final procedimiento auditoria ila

CFT

U

AADM

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

Código: PR –SGC -002

Fecha de Elaboración: 09/02/2015

Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC

Revisado por: Representante de la Dirección

Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General

PRESENTACION DE LA COMPAÑÍA:

RESEÑA HISTÓRICA.-

ILA.S.A. es una empresa con gran trayectoria en la ciudad de Ambato, este año cumple 50 años de funcionamiento lo que la hace un emblema de la industria ambateña, la compañía se dedica a la producción y comercialización de ron, vodka y vino con marcas propias; además produce una línea de alcohol antiséptico.

MISIÓN.-

Innovar, producir y comercializar una amplia gama de licores, integrando nuestros recursos humanos, tecnológicos y económicos mediante la utilización de insumos de óptima calidad para lograr el posicionamiento de nuestra marca en el mercado regional y nacional, en procura de la satisfacción de nuestros clientes y consumidores.

VISIÓN.-

Consolidar a ILA.S.A. a nivel nacional como una empresa líder en la producción y comercialización de licores de óptima calidad, desarrollando importantes alianzas estratégicas que nos darán prestigio y reconocimiento en la región. Nuestros procesos administrativos, la calidad de nuestros productos y la excelencia en el servicio, serán la base para fortalecernos como uno de los más grandes contribuyentes al desarrollo social, económico y ambiental de nuestro país.

INFRAESTRUCTURA.-

Actualmente cuenta con unas instalaciones que se ubican en Ingahurco bajo en las calles Alemania y Portugal, la planta de producción cuenta con una fuente de agua propia vital para todos los procesos de producción.

Debido a que actualmente la planta debe cumplir con certificaciones da calidad mas rigurosas y esta no ha sido modificada desde hace varios años se estudia la posibilidad de renovarla o construir una nueva que cumpla con todas las normativas de calidad internacionales.







TECNOLOGÍA.-

- Destiladora.- Tanques de acero.- Tanques de roble.- Mezcladora automática.- Mezcladora manual.- Banda transportadora.- Embotelladora.- Etiquetadora.

PERSONAL.-

Organigrama Funcional:

ILA S.A.







ALCANCE.-

Todos los procesos.

EXCLUSIONES.-

La empresa no realiza ninguna exclusión.

POLÍTICA DE CALIDAD.-

La calidad es la base de nuestra compañía de producción de bebidas alcohólicas de calidad.

ILA.S.A. se esfuerza por crear valor que se pueda sostener a lo largo del tiempo cubriendo las necesidades del consumidor respecto a calidad y placer, en que pueden confiar. Todos los días, miles de personas en todo el país muestran su confianza en nosotros al escoger productos y marcas del grupo ILA.S.A. Esta confianza, que se ha venido acumulando a través de los años, se basa en nuestra imagen de calidad y en nuestra reputación por tener estándares altos.

Cada producto que se encuentra en el estante, cada servicio y cada contacto con el cliente ayuda a formar esta imagen. El nombre ILA en un producto promete al cliente que es seguro







de consumir, que cumple con las leyes y reglamentos relevantes y que constantemente cumple con los altos estándares de calidad.

Todos y cada uno de los empleados de ILA.S.A. Están involucrados y dedicados a lograr estándares de calidad altos para nuestros clientes y consumidores.

OBJETIVOS DE CALIDAD.-

Satisfacer los requerimientos de los clientes y de las entidades de control a nivel nacional.

Garantizar el desarrollo sustentable de las operaciones minimizando el impacto ambiental y mejorando la seguridad industrial.

Mejorar la eficacia de los procesos operativos administrativos. Incrementar los niveles de producción. Desarrollar capacidades técnico - productivas y socio - políticas del trabajador.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001 – 2008

DIAGRAMA DE PROCESOS.-

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.-

CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS

1. Nombre del Proceso

PLANIFICACION COMERCIAL

2. Requisitos ISO 9001

7.4.1/7.4.2/7.4.3

3. Responsable

LIDER DE PLANIFICACION COMERCIAL

4. Propósitos

ESTABLECER UNA PLANIFICACIÓN COMERCIAL ACORDE A LA REALIDAD Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

EN LA QUE SE PUEDA MAXIMIZAR LA UTILIDAD Y OPTIMIZAR LOS RECURSOS DISPONIBLES

5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos ExternosPROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION COMERCIAL

REGISTROS DE PLANIFICACION COMERCIAL NORMA ISO 9001-2008

6. ENTRADAS

PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS

PROCESO Posterior / Cliente

PRESUPUESTO, PLANIFICACION ANUAL, REVISION DE LA DIRECCION.

PLANIFICACION, GESTION Y REVISION GERENCIAL.

ELABORAR PLAN ANUAL DE VENTASORDEN DE PRODUCCION REVISADA

PLANIFICACION DE LA PRODUCCION

ELABORAR PLAN ANUAL DE MARKETING

COORDINAR ORDENES DE PEDIDO.

PLANIFICACION DE LA PRODUCCION.

ATENCION AL CLIENTE




Fecha de última aprobación: 15/01/2015

Elaborado por: Jefe de SGC



NECESIDADES DEL CLIENTE

FIRMAS DE CONTRATOS

SEGUIMIENTO ENTREGAS

SEGUIMIENTO POSVENTA

9. Recursos

Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad

LIDER DE COMERCIALIZACION

EQUIPO DE COMPUTO CASCO

SUMINISTROS DE OFICINA MASCARILLA

10. Indicadores

Indicador Formula ResponsableFrecuencia de control

CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE VENTAS

VENTAS REALIZADASVENTASPLANIFICADAS


MENSUAL

SATISFACCION DEL CLIENTE

RESULTADOS DE ENCUESTA


MENSUAL

SEGUIMIENTO LIDER DE MENSUAL







DE ENTREGASENTREGAS REALIZADASENTREGAS PLANIFICADAS

COMERCIALIZACION



FILTRADO 2. Requisitos ISO 9001

4.2.3/4.2.4/8.3

3. Responsable

LIDER DE FILTRADO

4. Propósitos

FILTRARA EL LICOR A TRAVÉS DE PLACAS DE CELULOSA BAJO PRESIÓN

CON LA FINALIDAD DE ELIMINAR CUALQUIER TIPO DE IMPUREZA

5. Documentos

Nombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos

INSTRUCTIVO DE FILTRADO REGISTRO DE FILTRADO

NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005







6. ENTRADAS



ORDEN DE PRODUCCION


REVISAR LA ORDEN DE PRODUCCION LICOR FILTRADO ENVASADO

SE FILTRA EL LICOR A TRAVES DE LAS PLACAS DE CELULOSA ETIQUETADO

PLACA DE CELULOSA

GESTION DE INVENTARIOS

9. Recursos


LIDER DE FILTRADO

PLACAS DE CELULOSA

EQUPO DE PROTECCION PERSONAL

AYUDANTE DE FILTRADO

TANQUES DE ACERO

10. Indicadores

Indicador Formula Responsabl Frecuencia








e de controlCUMPLIMIENTO DEL FILTRADO

CANTIDADDELICORFILTRADOLICORPLANIFICADO

LIDER DE FILTRADO MENSUAL

CALIDAD DEL FILTRADO RESULTADOS DE ENCUESTA LIDER DE

FILTRADO MENSUAL

CUMPLIMIENTO MATERIA PRIMA

CANTIDADMATERIA PRIMA DAÑADAMATERIA PRIMA ENTREGADA

LIDER DE FILTRADO MENSUAL



RECEPCION 2. Requisitos ISO 9001

4.2.5/4.2.4/8.2.2

3. ResponsableLIDER DE RECEPCION

4. Propósitos

GENERAR UN CORRECTO SISTEMA DE ADQUISICIONES QUE SEA EFICIENTE Y OPORTUNO

QUE TENGA UNA RELACIÓN DIRECTA CON LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

5. Documentos







Nombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos

INSTRUCTIVO DE RECEPCION ACTA DE RECEPCIONNORMA ISO 9001:2008

6. ENTRADAS



ORDEN DE RECEPCION

BODEGAREVISAR LA ORDEN DE COMPRA LICOR

RECEPTADO HIDRATACION

CONTROL DEL LICOR RECIBIDO

PARAMETROS ALMACENADO DE ALCOHOL

9. Recursos


LIDER DE RECEPCION TANQUES DE ACERO


BOMBAS DE SUCCION

AYUDANTE DE RECEPCION

EQUIPO DE COMPUTO








10. Indicadores


CUMPLIMIENTO DE PEDIDOS

LICORRECIBIDOLICORSOLICITADO

LIDER DE RECEPCION MENSUAL

CALIDAD DEL ALCOHOL RESULTADOS DE ENCUESTA LIDER DE

RECEPCION MENSUAL

CUMPLIMIENTO DEL CONTROL DE ORDEN DE COMPRA

CANTIDADORDENES PROCESADOASTOTALDE DOCUMENTOS EMITIDOS

LIDER DE RECEPCION MENSUAL










SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2. Requisitos ISO 9001

4.2.3/4.2.4/8.5.2/8.5.3/8.2.2/8.3

3. ResponsableLIDER DE RECEPCION

4. Propósitos

CONTROLAR QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN SE ESTABLEZCA EFICIENTEMENTE

5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos

-PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

- ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005NORMA ISO 9004:2000NORMA ISO 19011:2011

-PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES

-ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES

-PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

-ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

-PROCEDIMIENTO AUDITORIA -ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL








INTERNA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

6. ENTRADAS



INDICADORES DE GESTION


ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSINDICADORES DE GESTION EJECUTADOS


PLANIFICACION COMERCIAL ELABORACION Y CONTROL DE REGISTROS PLANIFICACION

COMERCIAL

GESTION DE INVENTARIOS ELABORACION Y CONTROL DE AUDITORIAS INTERNAS

GESTION DE INVENTARIOS

ADQUISICIONES SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS ADQUISICIONES

MANTENIMIENTO SEGUIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES MANTENIMIENTO

GESTION DEL TALENTO HUMANO

GESTION DEL TALENTO HUMANO

9. Recursos


REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

EQUIPO DE COMPUTO









SUMINISTROS DE OFICIN A

AYUDANTE DE LA DIRECCION

10. Indicadores


CUMPLIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION

CANTIDADDEDOC REVISADOSTOTALDE DOCUMENTOS


SEMESTRAL

CUMPLIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

AUDITORIAS EJECUTADASAUDITORIAS PLANIFICADAS


SEMESTRAL

CUMPLIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES

PRODUCTOS NOCONFORMES DETECTADOSTOTALDE RODUCTOS NOCONFORMES

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

MENSUAL

ACPMSACPMSCERRADOSSATISFACTORIAMENTE

ACPMS LEVANTADASREPRESENTANTE DE LA DIRECCION

MENSUAL



MANTENIMIENTO 2. Requisitos ISO 9001

8.2/ 8.2.3/8.2.4

3. ResponsableLIDER DE MANTENIMIENTO

4. Propósitos

ESTABLECER UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO EFICIENTE QUE AYUDE A PREVENIR DAÑOS EN LA MAQUINARIA

QUE NO INTERVENGA CON LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN PARA EVITAR RETRASOS DE PRODUCCIÓN

5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos ExternosPROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO REGISTRO DE MANTENIMIENTO

NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005

INSTRUCTIVO DE MANTENIMIENTO

6. ENTRADAS



ORDEN DE MANTENIMIENTO

HIDRATACIONPLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

PLAN DE MANTENIMIENTO EJECUTADO

HIDRATACION

MEZCLADO PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y HERRAMIENTAS MEZCLADO

REPOSADO

RECEPCION DE ORDEN DE MANTENIMIENTO MAQUINARIA

MANTENIMIENTO DE EQUIPO Y HERRAMIENTAS REALIZADO

REPOSADO







FILTRADO RECEPCION DE ORDEN DE INSPECCION DAÑOS FILTRADO

ENVASADO RECEPCION DE ORDEN DE CONSTATACION DE REPUESTOS

ACTA DE ENTREGADE REPARACION DE EQUIPOS

ENVASADO

ETIQUETADO RECEPCION DE ORDEN DE ARREGLO MAQUINA ETIQUETADO

ENBALADO RECEPCION DE ORDEN DE INSPECCION FUNCIONAMIENTO ENBALADO

DISTRIBUCION RECEPCION DE ORDEN DE ENTREGA MAQUINA DISTRIBUCION

9. Recursos


LIDER DE MANTENIMIENTO

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE MEDICION

CASCO, OBEROL, GUANTESPROTECTORE VISUAL / AUDITIVOS

AYUDANTE DE MANTENIMIENTO

ARNES / LINEAS DE VIDA

10. Indicadores









CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACION

MANTENIMIENTO REALIZADOMANTENIMIENTOPLANIFICADO

LIDER DE MANTENIMIENTO

MENSUAL

CUMPLIMIENTO DE REPARACIONES

REPARACIONES EJECUTADASREPARACIONES REPORTADAS

AYUDANTE DE MANTENIMIENTO

MENSUAL

Responsable: Representante de la Dirección.

DEFINICIONES.-

a. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

b. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

c. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

d. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

e. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoría.

f. Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoria.

g. Auditado: Organización que es auditada.

h. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

i. Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

j. Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

k. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

l. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

m. Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoria.

n. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

o. No Conformidad: incumplimiento de un requisito.

p. Conformidad: cumplimiento de un requisito


Código: PR –SGC -002Fecha de Elaboración: 09/02/2015





DIAGRAMA DE FLUJO.-

Realizar Informe de auditoría

Seguimiento de la auditoría

Definir y elaborar programa de auditoría

Realización reunión de cierre de auditoría

Definir equipo de auditores

Realizar reunión de apertura de la auditoría

Revisión de la documentación

FIN

Ejecución de la auditoría

INICIO

Elaborar el plan de auditorías

RESPONSABLE

Representante de la Dirección

Representante de la Dirección, Auditor líder y equipo auditor

Auditor Líder

Equipo Auditor

Auditor Líder

Equipo Auditor

Auditor Líder

Auditor Líder

Equipo Auditor






RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS / REGISTROS

Representante de la Dirección

El Representante de La Dirección es responsable de elaborar y actualizar el Programa de Auditorías Internas cada año, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ definición de programa de auditorías y llenando todos los campos, considerando que todos los procesos identificados en el Diagrama de procesos deben ser auditados por lo menos dos veces al año. La frecuencia del Programa de auditorías puede ser modificada de acuerdo al estado e importancia del proceso auditado, reporte de no conformidades externas o internas, quejas de clientes, resultado de auditorias internas y externas previas, Solicitud de un cliente ó funcionario de la organización, Cambios significativos en la administración, organización y/o tecnología.

Representante de la Dirección, Auditor líder y equipo auditor

El representante de la Dirección designa al auditor líder quien será responsable de llevar a cabo la auditoría.El auditor líder establece los objetivos (definen qué es lo que se va a lograr), alcance (describe la extensión y los límites), criterio de la auditoría (Norma ISO 9001:2008) y selecciona al equipo auditor, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ definición de programa de auditorías o elaboración de programa de auditorías o elaboración plan de auditorías/datos/tipo de auditoría/plan/equipo auditor.El personal para ser considerado como auditor de calidad debe cumplir los siguientes requisitos: Aprobar el Curso de Auditores Internos, Ser independientes del proceso a ser auditado para asegurar la imparcialidad y objetividad de la auditoría.

Auditor Líder El auditor líder realiza el Plan de Auditorías Internas, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos. Lo primero que se debe hacer es definir los procesos que se van a auditar, marcándolos con X.El plan incluye: Los objetivos de la auditoria, El criterio de la auditoria (Norma ISO 9001:2008), El alcance de la auditoria, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse. La asignación de la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, a cada miembro del equipo. Las fechas y lugares donde se van a auditar las actividades de la auditoría. La hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoria, incluyendo las reuniones con la dirección y con el equipo auditor. Estos datos se ingresan en el menú principal en: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan.






Equipo Auditor El equipo auditor revisa la información pertinente a las tareas asignadas para determinar la conformidad del sistema con el criterio de la auditoría (Norma ISO 9001:2008) y prepara las Listas de Verificación que sean necesarias como referencia y registro del desarrollo de la auditoría.

Listas de Verificación

Auditor Líder Realizar la reunión de apertura, la cual es dirigida por el auditor líder con la asistencia de: el gerente general y/o el representante de la dirección y los responsables de los procesos (Inclúyanse otros participantes que la organización crea necesario). El propósito de esta reunión es:Confirmar el Plan de Auditoria Interna Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.Confirmar los canales de comunicaciónProporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.Se mantiene el Registro de Asistencia de los participantes.

Registro de asistencia de participantes

Equipo Auditor Se debe recopilar mediante un muestreo apropiado la información pertinente para los objetivos, el alcance y el criterio de la misma, incluyendo información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Únicamente la información verificable es evidencia de la auditoría y cuando aplique será registrada en la Lista de Verificación. Se evalúa las evidencias con el criterio de la auditoría para generar los respectivos hallazgos. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad u observación con el criterio de la auditoría.Una vez concluida la auditoría, el equipo auditor se reúne con el propósito de: Revisar los hallazgos de auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma, Acordar las conclusiones de la auditoría, Preparar recomendaciones

Listas de Hallazgos

Auditor Líder Realizar la reunión de cierre, la cual es dirigida por el auditor líder con la asistencia de: el gerente general y/o, el representante de la dirección y los responsables de los procesos (Inclúyanse otros participantes que la organización cree necesario) El propósito de esta reunión es presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado.Se mantiene el “Registro de Asistencia” de los participantes.

Registro de asistencia de participantes

Auditor Líder Cada miembro del equipo auditor realiza un informe parcial (reporte de no conformidad) de los procesos que le asignaron auditar, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan/informe de auditoría. El auditor líder prepara el Informe de Auditoría Interna

Informe de auditoría







ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan/Informe de auditoría, llenando todos los campos y decidiendo si aprueba los hallazgos de los informes parciales de cada miembro del equipo auditor y si abrir ACPMs de cada hallazgo.El Informe de Auditoria Interna es entregado al gerente general, al representante de la dirección y a los responsables de los procesos auditados (o a los funcionarios que la organización crea conveniente).

Equipo Auditor La aprobación de ACPMs de los hallazgos no conformes del informe de auditoría, por parte del auditor líder, abren solicitudes de ACPMs (ver procedimiento de acciones correctivas y preventivas), en base a esto, el equipo auditor debe verificar la implantación de las acciones correctivas y preventivas, ya sea como parte de una auditoria y/o seguimiento posterior.

final procedimiento auditoria ila

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