fases de la administración de proyectos · pdf file“la administración de...
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“Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaña. Usted y su
grupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el
centro, habremos hecho un túnel.
Y si no nos encontramos, !Habremos hechos dos túneles!”
“La administración de proyectos es el proceso de combinar
sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto
dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”
(Baker, 1999).
•Mecanismos de selección de proyecto •Carta del proyecto •Determinar la meta global del proyecto •Precisar el alcance general del proyecto •Seleccionar los miembros iniciales del equipo •Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
Fase 1:
Inicio
Proyecto
Necesidades del sector o de la
industria
Requerimientos del cliente
Necesidades de la institución
Avances tecnológicos
Requerimientos legales
Carta de Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
•Identificación de actividades o tareas •Secuenciación de actividades •Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades •Estimación de las necesidades de recursos •Estimación de los costes de las actividades •Representación gráfica del flujo de actividades •Optimización de la planificación •Estructura de Descomposición del Trabajo
Fase 2:
Planeación
En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de selección de
personal, calendarización, presupuestación, etc.
La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.
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Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
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4 meses
2.5 meses
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1 mes
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2 meses
2.5 meses
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0.5 meses
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Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
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Clave de la
actividad Actividad Duración ResponsableActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:
Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
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Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
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Director Jurídico
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Director de Planificación
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Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
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Director de Planificación
Director Jurídico
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Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
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Director de Planificación
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Director Administrativo
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Clave de la
actividad
Clave de la
actividad Actividad Duración ResponsableActividades
precedentes
Actividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:
Fecha:
Elaboró:
Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
Tabla de precedencias
Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán.
Diagrama de Gantt
1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
PERT
(Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)
Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.
Es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.
•Dirigir el equipo •Reunirse con los miembros del equipo •Comunicarse con los terceros involucrados •Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir •Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)
Fase 3:
Ejecución
Reportes de avances Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero (hito)
*Hito (milestones)
Es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto
•Vigilar las desviaciones del plan •Emprender acciones correctivas •Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados •Cambiar los calendarios del proyecto •Adaptar los niveles de recursos •Cambiar el alcance del proyecto •Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
Fase 4:
Control
Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento: Técnico.- Controlando el avance de las tareas. Económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.
Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto: •Recoger datos
•Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios. •Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados. •Informar •Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos •Replanificación
•Reconocimiento de logros y resultados •Cierre de las operaciones y dispersión del equipo •Aprendizaje de la experiencia del proyecto •Revisión del proceso y resultados •Redacción del informe final
Fase 5:
Conclusión
Cierre Administrativo
Cierre del
Contrato
Producto, Servicio ó
Resultado final
–Reporte final: Presupuesto, Programa,
Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte
de control de cambios.
-Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitácoras, Comunicados, Lecciones aprendidas