formatos condicionales - e-quipu.pe · valor numérico. [barra de datos] así como indicarnos el...

CENTRO ESPECIALIZADO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS – TALLER GRATUITO DE EXCEL

Informes e inscripciones : Celular de Contacto - 982115673 //[email protected]

Formatos condicionales

Contenido 1. Concepto: .................................................................................................................................... 2

2. Ruta para ingresar a los formatos condicionales: ..................................................................... 2

3. Herramientas de los Formatos Condicionales: .......................................................................... 3

4. Desarrollo de los formatos condicionales y sus propiedades: .................................................. 5

4.1 Barras de datos: .................................................................................................................. 5

4.2 Escala de color: ................................................................................................................... 7

4.3 Conjunto de íconos: ............................................................................................................ 9

5. Nueva regla: Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: .................................. 9

6. Nueva regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: ............... 10



El Centro Especializado de Herramientas Informáticas (CEDHINFO) tiene el agrado

de invitarte al “Taller Gratuito de Excel” dónde aprenderás sobre “Tablas Dinámicas

y Formatos Condicionales”, temas que te servirán para desempeñarte mejor en el

campo laboral.

FORMATOS CONDICIONALES

1. Concepto: Un formato condicional es aquel formato que cambia antes los cambios de

valores de determinadas celdas de Excel. Se convierte en un aliado al momento de hacer

más visual nuestros modelos de reportes, detectar errores en base de datos, ubicar valores

duplicados, entre otras alternativas de uso.

Tal como el siguiente ejemplo podemos hacer que nuestro Excel pinte de manera

automática una mayor barra de color azul al valor más alto y menor barra de color al menor

valor numérico. [Barra de datos]

Así como indicarnos el cliente con mayor día de cobranza en color rojo [Opción 1] como el

vendedor que vendió más con color verde. [Opción 2]

2. Ruta para ingresar a los formatos condicionales: La ruta para ingresar a las

herramientas de formatos condicionales es Inicio/ Formato Condicional

Barra de Datos

47

40

39

35

30

25

Opción 1 Opción 2

Días de cobranza Ventas

10 10

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4



Del cual se despliega el siguiente Menú que se divide en:

3. Herramientas de los Formatos Condicionales:

A. Nueva regla: esta opción permite visualizar todos los tipos de formatos

condicionales que nos ofrece el programa. La inter fase de nueva regla es la

siguiente: (Ruta: Inicio/Formato Condicional/Nueva Regla)

(En el punto 4 se verá el desarrollo de estas opciones).

B. Borrar reglas: Previa selección de las celdas a procesar, esta opción permite

borrar los formatos condicionales de celdas seleccionadas o de toda una hoja.

(Ruta: Formatos Condicionales / Borrar Reglas / Borrar reglas Seleccionadas)

C. Administrar reglas: esta opción permite establecer límites a los formatos

condicionales de acuerdo a la necesidad de los usuarios.

(Ruta: Formatos Condicionales / Administrar Reglas)

Herramientas de los Formatos Condicionales

Formatos Condicionales

A

B

C

Tipo de Formatos

Condicionales



En una empresa A decide utilizar un indicador tipo semáforo rojo, amarillo y

verde estableciendo a partir de qué valores que debe pintar en verde, en rojo y

amarillo.

Cuando el resultado del indicador sea menor o igual que 35 debe pintar en rojo,

si se encuentra entre 36 y 45 debe pintar en amarillo y si es mayor que 46 debe

pintar en verde.

En el punto 4 se desarrollarán las propiedades en sí de esta administración de

reglas.

A continuación se muestra la inter fase que se muestra al darle clic en

administrar reglas.

a. Muestra el alcance de los formatos condicionales presentados en b. Ya

sean de la selección actual o de toda la hoja. De la imagen se muestra

los formatos condicionales aplicados a las celdas seleccionadas.

b. Nos muestra todos los tipos de Formatos condicionales aplicados a

determinadas celdas. En este punto para ingresar a las propiedades de

un formato condicional específico dele doble clic en la imagen del

mismo. (Las propiedades se desarrollarán a partir del punto 4).

c. Es el rango que está siendo afecto a la regla de formato condicional. Se

puede modificar en el caso se quiera afectar el formato condicional a

cb

d

a



más celdas o menos celdas. Del ejemplo el formato condicional está

aplicándose a las celdas F7:F27.

d. Son los botones de comando de las reglas que nos permite agregar una

“Nueva regla o formato”, “Editar regla o formato”, “Eliminar regla o

formato” o “Subir o bajar la prioridad de las reglas o formatos”.

4. Desarrollo de los formatos condicionales y sus

propiedades:

4.1 Barras de datos: al seleccionar un conjunto de celdas que

contengan valores numéricos y aplicar este tipo de formato,

se pintarán automáticamente en las celdas barras de colores

en función de los valores de dichas celdas. Siendo las barras

de mayor tamaño las que tengan mayor valor y barras de

menor tamaño corresponderán a los que tengan menor valor.

Tal como se muestra en la siguiente imagen:

Para aplicar este tipo de formato siga los siguientes dos procesos:

- Seleccione un conjunto de celdas que desee aplicar el formato condicional

- Dele clic a la siguiente ruta Inicio/Formato Condicional / Barra de Datos y escoja el

color de tipo de formato condicional que desee.

El formato pinta la barra completa de la celda con mayor valor y pinta el menor tamaño

de barra al de menor valor.

Pero . . .

- ¿Qué pasaría si estamos frente a los resultados de venta y nuestra meta para todos

es 100?

- ¿La persona que obtuvo como venta 47 soles debería tener la barra completa

pintada o solo la mitad aproximadamente?

Solo debería pintar la mitad aproximadamente, entonces requerimos ajustar el formato

de acuerdo a esta meta. Para ello entraremos en las propiedades de este formato.

Para ingresar a las propiedades de este formato condicional favor de realizar el siguiente

proceso:

- Seleccionar las celdas afectas al formato condicional de barra de datos

- Ir a la ruta Inicio / Formato Condicional / Administrar Regla

- Dele doble clic en el ícono de barra de datos.

Luego de ello le aparecerá la siguiente pantalla donde están las propiedades de la barra

de datos:

Barra de Datos

47

40

39

35

30

25



Para editar las propiedades de este tipo de formato vamos a concentrarnos en la

línea color rojo que delinea los campos que debemos modificar para personalizar

este formato condicional que son:

o Tipo: siempre se pondrá la opción de número

o Valor: se ingresar el valor de la barra más corta 0 y la barra más larga para

el ejemplo valor 100.

Luego de ingresar el tipo y valor darle clic en aceptar en todos los cuadros y ya nos

encontraríamos frente a nuestro formato condicional editado en la cual la persona

que ha vendido 47 soles tiene pintada la barra pintada hasta la mitad

aproximadamente y no la totalidad como estaba originalmente.



4.2 Escala de color: al seleccionar un conjunto de celdas que contengan valores

numéricos y aplicar este tipo de formato, se pintarán automáticamente las celdas

en matices que varían entre el color rojo, amarillo y verde en función de los valores

de dichas celdas. Siendo color verde para los mayores valores y color rojo para los

menores valores (viceversa).

Sin embargo tal como se muestra en la siguiente imagen se tiene dos opciones para

este tipo de formato dependiendo frente a qué tipo de indicador nos encontramos.

P.e Si estamos frente a las ventas: los valores más altos deberían pintar en color

verde; sin embargo, si estamos frente a días sin cobrar por parte de clientes los

valores más altos deberán de pintar de color rojo.

Para aplicar este tipo de formato siga los siguientes dos procesos:

- Seleccione un conjunto de celdas que desee aplicar el formato condicional

- Dele clic a la siguiente ruta Inicio/Formato Condicional / Escala de color

- Escoja entre las opción 1 o 2 tal como se muestra en la imagen:

Pero de manera análoga al caso de barra de datos:

- ¿Qué pasaría si estamos frente a los resultados de venta y nuestra meta para todos

es 20?

Opción 1 Opción 2

Días de cobranza Ventas

10 10

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4



- ¿La persona que obtuvo como venta 10 soles debería estar pintada de color amarillo

ya que solo cumplió la mitad de la meta (donde 20 es cumplió la meta: color verde,

10 cumplió la mitad de la meta: color amarillo y 0 no cumplió la meta: rojo)?

Para realizar los ajustes respectivos entraremos en las propiedades de este formato.

Para ingresar a las propiedades de este formato condicional favor de realizar el siguiente

proceso:

- Seleccionar las celdas afectas al formato condicional de Escala de Color

- Ir a la ruta Inicio / Formato Condicional / Administrar Regla

- Dele doble clic en el ícono de Escala de Color.

Aparacerá la siguiente imagen donde se tiene las propiedades de la escala de color:

Para editar las propiedades de este tipo de formato vamos a concentrarnos en la

línea color rojo que delinea los campos que debemos modificar para personalizar

este formato condicional que son:

o Tipo: siempre se pondrá la opción de número



o Valor: se ingresar el valor en mínima 0, punto medio 10 y máxima 20.

Luego de ingresar el tipo y valor darle clic en aceptar en todos los cuadros y ya nos

encontraríamos frente a nuestro formato condicional editado en la cual la persona

que ha vendido 10 soles tiene pintada la celda de color amarillo ya que sólo cumplió

la mitad de la cuota de ventas:

4.3 Conjunto de íconos: son los formatos que permiten asociar

íconos a los valores de celdas. Tal como los conocidos

semáforos:

Dichos semáforos están sujetos a reglas para el comportamiento de

los colores rojo, amarillo y verde.

Para editar los semáforos de este tipo de formato condicional nos remitimos a las

propiedades tal como la siguiente imagen:

La línea color rojo delinea los campos que debemos modificar para personalizar este

formato condicional. En tipo hay que poner “Número” y luego definir los valores que

representarán los puntos de quiebre del indicador.

5. Nueva regla: Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan:

Semáforo

10

9

8

7

6

5

4



Para ingresar este tipo de formato diríjase a:

Inicio / Formato Condicional / Nueva Regla / Aplicar formato únicamente a las celdas

que contengan.

Aparecerá la siguiente pantalla:

La línea color rojo delinea los campos que debemos modificar para personalizar este

formato condicional. Si escogemos la restricción por “Valor de Celda”, a su derecha

podemos poner las restricciones numéricas que necesitemos. De la misma manera

podemos escoger la restricción por “Texto Específico” para poner restricciones de

texto, y siguiendo la misma lógica para los demás tipos de restricciones.

Una vez definido el tipo de restricción damos clic en Formato para definir el formato

que tomará las celdas cuando se cumplan las restricciones.

Para finalizar dele clic en aceptar en todas las ventanas.

6. Nueva regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar

formato:

La línea color rojo delinea el cual interviene una fórmula; fórmula que debe arrojar

como resultante valor VERDADERO o valor FALSO. Luego de ingresar la fórmula se

ingresa en Formato, damos clic en Formato para definir el formato que tomará las

celdas cuando se cumpla la restricción.

Para finalizar dele clic en aceptar en todas las ventanas.

formatos condicionales - e-quipu.pe · valor numérico. [barra de datos] así como indicarnos el...

Documents