fondo de cultura económica procedures

7/25/2019 Fondo de Cultura Econmica procedures

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Fecha de liberacin:01.08.05

rea responsable:Coordinacin General de Asuntos Jurdicos

Fecha de Versin:03.05.12

Cdigo de documento:FCE-CAJ.PR.01

Versin05

Pginas :1

Tipo de documento:Procedimiento

Nivel:02

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Procedimiento de elaboracin de contratosy validacin de pedido contrato

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DECONTRATOS Y VALIDACIN DE PEDIDO

CONTRATO

FECHA DE AUTORIZACINCOMERI: 26.04.12

DIRECCIN GENERAL: 03.05.12


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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para la elaboracin, revisin o validacin de los contratoso convenios requeridos por las distintas reas del Fondo de Cultura Econmica.

2. ALCANCE

El presente procedimiento se aplica a las solicitudes que formulen las diversas reas del Fondode Cultura Econmica, mismas que sern atendidas por la Coordinacin General de AsuntosJurdicos con el fin de elaborar, revisar o validar el instrumento jurdico que corresponda.

3. POLTICAS

1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 7.4 delManual de Gestin de Calidad.

2. La Coordinacin General de Asuntos Jurdicos es la responsable de verificar que loscontratos relacionados con la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o cualquierotro instrumento jurdico necesario para desarrollar las actividades del Fondo de CulturaEconmica cumplan con la normatividad aplicable.

3. Cuando se trate de bienes y servicios no editoriales, la Subgerencia de RecursosMateriales y Servicios Generales ser el rea solicitante.

4. Cuando se trate de contratacin de servicios editoriales, ser cualquier rea editorial ode produccin del Fondo de Cultura Econmica la que haga la solicitud de elaboracin,revisin o validacin del contrato respectivo.

5. Se entiende por proveedores de servicios editoriales los siguientes:

a. Dictaminadores.b. Traductores.c. Escritores de prlogo, eplogos y cuarta de forros.

d. Ilustradores.e. Investigadores Iconogrficos.f. Revisores Tcnicos.g. Correctores de Estilo (revisin, cotejo y marcaje).h. Tipgrafos.i. Diseadores.

j. Cualquier otro proveedor para un servicio especializado con carcter editorial.


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6. La Coordinacin General de Asuntos Jurdicos realizar los proyectos y/o instrumentos

jurdicos siguientes:a. Contrato de Honorarios.b. Contrato de Consignacin Mercantil.c. Contrato de Distribucin.d. Contrato de Comodato.e. Contrato de Compra-venta (material bibliogrfico).f. Contrato de Arrendamiento.g. Contrato de Operacin.h. Contrato de Donacini. Convenio de Colaboracin.

j. Convenio Modificatorio.

7. La solicitud de contratos que requieran las reas del Fondo de Cultura Econmica serealizar por medio de oficio, adjuntando el registro FCE-CAJ-RE.01 (Solicitud decontrato) debidamente requisitado.

4. DEFINICIONES

CONTRATO.- Es el acuerdo de voluntades que crea o transfiere derechos y obligaciones.

CONVENIO.-Acuerdo de voluntades que crea, transfiere, modifica o extingue obligaciones.

LICITANTES.- Participantes en los procedimientos de licitacin o invitacin a cuando menostres personas, regulados por la Ley aplicable.

CONTRATISTA.- Persona o personas que celebran con el FCE contratos respecto a lasoperaciones reguladas por la Ley aplicable.

RESCISIN.-Es la terminacin anticipada del contrato por incumplimiento de una de las partesde las condiciones contractuales.

PENAS CONVENCIONALES.- Sancin econmica aplicable al proveedor o prestador deservicios cuando ste se atrasa o incumple en la prestacin de los servicios, o por cualquierotra circunstancia que implique no adecuarse a lo estipulado en las clusulas contractuales.

LEY.- Toda norma jurdica reguladora de los actos y relaciones humanas aplicables endeterminado tiempo y lugar, impuesta por la Autoridad.

JURISDICCIN.- Potestad para determinar las leyes y los tribunales en donde se debernresolver las controversias inherentes a un acto jurdico.


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5. DESARROLLO5.1 DIAGRAMA DE FLUJO


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5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO1. Coordinacin

General deAsuntos Jurdicos

Recibe del rea requirente la solicitud devalidacin, revisin o elaboracin, de uncontrato o proyecto de contrato.

Si se trata de la elaboracin o revisin de uncontrato o proyecto de contrato, pasa a laactividad 5.

Si se trata de la validacin de un pedido-contrato, pasas a la actividad 2.

Solicitud decontrato,

FCE-CAJ-RE.01

2. CoordinacinGeneral deAsuntos Jurdicos

Recibe el pedido-contrato mediante el SistemaSIGUE, Mdulo P. O. (Orden de compra) ycuenta con 2 (dos) das hbiles posteriores a lafecha de su recepcin, para su revisin.

Si existen observaciones para el rearequirente, ir a paso 3, de lo contrario pasa a laactividad 4.


Remite las observaciones al rea solicitante vasistema SIGUE para que sean solventadas.

Ir a la actividad 2.4. Coordinacin


Registra en el sistema SIGUE el estatus deVALIDADO y reenva al rea requirente.

Fin del procedimiento.5. Coordinacin


Recibe la solicitud y la documentacincomplementaria, teniendo 3 (tres) das hbilesposteriores a la fecha de su recepcin, para la

revisin o elaboracin del instrumentorespectivo.


Revisa que el contenido de la solicitud seacorrecto.

Si es correcta, pasa a la actividad 9.Si no es correcta, pasa a la actividad 7.

Solicitud decontrato,

FCE-CAJ-RE.01


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO


Solicita va oficio al rea requirente lainformacin faltante.


Recibe la informacin faltante del rearequirente y la remite a quien se haya turnadola solicitud, pasa a la actividad 9.


Asigna folio. Solicitud decontrato,

FCE-CAJ-RE.0110. Coordinacin


Turna al Jefe del Departamento de AsuntosJurdico-Administrativos.

11. Departamento deAsuntos Jurdico-Administrativos

Elabora o revisa el contrato o proyecto decontrato del rea requirente.

Si es contrato, pasa a la actividad 13.

Si se trata de una revisin o de un proyecto decontrato, pasa a la actividad 12.

12. Departamento deAsuntos Jurdico-Administrativos

Se recaba rubrica y enva al rea requirentepara su aceptacin.

Fin del procedimiento.13. Coordinacin

General deAsuntos Jurdicos/Departamento deAsuntos Jurdico-Administrativos

El Coordinador General de Asuntos Jurdicos

y/o Jefe de Departamento de Asuntos JurdicoAdministrativos rubrican 4 (cuatro) ejemplares yremite al rea requirente.

14. rea requirente Recaba la firma de proveedores y lo remite a laCoordinacin General de Asuntos Jurdicos.


Remite a firma del representante con facultadesrequeridas para la firma del documento(Gerente General o Gerente de Administraciny Finanzas)

16. Coordinacin


Recibe el contrato firmado, remite 2 (dos)

ejemplares al rea requirente e integra elexpediente respectivo.Fin de procedimiento.

Expediente


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6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO7.1 FCE-CAJ-RE.01 Solicitud de contrato.

7.2 FCE-CAJ-FV.02 Ficha de Verificacin de las caractersticas deelaboracin de contratos

8. LISTA DE DISTRIBUCIN

COPIAS DISTRIBUCIN REA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

N. A. Medio electrnico (solo lectura)Gerencia de Tecnologa(Intranet)

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIN PGINASAFECTADAS

ORIGINADORDEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

03.05.12 05 Todas CoordinacinGeneral deAsuntos Jurdicos

Se modific el objetivo,alcance, la poltica 6, unadefinicin y los das derevisin o elaboracin decontratos y del pedidocontrato, se sustituy eltrmino revisin por versin,se elimina la copia, as como,la modificacin de la leyendadel documento.


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28.12.10 04 Todas CoordinacinGeneral deAsuntos Jurdicos

Mejorar el sistema

documental y llevar un controlespecfico de los procesosjurdicos.

17.09.07 03 Todas

Representante dela Direccin

CoordinacinGeneral de

Asuntos Jurdicos

Mejoras al SistemaDocumental, cambio en lalista de distribucin yseparacin de anexos yNumeracin de polticas.Se modifica el nombre paradar cabida a la integracin delas actividades

correspondientes a lavalidacin de pedido contrato.Se modifica el alcance delprocedimiento, se eliminanincisos de la poltica No. 5 yse incluyen nuevos. Semodifica la definicin deJurisdiccin (apartado 4), seincluye la actividad No. 2 en ladescripcin de actividades yse hace referencia al sistemaSIGUE y el mdulo operadopor el rea (apartado 5.2), seactualiza el apartado 6 delprocedimiento.


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Anexo del Procedimiento de elaboracin decontratos validacin de edido contrato

ANEXO 7.1

FCE-CAJ-RE.01

SOLICITUD DE CONTRATO


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Nmero de Contrato: __________ (rea exclusiva para llenado de la Coordinacin General de AsuntosJurdicos)

Tipo de ContratoObjeto del contrato

Nombre de la persona fsica o moralcon la que se elabora el contrato

Nombre del Representante Legal encaso de ser persona moralDescuento (en caso de ser contratode consignacin)Descripcin tcnica del servicio (siaplica)Monto del contratoVigencia y plazo de ejecucin delservicioProductos que entregar el prestadordel servicio (en caso de que aplique)

Responsable de recibir los productos

Forma de pagoCondiciones de pagoAutorizaciones (en caso de queapliquen)Documentos anexos (copias) Comprobante de domicilio no mayor a tres meses,

(agua, luz o telfono)R.F.C.Copia de identificacin oficial de la persona fsica o moral(IFE, Pasaporte, Cartilla Militar, Cdula Profesional)

Acta Constitutiva en caso de persona moral con sello delRegistro Pblico de la Propiedad y del Comerciocorrespondiente.

Descripcin tcnica del servicio

Autorizaciones (en caso que aplique)El Testimonio Notarial o en su caso Nombramiento dedonde se deriven las facultades del Representante legal

Observaciones

Nombre y firma del responsable Visto BuenoGerente

Fecha de Versin Cdigo de documento:

FCE-CAJ-RE.01Referencia:FCE- CAJ -PR.01

Versin:01

Solicitud de contrato

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INSTRUCTIVO DE LLENADO

1 TTULO:SOLICITUD DE CONTRATO

2 OBJETIVO DEL REGISTRO:Contar con una clara descripcin de los requerimientos del rea para llevar a cabo laelaboracin o revisin del documento respectivo.

3 RESPONSABLE DE SU LLENADO:rea solicitante

4 FORMA DE LLENADO:Manual y/o electrnico

5 DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOSId. Elemento Descripcin

1. Tipo de Contrato Denominacin del documento.2. Objeto del contrato Finalidad del documento.

3.Persona fsica o moral con quiense celebrar el instrumento.

Razn social o denominacin de la personamoral o nombre de la persona fsica con quiense celebrar el instrumento.

4.Representante Nombre de quien funge como representante,

quien deber contar con poder suficiente.

5.Descuento (en caso de sercontrato de consignacin)

Porcentaje de descuento que se otorgar.Algunos porcentajes requieren la autorizacin del GerenteGeneral o del Director General.

6.Descripcin tcnica del servicio(si aplica)

Referencia del servicio a prestarse, si es muyextensa se anexa a la presente y se marca elrecuadro correspondiente.

7. Monto del contrato Cantidad acordada en el instrumento. Deberasentarse en nmero y letra.

8.

Vigencia y plazo de ejecucindel servicio

Perodo en el que estar vigente el instrumento,as como el plazo durante el cual deberprestarse el servicio o entregarse el bienrespectivo.

9.Productos que se entregarn oservicios que se prestarn

Descripcin de los bienes que se entregarn odel servicio que se prestar.

10.

Responsable de recibir losproductos o de supervisar losservicios.

Servidor pblico designado para verificar que elservicio o producto cuente con lasespecificaciones requeridas al momento de serentregado o prestado.

11. Forma de pago. Efectivo, cheque, transferencia bancaria.

12.Condiciones de pago. Mensual, quincenal, una sola exhibicin a la

entrega de productos.

13.Autorizacin. En caso de que aplique, se debe anexar el

documento mediante el cual se emite laautorizacin.


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14.

Documentos anexos (copias) Se deben remitir las copias COMPLETAS conlos requisitos mencionados en este punto. En elcaso de los contratos de honorarios bastara que

se remita copia de la justificacin tcnica de lacontratacin.

15.Observaciones Puntos importantes a resaltar dentro del

instrumento solicitado.

16.Nombre y firma del responsable Gerente, Coordinador o Subgerente que solicita

el instrumento.

17. Visto Bueno Firma del superior jerrquico. En caso de que quienlo solicite sea Subgerente.

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