fases de auditoría general ii

7/25/2019 Fases de Auditora General II

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FASES DE AUDITORA GENERAL II

PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO : COMPRAS CUENTAS POR PAGAR

Prueba a.

Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en ellibro mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, lascuales, de ser el caso, deben ser investigadas.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales queposiblemente no se encuentran comprendidas dentro de los procedimientos normales deprocesamiento.

Algunos ejemplos de cuentas por pagar que pudieran parecer infrecuentes se mencionana continuacin:- Facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, etc.- eudas como resultado de un juicio.- eudas como consecuencia de un fraccionamiento tributario.- !efinanciamiento deudas.- "apitali#acin de pasivos.

Es importante tener en consideracin la posibilidad$ de que se realicen pagos ilegales oirregulares a funcionarios de empresas p%blicas o privadas. &o obstante que el auditorno est' en la obligacin de detectar fraudes y(o pagos ilegales, de acuerdo a normas deauditoria generalmente aceptadas )*A* +, debe estar vigilante a la posibilidad de quese ayan cometido actos ilegales. El mencionado *A* l establece una serie de medidasque el auditor debe adoptar en el supuesto caso que /ste detecte actos )pagos ilegales.0na de las medidas m's importantes consiste en la obligacin de comunicar los ecosa la gerencia y otros funcionarios con autoridad suficiente para que tomen medidascorrectivas.

*i la empresa auditada es parte de un grupo econmico y entre las empresas del grupose an reali#ado operaciones significativas, el auditor debe establecer las caracter1sticassobresalientes de dicas operaciones. *i las transacciones de compras ente lascompa21as vinculadas econmicamente son 3mportantes el auditor debe considerar lareali#acin de pruebas cru#adas para comprobar su valide#. e otro lado, de acuerdocon el *A* 4, las transacciones con accionistas, directores, empleados, sus familiarescercanos, inversionistas cuya inversin se contabili#a por el m/todo de participacin yterceros con influencia importante sobre las pol1ticas de la gerencia. representantransacciones con partes relacionadas.

Es importante tener en consideracin la posibilidad$ de que se realicen pagos ilegales oirregulares a funcionarios de empresas p%blicas o privadas. &o obstante que el auditorno est' en la obligacin de detectar fraudes y(o pagos ilegales, de acuerdo a normas deauditoria generalmente aceptadas )*A* +, debe estar vigilante a la posibilidad de quese ayan cometido actos ilegales. El mencionado *A* l establece una serie de medidas

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que el auditor debe adoptar en el supuesto caso que /ste detecte actos )pagos ilegales.0na de las medidas m's importantes consiste en la obligacin de comunicar los ecosa la gerencia y otros funcionarios con autoridad suficiente para que tomen medidascorrectivas.

*i la empresa auditada es parte de un grupo econmico y entre las empresas del grupose an reali#ado operaciones significativas, el auditor debe establecer las caracter1sticassobresalientes de dicas operaciones. *i las transacciones de compras ente lascompa21as vinculadas econmicamente son 3mportantes el auditor debe considerar lareali#acin de pruebas cru#adas para comprobar su valide#. e otro lado, de acuerdocon el *A* 4, las transacciones con accionistas, directores, empleados, sus familiarescercanos, inversionistas cuya inversin se contabili#a por el m/todo de participacin yterceros con influencia importante sobre las pol1ticas de la gerencia. representantransacciones con partes relacionadas.

Prueba b."omprobar la vigencia del sistema de control sobre las ordenes de compra, gu1as deremisin y facturas por pagar. "ru#ar los documentos de origen para su revisin con loslibros de primera entrada.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de comprobar la ra#onabilidad del universo delcual se van a seleccionar las muestras para su examen.

7os documentos fuente no identificados o no ubicados f1sicamente, tanto del universocomo de la muestra seleccionada, deben ser sujetos a una investigacin especial, debidoa que podr1an indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y(o pagosindebidos.

"on la finalidad de comprobar que los registros en los libros de primera entrada est'ncompletos, el auditor, en base a muestras, debe cru#ar los documentos de origen con losregistros de compras y de ingresos al almac/n. e igual manera el auditor debe obteneruna muestra de ordenes de compra, gu1as de remisin del proveedor, partes de ingresoal almac/n y de facturas recibidas y confrontarlos con los documentos de origen.

ebido a que el examen de compras y cuentas por pagar est' vinculado con la revisindel subsistema "aja 8 Egresos, frecuentemente resulta pr'ctico y factible combinar laspruebas que se reali#an en estos dos subsistemas. El auditor podr' seleccionarindistintamente el ceque o la factura como punto de partida de la prueba.

En el caso que el auditor seleccione los ceques como punto de partida, este debeexaminarlas ordenes de compra, las facturas canceladas y los pagos a cuenta de facturaspendientes, etc. $ para obtener la seguridad de que se est'n cumpliendo losprocedimientos establecidos para cuentas por pagar. 0tili#ando los ceques o lasfacturas como punto de partida, el auditor debe, en base a las muestras seleccionadasordenes de compras, gu1as de remisin del proveedor, partes de ingreso al almac/n yfacturas, comprobar los pagos con la correspondiente documentacin sustentator1a.

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Prueba !."onfrontar las rdenes de compra con los pedidos de almac/n )requisiciones decompra. erificar la ra#onabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso oconsumo para los fines del negocio.

!evisar las coti#aciones recibidas.ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las compras ayan sidodebidamente autori#adas y reali#adas en concordancia con las pol1ticas yprocedimientos establecidos por la empresa.

;or lo general, las autori#aciones de las compras se comprueban a trav/s de las rdenesde compra y de los pedidos de almac/n. Estos documentos indican tanto la cantidad,como los precios de los bienes solicitados. El auditor comprueba los preciosconfrontando los valores que aparecen en las ordenes e compra con los de las listasoficiales y(o con los que aparecen en las respectivas coti#aciones.

eben investigarse las diferencias observadas entre los procedimientos de compraestablecidos por el cliente y aquellos seguidos en las partidas seleccionadas para surevisin$ debe establecerse la importancia de estas diferencias para fines de la auditoriay deben ser comunicadas a la gerencia oportunamente.

Prueba "."omparar las facturas de proveedores con las ordenes de compra, gu1as de remisin ypartes de ingreso al almac/n.

ObjetivEl principal objetivo de este procedimiento consiste en comprobar que las cuentas porpagar correspondan a deudas verdaderas por concepto de bienes o servicios recibidos.;or lo general, ciertos informes de secciones y o departamentos sirven para sustentar losservicios recibidos.

"on el procedimiento precedente )c, se verifico la orden de compra con la cual seinicia la operacin. "on este procedimiento se busca reali#ar un seguimiento de laoperacin, para cerciorarse de que los bienes o servicios requeridos ayan sidorecibidos y facturados por el proveedor en forma adecuada.

Prueba e."omprobar lo adecuado de los c'lculos aritm/ticos en las facturas.

ObjetivEste procedimiento tiene por finalidad comprobar si est'n funcionando adecuadamentelos controles para verificar las facturas de proveedores. En algunos casos las diferenciasencontradas pueden ser producto de errores de c'lculo. En otros casos pueden revelar laexistencia de problemas que, de no corregirse, pudieran tener serias consecuencias. Eneste %ltimo caso las mencionadas diferencias deben ser comunicadas a la gerencia, de

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igual manera, el auditor debe medir el impacto potencial de dicas diferencias sobre los


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Prueba i."omprobar el traslado al libro mayo de las transacciones anotadas en el registro decompras.

"ru#ar las compras de existencias con los registro de inventarios perpetuos.ObjetivEl propsito de este procedimiento es comprobar que las transacciones anotadas en elregistro de compras ayan sido trasladadas correcta y oportunamente al libro mayorprincipal y mayores auxiliares. e otro lado, la aplicacin de este procedimientopermite complementar las labores en las 'reas de existencias y activo fijo.

Prueba j.!evisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, gu1as deremisin de proveedores y reportes de ingreso al almac/n para determinar la existenciade partidas antiguas o poco usuales$ y de ser el caso, investigarlas.

Objetiv7os procedimientos de auditoria para compras y cuentas por pagar usualmentecomprenden pruebas para verificar si las erogaciones son cargadas al per1odo a quecorresponden. Es importante tener en consideracin que las cuentas por pagar nopueden permanecer indefinidamente en el pasivo de la empresa. e acuerdo aprincipios de contabilidad las partidas antiguas, despu/s de un tiempo prudencial, debenser reconocidas como ingresos y controladas a trav/s de cuentas de orden.

PLANILLAS

Objetiv) "e* C+tr* I+ter+7os objetivos de un slido sistema de control interno de planillas son los siguientes:

OB,ETI-OS DE CONTROL INTERNO : PLANILLAS

= 7as planillas de sueldos y salarios deben ser registradas en su totalidad.= 7as planillas de sueldos y salarios registradas en libros deben corresponder a

servicios efectivamente recibidos.= El puesto de trabajo debe ser autori#ado y el trabajador debe ser contratado por

personal idneo. El calculo de sueldos y salarios debe basarse en remuneraciones)mensuales o diarias autori#adas y las deducciones deben reali#arse en base a lasleyes laborales vigentes y canceladas a la Administracin >ributaria: AF;s y otrasinstituciones.

= 7os sueldos y salarios deben ser calculados en forma correcta, utili#ando la medidaapropiada de tiempo trabajado y las tarifas autori#adas para efectuar deducciones yreembolsos.

= 7as planillas de sueldos y salarios deben ser debidamente registradas en las cuentasadecuadas y en el per1odo correspondiente.

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= 7as planillas de sueldos y salarios debe ser resumidas en forma correcta y registradasen el libro mayor general y mayores auxiliares.

C+)i"era!i+e) e)e!ia*e)

El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de ;lanillas es cerciorarseque los nombres de las personas que aparecen en las planillas de sueldos y salariosconcurran efectivamente al local de la empresa y cumplan con sus orarios de trabajo.Asimismo, el auditor debe comprobar que se registren en las planillas los sueldos yjornales aprobados por los funcionarios encargados. e igual manera debe cerciorarseque los impuestos previamente clasificados ayan sido aplicados a los costos deproduccin y(o gastos de operacin.

ependiendo de la naturale#a de la planilla )numero de trabajadores, composicin ygrado de complejidad@ y la eficacia de los controles establecidos sobre esta funcin, enalgunos casos se ace necesario llevar a cabo las pruebas detalladas de esta clase detransacciones, mientras que en otros casos basta con aplicar pruebas globales parasatisfacerse de la ra#onabilidad de las planillas y los cargos derivados. ;or ejemplo, enuna empresa con un reducido numero de trabajadores, si el auditor puede satisfacerse dela ra#onabilidad de los importes presentados en los registros auxiliares, por lo generalresulta suficiente efectuar la conciliacin entre los importes que aparecen en losregistros auxiliares y el monto del gasto por concepto de planillas que se muestra en ellibro mayor.

e otro lado, aunque sean mucos, si el numero de trabajadores es relativamenteconstante y su sueldo-salario se calcula en base a cuotas que por lo general son fijas,puede ser que resulte suficiente evaluar en forma global la ra#onabilidad de importesregistrados en las cuentas del mayor que son afectadas por las planillas. &o obstante, enalgunos casos, si el sistema de costos por concepto de planillas es complicado o sirepresenta un factor importante en la evaluacin de las existencias, puede ser necesarioque el auditor lleve a cabo pruebas muco m's detalladas para poder satisfacerserespecto a la eficacia de los elementos de control sobre el sistema establecido y laconfiabilidad del importe y la distribucin de los costos relacionados. En todos loscasos, el auditor determinar' el enfoque apropiado con base en su comprensin del flujode transacciones dentro del sistema y su evaluacin de la eficacia de los controlesestablecidos sobre el sistema.

El trabajo reali#ado en el subsistema de planillas sirve de base para la verificacin deotros subsistemas relacionados, por ejemplo, costos, gastos, pasivos, etc.

C+tr* C+tab*eEl auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para elprocesamiento de las transacciones de planillas, como condicin previa a cualquierdecisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transaccionesque debe llevar a cabo. 7as consideraciones que se mencionan a continuacin tieneefecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia del control para estesubsistema.

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CONTROL CONTABLEa. Se$re$a!i/+ "e #u+!i+e):preparacin de la planilla, registro contable, pago, etc.

7a segregacin de funciones de preparacin de planilla., registro contable y pago desueldos y salarios, representan un elemento b'sico de control sobre el subsistema de

planillas. 0na adecuada segregacin de funciones reduce la posibilidad de que: 7a planilla incluya trabajadores fantasmasB$ *e produ#ca una sobreestimacin en los aberes de los trabajadores: y *e retire del banco una cantidad de dinero superior a la necesaria.

El departamento de personal )que debe ser independiente del departamento deplanillas debe encargarse de custodiar los expedientes de los trabajadores que porlo general contiene informacin referente al sueldo salario de los trabajadores, fecade inicio de actividades, vacaciones, promociones, aumentos de sueldos, pr/stamos,deducciones diversas, etc.

>oda esta informacin complementada con las tarjetas de tiempo y(o control deasistencia, sirven de base para la elaboracin de las planillas. 7a persona queprepara las planillas no debe efectuar los pagos a los trabajadores.

El auditor debe establecer las personas que tienen la responsabilidad de: "ustodiar los expedientes de personal. Autori#ar la contratacin y despido del personal. Aprobar los aumentos de sueldos y salarios y autori#ar las promociones de

puestos. "ontrolar /l tiempo trabajado. ;reparar las planillas de sueldos y salarios. Firmar ceques. !eali#ar los pagos semanales, quincenales o mensuales a los trabajadores. "onciliar las cuentas bancarias para planillas. "ontrolar la exactitud de la informacin procesada electrnicamente, cuando se

utilice un sistema de cmputo para elaborar las planillas.

b. Debe+ e0i)tir r!e"i1ie+t) 2ue $ara+ti!e+ 2ue e+ *a) *a+i**a) )e i+!*u3a+)* er)+a* autri4a".7a contratacin de personal debe ser autori#ada por el departamento de personal.

ica autori#acin debe incluirse en el expediente de cada trabajador, adem's de ladocumentacin que sustente el sueldo o jornal aprobado y sus correspondientesdescuentos y deducciones.

!. Debe+ e0i)tir r!e"i1ie+t) 2ue $ara+ti!e+ *a re!i)i/+ e+ *a e*abra!i/+ "e*a) *a+i**a).Es importante verificar la confiabilidad de la documentacin b'sica, como tarjerasde control de tiempo, reportes de control de asistencia, reportes de trabajos

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reali#ados, etc., como requisito previo para lograr precisin en la elaboracin de lasplanillas, tanto de sueldos como de jornales. En el caso que los sueldos y salarios seestable#can en base a las oras trabajadas, debe utili#arse para este fin un relojmarcador. 7as tarjetas de control de tiempo deben ser aprobadas por el Cefe delepartamento de ;ersonal u otro funcionario debidamente autori#ado.

En el caso que las remuneraciones se calculen en base al sistema de destajo, unatercera persona debe ejercer el control sobre la productividad del trabajador.

El auditor debe establecer si los c'lculos de sueldos y salarios son revisados por unapersona distinta a la que elabor las planillas. 7a revisin debe comprender lacomprobacin con los documentos fuente y la verificacin de los c'lculosmatem'ticos. Asimismo, los documentos que sustentan las asignaciones a los costosde produccin, como son$ las ojas de distribucin de tiempo, los res%menes decostos por ordenes de trabajo$ deben ser comparados con los importes que aparecenen las planillas de sueldo y salarios.

e otro lado, el auditor debe cerciorarse de la existencia de procedimientos paragaranti#ar que las deducciones se ayan reali#ado adecuadamente y contabili#adoen las cuentas apropiadas.

". La "i)tribu!i/+ "e *) !)t) "ebe ba)ar)e e+ "!u1e+ta!i/+ e*abra"a rer)+a* "i)ti+t a* 2ue trabaja e+ e* "earta1e+t "e *a+i**a).7a aplicacin contable de los importes contenidos en las planillas debe basarse eninformacin proveniente de otras fuentes )por ejemplo, rdenes de produccin,ojas de costos por ordenes de trabajo, etc., con la finalidad de cerciorarse de querefleje el trabajo efectivamente reali#ado o el tiempo incurrido.

e. La e*abra!i/+ "e *a) *a+i**a) 3 e* a$ "e *) )ue*") 3 )a*ari) "ebe+ )errea*i4a"a) r er)+a) "i)ti+ta).0n slido sistema de control interno prev/ que las funciones de preparacin deplanillas v de pago de sueldos y salarios se realicen por personas distintas. 7ossueldos y jornales no cobrados deben ser custodiados por personas independientesal departamento de planillas, y por corto tiempo, pasado el cual se deben depositaren cuentas corrientes bancarias de la empresa. "uando el trabajador, posteriormente,reclama sus aberes no cobrados oportunamente, se proceder' a girar el cequecorrespondiente. Este procedimiento tiene un propsito adicional: prever y evitar laexistencia de trabajadores fantasmas que den lugar a la apropiacin indebida derecursos financieros de la empresa. *i la empresa a adoptado como pol1ticaconcretar los fondos, para el pago de planillas a trav/s, de sendas cuentas corrientesbancarias, las conciliaciones de estas cuentas deben ser reali#adas por personasindependientes al departamento de planillas.

Prueba) "e #u+!i+a1ie+t7os elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y elalcance de las pruebas, var1an de un trabaja a otro de acuerdo con los objetivos delauditor. e 3gual manera, el alcance de las pruebas depender' del resultado de la

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evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as1 como del grado deconfian#a que el auditor deposita en el mismo.

Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que sedetallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser

insuficientes, para lo cual el auditor tendr' que aplicar procedimientos adicionales,dependiendo de ciertos factores como: %& la naturale#a del negocio$ '& volumen deoperaciones$ 5&tipo de organi#acin, etc.

Prueba a.Examinar el registro de planillas y las cuentas relacionadas en el libro mayor con lafinalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso,deben ser investigadas.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales queposiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos normales deprocesamiento. Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes semencionan a continuacin:- !egistros contables sustentados en documentacin distinta a la que se usa

normalmente para elaborar el asiento por concepto de planillas.- ariaciones importantes en el monto de las planillas , compar'ndolas con el mes o

meses anteriores.- iferencias significativas de los costos istricos con los costos estimados o est'ndar$

Prueba b."onciliar y revisar la cuenta bancaria que se mantiene para el pago de planillas.

Objetiv0n slido sistema de control interno considera el uso de cuentas bancarias separadaspara el pago de planillas. El auditor debe revisar los procedimientos utili#ados en laconciliacin bancaria. ebe cerciorarse que en la conciliacin se incluyan los siguientesprocedimientos:

= "omprobacin de la secuencia num/rica de los ceques cobrados por concepto desueldos y salarios.

= *eguimiento de los ceques girados y no cobrados. 7a existencia de estos cequespuede deberse, entre otros, a los siguientes motivos: + trabajadores inexistentes)fantasmas$ D trabajadores que an eco abandono de trabajo. En ambos casosdebe procederse de la siguiente manera: + "omunicar los ecos a la gerencia$ y Drecomendar la anulacin de los ceques , en cuestin.

= "onfrontacin de los ceques cobrados con las planillas de sueldos y salarios paraverificar los beneficiarios, importes y fecas.

= "omparacin de los endosos con las firmas correspondientes registradas en lasplanillas y(o en el departamento de personal.

= erificacin de la autenticidad de las firmas que aparecen con los ceques.

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Prueba !."omparar las planillas al comien#o y al final del ejercicio para identificar rotacin detrabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales.

Objetiv

Este procedimiento tiene la finalidad de identificar transacciones para su revisinposterior. ;ara la revisin de estas transacciones se pueden aplicar los procedimientosque se describen en los ac'pites d, e y f siguientes.

ependiendo de si es el primer a2o de auditoria o si es un cliente recurrente$ y delresultado de la evaluacin preliminar del control interno, el auditor puede optar poraplicar pruebas globales o pruebas detalladas para verificar la ra#onabilidad del controlinterno del subsistema de planillas.

Prueba ".!evisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y exactitud de losdatos contenidos en las planillas de sueldos y salarios.

ObjetivEl objetivo de este procedimiento es comprobar que los trabajadores incluidos en lasplanillas ayan sido debidamente autori#ados y sus sueldos y jornales aprobados porfuncionarios responsables. Asimismo, se debe verificar los descuentos )por adelantosy(o prestamos y deducciones sociales. 7os primeros deben reali#arse en cumplimientode la pol1tica de la empresa para prestamos y adelantos. 7os segundos deben calcularseen funcin de las leyes laborales vigentes.

;ara las peque2as empresas se pueden revisar todos los expedientes del personal. ;aralas grandes empresas )generalmente esta clase de empresas cuentan con un elevadonumero de trabajadores, es usual seleccionar una muestra representativa deexpedientes, los cuales pueden diversificarse en los distintos departamentos existentesen las 'reas administrativas y en las 'reas productivas.

Prueba e."onfrontar en forma individual los sueldos y salarios pagados con la evidenciadocumentaria que sustenta las remuneraciones mencionadas.

Objetiv7a aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que el pago desueldos y salarios corresponde servicios efectivamente recibidos. 7os sueldos y salariosdeben compararse con l documentacin que sustenta el tiempo y la calidad del trabajoreali#ado )por ejemplo, tarjetas de tiempo, ojas de costos, ordenes de produccin,reportes de rendimiento por maquina y(o por proceso, etc..

Prueba #."onfrontar los sueldos y jornales autori#ados con las remuneraciones pagadas."omparar los descuentos efectuados con los requisitos legales y(o contractuales alrespecto.

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"omprobar el pago de la deducciones a las instituciones publicas y privadascorrespondientes.

Objetiv

Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las remuneraciones anotadas enlas planillas ayan sido calculadas en base a sueldos y jornales debidamente aprobadosy que los descuentos se ayan reali#ado en concordancia con normas legales vigentes.

"uando el control interno no es satisfactorio es imperativo reali#ar pruebas detalladasde descuentos de prestamos y de impuestos y contribuciones sociales retenidos. Auncuando el control interno sea satisfactorio, el auditor debe comprobar que los impuestosy contribuciones sociales retenidos sean entregados a la administracin tributaria)*0&A>$ al organismo administrador de la seguridad social )3;**$ y otros organismoscorrespondientes como AF;*, *E&*3"3, etc.

Es importante tener en consideracin que el dejar de pagar los impuestos ycontribuciones retenidos a los organismos antes mencionados, en forma oportuna puedeoriginar una serie de contingencia, sin perjuicio de las multas, moras, recargoscorrespondientes.

Prueba $."omprobar la exactitud de los c'lculos aritm/ticos de las planillas de sueldos y salarios.

Objetiv7a aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los sueldos ysalarios se ayan calculado correctamente. *i la documentacin de planillas resultavoluminosa, el auditor aplicar' sus pruebas en base a una muestra significativa.

*i la documentacin y el numero de trabajadores no es muy significativo, el auditordebe considerar la posibilidad de revisar todas las transacciones involucradas.Asimismo, el auditor debe revisar las planillas mecani#adas a trav/s de procedimientosde auditoria computari#ados, de ser el caso.

Prueba (.!evisar prorrateo de sueldos y salarios con la documentacin que sustente ladistribucin a los costos y gastos.

Objetiv7a finalidad de este procedimiento es comprobar que la distribucin de los sueldos ysalarios a los costos de produccin y gastos de operacin sea correcta y este de acuerdocon el trabajo reali#adoy el tiempo invertido. El auditor debe tener en consideracinque la aplicacin de este procedimiento esta estrecamente relacionado con laevaluacin del subsistema existencia y costo de ventasG. e igual manera esteprocedimiento esta vinculado con la evaluacin de los activos fijos, en el caso que estossean fabricados por la empresa.

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Prueba i."omprobar la exactitud de los c'lculos aritm/ticos de las planillas y de los cuadros dedistribucin de costos y gastos y el correspondiente traslado al libro mayor y librosauxiliares de control.

Objetiv7a aplicacin de este procedimiento es comprobar que las operaciones relativas aplanillas ayan sido clasificadas y registradas correctamente en el libro mayor ymayores auxiliares en el periodo a que corresponden.

Prueba j.;resenciar el pago de planillas.

ObjetivEste procedimiento tiene por objeto comprobar la existencia f1sica de los trabajadoresincluidos en las planillas de sueldos y salarios. El pago puede ser en ceque o enefectivo, en ambos casos la observacin del pago de planillas debe ser sorpresivo. En elcaso de jornales se puede decidir por observar el pago de cuatro semanas consecutivasen forma selectiva o a la observacin de una o dos semanas en forma total. Esimportante que el auditor este presente desde el inicio asta el termino del proceso. Enel caso del pago en efectivo puede optarse por requerir los sobres al cajero y recontar eldinero, ensobrarlo nuevamente y devolverlo al cajero. En ning%n momento el auditordebe entregar el sobre al trabajador. *i las circunstancia lo permiten se debe requerir alos trabajadores su documento de identidad.

En algunos casos se puede encontrar en los sobres junto al dinero en efectivocomprobantes de descuentos o alg%n tipo de objeto de valor.

En estas circunstancias se debe proceder a anotar los mencionados documentos para suseguimiento posterior.

Prueba 6.Examinar los sueldos y salarios no cobrados.

ObjetivEl objetivo de este procedimiento es comprobar las normas establecidas para controlarlos sueldos y salarios no cobrados y evaluar su eficacia.

"omo se dijo en un procedimiento anterior los sueldos y salarios no cobrados deben sercustodiados por persona distinta al pagador )cajero y por corto tiempo. *i permanecenen esa condicin por dos o tres d1as, deben ser depositados en la cuenta corrientebancaria destinada a planillas. En ning%n caso debe sobrepasar la feca de pago de laplanilla siguiente, ya que puede originar una cadena de acumulaciones que siempre espeligrosa.

"uando el trabajador impago reclame sus remuneraciones se proceder' a girarle elceque correspondiente.

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E7ISTENCIA 8 COSTO DE -ENTAS

Objetiv) "e* !+tr* i+ter+7os objetivos de un slido sistema de control interno de existencias y costo de ventas

son los siguientes:Objetiv) "e C+tr* I+ter+ : E0i)te+!ia) 3 C)t "e -e+ta)= 7as existencias deben ser comprobadas peridicamente a trav/s de recuentos f1sicos

en base a procedimientos previamente elaborados. 7as diferencias del inventariof1sico )sobrantes o faltantes deben ser registrados en el mayor general y en losmayores auxiliares de control.

= 7a materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin deben ser acumuladosy aplicados adecuadamente a las existencia )productos en proceso y productosterminados.

= 7as existencias deben registrarse de acuerdo a la pol1ticas establecidas por laempresa, las adiciones y deducciones deben ser contabili#adas adecuadamente.

= 7as existencias y los costos deben ser aplicados en el periodo a que corresponden.Asimismo, deben ser registrados adecuadamente en el libro mayor y mayoresauxiliares.

C+)i"era!i+e) e)e!ia*e)7as existencias son, sin lugar a dudas, las partidas m's importantes en una empresa, yasea comercial o industrial, y el /xito de los negocios depender', en gran parte, del gradode control que se ejer#a sobre ellos

ebido a la complejidad del mundo moderno con una econom1a globali#ada, en quepredominan las fusiones de empresas y alian#as estrat/gicas que trascienden lasfronteras nacionales y continentales, el objetivo de predominio del mercado sefundamenta en la calidad del producto y el precio.

El aorro en todos los sectores de la empresa es vital para sobrevivir.

El aorro en los costos de produccin es fundamental para intentar un crecimientosostenido y consolidar su posicin en el mercado.

El auditor puede coadyuvar en este proceso compenetr'ndose en el Hconocimiento delnegocioI. ;ara este fin es indispensable programar y reali#ar un recorrido por la f'bricay almacenes durante el cual debe efectuar un levantamiento de informacin b'sica, engrado tal que le permita en visitas posteriores levantar apropiadamente los sistemas decontrol interno y contable de produccin y almacenes.

e otro lado, la observacin de los inventarios de existencias es un procedimientob'sico de auditoria y dependiendo de la pol1tica de la empresa, se puede reali#ar en laprimera visita como en la visita interina.

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Algunas empresas acostumbran a reali#ar sus inventarios de existencias al cierre delejercicio o en feca prxima )anterior o posterior


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las transacciones que desee llevar a cabo, las consideraciones que se mencionan acontinuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficaciade los controles para este subsistema.

CONTROL CONTABLE

a. Se$re$a!i/+ "e #u+!i+e): a"2ui)i!i/+ re!e!i/+ a*1a!e+a1ie+t )uervi)i/+"e re!ue+t) #;)i!) re$i)tr "e tra+)a!!i+e) et!.7a segregacin de las funciones de adquisicin, recepcin, almacenamiento,supervisin de recuentos f1sicos, y registro de transacciones, representan unelemento b'sico control del subsistema de existencias y costo de ventas. 7o ideal esque diferentes personas sean encargadas de emitir las rdenes de compra,recepcionar las mercader1as y(o insumos, reali#ar los inventarios y registrar lastransacciones. *i una segregacin completa de funciones resulta poco pr'ctica odemasiado onerosa, deben existir procedimientos complementarios para garanti#arque la gerencia sea informada de posibles discrepancias como parte integral delproceso contable.

El auditor debe identificar a las personas que reali#an las funciones siguientes:= Emitir las rdenes de compra.= !ecepcionar las mercader1as y(o insumos.= "ustodia de las existencias )Almacenaje.= !egistrar y custodiar los inventarios perpetuos.= Autori#ar las salidas de mercader1as y(o insumos )para la produccin, devolucin

a proveedores o devolucin a la f'brica para la continuacin del procesoproductivo.

= Autori#ar y supervisar los recuentos f1sicos de existencias.= !egistrar contablemente las transacciones.= !eali#ar el pago a proveedores.

0n slido sistema de control interno debe proteger el patrimonio de la empresa engeneral y proteger las existencias en particular. 7os controles deben dise2arse yejecutarse de tal manera que se redu#ca al m1nimo cualquier posibilidad desustracciones sistem'ticas de mercader1as y(o insumos, alterando los documentosque sustentan los ingresos y salidas de las existencias, modifican el registro de lastransacciones en el J'rdex o en los libros de contabilidad.

b. Debe e0i)tir r!e"i1ie+t) a"e!ua") ara $ara+ti4ar *a rte!!i/+ #;)i!a "e*a) e0i)te+!ia)7a proteccin del patrimonio de la empresa comien#a desde el momento en que serecepcionan las existencias, verificando tanto la cantidad como calidad. 7asmercader1as o insumos que no se ajusten las caracter1sticas t/cnicas requeridas o sondefectuosas no deben ser recibidas, dejando constancia del eco en la gu1a deremisin del proveedor.

0n slido sistema de control interno prev/ procedimientos para evitar el acceso alalmac/n por parte del personal de otras 'reas. En todo caso el acceso debe ser conautori#acin expresa de la gerencia u otro funcionario autori#ado.

++?


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Algunas empresas tienen dos o m's almacenes en la localidad en que ejercen suactividad econmica o cuentan con almacenes en el interior del pa1s. En estos casoses conveniente que un supervisor visite peridicamente los mencionados almacenespara verificar el cumplimiento de los procedimientos de control establecidos por la

gerencia. En las grandes empresas esta funcin es reali#ada por la oficina deauditoria interna, independientemente de las visitas reali#adas por los auditoresindependientes.

!. E* 1vi1ie+t "e *a) e0i)te+!ia) "ebe )er !+tr*a" a trav


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- 7os registros de registros perpetuos son mayores auxiliares que deben conciliarsecon su respectiva cuenta de control en mayor general.

- 7os recuentos f1sicos de existencias deben ser comparados con registro deinventarios perpetuos y las diferencias )sobrantes y(o faltantes deben serdebidamente investigadas, y, de ser el caso, ajustadas en el libro mayor.

e& Cua+" + )e **eva+ re$i)tr) "e i+ve+tari) eretu) )e "ebe !1rbar *ae0i)te+!ia "e tr) r!e"i1ie+t) ara $ara+ti4ar u+ a"e!ua" !+tr* )bre*a) !a+ti"a"e) "e i+ve+tari).*e debe tener en consideracin que no es indispensable mantener registros deinventarios perpetuos para lograr un buen control de las existencias. En laspeque2as y medianas empresas este$ control puede ser sustituido por losprocedimientos alternativos siguientes: %&*upervisin constante por parte de lagerencia o el propietario$ y , '=!emisin constante de los porcentajes de utilidadbruta en base a recuentos f1sicos. 7as fluctuaciones importantes en los porcentajesde utilidad bruta deben ser investigadas, por que podr1an ser la consecuencia desustracciones ilegales, errores o causas similares.

En esta clase de empresas );KLE*, el inventario final de existencias puededeterminarse por la frmula tradicional )inventario inicial mas compras, menosdevoluciones menos costo de ventas, resultado que necesariamente debe sercomparado con el recuento f1sico de las existencias, que debe reali#arse por lomenos al cierre del ejercicio.

#& L) re!ue+t) #;)i!) "e e0i)te+!ia) "ebe+ )er rea*i4a") r er)+a)i+"ee+"ie+te) "e* a*1a!


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> I+te$ra!i/+ a* )i)te1a "e !+tabi*i"a" #i+a+!ieraEn la actualidad mucas empresas no cuentan con un sistema de costos integradoa la contabilidad financiera. "uando un sistema de costos esta integrado al sistemade contabilidad financiera, permite una mayor confiabilidad de datos y sirve degran ayuda al auditor independiente, en la medida que para comprobar los

registros de costos, /ste puede confiar en los resultados obtenidos en el examen deotras cuentas, por ejemplo, planillas, compras y cuentas por pagar, etc.

> E0i)te+!ia "e u+ )i)te1a "e !)t) e)t?+"ar.7os costos est'ndar son considerados como una medida, de la eficiencia, por estara#n, la norma general establece que el valor real debe llevarse al valor est'ndar.e igual forma, es permitido la utili#acin de los costos est'ndar en laimplementacin del m/todo: ultimas entradas, primeras salidas, 0E;*. En elproceso de evaluacin de las existencias el auditor debe cerciorarse que lasvariaciones entre los costos reales y los costos est'ndar sean debidamenteanali#adas e investigadas.

> I+!rra!i/+ a *a) e0i)te+!ia) "e t") *) !)t) "e r"u!!i/+.>odos los costos )directos e indirectos incurridos en el proceso de produccindeben acumularse en el valor de las existencias )productos en proceso y productosterminados, en fiel cumplimiento de los principios de contabilidad generalmenteaceptados en nuestro pa1s. eben existir procedimientos establecidos paragaranti#ar que la materia prima, la mano de obra directa y los gastos defabricacin se acumulen dependiendo del sistema de produccin en las respectivasojas de costo asta la acumulacin del proceso y la determinacin del costounitario.

> C)te "e e+tre$a) ar!ia*e)En los casos en que, por diversos motivos, no es posible atender en su totalidad elpedido de un cliente y se tenga que reali#ar entregas parciales de productosterminados, se deben establecer procedimientos para que esas entregas se costeenadecuadamente. En la medida que al reali#ar las entregas parciales no se aconcluido con el proceso productivo de todo el lote, con la finalidad, de cumplircon la asignacin de costos, se pueden estimar los costos a ser absorbidos enfecas posteriores.

(& Se "ebe+ e)tab*e!er r!e"i1ie+t) a"e!ua") ara "eter1i+ar e* !)t "e *ar"u!!i/+ e+ r!e).!esulta un procedimiento complejo y laborioso determinar el costo de la produccinen proceso a una leca determinada, debido a que, se tiene que establecer laacumulacin de gastos de cada uno de los elementos del costo. ependiendo delsistema de produccin utili#ado por la empresa. se debe reali#ar un corte en lascorrespondientes ojas de costos, para as1 determinar acumulacin de los costos ygastos al cierre del ejercicio: mayor dificultad se encontrar' en la determinacin de

+D+


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los gastos indirectos de fabricacin, que corno a quedado dico, pueden ser sujetosa estimacin.

El recuento f1sico de existencias, adquiere singular importancia en la determinacindel costeo de los productos en proceso.

i& Debe+ e0i)tir r!e"i1ie+t) ara !+tr*ar e0i)te+!ia) e+tre$a"a) e+!+)i$+a!i/+ 3 *a) e+tre$a"a) a ter!er) e+ !a*i"a" "e "e/)it.Es importante establecer la solvencia moral y econmica de las personas naturalesy(o jur1dicas a quienes se les entrega mercader1as en consignacin. 7as garant1asofrecidas por los clientes tambi/n deben ser verificadas. 7as existencias )materiaprima o productos terminados entregados a terceros en calidad de deposito debeestar documentada. As1 como las pli#as de seguro correspondiente,3ndependientemente de los procedimientos de auditoria tradicionales, el auditor nodebe prescindir de los siguientes: %&circulari#acin de saldos a clientes y almacenesde depsito: y '&erificacin de la existencia f1sica de les bienes mencionados. Enrelacin a las existencia entregadas en calidad de depsito$ se debe comprobar sian sido en totalidad o en parte entregados en garant1a de pr/stamos, ya sea deempresas vinculadas econmicamente o de bancos o empresas financieras.

j& Debe+ e0i)tir r!e"i1ie+t) 2ue er1ita+ "ete!tar *a) e0i)te+!ia) b)*eta) "e rta!i/+ *e+ta.7a pol1tica de registrar, por cada producto, la feca de antigMedad es importantepara detectar existencias obsoletas o de rotacin lenta. El mantenimiento de estaclase de bienes requiere la utili#acin de espacios f1sicos que generan gastos. En talsentido se debe evaluar la necesidad de rematar las existencias obsoletas y +as delento movimiento, ya que, por lo general, utili#an parte de los almacenes quepodr1an ser ocupados por materias primas o productos terminados que se mantienenen almacenes de depsito. "uando esta clase de existencias son significativas debeaplicarse el m/todo costo beneficio, como paso previo a cualquier decisinposterior.

Prueba) "e #u+!i+a1ie+t7os elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican, el alcancede las pruebas var1an de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. eigual manera, el alcance de las pruebas depender' del resultado de la evaluacinpreliminar, de la eficacia del control interno contable, as1 como del grado de confian#aque el auditor deposita en el mismo.

Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que sedetallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos puede serinsuficientes, para lo cual el auditor tendr' que aplicar procedimientos adicionales,dependiendo de ciertos factores como: %& la naturale#a del negocio$ '& volumen deoperaciones: 5&tipo de organi#acin, etc.

Prueba a.

+DD


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Examinar el registro de existencias y costo de ventas y cuentas relacionadas en el libromayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, deser el caso, deben ser investigadas

Objetiv

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales queposiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos deprocesamiento.

Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes se mencionan acontinuacin: Fluctuaciones importantes en los costos de produccin al cierre del ejercicio,

compar'ndolos con el costo obtenido de los lotes )procesos producidos en mesesanteriores,

Fluctuaciones importantes en los distintos elementos del costo )Lateria prima,mano de obra directa, gastos indirectos de fabricacin para lotes iguales. Esto se

logra comparando las ojas de costos de distintos lotes del mismo producto y porcantidades iguales

Prueba b.Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: materia prima.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de comprobar la valori#acin y la evaluacin delas materias primas.

En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al subsistema de

compras y cuentas por pagar, el auditor comprueba las compras de materia prima. *i enesa etapa se a llegado a la conclusin que los procedimientos establecidos para lascompras en general y para las compras de materia prima en particular funcionancorrectamente el auditor puede continuar el proceso de verificacin en base a la muestraseleccionada en la prueba de compras y cuentas por pagar y llevarla acia los registrosauxiliares de existencias )Jardex, inventarios perpetuos, etc. y compararlos con suregistro en el libro mayor.

Prueba !.Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: mano de obra directa.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de comprobar la ra#onabilidad de los importes quepor concepto de mano de obra se asignan a los costos de produccin.

En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al subsistema deplanillas, el auditor comprueba los montos registrados como mano de obra. *i en esaetapa se a llegado a la conclusin que los procedimientos establecidos para planillasfuncionan correctamente, el auditor puede continuar el proceso de verificacin en base

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a la muestra seleccionada en la prueba de planillas y llevarla acia los registrosauxiliares de mano de obra )mayores auxiliares y compararlos con su registro en ellibro mayor.

Especial /nfasis se tiene que poner para verificar el traslado de la mano de obra directa

de las planillas a las ojas de costos correspondientes.As1, se tiene que comprobar las asignaciones por ora-ombre, oras-maquina u otrosistema parecido, dependiendo del sistema de produccin utili#ado por la empresa.

Prueba ".Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: gastos indirectos defabricacin.

ObjetivEste procedimiento tiene la finalidad de comprobar la ra#onabilidad de los gastosindirectos de fabricacin aplicados a los productos en proceso y productos terminados.

En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente a los subsistema decompras y cuentas por pagar y de planillas, el auditor comprueba las compras demateria prima y materiales indirectos y los montos registrados como mano de obra)directa e indirecta, respectivamente. *i en esas etapas se a llegado a la conclusinque los procedimientos establecidos, tanto para las compras )de materia prima ymateriales indirectos como para planillas )mano de obra directa y mano de obraindirecta funcionan correctamente, el auditor puede continuar puede continuar elproceso de verificacin en base a las muestras seleccionadas tanto en las pruebas decompras y cuentas por pagar como en las pruebas de planillas y llevarlas acia losregistros auxiliares de existencias y de mano de obra y compararlos con loscorrespondientes asientos en el libro mayor.En la medida que los gastos indirectos de fabricacin se aplican a los costos de lasexistencia utili#ando distintos m/todos de distribucin es importante darle un /nfasisespecial a la revisin de los m/todos de prorrateo )primario y secundario aplicados.

Prueba e.!evisar la evidencia documentaria y los registros que sustentan la entrega de materiaprima a la fabrica )produccin en proceso y el traslado de produccin en proceso aproductos terminados.

Objetiv"omo a quedado dico, el auditor inicia la evaluacin definitiva del control internodel subsistema de existencias y costo de ventas, con la evaluacin de las compras ycuentas por pagar en la medida que aya seleccionado en su prueba compras deexistencias.

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Aunque se pueden seleccionar muestras distintas )dependiendo si es una primeraauditoria o auditoria recurrente, es conveniente considerar la posibilidad de continuarcon la muestra seleccionada en la revisin del segmento compras y cuentas por pagarcomo parte de la revisin del segmento de existencias y costos de ventas,espec1ficamente para el rubro de materia primas. *i en el examen previo )compras y

cuentas por pagar, el auditor a negado a conclusin que las materias primas an sidorecibidas adecuadamente )en condiciones de cantidad y calidad, valori#adas yregistradas correctamente. ;uede continuar confiadamente con el seguimiento deexistencias seleccionadas acia los registros auxiliares de control y seguir con laverificacin con la documentacin sustentator1a de las entregas a la fabrica para laproduccin de los art1culos correspondientes.

El inicio del proceso productivo se da partir de un ;lan de ;roduccin debidamenteaprobado por la gerencia. Es en cumplimiento de este plan que se da inicio al procesocon la correspondiente orden de produccin, documento en el que se establece, entreotros, la feca del inicio de la produccin, la cantidad de unidades a producir y /ln%mero de lote. Este documento da origen a la comisin de otro: oja de costos. En esteformulario, muy importante por cierto, el auditor debe poner especial inter/s, ya que en/l, se resumen detalladamente todos los consumos de materia prima, mano de obradirecta y los gastos 3ndirectos de fabricacin. ;or las ojas de costos seleccionados sedeben revisar todas las aplicaciones de materia prima, a partir de las correspondientesrequisiciones de materiales, compar'ndolas con los ales de salida de almac/nB.Ambos documentos deben contener, por lo menos, la siguiente informacin: %&&N deorden de produccin, '& &N de lote a producir$ y 5& cantidad de materia prima. Elseguimiento posterior requiere la verificacin de la entrega de los productos terminadosal almac/n comprobando tanto los reportes de salida de produccin como los reportesde ingreso al almac/n de productos terminados.

Especial atencin requieren los reprocesos, ya sea por rutina establecida por eldepartamento de control de calidad, o por la elaboracin de subproductos.

Finalmente se debe verificar el registro contable )a trav/s de una comprobacin de losmayores auxiliares y del mayor general de la produccin en proceso y de los productosterminados.

Prueba #."omprobar la informacin contenida en la gu1a de remisin con la que aparece en lafactura de venta. Asimismo, comparar las cantidades contenidas en las facturas de ventacon las que aparecen en los registros auxiliares de control de existencias.

Objetiv*iempre basado en una muestra, el auditor deber' seleccionar una cantidad ra#onable degu1as de remisin y ubicar las facturas de venta correspondientes.

0na ve# identificadas las facturas de venta se debe comprar con la informacincontenida en los registros auxiliares de control de existencias )Jardex, inventariospermanentes, etc.

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El auditor debe tener en consideracin el resultado de la evaluacin definitiva decontrol interno del subsistema de ventas, cuentas por cobrar, y de ser el caso considerarla posibilidad de reali#ar un seguimiento de las facturas seleccionadas en la revisin delmencionado segmento a trav/s de la evaluacin del subsistema existencias y costos de

ventas.Prueba $.!evisar la composicin del costo de ventas y la correcta aplicacin al periodocorrespondiente.

ObjetivEl costo de los productos terminados debe corresponder al costo de ventas de esosproductos pos las cantidades facturadas.

Es importante reali#ar un corte documentario tanto de las gu1as de remisin como de lasfacturas de ventas a los clientes para comprobar que los costos y las ventascorrespondientes se apliquen en un mismo ejercicio, en cumplimiento de principios decontabilidad generalmente aceptados.

A partir del mencionado corte documentario se deben revisar todas las ventas diferidasy en reali#acin subsecuente.

"on la evaluacin del subsistema de existencias y costo de ventas concluye la cuartaetapa, correspondiente a la primera visita, denominada: evaluacin definitiva del controlinterno. En el informativo de la quincena siguiente continuaremos con la quinta yultima etapa: "arta de !ecomendaciones para mejorar el control internoB.

@.. Carta "e re!1e+"a!i+e) ara 1ejrar e* !+tr* i+ter+

espu/s de reali#ar la evaluacin preliminar del control interno, ya sea a trav/s decuestionarios, diagramas de flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ellos, dellevar a cabo la evaluacin definitiva del control interno con el desarrollo sistem'tico de lasdenominadas pruebas de funcionamiento, el auditor deber' informar oportunamente a lagerencia las debilidades de control interno detectadas en las mencionadas pruebas,recomendando, en cada caso, las medidas que tendr' que adoptar para superarlas.

Al respecto, la &orma 3nternacional de Auditoria &N 4 Evaluacin del !iesgo y del "ontrol

3nterno )norma revisada en octubre de +@@+, establece en el p'rrafo 6@ lo siguiente:Como resultado de su estudio y de sus pruebas de los sistemas de contabilidad y control

interno, el auditor puede identificar las debilidades de estos. El auditor debe comunicar ala gerencia, en fecha oportuna, y al apropiado nivel jerrquico, las debilidades, materiales

que ha podido identificar en el diseo o en el funcionamiento de los sistemas de

contabilidad y control interno, la comunicacin debe ser hecha preferentemente porescrito, pero si el auditor juga que la comunicacin verbal es la apropiada, !sta debe ser

+D4


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comentada en los papeles de trabajo. Es importante que indique en la comunicacin, que

se est refiriendo solamente a las debilidades que ha identificado como resultado de su

e"amen, y que !ste no ha sido proyectado para establecer la identidad del control internocon fines administrativos.

La) "e!*ara!i+e) )bre Nr1a) "e Au"itria 3 e* i+#r1e )bre e* C+tr* I+ter+.7as eclaraciones sobre &ormas de Auditoria )*A*, emitidas por el "omit/ Ejecutivo de&ormas de Auditoria del 3nstituto Americano de "ontadores ;%blicos )A3";A,relacionadas con el 3nforme de "ontrol 3nterno son las siguientes:

= *A* + : eclaraciones sobre &ormas de Auditoria: *ecciones 465 y 496+= *A* D5 : !equerimientos de comunicacin sobre debilidades importantes

en el control interno.= *A* 5 : 3nforme sobre el control interno contable )!eempla#a el *A* +,

secciones 465 y 46+.

*eg%n las normas de auditoria mencionadas precedentemente, un auditor independientepuede comprometerse a informar sobre el sistema de control interno contable en distintasformas. As1, el auditor independiente puede comprometerse a:

Expresar una opinin sobre el sistema de control interno contable vigente a unafeca especifica.

3nformar sobre el sistema de la entidad, para uso exclusivo de la administracin,organismos de supervisin y control u otras instituciones, basado %nicamente en unestudio y evaluacin del control interno contable reali#ado como parte de unaauditoria de los estados financieros de la entidad, el cual no es suficiente para

expresar una opinin sobre el sistema en su totalidad. 3nformar sobre todo o parte del sistema de la entidad, para al uso restrictivo de la

administracin o de organismos gubernamentales de supervisin y control, basadoen los criterios establecidos previamente por los mencionados organismos.

Emitir otros informes con propsitos especiales sobre todo o parte del sistema de laentidad para el uso respetivo de la administracin, organismos gubernamentales desupervisin y control y otras terceras partes especificas.

0n auditor independiente tambi/n puede verse involucrado en el sistema de control internocontable de la entidad en tal forma que no se vea obligado a informar de acuerdo con lasnormas que estamos comentando. ;or ejemplo, un auditor puede comprometerse a dar una

asesor1a sobre cmo mejorar el sistema en estas circunstancias el profesional contablepuede comunicar los resultados de su trabajo por medio de cartas, memorando o cualquierotro medio menos formal %nicamente para la informacin interna de la administracin. Esesta parte de nuestro estudio nos limitaremos a comentar el segundo de los compromisosmencionados precedentemente, es decir, el de informar sobre el sistema de la entidad, parael uso exclusivo de la administracin, basado %nicamente en el estudio y evaluacin delcontrol interno contable reali#ado como parte de una auditoria de los estados financieros dela entidad.

+D


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En tal sentido, la evaluacin del control in temo de una empresa puede dar lugar a dossituaciones:

Oue las deficiencias del control interno sean tan importantes que impidan

proporcionar a la administracin una certe#a ra#onable de: + que los activos est'nprotegidos del uso o disposicin no autori#ados$ y D que los registros financierosson confiables para la preparacin de estados financieros$ y

Oue las deficiencias del control interno sean medianamente importantes, pero queno requieren ser incluidas en el dictamen del auditor.

7a primera de estas situaciones, requiere sea mencionada en el dictamen del auditor, motivopor el cual estudiaremos este tema en la Fase d/cimo primera, correspondiente al >/rminode la auditoria. ;or el momento comentaremos la segunda situacin relacionada con lasdeficiencias de control interno medianamente importantes, que si bien es cierto norequieran ser incluidas en el dictamen del auditor, deben ser comunicadas a la

administracin de la entidad.

A 2ui


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En todo caso, se recomienda emitir y entregar la carta de control interno, en las siguientesoportunidades:9 Pri1era vi)ita

"omo a quedado dico, en la primera visita el auditor reali#a la evaluacin preliminary definitiva del control interno, con la finalidad de determinar el alcance y oportunidadde los procedimientos de auditoria para formarse una opinin sobre la ra#onabilidad delos estados financieros por /l examinados.Al t/rmino de la primera visita debe enviarse inmediatamente la carta de control internoa la gerencia.

9 -i)ita i+teri+aEn esta segunda visita el auditor reali#a principalmente lo siguiente: %&Arqueos de caja,valores y documentos$ '&*upervisin de la toma de inventarios f1sicos de existencias$5&"irculari#acin de saldos de bancos, clientes, proveedores, abogados, compa21as deseguros, personal, etc.$ y &Ampl1a la evaluacin definitiva del control interno por lastransacciones registradas desde la primera visita. "omo resultado de esta segunda visitapueden surgir una serie de deficiencias de control interno, que de ser importantes debenser comunicadas inmediatamente a la gerencia.

9 -i)ita #i+a*En esta visita, por lo general, se desarrollan procedimientos para verificar los saldos delas cuentas que sustentan los estados financieros. *i se detectan deficiencias de controlinterno contable en esta %ltima visita, /stas deben ser comunicadas a la gerencia enforma oportuna.

"omo a quedado establecido, la carta de control 3nterno puede emitirse en variasoportunidades, en el transcurso del trabajo de auditoria. *i bien se recomienda, como reglageneral, emitir el mencionado documento al finali#ar cada una de las visitas referidasprecedentemente, es importante dejar claramente establecido que si en el proceso deauditoria se descubriera un fraude o errores graves, estos ecos deben ser comunicadosinmediatamente a la gerencia. En el caso que se tuvieran indicios de la participacin activade la gerencia en estos ecos, la carta de control interno debe ser entregada al ;residentedel irectorio en el m's breve pla#o posible.

Fr1a 3 !+te+i"Existen diversas formar y estilos para preparar la carta de control interno. *in embargo,debe incluir por lo menos los siguientes aspectos:

"arta dirigida a la gerencia Aspectos de car'cter general


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"ompras y cuentas por pagar ;lanillas Existencias y costo de ventas Aspectos tributarios "ontingencias

Algunos auditores clasifican las debilidades de control interno por orden de importancia,otros las exponen por 'reas. 7as observaciones en algunos casos redactan incluyendo larespectiva recomendacin. En otros casos se presenta una recomendacin de car'ctergeneral seguida de ejemplos que demuestran la deficiencia de control.

Carta brra"rEs usual elaborar una carta de control interno en borrador y discutirla con los distintosfuncionarios responsables de las deficiencias que contiene. Este mecanismo permite superarsupuestos malos entendidas y obtener documentos y registros pendientes de entrega porparte de los mencionados funcionarios. Asimismo, ofrece la oportunidad de conocer la

actitud de cada funcionario frente a las cuestiones planteadas. "umplido este paso previo seproceder' a emitir el informe definitivo

C1e+tari) )terire)espu/s de enviar la carta de control interno a la empresa, el auditor debe sugerir que lagerencia traslade$ cada funcionario las deficiencias por las cuales es responsable,requiri/ndoles sus comentarios al respecto. 7os mencionados comentarios deben serremitidos al auditor para su evaluacin final.

Carta) "e a) a+terire)3ndependientemente de si los estados financieros del a2o anterior ayan sido examinados

por otros auditores independientes o si se tratase de una auditoria recurrente, los auditoresactuales deben reali#ar un seguimiento de las deficiencias de control interno contenidas enla carta de control interno del a2o inmediato anterior y el resultado se debe entregar a lagerencia conjuntamente con la carta de recomendaciones para mejorar el control interno delejercicio presente.

U+ 1"e* )e+!i**A continuacin presentamos en modelo sencillo de carta de control interno para ser usadopara las peque2as y medianas empresas.

+5


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7ima ? de septiembre de +@@

*e2or-i!tr A*va*e4Perente PeneralMICROTE7 S.A."iudad

Asunto: "arta de recomendaciones

"omo parte del examen de los estados financieros de L3"!EQ *.A. al + dediciembre de +@@. emos efectuado un estudio y evaluacin del sistema de controlinterno contable en la profundidad que estimamos necesaria para evaluar el sistemacomo lo requieren las normas de auditoria generalmente aceptadas. El propsito denuestro estudio y evaluacin fue determinar la naturale#a. periodificacin y alcancede los procedimientos de auditoria necesarios para expresar una opinin sobre losestados financieros de la empresa. El estudio y evaluacin fue m's limitado que elque seria necesario para expresar una opinin sobre el sistema de control internocontable considerado en su conjunto.

7a gerencia de L3"!EQ *.A. es responsable de establecer y mantener unsistema de control interno contable. ;ara cumplir esta responsabilidad es necesarioque aya estimaciones y juicios para evaluar los beneficios esperados y los costosasociados a los procedimientos de control.

7os objetivos del sistema consisten en proporcionar a la direccin una garant1ara#onable, aunque no absoluta, de que los activos est'n protegidos ante una p/rdida

por una utili#acin o venta no autori#ada, y de que las operaciones se efect%an enconformidad con la autori#acin de la gerencia y se registran debidamente parapoder preparar unos estados financieros en conformidad con los principios decontabilidad generalmente aceptados.

ebido a las limitaciones inerentes a cualquier sistema de control interno contablepuede no obstante que se produ#can errores o irregularidades y no sean detectados.Adem's la proyeccin de cualquier evaluacin del sistema a periodos futuros est'

sometida al riesgo de que los procedimientos puedan resultar insuficientes debido alos cambios en la situacin o a que el grado de cumplimiento de los procedimientospueda disminuir.

*in embargo, el estudio y evaluacin puso de relieve las situaciones siguientes quecreemos que presentan un riesgo apreciable de que se produ#can errores oirregularidades de una magnitud tal que repercutir1a significativamente sobre losestados financieros de Licrotes *.A. y de que no serian detectados a tiempo.

++


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Or$a+i4a!i/+ 3 #u+!i+e)+. 7a empresa no dispone de un plan escrito de organi#acin. Estos planes incluyen

normalmente descripciones por escrito de los trabajos y un organigrama y sebasan en los objetivos a corto y largo pla#o de la misma. 7as descripciones delos trabajos deben centrarse por entero en el trabajo, en lugar de acerlo enalgunas de las personas que lo reali#an y deben ser preparados mediante unprograma de evaluacin de trabajos. >iene una gran importancia ya que sirvende instrumento para relacionar un puesto con otro y se deben evaluar ent/rminos de magnitudes monetarias. El programa mismo de evaluacin depuestos de trabajo puede llevar a resultados importantes en otros aspectos, asaber$ empleados que tienen un mejor conocimiento de su puesto de trabajo y supotencial de ascenso$ seria m's f'cil de evitar la duplicidad de esfuer#os$podr1an identificarse con mayor facilidad las funciones operaciones y deasesor1a.

0n organigrama seria muy %til para identificar:

a. El flujo de autoridad.b. 7as relaciones de personal ejecutivo y de asesor1a.c. 7os nombres de funciones y grupos.d. 7os puestos y nombres de directivos.

ebido a los beneficios que pueden obtenerse, recomendamos la preparacin deuna descripcin por escrito del puesto de trabajo y un organigrama formal.

D. eber1an reevaluarse las tareas asignadas al personal de la empresa conresponsabilidades, y m's en el concreto:a eber1an separarse totalmente las tareas del cajero del registro de las letras

y cuentas a cobrar y de los asientos correspondientes en los registrosauxiliares de control.

b 7os estados mensuales de cuenta corriente enviados a los clientes deber1anser manejados por un empleado que no tenga acceso a caja y seaindependiente del que registre las cuentas a cobrar.

c El departamento de contabilidad debe estar totalmente separado de lasfunciones de cobran#as y pagos.

Caja 3 ba+!)+. urante la verificacin de los cobros, se observ que, durante el mes de agosto

de +@@, de los D? descuentos concedidos a clientes, 4 de ellos, por un importe

total de D.6D5 nuevos soles, no cumpl1an el requisito de los 5 d1as. *e sugiereque se tenga m's cuidado con el otorgamiento de descuentos por pronto pago ycontrolar todas las aprobaciones de tal manera que la gerencia pueda determinar,para fines de gestin, el importe total del descuento concedido en un pla#osuperior a 5 d1as despu/s de la feca de facturacin.

D. ;udimos observar que antiguos funcionarios de la empresa est'n todav1aautori#ados para firmar ceques girados sobre varias cuentas bancarias.

+D


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!ecomendamos que se revise y actualice el n%mero de funcionarios apoderadosautori#ados a firmar ceques en todas las cuentas bancarias.*e recomienda tambi/n que la empresa mantenga una relacin de funcionariosautori#ados a aprobar desembolsos y a girar ceques y que la actualiceperidicamente.

. 7as firmas autori#adas deben estar limitadas a aquellos empleados que notengan acceso a caja.

Cue+ta) r !brar+. ebe acerse una revisin mensual del listado de cuentas por cobrar por un

funcionario responsable e independiente del departamento de cr/ditos ycobran#as, para determinar la propiedad de la clasificacin por su antigMedad ypor clientes, situacin de cobro y seguimiento de los deudores, morosos.

D. ebe acerse un an'lisis formal por escrito, que podr1a ser entregadoperidicamente a la gerencia u otro funcionario independiente del departamentode cr/ditos y cobran#as, de todas las cuentas pendientes de cobro originadasace m's de @5 d1as. Este an'lisis debe incluir copias de las cartas derequerimiento de pago, fotocopias de las comunicaciones pertinentes entre laempresa y los clientes y las ra#ones de la morosidad en el pago.

E0i)te+!ia) 3 !+tabi*i"a" "e !)t)+. 7as debilidades existentes en el sistema actual de contabilidad de costos a

eco necesario reali#ar ajustes importantes de inventario al final del ejercicioentre los valores contable y f1sico, lo que indica que los informes preliminaresinternos e informacin sobre costos de produccin a sido imprecisa.Es fundamental efectuar una mejora del sistema de contabilidad de costos que

satisfaga las necesidades de informacin de la gerencia y que facilite:

a. 7a segregacin de inventarios entre clasificaciones b'sicas$ materias primas,productos en proceso y productos terminados.

b. 7a correcta evaluacin de las existencias.c. 7a determinacin correcta v oportuna del costo unitario de los productos

terminados.

D. !ecomendamos que se implementen procedimientos adicionales que permitanacer una comparacin detallada de todos los documentos inform'ticos deinventario de entrada versus los de salida durante la actuali#acin de los

inventarios permanentes como consecuencia de los recuentos f1sicos anuales. *eobserv durante la aplicacin de los procedimientos de auditoria del inventarioque no se a efectuado una comparacin detallada de las nuevas cantidadesrel+ejadas en los documentos inform'ticos de salida con los de entrada.

P*a+i**a)l. Actualmente el encargado de planillas es quien tiene la responsabilidad de

reconciliar la cuenta bancaria de planilla y distribuir los ceques a los

+


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empleados de oficina. !ecomendamos que estas responsabilidades est/ndivididas.

D. 7os ceques deber1an ser distribuidos a los empleados de almac/n por alguienque no sea el encargado o persona que prepara la planilla.

-e+ta)+. ebe contabili#arse la secuencia num/rica de las facturas de venta con el fin de

asegurarse que se an registrado todas las ventas. Actualmente, el departamentode pedidos mantiene un registro donde se listan los pedidos de venta a medidaque se reciben de las dos tiendas con que cuenta la empresa y la feca de env1ode los productos. *e contabili#a la secuencia num/rica de los pedidos de venta,pero no se asegura que todos ellos se registren como ventas. Adem's revisamosel registro de pedidos de venta correspondiente al mes de agosto de +@@ yobservamos que D9 de los D@5 pedidos de venta no fueron contabili#ados y @m's no presentaban ninguna indicacin de si los productos fueron enviados o sise ab1an cancelado.

D. 7a empresa no prepar proyecciones de ventas ni presupuestos para +@@. ;uestoque la planificacin financiera parte de una prediccin slida del volumen deventas que se traduce a una previsin del volumen de produccin,recomendamos que una comisin designada por la gerencia, prepareproyecciones de ventas detalladas, incluyendo el representante de losdepartamentos de ventas, fabricacin y contabilidad.Esta informacin constituir' la base del presupuesto operacional, la proyeccindel cas floR y el presupuesto de inversiones. 7a utili#acin de este tipo deplanificacin financiera permitir' conocer a todos los departamentos y a ladireccin los objetivos a alcan#ar y proveer' al directorio una norma est'ndar lacual ju#gar a los diferentes niveles de direccin.

Cue+ta) r a$ar+. 7as facturas deben marcarse con un sello fecador de pagado o anularse para

impedir la duplicacin del pago. urante la revisin, se observ que variasfacturas ab1an sido pagadas mas de una ve#.

D. ebe acerse una verificacin independiente de las facturas por pagar y lasprovisiones correspondientes para asegurarse de que coinciden.


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puede reali#ar la seccin de control patrimonial del departamento decontabilidad.

D. !ecomendamos que la empresa mantenga registros individuales de control porcada uno de los bienes de capital, donde se consigue:

"digo asignado "osto istrico 0bicacin del bien epreciacin anual y acumulada !evaluaciones, etc.

. "on la finalidad de mejorar el sistema de control interno para activos fijosimplementado por la empresa, recomendamos se introdu#can los siguientesprocedimientos adicionales:

!eglamentar la pol1tica de tratamiento de capitali#acin y de los gastos demantenimiento de los bienes.

Oue toda la documentacin que sustente la propiedad de los bienes seencuentre a nombre de la empresa.

Oue se controle el movimiento interno por el traslado de los bienes de un'rea a otra, dentro del edificio principal, como el traslado a las dos tiendas yviceversa.

Estas situaciones fueron consideradas a la ora de determinar la naturale#a,oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria que se an de aplicar en elexamen de los estados financieros correspondientes a +@@, y no afecta al informefinal sobre los mencionados estados financieros, el cual remitiremos en la fecaacordada.

Atentamente,";". 7uis AtoceLatricula @@DD

.

+9


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A continuacin presentamos u+ )e$u+" 1"e* "e Carta "e Re!1e+"a!i+e),el mismo que es de uso com%n en nuestro medio.

-ILLA APATA 8 ASOCIADOSSOCIEDAD DE AUDITORIA

E"i#i!i Ca+!+ Fra+!i)! -i**aAv. A4te!a %'% E1i*ia+ aataM


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Agradecemos la atencin dispensada durante la ejecucin de nuestro trabajo yquedamos a su disposicin por si desearan alguna ampliacin o comentarioadicional en relacin con el contenido del presente informe.

Atentamente.

";". Emiliano Sapata. *ransferencias.

El no contar con la informacin se2alada precedentemente, constituye unalimitacin importante al alcance de nuestro examen, al no tener loselementos de juicio necesarios que permitan determinar la ra#onabilidad desus operaciones y consecuentemente de la informacin financieraconsignada en sus estados financieros al+ de diciembre de +@@.

+


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'. Care+!ia "e Ma+ua* "e Or$a+i'a!i/+ 3 #u+!i+e)7a compa21a no cuenta con su correspondiente, Lanual de


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"omo resultado de nuestra evaluacin, emos observado la necesidad demisin e implementacin del softRare del epartamento de "ontabilidad,por cuanto el programa utili#ado no emite toda la informacin requeridapara una adecuada operatividad del 'rea, lo cual origina una informacin

financiera con atraso incompleta$ asimismo, se incurre en trabajos quedemandan mayor tiempo y esfuer#o.!ecomendamos evaluar la necesidad de implementar un adecuado programao un conjunto de programas que permitan contar con la informacinnecesaria de acuerdo a los requerimientos del sistema contable con lafinalidad de obtener informacin oportuna, clara y precisa sobre lasoperaciones de la empresa, contribuyendo de manera m's efectiva a la tomade decisiones.

. I+a"e!ua" !+tr* "e* ar!(iv 3 "e *) *ibr) !+tab*e)urante la reali#acin de nuestro examen, emos observado que no existe uncontrol adecuado en el arcivo y custodia de los libros y registros contablesde la compa21a, lo que no permite una r'pida ubicacin tanto de los libros yregistros contables como de la documentacin sustentator1a de lasoperaciones. *ugerimos que la gerencia general emita las directivas del casocon la finalidad de proteger los arcivos de documentos y libros societarios,seg%n lo establecido por la 7ey Peneral de *ociedades.

C. -e+ta) J Cue+ta) r !brar J I+$re))%. N )e +) rr!i+/ e* Re$i)tr "e -e+ta)

ebido a que no nos facilitaron el !egistro de entas, no emos pedidodeterminar el alcance de nuestro examen por no evitar con la informacin,base para obtener la muestra correspondiente.

'. N !ue+ta+ !+ Ma+ua* "e Nr1a) 3 Pr!e"i1ie+t)7a compa21a no cuenta con un Lanual de &ormas y ;rocedimientoscorrespondientes a las involucradas con las operaciones de ventas, cuentaspor cobrar e ingresos, respectivamente$ de manera que permita uniformi#ar"riterios en el tratamiento de sus operaciones, adem's de facilitar unadecuado conocimiento de la operatividad de dicas 'reas. E* convenienteque la gerencia general eval%e la necesidad de evitar con el referidodocumento por tratarse de una erramienta de gestin y de control internofavorable y necesario para la empresa.

D. C1ra) J Cue+ta) r a$ar J E$re))%. N !ue+ta+ !+ Ma+ua* "e Nr1a) 3 Pr!e"i1ie+t)

7a empresa no cuenta con su correspondiente Lanual de &ormas y;rocedimientos correspondiente a las 'reas involucradas con las operacionesde compras, cuentas por pagar y egresos, respectivamente: que permitauniformi#ar criterios en el tratamiento de sus operaciones.

+@


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!ecomendamos que la gerencia general eval%e la necesidad de contar con elmencionado documento, el mismo que facilitar1a un adecuado controlinterno sobre el Urea.

'. La) /r"e+e) "e !1ra + )+ re+u1era"a)

"omo resultado de nuestra revisin selectiva de la documentacinsustentator1a de las adquisiciones de la empresa por el per1odo transcurridoentre el primero de enero y el 5 de agosto de +@@$ emos comprobado quelas rdenes de compra son numeradas en forma manual. Este procedimientopuede permitir la duplicidad de la numeracin de dica documentacin,dificultando el control sobre su emisin y seguimiento posterior."onsideramos necesario implementar el uso de formatos prenumerados parala emisin de rdenes de compra.

5. N )e +) rr!i+/ e* Re$i)tr "e C1ra)ebido a que no nos facilitaron el !egistro de "ompras, no emos podidodeterminar el alcance de nuestro examen por no contar con la informacinbase, para obtener la muestra correspondiente.

E. P*a+i**a) 3 Per)+a*%. Li1ita!i+e) a* a*!a+!e "e +ue)tr e0a1e+

&o emos podido reali#ar nuestro examen sobre el 'rea de planillas ypersonal, al no ab/rsenos facilitado la informacin requerida para sureali#acin:- 7ibro de ;lanillas de *ueldos y *alarios- Toletas de pago- Files personales- "ontratos por prestacin de servicios.

F. I1ue)t)%. Ar!(iv "e i1ue)t) i+!1*et

"omo resultado de nuestra revisin de impuestos correspondientes alejercicio econmico de +@@, observamos que el arcivo correspondiente noincluye toda la documentacin sustentator1a.

3nformacin faltante:- 3mpuesto Peneral a las entas: declaracin de pagos mensuales por los

meses de enero a junio de +@@.- 3mpuesto a la !enta - >ercera "ategor1a: declaracin de pagos mensuales

por los meses de enero a abril de +@@.

7a ausencia de esta documentacin no nos a permitido efectuar unaeficiente y completa revisin de los mencionados impuestos.*e recomienda instruir al personal responsable acerca del adecuado arcivoy mantenimiento de la referida documentacin con la finalidad de evitarcontingencias tributarias futuras.

+65


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G. I+ve+tari) 3 C)t)%. Li1ita!i+e) a* a*!a+!e "e +ue)tr e0a1e+

ebido a la carencia de informacin y(o documentacin, no obstantenuestras reiteradas solicitudes, no nos a sido posible efectuar nuestraevaluacin acerca de los controles internos existentes en el 'rea de

inventarios y costos.7a documentacin sustentator1a de los inventarios y costos es fundamental,en la medida que es el soporte para determinar la ra#onabilidad del rubroexistencias, en el balance general: y del rubro costo de ventas en el estado deganancias y p/rdidas.

K. Se$ur)%. Li1ita!i+e) a* a*!a+!e "e +ue)tr e0a1e+

&o nos fue facilitado el arcivo de pli#as de seguros, vigentes al 5 dejunio de +@@, por lo que no emos podido efectuar nuestras pruebas deverificacin correspondiente: y, consecuentemente, no podemos emitirnuestra opinin acerca del control existente en /l, 'rea de seguros. e otrolado, no nos a sido posible establecer si los activos de la empresa est'ndebidamente protegidos.

Vasta aqu1, el segundo modelo de carta de recomendaciones para mejorar el control internocorrespondiente a la empresa L3"!EQ *.A.. que inici'ramos en el 3nformativo de laquincena anterior.

A continuacin presentamos un tercer modelo:Se$ui1ie+t "e *a) re!1e+"a!i+e) "e !+tr* i+ter+ "e* a a+terir . Es usual ennuestro medio enviar esta carta en un mismo informe, a continuacin de la carta derecomendaciones del a2o actual.

CLINICA LA SALUD S.A.SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO

DEL AO %

"omo parte de nuestro trabajo de auditoria de los estados financieros de la cl1nica 7a*alud *.A. por el a2o +@@, emos efectuado un seguimiento de las recomendacionesde control interno formuladas por el a2o +@@4, por otros auditores independientes.

El resultado del seguimiento antes mencionado, lo detallamos a continuacin:

%. Fa!tura!i/+ J Cue+ta) Crrie+te) J Cbra+4a);arte esencial de nuestro examen del ejercicio +@@9, fue acer /nfasis en el 'reade facturacin, cr/ditos y cobran#as, que de acuerdo a nuestra experiencia es algo'lgida, ;roducto del examen que emos efectuado, damos algunasrecomendaciones que de implementarse ayudar'n en algo a sobrellevar losproblemas actuales, pero de ninguna manera a solucionarlos, porque para esto se

+6+


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necesita cambiar los sistemas administrativos de procedimientos y flujosdocumentarios de dicas 'reas, mediante un estudio de consultor1a que si seriadefinitivo.

a. 7os descuentos deber1an ser autori#ados y sustentados. "omo referencia

daremos:a.% Algunas ventas de medicinas para pacientes ospitali#ados tienen un+5W sin autori#acin para su otorgamiento.

a.' 7a factura &N D@4 tiene un descuento del 4W sin que existaautori#acin escrita al respecto.

Situa!i/+ a!tua*a.l El descuento del +5W es autom'tico y general para todos los pacientes

ospitali#ados.a.D El recibo &N 6@ tiene un descuento del +9W sin que exista

autori#acin escrita al respecto.

b. *e deber1a agili#ar el env1o de las facturas de venta de servicios alepartamento de "r/ditos y "obran#as, lo cual conllevar1a a acortar losperiodos de cobran#a que actualmente son de ?@ d1as aproximadamente,desde la emisin de la factura. A continuacin presentamos algunosejemplos:

Factura Entrega&o. Feca al cliente "obran#a

6++@ 5.56.@4 5.54.@4 D9.5?.@46+@4 5.56.@4 +5.54.@4 +5.5.@46+D++ 5.56.@4 +6.5.@4 59.5@.@4

Situa!i/+ a!tua**e a agili#ado el env1o de las facturas al epartamento de "r/ditos y "obran#as$sin embargo, el periodo de cobran#a es de +D5 d1as, aproximadamente, como sedemuestra a continuacin:

Factura Entrega&o. Feca al cliente cobran#a9?D [email protected].@ ++.54.@ +.5@.@945+ +5.5.@ ++.59.@ +4.5@.@

946? D?.5+.@ D.5.@ +4.5@.@

c. eber1an practic'rseles a los cobradores, arqueos de facturas por cobrar, por lomenos dos veces por semana, ya que el deficiente control interno actual permiteque pueda aber retencin de cobran#as.

Situa!i/+ a!tua**e practican arqueos diarios a los cobradores.

+6D


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d. Lensualmente se deben conciliar las cuentas comentes individuales con lascuentas del Layor Peneral, como pr'ctica de control.

Situa!i/+ a!tua*

En proceso de implementacin.e. *e debe cambiar el flujo actual de documentos del procedimiento integral de

facturacin, pues por el actual no se conoce con certe#a qu/ departamento tienetodos los documentos pendientes de cobran#a.&uestra firma quiso efectuar un arqueo de facturas emitidas pendientes decobro, pero de la evaluacin que icimos del flujo documentar1a, llegamos a ladeterminacin que era imposible acerla en las actuales circunstancias o quesimplemente, de reali#arlo, no se llegar1a a ninguna conclusin valedera. "omose apreciar', esta situacin impide a la "l1nica efectuar un control el cliente yefica# de las cobran#as.

Situa!i/+ a!tua*En proceso de implementacin.

'. Pr$ra1a Se$ur "e Sa*u".a. !ecomendamos que el profesional encargado de los ex'menes m/dicos

preliminares practicados a los nuevos inscritos al ;rograma X*eguro de*aludX, firme la respectiva eclaracin Curada.


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Situa!i/+ a!tua*e las pruebas efectuadas no se observ deficiencias.

b. 7as


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El cumplimiento de estas recomendaciones es muy importante para proteger elpatrimonio de la empresa y para garanti#ar la ra#onabilidad del rubro existenciasen el balance general$ y del costo de servicios vendidos que se muestra en elestado de 3ngresos y Pastos.

Situa!i/+ a!tua*En el a2o +@@ emos presenciado los recuentos f1sicos de medicinas y materialesen cuatro oportunidades, en los meses de enero, febrero, mar#o y junio, con los*iguientes resultados:a.. Aunque en menor escala, las sustracciones de medicinas y vitaminas

contin%an, por exceso de confian#a del Cefe de almac/n.b. *e reali#a el corte documentario correspondiente, pero no se reali#a el

seguimiento correspondiente.

. Re!1e+"a!i/+ "e !ar?!ter !+tab*ea. entro de la cuenta


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Situa!i/+ a!tua*En el mes de enero de +@@ se trasladaron estos importes de la cuenta3ntangibles a gastos generales de administracin.En nuestra revisin por el a2o +@@ no emos encontrado casos similares.

c. urante nuestra visita en noviembre de +@@4, observamos que el listadoauxiliar mecani#ado de proveedores se encontraba registrado asta el mes deabril del mencionado a2o. *iendo este registro un elemento indispensablepara controlar las cuentas individuales y para cuadrar la cuenta del mayor,sugerimos que siempre est/ actuali#ado.

Situa!i/+ a!tua*En nuestra visita correspondiente al mes de agosto de +@@, comprobamosque el !egistro Auxiliar de ;roveedores mantiene un atraso de tres meses.

d. Formando parte de la cuenta Laquinaria y Equipo, existe:

En &uevos *oles0n monitor fetal DD.5550na l'mpara YA +?.555

7os cuales an sido contabili#ados como: una donacin del L3AL3VA7$ sin embargo, no se cuenta con la documentacin que sustenteesta operacin, por lo que no debe considerarse como X"apital AdicionalX,mientras no se tenga la aceptacin del proveedor, debe ser registrado comopasivo.

Situa!i/+ a!tua*Esta situacin a sido superada, regulari#'ndose en el mes de enero de +@@.

. Pr


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&ombres y *aldo &uevoApellidos ;endiente ;r/stamo

7uis >orres "alvo *(. @55 *(. +.55

;edro "ampos 7aos 455 +.555

"omo emos podido apreciar la carta de recomendaciones para mejorar el control interno,se presenta al concluir la primera visita y, de ser el caso, al t/rmino de la visita interina.Esta documento se emite en calidad de Torrador para iscusin y luego de discutir con losfuncionarios involucrados se prepara y entrega a la gerencia el documento definitivo. 7amencionada carta consta de dos partes. 7a primera conteniendo las recomendacionesprovenientes del examen de las transacciones del a2o actual$ y la segunda con lasrecomendaciones del a2o anterior y su seguimiento correspondiente.

@ : -ISITA INTERINA

En la novena fase de la auditoria de estados financieros a la cual emos denominado isita3nterina, comentaremos el trabajo de auditoria en las oficinas del cliente, en una segundavisita.

Es usual en nuestro medio que al auditor antes de retirarse de las oficinas del cliente, alt/rmino de la primera visita, se ponga de acuerdo con el coordinador de auditoria designadopor la empresa, acerca de la feca en que va a reali#ar la visita interina )segunda visitaEsta feca se coordina en funcin a la oportunidad en que el cliente tiene previsto elinventario f1sico de existencias. En todo caso se debe planificar la segunda visita antes delcierre del ejercicio. e ser el caso, el Lemor'ndum de ;laneamiento debe ajustarse a la lu#de las nuevas fecas qua se fijen para el inicio da la visita interina.

"uando dise2amos las fases que comprende la auditoria de estados financieros )3nformativode la primera quincena del mes de abril de +@@4, precisamos que la novena fasecorrespondiente a la visita interina, comprende las siguientes etapas:

a. "ontinuacin de la evaluacin del control interno.b. Arqueos de efectivo, ceques, comprobantes, valores, pli#as de seguro y otros

documentos.c. "irculari#acin de saldos en bancos, de clientes, proveedoras y personal, de compa21as

de seguros y abogados. e igual manara a terceros que pudieran tener bienes encustodia, garant1a o consignacin.

d. *upervisin del inventario f1sico de existencias$ y en su caso, del inventario de activofijo.

e. e ser el caso, considerar la posibilidad de emitir una segunda carta de recomendacionespara mejorar el control interno.

A continuacin pasamos a desarrollar todas y cada una de estas cinco etapas quecomprenden la novena fase de la auditoria de estados financieros.

+6


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@.%. C+ti+ua!i/+ "e *a eva*ua!i/

fases de auditoría general ii

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