en pantalla

1. Formulario impresoLos formularios impresos son aquellos que los usuarios rellenarn a mano. Para crear un formulario impreso, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuacin, seleccione Eliminar hoja en el men Edicin. c) Agregue las preguntas, los rtulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario, dejando los espacios para que los usuarios completen con la informacin

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d)

e)

f) g) h)

necesaria. Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente tiles para formularios: Cambiar las fuentes, el color, la alineacin y el ajuste del texto Cambiar el tamao, el color y los bordes de las celdas Ocultar las lneas de divisin Combinar celdas Agregar lneas, grficos y fondos de hojas Agregue controles de formularios como casillas de verificacin o botones de opcin. Configure los controles para que estn desactivados como valor predeterminado (sin activar) de modo que los cuadros y los crculos pequeos aparezcan en blanco, idneos para marcar en papel. Obtenga una vista preliminar del aspecto del formulario impreso. Defina las opciones de impresin. Imprima el formulario.

2. Formulario en pantallaSon los formularios que los usuarios rellenarn en pantalla. Crear un formulario en pantalla Para crear un formulario en pantalla, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuacin, seleccione Eliminar hoja en el men Edicin. c) Agregue las preguntas, los rtulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario. d) Agregue controles de formularios como casillas de verificacin, botones de opcin, etc. (Los distintos controles se vern ms adelante) e) Agregue frmulas para los clculos que desee efectuar en el formulario. Puesto que el formulario tiene todas las funciones de una hoja de clculo, puede utilizarse en las frmulas la informacin introducida. Por ejemplo, a medida que los usuarios rellenen los nmeros de elementos y las cantidades, las frmulas pueden calcular los totales, los impuestos y los gastos de envo. f) Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente tiles para formularios: Cambiar las fuentes, el color, la alineacin y el ajuste del texto Cambiar el tamao, el color y los bordes de las celdas Ocultar las lneas de divisin Combinar celdas Agregar lneas, grficos y fondos de hojas4

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g) Agregue reglas de validacin de datos para restringir la informacin que los usuarios pueden introducir. h) Proteja las reas que no deban modificarse. i) Guarde el formulario como una plantilla.

PlantillaUna plantilla es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo del mismo tipo. Por ejemplo, puede crear un libro de trabajo de informes de ventas, guardarlo como plantilla y luego crear informes de ventas mensuales basados en esa plantilla.

Crear una plantillaPara crear una plantilla, primero desarrolle la estructura que quiere darle (una factura, un inventario, un informe de ventas, etc.), introduciendo rtulos en la hoja y organizndolos para obtener la estructura deseada. A continuacin, agregue frmulas de forma que los clculos sean automticos y, por ltimo, aplique un formato para darle una presentacin profesional y guarde el libro de trabajo como plantilla para poder basar en l otros libros. Puede hacerlo de la siguiente manera: a) Men Archivo Guardar como b) Aparece el cuadro de dialogo Guardar como. c) En la opcin Guardar como tipo, despliegue la lista, y elija Plantilla. d) Proporcione un Nombre a la plantilla para identificarla.

Editar la plantillaUna vez creada una plantilla, es posible modificarla. Para ello es necesario Abrir la plantilla. En el men Archivo, seleccione Abrir, y luego localice la carpeta donde se guardan las plantillas. Seleccione en Tipo de Archivo, Plantilla. La carpeta en donde se guardan las plantillas suele encontrarse en: C:\Documents and setting\nombre_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas A continuacin seleccione el nombre de la plantilla y haga doble clic o haga clic en el botn de comando Abrir.

Rellenar un formulario en pantallaPara rellenar un formulario en pantalla, en el men Archivo seleccione la opcin Nuevo y en el panel de tareas Nuevo Libro elija Plantillas En mi PC o el nombre de la plantilla si figura en la lista de Plantillas utilizadas recientemente. Llene el formulario con los datos y si desea conservarlo, Gurdelo. Cuando elija Guardar ing