Formato de control cruzado para documento fsico y electrnico

HOJA DE CONTROL CRUZADO PARA DOCUMENTOS FSICOS Y ELECTRNICOSDependencia Productora:

Centro Costo:

Subserie Documental:

Unidad Documental:

Fecha Transferencia:

Documentos de ArchivoFechaFolios fsico(*)SignaturaFolios Electrnicos(*)Ruta de almacenamiento

N Folios FormatoFecha de modifica

cin

Nombre, responsable de la transferencia: ___________________________________Firma, responsable de transferencia: ___________________________________(*)Nombre, responsable de la revisin en

Administracin Documental:

___________________________________

(*)Fecha, revisin en Archivo Central:

___________________________________ Nota: Los campos identificados con (*) son diligenciados en el Departamento de Administracin documental.Ayuda para diligenciar el Control Cruzado Documentos Fsicos y Electrnicos.Tenga en cuenta las siguientes referencias para diligenciar el formato:

Dependencia Productora: Se registra el nombre de la dependencia donde se expiden los documentos. Centro de Costo: Se registra el centro de costos de la dependencia. Subserie: Se registra el nombre de la subserie. Unidad Documental: Se registra el nombre de la unidad documental (carpeta). Fecha Transferencia: Se registra la fecha en que corresponde realizar la transferencia documental primaria. Documento de Archivo: Se registra el contenido de la documentacin a transferir, independiente de su soporte (fsico-electrnico), que tiene relacin directa con la unidad documental, contemplado en la Tabla de Retencin Documental. Fecha: Se registra la fecha del documento. Folios fsicos: Se registra el rango de folios de la unidad documental. Signatura: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administracin Documental, una vez est revisada y aprobada la transferencia. Folios Electrnicos: Se registra el nmero de folios electrnicos, con sus correspondientes formatos. 20 - PDF, Excel. Fecha de modificacin: Se registra la fecha de modificacin del archivo, la cual se puede observar en propiedades. Ruta de almacenamiento: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administracin Documental, una vez est revisada y aprobada la transferencia. Nombre, responsable de la transferencia: Se registra el nombre de la secretaria (funcionario) encargada de realizar la transferencia al Archivo Central. Firma, responsable de transferencia: Se registra la firma de la secretaria (funcionario) encargada de realizar la transferencia al Archivo Central. Nombre, responsable de la revisin en Administracin Documental: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administracin Documental, una vez se est revisada y aprobada la transferencia. Fecha, revisin en Archivo Central: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administracin Documental, una vez se est revisada y aprobada la transferencia.