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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
INGENIERIA COMERCIAL
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO COMERCIAL
TEMA:
“EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD LABORAL CON LA MATRIZ
SIGPROL DE LA EMPRESA TRUISFRUT S.A.. GUAYAQUIL, 2018.”
AUTOR (ES):
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE
TUTOR:
ING. ANA JACQUELINE HARO VELASTEGUI, MSC.
GUAYAQUIL, AGOSTO 2018
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD LABORAL CON LA MATRIZ SIGPROL DE LA EMPRESA TRUISFRUT
S.A.. GUAYAQUIL, 2018.
AUTOR/ES:
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE
TUTOR: ANA HARO
REVISORES:
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD:
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: INGENIERÍA COMERCIAL
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS:
TÍTULO OBTENIDO: INGENIERO (A) COMERCIAL
ÁREAS TEMÁTICAS: ANÁLISIS
PALABRAS CLAVE: PROCEDIMIENTOS
RESUMEN: El presente análisis realizado a la empresa TRUISFRUT S.A. tiene como finalidad identificar las falencias tanto internas
como externas que inciden no sólo en la organización de la empresa sino que además en el rendimiento del personal. En la actualidad la
empresa presenta una deficiencia en la productividad a causa de sus colaboradores debido a que no existen lineamientos específicos para
el desarrollo de las actividades. Al no contar con estos parámetros, el principal problema es la duplicidad en la ejecución de las actividades
lo cual trae consigo retrasos en el desarrollo de los mismos. Para indagar y corroborar las principales falencias se desarrollará entrevistas
realizadas al personal de la misma con la intención de determinar las causas que originan dichos problemas y sobre esto ahondar para
establecer la propuesta adecuada que contribuya a mejorar las actividades. El desarrollo del presente estudio de caso está estructurado
por capítulos; en el primero, se realiza una indagación a las diferentes fuentes de información con la finalidad de analizar el objeto de
estudio; el segundo guarda relación con el marco metodológico en donde se detalla los instrumentos utilizados para el levantamiento de
información; el tercero el análisis de los resultado y por último en el cuarto la propuesta que contribuirá a mejorar el rendimiento laboral
de los trabajadores.
No. DE REGISTRO (en base de datos): No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: x SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE
Teléfono:
0993058472
0993866650
E-mail:
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono: (04) 2596830
E-mail: [email protected]
x
X
x
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Yo). Renato De Jesús Bustamante Reyes, Patricio Eduardo Tapia Monserrate con C.C.
¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia.Declaramos que el proyecto denominado: “Evaluación de la productividad
laboral con la matriz Sigprol de la empresa Truisfrut S.A. Guayaquil, 2018.” ha sido
desarrollada con base a una investigación exhaustiva, respetando derechos intelectuales de
terceros conforme las citas que constan al pie de las páginas correspondientes, cuyas fuentes
se incorporan en la bibliografía.
Consecuentemente este trabajo es de mi autoría.
En virtud de esta declaración, nos responsabilizamos del contenido, veracidad y alcance
científico del proyecto de grado en mención.
Guayaquil, AGOSTO 2018
______________________________ ______________________________
Renato De Jesús Bustamante Reyes Patricio Eduardo Tapia Monserrate
C.I. No. 0917844045 C.I. No. 0925046310
IV
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTORES
En la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación son de
absoluta propiedad y responsabilidad de los Sr(S). Renato De Jesús Bustamante Reyes,
Patricio Eduardo Tapia Monserrate cuyo tema es el siguiente: “Evaluación de la
productividad laboral con la matriz Sigprol de la empresa Truisfrut S.A..”
Derechos a los que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
______________________________ ______________________________
Renato De Jesús Bustamante Reyes Patricio Eduardo Tapia Monserrate
C.I. No. 0917844045 C.I. No. 0925046310
V
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrado como tutor de esta tesis de grado como requisito para optar por
título de ingeniero comercial, presentado por los egresados:
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES C.I. No. 0917844045
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE C.I. No. 0925046310
Con el tema: “Evaluación de la productividad laboral con la matriz Sigprol de la
empresa Truisfrut S.A.”
Certifico que he revisado y aprobado la presente tesis en todas sus partes, encontrándola apta
para su revisión y sustentación.
Guayaquil, AGOSTO 2018
ING. ANA HARO VELASTEGUÍ MSC.
TUTOR DE TESIS
VI
CERTIFICACIÓN ANTIPLAGIO
Habiendo sido nombrado como tutor de esta tesis de grado como requisito para optar por
título de Ingeniero Comercial, presentada por el egresado:
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES C.I. No. 0917844045
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE C.I. No. 0925046310
Con El Tema:
“Evaluación de la productividad laboral con la matriz Sigprol de la empresa Truisfrut
S.A.”
Aseguro haber revisado el informe generado por el software antiplagio “urkund”, y que las
fuentes detectadas por el mismo en el trabajo en mención se encuentran debidamente citadas
de acuerdo a las normas APA vigentes, por lo que la presente tesis es de su total autoría
Guayaquil, AGOSTO 2018
Ing. Ana Haro Velasteguí Msc.
TUTOR DE TESIS
VII
DEDICATORIA
El presente trabajo investigativo lo dedicamos principalmente a Dios, por ser el
inspirador y darnos fuerza para continuar en este proceso de obtener uno de los anhelos más
deseados.
A nuestros padres, por su amor, trabajo y sacrificio en todos estos años, gracias a
ustedes hemos logrado llegar hasta aquí́ y convertirnos en lo que somos. Ha sido el orgullo y
el privilegio de ser sus hijas, son los mejores padres.
A nuestros hermanos (os) por estar siempre presentes, acompañándonos y por el
apoyo moral, que nos brindaron a lo largo de esta etapa de nuestras vidas.
A todas las personas que nos han apoyado y han hecho que el trabajo se realice con
éxito en especial a aquellos que nos abrieron las puertas y compartieron sus conocimientos.
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE
VIII
AGRADECIMIENTO
Al finalizar este trabajo quiero utilizar este espacio para agradecer a Dios por todas
sus bendiciones.
Me van a faltar páginas para agradecer a las personas que se han involucrado en la
realización de este trabajo, sin embargo, merecen reconocimiento especial mi Madre y mi
Padre que con su esfuerzo y dedicación me ayudaron a culminar mi carrera universitaria y me
dieron el apoyo suficiente para no decaer cuando todo parecía complicado e imposible.
Asimismo, agradezco infinitamente a mis Hermanos que con sus palabras me hacían
sentir orgulloso de lo que soy y de lo que les puedo enseñar. Ojalá algún día yo me convierta
en se fuerza para que puedan seguir avanzando en su camino.
De igual forma, agradezco a mi Director de Tesis, que gracias a sus consejos y
correcciones hoy puedo culminar este trabajo. A los Profesores que me han visto crecer como
persona, y gracias a sus conocimientos hoy puedo sentirme dichoso y contento.
RENATO DE JESÚS BUSTAMANTE REYES
PATRICIO EDUARDO TAPIA MONSERRATE
IX
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Tema: “Evaluación de la productividad laboral con la matriz SIGPROL de la empresa
TRUISFRUT S.A.. Guayaquil, 2018.
RESUMEN
El presente análisis realizado a la empresa TRUISFRUT S.A. tiene como finalidad identificar
las falencias tanto internas como externas que inciden no sólo en la organización de la empresa
sino que además en el rendimiento del personal. En la actualidad la empresa presenta una
deficiencia en la productividad a causa de sus colaboradores debido a que no existen
lineamientos específicos para el desarrollo de las actividades. Al no contar con estos
parámetros, el principal problema es la duplicidad en la ejecución de las actividades lo cual
trae consigo retrasos en el desarrollo de los mismos. Para indagar y corroborar las principales
falencias se desarrollará entrevistas realizadas al personal de la misma con la intención de
determinar las causas que originan dichos problemas y sobre esto ahondar para establecer la
propuesta adecuada que contribuya a mejorar las actividades. El desarrollo del presente estudio
de caso está estructurado por capítulos; en el primero, se realiza una indagación a las diferentes
fuentes de información con la finalidad de analizar el objeto de estudio; el segundo guarda
relación con el marco metodológico en donde se detalla los instrumentos utilizados para el
levantamiento de información; el tercero el análisis de los resultado y por último en el cuarto
la propuesta que contribuirá a mejorar el rendimiento laboral de los trabajadores.
Palabras Claves: Matriz Sigprol, Rendimiento laboral, Manual de funciones
X
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
CARRERA COMERCIAL ENGINEERING
Topic-: “Evaluation of labor productivity with the SIGPROL matrix of the company
TRUISFRUT S.A.. Guayaquil, 2018
ABSTRACT
The purpose of this analysis carried out by TRUISFRUT S.A. is to identify the internal and
external shortcomings that affect not only the organization of the company but also the
performance of the personnel. Currently the company has a deficiency in productivity because
of its employees because there are no specific guidelines for the development of activities.
When not having these parameters, the main problem is the duplicity in the execution of the
activities which brings with it delays in the development of the same. In order to investigate
and corroborate the main shortcomings, interviews will be conducted with the personnel of the
same with the intention of determining the causes that cause these problems and on this deepen
to establish the appropriate proposal that contributes to improve the activities. The development
of the present case study is structured by chapters; In the first, an inquiry is made to the different
sources of information in order to analyze the object of study; the second is related to the
methodological framework in which the instruments used to gather information are detailed;
the third the analysis of the results and finally in the fourth the proposal that will contribute to
improve the labor performance of the workers.
Keywords: Sigprol Matrix, Work performance, Function manual
XI
TABLA DE CONTENIDO
FICHA DE REGISTRO DE TESIS .......................................................................................... II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS.......................................................................... III
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTORES ....................................................................... IV
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ............................................................................................. V
CERTIFICACIÓN ANTIPLAGIO .......................................................................................... VI
DEDICATORIA .................................................................................................................... VII
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... VIII
RESUMEN .............................................................................................................................. IX
ABSTRACT .............................................................................................................................. X
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
CAPITULO I ............................................................................................................................. 3
MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 3
Teorías Generales ............................................................................................................... 3
Teorías Sustantivas ........................................................................................................... 11
CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 13
MARCO METODOLÓGICO .............................................................................................. 13
Metodología de la Investigación ....................................................................................... 13
Tipos de investigación ...................................................................................................... 14
Métodos de investigación ................................................................................................. 16
Instrumentos de investigación .......................................................................................... 17
CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 19
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ............................................... 19
Encuestas .............................................................................................................................. 19
Ficha de observación basada en la matriz Sigprol ............................................................... 25
CAPITULO IV......................................................................................................................... 26
PROPUESTA ....................................................................................................................... 26
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 26
1. Estructura orgánica de la empresa ................................................................................ 27
CONCLUSIONES ................................................................................................................... 46
RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 47
APÉNDICES............................................................................................................................ 48
Apéndice A: Formato de encuesta ....................................................................................... 48
Apéndice B: Ficha de observación basada en la matriz Sigprol .......................................... 49
XII
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 50
ÍNDICE FIGURAS
Figura 1: Género ...................................................................................................................... 19
Figura 2: Capacitaciones .......................................................................................................... 19
Figura 3: Estructura orgánica ................................................................................................... 20
Figura 4: Reglamentos, manuales e instructivos...................................................................... 21
Figura 5: Evaluación a la empresa ........................................................................................... 21
Figura 6: Conocimiento de funciones laborales....................................................................... 22
Figura 7: Supervisión de las actividades .................................................................................. 23
Figura 8: Eficiencia de la comunicación .................................................................................. 23
Figura 9: Inconvenientes en el lugar de trabajo ....................................................................... 24
1
INTRODUCCIÓN
Actualmente el rendimiento laboral de los trabajadores de una empresa se ha convertido en
un indicador que permite medir los niveles de efectividad de cada uno de los colaboradores,
con esto no sólo se miden los tiempos de respuesta al ejecutar una actividad sino que además
los factores que contribuyen para el efecto.
Para el presente estudio de caso, la delimitación del objeto de estudio tendrá lugar en la
empresa TRUISFRUT S.A., misma que se dedica a la exportación del banano y que a su vez
se ha visto afectada en la productividad debido a la falta de interés y rendimiento de su
personal en las actividades que diariamente ejecutan.
Para indagar en la problemática existente es importante que se analicen todas las áreas de
la organización y que se plateen cuestionamientos relacionados a los factores internos y
externos que inciden en el rendimiento laboral de los trabajadores. De acuerdo a las análisis
realizado con los trabajadores de la empresa se logró identificar que las principales causas
que originan la deficiencia en la productividad de los colaboradores recaen en las horas de
sobrecargo que se les asigna a cada uno de ellos sin reconocimiento o motivación alguna,
factor que inciden mayormente ; ya que, el trabajador exhausto no puede rendir al máximo de
sus capacidades en el trabajo; otro de los causales recae en los espacios asignados y los
recursos para el desarrollo de sus actividades, por lo cual al no contar con equipos modernos
o actualizados los tiempos de respuesta son cada vez más largos, las relaciones de enemistad
que se generan en el entorno, afecta de sobremanera el clima organizacional de la empresa;
ya que, esto no permite que la comunicación sea efectiva y por ende no se puede cumplir con
las actividades asignadas; ya que al no comprender lo que deben de hacer, las mismas son
mal ejecutadas.
2
Las empresas de ahora, a pesar de que desean mejorar sus procesos, aún no se arriesgan
para el efecto. Les resulta muy crítico adaptarse a una nueva estructura organizacional,
adoptar nuevas responsabilidades o lineamientos para el desarrollo de sus actividades,
cumplir con políticas para el manejo de las buenas prácticas dentro de la empresa, pero sin
duda alguna es una alternativa eficiente si quieren mejorar el rendimiento laboral de los
colaboradores.
Es importante que, a pesar de que se establezca un manual de funciones en donde se
detallen específicamente las actividades que deberá de cumplir cada uno de los colabores de
la empresas, estas se midan a través de formularios en donde se puedan determinar la
efectividad del proceso y el rendimiento de los trabajadores.
Para el desarrollo del presente estudio de caso se plantear los siguientes objetivos con la
finalidad de establecer un lineamiento en la ejecución del mismo. Como objetivo general se
plantea “Analizar el rendimiento laboral de la empresa TRUISFRUT S.A. con la matriz
SIGPROL” y como objetivos específicos se tiene, “Investigar en las diferentes fuentes de
información datos que permitan entender el objeto de estudio”, “Determinar la situación real
de la empresa en cada uno de sus departamentos”, “Elaborar un Manual de funciones para la
empresa TRUISFRUT S.A.”.
3
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
Teorías Generales
Sigprol
Es un mecanismo que mide el rendimiento laboral con la finalidad de mejorar la
productividad de los colaboradores, aplicable para todo tipo de organización independiente de
su actividad económica. Es un modelo práctico en donde se evalúan desempeños y con esto
se puede establecer la mejor estrategia para obtener una mejora continua. (Akinci, Atilgan-
Inan, & Aksoy, 2010)
Pasos para aplicar la matriz Sigprol
Según (Danesh, Nasab, & Ling, 2012) , establece que para determinar los factores
que inciden de manera negativa en el rendimiento laboral es importante seguir los siguientes
pasos:
1. Identificar las causas que originan los problemas dentro de la organización.
2. Identificar los efectos.
3. Discutir las posibles soluciones.
4. Determinar la solución definitiva.
5. 5. Establecer responsabilidades.
6. Construir indicadores.
7. Implementar soluciones
8. Seguimientos de ejecución.
9. Monitoreo del indicador.
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Medición
Consiste en calcular la productividad de los trabajadores de una compañía a través de
los diferentes formatos establecidos para el efecto. El rendimiento se incrementa cuando se
optimizan los recursos de una organización. (Elia, Lerro, Passiante, & Schiuma, 2017)
Importancia de la medición
Al determinar los causales que generan los problemas en el rendimiento del personal a
través de la medición se pueden identificar los principales factores que afectan a la
productividad de la misma y con esto establecer las medidas correctivas y contribuir al
desarrollo de la organización. (Faltin & Ripsas, 2011).
Lo ideal es medir objetivos, es recomendable que los objetivos generales, los
específicos y los indicadores emerjan de un proceso participativo en las áreas o área
involucrada, así como de los responsables de la estrategia de la organización. (Kinnear &
Gray, 2010)
Los criterios que debe considerar para determinar los objetivos son:
Que tengan una definición clara: estrategia que pueda cumplir.
Que el alcance sea para toda el área: Indicadores de tiempo y espacio
concretos.
Para determinar los indicadores es necesario seguir los siguientes criterios:
Comprender a todos los objetivos establecidos.
Validez de indicadores
Implicación de actividades y funciones.
Reducción de costos.
5
Significativo y entendible.
Valoración de los resultados de la medición
Se debe considerar que tanto los indicadores, particularmente en su comportamiento,
como en la factibilidad de cada uno de ellos, serán únicos para cada empresa u organización,
dado que el contexto de cada una es diferente o tiene sus propias especificidades. Para ello se
debe considerar los referentes socioeconómicos e históricos diferentes. (Poku, Zakari, &
Soali, 2013)
Desempeño laboral.
Según (Ramos, 2015) indica que: “El rendimiento laboral hace referencia a aquellos
resultados de una serie de conductas que contribuyen a las metas de la organización (por
ejemplo, obtener beneficios)”.
Para un buen desempeño laboral es muy importante que los trabajadores entiendan
cuáles son sus funciones o tareas específicas, los procedimientos que se deben seguir, las
políticas que se deben respetar, los objetivos que deben cumplir. (WorkMeter, 2012)
Gestión Administrativa.
Según (Cruz, 2013) expresa que: “La gestión Administrativa se considera al conjunto
de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del
cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar.” Importancia de la gestión administrativa. La gestión administrativa hoy en día es
uno de los pilares fundamentales para todo tipo de organización. (Cesia, 2016) alude que: “Es
tan indispensable en la vida de todo organismo social, por todo lo que aporta, y que hace que
6
se puedan lograr más fácilmente los objetivos trazados por las personas, organismos y todo
aquel que la ejerza para la obtención de sus metas”.
Entre los conceptos investigados podemos determinar que la gestión administrativa es
una serie de conjunto en el que intervienen una serie de acciones ejecutadas por el cuerpo
directivo de la empresa. Y que esta es muy importante para la organización ya que mediante
los diferentes aportes ayuda a la consecución de los diferentes objetivos trazados por la
organización.
Teoría del Clima Organizacional
La teoría de clima laboral establece que el comportamiento asumido por los
subordinados, dependen directamente del comportamiento administrativo y las condiciones
organizacionales que los mismos perciben, por lo tanto se afirma que la reacción estará
determinada por la percepción. Las variables consideradas en el concepto de clima laboral
son: del ambiente físico, estructurales, del ambiente social, personales y las propias del
Comportamiento organizacional. (DURÁN, 2014),
Flujo de proceso
El flujo de procesos es la representación gráfica de los principales procesos.
Representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes
de la Administradora Boliviana de Carreteras. (Administradora Boliviana de Carteras, 2016).
Mediante los diferentes aportes ayuda a la consecución de los diferentes objetivos trazados
por la organización.
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Manual de funciones
Según la información posteada por (Jobandtalent, 2013) expresa que: “Este manual
consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y
descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre
ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros
procesos, responsabilidades y funciones”
El Manual de Funciones permite:
Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una
descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la
organización.
Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de
servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
Hacer posible el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo ajustada a
sus contenidos y exigencias de manera que la política retributiva, allá donde la
legislación y normativa lo permitan, considere la aportación diferencial, a los
resultados de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo, así como
sus características diferenciales.
Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del
puesto de trabajo.
Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de
las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más
válidos y fiables.
8
Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,
funciones, tareas, responsabilidades…
Posibilitar la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos
de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del
contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de
ellos.
Facilitar la función de prevención de riesgos laborales.
Importancia
El Manual de Funciones contiene principalmente la estructura organizacional, misma
que se conoce como Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores
de evaluación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no
solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque
su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional.
Tipos de Manuales.
Según (Hamilton, 2006) describe diversas clasificaciones de los manuales, a los que
se designan con diversos nombres, pero los resume de la siguiente manera:
Por su alcance
Generales o de aplicación universal
Departamentales o de aplicación específica
De puestos o aplicación individual
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Por su contenido
De historia de la empresa o institución
De organización
De políticas
De procedimiento
De contenido múltiple ( manual de técnicas)
Por su función específica o área de actividad
De personal
De ventas
De producción o ingeniería
De finanzas
Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas
Otras funciones
Contenido del Manual de Funciones
Las descripciones de los puestos suelen estar compuestas, al menos, por los
siguientes apartados:
Identificación del Puesto: ¿Dónde está situado y cómo se denomina un
determinado puesto de trabajo en la Organización?
Finalidad o Misión: ¿Para qué existe el puesto en la Organización? ¿Cuál es
su razón de ser?
Áreas de Eficacia/Resultados: ¿Qué resultados se esperan del puesto?
Funciones / Actividades / Tareas: ¿Qué hace y en qué consiste lo que hace?
¿En qué fundones se agrupan sus actividades?
10
Relaciones Jerárquicas y Funcionales: ¿Qué relaciones de funcionamiento
tiene y el fin de las mismas?
Responsabilidad: ¿Qué responsabilidades (económicas, presupuestarias, de
costes, de supervisión, sobre datos confidenciales, etc.) son inherentes al
puesto?
Condiciones de Trabajo: ¿En qué condiciones ambientales opera el puesto?
Riesgos Potenciales: ¿Qué riesgos laborales conlleva el puesto de trabajo?
Requerimientos del Puesto: ¿Qué características y capacidades debe reunir el
titular del puesto para un desempeño exitoso?
Competencias profesionales: ¿Qué competencias profesionales son
necesarias para tener un rendimiento excelente en el puesto? (AITECO, s.f)
Perfil profesional
El perfil profesional de una profesión es la descripción de competencias y capacidades
requeridas para el desempeño de una ocupación, así como sus condiciones de desarrollo
profesional. Está compuesto por la declaración de la competencia general, la descripción de
unidades de competencia, las realizaciones profesionales y los criterios de realización o
ejecución, independientemente del área profesional y/o ámbito de desempeño en el que
desarrolle sus funciones. (Colegio oficial de trabajo social de Asturias, s.f)
11
Cargos
Se define como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo
empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa. (Suarez,
2012).
Oracle BI Publisher
Es una herramienta 100% web que permite la creación, gestión y distribución de
informes de una forma rápida y sencilla. Esta herramienta permite ofrecer información
procedente de distintos sistemas de información basados en tecnologías heterogéneas:
Consultas SQL, Consultas Web Services, Excel, Bases de Datos XML… para que sirvan de
base a nuestros análisis. (Oracle BI Publisher, 2014).
Teorías Sustantivas
Según (Rendón Huertas & García Caballos, 2007) en su trabajo titulado “Diseño de la
estructura organizacional, manual de funciones, procedimientos y riesgos para la empresa A
& L Ingeniería y servicios Ltda.” determinan que una de las formas de garantizar la
productividad y efectividad de los colaboradores al interior de las organizaciones, es creando
los insumos necesarios para realizar el seguimiento a sus labores y responsabilidades, el
problema descrito por los autores consiste en que a pesar de que la empresa tiene definidos
sus procesos, no los tiene estructurados ni documentados, es por esta razón que consideran
importante para la empresa A & L Ingeniería y servicios Ltda. Implementar los manuales de
funciones y procedimientos acompañado de un programa de salud ocupacional.
La recolección de información para la elaboración del proyecto se efectuó con todos
los puestos de trabajo de la empresa, mediante cuestionarios y entrevistas directas con los
funcionarios responsables de cada cargo, los cuales proporcionaron la información requerida
12
en cuanto a las actividades y procedimientos que cada uno desempeña. Luego del análisis y
evaluación de la información recolectada los autores proponen la elaboración de una
estructura organizacional, elaborándose los manuales y el programa de salud ocupacional, los
cuales pretenden optimizar y facilitar la prestación de los servicios y lograr la competitividad
en un entorno cambiante y exigente.
De acuerdo con (Lazardo Ascanio, 2015) en su tesis titulada “Diseño de la estructura
organizacional de la empresa ENGESI Servicios de ingeniería de la ciudad de Ocaña, Norte
de Santander” concluye que la estructura organizacional se puede mejorar en su
funcionamiento interno y externo, siendo esto fundamental en todas las empresas para
establecer la autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones.
El problema que percibió el autor mediante la investigación pertinente es el manejo
inadecuado de la empresa en el proceso de organización afectando primordialmente al buen
servicio, las utilidades del propietario, funcionarios y clientes en general.
La información fue recolectada por parte de la autora del proyecto, utilizando como
técnica dos cuestionarios con preguntas abiertas relacionadas con el tema a investigar y como
instrumento la encuesta herramienta aplicada a los empleados de la empresa. Luego del
análisis de la información la autora del trabajo en mención sugiérela elaboración de un
manual de funciones donde se especifica las actividades de cada empleado, con el objetivo,
que conozca el perfil que debe cumplir para aspirar a un cargo dentro de la empresa, del
mismo modo un manual de procedimientos explicando la forma de realizar sus labores en
cada cargo, como también un reglamento interno, teniendo la posibilidad de regular las
relaciones internas y así contribuir a una sana convivencia en el trabajo dirigiéndose a un
objetivo común.
13
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
Metodología de la Investigación
Según (SAMPIERI, 2017) constituye a la Metodología de la investigación como el
medio indispensable para canalizar u orientar una serie de herramientas teórico-prácticas para
la solución de problemas mediante el método científico. Estos conocimientos representan
una actividad de racionalización del entorno académico y profesional fomentando el
desarrollo intelectual a través de la investigación sistemática de la realidad.
Según (Gutiérrez, 2014) con respecto a la forma en cómo se adquiere la información
se encuentra la siguiente clasificación:
Enfoque Cuantitativo: Parte del estudio del análisis de datos numéricos, a
través de la estadística, para dar solución a preguntas de investigación o para
refutar o verificar una hipótesis.
Enfoque Cualitativo: Parte del estudio de métodos de recolección de datos de
tipo descriptivo y de observaciones para descubrir de manera discursiva
categorías conceptuales.
Enfoque Mixto: Consiste en la integración de los métodos cuantitativo y
cualitativo, a partir de los elementos que integran la investigación.
14
Tipos de investigación
Investigación Descriptiva
Según (Arias, 2012) consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo
o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo
de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere. (pag.24)
Investigación Exploratoria
Según (Arias, 2012) determina que la misma se efectúa sobre un tema u objeto
desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada
de dicho objeto, es decir, un nivel superficial de conocimientos. (pag.23)
Investigación Documental
Según (Arismendi, 2012)Se concreta exclusivamente en la recopilación de
información en diversas fuentes. Indaga sobre un tema en documentos-escritos u orales- uno
de, los ejemplos más típicos de esta investigación son las obras de historia.
Investigación Explicativa
Según (Arias, 2012) esta se encarga de buscar el porqué de los hechos mediante el
establecimiento de relaciones causa-efecto. En este sentido, los estudios explicativos pueden
ocuparse tanto de la determinación de las causas (investigación post facto), como de los
efectos (investigación experimental), mediante la prueba de hipótesis.
15
Investigación Correlacional
Según (Gutiérrez, 2014) determina que la misma estudia las relaciones causa – efecto
y no mantiene control riguroso de todos los factores que intervienen en el experimento.
Investigación Histórica
Según (Gutiérrez, 2014) esta estudia el pasado reconstruyendo sus hechos a partir del
empleo de evidencias documentales confiables, emplea fuentes de información tanto primaria
como secundaria, exponiendo a crítica interna y externa los datos obtenidos para lograr el
máximo grado de objetividad.
Investigación Experimental
Según (Gutiérrez, 2014) esta se caracteriza por el control total de las variables que
emplea identificando las relaciones causa efecto entre estas, para ello determina una o más
variables (independiente) de estudio - causa, buscando transformaciones en sus valores y
sus efectos en otra variable (dependiente), además usa grupos experimentales y de control.
Investigación Cuasi experimental
Según (Gutiérrez, 2014) en este tipo de investigación el investigador no tiene control
total de las variables y los grupos no pueden ser seleccionados de forma aleatoria.
16
Métodos de investigación
Según (Gutiérrez, 2014) determina que se entiende por métodos de investigación,
aquellos procedimientos lógicos y rigurosos que siguen los investigadores para obtener
conocimiento, toda investigación nace a partir de una situación observada o sentida, que
genera una serie de inquietudes o preguntas que no se pueden responder de forma inmediata,
sino que requiere establecer un proceso de desarrollo para dar solución y para el efecto lo
clasifica de la siguiente manera.
Método Inductivo: Parte de fenómenos particulares para llegar a
generalizaciones. Esto se refiere a pasar de los resultados obtenidos de la
observación y experimentación con elementos particulares a la formulación de
hipótesis, principios y leyes de tipo general.
Método Deductivo: Parte de Fenómenos generales para llegar a uno particular.
Esto se refiere a la aplicación de principios, teorías y leyes a casos
particulares.
Método Analítico: Estudia las partes que conforman un todo, estableciendo sus
relaciones de cusa, naturaleza y efecto, va de lo concreto a lo abstracto.
Método Sintético: Estudia las relaciones que establecen las partes para
reconstruir un todo o unidad, a partir del reconocimiento y comprensión de
dichas relaciones bajo la perspectiva de totalidad, va de lo abstracto a lo
concreto.
Método Científico: Procedimiento riguroso y lógico que permite la adquisición
de conocimiento objetivo a partir de la explicación de fenómenos, de crear
relaciones entre hechos y declarar leyes.
17
Instrumentos de investigación
Según (Contreras, 2013) establece que son las distintas maneras, formas o
procedimientos utilizados por el investigador para recopilar u obtener los datos o la
información que requiere. Constituyen el camino hacia el logro de los objetivos planteados
para resolver el problema que se investiga.
Para que un instrumento de recolección de datos pueda lograr su objetivo, debe
cumplir con los requisitos de validez y confiabilidad.
La encuesta
Plantea que esta permite obtener información de los sujetos del estudio, sobre
opiniones, actitudes o sugerencias. Se p0uede aplicar en grandes áreas geográficas.
La observación
Puede ser participante o no participante.
La investigación participante: requiere que el investigador (observador) se
involucre con la actividad o comunidad objeto de estudio. Desde adentro,
porque el investigador se familiariza con los sujetos de estudio
La investigación no participante: el Investigador desempeña un rol pasivo, es
decir no se involucra o relaciona con los sujetos o comunidad observada.
18
Población
Es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas
características comunes observables en un lugar y en un momento determinado. Cuando se
vaya a llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas características
esenciales al seleccionarse la población bajo estudio. (S., 2013). La población para el
presente estudio estará conformado por el personal de la empresa que suman un total de 98
personas.
Muestra.
La muestra es un subconjunto fielmente representativo de la población.
Hay diferentes tipos de muestreo. El tipo de muestra que se seleccione dependerá de la
calidad y cuán representativo se quiera sea el estudio de la población. (S., 2013)
Aleatoria
Cuando se selecciona al azar y cada miembro tiene igual oportunidad de ser incluido.
Estratificada
Cuando se subdivide en estratos o subgrupos según las variables o características que se
pretenden investigar. Cada estrato debe corresponder proporcionalmente a la población.
Sistemática
Cuando se establece un patrón o criterio al seleccionar la muestra. Ejemplo: se entrevistará
una familia por cada diez que se detecten.
19
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Encuestas
Información General- Género
Figura 1: Género
Análisis:
De acuerdo a los datos obtenidos se puede notar que del total de empleados la mayoría
los constituyen las mujeres con un total de 55 seguido por los hombres representados por 44
personas.
1. ¿Cuándo ingresó a la empresa recibido algún tipo de capacitación?
Figura 2: Capacitaciones
34
55
0
20
40
60
Masculino Femenino
Género
10
79
0
20
40
60
80
100
Si No
Capacitación
20
Análisis:
La mayoría de las personas encuestadas determinaron que no recibieron
capacitaciones al momento de ingresar a la empresa, lo cual con esto se puede corroborar que
esta es una de las causas que contribuye a la deficiencia en la productividad de los
trabajadores.
2. ¿Considera usted que la empresa cuenta con una estructura orgánica funcional
adecuada?
Figura 3: Estructura orgánica
De acuerdo a los datos obtenidos se puede denotar que la mayoría de las personas
aducen que la organización no cuenta con un organigrama adecuado que permita identificar
los cargos o niveles jerárquicos, lo cual incide al momento de recibir las asignaciones para la
ejecución del trabajo o la emisión de los informes.
21
68
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Si No
Capacitación
21
3. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con los debidos reglamentos, manuales e
instructivos que garanticen una excelente organización?
Figura 4: Reglamentos, manuales e instructivos
Análisis:
La mayoría de los colaboradores determina que la empresa no cuenta con los debidos
reglamentos, manuales e instructivos que garanticen una excelente organización, razón por la
cual los trabajadores no pueden cumplir de manera eficiente sus actividades.
4. ¿Cómo evalúa usted a la organización administrativa de la empresa?
Figura 5: Evaluación a la empresa
9
60
0
10
20
30
40
50
60
70
Si No
Capacitación
58
12
30
43
0
10
20
30
40
50
Excelente Muy Bueno Bueno Regular MaloCapacitación
22
Análisis:
La mayoría de los trabajadores evalúa la organización administrativa entre Regular y
Mala, siendo esta última la que mayor incidencia tiene. Con estos resultados se puede denotar
que existen problemas que están afectando directamente a los trabajadores.
5. ¿Tiene definido claramente las funciones que debe realizar en su puesto de
trabajo?
Figura 6: Conocimiento de funciones laborales
La mayoría de las personas por lo general no tienen bien definido cuáles son las
actividades que deben de desempeñar, razón por la cual esto afecta de manera considerable
en la ejecución de las mismas, en el rendimiento laboral y en la productividad de la empresa.
1310
34
28
4
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Siempre Casi Siempre Algunas veces Muy pocas veces NuncaConocimiento de las funciones de trabajo
23
6. ¿Cree usted que la empresa supervisa las actividades de las operaciones que
deben ejecutar los empleados?
Figura 7: Supervisión de las actividades
La mayoría de las personas menciona que las supervisiones que se realizan a las
actividades que ellos ejecutan son pocas, razón por la cual no se pueden tomar medidas
correctivas con tiempo para evitar deficiencias en los resultados.
7. ¿Cómo califica usted la comunicación dentro de los distintos departamentos de la
empresa?
Figura 8: Eficiencia de la comunicación
15
24
30
25
4
0
5
10
15
20
25
30
35
Siempre Casi Siempre Algunas veces Muy pocas veces NuncaConocimiento de las funciones de trabajo
1014
10
28
36
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Excelente Muy Bueno Bueno Regular MaloEficiencia de la comunicación
24
La mayoría de los encuestados considera que la comunicación entre los distintos
departamentos de la empresa recae entre lo Regular y Malo, coincidiendo con esto en otra de
las causas que origina un desempeño de actividades deficiente por parte de los trabajadores,
lo cual incide negativamente en la productividad de la empresa.
8. ¿Qué tipo de inconveniente se ha dado en el lugar de trabajo?
Figura 9: Inconvenientes en el lugar de trabajo
La mayoría establece que los conflictos laborales son los inconvenientes que más
predominan dentro de la organización y esto se debe a la falta de comunicación entre los
trabajadores y empleadores y carencia de lineamientos específicos en donde se determine las
actividades a seguir por cada uno de ellos.
56
510
0
18
0
10
20
30
40
50
60
Conflictoslaborales
Accidentes Calamidades Incendios OtrosInconveniente en el lugar de trabajo
25
Ficha de observación basada en la matriz Sigprol
Ficha de Observaciones
Variables a analizar SI NO Observación
El personal conoce siempre sus
actividades a realizar. X
Generalmente los empleados, no
siempre conocen sus actividades a
realizar en sus puestos de trabajo, es
por esto que la empresa al momento
de ejecutar un proyecto grande o de
alto costo, coloca a una persona que
conozca o domine el tema. Lo cual está
mal ya que esto repercute en el
desempeño laboral de sus
colaboradores.
Se imparte algún tipo de capacitación a
los trabajadores. X
Nunca han recibido capacitaciones, lo
que debería de cambiar, porque estas
proporcionan una ayuda, para que el
colaborador se desenvuelva mejor en
su área de trabajo.
Se siente motivado el personal para
desarrollar sus actividades. X
Los trabajadores no tienen mucha
motivación para realizar los trabajos, ya
que ellos al momento de llevar a cabo
un proyecto no saben si se cerrara
dicho acuerdo y por ende si no se firma
el contrato no obtendrán incentivos.
Existe una buena comunicación dentro
de la empresa. X
La comunicación entre ellos es de
manera grupal, es decir solo se
comunican entre su grupo de trabajo y
no con otras áreas, lo que provoca que
no exista interacción entre todos sus
colaboradores.
Se ha tenido algún inconveniente con los
clientes. X
Por motivo, de tiempo y recursos
empleados en la implementación de un
proyecto no ejecutado.
26
CAPITULO IV
PROPUESTA
INTRODUCCIÓN
El manual de funciones es un instrumento o herramienta de trabajo que
contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus
actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa
Estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices
de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones
que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se
indique cualitativa y cuantitativamente.
En resumen, las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales
deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
27
1. Estructura orgánica de la empresa
Presidente
Director
Gerente General
Comercialización Recursos HumanosAdministrativo -
Financiero
Jefe Administrativo
Jefe Financiero
Cartera
28
Presidente:
Perfil profesional
Objetivos a cargo. - Mantener la sostenibilidad de la empresa estableciendo la
orientación estratégica de la organización, monitoreando permanentemente los
indicadores de la operación y la calidad del servicio prestada, verificando el uso
óptimo de los recursos y la aplicación de las políticas de talento humano,
promoviendo la comercialización de los activos y el diseño de nuevos productos y
tomando las decisiones que se requieran.
Profesional administración de empresas, ingeniería industrial, derecho,
contaduría pública o carreras afines
Especialización. - especialización y / o maestría en áreas relacionadas
homologable por dos años adicionales en experiencia gerencia
Actitudes
Acostumbrado a trabajar en equipo
Ser objetivo
Actitud de líder
Tener don de mando
Iniciativa propia
Capacidad de toma de decisiones
29
Competencias
Competencias intelectuales: Proactividad e iniciativa, inteligencia,
creatividad, compresión de la complejidad, capacidad de abstracción,
objetividad, juicio practico, capacidad de observación y agudeza, cuidado de
los detalles, análisis cualitativo y cuantitativo de escenarios internos y
externos, uso efectivo de la memoria.
Competencias de rol: Capacidad de liderazgo, gerencia y administración,
habilidad de negociación, influencia y cooperación. Talento para integrar,
motivar y alcanzar el logro de los objetivos de manera eficiente, eficaz y
efectiva.
Habilidades
Ser impulsores del cambio.
Reconocer la eficacia y las áreas de mejora.
Desarrollar la inteligencia emocional.
Delegar y apoderar.
Reconocer los éxitos.
Funciones
Planificar, Organizar, Liderar, Controlar.
Representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros
en relación con el objeto de la sociedad.
Ejercer la representación legal de la empresa, presidir las sesiones de la
Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las respectivas actas
Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la
30
Junta Directiva.
Apoyar las actividades de la Empresa.
Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios:
vicepresidente y Tesorero.
Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.
Ficha de evaluación
Ilustración 1 Ficha de Evaluación
31
Director:
Contar con una Titulación Universitaria Superior como
estudios de postgrado sobre economía, administración de empresas, legislación.
Flexibilidad mental y destrezas de negociación
Capacidad de análisis de información y firmeza personal
Orientación al cliente interno/externo y liderazgo
Requisitos
Los interesados en un puesto deben tener:
Personalidad
Empatía
Experiencia en un tema o área
Excelente comunicación
Competencias
Trabajo en equipo
Organización
Capacidad de análisis de datos y reportes
Habilidades
Tomar decisiones a partir de objetivos
Saber dirigir y liderar
Conocerse, confiar en uno mismo y no perder el entusiasmo
La habilidad del asertividad
32
Negociar y comunicar
Funciones
Establecer la estrategia de desarrollo con la responsabilidad de definir los
medios necesarios y teniendo siempre presentes los objetivos generales.
Elaborar presupuestos y planear alianzas estratégicas con los actores del
mercado.
Administrar los recursos internos de producción, administración y recursos
humanos para el desarrollo conveniente de la actividad. Todo ello en
coordinación con los directores de los departamentos respectivos.
Integrar los procesos internos de la empresa.
Designar todas las posiciones de la estructura.
Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de las funciones de los
diferentes departamentos credenciales.
Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y entregar
las proposiciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes
administrativos.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y los
análisis se están ejecutando correctamente.
Gerente General:
Perfil profesional
Responsable por la dirección y representación legal, judicial y extrajudicial,
estableciendo las políticas que regirán a la empresa. Desarrolla y define los objetivos
organizacionales. Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a largo plazo.
33
Además, presenta al Directorio los estados financieros y demás obligaciones que
requiera.
Requisitos
Visión de Negocios
Orientación a Resultados
Planificación estratégica
Liderazgo
Negociación
Comunicación efectiva a todo nivel
Competencias
Pensamiento crítico
Comunicación
Creatividad
Autocontrol
Iniciativa
Intuición
Capacidad de planificar:
Habilidades
Manejo y administración de recursos humanos
Gestión de tiempo
Capacidad de análisis
Capacidad de negociación
34
Gestión de proyectos
Toma de decisiones
Trabajo en equipo
Funciones
Ejercer la representación legal de la Empresa.
Realizar la administración global de las actividades de la empresa buscando su
mejoramiento organizacional, técnico y financiero
Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos
internos y los establecidos por las entidades de regulación y control.
Participar en reuniones con el Directorio, para analizar y coordinar las
actividades de la empresa en general.
Coordinar y controlar la ejecución y seguimiento al cumplimiento del Plan
Estratégico.
Controlar y supervisar los reportes financieros, comparando resultados reales
con los presupuestados.
Controlar la administración de los recursos monetarios y el cumplimiento de
regulaciones en materia tributaria, arancelaria y demás obligaciones legales.
Controlar los costos y rentabilidad de la empresa.
Administrar los presupuestos operacionales y las inversiones de la empresa de
acuerdo con lo resuelto por el Directorio.
35
Comercialización:
Logística:
Perfil profesional
Formar personas con alto nivel de desempeño, sólida formación académica, cultural,
sentido crítico, ético y humanístico, con capacidad para ejecutar y analizar las operaciones de
la organización.
Requisitos
Carreras afines como Economía, Empresariales o Administración y Dirección
de Empresas.
Funciones
Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y
mantener una buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento
de nuevos programas dentro de la planta. Todo ello para garantizar la
satisfacción del cliente.
Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora
necesarias de manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad,
Producción, Eficiencia del Sistema,etc.).
Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación, es decir,
la logística interna.
Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro
36
Recursos Humanos:
Perfil profesional
Al jefe/a de Unidad Función: Recursos Humanos y Desarrollo
Organizacional, le corresponde contribuir a la excelencia en la prestación del servicio
de defensa a los imputados, a través de la incorporación, mantención, desarrollo y
distribución de los recursos humanos a las diferentes áreas de trabajo que requiere la
institución, facilitando el logro de los objetivos institucionales.
Requisitos
Lo ideal es que cuente con la licenciatura en Administración de Empresas o
Administración de Recursos Humanos, aunque también son viables las licenciaturas
en Derecho o incluso Psicología.
Competencias
Exigir el cumplimiento del control de asistencia en todos los contratos.
Controlar y exigir que la información de asistencia, horas trabajadas e
información útil para proceso de remuneraciones y/o finiquitos llegue a
tiempo.
Acudir, en representación de la oficina zonal, ante:
1. Notario público para materializar los finiquitos de trabajo
2. La inspección del trabajo para materializar los finiquitos
de trabajo, cartas de aviso y trámites relacionados con la gestión de
recursos humanos.
3. La mutualidad de la empresa para gestionar trámites
37
relacionados con la salud ocupacional y prevención de riesgos.
Habilidades
Liderazgo
Visión de Negocio
Trabajo en equipo
Motivación por logros
Orientación al cliente
Metódico
• Proactivo
Funciones
Planificar la estrategia y el desarrollo del capital humano de la organización.
Elaborar el Plan y el presupuesto anual de Recursos Humanos destinado a su
ejecución. Supervisar que se cumpla con la máxima eficacia y el máximo
rigor.
Tomar las decisiones estratégicas relacionadas con la organización de la
plantilla, como por ejemplo la gestión de movilidad geográfica.
Elaborar el Plan de comunicación interna. Garantizar los canales de
comunicación efectivos y suficientes entre los diferentes niveles de la empresa
y entre los trabajadores.
Definir la política y protocolos de reclutamiento de personal, así como de
reestructuración de la plantilla y políticas de promoción interna.
Definir el protocolo para las evaluaciones de desempeño y clima laboral, así
como la solución de los conflictos internos.
38
Elaborar el Plan de capacitación y programa de incentivos para empleados.
Crear los mecanismos necesarios para la gestión del talento dentro de la
empresa y motivar su desarrollo en beneficio de la Organización y del
empleado.
Diseñar Plan de Seguridad y prevención de Riesgos Laborales
Elaborar los procesos de contratación.
Capacitaciones
Siendo su propósito general impulsar la eficacia organizacional, la
capacitación se lleva a cabo para contribuir a:
Elevar el nivel de rendimiento de los trabajadores y, con ello, al incremento de
la productividad y rendimiento de la Institución.
Mejorar la interacción entre los trabajadores y, con ello, a elevar el interés por
el aseguramiento de la calidad en el servicio.
Satisfacer más fácilmente requerimientos futuros de la Institución en materia
de personal, sobre la base de la planeación de recursos humanos.
Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad
y la calidad y, con ello, a elevar la moral de trabajo.
Preparar al personal para la ejecución eficiente de sus responsabilidades que
asuman en sus puestos.
Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para
otros puestos para los que el trabajador puede ser considerado
Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de
requerimientos para el desempleo de puestos específicos.
Apoyar la continuidad y desarrollo institucional.
39
Administrativo Financiero:
Perfil profesional
Administrar, evaluar y supervisar las actividades relacionadas con la
obtención y el uso de los recursos económicos y financieros, así como la evaluación
financiera de los productos crediticios, la administración de fondos de inversión y
fideicomisos de inversión y la eficiente gestión de la tesorería, con la finalidad de
cumplir eficientemente con los fines, planes, metas y objetivos de la Institución.
Requisitos
Título Profesional, Estudios de maestría concluidos (Alternativamente a los
estudios de maestría, se solicitará tres años adicionales a la experiencia general y
especifica requerida en el perfil).
Competencias
Liderazgo
Toma de Decisiones.
Planificación y organización
Orientación al cliente
Solución de problemas
Comunicación
Habilidades
Vocación de servicio
Orientación a resultados
40
Trabajo en equipo
Tolerancia bajo presión
Adaptabilidad al cambio
Responsabilidad y confiabilidad
Integridad
Funciones
Proponer, evaluar y supervisar el Plan Anual Financiero., planteando las
estrategias y opciones de inversión que maximice la rentabilidad del portafolio
de inversiones y minimicen el riesgo asociado a la hoja de balance, en el
marco de las políticas de riesgos establecidas.
Coordinar y formular criterios básicos para los procesos de Estructuración
Financiera.
Administrar las actividades financieras relacionadas con la emisión de
instrumentos de deuda en el mercado financiero
Administrar las actividades financieras relacionadas con la totalización de
carteras crediticias y de los fideicomisos que generen.
Administrar los recursos financieros a su cargo, en concordancia con el Plan
Operativo.
Supervisar el movimiento de recursos financieros para operaciones crediticias
y de inversiones en los mercados financieros
Supervisar, evaluar y proponer las alternativas de captación de recursos
financieros para el financiamiento de la actividad operativa.
41
Jefe Administrativo:
Perfil profesional
Archivar, elaborar, digitar y registrar las transacciones contables de cada operación
realizada por la empresa.
Requisitos
Título de tercer nivel o egresado, o en formación de los primeros niveles de CPA,
Administración o Ingeniería Comercial.
Competencias y Habilidades
Conocimientos contables, Impuesto a la renta, SRI, entre otros.
Trabajo bajo presión y en equipo.
Conocimientos de programas tales como (Excel, Word)
Conocimientos de programas contables.
Trabajo bajo presión.
Capacidad de adaptabilidad al entorno de trabajo.
Funciones
Realizar llamadas y atender de manera ágil y amable a los clientes o
proveedores.
Contacto con el cliente posventa.
Brindar información a personas que la requieran.
Registrar las facturas y registro de retenciones.
Efectúa la gestión de cobranzas.
42
Jefe Financiero:
Perfil profesional
Planificar, coordinar, organizar, dirigir, controlar y supervisar los estados
contables generados, con el fin de obtener un registro de las operaciones financieras
para uso interno o externo en base a los objetivos, procedimientos y programas de
trabajo de acuerdo a Normas establecidas de la Empresa
Requisitos
Título de tercer nivel o egresado, o en formación de los primeros niveles de CPA,
administración o ingeniería comercial.
Competencias y Habilidades
Manejo de Word, Excel e Internet
Relaciones Públicas
Reglamentos
Iniciativa
Responsabilidad
Facilidad de relacionamiento
Facilidad para Trabajar en Equipo
Relatividad
Funciones
Crear el sistema de control interno en todos los niveles donde se encuentren
los procedimientos contables que integren las transacciones presupuestarias,
43
financieras y patrimoniales, coincidente con la norma establecida por la
Contaduría General del Estado.
Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Laboral Interno.
Responder por todas las funciones previstas en el Manual de Organización,
Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de las Unidades a su cargo,
además de aquellas que le fueran asignadas por su inmediato superior.
Formular el Plan Operativo Anual (POA) de la Jefatura a su cargo hasta el 30
de AGOSTO de cada gestión en base al Plan de Desarrollo Quinquenal sobre
la base de los requerimientos de sus secciones y unidades.
Centralizar, formular y ejecutar el POAI de la Jefatura y sus dependientes.
Revisar la contabilización de los Egresos, Ingresos y Diarios, observando el
cumplimiento de las normas y procedimientos de los principios generalmente
aceptados en contabilidad.
Responsable de analizar y evaluar toda orden de pago verificando si cumple
con todas las disposiciones legales y fiscales.
Preparar y presentar los Estados Financieros (Balance General y Estado de
Pérdidas y Ganancias, flujos de caja), para presentar a la Gerencia
Administrativa.
Elevar informes periódicos sobre el estado de la situación de la Institución en
los periodos establecidos por ley, adjuntando sus correspondientes anexos y
notas explicativas.
Asignar, sugerir y evaluar el trabajo desarrollado por funcionarios a su cargo.
Actualizar la información en lo que respecta a las disposiciones, normas,
procedimientos contables, etc., emitidas por las autoridades competentes.
Crear y suprimir cuentas contables de acuerdo con las necesidades de
44
funcionamiento de la Institución.
Cartera:
Perfil profesional
Planear, implementar, coordinar y controlar las actividades pertinentes con el
recaudo oportuno y eficiente de la cartera de la sede
Requisitos
Título de tercer nivel o egresado, o en formación de los primeros niveles
de CPA, administración o ingeniería comercial.
Competencias y Habilidades
Estrategias de comunicación y manejo de conflictos
Matemática financiera básica
Uso de herramientas ofimáticas y aplicación de las tic
Administración de la cartera de crédito de acuerdo con la legislación vigente
Facturación, control y verificación la gestión de cobro
Administración y análisis de riesgo crediticio y cartera
Técnicas y estrategias de servicio al cliente
Seguimiento, control y recaudo según legislación vigente
Recuperación de cartera y manejo de clientes
Estrategias de gestión y análisis de cartera
45
Funciones
Administrar la cartera de crédito de acuerdo con normas legales,
institucionales
Realizar seguimiento de la cartera de crédito para garantizar los objetivos del
negocio, de acuerdo con la política institucional.
Efectuar la evaluación y calificación de cartera de acuerdo con normas legales
e institucionales.
Normalizar la cartera de créditos de acuerdo con la política de crédito
institucional
Gestionar y hacer efectivas las garantías mediante el recibo en dación de pago
o remate de acuerdo con las normas legales e institucionales vigentes
Evaluar el riesgo crediticio de acuerdo con las políticas institucionales y
normatividad vigente
Verificar la información socio demográfica, comercial, financiera y de control
estableciendo el perfil del cliente y su veracidad de acuerdo con las políticas
establecidas
Formalizar las operaciones de crédito de acuerdo con lo aprobado y la política
institucional
Verificar las garantías, seguros y títulos de acuerdo con el proyecto crediticio y
normatividad vigente.
46
CONCLUSIONES
La correcta ejecución de las funciones son indispensable a nivel
organizacional ya que permite desarrollar efectivamente las tareas propias de la
empresa con un mayor grado de eficiencia sin desperdicios de tiempo y recursos lo cual
genera múltiples benéficos para la organización.
Luego de haber analizado toda la información proporcionada por la
empresa se puede resaltar como punto importante de todo el proceso, la importancia
que tiene haber diseñado un Manual de Funciones, esto debido a varios aspectos que
se pudieron percibir al interior de la empresa .
La propuesta planteada en este trabajo de investigación se la realizó en
base a las necesidades que actualmente tiene la empresa. Por ende está enfocado en el
mejoramiento completo de la empresa iniciando por una nueva estructura orgánica, como
la definición de los puestos y perfiles de los colaboradores.
Como conclusión final, se considera que el presente trabajo, ayudará al
mejoramiento de la gestión administrativa de la empresa en todos sus ámbitos de
actuación, creando una nueva forma de ver la realidad empresarial, generando así
cambios importantes incluso en su cultura organizacional ya que su evolución será en
bases firmes y estructuradas.
47
RECOMENDACIONES
Analizar la propuesta de trabajo planteada en este proyecto para la
implementación del manual de funciones al interior de la organización, con la
finalidad de mejorar el desempeño laboral de cada trabajador de manera eficaz y
eficiente en las diferentes áreas de trabajo.
Capacitar a los empleados de la empresa acerca de las funciones y
responsabilidades que ellos tienen que desarrollar, en cada uno de sus cargos, para
aclarar sus dudas al momento de realizar sus actividades.
Socializar el manual de funciones con todos los departamentos que
integran la compañía, proporcionando a sus colaboradores las ocupaciones que
tienen, al momento de ejecutar o realizar sus actividades, el cual se verá reflejado
en la mejora administrativa de la misma.
48
APÉNDICES
Apéndice A: Formato de encuesta
Universidad de Guayaquil
Cuestionario de preguntas
1. ¿Cuándo ingresó a la empresa recibido algún tipo de capacitación?
2. ¿Considera usted que la empresa cuenta con una estructura orgánica funcional
adecuada?
3. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con los debidos reglamentos, manuales e
instructivos que garanticen una excelente organización?
4. ¿Cómo evalúa usted a la organización administrativa de la empresa?
5. ¿Tiene definido claramente las funciones que debe realizar en su puesto de
trabajo?
6. ¿Cree usted que la empresa supervisa las actividades de las operaciones que
deben ejecutar los empleados?
7. ¿Cómo califica usted la comunicación dentro de los distintos departamentos de la
empresa?
8. ¿Qué tipo de inconveniente se ha dado en el lugar de trabajo?
49
Apéndice B: Ficha de observación basada en la matriz Sigprol
Ficha de Observaciones
Variables a analizar SI NO
El personal conoce siempre sus actividades
a realizar. X
Se imparte algún tipo de capacitación a los
trabajadores. X
Se siente motivado el personal para
desarrollar sus actividades. X
Existe una buena comunicación dentro de la
empresa. X
Se ha tenido algún inconveniente con los
clientes. X
50
BIBLIOGRAFÍA
Administradora Boliviana de Carteras. (18 de Abril de 2016). Flujo de proceso. Obtenido de
http://www.abc.gob.bo/flujo-de-procesos-0
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