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FICHA DE CIERRE ANUAL EN CONTAI MULTIMES

MULTIAÑO

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PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL CIERRE DE AÑO EN CONTAI MULTIMES MULTIAÑO 1. Terminado el proceso con el mes de Diciembre, haga copia interna (disco duro) por: Procesos / Meses en disco /

Copia/Datos. Y externa (puede realizarse en CD, memoria USB, etc.). Recuerde que el proceso de cierre anual puede hacerse en cualquier y momento, es decir, usted puede iniciar el trabajo con los primeros meses del año siguiente y luego efectuar el cierre anual.

Es de anotar que dentro del proceso del mes de Diciembre debe dejarse la cuenta de provisión de prestaciones sociales (Cuenta 26) en cero, pues en esta cuenta el cierre automático corresponderá solo al de los terceros.

2. Cree el período de cierre por la opción Archivos / Calendario Contable. Cuando selecciona la instrucción de

insertar, el programa muestra el siguiente mensaje:

La respuesta debe ser No para que el programa sugiera el periodo de cierre, como nuevo periodo a crear, de lo contrario sugerirá el primer periodo del año siguiente y más tarde puede crear el periodo de cierre, como se explica más adelante.

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IMPORTANTE: No olvide marcar el campo de Identificador de Cierre y verifique que las fechas inicial y final correspondan al último periodo del mes 12.

Nota: Si ya tiene periodos del año siguiente, utilice para crear el período de cierre, la combinación de teclas Ctrl + P, seleccione “De Cierre” y escriba el año en el cual va a realizar el cierre anual, Ejemplo:

Se recomienda Proteger todos los meses hasta Diciembre, por la opción Procesos / Proteger Períodos Contables, no es obligatorio este paso, pero si va a cerrar el año, significa que los meses anteriores ya están totalmente procesados. Debe estar ubicado en el periodo de cierre creado para iniciar el proceso. Para ello, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

• Movimiento/Estadística de movimiento

• Tecla F4


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• Segundo botón de la barra de herramientas ó

•••• Tecla F3 Ingresando nuevamente a la compañía con ese período Nota: en la parte inferior izquierda del programa debe continuar como mes Diciembre, pero con un asterisco, así:

3. Verifique en la opción de Archivos/ Nits que exista un nit para los asientos de cierre anual y en Archivos / Comprobantes/ Maestro, un comprobante para el cierre.

4. Archivos / Plan de cuentas. En esta opción deben estar creadas las cuentas que reciben los saldos de las

cuentas que se cerrarán en cada grupo. Ejemplo: Retefuente por pagar año anterior, IVA por pagar año anterior, Utilidad o pérdida del ejercicio y Utilidad o pérdida por exposición a la inflación, (esto cuando usted separa la utilidad operacional, de la utilidad o pérdida que generan los ajustes por inflación, si no lo hace, la corrección monetaria de cuentas de balance se cerrará contra la misma cuenta de utilidad ó pérdida del ejercicio).

5. Revise los rangos de cuentas por la opción Soportes / Instalación / Mantenimiento de Compañías / Rangos,

depende del tamaño del primer nivel del plan de cuentas, Ejemplo: Si en su plan de cuentas el primer nivel es de 2 dígitos, usted debe digitar los dos primeros números.


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6. El programa cerrará las cuentas de resultados encontradas en los rangos de Ingresos y Egresos sin necesidad de

hacer ningún paso adicional. 7. Archivos/ Rangos de cuentas/ Grupos. Por esta opción se deben crear los rangos de las demás cuentas que se

cerrarán y que no corresponden a las de resultado definidas en el paso anterior: Retención en la fuente por pagar, Retención en la fuente por cobrar, Iva, Inventarios, Corrección monetaria de balance de cuentas de resultado (siempre que desee separar la utilidad entre operacional y utilidad por exposición a la inflación.), Ejemplo:

Recuerde que de estos grupos usted crea solo los que necesita.


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8. Archivos/ Rangos de cuenta/ Rangos. Defina aquí los rangos de las cuentas a que se refiere cada grupo,

Identificando cada rango que es para cierre anual y colocando la respectiva cuenta de cierre, Ejemplo:

Cuando el inventario es permanente y las cuentas se manejan con terceros, para cerrarlos, se debe crear un registro por cada cuenta que haya dentro del rango y la cuenta de cierre debe ser la misma, pues el objetivo en este caso es cerrar los terceros y conservar el saldo de la cuenta. Esto se debe a que si se indican un rango y una sola cuenta para el cierre, el saldo de los terceros pasaría a la cuenta que se indicó para el cierre. Nota: Los rangos de cuentas de Corrección Monetaria no necesita identificarlos como de cierre ni colocarle cuenta de cierre, al igual que al inventario cuando es periódico. Recuerde que usted podrá a un grupo, asignarle los rangos de cuenta que desee, ya que de acuerdo a como esté creado el plan de cuentas podrá necesitar que varias cuentas que no tienen orden secuencial pertenezcan a un mismo grupo.

9. Procesos / Cierre de año, (de estar apagada esta opción es porque se identificó el periodo por Archivos /

Calendario Contable).

Pestaña “Información General” Comprobante: Cierre anual (previamente creado) Nit: Cierre anual (previamente creado) Documento: Bajo el cual quedarán los asientos de cierre Fecha: 12/31/200x Detalle: Cierre anual 200x Documento referencia:Puede ser el mismo del documento Centro de costos: Puede seleccionar cualquiera Cuenta utilidad: Cuenta de utilidad o de pérdida 36xxxx Util. x exp. Inflación: Si separa la utilidad por CM de la Operacional Grupo: “Digite" los grupos de Corrección Monetaria que desea cerrar CMB, CMR, CMI. Inventario: Cuando se utiliza juego de inventarios. Inventario Periódico, digite también el grupo INV previamente creado.


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Pestaña “Grupos de Cierre”

El programa por defecto trae todos los grupos que en el archivo de Rangos de Cuenta/ Rangos, están marcados como grupos de cierre. Si su inventario es periódico, aquí no debe aparecer el grupo para el cierre de inventario porque ya se informó en la parte general. Por el contrario, si el inventario es permanente y desea cerrar los terceros, deben aparecer aquí cada uno de los rangos tal y como se explicó en el paso 9.


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Al dar clic en el Botón Aceptar de la pestaña “Información General” El sistema inicia el cierre, generando un comprobante, con cada uno de los asientos. El proceso puede tardar un poco, dependiendo del volumen de información, debido a que se genera un registro por cada tercero y centro de costos que tengan saldo en las cuentas que se van a cerrar.

En este paso, usted podrá asentar manualmente registro de ajustes necesarios, pero tenga en cuenta que no podrá realizar asientos de cuentas de resultados dado que ellas ya están en cero (0). 10. Reportes/ Contables/ Balance de prueba, verifique que las cuentas de resultados quedaron en ceros, que IVA y

retención en la fuente pasaron correctamente a las cuentas indicadas y que la utilidad aparezca en dicho balance de prueba.

11. Adicional al balance de prueba imprima los demás informes (Libros registrados, Comprobantes, etc.). para los

reportes de Listado de Movimiento por registro y Libro Auxiliar General, el programa permite resumir los registros sólo si se generan para el mes 13 o mes de cierre, para los demás la opción permanecerá deshabilitada.

12. Realice una copia de seguridad, en disco duro y en los otros medios externos que usted hace las copias, con el

nombre de asientos de cierre. 13. Puede repetir las veces que necesite este proceso de cierre anual, o de querer retirarlo lo puede hacer por

Movimiento / Corrección (Ctrl + R, Retiro Masivo), Asientos de Cierre Anual.

Tenga en cuenta que si se abren periodos anteriores y se hacen correcciones que tengan que ver con cuentas de cierre, el proceso debe hacerse nuevamente.

14. Proceso / Proteger Períodos Contables. Proteja el mes de Cierre y siga trabajando en el año siguiente.

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