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INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL

INTERNO

Código: C1-01-F-03

Versión: 01

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FECHA DEL INFORME:

2015 08 31

FECHA DE LA AUDITORIA:

Inicio 15-08-10

Finalización 15-08-31

INFORME FINAL

PROCESO

AUDITADO:

Gestión de la Red Colombiana de Metrología (RCM).

AUDITOR(ES): Sandra Lucía López Pedreros – Asesora con funciones de Jefe de Control

Interno.

OBJETO: Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales vigentes para la gestión de la Red Colombiana de Metrología en el segundo semestre de 2014 y primer semestre de 2015; así como también el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través de manuales, procedimientos e instructivos del proceso M3.

ALCANCE: Segundo semestre de 2014 y primer semestre de 2015

METODOLOGIA: El muestreo realizado estuvo dado de forma indiscriminada y discrecional; dada la información tenida para efectos de inspección y verificación. Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como:

1. Consulta: realizando preguntas al Subdirector de Innovación y Servicios Tecnológicos obteniendo respuestas orales.

2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad que aplicará a la observación y a los procesos de la auditoria.

3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como resoluciones,

documentos y registros de páginas web, entre otros.

4. Revisión de comprobantes: la revisión de comprobantes se realizó

específicamente para probar la validez de la información documentada, suministrada o registrada.

5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la integridad

de la información documentada o registrada.

6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías en la

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

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información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones normativas tanto internamente como a nivel nacional.

7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa.

Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que contienen los siguientes elementos:

1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad).

2. Criterio (s): Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).

3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada).

4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).

Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas

CRITERIOS DE AUDITORIA:

Decreto 4175 de 2011, Resolución 092 de 2014, Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015, manual técnico MECI actualizado 2014, Decreto - Ley 019 de 2012 entre otros.

RECURSOS: Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como: equipo de cómputo, internet, intranet, link compartido de la auditoria entre otros.

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS

ASPECTOS POSITIVOS Total y entera disposición por parte del Subdirector de Innovación y Servicios Tecnológicos, para dilucidar inquietudes durante la auditoría. OBSERVACIÓN No. 1. Comité de Gestión RCM


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Condición: Las actas de gestión remitidas para la vigencia 2015 corresponden a las subredes: agropecuaria, equipos biomédicos, salud y minero. Según lo establecido en la Resolución 092 de 2014, articulo 6 es un solo comité de gestión de la RCM, no establece comités por Subred. Sin embrago, en el artículo 8 habla de comité de gestión de cada subred. Criterio: Resolución 092 de 2014, artículos 6 Comité de Gestión de la RCM y articulo 8. Causa: Inconsistencias y falta de claridad en la Resolución 092 de 2014. Consecuencias o efectos: Deficiencias en el cumplimiento al funcionamiento y diseño establecido para la RCM. OBSERVACIÓN No. 2. Reuniones anuales Condición: La Resolución 092 de 2014 establece que el comité de gestión se reunirá mínimo tres veces al año, en la vigencia 2014 no se evidencio ninguna reunión. Criterio: Resolución 092 de 2014, articulo 6. Comité de Gestión de la RCM. Causa: Desconocimiento de la Resolución 092 de 2014. Consecuencia o Efecto: Incumplimiento al funcionamiento y diseño establecido para la RCM.


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OBSERVACIÓN No. 3. Actas de Comité Condición: Todas las actas remitidas no cuentan con firmas de los asistentes, a modo de ejemplo se observa:

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Decreto – Ley 019 de 2012. ARTICULO 33. ACTAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS.

Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos emitidos en cada caso. (…)

Causa: Falta de control en las actas suscritas y desconocimiento normativo. Consecuencia o Efecto: Documentos no validos al carecer de firmas. OBSERVACIÓN No. 4. Capacidad Técnica metrológica en términos de oferta nacional existente Condición: La información remitida contempla un reporte completo de entidades así:


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Este reporte establece 53 páginas sin diligenciar: departamento, ciudad y teléfono para las personas naturales y sin especificar a qué subred pertenecen. De igual manera, no se evidencia realmente cual


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es la capacidad técnica metrológica en términos de oferta nacional, a modo de ejemplo se encontró a Sandra Rippe Mora como persona natural y a la vez como representante legal de Volumed, así:

Interpretándose que corresponde a la misma oferta metrológica pues al ser la representante legal de un laboratorio se entendería como solamente una. Situación igual se presenta con John Jairo Jiménez. A criterio de control interno puede ser duplicidad de datos al ser un solo ente quien brinda la oferta


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metrológica. Vale la pena preguntarse si una persona natural tiene capacidad técnica metrológica o lo que posee es competencias. Adicionalmente, el total de miembros de la RCM no necesariamente son la oferta nacional de capacidad técnica metrológica, ya que existirán empresas o laboratorios que aún no hagan parte de esta. Criterio: Resolución 092 de 2014, articulo 3 numeral 1. Causa: Falta de control en la información registrada y depuración de la base de datos. Consecuencia o Efecto: Información no veraz a entes de control. OBSERVACIÓN No. 5. Plan de trabajo anual Condición: La Resolución 092 de 2014 establece en el artículo 6 numeral dos como función del comité de Gestión de la RCM el de evaluar y aprobar el plan de trabajo anual que contendrá las actividades, directrices y estrategias de la RCM.


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Fue remitido un plan de trabajo 2012-2016 sin evidencia de estar aprobado; adicionalmente no corresponde a las vigencias solicitadas del 2014 y 2015, es decir de carácter anual; no se evidencia plan “anual”. Se remite simplemente un cronograma 2015, así:


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Criterio:

Resolución 092 de 2014.

Causa:

Desconocimiento de los compromisos establecidos en la Resolución 092 de 2014.

Consecuencia o Efecto:

Incumplimiento de funciones por parte del Comité de Gestión de la RCM.

OBSERVACIÓN No. 6. Cronograma – celdas protegidas

Condición: Se observa en el Cronograma remitido en archivo en Excel denominado cronograma de trabajo RCM 2015 con celdas protegidas que no permitió la claridad en la información remitida al no visualizar las frases completas, así:


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Criterio:

Modelo estándar de control interno eje transversal: información y comunicación

Causa:

Archivo en Excel denominado cronograma de trabajo RCM 2015 con celdas protegidas.

Consecuencia o Efecto:

Limitación para el análisis de información.


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OBSERVACIÓN No. 7. PQRSD En virtud a que la RCM es coordinada por el Instituto Nacional de Metrología y las diferentes peticiones, quejas reclamos, solicitudes y denuncias son resueltas por la Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos estos a criterio de Control Interno deben ser radicados en el SURDO. En virtud a que la Red Colombiana de Metrología hace parte de la misión de la entidad, debe existir una dependencia que reciba, trámite y resuelve las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, dependencia que ya existe en el INM. De igual forma, no se evidenció en la página web principal de la Red Colombiana de Metrología: www.rcm.gov.co un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Tampoco evidenció un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de actos de corrupción, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio. Es de anotar que no fue posible hacer seguimiento a las respuestas de la PQRS. Criterio: Ley 1474 de 2011, articulo 76 y Circular Externa 001 de 2011. Causas: Debilidades en el conocimiento de la Ley 1474 de 2011. Consecuencia o Efecto: Debilidades en la trazabilidad de las respuestas o incumplimientos en estos requerimientos. OBSERVACION No. 8. Ley de transparencia Condición: La Ley 1712 de 2014 establece como obligados del cumplimiento de esta a (…): “Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público”.

http://www.rcm.gov.co/


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El decreto 103 de 2015 en su artículo 4 establece que los sujetos obligados, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”. En la página web de la RCM: www.rcm.gov.co

Criterio: Ley 1712 de 2014 y del Decreto 103 de 2015 Causa: Debilidades en el conocimiento de la Ley 1712 de 2014 y del decreto 103 de 2015. Consecuencia o Efecto: Posibles riesgos de incumplimiento de la Ley de Transparencia.

http://www.rcm.gov.co/


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OBSERVACIÓN No. 9. Relación de Usuarios Condición: Se solicitó los usuarios registrados en el motor de búsqueda con fecha de inscripción. Última fecha de actualización y membresía a 31 de diciembre de 2014 y 30 de junio de 2015, y fue remitida:

Tan solo se observa la fecha de registro, adicionalmente el rango suministrado fue del primero de enero de 2014 al ocho de agosto de 2015 y no el solicitado que era el del alcance de la auditoria. Criterio: MECI - Modelo estándar de control interno eje transversal enfocado a la información y comunicación Causa: Falta de control en la información remitida a Control Interno. Consecuencia o Efecto:

Limitación para el análisis de información.


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OBSERVACION No. 10. Costo de la membresía Condición: Se observa que para pertenecer a la RCM no se incurre en costos, el registro en el Motor de Búsqueda es gratuito. Sin embargo no se evidencia que esto sea definido por la instancia pertinente como sería el ordenador del Gasto como lo establece el artículo 12 de la Resolución 092 de 2014. Adicionalmente, el numeral 10 del artículo 10 del Decreto 4175 de 2011 establece: Realizar los estudios sobre tasas y tarifas, descuentos y pagos por los servicios ofrecidos por el Instituto Nacional de Metrología - INM, de conformidad con la ley que las establezca. Criterio: Resolución 092 de 2014. Artículo 12. Numeral 10 del artículo 10 del Decreto 4175 de 2011. Causa: Desconocimiento de lo establecido en la Resolución 092 de 2014. Consecuencias y Efectos: Incumplimiento de la Resolución 092 de 2014. OBSERVACIÓN No. 11. Manual registro metro red Condición: En la información remitida por parte de los auditados a la Oficina de Control Interno se observó un manual que no está aprobado en el SIG, así


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Criterio: Manual usuario sin registrarse Causa: Documentos sin ser incluidos dentro del SIG. Consecuencia o Efecto: Debilidades en el Sistema Integrado de Gestión. OBSERVACIÓN No. 12. Integrantes grupo SIST- RCM Condición: Se evidenció que el grupo de la RCM está compuesto por:


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Si bien se identifica quien conforma el grupo de la RCM, se podrían establecer los cargos de cada uno para evitar cambios en el manual si alguno de sus miembros ya no pertenece a este. Criterio: Manual técnico del MECI: página 26. Establece “Se debe tener en cuenta que la responsabilidad de la ejecución de las actividades debe recaer en los cargos y no en las personas, esto con el fin de que se garantice la continuidad del proceso de actualización sin que incidan los cambios organizacionales.” Causa: Desconocimiento de lineamientos del manual técnico del modelo estándar de control interno para el estado colombiano MECI 2014. Consecuencia o Efecto: Debilidades en el Sistema de Control Interno. OBSERVACIÓN No. 13. Financiación RCM


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Condición: Se observa que la financiación de la RCM se da con el proyecto de inversión Administración del Sistema Metrológico. Sin embargo, se relacionan cumplimiento de actividades con recursos de otros proyectos de inversión como el del Fortalecimiento, Investigación y Desarrollo en Metrología; estos no son relacionados por el Coordinador tras preguntar cómo se financiaba la RCM. Se establece que los servicios que presta la RCM y que están en cabeza del INM son gratuitos para los miembros de la RCM; sin embargo el numeral 10 del artículo 10 del Decreto 4175 de 2011 establece: Realizar los estudios sobre tasas y tarifas, descuentos y pagos por los servicios ofrecidos por el Instituto Nacional de Metrología - INM, de conformidad con la ley que las establezca. Adicionalmente, los cursos ofrecidos por el INM a los miembros de la RCM si tienen un costo para e Instituto al contratarlas con el CENAM de México. Criterio: Información suministrada por los auditados. Decreto 4175 de 2011. Causa: Debilidades en el control de la información remitida y la no existencia de estudios que establezcan el no cobro por la prestación de servicios por parte del INM a los miembros de la RCM. Consecuencias o Efectos: Posibles inconsistencias en la información y posible riesgo de dejar de percibir recursos para el INM. OBSERVACIÓN No. 14. Objetivos específicos Condición: El parágrafo del artículo 4 establece la diseminación de la capacidad técnica metrológica existente en los laboratorios de la RCM por medio de publicaciones técnicas y científicas en revistas y periódicos nacionales e internacionales y otros medios de comunicación, como página web, entrevistas a radio y televisión y otros aplicables; evidenciándose que no se han realizado estas publicaciones e incumpliendo el objetivo específico. Criterio:


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Resolución 092 de 2014 articulo 4. Causa: Debilidad en el cumplimiento de los objetivos específicos. Consecuencias o Efectos: Incumplimiento de la Resolución 092 de 2014. OBSERVACIÓN No. 15. Formalización Condición: El segundo inciso del artículo 8 de la resolución 092 de 2014 establece que: “La Coordinación, Subordinación y comité de Gestión de cada Subred y Grupo de Trabajo será formalizada por parte del iNM con un término de concordancia que describe los derechos y deberes firmado por los directores o representantes legales de las instituciones”. La respuesta remitida fue: “La formalización de las Coordinaciones y Subordinaciones de la Red Colombiana de Metrología se realizó en el marco del Proyecto Asistencia Técnica al Comercio en Colombia ATCC con el liderazgo de la Dra. Vera Ponçano en el mes de diciembre de 2011. Se adjunta el Informe de la Consultoría de la Dra. Vera Ponçano del: 18/12/2011. Adicionalmente se adjuntan las comunicaciones que formalizan los cambios en las coordinaciones y subordinaciones”. Evidenciándose el incumplimiento a lo establecido en la Resolución 092 de 2014 ya que no se evidenció documento que describa los derechos y deberes firmado por los directores o representantes legales de las instituciones. Criterio: Resolución 092 de 2014 Causa: Debilidades en el control de actividades y compromisos establecidos en la Resolución 092 de 2014. Consecuencias o Efectos.


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Incumplimiento de la Resolución 092 de 2014. OBSERVACION No. 16. Plan de trabajo subredes Condición: Se evidencia que los planes de trabajo por SUBREDES remitidos corresponden al periodo 2012-2016 y no anuales como está establecido en los diferentes apartes de la Resolución 092 de 2014. No se observa un plan de trabajo anual de cada subred. Criterio: Resolución 092 de 2014. Artículo 8, parágrafo numeral 1 (entre otros). Causa: Debilidades en la planeación y conocimiento de la resolución 092 de 2014. Consecuencias o Efectos: Incumplimiento de la Resolución 092 de 2014. OBSERVACIÓN No. 17. Desactualización de las capacitaciones página web Condición: Si bien se dispone de un link de cursos de metrología (acción de mejora en el plan de mejoramiento de auditoría 2014) esta información se encuentra mal denominada. A primera vista se interpreta que la última capacitación presentada es de julio de 2014. Se debe dar conocer de forma actual y con la denominación adecuada la diferente información de interés a los ciudadanos e integrantes de la Red Colombiana de Metrología.


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Criterio: Ley 1712 de 2014 y Resolución 092 de 2014, Artículo 7. Numeral 17. Causa: Falta de control del Coordinador de la RCM en la información que debe encontrarse actualizada y cargada en la página Web de la RCM Consecuencia o Efecto. Información desactualizada a la ciudadanía en general y a los integrantes de la RCM. Incumplimiento de funciones. OBSERVACION No. 18. Planes de mejoramiento Condición: Se verificó que del plan suscrito solo se han remitido soportes de cumplimiento de dos acciones de mejora de las 18 suscritas. Se evidencia que se ha incumplido el plan de mejoramiento suscrito. Es de aclarar que son los responsables de las acciones contenidas en los planes los que deben hacer seguimiento permanente al


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cumplimiento de las mismas. Una de las causas establecida en dicho plan de mejoramiento era: “Desconocimientos en aspectos de redacción, acento ortográfico por parte del programador y desarrollador de la página web de la RCM y del Motor de Búsqueda. Y adicionalmente hay fuentes en la programación que no permiten programar los acentos ortográficos”, aunque se realizaron correcciones en el motor de búsqueda donde nacía el hallazgo, se evidenció que en la página web de la RCM sigue ocurriendo algo similar, así:

Criterio: MECI componente planes de mejoramiento. Causa: Falta de autocontrol de los funcionarios responsables del cumplimiento de os planes de mejoramiento. Consecuencias o efectos: Incumplimiento de planes de mejoramiento. OBSERVACION No. 19. Riesgos


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Condición: Se remitió tan solo un riesgo de proceso, correspondiente por interpretación del auditor de control interno al de corrupción. No se remitieron los soportes de la realización efectiva del control realizado a este. Se verificó que en el mapa de procesos de Calidad se identificaron como riesgos: desarticulación de la RCM, baja membresía en la RCM e insuficiencia en el diligenciamiento de los datos requeridos en el motor de búsqueda. El riesgo remitido fue: concentración de beneficios en pocos usuarios. Tras esta auditoría se evidencia que los controles y actividades establecidos en el mapa de riesgos no son efectivos pues se observan debilidades en el cumplimiento de lo establecido en la Resolución 092 de 2014 por la cual se reglamenta el funcionamiento de la Red Colombiana de Metrología. Criterio: MECI - Componente Administración del Riesgo.

Causa:

Falta de control y conocimiento de su propio mapa de riesgos.

Consecuencias o Efectos:

Potenciales incumplimientos en los compromisos del proceso.

RECOMENDACIONES

A continuación se realizan recomendaciones a cada una de las observaciones, así: OBSERVACIÓN No. 1. Comité de Gestión RCM Se sugiere evaluar la viabilidad de un solo comité o si son varios comités por Subredes. De igual manera, se recomienda aclarar en la Resolución 092 de 2014 si es uno o varios comités. OBSERVACIÓN No. 2. Reuniones anuales Se sugiere establecer una directrices en relación a las reuniones y especificar quienes deciden y como


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está conformado el quórum decisorio. OBSERVACIÓN No. 3. Actas de Comité Se recomienda que todas las actas realizadas cuenten con firma de suscripción. OBSERVACIÓN No. 4. Capacidad Técnica metrológica en términos de oferta nacional existente Se recomienda determinar la oferta real a nivel nacional de la capacidad técnica metrológica. Se sugiere observar criterios como números de laboratorios por subredes. OBSERVACIÓN No. 5. Plan de trabajo anual Se recomienda establecer evidencias de la evaluación y aprobación de planes anuales de trabajo en la RCM.

OBSERVACIÓN No. 6. Cronograma – celdas protegidas

Se recomienda remitir archivos que permitan la lectura completa del contenido de la información.

OBSERVACIÓN No. 7. PQRSD Se recomienda unificar e integrar las diferentes PQRSD que lleguen a la RCM con el sistema SURDO del INM. OBSERVACION No. 8. Ley de transparencia Se recomienda crear un link en la página Web de la RCM que dé direccione a la página del INM. Adicionalmente evaluar la pertinencia de relacionar información perteneciente a la RCM en cumplimiento con los requisitos mínimos de la Ley 1712 de 2014. OBSERVACIÓN No. 9. Relación de Usuarios Se recomienda depurar e identificar los usuarios de forma clara para los diferentes interesados.


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OBSERVACION No. 10. Costo de la membresía Se recomienda hacer un estudio de la viabilidad y pertinencia de la gratuidad o no de la membresía que se encuentre avalado por las instancias pertinentes. OBSERVACIÓN No. 11. Manual registro metro red. Se recomienda que cualquier documento que sea utilizado como un procedimiento sea incluido dentro del SIG. OBSERVACIÓN No. 12. Integrantes grupo SIST- RCM Se recomienda que se identifiquen los integrantes por cargo y no por nombre del funcionario. OBSERVACIÓN No. 13. Financiación RCM Se recomienda establecer como se financiaría la Red Colombiana de Metrología de no existir recursos de inversión. Se sugiere hacer un estudio de la viabilidad de prestar servicios por ejemplo de capacitación gratuita o no a los miembros de la RCM. OBSERVACIÓN No. 14. Objetivos específicos Se recomienda dar estricto cumplimiento a los objetivos específicos establecidos en la Resolución 092 de 2014. OBSERVACIÓN No. 15. Formalización Se recomienda por parte del INM formalizar la Coordinación, Subordinación y el y Comités de gestión de cada Subred y grupo de trabajo con un término de concordancia que describa los derechos y deberes y que se encuentre firmado por los directores o representantes legales de las instituciones. OBSERVACION No. 16. Plan de trabajo subredes Se recomienda establecer planes de trabajo anuales y no por periodos de varios años, tal como lo establece la Resolución 092 de 2014. OBSERVACIÓN No. 17. Desactualización de las capacitaciones página web


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Se recomienda realizar control y seguimiento a las publicaciones de la página Web de la RCM. OBSERVACION No. 18. Planes de mejoramiento Se sugiere dar estricto cumplimiento a los planes de mejoramiento suscritos. Adicionalmente se recomienda adoptar una política de autocontrol y realizar el debido seguimiento por parte del responsable de los planes. OBSERVACION No. 19. Riesgos Se recomienda ejercer activamente el principio de autocontrol e identificar y evaluar los riesgos tanto de su proceso como de corrupción periódicamente en concordancia con los controles y actividades para mitigarlos.

OTRAS RECOMENDACIONES

Se recomienda identificar quienes efectivamente cuentan en la actualidad con membresía y realizar seguimiento y control periódico para que permanezca actualizada la información.

ELABORÓ: Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno.

REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno.

fecha del informe fecha de la auditoria: inicio informe ... · actualización y membresía a 31 de...

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