Diagramas de proceso y flujo

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La representación grafica de la situación actual de las labores a desarrollar por cualquier organismo social puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servirá de auxiliar en la construcción de planes a corto y largo plazo. Este tipo de diagramas puede ser considerado desde el punto de vista mecánico, que corresponde a lo que se va hacer, y desde un punto de vista dinámico, como se está haciendo. El primero de ellos está referido a los pasos que se piensa se podrán dar en determinado proceso, sin ninguna otra base que la experiencia. El segundo dará punto de partida para la evaluación de un proceso establecido, donde permita hacer comparaciones, detecte flujos inadecuados, exceso de recorrido, etc.; en fin, una serie de herramientas útiles, económicas y bastantes sencillas de manejar.

Las graficas de flujo de datos son las más importantes y la que se emplean con mayor amplitud en el curso de los sistemas. Brevemente definida, la grafica de flujo es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo; debido a su extenso uso, esta grafica ha tomado variaciones con objeto de adaptarse a problemas especiales. Aparece en diversas formas y bajo diferentes títulos como resultado de variaciones del método básico. Por esta razón se utilizan variantes para ajustarse a distintas situaciones y producir diversos resultados.

Diagrama esquemático de flujo

La grafica esquemática de flujo es de una naturaleza similar a la grafica de flujo, pero presenta en forma considerablemente más sencilla los puntos más importantes de un procedimiento. Aun cuando este tipo de graficas se usa poco en el análisis de sistemas, se emplea mucho en su presentación. La presentación de un concepto nuevo de sistemas a un grupo de personas que no están familiarizadas con él en absoluto, debe manejarse con cuidado. Es necesario evitar que el auditorio llegue a preocuparse indebidamente por los detalles, a fin de que concentre su atención en los principios más importantes de la proposición. Permitir que se discutan detalles tales como el dibujo de las formas o puntos menores de la operación en este momento, podrá ocasionar que el auditorio se confunda y pierda de vista los componentes importantes del sistema. El diagrama esquemático de flujo sirve con eficacia a este propósito; solamente dice lo que se debe aprender en la primera lección.

Con frecuencia el uso de figuras, en vez de símbolos, ayuda a acentuar y describir ideas importantes y facilitar la comprensión de conceptos centrales. Los originales de las graficas pueden construirse empleando fotostáticas de la mitad del tamaño de las formas de las fotografías, como las que pueden obtenerse de los folletos de venta de los fabricantes de equipos. Los encabezados y las letras de los títulos pueden tomarse fotográficamente de las copias de diversos impresos antes de añadirlas a las graficas.

Graficas de Gantt

Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades, las actividades que comprendían un plan o proyecto fueron representados por diagramas de barras o graficas de Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie de un determinado periodo.

En sus escritos, Gantt resalto la importancia de los principios administrativos en el desarrollo, conservación y explotación de las empresas industriales; dio gran importancia a la dignidad del trabajador como hombre y no como maquina, y sugirió el reparto de utilidades a los trabajadores de empresas. Sin embargo, su aportación más conocida es la grafica de Gantt o diagrama de barras, que se usa para una diversidad de propósitos, cuando es necesario representar la ejecución o la producción total relacionada con el tiempo.

Para la elaboración de la grafica de Gantt deben seguirse los siguientes pasos:

a) Se elabora una lista de actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecución

b) Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años, meses, semanas, días, horas, etc., según sean las necesidades.

c) Se estima la duración de cada actividad.

d) Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala horizontal.

e) El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha determinada.

Las graficas de Gantt muestra una magnitud de tiempo y de trabajo que debe ejecutarse en ese tiempo. Las líneas trazadas horizontalmente a través de ese espacio muestran la relación entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en ese tiempo y el volumen programado.

Aun cuando estas graficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como producción de una fabrica o talle, tiene desventajas como:

Dificultad para obtener estimaciones de tiempo real, cuando no se tiene experiencia en el proyecto.

Imposibilidad para determinar el efecto de un retraso o un adelanto de una actividad en el resto de las actividades de un proyecto.

El hecho vital de que estos diagramas no ponen de manifiesto la interdependencia de varias actividades.

La longitud de las barras hace definir exactamente el trabajo que debe efectuarse en un instante preciso.

Ejemplo de la gráfica de Gantt para el cambio de una llanta

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1. Parar

2. Abrir la cajuela

3. Bajar la llave de chuchos

4. Bajar gato

5. Aflojar tuercas

6. Poner gato

7. Subir auto

8. Quitar llanta mala

9. Bajar llanta buena

10. Poner llanta buena

11. Bajar gato

12. Apretar tuercas

13. Guardar llave de chuchos

14. Guardar gato

15. Guardar llanta mala

16. Cerrar cajuela

17. Arrancar

Graficas de Pert

La técnica de Pert se utiliza para definir lo que se debe hacerse para cumplir en término los objetivos de un programa. Es una técnica para la planeación, programación y control del tiempo de proyectos en los que se involucran varias actividades. Gracias a este método es posible detectar las partes de un proyecto que deben ser corregidas, y pueden determinarse el efecto del intercambio entre los 3 factores básicos: tiempo, recursos, rendimiento técnico.

La característica de Pert consiste en que cuanto más grande y complejo sea un proyecto, mayores serán los beneficios.

Otra de las características del Pert es la de utilizar el tiempo como común denominador para reflejar la aplicación de los recursos asignados y las especificaciones de rendimiento.

Una de las primeras consideraciones que el Pert obliga a efectuar, es la de calcular el tiempo de duración para cada una de las actividades de un proyecto, sin preocuparse explícitamente por la duración de la totalidad de este. La duración total será obtenida automáticamente al sumar los tiempos de cada una de las actividades del proyecto, respetando las convenciones que la propia técnica dicta.

Dado que una actividad cualquiera está sujeta a un gran número de condiciones externas, el tiempo para realizarla no es un dato que se pueda predecir fácilmente. Tomando en cuenta lo anterior, así como la dificultad propiamente humana de estimar datos el Pert permite considerar 3 posibles ocurrencias de tiempo:

1. Plazo optimista (to): Tiempo necesitado para realizar la actividad si no se presentan imprevistos.

2. Plazo mas probable (tn): Tiempo que es mas probable usar en la realización de las actividades tomando en cuanta algunos imprevistos.

3. Plazo pesimista (tp): El mayor tiempo a usarse con todos los imprevistos que se pudieran dar en el proceso de realización.

En un principio surgió el problema en el manejo de tres tiempos para cada actividad, por lo que era necesario combinar de algun modo estos tres tiempos a fin que resultara un solo tiempo para cada actividad.

Desde luego existen mayores probabilidades de que el proyecto sea completado en el tiempo normal que en el tiempo optimista o pesimista. Por lo tanto, al tiempo normal deberá dársele un valor mayor que se le dará al tiempo optimista o pesimista.

De lo anterior resulto la siguiente fórmula:

Te= To+4Tn+Tp

6

De donde “Te” es el tiempo esperado o de mayor esperanza matemática

Una vez que las tres estimaciones de tiempo se han obtenido, estas son interconectadas por una curva de distribución de probabilidades, siendo el tiempo probable (tn) el de mayor frecuencia.

Ventajas de Pert Una de las principales ventajas del Pert es que suministra un método para la representación grafica de un programa. La metodología del Pert exige una planeación completa del proyecto a través de la producción de pequeños planes concretos que aumentan las probabilidades de alcanzar los objetivos del proyecto.

Diversas ventajas han convertido a Pert en un instrumento de planeación y control. Las principales son las siguientes:

1. La elaboración de planes realistas, detallados y de fácil difusión que incrementen las posibilidades de cubrir las metas del proyecto.

2. La predicción de las duraciones y de la certidumbre de las mismas.

3. Centrar la atención en las partes del proyecto que son susceptibles a impedir o demorar su realización o partes criticas.

4. Informar de la incompleta utilización de recursos.

5. La simulación fácil de alternativas.

6. La obtención de informes completos y frecuentes del estado de proyecto

Utilizando el modelo IPO

El enfoque del modelo IPO es altamente aplicable para el estudio y análisis de sistemas.

Es importante que antes de realizar un sistema nos preguntemos que hace o que intenta hacer este.

Esto es, se identificarán los objetivos y los resultados que deseemos del sistema, se identifican las salidas necesarias del sistema y por ultimo las entradas o insumos necesarios para obtener nuestros resultados.

Es por esto que es necesario la implementación de un sistema que permita analizar cada uno de estos componentes Entrada, Proceso, Salida (Input, Process, Output) para determinar que? como? Y con que? Pretendemos obtener resultados del sistema. Este sistema es llamado IPO (Input, Process, Output).

Que es el IPO?

Como ya determinamos antes el IPO es el modelo utilizado para analizar las entradas (insumos) procesos y salidas que se requieren en un sistema.

Entradas (Input)

Las entradas se refieren a los materiales físicos, informacion, y otras fuentes que requiera el proceso.

Para determinar que insumos son necesarios es importante estudiar que producto o resultado se espera se obtendrá.

Desde un punto de vista general es necesario tener en cuenta los siguientes insumos para un sistema:

1. Información del personal o fuerza laboral necesaria.

2. Estimación del tiempo necesario.

3. Descripción de los materiales requeridos.

4. Información de cómo se obtendrán los resultados.

5. Información de los posibles inconvenientes y restricciones del proceso.

Proceso La parte del proceso es la encargada de transformar los insumos al resultado o producto que deseamos.

Los elementos analizados son:

1. Cuales son los insumos utilizados?

2. Cuales deben ser las salidas, resultados o productos que se desean?

3. Que se debe hacer para conseguir estos resultados?

Salida (Output)

Esta es posiblemente el inicio de nuestro análisis. Recordemos que partimos de la necesidad de producir algo, por lo tanto es necesario que la salida, en este caso, sea la primera en analizarse para determinar que insumos y procesos son necesarios.

Obteniendo una retroalimentación

En muchos de los casos la implementación del modelo IPO involucra una interacción directa entre los resultados obtenidos, los procesos y los insumos, de la misma manera los insumos repercuten en las salidas. Esto justifica la retroalimentación que se implica entre cada uno de estos elementos.

A la interacción recibida por cada elemento lo llamamos retroalimentación o FEEDBACK.

La retroalimentación nos permite modificar de manera directa los resultados al no ser estos los obtenidos.

Ejemplos de la función del IPO Por ejemplo: El proceso de reemplazar y ajustar una correa de zapato empezaría con el estudio de un diagrama de alto nivel. Los insumos necesarios serían las “correas” y el “zapato”. El proceso involucraría el poner la nueva correa en el zapato, ajustarla, y descartar la anterior. El producto sería “un zapato con correa nueva ajustada”. Se podrían utilizar sub-niveles para explicar cada uno de estos pasos mas detalladamente.

Función gráfica del diagrama IPO

Resulta de gran utilidad el representar el IPO utilizando un diagrama que permita visualizar cada elemento “Ingreso, Proceso, Salida” previamente estudiado. Un diagrama básico y muy general podrá constar de columnas separadas para cada elemento.

Ingreso

Proceso

Salida

El IPO resulta entonces como un diagrama que permite estudiar de una manera general o de alto nivel las 3 fases fundamentales para obtener un producto.

Ejemplos del diagrama IPO

Ingreso Proceso Salida Agua, saborizantes y colorantes, paletas de madera, congeladores,

Moldes, envoltorios

Mezcla del agua, colorantes, saborizantes.

Aplicación de mezcla y paletas en los moldes.

Congelación de los moldes

Helados de paleta

Ingreso Proceso Salida Agua, azúcar, envase, mezclador (cuchara o paleta)

Verter la porción apropiada de azúcar y agua en el envase.

Mezclar vigorosamente con la cuchara o paleta

Agua azucarada

Ingreso Proceso Salida Password de usario Validación en la base de

datos actual Verificación de password

Organigrama[AN1]

Es la grafica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan.

Interpretación

Los organigramas son representaciones graficas de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se

representa por medio de un rectángulo que encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa> la unión de los cuadros

mediante líneas representa los canales de autorización y responsabilidad.

Ventajas de su uso

1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

2. Muestra quien depende de quien.

3. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

Desventajas de su uso.

1. No muestra mas que las relaciones formales.

2. Imponen una rigidez innecesaria.

Contenido.

1. Títulos de descripción condensada de las actividades.

2. nombre del funcionario que formulo las cartas

3. fecha de formulación

4. aprobación.

5. Leyenda o explicación de líneas y símbolos especiales.

Tipos de organigramas

Organigramas maestros:

Estos muestran la estructura completa, dando a simple de vista panorama de todas las relaciones entre los departamentos o componentes principales.

Organigramas suplementarios:

estos muestran un solo departamento o uno de los componentes principales y ofrecen detalles sobre relaciones, autoridades y obligaciones de ese departamento.

En su forma de presentación existen diversos tipos:

Verticales:

En estos las jerarquías supremas se presentan en la parte superior, ligada por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabilidad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.

Horizontales:

Colocan las jerarquías supremas en la izquierda y los demás niveles hacia la derecha, de acuerdo con su importancia.

Circulares:

Se encuentran formados por círculos concéntricos, correspondiendo la central a las autoridades máximas, y en su alrededor se encuentran otros que se hallaran mas o menos alejados en razón de su jerarquía.

Nomenclatura convencional.

Se refiere a la administración pública, se decidió en forma convencional para los efectos de uniformidad de criterios en los programas reforma administrativa del Gobierno Federal, y actualmente, en los programas de “Modernización administrativa”, él termino “Organograma”.

Organograma. Representación grafica de la estructura orgánica de una institución o una de sus áreas, y de las relaciones que guardan entre su los órganos que la integran.

En los organogramas, los órganos de la institución y sus interrelaciones aparecen perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y dejando las relaciones de dependencia entre ellos.

La ubicación de las figuras del Organograma deberá realizarse respetando los niveles de jerarquía.

Normas para el diseño.

Líneas de conexión.

Diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, las cuales se representan por medio de líneas.

Relación principal de autoridad Relación lineal.

Relación de subordinación entre los responsables de las unidades y sus subalternos.

Relación de autoridad funcional

Representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al método especifico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de líneas.

Relación de asesoria

Representa los órganos que proporcionan información técnica a los de línea. Deberá presentarse por medio de líneas continuas a trazo fino, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del órgano que asesoran.

Relación de coordinación

Relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la organización. La relación de colaboración deberá representarse por medio de líneas con un trazo discontinuo.