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Índice

I. Introducción 3 II. Presentación Institucional 4

III. Exposición de Motivos 6 IV. ¿A quién va dirigido el presente Manual de Transición para la

Administración Municipal? 6

V. Metodología 7 Sección I: Aspectos teóricos sobre los procedimientos para llevar a cabo una transición transparente y democrática

VI. Manual de Transición para la Administración Municipal a. Acrónimos b. ¿Qué es el proceso de transición? c. ¿Cuáles son las etapas del proceso de transición?

§ Antes de la Transición § Durante la Transición § Después de la Transición

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VII. Cronograma Sugerido 18 Sección II: Listado de actividades y aspectos a tomar en cuenta y ejecutar antes y durante la transición, incluyendo sus herramientas

VIII. Diagnóstico Municipal: Listado de verificación por temas 20 IX. Guía Específica para la Toma de Posesión 29

Anexos

X. Anexo 1: Agenda de Toma de Posesión 32 XI. Anexo 2: Juramentación: Alcalde Municipal Saliente al Alcalde Entrante 33

XII. Anexo 3: Juramentación: Alcalde Municipal al Concejo Entrante 34 XIII. Anexo 4: Aspectos a evaluar en evento de Toma de Posesión 35 XIV. Anexo 5: Insumos Necesarios para el Acto de Toma de Posesión 37 XV. Anexo 6: Formato de Acta de Toma de Posesión del Alcalde y la

Coorporación Municipal 38

XVI. Anexo 7: Informe de Rendición de Cuentas y Transparencia 40 XVII. Anexo Digital 8: Leyes y Reglamentos pertinentes a los Gobiernos

Municipales 41

XVIII. Anexo 9: Generalidades sobre del Gobierno Municipal 42 XIX. Anexo 10: Contraloría General de Cuentas, Acuerdo 089-2015

Documentos de observancia por parte de las unidades de auditoría interna municipal durante la toma de posesión de las autoridades electas período 2016-2020.

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Introducción

La Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala por sus siglas ANAM, es una entidad privada, no lucrativa, apartidaria, no religiosa y eminentemente democrática, al servicio exclusivo de las municipalidades en el país. De acuerdo con sus Estatutos, el objetivo principal de la Asociación es promover el desarrollo y fortalecimiento integral de los gobiernos locales.

La ANAM busca promover, defender y fortalecer aún más el Régimen de Autonomía Municipal establecido en la Constitución Política de la República de Guatemala, como el principio necesario para construir un Estado de Derecho democrático, pluralista y participativo. También promueve la coordinación entre el gobierno central y las acciones municipales para construir y consolidar programas conjuntos de desarrollo económico y social. Uno de sus propósitos primordiales es el de asistir a los municipios asociados para encontrar soluciones a sus problemas cotidianos, brindando, bajo solicitud previa, asistencia técnica, administrativa, legal u cualquier otra que requiera. La ANAM también busca estimular y fomentar la cooperación nacional e internacional, técnica y financiera para promover la actualización de cada gobierno municipal. Esto apunta a la mejora y el aumento de sus capacidades instaladas para ofrecer mejores servicios públicos y programas de desarrollo económico-social para todos los ciudadanos. Además, busca formular estratégicamente políticas, programas y proyectos que permitan a los gobiernos locales asumir las nuevas responsabilidades que los ciudadanos demandan en el proceso de modernización y descentralización del Estado. La ANAM trabaja diariamente para encontrar formas que consoliden la importancia del movimiento municipal como el único y único pilar de prosperidad y desarrollo humano en Guatemala. Por estas razones, la ANAM cree y busca promover y concertar las herramientas necesarias y promover un espacio de buenas prácticas a ser implementadas durante la etapa de transición de los gobiernos municipales. El traspaso de gobierno local se concreta como un mecanismo que promueve la participación y la vigilancia ciudadana, contribuyendo a la legitimidad de los gobiernos y afianzando los pilares de la democracia deliberativa. A través del establecimiento de los principios básicos para el sostenimiento de la gobernabilidad dentro de los 340 municipios del país.

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Presentación Institucional ¿Qué es la Transición de Gobierno Municipal? Al hablar de la Transición de Gobierno Municipal, se hace referencia a la serie de procedimientos que preparan a las diversas administraciones municipales dentro de una circunscripción territorial específica, para el traspaso de poderes entre las autoridades políticas luego de una Elección General. Este proceso implica que la autoridad saliente entregue a la autoridad electa de manera institucional, la información completa sobre la gestión administrativa y financiera, que garantice la continuidad de las políticas y proyectos que se pusieron en práctica durante su mandato. Las ventajas inminentes de un proceso de transición transparente y abierto desembocan en la comprensión clara de los propósitos, las normas, las prácticas y cada uno de los procedimientos que involucran a la gestión municipal, con el fin último de garantizar la asiduidad y constancia en temas como el desarrollo económico, social, ambiental y cultural dentro del territorio. Finalmente, la transición debe constituir un espacio de encuentro, que ayude a asegurar y proteger la continuidad de las buenas prácticas, los objetivos estratégicos y planes en beneficio de la localidad. En la actualidad, existe un vacío legal y procedimental en lo referente a la transición de la gestión administrativa del poder local. Es lamentable constatar que, al momento del cambio de autoridades municipales, no ha existido una adecuada comunicación en cuanto a la orientación situacional para facilitar e influenciar de forma inmediata la toma de decisiones de las autoridades entrantes al momento de tomar posesión. El proceso de transición debe ser un espacio democrático de encuentro y concertación, que ayude a garantizar la continuidad de los objetivos estratégicos y planes de la administración municipal; y no debe ser un sinónimo de crisis, incertidumbre y hasta vacío de poder cuando no se establecen y aplican los procedimientos normados. Por lo tanto, se hace necesario establecer procedimientos que regulen el proceso de transición de la gestión. Este proceso se debe realizar dentro de un marco de respeto a la institucionalidad que debe prevalecer en la Administración Pública. Al establecerse herramientas relacionadas con la transición de la gestión administrativa, se vela por la adecuada continuidad de las actividades y la prestación de servicios públicos con eficiencia y calidad; así como, mantener un adecuado ambiente de control interno para evitar que se produzcan actos irregulares durante los procesos de traspaso de poder. Para ello se deben institucionalizar y estandarizar los procesos de transferencia de la gestión administrativa, puesto que está demostrado que un

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proceso de transición redunda en un beneficio para la institucionalidad del Estado y garantiza el funcionamiento de los servicios y programas de gobierno. El presente Manual de Transición para la Administración Municipal se estructura en dos grandes secciones. La primera Sección incluye los aspectos teóricos sobre los procedimientos necesarios para llevar a cabo una transición transparente y democrática. Incluye el Manual de Transición que introduce una reseña general sobre el concepto del municipio a través de sus orígenes, su estructura institucional, sus fines y alcances, su legislación y normativa, sus recursos, sus órganos de gobierno; además de una metodología de principios y un cronograma tentativo para su ejecución. La segunda se aproxima a una serie de herramientas o buenas prácticas que se deben tomar en cuenta durante el traspaso de responsabilidades, incluyendo un breve Diagnóstico Municipal, una Guía para la Toma de Posesión, una Agenda de Toma de Posesión, la Juramentación del Alcalde Municipal Saliente al Alcalde Municipal Entrante, la Juramentación del Alcalde Municipal al Concejo Municipal Entrante e incluye algunos aspectos a evaluar durante el evento de la toma de posesión. El objetivo del contenido del presente Manual es dar a conocer de manera puntual, las nociones teóricas y prácticas para todas las personas involucradas en los procesos de transición: incluyendo principalmente a las autoridades políticas, funcionarios, empleados y asesores. Las principales razones que llevaron a la creación de este Manual tienen que ver con la percepción de la gran brecha existente entre la costumbre y prácticas comunes (en otras palabras, lo que ha sido, que no se enmarca bajo ningun protocolo previamente consencuado y establecido), y el deber ser de una transición democrática de gobierno local basado en buenas prácticas. En representación de la Junta Directiva de la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala, esperamos este Manual de Transición sea de suma utilidad para iniciar este proceso de transferencia de responsabilidades. El gremio municipalista se convierte en la columna vertebral de la gobernabilidad de Guatemala reconociendo su capacidad de atender de manera más efectiva y eficiente las justas exigencias de una sociedad que necesita soluciones y oportunidades para el desarrollo sostenible. Lo que tanto nos hacia falta en el municipalismo era una percepción común de la situación actual y una visión compartida hacia el desarrollo. En este período podemos consolidar un liderazgo participativo e incluyente que dignifique y rescate nuestro rol como alcaldes y como clase política. Nuestro trabajo ejemplar como alcaldes a servicio y a favor del bien común así como nuestro aporte constructivo de la buena sociedad es necesario en esta época de cambios históricos para nuestro país.

Edwin Felipe Escobar Hill Alcalde del Municipio de Villa Nueva, Guatemala

Presidente de la Junta Directiva Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala

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Exposición de Motivos

- Con el presente Manual de Transición para la administración municipal se

pretende garantizar el traslado de capacidades, información, documentación, procedimientos, políticas y decisiones del gobierno municipal saliente a la autoridad electa dentro de un tiempo prudente previo a la toma de posesión para el período al cual fue electo. Contribuyendo de esta forma a garantizar los planes de desarrollo municipal del municipio institucionalizándolos en las nuevas autoridades.

- Es importante destacar que se requiere de una participación activa y consiente de los actores sociales para que acompañen estos procesos locales, ya que son ellos los que contribuyen a la gobernanza del territorio. De esta manera, se pretende asegurar los esfuerzos, el trabajo y la visión de un gobierno municipal a largo plazo.

- A efecto, no se pierda la continuidad de las políticas públicas locales que actualmente están vigentes, siempre con la participación ciudadana en el proceso de la democratización de las decisiones que fueron consideradas en su momento.

- Este Manual de Transición facilitará el proceso, ya que funciona como un acompañamiento que contiene las leyes, reglamentos, ejemplos y disposiciones legales el quehacer de la administración municipal con el objeto de orientar, formar y dirigir una gestión municipal eficiente, efectiva y eficaz por parte de los Alcaldes municipales y sus Concejos.

- El facilitar una transición entre los actores generará confianza en la población, quienes estarán a la expectativa de conocer los planes y proyectos durante los primeros días de su administración pública local.

¿A quién va dirigido presente Manual?

- Alcalde Municipal y su Corporación Entrante - Alcalde Municipal y su Corporación Saliente - Integrantes del Consejo Municipal de Desarrollo - Actores sociales: la iniciativa privada en el territorio y sociedad civil

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Metodología

Para que el proceso de transición sea exitoso se debe regular bajo los siguientes principios básicos:

- Institucionalidad: Los procesos de transferencia deben ser momentos que

fortalezcan la institucionalidad gubernamental.

- Publicidad: Los actos de la Administración Pública deben de ser abiertos y estar dispobibles para el público.

- Concertación: Las autoridades y funcionarios salientes y entrantes deben ser capaces de llegar a entendimientos y acuerdos en el proceso de trasparencia.

- Información: La Unidad de entrega en representación de la autoridad saliente debe entregar toda la información solicitada por la comisión de recepción o delegación nombrada por las nuevas autoridades.

- Coordinación: El proceso de transferencia debe ser un momento de comunicación permanente entre quién entrega y recibe la administración.

- Tolerancia: Especialmente la comisión de entrega debe tener la suficiente

capacidad de escuchar y comprender los actos de las nuevas autoridades, de la misma forma las nuevas autoridades deben comprender que el ejercicio de la autoridad saliente concluye el 14 de enero a las 12:00 horas.

- Transparencia: El resultado del proceso de transferencia debe ser de público conocimiento, para que la ciudadanía se informe en qué estado entrega y se recibe la administración municipal.

- Honestidad: Ningún funcionario o empleado público debe aprovecharse

para fines particulares en el proceso de transferencia o transición.

- Legalidad: El proceso de transferencia es de obligatoriedad su cumplimiento, no puede haber rechazo o demora en la entrega del cargo, bienes o acervo documentario.

- Administrativo: El proceso de transferencia no es una auditoria, no es para

acusar a alguien; por el contrario, es simplemente un procedimiento administrativo regular, mediante el cual se entrega la administración a las nuevas autoridades municipales.

- Responsabilidad: La responsabilidad del proceso de transferencia, es tanto

del que entrega y del que desempeñe la administración.

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Manual de Transición para la Administración Municipal Acrónimos ANAM Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala CGC Contraloría General de Cuentas COCODE Consejo Comunitario de Desarrollo CODEDE Consejo Departamental de Desarrollo COMUDE Consejo Municipal de Desarrollo INAP Instituto Nacional de Administración Pública INFOM Instituto de Fomento Municipal JED Junta Electoral Departamental JEM Junta Electoral Municipal MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas PNC Polícia Nacional Civil SAT Superintendencia de Administración Tributaria SCEP Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia SEGEPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia TSE Tribunal Supremo Electoral IUSI Impuesto Único sobre Inmuebles IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad Social ¿Qué es el proceso de transición? Se puede definir como una serie de actividades que en forma consensuada realizan las autoridades municipales entrantes y salientes para entregar a las nuevas autoridades toda la información de la municipalidad. Se organiza con la finalidad de facilitar la continuidad del servicio que se presta y que se rinda cuentas, atendiendo a los principios de transparencia y servicio al ciudadano. El proceso de transición constituye un mecanismo que promueve la participación y la vigilancia por parte de la ciudadanía contribuyendo de sobremanera a la legitimidad en los gobiernos locales, promoviendo la descentralización y como consecuencia consolidando la democracia. Para que la misma pueda ser exitosa depende de la transferencia de toda la documentación pertinente relacionada a la gestión administrativa municipal. De cada entrega de documentación se recomienda dejar constancia. Esto les permitirá “una vez dejado el cargo”, resolver de forma rápida, reparos que en un momento dado pueda formular la Contraloría General de Cuentas. Además, podrán cumplir con la población al rendirle informe final sobre el estado en que entregan a las nuevas autoridades la administración municipal.

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¿Cuáles son las etapas del proceso de transición?

- Antes de la Transición: Ejecutada en el mes de octubre. - Durante la Transición: Ejecutada entre noviembre y el 15 de enero. - Después de la Transición: Ejecutada a partir del 15 de enero al año siguiente.

Antes de la Transición Esta etapa consiste básicamente en confirmar la elección al cargo y hacer los primeros acercamientos entre el Concejo Municipal saliente y el entrante para elaborar de forma consensuada la agenda de transición, así como el cronograma de actividades. Se ejecuta en el mes de octubre del año en que han sido electas las nuevas autoridades. Los pasos más importantes para las autoridades electas son:

- Confirmar con los datos oficiales del TSE, quién fue electo como Alcalde, los Síndicos y Concejales.

- Cerciorarse ante la JEM, la fecha en que emitirá el Acuerdo de Adjudicación de cargos para el Concejo Municipal.

- Acudir en la fecha indicada a la JED a recoger el “acuerdo de adjudicación” y las credenciales que les acreditan como Autoridades Municipales Electas.

- Después de recibidas las credenciales, deben acudir a la Comisaría de la PNC, para que razonen las credenciales.

- Todas las autoridades electas y reelectas deben tramitar su finiquito en la CGC, el que deberán presentar para tomar posesión del cargo al cual fueron electos.1 Este finiquito es distinto al que se presentó para poderse inscribir al cargo de elección popular.

- El Concejo Municipal electo debe proponer, por medio del alcalde, una reunión con el Concejo saliente; dicha reunión debe usarse para formular una agenda concertada para el traspaso de la administración municipal, así como el cronograma de actividades. La agenda podría considerar entre otros aspectos, los siguientes:

§ Lugar de la sesión solemne de toma de posesión; (los invitados y el programa sugerido).

§ Fecha para acordar el contenido del Acta de Toma de Posesión y presentación del personal municipal a las autoridades municipales electas.

§ Aspectos administrativos: conocer la situación de la administración municipal de su funcionamiento.

§ Proyectos priorizados, en ejecución y de arrastre. § Situación de los servicios públicos municipales, agua, drenaje,

residuos sólidos, mercados, cementerios, energía eléctrica y rastro.

1 Artículo 16b, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto 89-2002

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§ Situación financiera de la municipalidad, integración del presupuesto, saldos de caja, deudas existentes y compromisos para el mes de enero y primer trimestre de 2020. Será importante en este caso, contar con la presencia del auditor interno de la municipalidad.

Para mejorar la coordinación y seguimiento del proceso de transición, se sugiere conformar una Comisión de Transición o Comisiones Mixtas (donde se incluya al Concejo entrante y saliente), cada una responsable de temas específicos e identificar al funcionario municipal relacionado con el tema. La misma puede integrarse por:

- Alcalde Municipal - Secretaria Municipal - Director Financiero - Director de la Oficina de Planificación - Oficina de Recursos Humanos - Oficina de Acceso a la Información Pública - Director de Servicios Públicos - Dirección Jurídica - Funcionarios o Empleados designados por el Alcalde y el Concejo

Municipal

Y contar con las siguientes atribuciones:

- Elaborar un cronograma de actividades para la entrega y recepción de información que corresponda a la transición de funciones.

- Reunirse cuando el Alcalde y el Concejo Municipal convoquen. - Preparar la información o presentaciones que se requieran, para facilitar el

conocimiento de la situación actual de la municipalidad en el momento de la transición.

- La Unidad trasladará de forma ordenada y eficiente la información y requerimientos administrativos que solicite la autoridad entrante.

- Llevar un registro de actas al momento de iniciar la transición, con el objeto de indicar la disponibilidad, el traslado y facilitación de información entregada o requerida.

- Podrán requerir insumos y materiales para la impresión y digitalización de documentos que se necesiten entregar.

- La Unidad elaborará un informe final, por lo menos quince días antes de la toma de posesión de las nuevas autoridades, en el cual debe contener conclusiones y recomendaciones. Dicho informe debe ser dado a conocer a través del portal electrónico de la municipalidad.

De cada uno de los puntos de la agenda, deberá prepararse un expediente completo; el original quedará en poder de la municipalidad y una copia certificada para el Alcalde saliente, que le sirva de constancia de lo actuado.

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Durante la Transición Esta etapa consiste en el traslado de información organizada y sistemática del Concejo Municipal saliente al Concejo Municipal entrante. Las reuniones deben darse cumpliendo la agenda de transición aprobada en consenso y el cronograma de actividades. Se ejecuta entre noviembre del año de la elección y el 15 de enero del año siguiente. El Concejo Municipal saliente debe apoyarse en los funcionarios municipales y en el auditor interno, quienes deben elaborar los expedientes y explicar su contenido, así como qué hace la dependencia a su cargo y cuál es la situación en la que se encuentra en el momento de transición. Los pasos más relevantes de la segunda etapa son:

- Las reuniones de traslado de información y expedientes. Estas pueden dividirse en los siguientes temas o pueden hacerse reuniones para conocer dos temas o un tema puede verse en varias reuniones, según la cantidad de información y a criterio de las autoridades:

- Proyectos realizados, en ejecución, de arrastre y priorizados para el siguiente año.

§ Los proyectos realizados deben tener todo el expediente correspondiente, incluidas las actas de recepción o cierre.

§ Los proyectos que están en ejecución deben tener toda la documentación legal de respaldo y comprobarse los avances físicos y los pagos efectuados.

§ Los proyectos de arrastre son aquellos que no se han podido terminar en el tiempo establecido y que siguen pendientes de cierre. Para estos casos debe de darse la información y documentación que respalde o justifique los atrasos.

§ Los proyectos priorizados son aquellos que se encuentran incluidos en el presupuesto de año siguiente, que dejará aprobado el Concejo saliente.

- Los servicios públicos municipales. Debe informarse sobre los servicios públicos municipales que presta la municipalidad, cobertura, costo, financiamiento, contribuyentes que pagan y morosos, así como sobre los proyectos que para mejorarlos o ampliarlos se tengan planificados, es importante que se conozcan los reglamentos para administrar cada servicio.

- Aspectos administrativos de la municipalidad. Debe compartirse con la nueva administración municipal el organigrama de la municipalidad, las unidades u oficinas que existen y qué hace cada una, cuántas personas laboran en la municipalidad, si existe un reglamento interno de trabajo o un pacto colectivo de condiciones de trabajo, contratos laborales, emplazamiento legal, entre otras cosas.

- Aspectos financieros de la municipalidad. Los aspectos financieros suelen ser los más técnicos y en algunos casos complicados de entender, por lo que se sugiere utilizar la siguiente estructura:

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§ Presupuesto de ingresos: Hacer referencia a todo lo que la municipalidad recibe o Transferencias del gobierno central: Montos y fechas en que se

reciben. o Ingresos propios: Lo que cada municipalidad recauda por la

prestación de servicios y el pago de impuestos –IUSI– o arbitrios. o Endeudamiento: Si la municipalidad tiene préstamos y está

recibiendo desembolsos, así como la deuda actualizada que tiene la municipalidad con el IGSS, PPEM, distribuidoras de energía eléctrica por alumbrado público.

§ Presupuesto de egresos: Explicar en qué gasta el dinero la municipalidad. o Gastos corrientes: Gastos que hace la municipalidad para su

funcionamiento. o Gastos de inversión: Gastos en proyectos e infraestructura. o Pago de la deuda: Aplica si la municipalidad tiene préstamos, en

cuyo caso debe explicarse cuánto se debé, a qué bancos, cuál es el plazo de los préstamos, cuál es la situación de la deuda, etc.

- Aprobación del Acta de Toma de Posesión. Debe basarse en lo establecido en el artículo 174 del Código Municipal. En el Acta de Toma de Posesión se deja asentado que se recibe el cargo de alcalde municipal, sin perjuicio del resultado de la glosa o auditoría que realice en su oportunidad la CGC.

- Corte de Caja y Arqueos de Valores. El corte de caja u arqueo de valores debe hacerse durante los últimos días de gobierno, es decir entre el 13 y 14 de enero. Mientras se estén realizando dichas acciones no se pueden recibir ni hacer pagos, por lo que deben hacerse los siguientes avisos:

§ A la población, con la indicación que el día 14 de enero de 2020, no se recibirán pagos de ninguna clase; y

§ A los proveedores, en el sentido de que el último día de pago será el 13 de enero de 2020, o cualquiera otra fecha anterior que consideren más adecuada

- Toma de posesión. La toma de posesión es el último acto de esta etapa. Debe realizarse el 15 de enero, sin importar el día en que sea (sábado o domingo). La toma de posesión debe hacerse en una reunión solemne del Concejo Municipal y en ella se deben encontrar presentes los dos Concejos, el saliente y el entrante. La forma en que se debe realizar la reunión y las juramentaciones se encuentra desarrollada en el artículo 174 del Código Municipal.

Se recomienda a las autoridades entrantes solicitar a las salientes una copia de los sumarios de revisión de las auditorías y hallazgos realizados por la CGC; esto permitirá al Concejo saliente tener la certeza que cumplió con las recomendaciones

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de la Contraloría, lo que evitará juicios de cuentas posteriores y al nuevo Concejo le dará elementos de juicio para no incurrir en errores. Después de la Transición Son las acciones que desarrolla el nuevo Concejo Municipal electo en el pleno ejercicio del gobierno. En ella, el Concejo Municipal inicia el cumplimiento de las funciones para las que fue electo. Se ejecuta entre el 15 de enero al 31 de marzo de 2020. Para facilitar el funcionamiento del nuevo gobierno municipal dividiremos las acciones de esta etapa en actividades urgentes y de corto plazo.

- Acciones urgentes:

§ Actualización de datos en cuentas bancarias a nombre de la Municipalidad: Verificar el estado repostado de las cuentas a nombre de la municipalidad, verificar el corte de caja e inventario y de ser el caso, solicitar la documentación para registro y cambio de la firma del alcalde municipal.

§ Inscripción ante la SAT: Se debe inscribir al Alcalde Municipal ante las oficinas departamentales de la SAT, como representante legal de la municipalidad.2

§ Actualizaciones generales: Informar del cambio de Alcalde Municipal –de ser el caso– a las entidades públicas y privadas con las cuales la municipalidad tenga relación.

§ Disponibilidad financiera: Verificar la disponibilidad financiera para el pago de los salarios de los empleados municipales y de los compromisos de la municipalidad.

§ Organización de Comisiones: Organizar las comisiones que ordena el artículo 36 del Código Municipal, así como, las que consideren necesarias. Designar a los integrantes del Concejo que participarán en el COMUDE (Artículo 11 literal b; de la Ley de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, Decreto 11-2002)

§ Demandas judiciales: Verificar la existencia de demandas judiciales (de orden civil, económico coactivo, laboral, penal) en contra de la municipalidad, para evitar el incumplimiento de plazos u obligaciones legales. Las demandas pueden ser por:

§ Convocatoria del COMUDE: Convocar a la primera reunión del COMUDE y acordar las comisiones de trabajo (artículo 24 de la Ley de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, Decreto 11-2002). Presentar a los síndicos o concejales que servirán de enlace entre la Corporación Municipal y las comisiones de trabajo del COMUDE.

§ Informe financiero: Solicitar un informe financiero a los Directos de la Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM) para

2 Artículo 94 del Código Tributario, Decreto Número 6-91

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establecer la situación de los ingresos, endeudamiento, obligaciones a corto plazo disponibilidad de recursos y del déficit.

§ Identificación de apoyo y capacitaciones: El Concejo Municipal electo debe contactar a la ANAM, INFOM, INAP, SCEP, MINFIN y a otras entidades expertas en temas municipales y organismos cooperantes para identificar las posibilidades de obtener capacitación en los diferentes aspectos de la gestión municipal y de apoyo en el cumplimiento de sus funciones.

§ Presentar la Declaración Jurada Patrimonial: Presentar la Declaración Jurada Patrimonial (Declaración de Bienes y Deudas) ante la Sub-Contraloría de Probidad de la CGC dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de toma de posesión del cargo, con base en el formulario respectivo.

§ Presentar informes periódicos sobre la ejecución presupuestaria y toda la información que le sea requerida por medio de la Unidad de Acceso a la Información Pública: las municipalidades como sujetos obligados de las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Estado, deberán además de rendir los informes por escrito cuatrimestrales a Finanzas Públicas, SEGEPLAN y Contraloría, presentar a las Comisiones de Probidad, Finanza y Moneda y a la Extraordinaria Nacional por la Transparencia del Congreso de la República, sin perjuicio de los que establece la Ley de Acceso a la Información Pública, deberán mostrar y actualizar a cada treinta días a través de sus sitios web de acceso libre, abierto y gratuito de datos y por escrito, todos los informes relacionados con las programaciones, reprogramaciones de escrito, todos los informes relacionados con las programaciones, reprogramaciones de asesorías contratadas, jornales, documentos que respalden bonos o beneficios salariales, arrendamientos de edificios, convenios y liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal.

§ Los miembros del concejo saliente deben presentar la Declaración Jurada Patrimonial dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha en que cesen en el ejercicio sus cargos.

§ Sujetos Obligados Ley de Acceso a la Información Pública: Las Municipalidades son Sujetos Obligados y deberán presentar el informe Anual de solicitudes de Información en base a la Ley de Acceso a la Información en base a la Ley de Acceso a la Información Pública a más tardar el último día hábil del mes de enero (29 de enero año 2020). Artículo 48 Ley de Acceso a la Información Pública Decreto 57-2008.

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- Acciones de corto plazo:

§ Definir las políticas de trabajo del Concejo Municipal y constatar su inclusión en el presupuesto municipal para el año 2020; así como, sugerir las modificaciones necesarias al Concejo Municipal cumpliendo con las disposiciones contenidas en el Código Municipal y la Ley Orgánica del Presupuesto.

§ Avance de las Obras: Determinar el estado de avance de obras de infraestructura no terminadas, sobre los anticipos y el cumplimiento de los contratos respectivos.

§ Presentación del nuevo Concejo: Presentar al nuevo Concejo ante instituciones estatales o privadas con presencia en el municipio.

§ Información sobre la situación del Municipio: Debe informarse a los vecinos utilizando los medios disponibles en el municipio (como el COMUDE), de la situación municipal; los propósitos y políticas de la nueva administración; así como conocer las expectativas de ellos, en su calidad de representantes de sus respectivas comunidades.

§ Alcaldes Comunitarios o Auxiliares y/o Presidentes de COCODE: Propiciar reuniones periódicas con los alcaldes comunitarios y auxiliares, así como con otros representantes de la sociedad civil para informales de los propósitos de la nueva administración y obtener de ellos información sobre sus intereses.

§ Reunión del Consejo Departamental de Desarrollo (CODEDE): El alcalde juntamente con los otros alcaldes de los municipios que forman el departamento deben propiciar una reunión con el Gobernador Departamental para plantear la fecha y la agenda de la primera reunión del (CODEDE)

§ Evaluación del Personal: Hacer un recorrido por las diversas unidades administrativas de la municipalidad e informarse de la nómina de personal y de las funciones de cada uno. Evaluar al personal (experiencia, antigüedad, disposición al cambio, iniciativa, conocimiento del trabajo, valores e identificación con el trabajo, reputación, trayectoria, etc.)

§ Reglamento de Personal y Pactos Colectivos: Verificar la existencia del Reglamento de Personal; si existe Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, el cual rige las relaciones laborales, su obligación es cumplirlo. (Artículos 80 y 92 Código Municipal)

§ Emplazamientos Laborales: Verificar la existencia de emplazamientos laborales; en caso la municipalidad esté emplazada ante un Tribunal de Trabajo y Previsión Social, no se puede remover o despedir a ningún funcionario o trabajador, sin la previa autorización del Juez de Trabajo.

§ Nombramiento y remoción de funcionarios: Todo funcionario municipal lo nombra y remueve el Concejo Municipal. Los nombramientos deben realizarse con base en descripciones claras de los puestos y definiciones de los requisitos.

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§ Mancomunidades: El Concejo debe verificar si el municipio integra alguna mancomunidad, así como cuáles son los derechos y obligaciones que ello implica. INFOM y ANAM pueden prestar asesoría a los Concejos Municipales que tengan dudas o necesiten apoyo en asuntos relacionados con mancomunidades.

§ Asociación de Municipalidades: Los Alcaldes, como representantes de la municipalidad y del municipio, deben propiciar la conformación de la Asociación Departamental de Municipalidades, según indica el Artículo 10 del Código Municipal y formar parte de la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala -ANAM-.

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Cronograma Sugerido

ETAPA I: Antes de la Transición 1 Reunión de Concejo para designar el equipo de transición. Primera semana de

octubre - Integrar la Unidad de Transición - Establecer la agenda de Transición 2 Convocatoria de autoridad saliente a autoridad entrante electa en

el proceso electoral.

Segunda semana de octubre

- Acordar por menores para la sesión solemne de toma de posesión

- Presentación de personal municipal a las autoridades electas - Dar a conocer la situación de la administración - Dar a conocer los proyectos priorizados, en ejecución y de

arrastre - Especificar la situación de los servicios públicos municipales:

agua, drenaje, residuos sólidos, mercados, cementerios, energía eléctrica y rastro.

- Dar a conocer la situación financiera de la municipalidad. 3 Primera reunión de presentación de equipos de transición

entrante y saliente Tercera semana de octubre - Establecer las vías de comunicación a utilizar

- Acordar los aspectos del acto solemne de Toma de Posesión ETAPA II: Durante la Transición 4 Segunda reunión de presentación por parte de autoridad saliente

en temas administrativos y financieros. Primera semana de noviembre - Traslado de información y expedientes

5 Tercera reunión con equipo de transición para información de proyecto municipales. (todo proyecto en ejecución incluidos los del SISCODE.

Segunda semana de noviembre

- Traslado de información y expedientes 6 Primera reunión de autoridades salientes con autoridades

electas ante el Concejo Municipal de Desarrollo. Tercera semana de noviembre - Presentación de la agenda de gobierno local

7 Cuarta reunión de equipo de transición. Presentaciones de oficinas municipales que manejan políticas públicas municipales Cuarta semana de

noviembre - Traspaso de información y expedientes - Presentación de funcionarios y empleados municipales 8 Reunión con Sindicatos municipales entre autoridades entrantes

y salientes (en caso de contar con los mismos) Primera semana de diciembre - Traspaso de información

- Presentación de la agenda de gobierno local 9 Reunión con Autoridades Indígenas (en caso de contar con las

mismas) Segunda semana de diciembre - Presentación de la agenda de gobierno local

10 Reunión con Cooperantes Tercera semana de diciembre - Presentación de la agenda de gobierno local

15 de enero: Fecha de Transición

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Diagnóstico Municipal: Listado de Verificación por temas Listado de elementos importantes a discutir y tomar en cuenta en las diferentes áreas, durante las reuniones entre autoridades.

Evaluación Ejecución de Proyectos ¨ POA. Plan Operativo Anual, priorizar proyectos con las comunidades de

impacto. ¨ Planificación de proyectos, debidamente priorizados con sus respectivos

estudios. ¨ Aprobación del Concejo Municipal, POA, Presupuesto y Proyectos.

¨ Bases de cotización. ¨ Bases de licitación.

¨ Cotización de proyectos y servicios. ¨ Licitación de proyectos y servicios.

¨ Supervisión y ejecución de proyectos. ¨ Liquidación de proyectos.

¨ Listado de obras del año a evaluar y de arrastre, con su respectivo avance físico y financiero, firmado por el Director Municipal de Planificación, separando las ejecutadas por contrato, de las que se hacen por administración, firmado por Director de la DAFIM, Director Municipal de Planificación y Alcalde Municipal.

¨ Expedientes de obras por administración y por contrato.

¨ Constancia de haber sido ingresada la información que requiere el Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP.

¨ Reporte de la Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible). ¨ Bitácoras de proyectos aprobados por la Contraloría General de Cuentas.

¨ Copia de los oficios de los contratos administrativos y de obras realizadas durante el ejercicio fiscal a evaluar, enviados a la Contraloría General de Cuentas.

¨ Cheque de pago del anticipo con su respectivo recibo serie AC Forma 63-A2 y la factura que extiende el contratista con sus respectivos timbres.

¨ Estimaciones de pago que incluyan fotografías, además el cheque de pago de dicha estimación con su respectivo recibo Serie AC Forma 63-A2 y la factura que extiende el contratista con sus respectivos timbres.

¨ El contrato de obra y/o escritura pública.

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¨ Informes de supervisión del proyecto. ¨ El estudio de impacto ambiental por proyecto.

¨ Ensayos de laboratorio. (ensayos de suelos donde corresponda, ensayos de concreto y de los demás materiales empleados en la construcción de las obras.

¨ La resolución de aprobación del contrato.

¨ La orden de inicio del proyecto y/o acta de inicio. ¨ Acta de recepción del proyecto cuando corresponda.

¨ Acta de liquidación del proyecto cuando corresponda. ¨ Carta por parte del contratista dirigido al supervisor de obras de la conclusión

de los trabajos y/o finalización de los trabajos contratados cuando corresponda.

¨ El nombramiento del supervisor designado por obra. ¨ Contrato del supervisor.

¨ La planificación de las obras. ¨ Planos completos firmados y timbrados.

¨ Especificaciones técnicas de construcción. ¨ Presupuesto detallado e integración de precios unitarios de los renglones

contratados (que incluyan costo directo e indirecto por renglón). ¨ Fianzas de: anticipo, cumplimiento de contrato, conservación de obra cuando

corresponda y saldos deudores cuando corresponda. ¨ Indicar si se realizaron: ordenes de cambio, ordenes de trabajo

suplementario, acuerdos de trabajo extra, si es positiva la respuesta presentar la documentación de respaldo que validen dicha modificaciones realizadas al contrato.

¨ Indicar si se autorizó prórroga al plazo contractual, si es positiva la respuesta presentar la documentación de respaldo que valide dicha autorización.

¨ Indicar si hubo en algún momento suspensión de los trabajos, si la respuesta es positiva presentar la documentación de respaldo que valide dicha suspensión.

¨ Porcentaje avance financiero actual (estado actual financiero del contrato). ¨ Porcentaje de avance físico actual.

¨ Datos de la Autoridad Superior, Autoridad Administrativa Financiera, Junta de Licitación y todo aquel personal que participa en la realización del evento a evaluar.

22

¨ Número de póliza de fianza, monto y banco donde fue extendida, de las personas involucradas en el proceso, así como los cargos que ocupan y fechas de toma posesión o entrega del mismo, tanto nominal como funcional.

¨ Copia del Plan Operativo Anual -POA-, fotocopia del acuerdo de aprobación del mismo y de las hojas donde este contemplado el proyecto a evaluar.

¨ Certificación de la disponibilidad financiera del evento a evaluar.

¨ Listado de personas que caucionan fianza de fidelidad, fotocopia de la misma y número.

Área Administrativa ¨ Organigrama, revisar de acuerdo a las dependencias establecidas en el

Código Municipal ¨ Misión

¨ Visión ¨ Reglamento interno de trabajo

¨ Manual de organización ¨ Manual de funciones y atribuciones

¨ Manual de normas y procedimientos ¨ Plan anual de auditoria

¨ Reglamento de personal ¨ Reglamento de caja chica

¨ Nómina de personal ¨ Evaluación de desempeño del personal

¨ Capacitación al personal ¨ Identificación del personal

¨ Uniformes ¨ Bodegas

¨ Archivos ¨ Maquinaria y equipo

¨ Vehículos ¨ Seguros de vehículos

¨ Combustible ¨ Tiempo extraordinario

23

¨ Vacaciones ¨ Jubilados

¨ Préstamos de los trabajadores ¨ Retenciones

¨ Sindicato ¨ Pacto Colectivo Vigente

¨ Talleres municipales ¨ Declaraciones de probidad

¨ Notificación de contratos a la Contraloría General de Cuentas ¨ Consumo de energía eléctrica

¨ Pago de IGSS ¨ Deuda de IGSS

¨ Pago plan de prestaciones ¨ Deuda plan de prestaciones

¨ Deuda INFOM ¨ Deudas varias instituciones financieras

¨ Página web ¨ Redes sociales

¨ Atención al publico ¨ Limpieza y mantenimiento de todas las instalaciones municipales

¨ Listado de integrantes del Concejo Municipal, Tesorero o Director de DAFIM, Secretario, Director Municipal de Planificación, Director de Recursos Humanos, Jefe de Personal, Encargado de Planilla, Jefe de compras, Encargado de Presupuesto, Encargado de Contabilidad, Guarda Almacén, Encargado de Inventario, Encargado de la Oficina Municipal de la Mujer y Auditor Interno, con datos generales. (Nombres y Apellidos, DPI, NIT, Domicilio Fiscal y Comercial, teléfono, Cargo, Sueldo, fianza de fidelidad).

¨ Manuales de funciones, procedimientos y atribuciones correspondientes al área de Contrataciones.

Área Jurídica ¨ Compendio de leyes del país ¨ Ley de acceso a la información publica

24

¨ Reglamentos y ordenanzas municipales ¨ Libro de sesión de concejo autorizado por la contraloría general de cuentas

¨ Hallazgos y recomendaciones de la contraloría de cuentas ¨ Calendario jurídico, cumplimientos legales cada mes

¨ Juicios económicos coactivos ¨ Juicios de cuentas

¨ Juicios penales ¨ Juicios civiles

¨ Juicios laborales ¨ Juicios contenciosos administrativos

¨ Juicios del juzgado de asuntos municipales y de transito ¨ Asesorías jurídicas a vecinos

¨ Contratos municipales

Secretaría Municipal ¨ Libro de Actas del Concejo Municipal.

¨ Certificación del acta en donde se organizan las diversas comisiones del Concejo Municipal durante el ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Certificación del acta de aprobación por parte del Concejo Municipal donde se establece el monto de dietas pagadas, y constancia de haber sido presentada al Ministerio de Finanzas Públicas.

¨ Copia debidamente sellada de recibido del Organismo Ejecutivo, Congreso de la República y Concejo Municipal de Desarrollo, de la memoria anual de labores, del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Libro de Actas del Consejo Municipal de Desarrollo Urbano y Rural -COMUDE-.

¨ Certificación del Acta de la integración del Consejo Municipal de Desarrollo Urbano y Rural -COMUDE-.

¨ Informe de Acceso a la Información Pública presentado o por presentar a la Procuraduría de los Derechos Humanos -PDH-.

25

Auditoría Interna ¨ Plan Anual de Auditoría Interna del ejercicio fiscal a evaluar y constancia de

haber sido ingresado al Sistema. ¨ Informes de Auditoría Interna del ejercicio fiscal a evaluar.

Fideicomiso ¨ Escrituras Públicas y/o acuerdos gubernativos de Modificación y/o

Ampliación a la Constitución del Fideicomiso, aprobados durante el periodo a evaluar.

¨ Estructura Administrativa Actual del Fideicomiso, con identificación del cargo y nombre de las personas que conforman el organigrama.

¨ Estados Financieros mensuales: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Situación Patrimonial y Notas a los Estados Financieros.

¨ Diario mayor general, pólizas contables y los documentos de respaldo. ¨ Conciliaciones bancarias y estados de cuenta bancarios de los bancos en

donde estén constituidos los depósitos del Fideicomiso. ¨ Informes de auditoría interna y externa, realizadas al Fideicomiso durante el

periodo a evaluar. ¨ Informe de cumplimiento a las recomendaciones de auditoría realizada por la

Contraloría General de Cuentas, correspondiente al ejercicio fiscal a evaluar. ¨ Constancia de la remisión mensual, de los estados financieros del

fideicomiso a la Contraloría General de Cuentas. ¨ Copia de la remisión a la Contraloría General de Cuentas, del informe de la

auditoría externa realizada al fideicomiso, durante el ejercicio fiscal evaluado. ¨ Copia de la remisión de los informes cuatrimestrales y anuales, conforme el

formato que establezca el Ministerio de Finanzas. ¨ Fotocopia del Libro de Actas del Comité Técnico, que correspondan al

periodo a auditar. ¨ Integración de los ingresos y gastos del Fideicomiso, en formato excel e

impreso. Área Financiera ¨ Presupuesto de ingresos y egresos, actual y siguiente año.

¨ Libros contables aprobados por la contraloría general de cuentas. ¨ Inventario general.

¨ Estados financieros de la municipalidad.

26

¨ Activos de la municipalidad. ¨ Cuentas bancarias con sus respectivos saldos.

¨ Conciliaciones bancarias. ¨ Control de recibos, formularios y cheques.

¨ Informe de endeudamiento municipal. ¨ Monto aprobado por el concejo caja chica.

¨ Saldos en bodegas municipales. ¨ Cuentas por cobrar, morosidad.

¨ Estados Financieros. ¨ Partida de cierre del ejercicio fiscal a evaluar y apertura de las cuentas del

balance general del ejercicio fiscal siguiente al finalizado. ¨ Integración del saldo de caja al 31 de diciembre del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Integración de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio al 31 de diciembre del ejercicio fiscal a evaluar, a nivel de subcuentas y auxiliares.

¨ Chequeras en uso de las cuentas bancarias existentes. ¨ Autorización del Concejo Municipal de la apertura de cuentas bancarias

existentes. ¨ Certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores

municipales al 31 de diciembre del ejercicio fiscal a evaluar. ¨ Autorización del Concejo Municipal de la apertura de cuentas bancarias

existentes, de depósitos monetarios o de cualquier otro tipo. ¨ Detalle de cuentas bancarias abiertas pendientes de cancelación.

¨ Autorización del Concejo Municipal de la utilización y operación del Fondo Rotativo (Fondos de Avance).

¨ Listado de cheques anulados. ¨ Boletines de Caja Movimiento Diario.

¨ Certificación del acta del Concejo Municipal, que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Certificación del acta de reprogramación del saldo de caja al 31 de diciembre del ejercicio fiscal a evaluar, autorizada por el Concejo Municipal.

¨ Estado de ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos, generadas directamente por SICOINGL.

¨ Estado de ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos, según formato establecido en el MAFIM.

27

¨ Certificación de los puntos de acta donde el Concejo Municipal aprueba y autoriza las ejecuciones presupuestarias cuatrimestrales de ingresos y egresos del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Certificación de los puntos de acta donde el Concejo Municipal aprueba las ampliaciones y transferencias presupuestarias del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Constancia de entrega de los informes de gestión presupuestaria del ejercicio fiscal a evaluar, al Congreso de la República, Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y a SEGEPLAN en lo que corresponde.

¨ Copia certificada del conocimiento donde se envió la rendición cuatrimestral de la Ejecución Presupuestaria correspondiente al ejercicio fiscal a evaluar, a la Contraloría General de Cuentas.

¨ Documentación de soporte de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal a evaluar y el correspondiente al movimiento de Caja diario impreso.

¨ Plan Anual de Compras, debidamente registrado en el Portal de Guatecompras, del ejercicio fiscal a Evaluar

¨ Detalle de transferencias de fondos al fideicomiso (SI HUBIERA).

¨ Convenios de traslados de recursos a entidades no gubernamentales para fines específicos.

¨ Acuerdos del Concejo Municipal de autorización de fideicomisos y expediente correspondiente (SI HUBIERA).

¨ Expedientes completos de los préstamos autorizados por el Concejo Municipal.

¨ Estado de cuentas emitidos por los acreedores de los prestamos al 31 de diciembre del ejercicio fiscal a evaluar.

¨ Contratos de préstamos suscritos con el INFOM y bancos nacionales o extranjeros, para inversión y gastos de funcionamiento.

¨ Copia de los oficios de los contratos administrativos y de obras realizadas durante el ejercicio fiscal a evaluar, enviados a la Contraloría General de Cuentas.

¨ Informe de utilización de sistemas informáticos de aplicaciones específicas (GUATECOMPRAS, SICOINGL, SERVICIOS GL, SIAF-MUNI, etc.), en áreas diversas de la Municipalidad, incluyendo usuarios, últimos registros operados, etc.

¨ Plan de Tasas y Arbitrios vigente.

¨ Información de IUSI.

28

Agua y Saneamiento ¨ Política Ambiental Municipal

¨ Información de los sistemas de abastecimiento de agua municipal, incluyendo ubicación de elementos, usuarios por sistema, informe de cloración de agua.

¨ Información del servicio de recolección, transporte y manejo de desechos sólidos, predios utilizados, concesiones, etc.

¨ Información de Alcantarillado Sanitario y Pluvial, incluyendo el Estudio Técnico de Aguas Residuales conforme al A.G. 236-2006, PTAR en funcionamiento, etc.

¨ Información de la operación de Rastros y Vivero Forestal Municipal. ¨ Para todos los anteriores tener la siguiente documentación:

A. Acuerdo Municipal de creación B. Reglamento C. Manual de operación o funcionamiento.

Catastro ¨ Base de datos de Base Inmobiliaria Georreferenciada, en su defecto base de

usuarios en los diferentes servicios prestados por la municipalidad. ¨ Registro digital georreferenciado de centros poblados que actualmente tenga

el municipio. ¨ Zonas homogéneas. ¨ Certificaciones y/o avalúos catastrales

¨ Registro de desmembramientos ¨ Estadísticas con respecto al crecimiento población y habitacional del

municipio.

Ordenamiento Territorial ¨ Elaboración del Plan de Ordenamiento Territorial y su Reglamento.

¨ Registro digital georreferenciado del equipamiento urbano municipal. ¨ Registro digital georreferenciado del uso del suelo actual del municipio.

¨ Cartografía municipal actualizada. ¨ Límites municipales actualizados y aprobados por Concejo Municipal.

¨ Registro actualizado de las zonas de vulnerabilidad a riesgos de desastres.

29

Guía Específica para la Toma de Posesión

Alcalde Municipal y Concejo Municipal

1. Acciones previo a la toma de posesión: a. Suscripción de Acta de entrega de cargo la cual facciona la Auditoría

Interna, según la Guía para la participación de las unidades de auditoría interna municipal en la revisión financiera administrativa, previo a la toma de posesión de las corporaciones municipales electas.

2. Documentos necesarios previos a la toma de posesión:

No. DOCUMENTO ü X 1 Finiquitos Concejo Municipal Entrante 2 Boletos de Ornato Concejo Municipal Entrante 3 Credenciales Concejo Municipal Entrante

3. Documentos necesarios para el día de la toma de posesión:

No. DOCUMENTO ü X 1 Agenda 2 Juramentaciones

3 Acuerdo de Acreditación y Adjudicación de Cargos, emitido por la Junta Electoral Municipal

4 Credenciales 5 Acta de Toma de Posesión Concejo Municipal 6 Constitución Política de la República de Guatemala 7 Código Municipal 8 Pines 9 Vara Edilicia

4. Actividades posteriores a la toma de Posesión:

No. ACTIVIDAD ü X

1

En la primera sesión ordinaria luego de la toma de posesión se deberá informar a los integrantes del nuevo Concejo Municipal sobre la obligación que tienen de presentar Declaración Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas, en un plazo legal de 30 días después de la fecha de toma de posesión del cargo;

2

Informar a los miembros del Concejo Municipal salientes sobre la obligación de presentar cancelación del cargo ante la Contraloría General de Cuentas, también

30

respecto a la Declaración Patrimonial, en un plazo legal de 30 días después de que se dejó el cargo;

3

La Auditoria Interna deberá emitir informe circunstanciado de la intervención en la toma de posesión, al cual debe anexar certificación del acta suscrita y copias firmadas y selladas de las cédulas (hojas de trabajo) de trabajo realizadas para el efecto;

4

La Auditoría Interna envía oficio dirigido al Director de Auditoria de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, adjuntando el informe circunstanciado en un plazo no mayor a los 5 días posteriores a la toma de posesión de las nuevas autoridades municipales;

31

32

Anexo 1: Agenda de Toma de Posesión

ALCALDE Y CONCEJO MUNICIPAL 15 DE ENERO DE 2020

1. Apertura.

2. Ingreso del Honorable Concejo Municipal 2020-2024.

3. Ingreso del Alcalde/sa Actual; acompañado (a) de su Esposa (o).

4. Ingreso del Pabellón Nacional y el de la Municipalidad, a cargo de

agentes de la Policía Municipal (o de quien se designe).

5. Entonación del Himno Nacional de Guatemala.

6. Entonación del Himno del Municipio (si el municipio tuviera Himno).

7. Palabras de bienvenida a cargo del Alcalde/sa Municipal Actual. (Elaborar discurso).

8. Lectura del Acuerdo de adjudicación de cargos del Honorable

Concejo Municipal del municipio (que corresponda), departamento (que corresponda), emitido por la Junta Electoral Departamental de (que corresponda) a cargo del Señor (a) (Nombre Completo), representante de la Junta Electoral Municipal de este municipio.

9. Juramentación y entrega de la vara edilicia, imposición de pin y

entrega de credencial al Alcalde/sa Municipal Electo (a) a cargo del Alcalde/sa Municipal Saliente.

10. Discurso del Alcalde/sa Municipal Electo (a).

11. Juramentación a los integrantes del Honorable Concejo Municipal 2020-2024 entrega de pines y credenciales, a cargo del Alcalde/sa Municipal Electo (a).

12. Firma del acta de toma de posesión a cargo de los integrantes del

Honorable Concejo Municipal 2020-2024.

13. Egreso del Pabellón Nacional y el de la Municipalidad, a cargo de agentes de la Policía Municipal (o quien se designe).

14. Cierre del acto protocolario.

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Anexo 2: Juramentación Alcalde Municipal Saliente Al Alcalde Entrante Yo, (Nombre del Alcalde/sa Municipal Saliente), en mi calidad de Alcalde/sa Municipal, para el período comprendido del año 2016 al año 2020, del municipio de (que corresponda), del departamento de (que corresponda), y en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 174, Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, que contiene Código Municipal, procedo a tomar formal juramento al Señor (a) Licenciado (a) (Nombre del Alcalde/sa Municipal Electo (a)) para el período comprendido del año 2020 al año 2024. Para el efecto, le requiero levante su mano derecha y coloque su mano izquierda sobre la Constitución Política de la República de Guatemala y el Código Municipal, en este momento, tomo el juramento de ley, de conformidad con la siguiente fórmula: “¿Juráis por vuestro honor de ciudadano desempeñar con lealtad y patriotismo el cargo de Alcalde para el que habéis sido directa y popularmente electo; ser fiel a la Constitución Política de la República, respetar y cumplir las leyes del país, y

defender la autonomía municipal?” (Nombre del Alcalde/sa Municipal Electo), Alcalde Municipal: Sí, lo juro. (Nombre del Alcalde/sa Municipal Electo), Alcalde Municipal: En las calidades por las que estoy investido, procedo a darle formal posesión como Alcalde/sa del municipio (que corresponda), del departamento de (que corresponda), al Señor (a) Licenciado (a) (Nombre del Alcalde/sa Municipal Electo (a)), cargo para el que fue popular y democráticamente electo, para el período comprendido del año 2020 al año 2024, estando seguro que mediante el estricto cumplimiento de la ley, sabrá honrar a Dios y a la Patria. En consecuencia, le entrego la vara edilicia que representa el símbolo de la autoridad municipal, también le impongo el pin y le hago entrega de la credencial correspondiente.

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Anexo 3: Juramentación, Alcalde Municipal Al Concejo Municipal Entrante Yo, (Nombre del Alcalde/sa Municipal Electo (a)), Alcalde/sa del municipio de (que corresponda), del departamento de (que corresponda), en cumplimiento y de conformidad con lo establecido en el Artículo 174, literal b), Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, que contiene el Código Municipal, procedo a tomar formal juramento a los integrantes del Honorable Concejo Municipal para el período comprendido del año 2020 al año 2024. En consecuencia, les solicito que levanten su mano derecha para tomar el juramento de ley, de conformidad con la siguiente fórmula:

“¿Juráis por vuestro honor de ciudadanos desempeñar con lealtad y patriotismo los cargos para los que habéis sido directa y popularmente electos; ser fieles a la

Constitución Política de la República, respetar y cumplir las leyes del país, y defender la autonomía municipal?”

Concejales y Síndicos: Sí, lo juramos. Alcalde/sa Municipal Electo (a): En tal virtud y en la calidad por la que estoy investido, procedo a dar posesión de los cargos a los Concejales y Síndicos del Honorable Concejo Municipal del municipio (que corresponda), departamento de (que corresponda), para los que fueron popular y democráticamente electos, en el período comprendido del año 2020 al año 2024. Estando seguro que mediante el estricto cumplimiento de la ley, sabrá honrar a Dios y a la Patria.

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Anexo 4: Aspectos a Evaluar durante el Evento de Toma de Posesión

Actividad Dependencia Responsable Protocolo general Invitaciones: ¨ Invitaciones para los invitados especiales

¨ Invitaciones al Concejo Municipal

Insumos: ¨ Pabellón Nacional (con base y asta)

¨ Bandera del Municipio (con base y asta) ¨ Himno Nacional de Guatemala

¨ Himno del Municipio (que corresponda)

Escenario ¨ Cotización y contratación de montaje de

escenario ¨ Maestro de Ceremonias ¨ Podio

¨ Mesa principal ¨ Pantalla

¨ Plano de Ubicación

Montaje y desmontaje de evento ¨ Cotización y contratación de toldos y mesas

¨ Sillas con fundas y moña ¨ Mesas con mantel y sobremantel

¨ Limpieza en salón municipal, parqueo y alrededores

Medios de Comunicación ¨ Convocatoria a Medios de Comunicación

¨ Sonido ¨ Pantallas

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¨ Fotografías ¨ Video

Actividad Dependencia Responsable Redacción de Documentos ¨ Acta

¨ Acuerdo ¨ Juramentación

¨ Discurso del Alcalde Municipal Electo ¨ Discurso de Alcalde Municipal Saliente

¨ Agenda del Evento ¨ Elaboración de Guía de Toma de Posesión

Toma de posesión ¨ Vara Edilicia

¨ Botones/pines para Concejales

Normativa Legal ¨ Constitución Política de la República

¨ Código Municipal

Invitados especiales ¨ Listado de invitados

¨ Comisión de Bienvenida y ubicación

Bienvenida y ubicación de Alcalde/sa y Concejales (entrantes y salientes) ¨ Listado de Nombres con fotografía ¨ Orden de posición de asientos en tarima

Recepción ¨ Cotización y Compra de Alimentos ¨ Solicitud y Coordinación de Cristalería

¨ Comisión de Meseros

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Anexo 5: Insumos necesarios para el Acto de Toma de Posesión

CONCEPTO CANTIDAD MONTO RESPONSABLE Escenario Cotización y

Contratación de montaje Arreglos Florales

Almuerzo Cotización y Contratación de toldo y mesas Alimentos Bebidas

Imprevistos Invitaciones y Marbetes para parqueo

Limpieza Escobas Desinfectante Papel Higienico Jabón para manos

Sillas con funda y moña Mesas con Mantel y Sobremantel Cristaleria

200

Fotografías/Video Cámara fotográfica Cámara de video

Equipo de sonido bocinas con pedestales, consolas, micrófonos inalámbricos

Retroproyector y pantalla

Retroproyector, computadora y pantallas grandes para el público, pantalla para escenario

TOTAL

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Anexo 6: Formato de Acta de Toma de Posesión del Alcalde/sa y la Coorporación Municipal Acta No. ______ En el municipio de _____________________, departamento de _____________, cuando son las _______ horas, del día quince de enero del año dos mil dieciséis, reunidos en ____________ para llevar a cabo la Sesión Solemne de juramentación y toma de posesión de los ciudadanos que fueron electos para ejercer el Gobierno Municipal durante el período comprendido del quince de enero del año dos mil veinte al quince de enero del año dos mil veinticuatro, en cumplimiento de los Artículo 9 y 27 de las disposiciones transitorias y finales y 254 todos los de la Constitución Política de la República de Guatemala; Artículos 47 y 174 del Código Municipal, Decreto 12-2002 del Congreso de la República reformado; contando con la presentada de los integrantes del Honorable Concejo Municipal saliente, integrado por ________________. Asimismo, están presentes, los miembros del Concejo Municipal entrante, el que de conformidad con el Acuerdo de Adjudicación Número: _______ de fecha _______ emitido por la Junta Electoral Departamental de ____________, está integrada por los ciudadanos: _________________, Alcalde/sa Municipal Electo (a). Así mismo el Señor (a) ______________ Secretario Municipal quien certifica y el mismo Señor (a) __________________, Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, y les acompañan los Señores (as): ____________________________. Procediéndose de la siguiente manera: PRIMERO: Con la presencia de los dos Concejos Municipales, saliente y entrante; el Señor Alcalde/sa Municipal saliente, el Secretario Municipal y Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, se procedió a conocer y aprobar los resultados de la glosa interna de arqueo de caja y valores de las arcas municipales, realizada el día de hoy quince de enero de dos mil dieciséis, cuyos resultados, en lo que se relacionan con el arqueo de valores; descomposición del saldo de caja; existencia de talonarios de acuerdo a lo que adjunta en el Anexo 1. Dejándose constancia que toda la documentación obra en la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, bajo la custodia y responsabilidad del Señor (a) Director de esta Dirección Municipal. SEGUNDO: Al Alcalde/sa Municipal que en está fecha concluye su período de cuatro años, procedió a dar un informe detallado de la situación administrativa, financiera, de servicios públicos municipales y ejecución de proyectos, los cuales se presentan en los Anexos 2 al 5 que son parte integrante de la presente acta. Se hace constar que para garantía y respaldo de ambos, el original de todos los anexos y su documentación de soporte queda en manos del Concejo Municipal entrante y se entrega una copia certificada al Alcalde/sa saliente. TERCERO: En cumplimiento del Artículo 174 del Código Municipal, Decreto 12-2002 reformado, del Congreso de la República reformado, el ciudadano ________, en su calidad de Alcalde/sa saliente, procede a tomar juramento al Alcalde/sa entrante, ciudadano ____________________, quién levantando la mano derecha y con la mano izquierda sobre la Constitución Política de la República y el Código Municipal responde a la pregunta: ¿Juráis por vuestro honor de ciudadano, desempeñar con la lealtad y patriotismo el cargo de alcalde para el que habéis sido directa y popularmente electo; ser fiel a la Constitución

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Política de la República, respetar y cumplir las leyes del país, defender la autonomía municipal?”, habiendo contestado afirmativamente le da posesión del cargo de Alcalde Municipal del Municipio de __________________, para el período del quince de enero del año dos mil dieciséis al quince de enero del año dos mil veinte; entregándole la vara símbolo de la autoridad municipal. CUARTO: A continuación, el ciudadano ________________, en su calidad de Alcalde/sa Municipal, dirigiéndose a los nuevos miembros del Concejo Municipal les pide que levanten su mano derecho y acto seguido les toma juramento colectivamente preguntándoles: “¿Juráis por vuestro honor de ciudadanos, desempeñar con lealtad y patriotismo los cargos para los que habéis sido directa y popularmente electos, ser fieles a la Constitución Política de la República, respetar y cumplir la leyes del país y defender la autonomía municipal?”. Habiendo contestado afirmativamente les da posesión del cargo como integrantes del Concejo Municipal del Municipio de ________________ para el período del quince de enero del año dos mil dieciséis al quince de enero del año dos mil veinte. QUINTO: El ciudadano ___________________, en su calidad de Alcalde Municipal procede a pronunciar su discurso de toma de posesión, indicando en todo caso, que recibe la municipalidad en lo que concierne a aspectos financieros y ejecución de proyectos bajo la reserva de los resultados de la auditoría que en su oportunidad en cumplimiento de la ley deba realizar la Contraloría General de Cuentas, así como de los resultados de la auditoria interna que por mandato del Código Municipal debe existir en la municipalidad. En consecuencia, la presentación de los informes y documentos mencionados en los puntos primero y segundo de la presente acta, no eximen de responsabilidad a los integrantes del Concejo Municipal que hoy entregó el cargo, en tanto, no transcurra el plazo señalado por la ley para la prescripción, de conformidad con los artículos 8 al 13, 17 y 30 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto 89-2002 del Congreso de la República. SEXTO: Se da por terminada la presente Sesión Solemne, en el mismo lugar y fecha, a las _______ horas después de su inicio; y previa lectura de la presente acta realizada por el Secretario Municipal y bien enterados de su contenido, objeto, validez y efectos legales, la aceptan, ratifican y firman de conformidad, todos los integrantes de los Concejos Municipales entrante y saliente, así como el Secretario Municipal y vecinos que así lo quisieron hacer.

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Anexo 7: Informe de Rendición de Cuentas y Transparencia El Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia comprende información y documentación al último día del mes anterior (fecha de corte) al término de su mandato, e incluye los siguientes componentes:

a. Acervo documentado de la entidad, incluida la que corresponde al consejo regional o concejo municipal y al consejo de coordinación regional o local.

b. Inventario físico detallado de los bienes muebles e inmuebles, indicado estado de su saneamiento, bienes afectados en uso y vigencia de contratos.

c. Principales documentos de planeamiento estratégico y operativo así como documentos para la gestión administrativa.

d. Situación de los asuntos vinculados a cada uno de los sistemas administrativos de aplicación nacional.

e. Situación de las obras, proyectos, programas y actividades en ejecución. f. Informe de los asuntos urgentes de prioritaria atención y de aquellos que la

Comisión de transferencia acuerde como pertinentes. El informe de rendición de cuentas y transferencia debe ser desarrollado de acuerdo, a las siguientes secciones:

a. Introducción b. Contenido c. Anexos d. Fecha y firma de la autoridad saliente

La autoridad saliente debe formular y entregar a la Comisión de Transición de la Gestión, el Informe de Rendición de Cuentas y Trasferencia acompañados con los anexos debidamente registrados, los cuales deben estar a su vez sustentados con la documentación correspondiente.

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Anexo Digital 8: Ley y Reglamentos pertinentes a las Administraciones Municipales Al escanear el siguiente QR podrán encontrar todas las Leyes y Reglamentos que norman las Administraciones Municipales. También puedes copiar esta URL en tu navegador: http://bit.ly/leyes-y-reglamentos

- Calendario Así Cumplimos Elaborado por la ANAM - Constitución Política de la República de Guatemala - Código Municipal, Decreto Número 12-2012 - Ley General de Descentralización, Decreto Número14-2002 y su

Reglamento - Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, Decreto Número 11-

2002 - Ley de Contrataciones de Estado, Decreto Número 57-92 y su Reglamento - Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Número 57-2008 - Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Acuerdo 2-

95 y Reglamento - Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748 y su Reglamento - Ley de Electoral y de Partidos Políticos, Decreto Número 1-85 y sus

Reglamentos - Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97 - Ley de Protección y Bienestar Animal, Decreto Número 05-2017 - Ley de Impuesto al Valor Agregado, Decreto Número 27-92 - Ley Forestal, Decreto Número 101-96 y su Reglamento - Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97 - Ley del Organismo Judicial, Decreto Número 2-89 - Ley de lo Contencioso Administrativo, Decreto Número 119-96

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Anexo 9: Generalidades sobre el Gobierno Municipal El municipio y sus elementos ¿QUÉ ES EL MUNICIPIO? - Es la unidad básica de la organización territorial del Estado y el espacio

inmediato de participación ciudadana en los asuntos públicos. - Es una institución autónoma de derecho público; es decir, tiene personalidad

jurídica y capacidad para adquirir derechos y obligaciones. El municipio es la parte del Estado más cercana a la población. Además, el municipio es una institución democrática, porque sus autoridades son electas por el pueblo, y es un espacio para la participación ciudadana. En un municipio donde no existe participación ciudadana no hay democracia.

1. ¿Cuál es la principal característica del municipio? El municipio se caracteriza, principalmente, por las relaciones de vecindad que se establecen entre las personas que viven en su territorio para buscar el BIEN COMÚN de sus habitantes, en el marco de la multietnicidad, pluriculturalidad y multilingüismo.3 Esto último significa el reconocimiento que Guatemala es un país formado por numerosos pueblos, teniendo muchas culturas e idiomas.

2. ¿Cuáles son los elementos que forman el municipio? De conformidad con el Código Municipal4 el municipio está integrado por los elementos básicos siguientes:

- La población - El territorio - La autoridad ejercida en representación de los habientes, tanto por el

Concejo Municipal como por las autoridades tradicionales de las comunidades.

- La comunidad organizada - La capacidad económica - El ordenamiento jurídico municipal, incluyendo el derecho consuetudinario - El patrimonio del municipio

3 Artículo 2 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002 4 Artículo 8 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002

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3. ¿Qué significa la autonomía del municipio? Es la capacidad que, por delegación del Estado, tienen los municipios para atender los asuntos que les corresponden, por medio de sus propias autoridades y normas. Lo anterior significa que otra autoridad pública (por ejemplo, el Presidente de la República o un Diputado) no puede dar órdenes a las autoridades municipales o intervenir en los asuntos propios del gobierno municipal. La autonomía municipal es reconocida por la propia Constitución Política de la República en su Artículo 253.

4. ¿La autonomía municipal significa independencia total? No. La autonomía municipal tiene límites, justificados por el interés general, la necesidad de proteger el Estado de Derecho y los derechos de los ciudadanos. Por lo tanto, un Concejo Municipal o un alcalde no pueden, por el hecho de ser autoridades electas, hacer cualquier cosa, sino que deben tomar decisiones y actuar según se los permite la ley.

5. ¿Cuáles son los límites de la autonomía municipal?

- El principio de legalidad Los funcionarios y empleados municipales están sujetos a la ley. No son superiores a la ley. Esto significa que en todas actuaciones están obligados a cumplir y respetar los mandatos de la ley5.

- El control de la legalidad Las únicas autoridades que pueden dar órdenes a las municipalidades, por supuesto que por medio de un debido proceso y dentro del campo de su competencia, son los tribunales de justicia y la Contraloría General de Cuentas. Esto es así para asegurar que la actuación de estos entes no se salga del marco legal.

- La obligación de coordinar con las políticas de Estado El municipio, como parte del Estado, tiene la obligación de coordinar su política con la política general del Estado y las políticas públicas6. Como ejemplo de políticas públicas se puede mencionar lo relativo al agua para el consumo humano. La finalidad de esta obligación es que todo el Estado trabaje en forma ordenada en la búsqueda del bien común. El municipio no puede ir en una dirección y el resto del Estado en otra.

5 Artículo 154 de la Constitución Política de la República de Guatemala. 6 Artículos 70 y 134 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

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Además, hay otros límites establecidos en la Constitución Política de la República y en las leyes. Por ejemplo, los municipios no pueden cobrar arbitrios que no hayan sido aprobados por el Congreso de la República para evitar la doble tributación7.

LOS FINES DEL MUNICIPIO 1. ¿Cuáles son los fines del municipio?

El municipio tiene la obligación de contribuir a que se cumplan los fines y deberes del Estado. Además, tiene unos fines propios o específicos. Los fines generales y específicos del municipio son:

- Fines generales del municipio Son iguales a los fines del Estado, por ejemplo:

§ Proteger a la persona y a la familia. § Garantizar a los ciudadanos el ejercicio de los derechos individuales y

sociales. § Promover el desarrollo económico. § Velar por la conservación del medio ambiente.

Estos fines se resumen en el fin supremo del Estado: La realización del bien común.

- Fines propios del municipio

§ Ejercer y defender la autonomía municipal. § Impulsar permanentemente el desarrollo integral de todos sus habitantes. § Velar por su integridad territorial y el fortalecimiento de su patrimonio

económico, cultural y natural. § Promover, de manera permanente y sistemática la participación efectiva,

voluntaria y organizada de los habitantes en los asuntos municipales.

2. ¿Cuáles son las funciones del municipio? Para cumplir con los fines antes mencionados, al municipio le corresponde, de acuerdo con la Constitución Política de la República, las funciones siguientes8:

§ Elegir a sus propias autoridades: El Concejo Municipal § Obtener y disponer de sus recursos económicos § Atender los servicios públicos locales § Realizar el ordenamiento territorial de su jurisdicción

7 Artículo 239 de la Constitución Política de la República. 8 Artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

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§ Cumplir sus fines propios Para cumplir con estas funciones los municipios, pueden emitir reglamentos y ordenanzas9. CONCEJO MUNICIPAL

1. ¿Quiénes forman el Concejo Municipal? El gobierno municipal es ejercido por el Concejo Municipal o Corporación Municipal, el cual está integrado por el Alcalde (quién lo preside) y por los Síndicos y Concejales10. Todos electos en forma popular y directa, para un período de cuatro años. El número de Síndicos y Concejales está establecido en el Artículo 206 de la Ley Electoral y de Partidos Políticos, en función de la población del municipio.

2. ¿Quiénes pueden ser alcaldes, síndicos o concejales? Para optar a dichos cargos, se requiere11:

§ Ser guatemalteco de origen y vecino inscrito en el distrito municipal (mayores 18 de años)

§ Estar en el goce de sus derechos políticos § Saber leer y escribir

Pero no puede optar a ninguno de esos cargos:

§ El inhabilitado judicialmente por sentencia firme o sujeto a prisión preventiva. § El que tenga parte en servicios públicos, contratos, concesiones o

suministros con el municipio. § El deudor por fianzas o por reparos en el manejo de las cuentas municipales.

Por ejemplo, alguien que no tiene su finiquito otorgado por la Contraloría General de Cuentas.

§ Cuando entre los electos hay parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. Entre los cuatro primeros grados de consaguinidad se encuentran los hijos, padres, abuelos, nietos, primos, hermanos, hermanos de los padres, hijos de los hermanos.

§ En el caso de parentesco se tendrá por electo al que tenga el cargo de mayor jerarquía o la adjudicación preferente, Por ejemplo, si son parientes el Alcalde y un Síndico o Concejal se tendrá por electo al Alcalde. Si son parientes el Concejal Primero y el Concejal Tercero, se tendrá por el electo al Concejal Primero12.

9 Artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala. 10 Artículo 254 de la Constitución Política de la República de Guatemala y 9 del Código Municipal. 11 Artículo 43 del Código Municipal Decreto Número 12-2002. 12 Artículo 45 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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3. ¿Quién es la máxima autoridad del municipio?

La máxima autoridad del municipio es el Concejo Municipal. Este Concejo es el órgano colegiado superior de deliberación y decisión de los asuntos municipales13. El término “Concejo Municipal” es equivalente al término “Corporación Municipal” utilizado en la Constitución Política de la República de Guatemala. Muchas personas creen que la máxima autoridad del municipio es el Alcalde. Esto no es cierto. Dentro del Concejo Municipal, el Alcalde es quien preside las sesiones, pero su voto tiene el mismo valor que el de un Síndico o el de un Concejal. Por eso se dice que el Concejo Municipal es un órgano colegiado. En un órgano colegiado todos los miembros tienen la misma calidad e igual poder de decisión. La única diferencia en el Concejo Municipal es, que en caso de empate, el Alcalde tiene doble voto. Sin embargo, el Alcalde es el jefe de la administración municipal y de todos los empleados de esa administración. Todos los integrantes del Concejo Municipal tienen capacidad de iniciativa; es decir, de hacer propuestas para que sean conocidas y discutidas por dicho Concejo. Todo miembro del Concejo Municipal es responsable por las decisiones que se toman en las sesiones ordinarias y extraordinarias, salvo que en el acta correspondiente quede constancia de su oposición, mediante voto en contra. Es decir, que si alguien no está de acuerdo con alguna decisión que se tome en el Concejo Municipal, debe exigir su oposición se haga constar en el acta de sesión en la que dicha decisión sea tomada. El Concejo Municipal es un órgano deliberante. Esto quiere decir que antes de tomar una decisión se debe discutir ampliamente. Su papel no debe reducirse a la aprobación automática de las propuestas del Alcalde. Para que exista un municipio democrático es fundamental que los Síndicos y Concejales cumplan con su función de miembros del órgano del gobierno municipal. Por eso, los partidos políticos y los comités cívicos deben integrar las planillas con personas que tengan responsabilidad, capacidad, liderazgo y que sean propositivas.

13 Artículo 9 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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4. ¿Cómo se toman las decisiones en el Concejo Municipal?

En la mayoría de casos las decisiones se toman por mayoría simple o absoluta. Es decir, con el apoyo de la mitad más uno de los miembros del Concejo Municipal. Por ejemplo, si este se integra con ocho miembros bastaría con el voto favorable de cinco de ellos14.

Pero hay algunos casos en los cuales se necesita el voto favorable de las dos terceras partes o mayoría calificada de los integrantes del Concejo Municipal. Entre estos casos se pueden mencionar:

§ Aprobación y modificación del presupuesto (Artículo 133 del Código

Municipal, Decreto Número 12-2002). § Aprobación de préstamos internos y externos (Artículo 113 del Código

Municipal, Decreto Número 12-2002). § Venta, permuta o arrendamiento por más de tres años <<arrendamiento

inscribible>> de bienes propiedad del municipio (Artículo 108 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002).

§ El perdón o rebaja de multas y recargos por la falta de pago de arbitrios, tasas y contribuciones (Artículo 105 del Código Municipal).

§ Aumento del sueldo y gastos de representación del Alcalde y de las dietas por las sesiones del Concejo Municipal (Artículo 44 del Código Municipal).

§ La aceptación de la renuncia de los estatutos de una mancomunidad de municipios (Artículo 51 del Código Municipal).

§ La convocatoria a una “consulta a los vecinos” sobre asuntos de especial importancia (Artículo 63 del Código Municipal).

5. ¿Cuáles son las principales competencias generales del Concejo Municipal?

Además de las competencias específicas ya mencionadas, el Concejo Municipal, en su calidad de máxima autoridad del municipio, tiene numerosas competencias de carácter general, que van desde aspectos administrativos hasta decisiones sobre políticas públicas municipales.

En el Artículo 35 del Código Municipal se detallan las competencias generales del Concejo Municipal. Las principales de dichas competencias pueden agruparse de la manera siguiente:

Políticas

§ La iniciativa, deliberación y decisión de los asuntos municipales, § El ordenamiento territorial y control urbanístico del municipio. § Convocar a los sectores sociales del municipio para formular e

institucionalizar las políticas públicas municipales y los planes de desarrollo urbano y rural del municipio.

14 Artículo 40 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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§ Emitir y aprobar acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales. Cuando estos contienen normas de observancia general, deben ser publicados en el Diario Oficial.

§ Preservar y promover el derecho de los vecinos y de las comunidades a su identidad cultural, de acuerdo con sus valores, idiomas, tradiciones y costumbres.

§ Dar apoyo a los consejos asesores indígenas de las alcaldías comunitarias o auxiliares; así como a los órganos de coordinación de los Consejos Comunitarios de Desarrollo y al Concejo Municipal de Desarrollo.

§ Aprobar convenios de asociación o cooperación con otras corporaciones municipales e instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales.

§ Cumplir con las obligaciones fundamentales del Estado, descritas en el Artículo 119 de la Constitución Política de la República, en lo aplicable al municipio.

Gestión administrativa

§ Crear, suprimir o modificar dependencias, empresas y unidades de servicios administrativos en la municipalidad.

§ Organizar cuerpos técnicos, asesores y consultivos que sean necesarios al municipio.

§ Dar licencias temporales y aceptar excusas a sus miembros para no asistir a sesiones.

§ Fijar sueldos y gastos de representación del Alcalde y dietas por asistencia a sesiones del Concejo Municipal. Cuando corresponda, fijar las remuneraciones a los alcaldes comunitarios o auxiliares.

§ Emitir el reglamento de viáticos. § Crear el cuerpo de policía municipal. § Adjudicar la contratación de obras, bienes, suministros y servicios que

requiera la municipalidad. § Emitir dictamen favorable para la autorización de establecimientos que, por

su naturaleza estén abiertos al público, sin el cual ninguna autoridad podrá autorizar la licencia respectiva.

Gestión financiera

§ Aprobar, controlar le ejecución, evaluar y liquidar el presupuesto del municipio.

§ Fijar rentas de los bienes municipales. § Proponer al Organismo Ejecutivo la creación, modificación o supresión de

arbitrios, quien trasladará la gestión, con la iniciativa de ley, al Congreso de la República.

§ Aprobar la emisión de acciones, bonos y demás títulos y valores que se consideren necesarios para el mejor cumplimiento de los fines y deberes del municipio.

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Gestión de servicios

§ Establecer, planificar, reglamentar, programar, controlar y evaluar los servicios públicos municipales.

Gestión técnica

§ Elaborar y dar mantenimiento al catastro municipal, en concordancia con los compromisos adquiridos en los Acuerdos de Paz y en la ley de la materia.

§ Promover y proteger los recursos naturales renovables y no renovables del municipio.

§ Discusión, aprobación, control de ejecución y avaluación de las políticas municipales de desarrollo de la juventud.

En general, el Concejo Municipal tiene las competencias que son propias o están relacionadas con la autonomía del municipio.

6. ¿Cuáles son las atribuciones y deberes de los síndicos y concejales?

Los Síndicos y Concejales, como miembros del órgano de deliberación y de decisión, tienen las atribuciones y deberes que se detallan en el Artículo 54 de Código Municipal, entre las cuales destacan las siguientes:

§ Proponer medidas que eviten abusos y corrupción en las oficinas y

dependencias municipales. § Emitir dictamen en los asuntos que soliciten el Alcalde o el Concejo

Municipal. § Integrar y desempeñar las comisiones para las que sean designados por el

Alcalde o por el Concejo Municipal. § Fiscalizar la acción administrativa del Alcalde y exigir el cumplimiento de los

acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal. § Interrogar al Alcalde sobre las medidas que hubiera tomado, cuando abuse

o se extralimite en sus funciones. Corresponderá al Concejo Municipal, por la mayoría de votos de sus integrantes, aprobar o no las medidas producto de dicha integrantes, aprobar o no las medidas producto de dicha interrogación.

Las atribuciones anteriores las deben cumplir los Síndicos y Concejales en el seno del Concejo Municipal. Esto significa que en ningún momento pueden dar órdenes directas a los funcionarios y empleados municipales pues, como ya se indicó, el jefe de toda la administración municipal es el Alcalde.

Solamente los Concejales pueden sustituir al Alcalde15. En caso de ausencia temporal del Alcade, el orden de sustitución es: Concejal Primero, en su ausencia el Concejal Segundo, y así sucesivamente. Los concejales

15 Artículo 54 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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tienen derecho a devengar una remuneración equivalente al sueldo del Alcalde, durante el período que dure la ausencia de este. En caso de ausencia definitiva del Alcalde, tomará posesión el Concejal Primero y si éste no puede, el cargo le corresponde al Concejal Suplente Primero.

Solamente los Síndicos pueden representar a la municipalidad ante los tribunales de justicia16. En este caso, tendrán el carácter de mandatarios judiciales debiendo ser autorizados por el Concejo Municipal para el ejercicio de facultades especiales de conformidad con la ley.

Los Síndicos también pueden ser llamados para actuar como representantes del Ministerio Público en la aplicación del criterio de oportunidad17, el cual se aplica: (a) en casos relacionados con delitos que tienen contemplada una pena menor de 2 años; (b) cuando la culpabilidad del acusado es mínima; y, (c) cuando el acusado tuvo parte en un delito culposo y resultó afectado. En estos casos es necesario que el acusado se comprometa a reparar el daño causado.

7. ¿Cómo funciona el Concejo Municipal?

Por medio de sesiones en las cuales se discuten y deciden los asuntos del gobierno municipal. Aquí se debe tomar en cuenta que:

§ Serán presididas por el Alcalde o por el Concejal que le sustituya

temporalmente en el cargo. § Se debe realizar, por lo menos, una sesión ordinaria a la semana y las

reuniones extraordinarias que sean necesarias, a solicitud de cualquiera de los miembros del Concejo Municipal. A ambas reuniones debe convocar el Alcalde.

§ Todas las sesiones deben realizarse en el edificio de la municipalidad, salvo casos especiales decididos por el Concejo Municipal o de fuerza mayor.

§ Las reuniones deben ser públicas, salvo excepcionales muy especiales (que el asunto a tratar afecte el orden público, o el honor y decoro de la municipalidad o de cualquiera de sus interrogantes).

§ Todos los miembros del Concejo Municipal están obligados a asistir puntualmente a las sesiones. La ausencia, sin excusa escrita justificada, será sancionada según establezca en el reglamento de dicho Concejo.

§ Se pueden pagar dietas por sesión, pero en el caso del Alcalde y del Secretario las pueden cobrar solamente si las sesiones tienen lugar en hora o en día inhábil18.

Por medio de comisiones organizadas por el Concejo Municipal para el estudio y dictamen de los asuntos que les traslada. Aquí se debe tomar en cuenta que:

16 Artículo 54 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 17 Artículo 85 de la Ley Orgánica del Ministerio Público, Decreto Número 18-94 18 Artículo 44 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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§ Hay nueve comisiones obligatorias. Puede, además crear otras que se consideren necesarias19.

§ Las comisiones se organizan cada año, en la primera sesión ordinaria del Concejo Municipal y lo Síndicos y Concejales tienen la atribución de participar en dichas comisiones.

§ Un Síndico o Concejal puede participar en varias comisiones a la vez.

8. ¿Cuáles son las comisiones obligatorias del Concejo Municipal?

Según el Decreto Número 12-2002: Código Municipal en su Artículo 36, las siguientes comisiones del Concejo Municipal son obligatorias:

§ Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes. § Salud y asistencia social. § Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda. § Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales. § Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana. § Finanzas § Probidad § Derechos humanos y la paz § Familia, mujer y la niñez

El Concejo Municipal podrá organizar otras comisiones, pero las anteriormente nombradas tienen carácter obligatorio.

EL ALCALDE

1. ¿Qué significa ser Alcalde?

El Alcalde debe ser el líder de un equipo llamado Concejo Municipal. Para la población, el Alcalde es la cabeza más visible del equipo, antes y después de las elecciones y es, por lo tanto, quien tiene la mayor responsabilidad de realizar un buen gobierno.

El Alcalde es quien: debe hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás disposiciones del Concejo Municipal. Para cumplir con esta obligación, el Alcalde puede emitir las órdenes e instrucciones necesarias, dictar las medidas de política y buen gobierno y ejercer la potestad de acción directa20.

El Alcalde es quien:

§ Preside las sesiones de Concejo Municipal § Dirige la administración municipal

19 Artículo 36 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 20 Artículo 53 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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§ Representa legalmente a la municipalidad y al municipio § Preside y coordina el Concejo Municipal de Desarrollo § Integra el Consejo Departamental de Desarrollo

2. ¿Cuáles son las principales atribuciones específicas del Alcalde?

En el Artículo 53 del Código Municipal se describen todas las atribuciones específicas del Alcalde. Algunas de ellas son:

§ Velar por el cumplimiento de las políticas públicas municipales y de los

planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio. § Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios públicos y obras municipales. § Ser el jefe superior de todo el personal administrativo de la municipalidad. § Ejercer la jefatura de la policía municipal. § Adoptar personalmente, y bajo su responsabilidad, en caso de catástrofe o

desastres o grave riesgo de los mismos, las medidas necesarias, informando al pleno del Concejo Municipal.

§ Promover y apoyar la participación y trabajo de las asociaciones civiles y comités de vecinos del municipio.

§ Autorizar, a título gratuito, los matrimonios civiles. § Presentar al Concejo Municipal el proyecto de presupuesto anual de la

municipalidad.

3. ¿Qué significa el derecho de antejuicio del Alcalde?

Es una garantía que la Constitución Política de la República otorga al Alcalde para que, si es acusado de cometer algún delito, no pueda ser procesado por un tribunal sin que antes una Sala de la Corte de Apelaciones decida que hay suficientes pruebas o indicios de que puede ser culpable de haberlo cometido.

Ahora bien, si el Alcalde fue sorprendido cometiendo el delito (lo que se llama flagrante delito), entonces pierde el derecho de antejuicio y debe ser procesado de inmediato.

El antejuicio no debe ser visto como un escudo que impide ser castigado por violar la ley, y que hace posible la impunidad.

El derecho de antejuicio es una protección que concede la ley para que el Alcalde, o el Concejal que lo sustituye legalmente en el cargo, no sean detenidos ni perseguidos penalmente, sin que preceda declaración de autoridad judicial competente de que da lugar a formación de causa excepto, como ya se dijo, en el caso de flagrante delito21.

21 Artículo 258 de la Constitución Política de la República de Guatemala y Artículo 48 del Código Municipal.

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LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

1. ¿Cuáles son los cargos u oficinas obligatorias en la municipalidad?

§ Secretario Municipal: El Concejo Municipal cuenta con un Secretario, quien a la vez, lo es del Alcalde. Es el encargado de elaborar las actas de las sesiones del Concejo Municipal, así como de certificar las actas y resoluciones de este y del Alcalde. Los requisitos para ser Secretario Municipal y sus atribuciones están descritos en el Código Municipal22.

§ Director de la Administración Financiera Integrada Municipal: es el responsable de dirigir la recaudación, depósito y custodia de los recursos financieros y valores municipales y de ejecutar los pagos23.

Entre las atribuciones de la DAFIM están: (i) elaborar, en coordinación con la oficina municipal de planificación, la programación y formulación del presupuesto, la programación presupuestaria y la evaluación de la gestión presupuestaria; (ii) administrar la gestión financiera, la contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesorería y las recaudaciones24.

§ Auditor Interno: es el encargado de velar por la correcta ejecución del gasto

municipal y de implementar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria. Debe ser un Contador Público y Auditor colegiado activo. Dos o más municipalidades pueden asociarse para contratarlo25.

§ Dirección Municipal de Planificación: es la que coordina la elaboración de diagnósticos, planes, programas y proyectos de desarrollo municipal. También debe recolectar y ordenar la información necesaria para la formulación y gestión de las políticas públicas municipales.

Dos o más municipalidades pueden asociarse para contratar al coordinador de sus oficinas municipales de planificación, cuyos requisitos y atribuciones están descritos en los Artículos 95 y 96 del Código Municipal, respectivamente.

§ Dirección de la Oficina Municipal de la Mujer: es la encargada de la

coordinación, capacitación y desarrollo de proyectos a nivel municipal encaminados al empoderamiento y apoyo a las mujeres. Funcionando como una plataforma que fomenta el desarrollo de capacidades para alcanzar el desarrollo económico y social del segmento femenino de la población.

22 Artículos 83 y 97 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 23 Artículos 81 y 97 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 24 Artículo 98 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 25 Artículo 88 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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2. Otros cargos en las municipalidades

Hay otros cargos u oficinas que las municipalidades pueden establecer dentro de sus estructuras administrativas, dependiendo de las necesidades del servicio y de sus posibilidades económicas.

Entre los cargos u oficinas no obligatorias en la municipalidad están:

§ Creación de juzgados de asuntos municipales: Para la ejecución de sus

ordenanzas y para hacer cumplir los reglamentos y demás disposiciones, la municipalidad puede crear, según sus recursos y necesidades, uno o más juzgados de asuntos municipales26.

§ Policía Municipal: Para que, bajo las órdenes del Alcalde y observando las leyes del país, vele por el cumplimiento de las disposiciones municipales, respetando los criterios de las costumbres y tradiciones propias de las comunidades del municipio27.

§ Gerente Municipal: Para que coadyuve con el Alcalde en la gestión administrativa municipal y en el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la municipalidad28.

En la municipalidad también pueden crearse oficinas para atender servicios o actividades específicas como: obras municipales, mercados, limpieza, catastro, mujer, juventud, servicios sociales, turismo, compras, etcétera. Todas las oficinas municipales serán dirigidas por el Alcalde.

3. ¿Cómo se nombra y despide al personal de la municipalidad?

Como ya se dijo, corresponde al Alcalde nombrar, sancionar y aceptar la renuncia y remover, de conformidad con la ley, a los empleados municipales.

Para cumplir con las disposiciones de la Ley de Servicio Municipal relacionadas con el nombramiento de los empleados municipales, el Alcalde debe hacer dicho nombramiento después de un concurso, en el que se escoge a la persona más capacitada y adecuada para el cargo de que se trate.

En cuanto al despido de personal, este solamente se debiera dar en el caso de faltas graves en el servicio.

Es recomendable que, para el nombramiento de funcionarios o empleados municipales, se dé igualdad oportunidad a mujeres y a indígenas. En los pueblos con mayoría de población indígena, es recomendable que se busque personal que hable el idioma que predomina en el municipio.

26 Artículo 161 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 27 Artículo 79 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 28 Artículo 90 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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En la mayoría de las municipalidades suele suceder que se despiden y se nombran nuevos empelados cada vez que hay cambio de gobierno municipal, práctica que constituyen una falta de respeto a la Ley de Servicio Municipal. Por supuesto, que estos cambios son muy perjudiciales, pues se pierde personal valioso y tiempo para que los nuevos empleados aprendan. Los candidatos a Alcalde, antes de hablar de cambiar al personal de la municipalidad, deben esperar a tomar posesión y evaluar la calidad de los empleados.

4. ¿Qué es un pacto colectivo de condiciones de trabajo?

Un pacto colectivo de condiciones de trabajo es un contrato que se firma entre el empleador (la municipalidad) y sus empleados, representados por un sindicato. El pacto es una ley para las dos partes, por lo que debe ser respetado.

Cuando se considere que dicho pacto contiene algunas obligaciones que la municipalidad no puede cumplir, las autoridades plantean a los trabajadores la necesidad de volver a negociar dichas obligaciones, de mutuo acuerdo. Si no aceptan, se deben esperar a que termine el período de vigencia del pacto, para denunciarlo y negociar uno nuevo.

Cuando en una municipalidad se discute un pacto colectivo de condiciones de trabajo está prohibido despedir a miembros del personal, aún con causa justificada, a menos que se cuente con autorización del juez de trabajo donde los trabajadores presentaron el emplazamiento29.

LAS COMPETENCIAS MUNICIPALES

1. ¿Cuáles son las competencias municipales?

Las competencias de los municipios son: propias y atribuidas por delegación30.

Competencias propias: Son las competencias inherentes a la autonomía municipal e incluye tareas o servicios que corresponden en forma exclusiva al municipio. En otras palabras, son el campo de acción natural del gobierno municipal.

Artículo 68. Competencias propias del municipio: Las competencias propias deberán cumplirse por el municipio, por dos o más municipios bajo convenio, o por mancomunidad de municipios, y son las siguientes:

29 Artículos 49 a 53 del Código de Trabajo, Decreto Número 1441. 30 Artículos 6 y 70 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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a) Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración de cementerios y la autorización y control de los cementerios privados; limpieza y ornato; formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a la recolección, tratamiento y disposiciones final de desechos y residuos sólidos hasta su disposición final.

b) Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de las mismas;

c) Regulación del transporte de pasajeros y carga y sus terminales locales; d) La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al público

en la circunscripción del municipio; e) Administrar la biblioteca pública del municipio; f) Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación; g) Gestión y administración de farmacias municipales populares; h) La prestación del servicio de policía municipal; y, i) Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la

energía eléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado; j) Delimitar el área o áreas que dentro de perímetro de sus poblaciones

puedan ser autorizadas para el funcionamiento de los siguientes establecimientos: expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o arreglo personal, recreación, cultura y otros que por su naturaleza estén abiertos al público;

k) Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto de reforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreas de su circunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global;

l) Las que por mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de la competencia en el proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo.

Competencias atribuidas por delegación: Son las que el gobierno central traslada al municipio mediante convenio31, para que se haga cargo de su prestación o administración.

En todo caso, la delegación de la competencia deberá acompañarse, necesariamente, de la dotación o el incremento de los recursos para desempeñar la competencia, sin menoscabo de la autonomía municipal32.

En el marco del proceso de descentralización -traslado de competencias municipales o a las comunidades, con participación de las municipalidades-,

31 Artículo 70 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 32 Artículo 71 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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el gobierno municipal se puede hacer cargo de las competencias como la educación primaria, servicios de salud, extensión agrícola, control del tránsito, etcétera.

LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS MUNICIPALES

Las municipalidades deben aprobar las normas reglamentarias que permitan regular los servicios públicos y atender o prestar esos servicios a la población, cobrando tasas o contribuciones equitativas y justas.

Las municipalidades pueden prestar y administrar los servicios públicos de tres formas (Artículo 73 del Código Municipal):

- En forma directa, cuando la municipalidad, por medio de sus propias

oficinas o por empresas municipalidades, asume directamente la prestación del servicio.

- Por una mancomunidad de municipios, cuando dos o más municipios se asocian para hacer más eficiente la prestación de servicios públicos municipales33. En los estatutos, que deben ser aprobados por los Concejos Municipales respectivos, se establecen las responsabilidades de cada municipalidad y las normas para la prestación del servicio.

- Por concesiones, otorgadas por la municipalidad a personas o empresas privadas para la prestación de servicios públicos municipales, excepto los centros de acopio, terminales de mayoreo y mercados municipales34.

La concesión (permiso para operar un servicio) se otorga a quien resulte ganador en un concurso o licitación pública y debe formalizarse mediante contrato de derecho público, con un plazo no mayor de 25 años. En concesionarios debe comprometerse a cumplir con el reglamento municipal sobre el servicio que se otorga35.

La municipalidad puede intervenir temporalmente el servicio público municipal si: (a) es prestado o administrado en forma deficiente; (b) se de prestar sin autorización de la municipalidad; o (c) se falta a los reglamentos municipales o a las obligaciones contraídas por el concesionario. El Alcalde nombrará a la persona se hará cargo de la intervención36. Es posible que alguna municipalidad tenga contrato vigente para la prestación de un servicio público municipal y que haya personas en el municipio que consideren que hay corrupción de por medio. Sin embargo, antes de conocer a fondo el contrato y de estar seguros que contiene ilegalidades, en la campaña política los candidatos no deben ofrecer que, al tomar posesión, se procederá a cancelar dicho contrato no tenga problemas y que, por lo tanto, no sea posible cancelarlo. 33 Artículo 49 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 34 Artículo 73 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 35 Artículo 74 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002. 36 Artículo 77 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002.

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VÍNCULO ENTRE EL CONCEJO MUNICIPAL Y EL CONSEJO MUNICIPAL DE DESARROLLO (COMUDE) Para cumplir con la Ley de Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (Decreto Número 11-2002), en cada municipio debe formarse un Consejo Municipal de Desarrollo Urbano y Rural -COMUDE-, que será presidido y coordinado por el Alcalde e integrado por los síndicos o concejales que designe el Concejo Municipal, por representantes de los consejos Comunitarios de Desarrollo –COCODE– y de las instituciones públicas, así como de entidades civiles que trabajan en el municipio. Las propuestas que se aprueban en el COMUDE no son legalmente obligatorias para las autoridades municipales, pero tienen la ventaja de contar con el respaldo de la comunidad, aparte de que el Alcalde y otros miembros del Concejo son parte de esa instancia. Por tanto, para las autoridades municipales será más fácil gobernar si sus decisiones han sido previamente discutidas y aprobadas en el COMUDE. El Alcalde, en su calidad de presidente de las dos instancias (el Concejo Municipal y el Consejo Municipal de Desarrollo), debe ser el puente o vínculo de comunicación entre ellas. De la capacidad de liderazgo del Alcalde dependerá que exista armonía entre los dos órganos y que el COMUDE se convierta en un valioso colaborador en los esfuerzos del desarrollo integral del municipio, lo que contribuirá a una mayor legitimidad, confianza y apoyo de los ciudadanos y de la comunidad organizada hacia el gobierno municipal. Además, en el ejercicio de la autonomía municipal, el Concejo Municipal debe apoyar al COMUDE principalmente: (a) conociendo y aprobando sus propuestas de políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo municipal; y (b) autorizando a la Oficina Municipal de Planificación para que apoye técnicamente al COMUDE para que cumpla con sus funciones37. LA COORDINACIÓN ENTRE LAS INSTITUCIONES Para que las instituciones del Estado y las organizaciones de la sociedad civil puedan cumplir con mayor efectividad sus funciones de servicio a la sociedad, es recomendable que se coordinen para evitar la duplicación de esfuerzos, el desperdicio de recursos y estorbarse unas a otras. En este tema el Alcalde debe también demostrar un liderazgo efectivo y democrático, con capacidad para convocar a las instituciones y proponerles una alianza basada en el apoyo mutuo, que permitirá que todas las instituciones tengan mejores condiciones para realizar su trabajo y aportar mejor al desarrollo del municipio. 37 Artículo 45 del Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.

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La municipalidad puede ofrecer a las instituciones públicas y privadas y a las organizaciones de la sociedad civil que trabajan en el municipio, los recursos materiales de que dispone y la agilidad de sus procedimientos administrativos, en tanto que aquellas pondrán al servicio de la municipalidad su experiencia y competencia técnica. Las inversiones con fondos del Gobierno Central en la planificación y programación y ejecución de proyectos orientados a establecer o mejorar los servicios en el municipio, se deben realizar de forma coordinada con el municipio y, para el efecto, se deben firmar convenios de ejecución38. Para lograr una efectiva coordinación entre las instituciones que trabajan en el municipio el espacio más adecuado es el COMUDE. Allí deben encontrar y lograr acuerdos las diferentes instituciones. Sin embargo, esto no impide que exista comunicación directa con los responsables de las instituciones, para resolver los pequeños problemas que se presentan en la actividad cotidiana. Para la coordinación y comunicación de la municipalidad con los representantes o jefes departamentales de las instituciones públicas o privadas, el espacio más adecuado es el Consejo Departamental de Desarrollo –COCODE–, instancia en la cual participa el Alcalde y donde deben identificarse las tareas que, en forma conjunta, se pueden realizar en beneficio de la población del departamento y alcanzar acuerdos para cumplir con estas tareas.

38 Artículo 103 del Código Municipal, Decreto 12-2002.

60

Anexo 10: Contraloría General de Cuentas, Acuerdo 089-2015 Documentos de observancia por parte de las unidades de auditoría interna municipal durante la toma de posesión de las autoridades electas período 2016-2020

ACUERDO NO. A-089-2015

EL CONTRALOR GENERAL DE CUENTAS

CONSIDERANDO Que el artículo 4 incisos a) y c) del Decreto No.31-2002 y sus reformas, del Congreso de la República de Guatemala, "Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas" índica que la Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del control gubernamental, siendo las disposiciones, políticas y procedimientos que dicte en el ámbito de su competencia de observancia y cumplimiento obligatorio; y que además tiene como una de sus atribuciones el normar el control interno institucional y de gestión de las unidades de auditoría interna, proponiendo las medidas que contribuyan a mejorar la eficacia de las mismas, incluyendo las características que deben reunir los integrantes de dichas unidades.

CONSIDERANDO

Que el artículo 1, 14 inciso d) del Decreto No.89-2002 del Congreso de la República "Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos", establece como uno de los objetivos de la misma, transparentar el ejercicio de la administración pública y asegurar la observancia estricta de los preceptos constitucionales y legales en el ejercicio de las funciones públicas estatales; designa a la Contraloría General de Cuentas como una de las instituciones tutelares de dicha ley.

CONSIDERANDO

Que el artículo 13 inciso g) del Decreto No.31-2002 y sus reformas, del Congreso de la República de Guatemala, "Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas", faculta al Contralor Generar de Cuentas aprobar las políticas, normas y manuales de control gubernamental de observancia obligatoria para los organismos, entidades y personas que se refiere el artículo 2 de su ley Orgánica.

POR TANTO

De conformidad con lo establecido por el artículo 154 de la Constitución Política de la República; artículos 12 y 13 literales g) y I) del Decreto 31-2002 y sus reformas, del Congreso de la República de Guatemala, "Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas".

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ACUERDA ARTÍCULO 1. Se establece como obligatoria la observancia y aplicación por parte de las Unidades de Auditoría Interna Municipal de lo siguiente: a) Guía para la participación de las Unidades de Auditoría Interna Municipal en el control financiero-administrativo, previo a la toma de posesión de los concejos municipales electos. b) Formulario mínimo de control de traslado de información con la que cuenta la municipalidad. c) Modelo de acta y papeles de trabajo mínimos que deben emitir y utilizar las Unidades de Auditoría Interna Municipal, como resultado de su participación en el control financiero-administrativo, previo a la toma de posesión de los concejos municipales electos. Los documentos referidos en las literales anteriores se encuentran debidamente refrendados por la Autoridad Superior y pueden ser descargados de la página web de la Contraloría General de Cuentas. ARTÍCULO 2. El secretario municipal debe enviar en un plazo no mayor de 5 días hábiles posterior a la toma de posesión, la certificación del acta suscrita y formulario mínimo de control de traslado de información, a la Dirección de Auditoría de Municipalidades, ubicada en el edificio central de la Contraloría General de Cuentas. ARTÍCULO 3. Las personas a cargo de las Unidades de Auditoría Interna Municipal, deberán velar por el fiel cumplimiento de este Acuerdo, caso contrario se aplicarán las sanciones pecuniarias y administrativas que correspondan. ARTÍCULO 4. Se delega la verificación a lo ordenado en este Acuerdo a la Dirección de Auditoria de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, para que en el ámbito de sus funciones fiscalizadoras, compruebe el cumplimiento y, cuando sea el caso, proceda de conformidad a las leyes vigentes. ARTÍCULO 5. La Contraloría General de Cuentas se reserva la facultad de efectuar presencia física en las entidades municipales que lo considere, para el efecto las acciones por parte de los auditores gubernamentales serán distintas e independientes a las acciones emprendidas por la Unidad de Auditoría Interna Municipal. ARTÍCULO 6. Queda sin efecto el Acuerdo Interno No. 118-2011 de fecha trece de diciembre del año dos mil once. ARTÍCULO 7. El presente Acuerdo entrará en vigencia el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial. Dado en la Contraloría General de Cuentas, ciudad de Guatemala, el día tres de diciembre de dos mil quince.

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" GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA MUNICIPAL EN LA REVISIÓN FINANCIERA ADMINISTRATIVA,

PREVIO A LA TOMA DE POSESIÓN DE LAS AUTORIDADES MUNICIPALES ELECTAS

En cumplimiento a lo normado por la Contraloría General de Cuentas en su artículo 4 literales a) y c) del Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, la Unidad de Auditoría Interna Municipal -UDAIM- deberá practicar Corte de Caja y Arqueo de Valores, Corte de Formas Oficiales, Chequeras, determinación de Obligaciones Pendientes de Pago, entre otros, para lo cual deberá observar los siguientes lineamientos generales, que no limitan el alcance del auditor. Estos procedimientos deberán ser programados, previo a la Toma de Posesión de las Autoridades Municipales Electas.

1. El Auditor Interno Municipal debe proceder a citar por medio escrito, como mínimo cinco (5) días hábiles antes del día de la Toma de Posesión, al (a la) señor(a) Alcalde(sa) y a todos los miembros del Concejo Municipal electos, así como al Alcalde saliente y al Director de Administración Financiera Integrada Municipal actual, para que participen en la suscripción del acta en la que se harán constar los resultados de la participación de las Unidades de Auditoría Interna Municipal en la Revisión Financiera y Administrativa, objeto de esta Guía, previo a la Toma de Posesión de las Autoridades Municipales Electas.

2. Practicará corte de caja y arqueo de valores, arqueos complementarios, corte de formas oficiales y chequeras y verificación de las mismas a la fecha de entrega del cargo del Concejo Municipal saliente. No aceptarán vales, conocimientos, ni documentos de legítimo abono. Dichos documentos deben estar liquidados y contabilizados. En el caso de existir conocimientos y vales, deben liquidarse de inmediato. Se aceptarán pagos de rentas consignadas, pero deben de realizarse de inmediato. Si la rendición de cuentas se encuentra atrasada, deberá efectuar el arqueo de valores aunque no tenga el medio usual de comparación para verificar el saldo, situación que debe hacerse constar en el acta respectiva, y se comparará, en todos los casos, con respecto al saldo de Caja y Bancos que refleje el Balance General y saldos del PGRIT02 y PGRIT01, según el SICOIN GL.

3. Determinará el saldo de caja, mediante la confirmación numérica del saldo de caja, partiendo del saldo de la última Auditoría Financiera y Presupuestaria, practicada por los Auditores Gubernamentales de la Contraloría General de Cuentas, verificando la información proporcionada por la Municipalidad relativa a la sumatoria de los ingresos y egresos. Si se encontrare alguna diferencia que amerite un ajuste, por faltante o sobrante, se girarán las instrucciones pertinentes mediante Nota de Auditoría, para que de inmediato operen los ajustes correspondientes a efecto de establecer el saldo correcto en la caja municipal. Si persistiere un faltante para el cual no existan documentos de soporte legalmente válidos, se procederá a

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interponer la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público, dando aviso inmediato a la Contraloría General de Cuentas.

4. Para efectos de la determinación del saldo de caja, según el numeral anterior, deberá solicitar al Director AFIM para su verificación la integración del Saldo de Caja en el cual debe incluirse los saldos de las rentas consignadas, (cuota laboral IGSS, plan de prestaciones del empleado municipal, descuentos judiciales, retención del impuesto al valor agregado -IVA-, prima de fianza e impuesto sobre la renta ISR y otros si hubiere). Los saldos de rentas consignadas deben coincidir con el saldo de cada una de las cuentas escriturales respectivas reflejadas en el SICOIN GL, de lo contrario, puede existir un faltante, respecto al cual, de confirmarse, deberá proceder a interponer la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público, dando aviso inmediato a la Contraloría General de Cuentas. La integración verificada por el auditor interno debe incluirse en el acta respectiva.

5. Verificará las conciliaciones bancarias a la fecha en que se practique el arqueo, las cuales deben estar debidamente elaboradas bajo la responsabilidad del Director de la AFIM, para el efecto este funcionario debe solicitar a todas las entidades bancarias donde la Municipalidad posee cuentas de Depósitos Monetarios o de Ahorros, los respectivos estados de cuenta originales firmados y sellados por el Jefe de la Agencia bancaria, a la fecha del corte.

6. Practicará la comparación del saldo de caja, entre el saldo establecido en el arqueo de valores y el saldo de caja determinado. En el caso de establecer una diferencia faltante, deberá a interponer la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público, dando aviso inmediato a la Dirección de Auditoria de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la realización de una auditoría especial para este caso. Si se determinara un sobrante de efectivo, se ordenará al Director de la AFIM el ingreso a la Caja Municipal, mediante Nota de Auditoría y por medio del formulario oficial 7-B. En ambos casos se dejará constancia en el acta correspondiente para que sea examinado por la Contraloría General de Cuentas en auditoría posterior.

7. Se deberá verificar que todos los documentos de ingresos, egresos y contables que respalden las operaciones, de tesorería, contables y presupuestarias, correspondientes al período del 01 de enero de 20__ al 14 de enero de 20__, se encuentren archivados en las oficinas correspondientes de la municipalidad. Sobre los resultados de dicho procedimiento, se deberá dejar constancia en el acta respectiva.

8. Confirmará el último recibo oficial emitido en cada una de las formas utilizadas por la Municipalidad. Verificará el inventario físico de formularios oficiales preparado por el Director de AFIM y consignará en el acta los rangos de cada serie y las cantidades de formularios en existencia por serie.

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9. Revisará el último cheque girado por cada cuenta bancaria y lo consignará en el acta. Comprobará el inventario físico de chequeras, preparado por el Director de AFIM y consignará en el acta los rangos de cada chequera en existencia por Banco y Cuenta.

10. Deberá solicitar el último comprobante de Rendición de Cuentas, emitido por la Contraloría General de Cuentas, consignando en el acta respectiva, el último mes rendido y la fecha de presentación.

11. Solicitará la tarjeta de responsabilidad del Alcalde Municipal saliente, y verificará los bienes a su cargo, en presencia del Alcalde Municipal entrante, quien posteriormente a la Toma de Posesión firmará la tarjeta de responsabilidad como evidencia de haberlo recibido. Dicho procedimiento se hará constar en el acta correspondiente.

12. Deberá solicitar a la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, los compromisos contractuales y otras obligaciones pendientes de pago, como: a) Préstamos de largo plazo b) Préstamos de corto plazo c) Cuentas por pagar a contratistas d) Cuentas por pagar a proveedores e) Rentas consignadas f) Sueldos y salarios g) Otras cuentas por pagar h) Adeudos por energía eléctrica Deberá indicarse en qué documentos de tesorería, contables o presupuestarios se encuentran registrados dichos compromisos u obligaciones. Los saldos e integraciones, deberán consignarse en el acta respectiva.

13. Deberá consignarse en el acta respectiva si existieren litigios, pasivos

contingentes o procesos penales pendientes de resolver ante los órganos o tribunales correspondientes.

14. Procederá a solicitar al (a la) Señor(a) Alcalde(sa) Municipal Electo(a) y a todos los Miembros del Concejo Municipal electos, las respectivas Constancias de Inexistencia de Cargos y Reclamos (Finiquito), observando que estos documentos tengan fecha de emisión posterior al 15 de julio de 2019, también verificará el número de clasificación, número de correlativo y datos de identificación, información que consignará en el punto de acta respectivo y adjuntando fotocopia de las respectivas Constancias de Inexistencia de Cargos y Reclamos (Finiquito). De no presentarse las Constancias en mención, ésta situación también se hará constar en el acta

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correspondiente dando aviso inmediato a la Dirección de Auditoria de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas.

15. Procederá a solicitar al (a la) Señor(a) Secretario(a) Municipal el Libro de

Actas de Concejo Municipal, para determinar el último número de folio utilizado como también el último número de acta suscrita por los actuales miembros del Concejo Municipal.

16. Deberá llenar el Formulario Mínimo de Control de Traslado de Información, verificando que la información entregada sea resguardada en el archivo de la Municipalidad por las autoridades entrantes.

17. Al final de su intervención el Auditor Interno suscribirá el acta respectiva, interviniendo el Alcalde Municipal que entrega el cargo y el Alcalde Municipal que recibe, como también todos los Miembros del Concejo Municipal Electos, identificándolos plenamente con la acreditación correspondiente. En el caso que alguno de los comparecientes no firme, esta situación se hará constar en el acta. Para el efecto deberá solicitar a las autoridades municipales los folios necesarios del libro de actas administrativas de la municipalidad debidamente habilitado y autorizado.

18. Deberá utilizar los formatos de cédulas de trabajo que se adjuntan a la presente guía, sin embargo, esto no limita la utilización de otras cédulas o papeles de trabajo que el auditor considere necesarios.

19. El Auditor Interno elaborará informe circunstanciado de la intervención en la toma de posesión, al cual debe anexar certificación del acta suscrita y copias firmadas y selladas de las cédulas de trabajo realizadas para el efecto. Mediante oficio dirigido al Director de Auditoria de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, debe enviar el informe en mención a través de la Delegación Departamental de esta institución y, en el caso de los municipios del departamento de Guatemala, presentarlo en las oficinas centrales de esta institución, en un plazo no mayor a los 5 días posteriores a la toma de posesión de las nuevas autoridades municipales.

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS

Ø ARQUEO DE VALORES: Consiste en:

ü El recuento de efectivo (billetes y monedas). ü Integración de los saldos de las diferentes cuentas bancarias de depósitos

monetarios y de ahorro. ü Documentos: éstos pueden ser cheques, documentos de abono y vales (No

deben formar parte).

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ü Por último, se consigna la constancia del arqueo realizado y el auditado deberá firmar y sellar de conformidad.

Ø ARQUEOS COMPLEMENTARIOS

Consiste en:

ü Al igual que el arqueo de caja y valores general, se practica recuento de efectivo. (En estos arqueos únicamente se encontrará efectivo, proveniente de las formas emitidas).

ü Se practicará comprobación de saldo, detallando las formas oficiales que lo

integran, consignando los rangos de las mismas y su valor; es decir, la sumatoria de cada rango.

ü Posteriormente se establece la existencia de formas en poder del receptor,

tal como lo indica el formato.

ü Por último, se consigna la constancia y el fiscalizado, firmando y sellando de conformidad.

ü Es importante tomar en cuenta que estos arqueos no forman parte del saldo

de caja, porque de inmediato se envían a depositar a la cuenta correspondiente, pero es útil para el corte de formas oficiales.

Ø CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en: Establecer el verdadero saldo bancario, se concilian los saldos entre contabilidad y bancos, en la forma siguiente:

ü Se solicita a los diferentes bancos del sistema, en donde la Municipalidad posee cuentas bancarias, estados de cuenta cortados a la fecha de la intervención.

ü Se solicitan los libros de bancos, actualizados a la fecha del arqueo de caja

y bancos.

ü Los depósitos en tránsito deberán sumarse a los saldos reportados por el banco.

ü Se solicitan las chequeras y los cheques pagados, a efecto de determinar

qué cheques están en circulación, verificar que estén girados a nombre de los proveedores de bienes y servicios, que no existan cheques al portador, que no tengan más de seis meses de haber sido girados, caso contrario deberá revertirse la operación en el libro auxiliar de bancos y establecer las

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razones del porqué no se han cobrado o de lo contrario deberán ingresar los valores en las cajas municipales.

ü Se solicitarán las conciliaciones bancarias elaboradas por los responsables,

para su verificación, caso contrario, el auditor interno municipal, deberá girar sus instrucciones para que sean preparadas.

Ø CONFIRMACIÓN CONTABLE DEL SALDO NUMÉRICO DE CAJA Consiste en:

ü Establecer o confirmar el saldo contable a la fecha del arqueo de caja y valores, partiendo del saldo establecido en la última Auditoría Financiera y Presupuestaria practicada en la Municipalidad, por parte de los Auditores Gubernamentales de la Contraloría General de Cuentas.

Ø CORTE Y VERIFICACIÓN FÍSICA DE FORMAS OFICIALES Y CHEQUERAS

Debe procederse de la manera siguiente:

ü Se solicita a la delegación departamental de la Contraloría General de

Cuentas, el reporte de formas oficiales de la Municipalidad auditada.

ü El reporte refleja formas oficiales que supuestamente no están realizadas. El trabajo consiste en: verificar o constatar su realización. Los que no están registrados o reportados como extraviados o hurtados, deben figurar en la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, como existencias, las que deben consignarse en el acta correspondiente. "

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"FORMULARIO MÍNIMO DE CONTROL DE TRASLADO DE INFORMACIÓN"

No. Descripción Respuesta SI / No Comentario Componente legal

1 ¿Posee la municipalidad reglamento interno de trabajo? Cód. Municipal Art. 34

2 ¿Se entrega memoria de labores 2015?

Cód. Municipal Art. 84 literal d)

3 ¿Existe(n) sindicato(s) en la Municipalidad?

4 ¿Tiene la Municipalidad Pacto Colectivo Vigente?

Código Municipal Art. 80

5 ¿Se encuentra emplazada la Municipalidad?

6 ¿Entregan las autoridades salientes el Plan Operativo Anual (POA)?

Acuerdo 09-03 Normas Generales de

Control Interno Gubernamental No. 4

7 ¿Entregan las autoridades salientes Presupuesto 2016?

Cód. Municipal Art. 35 literal f); Art. 53 literal

t)

8

¿Cuenta la Municipalidad con estudios que identifiquen riesgo o peligro para alguna comunidad en especifico?

9

¿Le han dado seguimiento los funcionarios responsables a las recomendaciones de auditorias anteriores?

Acuerdo Interno No. A-06-2012

Seguimiento a informes emitidos

10 ¿Se entrega Informe del endeudamiento municipal?

Cód. Municipal Art. 110

11 ¿Se hace entrega de estados financieros?

Cód. Municipal Art. 98 literal d)

12

¿Se entregan los informes de auditoria interna y de la Contraloría General de Cuentas?

Ley Orgánica de la CGC Art. 28;

Reglamento Ley Orgánica de la CGC

Art. 11

13

¿Ponen a disposición de las nuevas autoridades la Situación Legal de la Municipalidad (procesos legales)?

14

¿Se hace entrega del listado de obras finalizadas y pendientes (obras de arrastre)?

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15 ¿Cuenta la Municipalidad con Oficina de Acceso a la Información?

Ley de Acceso a la Información Art. 19

16

¿Se entrega listado de los eventos o procesos de cotización y/o licitación en guatecompras?

17 ¿El Sistema SIAF/SICOIN GL se encuentra en funcionamiento?

18 ¿Tiene la Municipalidad Portal en Internet?

Ley de Acceso a la Información Art. 39

f) Alcalde Municipal f) Secretario Municipal f) Auditor Interno

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MODELO DE ACTA A SUSCRIBIR EN EL LIBRO DE ACTAS ADMINISTRATIVAS DE LA MUNICIPALIDAD" ACTA No. ______________

En el Municipio de_________________ del Departamento de_____________ ,

siendo las___________ horas con____________ ,minutos, del día_________ de

enero de dos mil veinte, reunidos en________ Municipal de la localidad, las

siguientes personas: señor(a)______ Alcalde (sa) Municipal, que entrega el cargo,

quien se identifica con Documento Personal de Identificación -DPI-, con número de

Código Único de Identificación -CUI- _____________________, con dirección para

recibir notificaciones:____________, señor(a)______, Alcalde(sa) Municipal, que

recibe el cargo, se identifica con la credencial extendida por el Tribunal Supremo

Electoral__________ y con Documento Personal de Identificación -DPI-, con

número de Código Único de Identificación -CUI- _____________________, con

dirección para recibir notificaciones: _____________________,señor(a)_______,

Director(a) de Administración Financiera Integrada Municipal, quien se identifica con

Documento Personal de Identificación -DPI-, con número de Código Único de

Identificación -CUI- _____________________, con dirección para recibir

notificaciones:__________________, señor(a)_________Secretario(a) Municipal,

quien se identifica con Documento Personal de Identificación -DPI-, con número de

Código Único de Identificación -CUI- _____________________, con dirección para

recibir notificaciones:__________________, señor(a) ___________________

Concejal Primero Electo quien se identifica con Documento Personal de

Identificación -DPI-, con número de Código Único de Identificación -CUI-

_____________________, con dirección para recibir

notificaciones:__________________, señor(a) ___________________ Síndico

Primero Electo quien se identifica con Documento Personal de Identificación -DPI-,

con número de Código Único de Identificación -CUI- _____________________, con

dirección para recibir notificaciones:__________________,(AGREGAR LOS

DATOS DE LOS DEMAS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL ELECTO) y

licenciado (a)_____________,Auditor Interno Municipal, quien se identifica con

Documento Personal de Identificación -DPI-, con número de Código Único de

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Identificación -CUI- _____________________, con dirección para recibir

notificaciones:____________, con el objeto de dejar constancia de lo siguiente:

PRIMERO: En cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo No. _____ de

fecha__________ emitido por la Contraloría General de Cuentas, el suscrito Auditor

Interno Municipal procede a la revisión de las áreas de Caja y Bancos de la

municipalidad de __________ departamento de___________, para el efecto el(a)

señor(a) ________, Director(a) de Administración Financiera Integrada Municipal,

presentó los valores, libros y documentos solicitados para practicar el Corte de Caja

y Arqueo de Valores respectivo, habiéndose obtenido los resultados siguientes:

A. Arqueo de valores: Practicado al día_______de enero de 2020, el cual ascendió a la cantidad de

_____________(Q______), como se describe a continuación:

ARQUEO DE VALORES (Expresado en Quetzales)

Practicado al ___ de enero de 2020.

Efectivo (Anexo No. 1) 0

Bancos (Anexo No. 2) 0

Documentos de abono (Anexo No. 3) 0

TOTAL 0

Las disponibilidades en cuentas bancarias, según el sistema contable, se

conciliaron con los correspondientes estados de cuenta bancarios.

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B. COMPARACIÓN DEL SALDO DE CAJA DESCRIPCIÓN TOTAL TOTAL

SALDO SEGÚN CONFIRMACIÓN NUMERICA DE

CAJA AL DE DE 20

Q.

ARQUEO DE VALORES PRACTICADO AL

____DE___________ DE 20__

Q.

SUMAS IGUALES Q. Q. (Establecer si existen diferencias)

C. INTEGRACIÓN DEL SALDO DE CAJA (Expresado en Quetzales)

CUENTAS EFECTIVO BANCOS DOCUMENTOS

DE ABONO

TOTAL

Póliza de Fianza 0 0

Cuota Laboral IGSS 0 0

Cuota Laboral PPEM 0 0

Fianza

Banco de los

Trabajadores

Descuentos Municipales 0 0

10% Constitucional

Inver.

0 0

10% Funcionamiento

Iva-Paz Inversión 0

Iva-Paz Funcionamiento

Circ. de Vehíc. Inversión 0 0

Circ. Vehic. Funcionam.

Impuesto del Petróleo 0 0

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Consejo Desarrollo Urb.

R.

0

IUSI 0 0

INFOM 0

Fondos Propios 0 0

Otros fondos

(especifique)

Préstamos TOTALES: 0 0

Se deja constancia que todos los documentos de ingresos, egresos y contables que

respaldan las operaciones, de tesorería, contables y presupuestarias,

correspondientes al período del 01 de enero de 20-- al 14 de enero de 20--, se

encuentren archivados en las oficinas correspondientes de la municipalidad.

D. FORMAS OFICIALES La existencia de formularios oficiales en poder del Director de Administración

Integrada Municipal, es la siguiente.

Forma Del No. Al No. Cantidad Existente

7-B 0 0 0

31-B 0 0 0

31-B 0 0 0

31-B 0 0 0

31-B 0 0 0

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E. TALONARIOS DE CHEQUES La existencia de Cheques en poder del Director de Administración Integrada

Municipal, es la siguiente.

CUENTA No. Del No. Al No. Cantidad Existente

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

F. RENDICIÓN DE CUENTAS Se hace constar que la Rendición de Cuentas en formato electrónico, se encuentra

rendido a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas en la cabecera

departamental de_________ al mes de ________ de 20--, la cual fue presentada el

___(día)________(mes)_____(año). Los documentos que amparan las

operaciones contables, se encuentran en el archivo de la Dirección de

Administración Financiera Integrada Municipal.

G. COMPROMISOS CONTRACTUALES Y OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO.

De conformidad con la documentación que se tuvo a la vista, en poder de la

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, los compromisos

contractuales y otras obligaciones pendientes de pago, al ______ de ______ de

20--, asciende a_________(Q______), como se describe a continuación:

a) Préstamos de largo plazo (Anexo No. 4) Q_______________

b) Préstamos de corto plazo (Anexo No. 5) Q_______________

c) Cuentas por pagar a contratistas (Anexo No.6) Q_______________

d) Cuentas por pagar a proveedores (Anexo No.7) Q_______________

e) Rentas consignadas (indicar Período adeudado) Q_______________

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f) Sueldos y salarios (indicar período) Q_______________

g) Otras cuentas por pagar (Anexo No. 8) Q_______________

TOTAL Q_______________ Litigios, contingencias o procesos penales pendientes de resolver ante los órganos

o tribunales correspondientes:_________________.

H. ACTIVO FIJO TARJETA DE RESPONSABILIDAD DEL ALCALDE QUE ENTREGA EL CARGO.

Los activos fijos bajo la responsabilidad del(a) señor(a) Alcalde(sa) Municipal saliente constan en la respectiva tarjeta de responsabilidad identificada con el número ________, al _______de enero de 2020, la cual queda en poder de la Dirección de Administración Financiera integrada Municipal. (Indicar si los bienes presentados en la tarjeta de responsabilidad se encuentran en su totalidad o si existe algún faltante de los mismos).

SEGUNDO: Los valores descritos en el arqueo anterior y que representa el saldo

de caja a la fecha, así como libros y demás documentos que se tuvieron a la vista,

para su recuento y verificación, quedaron nuevamente en poder de___________,

Director(a) de Administración Integrada Municipal, quien los recibe de entera

conformidad.

TERCERO: Se procede a requerir la Constancia Transitoria de Inexistencia de

Cargos emitida por la Contraloría General de Cuentas a el (la)

señor(a)____________________ Alcalde(sa) Electo(a), quien procede a

presentarla y la cual se identifica con el número de

clasificación______________________________________, numero de

correlativo______________________________________ y fecha de emisión

_______________________. Así mismo, se requiere la Constancia Transitoria de

Inexistencia de Cargos emitida por la Contraloría General de Cuentas, a los demás

miembros del Concejo Municipal Electo, las que se describen a continuación:

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

76

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________;

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________;

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________;

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________;

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________;

señor(a)___________________ número de clasificación________________,

numero de correlativo______________ y fecha de emisión __________________.

CUARTO: Se procede a requerir al (a la) Señor(a) Secretario(a) Municipal el Libro

de Actas de Concejo Municipal con número __________, determinando que el

último número de folio utilizado es___________, así también, el último número de

acta suscrita por los actuales miembros del Concejo Municipal es_________.

QUINTO: No habiendo más que hacer constar, se da por terminada la presente

en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las _________ horas con _________

minutos, la cual fue leída íntegramente a las personas que intervinieron, quiénes la

ratifican y firman, en fe de estar conforme con su contenido y efectos legales.

Alcalde(sa) Municipal Saliente Alcalde(sa) Municipal Entrante

Director(a) de AFIM Secretario(a) Municipal

Concejal Primero Electo Síndico Primero Electo

(AGREGAR A LOS DEMÁS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL ELECTO)

Auditor Interno Municipal

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PAPELES DE TRABAJO MÍNIMOS QUE DEBEN EMITIR Y UTILIZAR LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA MUNICIPAL

A HECHO POR:

FECHA: Municipalidad de: REVISO: FECHA:

CENTRALIZADORA DE CAJA Y BANCOS AL

(Expresado en quetzales)

DESCIPCION REF. PT. TOTAL

EFECTIVO A-1

BANCOS A-2

FONDO ROTATIVO (SI APLICA)

DOCUMENTOS DE LEGÍTIMO ABONO A-3

TOTAL 0.00

OBSERVACIONES: (f)________________________ (f)__________________________ DIRECTOR(A) AFIM AUDITOR INTERNO MUNICIPAL

A-1

HECHO POR: FECHA: Municipalidad de: REVISO: FECHA:

ANEXO No. 1 ARQUEO DE VALORES AL (Expresado en quetzales)

PERSONA RESPONSABLE: PUESTO QUE OCUPA: Hora de Inicio: Hora de finalización: FECHA:

EXPRESADO EN QUETZALES DENOMINACIÓN CANTIDAD SUB TOTAL TOTAL

BILLETES 200.00 0.00 0.00 100.00 0.00 0.00 50.00 0.00 0.00 20.00 0.00 0.00 10.00 0.00 0.00 5.00 0.00 0.00 1.00 0.00 0.00 0.00 MONEDAS 1.00 0.00 0.00 0.50 0.00 0.00 0.25 0.00 0.00 0.10 0.00 0.00 0.05 0.00 0.00 0.01 0.00 0.00 0.00 CHEQUES FECHA BANCO VALOR 0.00 0.00 0.00 TOTAL ARQUEADO 0.00

El presente arqueo de valores practicado al _______, asciende a la cantidad de: ________________ El efectivo y documentos que se pusieron a la vista del suscrito Auditor Interno Municipal, fueron devueltos al fiscalizado, quién recibe de conformidad firmando al pie del mismo.

f________________________________ f__________________________________ Responsable Auditor Gubernamental

78

A-2 HECHO POR: FECHA: Municipalidad de: REVISO: FECHA:

ANEXO No. 2 SALDOS CONCILIADOS EN CUENTAS BANCARIAS

Al (Cifras expresadas en quetzales)

No.CUENTA TIPO DE BANCO NOMBRE DE LA CUENTA SALDOS REF. PT CUENTA CONCILIADOS

AUDITOR INTERNO MUNICIPAL

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A-3 ANEXO 3 HECHO POR:

INTEGRACION DE DOCUMENTOS FECHA: DE LEGÍTIMO ABONO REVISO:

FECHA: Municipalidad de: FACTURA O RECIBO

No. FECHA NOMBRE CONCEPTO VALOR

Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Q - Total Q - DIRECTOR(A) DE AFIM

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Municipalidad de: CONFIRMACIÓN NUMÉRICA DEL SALDO DE CAJA

MUNICIPALIDAD DE: DEPARTAMENTO DE: HECHO POR: PERIODO DEL________ DE______ AL ____ DE ______ DE ________ FECHA:

(Expresado en Quetzales) REVISO: FECHA:

MES AÑO INGRESOS EGRESOS SALDO

S/AUDITORIA FORMA PGRIT OBSERVACIONES INGRESOS EGRESOS

Saldo anterior al: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

- - -

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HECHO POR: Municipalidad de: FECHA: REVISO: FECHA:

COMPARACIÓN SALDO DE CAJA CON EL ARQUEO DE VALORES

PRACTICADO (Expresado en quetzales)

DESCRIPCIÓN TOTAL SALDO SEGÚN CONFIRMACIÓN NUMERICA DE CAJA AL DE DE 20

-

ARQUEO DE VALORES PRACTICADO AL DE DE 20

-

SUMAS IGUALES

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CONCILIACIÓN BANCARIA

AL _____ DE _____ DE 20___ HECHO POR: MUNICIPALIDAD DE: FECHA: BANCO: REVISO: No. DE CUENTA: FECHA: NOMBRE DE LA CUENTA:

DESCRIPCIÓN SALDOS

LIBRO DE CONCILIACIONES BANCARIAS REG. DE FECHA DE 20 FOLIOS TESORERIA BANCO

1. Saldos según estado de cuenta del banco al -

-

2. MAS: Depósitos en transito: (No operados por Banco) Fecha Concepto

-

4. MENOS: Cheques en circulación (Ver detalle de cheques adjunto) 5. MENOS: Notas de débito no operadas por Contabilidad (*) Fecha Concepto ( ) ( ) ( ) 6. MAS: Notas de crédito no operadas por Contabilidad (*) Fecha Concepto

-

7. MAS (MENOS) Otras operaraciones bancarias (*) SUMAS IGUALES: Q.

-

-

(*) Si el espacio no es suficiente, detallar informacion en anexos CHEQUES SIN UTILIZAR DEL No. AL No. TOTAL CHEQUES

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HECHO POR: FECHA: REVISO:

ANEXO No. 4 FECHA: MUNICIPALIDAD DE

MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS INTERNOS DE LARGO PLAZO (Expresado en quetzales)

No. PRÉSTAMO PLAZO No. DE FECHA ACREEDOR DESTINO SALDO SALDO AL No. EN AÑOS CONTRATO INICIAL

TOTALES FUENTE DE DATOS: OBSERVACIONES

84

HECHO POR:

FECHA: REVISO:

ANEXO No. 5 FECHA: MUNICIPALIDAD DE

MOVIMIENTO DE PRÉSTAMOS INTERNOS DE CORTO PLAZO (Expresado en quetzales)

No. PRÉSTAMO PLAZO No. DE FECHA ACREEDOR DESTINO SALDO SALDO AL No. CONTRATO INICIAL

TOTALES FUENTE DE DATOS: OBSERVACIÓN

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HECHO POR: FECHA: REVISO: FECHA:

ANEXO No. 6 MUNICIPALIDAD DE

CUENTAS POR PAGAR A CONTRATISTAS (Expresado en quetzales)

No. No. DE FECHA PLAZO CONSTRUCTOR PROYECTO SALDO SALDO AL CONTRATO INICIAL

TOTALES FUENTE DE DATOS: OBSERVACIÓN

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HECHO POR: FECHA: REVISO:

ANEXO No. 7 FECHA: MUNICIPALIDAD DE

CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES (Expresado en quetzales)

No. FACT. FECHA PROVEEDOR DESCRIPCIÓN SALDO SALDO AL No. INICIAL

TOTALES FUENTE DE DATOS: OBSERVACIÓN

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HECHO POR:

FECHA: REVISO:

ANEXO No. 8 FECHA: MUNICIPALIDAD DE

OTRAS CUENTAS POR PAGAR (Expresado en quetzales)

No. DOC. PLAZO No. DE FECHA ACREEDOR DESTINO SALDO SALDO AL No. CONTRATO CONTRATO INICIAL

TOTALES FUENTE DE DATOS: OBSERVACIÓN

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