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FACULTAD DE ENFERMERÍA

PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA


¡ Docentes, estudiantes y administrativos somos los beneficiados !

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOSVERSIÓN: 001FECHA: 22/05/07

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE ENFERMERÍA

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 OBJETO

1.2 ALCANCE

El presente Manual de Procesos Administrativos busca representar de manera clara y coherente el funcionamiento de gestión administrativa de la Facultad de Enfermería.

El Manual se encuentra a disposición de todo miembro de la comunidad académica interesado en el conocimiento y mejoramiento continuo de los procesos administrativos.

Se describen los procesos, procedimientos y formatos asociados a la Unidad Administrativa de la Facultad de Enfermeria cumpliendo con la normatividad de la Universidad Nacional de Colombia y que se encuentra vigente.

Nota: Descargue Manual, procesos, procedimientos y formatos en: http://www.enfermeria.unal.edu.co/docs/unidad.htm

El Programa de mejora continua de los procesos administrativos de la Facultad de Enfermería consiste en la implementación de medios físicos y virtuales que faciliten la comunicación, actualización y mejoramiento de los procesos administrativos de la Facultad de Enfermería. La columna vertebral del programa es el MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

La Unidad Administrativa es la dependencia que esta orientada en la dirección, coordinación, supervisión y control de las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes, programas y proyectos de las entidades. Por lo tanto la gestión documental de este Manual es responsabilidad de la Unidad Administrativa.

FUNCIONES

* Participar en la formulación y en la determinación de los planes y programas del área de su competencia.

* Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestación de los servicios a su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, proyectos y programas.

* Asistir a las directivas de la Facultad en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos propios del ámbito de su competencia.

* Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo.

* Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.

* Rendir los informes que le sean solicitados y los que normalmente deban presentarse acerca de la gestión del área de desempeño.

* Hacer seguimiento, actualizar, validar, diseñar los procesos, procedimientos y formatos que contiene este Manual de procesos Administrativos



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Más información en :http://www.enfermeria.unal.edu.co/docs/unidad.htm

RESPONSABLE DEL CONTROL, ACTUALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ESTE MANUAL

EQUIPO DE TRABAJO:

•RUTH MERY RUBIANO PINZON

Jefe de Unidad Administrativa

•HERNAN ALBERTO HERNANDEZ MORENO

Tesorero

•DIANA YUPERLY GUZMAN MORENO

Secretaria Ejecutiva

•BLANCA LILIA GARZON

Contratista

•MARCELA FLOREZ

Secretaria Ejecutiva

• DUMAR BARBOSA

Operario Calificado (presupuesto)

•DARIO URREGO

Auxiliar Administrativo (SIA, SICE, Función Pública, etc.)

•MAURO CHAPARRO

Auxiliar Administrativo (mensajería, Almacén)

• GABRIEL BELTRAN

Contratista (apoyo audiovisuales, mantenimiento Facultad, etc)



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CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal

ODS Orden de Prestación de Servicios

ODC Orden de Compra

SAR Servicio Académico Remunerado

ATC Autorización de Traslado Interno sinContribución Especial

ATI Autorización de Traslado Interno con Contribución Especial

AVA Avance



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SIGLAS:


Mediante Circular No. 017 de fecha marzo 30 de 2007, la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, establece algunos ajustes provisionales al proceso pre-contractual y actualización de documentos y requisitos para trámites contractuales.

Con el fin de tener más claridad en los objetos requeridos para el diligenciamiento de cada uno de los gastos utilizados al interior de la Universidad Nacional, y de esta manera poder determinar el tipo de formato a utilizar, a continuación se registra los conceptos de cada rubro presupuestal, los requisitos de contratación por cada uno de los objetos utilizados y el formato a utilizar para cada caso, no sin antes mencionar el procedimiento inicial referente a la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP-, en donde se establece lo siguiente:

• El CDP garantiza la existencia de recursos para la adquisición del bien o servicio requerido y por ello debe tramitarse previamente a cualquier solicitud de contratación.• Para la adquisición de bienes o servicios especializados, la dependencia o proyecto solicitante hará un sondeo de precios a través de cualquier medio de manera que le permita establecer el valor aproximado de la disponibilidad presupuestal requerida. Cuando se trate de requerimientos comunes y recurrentes (tales como suministros y mobiliarios de oficina u otros), el estudio de mercado podrá adelantarse en la Unidad Administrativa, por solicitud de la dependencia solicitante.• En el caso de adquisición de bienes o servicios de proveedores extranjeros, la Oficina de Comercio Exterior o quien haga sus veces deberá elaborar anticipadamente la preliquidación del valor del bien o servicio en pesos colombianos, con la cual se solicitará el CDP.• La solicitud del CDP deberá radicarse en el nuevo formato diseñado para tal fin, directamente en la Unidad Administrativa. Se anexa formato.• Para la adquisición de bienes o servicios en las cuales se requiera autorización previa del Rector y/o concepto técnico de una dependencia especializada (Ej.: Informática, Recursos Físicos, Salud Ocupacional, Centro de Equipos Interfacultades – CEIF, Biblioteca, Unimedios, etc.), estos deberán tramitarse con anterioridad a la solicitud de elaboración, de la respectiva ODS u ODC, según lo dispuesto en el arículo 36 de la resolución de Rectoría No, 040 de 2001 y en las resoluciones de Rectoría No. 364 de 2001 y 1020 de 2004.• Para contratos de obra, se requerirá el concepto previo del proyecto por parte del comité asesor de espacios físicos de la Sede Bogotá.

MANUAL DE PROCESOS ADMNISTRATIVOSVERSIÓN: 001FECHA: 22/05/07


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REGLAMENTACIÓN SOBRE CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal):


FECHA DE SOLICITUDDÍA

Nivel Central INICIAL

Fondo Especial ADICIÓN de

1. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE

Nombre Dependencia

Nombre Proyecto

Código QUIPUNombre Solicitante

(Jefe Dependencia o Director Proyecto)

Correo-e Tel. (Exts.)

2. OBJETO GENERAL DEL BIEN O SERVICIO REQUERIDO

3. VALOR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA

Subtotal ($)

IVA ($)

TOTAL ($)

Versión: 001

FA-000Formato de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal

MAESTRO DE FORMATOS

FIRMA JEFE DEPENDENCIA o DIRECTOR DE PROYECTO NombreCargo

ANEXOS (No. folios)

(SIN INCLUIR LA CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DEL 4X1,000)

ESCRIBA EL FIN ESPECÍFICO DE LA DISPONIBILIDAD. EJEMPLO: COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA, ALQUILER DE COMPUTADORES, PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES, ETC.

AÑO

OFICIO No.MES AÑO

TIPO DE SOLICITUDa Documento No.


Este formato lo diligencia la Dependencia solicitante. En caso tratarse de un gasto con cargo a un proyecto, entonces se debe diligenciar y

entregar a la Unidad Administrativa la cual generará el CDP.Si se trata de un gasto con cargo a la Facultad este formato se

diligenciará en el momento que la Dependencia solicitante reciba la aprobación del Consejo de Facultad por parte de la Secretaría Académica

Este formato lo diligencia la Dependencia solicitante. En caso tratarse de un gasto con cargo a un proyecto, entonces se debe diligenciar y

entregar a la Unidad Administrativa la cual generará el CDP.Si se trata de un gasto con cargo a la Facultad este formato se

diligenciará en el momento que la Dependencia solicitante reciba la aprobación del Consejo de Facultad por parte de la Secretaría Académica

PA-001 ORDENES POR SERVICIOS TÉCNICOS (ODS)

PA-002 SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR)

PA-003 ESTIMULO A ESTUDIANTES AUXILIARES

PA-004 ORDENES DE COMPRA (ODC)

PA-005 COMPRA DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA (ODC)

PA-006 AVANCES (AVA)

PA-007 LEGALIZACIÓN DE AVANCES

PA-008 AUTORIZACIÓN DE TRASLADO CON CONTRIBUCIÓN – SIN CONTRIBUCIÓN (ATI – ATC)

PA-009 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

CONTENIDO:



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1. DEFINICIONES:

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS ASOCIADOS A CONTRATOS, PROGRAMAS Y/O PROYECTOS:

Son gastos destinados a atender la contratación de personas jurídicas y/o naturales para que presten servicioscalificados o profesionales, técnicos o asistenciales. Se encuentra clasificado entre Remuneración por ServiciosTécnicos, Servicios Académicos Remunerados y Estímulos Estudiantes Auxiliares.

ORDENES POR SERVICIOS TÉCNICOS (ODS)

Son pagos por servicios calificados a personas naturales o jurídicas que se prestan en forma continua paraasuntos propios de la Universidad o que se requieran conocimientos especializados y están sujetos a régimencontractual vigente. Las órdenes de prestación de servicios deberán estar asociadas a una orden, contrato,convenio o actividad que genere recursos para la Universidad, o, en todo caso, pagos de funcionamiento loscuales incluyen todos los pagos efectivos en que debe incurrir la entidad para su normal funcionamiento, previacertificación que no se cuenta con la planta suficiente para el desarrollo de las actividades contempladas en laorden por prestación de servicios.

2. PROCESO A SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FS-011

A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FS-011), que se encuentra en la página de la Universidad Nacional – Facultad de Enfermería.

B. Realizar el trámite de solicitud con 20 días hábiles de anticipación al inicio de la Orden, tal como esta estipulado en la Circular 006 del 3 de octubre de 2005, de la Dirección de Gestión.

C. Es importante recordar a los interventores de la responsabilidad adquirida en el momento de la asignación de dicha función, la cual debe dirigirse desde el inicio de la solicitud, procedimiento de recepción de los bienes o servicios, si es el caso, hasta la respectiva liquidación de la misma.

D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001”, que se anexa al presente instructivo.

E. Por lo anterior, se debe tener en cuenta los siguientes requisitos, que se relacionan a continuación.


ORDENES POR SERVICIOS TÉCNICOS (ODS) PA-001 PAGINA: 9 DE 50

ELABORO REVISO APROBO

UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DIRECCIÓN CONSEJO DE FACULTAD

Nota: Todos los procesos y formatos los puede descargar en: http://www.enfermeria.unal.edu.co/docs/unidad.htm

3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL FORMATO DE SOLICITUD:

Si es Persona Natural: “Es todo individuo de la especie humana, el cual tiene el atributo de contraerderechos y obligaciones”.

1) Hoja de vida en formato simplificado (FA-002) debidamente diligenciado y firmado (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería), que debe ser diligenciado en su totalidad, en computador o en letra imprenta legible. El número telefónico registrado debe corresponder a un teléfono fijo y como segunda opción a un celular. Anexando los soportes respectivos relacionados en la Hoja de Vida (certificados de Estudio, laborales etc.). Si la persona esta prestando sus servicios en otras facultades, se debe mencionar y anexar certificaciones laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería 3) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.4) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada, (modelo publicado en el página de la Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual 5) Copia de Certificación reciente de afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, ò de afiliación reciente ò del ultimo recibo de pago, en la cual se demuestre su vinculación como cotizante; se entenderá como reciente el documento expedido con antelación máxima de treinta (30) días al inicio de la orden contractual (Para todo contrato, sin importar duración ni cuantía).6) Manifestación escrita del contratista (formato FA-005) de su intención de afiliarse o no al Sistema de Riesgos Profesionales (para contratos mayores a tres meses).7) Copia del Pasado Judicial, expedido por el DAS, incluyendo la hoja donde aparece la fecha de expedición o refrendación (para contratos mayores a tres meses).8) Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Republica (para contratos mayores a tres meses). 9) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico.10) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007.





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Si es Persona Jurídica: “Es una persona ficticia (compañía, asociación o Agremiación) reconocida,capaz de contraer derechos y obligaciones”.

1) Formato único Hoja de vida (FA-003) - Persona Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, (modelo publicado en el Común de la Facultad)) anexando los soportes de los contratos mencionados en ella.2) Copia de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días. 3) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal 4) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada,(modelo publicada en la página de la Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual. 5) Certificación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002)6) Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores. 7) Fotocopia del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y/o del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición menor a 90 días.8) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal esté relacionada con el objeto a contratar. 9) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico.10) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007.





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DEPENDECIA

SOLICITANTE

UNIDAD ADMINISTRATIVA

COMITÉ CONTRATACIÓN

DECANA

ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIO (ODS)(Formato FS-011 para solicitud, formato FA-001 para revisión de documentos)

CONSEJO DE FACULTAD

SECRETARIA FACULTAD

11 a

22

Día

s h

ábil

es

SI

¿Es para un

Proyecto?

Elaboración CDP Resolución, firmas

(2 Días)

¿Concepto Favorable?Elaboración comp.

de Egreso y comp. De pago, (3 días)

FIN DEL PROCESO

SI

Devolución de Documentos a la

Dependenciasolicitante

FIN DELPROCESO

NO

Elaborar Acta (1 Día)

Secretaria: Elabora formato FS-011 con

paquete de documentos de persona natural o

jurídica

(5 días)

Identificación de la necesidad de

servicio técnico o profesional

(Docente-proyecto)

¿Documentación Completa?

FA-001

Radicación de documentos aspirantes.

(1 Día)

NO

SI

Comité deContratación

(3 días)

Consejo de Facultad

(8 día)

PA-001

SI¿Cuantía superior a 2

millones?

Visto bueno de Decana

(1 días)

NO

OFICIO No. ADICIÓN

FECHA DE SOLICITUD OTROSÍDÍA MES

1. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTENombre Dependencia

Nombre ProyectoJefe Depend. o Dir. Proyecto


3. OBJETO GENERAL DEL SERVICIO REQUERIDO a)

b)

1. JUSTIFICACIÓN (DILIGENCIAR ESTE ESPACIO EN TODOS LOS CASOS)

a.b.c.d.e.

3. DATOS DEL CONTRATISTA

Nombre o Razón Social Dirección Correo-e

4. DURACIÓN 5. VALOR Y FORMA DE PAGO

6. CLÁUSULAS ADICIONALES (marcar X)

a.

b. c.

SI SI ODS Vigente No.Fecha de

terminación

NO NO

Planta Contratista

Nombre

Cedula No. Correo-e Dependencia

Formato de Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y orden contractual de prestación de servicios

7. ¿EL CONTRATISTA (P. NATURAL) TIENE VIGENTE OTRA ODS CON LA U.N.?

Formato diseñado por: DNSA/ Julio Cèsar Morales Castañeda - Actualizado 10/04/2007

Versión: 001

FS-011

MAESTRO DE FORMATOS

VISTO BUENO DECANA: Para casos de proyectos y que la ODS supera 2 millones de pesos

FIRMA DECANA FIRMA DEL INTERVENTOR PROPUESTO ANEXOS (No. folios)Nombre

Tel. (Exts.) Tel. CelularUbicación

DependenciaEdificio

Oficina No.

¿Requiere Paz y Salvo de Sección Inventarios para último pago?

8. DATOS DEL INTERVENTOR (DILIGENCIAR ESTE ESPACIO EN TODOS LOS CASOS)

Tipo de Vinculación (marcar X) ODS Vigente No.

Gastos de transporte y estadía

Confidencialidad de la informaciónResponsabilidad de bienes (Resol. GNFA 288/ 06)

SI RESPONDE AFIRMATIVAMENTE, ANEXAR JUSTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE (Resol. Rectoria No. 407/ 2004)

MAS IVA ($) TOTAL ($) $ 0

SUBTOTAL ($) $ 0

Fecha Finalizacion

Fecha Inicio * *TENIENDO EN CUENTA EL TIEMPO REQUERIDO PARA TRÁMITE A PARTIR DE LA RADICACIÓN DE LA SOLICITUD (10 días habiles)

TOTAL (en meses o días) No. de Pagos Vr. x Pago ($) Vr. Total ($)

Tel. 1 (fijo) Tel. 2 (celular)

NOTA: SI DILIGENCIA LOS NUMERALES 3, 5 y 7 DEBERA ADJUNTAR UN INFORME DEL PROCESO DE SELECCIÓN FIRMADO POR EL RESPONSABLE EN LOS CASOS APLICABLES DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 11 DEL ACUERDO 73/ 95.

Cédula o NIT No.

DEBEN SER PUNTUALES Y RELACIONADOS CON ACTIVIDADES ESPECIFÍCAS A REALIZAR

SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2. OBJETIVOS ESPECIFÍCOS (SI SON MÁS DE 5 ITEMS, ANEXAR RELACIÓN Y MARCAR X)



ESCRIBA EL FIN ESPECÍFICO DEL SERVICIO A CONTRATAR. EJ: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, SERVICIOS TECNICOS, ALQUILER DE COMPUTADORES, ETC.

EN LOS CASOS DE OTROSÍ O ADICIÓN, EL OBJETO GENERAL CORRESPONDERA A LA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN QUE SE REQUIERA.

2. VALOR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA ($)Subtotal ($)

IVA ($)

TOTAL ($) $ 0

Tel. Celular

Código QUIPU Cédula No.

AÑO (Adjuntar copia de ODS)

SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

TIPO DE SOLICITUD

INICIAL a ODS No.


Para ODS que no son de un proyecto y deben ser presentadas al Consejo de

Facultad. ESTE ESPACIO VA EN BLANCO

Para ODS que no son de un proyecto y deben ser presentadas al Consejo de

Facultad. ESTE ESPACIO VA EN BLANCO

Este espacio es para la firma de la DECANA solamente cuando se trata de una ODS inferior a 2 millones de pesos

y que pertenece al presupuesto de Facultad

Este espacio es para la firma de la DECANA solamente cuando se trata de una ODS inferior a 2 millones de pesos

y que pertenece al presupuesto de Facultad

Si es un gasto con cargo a un Proyecto, se asigna el valor de la

propuesta elegida por la coordinación del proyecto. Si se trata de un gasto con cargo a la Facultad este valor

TOTAL ($) es un aproximado de acuerdo a la(s) cotización(es), si se tiene más de

una propuesta de cotización





1. DEFINICIONES:


Son gastos destinados a atender la contratación de personas jurídicas y/o naturales para quepresten servicios calificados o profesionales, técnicos o asistenciales. Se encuentra clasificadoentre Remuneración por Servicios Técnicos, Servicios Académicos Remunerados y EstímulosEstudiantes Auxiliares

SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR)

Corresponde al pago efectuado a docentes (Acuerdo 004 de 2001) en el marco de las normasvigentes, con cargo a proyectos para cuyo desarrollo es contratada la Universidad por una entidadexterna y por los cuales la Universidad percibe un ingreso.

2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FS-012

A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FS-012), que se encuentra en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería.

B. Realizar el trámite de solicitud con 20 días hábiles de anticipación al inicio de la Orden, tal como esta estipulado en la Circular 006 del 3 de octubre de 2005 de la Dirección de Gestión.

C. Anexo al formato de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos, que se relacionan a continuación.


1) Copia legible de la fotocopia de la cédula de ciudadanía.

2) En el caso de ser un docente de otra Facultad, se debe anexar la certificación del Ordenador del Gasto de la Facultad a la que corresponda.





SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR) PA-002 PAGINA:14 DE 50


SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR) -EXTENSIÓN (Formato FS-012 para solicitud)

10 D

ías

háb

iles


FA-001

Radicación de documentos

(1 Día)

NO

Secretaria: Elabora formato FS-012 y

documentos requeridos (4 días)

Identificación de la necesidad de servicio académico (Docente-

proyecto)

Elaborar CDP y resolución con firmas (2

Días)

Elaborar el comprobante Egreso y el comprobante

de pago(3 días)

FIN DEL PROCESO

PA-002

DEPENDENCIA SOLICITANTE


CONSEJO DE FACULTAD

COMITÉ DE CONTRATACIÓN

SI

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

1. INFORMACION DEL PROYECTO, INTERVENTOR Y DOCENTE

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Nombre:

Dependencia:

Nombre o razón social:

Dirección:

2. INFORMACION DEL CONTRATO:

4. DURACIÒN DEL CONTRATO: 5. FORMA DE PAGOEsta solicitud debe presentarse en la Unidad Administrativa con cinco (5) días hábiles al inicio de la actividad

No. de Pagos

Fecha Inicio:Fecha finalizaciòn:

SUBTOTAL ($):MAS IVA ($):

TOTAL ($):

6.. ¿EL DOCENTE MANIFIESTA QUE CONOCE EL ACUERDO 004 DE 2001, DEL C. S. U., ARTÍCULO 17?: SI

NO

7. ¿EL DOCENTE ES TITULAR DE OTRA FACULTAD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL?: SI

NO

(INCLUIDO IVA Y SIN LA CONTRIBUCIÒN ESPECIAL DEL 4X1,000)

FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL INTERVENTOR

Nombre

Cargo Cargo

Versión: 001

FS-012

MAESTRO DE FORMATOS

Formato de Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y Servicio Academico remunerado

9. VALOR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA ($):

Si responde que si anexar certificado del Ordenardor del Gasto, de la Facultad en la que presta sus servicios como docente de Planta

INFORMACIÓN DEL DOCENTE:

Cédula o Nit No.:

Teléfono fijo:

Teléfono celular:

OBJETO GENERAL:: (si el espacio no es suficiente anexar relación, citando el anexo)

DATOS DEL INTERVENTOR: (DILIGENCIAR ESTE ESPACIO EN TODOS LOS CASOS)

TOTAL (en meses o dias):

Cargo:

Cédula No.:

Tel. (Ext):

Correo eléctronico:

No. Folios:

Nombre

2. Se debe anexar a la solicitud el RUT y la certificación en el caso de ser docente de otra Facultad

NOTAS:

1. La informaciòn de esta solicitud debe ser diligenciada en su totalidad. ANEXOS

Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:

ACTO ADMINISTRATIVO QUE AVALA ESTA SOLICITUD:

Por la cual se reglamenta la Función de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia, Lireral e

Vr. a pagar ($)


Escribir la resolución de aprobación del curso, diplomado, seminario o proyecto de Extensión – Educación

Continua

Escribir la resolución de aprobación del curso, diplomado, seminario o proyecto de Extensión – Educación

Continua

1. DEFINICIONES:


Son gastos destinados a atender la contratación de personas jurídicas y/o naturales para que prestenservicios calificados o profesionales, técnicos o asistenciales. Se encuentra clasificado entre Remuneraciónpor Servicios Técnicos, Servicios Académicos Remunerados y Estímulos Estudiantes Auxiliares.

ESTIMULO ESTUDIANTES AUXILIARES

Mediante el Acuerdo Número 012 de mayo 2004, modificado parcialmente por el Acuerdo 040 de diciembrede 2004 y por el Acuerdo 010 de marzo de 2005, se establece la figura de Estudiante Auxiliar paraaquellos estudiantes de pregrado y posgrado que apoyen actividades de docencia, investigación, extensión,bienestar universitario y gestión administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. (Acuerdo 010 de2005, por el cual se modifica el Acuerdo 040 de 2004 del Consejo Superior Universitarios.

Requisitos para ser Estudiante Auxiliar:

• Tener la calidad de estudiante de pregrado y posgrado de la Universidad Nacional de Colombia.

• Haber obtenido, en el semestre académico inmediatamente anterior, un promedio de calificaciones que se encuentre dentro de la franja del 30% más alto de la respectiva carrera, (este requisito será verificado por el docente que solicita al Estudiante Auxiliar).

• No ostentar la calidad de monitor o becario de la Universidad Nacional de Colombia.

Reconocimiento económico:

El Artículo 3 del Acuerdo 010 de 2005, cita: “Como reconocimiento por la labor desarrollada, los estudiantespodrán recibir en estímulo económico, cuyo monto será determinado por el Jefe de la Dependencia, elDirector o responsable del proyecto.En ningún caso el estímulo económico podrá ser superior, para estudiante de pregrado, a dos (2) salariosmínimos legales mensuales vigentes; y para un estudiante de posgrado, a tres (3) salarios mínimos legalesmensuales vigentes.

(Continua en siguiente página)





ESTIMULO A ESTUDIANTES AUXILIARES PA-003 PAGINA:17 DE 50


1. DEFINICIONES:

Reconocimiento económico: (Viene de pagina anterior)

El estímulo recibido por el Estudiante Auxiliar no es compatible con los siguientes beneficios económicosque la Universidad Nacional de Colombia reconoce a sus estudiantes:

Estímulo económico a los monitores, reglamento por el Acuerdo 025 de 1992 del Consejo SuperiorUniversitario. Becas completas, medias becas o cuartos de beca, reconocidos de conformidad con elreglamento de los becarios establecido en los Acuerdos 135 de 1983 y 014 de 2003 del Consejo SuperiorUniversitario.”

2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FS-013

A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FS-013), que se encuentra en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería.

B. Realizar el trámite de solicitud con ocho (8) días hábiles de anticipación al inicio de la actividad.C. Anexo al formato de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos, que se relacionan a

continuación.D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén

correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.

3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL FORMATO DE SOLICITUD

1) Certificación suscrita por el Director de Proyecto o Jefe de la Dependencia (formato FA-007), en la cual además se certifique que: el proceso de selección de efectuó de conformidad con el Acuerdo 012 de 2004, que estudiante seleccionado cumple con los requisitos estipulados en el Artículo 2 y el Parágrafo del Artículo 6 del Acuerdo, que la labor a ejecutar es afín con el programa profesional en el que se esta formando y que la misma contribuye a su formación académica, que el desempeño como estudiante no interfiere con el normal desarrollo de su actividad estudiantil.

2) Copia de la Convocatoria publicada en la Página Web de la Universidad. 3) Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía.4) Fotocopia legible de ambas caras del carné vigente.5) Formato (FA-002) Único de Hoja de Vida Simplificada Personal Natural.6) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica

anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico.





ESTIMULO A ESTUDIANTES AUXILIARES PA-003 PAGINA:18 DE 50


Identificación de la necesidad de Contratación

(Docente-proyecto)

Concepto convocatoria

(2 Días)


DOCENTE RESPONSABLE DEL PROYECTO O




Y CONSEJO FACULTAD

ESTÍMULOS ESTUDIANTES AUXILIARES(Formato FS-013 estudiante auxiliar y FS-014 convocatoria)

15 D

ías

háb

iles

Unidad Informática

Recepción convocatoria (1 Días)

Publicar convocatoria (3 Día)

Recepción de Hojas de vida FA-002

(1 Días)Documentación

CompletaFA-001

Radicación de documentos aspirantes.

(1 Días)

Proceso de elaboraciónCDP – Resolución, firmas

(2 Días)

Elaboración comprobantede egreso y comprobante

de pago(3 Días)

NO

FIN DEL PROCESO

SI

Visto BuenoUnidad Administrativa

(1 Día)

PA-003

Secretaria: Elabora formato FS-013 y formato FS-014

(1 día)

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

1. INFORMACION DEL PROYECTO, DOCENTE O FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO:

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Nombre:

Dependencia:

Nombre:

Dirección:

2. OBJETO DEL SERVICIO:

3. DESCRIPCIÓN DE TAREAS:

4. FECHA DE INICIO Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD: 5. FORMA DE PAGOEsta solicitud debe presentarse en la Unidad Administrativa con cinco (5) días hábiles de la activiad

No. de Pagos

5. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE:

SUBTOTAL ($):

Nombre: TOTAL ($):

Dependencia:

FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL INTERVENTOR

Nombre

Cargo Cargo

Nombre


Cargo:

Cédula No.:

Tel. (Ext):


INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE SELECCIONADO MEDIANTE CONVOCATORIA:

Cédula o Nit No.:

Cargo:

Teléfono fijo:

Teléfono celular:

$ 0

$ 0

NOTAS:

1. La informaciòn de esta solicitud debe ser diligenciada en su totalidad.

ANEXOS2. Se debecumplir con los requisitos y anexar los documentos estipulados en la normatividad vigente No. Folios:

Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

Teléfono fijo:

Teléfono celular:

MAESTRO DE FORMATOS


Vr. a pagar ($)

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:


Formato de Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y estimulo estudiante auxiliar

Versión: 001

FS-013


1. DEFINICIONES:

GASTOS GENERALES:

Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios que adquieren los FondosEspeciales en desarrollo de Proyectos asociados a contratos y necesidades de la Facultad.

ORDENES DE COMPRA

Se entiende por Orden de Compra el documento que celebra la Universidad con personas Naturales oJurídicas para la adquisición de bienes destinados a atender necesidades dentro del funcionamientode la Universidad o contempladas en el marco de los proyectos universitarios.

2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FC-021

A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FC-021), que podrá encontrarse en el Común de la Facultad.

B. Realizar y diligenciar el cuadro comparativo bajo el formato establecido para tal fin (FC-002), que podrá encontrarse en el Común de la Facultad.

C. Realizar el trámite de solicitud con 20 días hábiles de anticipación al inicio de la Orden, tal como esta estipulado en la Circular 006 del 3 de octubre de 2005 de la Dirección de Gestión.

D. Es importante recordar a los interventores de la responsabilidad adquirida en el momento de la asignación de dicha función, la cual debe dirigirse desde el inicio de la solicitud, procedimiento de recepción de los bienes o servicios, si es el caso, hasta la respectiva liquidación de la misma.

E. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.

F. Para la adquisición de cualquier equipo de tecnología (grabadoras, cámaras, computadores, video beam, etc.), se requiere del concepto técnico de la División Nacional de Informática, el cual puede ser tramitado a través de la Unidad de Informática de la Facultad.

G. Anexo al formato de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en el proceso de contratación los cuales deben venir adjuntos:





ORDENES DE COMPRA (ODC) PA-004 PAGINA:21 DE 50



Si es Persona Natural: “ Es todo individuo de la especie humana, el cual tiene atributo de contraerderechos y obligaciones”

1) Hoja de vida en formato (FA-002) simplificado debidamente diligenciado y firmado (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería), que debe ser diligenciado en su totalidad, en computador o en letra imprenta legible. El número telefónico registrado debe corresponder a un teléfono fijo y como segunda opción a un celular. Anexando los soportes respectivos relacionados en la Hoja de Vida (certificados de Estudio, laborales etc.). Si la persona esta prestando sus servicios en otras facultades, se debe mencionar y anexar certificaciones laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería3) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN, (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.4) Copia de Certificado de Matricula de Persona Natural, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días, en la cual conste las actividades comerciales a las cuales se dedica y el nombre de los establecimientos de comercio de su propiedad.5) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada, (modelo publicado en la página de Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual. 6) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico. 7) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007. Cabe aclarar que si la actividad de desarrolla en otra ciudad, no hay necesidad de presentar el RIT. 8) En el caso que la persona sea cotizante en otra Empresa, debe hacer el aporte adicional, pero antes es importante acercarse a la Tesorería de la Facultad con el fin de informarle dónde se debe hacer.








Si es Persona Jurídica: “Es una persona ficticia (Compañía, Asociación o Agremiación), reconocida,capaz de contraer derechos y obligaciones”

1) Formato (FA-003) único Hoja de vida - Persona Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería) anexando los soportes de los contratos mencionados en ella.2) Copia de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días. 3) Certificación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002)4)Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería Representante Legal 5) Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores. 6) Fotocopia del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y/o del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores7) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada,(modelo publicado en la página de la Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual8) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.9) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago el pago mediante giro electrónico. Esta certificación debe ser actualizada una (1) vez al año.10) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007.







Identificación de la necesidad de compra

(Proyecto o dependencia)


UNIDAD ADMINISTRATIVACOMITÉ DE

CONTRATAIÓNCONSEJO DE FACULTAD

ORDEN DE COMPRA ODC (NO COMPRA DE TECNOLOGÍA)(Formato FC-021 para solicitud de compra, FC-002 Cuadro comparativo de cotizaciones)

15

a 25

Día

s h

ábil

es

Emitir concepto sobre contratación (2 Día)


FA-001

Radicación de documentos proveedor.

(1 Día)

NO

Elaborar CDP y firmas

(2 Días)

Aprobada La contratación

NO

SI

Secretaria: Elabora formato FC-021, FC-002

y documentos de cotización seleccionada

(1 día)

Elaborar comprobanteDe egreso y

Comprobante de pago(3 días)

FIN DEL PROCESO

Devolución de documentos a la Dependencia

Solicitante

FIN DELPROCESO

Envío de documentosal Almacén General

(8 días)

Estudio Consejo de Facultad

(8 días)¿Es para unProyecto?

NO

SI

PA-004

OFICIO No. ADICIÓN

FECHA DE SOLICITUD OTROSÍDÍA MES AÑO


Nombre Dependencia



a)

b)

2. DETALLE DE BIENES o ELEMENTOS A ADQUIRIR Especifíque nombre, modelo, presentación, requisitos mínimos, lugar de instalación, etc. Cantidad

a.b.c.d.e.

Nombre o razón socialCédula o NIT No.

Dirección Correo-e

4. VALOR DE LA COMPRA

5. PERSONA A CARGO DE LOS BIENES A ADQUIRIR (DILIGENCIAR ESTE ESPACIO EN TODOS LOS CASOS)

Planta

Nombre Tel. (Exts.)Cedula No. Correo-e

Dependencia

Planta


Dependencia

Versión: 001

FC-021

MAESTRO DE FORMATOS

Formato de Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y orden contractual de compra

FIRMA DEL INTERVENTOR PROPUESTO ANEXOS (No. folios)Nombre

Tel. Celular

Ubicación DependenciaEdificio

Oficina No.


Tipo de Vinculación (marcar X) Contratista ODS Vigente No.

Tel. Celular


Oficina No.


MÁS IVA ($) TOTAL ($) $ 0

Vr. sin IVA ($)

Ciudad Fax

3. INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR (SI DILIGENCIA ESTA INFORMACIÓN DEBERA ADJUNTAR UN INFORME DEL PROCESO DE SELECCIÓN FIRMADO POR EL RESPONSABLE EN LOS CASOS APLICABLES DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN EL

ARTICULO 11 DEL ACUERDO 73/ 95)

Teléfonos

(SI SON MÁS DE 5 ITEMS, ANEXAR RELACIÓN Y MARCAR X)

SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL DE COMPRA




3. OBJETO GENERAL DEL BIEN REQUERIDOESCRIBA EL FIN ESPECÍFICO DE LA ADQUISICIÓN, EJEMPLO: COMPRA DE MUEBLES DE OFICINA, DE ELEMENTOS PARA LABORATORIO, DE PAPELERÍA, DE COMPUTADORES, ETC. (SIN DISCRIMINAR LOS ELEMENTOS).


2. VALOR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITADA ($)

Subtotal ($)

IVA ($)

TOTAL ($) $ 0

Cédula No.Tel. Celular

(Adjuntar copia de ODC)


Código QUIPU

TIPO DE SOLICITUD

INICIAL a ODC No.


Para ODC que no son de un proyecto y deben ser presentadas

al Consejo de Facultad. ESTE ESPACIO VA EN BLANCO











Estos Ítems son los descritos en la parte inicial del Formato, Al igual que los proveedores que cotizan

Estos Ítems son los descritos en la parte inicial del Formato, Al igual que los proveedores que cotizan

1. DETALLE DE BIENES o ELEMENTOS A ADQUIRIR Especifíque nombre, modelo, presentación, requisitos mínimos, lugar de instalación, etc.

Cantidad

a.

b.

c.

d.

e.

Nombre o razón social

Cédula o NIT No.

Dirección Correo-e


Cédula o NIT No.

Dirección Correo-e


Cédula o NIT No.

Dirección Correo-e

PROVEEDOR a. b. c. e.

1

2

3

3Teléfonos

Versión: 001

FC-002

MAESTRO DE FORMATOS

Formato de cuadro comparativo de cotizaciones

ITEM A COMPRAR

d.Valores Agregados que ofrece el proveedor

2. CUADRO COMPARATIVO (Los precios deben estar con IVA)

Ciudad Fax

Teléfonos

Ciudad Fax



Teléfonos

1


2 FaxCiudad


1. DEFINICIONES:

GASTOS GENERALES:


ORDENES DE COMPRA

Se entiende por Orden de Compra el documento que celebra la Universidad con personas Naturales oJurídicas para la adquisición de bienes destinados a atender necesidades dentro del funcionamiento dela Universidad o contempladas en el marco de los proyectos universitarios.

• Para la adquisición de cualquier equipo de tecnología (grabadoras, cámaras, computadores, video beam, etc.), se requiere del concepto técnico de la División Nacional de Informática, el cual puede ser tramitado a través de la división de Informática, diligenciando el formato para tal fin (FS-015) del Centro de Extensión e investigación.

• Anexo al Formato FC-021 de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en el proceso de contratación los cuales deben venir adjuntos:





D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.

E. Para la adquisición de cualquier equipo de tecnología (grabadoras, cámaras, computadores, video beam, etc), se requiere del concepto técnico de la División Nacional de Informática, el cual puede ser tramitado a través de la Unidad de Informática de la Facultad (formato FS-015).

F. Anexo al formato de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en el proceso de contratación los cuales deben venir adjuntos:





COMPRA DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA (ODC) PA-005 PAGINA:27 DE 50




1) Hoja de vida en formato (FA-002) simplificado debidamente diligenciado y firmado (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería), que debe ser diligenciado en su totalidad, en computador o en letra imprenta legible. El número telefónico registrado debe corresponder a un teléfono fijo y como segunda opción a un celular. Anexando los soportes respectivos relacionados en la Hoja de Vida (certificados de Estudio, laborales etc.). Si la persona esta prestando sus servicios en otras facultades, se debe mencionar y anexar certificaciones laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería3) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN, (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.4) Copia de Certificado de Matricula de Persona Natural, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días, en la cual conste las actividades comerciales a las cuales se dedica y el nombre de los establecimientos de comercio de su propiedad.5) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada, (modelo publicado en la página de Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual. 6) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico.7) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007. Cabe aclarar que si la actividad de desarrolla en otra ciudad, no hay necesidad de presentar el RIT. 8) En el caso que la persona sea cotizante en otra Empresa, debe hacer el aporte adicional, pero antes es importante acercarse a la Tesorería de la Facultad con el fin de informarle dónde se debe hacer.









1) Formato (FA-003) único Hoja de vida - Persona Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería) anexando los soportes de los contratos mencionados en ella.2) Copia de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días. 3) Certificación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002).4) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería Representante Legal. 5) Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores. 6) Fotocopia del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y/o del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores.7) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada,(modelo publicado en la página de la Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual8) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar. 9) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago el pago mediante giro electrónico.10) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007.







Cotizar y emitir concepto

(8 Días)Enviar cotización y

concepto

(1 Días)


CENTRO DE EXTENSIÓN E

INVESTIGACIÓN

DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMATICA


COMPRA DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA (Formato FC-021 para solicitud de compra, Formato FA-001 para revisión de documentos)

39 D

ías

háb

iles

CONSEJO DE FACULTAD

NO

NO

Identificación de la necesidad de Equipos de

computo

Secretaria: Elabora formato FC-021 (Proyecto y requerimiento de equipo

y concepto formato FS-015)

(1 día)

Valoración de necesidad

(1 Día)

Remitir oficio a Dirección Nacional

de Informática

(1 Día)

Radicación documentos

(1 Días)

Documentacióncompleta

Comité de Contratación

(3 Días)


(2 días)

Elaboración comp.de Egreso y comp.de pago (3 días)

FIN DEL PROCESO

Envío de documentosAl Almacén

(8 días)



FIN DEL PROCESO

Consejo deFacultad(8 días)

Se aprueba La contratación

SI

Secretaria: Enviar formato FC-021 diligenciado y concepto de Dirección

Nacional de Informática (1 Días)

PA-005

SI

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Tipo de equipo

Marca y modelo sugeridos

Nombre:

Cargo o No. ODS:

Dependencia

No. Telefónico

FIRMA DEL SOLICITANTE

Cargo

Versión: 001

FS-015

MAESTRO DE FORMATOS

COMPRA DE TECNOLOGIA - SOLICITUD CONCEPTO TECNICO

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:

Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

Especificaciones sugeridas

Necesidad específica

FUNCIONARIO RESPONSABLE ANTE INVENTARIO

No. Folios:

NOTAS: 1. La informaciòn de esta solicitud debe ser diligenciada en su totalidad.

ANEXOS2. Para mayor claridad acerca del equipo solicitado puede anexar cotización o descripción tècnica

CARACTERISTICAS DEL EQUIPO REQUERIDO

Presupuesto disponible

Nombre


OFICIO No. ADICIÓN



Nombre Dependencia



a)

b)


a.b.c.d.e.


Dirección Correo-e



Planta


Dependencia

Planta


Dependencia

Versión: 001

FC-021

MAESTRO DE FORMATOS



Tel. Celular


Oficina No.



Tel. Celular


Oficina No.



Vr. sin IVA ($)

Ciudad Fax



Teléfonos









Subtotal ($)

IVA ($)

TOTAL ($) $ 0




Código QUIPU

TIPO DE SOLICITUD

INICIAL a ODC No.














1. DEFINICIONES:

GASTOS GENERALES:


AVANCES:

Se entiende por Avance el mecanismo a través del cual la Universidad le entrega dineros a uno de susfuncionarios (docente o administrativo), para que bajo su responsabilidad realice el pago en efectivo debienes o servicios requeridos en la institución, que excepcionalmente, no puedan ser adquiridosmediante los medios convencionales (ODC y ODS).

Existen tres clases de avances:

1. Viáticos, gastos de viaje y gastos generales de prácticas docentes o comisiones.2. Pago de examinadores que participan en el proceso de admisiones, excepción contenida

en la ley.3. Gastos o adquisiciones urgentes e imprescindibles.


A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FC-022), que se encuentra en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería.

B. Realizar el trámite de solicitud con ocho (8) días hábiles anticipación al inicio de la actividad.C. Anexar al formato de solicitud los documentos que se relacionan a continuaciónD. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén

correctamente diligenciados. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.

.





AVANCES PA-006 PAGINA:33 DE 50


4. ESCALA DE VIATICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL PARA EL 2007:

Mediante Resolución 567 de Rectoría de fecha mayo 31 de 2007, por la cual se establece la escala deviáticos para los servidores de la Universidad Nacional de Colombia para el año 2007 y subsiguientes,se establece lo siguiente:

a. Los viáticos del personal vinculado en medio tiempo o de cátedra se liquidarán con base en el salario que les correspondería en dedicación de tiempo completo en la misma categoría.

b. Tratándose de comisiones en lugares situados a menos de setenta (70) kilómetros de la sede habitual de trabajo no habrá lugar al pago de viáticos.

c. En el caso de prácticas docentes a distancias menores a setenta (70) kilómetros, los Consejos de Sede podrán reglamentar el pago excepcional de viáticos al personal al personal docente y administrativo en cuantías inferiores al equivalente a siete (7) días de salario mínimo legal vigente, teniendo en cuenta el criterio del día de permanencia y día Terminal o no pernotado, las condiciones de transporte y la distancia.

d. Todas las comisiones deberán ser autorizadas previamente por la autoridad competente mediante acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos y gastos de viaje correspondientes.

e. No habrá lugar al pago de viáticos, o su pago se autorizará en forma proporcional, cuando el comisionado reciba viáticos de otra entidad o institución.

f. No se autorizarán viáticos a personas que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, a menos que se trate de una prórroga de la comisión que se está cumpliendo.








Si es Persona Natural:

1) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN, (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.2) Si el avance es por Comisión de Viaje al Exterior, se debe anexar la Resolución de Comisión.







4. ESCALA DE VIATICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL PARA EL 2007: (Continuación)

Mediante Resolución 567 de Rectoría de fecha mayo 31 de 2007, por la cual se establece la escala deviáticos para los servidores de la Universidad Nacional de Colombia para el año 2007 y subsiguientes,se establece lo siguiente:

g. No se podrán conceder comisiones por períodos mayores a treinta (30) días, salvo en casos excepcionales plenamente justificados, para lo cual se autorizará la prórroga correspondiente.

h. Si para el cumplimiento del objeto de una Orden Contractual de Prestación de Servicios se requiere el desplazamiento del contratista, la Universidad Nacional podrá reconocer gastos de viaje y manutención, aplicando, en lo pertinente, las reglas establecidas en el Decreto que fije la escala de viáticos para el año en vigencia.

i. La cuantía de los viáticos del personal docente y administrativo con asignación igual o superior al equivalente de tres (3) SMLV, para el cumplimiento de prácticas docentes a una distancia mayor a setenta (70) kilómetros de la sede o sitio habitual de trabajo, será la suma de siete (7) salarios mínimos diarios legales vigentes por día de permanencia y del 50% de este valor por día terminal o no pernoctado. Cuando la asignación mensual sea inferior a la cuantía indicada, el personal docente o administrativo devengará viáticos de acuerdo con la escala establecida por el Decreto que la fije.

Nota: de lo anteriormente registrado se mencionan algunos aspectos de la Resolución 567 de

Rectoría de fecha mayo 31 de 2007

5. ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE EL INSTRUCTIVO DE LEGALIZACIÓN DE AVANCES

El docente debe tener en cuenta que todo Avance debe ser legalizado.

Antes de comenzar la ejecución, o la facturación con terceros tenga presente las siguientesinstrucciones:

• En el momento de recibir el Cheque, la Tesorería le hará entrega del instructivo de legalización de Avances. Este instructivo le indica como debe hacer el pago de facturas a terceros y aplicación de retenciones

• Toda factura debe cumplir con los requisitos expresados en dicho instructivo.

Identificación de la necesidad del Avance

(Proyecto o dependencia)


UNIDAD ADMINISTRATIVACOMITÉ DE

CONTRATACIÓNCONSEJO DE FACULTAD

AVANCE(Formato FA-022 para solicitud de Avance)

6 a

10 D

ías

háb

iles


FA-001

NO

Elaborar CDP y firmas

(2 Días)Aprobada El Avance

NO

SI

Secretaria: Elabora formato FC-022 y

documentos requeridos (1 día)

Elaborar resolución, comprobantede egreso y

Comprobante de pago(3 días)

FIN DEL PROCESO

Devolución de documentos

a la Dependencia Solicitante

FIN DELPROCESO

Estudio Consejo de Facultad

(8 días)¿Es para unProyecto?

NO

SI

PA-006

INICIARDEL PROCESO DE LEGALIZACIÒN DE

AVANCES PA-007

Radicación de documentos.

(1 Día)

SI

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

1. INFORMACION DEL PROYECTO, DOCENTE O FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO:

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Nombre:

Dirección:

2. OBJETO DEL AVANCE:

3. DESCRIPCIÓN DEL AVANCE:Rubro Presupuestal Valor

Total Avance: 0

4. FECHA DE INICIO Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD, SEÑALANDO IGUALMENTE EL NÚMERO DE DÍAS:Esta solicitud debe presentarse en la Unidad Administrativa con ocho (8) días hábiles al inicio de la actividad

5. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE: (funcionario que firma la solicitud de avance)

Nombre:

Dependencia:


Cargo

Versión: 001

FC-022

MAESTRO DE FORMATOS

Formato de disponibilidad presupuestal y Avance

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:


Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

No. Folios:


ANEXOS2. Se debe anexar el RUT y Resolución de Comisión si el viaje es al extranjero.

INFORMACIÓN DEL DOCENTE O FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO A QUIEN SE AUTORIZA EL AVANCE:

Cédula o Nit No.:

Teléfono fijo:

Teléfono celular:

Cargo:

Teléfono fijo:

Teléfono celular:


Nombre


Si se trata de un AVANCE para un proyecto, el acto administrativo corresponde al documento que

aprueba el presupuesto. Ejemplo : El acta de Consejo o una resolución

Si se trata de un AVANCE para un proyecto, el acto administrativo corresponde al documento que

aprueba el presupuesto. Ejemplo : El acta de Consejo o una resolución

1. RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DEL AVANCE

Esta recae en el funcionario que se otorga el avance y es responsable hasta el momento en que lolegalice dentro de los cinco u ocho días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o del últimogasto.

2. QUÉ ES Y POR QUÉ ES IMPORTANTE LEGALIZAR UN AVANCE

Documento mediante el cual se formaliza los gastos realizados con cargo al avance concedido y sereintegran los recursos no gastados.

A la terminación de la comisión o del último gasto se debe hacer llegar los soportes respectivos a laOficina de Tesorería, con el fin de llevar a cabo la legalización. La información sobre los documentosque deben ser presentados para la legalización, será suministrada con la entrega del cheque, medianteun instructivo que se tiene para este fin, se anexa al instructivo la información.

La legalización de avances por compras o servicios, se debe realizar dentro de los cinco (5) díashábiles siguientes a la fecha de recibo del respectivo cheque.

Cuando se trate de gastos efectuados en desarrollo de prácticas docentes o de trabajos fuera de laSede, la legalización se debe hacer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha definalización de la respectiva comisión.Cabe aclarar que de no cumplirse los tiempos estipulados, el Tesorero de la Facultad estará obligado apasar el reporte a la Tesorería Sede, con el fin de hacer el respectivo descuento, del valor del avance,por nómina.Los docentes deben en lo posible recoger la información del tercero que presta el servicio o vende elbien, es decir nombres completos, N° de cédula, dirección y teléfono, facturas o recibos a nombre dela Universidad Nacional con Nit 899.999.063-3. Con lo anterior se evita que el gasto asociado se

asumaa nombre del docente, sino a favor del verdadero prestador del servicio.

NOTA: El proceso de legalización de avances PA-007 tiene una duración promedio de 3 días a partir de la entrega de documentos para la legalización y validación de documentos realizada por la Tesorería. ANTES DE TRES DIAS LA PERSONA QUE ESTA LEGALIZANDO EL AVANCE, NO SE PUEDE COMPROMETER CON OTRO AVANCE DIFERENTE.





LEGALIZACIÓN DE AVANCES PA-007 PAGINA:38 DE 50


DOCENTE Y SECRETARIA UNIDAD ADMINISTRATIVA CONTABILIDADCONSEJO DE FACULTAD

LEGALIZACIÓN DE AVANCES3

Día

s h

ábil

es

Firma del FormatoDe Legalización

FIN DELPROCESO

PA-007

¿Documentación Completa?NO

FA-001

Verificaciónde TercerosEn QUIPU

(1 día)

SI

1 día

Creación deTerceros(1 día)

Registro:•Ingreso Retenciones.•Ingreso Reintegros.

y Legalización. En QUIPU

ElaboraciónFormato deLegalización

-Formato Tesorería de Facultad FC-001 -

Entrega Documentos Soporte de Gastos

(Incluye consignaciones en

caso de retenciones tributarias o reintegros)

(Dentro de los 5 días hábiles siguientes al

gasto)

FC-001

INSTRUCTIVO PARA LEGALIZACIONES VIGENCIA 2007

LEGALIZACIÓN POR VIATICOS

Para su trámite se deben presentar, anexando todos los documentos soporte máximo cinco (5) días contados a partir del último día decomisión, en la Tesorería de la Sede (Resolución 385 de 2005 numeral H Artículo 2).

DOCUMENTOS SOPORTE

• Copia del Egreso, la Resolución de autorización del avance.• Constancia original de permanencia con la respectiva fecha de comisión, expedida por el funcionario competente en la entidad visitada o por la primera Autoridad Política o Militar del lugar de la comisión.• Factura original de los tiquetes de transporte aéreo (Carátulas) o terrestre y demás recibos que soportan los gastos autorizados, sin tachones ni enmendaduras. (Retención de Industria y Comercio de! 9.66 * 1000).• El reintegro (si lo hubiere), se debe efectuar mediante consignación en la cuenta de ahorros del Banco correspondiente, de acuerdo al proyecto o imputación presupuestal afectada.• Cuando el avance se autoriza para más de un docente, la legalización debe tener certificación del recibido del dinero autorizado para cada uno de ellos.• Cuando el avance se autoriza para estudiantes, la legalización debe tener certificación del recibido del dinero autorizado para cada uno de ellos, No de cédula o tarjeta de identidad, dirección, teléfono y ciudad.• Para los gastos de transporte se incluirá relación de los sitios visitados con el valor del monto gastado.

LEGALIZACIÓN POR PARTICIPACIÓN EN SEMINARIOS O CONGRESOS

DOCUMENTOS SOPORTE

• Copia del Egreso, la Resolución autorización del avance.• Constancia original de permanencia con las respectivas fechas de comisión, expedida por el funcionario competente de la entidad donde se realiza el Seminario y/o Congreso.• Fotocopia del certificado de participación ó diploma.• Consignación, recibo de caja y factura del pago de la inscripción al Seminario y/o Congreso, a nombre de la Universidad Nacional y datos del tercero.• Se debe tener en cuenta las Retención a practicar. Si la entidad que dicta el Congreso o Seminario es de Régimen Especial (Entidad sin animo de lucro) no retenciones (Retención en la fuente renta, Retención de IVA e ICA).• Si la entidad que dicta el Congreso o Seminario no pertenece al Régimen Especial, si hay que practicar retenciones (Retención en la fuente renta por Honorarios, Retención de IVA, e ICA según actividad económica CIIU) Revisar tabla de bases y tarifas.

LEGALIZACIÓN POR COMPRAS

Para su trámite, se deben presentar en la Tesorería de la Sede anexando todos los documentos soporte en originales máximo cinco (5) días contados a partir del último día de entrega del avance, así:

DOCUMENTOS SOPORTE

Copia del Egreso, la Resolución autorización del avance.Relación de los gastos discriminados en el formato establecido para este fin.

Adicionalmente, para todos los efectos, las facturas deben contener los siguientes requisitos de acuerdo al Artículo 617 del Estatuto Tributario así:

Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del lVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

1

FC-001

Junto con los requisitos para las facturas descritos anteriormente, se deben tener en cuenta de igual forma lasSiguientes aclaraciones:

La fecha de la factura debe ser posterior al giro del cheque y esta debe estar dentro de la fecha de la Resolución del avance.

La factura debe estar a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA con NIT 899.999.063-3. Al momento de realizar la compra, verificar que el número de factura preimpreso este vigente de acuerdo a la

Resolución de autorización por parte de la DIAN. (Esta no debe ser superior a 2 años). Si se observa que la numeración de la factura se encuentra vencida, se debe solicitar y anexar la nueva Resolución

donde se observe que la factura se encuentra dentro del rango autorizado. "Si en la compra que se realiza, el almacén expide un tiquete de registradora en el cual no se evidencie el nombre de

la Universidad ni el número del NIT, el proveedor tiene la obligación, previa solicitud del comprador, de expedir una factura equivalente que cumpla con el lleno de los requisitos; agotado este recurso, la DIAN aceptara mientras estos proveedores ajustan el software a las normas tributarias vigentes, que la Razón Social y el NIT de la Universidad se presenten diligenciados manualmente sobre el tiquete y sobre estos datos se encuentre la firma del responsable y el sello del almacén donde se adquirieron los productos, evidenciando en esta forma la identificación del adquirente".

En caso que la factura presente IVA, este no debe estar reflejado con decimales, debe estar aproximado al peso.

SI LAS FACTURAS NO CUMPLEN CON EL TOTAL DE LOS REQUISITOS, NO SERAN ACEPTADAS EN LA LEGALIZACIÓN y EL RESPONSABLE DEL AVANCE ASUMIRA EL VALOR CORRESPONDIENTE.

La retención en la fuente se debe aplicar en los siguientes casos:

PARA EFECTOS DE RETE/VA Y RETE/CA DEBEN TENERSE EN CUENTA LAS M/SMAS BASES DE RETENCIÓNEN LA FUENTE.

NOTA:Las compras que se hagan a un mismo proveedor en una misma fecha, deben ser acumulables para efectos deRetención en la fuente, IVA e ICA.

"AL MOMENTO DE LEGALIZAR, SE RECIBIRAN EXCLUSIVAMENTE CONSIGNACIONES POR REINTEGROS O IMPUESTOS, NO SE RECIBIRA BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA DINERO EN EFECTIVO, NINGUN FUNCIONARIO DE LA UNIVERSIDAD ESTA AUTORIZADO PARA RECIBIR YIO REALIZAR ESTAS TRANSACCIONES".

Bogotá, D.C. Enero de 2007

2

CONCEPTO BASE %RETENCION

P, NATURAL

%RETENCION

P. JURIDICA

SERVICIOS EN GENERAL 84.000 6,0% 4,0%

SERVICIO TRANSPORTE DE PASAJEROS (TERRESTRE) NACIONAL 566.000 3,5% 3,5%

SERVICIO TRANSPORTE DE CARGA (TERRESTRE) NACIONAL 84.000 1,0% 1,0%

SERVICIO TRANSPORTE DE CARGA (MARITIMO) NACIONAL 84.000 1,0% 1,0%

SERVICIO DE VIGILANCIA Y ASEO 84.000 2,0% 2,0%

HONORARIOS 0 10,0% 11,0%

COMPRAS EN GENERAL 566.000 3,5% 3,5%

COMPRA DE COMBUSTIBLES 0 0,1% 0,1%

RESTAURANTE, HOTELES Y HOSPEDAJES 84.000 3,5% 3,5%

ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES (EQUIPOS DE COMPUTO, VELOBIND, OTROS)

0 4,0% 4,0%

ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES 566.000 3,5% 3,5%

1. DEFINICIONES:

GASTOS GENERALES:


AUTORIZACIÓN DE TRASLADO SIN CONTRIBUCIÓN ESPECIAL (ATC) Y AUTORIZACIÓN DETRASLADO CON CONTRIBUCIÓN (ATI):

El traslado de Traslados sin Contribución Especial (ATC), son las transferencias realizadas por laprestación de servicios de dependencias internas tales como: Unibiblos, Unimedios, Icta, etc. . En elcaso de traslados Internos con Contribución (ATI) se utiliza cuando se cancela la prestación de unservicio interno a través de una transferencia a una Entidad Bancaria, diferentes a la utilizada por laFacultad que recibe el servicio.


A. Diligenciar la solicitud bajo el formato establecido para tal fin (FC-023), que se encuentra en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería.

B. Realizar el trámite de solicitud con ocho (8) días hábiles anticipación al inicio de la actividad.C. Anexo al formato de solicitud se debe anexar la cotización de la dependencia de la Universidad

Nacional que preste el servicio.D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén

correctamente diligenciados. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.





TRASLADOS INTERNOS (ATC) Y (ATI) PA-008 PAGINA:42 DE 50


DEPENDENCIAUNIDAD

ADMINISTRATIVACOMITE DE

CONTRATACIÓNSECRETARIA

FAFULTAD

TRASLADOS INTERNOS (ATC-ATI)

(Formato FC-023 para solicitud)10

a 1

8 D

ías

háb

iles


FA-001

Radicación de documentos

(1 Día)

NO

CONSEJO DE FACULTAD

Secretaria: Elabora formato FC-023 y

documentos requeridos

(4 días)

Identificación de la necesidad de la

transferencia (Docente-proyecto)

Elaborar CDP y resolución con firmas (2

Días)

Elaborar el comprobante Egreso y el comprobante

de pago(3 días)

FIN DEL PROCESO

¿Es para unProyecto?

ElaboraciónActa

(1 Días)Devolución de Documentos

A la Dependencia Solicitante

FIN DEL PROCESO

NO

SI

PA-008

Estudio Consejo

De Facultad

(8 Días)

Estudio ConsejoDe Facultad

(8 Días)

Aprobacióndel

Consejo

NO

SI

SI

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

1. INFORMACION DEL PROYECTO, INTERVENTOR Y DEPENDENCIA DE LA UNIVERSIDAD

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Nombre:

Dependencia:

Nombre de la Dependencia:

2. INFORMACION DE LAS TRANSFERENCIAS A UTILIZAR:

Para transferencias internas se manejan dos modalidades los ATC y los ATI

Por lo anterior marcar con una X el documento a utilizar: ATCATI

4. JUSTIFICACIÓN DE LA TRANSFERENCIA:

5. DURACIÒN DEL PROCEDIMENTO DE LA TRANSFERENCIA: 6. FORMA DE PAGOEsta solicitud debe presentarse en la Unidad Administrativa con cinco (5) días hábiles al inicio de la actividad.

No. de Pagos Fecha Inicio:Fecha finalizaciòn:

SUBTOTAL ($):TOTAL ($):

(INCLUIDO IVA Y SIN LA CONTRIBUCIÒN ESPECIAL DEL 4X1,000)

FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL INTERVENTORNombre

Cargo Cargo

MAESTRO DE FORMATOS Versión: 001

Formato de disponibilidad presupuestal y Autorizaciòn de traslados internos FC-023

Vr. a pagar ($)

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:


Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

No. Folios:

Nombre

3. Se debe cumplir con los requisitos y anexar los documentos estipulados en la normatividad vigente.

NOTAS:

1. La informaciòn de esta solicitud debe ser diligenciada en su totalidad. ANEXOS


TOTAL (en meses o dias):

Cargo:

Cédula No.:

Tel. (Ext):



DATOS DE LA EMPRESA

No. de Empresa:

Número de la extensión:

3. OBJETO GENERAL:

ATC: se utiliza cuando la Empresa a la que se le va a transferir los recursos, maneja la misma Entidad Bancaria de la Facultad de Enfermería (Banco Popular)

ATI: se utiliza cuando la Empresa a la que se le va a transferir los recursos, NO maneja la misma Entidad Bancaría de la Facultad de Enfermería (Ejp. Davivienda)


Si se trata de un TRASLADO INTERNO para un proyecto, el acto

administrativo corresponde al documento que aprueba el

presupuesto. Ejemplo : El acta de Consejo o una resolución

Si se trata de un TRASLADO INTERNO para un proyecto, el acto

administrativo corresponde al documento que aprueba el

presupuesto. Ejemplo : El acta de Consejo o una resolución

1. DEFINICIONES:

GASTOS GENERALES:


ORDENES DE COMPRA

Se entiende por Orden de Compra el documento que celebra la Universidad con personas Naturales oJurídicas para la adquisición de bienes destinados a atender necesidades dentro del funcionamiento dela Universidad o contempladas en el marco de los proyectos universitarios.

• Para la adquisición de cualquier material bibliográfico, se requiere del concepto técnico de la Dirección Nacional de bibliotecas.

• Anexo al Formato FC-021 de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en el proceso de contratación los cuales deben venir adjuntos:





D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante la Unidad Administrativa solo cuando estén correctamente diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y la autorización y/o concepto técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de encontrarse errores u omisiones en la solicitud o en los soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los documentos, dentro del día hábil siguiente a su radicación, utilizando para ello el formato de devolución de solicitudes “FA-001” que se anexa al presente instructivo.

E. Para la adquisición de cualquier material bibliográfico, se requiere del concepto técnico de la Dirección Nacional de bibliotecas.

F. Anexo al formato de solicitud se deben tener en cuenta los siguientes requisitos en el proceso de contratación los cuales deben venir adjuntos:





COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO (ODC) PA-009 PAGINA:45 DE 50




1) Hoja de vida en formato (FA-002) simplificado debidamente diligenciado y firmado (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería), que debe ser diligenciado en su totalidad, en computador o en letra imprenta legible. El número telefónico registrado debe corresponder a un teléfono fijo y como segunda opción a un celular. Anexando los soportes respectivos relacionados en la Hoja de Vida (certificados de Estudio, laborales etc.). Si la persona esta prestando sus servicios en otras facultades, se debe mencionar y anexar certificaciones laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería3) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN, (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar.4) Copia de Certificado de Matricula de Persona Natural, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días, en la cual conste las actividades comerciales a las cuales se dedica y el nombre de los establecimientos de comercio de su propiedad.5) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada, (modelo publicado en la página de Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual. 6) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago mediante giro electrónico.7) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007. Cabe aclarar que si la actividad de desarrolla en otra ciudad, no hay necesidad de presentar el RIT. 8) En el caso que la persona sea cotizante en otra Empresa, debe hacer el aporte adicional, pero antes es importante acercarse a la Tesorería de la Facultad con el fin de informarle dónde se debe hacer.









1) Formato (FA-003) único Hoja de vida - Persona Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, (modelo publicado en la página de la Universidad – Facultad de Enfermería) anexando los soportes de los contratos mencionados en ella.2) Copia de Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio con antelación menor a 90 días. 3) Certificación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de 2002).4) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería Representante Legal. 5) Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y/o del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores. 6) Fotocopia del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y/o del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores.7) Carta de presentación (formato FA-004) debidamente firmada,(modelo publicado en la página de la Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta en la que declare bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida celebrar la orden contractual8) Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene su domicilio actualmente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en la Hoja de vida). Verificar igualmente que la actividad principal éste relacionada con el objeto a contratar. 9) Diligenciamiento del Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por transferencia electrónica anexando la certificación de cuenta bancaria, con el fin de generar el pago el pago mediante giro electrónico.10) Copia legible del Registro de Información Tributaria (RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, en el cual se encuentran registrados los códigos de actividad Económica (código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas de acuerdo a las responsabilidades del Contribuyente. Este documento es exigible a partir del mes de julio de 2007.







Cotizar y emitir concepto

(8 Días)Enviar cotización y

concepto

(1 Días)


CENTRO DE EXTENSIÓN E

INVESTIGACIÓN

DIRECCIÓN NACIONAL DE BIBLIOTECAS


COMPRA DE MATERIAL BIBLIGRAFICO (Formato FC-021 para solicitud de compra, Formato FC001 para revisión de documentos)

39 D

ías

háb

iles

CONSEJO DE FACULTAD

NO

NO

Identificación de la necesidad del Material

Bibliográfico

Secretaria: Elabora formato FC-021 (Proyecto

y requerimiento del Material Bibliográfico y

concepto formato FS-016)

(1 día)

Valoración de necesidad

(1 Día)

Remitir oficio a Dirección Nacional

de Bibliotecas

(1 Día)

Radicación documentos

(1 Días)

Documentacióncompleta

Comité de Contratación

(3 Días)


(2 días)

Elaboración comp.de Egreso y comp.de pago (3 días)

FIN DEL PROCESO

Envío de documentosAl Almacén

(8 días)



FIN DEL PROCESO

Consejo deFacultad(8 días)

Se aprueba La contratación

SI

Secretaria: Enviar formato FC-021 diligenciado y concepto de Dirección

Nacional de Bibliotecas (1 Días)

PA-009

SI

FECHA DE SOLICITUD:

AÑO MES DIA

Nombre Proyecto:

Área del proyecto:

Tipo de material bibliografico (libros, revistas,etc.)

Editoriales sugeridas

Nombre:

Cargo o No. ODS:

Dependencia

No. Telefónico


Cargo

CARACTERISTICAS DEL MATERIAL REQUERIDO

Presupuesto disponible

Nombre

No. Folios:


ANEXOS2. Para mayor claridad acerca del material bibliogràfico solicitado puede anexar cotización o descripción

Director:

Cedula No.:

Telefono (Ext.):

Especificaciones sugeridas

Necesidad específica

FUNCIONARIO RESPONSABLE ANTE INVENTARIO

Codigo QUIPU:

DATOS DEL PROYECTO:

Versión: 001

FS-016

MAESTRO DE FORMATOS

COMPRA MATERIAL BIBLIOGRAFICO - SOLICITUD CONCEPTO TECNICO


OFICIO No. ADICIÓN



Nombre Dependencia



a)

b)


a.b.c.d.e.


Dirección Correo-e



Planta


Dependencia

Planta


Dependencia

Versión: 001

FC-021

MAESTRO DE FORMATOS



Tel. Celular


Oficina No.



Tel. Celular


Oficina No.



Vr. sin IVA ($)

Ciudad Fax



Teléfonos









Subtotal ($)

IVA ($)

TOTAL ($) $ 0




Código QUIPU

TIPO DE SOLICITUD

INICIAL a ODC No.














facultad de enfermerÍa programa de mejora continua de procesos administrativos de la facultad de...

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