flujo de documentos electrónicos
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Ponencia de Pedro Soler Jaufer de UniqaTRANSCRIPT
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Flujo de documentos electr ónicos
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� UNIQA es un proveedor de seguros líder en Europa Central
� Está constituido por un grupo de compañías aseguradoras que atienden a unos 15 millones de clientes de 20 países europeos.
� El grupo ofrece seguros de vida, de salud y de bienes y accidentes, asícomo todos los servicios financieros relacionados.
Sobre UNIQASobre UNIQA
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2009:2009:
� Primas devengadas excluido la proporción ahorrada de 5.000 millones de Euros (la participación en las primas generadas en el exterior suma más del 37%)
� Beneficio (antes de impuestos): 82 m de Euros
� Inversiones de 22.600 millones de Euros
Cifras y datos de UNIQACifras y datos de UNIQA
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Cifras y datos de UNIQACifras y datos de UNIQA
Österreich
Mercados de Europa Occidental
Europa Central y Oriental
Mercados emergentes de Europa del Este
Austria
Mercados de Europa Occidental
Europa Central y Oriental
Mercados emergentes de Europa Oriental
1 Grupo
40 Compañías aseguradoras
21 mercados objetivo
Aprox. 22.000 empleados y agentes
unos 7,4 millones de clientes
unos 15,3 millones de contratos
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Cifras y datos de UNIQA Cifras y datos de UNIQA
División por segmentos
Primas devengadas excl.la proporción de ahorros 2009 (Local & Extranjero)
Salud18,7 %
Vida32,5 %
Bienes y accidentes: 2.446 m de Euros (+ 2,7%)
Vida: 1.628 m de Euros (- 1,5%)
Salud: 937 m de Euros (+ 3,3%)
Bienes y accidentes 48,8 %
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Flujo de documentos electrFlujo de documentos electr óónicos nicos Punto de partida y RetosPunto de partida y Retos
Desafíos organizativos de UNIQA:
¿¿CCóómo mo ……
� eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y centros de trabajo?
� conseguir que, en pocos segundos, los agentes puedan disponer delos casos en sus propios países?
� transmitir de un modo rápido y eficiente la correspondencia entre el cliente y el agente?
� gestionar los procesos de negocio de un modo dinámico y transparente ?
� trabajar en casos de negocio independientemente de su ubicación ?
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Punto de partida y RetosPunto de partida y Retos
� El gran volumen de documentación genera un coste muy elevado de almacenamiento
� No hay un acceso a la información en paralelo
� Poco control sobre el estado y ubicación de los documentos
� Muchos puntos de almacenamiento
� Grandes esfuerzos invertidos en localizar y compartir la información
� Muchos datos redundantes
� Muchas fuentes de datos diferentes (generalmente aplicaciones de seguros)
� Pérdida de información sobre la carga de trabajo real de los departamentos
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1er paso: Desarrollar un "Caso virtual de seguros" e 1er paso: Desarrollar un "Caso virtual de seguros" e integrar aplicaciones de la lintegrar aplicaciones de la l íínea de negocionea de negocio
"Archivo virtual de seguros“
„Gestión de reclamaciones“
„Gestión de contratos“
„Vistas virtuales de contenidos“
„Respaldo
administrativo“
� "Archivo virtual de seguros" implementado
� Digitalizar y estructurar contenidos
� Poner los contenidos a disposición de los usuarios del negocio (vistas de contenidos)
� Enlazar los contenidos con las aplicaciones del negocio
� Proporcionar a los agentes un acceso paralelo a los contenidos donde sea preciso
� Crear condiciones para que la información esté disponible en los procesos de negocioAplicaciones de UNIQA
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1er paso: Desarrollar "un caso virtual de seguros" e 1er paso: Desarrollar "un caso virtual de seguros" e integrar aplicaciones de la lintegrar aplicaciones de la l íínea de negocionea de negocio
¿Cómo …
� eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y lugares de trabajo?
� poner a disposición de los agentes los casos de seguros en sus países
y en pocos segundos?
Resuelto con la introducción de Enterprise Content Management.
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22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidos n de contenidos Flujo de documentos electrFlujo de documentos electr óónicosnicos
� La automatización de los procesos es la respuesta para los demás retos:
¿Cómo …
� Distribuir la correspondencia de clientes y partners al agente de un modo rápido y eficiente?
� gestionar los procesos de negocio de forma dinámica y transparente?
� trabajar en casos de negocio independientemente de su ubicación?
Process Forum 2011, Madrid 25 de mayo / Pedro Soler Jaufer Slide 1119 de mayo 2011 | Software AG - Llegue más rápido | 11
22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosCombinando procesos y contenidosCombinando procesos y contenidos
CSP
BPMS
CONTENIDOS
• Automatización
• Integración
• Gestión
• Mejora
• Captura
• Archivado
• Conformidad
PROCESOS
• Transformación
• Automatización
• Gestión
• Control
• Análisis
• Auditoría
• Conformidad
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CorreosClasificación���� ××××
Seg. daños
Seg. salud
Seg. vida
××××
Contrato
Reclam.
…
××××A-G
H-R
S-T
U-Z
Procesam.del caso
Envío correo
10.000 envíos correo / día
50.000 páginas / día
2.900 Agentes
500 Otros empleados
Tramitación manual de envíos de correo
Factura médico
22ºº paso: Conseguir el proceso de automatizacipaso: Conseguir el proceso de automatizaci óón de n de contenidos antes de EBFcontenidos antes de EBF
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22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosAutomatizaciAutomatizaci óón del flujo de documentosn del flujo de documentos
Instancia deproceso
FACTURA DEL MÉDICO
����CARTA DOCUMENTO
DIGITAL
Ordenar
Escanear
Clasificar
Asignar Buzónelectrónico
Procesos de negocio
�modo de trabajo: como siempre
�única diferencia: documento electrónico
200 buzoneselectrónicos
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wM BPMS
webMethodsBPMS
webMethodsMWS
DMS
Cliente
ServidorBrainTribe
Escaneo
Partner externo:Escáner
22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosDescripciDescripci óón de la arquitecturan de la arquitectura
Directorio
LDAP
CAPA DE PROCESAMIENTO
CAPA DE PRESENTACIÓN
����
FACTURADEL
MÉDICO
USUARIO
USUARIO
«caso de uso»Procesar instancia
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22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosInterfaz de usuario: AplicaciInterfaz de usuario: Aplicaci óón EBFn EBF
Max ustermann
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22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosComplementos EBF/BPMSComplementos EBF/BPMS
Informes BPMS
DWHWebFOCUS
cartas
Proceso EBF
Lotus Notes
E-MAILS
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3er paso: Capacitar otros procesos para BPMS EBF 3er paso: Capacitar otros procesos para BPMS EBF ––Flujo de facturaciFlujo de facturaci óónn
DMS/EBF���� ××××carta
Proceso EBFDocumentos de seguros
complementación documentos
reglasde clasificación
archivadotarea EBF
aplicación - tarea EBF Documento DMS
de ReWF a EBF
transferencia
de EBF a ReWF(escáner)
Proceso flujo facturación
factura
contabilidad(SAP) archivado
Documento DMS
Comprobarviabilidad
firmaderecha
FirmaIzda.
gestiónfirmas
Factura wflista de tareas
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DescripciDescripci óón Estructura de Trabajo n Estructura de Trabajo Paquetes de trabajo Paquetes de trabajo
Fase de definición Fase de ejecución
Concepto de organización
Flujo documentación técnica
Arquitectura
DMS
Seguridad
Concepto de formación
Planificación de recursos
Interfaz de usuario& Prototipo
Concepto de Comprobación y Revisión
Concepto de emergencia
Implementación
Comprobación
Formación interna
Pilotoen 1 oficina regional
Actualización tecnológica
nuevas ampliaciones� Actualizar si demasiado pequeño para pantallas de 24 pulgadas
� aprox. 1.500 Monitores� aprox. 600 portátiles/sobremesa
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Factores clave de Factores clave de ééxitoxito
� Mayor velocidad envío de reglas claras de distribución por cada clic de ratón
� Flexibilidadbalance de carga a través de la gestión de procesos de negocio independientes de su ubicación � grupo CBS con amplio acceso a los documentos
� Transparencianúmero de documentos - “ubicación”
EBF ¡es la base para introducir nuevas mejoras técnicas y de organización!
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Pedro Soler Jaufer
Braintribe IT Technologies
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http://www.braintribe.com
¡Gracias por su atención!