facultad de sistemas mercantiles carrera de...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDESUNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILESCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DELTÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR
AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:“AUDITORÍA INTEGRAL A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
DESARROLLADOS POR EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA EN EL AÑO 2014”.
Autora: Pérez Caizaguano Viviana
Tutora: Lic. Chávez Alejandra
Puyo-Ecuador2016
i
Lic.
Alejandra Chávez
DIRECTORA DE TESIS
CERTIFICA
Que el presente trabajo de investigación realizado por la estudiante: Viviana Isabel
Pérez Caizaguano, con cédula Nº 1600571705, ha sido orientado y revisado durante su
ejecución, ajustándose a las normas establecidas por la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”; por lo que autoriza su presentación.
Puyo, 22 de agosto de 2016
ii
AUTORÍA
Yo, Viviana Isabel Pérez Caizaguano, con cédula Nº1600571705, como autora del presente
trabajo de investigación “Auditoría Integral a los Procesos Administrativos y Financieros
Desarrollados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima en el
año 2014”, soy responsable de las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el
mismo.
………………………….
AUTORA DE LA TESIS
iii
CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Viviana Pérez, declaro ser autor del presente trabajo y eximo expresamente a la
Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” y a sus representantes
legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” que en
su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad
la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de
grado que se realicen a través o con el apoyo financiero, académico o institucional
(operativo) de la Universidad”.
Puyo, 22 de agosto de 2016
……………………………..
AUTORA DE LA TESIS
iv
DEDICATORIA
La presente tesis está dedicada a mis padres,Hugo Pérez y Dolores Caizaguano por apoyarmeincondicionalmente en todas las etapas de mi vida,inculcarme valores y enseñarme que las metasson alcanzables y que una caída no es una derrotasino el principio de una lucha que siempre terminaen logros y éxitos.
A mi amada hija Valeska por ser mi fuente demotivación e inspiración para poder superarmecada día más y así poder luchar para que la vidanos depare un futuro mejor.
A mi hermano Arturo por ser parte importante demi vida.
A cada una de las personas que hicieronrealidad este sueño.
Gracias a mi familia por siempre estar a mi lado.
ESTE TRIUNFO ES DE USTEDES.
GRACIAS POR SU APOYO
Viviana Pérez
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por haberme dado la sabiduría y
fortalezas para poder cumplir con cada una de mis
metas propuestas.
A mis padres les agradezco por la ayuda que me
han brindado incondicionalmente con mi pequeña
hija y por estar pendientes de cada paso que doy.
A mi hija Valeska quien es mi principal fuente de
inspiración para seguir superándome día a día.
Viviana Pérez
vi
RESUMEN
El presente trabajo de investigación desarrollado en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, comprendió la realización de una evaluación integral a los procesos
administrativos y financieros dentro de la gestión del año 2014; en este sentido, se ha evaluado
el comportamiento del sistema de control interno de la entidad, el cumplimiento de las
obligaciones contractuales, el desempeño organizacional a la gestión emprendida por el
Gobierno Parroquial y la evaluación de la información financiera al 31 de diciembre del año
2014.
Este tipo de evaluación integral aplicada a las organizaciones permite a las autoridades,
directivos, y administradores conocer como está funcionado la organización, y cómo se han
ejecutado los actos administrativos y financieros de la entidad, y si la gestión de los
funcionarios públicos se han enmarcado en las normas, reglamentos y disposiciones de
cumplimiento obligatorio para los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
En este sentido la auditoría integral permitió conocer las debilidades, inconsistencias e
inconformidades que afectan la consecución de los objetivos organizacionales, así también,
permitió identificar si los recursos materiales, financieros, humanos, tecnológicos y de tiempo
se han utilizado en base a los principios de eficiencia, eficacia y economía, lo cual, contribuye
a que la entidad adopte las recomendaciones de la auditoría e implemente las
recomendaciones, que son de cumplimiento obligatorio.
vii
ABSTRACT
This research performed Decentralized Autonomous Government from Fatima Parish, was
done an integral evaluation of administrative and financial management processes in 2014; in
this sense, has evaluated the performance of the internal control system of the entity; in this
way, it was evaluated contractual obligations, organizational performance management
undertaken by the Parish Government and financial evaluation report to December 31st, 2014.
This kind of integral evaluation applied to organizations allows authorities, managers, and
administrators know how the organization is working, and how they have executed
administrative and financial actions of the entity, and if public employee’s management has
been framed into the rules, regulations and enforcement provisions by autonomous
governments.
Regarding integral audit allowed to know weaknesses, inconsistencies and disagreements that
affect the achievement of organizational objectives, but also, allowed to identify if material,
financial, human, technological and time resources have been used based on the principles of
efficiency, effectiveness and economy, which contributes to an entity adopts
recommendations of auditing and implementing recommendations, which are mandatory.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………1
Antecedentes ................................................................................................................................. 1
Planteamiento del Problema.......................................................................................................... 4
Formulación del Problema ............................................................................................................ 6
Delimitación del Problema............................................................................................................ 6
Objeto de Investigación ................................................................................................................ 6
Línea de Investigación .................................................................................................................. 6
Variables de la Investigación ........................................................................................................ 6
Objetivos ....................................................................................................................................... 6
Objetivo General ........................................................................................................................... 6
Objetivos Específicos.................................................................................................................... 7
Idea a Defender ............................................................................................................................. 7
Justificación .................................................................................................................................. 7
CAPÍTULO I……………………………………………………………………………………………….9MARCO TEÓRICO……………………………………………………………………………………….91.1. Antecedentes Investigativos.............................................................................................. 9
1.1.1. Procesos Administrativos y Financieros .......................................................................... 9
1.1.2. Conceptualizaciones de la Auditoría Integral ................................................................ 15
1.2. Fundamentación Teórica................................................................................................. 17
1.2.1. Justificativos para la Auditoría Integral ......................................................................... 17
1.2.2. Valoración de Riesgos de Declaración Equivocada Importante .................................... 19
1.2.3. Riesgo e Importancia Relativa ....................................................................................... 22
1.2.4. Ilustración de la Interrelación de los Componentes de Riesgo en la Auditoría.............. 24
1.2.5. Coordinación, Dirección, Supervisión y Revisión ......................................................... 27
1.2.6. El Plan General............................................................................................................... 30
1.2.6.1 . Otros Asuntos del Plan General................................................................................... 30
1.2.6.2. Auditoría financiera ....................................................................................................... 31
1.2.6.3. Auditoría De Cumplimiento .......................................................................................... 31
1.2.6.4. Auditoría De Gestión .................................................................................................... 33
1.2.6.5. Auditoría De Control Interno......................................................................................... 35
1.2.6. El Control Interno Organizacional ................................................................................. 37
1.2.7. Marco Normativo de la Auditoría de Gestión y Calidad................................................ 42
1.2.8. Atributos del Hallazgo ................................................................................................... 49
1.2.9. Información Referente para Comparar la Evidencia de la Auditoría ............................. 53
1.2.9.1. Evidencia de auditoría ................................................................................................... 53
1.2.10. El Informed COSO (Commite of Sponsoring Organizations) ....................................... 54
1.2.11. Marco Integrado de Control Interno Institucional.......................................................... 58
1.3. Idea a Defender ............................................................................................................... 66
1.4. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 67
CAPÍTULO II…………………………………………………………………………………………….68
MARCO METODOLÓGICO………………………………………………………………………….68
2.1. Modalidad de la Investigación ........................................................................................ 68
2.1.1. Investigación Cuantitativa............................................................................................... 68
2.1.2. Investigación Cualitativa................................................................................................. 68
2.2. Tipos de Investigación .................................................................................................... 68
2.2.1. Bibliográfica-Documental .............................................................................................. 68
2.2.2. De campo ....................................................................................................................... 68
2.2.3. Diseño de la Investigación ............................................................................................. 68
2.3. Población y Muestra........................................................................................................ 69
2.3.1. Población........................................................................................................................ 69
2.3.1. Muestra........................................................................................................................... 69
2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos .................................................................................. 70
2.4.1. Métodos.......................................................................................................................... 70
2.4.2. Técnicas.......................................................................................................................... 70
2.4.3. Instrumentos ................................................................................................................... 70
2.5. Análisis e Interpretación de Resultados .......................................................................... 73
2.6. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 83
CAPÍTULO III……………………………………………………………………………………………84
DESARROLLO DE LA PROPUESTA………………………………………………………………84
3.1. Título............................................................................................................................... 84
3.2. Introducción de la Propuesta .......................................................................................... 84
3.3. Objetivo General de la Propuesta................................................................................... 84
3.4. Objetivos Específicos...................................................................................................... 85
Marcas y Referencias ..................................................................................................... 85
Abreviaturas ................................................................................................................... 86
3.5. Desarrollo de la Propuesta .............................................................................................. 87
3.5.1. Propuesta de la Auditoría Integral.................................................................................. 87
3.5.2. Oficio de Inicio de la Auditoría...................................................................................... 88
FASE I - AUDITORÍA INTEGRAL…………………………………………………………………89
DIAGNÓSTICO - INFORMACIÓN INTRODUCTORIA………………………………………89
Motivo del examen.......................................................................................................... 89
Objetivo General ............................................................................................................. 89
Objetivos Específicos...................................................................................................... 89
Proceso de la auditoría integral ....................................................................................... 90
Fases de la Auditoría Integral........................................................................................ 91
Conocimiento de la entidad............................................................................................. 92
Análisis FODA:............................................................................................................... 95
FASE II - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA INTEGRAL………….96
Planificación Específica de la Auditoría Financiera ................................................................... 96
Planificación de la Auditoría de Control Interno ........................................................................ 98
Planificación Específica de la Auditoría de Cumplimiento ...................................................... 100
Planificación de la Auditoría de Gestión .................................................................................. 102
FASE III - EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTEGRAL………………………………...104
Ejecución de la Auditoria Financiera........................................................................................ 104
Ejecución de la Auditoria de Control Interno ........................................................................... 152
Ejecución de la Auditoría de Cumplimiento ............................................................................. 162
Ejecución de la Auditoría de Gestión........................................................................................ 166
FASE IV - COMUNICACIÓN DE RESULTADOS…………………………………………….180
Informe de Auditoría Integral………………………………………………………………………180
INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA .......................................................................... 209
INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO....................................................... 223
INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO ............................................................. 236
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN........................................................................... 240
FASE V - SEGUIMIENTO Y MONITOREO…………………………………………………….244
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría Financiera ........................................... 244
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Control Interno............................... 246
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Cumplimiento ................................ 248
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Gestión........................................... 249
3.6. Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................................250
CONCLUSIONES GENERALES .......................................................................................................251
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................251
BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................252
ANEXOS...............................................................................................................................................253
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Funciones Administrativas.........................................................................................................................13Tabla 2 Niveles de Riesgo ......................................................................................................................................25Tabla 3 Marcas de Auditoría...................................................................................................................................54Tabla 4 Tipos de Control ........................................................................................................................................63Tabla 5 Acciones de Control...................................................................................................................................64Tabla 6 Principios de Control Interno.....................................................................................................................65Tabla 7 Descripción de la Población ......................................................................................................................69Tabla 8 Encuesta.....................................................................................................................................................71Tabla 9 Gestión del GAD. Parroquial de Fátima ....................................................................................................73Tabla 10 Presupuesto Ejecutado en Función Del P.O.A.........................................................................................74Tabla 11 Ejecución del Plan Anual de Contratación ..............................................................................................75Tabla 12 Razonabilidad Contable ..........................................................................................................................76Tabla 13 Integridad de la Información Financiera ..................................................................................................77Tabla 14 Cumplimiento Contractual.......................................................................................................................78Tabla 15 Cumplimiento de Leyes y Normativas Vigentes .....................................................................................79Tabla 16 Sistema de Control Interno ......................................................................................................................80Tabla 17 Normas de Control Interno ......................................................................................................................81Tabla 18 Aplicación de la Auditoría Integral..........................................................................................................82Tabla 19 Marcas de Auditoria.................................................................................................................................85Tabla 20 Abreviaturas.............................................................................................................................................86Tabla 21: Análisis FODA .......................................................................................................................................95Tabla 22 Plan de Auditoría de Control Interno.......................................................................................................98Tabla 23 Plan de Trabajo de Auditoría de Cumplimiento ....................................................................................100Tabla 24 Plan de Auditoría de Gestión .................................................................................................................102Tabla 25 Estado de Resultados .............................................................................................................................104Tabla 26: Componentes de los Estados Financieros al 31- 12 - 2014..................................................................106Tabla 27 Cuestionario de Control Interno.............................................................................................................107Tabla 28 Cuestionario de Control Interno Sistemas Misionales ...........................................................................110Tabla 29 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo.......................................................................111Tabla 30 Calificación Porcentual de nivel de Confianza y Riesgo .......................................................................112Tabla 31 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo.......................................................................113Tabla 32 Calificación Porcentual del nivel de Confianza y Riesgo. .....................................................................114Tabla 33 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo.......................................................................114Tabla 34 Calificación Porcentual del nivel de Confianza y Riesgo ......................................................................115Tabla 35 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo.......................................................................115Tabla 36 Calificación Porcentual de nivel de Confianza y riesgo ........................................................................116Tabla 37 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo.......................................................................117Tabla 38 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo ................................................................................................118Tabla 39 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo......................................................................118Tabla 40 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo ................................................................................................119Tabla 41 Matriz de Riesgo: anticipo de fondos entregados por el GAD. Parroquial Rural de Fátima .................120Tabla 42 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: Anticipo de Fondos ..........121Tabla 43 Ponderaciones ........................................................................................................................................121Tabla 44 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo ...............................................................................................122Tabla 45 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo ................................................................................................122Tabla 46 Matriz De Riesgo: Bienes Muebles Entregados por el GAD. Parroquial Rural de Fátima....................123Tabla 47 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: Bienes Muebles ................124Tabla 48 Ponderaciones ........................................................................................................................................124Tabla 49 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo de Ausencia de información catastral actualizada.................124Tabla 50 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo ................................................................................................125Tabla 51 Matriz de Riesgo: Cuentas por pagar por el GAD. Parroquial Rural de Fátima ...................................125Tabla 52 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: Bienes Muebles ................126Tabla 53 Ponderaciones ........................................................................................................................................126
Tabla 54 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo de Ausencia de información catastral actualizada.................127Tabla 55 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo ...............................................................................................127Tabla 56 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria ...........................................................................................129Tabla 57 Conciliación de valores recibidos mediante transferencia de fondos del Banco Central .......................130Tabla 58 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................131Tabla 59 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................132Tabla 60 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................133Tabla 61 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................134Tabla 62 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................135Tabla 63 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría ...........................................................................................136Tabla 64 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................137Tabla 65 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................138Tabla 66 Verificación de Vigencia y Renovación de Pólizas de Seguros.............................................................139Tabla 67 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria ...........................................................................................140Tabla 68 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................141Tabla 69 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría ...........................................................................................142Tabla 70 Bienes ....................................................................................................................................................143Tabla 71 Bienes Inmuebles del GAD. Parroquial De Fátima ...............................................................................144Tabla 72 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................145Tabla 73 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría ..........................................................................................146Tabla 74 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................147Tabla 75 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria ...........................................................................................148Tabla 76 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................149Tabla 77 Estado de Ejecución Presupuestaria.......................................................................................................150Tabla 78 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................151Tabla 79 Programa de Trabajo..............................................................................................................................152Tabla 80 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................153Tabla 81 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................153Tabla 82 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................154Tabla 83 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................154Tabla 84 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................155Tabla 85 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................155Tabla 86 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................156Tabla 87 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................156Tabla 88 Sistema de Control Interno ....................................................................................................................157Tabla 89 Matriz con observaciones, evaluación del riesgo, recomendaciones y plan de acción ..........................158Tabla 90 Programa de Trabajo..............................................................................................................................159Tabla 91 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................160Tabla 92 Cédula Narrativa ....................................................................................................................................161Tabla 93 Programa de Trabajo..............................................................................................................................162Tabla 94 Cumplimento precontractual.................................................................................................................163Tabla 95 Prorroga de Plazo...................................................................................................................................164Tabla 96 Cedula Narrativa ....................................................................................................................................165Tabla 97 Programa de Auditoría...........................................................................................................................166Tabla 98 Indicadores de Gestión...........................................................................................................................167Tabla 99 Objetivos y Actividades.........................................................................................................................169Tabla 100 Indicadores en base a las Perspectivas .................................................................................................171Tabla 101 Tablero de Control N°1........................................................................................................................172Tabla 102 Tablero de Control N°2........................................................................................................................174Tabla 103 Tablero de Control N°3........................................................................................................................176Tabla 104 Tablero de Control N°4........................................................................................................................178Tabla 105 Detalle de Ingresos...............................................................................................................................183Tabla 106 Detalle de Ingresos...............................................................................................................................212Tabla 107 Implementación de Recomendaciones................................................................................................244Tabla 108 Implementación de Recomendaciones.................................................................................................246
Tabla 109 Implementación de Recomendaciones.................................................................................................248Tabla 110 Implementación de Recomendaciones.................................................................................................249
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Ambiente Externo.......................................................................................................................................9Figura 2 Las cuatro funciones administrativas........................................................................................................12Figura 3 Fases de la Auditoría Integral ...................................................................................................................91
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Gestión del GAD. Parroquial De Fátima ................................................................................................73Gráfico 2 Presupuesto Ejecutado en Función Del P.O.A........................................................................................74Gráfico 3 Ejecución del Plan Anual de Contratación .............................................................................................75Gráfico 4 Razonabilidad Contable..........................................................................................................................76Gráfico 5 Integridad de la Información Financiera................................................................................................77Gráfico 6 Cumplimiento Contractual......................................................................................................................78Gráfico 7 Cumplimiento de Leyes y Normativas Vigentes ....................................................................................79Gráfico 8 Sistema de Control Interno .....................................................................................................................80Gráfico 9 Normas de Control Interno .....................................................................................................................81Gráfico 10 Aplicación de la Auditoría Integral.......................................................................................................82Gráfico 11 Porcentaje de personal técnico especializado incrementado...............................................................173Gráfico 12 Total de procedimientos de control implementados ...........................................................................175Gráfico 13 Total de medidores colocados.............................................................................................................177Gráfico 14 Porcentaje de incremento en compra de medidores ............................................................................179
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes
La Auditoría Integral se ha desarrollado en los países industrializados, especialmente en
Canadá, teniendo una gran aplicación en el ámbito del control gubernamental. En sí la
auditoría integral no es más que la integración de la auditoría financiera con la auditoría de
gestión y la auditoría de cumplimiento.
En la actualidad la auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un
período determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la Información financiera, la
estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción
ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el
grado de corres pondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su
evaluación.
En la tesis de Magister de Navarro Juan (2014: Internet) sobre “Examen de Auditoria Integral
al proceso de inspecciones ejecutadas por el Área de Prevención de Incendios del Cuerpo de
Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito en el periodo comprendido entre el 1 de enero
al 31 de diciembre del 2012” se planteó el Objetivo General “Realizar un examen de Auditoria
Integral al proceso de inspecciones ejecutadas por el área de prevención del Cuerpo de
Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito en el periodo comprendido entre el 1 de enero
al 31 de diciembre del 2012 ” y luego de un profundo análisis de la autora llega a las
siguientes conclusiones: a) Con el desarrollo del examen de auditoría integral se logró cubrir
todos los aspectos importantes del proceso auditado , un enfoque financiero que cubre las
cuentas contables que intervienen en el proceso, la evaluación del sistema de control interno,
el cumplimiento de las principales leyes aplicables para el área de Prevención y la evaluación
del grado de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos del área examinada. b)
La auditoría integral es aplicable pues permitió determinar falencias e indicar oportunidades
de mejora, las cuales se encuentran señaladas en el informe del examen de auditoría integral,
para la generación de acciones correctivas de manera global. c) El examen de auditoría
integral permitió cubrir todos los aspectos importantes del componente evaluado, y mediante
2
una muestra seleccionada verificar el cumplimiento de varios criterios con enfoque financiero,
de control interno, legal y de gestión, además que permitió optimizar tiempo y recursos para
identificar y corregir falencias en la administración. d) El examen de auditoría integral
permitió identificar falencias entre las más importantes no se ha conformado el Consejo de
administración y disciplina del Cuerpo de Bomberos de Quito, no se ha realizado la
actualización de las tasas que cobra la entidad, no se aplica sanciones por incumplimiento de
requisitos de prevención de incendios, y falencias en la ejecución de los proyectos
establecidos en el Plan Operativo Anual de la institución. e) La propuesta de un examen de
auditoría integral constituirá una herramienta y una guía para la evaluación global de los
componentes importantes y de los procesos agregadores de valor a la entidad. f) Durante el
desarrollo del examen de auditoría integral se detectaron varios problemas al momento de
identificar si las observaciones correspondientes a un enfoque de cumplimento, control
interno, financiero o gestión.
En la tesis de Magister de Michelena Katty (2014: Internet) sobre “Examen de Auditoria
Integral al Proceso de Crédito y Colocación de la Sucursal Sur de la Fundación para el
Desarrollo Integral Espoir, de la ciudad de Quito en el período 2012” se planteó el Objetivo
General “Realizar un examen de auditoría integral al proceso de colocación y crédito de la
sucursal Sur de la Fundación para el Desarrollo Integral ESPOIR, de la ciudad de Quito en el
período 2012” y luego de un profundo análisis de la autora llega a las siguientes conclusiones:
a) Una vez culminado el proceso de Auditoria se ha emitido el informe Final producto de la
Auditoria Integral al Proceso de Crédito y Colocación de la Sucursal Sur de la Fundación para
el Desarrollo Integral ESPOIR, en la ciudad de Quito en el periodo 2012. b) El examen de
Auditoria Integral ha sido efectuado de acuerdo con las normas internacionales de auditoria
aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoria de control interno, a la auditoria
de cumplimiento de leyes y a la auditoria de gestión. Esas normas requieren que la auditoria se
planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonables en cuanto a si
los estados financieros están exentos de errores importantes en su contenido; si la estructura
del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva, si se ha
cumplido con las principales leyes y regulaciones que le son aplicables; y si es confiable la
información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la
3
evaluación de los resultados administrativos. c) Aplicar un examen de auditoría integral al
proceso de crédito y colocación de la Sucursal Sur de la Fundación para el Desarrollo
ESPOIR, se presentó como una necesidad imperativa, por factores como: Determinar la
razonabilidad del componente Cartera de Crédito, evaluar el control interno del proceso, el
cumplimiento de la normativa aplicable, así como el logro de los objetivos propuestos para la
Sucursal d) de la aplicación de procedimientos se determinó que el saldo de la cuenta 149920
Cartera de Crédito para la microempresa, correspondiente al rubro 1499 Provisiones para
créditos incobrables, se encuentra subvalorada por cuanto se presenta una diferencia de
US$1.759,10, con respecto al cálculo efectuado por auditoria en base a la Resolución JB-
2011-1897 de la Junta Bancaria del Ecuador del 15 de Marzo del 2011, según numeral 7.2. e)
Se presenta inobservable a la Resolución Nº. JB-2011-1897 de la Junta Bancaria en numeral 4
que establece la normativa para el manejo de expedientes, además de la política de
microcrédito individual en su ítem 7.3.7.3. f) El examen se pudo ejecutar a cabalidad en todas
sus fases tal como se evidencia en los papeles de trabajo adjuntos al presente. g) Producto de
los hallazgos se generaron acciones correctivas con evidentes beneficios para la Sucursal Sur.
h) El presente examen deja las bases sentadas para que la organización desarrolle un enfoque
integral de auditoria a sus procesos y logre el impacto deseado en toda la entidad para
obtener los resultados esperados con mayor seguridad.
En la tesis de Ingeniería de Lligua Nery, Pilco Mónica (2013: Internet) sobre “Auditoria
Integral al Comité permanente de fiestas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del Cantón Riobamba periodo 2011” se planteó el Objetivo General “Describir todos los
procedimiento que deben aplicarse, al alcance y el personal a intervenir en todo el proceso de
la Auditoria Integral, a través de sus distintas fases, para conocer de forma preliminar todos
los aspectos del Comité; en términos económicos, administrativos, legales y de control;
determinar los aspectos significativos y de eficiencia, eficacia y efectividad de las
operaciones; y, evaluar el riesgo ” y luego de un profundo análisis de la autora llega a las
siguientes conclusiones: a) La Auditoría Integral, al ser un examen crítico, sistemático y
detallado, ha permitido por primera vez; conocer, analizar y evaluar las operaciones del
Comité Permanente de Fiestas del GAD Municipal y emitir un informe sobre la razonabilidad
de la información económica; la eficiencia, la eficacia y economicidad en el manejo de sus
4
recursos y el apego a las normas contables, administrativa y legales. b) El Comité Permanente
de Fiestas del GAD Municipal es una dependencia desconcentrada del Municipio pero en la
práctica, la mayor parte de su gestión está supeditada a la administración central. Por esta
razón no ha definido su estrategia de largo plazo que le permitirá trabajar bajo parámetros de
eficiencia, eficacia y efectividad. c) Concomitante a lo expuesto en el párrafo anterior, los
Sistemas de Control Interno no se han definido y por ello hay deficiencias en las actividades,
transacciones u operaciones realizadas en el Comité, en temas inherentes al ambiente y
actividades de control, riesgo, información y comunicación y supervisión. d) En lo referente a
la administración de los recursos económicos, estos se centran en gastos que realizan el
Comité por las festividades de la ciudad. Para ello, se le asignan partidas presupuestarias –
dispuestas en la Ordenanza Municipal- y estás, en algunos casos, son utilizadas en los montos
asignados y de acuerdo al Plan Operativo Anual presentado por el Presidente, y otros casos se
realiza la reforma presupuestaria pero no se utiliza la totalidad de los recursos asignados. e)
Las actividades y transacciones que realiza el Comité Permanente de Fiestas, están apegadas a
las disposiciones legales, específicamente en lo que refiere a la utilización de recursos
económicos.
Planteamiento del Problema
Dentro del contexto financiero nacional en todas las organizaciones tanto públicas como
privadas uno de los principales problemas es justamente el contar con una herramienta que
permita conocer el desenvolvimiento de cada ente dentro de su actividad económica y
financiera, en tal sentido es necesario que la gestión gerencial, la gestión financiera, el
cumplimiento de las leyes, reglamentos y normativa aplicable, y el conocer cómo está
funcionando el sistema de control interno implementado por la organización, es necesario
justamente el aplicar auditorías integrales que implican los cuatro grandes campos que tanto
los administradores, directivos y dueños de los negocios necesitan conocer; lo cual implica
justamente evaluar el Cumplimiento de la Normativa vigente, la razonabilidad de las estados
financieros, conocer de la gestión y desempeño de la entidad, y la veracidad de su control
interno.
5
Dentro de la Provincia de Pastaza existen varias organizaciones tanto públicas como privadas,
las mismas que por lo general no han sido objeto de auditorías a fin de conocer la realidad de
la gestión tanto administrativa y financiera, situación que ha generado que sus directivos,
administradores, gerentes y accionistas en muchos de los casos sigan trabajando y
desarrollando las diferentes actividades, procesos, y procedimientos con situaciones de riesgo,
ocasionando que en muchos de los casos no se cumplan con las metas y objetivos
organizacionales; en tal sentido es imperioso conocer cómo está funcionando la entidad tanto
en su actividad administrativa como financiera, generando la necesidad de aplicar auditorías
integrales como herramienta de evaluación financiera, de gestión, de cumplimiento y de
evaluación a la veracidad de su control interno.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima como entidad pública que se
encuentra legislada por el Código Orgánico de Organización Autonomías y Descentralización,
Artículos 64.- Funciones y 65.- Competencias de los GAD. Parroquiales Rurales, que es
justamente donde se establecen los lineamientos y campos de acción de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados Parroquiales, entidades que ocasionalmente son evaluadas por la
Contraloría General del Estado, como Organismo Técnico Superior de Control de todas las
entidades y organismos del sector público, en tal sentido hasta la fecha únicamente se ha
practicado por parte de Organismo de control, auditorías financieras, evaluando
exclusivamente los actos financieros del GAD. Parroquial; en tal sentido es necesario la
adopción de herramientas de control que permitan entregar resultados de cómo funciona la
organización en cuanto a los siguientes ejes: Financiero, Cumplimiento legal, Gestión, y
Veracidad del Control Interno de la Entidad; lo que justamente obtenemos mediante la
aplicación de una Auditoría Integral.
Mediante el diseño de esta propuesta de investigación, se proyecta dar solución al objetivo de
transformación planteado.
6
Formulación del Problema
¿El inadecuado control a los procesos administrativos y financieros en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, ocasiona dificultades para la consecución de
metas y objetivos encaminados al uso racional de los recursos?
Delimitación del Problema
Auditoría Integral a los procesos administrativos y financieros del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014.
Objeto de Investigación
Procesos administrativos y financieros.
Línea de Investigación
Auditoria
Variables de la Investigación
Variable Dependiente
Control a los procesos administrativos y financieros
Variable Independiente
Consecución de las metas y objetivos
Objetivos
Objetivo GeneralAplicar una auditoría integral a los procesos administrativos y financieros desarrollados
por el GAD. Parroquial Rural de Fátima en el año 2014.
7
Objetivos Específicos
Conceptualizar el alcance de la auditoría integral, citando la importancia de la
evaluación a la gestión institucional, el cumplimiento de su parte legislativa, la
evaluación financiera, y la solidez del control interno.
Citar los principales criterios científicos aplicados en el desarrollo de la
investigación y evaluación integral aplicada al GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Analizar la situación actual de los procesos administrativos y financieros
desarrollados por el GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Idea a Defender
Realizar una auditoría integral al GAD Parroquial rural de Fátima, mediante un examen
integral a los procesos administrativos y financieros, para solucionar los problemas que se
vienen presentando a diario en todas las entidades y organismos del sector público y que
permita la consecución de metas y objetivos.
Justificación
Todas las entidades y organismos del sector público requieren de herramientas que permitan a
los administradores conocer cómo se desarrolla su gestión y la manera cómo están
administrados los recursos, es decir si los recursos organizacionales se han utilizado en base a
principios de eficiencia, eficacia y economía, en este sentido la única herramienta que permite
conocer el desempeño y la situación financiera de la entidad, es la Auditoría Integral,
Por ello es importante para las entidades y organismos tanto del sector público como del
privado, la adopción de evaluaciones integrales dentro de la gestión empresarial a fin de que
los Administradores, autoridades, y Directores conozcan si las actividades realizadas por la
organización contribuyen a la consecución de las metas y objetivos organizacionales.
La propuesta de auditoría integral es justamente la herramienta administrativa que permite
dotar a la gerencia de información pertinente a la situación financiera, al desempeño en la
8
gestión desarrollada por la entidad, el cumplimiento de su parte legislativa, así como también
conocer si el sistema de control interno implementado por la empresa contribuye al logro del
objetivo administrativo.
9
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1. Antecedentes Investigativos
1.1.1. Procesos Administrativos y Financieros
Procesos Administrativos
Chiavenato(2011) afirma que:
Parte de la definición de administración habla de la consecución de objetivos
organizacionales mediante la planeación, la organización, la dirección y el control.
Desde mediados del siglo XX, se convirtió en práctica común definir la administración
en términos de sus cuatro funciones específicas: planeación, organización, dirección y
control. En consecuencia, administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y de utilizar todos los
recursos organizacionales disponibles para conseguir los objetivos organizacionales
establecidos, que incluyen no solo categorías económicas como tierra, capital y trabajo,
sino también información y tecnología. Es obvio que las personas constituyen el
elemento inteligente y dinámico que maneja, opera y agiliza todos estos recursos.
Ambiente externo
EntradasSalidas
Insumos Resultados
Planeación
Dirección
Control Organización
Figura 1 Ambiente Externo
10
Planeación:
Chiavenato(2011) afirma que:
La planeación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y como debe
realizarlo. Por esta razón la planeación es la primera función administrativa, y se
encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide
sobre los recursos y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada. Gracias a
la planeación, el administrador se guía por los objetivos buscados y las acciones
necesarias para conseguirlos, basado en algún método, plan o lógica, en vez de dejar
todo al azar.
La planeación produce planes basados en objetivos y en los mejores procedimientos
para alcanzarlos de manera apropiada. Por tanto, planear incluye la solución de
problemas y la toma de decisiones en cuantas alternativas para el futuro.
La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para
conseguirlos.
Organización:
Chiavenato(2011) afirma que:
La organización busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la
planeación, y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los
planes. La organización es la función administrativa relacionada con la asignación de
tareas, la distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los
recursos necesarios a los equipos o los departamentos. Por consiguiente, es el proceso
de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre
los miembros de una organización, para conseguir los objetivos fijados.
La organización es el proceso de comprometer a las personas en un trabajo conjunto
estructurado para conseguir objetivos comunes.
11
Dirección:
Chiavenato(2011) afirma que:
La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En
consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la
influencia para activar y motivar las personas a alcanzar los objetivos organizacionales.
Se encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las personas para que
ejecuten las tareas esenciales.
La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las
tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo.
Control:
Chiavenato(2011) afirma que:
El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño
organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado,
organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el
monitoreo de las actividades para mantener la organización en el camino correcto, de
modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para
corregir los desvíos.
12
Las cuatro funciones administrativas
Figura 2 Las cuatro funciones administrativas
Chiavenato(2011) afirma que:
El control es el proceso que garantiza la conformidad de las actividades actuales con
las actividades planeadas.
En conjunto, las cuatro funciones administrativas (planeación, organización, dirección
y control) conforman el proceso administrativo.
Esto significa que el administrador debe saber planear, organizar, dirigir y controlar
actividades de las organizaciones y las personas, para conseguir objetivos establecidos.
Lo ideal sería equilibrar bien esas cuatro funciones. Sin embargo, algunos
administradores son excelentes planeadores; otros, muy buenos organizadores; otros
dirigen bien, mientras otros también son óptimos controladores. Al final de cuentas,
nada es perfecto en este mundo.
Recursos- Humanos- financieros- materiales- Informáticos- Tecnológicos
-
ControlMonitorear lasactividades yejecutar las
correcciones
OrganizaciónDelegar
responsabilidadpara cumplir las
tareas
Desempeño- Objetivos- Productos- Servicios- Eficiencia- Eficacia- Cliente
-
DirecciónEmplear la
influencia paramotivar a las
personas
PlaneaciónDefinir
objetivos ymedios paraconseguirlos
13
Tabla 1 Funciones Administrativas
Nivel deactuación
Planeación Organización Dirección Control
Institucional
Planeaciónestratégica.Determinaciónde los objetivosorganizacionales
Diseño de laestructuraorganizacional
Direccióngeneral.Políticas ydirectrices depersonal
Controlesglobales yevaluación deldesempeñoorganizacional
IntermedioPlaneación yasignación derecursos
Diseñodepartamental.Estructura de losórganos y equipos.Normas yprocedimientos
Gerencia yrecursos.Liderazgo ymotivación
Controlestácticos yevaluación deldesempeñodepartamental
OperacionalPlanesoperacionales deacción cotidiana
Diseño de cargos ytareas. Métodos yprocesos deoperación
Supervisión deprimera línea
Controlesoperacionalesy evaluacióndeldesempeñoindividual
Fuente: Idalberto Chiavenato.
Chiavenato(2011) afirma que:
El proceso administrativo presenta las siguientes características básicas:
1. Es cíclico y repetitivo. El proceso es permanente y continuo, y siempre se está
completando y repitiendo. En cada ciclo, el proceso tiende a mejorar y a
perfeccionarse continuamente.
2. Es interactivo. Cada función administrativa interactúa con las demás,
influenciándolas y dejándose influenciar por ellas.
3. Reiterado. El proceso administrativo consta de pasos que, aunque no se sigan con
rigidez, durante su implementación conforman un programa sujeto a ajustes y
correcciones, avances y retrocesos.
4. Sistémico. Ninguna de las partes puede analizar aisladamente el proceso, sino en su
totalidad y globalidad. Para entender cada una de las funciones administrativas, es
necesario conocer las demás. Ninguna de ellas se puede administrar sin establecer
estrecha relación con las otras.
14
Procesos financieros
Velásquez N., (2005) afirma que:
De la mayoría de actividades que realiza una organización, relacionadas con la gestión
institucional, las que se derivan de ella y que obligatoriamente incluyen el uso de
recursos monetarios se conocen como procesos financieros, ya que su tratamiento
requiere la aplicación de procedimientos de control, estos procedimientos deben
aplicarse en tres tiempos posibles, de forma previa, concurrente y posterior, lo que en
materia financiera se conoce como tiempos de control, y está en concordancia con lo
que disponen los organismos de control.
Las actividades de una organización pública deben tener procedimientos de control: antes,
durante y después.
Velásquez N., (2005) afirma que:
Los procesos financieros realizados por las organizaciones y que demandan
exclusivamente las erogaciones de recursos financieros, y su registro dentro de los
libros contables de la entidad, requieren de documentación de sustento, que soporten el
registro realizado por el departamento contable, estos registros deben ser analizados a
fin de que los mismos contribuyan al ejercicio de la gestión institucional.
Velásquez N., (2005) afirma que:
La erogacion de recursos financieros en las entidades públicas deben tener
documentación de sustento para el respectivo control del registro contable.
Dentro de los tipos de control que se aplican a las entidades y organismos tanto del
sector público así como también del sector privado, tenemos el control administrativo y
el control financiero, el primero el control administrativo es aquel que se aplica a todos
los procesos de la empresa u organización, aquí está por ejemplo el control al Talento
Humano, el Control a la Unidad de Administración de Bienes, el Control a los sistemas
de información y comunicación, es decir a todos los procesos de la empresa; en cambio
15
el control financiero es aquel que se realiza exclusivamente a los procesos en donde
hay la erogación de recursos económicos.
Los tipos de control que aplican las entidades públicas y privadas son las administrativas y
financieras; el adminitrativo involucra al talento humano, la administracion de bienes,
sistemas de informacion y comunicación, en cambio el control financiero tiene relación con la
erogación de recursos económicos.
1.1.2. Conceptualizaciones de la Auditoría Integral
Blanco Luna (2006) afirma que:
Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado
evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al
manejo de una entidad con la finalidad de informar sobre el grado de correspondencia
entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o, los comportamientos
generalizados.
La auditoría integral nos permite conocer el grado de correspondencia de la información
financiera y establecer criterios e indicadores establecidos.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado,
evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura de
control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en
el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el
grado de correspondencia entre la temática o los criterios o indicadores establecidos
para su evaluación.
La auditoría integral nos permite conocer objetivamente la información financiera de un
determinado período, estableciendo los logros y las metas alcanzadas otras ves de indicadores
establecidos para la evaluación.
16
“Examen y evaluación de la planeación, organización, control interno operativo, control
interno contable y mejoramiento administrativo, así como el cumplimiento de las
disposiciones legales y administrativas aplicables a un área o programa”. (Franklin E, 2007)
En una auditoria intregral es importente el cumplimiento de las dispociciones legales y
administrativas.
Es pertinente realizar un análisis a las definiciones antes expuestas; los tres conceptos
expuestos anteriormente demuestran algunas coincidencias:
Es un proceso, cuya característica principal es la sistematicidad, constituida por un
enlace lógico de fases, desde la planeación hasta la presentación de un informe.
Independencia y objetividad, es un requisito fundamental para el desarrollo de toda
auditoría. Constituyen un principio básico para el logro de los objetivos de evaluación
a una empresa u organización y garantizan el logro de resultados ajustados a la
realidad.
La presentación de un informe, es uno de los objetivos básicos de la auditoría integral,
con el objeto de aplicar correctivos y toma de decisiones para el mejoramiento
empresarial.
Evalúa la eficiencia y eficacia, por medio de la evaluación del uso de recursos y el
logro de las metas y objetivos correspondientes a un área o programa, para lo cual se
sugiere el uso de indicadores.
El cumplimiento de las normas administrativas, técnicas y legales, constituyen un
elemento en común. Aparece la necesidad de utilizar los indicadores de gestión como
herramienta de medición de la gestión y su posterior comparación con los estándares,
normas o parámetros predefinidos en la planificación y en los procesos.
Enfoque integral; se señala en forma explícita la necesidad de evaluar los siguientes
aspectos: (Blanco Luna, 2006)
o Información financiera
o Cumplimiento de leyes y normas aplicables a la empresa
o Sistema de control interno
17
o Resultado de la gestión con respecto al uso de recursos y logro de objetivos.
Las estructuras conceptuales tradicionales con respecto a la ejecución de auditorías financieras
o exámenes especiales financieros, no cubren otras actividades fundamentales de una
organización. Los conceptos desarrollados y sus coincidencias demuestran un enfoque
complementario al financiero. (Blanco Luna, 2006)
Tradicionalmente los exámenes especiales financieros no cumplían con las actividades
principales de la organización.
1.2. Fundamentación Teórica
1.2.1. Justificativos para la Auditoría Integral
Subía Guerra (2010) afirma que:
La globalización de las economías exige que las empresas y negocios adopten un
desarrollo sustentable frente a la competencia. Los resultados de gestión constituyen un
dato de suma importancia para la toma de decisiones y por lo tanto para el
mejoramiento continuo empresarial. Ante este escenario es necesario disponer de un
informe de aseguramiento que garantice una evaluación integral de los resultados son
de carácter obligatorio.
Los resultados de una auditoría integral constituyen una fortaleza para la empresa ya que se
sustenta en la toma de decisiones oportunas que reflejan las diferentes auditorias que la
conforman.
Subía Guerra (2010) afirma que:
El auditor en la actualidad debe cubrir una amplia gama de conocimientos asociados
con la evaluación integral de la gestión empresarial. Abordar temas jurídicos, de
control interno, de cumplimiento de leyes y normas de planificación organizacional y
18
su correspondiente evaluación, como complemento al enfoque financiero, es
fundamental para atender los requisitos que la actualidad requiere.
El auditor debe tener conocimientos básicos de la evaluación integral, que constituye un
requisito indispensable en las auditorias que actualmente se practican a las empresas públicas
y privadas.
Con sistemas de gestión de calidad implementados en varias organizaciones, el resto es aún
mayor, ya que todos los requisitos señalados en el párrafo anterior se formalizan en una
certificación internacional. (Subía Guerra, 2010).
Subía Guerra (2010) afirma que:
El proceso de la auditoría entonces se hace también más complejo en este contexto y su
enfoque debe orientarse a responder a los requerimientos del medio. Esto implica
establecer procedimientos más eficientes que cubran las nuevas exigencias pero que
representen menores costos para aumentar las condiciones de competitividad tanto para
las empresas auditadas como para las firmas de auditoría. Entonces la esencia de la
nueva auditoría debe ser el conocimiento integral del negocio auditado, la evaluación
de riesgos centrada más en el entorno cambiante, profunda planeación estratégica y
utilización extensiva de nuevas tecnologías de información y comunicación que
tendrán influencia en los procedimientos de auditoría a aplicar.
Las nuevas auditorías deben responder a las condiciones de competitividad, a una
planificación estratégica y al uso de tecnologías de información y comunicación.
Subía Guerra (2010) afirma que:
Este enfoque implica un análisis Top-Down de la empresa, enfatiza el conocimiento
estructural y organizativo de las mismas, comprensión total del negocio y el entorno
empresarial, antes que las transacciones internas como lo hace la auditoría financiera es
actualmente un anacronismo, pues como se comentó al principio, esta era la función
principal al inicio del siglo XX.
19
Los objetivos de cada una de las auditorías: financiera, de gestión, de cumplimiento, y de
control interno, no se pretenden, en la auditoría integral, en forma separada e independiente.
Su reunión constituye un efecto sinérgico en cuanto a la aplicación integral de sus objetivos.
Se complementan entre ellas y la cobertura de la auditoría, bajo éste enfoque, se potencializa.
(Subía Guerra, 2010).
En la auditoría integral: financiera, de gestión, de cumplimiento y de control interno deben
estar estrechamente ligadas para el cumplimiento de las metas y objetivos organizacionales de
las empresas.
Subía Guerra (2010) afirma que:
Fraudes mundialmente conocidos como el caso ENRON, así como la detección de
informes financieros con irregularidades en grandes empresas, no detectados por los
auditores, originan una corriente de renovación y reingeniería de la auditoría, la cual
está atravesando una seria crisis. Su credibilidad disminuye y los beneficios de esta
actividad no son realmente palpables.
Las irregularidades de los informes financieros en grandes empresas han originado la
renovación y reingeniería de las auditorias.
Prueba de lo expuesto, constituye la emisión de la estructura conceptual integrada del sistema
de control interno, en septiembre de 1992 por parte del Comité de Entidades Auspiciantes de
la Comisión Treadway (COSO), como respuesta a los problemas frecuentes en empresas,
escándalos y pérdidas significativas. (Subía Guerra, 2010).
1.2.2. Valoración de Riesgos de Declaración Equivocada Importante
Blanco Luna (2006) afirma que:
El auditor usa la información obtenida al desarrollar procedimientos de valoración de
riesgos, con el fin de obtener un entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo
20
la evidencia de auditoría obtenida al evaluar el diseño de los controles y al determinar
si han sido implementados, como evidencia de auditoría para soportar la valoración de
riesgos. El auditor usa la valoración de riesgos para determinar la naturaleza,
oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría a desarrollar
adicionalmente.
El auditor debe utilizar la valoración del riesgo para determinar pocedimientos adicionales a la
auditoría.
Blanco Luna (2006) afirma que:
El auditor determina si los riesgos identificados de declaración equivocada importante
se relacionan con clases de transacciones, saldos de cuentas y revelaciones y
aseveraciones relacionadas, específicas, o si se relacionan de manera más dominante
con los estados financieros tomados como un todo y potencialmente afectan muchas
aseveraciones.
Es importante que el auditor identifique una declaracion equivocada importante en los estados
financieros y que puedan afectar potencialmente algunas aseveraciones.
Blanco Luna (2006) afirma que:
La naturaleza de los riesgos que surgen a partir de un ambiente de control débil es tal
que es probable que no se relacionen con riesgos individuales específicos de
declaración equivocada importante en clase de transacciones, saldos de cuenta y
revelaciones, particulares. Más aún, debilidades tales como la carencia de integridad y
competencia de la administración pueden tener un efecto más penetrante en los estados
financieros y pueden requerir una respuesta general por parte del auditor.
Cuando el control no es bien aplicado pueden tener un efecto negativo en los estados
financieros y requerir de una respuesta inmediata por parte del auditor.
21
Blanco Luna (2006) afirma que:
Al hacer las valoraciones de los riesgos, el auditor puede identificar los controles que
es probable que prevengan, o detecten o corrijan, declaración equivocada importante
en aseveraciones específicas. Generalmente, el auditor obtiene un entendimiento de los
controles y los relaciona con las aseveraciones específicas. Generalmente, el auditor
obtiene un entendimiento de los controles y los relaciona con las aseveraciones en el
contexto de los procesos y sistemas en los cuales existen.
El auditor al haber las valoraciones de los riesgos obtiene un entendimiento de los controles y
los articula con las aseveraciones de acuerdo a la realidad existente.
Hacer esto es útil dado que los procedimientos individuales de control a menudo por si
mismos no direccionan un riesgo. Frecuentemente, solamente procedimientos múltiples de
control, junto con otros elementos de control interno, serán suficientes para direccionar un
riesgo. (Blanco Luna, 2006)
Blanco Luna (2006) afirma que:
De manera inversa, algunos procedimientos de control pueden tener un efecto
específico en una aseveración inmersa en una clase de transacción o balance de cuenta
particular. Por ejemplo, los procedimientos de control que una entidad establece para
asegurar que su personal está contando y registrando de manera apropiada el inventario
físico anual se relacionan con la existencia de aseveración para el balance de cuenta de
inventario.
Algunos procedimientos de control pueden estar relacionas especificamente con una relaicon
inmersa en una transaccion o balance.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Los controles generales se relacionan con muchas aplicaciones y soportan el
funcionamiento efectivo de los controles de aplicación ayudando a asegurar la
operación continuada y apropiada de los sistemas de información. El auditor considera
22
la identificación no solamente de los controles de aplicación relacionados directamente
con una o más aseveraciones, sino también los controles generales relevantes.
El funcionamiento efectivo de los controles de aplicación permite que el auditor tenga una
visión global de los controles generales estimables.
1.2.3. Riesgo e Importancia Relativa
Blanco Luna (2006) afirma que:
Como parte de la valoración de riesgos, el auditor debe determinar cuáles de los
riesgos identificados son, a su juicio, riesgos importantes que requieren especial
consideración por parte de la auditoría. Para los riesgos importantes, en la extensión
que el auditor no lo ha realizado, el auditor debe evaluar el diseño de los controles de la
entidad, incluyendo los procedimientos de control relevantes, y debe determinar si han
sido implementados.
El auditor debe determinar los riesgos mas influyentes que pongan en peligro el
funcionamiento de los procedimientos de control y en que medida se han implementedo.
Blanco Luna (2006) afirma que:
En la mayoría de las auditorías surgen riesgos importantes, pero su determinación es
asunto del juicio profesional del auditor. La determinación de esos riesgos excluye la
consideración que hace el auditor sobre el control interno (riesgo inherente). Al ejercer
este juicio el auditor considera una cantidad de asuntos, incluyendo los siguientes:
Si el riesgo es un riesgo de fraude;
La probabilidad de ocurrencia de riesgo;
La probable magnitud de la declaración equivocada importante y la posibilidad de que
el riesgo pueda dar origen a declaraciones equivocadas múltiples;
23
Si el riesgo se relaciona con desarrollos recientes importantes de tipo económico,
contable u otro y, por consiguiente, requiere atención específica;
La complejidad de las transacciones que pueden dar origen al riesgo;
Si el riesgo implica transacciones importantes con partes relacionadas;
El grado de subjetividad en la medición de la información financiera relacionada con el
riesgo;
Si el riesgo implica transacciones importantes que están por fuera del curso normal de
los negocios de la entidad, o que de alguna manera parece ser inusuales dado el
entendimiento que el auditor tiene de la entidad y su entorno.
Los riesgos importantes son a menudo riesgos de negocio que pueden derivar en declaración
equivocada importante de los estados financieros. La administración debe ser suficientemente
consciente de tales riesgos y ordinariamente habrá respondido implementando controles sobre
tales riesgos. (Blanco Luna, 2006)
La implementación de controles sobre los riesgos más importantes debe ser estimada de
aplicación obligatoria en la administración.
1.2.3.1. Riesgos en la Auditoría
Significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los
estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo en
la auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control, y riesgo de detección.
(Blanco Luna, 2006)
La opinion del auditor de una manera erronea puede constituirse en un riesgo.
“Riesgo inherente” es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a
una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando
24
se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo
controles internos relacionados. (Blanco Luna, 2006)
Un riesgo inherente es aquel que en forma erronea se emite sin considerar los controles
internos relacionados.
“Riesgo de control” es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el
saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individual o
cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras saldos o clases, no sea prevenido o
detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
(Blanco Luna, 2006)
El riesgo de control puede ocurrir cuando se registren saldos o clases en las cuentas no
correspondientes, para ello es importante el sistema de control interno.
“Riesgo de detección” es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no
detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de
transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
manifestaciones erróneas en otros saldos o clases. (Blanco Luna, 2006)
El riesgo de detenccion ocurre cuando en forma errónea el auditor no detecta transaciones de
importacia relativa indivudual de saldos o de clases.
1.2.4. Ilustración de la Interrelación de los Componentes de Riesgo en la
Auditoría
La siguiente tabla muestra cómo puede variar el nivel aceptable de riesgo de detección, basado
en evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
25
Tabla 2 Niveles de Riesgo
INTERRELACIONLa evaluación del auditor del riesgo de control es:
Alta Media BajaLa evaluacióndel auditor delriesgo inherentees:
Alta Lo más baja Más baja MediaMedia Más baja Media Más altaBaja Media Más alta La más alta
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de FátimaElaborado por: Autora
Blanco Luna (2006) afirma que:
Hay una relación inversa entre el riesgo de detección y el nivel combinado de los
riesgos inherentes y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherentes y de control
son altos, los niveles aceptables del riesgo de detección necesitan ser bajos para reducir
el riesgo en la auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, cuando los
riesgos de control son bajos, un auditor puede aceptar un riesgo en la auditoría a un
nivel aceptablemente bajo.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Un riesgo de detección alto, puede ser el resultado de que el sistema de contabilidad no
es complejo, que los principales flujos de información se están procesando en forma
correcta, que existe una administración honrada y que el sistema de control interno
contable está funcionando adecuadamente y por tanto debe depositar confianza en el
control interno de la empresa. Esta situación llevará al auditor a planificar pocas
pruebas sustantivas de fin de año, lo que deducirá en forma sustancial el costo de su
auditoría.
Un riesgo de detección alto es cuando los sitemas contable, información y de control interno
estan siendo procesados en forma correcta.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Un riesgo de detección bajo, puede ser el resultado de que el sistema contable de la
empresa es complejo por las operaciones que realiza la empresa, existe una gerencia
26
centralizada con poder para influir y modificar el sistema y existen fuertes fallas en los
controles internos básicos por lo que los estados financieros pueden contener errores
importantes. Esta situación conlleva al auditor a planificar un amplio alcance de sus
pruebas sustantivas de fin de año para lograr una opinión de la situación razonable que
presentan los estados financieros.
Un riesgo de detección bajo es cuando se detectan fallas en los sistemas contable, de
información y el control interno no es eficiente.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Un riesgo de detección medio o moderado, puede ser el resultado de que existe un
sistema de contabilidad bien estructurado con algunas fallas poco importantes en el
sistema, que existe una gerencia centralizada pero respetuosa de las políticas contables,
que el sistema de control funciona adecuadamente en la parte detectiva y que aunque
ocurren errores monetarios, éstos son detectados por el sistema. Esta situación orienta
al auditor a planificar el alcance moderado de sus pruebas sustantivas de fin de año
enfocándolas en los renglones representativos de los estados financieros.
Un riesgo de detección medio o moderado es cuando los sistemas contables, de información y
de control interno son efectivos con falencias tolerables que permite al auditor planificar un
alcance moderado en las pruebas sustantivas.
Blanco Luna (2006) afirma que:
La importancia relativa se refiere a la magnitud o naturaleza de una omisión o un error
de la información financiera, ya sea individualmente o en conjunto con otros errores
que, a la luz de las circunstancias existentes, hace probable que el juicio de un usuario
razonable que confiara en la información habría sido alterado o influenciado como
resultado de la omisión o error. Por consiguiente, la importancia relativa funciona
como una pantalla o punto de partida para la revelación de la información contable.
27
1.2.5. Coordinación, Dirección, Supervisión y Revisión
Esta sección del plan general de auditoría incluye asuntos tales como:
La inclusión de otros auditores en las auditorías de componentes, por ejemplo,
subsidiarias, sucursales y divisiones.
La inclusión de expertos
El número de locales o plantas
Requerimientos de personal
1.2.5.1. Nivel de supervisión
Blanco Luna (2006) afirma que:
El grado de supervisión dependerá del tipo de trabajo a realizar, pero en todo caso su
objetivo es el de garantizar la calidad y exactitud de los trabajos realizados,
asegurándose de que los objetivos propuestos se consiguen; el grado de supervisión
dependerá de la mayor o menor preparación técnica del personal empleado.
Los objetivos generales de la supervisión son entre otros:
Proporcionar instrucciones a los ayudantes;
Mantenerse informado de los problemas que se presenten;
Vigilar que los trabajos se realicen conforme a las normas profesionales;
Asegurarse de que el personal de la auditoría ha comprendido bien su misión;
Asegurarse de que los papeles de trabajo están siendo confeccionados en la forma
conveniente;
Revisar el trabajo efectuado
Variar el programa de trabajo de acuerdo con los resultados que se vayan obteniendo;
Resolver las diferencias de opinión entre el personal de auditoría.
28
1.2.5.2. Dirección
Blanco Luna (2006) afirma que:
Los auxiliares a quienes se delega trabajo necesitan la dirección apropiada. La
dirección implica informar a los auxiliares de sus responsabilidades y de los objetivos
de los procedimientos que van a desarrollar. También implica informarles de asuntos,
como la naturaleza del negocio de la entidad y de los posibles problemas de
contabilidad o de auditoría que pueden afectar la naturaleza, oportunidad, y alcance de
los procedimientos de auditoría con los que se involucran.
La dirección debe informar a sus auxiliares sobre los roles específicos a realizar dentro de la
empresa y dar a conocer sus objetivos de los procesos que van a desarrollar.
El programa de auditoría es una herramienta importante para la comunicación de las
direcciones de auditoría. El presupuesto de tiempo y el plan global de la auditoría son también
útiles para comunicar las direcciones de la auditoría. (Blanco Luna, 2006)
Los programas de auditorías son importantes para las empresas ya que permiten detectar
dificultades y emitir criterios para revertir las mismas.
1.2.5.3. Supervisión
La supervisión está muy relacionada con la dirección y la revisión y puede implicar elementos
de ambas. El personal que desempeña responsabilidades de supervisión desarrolla las
siguientes funciones durante la auditoría: (Blanco Luna, 2006)
Vigilar el avance de la auditoría para considerar sí:
Los auxiliares tienen la habilidad y competencia necesarias para llevar a cabo sus
tareas asignadas;
Los auxiliares comprenden las direcciones de auditoría; y
29
El trabajo está siendo realizado de acuerdo con el plan global de auditoría y el
programa de auditoría; y,
El trabajo está siendo realizado de acuerdo con el plan global de auditoría y el
programa de auditoría.
Ser informado de y plantear asuntos importantes de contabilidad y auditoría surgidas
durante la auditoría, mediante la valoración de su importancia y la modificación del
plan global de auditoría y del programa de auditoría según sea apropiado; y
Resolver cualesquiera diferencias de juicio profesional entre el personal y considerar el
nivel de consulta que sea apropiado. (Blanco Luna, 2006)
1.2.5.4. Revisión
Blanco Luna (2006) afirma que:
El trabajo desarrollado por cada auxiliar necesita ser revisado por personal de, cundo menos,
igual competencia para considerar si:
El trabajo ha sido desarrollado de acuerdo con el programa de auditoría;
El trabajo desarrollado y los resultados obtenidos han sido adecuadamente
documentados.
Todos los asuntos significativos de auditoría han sido resueltos o se reflejan en
conclusiones de auditoría;
Los objetivos de los procedimientos de auditoría han sido logrados, y
Las conclusiones expresadas son consistentes con los resultados del trabajo realizado y
soportan la opinión de auditoría.
Los puntos siguientes deben ser revisados oportunamente:
El plan global de auditoría y el programa de auditoría;
30
Las evaluaciones de los riesgos inherente y de control, incluyendo los resultados de
pruebas de control y las modificaciones, si las hay, hechas al plan global de auditoría
como resultado consecuente:
La documentación de las evidencias en la auditoría obtenida de los procedimientos
sustantivos y las conclusiones resultantes, incluyendo los resultados de consultas; y
Los estados financieros, los ajustes de auditoría propuestos, y el dictamen propuesto
por el auditor.
1.2.6. El Plan General
Blanco Luna (2006) afirma que:
La planeación de la auditoría integral ayuda asegurar que se presta atención adecuada a
áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que
el trabajo es completado en forma expedita. La planeación también ayuda para la
apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo
hecho por los auditores y expertos, lo cual constituye el plan de auditoría a aplicar
durante el examen.
El plan de auditoría constituye una de las primeras fases de la auditoría, y de gran importancia
para el desarrollo del trabajo, ya que implica el diseñar una estrategia de trabajo a medida de
las necesidades de los componentes a evaluar, sobre lo cual se desarrollaran las fases
siguientes del proceso de auditoría.
1.2.6.1 . Otros Asuntos del Plan General
Dentro de los otros asuntos que se deben cubrir en la planeación de los trabajos de auditoría
integral se mencionan: (Blanco Luna, 2006)
31
Plan de auditoría de cumplimiento
Plan de auditoría de gestión
Plan de auditoría de control interno
La posibilidad de que el principio de negocio en marcha puede ser puesto en duda
Existencia de operaciones con partes relacionadas
Índices de cumplimientos de leyes o regulaciones
Asuntos varios.
1.2.6.2. Auditoría financiera
Cusco Ana (2014) afirma que:
La auditoría financiera es la acumulación y examen sistemático y objetivo de
evidencia, con el propósito de emitir una opinión independiente respecto a si los
estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente y de acuerdo con
la situación patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos de
efectivo, la evolución del patrimonio neto, la ejecución presupuestaria de recursos, la
ejecución presupuestaria de gastos y los cambios en las cuentas.
La auditoría financiera es el examen sistemático a las transacciones, estados financieros con el
propósito de emitir unan opinión independiente.
1.2.6.3. Auditoría De Cumplimiento
Para planear la auditoría de cumplimiento, se debe obtener una compresión general del marco
legal y regulador aplicable a la entidad y la industria y cómo la entidad está cumpliendo con
dicho marco de referencia. (Blanco Luna, 2006)
Esta auditoria nos permite evidenciar en grado de cumplimento de las normas legales: normas,
leyes, reglamentos y otros.
32
Para obtener esta comprensión general, el auditor reconocería particularmente que algunas
leyes y regulaciones pueden tener un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad.
Es decir, el incumplimiento con algunas leyes y regulaciones puede causar que la entidad cese
en sus operaciones, o poner en cuestionamiento la continuidad de la entidad como un negocio
en marcha o estar sujeta a sanciones legales importantes. (Blanco Luna, 2006)
La deteccion del imcumplimiento de las leyes y regulaciones puede causar paralizacion de las
operaciones, cierre del negocio o sanciones legales importentes.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Para obtener la comprensión general de leyes y regulaciones, el auditor por lo general
tendría que:
Usar el conocimiento existente de la industria y negocio de la entidad.
Identificar las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad:
Leyes comerciales sobre sociedades
Leyes tributarias o fiscales
Leyes laborales
Leyes cambiarias o de aduanas
Averiguar con la administración respecto de las políticas y procedimientos de la
entidad referentes al cumplimiento con leyes y regulaciones.
Averiguar con la administración sobre las leyes o regulaciones que puede esperarse
tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad.
Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para
identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigio y las evaluaciones.
33
1.2.6.4. Auditoría De Gestión
Blanco Luna (2006) afirma que:
Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos
principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la
eficiencia de los mismos
Comprobar la utilización adecuada de los recursos
Otros objetivos de la auditoría de gestión son determinar sí:
La entidad ha conseguido los objetivos propuestos
Existen otras formas más económicas de obtener los servicios prestados
La gestión de la administración parece acertada
La empresa está obteniendo algo que vale lo que se está pagando por ella
Todos los servicios prestados son necesarios
Es necesario desarrollar nuevos servicios
El sistema presupuestario de una información adecuada y periódica para
conocer la eficacia y eficiencia obtenida.
No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se
basan en la práctica normal de la gestión. (Blanco Luna, 2006)
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las
circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los
enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales
que conforman una entidad: (Blanco Luna, 2006)
34
Blanco Luna (2006) afirma que:
Auditoría de la gestión global del ente:
Evaluación de la posición competitiva
Evaluación de la estructura organizativa
Balance social
Evaluación del proceso de la dirección estratégica
Evaluación de los cuadros directivos
Auditoría de gestión al sistema comercial:
Análisis de la estrategia comercial
Oferta de bienes y servicios
Sistema de distribución física
Política de precios
Función publicitaria
Función de ventas
Promoción de ventas
Auditoría de gestión del sistema financiero
Capital de trabajo
Inversiones
Financiación a largo plazo
Planeación financiera
Área internacional
35
Auditoría de gestión al sistema de producción:
Diseño del sistema
Programación de la producción
Control de calidad
Almacén e inventarios
Productividad técnica y económica
Diseño y desarrollo de producción
Auditoría de gestión de los recursos humanos
Productividad
Clima laboral
Políticas de promoción e incentivos
Políticas de selección y formación
Diseño de tareas y puestos de trabajo
Auditoría de gestión y sistemas administrativos
Análisis de proyectos y programas
Auditoría de la función de procesamiento de datos
Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las
áreas funcionales.
1.2.6.5. Auditoría De Control Interno
Blanco Luna (2006) afirma que:
En la preparación del programa de trabajo, se debe tener claro que el objetivo de la
auditoría del Control Interno es distinto al de la auditoría financiera y por lo tanto el
alcance y la oportunidad de los procedimientos pueden variar. De acuerdo con esto el
36
auditor debe identificar los procedimientos aplicables en las circunstancias para
formarse una opinión sobre el control interno y diseñar un programa de trabajo para
llevar a cabo las pruebas necesarias.
La auditoría de control interno es distinta a la auditoría financiera, los procedimiento pueden
variar, el auditor debe identificar los procedimientos de control interno y diseñar un programa
de trabajo.
Blanco Luna (2006) afirma que:
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus
características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo
normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en
general a la mayoría de los negocios:
Ciclo de ingresos.- se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de
dinero.
Ciclo de compras.- se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra,
servicios y materiales a cambio de efectivo.
Ciclo de nómina o personal.- se relaciona con las erogaciones y transacciones de
los recursos humanos.
Ciclo de tesorería.- comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza
con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las
operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los
inversionistas y acreedores.
Ciclo de producción.- consiste en la transformación de los activos adquiridos en
bienes y servicios para la venta.
Ciclo de información financiera.- comprende la preparación de estados financieros
que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un
período determinado.
37
1.2.6. El Control Interno Organizacional
1.2.6.2. Conceptos e importancia
Velásquez N.( 2005) afirma que:
Conceptos.- El sistema de control interno es el plan de organización y todos los
métodos y procedimiento que adopta la administración de una entidad para ayudar al
logro del objetivo administrativo de asegurar; en cuanto sea posible, la conducción
ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas
administrativas, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraudes y
errores, la corrección de registros contables y la preparación oportuna de información
financiera confiable. El sistema de control interno se extiende más allá de aquellos
asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad.
Velásquez N.( 2005) afirma que:
La administración es responsable de mantener un sistema de contabilidad adecuado,
que incorpore diversos controles internos con la amplitud apropiada al tamaño y a la
naturaleza del negocio. El control interno de una entidad y órgano comprende el plan
de organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y
administrativa, promover la eficacia de las operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Es necesario que cada empresa pública o privada posea un mecanismo de control interno que
permita salvaguardar sus recursos y promover la eficacia de sus operaciones.
Velásquez N.( 2005) afirma que:
Importancia.- Para todas las personas y entidades es innegable la importancia y los
beneficios que proporciona el control, que de no existir conllevaría a un caos total. Hay
38
un refrán, que sintetiza la importancia del control y que dice: “La confianza es buena,
pero el control es mejor”
El control interno es importante, ya que su aplicación permite regular todas las operaciones de
manera efectiva y eficaz.
1.2.6.2. Elementos básicos del control
Velásquez N.( 2005) afirma que:
a) La norma.- Es un conjunto de requisitos, reglas y procedimientos que se emiten y
observan en un determinado campo del saber humano o de la actividad económica
o administrativa, a fin de obtener un ordenamiento adecuado que permita unificar
medidas, diseños, especificaciones o calidades para la solución de problemas de
iguales o muy similares condiciones y características, que la ciencia, la experiencia
o la tecnología ha desarrollado y definido hasta lograr una aceptación general.
b) La comparación entre lo que hace una persona con lo que dice la norma, da como
resultado su cumplimiento o incumplimiento. Ejemplo: el policía mira en el radar
la velocidad que imprime el conductor. (Velásquez N., 2005)
c) La acción correctiva se impone cuando hay una desviación o incumplimiento de
la norma. Ejemplo: el policía retira la licencia al conductor, cuando este maneja a
más de 90km/h.
En el sector privado, la auditoria comunica las novedades a la gerencia general para que esta
tome las acciones legales o internas que considere el caso. (Velásquez N., 2005)
39
1.2.6.3. Clases de control.- Se podría clasificar el control desde tres puntos de
vista:
Por la función
a) Control administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad;
ejemplo, el control de personal, control financiero, control de producción, control de
calidad. (Velásquez N., 2005)
b) Control Financiero.- De la mayoría de actividades administrativas se deriva una serie
de operaciones que se miden en términos monetarios. Estas operaciones son de
carácter financiero y en consecuencia deben ser controladas, razón por la cual existe el
control financiero. (Velásquez N., 2005)
Por la ubicación
Velásquez N.( 2005) afirma que:
a) Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que
cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.
b) Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no
requeriría de ningún otro control; sin embargo es muy beneficioso y saludable
el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente;
quien controla desde afuera mira desviaciones que la propia administración no
puede detectarlas y dado el carácter constructivo del control externo las
recomendaciones que el fórmula resulta beneficiosas para la organización.
40
Por la acción
Velásquez N.( 2005) afirma que:
a) Control previo.- Cuando se ejerce labores de control antes de que un acto
administrativo surta efecto. Ejemplo: la totalización y la revisión de roles antes de
su pago.
b) Control concurrente.- Es el que se produce al momento en que se está ejecutando
un acto administrativo. Ejemplo: el control de arena, ripio y cemento se mezcla al
momento de una fundición.
c) Control posterior.- Es el que se realiza después de que se ha efectuado una
actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoria.
1.2.6.4. Otras clasificaciones
Velásquez N.( 2005) afirma que:
Como un aspecto correlativo a estas tres clases de control, es oportuno hacer una medicióna una clasificación más:
a) Control preventivo.- Es aquel que se da especialmente al equipo y maquinariaantes de que estos se dañen.
b) Control detectivo.- Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquiererror. Esta modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual lacomputadora avisa su inconformidad o no procesa datos que no responden alsistema o programa previamente diseñado.
c) Control Correctivo.- Es aquel que se practica tomando una medida correctiva. Porejemplo rectificar un rol de pagos.
41
1.2.6.5. Limitaciones inherentes al Control Interno
El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a
alcanzar los objetivos de la administración, a causa de limitaciones inherentes del mismo
control interno, tales como: (Fonseca, 2007)
Fonseca ( 2007) afirma que:
a) El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su
costo; que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la
pérdida potencial debido a fraudes o errores.
b) El hecho de que la mayoría de controles tienden hacer dirigidos a tipos de
operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales.
c) El error humano potencial debido a descuidos, distracción, errores de juicio o
comprensión equivocada de instrucciones.
d) La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a
la entidad o con empleados de la misma.
e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar
de esa responsabilidad.
f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido
a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos
pudiera deteriorar el control.
1.2.6.6. Operaciones básicas del Control Interno
Blanco Luna (2006) afirma que:
1. Existen tres tipos de operaciones de control interno:
2. Asegurarse de que la información es válida a través de su verificación o
comparación con otra, estableciendo la veracidad, propiedad, legalidad, etc. A
42
través de una corroboración o la obtención de evidencia de apoyo. Este puede
denominarse “validación”
3. Asegurarse de que toda la información este presentada, comprobando mediante
la verificación de su integridad.
4. Asegurarse de que los cálculos y otras operaciones rutinarias estén
correctamente efectuadas, normalmente a través de una ejecución de las
mismas.
5. Estas tres operaciones básicas toman diferentes formas específicas cuando se
convierten en procedimientos de control interno dentro de la entidad.
1.2.7. Marco Normativo de la Auditoría de Gestión y Calidad
¿Qué son las normas de auditoría?
Son criterios que nos permiten establecer lineamientos básicos que los profesionales de la
auditoria debemos cumplir en esta importante labor de evaluación.
¿Qué comprende estas normas?
Las condiciones para el ejercicio de la auditoria que es la independencia del auditor con
relación al sistema objeto de la auditoria.
Las normas que tratan esta información son las siguientes:
Clasificación de las Normas desde tres puntos de vista:
1.2.7.1. Normas relacionadas con el auditor
Este grupo de normas, hace referencia a la responsabilidad del auditor para la conducción de
un trabajo, basado en su capacidad, independencia, cuidado y experiencia profesional con que
43
se desempeñara, al conducir una auditoria y poder generar un producto final objetivo y de
calidad. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.1. Requisitos mínimos del auditor
Entre los más importantes tenemos:
a) Facultad legal para ejercer la profesión
b) Experiencia práctica y capacidad profesional
c) No tener impedimentos legales.
d) Cuidado y esmero profesional del auditor
Consiste en aplicar las normas de auditoría con el fin de disponer de criterios técnicos que
permitan generar resultados objetivos y de calidad. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.2. Responsabilidad de la función del auditor
Actuar con diligencia profesional en el empleo de los criterios técnicos, para determinar el
alcance del trabajo; considerando la información y documentación disponible, que permita
llevar a cabo todo el proceso de la auditoria. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.3. Entrenamiento técnico y continuo
Capacitación continuada en técnicas especializadas, actualización permanente en modelos de
gestión. (Andrade, 2005)
44
1.2.7.1.4. Participación de profesionales y/o especialistas en la auditoria
Tener conocimiento y experiencia en un determinado campo técnico, el personal que
conformará los equipos de auditoría podrá ser contratado para el trabajo específico en calidad
de experto. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.5. Independencia del auditor
El auditor mantendrá un comportamiento imparcial y objetivo durante el proceso de la
auditoria en concordancia con los términos de referencia acordados y el código de ética
profesional. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.6. Confidencialidad del trabajo de auditoría
El auditor debe mantener reserva profesional al conducir una auditoría tanto en el proceso
como en la presentación de resultados. (Andrade, 2005)
1.2.7.1.7. Control de calidad de la auditoría
El control de calidad se aplicará durante todo el proceso de la auditoría.
1.2.7.2. Normas relacionadas con la planificación de la auditoría
Tienen relación con la planificación de la auditoría, obteniendo suficiente comprensión de la
misión, visión, objetivos, metas, políticas y controles, que permita al auditor determinar la
naturaleza, duración y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicarse para que el
trabajo resulte eficiente y eficaz. (Andrade, 2005)
45
1.2.7.2.1. Planificación anual de la auditoría
Esta norma en el sector público, dispone que la Contraloría General del Estado planificara las
actividades de control anual en coordinación con las unidades de auditoría interna. (Andrade,
2005)
1.2.7.2.2. Planificación de la auditoría
Andrade (2005) afirma que:
La planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada
a las áreas importantes, a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo
y confianza y programar la obtención de evidencia necesaria aplicando criterios de
materialidad, economía, objetividad y oportunidad.
Entre los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación se tiene:
Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar
Comprensión de los sistemas de información
Riesgo e importancia relativa
Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.
1.2.7.2.3. Designación del equipo de auditoría
Esta designación se realiza en función a los resultados del diagnóstico preliminar.
Planificación preliminar
Tiene un propósito específico, que es el conocimiento global del ente, de la organización.
46
Planificación específica de la auditoría
El propósito de esta norma es preparar programas de trabajo a la medida.
Evaluación del riesgo
a) Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existen errores o irregularidades en la
gestión administrativa y financiera, antes de verificar la eficiencia del control interno
diseñado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relación directa con la
conformidad de la empresa y puede afectar a su desarrollo o desenvolvimiento.
(Velásquez N., 2005)
b) Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno
incluyendo a la unidad de auditoría interna, no tengan capacidad para prevenir o
detectar los errores significativos de manera oportuna, este riesgo incide en cada uno
de los componentes. (Velásquez N., 2005)
c) Riesgo de detección.- Proviene de aplicar procedimientos que no son suficientes para
lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos. (Velásquez N., 2005)
1.2.7.2.4. Normas relativas con la ejecución de la auditoría
Este grupo de normas hace relación con la ejecución del trabajo en el campo, proporcionan al
auditor una base para juzgar la calidad de la gestión institucional, obteniendo evidencia
suficiente, comprobatoria y relevante. (Velásquez N., 2005)
47
Programas de auditoría
Constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado con la auditoría,
proporcionan al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las
pruebas de auditoría llevadas a cabo. (Velásquez N., 2005)
Materialidad en la auditoría
a) Es un asunto de juicio profesional, que el auditor diseña al planear, depende de la
dimensión del error o de las circunstancias en que se produzcan los hechos. (Velásquez
N., 2005)
1.2.7.2.5. Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias
En la ejecución de la auditoría se evaluará el cumplimiento de las leyes y reglamentos
aplicables al desarrollo de la gestión. (Velásquez N., 2005)
1.2.7.2.6. Papeles de trabajo de la auditoría
Estos contienen la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones,
conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe. (Velásquez N., 2005)
1.2.7.2.7. Evidencia suficiente, competente y relevante
Velásquez N.(2005) afirma que:
1. Evidencia , se obtienen a través de la aplicación de técnicas de auditoría
2. Suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una seguridad
razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo.
48
3. Competente, la evidencia debe ser válida y confiable.
4. Relevante, se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso.
1.2.7.2.8. El muestreo en la auditoría
Es utilizado para la selección de un porcentaje o un valor representativo del universo a ser
examinado. Empleando métodos estadísticos y no estadísticos. (Velásquez N., 2005)
1.2.7.2.9. Fraude y error
Sobre la base de la evaluación del control interno, el auditor diseñará procedimientos
sustantivos de auditoría que le ofrezcan una certidumbre razonable que permita detectar las
distorsiones producidas por fraude o error. (Velásquez N., 2005)
1.2.7.2.10. Verificación de eventos subsecuentes en la auditoría
Andrade (2005) afirma que:
Es propósito de esta norma, determinar si todos los hechos importantes que afectan a los
resultados de la gestión, han sido reconocidos y tratados adecuadamente. Los hechos
posteriores a la fecha de corte de un periodo auditado que pueden tener efecto sobre los
resultados de la auditoría, previo el análisis de su importancia y pertinencia, serán revelados
en el informe, considerando la evidencia documental existente.
1.2.7.2.11. Comunicación de hallazgos de auditoría
Durante el proceso de la auditoría, el auditor responsable del equipo de trabajo y su supervisor
deberán comunicar los hallazgos tan pronto se produzcan a las personas responsables a fin que
presentan sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para la evaluación y
consideración en el informe. (Andrade, 2005)
49
1.2.7.2.12. Supervisión del trabajo de auditoría
El trabajo de auditoría, debe ser supervisado en forma sistemática y oportuna durante el
proceso de la auditoría, esta labor pretende asegurar la calidad del trabajo y que se cumplan
los objetivos diseñados en el enfoque de la estrategia a seguir. (Andrade, 2005)
1.2.7.2.13. El Hallazgo de Auditoría
La palabra hallazgo en la Auditoría de Gestión se lo emplea para referirse a cualquier
situación deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicación de los diferentes
componentes de auditoría en los diferentes componentes, debiéndose reestructurar de acuerdo
a sus atributos (condición, criterio, causa, efecto) y obviamente según el interés para la
organización auditada.
1.2.8. Atributos del Hallazgo
Condición.- La realidad encontrada.
Son todas las situaciones deficientes encontradas por el auditor en relación con una operación,
actividad o transacción y refleja el grado en que los criterios están siendo logrados o aplicados.
La condición puede ser un criterio que no se está aplicando o logrando, o bien, que el criterio
que se está aplicando no se esté logrando.
Criterio.-Cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento).
Son las normas o parámetros con los cuales el auditor mide, la condición es decir son las
unidades de medida que permiten la evaluación de la condición actual.
Causa.- Qué originó la diferencia encontrada.
Efecto.- Qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
50
Son los resultados adversos, reales, potenciales que obtiene el auditor, al compararla condición
y el criterio respectivo. Por lo general, se representa como la pérdida de dinero o en eficiencia
y eficacia, a raíz de la falta de aplicación de los estándares establecidos o por el fracaso en el
logro de las metas y objetivos.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los
atributos, a continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo
encontrado, posteriormente indicarán su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las
recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas
individuales.
1.2.8.1. Normas Relativas al Informe de la Auditoría Gubernamental
Se relacionan con el producto final del trabajo del auditor, en el cual se presentan sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones. (Andrade, 2005)
1.2.8.2. Informe de auditoría
Al complacer el proceso de auditoría se presta un informe escrito, que contiene comentarios,
conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados, el
informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo.
1.2.8.2.1. Contenido y estructura del informe de auditoría
El informe de auditoría se relaciona con la clase de auditoría que se realice, si los informes son
demasiado extensos, se realizará una síntesis de los principales comentarios para una mayor
comprensión de los usuarios.
51
1.2.8.2.2. Convocatoria a la conferencia final
Finalizando el estudio de los resultados del examen, se enviará la convocatoria para la lectura
del borrador del informe a la máxima autoridad y a los funcionarios responsables de la gestión
en las auditorías practicadas por la Contraloría General del Estado se notificará por lo menos
con 48 horas de anticipación indicando el lugar, día y hora de la reunión.
1.2.8.2.3. Oportunidad en la comunicación de resultados
Los usuarios requieren de informes objetivos, que les permita obtener apoyo para el
cumplimiento de las tareas, como parte del proceso de dirección y de gerencia en las entidades
públicas. Los informes deben emitirse en forma oportuna a fin de que su información sea
utilizada por el titular de la entidad, por lo que es importante el cumplimiento de los plazos
programados para cada fase de la auditoría.
1.2.8.2.4. Presentación del informe de auditoría
Será presentando en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, con análisis concreto y conciso
de los hechos analizados, que permitan cumplir con los objetivos de la auditoría, a fin de
lograr una compresión adecuada de asuntos que se informan, de la importancia de los
hallazgos, la frecuencia en relación con el número de hechos económicos revisados, la
credibilidad del informe se relaciona con la adecuada presentación de los hallazgos.
1.2.8.2.5. Aplicación de recomendaciones
La labor del auditor no termina con la presentación del informe de auditoría, sino más bien,
con la presentación de soluciones y de valor agregado a través de las recomendaciones y
colaborará con la entidad auditada para proceder a la inmediata implementación, para lo cual
se formulará la matriz de recomendaciones, las cuales serán discutidas con los empleados de la
52
empresa responsable de su aplicación, así como con las máximas autoridades, para determinar
el grado de aplicación así como los recursos y tiempo necesario.
1.2.8.3. Normas Profesionales de la Auditoría de Sistemas de la Calidad
Como estudio complementario es necesario indicar que la versión 2000 de la nueva familia de
normas está compuesta de las siguientes: (Velásquez N., 2005)
ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad-principios de vocabulario.
ISO 9001:2000 Sistema de gestión de la calidad- Requisitos.
ISO 9004:2000 Sistema de gestión de la calidad- Recomendaciones para la mejora del
desempeño.
ISO 19011:2002 Recomendaciones sobre auditorías de sistemas de gestión de la calidad y
medio ambiente.
Objetivo y campo de aplicación
Esta norma internacional 19011:2002 proporciona una orientación sobre los principios de
auditoría, la gestión de programas de auditoría, la realización de auditorías de sistemas de
gestión de la calidad y auditorías de sistemas de gestión ambiental, define las competencias de
los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental. (Velásquez N., 2005)
Términos y definiciones ISO 19011:2002
Velásquez N.(2005) afirma que:
a) Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría, que permite evaluarla de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
53
b) Sistemático.- Es decir que sigue un proceso lógico, que genera una cadena de valor
entre las diferentes fases, que acumulan información.
c) Independiente.- Significa que es ajeno a la línea de fabricación o proceso que se
está evaluando.
d) Documentado.- Se refiere a la evidencia que permite su verificación.
e) Criterios de auditoría.- Se utilizan como una referencia frente a la cual se
determina la conformidad, y pueden incluir políticas, procedimientos, normas,
leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestión de la calidad, requisitos
contractuales o códigos de conducta de los sectores industriales de negocio
aplicables.
1.2.9. Información Referente para Comparar la Evidencia de la Auditoría
1.2.9.1. Evidencia de auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría y que son verificables. (Franklin E, 2007)
1.2.9.1.1. Hallazgos de la auditoría
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría, se determina como resultado de la
comparación de la condición con el criterio:
Pueden indicar conformidad o no-conformidad con los criterios de auditoría.
Los hallazgos generan oportunidades de mejora en la gestión.
54
1.2.9.1.2. Conclusiones de la auditoría
Resultado de la auditoría, una vez que se ha considerado los objetivos de la auditoría y
hallazgos. (Franklin E, 2007)
1.2.9.1.3. Marcas de Auditoría
Tabla 3 Marcas de Auditoría
Fuente: Auditores y Contadores
1.2.10. El Informed COSO (Commite of Sponsoring Organizations)
Franklin E. (2007) afirma que:
Nace de una permanente preocupación de auditores y administradores por la evolución
conforme la gestión pública y privada se han tecnificado. Cinco instituciones tuvieron
el acierto de estudiar a fondo el tema de control interno:
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.
Asociación Americana de Contadores
El Instituto de Auditores Internos.
Instituto de Auditores y Contadores
Instituto Ejecutivo Financiero.
55
1.2.10.1. Donde se conforma el COSO
Franklin E. (2007) afirma que:
Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa
y de eliminar sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reduce el riesgo
de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados
financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
La consecución de objetivos de la empresa debe estar dentro de las siguientes categorías:
a) Entorno de control
b) Evaluación de riesgos
c) Actividades de control
d) Información y comunicación
e) Supervisión (monitoreo)
Estas organizaciones formaron una comisión denominada el Commite Of Sponsoring
Organizations y de Treadway Commissión (COSO) que expresa:
En un sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el consejo de administración,
la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías: (Franklin E, 2007)
a) Eficiencia y eficacia de las operaciones
b) Fiabilidad de la información financiera
c) Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
56
1.2.10.2. Lo que se puede lograr con el control interno:
a) Puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y
prevenir pérdida de recursos.
b) Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable.
c) Puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas
aplicables.
d) Puede ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el
camino. (Franklin E, 2007)
1.2.10.3. Lo que no se puede lograr con el control interno:
a) El control interno no garantiza el éxito de una entidad
b) El control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en
buen gerente.
Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que este y lo bien que funcione,
únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluto, a la dirección y al
consejo en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad. (Franklin E, 2007)
1.2.10.4. Algunos comentarios amplios
a) Tenga en cuenta que el control no es un fin sino un medio que dispone la gerencia para
evaluar la gestión y retroalimentar los demás sistemas de la administración.
b) Recuerde en términos muy simples que el error es una equivocación involuntaria
mientras que la irregularidad se la comete con conocimiento de la causa y afán de
perjudicar.
c) Un buen control interno contribuye al logro de las 5 “Es” de la administración:
eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología, pero no es una panacea universal.
(Franklin E, 2007)
57
1.2.10.5. El control interno es un proceso.
El control interno no es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede
incidir en la consecución de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad a la vez que
repercute en la obtención de costos y tiempos de respuestas. (Franklin E, 2007)
1.2.10.5.1. Personal
Franklin E. (2007) afirma que:
El control interno lo realizan las personas, la responsabilidad de la implementación de
un sólido sistema de control interno es de la máxima autoridad, los directivos y todo el
personal de la organización, las servidoras y servidores de la entidad, son responsables
de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación,
operación y fortalecimiento de los componentes de control interno de manera oportuna,
sustentados en la normativa legal y técnica, vigente y con el apoyo de la auditoría
interna como ente asesor y de consulta.
1.2.10.5.2. Importancia de la autoevaluación
Desde la alta dirección se debe promover el auto evaluación del control interno y los
empleados deberán considerar la forma en que sus responsabilidades de control se están
llevando a cabo. (Franklin E, 2007)
1.2.10.5.3. Seguridad razonable
El control no puede proporcionar seguridad absoluta ni infalible de protección. Por lo tanto el
administrador solo debe tener la seguridad razonable de la eficiencia de los controles y no la
certeza absoluta de su infalibilidad. (Franklin E, 2007)
58
1.2.10.5.4. Objetivos
Toda actividad humana está orientada a lograr objetivos. Una entidad que tiene una base legal
de creación tiene una misión que cumplir que se expresa y mide a través de objetivos y metas.
(Franklin E, 2007)
1.2.11. Marco Integrado de Control Interno Institucional
1.2.11.1. Introducción
El control interno se lo define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de
directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías.
(Franklin E, 2007)
a) Efectividad y eficiencia de las operaciones
b) Confiabilidad de la información financiera
c) Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
Franklin E. (2007) afirma que:
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad sea
esta, pública o privada, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la
salvaguarda de recursos. La segunda se relaciona con la preparación de estados
financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos
financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como estados de resultados.
La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está
sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades
diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.
Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de efectividad. El control interno
puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el consejo de
directores y la administración tienen seguridad razonable sobre qué:
59
Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las
operaciones de la entidad.
Los estados financieros publicados se están preparando confiablemente;
Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Franklin E. (2007) afirma que:
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera
como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración.
Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas
pueden implementarlos de formas diferentes que las grandes. Sus controles pueden ser menos
formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un
control interno efectivo.
1.2.11.2. Componentes del control interno.
1. Ambiente de control.- El ambiente de control da el tono de una organización,
influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos
los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.
Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la
administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad,
y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el
consejo de directores; y en nuestro caso particular será el concejo municipal a través de
las diferentes ordenanzas. (Mantilla, 2011).
El ambiente de control propicia disciplina, valores éticos, responsabilidades,
organización y un ambiente agradable de trabajo.
2. Valoración de Riesgos.- Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes
externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de
60
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes
internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para
determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la industria,
las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando, se requieren
mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
(Mantilla, 2011)
Permite identificar y valorar los riesgos de manera interna y externa, establece
objetivos enlazando los distintos niveles.
3. Actividades de control.- Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices administrativas se lleven a
cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos
hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a
todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen
un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y
segregación de funciones. (Mantilla, 2011)
Es el conjunto de actividades y procedimientos con directrices administrativas que
orienta los riesgos para formular objetivos a favor de la entidad.
4. Información y comunicación.- Debe identificarse, capturarse, y comunicarse
información pertinente en forma y en un tiempo que le permita a los empleados
cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes,
contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que
hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos
generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y
condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y
61
reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio,
fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. (Mantilla, 2011)
La información y la comunicación de ser pertinente, oportuna entre todo el personal
inmerso en la empresa que permita operar de manera eficiente, oriente a tiempo la
toma de decisiones.
5. Monitoreo.- Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la
calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades
de monitoreo, evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo ocurre
en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y
supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus
obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá
primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de
monitoreo. Las deficiencias de control interno deberán reportarse a lo largo de la
organización, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.
(Mantilla, 2011)
El monitoreo es una evaluación permanente de los procesos del sistemas de control
interno que debe ser informado a la alta gerencia y a los consejos administrativos para
la tomo de decisiones oportunas en los asuntos importantes.
1.2.11.3. Características fundamentales de un auditor
Franklin E. (2007) afirma que:
La auditoría interna no es una simple labor, es mucho más que una profesión, la
auditoría interna es una filosofía de trabajo, una doctrina, un credo, en pocas palabras
es una religión seglar. No es un grupo técnico aislado, sino una amplia gama de
profesionales, que agrupan un conjunto de conocimientos claves para ayudar a las
organizaciones a alcanzar el éxito, no se habla un solo tipo de idioma de negocios, sino
62
que todos juntos forman una unidad de habilidades, destrezas y capacidades. La misión
de todo departamento de auditoría interna, es proporcionar un amplio rango de
servicios concebidos para ayudar a su organización a cumplir sus objetivos. Una de las
funciones claves es la de vigilar los riesgos y asegurar que los controles existentes sean
adecuados para mitigar los mismos.
Se ha observado que los principales retos, necesidades, preocupaciones, e inquietudes de cada
departamento de auditoría son similares y entre las mismas se encuentran:
1. Mejorar la calidad de los informes.
2. Brindar un servicio superior a sus clientes.
3. Reducir los costos de auditoría.
4. Disminuir las horas cargadas a los proyectos.
5. Emplear tecnología de punta en el trabajo de campo.
6. Diversificar los servicios ofertados.
7. Aumentar el nivel de recomendaciones aceptadas e implementadas.
8. Incrementar la calidad de la imagen y reputación del departamento.
9. Mantenerse informado sobre los cambios de la profesión.
10. Crear oportunidades de crecimiento para el personal.
Para poder hacer frente a los desafíos que representan el fraude y la corrupción de hoy día, se
debe desarrollar un nuevo concepto de esta función y crear una visión, de hacia dónde se
dirigen. A este enfoque lo llamaremos la TEORÍA DE LAS 5 “Cs”. Las características
fundamentales de un auditor interno son:
Carácter.- Desarrollo de una guía o timón interior.
Compromiso con la excelencia.- Son lo que hacen día a día
Competencia profesional.- Prepárate incesantemente.
Capacidad para resolver problemas.- Sea parte de la solución
Confianza.- Incremente la credibilidad de su departamento.
63
1.2.11.4. Principales criterios básicos que especifican el Control Interno
Para que un ambiente y estructura de control interno de cualquier organización se considere
sólido y efectivo, debe incluir criterios que se identifiquen con un sector o tema específico que
se relacionan con los siguientes aspectos:
Tabla 4 Tipos de Control
Fuente: Manual de Auditoría Financiera Gubernamental de la Contraloría General del Estado.
La idea es que el Auditor Interno agregue valor al control interno, para que este sea eficaz, y
esto se cumple cuando el control interno por sí mismo, permite hacer el seguimiento de todos
los pasos que se observan en una operación, y de hecho facilita la identificación de la
responsabilidad de los protagonistas, así como hacer comparaciones con los objetivos y metas.
(Franklin E, 2007)
TIPO DE CONTROL BENEFICIOS QUE SE OBTIENEN
Controles de legalidad Permiten que solo se autoricen operaciones consideradaslegítimas y que se den inicio a las mismas.
Controles deoportunidad
Permiten que las transacciones legítimas y autorizadas, seejecuten y se registren oportunamente.
Controles preventivos Permiten evitar la colusión para cometer delitos contra laorganización.
Controles gerenciales Permiten evaluar y medir la eficacia, eficacia y economía delas operaciones a través de indicadores de gestión.
Controles de Detección Permiten detectar a tiempo, los riesgos de errores eirregularidades en la ejecución de las operaciones.
Controles Prácticos yFuncionales
Permiten que el diseño de controles se base en lasnecesidades reales de la organización.
Controles Generales Permiten que se estandaricen medidas y procedimientosque cubran todos los departamentos.
Controles Específicos Permiten que los controles sean diseñados en el detalle quelas circunstancias lo exigen.
64
1.2.11.5. Revisión del Control Interno
Tabla 5 Acciones de Control
No. ACCIONES PROCESO01 Autorización La compra siguió el ordenamiento
jurídico
Existen niveles de autorización
02Registro
Se recibió y se encuentra registradoadecuadamente
Se pagó oportunamente
03Custodia
Alguien es responsable por el uso de esebien
Existe un plan de mantenimiento
Se conoce con facilidad su ubicación
04Control
Está asegurado ese bien
Cuánto se invierte en su mantenimiento
Tiene identificación institucional
Que proyecciones existen para susustitución, modernización o actualización
05Información
Cuál es el índice de eficiencia de ese bien
Como contribuye ese bien almejoramiento de los procesos.
Fuente: Manual de Auditoría Financiera Gubernamental de la Contraloría General del Estado
1.2.11.6. Principios de Control Interno
Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el
desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento
institucional y estos son:
65
Tabla 6 Principios de Control Interno
No. APLICABLES A: PRINCIPIOS01 Estructura Orgánica Responsabilidad delimitada.
Separación de funciones incompatibles.Instrucciones por escrito.
02
Sistemas Pruebas continuas de exactitudNumeración en los documentosUso mínimo de dinero en efectivoUso de cuentas de controlDepósitos inmediatos e intactosUso mínimo de cuentas bancariasUso de dispositivos de seguridadUso de indicadores de gestión
03 Administración dePersonal
Selección de personal capacitadoCapacitación continuaVacaciones y rotación de personalCauciones (pólizas de seguro)
Fuente: Manual de Auditoría Financiera Gubernamental de la Contraloría General del Estado.
1.2.11.7. Técnicas de auditoría a utilizarse
Dentro de las diferentes técnicas de auditoría, que permiten al auditor obtener pruebas y
evidencias de las mismas, están la observación, la indagación, la comparación, la revisión
selectiva, las confirmaciones, podemos señalar que la entrevista como fuente primaria de
información, deberá considerar los siguientes procedimientos.
a) Elaboración de las lista de entrevistados, mediante una selección cuidadosa de los
mismos;
b) Elaboración del calendario y cronograma de trabajo, debidamente detallado con las
actividades a realizarse y el tiempo estimado;
c) Coordinación oportuna de entrevistas con quienes serán entrevistados, procurando la
confirmación y aceptación del horario previsto;
d) Revisión ordenada de la información disponible;
66
e) Preparación de preguntas específicas que permitan la recopilación de la información
más relevante.
1.3. Idea a Defender
Hoy en día las organizaciones, empresas y entidades tanto del sector público y privado, que
desarrollan actos administrativos y financieros dentro del ejercicio de su gestión, requieren la
contratación de auditorías a fin de que por medio de las evaluaciones ya sean financieras y de
gestión, conocer cómo se están manejando los recursos empresariales, sean estos financieros,
humanos, tecnológicos, materiales y de tiempo; hoy en día las empresas y organizaciones en
forma amplia necesitan además conocer si el sistema de control interno implementado es
sólido y confiable, como también los directivos, personal de apoyo y accionistas quieren ver si
la empresa cumple con los aspectos legales que enmarcan el accionar de la empresa u
organización.
En este sentido hoy en día las empresas no contratan auditorías independientes, ahora
necesitan contratar auditorías integrales que comprendan realizar evaluaciones en los campos:
financiero, en el campo de su gestión institucional, en el cumplimiento legal, y en el
comportamiento de su control interno; de esta manera el administrador, gerente, dueño de la
empresa, accionistas, inversionistas, conocerá de forma amplia la situación de la empresa en
todo sentido lo cual es muy importante para que una empresa u organización se desarrolle en
su más amplio sentido y alcanzar el éxito organizacional.
La Auditoría Integral es considera como una de las herramientas significativa, por esta razón
se justifica el realizarla ya que a través de ésta evaluación realizada por expertos, permitirá a
los administradores, gerentes, accionistas o dueños del negocio, a tomar decisiones y acciones
correctivas, a fin de mejorar la gestión institucional.
Con los resultados de la auditoría integral, se contribuirá a que la empresa u organización
diseñe e implemente procedimientos, estrategias y controles clave, que permitan llegar al logro
67
del objetivo administrativo de asegurar en cuanto sea posible la conducción ordenada y
eficiente de la empresa.
Entregar una herramienta de control administrativo financiero para el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, a fin de que los Administradores, Autoridades y
Directores, puedan conocer si las actividades desarrolladas durante la gestión de la entidad
contribuyen al cumplimiento de metas y objetivos y si los recursos utilizados se han ejecutado
en base a principios de eficiencia, eficacia y economía.
La auditoría integral constituye una de las herramientas administrativas que permite a los
administradores y autoridades conocer si los componentes de los estados financieros se
presentan de forma razonable y de igual manera conocer si la gestión desarrollada por la
entidad contribuye al logro del objetivo administrativo de asegurar que la entidad cumpla con
los objetivos propuestos.
1.4. CONCLUSIONES
Los aportes teóricos para el desarrollo de la presente investigación, han sido de mucha
ayuda en razón que coadyuvan a la realización de una auditoría integral en el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima.
Es necesario que los aportes científicos se cumplan en el desarrollo de la investigación
como parte de la auditoría integral desarrollada en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima.
Es necesario que el proceso de la auditoría integral, se cumpla de conformidad con los
aportes científicos que forman parte del marco teórico de la presente investigación.
68
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
2.1. Modalidad de la Investigación
2.1.1. Investigación Cuantitativa
La Metodología Cuantitativa es aquella que permite examinar los datos de manera numérica,especialmente en el campo de la Estadística.
2.1.2. Investigación Cualitativa
Es aquella donde se estudia la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios,materiales o instrumentos en una determinada situación o problema.
2.2. Tipos de Investigación
2.2.1. Bibliográfica-Documental
Como un proceso sistemático y secuencial de recolección, selección, clasificación, evaluación
y análisis de contenido del material empírico impreso y gráfico, físico y/o virtual que sirva de
fuente teórica, conceptual y/o metodológica para una investigación.
2.2.2. De campo
Constituye un proceso sistemático, riguroso y racional de recolección, tratamiento, análisis y
presentación de datos, basado en una estrategia de recolección directa de la realidad de las
informaciones necesarias para la investigación.
2.2.3. Diseño de la Investigación
El diseño de la presente investigación se destaca en una metodología no experimental, porque
no se manipularán las variables a estudiar y las mismas serán medidas una sola vez.
69
2.3. Población y Muestra
2.3.1. Población
Es el conjunto total de individuos, objetos o medidas; en este caso tenemos a la directiva que
conforma el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima.
Tabla 7 Descripción de la Población
PERSONAL FRECUENCIA
Presidente 1
Vicepresidente 1
Primer vocal 1
Segundo vocal 1
Tercer vocal 1
Jefe del Área Administrativa y Financiera 1
Asistente de Secretaría 1
Técnico-Fiscalizador 1
Personal de mantenimiento 4
TOTAL 12
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
2.3.1. Muestra
La encuesta se aplicará a los funcionarios del departamento financiero por lo tanto para la
ejecución de las encuestas se trabajará con el total de la población.
70
2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos
2.4.1. Métodos
2.4.1.1. Analítico Sintético
Se utilizará el método analítico sintético ya que analizaremos todas las partes del todo para
poder llegar a la conclusión de cómo se dio los hechos el porqué de la situación del manejo de
los recursos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima.
2.4.2. Técnicas
2.4.2.1. Entrevista
La técnica para la recolección de la información que se aplicará será la entrevista en vista de
que las personas involucradas son solamente dos, las cuales son las más involucradas en el
manejo de los recursos monetarios y sobre todo porque en la auditoria esta técnica es la más
eficiente, porque permite tener criterios amplios de lo que sucede y percibe el personal en su
desarrollo.
2.4.2.2. Encuestas
Con la finalidad de tener un criterio más amplio de los posibles errores o éxitos en el manejo
de los recursos monetarios de la institución se aplicará una encuesta a los demás miembros, a
fin de conocer la apreciación, el grado de involucramiento de cada uno de ellos.
2.4.3. Instrumentos
2.4.3.1. Cuestionario
Se realizará una serie de preguntas dirigidas a los funcionarios del GAD parroquial de Fátima
con la finalidad de recolectar información que será de gran importancia para el desarrollo de
esta investigación.
71
Tabla 8 Encuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
ENCUESTA DIRIGIDA A FUNCIONARIOS DEL GAD. PARROQUIAL DE FÁTIMASolicitamos su colaboración para llenar el siguiente cuestionario que nos permitiráobtener su criterio respecto a la consecución de los objetivos y metas operacionales delGAD. Parroquial Rural de Fátima.
Proceder a la calificación según su criterio de acuerdo a la siguiente escala de medición,utilizando un círculo.4.- MUY SATISFACTORIO 2.- POCO SATISFACTORIO3.-SATISFACTORIO 1.- NADA SATISFACTORIO
¿Cómo calificaría usted la gestión desarrollada por el GAD. Parroquial de Fátima, encuanto al cumplimiento de metas y objetivos organizacionales, dentro del ejercicio fiscal2014?
4 3 2 1¿Cómo considera usted que el presupuesto institucional se ha ejecutado en base aprogramas y proyectos planificados dentro del Plan Operativo Anual Institucional?
4 3 2 1¿Cómo calificaría usted, la Ejecución del Plan Anual de Contrataciones se realizó segúnlo planificado en la adquisición de Medidores de Agua y ejecutando la contratación decompra de medidores según el Sistema Nacional de Contratación Pública?
4 3 2 1¿Cómo considera usted si los registros contables dentro del período fiscal 2014, se hanrealizado de conformidad con las normas y regulaciones aplicables dentro de ContabilidadGubernamental?
4 3 2 1¿Cómo calificaría usted las transacciones financieras reflejadas en los componentes de losEstados Financieros realizadas por el GAD. Parroquial de Fátima, durante el ejercicioFiscal 2014?
4 3 2 1¿Cómo considera usted que el GAD. Parroquial de Fátima ha cumplido con todas lasestipulaciones contractuales en la ejecución de los diferentes contratos y compromisosasumidos durante el ejercicio fiscal 2014?
4 3 2 1
72
¿Cómo considera usted que el GAD. Parroquial de Fátima cumple con la normativa, leyesy regulaciones aplicables, dentro de la gestión desarrollada por el Gobierno AutónomoDescentralizado Parroquial Rural de Fátima?
4 3 2 1¿Cómo calificaría usted, el sistema de control interno implementado dentro del GAD.Parroquial Rural de Fátima, y si el mismo contribuye al logro del objetivo administrativode aseguran la conducción ordenada y eficiente de la entidad?
4 3 2 1¿Considera usted que dentro de los actos administrativos y financieros desarrollados por elGAD. Parroquial Rural de Fátima, se cumplen con las Normas de Control Interno, lasmismas que son de cumplimiento obligatorio para las entidades y organismos del sectorpúblico?
4 3 2 1¿Cree usted que sería conveniente aplicar una evaluación integral a los procesosadministrativos y financieros desarrollados por el GAD. Parroquial Rural, a fin de conocersu comportamiento y desempeño en cuanto a su aspecto, financiero, al desempeño de sugestión en cuanto al cumplimiento de leyes, y a la solidez de sus sistema de controlInterno?
4 3 2 1
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima.
73
2.5. Análisis e Interpretación de Resultados
1. ¿Cómo calificaría usted la gestión desarrollada por el GAD. Parroquial de Fátima, en
cuanto al cumplimiento de metas y objetivos organizacionales, dentro del ejercicio
fiscal 2014?
Tabla 9 Gestión del GAD. Parroquial de Fátima
INDICADOR FRECUENCIA %
MUY SATISFACTORIO 10 83,33%SATISFACTORIO 1 8,33%POCO SATISFACTORIO 1 8,33%NADA SATISFACTORIO
12 100%
Gráfico 1 Gestión del GAD. Parroquial De Fátima
Análisis: El 83 % del personal administrativo, califican como Muy Satisfactorio, 9% como
Satisfactorio, el 8% manifiesta Poco Satisfactorio.
Interpretación: De conformidad con la información obtenida a través de la aplicación de las
encuestas se tiene que el personal administrativo está de acuerdo con la gestión desarrollada
por el GAD. Parroquial de Fátima, en especial por las actividades desarrolladas por el Sr.
Presidente del GAD. Parroquial, quién se ha esforzado mucho por el cumplimiento de las
metas y objetivos.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
74
2. ¿Cómo considera usted que el presupuesto institucional se ha ejecutado en base a
programas y proyectos planificados dentro del Plan Operativo Anual Institucional?
Tabla 10 Presupuesto Ejecutado en Función Del P.O.A.
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 8 66,67%
SATISFACTORIO 2 16,67%
POCO SATISFACTORIO 1 8,33%
NADA SATISFACTORIO 1 8,33%
12 100%
Gráfico 2 Presupuesto Ejecutado en Función Del P.O.A.
Análisis: El 67% lo califica de muy satisfactorio, el 17% de los encuestados lo califica de
satisfactorio, el 8%, lo califica de poco satisfactorio y el restante 8 % de nada satisfactorio.
Interpretación: La mayoría del personal administrativo considera que el Plan Operativo
Institucional se ajusta con el presupuesto, y el mismo es aprobado en cabildos realizados con
las comunidades de la parroquia, es decir el presupuesto es participativo para toda la Junta
Parroquial Rural.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
75
3. ¿Cómo calificaría usted, la Ejecución del Plan Anual de Contrataciones, se realizó
según lo planificado en la adquisición de Medidores de Agua y ejecutando la
contratación de compra de medidores según el Sistema Nacional de Contratación
Pública?
Tabla 11 Ejecución del Plan Anual de Contratación
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 10 83,33%
SATISFACTORIO 1 8,33%
POCO SATISFACTORIO 1 8,33%
NADA SATISFACTORIO
12 100%
Gráfico 3 Ejecución del Plan Anual de Contratación
Análisis: El 83% de los encuestados lo califica de muy satisfactorio, el 9% de satisfactorio y
el 8% lo califica de poco satisfactorio.
Interpretación: De conformidad con los datos obtenidos en las encuestas, se tiene que la
mayoría del personal administrativo del GAD. Parroquial Rural de Fátima, considera que el
Plan de Contrataciones se ejecuta conforme lo planificado, y con la partida presupuestaria
correspondiente.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
76
4. ¿Cómo considera usted si los registros contables dentro del período fiscal 2014, se
han realizado de conformidad con las normas y regulaciones aplicables dentro de
Contabilidad Gubernamental?
Tabla 12 Razonabilidad Contable
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 10 83,33%
SATISFACTORIO 1 8,33%
POCO SATISFACTORIO 1 8,33%
NADA SATISFACTORIO 0 0,00%
12 100%
Gráfico 4 Razonabilidad Contable
Análisis: De acuerdo a la interpretación gráfica nos damos cuenta de que el 83% de la
población encuestada lo califica como satisfactorio, el 9% manifiesta muy satisfactorio, el otro
8 como poco satisfactorio.
Interpretación: La mayoría de los Directivos y personal de la entidad considera que los
registros contables se han realizado de conformidad con las Normas de Contabilidad
Gubernamental, ya que la Gestión contable siempre ha sido satisfactoria para los organismos
de control.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
77
5. ¿Cómo calificaría usted las transacciones financieras reflejadas en los componentes
de los Estados Financieros realizadas por el GAD. Parroquial de Fátima, durante el
ejercicio Fiscal 2014?
Tabla 13 Integridad de la Información Financiera
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 8 66,67%
SATISFACTORIO 3 25,00%POCO SATISFACTORIO 1 8,33%NADA SATISFACTORIO 0 0,00%
12 100%
Gráfico 5 Integridad de la Información Financiera
Análisis: De acuerdo a los resultados de la encuesta se puede decir que un cuanto a la
integridad de la información financiera, el 67% califica de Muy Satisfactorio, el 25%
Satisfactorio, el 8% lo califica de poco satisfactorio.
Interpretación: Como se puede observar en la representación gráfica que la mayoría de
servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima lo califica de Muy
Satisfactorio, en razón de que los estados financieros reflejan la integridad , veracidad y
propiedad de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio fiscal 2014.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
78
6. ¿Cómo considera usted que el GAD. Parroquial de Fátima ha cumplido con todas las
estipulaciones contractuales en la ejecución de los diferentes contratos y
compromisos asumidos durante el ejercicio fiscal 2014?
Tabla 14 Cumplimiento Contractual
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 9 75,00%
SATISFACTORIO 2 16,67%POCO SATISFACTORIO 1 8,33%NADA SATISFACTORIO 0 0,00%
12 100%
Gráfico 6 Cumplimiento Contractual
Análisis: El 75% de los encuestados califican como Muy Satisfactorio los procesos
contractuales del GAD. Parroquial, el 17% dice estar Satisfactorio, mientras el 8%, lo califica
de poco Satisfactorio.
Interpretación: De conformidad con la representación gráfica se puede decir que la mayoría
de los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, está de
acuerdo con el cumplimiento de los acuerdos contractuales realizados en los contratos
firmados durante el ejercicio fiscal 2014.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
79
7. ¿Cómo considera usted que el GAD. Parroquial de Fátima cumple con la normativa,
leyes y regulaciones aplicables, dentro de la gestión desarrollada por el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima.
Tabla 15 Cumplimiento de Leyes y Normativas Vigentes
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 8 66,67%
SATISFACTORIO 2 16,67%
POCO SATISFACTORIO 2 16,67%
NADA SATISFACTORIO 0 0,00%12 100%
Gráfico 7 Cumplimiento de Leyes y Normativas Vigentes
Análisis: En la presentación gráfica podemos observar que el 67 % de la población encuestada
está de acuerdo con la aplicación de Leyes, Normas y Reglamentos ya que lo califica como
Muy Satisfactorio, al igual que el 17 % lo califica de Satisfactorio, mientras 16 % manifiesta
que esto es Poco Satisfactorio.
Interpretación: De Conformidad a los datos que se muestran en la representación gráfica se
puede decir que la mayoría de servidores de la entidad está convencida del cumplimiento de
leyes y normas aplicables a los actos administrativos y financieros del Gobierno Autónomo
Descentralizado, durante el ejercicio fiscal 2014.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
80
8. ¿Cómo calificaría usted, el sistema de control interno implementado dentro del GAD.
Parroquial Rural de Fátima, y si el mismo contribuye al logro del objetivo
administrativo de asegurar la conducción ordenada y eficiente de la entidad?
Tabla 16 Sistema de Control Interno
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 11 91,67%
SATISFACTORIO 1 8,33%
POCO SATISFACTORIO 0 0,00%
NADA SATISFACTORIO 0 0,00%12 100%
Gráfico 8 Sistema de Control Interno
Análisis: El 92% de las personas encuestadas dicen que están muy satisfechas con las
actividades que viene desarrollando el GAD. Parroquial, el 8% dice que es satisfactorio.
Interpretación: Es evidente que la mayoría de personas encuestadas dicen estar muy
satisfechas con el sistema de control interno implementado por la máxima autoridad del GAD.
Parroquial Rural de Fátima, lo cual ha coadyuvado a la consecución de metas y objetivos.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
81
9. ¿Considera usted que dentro de los actos administrativos y financieros desarrollados
por el GAD. Parroquial Rural de Fátima, se cumplen con las Normas de Control
Interno, las mismas que son de cumplimiento obligatorio para las entidades y
organismos del sector público?
Tabla 17 Normas de Control Interno
INDICADOR FRECUENCIA %MUY SATISFACTORIO 9 75,00%
SATISFACTORIO 2 16,67%
POCO SATISFACTORIO 1 8,33%
NADA SATISFACTORIO 0 0,00%
12 100,0%
Gráfico 9 Normas de Control Interno
Análisis: El 75% considera estar muy satisfecha con el cumplimiento de las Normas de
Control Interno emitidas para el sector público, por los funcionarios del GAD. Parroquial,
17% lo califica como Satisfactorio, y el 8% lo califica de Poco Satisfactorio.
Interpretación: De acuerdo con los datos presentados en la gráfica anterior se puede decir que
la mayoría de los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
en el desarrollo de su actividad cumplen con las Normas de Control Interno, emitidas por la
Contraloría General del Estado, las cuales son de cumplimiento obligatorio.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta
82
10. ¿Cree usted que sería conveniente aplicar una evaluación integral a los procesos
administrativos y financieros desarrollados por el GAD. Parroquial Rural, a fin de
conocer su comportamiento y desempeño en cuanto a su aspecto, financiero, al
desempeño de su gestión en cuanto al cumplimiento de leyes, y a la solidez de sus
sistema de control Interno?
Tabla 18 Aplicación de la Auditoría Integral
INDICADOR FRECUENCIA %MUY CONVEVINIENTE 9 75,00%
CONVENIENTE 2 16,67%POCO CONVENIENTE 1 8,33%
NADA CONVENIENTE 0 0,00%
12 100%
Gráfico 10 Aplicación de la Auditoría Integral
Análisis: De acuerdo con la información el 75 % de los encuestados califica como Muy
Satisfactorio el implementar una Auditoría Integral, el 17 % dice que es Satisfactorio, el 8 %
manifiesta que no es Poco Satisfactorio.
Interpretación: A partir de la información que se muestra en el gráfico adjunto se puede decir
que la mayoría de los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial está de
acuerdo en la aplicación de esta importante herramienta de control.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Encuesta.
83
2.6. CONCLUSIONES
La aplicación de las técnicas e instrumentos han permitido recolectar información con
la finalidad de justificar el trabajo de investigación a realizar en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima.
La encuesta aplicada a los servidores y servidoras del Gobierno Autónomo Parroquial
de Fátima, ha sido el principal instrumento para recolectar la información.
En síntesis como resultado de la encuesta se tiene la mayoría del personal
administrativo considera que la aplicación de una auditoría integral permitiría conocer
cómo se han desarrollado las actividades dentro de la gestión administrativa y
financiera.
84
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1. Título
Auditoría integral a los procesos administrativos y financieros desarrollados por el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima en el año 2014.
3.2. Introducción de la Propuesta
La necesidad de evaluar a la organización de forma integral, conociendo la razonabilidad de
los componentes de la información financiera, así como también el conocer cómo se desarrolla
la gestión el control interno institucional, y el cumplimiento de su parte legislativa, hace
necesario que el Administrador, Gerente, o Autoridad, soliciten ahora esta gran herramienta de
control que es la Auditoría Integral, la misma que permite a los directivos y autoridades
conocer de forma amplia cómo se están manejando los recursos financieros, y si esos recursos
se han utilizado en base a principios de eficiencia, eficacia y economía, así como también
conocer si el control interno institucional contribuye al cumplimiento de metas y objetivos, y
si su parte legislativa contribuye a la ejecución de los planes y proyectos institucionales.
3.3. Objetivo General de la Propuesta
Aplicar la Auditoría Integral a los procesos administrativos y financieros del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014.
85
3.4. Objetivos Específicos
Evaluar los actos administrativos y financieros realizados por el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014.
Evaluar el desempeño del cumplimiento de las normas, leyes y reglamentos frente a la
consecución de los objetivos planificados.
Valorar el funcionamiento del sistema de control interno institucional.
Emitir un informe técnico que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Marcas y Referencias
Tabla 19 Marcas de Auditoria
Símbolo Significado
Suma Verificada
Resta Verificada
Multiplicación Verificada
División O Porcentaje Verificado
Suma Cuadrada En El Registro Matricial
Verificado Contra Registro Contable
Dato Correcto
Verificado Contra Existencia Física
Verificado Contra Evidencia Documental
86
Abreviaturas
Tabla 20 Abreviaturas
ABREVIATURAS SIGNIFICADOPT Ponderación TotalNC Nivel de ConfianzaCT Calificación TotalRI Riesgo Inherente
ING IngresosP/T Papel de TrabajoCN Cédula NarrativaAF Auditoría FinancieraCC Con CopiaVP Viviana PérezIN Indicadores de Gestión
ACI Auditoría de Control InternoAC Auditoría de CumplimientoAG Auditoría de Gestión
87
3.5. Desarrollo de la Propuesta
3.5.1. Propuesta de la Auditoría Integral
88
3.5.2. Oficio de Inicio de la Auditoría
La presente auditoría se realiza en función del Oficio presentado al Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Fátima Nro. 001-AUDI-UNIANDES-2014, el mismo que
ha sido autorizado por el Lic. Rodrigo Fiallos, Presidente del Gobierno Parroquial, en el cual
se autoriza la realización del trabajo de evaluación Integral a los Procesos administrativos y
financieros del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima en el año 2014.
89
FASE I - AUDITORÍA INTEGRAL
DIAGNÓSTICO - INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Con la finalidad de atender al requerimiento de la “Facultad de Sistemas Mercantiles” en la
Escuela de Contabilidad y Auditoría, para realizar el trabajo de grado previo a la obtención del
Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, se presente la
siguiente investigación consistente en una Auditoría Integral aplicada al Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, por el período comprendido entre el 01 de enero
al 31 de diciembre de 2014.
Objetivo General
Determinar la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, y si el control interno está orientado
al cumplimiento del ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, coadyuvando a la
consecución de las metas y objetivos organizacionales.
Objetivos Específicos
1. Conocer de los conceptos y criterios básicos como aporte al presente trabajo de grado,
relacionados con la auditoría financiera.
2. Determinar el grado de cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables en
actividades planificadas y generadas en procesos de tesorería.
3. Aplicar cuestionarios de control interno a los procesos financieros desarrollados
durante el período de evaluación, conociendo el nivel de confianza y cumplimiento de
controles clave.
90
4. Evaluar las cuentas contables que por su materialidad presentan alto nivel de riesgo, las
mismas que requieren la aplicación de procedimientos básicos de control.
Proceso de la auditoría integral
Este enfoque implica un análisis de revisión total de la empresa u organización, enfatiza el
conocimiento estructural y organizativo de la misma, comprensión total del negocio y el
entorno empresarial, antes que las transacciones internas como lo hace la auditoría financiera
es actualmente un anacronismo, ya que las organizaciones no solo quieren conocer su parte
financiera, sino que ahora es fundamental para los administradores conocer cómo funciona de
la empresa desde su perspectiva financiera, su gestión, su cumplimiento de leyes y
regulaciones, y conocer de la solidez de sus sistema de control interno. En tal sentido
proponemos este nuevo enfoque de auditoría integral.
91
Fases de la Auditoría Integral
Figura 3 Fases de la Auditoría Integral
FASES DE LA AUDITORÍAINTEGRAL
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
INFORME
CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
RECOPILACIÓN DE LAINFORMACIÓN
EVALUACIÓN DEL CONTROLINTERNO
PRUEBAS
PAPELES DETRABAJO
CÉDULANARRATIVAS
CÉDULAS DEPROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVAS DECONTROL Y
CUMPLIMIENTO
RECOMENDACIONES
INFORME DE AUDITORIA
92
Conocimiento de la entidad
Memorando de planificación preliminar
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAFICHA DE DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
ANTECEDENTES:A medida que avanzaba la carretera de Baños a Puyo, por todos los frentes se ibancolonizando tierras y estableciendo nuevos pueblos, mucho más la carretera en la rutaPuyo - Napo, toda vez que la capital de la provincia Napo es Tena, y los habitantes deeste sector tenían que acudir al Tena para realizar trámites administrativos.Con este antecedente, el sector donde hoy está Fátima se llamaba caserío La Florida, allíllegó procedente de la provincia de Tungurahua, el primer colono de nombre LuísFrutos, luego por el año de 1945 llega el Sr. Segundo Santamaría, poco tiempo despuésel Sr. Alberto Zurita. Al caserío Las Américas llegó el Sr. Segundo Llerena, procedentedel cantón Patate y al caserío Murialdo el Sr. Víctor Paz.El caserío "La Florida", como se llamaba antes, logra ser declarada como parroquia conel nombre de Fátima el 14 de junio de 1961, con la publicación del Registro Oficial No.238. El nombre de Fátima es en honor a la Virgen de Fátima, por sugerencia de losmisioneros Josefinos.ORGÁNICO FUNCIONAL DEL GAD. PARROQUIAL DE FÁTIMAPRESIDENTE: Lic. Rodrigo FiallosVICEPRESIDENTA: Sra. Maritza Yunda1er VOCAL PRINCIPAL Sr. Carlos Enríquez2do VOCAL PRINCIPAL Sr. Misael Rivera3cer VOCAL PRINCIPAL Sr. Germán MosqueraSECRETARIA – TESORERA Lic. Gladys AsquiASISTENTE DE SECRETRÍA Srta. Jimena TorresASISTENTE ADMINISTRATIVO Sr. Juan FreireTÉCNICO DE APOYO 1 Ing. Fernando FierroTÉCNICO DE APOYO 2 Ing. Mayra RobalinoOBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍAAplicar la Auditoría Integral a los procesos administrativos y financieros desarrolladospor el GAD. Parroquial Rural de Fátima en el ejercicio fiscal 2014, en cuanto a sugestión financiera, su desempeño, el cumplimiento de leyes, y el funcionamiento desistema de control interno.OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA AUDITORÍA
Realizar un diagnóstico de la gestión desarrollada por el GAD. Parroquial de Fátima, encuanto al cumplimiento de leyes y normativas, la razonabilidad de su informaciónfinanciera, en cuanto al desempeño organizacional, y de la solidez de su sistema decontrol interno.Identificar las variables y componentes dentro de la evaluación integral aplicada alGAD. Parroquial Rural de Fátima.
93
Establecer el nivel de riesgo en los componentes de los estados financieros que por sumaterialidad presentan más probabilidad de situaciones de riesgo o situaciones nodeseadas.Aplicar Indicadores de gestión a fin de evaluar el desempeño en cuanto al cumplimientode metas y objetivos.Entregar un informe amplio, que contenga comentarios, conclusiones yrecomendaciones.Misión de la Organización: La misión del GAD. Parroquial Rural de
Fátima es: “Brindar a la comunidad serviciosde calidad con calidez, de manera planificada,participativa, oportuna y efectiva,fundamentada en una gestión honesta ysolidaria.
Visión Organizacional: Ser reconocida como una municipalidadeficiente, con equipo humano capacitado, unmodelo de gestión participativo, honesto ysolidario, que provee a la población serviciosde calidad, generando oportunidades dedesarrollo y bienestar, donde todostrabajemos y vivamos con dignidad.
Principios de la Entidad Desarrollar una estructura integral en nuestroequipo de colaboradores.Actitud de servicio, convivencia y armonía enun ambiente de profesionalismo.Demostrar responsabilidad en todos losámbitos de sus obligaciones.Mantener una participación constante.Transparencia en la ejecución de susobligaciones.Capacidad de escuchar y de comunicarseverbalmente.Adaptabilidad y capacidad de dar unarespuesta creativa ante los contratiempos y losobstáculos.Capacidad de controlarse a sí mismo,confianza, motivación para trabajar en laconsecución de determinados objetivos,sensación de querer abrir un camino y sentirseorgulloso de los logros conseguidos.Eficacia grupal e interpersonal, cooperación,capacidad de trabajar en equipo y habilidadpara negociar las disputas.
Valores de la Entidad La honradez e integridad en la actuación desus miembros.La profesionalidad, enriquecida por la
94
voluntad de actuación permanente de suscapacidades mediante la formación.El tratamiento correcto y amable al públicojunto a la accesibilidad y transparencia en lainformación.El deseo de perfección en el trabajo, basadoen la correcta y equitativa aplicación de lasnormas a cada situación.La mejora continúa en los servicioscatastrales, cimentada en la iniciativa, laparticipación, el aprendizaje y la innovación.El mutuo respeto y la confianza recíprocaentre los integrantes de la organización.
Firma del Entrevistado:
Presidente del GAD. Parroquial Ruralde Fátima
Firma de Entrevistador:
Viviana PérezAUDITORA
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
95
Análisis FODA:
Tabla 21: Análisis FODA
FORTALEZAS DEBILIDADESRecurso financiero disponible.Cuenta con los recursos informáticosnecesarios.Dispone con herramientas cartográficasactualizadas.Personal con experiencia y deseos desuperación.Infraestructura de primera y cómoda,para el desarrollo de las actividadesdiarias.Mobiliario y equipos de Oficina deúltima tecnología.
Inexistencia de un control del personal decampo.No existe rotación del personal.Estructura Orgánica Inadecuada.Falta de liderazgo por parte del director.Carencia de programas de capacitación alpersonal del GAD. Parroquial Rural de Fátima.
OPORTUNIDADES AMENAZASAumento de población.Incremento de recursos presupuestariospor Autogestión de los Directivos delGAD. Parroquial.Implementación de políticasGubernamentales.Apoyo brindado para ejecución deObras por parte del Banco del Estado.
Inconformidad de la sociedad con respecto lasobras y servicios, así como a la gestióndesarrollada por el GAD. Parroquial de Fátima.Inestabilidad laboral del personal de contrato(Tensión política).Situación Económica y Política del País.
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
96
FASE II - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA INTEGRAL
Planificación Específica de la Auditoría Financiera
Memorando de planificación específica
DATOS GENERALESNOMBRE DE LA ENTIDAD: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial deFátimaOBJETO DE LA AUDITORÍA: Aplicar procedimientos de auditoría a fin derecolectar evidencia suficiente que permita sustentar la opinión del auditor, en referenciaa la razonabilidad de los componentes de los Estados Financieros, lo cual permitirá a laentidad conocer las inconformidades, inconsistencias e irregularidades a fin de que setomen las acciones correctivas necesarias.PERIODO DE EXAMEN: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.PREPARADO POR AUDITOR LÍDER: Viviana PérezTIEMPO DE DURACIÓN DEL EXAMEN: La evaluación a los Estados Financierosdel Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, está programado para 90días.PRODUCTO DE LA AUDITORIAInforme de auditoría que contenga comentario, conclusiones y recomendaciones.
FECHA DE INTERVENCIONINICIO DE TRABAJO EN EL CAMPO: 4 de Mayo de 2015FINALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL CAMPO: 04 de Noviembre de 2015FECHA DE DISCUSIÓN DEL BORRADOR DEL INFORME CONFUNCIONARIOS: 15 de noviembre de 2015.EMISIÓN DEL INFORME FINAL DE AUDITORÍA: 20 de noviembre de 2015
EQUIPO DE TRABAJOSupervisor: Lic. Alejandra ChávezAuditora: Viviana PérezPersonal de apoyo: No asignadoDIAS PRESUPUESTADOS POR FASEFase 1. Diagnóstico preliminar: 30 díasFase 2. Planificación especifica: 15 díasFase 3. Ejecución 25 díasFase 4. Comunicación de resultados: 10 díasFase 5. Seguimiento e implementación de recomendaciones: 10 díasTOTAL DIAS UTILIZADOS: 90 díasRECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALESENFOQUE DE LA AUDITORIA
97
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Análisis de los procesos financieros desarrollados durante el periodo del examen en base
a la materialidad de las cuentas presentadas en los Estados Financieros.
Identificación de los principales componentes
Análisis de la documentación de sustento que acompaña a cada uno de los registros
contables relacionados al componente evaluado.
Resultados de la evaluación de control interno
PROGRAMAS DE TRABAJO: los componentes evaluados durante el examen son:
Ingresos
Anticipo de Fondos
Cuentas por Cobrar
Activos Fijos
Inversiones en Proyectos Y Programas
Cuentas por Pagar
Patrimonio
El contenido se expone a continuación:
98
Planificación de la Auditoría de Control Interno
Tabla 22 Plan de Auditoría de Control Interno
DATOS GENERALES
1. Nombre de la empresa: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
2. Objeto de la auditoría de Control Interno: Aplicar la Auditoría de Control Interno
a fin de evaluar el control interno en la gestión administración y financiera
desarrollada por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
Cantón y Provincia de Pastaza.
3. Periodo de examen: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014.
4. Preparado por Auditora: Viviana Pérez
PRODUCTO DE LA AUDITORIA
Informe de auditoría que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
FECHA DE INTERVENCION
5. Términos de referencia
6. Inicio de trabajo en el campo: 1 de Febrero de 2014
7. Finalización del trabajo en el campo: 10 de Marzo de 2014
8. Fecha de discusión del borrador del informe con funcionarios: 10 de Julio de 2014.
9. Emisión del informe final de auditoría: 22 de diciembre de 2014.
EQUIPO DE TRABAJO
10. Supervisor: Lic. Alejandra Chávez
99
Elaborado por: AutoraFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
11. Auditores: Viviana Pérez
12. Personal de apoyo:
DIAS PRESUPUESTADOS POR FASE
Fase 1. Diagnostico preliminar: 30 días
Fase 2. Planificación especifica: 20 días
Fase 3. Ejecución : 25 días
Fase 4. Comunicación de resultados: 10 días
Fase 5. Seguimiento e implementación de recomendaciones: 15 días
RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTION
13. Análisis del sistema de planificación: estratégica, operativa.
14. Identificación de los principales componentes
15. Procedimientos para evaluar si se cuenta con instrumentos de apoyo
16. Resultados de la evaluación de control interno
PROGRAMA DE TRABAJO:El contenido se expone a continuación
100
Planificación Específica de la Auditoría de Cumplimiento
Tabla 23 Plan de Trabajo de Auditoría de Cumplimiento
DATOS GENERALES
1. Nombre de la empresa: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
2. Objeto de la auditoría de Cumplimiento: Aplicar la Auditoría de Cumplimiento a fin de evaluar el
cumplimiento de todos los compromisos contractuales desarrollada por el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza.
3. Periodo de examen: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014.
4. Preparado por Auditora: Viviana Pérez
PRODUCTO DE LA AUDITORIA
Informe de auditoría que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
FECHA DE INTERVENCION
1. Términos de referencia
2. Inicio de trabajo en el campo: 1 de Marzo de 2014
3. Finalización del trabajo en el campo: 10 de Julio de 2014
4. Fecha de discusión del borrador del informe con funcionarios: 03 de agosto de 2014.
5. Emisión del informe final de auditoría: 22 de diciembre de 2014.
EQUIPO DE TRABAJO
1. Supervisor: Lic. Alejandra Chávez
2. Auditores: Viviana Pérez
3. Personal de apoyo:
101
Elaborado por: Autora
DIAS PRESUPUESTADOS POR FASE
Fase 1. Diagnóstico preliminar: 10 días
Fase 2. Planificación especifica: 10 días
Fase 3. Ejecución : 15 días
Fase 4. Comunicación de resultados: 10 días
Fase 5. Seguimiento e implementación de recomendaciones: 10 días
RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTION
1. Análisis de los Contratos más importantes firmados en el año 2014.
2. Identificación de los principales componentes
3. Procedimientos para evaluar en el Programa de Auditoría
4. Resultados de la evaluación de Cumplimiento de la parte Contractual
PROGRAMA DE TRABAJO:El contenido se expone a continuación
102
Planificación de la Auditoría de Gestión
Tabla 24 Plan de Auditoría de Gestión
DATOS GENERALES
17. Nombre de la empresa: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
18. Objeto de la auditoría de Gestión: Evaluar la gestión en base al cuadro de mando
integral desarrollada por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de
Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza.
19. Periodo de examen: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014.
20. Preparado por Auditora: Viviana Pérez
PRODUCTO DE LA AUDITORIA
Informe de auditoría de gestión, que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
FECHA DE INTERVENCION
21. Términos de referencia
22. Inicio de trabajo en el campo: 1 de marzo de 2014
23. Finalización del trabajo en el campo: 15 de Abril de 2014
24. Fecha de discusión del borrador del informe con funcionarios: 20 de Abril de 2014.
25. Emisión del informe final de auditoría: 25 de Abril de 2014.
EQUIPO DE TRABAJO
26. Supervisor: Lic. Alejandra Chávez
103
Elaborado por: AutoraFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
27. Auditores: Viviana Pérez
28. Personal de apoyo:
DIAS PRESUPUESTADOS POR FASE
Fase 1. Diagnostico preliminar: 10 días
Fase 2. Planificación especifica: 10 días
Fase 3. Ejecución : 20 días
Fase 4. Comunicación de resultados: 10 días
Fase 5. Seguimiento e implementación de recomendaciones: 5 días
RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTION
29. Análisis del sistema de planificación: Perspectivas del cuadro de mando integral.
30. Identificación de los principales componentes
31. Aplicación de Indicadores de Gestión
32. Tablero de Control, Representación Gráfica y Comentarios.
PROGRAMA DE TRABAJO:El contenido se expone a continuación
104
FASE III - EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTEGRAL
Ejecución de la Auditoria Financiera
Principales componentes de los estados financieros
Tabla 25 Estado de Resultados
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMAESTADO DE RESULTADOS
Al 31 de diciembre del 2014CUENTAS DENOMINACIÓN
AÑOVIGENTE
AÑOANTERIOR
RESULTADOS DE EXPLOTACION 0,00 0,00
RESULTADO DE OPERACIONES -551678,51 -21409,03
63151 Inversiones de Desarrollo Social -11179,40 0,00
63153 Inversiones en Bienes Nacionales de Uso Público -516843,85 0,00
63301 Remuneraciones Básicas -10252,00 -8656,00
6330105 Remuneraciones Unificadas -10252,00 -8565,00
63302 Remuneraciones Complementarias -5019,00 -4147,06
6330203 Decimotercer Sueldo -2793,00 -2516,75
6330204 Decimocuarto Sueldo -2226,00 -1630,31
63305 Remuneraciones Temporales -322,00 0,00
6330506 Licencia Remunerada -322,00 0,00
63306 Aportes Patronales a la Seguridad Social -2075,08 -1397,52
6330601 Aporte Patronal -1194,30 -895,77
6330602 Fondo de Reserva -880,18 -501,75
63401 Servicios Básicos -536,46 -374,99
6340104 Energía Eléctrica -230,54 -173,52
6340105 Telecomunicaciones -305,92 -201,47
63402 Servicios Generales -1489,60 -439,30
6340202 Fletes y Maniobras -470,00 -102,00
6340204 Edición, Impresión, Reproducción y Publicaciones -26,00 0,00
6340207 Difusión, Información y Publicidad -960,00 -250,00
6340209 Servicios de Aseo 0,00 -87,30
6340217 Difusión e Información -33,60 0,00
63403 Traslado, Instalación, Viáticos y Subsistencias -1035,00 -320,00
6340303 Viáticos y Subsistencias en el Interior -1035,00 -320,00
63406 Contratación de Estudios e Investigaciones 0,00 -4964,29
105
6340603 Servicios de Capacitación 0,00 -200,00
6340604 Fiscalización e Inspecciones Técnicas 0,00 -4464,29
6340605 Estudio y Diseño de Proyectos 0,00 -300,00
63407 Gastos en Informática -302,40 -93,68
6340702 Arrendamiento y licencias de Uso de Paquetes Informáticos -302,40 -93,68
63408 Bienes de Uso y Consumo Corriente -2545,80 -1082,89
6340802 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección -999,12 0,00
6340804 Materiales de Oficina -269,24 -49,25
6340805 Materiales de Aseo -675,41 -53,75
6340807 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones -505,88 -818,90
6340811 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería -96,15 -15,27
6340899 Otros Bienes de Uso y Consumo Corriente 0,00 -145,72
63504 Seguros, Comisiones Financieras y Otros -77,92 -24,30
6350401 Seguros -49,72 0,00
6350403 Comisiones Bancarias -28,20 -24,30
TRANSFERENCIAS NETAS 205566,94 105566,94
62606 Aportes y Participaciones Corrientes del Régimen Seccional Autónomo 48951,70 15127,83
6260608 Aportes a Juntas Parroquiales Rurales 48951,70 15127,83
62621 Transferencia y Donaciones de Capital del Sector Público 0,00 4337,10
6262102 De Entidades Descentralizadas y Autónomas 0,00 4337,10
62624 Aportes y participaciones de Capital del Sector Público 0,00 52129,50
6262402 De Exportaciones de Hidrocarburos y Derivados 0,00 52129,50
62626Aportes y Participaciones de Capital e Inversiones del Régimen SeccionalAutónomo
114220,63 35298,27
6262608 Aportes a Juntas Parroquiales Rurales 114220,63 35298,27
62629 Participaciones de Capital del Sector Público en Pre asignaciones 42726,93 0,00
6262901 Participaciones de Capital en Pre asignaciones Establecidas por Ley 42726,93 0,00
63601 Transferencias Corrientes al Sector Público -278,42 -1325,76
6360102 A entidades Descentralizadas y Autónomas -278,42 -1325,76
RESULTADO FINANCIERO 0,00 0,00
OTROS INGRESOS Y GASTOS 487,88 74,07
62524 Otros Ingresos No Clasificados 487,88 74,07
6252499 Otros no Específicos 487,88 14,07
RESULTADO DEL EJERCICIO -3455669,79 84231,98
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
106
Tabla 26: Componentes de los Estados Financieros al 31- 12 - 2014
CÓDIGO DENOMINACIÓN VALOR1.11.111.111.03.111.03.01.
ACTIVOCORRIENTESDisponibilidadesBanco Central del Ecuador Moneda de curso LegalBanco Central del Ecuador Moneda de curso LegalJUNTA.
86.495,57
112.112.01112.01.01112.01.01.009112.03.112.03.01.112.03.01.007112.05.112.05.05.113.113.19.141.141.01141.99151.151.512.21213.213.51213.51.01213.84213.84.01213.84.02213.84.036611.611.09618618.03
Anticipo de FondosAnticipo a Servidores PúblicosAnticipo de Remuneraciones Tipo AGladys AsquiAnticipos a Contratistas de Obras de InfraestructuraAnticipos a Contratistas de Obras de InfraestructuraIng. Alejandro CajamarcaAnticipos a Proveedores de Bienes y ServiciosRita RomeroCuentas por CobrarCuentas por cobrar otros ingresosBienes en AdministraciónBienes MueblesDepreciación AcumuladaInversiones en Obras en ProcesoObras de InfraestructuraPASIVOSCORRIENTESCuentas por PagarCuentas por Pagar Gastos en PersonalCuentas por Pagar Gastos en Personal LíquidoCuentas por Pagar Inversiones de Larga DuraciónCuentas por Pagar Bienes de L/D. ProveedorCuentas por Pagar Bienes de L/D. Impuesto a la RentaCuentas por Pagar Bienes de L/D. 70% ProveedorPATRIMONIOPatrimonio PúblicoPatrimonio Gobiernos SeccionalesResultados del EjercicioResultados del Ejercicio Vigente
1.738,26
14.040,05
17.406,50
468,05
20.296.90(73,21)
(341.887,64)
(889,40)5.054,534.900,65
88,3065,58
448.667,72
(345.569,79)
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
107
Enfoque del nivel de riesgo
GAD. Parroquial Rural de Fátima
Sistemas de apoyo
Tabla 27 Cuestionario de Control Interno
AUDITORÍA FINANCIERACUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N°. COMPONENTE: SISTEMAS DE APOYO SI NO1 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA:
INGRESOS1.1 ¿Los ingresos registrados por el GAD. Parroquial corresponden a transferencias
recibidas del Gobierno Central?X
1.2 ¿Las transferencias corresponden a las leyes especiales y las mismas se reciben deforma oportuna a fin de solventar el presupuesto del GAD. Parroquial?
X
1.3 ¿Los ingresos corrientes correspondientes al grupo de las disponibilidades, semantienen en cuentas rotativas de ingresos aperturadas tanto en el Banco Nacionalde Fomento como en el Banco Central del Ecuador?
X
1.4 ¿En los mayores auxiliares del Activo Corriente, dentro de la cuentaDisponibilidades refleja los valores recibidos por las transferencias del PresupuestoGeneral del Estado?
X
1.5 ¿A más de las transferencias recibidas por parte del Gobierno Central, el GAD,Parroquial Rural de Fátima, recibe fondos por Autogestión?
X
1.6 ¿El presupuesto del GAD. Parroquial de Fátima, se compone únicamente de losingresos por transferencias recibidas por parte del Gobierno Central?
X
1.7 ¿Las cédulas presupuestarias de ingresos se componen por ingresos que sesustentan en los ingresos programados por las leyes que favorecen al Presupuestode los GADS Parroquiales.
X
1.8 ¿El GAD. Parroquial registra en las cuentas de ingresos los fondos provenientes delas asignaciones otorgadas por los Consejos Provinciales y Municipales?
X
1.9 ¿Cuenta el GAD. Parroquial con especies valorados, que deberá ser entregada porcada recaudación que realice la entidad, documentos que cumplirán con losrequisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria?
X
EGRESOS1.10 ¿Los desembolsos realizados por el GAD. Parroquial corresponden a gastos, e
inversiones de conformidad con la Planificación anual programada por la entidad?X
1.11 ¿Los Egresos registrados por la entidad, se sustentan en proyectos que consten arealizarse dentro del Plan Anual de Contrataciones?
X
1.12 ¿Los egresos correspondientes al ejercicio fiscal vigente, están debidamentepresupuestados y dentro del Plan Anual de Contrataciones?
X
1.13 ¿Los diferentes pagos realizados por el GAD. Parroquial, cuentan con la suficientedocumentación de sustento, pertinente al acto financiero realizado?
X
1.14 ¿Los registros de pagos realizados por el GAD. Parroquial, corresponden a uncompromiso adquirido, que tiene disponibilidad presupuestaria?
X
1.15 ¿La entidad mantienen cuentas corrientes aperturadas en el depositario oficial con X
108
autorización de la Unidad Responsable del Tesoro Nacional?1.16 ¿El funcionario responsable del control interno de los Activos Corrientes de la
Entidad, cumplen con realizar las correspondientes Conciliaciones Bancarias,comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros ysaldos de los estados bancarios a una fecha determinada?
X
1.17 ¿Todo pago realizado por la entidad corresponde a un compromiso devengado,legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los contratosdebidamente suscritos?
X
1.18 ¿Todo pago realizado a beneficiarios se lo hará mediante transferencia, para lo cualse solicita que presenten una certificación bancaria y documentación personal delmismo?
X
2 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS2.1 ¿El personal de la institución ha sido contratado de conformidad con la LOSEP, y
cuál es la modalidad de contratación y cuáles son los plazos para el ejercicio delcargo dentro del GAD. Parroquial Rural de Fátima?
X
2.2 ¿Se ha realizado un análisis de la capacidad operativa de las diferentes UnidadesAdministrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades deoperación institucionales?
X
2.3 ¿Se mantiene información estadística y expedientes del personal que ha laboradodentro del GAD. Parroquial en los últimos cinco años?
X
2.4 ¿Se ha designado al responsable de la administración del recurso humano delGAD. Parroquial Rural de Fátima?
X
2.5 ¿El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluacióny selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experienciagarantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para lagestión institucional?
X
2.6 ¿En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos yotras normas que existan sobre la materia?
X
2.7 ¿Se han emitido y difundido las políticas y procedimientos para la evaluación deldesempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de laInstitución?
X
2.8 ¿Se ha promovido de forma constante y progresiva la capacitación, entrenamientoy desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de laentidad?
X
2.9 ¿Se han diseñado políticas por parte de la máxima autoridad que regulen lasactividades institucionales, observando los códigos de ética, normas yprocedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo?
X
2.10 ¿Se han establecido procedimientos y mecanismos apropiados que permitancontrolar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar detrabajo?
X
2.11 ¿Los expedientes del personal son protegidos apropiadamente, los mismos quepermiten contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones?
X
2.12 ¿Se han formulado indicadores de desempeño para cada uno de los servidores yservidoras de la entidad, para procesos de evaluación?
X
3 ADMINISTRACIÓN DE BIENES3.1 ¿La entidad ha cumplido con la presentación del Plan Anual de Contrataciones al
organismo pertinente de conformidad como dispone la Ley Orgánica del SistemaNacional de Contratación Pública?
X
109
3.2 ¿Para efectos de contratación, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjeraque desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita yhabilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP?
X
3.3 ¿La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisicionesse ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que serviránde base para una adecuada administración de las compras de bienes?
X
3.4 ¿Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución deobras, se han aplicado los procedimientos de: licitación, cotización y menorcuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especialesdel régimen especial?
X
3.5 ¿Se ha establecido un sistema adecuado para el control contable tanto de lasexistencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados convalores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes?.
X
4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN4.1 ¿El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operacionestécnicas, administrativas y financieras de una entidad?
X
4.2 ¿El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultadosde su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, buscaobtener información sobre su nivel de desempeño?
X
4.3 ¿Los sistemas de información y comunicación que dispone el GAD. Parroquialconcuerda con los planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a suscaracterísticas y necesidades y al ordenamiento jurídico vigente?
X
4.4 ¿Ha cumplido con lo que dispone la “LOTAIP”, para transparentar los actosadministrativos y financieros realizados por le GAD. Parroquial?
X
4.5 ¿Se han establecido canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar lainformación de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro yfuera de la institución?
X
4.6 ¿La entidad dispone de canales abiertos de comunicación que permita a losusuarios aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de losproductos y servicios brindados?
X
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
110
Sistemas misionales
Tabla 28 Cuestionario de Control Interno Sistemas Misionales
AUDITORÍA FINANCIERA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N°. COMPONENTE: SISTEMAS MISIONALES SI NO1 CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS1.1 ¿El GAD. Parroquial Rural de Fátima, ha planificado el desarrollo de obras y entrega de servicios básicos en base a
un presupuesto participativo?X
1.2 ¿Previo a la ejecución de obras y servicios, se cuenta con la certificación presupuestaria a fin de contar con losrecursos presentes o futuros para iniciar la ejecución de obras o servicios?
X
1.3 ¿La contratación de bienes y servicios se realiza de conformidad con el Plan Anual de Contrataciones, y siguiendolos procedimientos dinámicos contemplados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública?
X
1.4 ¿Se han mantenido procedimientos de control sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional,formulación y aprobación?
X
1.5 ¿Se han identificado los factores internos y externos que afectan el logro de objetivos organizacionales? X1.6 ¿Se presenta un alto nivel de quejas de los usuarios de los servicios, especialmente cuando la administración no las
resuelve oportunamente?X
1.7 ¿El Plan anual de contratación fue discutido y elaborado de forma coordinada con todos los involucrados en elproceso de planificación?
X
1.8 ¿Las actas de la comisión técnica son motivadas y se encuentran debidamente suscritas y legalizadas por todos susmiembros?
X
1.9 ¿Para cada una de las obras se ha preparado un programa o cronograma de avance físico? X1.10 ¿Los fiscalizadores de obras elaboran y remiten a sus superiores, evaluaciones escritas mensuales sobre el avance
físico financiero y calidad de las obras y contratos?X
1.11 ¿Los fiscalizadores al menos cumplen con los mismos requisitos de experiencia y formación, que los que disponeel profesional responsable de la obra?
X
1.12 ¿En el lugar de la obra, permanecen en el sitio los siguientes documentos: contrato, planos, especificacionestécnicas, programa de ejecución, libro de obra, resumen financiero?
X
1.13 ¿Durante la etapa de operación de los proyectos se han efectuado evaluaciones periódicas del funcionamiento ycomparativas respecto de lo planificado?
X
1.14 ¿Una vez aprobado el presupuesto, los responsables de los proyectos y programas han realizado una programacióntrimestral de actividades, con cupos de gastos? Se ha comunicado a la asamblea cantonal o al Concejo?
X
1.15 ¿Cuándo la entidad adquiere bienes para la construcción de obras, se realiza actas de entrega recepción, querespalde la entrega de los bienes a la comunidad?
X
2 DEUDA PÚBLICA
2.1 ¿Las operaciones de crédito están incluidas en el presupuesto anual y no superan el límite de endeudamiento queseñala la ley?
X
2.2 ¿No se ha iniciado trámites por parte del GAD. Parroquial para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan dereducción de la deuda, cuando corresponda?
X
2.3 ¿Las deudas que mantiene el GAD. Parroquial Rural de Fátima, es con el Banco del Estado, endeudamientogenerado para la construcción de obras de infraestructura básica?
X
2.4 ¿Se han desarrollado proyecciones y estrategias para administrar la deuda pública en función de los dividendoscobrados a través de fideicomisos de la cuenta que se mantiene en el Banco Central del Ecuador.
X
2.5 ¿La contabilización de los dividendos e intereses es registrada en el sistema contable oportunamente en base a losEstados de cuenta recibidos del Banco Central del Ecuador?
X
2.6 ¿Se realizan Conciliaciones Bancarias, de forma periódica con el libro bancos y el estado de cuenta entregado porlos Bancos corresponsales?
X
2.7 ¿Las alícuotas recibidas por le GAD. Parroquial Rural, son contabilizadas periódicamente en las respectivascuentas de ingresos dentro del Presupuesto Parroquial?.
X
2.8 ¿Son constantes los abonos realizados por las diferentes leyes a la cuenta del GAD. Parroquial que mantiene en elBanco Central del Ecuador?.
X
2.9 ¿Los fondos extrapresupuestarios recibidos por el GAD. Parroquial, han sido considerados dentro del PresupuestoParroquial?.
X
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
111
Calificación del cuestionario de control interno
Sistemas de Apoyo
Tabla 29 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PT SI/NO CT
INGRESOS/EGRESOS 18 16¿Los ingresos registrados por el GAD. Parroquial corresponden a transferenciasrecibidas del Gobierno Central?
SI 1
¿Las transferencias corresponden a las leyes especiales y las mismas se reciben deforma oportuna a fin de solventar el presupuesto del GAD. Parroquial?
SI 1
¿Los ingresos corrientes correspondientes al grupo de las disponibilidades, semantienen en cuentas rotativas de ingresos aperturadas tanto en el Banco Nacionalde Fomento como en el Banco Central del Ecuador?
SI 1
¿En los mayores auxiliares del Activo Corriente, dentro de la cuentaDisponibilidades refleja los valores recibidos por las transferencias del PresupuestoGeneral del Estado?
SI 1
¿A más de las transferencias recibidas por parte del Gobierno Central, el GAD,Parroquial Rural de Fátima, recibe fondos por Autogestión?
NO 0
¿El presupuesto del GAD. Parroquial de Fátima, se compone únicamente de losingresos por transferencias recibidas por parte del Gobierno Central?
SI 1
¿Las cédulas presupuestarias de ingresos se componen por ingresos que sesustentan en los ingresos programados por las leyes que favorecen al Presupuestode los GADS Parroquiales.
SI 1
¿El GAD. Parroquial registra en las cuentas de ingresos los fondos provenientes delas asignaciones otorgadas por los Consejos Provinciales y Municipales?
SI 1
¿Cuenta el GAD. Parroquial con especies valorados, que deberá ser entregada porcada recaudación que realice la entidad, documentos que cumplirán con losrequisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria?
NO 0
¿Los desembolsos realizados por el GAD. Parroquial corresponden a gastos, einversiones de conformidad con la Planificación anual programada por la entidad?
SI 1
¿Los Egresos registrados por la entidad, se sustentan en proyectos que consten arealizarse dentro del Plan Anual de Contrataciones?
SI 1
¿Los egresos correspondientes al ejercicio fiscal vigente, están debidamentepresupuestados y dentro del Plan Anual de Contrataciones?
SI 1
¿Los diferentes pagos realizados por el GAD. Parroquial, cuentan con la suficientedocumentación de sustento, pertinente al acto financiero realizado?
SI 1
112
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Análisis del Resultado
Como podemos observar según la tabla, tenemos un Nivel de confianza de 88,89% que es Altoy está en el rango de 76 % - 95%; y presenta un Nivel de Riesgo Bajo del 11,11%
Tabla 30 Calificación Porcentual de nivel de Confianza y Riesgo
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJO
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Módulo de auditoría de gestión
¿Los registros de pagos realizados por el GAD. Parroquial, corresponden a uncompromiso adquirido, que tiene disponibilidad presupuestaria?
SI 1
¿La entidad mantienen cuentas corrientes aperturadas en el depositario oficial conautorización de la Unidad Responsable del Tesoro Nacional?
SI 1
¿El funcionario responsable del control interno de los Activos Corrientes de laEntidad, cumplen con realizar las correspondientes Conciliaciones Bancarias,comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros ysaldos de los estados bancarios a una fecha determinada?
SI 1
¿Todo pago realizado por la entidad corresponde a un compromiso devengado,legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los contratosdebidamente suscritos?
SI 1
¿Todo pago realizado a beneficiarios se lo hará mediante transferencia, para locual se solicita que presenten una certificación bancaria y documentación personaldel mismo?
SI 1
Calificación Total = CT
Ponderación Total = PT
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 16/18*100 = 88,89%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 88,89% =11,11%
113
Tabla 31 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y RiesgoCOMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PT SI/NO CT
SUMA 12 8¿El personal de la institución ha sido contratado de conformidad con la LOSEP, ycuál es la modalidad de contratación y cuáles son los plazos para el ejercicio delcargo dentro del GAD. Parroquial Rural de Fátima?
SI 1
¿Se ha realizado un análisis de la capacidad operativa de las diferentes UnidadesAdministrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades deoperación institucionales?
NO 0
¿Se mantiene información estadística y expedientes del personal que ha laboradodentro del GAD. Parroquial en los últimos cinco años?
SI 1
¿Se ha designado al responsable de la administración del recurso humano delGAD. Parroquial Rural de Fátima?
SI 1
¿El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluacióny selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experienciagarantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para lag1estión institucional?
NO 0
¿En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos yotras normas que existan sobre la materia?
SI 1
¿Se han emitido y difundido las políticas y procedimientos para la evaluación deldesempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de laInstitución?
NO 0
¿Se ha promovido de forma constante y progresiva la capacitación, entrenamientoy desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de laentidad?
SI 1
¿Se han diseñado políticas por parte de la máxima autoridad que regulen lasactividades institucionales, observando los códigos de ética, normas yprocedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo?
SI 1
¿Se han establecido procedimientos y mecanismos apropiados que permitancontrolar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar detrabajo?
SI 1
¿Los expedientes del personal son protegidos apropiadamente, los mismos quepermiten contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones?
SI 1
¿Se han formulado indicadores de desempeño para cada uno de los servidores yservidoras de la entidad, para procesos de evaluación?
NO 0
Calificación Total = CT 8
Ponderación Total = PT 12
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 8/12*100 = 66,67%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 66,67% =33,33%
114
Análisis del Resultado
Como podemos observar según la tabla, tenemos un Nivel de Confianza de 66,67% que esAlto y está en el rango de 76 % - 95%; un Nivel de Riesgo Bajo del 33,33%.
Tabla 32 Calificación Porcentual del nivel de Confianza y Riesgo.
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJO
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Manual de Auditoría de Gestión
Tabla 33 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE BIENES PT SI/NO CT
SUMA 5 4¿La entidad ha cumplido con la presentación del Plan Anual de Contrataciones alorganismo pertinentes de conformidad como dispone la Ley Orgánica del SistemaNacional de Contratación Pública?.
SI
¿Para efectos de contratación, toda persona natural o jurídica, nacional oextranjera que desee participar en los procesos de contratación, deberá estarinscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP?.
SI
¿La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisicionesse ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que serviránde base para una adecuada administración de las compras de bienes?.
SI
¿Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución deobras, se han aplicado los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía,ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales delrégimen especial?.
SI
¿Se ha establecido un sistema adecuado para el control contable tanto de lasexistencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados convalores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes?.
NO
Calificación Total = CT
Ponderación Total = PT
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 4/5 *100 = 80%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 80% = 20%
115
Análisis de Resultados
Como podemos observar según la tabla, tenemos un Nivel de Confianza de 80% que es Alto yestá en el rango de 76 % - 95%; un Nivel de Riesgo Bajo del 20%.
Tabla 34 Calificación Porcentual del nivel de Confianza y Riesgo
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJO
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Manual de Auditoría de Gestión
Tabla 35 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y RiesgoCOMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN PT SI/NO CT
SUMA 6 3¿El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodosestablecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operacionestécnicas, administrativas y financieras de una entidad?
NO 0
¿El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultadosde su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtenerinformación sobre su nivel de desempeño?
NO 0
¿Los sistemas de información y comunicación que dispone el GAD. Parroquialconcuerda con los planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a suscaracterísticas y necesidades y al ordenamiento jurídico vigente?
SI 1
¿Ha cumplido con lo que dispone la “LOTAIP”, para transparentar los actosadministrativos y financieros realizados por le GAD. Parroquial?
SI 1
¿Se han establecido canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar lainformación de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro yfuera de la institución?
NO 0
¿La entidad dispone de canales abiertos de comunicación que permita a losusuarios aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de losproductos y servicios brindados?
SI 1
Calificación Total = CT 3
Ponderación Total = PT 6
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 3/6 *100 = 50%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 50% = 50%
116
Análisis de Resultados
Como podemos observar según la tabla, tenemos un Nivel de Confianza de 50%, que es Bajoy está ubicado en el rango de “15 - 50%”; con un Nivel de Riesgo Alto del 50%; que por sugrado de afectación corresponde requiere de acciones correctivas inmediatas.
Tabla 36 Calificación Porcentual de nivel de Confianza y riesgo
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJOElaborado por: Viviana PérezFuente: Manual de Auditoría de Gestión
117
Sistemas misionales
Tabla 37 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGOCOMPONENTE: SISTEMAS MISIONALES PT SI/NO CT
CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOSSUMA: 15 13¿El GAD. Parroquial Rural de Fátima, ha planificado el desarrollo de obras y entrega deservicios básicos en base a un presupuesto participativo?
SI 1
¿Previo a la ejecución de obras y servicios, se cuenta con la certificación presupuestaria a finde contar con los recursos presentes o futuros para iniciar la ejecución de obras o servicios?
SI 1
¿La contratación de bienes y servicios se realiza de conformidad con el Plan Anual deContrataciones, y siguiendo los procedimientos dinámicos contemplados en la Ley Orgánicadel Sistema Nacional de Contratación Pública?.
SI 1
¿Se han mantenido procedimientos de control sobre la programación vinculada al PlanOperativo Institucional, formulación y aprobación?
SI 1
¿Se han identificado los factores internos y externos que afectan el logro de objetivosorganizacionales?
NO 0
¿Se presenta un alto nivel de quejas de los usuarios de los servicios, especialmente cuando laadministración no las resuelve oportunamente?
NO 0
¿El Plan anual de contratación fue discutido y elaborado de forma coordinada con todos losinvolucrados en el proceso de planificación?
SI 1
¿Las actas de la comisión técnica son motivadas y se encuentran debidamente suscritas ylegalizadas por todos sus miembros?
SI 1
¿Para cada una de las obras se ha preparado un programa o cronograma de avance físico? SI 1
¿Los fiscalizadores de obras elaboran y remiten a sus superiores, evaluaciones escritasmensuales sobre el avance físico financiero y calidad de las obras y contratos?
SI 1
¿Los fiscalizadores al menos cumplen con los mismos requisitos de experiencia y formación,que los que dispone el profesional responsable de la obra?
SI 1
¿En toda obra, permanecen en el sitio los siguientes documentos: contrato, planos,especificaciones técnicas, programa de ejecución, libro de obra, resumen financiero?
SI 1
¿Durante la etapa de operación de los proyectos se han efectuado evaluaciones periódicas delfuncionamiento y comparativas respecto de lo planificado?
SI 1
¿Una vez aprobado el presupuesto, los responsables de los proyectos y programas hanrealizado una programación trimestral de actividades, con cupos de gastos? Se hacomunicado a la asamblea cantonal o al Concejo?
SI 1
¿Cuándo la entidad adquiere bienes para la construcción de obras, se realiza actas deentrega recepción, que respalde la entrega de los bienes a la comunidad?
SI 1
Calificación Total = CT 13
Ponderación Total = PT 15
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 13/15 *100 = 86,67%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 86,67% =13,33%
118
Análisis de ResultadosComo podemos observar según la Tabla, tenemos un Nivel de Confianza de 86,67% que esAlto y está en el rango de “76 - 95%”; con un Nivel de Riesgo Bajo del 13,33%.
Tabla 38 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo
Tabla 39 Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DECONFIANZA
NIVEL DERIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJO
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
COMPONENTE: SISTEMAS MISIONALES PT SI/NO CT
DEUDA PÚBLICA
SUMA: 9 6
¿Las operaciones de crédito están incluidas en el presupuesto anual y no superan el límite deendeudamiento que señala la ley?
NO 0
¿Se ha iniciado trámites por parte del GAD. Parroquial para contraer endeudamiento sin cumplircon el plan de reducción de la deuda, cuando corresponda?
NO 0
¿Las deudas que mantiene el GAD. Parroquial Rural de Fátima, es con el Banco del Estado,endeudamiento generado para la construcción de obras de infraestructura básica?
NO 0
¿Se han desarrollado proyecciones y estrategias para administrar la deuda pública en función de losdividendos cobrados a través de fideicomisos de la cuenta que se mantiene en el Banco Central delEcuador.
SI 1
¿La contabilización de los dividendos e intereses es registrada en el sistema contable oportunamenteen base a los Estados de cuenta recibidos del Banco Central del Ecuador?
SI 1
¿Se realizan Conciliaciones Bancarias, de forma periódica con el libro bancos y el estado de cuentaentregado por los Bancos corresponsales?
SI 1
¿Las alícuotas recibidas por le GAD. Parroquial Rural, son contabilizadas periódicamente en lasrespectivas cuentas de ingresos dentro del Presupuesto Parroquial?.
SI 1
¿Son constantes los abonos realizados por las diferentes leyes a la cuenta del GAD. Parroquial quemantiene en el Banco Central del Ecuador?.
SI 1
¿Los fondos extrapresupuestarios recibidos por el GAD. Parroquial, han sido considerados dentrodel Presupuesto Parroquial?.
SI 1
Calificación Total = CT 6
Ponderación Total = PT 9
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 6/9 *100 =66,67
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 66,67% = 33,33%
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Manual de Auditoría de Gestión
Auditoría de Gestión
119
Análisis de ResultadosComo podemos observar según la tabla, tenemos un Nivel de Confianza de 66,67% que esAlto y está en el rango de 76 % - 95%; un Nivel de Riesgo Bajo del 33,33%.
Tabla 40 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo
CALIFICACIÓNPORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15 - 50 % 1 BAJO 3 ALTO
51 - 75 % 2 MEDIO 2 MEDIO
76 - 95 % 3 ALTO 1 BAJO
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Módulo de Auditoría de Gestión
120
Análisis del riesgo
Tabla 41 Matriz de Riesgo: anticipo de fondos entregados por el GAD. Parroquial Rural deFátima
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOSProblema: LIQUIDACIÓN DE ANTICIPOS
ComponenteCalificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque
PreliminarInherente Fundamento De control Fundamento
ANTICIPODE FONDOS
Alto
- Ausencia de archivosactualizados por nosubir la información enel momento oportuno.
Desconocimiento yfalta de capacitacióndel responsable de darseguimiento a fin deproceder con laliquidación deanticipos.
-Registros innecesariosque obstaculizan elNormal desarrollo delas actividades.
-Falta de informesmensuales para elconocimiento lasliquidacionesrealizadas poranticipos entregados.
Alto
-Ausencia deprocedimientos deliquidación de fondosentregados comoAnticipos a rendircuenta.
-Ausencia defiscalizaciónadecuada de lascuentas y auxiliaresabiertos por anticipode fondos.
- Ausencia deaplicación de losprocedimientos decumplimientoobligatorio descritoen las Normas deControl Interno.
- Ausencia denormas yreglamentos internospara el tratamientode fondos entregadosen calidad deanticipo.
- Verificar laveracidad de lainformaciónregistrada concargo Anticipode Fondos.
- Verificar lahistoriaindividual delos fondosentregados enanticipo yporque no sehan liquidado.
-Verificar laautenticidad dela informacióncorrespondiente A fondos deAnticipos.
- Confirmarque los saldosregistrados poranticipo defondosrealmenteexisten.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
121
Tabla 42 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: Anticipode Fondos
Matriz de Ponderación de Riesgos.Controles claves Afirmación afectada Ponderación Calificación-Conformación de los valoresregistrados como anticipo de fondosa través de certificantes de quienesrecibieron los recursos.
EficaciaEficiencia 10
4
-Clasificación de valores porantigüedad, situación, y montos arendir cuenta o devolución.
Eficacia 10 6
-Procedimientos de Controlestablecidos para liquidación deAnticipo de Fondos.
Eficiencia10 2
-se han abierto cuentas auxiliares quepara este efecto constan en elCatálogo General de Cuentas.
EficaciaEficiencia 10 4
-Se mantiene en archivo loscomprobantes de Egreso quecontabilizan el anticipo con sudebida documentación de sustento.
EficaciaEficiencia
10 4
El egreso realizado con cargo a estacuenta, es ajustado hasta el 28 dediciembre del año en curso. Eficacia
Eficiencia
10 2
TOTAL: 60 22
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Tabla 43 Ponderaciones
TABLA DE PONDERACIONES2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se
desconocen.4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los
adecuados.10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
122
Tabla 44 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo
Tabla 45 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo
Fuente: Manual de Auditoría de GestiónElaborado por: Viviana Pérez
Resultado: Tenemos un Nivel de Confianza Bajo y un Nivel de Riesgo Alto como podemosobservar en la tabla.
Calificación Total = CT 22
Ponderación Total = PT 60
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 22/60*100 = 36,67%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 36,67% =63,33%
NIVEL DE CONFIANZABAJO MODERADO ALTO15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 75%
76% - 95%
24% - 5%ALTO MODERADO BAJONIVEL DE RISESGO (100 –NC)
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
ELABORADO POR: Viviana Pérez
123
Tabla 46 Matriz De Riesgo: Bienes Muebles Entregados por el GAD. Parroquial Rural deFátima
MATRIZ PRELINAR DE RIESGOSProblema: BIENES DE LARGA DURACIÓN NO REGISTRADOS Y SIN REGISTRAR LADEPRECIACIÓN ACUMULADA.
Componente
Calificación del riesgo Calificación del riesgo EnfoquePreliminarInherente Fundamento De control Fundamento
BIENESMUEBLES
Alto
-Ausencia de archivosactualizados de losbienes de largaduracióncorrespondiente alGAD. Parroquial Ruralde Fátima.
-Ausencia de unservidor(a) responsabledel proceso de controly mantenimiento eidentificación de losbienes de largaduración.
Desconocimiento delos procesoscorrespondientes a laadministración debienes.
Alto
-Incumplimiento a loslineamientosestablecidos dentro dela Norma de ControlInterno 406-08 “Uso delos Bienes de LargaDuración.
-Ausencia deprocedimientos decontrol interno para eluso, custodia,verificación, y demanera que seanadministradoscorrectamente.
-Ausencia deconstataciones físicasde las existencias ybienes de largaduración.
-Ausencia de registrospor depreciaciones deBienes de largaduración deconformidad a lanormativa contable.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
124
Tabla 47 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: BienesMuebles
Matriz de Ponderación de Riesgos.Controles claves Afirmación
afectadaPonderación Calificación
Registro oportuno del Ingreso de bienesa las tarjetas de control de Inventarios.
EficaciaEficiencia 10
4
Identificación de los bienes ycodificación de los mismos. Eficacia 10 2
Entrega de los bienes mediante actasresponsabilizando por su uso y custodia.
EficaciaEficiencia 10
4
Constatación física de existencias ybienes de larga duración por lo menosuna vez al año.
EficaciaEficiencia
102
Procedimientos descritos para la baja,enajenación, conservación y utilizaciónde bienes de larga duración. Eficacia
Eficiencia10
2
TOTAL: 50 14
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Tabla 48 Ponderaciones
TABLA DE PONDERACIONES2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se desconocen.4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los adecuados.10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
Fuente: Manual De Auditoría de GestiónElaborado por: Viviana Pérez
Tabla 49 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo de Ausencia de información catastralactualizada
Calificación Total = CT 14
Ponderación Total = PT 50
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 14/50*100 = 28%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 28% = 72%
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
125
Tabla 50 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Resultado: Tenemos un Nivel de Confianza Bajo y un Nivel de Riesgo Alto como podemosobservar en la tabla.
Tabla 51 Matriz de Riesgo: Cuentas por pagar por el GAD. Parroquial Rural de Fátima
MATRIZ PRELINAR DE RIESGOS
Problema: CUENTAS POR PAGAR NO HONRADAS EN EL CORTO PLAZO ESTABLECIDO
ComponenteCalificación del riesgo Calificación del riesgo Enfoque Preliminar
Inherente Fundamento De control Fundamento
CUENTASPOR PAGAR
Alto
-Ausencia deservidores(as) quecuenten con el perfiladecuado paradesempeñarse comoTesorero del GAD.Parroquial Rural.
Desconocimiento deprocedimientos decontrol interno para elcontrol y cumplimientode obligaciones.
Mantenimiento de unarchivo y registrodetallado por fechas devencimiento deobligaciones dentro delEjercicio Fiscal.
Alto
Incumplimiento a loslineamientoscontemplados dentro de laNorma de Control Internoy regulaciones aplicables.
Inobservancia a lasobligaciones pendientesde cancelar y sin haberserespetado la fecha delcompromiso.
Ausencia deConciliaciones realizadasa fin de verificar laconformidad de los saldoscon los acreedores.
Ausencia de registros pormultas y sanciones por nocumplir las obligacionesen los plazos convenidos.
Verificar el cumplimientode los lineamientosestablecidos en lasnormas de control internopara el cumplimiento deobligaciones.
Constatar las fechas depago de las obligacionescon las fechas registradasen los auxiliarescontables.
Verificar si se hanrealizado conciliacionesde cuentas por pagar a finde depurar las cuentaspendientes.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural De FátimaElaborado Por: Viviana Pérez
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 75%
76% - 95%
24% - 5%ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RISESGO (100 –NC)
126
Tabla 52 Matriz de Ponderación de riesgo y Controles Claves para el Componente: BienesMuebles
Matriz de Ponderación de Riesgos.
Controles claves Afirmaciónafectada
Ponderación Calificación
Registro oportuno enauxiliares, manteniendo
por fechas de vencimientode obligaciones.
EficaciaEficiencia 10
6
Confirmaciones de saldoscon acreedores por
obligaciones pendientes.Eficacia 10 2
Conciliaciones de cuentaspor obligaciones
pendientes de pago.
EficaciaEficiencia
10 4
Registro de multas ysanciones a los
responsables queevadieron los pagos.
EficaciaEficiencia 10
2
Ajustes con saldospendientes de pago
correspondiente a añosanteriores.
EficaciaEficiencia
102
TOTAL: 50 16
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Tabla 53 Ponderaciones
TABLA DE PONDERACIONES2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles-Claves, se
desconocen.4 BAJO Cuando los controles - Clave se ha cumplido en parte.6 MEDIO Cuando los Controles - Clave se han cumplido en un 50%8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los
adecuados.10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
127
Tabla 54 Cálculo de Nivel de Confianza y Riesgo de Ausencia de información catastralactualizada
Tabla 55 Cálculo de nivel de Confianza y Riesgo
Resultado: Tenemos un Nivel de Confianza Bajo y un Nivel de Riesgo Alto como podemosobservar en la tabla.
Cumple con un objetivo fundamental, diseñar una estrategia de trabajo a la medida de las
necesidades de la organización. El cómo, una vez dispone de la información de la fase
preliminar, ya contamos con una importante aproximación del riesgo, nos familiarizamos con
los principales componentes determinados, lo que nos permite evaluar su cumplimiento en el
control interno, establecer debilidades o inconformidades, lo que a su vez contribuye a fijar
objetivos claros en el plan de auditoría de gestión.
La planificación si bien es una etapa del proceso de auditoría, es un proceso en sí mismo, son
una serie de actos u operaciones que conducen a un fin específico. Este fin es determinar
Calificación Total = CT 14
Ponderación Total = PT 50
Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 16/50*100 = 32%
Nivel de Riesgo Inherente: RI =100% - NC 100% - 32% = 68%
NIVEL DE CONFIANZABAJO MODERADO ALTO15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 75%
76% - 95%
24% - 5%ALTO MODERADO BAJONIVEL DE RISESGO (100 –NC)
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
128
cuáles serán los procedimientos de auditoría a emplear que permitan obtener la satisfacción
necesaria para emitir una opinión.
Una vez recopilada toda la información, deberá comprobarse si los controles internos
funcionan y logran sus objetivos, para lo cual deberán realizarse pruebas consistentes en la
revisión de determinadas operaciones, observando el funcionamiento directo del sistema. En
cada una de las áreas deberá compararse la realidad observada con los requisitos mínimos a
cumplir por cada una de las leyes, normas y regulaciones aplicables que aseguren un adecuado
control de ellas. La aplicación de los procedimientos de auditoría en la evaluación financiera
se realizan con la finalidad de recopilar evidencia, la misma que debe reunir los siguientes
atributos: ser suficiente, competente y pertinente al proceso evaluado, lo cual coadyuva a la
recopilación de evidencia, la misma que sustenta la opinión del auditor.
Determinación de áreas de estudio
El programa de planificación específica tiene como propósito fundamental asegurar que la
información obtenida en el análisis general y diagnóstico comparativo, sea complementada
con procedimientos dirigidos a obtener una programación integral del enfoque del examen.
Los productos de esta fase, nos permite determinar:
a) La naturaleza y el alcance del examen.
b) El personal requerido.
c) Los plazos de ejecución.
d) Los principales componentes.
129
Desarrollo de los Programas de Auditoría
Tabla 56 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014COMPONENTE: DISPONIBILIDADES
N° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.Estimado Utilizado
OBJETIVO:Determinar el origen de los fondos correspondientes alActivo Corriente – Disponible, que han sido registradosdentro de las cédulas presupuestarias de Ingresos.PROCEDIMIENTOS
01 Solicitar a la responsable del registro contable del GAD.Parroquial la documentación necesaria a fin de poderrealizar la evaluación financiera al componente analizadocomo son:Estados de situación financieraCédulas presupuestaria de ingresosLibros mayoresLibros auxiliaresEstado de cuentaEstado de Ejecución Presupuestaria
03 02 VP ING-001
02 Analizar la información correspondiente a los ingresosrecibidos por transferencia realizada por el GobiernoCentral, mediante depósito realizado a la cuenta quemantiene la entidad en el Banco Central del Ecuador.
03 03 VP ING-002
03 Verificar el saldo que se presenta en el Estado deSituación Financiera al 31 de diciembre de 2014,corresponde al saldo presentado en mayores.
01 01 VP ING-003
04 Conciliar los valores recibidos por las diferentes Leyes,de conformidad a los valores registrados por el GAD.Parroquial de Fátima durante el ejercicio fiscal 2014.
01 01 VP ING-004
05 Verificar en la cédula presupuestaria de ingresos si losvalores registrados corresponden a los valores reportadosen los estados de cuenta del Banco Central del Ecuador.
01 01 VP ING-005
06 Verificar si el estado de ejecución presupuestariacorresponde en función de los ingresos recibidos por elGAD. Parroquial en el año 2014.
02 01 VP ING-006
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
Fuente: Gobierno Autónomo Parroquial de Fátima
130
Tabla 57 Conciliación de valores recibidos mediante transferencia de fondos del BancoCentral
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMA P/T: ING-004CONCILIACIÓN DE VALORES RECIBIDOS MEDIANTE TRANSFERENCIA DE
FONDOSPARTIDA DENOMINACIÓN MENSUAL ANUAL MEF CONSEJO LEY 010
Saldos registrados en laEntidad según Estadosde Cuenta.
1 INGRESOSCORRIENTES
1.08.06 Aportes y ParticipaciónCorriente del RégimenSeccional Autónomo
60.511,32 60.511,32
1.8.06.08 Aportes a JuntasParroquiales
16.808,70
2 INGRESOS DECAPITAL
2.8.01 TRANSFERENCIAS DECAPITAL EINVERSIÓN DELSECTOR PÚBLICO
39.033,90
2.8.01.02 De EntidadesDescentralizadasAutónomasAlícuotas 2011(1) 4.337.10 4.337.10Alícuotas 2012(4) 4.337,10 17.348,40Alícuotas 2013(4) 4.337,10 17.348,40
2.8.04 APORTE YPARTICIPACIÓN DELSECTOR PÚBLICO
2.8.04.02 De Exportación deHidrocarburos yDerivados
12.000,00 144.000,00
2.8.06.08 A juntas ParroquialesRurales Inversión
141.193,08 141.193,08
3 INGRESOS DEFINANCIAMIENTOSUBTOTAL DEINGRESOS
384.762,59 201.728,69 39.033,90 144.000,00
Saldo según Estados deCuenta:
384.762,59
Saldo según LibroMayor de: BancoCentral del E.
357.377,55
Diferencia de Auditoría (27.385,04)Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
131
Tabla 58 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Archivos corrientes del GAD. Parroquial.
P/T
CN-1/12
Dentro de la estructura orgánica del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, se encuentra la Secretaria-Tesorera, la misma que cumple
con las funciones de Contadora de la entidad, y realiza todas las actividades
concernientes a la actividad financiera, en tal sentido, con la debida
autorización del señor Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, se solicitó en base a la auditoría que se está realizando:
Estado de Situación Financiera
Cédula Presupuestaria de Ingresos
Libros Mayores
Libros Auxiliares
Estados de cuenta
Esta información ha sido solicitada con fecha 06 de mayo de 2015, la misma
que se ha entregado a satisfacción por parte de la Secretaria Tesorera de la
entidad, permitiendo de esta manera seguir con el proceso de evaluación.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima
132
Tabla 59 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de Ingresos durante el Ejercicio Fiscal 2014.
P/T
CN - 2/12
De conformidad al mayor general de la cuenta “Banco Central del Ecuador
Moneda de curso legal Junta”, Código: 111.03.01, con corte desde el
01/ene/2014 al 31/dic/2014; se verifica los ingresos recibidos por el GAD.
Parroquial de Fátima durante el ejercicio fiscal 2014, por las diferentes leyes
como son; Ley 010; Contribución Especial para Gobiernos Parroquiales
otorgado por el Ministerio de Finanzas, Aporte según COTAD., los mismos que
corresponden con los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera al
31 de diciembre de 2014., según detalle adjunto:
Saldo inicial al 01 de enero de 2014 $ 376.282,10
Ingresos recibidos durante el Ejercicio Fiscal $ 357.377,55
Egresos realizados durante el Ejercicio Fiscal $ 647.164,08
Saldo al 31 de diciembre de 2014 $ 86.495,57
En tal sentido el saldo determinado de $86.495,57, es razonable de conformidad
a las transferencias recibidas según P/T: AF-002, (adjunto)
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
133
Tabla 60 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de verificación de saldos de estado de situación
financiera con mayores
P/T
CN - 3/12
Dentro del proceso de evaluación financiera se realizó el cruce de información
entre los saldos presentados en el estado de situación financiera y los mayores
generales proporcionados por la Tesorera de la entidad, de conformidad al
siguiente detalle:
111.03.01 Disponibilidades $ 86.495,57
112.01.01 Anticipo de Remuneraciones
112.01.01.009 Gladys Asqui 1.738,26
112.03.01 Anticipos a Contratistas - Obras
112.03.01.007 Ing. Alejandro Cajamarca 14.040,05
112.05.05 Rita Romero 17.406,50
141.01 Bienes Muebles 20.296,90
151.51 Obras de Infraestructura
151.51..07 Construcciones y Edificaciones (341.887,64)
611.09 Patrimonio Gobiernos Seccionales (345.569,79)
Estos son los componentes que de conformidad a su materialidad se han
considerado para su análisis y revisión a fin de determinar la razonabilidad del
saldo.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
134
Tabla 61 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de conciliación de saldos entre el Banco Central y el
mayor de Bancos Moneda de curso legal.
P/T
CN - 4/12
Revisada la información correspondiente al mes de diciembre del año analizado
de bancos, y los estados de cuenta del Banco Central del Ecuador, de
conformidad a los saldos registrados en el estado de situación financiera, una
vez conciliado los valores recibidos y registrados como Ingresos a la cuenta
Bancos del GAD. Parroquial de Fátima, se puede determinar lo siguiente:
Banco Central del Ecuador – Estados de Cuenta:
Saldo anterior GAD. Parroquial de Fátima $ 130.510,10
MENOS Notas de Débito durante el ejercicio 2014 75.530,66
MAS Notas de Crédito, durante el ejercicio 2014 31.516,13
SALDO al 31 de diciembre de 2014 según Banco Central 86.495,57
SALDO, según Mayor General de Bancos al 31/12/2014 $ 86.495,57
De conformidad a la información que consta como evidencia dentro de la
evaluación financiera se puede determinar que el saldo que se presenta dentro
de la cuenta disponibilidades: Banco Central del Ecuador Moneda de curso
legal Junta, es razonable.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
135
Tabla 62 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro de las transferencias en la Cédula
Presupuestaria de Ingresos.
P/T
CN - 5/12
De conformidad a Ley Orgánica de Organización Territorial, Autonomías y
Descentralización, el Gobierno Parroquial de Fátima ha registrado
transferencias y donaciones corrientes, por parte del Banco Central del Ecuador,
por aporte de la Ley 010; y por Aporte del Ministerio de Finanzas.
Aportes que han sido transferidos en alícuotas conforme a los registros
contables en el mayor general, así como también en referencia a los Estados de
Cuenta emitidos por el Banco Central del Ecuador, los mismos que han sido
registrados en las Cédulas Presupuestarias de Ingresos, según papales de trabajo
adjunto.
Los valores recibidos mes a mes por cada una de las leyes, corresponden a los
valores registrados en la cédula de ingresos correspondiente.
En tal sentido se podría decir que en cuanto al registro y control interno de la
cuenta Disponibilidades, Banco Central Moneda en curso legal Junta, es
razonable.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
136
Tabla 63 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013.
COMPONENTE: ANTICIPO DE FONDOSN° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.
Estimado UtilizadoOBJETIVO:Determinar la veracidad y consistencia de los saldos quese mantienen por anticipos, y porque no han sidodevengados al cierres del ejercicio fiscal.PROCEDIMIENTOS
01 Verificar si los saldos que se reflejan dentro de lascuentas en los estados financieros como anticipo defondos corresponden al ejercicio fiscal vigente.
02 02 VP AF.006
02 Confirmar que los saldos correspondientes a cada uno delos auxiliares en función de su materialidad, y sirealmente existen y están debidamente autorizados por lamáxima autoridad.
02 02 VP AF-007
03 Verificar con los mayores generales la pertinencia de losvalores generados como anticipo de fondos.
01 01 VP AF-008
04 Constatar si el comprobante de egreso por anticipo defondos se encuentra debidamente contabilizado y con lasfirmas de responsabilidad pertinentes.
02 02 VP AF-009
05 Confirmar los valores presentados como anticipo defondos en el estado de situación financiera corresponde alos valores registrados en el mayor general.
03 03 VP AF-006-008
06 Verificar si el anticipo de fondos se sustenta en lasolicitud de anticipo de remuneración y autorización dedescuento voluntario.
03 02 VP AF-010
07 Comprobar si los procesos de contratación se hanrealizado de conformidad al Sistema Nacional deContratación Pública.
02 01 VP AF-011
08 Verificar si antes de la entrega del anticipo porcontratación de obras, cuentan con las respectivasgarantías de conformidad a lo dispuesto a la LeyOrgánica de Contratación Pública.
03 03 VP AF-CI-001AF-51-058
09 Comprobar si las Pólizas de Seguro de Buen Uso delAnticipo se mantienen vigentes de conformidad a lossaldos que se presentan como anticipos a contratistas enobras de infraestructura, en el Estado de SituaciónFinanciera al 31/12/2014.
02 01 VP AF-CI-001AF-51-058
10 Los comprobantes de Egreso del GAD. Parroquial deFátima, por contratación de obras, contienen ladocumentación de sustento suficiente parta garantizar lacontabilización del mismo.
03 02 VP AF-060-061
11 Verificar si previa a la contabilización del anticipo, se haemitido el memorando de autorización para la entrega delmismo, por parte de la máxima autoridad.
02 01 VP AF-059
12 Comprobar si los comprobantes de egreso se encuentrandebidamente legalizados y con la aplicación contablepresupuestaria correcta.
03 02 VP AF-060
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
Fuente: Gobierno Autónomo Parroquial de Fátima
137
Tabla 64 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro de Anticipo de Fondos por Anticipos Especiales
Funcionarios
P/T
CN - 6/12
En el análisis de esta cuenta se ha podido observar que los saldos que se mantienen
como anticipo de fondos por remuneraciones a servidores de la entidad por el valor de
$1.738,26 (P/T: AF-006, 007, 008,009, 010) durante el ejercicio fiscal 2014, no han
sido devengados en su totalidad, ya que de conformidad a Memorando N°00043-P-
GADPRF-2014, de fecha 29 de abril del mismo año, la Secretaria-Tesorera solicita al
Presidente del GAD. Parroquial el Anticipo de sueldos; a lo cual el Presidente Del
GAD. Parroquial de Fátima, con fecha 02 de mayo de 2014, mediante Memorando N°
00056-P-GADPRF-2014, autoriza la entrega del anticipo solicitado por la funcionaria,
disponiendo que dichos valores serán debidamente debitados mensualmente a partir del
mes de mayo previa cancelación del anticipo pendiente, hasta el mes de diciembre del
año en curso, fecha en la cual culmina el contrato de trabajo de la mencionada
funcionaria con el GAD. Parroquial de Fátima
De conformidad al Reglamento y Procedimiento para la concesión de anticipos,
publicada en el Registro Oficial N° 404, de fecha martes, 15-03-2011; incumpliendo
con lo que estipula el Reglamento y Procedimiento para la Concesión de Anticipos, ya
que se debió haber liquidado el anticipo al 31 de diciembre de 2014, en razón de que la
funcionaria que se benefició del anticipo, es la misma responsable del proceso
financiero del GAD. Parroquial de Fátima, desempeñándose como Secretaria Tesorera
del GAD. Parroquial, la misma que precisamente era la responsable de cumplir con lo
demanda el Reglamento en mención.
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: GAD. Parroquial de Fátima
138
Tabla 65 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PÉREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro de Anticipo de Fondos por Anticipos Contratistas
P/T
CN - 7/12
De igual manera en los anticipos entregados a los contratistas, se ha evidenciado de conformidad a las
muestras tomadas para la evaluación del componente, que los anticipos entregados a contratistas por obras
de infraestructura, como es el caso:
Anticipo entregado al Ing. Alejandro Cajamarca por devengar $ 14.040,05
Anticipo entregado al Ing. Luis Alberto Cajamarca por devengar $ 8.787,08
Anticipo entregado a la Sra. Rita Romero por devengar $ 17.406,50
Son valores que debieron de conformidad al contrato firmado entre las partes es decir entre el contratista y
la contratante que es el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, ya estar descontados,
previa la presentación de las planillas correspondientes, y o informes técnicos entregados por parte del
Administrador del Contrato, esto de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, lo cual obliga a que el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial, debió haber
actuado de conformidad con lo que dispone la Cláusula Octava.- Plazo, la misma que textualmente dice “
El plazo total para la ejecución y terminación de la totalidad de los trabajos contratados es de ciento veinte
(120) días, contados desde la fecha de notificación de que el anticipo se encuentra disponible, de
conformidad con lo establecido en la oferta. Y la Cláusula Décima.- Multas.- que dice: Por cada día de
retardo en el incumplimiento de la ejecución de las obligaciones contractuales conforme al cronograma
valorado, se aplicará la multa equivalente al uno por mil (1 x 1000) del monto total del contrato reajustado
y los complementarios, en caso de haberlos.
Revisadas las garantías tanto la de “Buen Uso del Anticipo así como la de “Cumplimiento del Contrato” se
encuentran vencidas, debiendo el GAD. Parroquial de Fátima, haber solicitado la renovación de la misma
hasta que el Contratista haya devengado la totalidad entregada del anticipo, en tal sentido la máxima
autoridad, y la responsable del control y custodia de garantías no se percató de realizar el pedido de
renovación de la garantía de “Buen Uso del Anticipo”. (P/T: 051-058).
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-05-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado. Parroquial de Fátima
139
Tabla 66 Verificación de Vigencia y Renovación de Pólizas de Seguros
GOBIERNO AUTÓNOMO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORÍA FINANCIERA
VERIFICACIÓN DE VIGENCIA Y RENOVACIÓN DE PÓLIZAS DESEGUROS.
P/T: AF-CI-001
N° PLAZODE
POLIZA
VigenciaDesde:
N° dePóliza
Afianzado Valor Fecha deVencimient
o
Tipo dePóliza
SumaAsegurada
Observaciones
01
1 AÑO 4MESES
13-02-2014
200153 CAJAMARCAESCOBARLUISALBERTO
2.255,8613/06/2014
BUENUSO DELANTICIPO
146.903,42
La Póliza vencidael 13/06/2014, nofue renovada porel contratista afalta de pedido dela Contratante,por no haberrealizado elcontrol pertinente,ya que no se hadevengado latotalidad delanticipo.
02
1 AÑO13-02-2014
200096 CAJAMARCAESCOBAR
LUISALBERTO
687,81 13/02/2015CUMPLIMIENTODELCONTRATO
14.690,34
Póliza que semantiene vigente
en el GAD.Parroquial deFátima, por
mantener valorespendientes con la
entidad sindevengar.
033 MESES
4-11-2014
200375 CAJAMARCAESCOBARSANTIAGOALEJANDRO
161,86 02/02/2015
BUENUSO DELANTICIPO 14.040,05
De igual maneraPóliza que semantiene vigenteen el GAD.Parroquial deFátima, pormantener valorespendientes con laentidad sindevengar.
04
9 MESES4-11-2014
200241 CAJAMARCAESCOBARSANTIAGOALEJANDRO
48,94 01/08/2015
CUMPLIMIENTODELCONTRATO
1404,01
De la mismamanera con estapóliza su fecha devencimiento es enel ejercicio fiscal2015, fuera delperíodo delexamen, y seencuentra vigente.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
140
Tabla 67 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FATIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
COMPONENTE: CUENTAS POR COBRARN° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.
Estimado Utilizado
OBJETIVO:Establecer la razonabilidad del saldocorrespondiente a cuentas por cobrar, y silas mismas corresponden a valorescontemplados dentro del ejercicio fiscalvigente al período de evaluación.PROCEDIMIENTOS
01 Verificar si los valores contempladosdentro del componente corresponden avalores por cobrar dentro del ejerciciofiscal.
03 03 VP CC-062
02 Verificar en auxiliares si el saldo delmayor general corresponde al total deauxiliares determinado en estecomponente.
02 02 VP CC-062
03 Comprobar si se ha realizadoconciliaciones de cuentas por cobrar porparte de la responsable del control decuentas por cobrar.
03 02 VP CC-062
04 Verificar si ha realizado el seguimientocorrespondiente a fin de recuperar losvalores dentro de esta cuenta.
03 02 VP CC-062
05 Determinar si se aplicar controles clave afin de recuperar valores y ajustar en el casode no haberse recuperado en el corto plazo.
03 02 VP CC-062
06 Constatar si la totalidad de auxiliares decuentas por cobrar corresponde a valoresrealmente de clientes o tercerosrelacionados con el GAD. Parroquial deFátima, para un período inferior a tresmeses.
01 01 VP CC-062
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Fátima
141
Tabla 68 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro y control de cuentas por cobrar
P/T
CN - 8/12
En lo correspondiente a cuentas por cobrar existe el valor de 468,05 que
corresponden a Cuentas por Cobrar Otros Ingresos correspondiente a arriendos,
son valores que el GAD. Parroquial viene arrastrando desde el ejercicio anterior
los mismos que no han sido recuperados, es necesario que la Secretaria
Tesorera del GAD, Parroquial conjuntamente con el Presidente del GAD.
Parroquial Rural, realicen la gestión necesaria a fin de recuperar estos valores,
ya que por la característica de la cuenta y de conformidad a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, y por ser parte del Activo Corriente,
como un Exigible, estos valores deben recuperarse dentro del ejercicio fiscal, y
si no son recuperados debe realizarse el ajuste correspondiente a fin de
trasladarle a otros activos, ya que pierden la característica de corriente; lo cual
no se ha realizado, lo que implica tomar acciones correctivas inmediatas.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
142
Tabla 69 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FATIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE BIENESN° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.
Estimado UtilizadoOBJETIVO:Verificar si el saldo dentro de este componenterealmente existe, y se encuentra deconformidad al inventario físico realizado al 31de diciembre de 2014.PROCEDIMIENTOS
01 Solicitar a la Secretaria-Tesorera de la entidadproporcione los Auxiliares y Mayor General deActivos Fijos registrados por el GAD.Parroquial Rural de Fátima al cierre delejercicio fiscal 2014.
01 01 VP ACF-063
02 Inspeccionar los activos fijos que seencuentran en propiedad del GAD. Parroquial,cruzando con el anexo de Activos Fijosproporcionado por la entidad.
01 01 VP ACF-064
03 Constatar que la información entregada por laentidad es razonable de conformidad a losinventarios que posee bajo su custodia elGAD. Parroquial de Fátima.
02 02 VP ACF-064
04 Verificar si se ha cumplido con lo quedisponen las normas de control interno para laidentificación y protección de los bienes delsector público (Normas: 406-05 Sistema deRegistro; 406-06 Identificación y Protección;406-10.- Constatación Física de existencias yBienes de larga duración).
03 02 VP ACF-065
05 Comprobar si los bienes han sido entregadoscon acta de entrega recepción y si los mismosestán administrados conforme a las normas decontrol interno, implementando su propiareglamentación relativa a la custodia física yseguridad de los Activos Fijos de la entidad.
03 02 VP ACF-066
06 Verificar si los Bienes Inmuebles de la Entidadconstan dentro de los registros contables einformación financiera del GAD. Parroquial deFátima.
02 02 VP ACF-064
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
143
Tabla 70 Bienes
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAP/T: ACF-064
ESCRITURAS AVALÚOCOMERCIALMUNICIPALBIENIO2012-2013(16-06-2014)
AVALÚOCOMERCIALMUNICIPALBIENIO2014-2015(16-06-2014)
SALDOSCONTABLES OBSERVACIÓN
Nº DESCRIPCIÓN LUGAR
CL
AV
E C
AT
AST
RA
L
31-12-2013 31-12-2014AUDITORÍA AL 31 DEDIC/2014
1GUARDERIALOS ENANITOSDE FÁTIMA
50-1-2-22-6-0-0 160 480,71 186 442,51
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
Saldos por Ingresar alSistema Contable delGAD. Parroquial deFátima, por no haberlosconsiderado como parte delPatrimonio de la Entidad,De Conformidad Al Art.414.- Patrimonio delCódigo Orgánico deOrganización Territorial,Autonomías yDescentralización, Cotad.
2LA CASA DEANCIANOS
50-1-2-67-11-0-0 403 781,80 462 306,89
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
3
COMEDORJUNTO A LACASA DEANCIANOS
50-1-2-67-12-0-0 82 062,81 95 518,48
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
4MERCADOCENTRAL DEFÁTIMA
50-1-6-3-1-0-0 600 661,8 623 539,43
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
5
HANGARDELGAD.PARROQUIALDE FÁTIMA
50-2-3-9-55-0 554 367,40 658 290,08
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
6CEMENTERIOPARROQUIALDE FÁTIMA
VÍA AMADRETIERRAKM. 01
50-2-3-9-35-0 524 194.52 584 100,67
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
7CAMALPARROQUIALDE FÁTIMA
50-2-7-1-1-0-0 283 067,35 327 256,33
No Consta enel RegistroContable
No Consta enel RegistroContable
TOTAL 2.608.616,39 2.937.454,39
Fuente FuFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
144
Tabla 71 Bienes Inmuebles del GAD. Parroquial De Fátima
BIENES INMUEBLES DEL GAD. PARROQUIAL DE FÁTIMA P/T: ACF-065Componente Legislación
RelacionadaCumple?Si/No/Enparte
Norma deControlInterno
Cumple Observación
Administraciónde Bienes delGAD.ParroquialRural deFátima
Código Orgánicode OrganizaciónTerritorial,Autonomías yDescentralización“COTAD”.
NOCUMPLE
Norma 406-05.- Sistemade Registro.
NOCUMPLE
La Secretaria-Contadora delGAD. Parroquialde Fátima no hacumplido con elRegistro de losBienes de largaduración en elsistema contabledel GAD.Parroquial deFátima.
NOCUMPLE
Norma 406-06.-Identificacióny Protección.
NOCUMPLE
La Responsabledel Control ycustodia de losbienes mueblesno ha cumplidocon los quedispone la normade controlinterno.
NOCUMPLE
Norma: 406-10.-ConstataciónFísica deExistencias yBienes delargaduración.
NOCUMPLE
El GAD.Parroquial Ruralde Fátima, hainobservado laNorma deControl Interno,por lo cual esnecesariorealizar losajustescorrespondientesen los EstadosFinancieros de laEntidad.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
145
Tabla 72 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro y control de los Activos Fijos
P/T
CN - 9/12
De conformidad a la información que mantienen dentro del GAD. Parroquial
Rural de Fátima, la Secretaria-Tesorera de la entidad cuenta con un detalle de
Bienes, los mismos que corresponden a los activos fijos, mobiliario y equipo,
edificaciones y construcciones de la entidad, bienes que actualmente no han
sido entregados a quienes están haciendo uso de estos bienes.
La ausencia de actas de entrega recepción de los bienes muebles, así como el
detalle de los bienes inmuebles que posee el GAD. Parroquial, es lo que no
permite que la información financiera de la entidad presente saldos razonables.
La Secretaria-Tesorera de la Entidad no ha realizado la constatación física de
los Bienes al 31 de diciembre de 2014; incumpliendo con las normas de control
interno, relacionadas con la administración de bienes.
La norma de control interno 406-10 Constatación Física de Existencias y Bienes
de larga duración.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
146
Tabla 73 Desarrollo de Procedimientos de Auditoría
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
COMPONENTE: INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMASN° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.
Estimado UtilizadoOBJETIVO:Determinar si las Inversiones realizadas por laentidad, corresponden a las contempladasdentro de su Plan Anual de Contrataciones“PAC”, y si cuentan con la CertificaciónPresupuestaria correspondiente.PROCEDIMIENTOS
01 Verificar si la inversión realizada por el GAD.Parroquial corresponden a obras previamentePlanificadas de conformidad al Plan Anual deContrataciones.
03 02 VP IN-068
02 Comprobar si las obras y proyectosemprendidos por el GAD. Parroquial cuentancon los Estudios Completos y definitivos y conlos permisos correspondientes para suejecución.
02 01 VP IN-069
03 Los contratos para la ejecución de obras deinfraestructura cuentan con la certificación dedisponibilidad presupuestaria presente y futurapara la ejecución de la obra.
02 01 VP IN-070
04 Los programas y Proyectos desarrollados porel GAD. Parroquial, se están ejecutandoconforme al Contrato y de conformidad a cadauna de las cláusulas del contrato.
03 02 VP IN-071
05 Se han entregado de forma previa a la entregadel anticipo las correspondientes Garantíastanto de fiel uso del Anticipo como también laGarantía Técnica de conformidad a la LeyOrgánica de Contratación Pública.
02 01 VP IN-072
06 Se cuenta con el respectivo administrador delContrato y Fiscalizador en las obrasemprendidas por el GAD. Parroquial deFátima.
02 01 VP IN-073
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
147
Tabla 74 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro y control de las inversiones en proyectos y
programas
P/T
CN - 10/12
Las contrataciones de obras de infraestructura, así como las de Inversión en Proyectos
y Programas del año 2014 se han realizado de conformidad con el Plan Anual de
Contrataciones “PAC”, las mismas que han cumplido con lo contemplado por la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, proyectos que contienen los
estudios completos y definitivos, la respectiva certificación de disponibilidad
presupuestaria presente y futura, con la presentación de las garantías de Buen Uso del
Anticipo, y de Cumplimiento del Contrato”.
En cuanto al cumplimiento de las cláusulas del contrato, se han determinado
problemas, ya que no se han cumplido a satisfacción cada una de las cláusulas,
especialmente las relacionadas con el tiempo de entrega de la obra, con la presentación
de las planillas para devengar el anticipo, ya que en el Estado de Situación Financiera
al 31 de diciembre de 2014, se presentan saldos que todavía no han sido devengado por
los contratistas, incumpliendo con las estipulaciones del contrato y la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
148
Tabla 75 Desarrollo de Procedimientos de Auditoria
AUDITORÍA FINANCIERAPROGRAMA DE TRABAJO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FATIMADEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.
COMPONENTE: CUENTAS POR PAGARN° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.
Estimado UtilizadoOBJETIVO:Determinar la razonabilidad de los saldos en lascuentas auxiliares correspondientes al MayorGeneral de Cuentas por Pagar.PROCEDIMIENTOS
01 Solicitar los auxiliares de cuentas por pagar quemantiene el GAD. Parroquial, a fin de determinar silos saldos corresponden al Mayor General, y saldopresentado en el Estado de Situación Financiera.
02 01 VP CP-031
02 Confirmar los saldos de los auxiliares mássignificativos a fin de verificar si realmente existela obligación contraída por el GAD. Parroquialdentro del Ejercicio Fiscal y no corresponda a añosanteriores.
03 02 VP CP-032
03 Verificar el tiempo de antigüedad de los saldos quese mantienen en esta cuenta, ya que según lasnormas de contabilidad no deben pasar más de unaño y pagada la obligación dentro del ejerciciofiscal.
02 01 VP CP-033
04 Comprobar si la responsable del control de estacuenta ha realizado los ajustes correspondientes enel caso de no contar con los justificativos paracorresponder la obligación.
03 02 VP N/A.
05 Verificar si los Proveedores de la Entidad, hanentregado la documentación necesaria pertinente afin de que la entidad pueda cumplir con susobligaciones.
02 02 VP CP-034
06 Determinar si los valores menos significativoscorresponden a años anteriores a fin de que laSecretaria-Tesorera del GAD. Parroquial de Fátima,pueda realizar los ajustes pertinentes a fin de que elsaldo de cuentas por pagar sea razonable ycorresponda a obligaciones del presente año.
02 02 VP CP-035
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
149
Tabla 76 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Proceso de registro de Cuentas por Pagar
P/T
CN - 11/12
Del análisis realizado a las Cuentas por Pagar que mantiene el GAD. Parroquial
y de conformidad a los auxiliares de las cuentas, se puede determinar que
dentro del estado de situación financiera se presentan valores que corresponden
a años anteriores los mismos que debieron ser ajustados en su momento, ya que
únicamente deben presentar valores próximos a liquidar, y no valores que
corresponden a años anteriores.
No se han realizado el seguimiento y control por parte de la máxima autoridad a
fin de que los valores que se mantienen pendientes de pago de años anteriores
sean honrados en su totalidad dentro del ejercicio fiscal, ya que por la
naturaleza de la cuenta no pueden permanecer valores por más de un año.
En tal sentido es necesario que la Secretaria-Tesorera de la entidad, realice el
ajuste correspondiente de los valores que son de años anteriores.
ȼ = COMPARADO CON EXPEDIENTES
√ = VERIFICADO.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónoma Descentralizado Parroquial de Fátima
150
Tabla 77 Estado de Ejecución Presupuestaria
1
Ejecución
71.765,55
18 71.128,35
19 637,20
110.998,92
51 104.034,47
53 5.233,05
57 98,10
58 1.633,30
-39.233,37
582.860,35
28 582.860,35
452.408,15
71 99.500,34
73 122.086,45
75 223.194,48
78 7.626,88
20.461,35
84 20.461,35
109.990,85
53.201,03
37 40.574,36
38 12.626,67
7.539,04
97 7.539,04
45.661,99
116.419,47
707.826,93
591.407,46
116.419,47
AF-EJE-P.
SUPERAVIT/DEFICIT PRESUPUESTARIO 0,00 -116.419,47
Lic. Rodrigo Fiallos Lic. Gladys AshquiPRESIDENTE CONTADORA
TOTAL INGRESOS 920.548,10 212.721,17
TOTAL GASTOS 920.548,10 329.140,64
SUPERAVIT/DEFICIT DE FINANCIAMIENTO 99.587,46 53.925,47
SUPERAVIT/DEFICIT PRESUPUESTARIO 0,00 -116.419,47
APLICACION DE FINANCIAMIENTO 45.966,76 38.427,72
PASIVO CIRCULANTE 45.966,76 38.427,72
SALDOS DISPONIBLES 40.574,36 0,00
Cuentas Pendientes por Cobrar 104.979,86 92.353,19
SUPERAVIT/DEFICIT DE INVERSION -63.699,28 -173.690,13
INGRESOS DE FINANCIAMIENTO 145.554,22 92.353,19
GASTOS DE CAPITAL 20.461,35 0,00
BIENES DE LARGA DURACION 20.461,35 0,00
OBRAS PUBLICAS 446.252,46 223.057,98
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES PARA INVERSION 10.600,00 2.973,12
GASTOS EN PERSONAL PARA INVERSION 99.500,34 0,00
BIENES Y SERVICIOS PARA INVERSION 185.832,07 63.745,62
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES DE CAPITAL 698.946,94 116.086,59
GASTOS DE INVERSION 742.184,87 289.776,72
SUPERAVIT/DEFICIT CORRIENTE -35.888,18 3.345,19
INGRESOS DE CAPITAL 698.946,94 116.086,59
OTROS GASTOS CORRIENTES 98,10 0,00
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES 2.204,65 571,35
GASTOS EN PERSONAL 104.257,05 222,58
BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO 5.375,32 142,27
OTROS INGRESOS 637,20 0,00
GASTOS CORRIENTES 111.935,12 936,20
INGRESOS CORRIENTES 76.046,94 4.281,39
TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES 75.409,74 4.281,39
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL
ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIAAl 31/12/2014
PARTIDA DENOMINACIÓN Presupuesto Desviación
DE FATIMAP/T
151
Tabla 78 Cédula Narrativa
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Cédula Narrativa
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA FINANCIERA
Ejecución Presupuestaria
P/T
CN - 12/12
Del análisis realizado a las partidas presupuestarias de ingresos y egresos según
detalle adjunto, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
ha recibido las asignaciones presupuestarias conforme lo planificado, en el
presupuesto del año 2014, en donde se realizaron ajustes con las asignaciones
pendientes del año 2013, que se recibieron en el año 2014, y de igual manera
quedan unos saldos pendientes de la ley 010, las mismas que se estarían
recibiendo en el año 2015, en cuanto a los Ingresos de Financiamiento de igual
manera se han realizado los cobros conforme la gestión realizada con la
finalidad de recuperar los valores a favor del Gobierno Parroquial, así como
también en la Aplicación del Financiamiento, se han honrado los saldos
correspondientes al ejercicio fiscal sujeto a evaluación.
ȼ = COMPARADO, Con los saldos de las cédulas presupuestarias
√ = VERIFICADO. Con el Estado de Ejecución Presupuestaria
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-05
Supervisado por: Fecha de revisión:
Fuente: Gobierno Autónoma Descentralizado Parroquial de Fátima
152
Ejecución de la Auditoria de Control Interno
Tabla 79 Programa de Trabajo
PROGRAMA DE TRABAJOGOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMA
DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.COMPONENTE: SISTEMA DE CONTROL INTERNO
N° Detalle Tiempo Elab.Por
Ref. P/T.Estimado Utilizado
OBJETIVO:Verificar la solidez del sistema de controlinterno, y si el mismo se está cumpliendo enlos actos administrativos desarrollados por elGobierno Autónomo Parroquial de Fátima; y sicontribuyen al cumplimiento de metas yobjetivos.PROCEDIMIENTOS
01 Verificar si la entidad cuenta con un Código deética aprobado por la máxima autoridad ydifundido entre las servidoras de la entidad.
01 01 VP ACI-001
02 Comprobar si la entidad desarrolla su gestiónen base a una planificación anual y plurianual.
01 01 VP ACI-002
03 Determinar si la estructura actual del GobiernoParroquial atiende satisfactoriamente al tamañoy necesidades institucionales.
02 02 VP ACI-003
04 Verificar si los directivos de la entidad hanimplementado herramientas de control yadministración de riesgos.
01 01 VP ACI-004
05 Comprobar si la entidad ha diseñado planes decapacitación y entrenamiento continuo.
02 01 VP ACI-005
06 Verificar si la entidad ha aplicado políticas derotación de personal, para evitar servidoresinsustituibles e irremplazables.
02 01 VP ACI-006
07 Comprobar si en la entidad se mantienenexpedientes actualizados del personal quelabora en la entidad.
01 01 VP ACI-007
08 Verificar si los directivos de la entidadcumplen con actividades de supervisión.
01 01 VP ACI-008
09 Verificar si la entidad realiza un control yconstancia documental de la información.
01 01 VP ACI-009
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
153
Aplicación de las Normas de Control Interno
Tabla 80 Sistema de Control Interno
Componente: Ambiente de Control P/TACI-001
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 200-01Integridad yValores Éticos
Norma: 407-08.- Actuacióny honestidadde lasservidoras yservidores.
La máxima autoridad y losdirectivos establecerán losprincipios y valores éticos comoparte de la cultura organizacionalpara que perduren frente a loscambios de las personas de libreremoción; estos valores rigen laconducta de su personal,orientando su integridad ycompromiso hacia laorganización.
Que losservidores dela entidadestén enposibilidad deperpetrar enirregularidades.
Verificar elcumplimientoy aplicación deun Código deConductacomo parte dela culturaorganizacional.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
Tabla 81 Sistema de Control Interno
Componente: Ambiente de Control P/TACI-002
EVENTOSy N.C.I.Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 200-02Administración Estratégica
Las entidades del sector público y laspersonas jurídicas de derecho privadoque dispongan de recursos públicosrequieren para su gestión, laimplantación de un sistema deplanificación que incluya laformulación, ejecución, control,seguimiento y evaluación de un planplurianual institucional y planesoperativos anuales, que considerancomo base la función, misión y visióninstitucionales y que tendránconsistencia con los planes degobierno y los lineamientos delOrganismo Técnico de Planificación.
Que la entidadno desarrolleuna gestión porresultados enbase alcumplimientode metas yobjetivos,debidamenteplasmadosdentro de suplanificaciónanual yplurianual.
Verificar lasactividadesdesarrolladaspor losservidores de laEntidad, seejecuten deconformidad alos programas yproyectosdebidamenteplanificados.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
154
Tabla 82 Sistema de Control Interno
Componente: Ambiente de Control P/TACI-003
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 200-04EstructuraOrganizativa
La estructura organizativa de unaentidad depende del tamaño y de lanaturaleza de las actividades quedesarrolla, por lo tanto, no será tansencilla que no pueda controlaradecuadamente las actividades de lainstitución, ni tan complicada queinhiba el flujo necesario deinformación. Los directivoscomprenderán cuáles son susresponsabilidades de control yposeerán experiencia yconocimientos requeridos en funciónde sus cargos.
Que la entidadno actualice suestructuraorganizativa enfunción deltamaño de lamisma, ocasionaretrasos,incumplimientos y resultadosnegativos en lagestiónadministrativadel GADPRF.
Actualizaciónconstante de suestructuraorganizativa queatiendafavorablementea la misión yvisiónorganizacional..
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
Tabla 83 Sistema de Control Interno
Componente: Evaluación del Riesgo. P/TACI-004
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 300-02 Plan de
Mitigación deRiesgos
En el Plan de Mitigación deRiesgos se desarrollará unaestrategia de gestión, que incluyasu proceso e implementación. Sedefinirán objetivos y metas,asignando responsabilidades paraáreas específicas, identificandoconocimientos técnicos,describiendo el proceso deevaluación de riesgos y las áreas aconsiderar, detallando indicadoresde riesgos, delineandoprocedimientos para lasestrategias del manejo,estableciendo lineamientos para elmonitoreo y definiendo losreportes, documentos y lascomunicaciones necesarias.
La ausencia deéstaimportanteherramienta decontrol,perjudica elcumplimientode objetivos ymetas, por noadministrar losriesgos con lafinalidad demitigar suimpacto.
Identificar,analizar,valorar y tratarlos riesgos afin deestablecerprocedimientos de controlque coadyuvena laconsecuciónde objetivos ymetas.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
155
Tabla 84 Sistema de Control Interno
Componente: Administración del Talento Humano P/TACI-005
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 407-06
Capacitacióny
entrenamientocontinuo
Los directivos de la entidad encoordinación con la unidad deadministración de talento humanoy el área encargada de lacapacitación (en caso de existiréstas), determinarán de maneratécnica y objetiva las necesidadesde capacitación del personal, lasque estarán relacionadasdirectamente con el puesto, a finde contribuir al mejoramiento delos conocimientos y habilidadesde las servidoras y servidores, asícomo al desarrollo de la entidad.
Que elpersonal porfalta decapacitacióndesconozca deldesarrollo delos procesos yno contribuyaa la mejoracontinua.
Diseñar eimplementarun plan decapacitacióndeconformidadcon lasnecesidades dela corporaciónpara todo elpersonal y enfunción delcargo qdesempeñan
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
Tabla 85 Sistema de Control Interno
Componente: Administración del Talento Humano P/TACI-006
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 407-07 Rotacióndel personal
La rotación de personal debe serracionalizada dentro de períodospreestablecidos, en base acriterios técnicos y en áreassimilares para no afectar laoperatividad interna de la entidad.Los cambios periódicos de tareasa las servidoras y servidores confunciones similares deadministración, custodia y registrode recursos materiales ofinancieros, les permite estarcapacitados para cumplirdiferentes funciones en formaeficiente y elimina personalindispensable.
De quesiempre sepresentenaquellosservidores quese creeninsustituibles oirremplazables, ocasionandoproblemas a lacorporación.
Aplicar larotación depersonal a finde que losservidoresconozcan delos procesosque se llevanen toda laorganización.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
156
Tabla 86 Sistema de Control Interno
Componente: Administración del Talento Humano P/TACI-007
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 407-10
Informaciónactualizada
del personal.
Los expedientes del personaldeben contener la documentacióngeneral, laboral y profesional decada una de las servidoras yservidores; la informaciónrelacionada con su ingreso,evaluaciones, ascensos,promociones y su retiro. Solo elpersonal encargado de laadministración de talento humanoy las servidoras y servidores quepor la naturaleza de sus funcionesobtengan autorización expresa,tendrán acceso a los expedientesde las servidoras y servidores.
Ausencia deexpedientesque contenganinformacióngeneral yformativa delpersonal quetrabaja en laCorporación.
Verificar sireposan dentrodel archivocorriente ypermanente dela Corporaciónlosexpedientescompletos decada servidor.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
Tabla 87 Sistema de Control Interno
Componente: Actividades de Control P/TACI-008
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimientode Control
Resultado deCumplimiento
Norma: 401-03Supervisión.
La supervisión de los procesos yoperaciones se los realizaráconstantemente para asegurar quese desarrollen de acuerdo con loestablecido en las políticas,regulaciones y procedimientos enconcordancia con el ordenamientojurídico; comprobar la calidad desus productos y servicios y elcumplimiento de los objetivos dela institución.
El no cumplircon esta normade controlinterno, haymucho riesgode que losprocesos no seconcluyanconforme loplanificado.
Implementarprocedimientos y estrategiasde control ysupervisión delos procesos deforma continuaa fin deasegurar deformarazonable laconsecuciónde objetivos ymetas.
NO CUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
157
Tabla 88 Sistema de Control Interno
Componente: Actividades de Control P/TACI-009
EVENTOSy N.C.I.
Relacionadas.
¿En qué consiste? Riesgo de noaplicar
Procedimiento de Control
Resultado deCumplimient
o
Norma: 403-02ConstanciaDocumentalde laRecaudación
Por cada recaudación querealice la entidad u organismodel sector público, porcualquier concepto, seentregará al usuario el originaldel comprobante de ingreso preimpreso y pre numerado, o unaespecie valorada, conforme alcontrato de arrendamiento quese haya legalizado entre elPresidente y el Usuario delarrendamiento..
El no cumplircon estanorma decontrolinterno, dalugar ainconsistencias en elregistrocontable delos Ingresosdel GobiernoParroquial,afectando alos interesesinstitucionales.
Implementarprocedimientos yestrategias decontrol ysupervisiónde losprocesos deformacontinua a finde asegurarde formarazonable larecaudación yque hayaconstancia dela misma.
NOCUMPLE
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
158
Observaciones y acciones correctivas
Tabla 89 Matriz con observaciones, evaluación del riesgo, recomendaciones y plan de acción
Observaciones Nivel de riesgo Recomendación Plan de acción de PresidenciaLa entidad no cuenta con un plan deltalento humano, diseñado en función de sucapacidad operativa de la estructuraorgánica correspondiente a Puyo, queatienda favorablemente a la misión yvisión organizacional.
MEDIO Sus directivos,implementarán un sistemade planificación que incluyaun diagnóstico del personaly su capacidad operativaque sustentarán el Plan delTalento Humanoinstitucional.
Actividad.- Estudio ydiagnóstico del personal de laentidad en función de suestructura orgánica.Responsable.- Presidente yVocales del GAD. Parroquial.Plazos: 30 díasRecursos: $ 2.400,00Estrategia: Trabajar en tallerescon todos los involucrados.
La entidad no dispone de un manual declasificación de puestos acorde con suestructura orgánica, y que sea propio de laagencia Puyo.
MEDIO Deberán actualizar elManual de Clasificación dePuestos, el mismo quedeberá atender a suestructura orgánica.
Actividad.-Actualizar el manualde clasificación de puestos enfunción de su estructuraOrgánica.Responsable.- Presidente yVocales del GAD. Parroquial.Plazos: 45 díasRecursos: $ 3.200,00Estrategia: Trabajar en tallerescon todos los involucrados.
La entidad no ha realizado promociones yascensos para ocupar cargos vacantes o dereciente creación.
MEDIO Deberán establecer políticaspara procesos depromociones y ascensossegún la formación,experiencia y años deservicio.
Actividad.- Diseñar las políticasnecesarias a fin de los cargosvacantes sean ocupadosmediante promociones yascensos-Responsable.- Presidente yVocales del GAD. Parroquial.Plazos: 30 díasRecursos: $ 600,00Estrategia: Trabajar en tallerescon todos los involucrados.
La entidad no cuenta con un plan decapacitación y entrenamiento continuo,enfocado a la mejora continua.
MEDIO Implementarán planes decapacitación en función delos cargos que desempeñancada uno de los servidoresde la entidad.
Actividad.-Realizar el estudiode las necesidades decapacitación por cada una de lasáreas y cargos de la entidad.Responsable.- Presidente yVocales del GAD. Parroquial.Plazos: 30 díasRecursos: $ 900,00Estrategia: Trabajar en tallerescon todos los involucrados.
No se ha implementado políticas derotación de personal a fin de garantizarque no se presenten servidoresinsustituibles o irremplazables.
MEDIO Aplicar políticas de rotaciónde personal, para lo cual losservidores deberán estarcapacitados en todas lasáreas operativas de laentidad.
Actividad.-Responsable.- Presidente yVocales del GAD. Parroquial.Plazos: 20 díasRecursos: $ 1.000,00Estrategia: Trabajar en tallerescon todos los involucrados.
Fuente: La Autora y Normas de Control Interno
159
Tabla 90 Programa de Trabajo
PROGRAMA DE AUDITORÍAENTIDAD: GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMAPERÍODO: PRIMER SEMESTRE EJERCICIO FISCAL 2014COMPONENTE: “GESTION ADMIISTRATIVA FINANCIERA”No. Tiempo Elab.
PorRef.P/T.Estimado Utilizado
OBJETIVOS:Evaluar el desempeño en los procesosadministrativos y financieros del GAD.Parroquial Rural de Fátima a fin de determinarsi los mismos se han desarrollado en base aprincipios de eficiencia, eficacia y economía.
PROCEDIMIENTOS:PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Evidenciar si los actos administrativosdesarrollados por el GAD, Contribuyen a laconsecución de los objetivos y metasestablecidos en el P.O.A Institucional año 2014.Verificar si los registros contables correspondenal hecho generado y si guardan ladocumentación de sustento pertinente en cuantoa los ingresos.Verificar si la aplicación contable guardaestrecha relación con la aplicaciónpresupuestaria, y si la aplicación cuenta con lacertificación presupuestaria correspondiente.Comprobar si en la certificación financieradentro de los proyectos ejecutados por el GAD.Parroquial, se encuentran en concordancia conel Presupuesto Institucional.Verificar si los registros contables y actosadministrativos cuentan las firmas deresponsabilidad pertinentes y su archivo escustodiando por la Secretaria Tesorera del GAD.Parroquial.
3
2
3
2
2
2
2
1
V.P.
V.P.
V.P.
V.P.
ACI-09
ACI-10
ACI-11
ACI-12
Elaborado por: Viviana PérezFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
160
Tabla 91 Cédula Narrativa
GOBIERNO AUTÓNOMO PARROQUIAL DE FÁTIMA
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
Inconsistencia de NCI.
P/T
CN - 1/5
Del análisis realizado al comportamiento del sistema de control interno del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, se puede determinar que en la
gestión administrativa y financiera se han descuidado algunas normas de control
interno, ya que se presentan inconsistencias en el control de los ingresos por
arrendamientos de los locales que funcionan en el Dique de Fátima, el Balneario
cuenta con varios locales comerciales que son ocupados por comerciantes de la
localidad, de donde hay contratos de arrendamiento de por medio, y que verificado en
el sistema contable, no han cumplido con el registro de los ingresos, sin existir la
constancia documental de la recaudación.
Situación que se produce por la inobservancia de la Norma de Control Interno 403-02
Constancia documental de la Recaudación.
ȼ = COMPARADO, Con los saldos de las cédulas presupuestarias de Ingresos
√ = VERIFICADO. Con el registro en el Mayor General
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima año 2014.
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-25
Supervisado por: Fecha de revisión:
Elaborado por: Autora
161
Tabla 92 Cédula Narrativa
GOBIERNO AUTÓNOMO PARROQUIAL DE FÁTIMA
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
Inobservancias de NCI.
P/T
CN - 2/5
Del análisis realizado al comportamiento del sistema de control interno del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, se puede determinar que dentro de la
gestión administrativa y financiera desarrollada por la entidad, hay algunas inobservancias
a las Normas de Control Interno relacionadas con la norma 202 Planificación Estratégica,
ya que la entidad no cumple con lo inicialmente planificado, y también se puede determinar
que su planificación anual no está debidamente sustentada con los estudios, planos y
permisos ambientales correspondientes, lo cual hace que no cumplan con lo contemplado
en la ley Orgánica de Contratación Pública, su Reglamento y Normas de Control.
-También se puede verificar que en la mayoría de documentación analizada, no se
encuentra debidamente legalizada, ya que no hay las firmas de responsabilidad,
inobservado de igual manera la norma de control interno: 405-07.- Formularios y
Documentos, que en su parte pertinente dice que guardarán las firmas de responsabilidad
que sean necesarias para su aprobación y control.
ȼ = COMPARADO, Con los el Plan Operativo Anual Institucional del año 2014.
√ = VERIFICADO. Con la información que reposa en la entidad.
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima año 2014.
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-28
Supervisado por: Fecha de revisión:
Elaborado por: Autora
162
Ejecución de la Auditoría de Cumplimiento
Tabla 93 Programa de Trabajo
PROGRAMA DE TRABAJOGOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FATIMA
DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.COMPONENTE: CUMPLIMIENTO PROCESO CONTRACTUAL
N° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.Estimado Utilizado
OBJETIVO:Determinar el cumplimiento de los procesoscontractuales y legislación aplicable en los contratosfirmados entre el Gobierno Autónomo Parroquial deFátima yPROCEDIMIENTOS
01 Verificar el cumplimiento de las clausulasprecontractuales en los contratos firmados por elGobierno Parroquial, en cuanto a permisosambientales.
01 01 VP AC-001
02 Comprobar el cumplimiento de las clausulasprecontractuales en los contratos firmados por elGobierno Parroquial, en cuanto a prórroga de plazos.
01 01 VP AC-001
03 Verificar si cuentan con los respectivosMemorandos autorizados para solicitud de prórrogade plazo.
02 02 VP AC-001
04 Constatar si la autorización de la prórroga de plazose ha dado por los días solicitados por loscontratistas.
01 01 VP AC-001
05 Comprobar si se han cumplido con la diligencia alos pedidos de los contratistas en cuanto a Prorrogasde Plazo, dando el trámite que corresponde según lascláusulas del contrato.
02 01 VP AC-001
06 Verificar si en el contrato de Consultoría acceso yaprovechamiento temporal de materiales deconstrucción del área minera del río Anzu", se hancumplido las cláusulas del contrato en cuanto a lapresentación de documentos habilitantes que sonsustanciales para el contratista.
02 01 VP AC-001
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
163
Tabla 94 Cumplimento precontractual
GOBIERNO AUTÓNOMO PARROQUIAL DE FÁTIMA
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
Cumplimiento Precontractual
P/T
AC-001
Del análisis realizado a las clausulas precontractuales del Contrato de "Consultoría acceso y
aprovechamiento temporal de materiales de construcción del área minera del río Anzu",
desarrollado por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014,
de conformidad a Contrato N° CDC-GADPRF-023-2014; es necesario considerar la
importancia de las Condiciones Contractuales, la Normativa correspondiente al Control
Interno, y la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
En este sentido, y en concordancia con los lineamientos contemplados en las leyes y normas
descritas anteriormente es necesario que la máxima autoridad podrá extender el plazo de
vigencia que se encuentra descrito en el presente contrato, exclusivamente en los casos
que se indican a continuación, a solicitud de “El Consultor” en un término de hasta dos
(2) días de suscrito el evento o de cuando los hechos se evidencie tal necesidad, lo cual
se ha podido constatar el incumplimiento por parte del contratista.
ȼ = COMPARADO, Con los saldos de las cédulas presupuestarias de Ingresos
√ = VERIFICADO. Con el registro en el Mayor General
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima año 2014.
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-25
Supervisado por: Fecha de revisión:
164
Tabla 95 Prorroga de Plazo
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
CLAUSULA: NOVENA PRORROGA DE PLAZOAUDITORA: Viviana Pérez
P/T. AC-002
FECHA DESOLICITU
D
FECHAVENCIMIEN
TON° DOCUM. PROYECTO
PLAZOSOLICITADO
CAUSAAUTORIZACIÓN DE
PRORROGAPLAZO
AMPLIADO
03/03/2014 03/09/2014 S/N.
Acceso y libreaprovechamiento
temporal de materialesde construcción del
área minera Río Anzú-Fátima
180 días
Para darcumplimiento ala presentación
de Licenciaambiental,
otorgado por elMinisterio de
GestiónAmbiental
Autorizado porMáxima
Autoridad-Presidente del
GobiernoAutónomo
DescentralizadoParroquial Rural
de Fátima.
180 días
05/09/2014 06/11/2014 S/N.
Acceso y libreaprovechamiento
temporal de materialesde construcción del
área minera Río Anzú-Fátima
120 días
Para darcumplimiento aLicenciamiento
ambiental
Autorizado porMáxima Autoridad 60 días
06/11/2014 06/12/2014
Memorando 035-
DGA-CA-
MM/FR/2014
"Consultoría acceso yaprovechamiento
temporal de materialesde construcción delárea minera del río
Anzú"
30 días
Para la entregade la
Consultoría ensu totalidad, en
razón de nohaber concluido
dentro de losplazos previstos
INFORME 020DGA-CA/2012.-Fiscalización nocontesta en el
plazo establecidola solicitud deampliación delPlazo de ciento
ochenta días, parala ejecución del
estudio.
No aplica
07/12/2014
07/03/2015
Memorando N°097-DGA-
MM/2014
Acceso y libreaprovechamiento
temporal de materialesde construcción del
área minera Río Anzú.
90 días
Para la entregade la
Consultoría ensu totalidad
INFORME DEANALISTA
AMBIENTAL DELGADPF, por el
cual Fiscalizaciónconsidera se
proceda con laampliación de
plazo.
No aplica
Fuente: Gobierno Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez.
165
Tabla 96 Cedula Narrativa
GOBIERNO AUTÓNOMO PARROQUIAL DE FÁTIMA
VIVIANA PEREZ – AUDITORA
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
Cumplimiento del Contrato
P/T
AC-001
Del análisis realizado a las clausulas precontractuales del Contrato de "Consultoría acceso y
aprovechamiento temporal de materiales de construcción del área minera del río Anzú",
desarrollado por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014,
de conformidad a Contrato N° CDC-GADPRF-023-2014; y revisado lo sustancial del contrato
en cada una de las clausulas, podemos verificar que la entidad Contratante en este caso
particular que es el Gobierno Autónomo Descentralizada Parroquial Rural de Fátima, en donde
se puede afirmar que el contrato está bien realizado, con el antecedente de las inconsistencias
determinadas en la cláusula correspondiente a los plazos, que es donde ha fallado en
Contratista.
ȼ = COMPARADO, Con los saldos de las cédulas presupuestarias de Ingresos
√ = VERIFICADO. Con el registro en el Mayor General
FUENTE = Archivo Permanente del Gobierno Parroquial de Fátima año 2014.
Elaborado por: Viviana Pérez Fecha de elaboración: 2015-10-25
Supervisado por: Fecha de revisión:
166
Ejecución de la Auditoría de Gestión
Tabla 97 Programa de Auditoría
PROGRAMA DE TRABAJOGOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FATIMA
DEL 1 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.COMPONENTE: DESEMPEÑO INSTITUCIONAL
N° Detalle Tiempo Elab. Por Ref. P/T.Estimado Utilizado
OBJETIVO:Evaluar el desempeño institucional encuanto al cumplimiento de metas yobjetivos.PROCEDIMIENTOS
01 Verificar si la entidad desarrolla susactividades en base a objetivosestratégicos, debidamente planteados.
02 01 VP AG-001
02 Verificar si la entidad evalúa el desarrollode actividades en base a la aplicación deIndicadores.
01 01 VP AG-002
03 Comprobar si los Indicadores diseñadospor la Administración se han realizado enbase a las perspectivas del Cuadro deMando Integral.
02 01 VP AG-003
04 Determinar si los resultados de losindicadores de gestión se muestran en laficha técnica coadyuvan a al desarrolloorganizacional.
02 01 VP AG-004-007
05 Verificar si el análisis de resultadosmuestra la brecha de incumplimiento y lasposibles causas raíz del problema.
01 01 VP AG-004
06 Verificar si los indicadores aplicados en laficha técnica se relacionan con losobjetivos operativos del GAD. Parroquialde Fátima.
02 01 VP AG-004
Elaborado por: Viviana PérezSupervisado por:
Dentro de la gestión desarrollada por el GAD. Parroquial en cuento a la consecución de las
metas y objetivos propuestos, y conforme a los objetivos e indicadores de gestión que se ha
propuesto cumplir dentro del ejercicio fiscal 2014; se hace referencia a los principales
167
objetivos e indicadores que deben considerar dentro de la gestión realizada por el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en donde están justamente desarrollando su
gestión en base a las necesidad de la parroquia y de sus comunidades.
La Auditoría de gestión del Gobierno Parroquial obedece a la evaluación del desempeño, en
función de 4 perspectivas básicas que se detallan según los papeles de trabajo adjuntos:
Tabla 98 Indicadores de Gestión
INDICADORES: P/TAG-001
PERSPECTIVA DEL USUARIOObjetivo estratégico: Mejorar la aceptación y satisfacción ciudadana a
través de transparencia y honestidad en el manejode recursos públicos
Indicador: Índice de satisfacción ciudadana y su percepciónde transparencia y honestidad
Definición/formula: Encuesta de satisfacciónFrecuencia de medición: SemestralUnidad de medida: Valor ponderado de acuerdo a escala (0-100%)Hipótesis: Mediante el uso de encuestas semestrales de
satisfacción, se pretende conocer la percepcióndel cliente ciudadano con respecto al servicio,atención al cliente y manejo transparente yhonesto de los fondos públicos.
Objetivo estratégico: Facilitar accesos a la información publicaIndicador: Retraso y/o cumplimiento en la información
publicaDefinición/formula: Información emitida/Información
recibida(legalmente se debe cumplir)PERSPECTIVA FINANCIERA
Objetivo estratégico: Incrementar los recursos financieros ypresupuestarios
Indicador: Financiamiento extrapresupuestarioDefinición/formula: Ingresos extrapresupuestarios/ Total ingresosObjetivo estratégico: Aumentar la inversión en obras por carga laboral.Indicador: Índice de eficiencia laboralDefinición/formula: Gastos de inversión/ N° de cargas laborales
permanentesObjetivo estratégico: Optimizar gastos corriente y operativo
168
institucionalIndicador: Índice de eficiencia operativaDefinición/formula: Gastos corriente y operativos/ Total de gastos
PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOSObjetivo estratégico: Generar procesos internos eficientes a través de
una reingeniería, automatización y sistematizaciónde procesos
Indicador: Índice de sistematización de procesos y reportesDefinición/formula: Procesos sistematizados/ Procesos programadosObjetivo estratégico: Mejorar el seguimiento y control de ejecución de
la obra públicaIndicador: Indicador de seguimiento y control de obra
públicaDefinición/formula: Proyectos de obra pública ejecutado/ Proyectos de
obra pública planificadaObjetivo estratégico: Mejorar la oferta de servicios públicos básicos a
nivel urbano y ruralIndicador: índice de cumplimiento de obras contratadasDefinición/formula: Servicios públicos básicos ejecutados/ Servicios
públicos básicos planificadoPERSPECTIVA APRENDIZAJE, CRECIMIENTO E INNOVACIÓN
Objetivo estratégico: Empleados y trabajadores capacitados ymotivados.
Indicador: Índice de evaluación de personalDefinición/formula: Total de personal capacitado/Total de PersonalObjetivo estratégico: Adecuado clima organizacionalIndicador: Porcentaje de inversión en infraestructura, equipo
y tecnologíaDefinición/formula: Inversión en infraestructura, equipo y
tecnología/Total de gastos de personalFuente: GAD. Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
Resultados obtenidos mediante la aplicación de indicadores
Diseño de objetivos y actividades para evaluar la gestión institucional
Como resultado de la evaluación realizada a la gestión Institucional dentro del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, en donde se evidencia que el personal
Técnico de Planificación ha desarrollado su gestión tomando en consideración la metodología
del cuadro de mando integral, los resultados obtenidos tomando como referencia la gestión
169
desarrollada en el ejercicio fiscal 2014, por el GAD. Parroquial Rural de Fátima; partiendo de
la información en cada una de las siguientes perspectivas: la perspectiva del aprendizaje y
crecimiento, perspectiva de los procesos internos, perspectiva del cliente, y la perspectiva
financiera; en donde la entidad ha formulado el correspondiente objetivo operativo con las
actividades que son necesarias realizar para coadyuvar a su consecución, se presentan las
variables de eficiencia y eficacia; para posteriormente diseñar los Indicadores de gestión, los
mismos que permitirán conocer los resultados del desempeño institucional, según se detalla en
el papel de trabajo AG-002 y AG-003; Adjunto:
Tabla 99 Objetivos y Actividades
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES: P/TAG-002
Perspectiva del aprendizaje y crecimientoObjetivo Operativo:
Incrementar en un 20 % el personal técnico especializado en el año 2014, con unpresupuesto total de USD 1.200,00 dólares.
ACTIVIDADES:1. Capacitación a los grupos de trabajo de acuerdo con la demanda de clientes y de los
sectores establecidos para la colocación de medidores.
Variable: Grupos de Trabajo capacitados2. Selección y contratación de personal por nivel de competencias en instalación y
mantenimiento de medidores de agua.
Variable: Personal competentePerspectiva Interna
Objetivo OperativoImplementar procedimientos de control para el Egreso de medidores en el año 2014, con unpresupuesto total de USD. 500,00 dólares.ACTIVIDADES:
1. Emprender estrategias de control relacionadas con la custodia y salida de medidoresde bodega.
Variable: Estrategias de Control2. Realizar el registro diario de las operaciones en tarjetas de control de inventarios de
medidores a fin de conocer el stock de medidores.
170
Variable: Registro diario
Perspectiva del ClienteObjetivo Operativo
Incrementar un 40% el número de los medidores de agua potable colocados en el año2014, con un presupuesto de USD. 14.000,00 dólares.
ACTIVIDADES:1. Establecer mecanismos de difusión por los medios de comunicación de la importancia
que las viviendas cuenten con medidores nuevos a fin de optimizar la utilización dellíquido vital.
Variable: Mecanismos de difusión1. Clasificar a los Clientes con mayor grado de necesidad de instalar los medidores de
agua.
Variable: Clientes con mayor grado de necesidadPerspectiva financieraObjetivo Operativo
Adquirir 1.200 medidores de agua en el año 2014 con un presupuesto total de$18.000,00 dólares.
ACTIVIDADES:1. Adquirir los medidores agua al menor costo posible, con las características solicitadas
y entregadas en el momento oportuno.
Variable: Medidores al menor costo1. Disponer de los recursos económicos para la ejecución de las diferentes actividades en
el cumplimiento de la meta.
Variable: Recursos económicosFuente: GAD. Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
171
Tabla 100 Indicadores en base a las Perspectivas
Dentro de la evaluación del desempeño institucional, ha sido necesario realizar el
correspondiente análisis al desarrollo de los indicadores de gestión, por lo cual se adjuntan la
correspondiente ficha técnica por cada uno de los componentes evaluados, con su
representación gráfica y comentario de auditoría.
INDICADORES DE GESTIÓN EN BASE A PERPECTIVAS P/TAG-003
Perspectiva del aprendizaje y crecimiento1. Personal técnico especializado (V. Eficacia)
Porcentaje de personal técnico especializado incrementado por el Gobierno Autónomo DescentralizadoParroquial de Fátima en el año 2014.
2. Dólares (V. Eficiencia)
Cantidad de dólares utilizados en el incremento del personal técnico en el Gobierno AutónomoDescentralizado Parroquial de Fátima en el año 2014.Perspectiva Interna
1. Variable: Procedimientos de control (Eficacia)
Total de procedimientos de control implementados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial deFátima en el año 2014.
2. Variable: Dólares (V. Eficiencia)
Cantidad de dólares utilizados en establecer procedimientos de control por el Gobierno AutónomoDescentralizado Parroquial de Fátima en el año 2014.Perspectiva del Cliente
1. número de los medidores colocados (V. de eficacia)
Total de medidores colocados por Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima en el año 2014.2. Dólares (V. de Eficiencia)
Cantidad de dólares utilizados en la colocación de medidores por el Gobierno Autónomo DescentralizadoParroquial de Fátima en el año 2014.Perspectiva financiera
1. Medidores (V. Eficacia)
Porcentaje de incremento en compra de medidores para el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial deFátima en el año 2014.
2. Dólares (V. Eficiencia)
Cantidad de dólares utilizados en la compra de medidores por el Gobierno Autónomo DescentralizadoParroquial de Fátima en el año 2014.Fuente: GAD. Parroquial de FátimaElaborado por: Viviana Pérez
172
Tabla 101 Tablero de Control N°1
FICHA TECNICA Nº 1 P/TAG-004
NOMBRE DELINDICADOR
ESTÁNDAR PERIODICIDAD
CALCULOINDICADOR
UNIDADDE
MEDIDA
ANÁLISIS DE RESULTADOS RESPONSABLES
Porcentaje depersonal técnicoespecializadoincrementadopor el GobiernoAutónomoDescentralizadoParroquial deFátima en el año2014.
20% ANUAL
PTE 2014-PTE 2013 x 100PTE 2013.
= 32 – 25 x 10025
= 0,28 x 100 = 28,00%
%
ÍNDICE=INDICADOR X 100ESTÁNDAR
= 28 x 10020
= 1,40 X 100 = 140BRECHA FAVORABLE EN UN40 % MÁS DEL 100%ESPERADO.
GERENTEDIRECTORIOALCALDE.
Fuente: Elaboración propia a partir del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de FátimaSIGLAS: PTE: Personal Técnico Especializado
173
Gráfico 11 Porcentaje de personal técnico especializado incrementado
Representación Gráfica
Comentario de Auditoría:
En la Auditoría de Gestión practicada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, Cantón y Provincia de
Pastaza, y en la evaluación del desempeño en cuanto a la colocación de medidores de agua durante el año 2014, y el establecimiento
de estrategias para el cumplimiento de la Meta, lo cual ha generado como uno de los principales objetivos el aumentar el porcentaje
de personal técnico especializado para coadyuvar a la gestión y cumplimiento de las Metas para el año 2014. Es así que en cuanto al
presente indicador se concluye que los resultados sobrepasaron el estándar predeterminado; ya que el nuevo personal técnico
especializado contratado en el año 2014, superó las expectativas en un 40%, y que de los 25 técnicos especializados, ahora se cuenta
con un personal de 32.
174
Tabla 102 Tablero de Control N°2
FICHA TECNICA Nº 2 P/TAG-005
NOMBRE DELINDICADOR
ESTÁNDAR
PERIODICIDAD
CALCULOINDICADOR
UNIDADDE
MEDIDA
ANÁLISIS DE RESULTADOS RESPONSABLES
Total de procedimientosde controlimplementados por elGobierno AutónomoDescentralizadoParroquial de Fátima enel año 2014.
100% ANUAL
PCI. Año 2014.x 100TPC. Año 2014.
= 12 x 10022
= 0,5455 x 100 = 54,55%
%
INDICE= INDICADOR X 100ESTÁNDAR
= 54,55 X 100100,oo
= 0,5455 X 100 =54,55%
BRECHA DESFAVORABLE100 % - 54,55 %= 45,45%
-GERENTE-DIRECTORIO-TÉCNICOS-ADMINISTRADOR DELPROYECTO.
Fuente: Elaboración propia a partir del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
SIGLAS: PCI = Procedimientos de Control ImplementadosTPC.= Total de Procedimientos de Control
175
Gráfico 12 Total de procedimientos de control implementados
Representación Gráfica
Comentario De Auditoría:
Dentro de la evaluación de gestión realizada para la colocación de medidores en el año 2014, es necesario la implementación de
controles claves a fin de mejorar el control interno en los registros de ingresos y egresos de medidores; en tal sentido dentro de la
aplicación del indicador para evaluar el cumplimiento de la meta, tenemos como resultado una brecha desfavorable del 45,45%, en
razón de que se ha llegado a cumplir únicamente con el 54,55% del 100% programada de implementar procedimientos. Razón por
la cual es necesario el diseño e implementación de políticas encaminadas al establecimiento total de controles en el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
176
Tabla 103 Tablero de Control N°3
FICHA TECNICA Nº 3 P/TAG-006
NOMBRE DELINDICADOR
ESTÁNDAR
PERIODICIDAD
CALCULOINDICADOR
UNIDADDE
MEDIDA
ANÁLISIS DE RESULTADOS RESPONSABLES
Total de medidorescolocados por elGobierno AutónomoDescentralizadoParroquial de Fátimaen el año 2014.
100% ANUAL
MED.COLOCADOS x 100MED. PLANIFICADOS
= 950 x 1001.200
= 0,79 x 100 = 79,00%
%
ÍNDICE= INDICADOR X 100ESTÁNDAR
= 79 X 100100
= 0,79 X 100 = 79%
BRECHA DESFAVORABLE EN EL21%.(100-79)
-GERENTE-DIRECTORIO-ALCALDE.-TÉCNICOS
Fuente: Elaboración propia a partir del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
SIGLAS: MED. : Medidores de Agua.
177
Gráfico 13 Total de medidores colocados
Representación Gráfica
Comentario de Auditoría:
De la evaluación de gestión realizada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, Cantón y Provincia de
Pastaza, en cuanto al cumplimiento de sus metas y objetivos operativos, es necesario hacer referencia al resultado obtenido de la
aplicación de Indicadores relacionados con la colocación de medidores en el año 2014, y en base al cumplimiento del Estándar
preestablecido para el año 2014, se tiene que de los 1.200 medidores programados colocar, se han logrado colocar 950medidores,
correspondiente al 79 %, dando lugar a una brecha desfavorable del 21%, que constituye, un diferencia significativa en razón de que
la situación climática y la falta de medidores necesarios no ha permitido llegar al cumplimiento de la meta en un 100%.
178
Tabla 104 Tablero de Control N°4
FICHA TECNICA Nº 4 P/TAG-007
NOMBRE DELINDICADOR
ESTÁNDAR PERIODICIDAD
CALCULOINDICADOR
UNIDADDE
MEDIDA
ANÁLISIS DE RESULTADOS RESPONSABLES
Porcentaje deincremento en comprade medidores para elGobierno AutónomoDescentralizadoParroquial de Fátima enel año 2014.
100% ANUAL
MED.COMPRADOS x 100MED.PROGRAMADOS.
= 980x 1001.200
= 0,82 x 100 = 82,00%
%
ÍNDICE= INDICADOR X 100ESTÁNDAR
= 82 X 100100
= 0,82 X 100 = 82%BRECHA DESFAVORABLE EN UN18%
GERENTEDIRECTORIOALCALDE.TÉCNICOS
Fuente: Elaboración propia a partir del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
SIGLAS: MED. Medidores
179
Gráfico 14 Porcentaje de incremento en compra de medidores
Representación Gráfica
Comentario de Auditoría:
Una vez ya en ejecución de la Auditoría de Gestión, evaluando la perspectiva financiera para el incremento en la compra demedidores de agua a fin de cumplir la meta establecida para el año 2014, es necesario que hacer conocer los resultados de laaplicación de los indicadores de gestión en referencia a la compra de medidores, cuyos resultados son los siguientes: de acuerdo conlos datos obtenidos en el Departamento de Contabilidad de la Entidad, se compraron para el año 2014, un total de 980 medidores,siendo la meta para el año en evaluación colocar 1.200 medidores, lo que ha generado dentro del análisis realizado una brechadesfavorable de un 18 %, por lo que la empresa no dispuso de los recursos financieros a tiempo para realizar la compra, por lo cuales necesario tomar las acciones necesarias a fin de que la programación para el próximo año se haga en base a proyecciones másreal
180
FASE IV - COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Informe de Auditoría Integral
Señores:
A la Junta Directiva
Presidente
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Ciudad.-
De mi consideración:
Hemos practicado una auditoría Integral al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de
Fátima, para el período comprendido entre el 1° de Enero al 31 de Diciembre de 2014, la cual
cubre la siguiente temática: el examen a la información financiera; la evaluación del sistema
de control interno; la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta; y
la gestión institucional en la ejecución sus programas y actividades planificadas, evaluado con
los indicadores de desempeño. La administración es responsable de la preparación, integridad,
y presentación razonable de los estados financieros; de mantener una estructura efectiva de
control interno para el logro de los objetivos organizacionales; del cumplimiento de la leyes y
regulaciones que afectan a la entidad; y del establecimiento de los objetivos, metas y
programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del Gobierno
Parroquial.
Nuestras obligaciones son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la
auditoría integral con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la
obtención de evidencia suficientemente apropiada, con el propósito de obtener una seguridad
razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría integral. Dadas las
limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o
irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación de
control interno se puedan tornar inadecuadas por los cambios en sus elementos.
181
Realizamos nuestra auditoría integral de acuerdo con las normas internacionales de auditoría
aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoría de control interno, a la auditoría
sobre el cumplimiento de leyes y a la auditoría de gestión. Esas normas requieren que la
auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en
cuanto a si los estados financieros están exentos de errores importantes en sus contenidos; si la
estructura de control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva; se
han cumplido con las principales leyes y regulaciones que le son aplicables; y si es confiable
la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la
evaluación de los resultados de la administración. Una auditoría financiera incluye el examen,
sobre una base selectiva, de la evidencia que respaldan las cifras y revelaciones en los estados
financieros; la evaluación de las normas o principios de contabilidad utilizados; las principales
estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación
global de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría integral proporciona una
base razonable para expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y conclusiones
sobre la otra temática.
En nuestra opinión los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera
del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, al 31 de diciembre de 2014,
los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo por el
año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad internacionales
de contabilidad, aplicados uniformemente con el año anterior.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que
el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, mantuvo en todos sus aspectos
importantes una estructura efectiva de control interno en relación con la conducción ordenada
de sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y
regulaciones que la afectan; contiene los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de
la administración en relación con los objetivos generales, metas y actividades de la entidad;
esta información fue objeto de nuestra auditoría integral y refleja razonablemente los
resultados de la gestión en el alcance de los objetivos y metas del Gobierno Autónomo
182
Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014, por cada uno de sus componentes según
detalle adjunto:
EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Dentro de la evaluación financiera realizada al Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de Fátima, con la finalidad de determinar la razonabilidad de las cifras
presentadas en los Estados Financieros por el período comprendido entre el 01 de enero al 31
de diciembre de 2014; período en el cual no se realiza el seguimiento a cumplimiento de
recomendaciones en razón de que no existen informes de auditorías anteriores en donde se
hagan recomendaciones de aplicación financiera.
HALLAZGOS DE AUDITORÍA:
Dentro de la evaluación financiera desarrollada en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de Fátima, correspondiente al período comprendido entre el 01 de enero al 31
de diciembre de 2014, en donde se evalúa la razonabilidad de los rubros presentados en los
Estados Financieros, así como también el funcionamiento de su control interno en lo
correspondiente a la gestión administrativa y financiera de la entidad. En tal sentido una vez
que se ha cumplido con la ejecución de cada una de sus fases, podemos hacer conocer de los
principales hallazgos de auditoría detectados en la realización del examen.
EVALUACIÓN FINANCIERA
Componentes evaluados
Disponibilidades
Durante el año 2014, los ingresos registrados por el Gobierno Autónomo Descentralizado
parroquial de Fátima, se presentan de conformidad al siguiente detalle:
183
Tabla 105 Detalle de Ingresos
N°. CÓDIGO DETALLE Valor Estado
de Situación
Financiera
Mayor General Estado de
Cuenta
B.C.E.
01 1110301 Banco Central del
Ecuador Moneda en
Curso Legal Junta
Parroquial de Fátima
86.495,57 86.495,57 86.495,57
Fuente. Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Las Normas de Control Interno, emitidas mediante acuerdo 039, por la Contraloría General del
Estado, dentro del Código 402 Administración Financiera; la norma 402-01 Responsabilidad
de Control, que textualmente dice:
“Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno
presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación,
clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y
específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la
ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las
asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de
existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria
correspondiente”.
La norma de control interno 402-02 Control Previo al Compromiso en su literal 3, establece:
Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
La norma de control interno 200-02 Administración Estratégica, que textualmente dice:
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un
184
sistema de planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y
evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que
considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán
consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Técnico de
Planificación
Tal situación se presenta por cuanto los principales responsables en ejercer el control interno a
los procesos administrativos y financieros, así como el Presidente del GAD. Parroquial no
realizó el ejercicio del control ante la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2014, al
haber autorizado egresos por contratación de obras no contempladas dentro del Plan Anual de
Contrataciones de la Entidad, originando egresos que no contaban con la disponibilidad
suficiente para atender los gastos presentes y futuros que demandan la ejecución de la obra.
Situación que afectó negativamente a la liquidez del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, sin cumplir con la planificación prevista, y dejando obras sin ejecutar
por no contar los recursos suficientes parta atender la entrega de los anticipos de conformidad
a las obras comprometidas por la entidad.
Comentario de Auditoría
De conformidad a la información entregada mediante Oficio N° 002 GADR-SH-AAF-2014, se
ha podido desarrollar el proceso de auditoría, para lo cual en el proceso de ejecución mediante
la aplicación de técnicas de auditoría, que han permito obtener evidencia de auditoría a fin de
sustentar la opinión del auditor, se puede definir el siguiente comentario en relación al
componente evaluado.
El rubro correspondiente a disponibilidades, Banco Central del Ecuador Moneda en curso
legal Junta Parroquial de Fátima, que se presenta en el Estado de Situación Financiera con
corte al 31 de diciembre de 2014, con un valor correspondiente a USD. $ 86.495,57 en el año
vigente, que justamente es el saldo que se presenta la entidad después de los egresos que ha
realizado por la gestión desarrollada durante el ejercicio fiscal 2014. De conformidad con la
cédula presupuestaria de Ingresos se contaba con unos saldos disponibles al 31 de diciembre
185
de 2014, en un valor de $ 376.282,10; los mismos que fueron que contaba el GAD. Parroquial
de Fátima para el desarrollo de su Gestión; lo cual originó que la ejecución presupuestaria del
GAD. Parroquial se realice en USD. $ 289.786,53, egresos que no se han sujetado a una
planificación aprobada por la entidad, ya que justamente se invirtieron en la construcción de la
primera etapa del edificio del GAD. Parroquial Rural, lo cual no contaba con la planificación
respectiva de conformidad con el Presupuesto Aprobado, ya que el mismo estaba planificado
construirse dentro del Ejercicio Fiscal 2014.
Conclusión:
Las transferencias recibidas de conformidad a los aportes por la Ley 010, como aportes y
participaciones corrientes del Presupuesto General del Estado, y los diferentes aportes que
reciben los Gobiernos Autónomos Descentralizados, para la ejecución de obras y servicios
dentro de su circunscripción territorial, no se ha ejecutado conforme a una planificación
debidamente aprobada por la máxima autoridad del GAD. Parroquial Rural de Fátima,
realizando obras que no estuvieron contempladas, y que no contaban con la disponibilidad
suficiente de fondos no comprometidos con la finalidad de evitar desviaciones financieras y
presupuestarias.
Recomendaciones
Al Presidente
Dispondrá conformar una Comisión Técnica a fin de preparar el Plan Anual de Contrataciones
del Gobierno Autónomo Parroquial de Fátima, el mismo que deberá estar contemplado de
conformidad al Presupuesto Institucional previsto para el Ejercicio Fiscal en curso, a fin de
evitar desviaciones y contrataciones que no estén previstas dentro de su planificación anual.
A la Secretaria Tesorera
Implementará estrategias de registro oportuno de la información financiera, manteniendo un
control interno de la misma, además tendrá que recibir capacitación en administración
financiera de presupuestos en el sector público, a fin de realizar las actividades conforme a las
normas y regulaciones aplicables dentro de la ejecución presupuestaria
186
Protección y respaldos de la información financiera
En la organización no reposan informes financieros correspondientes a los proyectos de
periodos anteriores, por lo que la organización debería tomar medidas de protección y
respaldos de toda la documentación a fin de que se pueda verificar la existencia del archivo
permanente de la institución, en donde se evidencia los actos administrativos desarrollados
durante la gestión del GAD. Parroquial, los mismo que por situaciones adversas no se
encuentran en los archivos de la entidad.
No existen procedimientos definidos de respaldos planificados y periódicos, debidamente
almacenados en lugares o espacios seguros y/o externos, archivos electrónicos y/o físicos de la
información, como medida de seguridad y protección de la información y bases de datos.
Situación que se produce por cuanto, la Contadora, ha inobservado las siguientes normas de
control interno:
Artículo 6°.- El control interno contable comprende las normas, procedimientos y
mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los
registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de
información atinente a las mismas.
Fuente: Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado
La excesiva rotación de los servidores de la entidad, por ser puestos en donde prevalecen las
injerencias políticas, ha ocasionado que la responsable de aplicar esta norma de control interno
incumpla con los lineamientos establecidos para el respaldo de la información.
Que ha ocasionado que la entidad al momento de la evaluación no dispone de archivos que
respalden los procesos administrativos y financieros desarrollados en años anteriores.
Comentario
Es evidente que la entidad requiere la implementación de un plan de capacitación a los
servidores de la entidad, a fin de que se difundan la importancia de las normas de control
187
interno, emitidas por la Contraloría General del Estado, para todas las entidades y organismos
del sector público.
Conclusiones:
Se concluye que la ausencia de procedimientos de control y monitoreo por parte de los
directivos de la entidad han ocasionado la ausencia de archivos corriente y permanentes que
afectan directamente a la protección de la información.
Recomendación:
A la Secretaria Tesorera del GAD. Parroquial de Fátima
La información es un recurso muy importante dentro de una organización por lo que se
debería poner más énfasis en el manejo de la misma, con el propósito que cuando se requiera
hacer una revisión se encuentre de manera oportuna y real la información para dicho análisis
como es el caso de una Auditoría.
Anticipo de fondos
Anticipos a Servidores Públicos
Dentro del rubro correspondiente a la cuenta 1120101 - Anticipo a Remuneraciones Tipo A, se
desglosa el valor correspondiente a $ 1.738,26 corresponde a una de las servidoras de la
entidad, quién se desempeña como Secretaria – Tesorera, la misma que mediante Oficio de
Fecha 29 de abril de 2014, se dirige al Lic. Rodrigo Fiallos, Presidente del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, solicitando un anticipo de remuneración, en
base al Reglamento y Procedimiento para la concesión de Anticipos, anticipo que es
concedido y autorizado mediante Memorando N°.- 00056-P-GADPRSH-2014; de fecha 02 de
mayo de 2014, en tal sentido mediante comprobante de egreso N° 00056, de la misma fecha
02 de mayo de 2014, se realiza la transferencia de la cuenta del Banco Central del Ecuador
Moneda de Curso Legal Junta Parroquial de Fátima, a la cuenta de la mencionada funcionaria
de la entidad, quién se desempeñaba como Secretaria Tesorera. De conformidad a los registros
188
y documentos que reposan en el GAD. Parroquial, la mencionada funcionaria no ha cumplido
con lo que se contempla en el mencionado reglamento, ya que no realizo los descuentos
correspondientes según consta en la Autorización de Descuento Voluntario que se anexa al
informe; así como también al 31 de diciembre tampoco se realizó la cancelación
correspondiente, lo cual hace que estos valores permanezcan en el estado de situación
financiera de la entidad al 31 de diciembre de 2014, en donde se debía haber cancelado este
valor y no aparecer dentro de la información financiera.
El Reglamento y Procedimiento para la concesión de anticipos, en su artículo 1, que
textualmente dice:
“Con cargo a las remuneraciones mensuales unificadas señaladas en el presupuesto
institucional, las unidades responsables de la gestión financiera, a pedido de las y los
servidores públicos de la institución, y sin necesidad de justificación previa, podrán conceder
uno de los siguientes anticipos: 1.1 .- un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales
unificadas. El valor así concedido será recaudado al momento de realizar el pago mensual de
las remuneraciones, por la Unidad de Gestión Financiera o su similar o quién hiciere sus
veces, dentro del plazo solicitado por la o el servidor, que no excederá los 12 meses, contados
desde la concesión del anticipo en el caso de las y los servidores públicos con nombramiento,
y del tiempo estipulado contractualmente para el caso de servidores públicos con contrato de
servicios ocasionales. El descuento por al anticipo concedido de descontará mensualmente,
de manera prorrateada durante el plazo convenido; excepto en el mes de diciembre, en el cual
el descuento corresponderá por lo menos al 70% del valor de una remuneración mensual
unificada de la o él servidor.”.
El desconocimiento en la aplicación de las normas y reglamentes correspondientes, o las
injerencias políticas que se presentan en la administración de los Gobiernos Autónomos
Descentralizados; así como también la ausencia de procedimientos de control interno que
permitan presentar conciliaciones de cuentas por cobrar a los directivos de la entidad.
Situaciones que han ocasionado que el estado de situación financiera al 31 de diciembre de
2013, siga manteniendo valores dentro del activo corriente, los mimos que de conformidad a
las normas y principios contables deben permanecer como parte del exigible durante el
189
ejercicio fiscal vigente, generando que éste rubro no sea razonable por no estar en
concordancia con la normativa contable.
Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura
De conformidad a los rubros más significativos presentados en los Estados Financieros, dentro
de la cuenta 1120301 Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura.- Luis Alberto
Cajamarca, por el valor de $ 8.787,08 que es el saldo por devengar del anticipo del 50% del
valor del contrato N° GADPS-001-2014, denominado “CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL DE FÁTIMA II ETAPA (ACABADOS I PLANTA Y CONSTRUCCIÓN II
PLANTA ALTA)”, en donde revisada la documentación contractual correspondiente a la
contratación a la cual se hace referencia, se puede confirmar que de conformidad al Seguro de
Fianza Sector Público, entregada por la Compañía TOPSEG S.A., otorga una garantía
consistente en una Póliza, dentro del Ramo: Buen Uso del Anticipo con vigencia desde las
00H00 de 13/02/2014; hasta las 24H:00 de 13/06/2014; con un plazo de 120 días, emitida con
fecha 22 de febrero de 2014; la misma que de conformidad al Contrato N°. 001-2014; dentro
de su cláusula séptima.- GARANTÍAS.- numeral 7.03.- Para garantizar el buen uso del
anticipo que la Entidad otorga al contratista, el contratista entregó a favor del contratante, en
forma previa a recibirlo, una garantía de seguros Top Seg, de fecha 13 de febrero de 2014,
signada con el N°. 200149, con una vigencia desde el 13 de febrero al 13 de junio de 2014, por
un monto equivalente al total del anticipo reajustado; En donde revisados los documentos y
contrato firmado entre las partes con fecha 13 de febrero de 2014, y confrontada la misma con
las Garantías entregadas por el contratista se puede verificar que la Póliza de seguro a que
hace referencia el contrato en la Cláusula Séptima.- Garantías, numeral 7.03.- signada con el
número 200149, no existe; ya que las únicas Pólizas que se han presentado como para el Buen
Uso del Anticipo es la Póliza N°. 200153; y la Póliza N° 200096, para el Cumplimiento del
Contrato; las mismas que se encuentran vencidas, en especial la Póliza para garantizar el buen
uso del anticipo, ya que dentro de los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014,
mantiene todavía saldos pendientes por devengar por el Contratista, pero sin embargo la Póliza
190
de buen uso del anticipo ya se encuentra vencida con fecha 13 de junio de 2014, incumpliendo
con los compromisos dentro de las cláusulas del Contrato.
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, “LOSNCP”, en su artículo
75.-Garantía por Anticipo que textualmente dice:
“Si por la forma de pago establecida en el contrato, la Entidad Contratante debiera otorgar
anticipos de cualquier naturaleza, sea en dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el
contratista para recibir el anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del
anticipo, que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban
provisionalmente las obras, bienes o servicios. Las cartas de crédito no se considerarán
anticipo si su pago está condicionado a la entrega – recepción delos bienes u obras materia
del contrato. El monto del anticipo lo regulará la Entidad Contratante en consideración de la
naturaleza de la contratación.
La Norma de Control Interno 403-12.- Control y Custodia de Garantías.- que textualmente
dice:
“La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las
garantías con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos: Las garantías
presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías contempladas en
las disposiciones legales vigentes. La recepción de los documentos se efectuará previo al
pago de los anticipos y se verificará que cumplan con los requisitos señalados en la ley.
Custodia adecuada y organizada de las garantías. Control de vencimientos de las garantías
recibidas. La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de
las garantías a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su
renovación o ejecución, según sea el caso
En tal sentido la ausencia de procedimientos y estrategias de control por parte de la Tesorera
de la entidad, así como la falta de seguimiento y monitoreo de los directivos del Gobierno
Autónomo Descentralizado, en implementar estrategias para el control de Garantías en cuanto
a sus vencimientos y renovaciones.
Situación que perjudica a la entidad ya que en el Estado de Situación Financiera presentado
por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, al 31 de diciembre de 2014,
191
todavía se mantienen valores que no han sido devengados del anticipo entregado al Contratista
por lo que la Entidad Contratante, en donde la Entidad debía haber pedido la renovación de la
Póliza de Seguro de Buen Uso del Anticipo, hasta que se haya devengado la totalidad del
anticipo entregado al Contratista.
Es necesario que la entidad y el responsable de la gestión financiera implemente
procedimientos de control a fin de garantizar el uso adecuado de los fondos entregados como
anticipo a rendir cuentas, y que los mismos sean devueltos dentro de los plazos establecidos.
Los valores entregados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
como anticipo de sueldos, debían haberse recaudado en el mes de diciembre del año 2014, ya
que la servidora beneficiaria del anticipo no ha cumplido con la obligación de ir cancelando de
forma mensual conforme al compromiso adquirido, en tal sentido la responsable de Tesorería
debió haber realizado el cobro del anticipo en la liquidación del contrato realizado a la
mencionada servidora, por esta razón se mantiene el valor como anticipo de remuneraciones.
En lo correspondiente a los anticipos de fondos a Contratistas de Obras de Infraestructura y a
Proveedores de Bienes y Servicios, en el primer caso se puede determinar la ausencia de
control interno con el manejo de garantías, ya que las mismas se encuentran vencidas sin antes
haber devengado el anticipo.
En el otro caso cuando se entregaron los anticipos por parte del Gobierno Autónomo
Descentralizado, en los últimos meses de noviembre y diciembre, los mimos aparecen dentro
de los Estados Financieros de la Entidad en razón de no estar devengados, ya que los mismos
devengados en el año siguiente.
192
Recomendaciones
A la Secretaria Tesorera del GAD. Parroquial de Fátima
a) Deberá implementar procedimientos y estrategias de control interno a fin de poder
controlar los anticipos de fondos, de tal manera que se puedan justificar los valores
pendientes de devengar y que aparecen en los Estados Financieros de la Entidad.
b) Deberá implementar un sistema de control interno para garantías que permitan poner
en alerta las garantías que están por cumplir su fecha de vencimiento a fin de verificar
con los contratistas si han cumplido con devengar el anticipo o en su defecto solicitar
la renovación de las pólizas, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública.
Al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima
Cumplirá con actividades de supervisión y monitoreo, disponiendo a la Tesorera de la Entidad
el implementar procedimientos de control para los Anticipos de Fondos, y Control de
Garantías.
EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO
En base a la aplicación de las matrices de evaluación de control interno, aplicadas en la
entidad con la finalidad de comprobar el cumplimiento de las normas de control interno, y si
las mismas contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales, se puede decir que en
la mayoría de normas aplicadas y en las más importantes existe inobservancia a las normas por
parte de las servidoras y servidores del Gobierno Parroquial, siendo esta responsabilidad de la
máxima autoridad, ya que conforme a la norma de control interno 100-02 Responsabilidad de
las normas de control interno, es de absoluta responsabilidad de la máxima autoridad, sus
directivos y personal de la entidad. Para lo cual se hace conocer las inconsistencias de las
normas de Control Interno.
193
Componentes:
Norma: 200-01 Integridad y Valores Éticos
La entidad no cuenta con un código de ética como instrumento de apoyo gerencial al ejercicio
de las buenas prácticas y comportamiento del personal dentro de la entidad, el cual se basa en
la moral y desempeño adecuado de todo el personal del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima.
La Norma de Control Interno 200-01 Integridad y Valores éticos.- de forma textual dice: La
máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre
remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la organización. De igual manera la Norma de Control Interno 407-08
“Actuación y Honestidad de las Servidores y Servidores”, manifiesta de forma clara el
accionar de las servidoras y servidores en el desarrollo de una función pública, que debe
actúan en cada uno de los actos administrativos y financieros con transparencia y honestidad.
El desconocimiento de las normas de control interno y su incumplimiento, ocasionan que la
entidad no cuente con instrumentos de control a fin de que los servidores de la entidad
desarrollen sus actividades en base al Código de Ética Institucional
El incumplimiento de esta importante Norma de Control Interno dificulta el desempeño y
desenvolvimiento del personal, en base a principios de conducta de cumplimiento obligatorio.
Conclusión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima ni cuenta con este instrumento
importante de control interno para mejorar el comportamiento y conducta del personal de la
entidad.
194
Recomendación
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Diseñará, aprobará y pondrá en funcionamiento el Código de ética de la Entidad, para el
cumplimiento obligatorio de todas las servidoras y servidores de la entidad.
Norma: 200-02 Administración Estratégica
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que
incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual
institucional y planes operativos anuales, que consideran como base la función, misión y
visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos
del Organismo Técnico de Planificación.
La Norma de Control Interno 200-02, Planificación Estratégica.- de forma textual manifiesta:
la obligación de tienen las entidades y organismos del sector público, requieren para su
gestión, la implantación de un sistema de un sistema de planificación que incluya la
formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual institucional y
planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión
institucionales.
El desconocimiento y difusión de las normas de control interno ha ocasionado que los
servidores de la entidad no cumplan con esta norma.
Situación que hace caer en observaciones por parte de los organismos de control afectando a la
gestión del Gobierno Parroquial de Fátima.
195
Conclusión:
El Gobierno Parroquial de Fátima no cumple con esta importante norma de Control Interno:
200-02 Planificación Estratégica, lo cual ocasiona que no se cuente con herramientas de
gestión que coadyuve a la consecución de los objetivos planificados.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a las diferentes unidades administrativas de la entidad a fin de planifiquen sus
actividades conforme a la norma de control interno 200-02.- Planificación Estratégica.
Norma: 200-04 Estructura Organizativa
La entidad no cuenta con una estructura adecuada que atienda al tamaño, naturaleza y
necesidades del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en este sentido
conviene el considerar y aplicar los lineamientos contemplados en esta norma de control
interno.
La Norma de Control interno 200-04, Estructura Organizativa manifiesta: La estructura
organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades que
desarrolla, por lo tanto, no será tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información.
Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán
experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos
El desconocimiento y falta de difusión de las Normas de Control Interno, por parte del
Presidente del Gobierno Parroquial de Fátima.
Lo cual ha ocasionado la inobservancia e incumplimiento de los lineamientos contemplados en
cada una de las norma de control interno.
196
Conclusión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, no cuenta con una estructura
organizativa de conformidad a los lineamientos de la norma 200-04. Estructura Organizativa.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Es necesario la actualización e implementación de la Estructura Organizativa del Gobierno
Parroquial en razón de que las necesidades y tamaño de la parroquia es muy grande frente, las
demandas de la ciudadanía cada vez es mayor, en tal sentido es necesario que la misma se
actualice y atiende satisfactoriamente a las necesidades institucionales, en función de las
nuevas competencias otorgadas por el COTAD.
Norma: 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos
La entidad en el desarrollo de sus diferentes actividades se enfrenta a riesgos o situaciones no
deseadas, que afectan la consecución de los objetivos organizacionales, en este sentido es
necesario administrar los riesgos a fin de mitigar su impacto, para lo cual es necesario cumplir
con esta norma de control interno:
La Norma de Control Interno 300-02 En el Plan de Mitigación de Riesgos.- se desarrollará una
estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y
metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos
técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno, por
parte del Presidente del Gobierno Parroquial.
197
Esto ha ocasionado que la entidad sea observada por parte de los organismos de control por no
haber identificado los riesgos o situaciones no deseadas.
Conclusión
La entidad no ha desarrollado estrategias y procedimientos para la administración de los
riesgos, lo cual afecta directamente a la consecución de los objetivos organizacionales, siendo
necesaria la adopción de herramientas de control interno, para administrar y mitigar el impacto
negativo causado por los riesgos.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Es necesario que el Presidente del Gobierno Parroquial implemente esta norma de Control
Interno con la finalidad de mitigar el impacto negativo que ocasionan los riesgos, aplicando
procedimientos que permiten reducir el impacto causado por los riesgos.
Norma: 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo
La entidad no ha implementado planes de capacitación con el personal de la entidad, lo cual ha
ocasionado el retraso del personal en cuanto al desempeño organizacional, ya que el talento
humano constituye el recurso más esencial de la entidad, y requiere de constante actualización
de conocimiento en el área en que trabaja, en tal sentido es necesario el cumplimiento de la
norma de control interno Capacitación y entrenamiento continuo.
La Norma de Control Interno 407-06 Capacitación y Entrenamiento continuo dice: Los
directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y
el área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera técnica
y objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas
directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y
habilidades de las servidoras y servidores, así como al desarrollo de la entidad.
198
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno, por
parte del Presidente del GAD. Parroquial.
Ocasionando que la entidad sea observada por los organismos de control, por incumplimiento
de las normas, lo cual recae en sanciones administrativas.
Conclusión
La entidad no cuenta con un plan de capacitación y entrenamiento continuo, como herramienta
de gestión para apoyar al desarrollo del personal de la entidad, el mismo que requiere de
entrenamiento continuo y actualización de conocimientos.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Implementará y pondrá en funcionamiento un plan de capacitación y entrenamiento continuo a
fin de que el personal pueda actualizar sus conocimientos y desempeñarse conforme a las
nuevas competencias otorgadas por el COTAD, y leyes conexas, que regulan el accionar del
Gobierno Parroquial.
A la Responsable de Talento Humano
Diseñará en coordinación con los jefes de área y Presidente del GAD. Parroquial el Plan de
Capacitación y entrenamiento continúo a fin de garantizar la actualización de conocimientos
del personal de la entidad.
Norma: 407-07 Rotación del personal
La entidad no ha realizado procesos de rotación de personal a fin de evitar servidores
insustituibles e indispensables, lo cual requiere el capacitar al personal de la entidad a fin de
que todos conozcan de los diferentes procesos en la entidad.
199
La Norma de Control Interno 407-07.- Rotación de Personal:- La rotación de personal debe ser
racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a criterios técnicos y en áreas
similares para no afectar la operatividad interna de la entidad. Los cambios periódicos de
tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de administración, custodia y
registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir
diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.
El desconocimiento y ausencia de difusión de las normas de control interno a través de talleres
de capacitación.
Ha ocasionado que las servidoras y servidores de la entidad incumplan con esta importante
norma de control interno.
Conclusión
La entidad no ha realizado procesos de rotación de personal a fin de evitar los servidores
insustituibles e indispensables, lo cual afecta a la consecución de los objetivos
organizacionales.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Implementará procesos de capacitación al personal a fin de aplicar el cumplimiento de esta
norma de control interno, y que permita evitar servidores indispensables e insustituibles en la
gestión del Gobierno Parroquial.
Norma: 407-10 Información actualizada del personal.
La responsable del control de Personal, no mantiene los expedientes actualizados del personal
que labora en la entidad, lo cual ocasiona que los expedientes estén desactualizados,
incumpliendo los lineamientos de la Norma de Control Interno.
200
La Norma de Control Interno 407-10.- Información Actualizada de Personal.- la misma de
forma textual manifiesta:
Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y profesional
de cada una de las servidoras y servidores; la información relacionada con su ingreso,
evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro. Solo el personal encargado de la
administración de talento humano y las servidoras y servidores que por la naturaleza de sus
funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes de las servidoras y
servidores.
La inobservancia, desconocimiento, y ausencia de políticas de difusión de normas y
reglamentos por parte de los Directivos del Gobierno Parroquial
Han ocasionado que la entidad incumpla el cumplimiento de esta importante norma de control
interno.
Conclusión:
La entidad no dispone de expedientes del personal de la entidad que se encuentren
actualizados con la información básica y personal de cada uno de los servidores de la entidad.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a la Responsable de Talento Humano, actualizar los expedientes de personal, a fin
de cumplir con los lineamientos contemplados en la norma de control interno.
Al Responsable de Talento Humano
Actualizará los expedientes de personal en razón de que las mismas no contienen
documentación actualizada, para lo cual coordinará con las servidoras y servidores para su
presentación de los documentos que se requieren a fin de cumplir con lo que dice la Norma.
201
Norma: 401-03 Supervisión.
Los directivos de la entidad y personal de apoyo, no cumple con actividades de supervisión a
los procesos, programas y proyectos que desarrolla la entidad, para lo cual es necesario
cumplir con esta norma de control interno.
La Norma de Control Interno 401-03.- Supervisión.- que de forma textual dice:
La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar
que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus
productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución.
La ausencia de políticas de difusión y asesoría en control interno a las servideras y servidores
del Gobierno Parroquial.
Situación que ha ocasionado el incumplimiento de esta importante norma de control interno.
Conclusión
El Gobierno Parroquial de Fátima, ha incumplido esta importante norma de control interno,
que permite conocer como está avanzando el cumplimiento de los proyectos desarrollados por
el Gobierno Parroquial.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a los Jefes de área y personal de apoyo, cumplir con lo contemplado en la Norma
de Control Interno de Supervisión a fin de garantizar que los procesos se realicen conforme la
planificación aprobada y con os recursos que le han sido asignados.
Norma: 403-02 Constancia Documental de la Recaudación
La entidad no registra los ingresos diarios en formularios pre numerados y pre impresos, para
constancia de los mismos, incumpliendo los lineamientos de las normas de control interno.
202
La Norma de Control Interno 403-02.- que de forma textual manifiesta claramente:
Constancia Documental de la Recaudación.- la misma que dice de forma textual: Por cada
recaudación que realice la entidad u organismo del sector público, por cualquier concepto, se
entregará al usuario el original del comprobante de ingreso pre impreso y pre numerado, o una
especie valorada, conforme al contrato de arrendamiento que se haya legalizado entre el
Presidente y el Usuario del arrendamiento.
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno
afecta la consecución de los objetivos organizacionales.
Lo que ocasiona que la entidad con cuente con información actualizada para mantener los
registros contables actualizados, afectando a los intereses institucionales.
Conclusión
La entidad no dispone de formularios pre numerado y pre impresos para registros de ingresos
de autogestión, lo cual ocasiona situaciones de riesgo en el control de ingresos de la entidad.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá registrar de forma diaria los ingresos provenientes de autogestión, para lo cual
utilizará formularios de ingresos pre impreso y pre numerado a fin de garantizar el registro y
control de ingresos, valores que deberán ser depositados en la cuenta corriente de la entidad
que mantiene en uno de los Bancos corresponsales del Gobiernos Central, máximo a primeras
horas del día siguiente tal como fueron recibidos.
Al Tesorero de la Entidad
Registrará de forma diaria en los comprobantes respectivos los ingresos recibidos de
autogestión, para lo cual entregará informes diarios al Presidente del GAD. Parroquial.
203
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Componentes:
Sistema de autorización de prórrogas de plazo
Es necesaria la implantación de controles claves en el desarrollo de las diferentes actividades a
fin de disminuir los riesgos o eventos no deseados dentro del manejo del componente.
Los controles clave, son procesos que permiten prevenir, detectar y corregir errores
potenciales; el control clave es una acción implantada y ejecutada por el personal de la
organización, como ejemplo tenemos: Presentación de Informes de cumplimiento de
Condiciones Precontractuales.
La cláusula Novena del Contrato "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO
TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO
ANZU" que dice:
“El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima podrá extender el plazo de
vigencia del presente contrato sólo en los casos que se indican a continuación, a solicitud de
EL CONSULTOR en un término de hasta dos (2) días de suscrito el evento o de cuando los
hechos se evidencie tal necesidad.
El no realizar el seguimiento que corresponde y aplicación de las normas de control interno
relacionadas con la administración de proyectos,
Puede ocasionar que la entidad sea demanda por el contratista por incumplimiento de las
estipulaciones contractuales.
Conclusión
No se han adoptado controles internos clave a fin de evaluar el cumplimiento de las clausulas
dentro del contrato por parte del Administrador del Contrato, quién tiene la responsabilidad de
fiscalizar el desarrollo y cumplimiento de las condiciones contractuales establecidas dentro del
204
contrato de consultoría: "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO
TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO
ANZU". Para lo cual es necesario que se administre de mejor manera la documentación
presentada por el contratista solicitando la correspondiente Prorroga de conformidad a la
cláusula Novena del Contrato: Prorroga de Plazo.
Recomendaciones
Al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima
La máxima autoridad una vez recibida de oficio el pedido de autorización de prórroga de plazo
para la entrega de los productos de la Contratación de Consultoría, deberá de forma inmediata
previo informe presentado por el Administrador del Contrato, Autorizar o Rechazar la
solicitud de Prórroga de Plazo a fin de dar cumplimiento a la Cláusula NOVENA del
Contrato: "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO TEMPORAL DE
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO ANZU".
Al Administrador del Contrato
Deberá cumplir con su función de fiscalización, seguimiento y monitoreo del contrato de
consultoría, lo cual deberá evidenciar en informes presentados tanto al Técnico de la Unidad
de Gestión Ambiental, así como al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima.
Al Técnico de Gestión Ambiental
Delegará las responsabilidades del Administrador del Contrato por escrito a fin de que se
cumplan a cabalidad, informando oportunamente de cualquier situación dentro del proceso de
fiscalización del Contrato de Consultoría.
205
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Componentes:
Contratación de Personal Técnico Especializado
En la Auditoría de Gestión practicada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
de Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza, y en la evaluación del desempeño en cuanto a la
colocación de medidores de agua durante el año 2014, y el establecimiento de estrategias para
el cumplimiento de la Meta, lo cual ha generado como uno de los principales objetivos el
aumentar el porcentaje de personal técnico especializado para coadyuvar a la gestión y
cumplimiento de las Metas para el año 2014.
Es así que en cuanto al presente indicador se concluye que los resultados sobrepasaron el
estándar predeterminado; ya que el nuevo personal técnico especializado contratado en el año
2014, superó las expectativas en un 40%, y que de los 25 técnicos especializados, ahora se
cuenta con un personal de 32.
El desconocimiento en planificación estratégica y en modelos de gestión que contribuyan a la
consecución de metas y objetivos por parte de los Responsables de los Procesos.
Todo esto ha ocasionado que la entidad incumpla con la planificación prevista.
Conclusión
La entidad superó la meta prevista de contratación de personal técnico en razón de haber
recibido recursos extrapresupuestarios para la ejecución de proyectos de infraestructura básica
y agua potable.
206
Recomendación:
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Deberá contratar personal técnico especializado a fin de mejorar la gestión desarrollada por los
responsables de procesos de colocación de medidores de agua, con la finalidad de que se
cumplan con las metas y objetivos propuestos.
Implementación de Procedimientos de Control
Dentro de la evaluación de gestión realizada para la colocación de medidores en el año 2014,
es necesario la implementación de controles calves a fin de mejorar el control interno en los
registros de ingresos y egresos de medidores; en tal sentido dentro de la aplicación del
indicador para evaluar el cumplimiento de la meta, tenemos como resultado una brecha
desfavorable del 45,45%,
La entidad debió haber llegado a cumplir únicamente con el 54,55% del 100% programada de
implementar procedimientos. Razón por la cual es necesario el diseño e implementación de
políticas encaminadas al establecimiento total de controles en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima
El desconocimiento de los técnicos de la entidad y la ausencia de programas de capacitación
continua han provocado caer en multas y sanciones por parte de los organismos de control.
La entidad no ha implementado procedimientos de control en relación a los años anteriores en
donde se aplicaron de mejor manera las estrategias de control interno.
En este sentido la entidad por incumplir con esa tarea de implementar procedimientos de
control interno, no ha permite llegar a concluir con los estándares planificados.
Conclusión
La entidad no implemento procedimientos de control interno que contribuyan a la consecución
de los objetivos organizacionales.
207
Recomendaciones
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Dispondrá la implementación de procedimientos como herramienta de apoyo a la consecución
de los objetivos organizacionales.
Colocación de los Medidores de Agua
De la evaluación de gestión realizada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de
Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza, en cuanto al cumplimiento de sus metas y objetivos
operativos, es necesario hacer referencia al resultado obtenido de la aplicación de Indicadores
relacionados con la colocación de medidores en el año 2014, y en base al cumplimiento del
Estándar preestablecido para el año 2014,
De las metas que constan dentro de la planificación anual, que son de 1.200 medidores
programados colocar, se han logrado colocar 950 medidores, correspondiente al 79 %, dando
lugar a una brecha desfavorable del 21%, que constituye, un diferencia significativa en razón
de que la situación climática y la falta de medidores necesarios no ha permitido llegar al
cumplimiento de la meta en un 100%.
El desconocimiento por parte de los técnicos de la entidad, y la ausencia de difusión de las
normas de control interno.
Que no la entidad no cumpla con las metas y objetivos planteados.
Conclusión
La entidad no ha cumplido con las metas planificadas en razón de no contar con los recursos
necesarios para llevar adelante la gestión institucional.
208
Una vez ya en ejecución de la Auditoría de Gestión, evaluando la perspectiva financiera para
el incremento en la compra de medidores de agua a fin de cumplir la meta establecida para el
año 2014, es necesario que hacer conocer los resultados de la aplicación de los indicadores de
gestión en referencia a la compra de medidores, cuyos resultados son los siguientes: de
acuerdo con los datos obtenidos en el Departamento de Contabilidad de la Entidad, se
compraron para el año 2014, un total de 980 medidores, siendo la meta para el año en
evaluación colocar 1.200 medidores, lo que ha generado dentro del análisis realizado una
brecha desfavorable de un 18 %, por lo que la empresa no dispuso de los recursos financieros
a tiempo para realizar la compra, por lo cual es necesario tomar las acciones necesarias a fin
de que la programación para el próximo año se haga en base a proyecciones más reales
Recomendación
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Implementará acciones inmediatas a fin de capacitar al personal en planificación estratégica
institucional, con la finalidad de poder llegar a cumplir con las metas y objetivos planeados.
Puyo, 15 de Julio de 2016.
Viviana Pérez
AUDITOR LIDER.
209
INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA
Fátima, 20 de mayo de 2016
Señores:
PRESIDENTE DEL GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
Consejo Directivo del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
Cantón Pastaza, Provincia de Pastaza.
Ciudad.-
De mi consideración:
Se ha practicado una auditoría Financiera al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
de Fátima, Cantón Pastaza, Provincia de Pastaza, por el período comprendido entre el 01 de
enero al 31 de diciembre de 2014, la cual cubre la siguiente temática: el examen al Estado de
Situación Financiera y los correspondientes estados de resultados, la evaluación del sistema de
control interno; la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta; y el
grado de eficiencia y efectividad en el manejo de sus programas y actividades evaluado con
los indicadores de desempeño. La administración es responsable de la preparación, integridad,
y presentación razonable de los estados financieros; de mantener una estructura efectiva de
control interno para el logro de los objetivos organizacionales; del cumplimiento de la leyes y
regulaciones que afectan a la entidad; y del establecimiento de los objetivos, metas y
programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.
Nuestras obligaciones son las de expresar conclusiones sobre la razonabilidad de los Estados
Financieros dentro del período examinado, con el propósito de obtener una seguridad
razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría financiera. Dadas las
limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o
irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación de
control interno se puedan tornar inadecuadas por los cambios en sus elementos.
210
Realizamos nuestra auditoría financiera de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoría de control interno, a la
auditoría sobre el cumplimiento de leyes. Esas normas requieren que la auditoría se planifique
y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados
financieros están exentos de errores importantes en sus contenidos; si la estructura de control
interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva; se han cumplido con las
principales leyes y regulaciones que le son aplicables; y si es confiable la información que
sirvió de base para la emisión de nuestra conclusión de auditoría. Una auditoría financiera
incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respaldan las cifras y
revelaciones en los estados financieros; la evaluación de las normas o principios de
contabilidad utilizados; las principales estimaciones efectuadas por la administración, así
como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Consideramos que
nuestra auditoría financiera proporciona una base razonable para expresar nuestra opinión
sobre los estados financieros.
En nuestra opinión los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera
del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, al 31 de diciembre de 2014,
los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo por el
año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad internacionales
de contabilidad, aplicados uniformemente con el año anterior.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que
el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, mantuvo en todos sus aspectos
importantes una estructura efectiva de control interno en relación con la conducción ordenada
de sus operaciones, excepto por los Comentarios de Auditoría que se presentan como
Hallazgos de auditoría, lo cuales debes ser corregidos a fin de mejorar las operaciones
realizadas por la entidad, lo que nos permite opinar sobre la confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
211
EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Dentro de la evaluación financiera realizada al Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de Fátima, con la finalidad de determinar la razonabilidad de las cifras
presentadas en los Estados Financieros por el período comprendido entre el 01 de enero al 31
de diciembre de 2014; período en el cual no se realiza el seguimiento al cumplimiento de
recomendaciones en razón de que no existen informes de auditorías anteriores en donde se
hagan recomendaciones de aplicación financiera.
HALLAZGOS DE AUDITORÍA:
Dentro de la evaluación financiera desarrollada en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de Fátima, correspondiente al período comprendido entre el 01 de enero al 31
de diciembre de 2014, en donde se evalúa la razonabilidad de los rubros presentados en los
Estados Financieros, así como también el funcionamiento de su control interno en lo
correspondiente a la gestión administrativa y financiera de la entidad. En tal sentido una vez
que se ha cumplido con la ejecución de cada una de sus fases, podemos hacer conocer de los
principales hallazgos de auditoría detectados en la realización del examen.
Componentes Evaluados
Disponibilidades
Condición:
Durante el año 2014, los ingresos registrados por el Gobierno Autónomo Descentralizado
parroquial de Fátima, se presentan de conformidad al siguiente detalle:
212
Tabla 106 Detalle de Ingresos
N°. CÓDIGO DETALLE Valor Estadode SituaciónFinanciera
Mayor General Estado deCuentaB.C.E.
01 1110301 Banco Central delEcuador Moneda enCurso Legal JuntaParroquial de Fátima
86.495,57 86.495,57 86.495,57
Fuente. Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Criterio:
Las Normas de Control Interno, emitidas mediante acuerdo 039, por la Contraloría General del
Estado, dentro del Código 402 Administración Financiera; la norma 402-01 Responsabilidad
de Control, que textualmente dice:
“Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno
presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación,
clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y
específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la
ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las
asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de
existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria
correspondiente”.
La norma de control interno 402-02 Control Previo al Compromiso en su literal 3, establece:
Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
La norma de control interno 200-02 Administración Estratégica, que textualmente dice:
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un
213
sistema de planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y
evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que
considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán
consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Técnico de
Planificación
Causa:
Tal situación se presenta por cuanto los principales responsables en ejercer el control interno a
los procesos administrativos y financieros, así como el Presidente del GAD. Parroquial no
realizó el ejercicio del control ante la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2014, al
haber autorizado egresos por contratación de obras no contempladas dentro del Plan Anual de
Contrataciones de la Entidad, originando egresos que no contaban con la disponibilidad
suficiente para atender los gastos presentes y futuros que demandan la ejecución de la obra.
Efecto:
Situación que afectó negativamente a la liquidez del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, sin cumplir con la planificación prevista, y dejando obras sin ejecutar
por no contar los recursos suficientes parta atender la entrega de los anticipos de conformidad
a las obras comprometidas por la entidad.
Comentario de Auditoría
De conformidad a la información entregada mediante Oficio N° 002 GADR-SH-AAF-2014, se
ha podido desarrollar el proceso de auditoría, para lo cual en el proceso de ejecución mediante
la aplicación de técnicas de auditoría, que han permito obtener evidencia de auditoría a fin de
sustentar la opinión del auditor, se puede definir el siguiente comentario en relación al
componente evaluado.
El rubro correspondiente a disponibilidades, Banco Central del Ecuador Moneda en curso
legal Junta Parroquial de Fátima, que se presenta en el Estado de Situación Financiera con
corte al 31 de diciembre de 2014, con un valor correspondiente a USD. $ 86.495,57 en el año
vigente, que justamente es el saldo que se presenta la entidad después de los egresos que ha
214
realizado por la gestión desarrollada durante el ejercicio fiscal 2014. De conformidad con la
cédula presupuestaria de Ingresos se contaba con unos saldos disponibles al 31 de diciembre
de 2014, en un valor de $ 376.282,10; los mismos con los que contaba el GAD. Parroquial de
Fátima para el desarrollo de su Gestión; lo cual originó que la ejecución presupuestaria del
GAD. Parroquial se realice en USD. $ 289.786,53, egresos que no se han sujetado a una
planificación aprobada por la entidad, ya que justamente se invirtieron en la construcción de la
primera etapa del edificio del GAD. Parroquial Rural, lo cual no contaba con la planificación
respectiva de conformidad con el Presupuesto Aprobado, ya que el mismo estaba planificado
construirse dentro del Ejercicio Fiscal 2014.
Conclusión:
Las transferencias recibidas de conformidad a los aportes por la Ley 010, como aportes y
participaciones corrientes del Presupuesto General del Estado, y los diferentes aportes que
reciben los Gobiernos Autónomos Descentralizados, para la ejecución de obras y servicios
dentro de su circunscripción territorial, no se ha ejecutado conforme a una planificación
debidamente aprobada por la máxima autoridad del GAD. Parroquial Rural de Fátima,
realizando obras que no estuvieron contempladas, y que no contaban con la disponibilidad
suficiente de fondos no comprometidos con la finalidad de evitar desviaciones financieras y
presupuestarias.
Recomendaciones
Al Presidente
Dispondrá conformar una Comisión Técnica a fin de preparar el Plan Anual de Contrataciones
del Gobierno Autónomo Parroquial de Fátima, el mismo que deberá estar contemplado de
conformidad al Presupuesto Institucional previsto para el Ejercicio Fiscal en curso, a fin de
evitar desviaciones y contrataciones que no estén previstas dentro de su planificación anual.
215
A la Secretaria Tesorera
Implementará estrategias de registro oportuno de la información financiera, manteniendo un
control interno de la misma, además tendrá que recibir capacitación en administración
financiera de presupuestos en el sector público, a fin de realizar las actividades conforme a las
normas y regulaciones aplicables dentro de la ejecución presupuestaria
Protección y respaldos de la información financiera
Condición:
En la organización no reposan informes financieros correspondientes a los proyectos de
periodos anteriores, por lo que la organización debería tomar medidas de protección y
respaldos de toda la documentación a fin de que se pueda verificar la existencia del archivo
permanente de la institución, en donde se evidencia los actos administrativos desarrollados
durante la gestión del GAD. Parroquial, los mismo que por situaciones adversas no se
encuentran en los archivos de la entidad.
No existen procedimientos definidos de respaldos planificados y periódicos, debidamente
almacenados en lugares o espacios seguros y/o externos, archivos electrónicos y/o físicos de la
información, como medida de seguridad y protección de la información y bases de datos.
Criterio:
Situación que se produce por cuanto, la Contadora, ha inobservado las siguientes normas de
control interno:
Artículo 6°.- El control interno contable comprende las normas, procedimientos y
mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los
registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de
información atinente a las mismas.
Fuente: Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado
216
Causa:
La excesiva rotación de los servidores de la entidad, por ser puestos en donde prevalecen las
injerencias políticas, ha ocasionado que la responsable de aplicar esta norma de control interno
incumpla con los lineamientos establecidos para el respaldo de la información.
Efecto:
Que la entidad al momento de la evaluación no dispone de archivos que respalden los procesos
administrativos y financieros desarrollados en años anteriores.
Comentario
Es evidente que la entidad requiere la implementación de un plan de capacitación a los
servidores de la entidad, a fin de que se difundan la importancia de las normas de control
interno, emitidas por la Contraloría General del Estado, para todas las entidades y organismos
del sector público.
Conclusiones:
Se concluye que la ausencia de procedimientos de control y monitoreo por parte de los
directivos de la entidad han ocasionado la ausencia de archivos corrientes y permanentes que
afecta directamente a la protección de la información.
Recomendación:
A la Secretaria Tesorera del GAD. Parroquial de Fátima:
La información es un recurso muy importante dentro de una organización por lo que se
debería poner más énfasis en el manejo de la misma, con el propósito que cuando se requiera
hacer una revisión se encuentre de manera oportuna y real la información para dicho análisis
como es el caso de una Auditoría.
217
Anticipo de fondos
Anticipos a Servidores Públicos
Condición:
Dentro del rubro correspondiente a la cuenta 1120101 - Anticipo a Remuneraciones Tipo A, se
desglosa el valor correspondiente a $ 1.738,26 corresponde a una de las servidoras de la
entidad, quién se desempeña como Secretaria – Tesorera, la misma que mediante Oficio de
Fecha 29 de abril de 2014, según Memorando 00043-P-GADPRF-2014; se dirige al Lic.
Rodrigo Fiallos, Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
solicitando un anticipo de remuneración, en base al Reglamento y Procedimiento para la
concesión de Anticipos, anticipo que es concedido y autorizado mediante Memorando N°.-
00056-P-GADPRSH-2014; de fecha 02 de mayo de 2014, en tal sentido mediante
comprobante de egreso N° 00056, de la misma fecha 02 de mayo de 2014, se realiza la
transferencia de la cuenta del Banco Central del Ecuador Moneda de Curso Legal Junta
Parroquial de Fátima, a la cuenta de la mencionada funcionaria de la entidad, quién se
desempeñaba como Secretaria Tesorera. De conformidad a los registros y documentos que
reposan en el GAD. Parroquial, la mencionada funcionaria no cumplió con lo que se
contempla en el mencionado Reglamento a La Ley Orgánica del Servicio Público, Artículo N°
255; que en su parte pertinente dice:
“El valor así concedido será recaudado al momento de realizar el pago de lasremuneraciones, por la unidad de gestión financiera institucional o su similar o quiénhiciera sus veces, dentro del plazo solicitado por la o el servidor, que no podráexceder de 12 meses, contados desde la concesión del anticipo. En el caso de las y losservidores públicos con contrato de servicios ocasionales, se considerará el límite delplazo del contrato para el pago de este anticipo”.
En este sentido, la responsable de la gestión financiera no realizó los descuentos
correspondientes según consta en la Autorización de Descuento Voluntario que se anexa al
informe; así como también al 31 de diciembre tampoco se realizó la cancelación
correspondiente, lo cual hace que estos valores permanezcan en el estado de situación
financiera de la entidad al 31 de diciembre de 2014, en donde se debía haber cancelado este
valor y no aparecer dentro de la información financiera.
218
Criterio:
En base al Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público, en su Artículo 255.- Anticipo
de remuneraciones; para la concesión de anticipos a las servidoras y servidores del sector
público que textualmente dice:
“Con cargo a las remuneraciones mensuales unificadas señaladas en el presupuesto
institucional, las unidades responsables de la gestión financiera, a pedido de las y los
servidores públicos de la institución, y sin necesidad de justificación previa, podrán conceder
uno de los siguientes anticipos: 1.1 .- un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales
unificadas. El valor así concedido será recaudado al momento de realizar el pago mensual de
las remuneraciones, por la Unidad de Gestión Financiera o su similar o quién hiciere sus
veces, dentro del plazo solicitado por la o el servidor, que no excederá los 12 meses, contados
desde la concesión del anticipo en el caso de las y los servidores públicos con nombramiento,
y del tiempo estipulado contractualmente para el caso de servidores públicos con contrato de
servicios ocasionales. El descuento por al anticipo concedido de descontará mensualmente,
de manera prorrateada durante el plazo convenido; excepto en el mes de diciembre, en el cual
el descuento corresponderá por lo menos al 70% del valor de una remuneración mensual
unificada de la o él servidor.”.
Causa:
El desconocimiento en la aplicación de las normas y reglamentes correspondientes, o las
injerencias políticas que se presentan en la administración de los Gobiernos Autónomos
Descentralizados; así como también la ausencia de procedimientos de control interno que
permitan presentar conciliaciones de cuentas por cobrar a los directivos de la entidad.
Efecto:
Situaciones que han ocasionado que el estado de situación financiera al 31 de diciembre de
2013, siga manteniendo valores dentro del activo corriente, los mimos que de conformidad a
las normas y principios contables deben permanecer como parte del exigible durante el
ejercicio fiscal vigente, generando que éste rubro no sea razonable por no estar en
concordancia con la normativa contable.
219
Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura
Condición:
De conformidad a los rubros más significativos presentados en los Estados Financieros, dentro
de la cuenta 1120301 Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura.- Luis Alberto
Cajamarca, por el valor de $ 8.787,08 que es el saldo por devengar del anticipo del 50% del
valor del contrato N° GADPS-001-2014, denominado “CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL DE FÁTIMA II ETAPA (ACABADOS I PLANTA Y CONSTRUCCIÓN II
PLANTA ALTA)”, en donde revisada la documentación contractual correspondiente a la
contratación a la cual se hace referencia, se puede confirmar que de conformidad al Seguro de
Fianza Sector Público, entregada por la Compañía TOPSEG S.A., otorga una garantía
consistente en una Póliza, dentro del Ramo: Buen Uso del Anticipo con vigencia desde las
00H00 de 13/02/2014; hasta las 24H:00 de 13/06/2014; con un plazo de 120 días, emitida con
fecha 22 de febrero de 2014; la misma que de conformidad al Contrato N°. 001-2014; dentro
de su cláusula séptima.- GARANTÍAS.- numeral 7.03.- Para garantizar el buen uso del
anticipo que la Entidad otorga al contratista, el contratista entregó a favor del contratante, en
forma previa a recibirlo, una garantía de seguros Top Seg, de fecha 13 de febrero de 2014,
signada con el N°. 200149, con una vigencia desde el 13 de febrero al 13 de junio de 2014, por
un monto equivalente al total del anticipo reajustado; En donde revisados los documentos y
contrato firmado entre las partes con fecha 13 de febrero de 2014, y confrontada la misma con
las Garantías entregadas por el contratista se puede verificar que la Póliza de seguro a que
hace referencia el contrato en la Cláusula Séptima.- Garantías, numeral 7.03.- signada con el
número 200149, no existe; ya que las únicas Pólizas que se han presentado como para el Buen
Uso del Anticipo es la Póliza N°. 200153; y la Póliza N° 200096, para el Cumplimiento del
Contrato; las mismas que se encuentran vencidas, en especial la Póliza para garantizar el buen
uso del anticipo, ya que dentro de los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014,
mantiene todavía saldos pendientes por devengar por el Contratista, pero sin embargo la Póliza
de buen uso del anticipo ya se encuentra vencida con fecha 13 de junio de 2014, incumpliendo
con los compromisos dentro de las cláusulas del Contrato.
220
Criterio:
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, “LOSNCP”, en su artículo
75.-Garantía por Anticipo que textualmente dice:
“Si por la forma de pago establecida en el contrato, la Entidad Contratante debiera otorgar
anticipos de cualquier naturaleza, sea en dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el
contratista para recibir el anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del
anticipo, que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban
provisionalmente las obras, bienes o servicios. Las cartas de crédito no se considerarán
anticipo si su pago está condicionado a la entrega – recepción delos bienes u obras materia
del contrato. El monto del anticipo lo regulará la Entidad Contratante en consideración de la
naturaleza de la contratación.
La Norma de Control Interno 403-12.- Control y Custodia de Garantías.- que textualmente
dice:
“La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las
garantías con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos: Las garantías
presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías contempladas en
las disposiciones legales vigentes. La recepción de los documentos se efectuará previo al
pago de los anticipos y se verificará que cumplan con los requisitos señalados en la ley.
Custodia adecuada y organizada de las garantías. Control de vencimientos de las garantías
recibidas. La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de
las garantías a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su
renovación o ejecución, según sea el caso
Causa:
En tal sentido la ausencia de procedimientos y estrategias de control por parte de la Tesorera
de la entidad, así como la falta de seguimiento y monitoreo de los directivos del Gobierno
Autónomo Descentralizado, en implementar estrategias para el control de Garantías en cuanto
a sus vencimientos y renovaciones.
221
Efecto:
Situación que perjudica a la entidad ya que en el Estado de Situación Financiera presentado
por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, al 31 de diciembre de 2014,
todavía se mantienen valores que no han sido devengados del anticipo entregado al Contratista
por lo que la Entidad Contratante, en donde la Entidad debía haber pedido la renovación de la
Póliza de Seguro de Buen Uso del Anticipo, hasta que se haya devengado la totalidad del
anticipo entregado al Contratista.
Comentario
Es necesario que la entidad y el responsable de la gestión financiera implemente
procedimientos de control a fin de garantizar el uso adecuado de los fondos entregados como
anticipo a rendir cuentas, y que los mismos sean devueltos dentro de los plazos establecidos.
Conclusión
Los valores entregados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima,
como anticipo de sueldos, debían haberse recaudado en el mes de diciembre del año 2014, ya
que la servidora beneficiaria del anticipo no ha cumplido con la obligación de ir cancelando de
forma mensual conforme al compromiso adquirido, en tal sentido la responsable de Tesorería
debió haber realizado el cobro del anticipo en la liquidación del contrato realizado a la
mencionada servidora, por esta razón se mantiene el valor como anticipo de remuneraciones.
En lo correspondiente a los anticipos de fondos a Contratistas de Obras de Infraestructura y a
Proveedores de Bienes y Servicios, en el primer caso se puede determinar la ausencia de
control interno con el manejo de garantías, ya que las mismas se encuentran vencidas sin antes
haber devengado el anticipo.
En el otro caso cuando se entregaron los anticipos por parte del Gobierno Autónomo
Descentralizado, en los últimos meses de noviembre y diciembre, los mimos aparecen dentro
de los Estados Financieros de la Entidad en razón de no estar devengados, ya que los mismos
devengados en el año siguiente.
222
Recomendaciones
A la Secretaria Tesorera del GAD. Parroquial de Fátima
a) Deberá implementar procedimientos y estrategias de control interno a fin de poder
controlar los anticipos de fondos, de tal manera que se puedan justificar los valores
pendientes de devengar y que aparecen en los Estados Financieros de la Entidad.
b) Deberá implementar un sistema de control interno para garantías que permitan poner
en alerta las garantías que están por cumplir su fecha de vencimiento a fin de verificar
con los contratistas si han cumplido con devengar el anticipo o en su defecto solicitar
la renovación de las pólizas, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública.
Al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima
Cumplirá con actividades de supervisión y monitoreo, disponiendo a la Tesorera de la Entidad
el implementar procedimientos de control para los Anticipos de Fondos, y Control de
Garantías.
223
INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
Puyo, 20 de mayo de 2016
Señores:
Presidente
Directivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Ciudad.-
De mi consideración:
En base a la aplicación de las matrices de evaluación de control interno, aplicadas en la
entidad con la finalidad de comprobar el cumplimiento de las normas de control interno, y si
las mismas contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales, se puede decir que en
la mayoría de normas aplicadas y en las más importantes existe inobservancia a las normas por
parte de las servidoras y servidores del Gobierno Parroquial, siendo esta responsabilidad de la
máxima autoridad, ya que conforme a la norma de control interno 100-01 “Control Interno”,
es de absoluta responsabilidad de la máxima autoridad, sus directivos y personal de la entidad.
En este sentido es necesario que el Señor Presidente del Gobierno Parroquial de Fátima,
socialice la importancia de las normas de control interno, a través de talleres de capacitación
con todo el personal tanto los servidores, así como también de sus directivos, para todos
conozcan de su importancia y de la obligación del cumplimiento de las mismas.
224
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL CONTROL INTERNO
Componentes:
Norma: 200-01 Integridad y Valores Éticos
Condición
La entidad no cuenta con un código de ética como instrumento de apoyo gerencial al ejercicio
de las buenas prácticas y comportamiento del personal dentro de la entidad, el cual se basa en
la moral y desempeño adecuado de todo el personal del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima.
Criterio
La Norma de Control Interno 200-01 Integridad y Valores éticos.- de forma textual dice: La
máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre
remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la organización. De igual manera la Norma de Control Interno 407-08
“Actuación y Honestidad de las Servidores y Servidores”, manifiesta de forma clara el
accionar de las servidoras y servidores en el desarrollo de una función pública, que debe
actúan en cada uno de los actos administrativos y financieros con transparencia y honestidad.
Causa
El desconocimiento de las normas de control interno y su incumplimiento, ocasionan que la
entidad no cuente con instrumentos de control a fin de que los servidores de la entidad
desarrollen sus actividades en base al Código de Ética Institucional
Efecto
El incumplimiento de esta importante Norma de Control Interno dificulta el desempeño y
desenvolvimiento del personal, en base a principios de conducta de cumplimiento obligatorio.
225
Conclusión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima ni cuenta con este instrumento
importante de control interno para mejorar el comportamiento y conducta del personal de la
entidad.
Recomendación
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Diseñará, aprobará y pondrá en funcionamiento el Código de ética de la Entidad, para el
cumplimiento obligatorio de todas las servidoras y servidores de la entidad.
Norma: 200-02 Administración Estratégica
Condición
Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que
incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual
institucional y planes operativos anuales, que consideran como base la función, misión y
visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos
del Organismo Técnico de Planificación.
Criterio
La Norma de Control Interno 200-02, Planificación Estratégica.- de forma textual manifiesta:
la obligación de tienen las entidades y organismos del sector público, requieren para su
gestión, la implantación de un sistema de un sistema de planificación que incluya la
formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual institucional y
planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión
institucionales.
226
Causa
El desconocimiento y difusión de las normas de control interno ha ocasionado que los
servidores de la entidad no cumplan con esta norma.
Efecto
Situación que hace caer en observaciones por parte de los organismos de control afectando a la
gestión del Gobierno Parroquial de Fátima.
Conclusión:
El Gobierno Parroquial de Fátima no cumple con esta importante norma de Control Interno:
200-02 Planificación Estratégica, lo cual ocasiona que no se cuente con herramientas de
gestión que coadyuve a la consecución de los objetivos planificados.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a las diferentes unidades administrativas de la entidad a fin de planifiquen sus
actividades conforme a la norma de control interno 200-02.- Planificación Estratégica.
Norma: 200-04 Estructura Organizativa
Condición
La entidad no cuenta con una estructura adecuada que atienda al tamaño, naturaleza y
necesidades del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en este sentido
conviene el considerar y aplicar los lineamientos contemplados en esta norma de control
interno.
Criterio
La Norma de Control interno 200-04, Estructura Organizativa manifiesta: La estructura
organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades que
desarrolla, por lo tanto, no será tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
227
actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información.
Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán
experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos
Causa
El desconocimiento y falta de difusión de las Normas de Control Interno, por parte del
Presidente del Gobierno Parroquial de Fátima.
Efecto
Lo cual ha ocasionado la inobservancia e incumplimiento de los lineamientos contemplados en
cada una de las norma de control interno.
Conclusión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, no cuenta con una estructura
organizativa de conformidad a los lineamientos de la norma 200-04. Estructura Organizativa.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Es necesario la actualización e implementación de la Estructura Organizativa del Gobierno
Parroquial en razón de que las necesidades y tamaño de la parroquia es muy grande frente, las
demandas de la ciudadanía cada vez es mayor, en tal sentido es necesario que la misma se
actualice y atiende satisfactoriamente a las necesidades institucionales, en función de las
nuevas competencias otorgadas por el COTAD.
Norma: 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos
Condición
La entidad en el desarrollo de sus diferentes actividades se enfrenta a riesgos o situaciones no
deseadas, que afectan la consecución de los objetivos organizacionales, en este sentido es
228
necesario administrar los riesgos a fin de mitigar su impacto, para lo cual es necesario cumplir
con esta norma de control interno:
Criterio
La Norma de Control Interno 300-02 En el Plan de Mitigación de Riesgos.- se desarrollará una
estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y
metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos
técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
Causa
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno, por
parte del Presidente del Gobierno Parroquial.
Efecto
Esto ha ocasionado que la entidad sea observada por parte de los organismos de control por no
haber identificado los riesgos o situaciones no deseadas.
Conclusión
La entidad no ha desarrollado estrategias y procedimientos para la administración de los
riesgos, lo cual afecta directamente a la consecución de los objetivos organizacionales, siendo
necesaria la adopción de herramientas de control interno, para administrar y mitigar el impacto
negativo causado por los riesgos.
229
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Es necesario que el Presidente del Gobierno Parroquial implemente esta norma de Control
Interno con la finalidad de mitigar el impacto negativo que ocasionan los riesgos, aplicando
procedimientos que permiten reducir el impacto causado por los riesgos.
Norma: 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo
Condición
La entidad no ha implementado planes de capacitación con el personal de la entidad, lo cual ha
ocasionado el retraso del personal en cuanto al desempeño organizacional, ya que el talento
humano constituye el recurso más esencial de la entidad, y requiere de constante actualización
de conocimiento en el área en que trabaja, en tal sentido es necesario el cumplimiento de la
norma de control interno Capacitación y entrenamiento continuo.
Criterio
La Norma de Control Interno 407-06 Capacitación y Entrenamiento continuo dice: Los
directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y
el área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera técnica
y objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas
directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y
habilidades de las servidoras y servidores, así como al desarrollo de la entidad
Causa
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno, por
parte del Presidente del GAD. Parroquial.
Efecto
Ocasionando que la entidad sea observada por los organismos de control, por incumplimiento
de las normas, lo cual recae en sanciones administrativas.
230
Conclusión
La entidad no cuenta con un plan de capacitación y entrenamiento continuo, como herramienta
de gestión para apoyar al desarrollo del personal de la entidad, el mismo que requiere de
entrenamiento continuo y actualización de conocimientos.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Implementará y pondrá en funcionamiento un plan de capacitación y entrenamiento continuo a
fin de que el personal pueda actualizar sus conocimientos y desempeñarse conforme a las
nuevas competencias otorgadas por el COTAD, y leyes conexas, que regulan el accionar del
Gobierno Parroquial.
A la Responsable de Talento Humano
Diseñará en coordinación con los jefes de área y Presidente del GAD. Parroquial el Plan de
Capacitación y entrenamiento continúo a fin de garantizar la actualización de conocimientos
del personal de la entidad.
Norma: 407-07 Rotación del personal
Condición
La entidad no ha realizado procesos de rotación de personal a fin de evitar servidores
insustituibles e indispensables, lo cual requiere el capacitar al personal de la entidad a fin de
que todos conozcan de los diferentes procesos en la entidad.
Criterio
La Norma de Control Interno 407-07.- Rotación de Personal:- La rotación de personal debe ser
racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a criterios técnicos y en áreas
similares para no afectar la operatividad interna de la entidad. Los cambios periódicos de
tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de administración, custodia y
231
registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir
diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.
Causa
El desconocimiento y ausencia de difusión de las normas de control interno a través de talleres
de capacitación.
Efecto
Ha ocasionado que las servidoras y servidores de la entidad incumplan con esta importante
norma de control interno.
Conclusión
La entidad no ha realizado procesos de rotación de personal a fin de evitar los servidores
insustituibles e indispensables, lo cual afecta a la consecución de los objetivos
organizacionales.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Implementará procesos de capacitación al personal a fin de aplicar el cumplimiento de esta
norma de control interno, y que permita evitar servidores indispensables e insustituibles en la
gestión del Gobierno Parroquial.
Norma: 407-10 Información actualizada del personal.
Condición
La responsable del control de Personal, no mantiene los expedientes actualizados del personal
que labora en la entidad, lo cual ocasiona que los expedientes estén desactualizados,
incumpliendo los lineamientos de la Norma de Control Interno.
232
Criterio
La Norma de Control Interno 407-10.- Información Actualizada de Personal.- la misma de
forma textual manifiesta: “Los expedientes del personal deben contener la documentación
general, laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información
relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro. Solo el personal
encargado de la administración de talento humano y las servidoras y servidores que por la
naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes
de las servidoras y servidores”.
Causa
La inobservancia, desconocimiento, y ausencia de políticas de difusión de normas y
reglamentos por parte de los Directivos del Gobierno Parroquial
Efecto
Han ocasionado que la entidad incumpla el cumplimiento de esta importante norma de control
interno.
Conclusión:
La entidad no dispone de expedientes del personal de la entidad que se encuentren
actualizados con la información básica y personal de cada uno de los servidores de la entidad.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a la Responsable de Talento Humano, actualizar los expedientes de personal, a fin
de cumplir con los lineamientos contemplados en la norma de control interno.
Al Responsable de Talento Humano
Actualizará los expedientes de personal en razón de que las mismas no contienen
documentación actualizada, para lo cual coordinará con las servidoras y servidores para su
presentación de los documentos que se requieren a fin de cumplir con lo que dice la Norma.
233
Norma: 401-03 Supervisión.
Condición
Los directivos de la entidad y personal de apoyo, no cumple con actividades de supervisión a
los procesos, programas y proyectos que desarrolla la entidad, para lo cual es necesario
cumplir con esta norma de control interno.
Criterio
La Norma de Control Interno 401-03.- Supervisión.- que de forma textual dice:
La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar
que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus
productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución.
Causa
La ausencia de políticas de difusión y asesoría en control interno a las servideras y servidores
del Gobierno Parroquial.
Efecto
Situación que ha ocasionado el incumplimiento de esta importante norma de control interno.
Conclusión
El Gobierno Parroquial de Fátima, ha incumplido esta importante norma de control interno,
que permite conocer como está avanzando el cumplimiento de los proyectos desarrollados por
el Gobierno Parroquial.
234
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá a los Jefes de área y personal de apoyo, cumplir con lo contemplado en la Norma
de Control Interno de Supervisión a fin de garantizar que los procesos se realicen conforme la
planificación aprobada y con os recursos que le han sido asignados.
Norma: 403-02 Constancia Documental de la Recaudación
Condición
La entidad no registra los ingresos diarios en formularios pre numerados y pre impresos, para
constancia de los mismos, incumpliendo los lineamientos de las normas de control interno.
Criterio
La Norma de Control Interno 403-02.- que de forma textual manifiesta claramente:
Constancia Documental de la Recaudación.- la misma que dice de forma textual: Por cada
recaudación que realice la entidad u organismo del sector público, por cualquier concepto, se
entregará al usuario el original del comprobante de ingreso pre impreso y pre numerado, o una
especie valorada, conforme al contrato de arrendamiento que se haya legalizado entre el
Presidente y el Usuario del arrendamiento.
Causa
La ausencia de políticas de control y la falta de difusión de las normas de control interno
afecta la consecución de los objetivos organizacionales.
Efecto
Lo que ocasiona que la entidad con cuente con información actualizada para mantener los
registros contables actualizados, afectando a los intereses institucionales.
235
Conclusión
La entidad no dispone de formularios pre numerado y pre impresos para registros de ingresos
de autogestión, lo cual ocasiona situaciones de riesgo en el control de ingresos de la entidad.
Recomendación:
Al Presidente del GADPRF.
Dispondrá registrar de forma diaria los ingresos provenientes de autogestión, para lo cual
utilizará formularios de ingresos pre impreso y pre numerado a fin de garantizar el registro y
control de ingresos, valores que deberán ser depositados en la cuenta corriente de la entidad
que mantiene en uno de los Bancos corresponsales del Gobiernos Central, máximo a primeras
horas del día siguiente tal como fueron recibidos.
Al Tesorero de la Entidad
Registrará de forma diaria en los comprobantes respectivos los ingresos recibidos de
autogestión, para lo cual entregará informes diarios al Presidente del GAD. Parroquial.
236
INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Puyo, 20 de mayo de 2016
Señores:
Presidente
Directivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
Ciudad.-
De mi consideración:
Dentro de la Auditoría de Cumplimiento, realizada a uno de los contratos más importantes
desarrollados dentro del ejercicio fiscal 2014, es el Proyecto denominado: "CONSULTORÍA
ACCESO Y APROVECHAMIENTO TEMPORAL DE MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO ANZU", desarrollado por el Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima, en el año 2014, de conformidad a Contrato
N° CDC-GADPRF-023-2014; es necesario considerar la importancia de las Condiciones
Contractuales, la Normativa correspondiente al Control Interno, y la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, Auditoría que comprende el Plan de Organización y todos
los métodos y procedimientos adoptados dentro de una organización para salvaguardar sus
recursos, comprobar la exactitud y veracidad de la información administrativa, financiera,
operativa y promover la eficiencia y estimular el seguimiento de las políticas y métodos
establecidos por los directivos de la organización, a fin de conseguir la consecución de los
objetivos institucionales.
La evaluación del control interno organizacional ha sido considerada dentro del componente
Administración de Proyectos, a fin de verificar si la Consultoría: "CONSULTORÍA ACCESO
Y APROVECHAMIENTO TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL
ÁREA MINERA DEL RÍO ANZU"¸ se ha desarrollado cumpliendo las condiciones
contractuales y normativa regulatoria aplicable al proyecto.
237
Es necesario poner en consideración que la auditoría de cumplimiento se ha realizado en base
a los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
“NAGA”S, y en base a las Normas de Control Interno en su parte pertinente.
En nuestra opinión el Proyecto: "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO
TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO
ANZU", se ha cumplido con la entrega del Objeto del contrato, excepto por el incumplimiento
de los Plazos previstos en el Contrato, y presentando inconvenientes en la Cláusula Novena
del Contrato: Prorroga de Plazo, que se refleja dentro de los Comentarios de Auditoría.
PRINCIPALES COMPONENTES EVALUADOS:
HALLAZGOS:
Sistema de autorización de prórrogas de plazo
Condición:
Es necesaria la implantación de controles claves en el desarrollo de las diferentes actividades a
fin de disminuir los riesgos o eventos no deseados dentro del manejo del componente; los
controles clave, son procesos que permiten prevenir, detectar y corregir errores potenciales; el
control clave es una acción implantada y ejecutada por el personal de la organización, como
ejemplo tenemos: Presentación de Informes de cumplimiento de Condiciones
Precontractuales.
Criterio:
La cláusula Novena del Contrato "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO
TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO
ANZU" que dice:
“El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima podrá extender el plazo de
vigencia del presente contrato sólo en los casos que se indican a continuación, a solicitud de
EL CONSULTOR en un término de hasta dos (2) días de suscrito el evento o de cuando los
hechos se evidencie tal necesidad.
238
Causa:
El no realizar el seguimiento que corresponde y aplicación de las normas de control interno
relacionadas con la administración de proyectos.
Efecto:
Puede ocasionar que la entidad sea demanda por el contratista por incumplimiento de las
estipulaciones contractuales.
Conclusión
No se han adoptado controles internos clave a fin de evaluar el cumplimiento de las claúsulas
dentro del contrato por parte del Administrador del Contrato, quién tiene la responsabilidad de
fiscalizar el desarrollo y cumplimiento de las condiciones contractuales establecidas dentro del
contrato de consultoría: "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO
TEMPORAL DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO
ANZU". Para lo cual es necesario que se administre de mejor manera la documentación
presentada por el contratista solicitando la correspondiente Prorroga de conformidad a la
cláusula Novena del Contrato: Prorroga de Plazo.
Recomendaciones
Al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima
La máxima autoridad una vez recibida de oficio el pedido de autorización de prórroga de plazo
para la entrega de los productos de la Contratación de Consultoría, deberá de forma inmediata
previo informe presentado por el Administrador del Contrato, Autorizar o Rechazar la
solicitud de Prórroga de Plazo a fin de dar cumplimiento a la Cláusula NOVENA del
Contrato: "CONSULTORÍA ACCESO Y APROVECHAMIENTO TEMPORAL DE
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL ÁREA MINERA DEL RÍO ANZÚ".
239
Al Administrador del Contrato
Deberá cumplir con su función de fiscalización, seguimiento y monitoreo del contrato de
consultoría, lo cual deberá evidenciar en informes presentados tanto al Técnico de la Unidad
de Gestión Ambiental, así como al Presidente del GAD. Parroquial de Fátima.
Al Técnico de Gestión Ambiental
Delegará las responsabilidades del Administrador del Contrato por escrito a fin de que se
cumplan a cabalidad, informando oportunamente de cualquier situación dentro del proceso de
fiscalización del Contrato de Consultoría.
240
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Componentes:
Contratación de Personal Técnico Especializado
Condición
En la Auditoría de Gestión practicada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
de Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza, y en la evaluación del desempeño en cuanto a la
colocación de medidores de agua durante el año 2014, y el establecimiento de estrategias para
el cumplimiento de la Meta, lo cual ha generado como uno de los principales objetivos el
aumentar el porcentaje de personal técnico especializado para coadyuvar a la gestión y
cumplimiento de las Metas para el año 2014.
Criterio
Es así que en cuanto al presente indicador se concluye que los resultados sobrepasaron el
estándar predeterminado; ya que el nuevo personal técnico especializado contratado en el año
2014, superó las expectativas en un 40%, y que de los 25 técnicos especializados, ahora se
cuenta con un personal de 32.
Causa
El desconocimiento en planificación estratégica y en modelos de gestión que contribuyan a la
consecución de metas y objetivos por parte de los Responsables de los Procesos.
Efecto
Todo esto ha ocasionado que la entidad incumpla con la planificación prevista.
241
Conclusión
La entidad superó la meta prevista de contratación de personal técnico en razón de haber
recibido recursos extrapresupuestarios para la ejecución de proyectos de infraestructura básica
y agua potable.
Recomendación:
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Deberá contratar personal técnico especializado a fin de mejorar la gestión desarrollada por los
responsables de procesos de colocación de medidores de agua, con la finalidad de que se
cumplan con las metas y objetivos propuestos.
Implementación de Procedimientos de Control
Condición
Dentro de la evaluación de gestión realizada para la colocación de medidores en el año 2014,
es necesario la implementación de controles calves a fin de mejorar el control interno en los
registros de ingresos y egresos de medidores; en tal sentido dentro de la aplicación del
indicador para evaluar el cumplimiento de la meta, tenemos como resultado una brecha
desfavorable del 45,45%,
Criterio
La entidad debió haber llegado a cumplir únicamente con el 54,55% del 100% programada de
implementar procedimientos. Razón por la cual es necesario el diseño e implementación de
políticas encaminadas al establecimiento total de controles en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima
Causa
El desconocimiento de los técnicos de la entidad y la ausencia de programas de capacitación
continua han provocado caer en multas y sanciones por parte de los organismos de control.
242
La entidad no ha implementado procedimientos de control en relación a los años anteriores en
donde se aplicaron de mejor manera las estrategias de control interno.
Efecto
En este sentido la entidad por incumplir con esa tarea de implementar procedimientos de
control interno, no ha permite llegar a concluir con los estándares planificados.
Conclusión
La entidad no implemento procedimientos de control interno que contribuyan a la consecución
de los objetivos organizacionales.
Recomendaciones
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Dispondrá la implementación de procedimientos como herramienta de apoyo a la consecución
de los objetivos organizacionales.
Colocación de los Medidores de Agua
Condición
De la evaluación de gestión realizada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de
Fátima, Cantón y Provincia de Pastaza, en cuanto al cumplimiento de sus metas y objetivos
operativos, es necesario hacer referencia al resultado obtenido de la aplicación de Indicadores
relacionados con la colocación de medidores en el año 2014, y en base al cumplimiento del
Estándar preestablecido para el año 2014,
Criterio
De las metas que constan dentro de la planificación anual, que son de 1.200 medidores
programados colocar, se han logrado colocar 950 medidores, correspondiente al 79 %, dando
lugar a una brecha desfavorable del 21%, que constituye, un diferencia significativa en razón
243
de que la situación climática y la falta de medidores necesarios no ha permitido llegar al
cumplimiento de la meta en un 100%.
Causa
El desconocimiento por parte de los técnicos de la entidad, y la ausencia de difusión de las
normas de control interno.
Efecto
Que no la entidad no cumpla con las metas y objetivos planteados.
Conclusión
La entidad no ha cumplido con las metas planificadas en razón de no contar con los recursos
necesarios para llevar adelante la gestión institucional.
Una vez ya en ejecución de la Auditoría de Gestión, evaluando la perspectiva financiera para
el incremento en la compra de medidores de agua a fin de cumplir la meta establecida para el
año 2014, es necesario que hacer conocer los resultados de la aplicación de los indicadores de
gestión en referencia a la compra de medidores, cuyos resultados son los siguientes: de
acuerdo con los datos obtenidos en el Departamento de Contabilidad de la Entidad, se
compraron para el año 2014, un total de 980 medidores, siendo la meta para el año en
evaluación colocar 1.200 medidores, lo que ha generado dentro del análisis realizado una
brecha desfavorable de un 18 %, por lo que la empresa no dispuso de los recursos financieros
a tiempo para realizar la compra, por lo cual es necesario tomar las acciones necesarias a fin
de que la programación para el próximo año se haga en base a proyecciones más reales
Recomendación
Al Presidente del Gobierno Parroquial
Implementará acciones inmediatas a fin de capacitar al personal en planificación estratégica
institucional, con la finalidad de poder llegar a cumplir con las metas y objetivos planeados.
244
FASE V - SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Como parte de esta fase se presenta al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial deFátima, la siguiente Matriz de Seguimiento a Recomendaciones de Auditoría.
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría Financiera
Tabla 107 Implementación de Recomendaciones
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORÍA FINANCIERA
MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESN°. Recomendación Responsabl
ePlazo Observación
01 Dispondrá conformar una Comisión Técnica afin de preparar el Plan Anual de Contratacionesdel Gobierno Autónomo Parroquial de Fátima,el mismo que deberá estar contemplado deconformidad al Presupuesto Institucionalprevisto para el Ejercicio Fiscal en curso, a finde evitar desviaciones y contrataciones que noestén previstas dentro de su planificación anual.
Presidente 30días
La Norma de Control Interno 200-02 – Planificación Estratégicaestipula la obligación de lasEntidades y organismos Públicos detrabajar de forma planificada, paralo cual el GAD. Parroquial deFátima tiene obligatoriamente queplanificar sus contrataciones deconformidad con el Presupuesto.
02 Implementará estrategias de registro oportunode la información financiera, manteniendo uncontrol interno de la misma, además tendrá querecibir capacitación en administraciónfinanciera de presupuestos en el sector público,a fin de realizar las actividades conforme a lasnormas y regulaciones aplicables dentro de laejecución presupuestaria.
Secretaria-Tesorera
60días
La Secretaría-Tesorera del GAD.Parroquial Rural de Fátima,Recibirá capacitación en el plazoestablecido a fin de que implementeactividades de control sobre laejecución presupuestaria.
03 La información es un recurso muy importantedentro de una organización por lo que se deberíaponer más énfasis en el manejo de la misma,con el propósito que cuando se requiera haceruna revisión se encuentre de manera oportuna yreal la información para dicho análisis como esel caso de una Auditoría.
SecretariaTesorera
30días
El registro de la información deberárealizarse cuando ocurre, haya o nomovimiento de efectivo.
04 Deberá implementar procedimientos yestrategias de control interno a fin de podercontrolar los anticipos de fondos, de tal maneraque se puedan justificar los valores pendientesde devengar y que aparecen en los EstadosFinancieros de la Entidad.Deberá implementar un sistema de controlinterno para garantías que permitan poner enalerta las garantías que están por cumplir sufecha de vencimiento a fin de verificar con los
SecretariaTesorera
60días
La Secretaria-Tesorera de laentidad son los responsables por laimplementación de procedimientosde control para los Anticipos deFondos, sean para contratistas oservidores.
245
contratistas si han cumplido con devengar elanticipo o en su defecto solicitar la renovaciónde las pólizas, de conformidad con la LeyOrgánica del Sistema Nacional de ContrataciónPública.
05 Cumplirá con actividades de supervisión ymonitoreo, disponiendo a la Tesorera de laEntidad el implementar procedimientos decontrol para los Anticipos de Fondos, y Controlde Garantías.
Presidente 60días
El Presidente del GAD. Parroquialde Fátima, será el responsable deimplementar un sistema de controlinterno acorde a las necesidades dela entidad, en concordancias con elArt. 77.- Máximas Autoridades,titulares y responsables.- a) Dirigiry asegurar la implantación,funcionamiento y actualización delsistema de control interno de laentidad.
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
246
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Control Interno
Tabla 108 Implementación de Recomendaciones
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESN°. Recomendación Responsable Plazo Observación
01 Diseñará, aprobará y pondrá en funcionamiento el Código
de ética de la Entidad, para el cumplimiento obligatorio de
todas las servidoras y servidores de la entidad.
Presidente 30 días El Presidente del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial, es el
responsable por el Diseño e implementación
del Código de ética Institucional.
02 Dispondrá a las diferentes unidades administrativas de la
entidad a fin de planifiquen sus actividades conforme a la
norma de control interno 200-02.- Planificación Estratégica.
Presidente 30 días Es competencia de las Autoridades y
Directivos de la entidad, coordinar las
actividades de planificación de toda la
organización.
03 Es necesario la actualización e implementación de la
Estructura Organizativa del Gobierno Parroquial en razón de
que las necesidades y tamaño de la parroquia es muy
grande frente, las demandas de la ciudadanía cada vez es
mayor, en tal sentido es necesario que la misma se actualice
y atiende satisfactoriamente a las necesidades
institucionales, en función de las nuevas competencias
otorgadas por el COTAD.
Presidente 30 días Conforme al tamaño de la organización, y a
la naturaleza de la misma, las autoridades
son las responsables de su actualización,
conforme lo establece la norma de Control
Interno.
04 Es necesario que el Presidente del Gobierno Parroquial
implemente esta norma de Control Interno con la finalidad
de mitigar el impacto negativo que ocasionan los riesgos,
aplicando procedimientos que permiten reducir el impacto
causado por los riesgos, conforme la norma de control
interno 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos
Presidente 30 días El Presidente del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial de Fátima deberá
implementar un plan de Administración de
Riesgos, con la finalidad de llegar a la
consecución de los objetivos
organizacionales.
05 Implementará y pondrá en funcionamiento un plan de
capacitación y entrenamiento continuo a fin de que el
personal pueda actualizar sus conocimientos y
desempeñarse conforme a las nuevas competencias
otorgadas por el COTAD, y leyes conexas, que regulan el
accionar del Gobierno Parroquial, conforme lo establece la
Norma de Control Interno 407-06 Capacitación y
entrenamiento continuo
Presidente yResponsabledel TalentoHumano
30 días Es Responsabilidad del Presidente del GAD.
Parroquial de Fátima, y la Responsable del
Talento Humano, delegar la responsabilidad
de actualizar el Plan de Capacitación, a fin
de garantizar el desarrollo del Talento
Humano tanto personal como Profesional.
06 Implementará procesos de capacitación al personal a fin de
aplicar el cumplimiento de esta norma de control interno, y
que permita evitar servidores indispensables e insustituibles
en la gestión del Gobierno Parroquial.
Presidente yResponsabledel TalentoHumano
30 días Es necesario que el Presidente del GAD.
Parroquial coordine la rotación de personal a
fin de que todos conozcan del proceso
administrativo y evitar servidores
insustituibles.
07 Dispondrá a la Responsable de Talento Humano, actualizar
los expedientes de personal, a fin de cumplir con los
Presidente yResponsabledel TalentoHumano
30 días De igual manera es Responsabilidad del
Presidente del GAD. Parroquial y de la
247
lineamientos contemplados en la norma de control interno,
407-10 Información actualizada del personal.
Responsable del Talento Humano, el
mantener actualizado la documentación de
personal.
07 Dispondrá a los Jefes de área y personal de apoyo, cumplir
con lo contemplado en la Norma de Control Interno de
Supervisión a fin de garantizar que los procesos se realicen
conforme la planificación aprobada y con os recursos que le
han sido asignados. Conforme la Norma de Control Interno
401-03 Supervisión.
Presidente 30 días Es necesario que la primera autoridad del
GAD. Parroquial implemente actividades de
Supervisión a la gestión desarrollada por las
servidoras y servidores del Gobierno
Parroquial.
08 Dispondrá registrar de forma diaria los ingresos
provenientes de autogestión, para lo cual utilizará
formularios de ingresos pre impreso y pre numerado a fin de
garantizar el registro y control de ingresos, valores que
deberán ser depositados en la cuenta corriente de la entidad
que mantiene en uno de los Bancos corresponsales del
Gobiernos Central, máximo a primeras horas del día
siguiente tal como fueron recibidos. 403-02 Constancia
Documental de la Recaudación.
Presidente yTesorero
30 días Es responsabilidad del Presidente del
Gobierno Local, y Tesorero el mantener
formularios de ingresos que permitan tener
un control diario de las recaudaciones que
ingresan a las arcas del Gobierno Parroquial.
248
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Cumplimiento
Tabla 109 Implementación de Recomendaciones
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESN°. Recomendación Responsable Plaz
oObservación
01 La máxima autoridad una vez recibida de oficio
el pedido de autorización de prórroga de plazo
para la entrega de los productos de la
Contratación de Consultoría, deberá de forma
inmediata previo informe presentado por el
Administrador del Contrato, Autorizar o
Rechazar la solicitud de Prórroga de Plazo a fin
de dar cumplimiento a la Cláusula NOVENA
del Contrato: "CONSULTORÍA ACCESO Y
APROVECHAMIENTO TEMPORAL DE
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DEL
ÁREA MINERA DEL RÍO ANZU".
Presidente 30
días
El Presidente del Gobierno
Parroquial, analizará los pedidos de
Prorroga, el mismo que
dependiendo de los justificativos
que no afecten a los intereses
institucionales, aprobará o negará la
prórroga solicitada por el
Contratista, previo presentación del
oficio con la documentación que
sustenta el pedido.
02 Deberá cumplir con su función de fiscalización,
seguimiento y monitoreo del contrato de
consultoría, lo cual deberá evidenciar en
informes presentados tanto al Técnico de la
Unidad de Gestión Ambiental, así como al
Presidente del GAD. Parroquial de Fátima.
Administrad
or del
Contrato
30
días
El Administrador del Contrato es
quién cumple con las funciones de
Fiscalización, debiendo actuar en el
ejercicio del cargo con probidad y
juicio profesional.
03 Delegará las responsabilidades del
Administrador del Contrato por escrito a fin de
que se cumplan a cabalidad, informando
oportunamente de cualquier situación dentro del
proceso de fiscalización del Contrato de
Consultoría.
Técnico de
Gestión
Ambiental
30
días
El Técnico de Gestión Ambiental,
es quién cumple con las funciones
de asesoría al Sr. Presidente del
Gobierno Parroquial, poniendo en
conocimiento de las autoridades el
avance del Proyecto, y de las
novedades detectadas.
249
Implementación de Recomendaciones de la Auditoría de Gestión
Tabla 110 Implementación de Recomendaciones
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMAAUDITORÍA DE GESTIÓN
MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESN°. Recomendación Responsabl
ePlazo Observación
01 Deberá contratar personal técnico especializado a fin
de mejorar la gestión desarrollada por los
responsables de procesos de colocación de medidores
de agua, con la finalidad de que se cumplan con las
metas y objetivos propuestos.
Presidente 90 días El Presidente del Gobierno Parroquial,
es el responsable por la contratación de
personal técnico especializado que
contribuya al cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
02 Dispondrá la implementación de procedimientos
como herramienta de apoyo a la consecución de los
objetivos organizacionales.
Presidente 90 días El Presidente del Gobierno Parroquial
es quién tiene la responsabilidad de
diseñar, aprobar e implementar
procedimientos de control que
contribuyan a los fines institucionales.
03 Implementará acciones inmediatas a fin de capacitar
al personal en planificación estratégica institucional,
con la finalidad de poder llegar a cumplir con las
metas y objetivos planeados.
Presidente 90 días El Presidente del Gobierno Parroquial
tiene la gran responsabilidad de
capacitar al personal de la entidad, a fin
de que contribuyan a una gestión
efectiva por resultados.
250
3.6. Conclusiones parciales del capítulo
El mejoramiento de la gestión administrativa y financiera dentro de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados, se realizará mediante la aplicación de una Auditoría
Integral, ya que es la única herramienta que permite conocer cómo se desarrolla la
gestión organizacional en el campo financiero, gestión, de cumplimiento legal, y para
conocer la solidez del control interno.
Como herramienta de gestión administrativa y financiera, la auditoría integral es la
única herramienta que permite a los administradores, dueños de empresas, accionistas
o Gerentes, conocer la realidad integral de la empresa, y tomar las decisiones más
acertadas.
La competitividad, el crecimiento de las empresas u organizaciones, han creado la
necesidad de contratar este tipo de auditorías que dan a conocer de forma integral el
comportamiento de las empresas o negocios.
251
CONCLUSIONES GENERALES
La presente investigación desarrollada en el Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Fátima, ha permitido conocer la realidad de la entidad en cuanto a su
perspectiva financiera, de gestión, de cumplimiento legal, y conocer además de la
solides de su control interno.
Con la aplicación de la auditoría integral a los organismos seccionales autónomos, ha
permitido dotar de una nueva herramienta de control integral, lo cual coadyuvará a la
consecución de los objetivos organizacionales.
La administración, o la máxima autoridad de los gobiernos autónomos
descentralizados, a través del informe de auditoría integral, tomará las acciones
necesarias a fin de mejorar la gestión administrativa y financiera y lograr la mejora
continua de la entidad.
RECOMENDACIONES
Es necesario que los Gobiernos Autónomos Descentralizados, adopten esta nueva
herramienta de control que permitirá conocer como se está desarrollando tanto la
gestión administrativa como financiera, y tomar las acciones necesarias para llegar a la
mejora continua.
Los directivos, máximas autoridades y personal de la entidad, a través de la aplicación
de una auditoría integral, permitirá conocer las inconformidades, inconsistencias e
incumplimientos dentro del campo financiero, de gestión institucional, en el
cumplimiento de leyes y regulaciones, y en cuanto a su control interno.
Será conveniente para una administración por resultados, el aplicar por parte de los
Directivos de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, el aplicar esta nueva
herramienta de control, que es la auditoría integral.
BIBLIOGRAFÍA
Manual de investigación de la Universidad Autónoma de los Andes, Para la
elaboración de tesis.
Yánez B. (2006) Normas y Procedimientos de Auditoria Integral. Santa Fe Colombia.
Silva Ramírez, B. (Coord.) y Juárez Aguilar, J. (2013): Manual del modelo de
documentación de la Asociación de Psicología Americana (APA) en su sexta edición:
México, Puebla: Centro de Lengua y Pensamiento Crítico UPAEP.
ANDRADE PUGA, Ramiro. (1998). Auditoría Teoría Básica. p-85. Segunda Edición,
Editorial Universidad Técnica Particular de Loja, Ecuador.
FONSECA, René. (2004). Manual de Auditoría Interna. p-345 Segunda Edición.
Editorial Artes Gráficas Acrópolis. Guatemala.
FRANCKLIN, Benjamín. (2001). Auditoría Administrativa. p-145, 168, 455. Primera
Edición. Editorial McGraw Hill. México.
KURT, Pany. (2000). Auditoría un Enfoque Integral. 12ª. Edición. P-65 Editorial de
McGraw Hill Interamericana. Colombia.
MALDONADO, Milton. (2001). Auditoría de Gestión. p-148. Editorial Luz de
América. Quito-Ecuador.
MANTILLA, Samuel. (2004). El Control Interno Informe COSO. P-58, 74. Tercera
Edición. Editorial Liíto Perla. Colombia.
ANEXOS
ANEXO 1
PROPUESTA DE LA AUDITORIA INTEGRAL
Puyo, 15 de Abril del 2015
Licenciado,
Rodrigo Fiallos
PRESIDENTES DEL GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA
Puyo.-
De acuerdo a la petición verbal, me es grato presentarles la siguiente propuesta de
Auditoría Integral, para el GAD. Parroquial Rural de Fátima, del periodo 2014, la cual he
preparado teniendo en cuenta el alcance de la Auditoría Integral, las normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas y todas la disposiciones legales que regulan al GAD.
La naturaleza del trabajo es la ejecución de una Auditoría con los siguientes objetivos:
Financiero: Determinar la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados
financieros del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de
Fátima.
Cumplimiento: Determinar si el GAD Parroquial Rural de Fátima, realiza sus
operaciones cumpliendo con las disposiciones y regulaciones internas y
externas que le son aplicables.
Control Interno: Evaluar el Sistema de Control Interno para determinar si los
controles establecidos por el GAD. , son los apropiados o demandan de mejoras
para asegurar la eficiencia en sus operaciones y la correcta protección.
Gestión: Evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economía en el logro de los
objetivos propuestos por el GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Por tal motivo la Auditoría se realizará con las prescripciones legales, pronunciamientos
profesionales y las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, por consiguiente
incluirá una planeación y evaluación del control interno.
Atentamente:
…………………………………………
Srta. Viviana Pérez
ANEXO 2
Notificación de inicio del examen
DE. Señorita Viviana Pérez
PARA: Lic. Rodrigo Fiallos
FECHA: 07 de mayo de 2015
ASUNTO: INICIO DE LA AUDITORÍA
Por el presente y de conformidad a Oficio N° 231.GADPRF-2015, de fecha Puyo 05 de
MAYO de 2015, y al contar con la autorización respectiva, le hago llegar el Memorando de
Inicio de Acción de Control, mediante la aplicación de una Auditoría Integral a los
Procesos Administrativos y Financieros desarrollados por el Gobierno Autónomo
Descentralizado Rural de Fátima en el año 2014.
Por lo cual solicito que se me facilite la información necesaria para la ejecución de la
Auditoria, así como la colaboración de todos los empleados de la institución.
Srta. Viviana Pérez
ANEXO 3
ANEXO 4
ANEXO 5
ANEXO 6
ANEXO 7
ANEXO 8
ANEXO 9
ANEXO 10
ANEXO 11
ANEXO 12
P/T ING-004
ANEXO 13
ANEXO 14
ANEXO 15
ANEXO 16
ANEXO 17
ANEXO 18
ANEXO 19
ANEXO 20
ANEXO 21
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE FÁTIMA
P/T: ACF-064
ESCRITURAS AVALÚO
COMERCIA
L
MUNICIPA
L BIENIO
2012-2013
(16-06-
2014)
AVALÚO
COMERCIA
L
MUNICIPA
L BIENIO
2014-2015
(16-06-
2014)
SALDOS CONTABLES OBSERVACIÓN
Nº DESCRIPCIÓN LUGAR
CLA
VE
CA
TA
STR
AL 31-12-2013 31-12-2014
AUDITORÍA AL 31 DE
DIC/2014
1
GUARDERIA LOS
ENANITOS DE
FÁTIMA
50-1-2-22-6-0-0 160 480,71 186 442,51
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
Saldos por Ingresar al
Sistema Contable del GAD.
Parroquial de Fátima, por
no haberlos considerado
como parte del Patrimonio
de la Entidad, De
Conformidad Al Art. 414.-
Patrimonio del Código
Orgánico de Organización
Territorial, Autonomías y
Descentralización, Cotad.
2 LA CASA DE
ANCIANOS 50-1-2-67-11-0-0 403 781,80 462 306,89
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
3
COMEDOR
JUNTO A LA CASA
DE ANCIANOS
50-1-2-67-12-0-0 82 062,81 95 518,48
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
4
MERCADO
CENTRAL DE
FÁTIMA
50-1-6-3-1-0-0 600 661,8 623 539,43
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
5
HANGAR
DELGAD.
PARROQUIAL DE
FÁTIMA
50-2-3-9-55-0 554 367,40 658 290,08
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
6
CEMENTERIO
PARROQUIAL DE
FÁTIMA
VÍA A
MADRE
TIERRA KM.
01
50-2-3-9-35-0 524 194.52 584 100,67
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
7
CAMAL
PARROQUIAL DE
FÁTIMA
50-2-7-1-1-0-0 283 067,35 327 256,33
No Consta en
el Registro
Contable
No Consta en
el Registro
Contable
TOTAL 2.608.616,39 2.937.454,39
Fuente FuFuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Fátima
ANEXO 22
BIENES INMUEBLES DEL GAD. PARROQUIAL DE FÁTIMA P/T: ACF-065
Componente Legislación
Relacionada
Cumple?
Si/No/En
parte
Norma de
Control
Interno
Cumple Observación
Administración
de Bienes del
GAD. Parroquial
Rural de Fátima
Código Orgánico
de Organización
Territorial,
Autonomías y
Descentralización
“COTAD”.
NO
CUMPLE
Norma 406-
05.- Sistema
de Registro.
NO
CUMPLE
La Secretaria-
Contadora del GAD.
Parroquial de Fátima
no ha cumplido con
el Registro de los
Bienes de larga
duración en el
sistema contable del
GAD. Parroquial de
Fátima.
NO
CUMPLE
Norma 406-
06.-
Identificación
y Protección.
NO
CUMPLE
La Responsable del
Control y custodia
de los bienes
muebles no ha
cumplido con los
que dispone la
norma de control
interno.
NO
CUMPLE
Norma: 406-
10.-
Constatación
Física de
Existencias y
Bienes de
larga
duración.
NO
CUMPLE
El GAD. Parroquial
Rural de Fátima, ha
inobservado la
Norma de Control
Interno, por lo cual
es necesario realizar
los ajustes
correspondientes en
los Estados
Financieros de la
Entidad.
ANEXO 23
ANEXO 24
ANEXO 25
ANEXO 26
ANEXO 27
ANEXO 28
ANEXO 29
ANEXO 30
ANEXO 31
ANEXO 32
ANEXO 33
ANEXO 34
ANEXO 35
ANEXO 36
ANEXO 37
ANEXO 38
ANEXO 39