Formalización de contratos Artículo 83: Memoria técnica y elaboración del presupuesto Rebeca Fernández Sánchez. Técnico Proyectos de I+D+I Colaborativa

OTRI (Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación) Vicerrectorado de Investigación y Transferencia. Universidad de Granada

TALLER DE GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVESTIGACIÓN - ART. 83 LOU - OTRI Universidad de Granada 27/04/2021

TALLER DE GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVESTIGACIÓN - ART. 83 LOU –

Actividad financiada por la Unión Europea - Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y la Consejería de Transformación Económica, Industria, Conocimiento y Universidades, Junta de Andalucía Objetivo Temático del Programa Operativo: Potenciar la investigación, el desarrollo tecnológico y la innovación Proyecto: AT17-6096 Acciones de fortalecimiento del Plan Director de Transferencia de Conocimiento de la UGR (RPDTC-2018)

I+D+I Colaborativa y Contratos art.83

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I+D colaborativa: Dos o más entidades asociadas participan en la concepción del proyecto, contribuyen a su aplicación y comparten sus riesgos y resultados

I+D colaborativa en el ámbito universitario Concepto tradicionalmente restringido a financiación vía convocatorias públicas

o privadas Consorcio: Universidad + Empresas + Otras entidades

2 modalidades participación, según convocatoria: UGR socio/beneficiario >> acuerdo de consorcio UGR subcontratada >> contrato art.83

Proyectos I+D+I /Contratos I+D+I: Open Innovation

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…en un sentido amplio la investigación colaborativa se enmarca en el paradigma de la innovación abierta (Open Innovation), con independencia de dónde surgen los retos tecnológicos y de dónde proceda la financiación para la búsqueda de soluciones.

I+D+I bajo contrato: ¿Cómo trabajamos?

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• Gestión de Proyectos de I+D+I colaborativos bajo contrato: apoyamos la búsqueda de financiación de proyectos en colaboración con empresas, preparación de propuestas y seguimiento de proyectos Fase I: DIFUSIÓN Y DINAMIZACIÓN Fase II: PREPARACIÓN DE PROPUESTAS/SOLICITUDES Fase III: SEGUIMIENTO DE PROYECTOS Fase IV: JUSTIFICACIONES Fase V: SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

• Documentación justificativa • Coordinar participantes

Justificación de Proyectos

concedidos

• Búsqueda, selección y análisis de Convocatorias

• Difusión

• Documentación (presupuestos, memorias, pliegos,…)

• Coordinación con socios/participantes

• Seguimiento • Documentación adicional • Modificaciones • Prórrogas

Seguimiento y Control de Proyectos

Concedidos

Preparación de Propuestas /

Solicitud Ayudas

Búsqueda, análisis y difusión fuentes de

Financiación

I+D+I bajo contrato: ¿Cómo trabajamos?

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Fase II: PREPARACIÓN DE PROPUESTAS/SOLICITUDES

Contacto con el coordinador / líder /representante Análisis y preparación de documentación Redacción y negociación convenio de colaboración / contrato art.83 (clausulado)* Preparación del anexo técnico y presupuestario / oferta previa Negociación aspectos técnicos y presupuestarios Documentación pliegos: PPA / PPT (licitaciones) Presentación de la Solicitud

Fase III: SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

Aceptación de la ayuda por parte de la empresa contratante /adjudicación licitación Redacción y gestión de contratos art.83* Gestión Económica Gestión Técnica

I+D+I bajo contrato: Anexo Técnico y Presupuesto

• Contrato = clausulas + anexo técnico y presupuestario

• Se debe acompañar el contrato de una memoria técnico-económica, que incluya/defina: Participantes: Relación de personal propio, previsión de nuevas contrataciones, colaboradores externos

Alcance: objetivos, compromisos (técnicos, científicos, económicos, jurídicos, comerciales, NDAs,…), roles y responsabilidades, entregables

Programa de Trabajo: Paquetes de Trabajo (WP), tareas y subtareas, dependencias; metodología,…

Organización: aspectos prácticos de la gestión del proyecto (reuniones, comunicaciones, intercambio de muestras/datos,…), cronograma (inicio/fin, hitos, restricciones,…), gestión IPR

Aspectos económicos: distribución presupuestaria, relación de las tareas con los hitos de facturación,…

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…¿hasta qué punto el presupuesto y la memoria

del contrato son vinculantes?

I+D+I bajo contrato: Anexo Técnico

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Antecedentes y resultados esperados Experiencia del grupo de investigación Objetivo y finalidad del proyecto Descripción técnica del proyecto Descripción básica del proyecto Metodología y Plan de Trabajo

• Objetivos específicos • Definición de responsabilidades • Recursos humanos (horas de dedicación del personal investigador

incluyendo personal propio) y materiales necesarios • Duración prevista (incluir cronograma con planificación temporal y

restricciones existentes) • Hitos y resultados a alcanzar (definir entregables)

Plan de difusión, divulgación y explotación de resultados

Presentación

¿Qué?, ¿Por qué?

¿Cómo?

¿Quiénes?

¿Para qué?

¿Cuándo?

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Aspectos a considerar / puntos problemáticos: El proyecto de I+D+I empresarial NO es el contrato (alcance, tiempos, tareas,…) Analizar, cuantificar y definir el alcance de los trabajos a realizar por la UGR: ¿sabemos lo que esperan de nosotros?, ¿estamos hablando el mismo lenguaje que la

empresa?, ¿se conocen los riesgos e incertidumbres?,… (…no dar nada por hecho) Medir los tiempos, ojo a los hitos, plazos y deadlines para la UGR Ante la duda, aclarar puntos grises y ser prudentes Participación de personal:

sin vinculación laboral (becarios, Ícaros, TFG, TFM, contratados en otros proyectos,…) sin capacidad investigadora (asociados) de otras entidades (autorización previa de su entidad -representante legal-) PAS (autorización de Gerencia UGR)

…¿hasta qué punto la memoria es vinculante? Sí: obligación de medios, diligencia, capacidades y buena fe (esfuerzos) No: obligación de resultados (cumplimiento de objetivos)

I+D+I bajo contrato: Anexo Técnico

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Objetivos SMART Specific (específico). El objetivo debe ser lo más concreto posible. Measurable (medible). Debe ser medible, cuantificable. Achievable / Attainable (realizable / alcanzable). Debe ser ambicioso, retador, pero posible de

alcanzar. Realistic (realista). Debe estar dentro de nuestras posibilidades (recursos, capacidades, expertise,…) Time-Bound (limitado en tiempo). Cada objetivo debe estar acotado en el tiempo (hitos en la línea

temporal).

Conseguir la paz mundial Alcanzar un volumen de Ayuda Oficial al Desarrollo

(AOD) del 0,7% de la RNB (renta nacional bruta), en España, antes del 2012 Alcanzar un volumen de Ayuda Oficial al Desarrollo

(AOD) del 0,7% de la RNB (renta nacional bruta), en Suecia y Holanda, en 1975

I+D+I bajo contrato: Anexo Técnico: Objetivos

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Es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto. Existen entregables intermedios (internos), que se utilizan para producir los entregables finales que validará el cliente del proyecto (por ejemplo, una empresa o un organismo financiador / gestor de una convocatoria).

Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto >> El avance del trabajo en el proyecto debe ser medido monitoreando el avance en los entregables.

Deben incluirse uno o varios entregables asociados a los hitos o tareas: informes, aplicaciones, análisis, dosieres, software, aplicaciones, actas, mapas, bases de datos, repositorios, encuestas, fichas, webs, catálogos, muestras, productos, tecnologías, inventarios, modelos, sistemas, programas, patentes, diseños, gráficos, tablas, publicaciones, prototipos, esquemas, aportaciones a congresos,...

OJO, los entregables son exigibles por la empresa

I+D+I bajo contrato: Anexo Técnico: Entregables

I+D+I bajo contrato: ¿Cómo presupuestamos?

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Tipo según costes: costes marginales vs costes totales Tipo según reparto de costes: por anualidades, por paquetes de trabajo, hitos/tareas,… Partidas: conceptos/subconceptos, elegibilidad, límites, flexibilidad/desviaciones, condiciones para la ejecución y la justificación. • Principales partidas en I+D contratada:

Costes de personal: propio, contratado, colaboradores externos Coste/hora, vinculación con la UGR, jornada laboral,… Inventariable: amortizaciones (36 meses), adquisición, uso de equipos, reparación,… Fungible Subcontrataciones / servicios externos Asistencias técnicas, servicios CIC Viajes y dietas Gastos de patentes (preparación, tasas y mantenimiento) Otros gastos (a definir): traducciones, reprografía, congresos, seguros, etc. Costes indirectos (según convocatoria / normativa UGR: 10% del presupuesto total) Impuestos (IVA)

…¿hasta qué punto el presupuesto es

vinculante?

Presupuesto art.83: ¿Costes totales o marginales?

• Costes: Valoración económica (medida en términos de unidades monetarias) del uso o consumo de recursos necesarios para la ejecución de un determinado proyecto.

• Costes Marginales: Coste en el cual se incurre por el hecho de desarrollar el proyecto más allá de los recursos propios aportados por la Universidad (gasto ex novo y adicional)

Lo que necesitamos “de más” para que el proyecto sea viable. Ejemplos: reactivos químicos, servicio microscopía electrónica CIC,…

• Costes Totales: Coste total asociado al desarrollo de un proyecto, incluyendo coste del personal propio y gastos generales (costes indirectos, overheads).

Lo que “ya tenemos pagado” por la UGR. Ejemplos: horas del IP y colaboradores, suministro eléctrico, administrativo del dpto., servicio de limpieza, espacios e infraestructuras,…

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…¿pero qué costes usamos?

Presupuesto art.83: ¿Costes totales o marginales?

• PRESUPUESTO TOTAL: TODOS los costes asociados a la ejecución del proyecto/contrato

• Coste marginal: Coste en el cual se incurre por el hecho de desarrollar el proyecto/contrato más allá de los recursos propios aportados por la Universidad.

• Coste total: Coste total asociado al desarrollo de un proyecto/contrato, incluyendo coste del personal propio asociado al proyecto y gastos generales (o costes indirectos)

• Los costes/gastos deben ser coherentes, reales, razonables y estar debidamente JUSTIFICADOS

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Costes Marginales

Costes propios

Costes Totales

…¿Presupuesto = precio?

Presupuesto art.83: ¿Costes totales o marginales?

• Marco sobre ayudas estatales de I+D+I (CE) y Política de Defensa de la Libre Competencia: >> se deben repercutir todos los costes derivados de la ejecución del proyecto/contrato

• En principio, cuando un organismo de investigación ejecuta un contrato art.83, no existe transmisión de ayudas estatales del organismo a la empresa si se cumple una de las dos condiciones siguientes:

1) si el organismo de investigación realizan la I+D a precios de mercado, o 2) cuando no hay un precio de mercado, pero se establece un precio entre las partes y a. el organismo de investigación presta su servicio/investigación a un precio que refleja íntegramente

sus costes, más un margen razonable de beneficios, o b. se negocie en pie de igualdad para obtener el máximo beneficio económico en el momento en que

se suscribe el contrato y se cubran al menos sus costes marginales

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…Costes Totales

Costes Marginales

Costes propios

Costes Totales

Presupuesto art.83: ¿Costes totales o marginales?

Debemos ir a costes totales / precios de mercado (marco comunitario), pero…

Calculamos los dos presupuestos (totales/marginales) para usarlos en la negociación:

• Contratos: Negociamos el precio por encima del importe neto del proyecto/servicio (costes marginales), al que se añaden costes indirectos + impuestos (….línea roja…)

• Si no se cubren los costes totales, planteamos en el clausulado un compromiso de negociación futura de retorno económico a la UGR:

“La explotación de estos resultados le corresponderá a la empresa y, las partes se comprometen a acordar una cantidad y/o canon que se establecerá mediante acuerdo previo al inicio de la explotación y que se definirá a un nivel razonable, teniendo como referencia los procedimientos o productos del mismo tipo existentes en el mercado y considerando las aportaciones financieras de las Partes al Proyecto por el que se recompense la participación de la Universidad en el proyecto.”

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Costes Marginales

Costes propios

Costes Totales

Costes ≠ Presupuesto ≠ Precio

Presupuesto art.83: Un ejemplo

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PRESUPUESTO POR PARTIDAS DE GASTO (UGR) C. MARGINALES C. TOTALES

I.- GASTOS DE PERSONAL 24.000,00 € 42.000,00 €Personal de nueva contratación (1px12mTC) 24.000,00 24.000,00 PDI (coste total) 0,00 18.000,00

II.- GASTOS DIRECTOS DE EJECUCIÓN 11.300,00 € 17.800,00 €Adquisición de aparatos y equipos 3.000,00 3.000,00 Uso de aparatos y equipos 0,00 2.000,00 Uso de instalaciones 0,00 1.200,00 Software: adquisición, licencias y uso 0,00 300,00 Materiales 2.500,00 2.500,00 Otros gastos: Subcontrataciones y Asistencias Técnicas 3.500,00 3.500,00 Otros gastos: CIC y Servicios Centrales 1.500,00 4.500,00 Otros gastos: Desplazamientos, Viajes y Dietas 800,00 800,00

III.- COSTES INDIRECTOS (10% sobre el coste completo) 3.922,22 € 6.644,44 €IV.- GASTOS DE GESTION OTRI 0,00 € 0,00 €

COSTE COMPLETO (I+II+III+IV) (BASE IMPONIBLE) 39.222,22 € 66.444,44 €IVA (21%) 8.236,67 € 13.953,33 €IMPORTE BRUTO (I.V.A. INCLUIDO) 47.458,89 € 80.397,78 €

PRESUPUESTO POR PARTIDAS DE GASTO (UGR)

Presupuesto art.83: Los costes de personal propio

Los costes de personal propio incluyen conceptos que no aparecen reflejados en la nóminas:

Cuota patronal a la Seguridad Social (no aplica a mutualistas de MUFACE)

Lo que se percibe finalmente como retribución extraordinaria (ingreso) es la retribución neta: Se descuenta la cuota patronal del coste total: su coste final depende del tipo y grupo de cotización , y de lo

cerca que se esté de la base de cotización máxima mensual para cada grupo de cotización

Se descuentan impuestos de la retribución bruta: su coste depende de las circunstancias personales

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Retribución Neta IRPF

Cuota Patronal

SS

Costes Personal Propio

Coste ≠ lo que llega al banco como

ingreso de nómina

Presupuesto art.83: Los costes de personal propio

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Retribución Neta IRPF

Cuota Patronal

SS

Costes Personal Propio

Costes/horas aproximado Personal Propio (mínimos)

Ayudante Doctor 19 €/h Profesor Ayudante Doctor 24 €/h

Contratado Doctor 35 €/h

Titulares 35-45 €/h

Catedráticos 45-55 €/h

Ej. tabla participantes en un contrato Categoría Coste/hora Horas Coste Total

Titulares 40 150 6000 Catedráticos 55 130 7150

Ej. reales de costes anuales RETRIBUCIONES BRUTAS SEG. SOCIAL A CARGO DE LA UGR

46.866,12 € 10.779,21 € 53.170,06 € 11.233,48 €

Coste ≠ lo que llega al banco como

ingreso de nómina

Presupuesto art.83: Los costes de amortización

Hay que incluir en el presupuesto el coste asociado al uso de los equipos que ya tenemos

Sobre todo, cuando se va a hacer un uso intensivo y/o se impide el uso para otros proyectos

Uso / amortización: se calcula sobre una base de 3 años de vida útil

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FECHA_INICIO FECHA_FINAL

tapiz rodante capacidad aeróbica en ratones 14.800,00 € 3,00 18/11/2020 18/12/2020 411,11 € 50,00 205,56 € 1 mes usodispositivo de digestibilidad in vitro 6.000,00 € 3,00 19/11/2020 19/05/2021 1.000,00 € 100,00 1.000,00 € 6 meses uso

VIDA ÚTIL EQUIPO

(EN AÑOS)

PERÍODO IMPUTABLE AMORTIZABLE PERÍODO

INPUTABLE

% DEDICACIÓN

IMPUTABLE

1.205,56 €

DENOMINACIÓN EQUIPO

PRECIO COMPRA (SIN IVA)

Presupuesto art.83: Precios y Pagos

Importante: Asegurar liquidez en el centro de gasto >> Asegurar ingresos necesarios para ejecutar las distintas actividades del proyecto (ojo a los contratos de personal y sus prórrogas):

Negociar hitos de facturación Temporales: mensuales, trimestrales, anuales, fechas concretas Entregables: ¿a su recepción o se necesita aprobación por parte de la empresa?

Pactar un pago inicial suficiente, a la firma del contrato, para los primeros meses Pactar pagos parciales lo más tempranos posible Minimizar los pagos finales Ojo al retraso entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de pago (por ejemplo, pagos a

60 días)… + retraso en la redistribución del ingreso al centro de gasto de la UGR + fechas de cierre del ejercicio económico + vacaciones +….

Ojo a los retrasos en los procedimientos de selección de proveedores y licitaciones

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Costes ≠ Presupuesto ≠ Precio

Presupuesto art.83: Más información:

Reglamento de contratos UGR: https://secretariageneral.ugr.es/bougr/pages/bougr156/_doc/ncg1561/%21 Contratación de personal con cargo a contratos/proyectos colaborativos: https://otri.ugr.es/contratacion_personal/ Convocatorias Proyectos I+D+I Colaborativa: https://otri.ugr.es/proyectos-de-id-colaborativa/cms/menu/convocatorias-abiertas/ Fichas formativas de gestión de proyectos: https://otri.ugr.es/proyectos-de-id-colaborativa

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Rebeca Fernández Sánchez Técnico Proyectos I+D+I Colaborativa

Teléfono (+34) 958249336

Correo rebecafs@ugr.es

MÁS INFORMACIÓN PROYECTOS DE I+D+I COLABORATIVA:

https://es.linkedin.com/in/rebecafs

OTRI Centro de Transferencia Tecnológica. Tercera Planta. Gran Vía 48, 18071. Granada

Teléfonos (+34) 958244336 (+34) 958244337

Correo / Web otri@ugr.es otri.ugr.es

GRACIAS POR SU ATENCIÓN PARA CONTACTAR CON NOSOTROS, PUEDEN DIRIGIRSE A:

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