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Factuwin Ver. 1.20 Para Windows

Automatizando el Futuro

Manual de Usuario

Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. De C.V.

Sistema de Control de Almacenes Factuwin

DERECHOS DE AUTORIA Y PROPIEDAD

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está protegido por los derechos de autor y otros tratados internacionales, por lo cual

sus partes no se pueden reproducir o transmitir en ninguna forma ni por ningún medio

electrónico, mecánico o similar, incluyendo fotocopiado y grabación o recuperación

de información sin consentimiento previo y por escrito del Instituto de Desarrollo

CiberWin S.A. de C.V.

Copyright© derechos de autor 2000. Instituto de Desarrollo

CiberWin, S.A. de C.V. Todos los derechos reservados.

RECONOCIMIENTO DE MARCAS

La marca y nombre comercial Factuwin®, el aviso comercial “Automatizando el

Futuro”, así como su diseño son propiedad del Instituto de Desarrollo CiberWin S.A

de C.V.

Microsoft, MS-D.O.S. ®, Word y Excel son marcas registradas y comerciales de

Microsoft Corporation.

Factuwin es una marca registrada por el Instituto de Desarrollo CiberWin, S.A. de

C.V.

Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a

terceras partes tiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación

y/o recomendación. El Instituto de desarrollo CiberWin, no se responsabiliza de la

ejecución o uso de estos productos.

Fecha de edición Octubre 2001 Versión 1.X

CAPÍTULO 3, REPORTES 149


P R O L O G O

Visión General

Factuwin es un Software administrativo orientado a todas las

Empresas, que buscan aumentar el control interno y reducir

notablemente los costos que producen los errores

administrativos; mejorando y conociendo a fondo la operación y

eficiencia del manejo de la información, utilizando la rapidez, la

economía y la flexibilidad que ofrece el uso de la computadora;

no importando el tamaño o actividad de la empresa.

Factuwin es un sistema que le permitirá controlar en su totalidad

los inventarios de la Empresa, tomando en cuenta que el

controlar los inventarios es una parte importante de la

administración de la empresa, por eso este software le permitirá

empezar con el pie derecho su administración.

Factuwin es una herramienta que le ayudará a minimizar los

costos y a aumentar de forma oportuna la exactitud y la

veracidad de su información administrativa que usted maneje,

esto es que tendrá a la mano información sobre sus ventas,

compras e inventarios; todo esto con el único fin de beneficiar a

la empresa, permitiéndole a su vez el compartir información de

forma transparente con los sistemas de la línea CiberWin en sus

Módulos de:

• CopagWin, Modulo administrativo de Cuentas por Cobrar,

Cuentas por Pagar y Efectivo (Cash Flow). • ContaWin, Sistema Contabilidad Avanzada. • Nominwin, Sistema de Nomina para ambiente Windows.



No obstante, Factuwin es fácil de operar, ya que se maneja en un

ambiente gráfico que permite desarrollar una interface amigable,

contando con múltiples ayudas y mensajes de advertencia y/o de

error que le señalan cualquier posible equivocación en el manejo

del sistema, todo esto empleando un lenguaje cotidiano contable

que usted entenderá intuitivamente.



I n t r o d u c c i o n

Factuwin es un Sistema Administrativo Integral desarrollado bajo

un ambiente gráfico, el cual proporciona una interface amigable

para el usuario; por lo que se le facilitara el registro y el manejo

de sus operaciones diarias.

Factuwin está constituido por cinco módulos; los cuales son

fundamentales para el funcionamiento del Sistema.

Estos módulos son los que a continuación se presentan:

• Catálogos. Son los primeros conceptos que deben definirse

una vez instalado el sistema en el disco duro y creada la Base de

Datos. Los catálogos son tablas permanentes que sirven para

clasificar las transacciones diarias que se capturan a través de

las compras, ventas e inventarios; y la información será emitida

por medio de los reportes y las consultas.

• Movimientos. En este módulo Factuwin le permitirá llevar a

cabo la Captura de sus procesos diarios, de sus Clientes, de sus

Proveedores y sus movimientos de entradas y salidas del

inventario.

• Reportes. Es una opción para visualizar e imprimir todos

aquellos Reportes y Consultas inherentes a los movimientos de

inventario en general, así como compras y ventas. Los reportes y Consultas que se generan pueden ser enviados a

Pantalla, Archivo, Impresora o Gráfico, según como usted lo

requiera.

• Punto de Venta. Es un módulo adicional que le ofrece la

opción de tener venta de mostrador y a su vez estar enlazada al

control de sus inventarios.

• Herramientas. Es un módulo que es utilizado para prevenir y

dar solución a problemas durante la operación del sistema,

agilizando y haciendo a su vez eficientes todos los procesos que

intervienen en el funcionamiento de Factuwin.



C a r a c t e r i s t i c a s de Factuwin

Estructura de Base de Datos Abierta Fox Pro (Transparencia Total con Contanetica)

Información más confiable, sin pérdida por fallas de Hardware o Software.

Generación de Gráficas de los principales Reportes.

Los Principales Reportes son: Diarios de Ventas por Producto o Cliente, Diario Compras por Producto o Proveedor, Existencias, Kardex.

Exportación de reportes a Excel, Lotus, Word, Texto.

Modificación y Creación de Reportes específicos.

Visualización en pantalla de todos los Reportes.

Modificación de movimientos en línea.

Alta de Catálogos desde cualquier ventana de captura.

Múltiple ayuda en línea.

Traspaso de movimientos automático.

Niveles de Seguridad de acceso a usuarios.

Integración con los Sistemas de la línea Contanetica.

Enlace de información con los sistemas comerciales de Contabilidad.

Diagnóstico de la Información por errores en captura.

Bitácora de Transacciones por Usuario

Bitácora de Errores para un mejor Soporte Técnico



CARACTERISTICAS ESPECIALES

CARACTERÍSTICA DESCRIPCION

MULTIPLES

Los catálogos de Cliente, Proveedores y Productos contienen Clasificadores.

CLASIFICADORES

LISTAS DE PRECIOS

Cualquier cantidad de Listas de precios en diferentes Monedas.

CAPTURA DE MOVIMIENTOS Rapidez en la captura de Movimientos.

PRODUCTOS ALTERNOS Productos de composición, conversión o equivalencias de productos.

IMÁGENES DE SU PRODUCTO En el Catálogo de Productos tendrá la opción de colocar una imagen del mismo.

CADUCIDAD Fácil control de Caducidad de Productos.

DOCUMENTOS FUENTE Gran variedad de Documentos que crean movimientos en los Reportes.

FORMATOS DE DOCUMENTOS Los Formatos de sus Documentos Fuente pueden ser editados a la medida.

CALCULO DE COMISIONES Calcula comisiones con diferentes bases y parámetros.

PUNTO DE VENTA Manejo de ventas de mostrador. BITACORA DE MOVIMIENTOS Bitácora de transacciones por usuario. POR USUARIOS

BITACORA DE ERRORES DEL Mejor soporte técnico al saber con exactitud el origen del problema. SISTEMA

MULTIMONEDA Captura de moneda extranjera.

CONFIGURACION DE INTERFAZ Adaptabilidad en el color y la fuente de las ventanas y texto del sistema. EXPORTACION A HOJAS DE Se puede enviar los reportes generados a hojas de cálculo. CALCULO

GENERACION DE GRAFICOS Los Reportes se pueden graficar.



C a r a c t e r i s t i c a s g e n e r a l e s

1. Control de almacenes, fácil manejo de entradas y salidas de productos en la captura de

los documentos de compras, ventas e inventarios.

2. Control de sus movimientos de Compras por medio de Cotizaciones, Orden de compra,

Recepción con Factura o Notas de Remisión y Devoluciones.

3. Control de sus movimientos de Ventas por medio de Cotizaciones, Pedidos, Facturas,

Notas de Remisión, Notas de Venta y Devoluciones. 4. Los Pedidos y Órdenes de compra pueden ser convertidos en Notas de Remisión o

Facturas.

5. Las Notas de Remisión o Notas de Venta se aplican al documento original Factura ya

sea en total o selectivamente.

6. Generación automática de Pólizas de Ventas y Compras al módulo de ContaWin

(contabilidad). 7. Generación Automática de movimientos de cargas y crédito al módulo de CopagWin

(cobros y pagos).

8. Editor de formatos para adaptase a los documentos del usuario. 9. Gran clasificación de clientes, proveedores y productos para obtener datos estadísticos

Cliente Producto Proveedor

Por grupo Por línea Por tipo

Tipo Grupo Grupo

Territorio Tipo Condiciones

Vendedor Talla moneda

Condiciones Color

Moneda Pedimento

Moneda

10. Más de 300 caracteres para la descripción de un producto. 11. Diferentes métodos de costos: PEPS, UEPS, Reposición y Promedio. 12. Multimoneda y multilenguaje, multiempresas y multialmacenes. 13. Inventarios máximos y mínimos, puntos de reorden. 14. Estadísticas detalladas y gráficos de los principales reportes. 15. Cerca de 180 reportes clasificados: cliente, productos y proveedores. 16. Productos compuestos de otros productos (kits). 17. Pedimentos y aduanas correspondientes a cada producto. 18. Productos con diferente unidad de medida (piezas, litros, metros, etc.) 19. Control de impuestos IVA, IEPS. 20. Punto de venta con interfaz a cajón de dinero. 21. Código de barras.



REQUERIMIENTOS DE EQUIPO

Factuwin se puede instalar en una computadora IBM-PC o

compatible que tenga la configuración mínima siguiente:

HARDWARE:

Procesador IBM-PC o Compatible Monitor SVGA con una Resolución de 800*600 ppp Mouse Unidad de disco flexible de 3 ½ y unidad de C. D.

Disco duro con una capacidad disponible de 100 Megabytes Memoria RAM 640 Kb base y 32 expandida. Tarjeta controladora de Fax- Modem.

Teclado Genérico. Impresora compatible con Windows 95 o Windows NT.

SOFTWARE:

á Sistema Operativo Windows 95, Windows 98 ó Windows NT.

Microsoft Office.



PROCESO DE INSTALACION

La instalación del sistema Factuwin es de manera muy sencilla y segura fuera de

errores, ya que se realiza de manera automática, además no requiere de una persona experta

ya que solamente solicita al usuario la confirmación de datos. Antes de la instalación deberá

cumplir con los requerimientos de sistema antes solicitados. Es de igual manera la

instalación en una computadora independiente a una red local.

NOTA: Las instrucciones dadas lo llevaran a un éxito seguro en su Instalación. No olvide

consultar a su distribuidor autorizado, en caso de problemas con la Instalación de dicho

sistema.

INSTRUCCIONES:

A).- Encienda la Computadora.

B).- Inserte el CD. De Factuwin en su unidad procesador de CD

C).- Seleccione la Opción EJECUTAR del Botón de INICIO.

D).- Inmediatamente después del cuadro de dialogo ejecutar Teclee el Botón de

Examinar y seleccione su unidad de CD.

E).- Seleccione el programa SETUP que se localiza en la carpeta de Factuwin.

E).- Presione <Enter> o haga clic en el botón aceptar para empezar con la instalación de

Factuwin.



Aparecerá una pantalla la cual preparara el asistente que se encargara de cargar el sistema de instalación.

Acto seguido se aparecerá el cuadro de dialogo de la

instalación. Por favor siga todas las instrucciones que en la

pantalla se le muestran, también se les informa de los derechos

de autor como sus consecuencias al hacer actos de piratería.



Al continuar el programa de instalación visualiza el contrato de licencia el cual le

mostrará el contrato de licencia para el usuario. Es muy importante que lea cuidadosamente

el documento ya que dentro de él se encuentran observaciones importantes sobre el sistema.

A sí mismo la aceptación de todas las condiciones del contrato de licencia.

Así mismo visualizará una pantalla la cual contiene información acerca de los

requerimientos de hardware del sistema y las librerías que deben instalar para el manejo

adecuado del programa mismo.



A continuación el programa de instalación le solicitará información para el registro

del usuario.

Al continuar marque la carpeta en que se desea instalar el sistema. Teniendo opción a

cambiar de destino la carpeta. (Se recomienda respetar la carpeta que el sistema asigna por

default, para su mejor identificación en soporte técnico.)



A si mismo le pide el nombre de la nueva carpeta de programa, o da la opción de

elegir un nombre de las carpetas existentes.

Se visualizara una ventana que le mostrara los datos de la configuración que usted ha

proporcionado al programa de instalación. Dando así opción a corregir dichos datos.



Por última parte el programa de instalación descomprime los archivos y genera los

iconos del sistema, finalizando la instalación y obteniendo las facultades de poderlo utilizar.

Para que el sistema pueda funcionar deberá de copiarse el archivo “factuwin.dbf”, el

cual contiene la serie del sistema y viene incluido en el disco de instalación del sistema.

Para copiar dicho archivo seleccione donde dice “Buscar en:”

nuevamente la unidad de disco donde se encuentra su CD y

abra la carpeta de Factuwin, ahí aparecerá el archivo

factuwin.dbf y de le clic en Aceptar.



De no hacerlo el sistema mandara el mensaje que la tabla no pudo ser copiada y no

tendrá acceso al sistema.

EJECUTABLE Y LIBRERIAS

En el proceso de instalación del sistema se agregan los siguientes controladores para

el buen funcionamiento del mismo.

Descripción

Comctl32.ocx Control Trae Catalogo de Usuarios y Árbol de Cuentas Contables

Factuwin.exe

Programa Ejecutable Principal

Graph8.dep Programa de Microsoft Graphics

Graph8.exe Programa de Microsoft Graphics

Graph8.old Programa de Microsoft Graphics

Keylib32.dll Librería de Protección

Machnm1.exe Librería de Protección

Vfp6r.dll Run time de Visual Fox Pro

Vfprenu.dll Run time de Visual Fox Pro

Vfpresn.dll Run time de Visual Fox Pro

Vfprun.exe Visual Fox Pro



GUIA RAPIDA DE OPERACIÓN DE FACTUWIN

Instalación de

Instalación de la

Protección

Ingreso al sistema FactuWin

SI

¿Actualización Del sistema?

NO

Actualizar El Sistema

Catálogos Procesos

Reportes Abandonar

Herramientas

el sistema


Sistema de Control de Almacenes FactuWin

INTERFAZ DEL SISTEMA

La interfaz del sistema puede ser defina como el entorno o bien los recursos y

herramientas que el sistema pone a la disposición del usuario para hacer la interacción más

amigable.

DICHAS HERRAMIENTAS LAS PODEMOS CLASIFICAR EN:

BARRA DE TITULO

BARRA DE MENU

BARRAS DE HERRAMIENTAS

BOTONES DE CAPTURA

BOTONES DE NAVEGACION

BOTONES DE CAPTURA Y NAVEGACIÓN

BARRA DE TITULO

NOMBRE DEL

NOMBR

SISTEMA

E DE LA

No. DE SERIE

VERSION

DEL

SISTEMA

Esta barra sirve para minimizar, maximizar y cerrar el sistema, así como también se

muestra el nombre del sistema y su versión, el nombre de la empresa seleccionada y él

número de serie del sistema.



BARRA DE MENU

Esta barra sirve para seleccionar acceder al módulo con el cual se quiera trabajar.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Nos muestra una pantalla en la cual seleccionamos la empresa

SELECCIONA

Visualiza los catálogos del sistema

CATALOGO



El botón de Procesos y Movimientos visualiza el menú de

captura el cual podemos seleccionar Compras, Ventas, Inventarios y

Comisiones.

PROCESOS

REPORTES

Tenemos la opción de consultar el menú de reportes y consultas.



El botón nos muestra el Menú de Herramientas.

Nos muestra el Catalogo de Clientes.



Nos muestra el Catalogo de Proveedores.

Nos muestra el Catálogo de Productos.



Nos muestra el Catalogo de Monedas.

Catálogo de Monedas

Con la calculadora como una función útil dentro de sus operaciones.



El Sistema cuenta con un calendario útil y eficiente.

Con la función salir abandona o sale del sistema.

BOTONES DE COMANDOS



Nos posiciona en el primer registro de la tabla utilizada.

Nos regresa al registro anterior de la tabla utilizada.

Nos lleva al siguiente registro de la tabla utilizada.

Se posiciona en el último registro de la tabla utilizada.

Visualiza el catálogo seleccionado o bien la ventana de personalización de

búsqueda.

Imprimir el registro seleccionado



Agregar un nuevo registro

Guardar el registro seleccionado

Modificar el registro seleccionado

Cancelar la edición del registro

Borrar el registro seleccionado

Salir del modulo



ARACTER

RACTERISTICAS

CARACTERISTICAS

FUNCION

F1 Ayuda

F2 Seleccionar Empresas

F3 Menú de Catálogos

F4 Estructura Jerárquica

F5 Cuentas Contables

F6 Menú de Captura de procesos y Movimientos

F7 Reportes y Consultas

F8 Calculadora

F9 Calendario

F10 Barra de Menú

Ctrl+C Copiar

Ctrl+V Pegar

Ctrl+X Cortar

Todo el sistema tiene la opción de manejarse con el Mouse como un sistema

que está desarrollado para Windows, sin embargo este sistema tiene la

capacidad de poder solo utilizar su teclado, si así el usuario lo requiere; para

esto todos los textos tienen una letra subrayada que al oprimirla junto con la

tecla Alt ejecuta la ventana seleccionada. Por lo tanto la captura de datos y

movimientos se hace muy eficiente y rápida.



PASOS RAPIDOS PARA CREACIÓN DE UNA EMPRESA.

Después de que el usuario haya dado de alta la clave del Sistema que es

otorgada por su proveedor puede pasar a crear una empresa nueva.

1.- Seleccione el Menú de Herramientas.

2.- Abrir la ventana de Preparación de Empresas.

3.- Darle clic a Creación de Nuevas Empresas.

4.- Seguir los pasos descritos en el capítulo 4.1.1.

5.- Enseguida regresar al Menú General.

6.- Seleccionar el Menú de Catálogos.

7.-Darle clic a Seleccionar Empresa, donde ya aparecerá el No. de

Empresa con su nombre respectivo.

8.-Teclear el Login del Usuario, el cual es Administrador si no se han

asignado usuarios anteriormente.

9.- Enseguida pedirá la contraseña que será “enter"; y así abriremos el

sistema en la empresa que ya creamos; por lo tanto el nombre de la

empresa aparecerá en la parte superior en la Barra de Titulo.

10.- Se tendrá que dar de alta los datos de la Empresa.

11.- Entrar en el Menú de Catálogos.

12.- Seleccionar la ventana Parámetros de la Empresa descrita en el

Capítulo 1.2.

13.- Capturar los Catálogos con los que manejamos nuestra empresa. Es

importante seguir paso a paso toda su captura de información para poder

tener un mejor manejo y una excelente explotación del sistema, la

descripción de cada catalogo y para qué sirve se describen en los

capítulos del 1.3 al 1.12.

14.- Ya con toda la base de datos dada de alta podrá empezar a capturar

sus movimientos en el Menú de Captura de Procesos y Movimientos,

esto esta descrito en el punto 2.1. y 2.2.

15.- Por último es obtener los Reportes de su la información, los cuales

podrá obtener en el Menú de Reportes y Consultas, esto descrito en el

capítulo 3.



1 CATÁLOGOS

Usted encontrará en este capítulo…

Definición 28 1.1 Seleccionar otra Empresa 29 1.2 Parámetros de la Empresa 31

1.3 Clasificadores 35 1.3.1 Clasificadores del Sistema 35 1.3.2 Monedas 38 1.3.3 Líneas 39

1.3.4 Almacenes 41 1.3.5 Centros de Costo 42 1.3.6 Catálogo de Formatos 43 1.3.7 Catálogo de Reportes 47

1.3.8 Calificadores 50 1.3.9 Unidades de Medida 52 1.3.10 Series de Folio 53 1.4 Precios 56

1.4.1 Catálogo de Listas de Precios 57 1.4.2 Actualización Individual 58 1.4.3 Actualización Masiva 59 1.4.3.1 Listas de Precios 60

1.4.3.2 Costo de Ultima Compra 60 1.4.3.3 Costo de Ultima Compra Indexado 60 1.4.3.4 Costo de Reposición 60

1.4.4. Imprimir 61 1.5 Productos 63 1.6 Productos Alternos 68 1.7 Grupos de Descuento 71 1.8 Clientes 73

1.9 Proveedores 80 1.10 Asignación de Clasificadores 84 1.11 Índices Nacionales de Precios 88

1.12 Caducidad de Productos 89



1.0 Definición.

Los Catálogos son la parte principal del Sistema, ya que nos

permiten definir y personalizar la información de la empresa con

la que se va a trabajar y son los tablas maestras de las Bases de

Datos utilizadas para clasificar los movimientos cotidianos;

además de ellos depende el funcionamiento adecuado del

Sistema y obviamente es necesario definirlos antes de iniciar la

Captura de Movimientos.

Por lo tanto, la definición de los Catálogos debe ser una tarea

muy cuidadosa ya que de ellos dependerá la estructuración

automática de los reportes, es decir, la calidad de la información

y determinan en buena medida la facilidad para capturar los

movimientos.

FactuWin le ofrece una variada serie de Catálogos para el

correcto desempeño de la Empresa con la que usted vaya

desarrollar su trabajo contable.

Los Catálogos a definir en el Sistema, son: (Pantalla 1)

• Seleccionar otra Empresa. • Parámetros de la Empresa. • Clasificadores del Sistema. • Precios. • Catálogo de Productos. • Catálogo de Productos Alternos. • Grupos de Descuento. • Catálogo de Clientes. • Catálogo de Proveedores. • Índices Nacionales de Precios. • Caducidad de Productos.



Aunque a primera vista parece una tarea un poco complicada

por la cantidad de Catálogos, en realidad es sencilla si se realiza

ordenadamente y de manera adecuada. En FactuWin, los catálogos

más importantes son los de Clientes, Proveedores y Productos, ya

que a su alrededor giran los demás Catálogos y en especial los

Clasificadores.

PANTALLA 1 Menú de Catálogos

1.1 Seleccionar otra Empresa.

Por medio de esta opción, Ud. podrá llevar a cabo la

Selección de las Empresas que se encuentren disponibles en el

Sistema (Pantalla 2), siempre que hayan sido creadas con

anterioridad y con las cuales desee trabajar.

Para poder realizar esta tarea, ejecute los siguientes pasos:

1.- Elija el nombre de la Empresa, 2.- Presione Aceptar, o 2 clic en la empresa seleccionada. En

caso de que la empresa no se encuentre presione el botón de

directorio el cual le mostrará las carpetas de las cuales

seleccionara la ruta de acceso de la empresa a trabajar.



Pantalla 2

3.- Para lo cual se aparecerá la ventana de seguridad de acceso (pantalla 3), proporcione

los datos para acceder al Sistema, los cuales son:

Login del Usuario, Clave del Usuario, Clave del Sistema.

4.- Oprima el botón de Aceptar

Pantalla 3

Nota: Al momento de teclear los datos de acceso, estos deberán ser proporcionados, tal y

como fueron definidos en el módulo de Catálogos de Usuarios y Niveles de Acceso

(véase capítulo 4.5.1.). La clave del Sistema deberá ser la misma que fue proporcionada

por su distribuidor autorizado. Si no ha definido usuarios el Login del Usuario es

Administrador.



Nota: para obtener La diagonal inversa oprima

la tecla Alt y el no. 94 al

mismo tiempo.

Pantalla 4 Ventana de Ruta de Acceso

¿Qué es una Ruta de Acceso? Una ruta de acceso es el método más directo para

describir en qué lugar de su PC o de la red se encuentra la base de datos de una Empresa, o bien, archivos que requieran para realizar traspasos de información con FactuWin.

Para especificar la ruta de acceso directa de una

empresa o de archivos, escriba la letra de la unidad seguida

de dos puntos (:) y una diagonal inversa. A continuación

escriba las carpetas o directorios en el mismo orden en que

las abre. Si hay más de una, separe sus nombres con

diagonales inversas.

5.- Habiendo especificado la ruta de acceso dele clic al botón

Select y así abrirá la ventana de selección de empresa

(pantalla 2).

1.2 Parámetros de la Empresa.

En esta opción se podrá definir los datos generales y los

parámetros con los que funcionara cada empresa.

Los Parámetros están clasificados por grupos. En el cuadro

principal podrá ver los Datos Generales. (Ver pantalla 5) En la parte superior se muestran los títulos de los demás

grupos de parámetros.



Pantalla 5

PARÁMETROS.

Son los siguientes datos a dar de alta (ver pantalla 6):

1.- Inicio del ejercicio.- Nos sirve para dar la fecha en la que

usted empezara a utilizar el sistema.

2.- Fin de ejercicio.- Aquí normalmente es conveniente darle la

fecha 31/dic/ que es cuando termina el año fiscal.

3.- Ultimo cierre provisional.- Esta opción es llenada de

manera automática por el sistema cuando se hace un cierre en el

Menú de Herramientas.

4.- Ultimo cierre definitivo.- Esta opción es llenada de manera

automática por el sistema cuando se hace un cierre en el Menú

de Herramientas.

5.- Tipo de Costeo.- En este caso el sistema le proporcione las

opciones de:

a) Costo Última compra. b) Costo Promedio. c) Costo de Última compra indexada. d) Costo Individual.



Pantalla 6

CLASIFICADOR EXTRA.

En esta pantalla el usuario podrá elegir como quiere que aparezca la base de datos de productos, clientes y

proveedores si son Numéricas o Alfanuméricas. Además podrá determinar el nombre de su Clasificador

Extra para cada una de ellas. También podrá determinar los días para su antigüedad

de saldos de clientes y proveedores (ver pantalla 7).

Nombre del Clasificador Extra.

Días de Antigüedad de Saldos.

Pantalla 7



TABLAS.

En esta pantalla se deben definir las tasas de Impuestos,

tanto de IVA como de IEPS si son utilizadas (ver pantalla 8).

Pantalla 8

ENLACES.

En esta pantalla se define si el sistema de FactuWin se

enlazara con los Sistemas de ContaWin y CopagWin. Si este es

el caso se tendrá que determinar el número de empresa y la ruta

de acceso en donde se encuentra la base de datos de los

sistemas (ver pantalla 9).

Pantalla 9



1.3 Clasificadores.

Los clasificadores se utilizan para ordenar los Reportes

(capitulo xxx) en secciones mejorando la información, nos sirven

para dar datos estadísticos de clientes, proveedores y productos;

dentro de los clasificadores tenemos los siguientes (ver pantalla

10):

• Clasificadores del Sistema. • Monedas. • Líneas. • Almacenes. • Centros de Costo. • Catálogo de Formatos. • Catálogo de Reportes. • Calificadores. • Unidad de Medida. • Series de Folios.

Pantalla 10



1.3.1 Clasificadores del Sistema.

El uso de los clasificadores del sistema es opcional (ver pantalla 11).

Función de los clasificadores.

Clasificadores de clientes

Grupos de clientes. Integran a los clientes que pertenecen a grupos o "cadenas" de empresas.

Tipos de clientes. Agrupan a los clientes que comparten características comunes. Estas características pueden referirse a productos o servicios que venden o consumen, a canales de distribución, a métodos de promoción, a condiciones de venta, a comportamientos de pagos, etc.

Vendedores. Son quienes realizan las ventas con los clientes ya sea por visitas, por teléfono, por correo, o a través del mostrador.

Territorios. Reúnen a los clientes por áreas geográficas, las cuales pueden ser: partes de una ciudad, conjuntos de ciudades, segmentos de un estado, estados, países, bloques económicos, etc.

Clasificador extra de clientes. El nombre de "clasificador extra" es provisional. Usted puede darle el nombre que desee en los parámetros de la empresa (Capitulo 1.2) para clasificar a sus clientes con el criterio que más le convenga (por ejemplo: rutas, antigüedad, morosidad, etc.). Es similar al clasificador de tipos de cliente.

Clasificadores de clientes y proveedores

Ciudades y Estados. Se pueden utilizar comoClasificadores y también para agilizar la captura del

catálogo de clientes (Capitulo 1.8) y del catálogo de

proveedores (Capitulo 1.9). También son necesarios para

dar de alta los almacenes.

Clasificadores de proveedores

Tipos de proveedor. Agrupa a los proveedores que tienen características similares. Por ejemplo: proveedores vitales, substituibles, eventuales, etc.

Clasificador extra de proveedores. Funciona igual que el clasificador extra de clientes. Usted le asigna el nombre que desee para agrupar a sus proveedores bajo otros criterios.

Clasificadores de producto



Grupos de producto. Se usa generalmente para separar los productos por grupos de descuento. Ver el catálogo de grupos de descuento (Capitulo 1.7).

Tipos de producto. Agrupa a productos con características comunes. Es independiente de las líneas y los grupos de producto.

Clasificador extra de productos. Es similar a los tipos de producto pero usted puede asignarle cualquier nombre en los Parámetros de la empresa (Capitulo 1.2), por ejemplo: Modelos, Marcas, Aplicaciones, Tamaños, Colores, etc.

Otros clasificadores

Causas de devolución. Separa las devoluciones de compras (Capitulo 2.1.4 y 2.1.6) y las devoluciones de ventas (Capitulo 2.2.5, 2.2.7 y 2.2.9) por el motivo que las originaron. Este catálogo sirve para clasificar las devoluciones por sus causas. Lo mismo se actualizan aquí las causas por las que se devuelven las compras a los proveedores que las causas por las que los clientes devuelven las ventas. Si las causas por las que los proveedores le aceptan la devolución son diferentes de la devolución que usted permite a sus clientes, le aconsejamos que utilice diferentes rangos de números. Por ejemplo, los números del 1 al 499 para las causas de devolución a proveedores y los números del 500 al 999 para las causas de devolución de clientes. El No. de causa de Devolución le será pedida en los documentos: Notas de devoluciones de Compras (capitulo xx), Notas de devoluciones de Ventas (capitulo xx).

Causas de detención de pedidos. Explica el porqué de la detención de pedidos (Capitulo 2.2.3). Existen casos cuando es conveniente NO surtir temporalmente los pedidos que se reciben. Las causas pueden ser diversas: crédito en trámite, sospecha de insolvencia, cuentas vencidas, clientes conflictivos, etc. Para detectar un pedido recibido se utiliza el procedimiento detención de pedidos (Capitulo xxx) en donde se tendrá que especificar el No. de la causa de la detención. El clasificador de causas de detención de pedidos funciona exactamente igual que el resto de los clasificadores, y como la mayoría de ellos, se estructura con un No. del 1 al 999 y una Descripción de 25

caracteres.

Causas de ajustes. Clasifica los ajustes por entradas (Capitulo 2.3.4) y los ajustes por salidas (Capitulo 2.3.5) según las razones que los provocaron. Este clasificador puede tener las causas de ajuste tanto de entradas como de salidas, por ejemplo: por consignación, por diferencia de inventario, por inventario inicial, etc.



Vías de embarque. Agiliza la captura de documentos de procesos y movimientos (Capitulo 2) al ocupar una clave corta para indicar la vía de embarque. Este clasificador funciona para determinar la vía de embarque de la mercancía ya sea para la compra o para la venta.

Aduanas. Es un catálogo que sirve para clasificar las aduanas y seleccionar los productos por tipo de aduana.

Gastos adicionales.

Pantalla 11

Para dar de alta cualquiera de los Clasificadores del Sistema

tendrá que seguir los siguientes pasos:

1.- Escoja el Clasificador a dar de alta dando un clic en el círculo

o sobre el Clasificador. 2.- De clic al botón Nuevo. 3.- En donde dice No. teclee el número que desea para ese clasificador, este puede ser un numero arbitrario o un numero consecutivo. 4.- Teclee la descripción de su Clasificador. 5.- Dele clic a la tecla “enter” Y con esto quedara guardado el

clasificador, entonces aparecerá en la cuadricula de la parte

superior.



1.3.2 Monedas.

Este catálogo es opcional. Se utiliza solo en caso de operar

con Monedas Extranjeras, es decir que tenga movimientos de

compras o ventas en estas monedas.

Nota: Si no requiere Monedas Extranjeras el Sistema ya trae

cargado el número 1 para la Moneda Nacional y este no puede

ser modificado.

Para dar de alta Monedas adicionales en este catálogo seguir

los siguientes pasos (ver pantalla 12).

1.- Estando posicionado en Monedas, dele clic al botón Nuevo. 2.- Seleccione el número de Moneda a dar de alta (excepto 1). 3.- Teclee la descripción o nombre de la Moneda. 4.- Teclee la abreviatura con la que reconocerá la Moneda dada

de alta, por ejemplo: USD si su moneda son Dólares Americanos.

5.- Pulse la tecla “enter”, y quedara guardado el registro. Entonces aparecerá en la cuadricula superior.

Pantalla 12



1.3. 3 Líneas.

El módulo cuenta con cuatro clasificadores de productos: - Líneas - Grupos de producto - Tipos de producto - Clasificador extra

Tres niveles en las líneas.

De estos cuatro clasificadores, las líneas son las más poderosas

porque se estratifican en tres niveles:

- Líneas - Sub-Líneas, y - Sub-Sub-Líneas

La estratificación es parecida un catálogo de cuentas. Las Sub-

Sub-Líneas se agrupan en las Sub-Líneas y las Sub-Líneas se agrupan en las Líneas. Sin embargo, a diferencia del catálogo de

cuentas contable, en el clasificador de líneas no se exige que

exista la Línea o Sub-Línea de nivel superior. En otras palabras, en el clasificador de líneas es posible dar de alta una Sub -Línea

sin que exista la Línea correspondiente, y también una Sub-Sub-Línea sin que exista la Sub-Línea que la agrupe. La razón es que

no existen Líneas de Control como las Cuentas de Control Contables. Otra diferencia con el catálogo de cuentas contable son las mayores posibilidades de ordenamiento. El clasificador de líneas permite ordenar todos los reportes de productos en que

intervengan las Líneas. Además siempre podrá elegir entre todo el ordenamiento

elegido o sólo un rango preciso. Como el clasificador de líneas contiene tres estratos, puede

utilizarlos no solo para agrupar "familias" de productos, sino también para clasificar los productos por otros criterios tales como: proveedores, aplicaciones, departamentos, etc.

Por ejemplo, podría usar la Línea para separar los productos

por departamento, la Sub-Línea para clasificarlos por proveedor,

y la Sub-Sub-Línea para ordenarlos por aplicación.

Usos del clasificador de líneas

El clasificador de líneas es muy importante porque puede

utilizarse en: - los cambios masivos de listas de precios (Capitulo 1.4.3) - la asignación de los grupos de descuentos (Capitulo 1.7) - la mayoría de los reportes y consultas (Capitulo 3) - la asignación de cuentas contables en la estructuración

contable y generación de pólizas (Capitulo xxx.)



La facilidad para realizar estos procesos y la calidad de los

reportes depende, en buena medida, de un diseño cuidadoso del

clasificador de líneas.

Para dar de alta la Líneas seguir los siguientes pasos (ver pantalla 13):

1.-Estando en la pantalla de Líneas darle clic al botón Nuevo. 2.- Teclear la Línea, Sub-línea y Sub-Sub-línea, cada una con

tres dígitos. 3.- Teclear la descripción o nombre de su Línea. 4.- Darle clic a la tecla del “tabulador”, y el registro quedara

guardado, apareciendo en la cuadricula.

Pantalla 13

1.3.4 Almacenes.

Los almacenes tradicionalmente son bodegas en donde se conserva la mercancía. Pero usted también puede crear almacenes

virtuales para separar productos con características especiales. Por ejemplo: mercancía recibida en consignación, mercancía

entregada a consignación, productos obsoletos, productos dañados con garantía, material en cuarentena, refacciones, etc.

Uno de los métodos para separar automáticamente las cuentas de venta y de costo de ventas consiste en indicar a qué

departamento pertenecen los almacenes (Capitulo xxx.) al generar la póliza contable.



El sistema registra las entradas, salidas y existencias en cada

uno de los almacenes, por ello, todos los documentos que

afectan las existencias exigen que el capturista especifique el

almacén.

Para dar de alta los Almacenes dar los siguientes pasos (ver

pantalla 14):

1.- Estando en la pantalla de Catalogo de Almacenes darle clic al

botón Nuevo. 2.- Teclear el número de Almacén, este puede ser un número consecutivo dependiendo de la importancia de cada almacén.

Nota: los almacenes

son un clasificador

obligatorio, pues el

sistema no funciona

si por lo menos no

se tiene un almacén

dado de alta.

3.- Teclear el número de Cuenta Contable que pertenece a ese

almacén.

4.- Teclear el Nombre del Almacén. 5.- Teclear la dirección o ubicación del almacén para ello se

cuentan con dos líneas: Dirección 1 y Dirección 2. 6.- Teclear el número de Ciudad, siempre y cuando ya se haya capturado en los Clasificadores del Sistema (Capitulo 1.3.1), y aparecerá de manera automática el nombre de la ciudad en el campo siguiente. 7.- Teclear el número de Estado, igualmente que la ciudad solo si ya se ha capturado en los Clasificadores del Sistema (Capitulo 1.3.1), y aparecerá automáticamente el nombre del estado en el campo siguiente. 8.- Teclear el número de Código Postal del almacén. 9.- Teclear el número de Teléfono del almacén. 10.- Darle clic al botón Guardar. Y el registro quedara guardado.



1.3.5 Centros de Costo.

NOTA: El catálogo de

Centros de Costo es

obligatorio para el

proceso de captura de

movimientos.

Los Centros de Costo se utilizan para cargar a gastos los

productos de inventarios utilizados en la propia empresa. El

Centro de Costos se solicita en los Vales de Consumo Interno

(Capitulo xxx) y en las Devoluciones de Vales de Consumo

Interno (Capitulo xxx).

Este catálogo es una conexión con el sistema de Contabilidad

(ContaWin) en donde por medio de una póliza de inventarios se

podrá traspasar el valor del inventario sin importar en donde esté

ubicada la mercancía, este proceso será visto en el Menú de

Herramientas (capítulo 4.x).

Para dar de alta los Centros de Costo aplicar los siguientes

pasos (ver ventana 14):

1.- Estando en la pantalla de Catalogo de Centros de Costo darle

clic al botón Nuevo. 2.- Teclear el número de centro de costo, este puede ser un

número arbitrario o puede ser un consecutivo. 3.- Teclear el número de cuenta contable a la que pertenece el centro de costo. 4.- Teclear en nombre de su centro de costos. 5.- Darle “enter” y el registro quedara guardado, apareciendo en

la cuadricula de la parte superior.

Pantalla 14



1.3.6 Catalogo de Formatos.

Este catálogo nos sirve para dar de alta los formatos de sus

documentos fuente, tanto de Compra, Venta e Inventarios (ver

pantalla 15), es importante mencionar que se pueden tener

varios formatos dados de alta para un solo tipo de documento,

por ejemplo: podemos tener Facturas en un formato para

Moneda Nacional y otra para Dólares, o podemos tener un

formato de Remisión con el IVA desglosado y otro con el IVA

incluido en los precios unitarios, etc.

Como documentos de compra tenemos (ver pantalla 16):

1. Cotizaciones. 2. Orden de Compra. 3. Notas de Remisión. 4. Devoluciones de Notas de Remisión. 5. Facturas. 6. Devolución de Factura. 7. Aplicación de Notas de Remisión. 8. Aplicación de Devolución de Notas de Remisión.

Como documentos de Venta tenemos (ver pantalla 17):

1. Cotizaciones. 2. Pedidos. 3. Notas de Remisión. 4. Devoluciones de Notas de Remisión. 5. Facturas. 6. Devolución de Factura. 7. Notas de Venta. 8. Devolución de Notas de Venta. 9. Aplicación de Notas de Remisión. 10. Aplicación de Devolución de Notas de Remisión. 11. Aplicación de Notas de Venta. 12. Aplicación de Devolución de Notas de Venta.

Como documentos de Inventarios tenemos (ver pantalla 17):

1. Vales de Consumo. 2. Devoluciones de Vales de Consumo. 3. Transferencia entre almacenes. 4. Ajuste por Entradas. 5. Ajuste por Salidas. 6. Ensamble de Kits. 7. Desensamble de Kits.



Para dar de alta cualquier formato los pasos son los

siguientes:

1.- Estando en la pantalla de Catalogo de Formatos de Impresión

seleccionar para que tipo de movimientos quiere el formato si

para Compras, Ventas o Inventarios (ver pantalla 15). 2.-

Enseguida escoja el Documento que quiere dar de alta en el

Catalogo (ver pantallas 16, 17, 18).

3.- Después dele clic al botón Nuevo, y el cursor se posicionara

en donde dice Reporte. 4.- Teclee el nombre del Reporte, es decir el nombre con que quiere que aparezca su formato dentro del Catálogo. 5.- Dele “enter” y aparecerá una Sub-pantalla (ver pantalla 19)

en donde se podrá elegir entre los formatos tipo que ya estén dados de alta. Estos archivos son de tipo Informe y tienen la extensión “.frx”. Al quedar sombreado el archivo elegido usted podrá dejarlo con el nombre que ya tiene o podrá teclear nuevamente el nombre del Reporte en donde dice Seleccionar Informe. 6.- Habiendo escogido el formato darle clic al botón Abrir y el

formato quedara guardado con el nombre que usted eligió, por lo

que aparecerá en la cuadricula inferior. 7.- Por último teclear la prioridad del formato, es decir si tiene

varios formatos cual es el de mayor importancia.

Pantalla 15



Pantalla 16

Pantalla 17

Pantalla 18



Pantalla 19

1.3.7 Catalogo de Reportes.

Este Catálogo de Reportes igualmente que el Catalogo de

Formatos (capítulo 1.3.6), nos sirve para dar de alta los reportes

que se utilizaran en el Menú de Reportes y Consultas (Capitulo 3) y que son generados por el Menú de Procesos y Movimientos

(Capitulo 2) , este Catálogo de Reportes comprende reportes

tanto de Compra, Venta, Inventarios y Reportes Especiales (ver

pantalla 20), es importante mencionar que se pueden tener varios tipos de reportes dados de alta para un solo movimiento,

por ejemplo: podemos tener un Diario de Facturas de Venta en

Moneda Nacional y otra para Dólares, o podemos tener un

reporte de Existencias por Almacén con el IVA desglosado y otro con el IVA incluido en los costos, etc.

Como Reportes de Compra tenemos (ver pantalla 21):

1. Diario de Compras. 2. Analítico de Compras (Proveedor). 3. Analítico de Compras (Producto). 4. Orden de Compra pendientes por recibir. 5. Documentos pendientes por aplicar. 6. Compras con número de serie. 7. Resumen de compras por documento. 8. Parámetros de Compra.

Como Reportes de Venta tenemos (ver pantalla 22):

1. Diario de Ventas. 2. Analítico de Ventas (Proveedor). 3. Analítico de Ventas (Producto). 4. Pedidos pendientes por surtir. 5. Documentos pendientes por aplicar. 6. Ventas con número de serie. 7. Resumen de ventas por documento.



8. Márgenes de utilidad por Cliente. 9. Márgenes de utilidad por producto.

Como Reportes de Inventarios tenemos (ver pantalla 23):

1. Existencias. 2. Kardex. 3. Diario. 4. Sugerencia de Compras. 5. Movimiento de Kits. 6. Estado de Inventario. 7. Existencias de Series. 8. Productos Obsoletos. 9. Análisis de Márgenes de Utilidad. 10. Conteo Físico.

Como Reportes Especiales tenemos (ver pantalla 24):

1. Etiquetas Código de Barras. 2. Existencias con fecha de caducidad. 3. Existencias cualificadas.

Para dar de alta cualquier reporte los pasos son los

siguientes:

1.- Estando en la pantalla de Configuración de Reportes

seleccionar para que tipo de documentos quiere el formato si

para Compras, Ventas, Inventarios o Especiales (ver pantalla

20). 2.- Enseguida escoja en la Lista de Documentos que reporte quiere dar de alta en el Catalogo (ver pantallas 21, 22, 23, 24). 3.- Después dele clic al botón Nuevo, y aparecerá una Sub-

pantalla (ver pantalla 19) en donde se podrá elegir entre los formatos tipo que ya estén dados de alta. Estos archivos son de tipo Informe y tienen la extensión “.frx”. 4.- Habiendo escogido el reporte darle clic al botón Abrir y el

formato quedara guardado, por lo que aparecerá en la cuadricula. 5.- Teclear el Nombre particular de su Reporte y dar “enter”. 6.- Teclear la prioridad de su Reporte, es decir si tiene varios

reportes cual es el de mayor importancia, de esta manera

quedara guardado el Reporte en su Catálogo.



Pantalla 20

Pantalla 21



Pantalla 22

Pantalla 23

Pantalla 24



1.3.8 Calificadores.

Este Catálogo de Calificadores es un catálogo de

clasificadores sobre otro clasificador, es decir se tiene un

clasificador y de este se derivan otros que dependen del primero;

por ejemplo: si manejamos Tallas y de estas se derivan 30, 32,

34, etc.; o si manejamos Colores y se tienen Rojo, Azul, Verde,

etc.

Para dar de alta los Calificadores los pasos son los siguientes

(ver pantalla 25):

1.- Estando en Calificadores de Producto dar clic al botón

Nuevo. 2.- Teclear el número correspondiente al Cualificado que se va a dar de alta, este número es arbitrario y puede ser un número consecutivo. 3.- Teclear la descripción o nombre del Cualificador, por ejemplo: Color. 4.- Dar “enter” y el Cualificador quedara guardado y por lo

tanto se podrá visualizar en la barra superior, en caso de dar

de alta varios Cualificadores con la flecha de despliegue aparecerán todos los que ya hayan sido guardados. 5.- Teclear los Sub-Clasificadores en la parte de la cuadricula donde dice No. el número que le corresponderá a este.

6.- Teclear el nombre del Sub-Clasificador en la cuadricula en donde dice Descripción, por ejemplo: Rojo. 7.- Si desea agregar más Sub-Clasificadores repetir los pasos

5 y 6 hasta haber terminado, de esa manera quedaran

guardados los Cualificadores.



Pantalla 25

1.3.9 Unidades de Medida.

Este Clasificador nos sirve para hacer conversiones de

producto a diferentes Unidades de Medida, es decir si se tiene el

mismo producto en dos diferentes unidades de medida; por

ejemplo: si tenemos botellas de vino por pieza, pero además las

podemos comprar o vender por caja, solo hay que señalar

cuantas botellas componen una caja.

Nota: Esta clasificador no puede ser utilizado a menos que

ya hayan sido dado de alta los productos en su respectivo

catalogo (capitulo 1.5).

Para dar de alta este Catalogo los pasos son los siguientes (ver

pantalla 26):

1.- Estando en la pantalla de Unidades de Medida de manera

automática deberá aparecer el primer producto que tenemos en

el Catálogo de Productos. En donde dice Producto aparecerá la

Clave de este y en la descripción su nombre correspondiente y

en existencias aparecerá la cantidad de producto que tiene dado

de alta si este fuese el caso, si no solo tendrá 0 de existencia.

2.- Localizar el Producto a modificar ya sea posicionándose en donde dice Producto y apretar la tecla F4 o dándole clic al botón de Listar, de esta manera aparecerán todos lo Producto dados

de alta y se podrá escoger el producto que maneja dos Unidades de Medida. 3.- Darle clic al botón Modificar, de esta manera nos permitirá

dar de alta la Nueva descripción de la Unidad de Medida en la cuadricula de la parte superior. 4.- Teclear donde dice descripción la nueva unidad de medida a manejar para ese producto. 5.- Teclear el Factor de Conversión que va a ser utilizado. 6.- Dar clic al botón Guardar, de esta manera quedara guardado

el registro. 7.- Si requiere dar de alta más Unidades de Medida para otros

productos seguir los pasos 2 al 6.



Con la tecla F4

podrá consultar su

Catálogo de

Productos.

Pantalla 26

1.3.10 Series de Folios.

Este Catalogo nos permite dar de alta los Folios de sus

documentos fuente de Compra, Venta e Inventarios que se vayan

a utilizar. Aquí el usuario puede determinar a partir de que Folio va a empezar su documentación y si utiliza diferentes Series de

documento, por ejemplo: si trabaja con sucursales puede ser que

en la sucursal 1 se tenga el Folio A-1053 y en la sucursal 2 se

tenga el Folio B-0453, en donde la letra es la serie y el número

es el consecutivo de facturas. En la misma pantalla se pueden manejar los folios de todos

los documentos que se vayan a utilizar (ver pantalla 27).

Los pasos para dar de alta las Series de Folios son:

1.- Estando en la pantalla de Mantenimiento de Series de Folios

escoger para que movimiento se va a trabajar Compras, Ventas



o Inventarios. Esta opciones aparecerán de una manera

semejante que en el clasificador de Catalogo de Formatos

(capítulo 1.3.6.) (Ver pantalla 27).

2.- Elegir a que Documento se le va a colocar la Serie y Folio.

Como documentos de compra tenemos (ver pantalla 28):

1. Cotizaciones. 2. Orden de Compra. 3. Notas de Remisión. 4. Devoluciones de Notas de Remisión. 5. Facturas. 6. Devolución de Factura. 7. Aplicación de Notas de Remisión. 8. Aplicación de Devolución de Notas de Remisión.

Como documentos de Venta tenemos (ver pantalla 29):

1. Cotizaciones. 2. Pedidos. 3. Notas de Remisión. 4. Devoluciones de Notas de Remisión. 5. Facturas. 6. Devolución de Factura. 7. Notas de Venta. 8. Devolución de Notas de Venta. 9. Aplicación de Notas de Remisión. 10. Aplicación de Devolución de Notas de Remisión. 11. Aplicación de Notas de Venta. 12. Aplicación de Devolución de Notas de Venta.

Como documentos de Inventarios tenemos (ver pantalla 30):

1. Vales de Consumo. 2. Devoluciones de Vales de Consumo. 3. Transferencia entre almacenes. 4. Ajuste por Entradas. 5. Ajuste por Salidas. 6. Ensamble de Kits. 7. Desensamble de Kits.

3.- Dar clic al botón Nuevo. 4.- Aparecerá un recuadro donde se tecleara la letra para su Serie si es que las necesita, sino solo dar “enter” en ese espacio

(ver pantalla 31).

5.- Teclear el Número de su Ultimo Folio ocupado. 6.- Dar “enter” y los Folios se quedaran guardados apareciendo

en la cuadricula.



Pantalla 27

Pantalla 28



Pantalla 29

Pantalla 30

Pantalla 31



1.4 Precios.

En este Menú el sistema nos permite dar de alta un Catálogo

de Listas de Precios y nos permite modificar esas mismas listas

en una forma total o selectiva (ver pantalla 32).

En esta opción se podrán dar de alta las listas de precios que

se utilizaran al dar de alta los Productos o Servicios. Se pueden

dar “N” listas de precios con su respectiva descripción y su

Moneda. Además se podrán modificar rápidamente las listas de

precios contenidas en el Catálogo de Productos y Servicios

(capitulo 1.5).

Aunque los precios se encuentran en el Catálogo de Productos y

Servicios son datos demasiado delicados que ameritan un

proceso especial de cálculo, control y revisión.

Pantalla 32

1.4.1 Catalogo de Listas de Precios.

Esa pantalla nos permite dar de alta las Listas de Precios que

vamos a utilizar tanto para Compras como para Ventas.

Para capturar las listas de precios dar los siguientes pasos

(ver pantalla 33):

1.- Dar clic al botón Nuevo. 2.- Teclee la clave que quiera darle a su lista de precios, esta puede ser alfanumérica y de forma arbitraria. 3.- Capture la descripción, que es el nombre de su lista de Precios. 4.- Si su lista incluye IVA o IEPS en la parte inferior señalar con una palomita que así lo desea. 5.- Indique la clave de Moneda (capítulo 1.3.2) correspondiente a su lista. 6.- De “enter”, aparecerá automáticamente la descripción de la

Moneda y se guardara el registro que quedara en la cuadricula.



Nota: Si no recuerda cual es la Clave de la Moneda se

podrá consultar este Catálogo, estando posicionados en

donde dice Moneda oprimir la tecla F4 aparecerá una

pantalla con su Catálogo de Monedas.

Pantalla 33

1.4.2 Actualización Individual.

La modificación de precios individual es más rápida y directa

que en el Catálogo de Productos y Servicios (capitulo 1.5).

Para hacer una modificación individual de precios hacer los

siguientes pasos (ver pantalla 34):

1.- En la línea de producto teclear la clave del mismo o estando

el cursor en la misma línea oprimir la tecla F4, en donde se

desplegara la lista de productos y con las flechas se selecciona

el producto a modificar. 2.- Dar clic al botón Modificar.

3.- En la cuadricula superior posicionarse en precio tecleando el importe, si tiene varias listas de precios dadas de alta con las

flechas podrá subir o bajar en la que quiera hacer la modificación.

4.- Dar “enter” para confirmar.



5.- Darle clic al botón Guardar, confirmar los datos y aceptar,

esto hará que los registros queden guardados.

Pantalla 34

1.4.3 Actualización Masiva.

Esta opción nos da 4 bases de cálculo diferentes (ver pantalla 35) que son:

a) Listas de precios.- aquí la base de cálculo es una de las

listas de precios ya registrada. Es ideal para aumentar o

disminuir precios, o para generar listas con ofertas

especiales. b) Costo de Ultima Compra.- en este caso la base de cálculo

es el costo registrado en nuestra última compra y lo actualiza con facturas de proveedores. Cuidado, pueden existir costos muy antiguos.

c) Costo de Ultima Compra indexada.- igual que el anterior toma la misma base, pero considera los Índices Nacionales de Precios (capitulo 1.11).

d) Costo de Reposición.- aquí la base de cálculo es tomada

del costo de reposición que se haya capturado en el

Catálogo de Productos y Servicios (capitulo 1.5).



La Base de Cálculo a utilizar debe estar perfectamente

definida y libre de errores. Revise los costos con los Parámetros

de Compra (capitulo xx).

Pantalla 35

1.4.3.1 Listas de Precios.

1.4.3.2 Costo de Última compra.

1.4.3.3 Costo de Última Compra Indexada.

1.4.3.4 Costo de Reposición.

Cuando se escoge como Base de Cálculo Lista de Precios se

tendrán que llenar los campos siguientes (ver pantalla 36):

1.- Lista de Precios Base. - que es la lista a la cual se le aplicara

el factor de actualización. 2.- Fecha de Modificación.- sirve como elemento de control. 3.- Nueva Lista de Precios.- puede ser la misma Lista de precios o una lista diferente, aquí se coloca el número de la lista deseada.

4.- Operación.- puede ser suma, resta, multiplicación y división, dando clic a la flecha aparecerán las opciones.

5.- Factor.- al cual se aplica la operación, puede contar hasta con

4 decimales. 6.- Tipo de Redondeo.- permite cualquier cifra entre 1 centavo y 1.00. Las cifras que resulten inferiores a la mitad de los intervalos

se redondearan con el límite inferior.



7.- Para hacer selectiva la modificación masiva de la Lista de

Precios usted podrá estipular si se efectúa Total o por Rango

en cada uno de los siguientes clasificadores:

Línea (capítulo 1.3.3)

Grupo de Producto (capítulo 1.3.1)

Tipo de Producto (capítulo 1.3.1)

Clasificador Extra (capítulo 1.3.1)

Cuando decida utilizar un rango deberá indicar el principio y el

fin deseado contestando a:

Desde: [ ] Hasta: [ ]:

Colocando dentro de los corchetes el número del clasificador.

Para las modificaciones de precios usando como Base de Calculo: Costo de Última Compra. Costo de Última Compra Indexada. Costo de Reposición. Se requiere de seguir los mismos pasos anteriores excepto el Número 1 de la Lista de Precios Base.

Pantalla 36

1.4.4 Imprimir.

Esta opción nos permite Imprimir cualquiera de las Listas de Precios ya dadas de alta en nuestro catálogo. Para ello se

tienen que dar los siguientes pasos (ver pantalla 37):

1.- Estando en la pantalla de Impresión de Listas de Precios, teclear el número de la Lista de Precios a Imprimir.

2.- Determinar cómo se quiere Ordenada la Lista:

a) Clave



b) Descripción c) Línea d) Grupo de Producto e) Tipo de Producto

f) Proveedor

3.- Si se escoge de la letra c) a la f) se tiene que determinar el Segundo Campo de Orden que puede ser: Clave o Descripción.

4.- Si se escoge de la letra c) a la F) se tiene que determinar si se quiere Total o por Rango.

5.- Si se determinó un Rango se deberá especificar Desde y Hasta. En donde se colocara la Clave del Clasificador.

6.- Darle clic al botón de Imprimir.

7.- Elegir el dispositivo de Salida de su Impresión que puede ser Pantalla, Archivo o Impresora; (ver pantalla 38).

Pantalla 37

Pantalla 38



1.5 Productos.

Esta opción permite dar de alta los Catálogos de Productos y Servicios que se van a utilizar en el sistema (ver pantalla 39).

Descripción de los Campos.

Clave del Producto. Se forma hasta de 15 caracteres que pueden ser numéricos o alfanuméricos dependiendo de su elección

en los Parámetros de la Empresa (capitulo 1.2).

Descripción. Cuenta con 30 caracteres, para describir de manera breve el producto o servicio, si necesita más espacio,

utilice la Descripción Larga y el Texto Adicional.

Descripción Larga. Cuenta con 64 caracteres, para una descripción más completa de su producto, puede ser utilizado como

una extensión de la Descripción o puede ser otra descripción más detallada.

Código de Barras. Tiene 26 caracteres, se utiliza en caso de que sus productos manejen el Código de Barras.

Producto o Servicio. Determine con un punto si es producto o servicio el que va a dar de alta. Los Productos son todas aquellas

mercancías que se almacenan con el propósito de venderse como parte de las operaciones normales del negocio. Los servicios

son los intangibles proporcionados a los clientes que NO pueden inventariarse pero que si forman parte de la facturación normal

de la empresa.

Nota: Los servicios NO preguntan por el No. de Decimales, ni el No. de Serie, ni los Días entre Conteo Físico, ni los

Parámetros de Compra.

Decimales. Indique cuantos decimales utiliza para cuantificar la Unidad de Medida del producto, se aceptan desde 0

hasta 4 decimales.

Días entre Conteo Físico. Indique los días para su conteo físico, que pueden ir desde 1 hasta 365 y el sistema emitirá un

recordatorio para que se efectuara este conteo.

Unidad de Medida. Cuenta con 20 caracteres, y es para poner la descripción de la Unidad de Medida principal de su producto.

Número de Serie. Aquí se podrá escoger cómo se maneja el Producto:

a) Normal.- en caso de que no requiera ninguna especificación. b) Serie.- en caso de que el producto contenga un numero especifico, por ejemplo: motores, teléfonos, computadoras, etc. c)

Lote.-en caso de que maneje lotes de producto, por ejemplo: lotes por entrega, lotes de teñido, etc.

d) Cualificado.- en caso de que se maneje un producto con Sub-clasificadores (capítulo 1.3.8).

Estatus. Los productos “Activos” son los que se usan en las transacciones normales. El estatus de “Inactivo” se emplea para

evitar movimientos con productos o servicios que ya no se usarán pero que no se desea dar de baja, porque tuvieron movimientos

en el año, también puede ser utilizado en el caso de que se tuvieran productos que se manejen por temporadas. Los productos

“Obsoletos” son productos existentes en nuestro almacén, pero que ya no tienen movimientos.

IVA. Capture el número de tabla que le asigno al porcentaje de IVA en los Parámetros de la Empresa (capitulo 1.2).

IEPS. Capture el número de tabla que le asigno al porcentaje de IEPS en los Parámetros de la Empresa (capitulo 1.2).

Moneda. Aquí se tiene que capturar el número que le asignó a la Moneda en su respectivo Catalogo (capítulo 1.3.2) y sirve tanto

para Compra como para Venta.

Nota: Si utiliza solamente Moneda Nacional la Moneda siempre será 1.

Clasificadores:

Ubicación. Este campo sirve para capturar en donde se encuentra nuestro producto, por ejemplo: dentro de un almacén se

pueden determinar anaqueles y pasillos.

Línea. Este campo sirve para capturar el número de Línea del producto y que funciona como un clasificador de producto

(capítulo 1.3.3).

Nota: Si no conoce el número de Línea con la tecla F4 puede consultar el catalogo que tenga dado de alta.



Tipo. Este campo funciona igual que la Línea, es un clasificador del Producto.

Grupo. Igualmente que los dos anteriores es un Clasificador de Productos.

Parámetros de Compra:

Inventario Máximo. En este campo se captura el número Máximo de producto que es conveniente tener en nuestro almacén,

cantidad que nunca debe rebasar el inventario disponible para evitar inversiones ociosas, además de que no puede ser menor que

el Punto de Reorden.

Punto de Reorden. Cantidad del inventario disponible que origina una orden de compra al proveedor, esta cantidad no

puede ser inferior al Inventario Mínimo.

Inventario Mínimo. Cantidad que se considera indispensable mantener como inventario disponible para no afectar las ventas.

Nota: El inventario disponible es igual a la existencia en todos los almacenes menos los pedidos pendientes de surtir. Se usa

la misma Unidad de Medida asignada al producto. Las tres cantidades anteriores son determinadas por el usuario dependiendo

de los movimientos de sus productos en el almacén y pueden ser capturadas con posterioridad, después de haber hecho un

análisis de los movimientos de su producto.

Lote Económico. Cantidad que es más conveniente comprar, cuando el Lote Económico es cero, la cantidad sugerida a comprar

es el Inventario Máximo menos el disponible. Cuando existe un Lote Económico la cantidad sugerida a comprar es un múltiplo

de los Lotes Económicos inferior o igual al Inventario Máximo menos el disponible. Es posible que rebase el Inventario

Máximo cuando sea un solo Lote Económico.

Costo de Reposición. Es el valor que tiene actualmente el producto en almacén en el mercado.

Proveedor Principal. Clave según el Catalogo de Proveedores (capitulo 1.9).

Texto Adicional. Si los caracteres de la Descripción y Descripción Larga no son suficientes, el sistema permite agregar un

Texto Adicional, con el cual se podrá extender y especificar la Descripción tan larga como se desee (ver pantalla 40). El Texto

Adicional puede quedar fijo en este catálogo o puede ser utilizado en el momento de estar imprimiendo el Documento Fuente,

ya sea Factura, Remisión, etc.

Precios. En este campo aparecerá una sub-pantalla que funciona como una Actualización de Precios Individual (capítulo

1.4.2), la cual podrá ser modificada de la misma forma (ver pantalla 41).

Nota: Este campo solo funciona si previamente se dio de alta el Catalogo de Listas de Precios (capítulo 1.4.1), si no es así

tendrá que regresar a este y capturar las Listas.

Imagen del Producto. La pantalla para dar de alta el Producto o Servicio muestra un recuadro en la parte superior izquierda que

sirve para colocar un archivo de Imagen, esta puede ser una fotografía o un dibujo del Producto que se está dando de alta.



Pantalla 39

Campo para Teclear el Texto Adiciona.

Pantalla 40



Pantalla 41

Para dar de alta un Producto o Servicio los pasos son los siguientes (ver pantalla 39):

1.- Estando en la pantalla de Catálogo de Productos y/o Servicios, dar clic al botón Nuevo.

2.- Teclear la Clave del Producto o Servicio.

3.- Teclear el nombre del Producto o Servicio en la Descripción y Descripción Larga.

4.- Teclear el Código de Barras, si lo requiere.

5.- Determinar si lo que va a capturar es Producto o Servicio.

6.- Si es Producto dar los Decimales, Días entre Conteo Físico y Unidad de Medida. Si es Servicio podrá saltar estos campos.

7.- Determinar si maneja el Producto es Normal, por Serie, por Lote o es Cualificado.

8.- Determinar el Estatus del Producto como Activo, Inactivo u Obsoleto.

9.- Teclear la Clave de Tasa de IVA.

10.- Teclear la Clave de Tasa de IEPS.

11.- Teclear la Clave de la Moneda tanto de Compra como de Venta.

12.- Dar de alta la Ubicación y las Claves de los Clasificadores de Línea, Grupo y Tipo.

13.- En caso de que esté dando de alta Producto y NO Servicio teclear lo Parámetros de Compra que son Inv. Máximo, Punto de Reorden, Inv. Mínimo, Lote Económico, Costo de Reposición y Proveedor Principal.

Nota: Estando posicionado en Proveedor Principal podrá dar clic a la tecla F4 y se desplegara el Catalogo de Proveedores

(capitulo 1.9), siempre y cuando ya los haya dado de Alta.

14.- Dar clic al botón Guardar, confirmar los datos y el registro quedara guardado.

15.- En caso de necesitar el Texto Adicional dar clic al botón Modificar.

16.- Dar clic al botón de Texto Adicional y teclear el texto correspondiente (ver pantalla 40).

17.- Para dar de alta los Precios dar clic al botón Modificar.

18.- Dar clic al botón de Precios y llenar la tabla correspondiente (ver pantalla 41).

19.- Si Modifico el Texto Adicional o Precios dar clic al botón Guardar nuevamente, confirmar los datos para que el

registro de estos quede guardado.

20.- Si requiere de poner una Imagen de su Producto, dar clic al botón Modificar.

21.- Dar clic al recuadro superior izquierdo y el sistema le permitirá pegar la imagen deseada, la podrá tomar de cualquier

parte donde la tenga guardada (ver pantalla 42).

22.- Dar clic al botón Aceptar, y la Imagen quedara en el recuadro.

23.- Dar clic al botón Guardar, confirmar los datos y el registro quedara grabado.



Pantalla 42

1.6 Productos Alternos.

Los Productos Alternos son aquellos artículos que se pueden

ofrecer a los clientes cuando no se tiene el producto solicitado. El

conocimiento inmediato de los productos alternos cuando se

tiene el contacto con el cliente evita que se escapen las ventas.

También sirven para generar Kits o paquetes, que pueden ser

productos de composición de otros productos; como ensamble

de piezas.

Nota: Para dar de alta los Productos Alternos primero tendrá que

existir el Catálogo de Productos (capitulo 1.5).

Descripción de los campos.

Producto. Clave según el Catálogo de Productos (capitulo 1.5) a

la que asignará productos alternos. Consulte productos alternos,

ya asignados así: oprima F4, seleccione el producto con las

flechas de dirección y presione F6.

Producto Alterno. La clave del producto alterno también debe

existir en el Catálogo de Productos (capitulo 1.5) y puede

consultarse con F4 y F6 de la misma manera. Descripción. El

sistema la despliega de forma automática.



Movimiento. En la parte superior derecha de la pantalla (ver

pantalla 43) existe un recuadro con los números que se pueden

escoger dependiendo del movimiento deseado y estos son:

1 - Equivalencia Única. El producto alterno es similar y puede

ser usado como el producto original. Pero el producto original NO es equivalente al producto asignado. 2 - Equivalencia Recíproca. El producto original y el producto

alterno son similares y pueden ser usados uno en lugar del otro indistintamente. 3 - Substituto. El producto alterno es exactamente igual al

producto original, sólo se diferencian en la clave. 4 - Conversión. Se trata del mismo producto en diferentes

presentaciones. Es necesario especificar un factor de conversión para cada presentación. El Factor de conversión varía entre

99,999 y 0.0001. Cada conversión tiene una clave de producto diferente. 5 - Componente. Significa que un nuevo producto se forma

como un "conjunto de piezas" (kit). Es decir, que se compone de dos o más productos para constituir una nueva presentación, cada uno de los componentes deben tener un Factor que indica

el número de productos iguales asignados al "conjunto". El factor varía desde 99,999 hasta 0.0001. Factor. Es el número de unidades de productos alternos que

tiene asignado el producto origen. Únicamente se solicita para

"Conversiones" y "Componentes".

Observación:

Los productos que son alternos debido a: "Equivalencia

Recíproca", "Subtítulo" o "Conversión" quedan marcados como

tales tanto en el producto de origen como en el producto

asignado. Pero cuando son alternos a causa de "Equivalencia única" o "Componente" NO tendrán una reciprocidad con el

producto original. Ejemplo: Si al producto A se le asigna el B como "equivalente

recíproco", al consultar B aparecerá automáticamente el producto

A como "equivalente recíproco". Pero si al producto A se le

asigna el C como "equivalente único", al consultar C no tendrá al

A como producto alterno porque la equivalencia única es en una

sola dirección.



Pantalla 43

Los pasos para dar de alta los Productos Alternos son:

1.- Estando en la pantalla de Asignación de Productos Alternos, escoja la clave del producto al cual se le va asignar un alterno. Nota: De primer instancia aparecerá en Producto la clave del

primer producto existente en su Catálogo de Productos (capitulo

1.5) y en el campo de abajo aparecerá la descripción; si se desea escoger otro producto con la tecla F4 se podrá consultar el

Catálogo de Productos y se desplegara una pantalla de

Búsqueda en donde podrá elegir el criterio de esta (ver pantalla 44), ya elegido dar clic en Aceptar y se desplegara el Catálogo

de Productos (ver pantalla 45) de cual se podrá elegir con las flechas el producto al cual se le asignara un alterno. 2.- Ya elegido el Productos dar clic al botón Modificar. 3.- Posicionarse en la cuadricula donde dice Producto Alterno y teclear la clave correspondiente a este o consultar con F4. La

descripción aparecerá de manera automática. 4.- Teclear el número del Movimiento utilizando las opciones

presentadas en el recuadro superior derecho. 5.- Teclear el Factor, solo en caso de que el Movimiento sea

Conversión o Componente. 6.- Dar clic al botón Guardar y confirme los datos.



Pantalla 44

Pantalla 45

1.7 Grupos de Descuento.

Un GRUPO DE DESCUENTOS es un conjunto de porcentajes de

descuentos sobre una lista de precios que varían según el

producto o servicio.

Ventajas

Adecua los precios a:

a) Los distintos márgenes de utilidad que tiene cada producto. b) Las cambiantes necesidades de promoción. c) El tratamiento personalizado que en materia de precios requiere cada cliente. d) Permite diseñar estrategias de precios más competitivas con

combinaciones ilimitadas de precios, clientes y productos. Las

combinaciones posibles son:



1) “N” listas de precios (capítulo 1.4.1) con o sin I.V.A. 2) “N” grupos de descuentos (capitulo 1.7). 3) Cada grupo de descuento acepta tantos descuentos como líneas (capítulo 1.3.3) o grupos de productos (capitulo l.3.1) usted

defina (máximo 999). 4) Cada descuento puede estar conformado hasta por siete descuentos en cascada.

5) Usted asigna a cada cliente (capitulo 1.8) una lista de precios

y un grupo de descuentos.

Los grupos de descuentos en las compras.

Si usted maneja las mismas listas de precios al público que su

proveedor, podrá crear un grupo de descuentos para definir sus

precios de compra (costos).

Pantalla 46

Los pasos para dar de alta los Grupos de Descuentos son:

1.- Estando en la pantalla de Actualización de Grupos de

Descuento, dar clic al botón Nuevo.

2.- Donde dice No. de Descuento teclear una clave para identificar el grupo de descuento que se está dando de alta. 3.- En el campo siguiente teclear el nombre o descripción del grupo de descuento. 4.- Determinar si el descuento va a estar asignado sobre la Línea

o el Grupo, que son clasificadores del producto (capitulo 1.3).

5.- En la columna GoE que aparece describiendo una cuadricula

teclee G para un descuento Global sobre el clasificador antes

asignado (Línea o Grupo) y teclee E en caso de necesitar un

descuento por excepción, es decir si el descuento lo necesita

solo sobre una Línea o Grupo específico.



Nota: Para evitar especificar descuentos que se repitan se

designa un descuento global y únicamente se indican las

excepciones. Las excepciones pueden ser por Línea (capítulo

1.3.3) o por Grupo de Productos (capítulo 1.3.1). No confunda

Grupo de Productos con Grupo de Descuentos. El descuento

Global puede ser cero.

6.- Si tecleo G en el punto 5 en descripción aparecerá

automáticamente la palabra Global.

Si tecleo E en el punto anterior el cursor se posicionara en la

columna que dice Línea o Grupo según haya elegido en el punto

4 y tendrá que especificar la clave de la Línea o el Grupo al cual

desea darle el descuento; esto hará que la descripción de esta

clave aparezca automáticamente.

Nota: Si no recuerda las claves, con la tecla F4 podrá consultar

los catálogos correspondientes y con las flechas elegir la Línea o

Grupo.

7.- En las siete columnas siguientes se tendrá que teclear el

Porcentaje de Descuento que se necesita.

Nota: Es importante recordar que el sistema permite siete

descuentos en cascada, es decir, descuentos que se aplican al

precio neto resultante de aplicar el descuento anterior. Deje en

cero los descuentos en cascada que no utilizara.

8.- Al terminar de teclear los descuentos correspondientes, dar

clic al botón Guardar, confirmar los datos y el grupo quedara

guardado.

1.8 Clientes.

En esta opción se podrá capturar el Catalogo de Clientes y

Deudores.


DATOS GENERALES (ver pantalla 47).

Numero de Cliente. Es la clave que puede ser Numérica o

Alfanumérica según haya sido especificado en los Parámetros de

la Empresa (capitulo 1.2).

Cliente o Deudor. Separa a los "Clientes" de los "Deudores" en

los reportes y consultas (Capitulo 3)



Los “Clientes" son personas con cuentas por cobrar debidas a la

venta de productos o servicios propios de la actividad normal de la empresa. Los "Otros Deudores" son personas con cuentas por

cobrar originadas por actividades ajenas a la venta de productos o servicios propios de la actividad normal, tales como: préstamos

a empleados, venta de activo fijo, impuesto pagados en exceso, etc. Los "Otros Deudores" no utilizan los datos de cobranza ni los

clasificadores. Persona Física o Persona Moral. Hace una división entre ambas para la emisión de los reportes y consultas (capitulo 3). Nombre.

Este campo se refiere al Nombre del cliente admite hasta 60 caracteres. Cuando se trate de personas físicas es preferible capturar primero el apellido para facilitar la búsqueda alfabética.

Nombre corto. Campo de 20 caracteres máximo, se utiliza en

algunos reportes cuando la abundancia de datos no deja lugar para el nombre completo de 60 caracteres, o para identificar al cliente en los reportes y consulta. Email. Este campo es para capturar el correo electrónico del

cliente. Dirección. Cuenta con dos líneas para incluir, además de la calle

y el número, la colonia, delegación u datos complementarios.

Ciudad. Puede ser capturada de dos maneras: a) Con el No. de Ciudad del catálogo de ciudades (capítulo 1.3.1). Si quiere consultar el catálogo de ciudades con la tecla F4

se desplegara este catálogo, siempre y cuando ya lo haya dado de alta. b) Dejando el No. de Ciudad en blanco y capturando

directamente su descripción.

Nota: Recomendamos usar siempre el No. de Ciudad para poder

clasificar a los clientes y deudores por ciudad en los reportes y

consultas (capitulo 3).

Estado. Funciona igual que la Ciudad. Se puede capturar con el

No. de Estado o directamente la descripción.

Nota: También aquí recomendamos usar el No. de Estado del

catálogo de estados (Capitulo 1.3.1) para poder clasificar a los

clientes y deudores por estados. C.P. Este campo es utilizado para capturar el Código Postal del cliente. No es indispensable pero es necesario para la emisión de Facturas, pues es un requisito Fiscal. R.F.C. (Registro Federal de Contribuyentes) acepta letras o números dependiendo de la posición, tal y como la determina la S.H.C.P. Teléfono 1, Teléfono 2, Teléfono 3 y Fax. Estos campos son

alfanuméricos, pues permiten capturar los paréntesis y guiones

que podrían llevar los teléfonos para larga distancia.



Pantalla 47

DATOS DE CONTABILIDAD (ver pantalla 48).

Número de Cuenta. Consta de dos campos el primero para el

Numero Contable y el segundo para la descripción del Número

de Cuenta.

¿IVA? Pregunta si el cliente maneja IVA determinar SI o NO.

Moneda. En este campo se teclea la clave de la Moneda, con la

tecla F4 podrá consultar el Catalogo de Monedas (capítulo 1.3.2).



Pantalla 48

DATOS DE COBRANZA (ver pantalla 49).

Responsable del Pago. Este campo sirve para teclear el nombre de la persona responsable, si el cliente es una persona física se

puede teclear el mismo nombre. El nombre aquí registrado se

utiliza en los estados de cuenta para cobranza del SISTEMA DE

COPAGWIN (Modulo de Cobros y Pagos) y en el catálogo de

formatos (capítulo 1.3.6) de este sistema. Línea de Crédito. Máximo de crédito que se concede al cliente.

Días de Crédito. El módulo suma los días de crédito a la fecha de operación del movimiento para proponer la fecha de vencimiento durante la captura de notas de remisión y de facturas.

Día(s) de Revisión. Es el día de la semana en que el cliente acepta las facturas para su revisión. Las equivalencias son: O=Todos los días, 1=Lunes, 2=Martes. 3=Miércoles, 4=Jueves, 5=Viernes, 6=Sábado. El módulo calcula el día de revisión como el día aquí indicado anterior a la fecha de vencimiento. Día(s) de Pago. Es el día de la semana en que el cliente efectúa

sus pagos. Las equivalencias son las mismas del punto anterior.

El sistema proporciona como día de pago inicial el día inmediato

posterior a la fecha de vencimiento, o el mismo día si coinciden.



Pantalla 49

CLASIFICADORES (ver pantalla 50).

Los clasificadores deberán estar previamente definidos en el

Catalogo de Clasificadores del Sistema (capítulo 1.3.1). Es muy importante asignar correctamente los clasificadores

porque de ellos dependen muchos de los ordenamientos de los

Reportes (capitulo 3).

Grupo o Cadena. Presenta dos campos el primero para teclear la

clave o número del Catálogo de Grupo de Clientes (capítulo

1.3.1) y el segundo para la descripción o nombre de este grupo.

Numero de Tipo. Funciona igual que el campo anterior, en este

caso es para el Tipo de Cliente. Número del Vendedor. Funciona igual que los anteriores, y se

teclea la clave del Vendedor. Numero de Territorio. Igualmente que los anteriores se captura la

clave del Territorio.

Nota: Para los clasificadores antes descritos en el primer campo

de captura que corresponde a la clave del mismo se podrá

consultar el Catalogo correspondiente con la tecla F4. Se

desplegara el listado y se podrá seleccionar con las flechas.



Pantalla 50

DATOS DE FACTURACIÓN (ver pantalla 51).

Numero de Lista de Precios. Las listas de precios se definen en

el catálogo de listas de precios (Opción 1.4.1) o en el catálogo de

productos (capitulo 1.5). Escoja la que le aplicará a este cliente, en el primer campo tecleará la clave de lista de precios y en el

segundo campo aparecerá automáticamente la descripción de la

misma. No. de Descuento. Según el catálogo de grupos de descuentos (capitulo 1.7). Vigile que el grupo de descuentos se aplique a la lista de precios correcta. Una mala combinación podría resultar en precios netos de venta abajo del costo. No. de Vía de Embarque. Según el clasificador de vías de embarque (capítulo 1.3.1) Prioridad de Surtido (0-9). Se utiliza para asignar la mercancía a

los clientes cuando las existencias no alcanzan para surtir todos

los pedidos pendientes y el usuario decida atender los pedidos

de acuerdo con la prioridad del cliente. A menor el número,

mayor será la prioridad.

Nota: Los datos de Facturación presentan dos campos, el

primero sirve para teclear la clave del dato correspondiente, si no

recuerda la clave con la tecla F4 podrá consultar el catalogo y

hacer su selección con las flechas. Ya capturada la clave en el

segundo campo aparecerá la descripción que le corresponde a

esa clave.



Pantalla 51

DIRECCIÓN DE CONSIGNACIONES (ver pantalla 52):

En esta pantalla el sistema le permite capturar hasta 5

direcciones para las consignaciones correspondientes. Ejemplo:

si se maneja un solo nombre de cliente pero tiene varias

sucursales en estos campos se pueden dar de alta las

direcciones de las sucursales.

Pantalla 52

Si va a dar de alta un cliente los pasos son:

1.- Dar clic al botón Nuevo. 2.- Teclear el Número de Cliente o clave. 3.- Determinar si es Cliente o Deudor. 4.- Determinar si es Persona Física o Persona Moral.



5.- Teclear los Datos Generales. 6.- Pasar con el cursor a Contabilidad y capturar los datos correspondientes. 7.- Pasar a la pestaña de Cobranza y llenar los datos. 8.- Con el cursor dar clic a Clasificadores y capturar las claves. 9.- Pasar a Facturación y dar las claves correspondientes a sus campos. 10.- Solo si se manejan Consignaciones dar clic a la pestaña y capturar las direcciones. 11.- Dar clic al botón Guardar, confirmar los datos y el cliente

quedara guardado en la base de datos, por lo tanto podrá

consultarlo en el momento deseado.

1.9 Proveedores.

En este capítulo veremos el Catalogo de Proveedores sus

campos y como se tienen que capturar.


DATOS GENERALES (ver pantalla 53).

Número del proveedor. Es la Clave del Proveedor. Variará según

lo especificado en el "Formato de Clave de Proveedores" en los

Parámetros de la Empresa (capítulo 1. 2). Este campo puede ser

numérico o alfanumérico. Acreedor o Proveedor. Determinará si lo que vamos a capturar el Proveedor o Acreedor. Los "Proveedores" son personas con cuentas por pagar ocasionadas por la adquisición de productos o servicios propios de la actividad normal como: crédito bancario, créditos por pagar, adquisición de activos fijos, préstamos de accionistas, etc. Los "Otros Acreedores" no utilizan los datos de créditos ni los clasificadores. Persona Física o Persona Moral. Nos permite determinar si el

Proveedor a capturar es Persona Física o Moral. Hace una

división entre ambas para la emisión de los reportes y consultas

(capitulo 3).

Nombre. Este campo permite capturar el Nombre del proveedor.

Nombre corto. Permite captura el Nombre corto y puede ser

utilizado para capturar el nombre conocido del Proveedor. Se

utiliza en algunos reportes cuando la abundancia de datos no

deja lugar para el Nombre completo del campo anterior.



Dirección. Cuenta con dos líneas para incluir, además de la calle

y el número, la colonia, delegación u datos complementarios.

Ciudad. Puede ser capturada de dos maneras: a) Con el No. de Ciudad del catálogo de ciudades (capítulo 1.3.1). Si quiere consultar el catálogo de ciudades con la tecla F4

se desplegara este catálogo, siempre y cuando ya lo haya dado de alta. b) Dejando el No. de Ciudad en blanco y capturando

directamente su descripción.

Nota: Recomendamos usar siempre el No. de Ciudad para poder

clasificar a los clientes y deudores por ciudad en los reportes y

consultas (capitulo 3).

Estado. Funciona igual que la Ciudad. Se puede capturar con el

No. de Estado o directamente la descripción.

Nota: También aquí recomendamos usar el No. de Estado del

catálogo de estados (Capitulo 1.3.1) para poder clasificar a los

clientes y deudores por estados.

C.P. Este campo es utilizado para capturar el Código Postal del

cliente. No es indispensable pero es necesario para la emisión de

Facturas, pues es un requisito Fiscal.

RFC. (Registro Federal de Contribuyentes) acepta letras o números dependiendo de la posición, tal y como la determina la S.H.C.P. Teléfono 1 y Fax. Estos campos son alfanuméricos, pues permiten capturar los paréntesis y guiones que podrían llevar los

teléfonos para larga distancia. Email. Este campo es para capturar el correo electrónico del

cliente.



Pantalla 53

DATOS DE CONTABILIDAD (ver pantalla 54).

No. de Cuenta. Es el número de la cuenta por pagar de la

contabilidad en donde se acumularán los movimientos de este

proveedor. Se recomienda usar "cuentas globales".

¿I.V.A.? Señale SI en caso de que el proveedor cause IVA y NO

a menos que sea un causante menor o un proveedor extranjero.

Tipo de Moneda. Sólo capture la clave de moneda si no recuerda

las claves con la tecla F4 podrá consultar tal catálogo. Debe

existir en el clasificador de monedas (capítulo 1.3.2).

Pantalla 54

DATOS DE CREDITO (ver pantalla 55).

Descuento por pronto pago. Anote el porcentaje de descuento

por pronto pago que ofrece el proveedor.

Días para pronto pago. Está relacionado con el porcentaje anterior. Es el máximo de días para pagar en que el proveedor aún acepta otorgar el descuento por pronto pago. Días de crédito (Neto). Son los días de crédito normales que le

concede el proveedor.



Días de tolerancia. Son los días adicionales al crédito normal que

usted puede tardar sin pagar y sin que afecte las relaciones y

condiciones con el proveedor.

Pantalla 55

DATOS DE CLASIFICADORES (ver pantalla 56).

Todos los clasificadores presentan dos campos, el primero para

capturar las claves correspondientes a los clasificadores (capitulo

1.3) previamente definidos y en el segundo campo aparecerá la

descripción correspondiente al clasificador.

Nota: Si necesita consultar los catálogos, estando posicionado

en el primer campo con la tecla F4 se listaran y podrá escoger el

que sea necesario.

Numero de Tipo. Nos permite seleccionar el Tipo de Producto si

así se dio de alta los Clasificadores del Sistema (capítulo 1.3.1).

Lista de Precios. Aquí podemos seleccionar la lista de precios

que le corresponde al Proveedor. Grupo de Descuentos. Podemos determinar cuál es el grupo de

descuentos en donde entra el proveedor.



Pantalla 56

Los pasos para dar de alta un Proveedor son los siguientes:

1.- Dar clic al botón Nuevo. 2.- Teclear el Número o Clave del Proveedor. 3.- Determinar si es Proveedor o Acreedor. 4.- Determinar si es Persona Física o Persona Moral. 5.- Capturar los Datos Generales del Proveedor. 6.- Pasar con el cursor a Contabilidad y capturar los datos correspondientes. 7.- Dar clic a la pestaña de Crédito y llenar los datos. 8.- Con el cursor pasar a Clasificadores y seleccionar las claves

que le correspondan al Proveedor. 9.- Ya terminados de capturar todos los datos dar clic al botón

Guardar, confirmando si los datos son correctos y el proveedor

quedara guardado en la base de datos correspondiente.

1.10 Asignación de Clasificadores.

Esta opción le facilita el complementar de manera rápida la información de los catálogos de: Productos,

Clientes y Proveedores (ver pantalla siguiente).



Para los Clientes se pueden asignar los siguientes Clasificadores (ver pantalla 57):

a) Cuenta Contable. b) Grupo de Cliente. c) Tipo de Cliente. d) Vendedor.

e) Territorio. f) Lista de Precios. g) Grupo de Descuento.

h) Vía de Embarque.

Los pasos para hacer la Asignación de Clasificadores a Clientes son:

1.- Estando posicionados en la pantalla correspondiente (ver pantalla 57), aparecerá el listado de Catalogo de Clientes que están dados de alta.

Ahí está sombreado el primer cliente, de esta manera se identificara cual es el cliente al cual se le está haciendo la asignación. Si usted quiere

seleccionar otro cliente con la flecha hacia abajo podrá hacer la selección correspondiente.

2.- Ya seleccionado el cliente al cual se le va hacer la asignación, posicionarse en el campo siguiente del clasificador.

3.- En ese campo teclear o seleccionar con F4 la clave del clasificador, esto hará que de forma automática aparezca la

descripción del Clasificador en el siguiente campo a la derecha.

4.- Al terminar de Asignar todos los clasificadores, dar clic al botón Aceptar, de esta manera la información quedara guardada

en el Catalogo de Clientes.

El sombreado

indica cual es el

Cliente al que se le

está haciendo la

asignación.

En este primer

campo se

captura la clave

del Clasificador.



Pantalla 57

Descripción del Clasificador.

Para los Proveedores los Clasificadores a asignar son (ver pantalla 58):

a) Cuenta Contable. b) Tipo de Proveedor. c) Lista de Precios.

d) Grupo de Descuento.

Para hacer la Asignación de Clasificadores a Proveedores los pasos son:

1.- Estando en la pantalla de Asignación (ver pantalla 58), seleccionar a que Proveedor se le va hacer la asignación, se puede

hacer tecleando la clave del Proveedor o con la tecla F4 para que aparezca el Catalogo de los mismos.

2.- Ya capturada la clave del Proveedor aparecerá automáticamente el Nombre.

3.- Dar “enter” y el cursor se posicionara en el primer Clasificador a asignar.

4.- Teclear la clave del Clasificador correspondiente o consultar el catálogo con la tecla F4.

5.- Al terminar las asignaciones a los clasificadores, dar clic al botón Aceptar, y la información quedara guardada.

Capturar la clave

del Proveedor al

cual se le va hacer

la asignación o con

F4 consultar.

Teclear la clave Del clasificador.



Pantalla 58

Descripción del Clasificador

Para los Productos las asignaciones de Clasificadores son las siguientes (ver pantalla 59):

a) Ubicación. b) Línea. c) Grupo de Producto. d) Tipo de Producto.

e) Proveedor Principal.

Los pasos para hacer la Asignación de Clasificadores Productos son:

1.- Estando en la pantalla de Asignación (pantalla 59), del lado izquierdo aparecerá un listado del Catálogo de Productos (capitulo 1.5), que hayan sido capturados anteriormente. En donde dice Clave del Producto se podrá teclear la clave correspondiente al producto al cual se le va hacer la asignación o de otra manera en la cuadricula seleccionar ese producto.

2.- Ya seleccionado el producto se puede capturar las claves del clasificador a seleccionar, estos aparecen en la parte derecha de

la pantalla. Si no recuerda la clave del clasificador podrá consultar el catálogo con la tecla F4.

3.- Dar clic al botón Aceptar, y el producto quedara guardado con las respectivas asignaciones.

Nota: En el campo de Ubicación no tiene clave, pues no excite un catálogo de Ubicaciones.

Teclea la clave Del producto

Selecciona el Producto a Modificar.

Pantalla 59

Teclea la clave del Clasificador.



1.11 Índices Nacionales de Precios.

Se utiliza en la Actualización masiva de Listas de Precios

(Capitulo 1.4.3.3) cuando la base de cálculo es el costo de la

última compra indexado. Puede ser cualquier índice de precios

mensual, como los Índices Nacionales de Precios al Consumidor

que emite el Banco de México.

Para capturar este catálogo dar los pasos siguientes:

1.- Estando en la pantalla de Catalogo de Índices Nacionales de

Precios (ver pantalla 60), aparecerán los meses de Enero a

Diciembre del año en que se dio Inicio el Ejercicio en los

Parámetros de la Empresa (capitulo 1.2). 2.- En la columna donde dice Índice se podrá capturar el mismo

correspondiendo al Mes indicado. 3.- Con la ayuda de las flechas se podrá recorrer sobre esta columna. 4.- Ya terminados de capturar los índices correspondientes dar

clic al botón Aceptar y la información quedara guardada.

Pantalla 60



1.12 Caducidad de Productos.



2 MOVIMIENTOS


2.0 Definición 91 2.1 Compras 96 2.1.1 Cotizaciones 99

2.1.2 Orden de Compra 101 2.1.3 Notas de Remisión 102 2.1.4 Devolución Notas de Remisión 104 2.1.5 Facturas 105

2.1.6 Devolución de Facturas 107 2.1.7 Aplicación Notas de Remisión 108 2.1.8 Aplicación Devolución Notas de Remisión 110 2.2 Ventas 112

2.2.1 Cotizaciones 117 2.2.2 Pedidos 118 2.2.3 Notas de Remisión 119 2.2.4 Devolución Notas de Remisión 121

2.2.5 Facturas 123 2.2.6 Devolución de Facturas 124 2.2.7 Notas de Venta 126 2.2.8 Devolución de Notas de Venta 127

2.2.9 Aplicación Notas de Remisión 128 2.2.10 Aplicación Devoluciones. Notas de Remisión 129 2.2.11 Aplicación Notas de Venta 130 2.2.12 Aplicación Devoluciones Notas de Venta 131

2.3 Inventarios 132 2.3.1 Vales de Consumo Interno 134 2.3.2 Devoluciones De Vales de Consumo Interno 134

2.3.3 Transferencia de Almacén 135 2.3.4 Ajustes por Entrada 136 2.3.5 Ajustes por Salida 136 2.3.6 Ensamble de Kits 138 2.3.7 Des-Ensamble de Kits 138

2.4 Comisiones 139 2.4.1 Parámetros Generales 140 2.4.2 Grupo de Porcentaje de Comisiones 142 2.4.3 Asignación de Gpos. De Com. a Vendedores 143

2.4.4 Calculo de Comisiones por Factura 144 2.4.5 Pago de Comisiones 145

2.4.6 Reportes de Comisiones 146

2.0 Definición.



Los Procesos y Movimientos son las transacciones cotidianas que afectan los archivos de Inventarios,

cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Son principalmente operaciones relacionadas con las Compras y

las Ventas, pero también abarcan todo tipo de entradas y salidas del almacén. Además se tiene el manejo

de las Comisiones.

Importante: Las operaciones registradas en este módulo deben

complementarse con las notas de cargo, notas de crédito, los

cobros y los pagos del Sistema de CONPAGWIN.

Los procesos y movimientos del Sistema de FactuWin se

clasifican en los siguientes grupos:

PARTES DE UN DOCUMENTO.

Los documentos se componen de cuatro partes:

1.-Ventana de datos generales. 2.- Tabla de productos. El cuadro intermedio con encabezados

en las columnas. 3.-Botones de Comandos.

4.-Descuentos, subtotales y totales. En el cuadro inferior de la

pantalla.

Ventana de Datos Generales.

Los Datos Generales contienen siete elementos básicos que se mostraran en todos los documentos (ver pantalla 1).

1.- El Título del documento aparece en la parte superior-izquierda de la pantalla.

2.- El Folio es asignado automáticamente por el módulo AL

TERMINAR la captura de los documentos. Establece las

referencias cruzadas (pista de auditoria) entre los documentos

capturados y los reportes. El usuario puede elegir entre una sola serie de folios por

documento, o varias series de folios que se identifican con una

letra. Las letras permitidas se especifican en folios de



Documentos (capítulo 1.3.10). Si existen varias series de folios,

el módulo le solicitará la letra correspondiente.

3.- La Fecha se captura con el formato (dd/mm/año.) que significa que los dos primeros dígitos corresponden al número de día (los días de un dígito requieren cero a la izquierda), los

segundos dos dígitos al número del mes (01=enero, 02=febrero,.... 12=diciembre) y los últimos cuatro dígitos al año. 4.- La Referencia se forma con siete caracteres alfanuméricos.

Establece una relación entre el documento fuente y el documento capturado. Por ejemplo, en la recepción de compras con factura (Capitulo 2.1.5) la Referencia puede ser el número de la factura

del proveedor. Se puede asignar libremente o dejarlo en blanco.

5.- El Folio de documento de Origen puede variar dependiendo del documento que se esté capturando y este se refiere a poder traer este documento originado con anterioridad para su conversión en el nuevo documento. Por ejemplo: si vamos a capturar una Orden de Compra y ya teníamos una Cotización podemos capturar el folio de esta o consultar con F4 el listado de cotizaciones ya realizadas y así

convertir la cotización seleccionada en una Orden de Compra nueva y que puede quedarse así tal cual como aparece o ser modificada en ese momento. 6.- La determinación de Nacional o Importación, aquí podemos elegir como va a ser nuestro documentos, si con productos Nacionales o Productos de Importación. 7.- El Tipo de Cambio solo se utiliza si en el punto 6

seleccionamos importación es necesario teclear este.

Una vez capturados estos datos se procederá a capturar los

demás Datos Generales que variaran de acuerdo al documento

de que se trate. Los datos generales correspondientes a cada

documento se explican más adelante en sus capítulos

respectivos.

Observación: Cuando la lista de precios, grupo de descuentos,

días de crédito, vendedor, vía de embarque, etc. estén

registradas en el catálogo de clientes (capitulo 1.8) o en el catálogo de proveedores (capitulo 1.9) se presentarán las

respuestas por omisión. Usted puede aceptarlas presionando “enter” o escoger otras respuestas. Podrá consultar el catálogo

de las claves solicitadas oprimiendo la tecla F4. Asimismo, la

tecla F5 se presenta una "ventana" que permite actualizar el catálogo correspondiente. Merece atención especial el Grupo de

Descuentos cuya clave puede ser la del catálogo de grupos de

descuento (capitulo 1.7) pero que si se deja en cero o en blanco

presenta la opción de capturar el % de Descuento directamente. La ventaja de capturar la clave del catálogo de grupos de

descuentos (capitulo 1.7) es que los porcentajes de descuento

pueden variar dependiendo de la línea o del grupo al que

pertenezca el producto.



TITULO DEL DOCUMENTO.

Pantalla 1

Tabla de Productos.

Los movimientos al inventario se capturan generalmente en columnas similares a las que se muestran la

pantalla 2. Y serán descritas a continuación.

Lin. Es el número de línea que el módulo ocupa para señalar

cuál es la línea a modificar. Producto. Es la clave del producto o del servicio según el

catálogo de Productos y Servicios (capitulo 1.5). Para consultar este catálogo lo podrá hacer con la tecla F4, se desplegara la

consulta (ver pantalla 3) y podrá seleccionar el tipo de búsqueda

que necesita, al seleccionarla y dar aceptar se desplegara la

pantalla del catálogo (ver pantalla 4). Al proporcionar una clave de producto correcta aparecerá en la columna siguiente la Descripción y en la parte inferior izquierda de la tabla la Unidad de Medida y el IVA que servirán para verificación.

Nota: Si en el catálogo de productos y servicios (capitulo 1.3)

usted especificó que el producto capturado se controla por un

No. de Serie, No. de Lote o Cualificado deberá capturarlo cuando

se lo exija la pantalla .Puede consultar los No. de Serie

existentes en el almacén con F4. Cantidad. Es el número de unidades de producto. Acepta hasta

9, 999,999 enteros con 4 decimales. Los decimales permitidos dependen del límite señalado para cada producto en el catálogo de productos y servicios (capitulo 1.5). Precio. Esta columna puede presentar el precio con IVA o sin

IVA dependiendo de la Lista de Precios (capítulo 1.4.1) que se

haya determinado usar en la parte de Datos Generales. El título

de esta columna será "Precio", cuando se trate de un documento

de ventas se referirá al Precio de venta y cuando el documento

se relacione con compras se referirá al costo. El



Precio o costo puede variar desde 0.01 hasta 9, 999, 999,999.99

en cualquier moneda. Subtotal. Esta columna presentara el resultado de multiplicar la

cantidad por el precio. % Desc. El porcentaje de descuento que el módulo propone

para todos los productos lo toma del catálogo de grupos de

descuento (capitulo 1.7) o del "% de Descuento" que recién asignó en la "Ventana de Datos Generales". Si el usuario desea cambiar el porcentaje de descuento asignado en alguno de los productos dispone de dos dígitos enteros y dos decimales. Importe. Es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio (o

costo) que efectúa el módulo

Nota: La forma de presentación del IVA puede en ciertos casos

alterar el importe del documento debido a los redondeos.

Pantalla 2

Pantalla 3



Pantalla 4

Botones de Comandos (ver pantalla 5).

Esta parte de los documentos se presenta exactamente igual para

todos y están en la parte inferior izquierda de la pantalla. Estos

botones ya fueron descritos cada uno al principio del manual en la

parte de la Interfaz del sistema.

Pantalla 5

Descuentos, Subtotales y Totales.

Se presentan en la esquina inferior derecha después de aceptar los movimientos de productos (ver pantalla 6). SubTot

(1). Es la suma de los importes por los precios, sin descuentos y

sin IVA. Descuento Normal. Lo calcula el módulo en base a los

descuentos otorgados producto por producto en la columna % Desc. Es la suma de los descuentos aplicados a los importes, sin

incluir el IVA. Subtotal (2). Es la diferencia del SubTotal (1) menos el

descuento normal. Descto. Adicional 1. Es un descuento global que se aplica como

porcentaje o como una cantidad fija. Presionando Enter con el porcentaje de descuento en cero se accesa la captura del descuento como cantidad. SubTotal (3). Es el SubTotal (2) menos el Descuento Adicional

1. Descuento Adicional 2. Es otro descuento global que

también se puede aplicar como un porcentaje del SubTotal (2) o

como una cantidad fija.



SubTotal. Es el SubTotal (3) menos el Descuento Adicional 2.

IVA. Es la sumatoria de los IVAs aplicados a los importes con los

descuentos incluidos. Total. Es la sumatoria del Subtotal y el IVA.

Pantalla 6

2.1 Compras.

Como su nombre lo indica comprende todos los documentos y

aplicaciones con la adquisición de productos al inventario (ver

pantalla 7). La clasificación de los documentos de Compras según su

función es:

1.- Documentos que no afectan los Almacenes, por lo tanto

modificables en cualquier momento. a. Cotizaciones (capítulo 2.1.1). b. Órdenes de Compra (2.1.2).

Su función es controlar los futuros movimientos de inventario. Al

no afectar el almacén, tampoco afectan las cuentas por pagar.

Nota: Estos documentos permiten modificaciones aun y cuando

ya se hayan foliado.

2.- Documentos que afectan el almacén pero no las cuentas por

pagar. a) Notas de Remisión (capítulo 2.1.3). b) Devolución con Notas de Remisión (capítulo 2.1.4).

La función de las Notas de Remisión es actualizar el almacén

cuando no se quiere o no se puede registrar sus respectivas

cuentas por pagar.

3.- Documentos que afectan el almacén y las cuentas por pagar.

a) Facturas (capítulo 2.1.5) de compras. b) Devolución de Factura (capítulo 2.1.6) de compras.



Estas facturas y notas de devolución pueden ser capturadas

directamente, pero si la operación se originó con una nota de

remisión, tiene que utilizar las siguientes aplicaciones.

4.- Aplicación de un documento a otro.

Las aplicaciones, no son documentos sino procesos para

convertir los documentos del grupo 2 en documentos del grupo 3.

a) Aplicación de Nota de Remisión (capítulo 2.1.7) b) Aplicación de Devolución de Notas de Remisión (capítulo

2.1.8).

Las Cotizaciones de proveedores facilitan la comparación

entre diferentes fuentes de suministro. Las Órdenes de Compra a proveedores mantienen un control

sobre la cantidad, precio y fecha estimada de recepción de la mercancía ordenada a compra.

La Recepción de Compras se hace a través de dos

documentos: - Notas de Remisión - Facturas

La Recepción de Compras con Nota de Remisión no afecta

las cuentas por pagar en el Sistema de COPAGWIN a diferencia de la Recepción de Compras con Facturas que si afecta las

cuentas por pagar. A semejanza de la recepción de compras (capítulos 2.1.3 y

2.1.5), también la Devolución de Compras utiliza dos

documentos: - Devolución de compras con nota de remisión (capitulo 2.1.4) - Devolución de compras con facturas (capítulo 2.1.6)

La diferencia entre estas dos Notas de Devolución es que la

primera no afecta las cuentas por pagar y la segunda sí descarga

el a adeudo al proveedor en el Sistema de COPAGWIN.

Las devoluciones de compras no se hacen con notas de crédito, sino que utilizan un documento específico: las Notas de

Devolución. La razón es que en las Notas de Devolución se detallan la cantidad y el importe de cada uno de los productos devueltos. A diferencia de las notas de cargo y de crédito que

sólo pueden registrar el importe total y no afectan los inventarios.

La Aplicación de Notas de Remisión a facturas convierte la

nota de remisión de proveedores (capítulo 2.1.3) en una factura

de proveedores (capítulo 2.1.5) afectando correctamente las

cuentas por pagar y evitando la duplicidad de entradas de

inventarios.



De igual manera, la Aplicación de Notas de Devolución de

compras con remisión a Notas de Devolución de compras con

factura, convierte las devoluciones de compras con remisión

(capítulo 2.1.4) en devoluciones de compras con factura (capítulo

2.1.6) afectando correctamente las cuentas por pagar y evitando

la duplicidad de salidas en inventario.

Pantalla 7

DATOS COMUNES EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS.

Los siguientes campos se repiten en las "ventanas de datos

generales" de casi todos los documentos de compras: Proveedor. Proporcione la clave correspondiente asignada en el

catálogo de proveedores (capitulo 1.9). Lista de Precios, Moneda y Grupo de Descuento. Número de

la Lista de Precios registrada en el catálogo de productos

(capitulo 1.5), Moneda asignada al proveedor en el catalogo (capitulo 1.9) y No. del Grupo de Descuento según el catálogo de grupo de descuentos (capitulo 1.7). Si no desea utilizar un No. de Grupo de Descuentos oprima Enter, el nombre de este campo cambiará a % Descuento y podrá capturar cualquier porcentaje desde 0.1 hasta 99.9 %. Día(s) de Vigencia o Días de Crédito. Los días aquí capturados

se suman a la fecha de operación para determinar la Fecha de

Vigencia o Fecha de Vencimiento que se registrará en los

archivos de cuentas por pagar del COPAGWIN.

Nota: La Lista de Precios, el Grupo de Descuento y los Días de

Crédito se presentarán por omisión en la captura de documentos

de compras si existen en el catálogo de proveedores (capitulo

1.9) para agilizar la captura y reducir los errores. Usted sólo tiene

que confirmarlos oprimiendo la tecla “enter”; pero también

puede modificarlos si está autorizado,



Para esto podrá consultar sus respectivos catálogos con F4 y

seleccionar el número de clave que le convenga.

Almacén. Clave del almacén a donde se ordena la compra o en

donde se recibe la mercancía según el catálogo de almacenes

(capítulo 1.3.4). Este campo solo aparece en los documentos que

afectan el mismo. Observaciones. Espacio para anotar cualquier tipo de comentario.

Nota: En los documentos de compras que se describen adelante

sólo se explican los campos diferentes a los mencionados

2.1.1 Cotizaciones.

Las cotizaciones son documentos que únicamente se generan para información, pero no afectan al inventario ni

a la contabilidad.

Las operaciones que se realizan con la cotización son

similares a la de todos los documentos de compra. Se describen

de manera general en las primeras páginas de este capítulo.

Las diferencias con otros documentos son:

1.-Tienen Fecha de vigencia 2.-Pueden servir como documento de origen a la recepción con

nota de remisión de proveedores (capítulo 2.1.3) y la recepción con factura (capítulo 2.1.5). 3.-Las cotizaciones se pueden modificar proporcionando su folio



Pantalla 8

Captura de Cotización de Compra.

1. Estando posicionados en la pantalla de cotización de compra (pantalla 8),

dar clic al botón Nuevo. 2. Capturar la fecha del documento, el sistema de manera automática tiene la

fecha actual; de “enter”.

3. Capture la Referencia, de “enter” (opcional). 4. Del número de Folio de Cotización en caso de actualizar alguna cotización

anterior, si es un documentos totalmente nuevo solo de

“enter”. 5. Determine si su cotización es Nacional o de Importación. 6. Si su documento es de Importación teclee el Tipo de Cambio, de “enter”. 7. Capture la Clave de Proveedor, o si prefiere consulte su Catálogo de

Proveedores con F4.

8. Automáticamente aparecerá la Lista de Precios, Moneda y Grupo de

descuento, siempre que ya hayan sido definidos en el catálogo de

Proveedores. Dar “enter” en cada campo. 9. Teclear Días de Vigencia, por default aparecerá la Fecha de Vigencia. Dar

“enter”. 10. Capturar la Observaciones (campo opcional).Dar “enter”. 11. Estando en la Tabla de Productos (capitulo 2.0 Datos comunes) teclear la

Clave del Producto, aparecerá la descripción del mismo.

12. Teclear la Cantidad, número de unidades o productos. 13. Teclear el Precio, solo si desea modificarlo. Puede estar definido con

anterioridad por la Lista de Precios ya asignada. 14. Teclear Descuento o dar “enter” si ya está asignado por el Grupo de

Descuento.

15. Si requiere de capturar más partidas pasar a la línea 2 y repetir los pasos del

11 al 14; así hasta terminar la captura del documento. 16. Dar clic al botón Guardar, confirmar datos almacenados dando clic a

Aceptar; y el documento quedara guardado y le será asignado el folio.

2.1.2 Órdenes de Compra.

Mantienen un control completo sobre la cantidad, precio y

fecha estimada de recepción de la mercancía ordenada a los

proveedores.

Las diferencias con otros documentos son (ver pantalla 9):

1.- Las órdenes de compra se pueden modificar proporcionando

su Folio. 2.- Si al pretender modificar una orden de compra el producto ya

ha sido surtido, no será posible disminuir sus necesidades por

debajo de la cantidad surtida.



3.- Tienen Fecha de entrega. 4.- Pueden servir como documento de origen a la recepción con nota de remisión (capítulo 2.1.3) y a la recepción con factura (capítulo 2.1.5) 5.- Una misma orden de compra puede servir como documento

de origen para varias recepciones parciales de productos con

facturas (capítulo 2.1.5) o notas de remisión (capítulo 2.1.3).

Nota: Las modificaciones a las órdenes de compra sirven para

ajustar órdenes de compras incompletas, para cancelar

productos en órdenes atrasadas, para agregar partidas, etc., con

la finalidad de adecuar la información del reporte órdenes de

compra pendientes de recibir (capítulo 3.1.4).

Pantalla 9

Para la Captura de Orden de Compra, se podrán seguir los

mismos pasos que en la cotización de compra (capítulo 2.1.1).



2.1.3 Nota de Remisión.

La función es registrar el ingreso de producto al almacén por

compras cuando:

a) No se cuente con la factura del proveedor. b) No se conoce el costo de la mercancía. c) No se requiere afectar aun las cuentas por pagar.

La nota de remisión es un documento opcional, que puede

suprimirse.

La entrada de las compras al almacén puede registrarse con

dos tipos de documentos:

a) la recepción con nota de remisión (capítulo 2.1.3) y b) la factura (capítulo 2.1.5)

Ambos documentos incrementan las existencias en el

almacén, pero las notas de remisión dejan incompleta la

operación al no afectar las cuentas por pagar. Al no registrar las cuentas por pagar, la nota de remisión

requiere después de otro proceso que afecte finalmente el adeudo con el proveedor.

La afectación a cuentas por pagar de una compra registrada

con nota de remisión puede hacerse de dos maneras:

a) Cancelando la nota de remisión y capturando la factura. b) Con la aplicación de notas de remisión (capítulo 2.1.7)

La operación del módulo se simplifica cuando no se utilizan notas

de remisión.

Nota: La operación en forma general de todos los documentos de compras se describe en las primeras

páginas de este capítulo.

La ventana de datos generales de la nota de remisión a diferencia de otros documentos de compras solicita

los siguientes campos:

1.- El Folio de la Orden de Compra (ver pantalla 10).Control de

órdenes de compra pendientes de recibir. Si existe una orden de

compra (capítulo 2.1.2) previamente registrada, al proporcionar

su folio se descargan en la nota de remisión todos sus datos.



Nota: Los datos traspasados de una orden de compra pueden

ser aprobados o modificados. Si se modifican para recibir una

cantidad menor a la ordenada las diferencias pendientes de

recibir de esta orden de compra pueden ser tomadas

nuevamente por otra nota de remisión. El control se visualiza con

el reporte órdenes de compra pendientes de recibir (capítulo

3.1.4).

2.- Días de Crédito. A diferencia de las cotizaciones y órdenes de

compra en la remisión de compra se capturan los días de crédito

y no los días de vigencia. 3.- Fecha de Pago. Esta aparecerá de forma automática al teclear los días de crédito. 4.- Almacén. Se tendrá que teclear la clave del Almacén al cual

se dará entrada la mercancía. Se puede consultar el catálogo de

almacenes con la tecla F4.

Para la Captura de Notas de Remisión (compra), se podrán

seguir los mismos pasos que en la cotización de compra

(capítulo 2.1.1).

Pantalla 10



2.1.4 Devolución de Nota de Remisión (compra).

Su función es documentar las devoluciones a proveedores en

el caso excepcional cuando:

a) las compras fueron registradas con una recepción con nota de

remisión (capítulo 2.1.3), y b) aun no se ha efectuado la aplicación de nota de remisión

(capítulo 2.1.7)

Al no afectar a las cuentas por pagar, se requiere realizar

después otro proceso que registre la disminución del adeudo con

el proveedor. La afectación posterior puede hacerse de dos

maneras: a) Cancelando la devolución de nota de remisión (capítulo 2.1.4) y capturando la devolución de factura (capítulo 2.1.6). c) Con la aplicación de devolución de nota de (capítulo 2.1.8).

Nota: Recuerde que una devolución a un proveedor es una

salida a su almacén.

La ventana de datos generales de las notas devolución con remisión (ver pantalla 11) a diferencia de otros

documentos solicita los siguientes campos:

1.- El Folio de la Remisión determina sobre cual recepción con

nota de remisión (capítulo 2.1.3) se hace la devolución de la

compra. La captura de la nota devolución es libre. 2.- El Almacén del cual se hará la salida de mercancía, si quiere

consultar el catálogo de almacenes lo puede hacer con F4.

Para la Captura de Devolución de Notas de Remisión de Compras se tendrán que seguir los pasos de la captura de Cotización de Compra (capítulo 2.1.1).



Pantalla 11

2.1.5 Factura.

La recepción con factura se utiliza para:

a) Comprobar que la información capturada es igual a la que

contienen las facturas originales de los proveedores.

b) Registrar las entradas a los inventarios por compras. c) Registrar los adeudos en las cuentas por pagar del COPAGWIN.

Si se permite el uso de notas de remisión (capítulo 2.1.3) vigile

que las notas de remisión pendientes de aplicar (capítulo 3.1.5)

no sean facturadas nuevamente para evitar duplicidad en las

entradas al almacén. La operación en forma general de todos los documentos de

compras se describe en las primeras páginas de este capítulo.

Los campos diferentes de los otros documentos de compras

son (ver pantalla 12): 1.- El Folio de la Orden de Compra. Control de las órdenes de

compra pendientes de recibir.

Nota: Si existe una orden de compra (capítulo 2.1.2) previamente

registrada, al proporcionar su folio se descargan en la factura

todos sus datos. Los datos traspasados de una orden de compra

pueden ser aprobados o modificados. Si se modifican para recibir

una cantidad menor a la ordenada las diferencias pendientes de

recibir de esta orden de compra pueden ser tomadas

nuevamente por otra factura. El control se visualiza en el reporte

órdenes de compra pendientes de recibir (capítulo 3.1.4)

2.- Los Días de Crédito que funcionan igualmente que en la

Recepción con Remisión.

3.- La Fecha de Pago funciona igual que en la Recepción con Remisión. 4.- El Almacén que es donde se dará entrada a la mercancía

comprada en la factura.



Para Capturar la Recepción con Factura se tendrán que

seguir los pasos de la captura de Cotización de Compra (capítulo

2.1.1) tomando en cuenta los campos diferentes antes descritos.

Pantalla 12

2.1.6 Devolución de Factura (compra).

Esta nota de devolución se utiliza para:

a) Documentar las devoluciones de compras a los proveedores. b) Registrar las salidas de producto del almacén. c) Registrar la disminución en las cuentas por pagar del COPAGWIN.

Nota: Si se permite el uso de notas de remisión (capítulo 2.1.3)

vigile que las devoluciones de notas de remisión pendientes de

aplicar (capítulo 3.1.5) no sean capturadas nuevamente con esta

devolución con factura (capítulo 2.1.6) para evitar duplicidad en

las salidas de almacén. Las devoluciones con nota de remisión

(capítulo 2.1.4) que existan deben convertirse en devoluciones

con factura (capítulo 2.1.6) con la aplicación de devolución de

notas de remisión (capítulo 2.1.8).

La ventana de datos generales de la Nota de Devolución de

Factura a diferencia de otros documentos de compra solicita los

siguientes campos (ver pantalla 13):



1.- El Folio de la Factura determina sobre cual factura (capitulo 2.1.5) se hace la devolución de compra.

2.- El Almacén para determinar de cuál de ellos se hará la salida.

Nota: Recuerde que una Devolución de Factura de Compra

funciona como salida del almacén.

Como las cuentas por pagar en el COPAGWON funcionan con

"cuentas abiertas", es decir, que cada factura opera como cuenta

separada dentro de un mismo proveedor, es necesario indicar el

folio de la factura sobre la cual se hará el abono correspondiente.

La captura de la nota de devolución es libre.

Para la Captura de Devolución con Factura de Compra

tendrá que seguir los pasos de la captura de Cotización de

Compra (capítulo 2.1.1) con la diferencia de los campos

anteriores.

Pantalla 13

2.1.7 Aplicación de Nota de Remisión.



Es un proceso que:

a) Convierte las notas de remisión (capítulo 2.1.3) en facturas

(capítulo 2.1.5).

b) Afecta las cuentas por pagar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las entradas de productos al almacén.

El sistema impide el cierre de período si existen notas de

remisión (capítulo 2.1.3) pendientes por facturar. Utilice el reporte

notas de remisión pendientes de facturar (capítulo 3.1.5.1) para

revisar las remisiones pendientes por aplicar.

Este proceso permite hacer la aplicación de manera Selectiva

o Masiva (ver pantalla 14); es decir en la Captura Selectiva se

selecciona individualmente los folios de los documentos

originales que serán aplicados a la factura y en la Captura

Masiva el sistema asigna automáticamente al documento

aplicado los documentos originales de acuerdo a su fecha.

Nota: Si capturo originalmente las compras a través de notas de

remisión el proceso de aplicación es necesario para no duplicar

los movimientos de inventarios.

Pantalla 14

Captura Selectiva (ver pantalla 15).

En la captura selectiva tendrá que proporcionar el Folio de los

documentos a aplicar, esto es en la cuadricula en la columna de

Folio tendrá que teclearlo o podrá consultar con F4 para hacer

una selección de las Remisiones de Compra existentes. Al

teclear el folio o seleccionarlo aparecerán los datos de las

columnas siguientes, solo tendrá que dar “enter”.

Teclear Folios de

Remisiones de

Compra a Aplicar.



Pantalla 15

Captura Masiva (ver pantalla 16).

En la Captura Masiva es el sistema el que muestra los Folios

de los documentos originales cuya fecha de operación concuerda

con el parámetro que usted indicó anteriormente. No se muestra ningún documento cuando:

a) El cliente o proveedor no tiene documentos por aplicar. b) Los documentos por aplicar utilizaron otro almacén. c) Los documentos por aplicar ya fueron aplicados o cancelados.

En ambos casos, los datos en las columnas: Fecha,

Referencia e Importe del documento por aplicar se despliegan

para su verificación.

Folios de remisiones

que no han sido

aplicadas algún

documento.



Pantalla 16

2.1.8 Aplicación de Devolución de Nota de Remisión.

Es un proceso que:

a) Convierte las devoluciones de compras con remisión (capítulo 2.1.4) en devoluciones de compras con factura (capítulo 2.1.6).

b) Afecta las cuentas por pagar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las salidas de productos en el almacén.

El módulo impide el cierre de período (capitulo x) si existen

devoluciones de compras con remisión (capítulo 2.1.4)

pendientes de aplicar, utilice el reporte devoluciones de

remisiones pendientes de aplicar (capítulo 3.1.5.1) para revisar

las notas de devoluciones pendientes.

Al aplicar las notas de devolución con la Captura Masiva se

asegura que queden incluidas todas las notas de devolución del

almacén indicado. Repita esta aplicación con todos los

almacenes.

Este proceso igual que la anterior permite hacer la aplicación

de manera Selectiva o Masiva (ver pantalla 14); es decir en la

Captura Selectiva se selecciona individualmente los folios de los

documentos originales que serán aplicados a la factura y en la

Captura Masiva el sistema asigna automáticamente al

documento aplicado los documentos originales de acuerdo a su

fecha.

Nota: Si capturo originalmente las devoluciones a través de notas

de devolución de remisión el proceso de aplicación es necesario

para no duplicar los movimientos de inventarios. Captura Selectiva (ver pantalla 17).

En la captura selectiva tendrá que proporcionar el Folio de los

documentos a aplicar, esto es en la cuadricula en la columna de

Folio tendrá que teclearlo o podrá consultar con F4 para hacer

una selección de las Remisiones de Compra existentes. Al

teclear el folio o seleccionarlo aparecerán los datos de las

columnas siguientes, solo tendrá que dar “enter”.

Teclear Folios de

Devoluciones de

Notas de Remisión

a Aplicar.



Pantalla 17

Captura Masiva (ver pantalla 18).

En la Captura Masiva es el sistema el que muestra los Folios

de los documentos originales cuya fecha de operación concuerda

con el parámetro que usted indicó anteriormente. No se muestra ningún documento cuando:

a) El cliente o proveedor no tiene documentos por aplicar. b) Los documentos por aplicar utilizaron otro almacén. c) Los documentos por aplicar ya fueron aplicados o

cancelados. En ambos casos, los datos en las columnas: Fecha,

Referencia e Importe del documento por aplicar se despliegan

para su verificación.

Los Folios de Devoluciones

de Notas de Remisión que no

hayan sido aplicadas

aparecerán en esta columna.



Pantalla 18

2.2 Ventas.

Como su nombre lo indica comprende todos los documentos y

aplicaciones con la VENTA (salida) de productos al inventario

(ver pantalla 7).

La clasificación de los documentos de Ventas según su

función es:

1.- Documentos que no afectan los Almacenes, por lo tanto

modificables en cualquier momento.

a) Cotizaciones (capítulo 2.2.1). b) Pedidos (2.2.2).

Su función es controlar los futuros movimientos de inventario. Al

no afectar el almacén, tampoco afectan las cuentas por pagar.

Nota: Estos documentos permiten modificaciones aun y cuando

ya se hayan foliado.

2.- Documentos que afectan el almacén pero no las cuentas por

pagar.

a) Notas de Remisión (capítulo 2.2.3). b) Devolución con Notas de Remisión (capítulo 2.2.4). c) Notas de Venta (capítulo 2.2.7). d) Devoluciones con Nota de Venta (capítulo 2.2.8).

La función de las Notas de Remisión es actualizar el almacén

cuando no se quiere o no se puede registrar sus respectivas

cuentas por pagar.

La función de las Notas de Venta es registrar las ventas de mostrador del público en general que no tienen cuentas por cobrar individuales. Las Notas de Remisión y las Notas de venta son opcionales.

3.- Documentos que afectan el almacén y las cuentas por pagar.

a) Facturas (capítulo 2.2.5) de compras. b) Devolución de Factura (capítulo 2.2.6) de compras.

Estas facturas y notas de devolución pueden ser capturadas

directamente, pero si la operación se originó con una nota de

remisión, tiene que utilizar las siguientes aplicaciones.

4.- Aplicación de un documento a otro.



Las aplicaciones, no son documentos sino procesos para

convertir los documentos del grupo 2 en documentos del grupo 3.

a) Aplicación de Nota de Remisión (capítulo 2.2.9) b) Aplicación de Devolución de Notas de Remisión (capítulo

2.2.10). c) Aplicación de Nota de Venta (capítulo 2.2.11) d) Aplicación de Devolución de Nota de Venta (capítulo 2.2.12).

Los movimientos de ventas se registran usando los siguientes documentos (ver pantalla 19):

1.- Las Cotizaciones del cliente tienen una fecha de vigencia

para vigilar su posible confirmación o venta, no afectando el

inventario. 2.- Los Pedidos son las órdenes formales del cliente y tienen por

lo tanto una fecha de envío. El total de los pedidos se resta a las

existencias en almacén para determinar la cantidad disponible. El

pedido puede tener como documento de origen una cotización.

Las Ventas se registran con tres documentos distintos:

3.- Nota de Remisión 4.- Factura 5.- Nota de Venta

Los tres implican una salida del producto del almacén pero la

afectación a cuentas por cobrar en el COPAGWIN únicamente la

realiza la factura.

La Nota de Venta se diferencia de la Nota de Remisión y de la Factura en que: -La captura del Nombre del cliente es opcional.

Las Devoluciones de los clientes deben referirse a una Nota

de Remisión, una Factura o una Nota de Venta. En todos los

casos se solicita el folio del documento con el que se hizo la

venta. De igual manera que la Venta, las Devoluciones también

utilizan tres tipos de documentos:

6.- Devolución de una Nota de Remisión. 7.- Devolución de una Factura. 8.- Devolución de una Nota de Venta.

Las Notas de Devolución tienen que referenciarse al mismo

tipo de documento que la venta original.



Todas las devoluciones de ventas incrementan las existencias

pero sólo las Devoluciones de factura afectan a las cuentas por

cobrar. Las devoluciones de ventas no se hacen con nota de

crédito sino con un documento específico, la Nota de Devolución,

que detalla la cantidad y el importe de cada uno de los productos

devueltos porque las notas de cargo y de crédito sólo contemplan

el importe total.

Pantalla 19

DATOS COMUNES EN LOS DOCUMENTOS DE VENTAS.

Los siguientes campos se repiten en las "ventanas" de Datos

Generales" de casi todos los documentos de ventas (ver pantalla

20).

Clientes: Proporcione la clave correspondiente asignada en el

catálogo de clientes (capitulo 1.8). Oprimiendo la tela F4 podrá

consultar este catálogo y traspasar desde ahí la clave buscada. Lista de Precios, Moneda y Grupos de Descuento. Número de

la Lista de Precios registradas en el catálogo de Productos

(capitulo 1.5), clave de la Moneda registrada en el catálogo de

Clasificadores Moneda (capítulo 1.3.2) y clave del catálogo de

Grupo de Descuentos (capitulo 1.7) que le otorga al cliente. Si no

desea utilizar el No. de Grupo de Descuentos oprima Enter, el

nombre de este campo cambiará a % Descuento y podrá

capturar cualquier porcentaje desde 0.1 hasta 99.9%.



Días de Crédito o Días de Vigencia. Límite para pagar que

usted le concede al cliente Los días aquí capturados se suman a la fecha de operación para determinar la Fecha de Vencimiento

que se registrará en los archivos de cuentas por pagar del

COPAGWIN. Vendedor. Es la persona responsable de la venta o de la

devolución El número del vendedor debe existir en el catálogo de

vendedores (capítulo 1.3.1)

Nota: La Lista de Precios, Grupos de descuento, Días de Crédito

y Vendedor se presentarán por omisión en la captura de

documentos de ventas si existen en el catálogo de clientes

(capitulo 1.8). Usted sólo tiene que confirmarlos oprimiendo la

tecla “enter”, pero también puede modificarlo si está autorizado.

Almacén. Número del almacén de donde se extrae la mercancía

según el catálogo de almacenes (capítulo 1.3.4). Observaciones. Espacio para anotar cualquier comentario que

varié con las circunstancias y el cliente. Los comentarios que se

repiten en todos los documentos es preferible definirlos con el

editor de formatos (capítulo 1.3.6).

Para la Captura de cualquier documento de Venta se

tendrán que dar los pasos siguientes:

1. Estando posicionados en la pantalla del documento de venta

correspondiente, como ejemplo se tomó la pantalla de Cotización de Venta,

sin embargo recuerde que todas son similares con excepción de algunos

datos (pantalla 20); dar clic al botón Nuevo. 2. Capturar la fecha del documento, el sistema de manera automática tiene la

fecha actual; de “enter”. 3. Capture la Referencia, de “enter” (opcional). 4. Del número de Folio del documento de origen, solo si existe; en caso de

actualizar alguna cotización anterior, si es un documentos totalmente nuevo

solo de “enter”.

Nota: Si requiere de consultar los documentos de origen que

pueden ser traspasados al nuevo documento con la tecla F4 se

podrá hacer la consulta correspondiente y podrá escoger el

documento que desee.

5. Determine si su documento es Nacional o de Importación. 6. Si su documento es de Importación teclee el Tipo de Cambio, de “enter”. 7. Capture la Clave de Cliente, o si prefiere consulte su Catálogo de Clientes

con F4.

8. Automáticamente aparecerá la Lista de Precios, Moneda y Grupo de

descuento, siempre que ya hayan sido definidos en el catálogo de Clientes.

Dar “enter” en cada campo. 9. Teclear Días de Vigencia o Días de Crédito, por default aparecerá la Fecha

de Vigencia o Fecha de cobro. Dar “enter”.

10. Capturar la Observaciones (campo opcional).Dar “enter”. 11. Estando en la Tabla de Productos (capitulo 2.0 Datos comunes) teclear la

Clave del Producto, aparecerá la descripción del mismo.



12. Teclear la Cantidad, número de unidades o productos. 13. Teclear el Precio, solo si desea modificarlo. Puede estar definido con

anterioridad por la Lista de Precios ya asignada.

14. Teclear Descuento o dar “enter” si ya está asignado por el Grupo de

Descuento.

15. Si requiere de capturar más partidas pasar a la línea 2 y repetir los pasos del

11 al 14; así hasta terminar la captura del documento.

16. Dar clic al botón Guardar, confirmar datos almacenados dando clic a

Aceptar; y el documento quedara guardado y le será asignado el folio.

Nota: En los documentos de venta que se describen a continuación únicamente se mencionan los campos diferentes a

los ya descritos.

2.2.1 Cotizaciones de Venta.

Las cotizaciones son documentos que únicamente se generan para información pero no afectan al

inventario ni a la contabilidad.

La ventana de Datos generales de este documento se

muestra en la pantalla 20. Las operaciones que se pueden realizar con la cotización son

similares a la de todos los documentos de ventas se describen

de manera general en las primeras páginas (capitulo 2.2).

Las diferencias con otros documentos son:

1.- Las cotizaciones se pueden modificar proporcionando su

Folio. Para consultar los folios presione la tecla F4. 2.- En el Folio del Documento de origen podrá capturar el Folio de Cotización, solo en caso de querer tomar como base una

cotización anterior. 3.- Tienen Días de Vigencia que sirve para tener un control

sobre las cotizaciones de los clientes. 4.- Tienen Fecha de Vigencia para vigilar su posible venta. 5.- Pueden servir como documento de origen a las notas de

remisión (capítulo 2.2.3) y las facturas (capítulo 2.2.5).



Pantalla 20

Para la Captura de Cotización de Venta (pantalla 20) siga

los pasos especificados en el capítulo anterior (capitulo 2.2).

2.2.2 Pedidos.

Mantienen un control completo sobre la cantidad, precio y

fecha prometida de envío al cliente.

El total de los pedidos se suma a las existencias en almacén para determinar la cantidad disponible.

En la ventana de Datos Generales, las diferencias con otro los

documentos de ventas son (ver pantalla 21):

1.- Si al pretender modificar un pedido el producto ya ha sido

surtido, no será posible disminuir sus unidades por debajo de la

cantidad surtida. 2.- Tiene Días de Entrega, que sirve para controlar cuando es la

fecha de entrega. 3.- Tienen Fecha de Entrega. 4.- Pueden servir como documento de origen a las notas de remisión (capítulo 2.2.3) y a las facturas (capítulo 2.2.5) 5.- Un mismo pedido puede servir como documento de origen para varios envíos parciales de productos y cantidades con

facturas o notas de remisión. 6.- Los pedidos se pueden modificar proporcionando su Folio.



7.- Almacén, en el caso de pedios el sistema pide el Almacén

como referencia de donde podrá salir la mercancía, aun y cuando

este documento no afecte los inventarios. 8.- Vía de Embarque este campo sirve como referencia de cómo

va a ser enviada o embarcada la mercancía (opcional).

Notas: Las modificaciones a los pedidos se utilizan para eliminar

cantidades incompletas que el cliente ya no desea, para cancelar

productos en órdenes atrasadas, para agregar partidas, etc.

Pantalla 21

Para la Captura de Pedidos de Ventas (pantalla 21) se

tendrán que dar los pasos del capítulo 2.2, tomando en cuenta

las diferencias antes mencionadas.

2.2.3 Notas de Remisión.

La función de las Notas de Remisión de Venta es registrar la

salida de producto del almacén por ventas cuando:

a) Desea retrasar la facturación al cliente. b) No conoce los precios de venta c) No quiere afectar aún las cuentas por cobrar.

Nota: La nota de remisión es un documento opcional.



Las notas de remisión dejan incompleta la operación de ventas al no afectar las cuentas por cobrar. La venta

tendrá finalmente que documentarse con una factura a clientes (capítulo 2.2.5), así que en la mayoría de los

casos es preferible evitar la nota de remisión.

Las notas de remisión tienen que complementarse con una

factura para cumplir las disposiciones fiscales. Además al no

registrar las cuentas por cobrar, la nota de remisión requiere

después de otro proceso que afecte finalmente el adeudo del

cliente. La afectación a las cuentas por cobrar de una venta registrada

con nota de remisión puede hacerse de dos maneras:

a) Cancelando la nota de remisión y capturando la factura

(capítulo 2.2.5). b) Con la aplicación de notas de remisión (capítulo 2.2.9)

La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describen en las primeras páginas de

este capítulo (capitulo 2.2).

La ventana de datos generales de la Nota de Remisión de

Venta a diferencia de otros documentos solicita los siguientes

campos (ver pantalla 22):

1.- Es el Folio del Pedido, que es el documento de origen. 2.- Días de Crédito, sirve como dato informativo para control del

cliente. 3.- Fecha de Cobro, depende de los días de crédito que se

hayan capturado y sirve como dato de control. 4.- Almacén del cual va a salir la mercancía, afecta las

existencias directamente. 5.- Vía de Embarque sirve información para control del cliente.

Nota: Si existe un pedido (capítulo 2.2.2) previamente registrado,

al proporcionar su folio se descargan en la nota de remisión

todos sus datos. Los datos traspasados de un pedido pueden ser

aprobados o modificados. Si se modifican para entregar una

cantidad menor a la solicitada, las diferencias pendientes por

surtir de este pedido pueden ser tomadas nuevamente por otra

nota de remisión. El control se visualiza en el reporte de pedidos

pendientes por surtir (capítulo 3.2.4).

Para la Captura de Notas de Remisión de Venta (pantalla 22) se tendrán que seguir los pasos dados en el capítulo de

ventas (capítulo 2.2.).



Pantalla 22

2.2.4 Devolución de Notas de Remisión (venta).

La función de estas notas es documentar las devoluciones de

clientes en el caso excepcional cuando:

a) las ventas fueron registradas con una nota de remisión

(capítulo 2.2.3), y

b) aun no se ha efectuado la aplicación de nota de remisión a

factura de clientes (capítulo 2.2.9)

Las consecuencias de las notas de devolución con notas de

remisión son:

Al no afectar a las cuentas por cobrar, se requiere realizar

después otro proceso que registre la disminución del adeudo del

cliente.

La afectación posterior a las cuentas por cobrar puede hacerse

de dos maneras:

a) Cancelando la devolución con nota de remisión (capítulo

2.2.4) y capturando la devolución con factura (Opción 2.2.7). b) Con la aplicación de la devolución de nota de remisión

(capítulo 2.2.10).



La operación del módulo se simplifica cuando no se utilizan

las notas de remisión, y por ende las notas de devolución

originadas en una nota de remisión. Si es posible, no utilice este tipo de nota de devolución. Ocupe

en su lugar la devolución de ventas con factura (Opción 2.2.6).

Pantalla 23

La operación en forma general de todos los documentos de

ventas se describe en las primeras páginas de este capítulo

(capitulo 2.2).

La ventana de Datos generales de la Nota de Devolución con

Remisión a diferencia de otros documentos solicita los siguientes

campos (ver pantalla 23):

1.- El Folio de la Nota de Remisión determina sobre cual nota

de remisión a clientes (capítulo 2.2.3) se hace la devolución de la

venta. La captura de la nota de devolución es libre. 2.- Almacén al cual se dará entrada a la mercancía.

Nota: Recuerde que una Devolución de Nota de Remisión de

Venta afecta el inventario sumando los productos que se están

devolviendo.

Para la Captura de Devolución con Nota de Remisión de

Venta (pantalla 23) se tendrán que seguir los mismos pasos que

cualquier documentos de venta (capitulo 2.2).



2.2.5 Factura.

La factura a clientes se utiliza para:

a) Cumplir con un requisito fiscal. b) Registrar las salidas del inventario por ventas c) Registrar los adeudos en las cuentas por cobrar del

COPAGWIN.


vigile que las notas de remisión pendientes de facturar (capítulo

3.2.5) no sean facturadas nuevamente para evitar la duplicidad

en las salidas del almacén.

Las notas de remisión deben convertirse en facturas con la

aplicación de notas de remisión a facturas (capítulo 2.2.9).

Nota: Si se permite el uso de notas de ventas (capítulo 2.2.7)

vigile que las notas de venta pendientes por facturar (capítulo

3.2.5.3) no sean facturadas nuevamente para evitar la duplicidad

en las salidas de almacén.

Las notas de remisión deben convertirse en facturas con la

aplicación de notas de venta (capítulo 2.2.11).


ventas se describen en el capítulo 2.2.

Los campos diferentes de los otros documentos de ventas en

la Factura son (ver pantalla 24):

1.- El Folio del Pedido, es el folio del documento de origen para

convertirse en factura. Y sirve para el control de pedidos

pendientes de surtir. 2.- Los Días de Crédito, que sirve para documentar los días que

tiene otorgado el cliente para realizar su pago. 3.- La Fecha de Cobro, es un dato informativo que se registra

por medio de los días de crédito. 4.- El Almacén del cual se va a disponer la mercancía facturada.

5.- La Vía de embarque, dato informativo.

Si existe un pedido (capítulo 2.2.2) previamente registrado, al

proporcionar su folio se descargan en la factura todos sus datos.

Los datos traspasados de un pedido pueden ser



Aprobados o modificados. Si se modifican para entregar una

cantidad menor a la solicitada, las diferencias pendientes por

surtir de este pedido pueden ser tomadas nuevamente por otra

factura. El control se visualiza en el reporte pedidos pendientes

por surtir (capítulo 3.2.4).

Pantalla 24

Para la Captura de Factura de Venta (pantalla 24) se tendrán

que seguir los pasos desglosados en el capítulo de ventas

(capitulo 2.2).

2.2.6 Devolución con Factura de Venta.

Esta nota de devolución se utiliza para:

a) Documentar las devoluciones de ventas de los clientes. b) Registrar las entradas de producto al almacén. c) Registrar la disminución en las cuentas por cobrar del COPAGWIN.


vigile que las devoluciones de remisiones pendientes de aplicar

(capítulo 3.2.6) no sean capturadas de nuevo con esta

devolución con factura (capítulo 2.2.6) para evitar la duplicidad

en las entradas al almacén. Las devoluciones con remisión (capítulo 2.2.4) que existan

deben convertirse en devoluciones de ventas con factura

(capítulo 2.2.6) con la aplicación de devolución de ventas con

remisión a devolución de ventas con facturas (capítulo 2.2.10).



Nota: Recuerde que las Devoluciones con Factura de Venta son

entradas al almacén.

La operación en forma general de los documentos de ventas

se describe en el capítulo de ventas (capitulo 2.2).

La ventana de datos generales de esta Nota de Devolución

con Factura a diferencia de otros documentos solicita los

siguientes campos (ver pantalla 25):

1.- El Folio de la Factura determina sobre cual factura de

clientes (capítulo 2.2.4) se hace la devolución de la venta. 2.- El Almacén al cual va entrar la mercancía devuelta.

Nota: Como las cuentas por cobrar en COPAGWIN funcionan

con cuentas abiertas, es decir, que cada factura opera como una

cuenta separada dentro de un mismo cliente, es necesario

indicar el folio de la factura sobre la cual se hará el abono

correspondiente. La captura de la nota de devolución es libre.

Pantalla 25

Para la Captura de Devolución con Factura de Venta

(pantalla 25) seguir los pasos descritos en el capítulo de ventas

(capítulo 2.2.).

2.2.7 Nota de Venta.



La función de la Nota de Venta es documentar la salida de

productos del almacén por ventas al público en general cuando el

cliente no pide factura.

Nota: La nota de venta es un documento opcional. Las notas de

venta no afectan las cuentas por cobrar. La venta tendrá

finalmente que documentarse con una factura (capítulo 2.2.5).

Las notas de venta tienen que complementarse con una

factura para cumplir con las disposiciones fiscales. La facturación

de las notas de venta se realiza cada día con la aplicación de

notas de venta a (capítulo 2.2.11).


ventas se describe en el capítulo de ventas (capitulo 2.2).

La ventana de datos generales de la Nota de Venta a

diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos

(ver pantalla 26):

1.- El Folio de Pedido previamente registrado, al proporcionar su

folio se descargan en la nota de venta todos sus datos. 2.- El campo del Cliente en este caso no se captura. 3.- El Almacén de donde se va a surtir la Nota de Venta. 4.- Caja dato informativo. 5.- Turno dato informativo.

Los datos traspasados de un pedido pueden ser aprobados o

modificados. Si se modifican para entregar una cantidad menor a

la solicitada, las diferencias pendientes por surtir de este pedido

pueden ser tomadas nuevamente por otra nota de venta. El

control se visualiza en el reporte pedidos pendientes por surtir

(capítulo 3.2.4).



Pantalla 26

Para la Captura de Nota de Venta (pantalla 26) seguir los

pasos descritos en el capítulo de ventas (capitulo 2.2).

2.2.8 Devolución de Nota de Venta.

Su función es documentar las devoluciones de clientes

cuando las ventas fueron registradas con una nota de venta

(Opción 2.2.7). Para documentar fiscalmente la devolución se requiere

realizar la aplicación de devolución de notas de venta (capítulo 2.2.12).


ventas se describe en las primeras páginas de este capítulo.

Este documento requiere de los mismos datos que la nota de

venta (capítulo 2.2.7), a diferencia que en el Folio de documento

de origen se captura el Folio de Nota de venta de la cual se va

hacer la devolución (ver pantalla 27). La captura de la nota de

devolución es libre.

La Captura de Devolución con Nota de Venta (pantalla 27)

se hace igual que los otros documentos de venta, con los pasos

descritos en el capítulo ventas (capitulo 2.2).



Pantalla 27

2.2.9 Aplicación de Notas de Remisión.

Es un proceso que:

a) Convierte las notas de remisión (capítulo 2.2.3) en facturas

(capítulo 2.2.5)

b) Corrige las cuentas por cobrar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las salidas de productos del almacén.

El módulo impide el cierre de período (capitulo x.) si existen

notas de remisión (capítulo 2.2.3) pendientes por facturar. Utilice

el reporte notas de remisión pendientes de facturar (capítulo

3.2.5.1) para revisar las remisiones pendientes.

La Captura de Aplicación de Notas de Remisión de Venta

(ver pantalla 28) se hace idéntica a la Aplicación de Notas de

Remisión de Compra (capítulo 2.1.7).

Nota: Se recomienda ver el capítulo 2.1.7 para verificar la

forma de captura de este documento.



Pantalla 28 2.2.10 Aplicación de Devolución con Notas de Remisión (ventas).

Es un proceso que:

a) Convierte las devoluciones de nota de remisión (capítulo

2.2.4) en devoluciones de factura (Opción 2.2.6).

b) Corrige las cuentas por cobrar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las entradas de productos al almacén.

El sistema impide el cierre de período (capitulo x.) si existen

devoluciones de notas de remisión (capítulo 2.2.4) pendientes de

aplicar. Utilice el reporte devoluciones de remisiones pendientes

de aplicar (capítulo 3.2.5.2) para revisar las notas de

devoluciones pendientes.

La Captura de Aplicación de Devolución con Notas de

Remisión de Venta (ver pantalla 29) se hace idéntica a la

Aplicación de Devolución con Notas de Remisión de Compra

(capítulo 2.1.8).





Pantalla 29

2.2.11 Aplicación de Notas de Venta.

Es un proceso que:

a) Convierte las notas de venta (Opción 2.2.7) en facturas

(Opción 2.2.5).

b) Evita la duplicidad en las salidas de productos de almacén.


notas de venta (capítulo 2.2.7) pendientes por facturar. Utilice el

reporte de notas de venta pendientes de facturar (capítulo

3.2.5.3) para revisar las notas de venta pendientes.

La Captura de Aplicación de Notas de Venta (ver pantalla 30) se hace idéntica a la Aplicación de Notas de Remisión de

Compra (capítulo 2.1.7).





Pantalla 30

2.2.12 Aplicación de Devolución con Nota de Venta.

Es un proceso que:

a) Convierte las devoluciones de notas de venta (capítulo 2.2.8)

en devoluciones de venta con factura (capítulo 2.2.6).

b) Evita la duplicidad en las entradas de productos al almacén.


devoluciones de nota de venta (capítulo 2.2.8) pendientes de

aplicar. Utilice el reporte devoluciones de notas de venta

pendientes de aplicar (capítulo 3.2.5.4) para revisar las notas de

devoluciones pendientes.

La Captura de Aplicación de Devolución con Notas de Venta (ver pantalla 31) se hace idéntica a la Aplicación de Devolución con Notas de Remisión de Compra (capítulo 2.1.8).





Pantalla 31

2.3 Inventarios.

Aquí se presentan únicamente los movimientos de inventarios

que no son afectados ni por las compras ni por las ventas (ver

pantalla 32), como son: 1.- Los Vales de Consumo Interno registran las mercancías

utilizadas por el mismo negocio asignándoles su costo a una

cuenta contable previamente designada. 2.- La Devolución de Vales de Consumo Interno sirve

específicamente para regresar la mercancía no utilizada internamente. 3.- La Transferencia entre almacenes cambia los productos de

un almacén a otro. 4.- Los Ajustes por Entradas y los Ajustes por Salidas se

ocupan para todo propósito no comprendido en los documentos del sistema. Tienen como característica que debe especificarse la causa del ajuste. 5.- Ensamble de Kits. Junta una serie de productos

denominados componentes para formar un nuevo producto. 6.- Des-ensamble de Kits. Separa los componentes que forman

un kit.



Pantalla 32

Las distorsiones en el coste de los inventarios suceden cuando concurren dos factores:

a) Fallas en el orden cronológico de captura de los movimientos

del inventario, y

b) Cambios en los costos unitarios de los productos que entran al

almacén.

Los cambios más comunes de errores en el costeo son:

a) Se registra una compra con costo diferente días después,

aunque la fecha del documento de entrada sea la correcta. Si

durante ese tiempo salieron ventas y quedaron registradas con el

costo equivocado. b) El documento de compra se registra con costo equivocado. La única forma de corregir el error es cancelando ese documento y capturando otro con los costos reales, pero los documentos que se capturaron durante ese período de tiempo quedaran registrados con costos equivocados. c) Cuando se da entrada al almacén un producto con costo cero

por desconocimiento del valor real en ese momento, y se vende

el producto antes de corregir el costo real. Todas las situaciones anteriores se corrigen con la

reestructuración de saldos de inventarios.

Nota: Los documentos de compras y de ventas aceptan costos y

precios con importe cero porque puede tratarse de producto

recibido o enviado como promoción. En este caso se modificarán

las unidades en existencia y se prorrateará el costo de estos

productos entre el resto de los productos en almacén.

Para la Captura de Documentos de Inventario dar los pasos

siguientes:

1.- Estando en la pantalla de captura del documento

correspondiente, dar clic al botón Nuevo.

2.- Teclear la Fecha o dar “enter” a la fecha actual. 3.- Teclear la Referencia (opcional). 4.- Teclear la clave del Almacén o seleccionarlo con F4.



5.- Teclear la clave del Centro de Costos o consultar el catalogo

del mismo con F4. 6.- Teclear las Observaciones (opcional). 7.- En la Tabla de Productos dar la clave o consultar con F4 en la

columna Producto. 8.- Dar la Cantidad, que son las unidades de producto y estas

afectaran el inventario. 9.- Si se requieren más partidas repetir los pasos 7 y 8. 10.- Al terminar la captura de las partidas dar clic al botón

Guardar y confirmar con Aceptar.

Nota: Los pasos anteriores prácticamente se utilizan en todos los

documentos de inventario, sin embargo, existen campos que

podrían variar según el documento; por lo que en cada capítulo

se verán desglosados y se analizaran.

2.3.1 Vales de Consumo Interno.

2.3.2 Devolución de Vales de consumo Interno.

Por su similitud estos dos capítulos se verán juntos.

Los Vales de Consumo Interno (capítulo 2.3.1) son los

documentos que controlan las salidas de productos del almacén

para ser usados dentro de la misma empresa y que por lo tanto

deben registrarse en una cuenta de costos o de gastos pero no

en una cuenta de ventas (ver pantalla 33).

El No. de Almacén corresponde al catálogo de almacenes

(capítulo 1.3.4). El No. de Centro de Costos debe estar registrado en el catálogo

de centros de costos (capítulo 1.3.5).

La Devolución de Vales de Consumo Interno (capítulo

2.3.2) tiene una pantalla exactamente igual a la de los Vales de

Consumo Interno y funciona de la misma manera, pero ocasiona

una entrada de producto y un abono a la cuenta asignada al

Centro de Costos (ver pantalla 34).



Pantalla 33

Pantalla 34

Para la Captura de Vales de Consumo Interno (pantalla 33) y

Devoluciones de Vales de Consumo Interno (pantalla 34) se

tendrán que dar los pasos descritos en el capítulo anterior de

Inventarios (capitulo 2.3).

2.3.3 Transferencia entre Almacenes.

Debido a que el sistema mantiene las existencias separadas por almacén, los traslados de mercancía de un

almacén a otro deben efectuarse al amparo de documentos foliados (las notas de transferencia entre

almacenes) que garanticen un buen control (ver pantalla 35).

Además de la Fecha y la Referencia deberá capturar el No.

de Almacén de Salida y el No. de Almacén de Entrada. En

estos últimos campos tiene disponible la tecla F4 para consultar

el catálogo de almacenes (capítulo 1.3.4). Cuenta con un campo para indicar las Observaciones de la

transferencia. Bajo la columna Producto, capture la clave según el catálogo

de productos (capitulo 1.5). En la siguiente columna se desplegará su Descripción.



Si el producto se controla por No. de Serie, deberá capturar en

la columna Serie. Proporcione la Cantidad a transferir en la penúltima columna.

Pantalla 35

Para la Captura de Transferencia entre Almacenes

(pantalla 35) seguir los pasos dados en el capítulo de Inventarios

(capitulo 2.3).

2.3.4 Ajustes por Entrada.

2.3.5 Ajustes por Salida.

Los ajustes, como su nombre lo indica, se utilizan para modificar la cantidad y/o el costo de las existencias en mostrador.

La pantalla que se presenta es similar en ambos ajustes,

excepto que las entradas incrementan la cantidad y el costo y las

salidas los disminuyen. Los ajustes se realizan en Notas Ajustes por Entradas y en las

Notas de Ajustes por Salidas.

Nota: En un momento dado los ajustes deben ser sólo por la

cantidad del producto, para no afectar el costo promedio, el

importe del costo en esta captura debe ser uno con un signo;

Ejemplo: -1.00

Para la Captura de Ajuste por Entradas (pantalla 36) y

Ajustes por Salida (pantalla 37) seguir los pasos descritos en el

capítulo de Inventarios (capitulo 2.3).



Pantalla 36

Pantalla 37

Nota: Recuerde que los ajustes de entrada y salida son

movimientos de inventario que no tienen que ver con compras y

ventas. Además los ajustes de entrada incrementan el inventario

y los ajustes de salida disminuyen el inventario.

2.3.6 Ensamble de Kits. 2.3.7 Des-ensamble de Kits.

Un "kit" es un conjunto de productos. Los productos que

contiene un "kit" se llaman componentes.

El Ensamble de "kits" es el proceso de juntar los

componentes para formar un nuevo producto, el "kit". El

ensamble disminuye las existencias de los componentes e

incrementan el producto resultante.



El Des- ensamble de "kits" separa los componentes que

previamente se habían juntado para formar el "kit". Disminuye los

"kits" del inventario y al deshacerlos incrementa las existencias

de los componentes. Por ser operaciones muy semejantes, a continuación se

explican conjuntamente. Para la Captura de Ensamble de Kits (pantalla 38) y Des-

ensamble de Kits (pantalla 39) se deberán dar los pasos

siguientes:

1.- Teclear No. de Almacén. Según el catálogo de almacenes

(capítulo 1.3.4).

Nota: Considere que todos los componentes que intervendrán en

el ensamble deben existir en el mismo almacén. En caso

contrario, utilice las notas de transferencia de almacén (capítulo

2.3.3).

2.- Capture las Observaciones. Campo opcional para los

comentarios del ensamble (o des-ensamble). 3.- Teclear la Clave del producto que será ensamblado (o des-

ensamblado) según el catálogo de productos (capitulo 1.3) o para consulta del catálogo de productos podrá usar nuevamente la tecla F4; esto desplegara la Descripción del producto. 4.- Serie. Si el producto a ensamblar (o des- ensamblar) se

controla por No. de Serie, el cursor lo solicitará. Con F4 podrá consultar los No. de Serie existentes. En el ensamble deberá capturar un No. de Serie nuevo, que no exista. Mientras que en el des-ensamble sólo podrá capturar un No. de Serie existente. 5.- Cantidad. Número de productos a ensamblar (o des-

ensamblar). En el recuadro inferior de la figura anterior se despliegan los componentes que serán ensamblados (o des-ensamblados) de

acuerdo a la asignación de productos alternos (capitulo 1.6) y a la cantidad capturada. Si alguno de los componentes se controla por No. de Serie, deberá proporcionarla en la columna Serie.

6.- Para que el documento haga las afectaciones correspondientes dar clic al botón Guardar y confirme con Aceptar.



Pantalla 38

Pantalla 39

2.4 Comisiones.

El método para el cálculo de comisiones a vendedores

combina cuatro factores:

1) El porcentaje de descuento otorgado en la factura a clientes (capítulo 2.2.5).

2) Las líneas (capítulo 1.3.3) o los grupos de productos (capítulo

1.3.1) de cada uno de los productos o servicios facturados. 3) El vendedor (capítulo 1.3.1) responsable. 4) La base de cálculo que puede ser: el total facturado, los

cobros totales o los cobros parciales.

Los catálogos que toman en cuenta estos cuatro factores para

definir el Cálculo de Comisiones son (ver pantalla 40):

Los Rangos de Descuentos sobre Lista de Precios

establecen los límites mínimos y máximos en los porcentajes de

descuentos otorgados a los clientes que serán considerados para

fijar los porcentajes de comisión a los vendedores en el siguiente

catálogo. Los Grupos de Comisiones por Ventas establecen los

porcentajes de comisión a pagar, de acuerdo con: a) la línea o grupo de producto y b) b) el descuento otorgado.



Finalmente, la Asignación de Grupos de Comisiones

vincula los grupos de comisiones por ventas previamente

definidos con cada uno de los vendedores.

Pantalla 40

Para que se lleve a cabo el cálculo de comisiones se verán

detenidamente los Catálogos correspondientes y la asignación

del parámetro en los siguientes capítulos.

2.4.1 Parámetros Generales.

En los Parámetros primero se tendrá que definir cuál es la

Base de Cálculo de Comisiones a Vendedores se puede

determinar de las siguientes formas (ver pantalla 41): 1.- Únicamente sobre la Facturación, es decir que todo lo que se haya facturado en el mes se tomara en cuenta, así se haya pagado o no. 2.- Sobre el Pago Total de la Factura, esto es que solamente si la factura fue pagada en su totalidad calculara la comisión. En este caso el sistema nos permitirá capturar una Variación con respecto al pago de la factura, esto es en caso de que el pago varié por centavos a diferencia del total de la factura. 3.- Sobre el Pago Parcial de la Factura, esto es que la comisión

se calcula sobre lo pagado, aun y cuando no se haya terminado

de pagar.

Nota: Los puntos 2 y 3 solamente funcionan cuando el sistema

de FACTUWIN está conectado con COPAGWIN, pues el sistema

que controla la cobranza es COPAGWIN.

Este catálogo forma parte de la Definición del catálogo de Grupos de Porcentajes de Comisiones por ventas (capítulo 2.4.2). Determina los porcentajes que aparecerán en la pantalla de Rangos de descuento sobre las listas de precios.



Pantalla 41

Aquí usted podrá definir desde uno hasta siete rangos de descuento (ver pantalla 41).

El Rango 1 empieza con 0.00 %.

Únicamente se permite la captura en la columna Hasta, es decir, en el límite superior de cada rango. Los límites inferiores que se presentan en la columna Desde los calcula el módulo agregando 0.1% al límite superior anterior. Si usted captura 0.0% en la columna Hasta significa que ya no

utilizará más rangos de descuentos.

Nota: Si el porcentaje de descuento otorgado en la factura

(capítulo 2.2.5) es superior al descuento máximo definido en este

catálogo, el cálculo de comisiones se efectuará con el último

rango de descuentos.

Como recomendación ocupe los primeros seis rangos de

descuentos y en el sexto rango establezca el porcentaje máximo

de descuento con el que aun otorgará una comisión a los

vendedores. Defina el rango siete hasta 99.9% para indicar

después en el catálogo de comisiones por ventas (capítulo 2.4.2)

que no pagará ninguna comisión (0%) en este último rango de

descuentos.

Al terminar la asignación de los Parámetros Generales dar clic

al botón Aceptar, confirmar y estos quedaran guardados.

2.4.2 Grupo de Porcentajes de Comisiones.

Aquí podrá definir hasta 999 Grupos de Porcentajes de

Comisiones. Los grupos de comisiones definen los porcentajes

de comisión que se pagarán en base:



a) El descuento que se otorgó en la factura a clientes (capítulo

2.2.5). A mayor descuento se concede menor porcentaje de

comisión. b) El producto sobre el que se otorgó el descuento. Se pueden

pagar mayores comisiones en los productos con más margen

de utilidad, en los más difíciles de vender y en los que se

interesa promover.

Para dar de alta los Grupos de Porcentajes de Comisiones los pasos son (ver pantalla 42):

1.- Dar clic al botón Nuevo. 2.- Teclear el No. de Grupo puede ser cualquier dígito del 1 al 999. Se utiliza más de un grupo de comisiones por ventas cuando se requiere diferenciar los porcentajes de comisión según el vendedor.

3.- Capturar la Descripción. El número de grupo deberá tener

una Descripción relacionada con el tipo de vendedores sobre los

que se aplica según la asignación de grupos de comisiones a

vendedores (capítulo 2.4.3). Ejemplos: Vendedores mayoristas,

vendedores de equipos, vendedores foráneos, Juan Pérez, etc. Si sólo tiene un grupo de comisiones puede llamarlo "Grupo

único". 4.- Especifique si los porcentajes de comisión se definirán Por Línea o Grupo. Es buena idea usar el catálogo de grupos de

productos (capítulo 1.3.1) para clasificar los productos por márgenes de utilidad y emplear este parámetro para asignar los porcentajes de comisión. 5.- En la columna GoE, indique con una G si los porcentajes

serán globales y con una E si serán excepcionalmente aplicados por línea (capítulo 1.3.3) o grupo de productos (capítulo 1.3.1).

6.- Si indico G los porcentajes globales se aplican a todos los

productos menos a las líneas o grupos de productos especificados. 7.- Si indico E en la columna Línea o Grupo capture la clave de la

línea o el número del grupo de productos. Si existe, el sistema desplegará su Descripción a continuación. 8.- Proceda a capturar con todo cuidado los porcentajes de

comisión que le pagará a sus vendedores de acuerdo con los

porcentajes de descuento otorgados a los clientes en las columnas bajo el encabezado COMISION SEGUN EL % DE DESCUENTO. Los porcentajes de descuento que aquí se muestran corresponden a los rangos máximos definidos en el catálogo de rangos de descuento sobre lista de precios (capítulo 2.4.1). 9.- Al término de su asignación de porcentajes, dar clic al botón

Guardar, confirmar los datos y estos quedaran guardados.

Precaución: Si utiliza más de una lista de precios los

porcentajes de descuento pueden perder significado. En este

caso evite asignar a un mismo vendedor clientes con diferentes

listas de precios. Recuerde que no es necesario utilizar



Diferentes listas de precios, por eso cuenta con 999 grupos de

descuentos (capítulo 1.3.1).

Pantalla 42

2.4.3 Asignación de Grupos de Comisiones a Vendedores.

Una vez actualizado el catálogo de vendedores (capítulo

1.3.1) y los grupos de porcentajes de comisiones (capitulo

2.4.2), termine asignando los grupos a los vendedores de la

siguiente forma (ver pantalla 43):

1.- En la pantalla de asignación aparecerán los vendedores dados de alta en el respectivo catalogo (capítulo 1.3.1).

2.- Seleccionar al Vendedor al cual se le va hacer la asignación,

se puede mover sobre la cuadricula con las flechas. 3.- Ya

seleccionado el vendedor dar clic al botón Modificar, esto hará

que el cursor se posicione en el Grupo de Comisiones.

4.- Teclear el número del Grupo de Comisiones al cual

pertenecerá el vendedor, si no lo recuerda puede consultar con F4. 5.- Al terminar de asignar los vendedores a los grupos de

comisiones, dar clic al botón Guardar, y la información quedara

grabada.



Pantalla 43

2.4.4 Calculo de Comisiones por Factura.

En esta opción el sistema le permite hacer el Cálculo de

Comisiones por Factura, es decir podrá ver un reporte en

donde se muestra por cada vendedor su desglose de facturas y

podrá visualizar la comisión correspondiente a estas facturas

dependiendo de los Catálogos anteriores.

El proceso para ver este reporte es (ver pantalla 44):

1.- Teclee la clave del Vendedor del cual quiere se calcule la

comisión o consulte con F4 el catálogo de Vendedores (capítulo

1.3.1). El nombre del vendedor se desplegara automáticamente. 2.- Capture la Fecha Inicial y la Fecha Final del periodo que

quiere se tome en cuenta para tal cálculo. 3.- Solo si lo maneja Series en sus Folios de Facture capture el

mismo. 4.- Capture el Folio Inicial y el Folio Final de la factura que se

tomarán en cuenta para el Análisis de Comisiones. 5.- Dar clic al botón Aceptar y el sistema hará el cálculo

correspondiente. 6.- Ya hecho el cálculo el sistema le permitirá ver el reporte y se

podrá aceptar o no después de su revisión.

Pantalla 44



2.4.5 Pago de Comisiones.

En esta opción el sistema desplegara una ventana con la

información generada del capítulo anterior. Se podrá visualizar el cálculo de comisiones por cada

vendedor. Aparecerá las siguientes columnas (ver pantalla 45):

1.- Serie. Siempre y cuando se manejen series de Folios, si no

aparecerá en blanco. 2.- Folio. Número de folio de Factura. 3.- Referencia. Con la cual fue capturada la Factura. 4.- Importe. Cantidad de los facturados sin impuestos. 5. Comisión. Calculo proveniente del capítulo anterior. 6.- Pago Anterior. Si existiera un pago anterior de la comisión. 7.- Pago Hoy. Esta columna es la única que se puede modificar

y se presenta en ceros. 8.- Pendiente. Es la comisión pendiente de pago.

En este caso el sistema permite capturar el Pago de Hoy y

hace los descuentos necesarios para el próximo pago.

Pantalla 45

2.4.6 Reporte de Comisiones.

En esta opción se podrán visualizar o imprimir los Reportes de

comisiones generados por los cálculos de los capítulos

anteriores.

Para la emisión de los reportes:



1.- Determine Desde que Vendedor Hasta cual otro vendedor

quiere el reporte. 2.- Determine la Fecha inicial y final del reporte requerido. 3.- Elija como quiere el reporte si de Todas las comisiones, de

las comisiones Pendientes de Pago o de las comisiones Pendientes de Calcular. 4.- De clic al botón Imprimir y el sistema le permitirá ver el

reporte en Pantalla o Impresora.

Nota: En la parte inferior de la pantalla el sistema le permite

determinar si quiere el reporte Total o por Rango si determina

Total el sistema emite el reporte automáticamente de todos los

vendedores, si elige Rango podrá dar el paso 1.

Pantalla 46



3 REPORTES Y CONSULTAS

3.0 Definición 149 3.0.1 Impresión de los Catálogos 151

3.0.2 Reporte a Impresora 152 3.0.3 Reporte a Pantalla 152 3.0.4 Reporte a Archivo 152

3.1 Compras 153 3.1.1 Diario de Compras 154 3.1.2 Analítico de Compras por Proveedor 155 3.1.3 Analítico de Compras por Producto 156

3.1.4 Órdenes de Compra pendientes por recibir 157 3.1.5 Documentos Pendientes de Aplicar 159 3.1.6 Compras de Productos con No. de Serie 160 3.1.7 Resumen de Compras por tipo de Documento 161

3.1.8 Parámetros de Compra 162 3.2 Ventas 163 3.2.1 Diario de Ventas 164 3.2.2 Analítico de Ventas por Cliente 166

3.2.3 Analítico de Ventas por Producto 167 3.2.4 Pedidos pendientes por surtir 168 3.2.5 Documentos Pendientes de Aplicar 170 3.2.6 Ventas de Productos con No. de Serie 171

3.2.7 Resumen de Ventas por tipo de Producto 172 3.2.8 Margen de Utilidad por Cliente 173 3.2.9 Margen de Utilidad por Producto 174 3.3 Inventarios 175

3.3.1 Existencias 176 3.3.2 Kardex 177 3.3.3 Diario 178 3.3.4 Sugerencias de Compra 179

3.3.5 Movimientos de Kits 180 3.3.6 Estado del Inventario 181 3.3.7 Existencias de Series 182

3.3.8 Productos Obsoletos 183 3.3.9 Análisis De Márgenes de Utilidad 184 3.3.10 Conteo Físico 184 3.4 Especiales 185 3.4.1 Impresión de Etiquetas “BarCode” 186

3.4.2 Existencias con fecha de Caducidad 186 3.4.3 Existencias Cualificadas 187 3.4.4 Consulta de Existencias 188 3.4.5 Regeneración de Existencias 189

3.4.6 Generación de Clasificadores 190 3.4.7 Gastos Adicionales 190 3.4.8 Cálculo de costo de venta 192

3.4.9 Agenda 192

3.0 Definición.



Este módulo es de utilidad para visualizar e imprimir todos

aquellos Reportes y Consultas inherentes a la Administración de

la Empresa que esté en funcionamiento dentro del Sistema.

Los reportes que se generan tienen la característica de que

pueden ser enviados a Pantalla, Impresora o en Archivo (Excel o

Word), según como usted lo requiera.

Temas Relacionados con Reportes:

• Impresión de los Catálogos. • Reportes.

Procesos Comunes en los Reportes.

Algunas preguntas que se repiten en la mayoría de los Reportes para configurar su contenido y alcances, son:

Tipo de Documento. Esta pregunta siempre se presenta

acompañada de una ventana que contiene los documentos

disponibles en un momento dado. Tratándose de reportes de

compras (capitulo 3.1) se despliegan los documentos de compras

(capitulo 2.1) y en los reportes de ventas (capitulo 3.2) se ofrecen

los documentos de ventas (capitulo 2.2).

El tipo de documento permite distinguir el estado en que se

encuentran los diferentes niveles del ciclo de compra-venta, que

empieza con una cotización, se formaliza en un pedido, se

documenta con notas de remisión, facturas o notas de ventas, y

puede incluir una nota de devolución. Ordenado por. Esta pregunta también se presenta siempre

acompañada de una ventana que contiene los ordenamientos posibles en ese momento. Además de ordenar a los clientes, proveedores y productos por clave o nombre, podrá usar sus clasificadores (capítulo 1.3.1). Cuando utilice los clasificadores (capítulo 1.3.1) para ordenar un reporte, generalmente deberá escoger como 2do. CAMPO DE ORDEN entre: Clave o

Descripción. Total o por Rango. Esta pregunta depende del ordenamiento

anterior. Si elige Total se imprime todo el ordenamiento. Pero si escoge Rango tendrá que especificar el inicio y el final del ordenamiento respondiendo a: Desde y Hasta. Cuando utilice clasificadores (capítulo 1.3.1) para indicar el rango, podrá consultar la clave inicial y final oprimiendo la tecla F4. Todos o Sólo un almacén. El reporte puede abarcar todos los

almacenes o únicamente un almacén. Si opta por Sólo un

almacén tendrá que proporcionar el No. de Almacén. Para

consultar el catálogo de almacenes (capítulo 1.3.4) oprima F4.



Fecha Inicial y Fecha Final. La mayoría de los reportes le

pedirán un rango de fechas. Otros nada más solicitan la Fecha

Final. Los movimientos capturados que estén fuera de los días

indicados son excluidos del reporte. Tipos de reporte. Algunos reportes permiten variar la

información que contienen y presentan varias alternativas. Las más comunes son: Detallado o Resumido. Como su

nombre lo indica, el Detallado revela cada uno de los

documentos que integran el total de un cliente, un proveedor o un

producto; el Resumido sólo imprime el resultado final.

Recomendaciones.

Para aprovechar la poderosa herramienta que tiene a su

alcance le sugerimos que:

1.- Asegure la veracidad de la información revisando periódicamente: a) la correcta captación y elaboración de los documentos fuente.

b) las referencias cruzadas y cifras totalizadoras entre los documentos fuente y los diarios y auxiliares. c) las confirmaciones de saldos de terceras personas. d) todas las cifras que llamen su atención

2.- Conozca cada uno de los reportes y determine cuáles son sus

aplicaciones prácticas en su caso particular.

3.- Para aumentar la precisión de los reportes, defina con todo cuidado los clasificadores (capítulo 1.3.1) y revise su correcta asignación en el catálogo de productos (capitulo 1.5), en el catálogo de clientes (capitulo 1.8) y en el catálogo de proveedores (capitulo 1.9). 4.- Establezca fechas para la emisión de los reportes y las personas que los recibirán. 5.- Vigile el uso y las correcciones de la información que reciban

los responsables.

3.0.1 Impresión de los Catálogos.

Este módulo le permite la generación de Reportes de diez

diferentes opciones del Menú Catálogos (ver pantalla 2). Los

Reportes pueden ser enviados a: Impresora, Pantalla o

Archivo (Excel o Word), según sea el caso (ver pantalla 1).

Para llevar a cabo la generación de un Reporte en cualquiera de

las tres opciones antes mencionadas, ejecute lo siguiente:

1.- Seleccione el Catalogo que quiere ver.



2.- En la parte inferior de la pantalla aparecerán los Botones de

Comandos en donde está el botón que dice Imprimir, solo dele

clic. Entonces aparecerá una pantalla de Dispositivo de Salida.

3.- Elija de qué forma desea la salida del Reporte (Impresora,

Archivo o Pantalla) (ver pantalla 1).

SUGERENCIA Para configurar la impresora (s) que estén conectados (s) a su computadora o a la red, tan solo oprima el botón

Preparar Impresora.

Pantalla 1

Todos los catálogos excepto Seleccionar Empresa y

Parámetros de la Empresa pueden ser impresos desde su

correspondiente módulo de captura.

Pantalla 2

3.0.2 Reporte a Impresora.

Si esta opción es elegida para generar el Reporte, entonces el

Sistema enviará inmediatamente el Catálogo que selecciono



A la impresora que esté conectada a su computadora,

desplegando a su vez un estatus de progreso de la impresión.

3.0.3 Reporte a Pantalla.

Si usted eligió esta opción para generar el reporte del

Catálogo, entonces éste será desplegado en pantalla

automáticamente con las siguientes características: Fecha de

generación del reporte, Nombre de la Empresa, Nombre del

Catálogo, la Clave y la Descripción del Catálogo.

Además este módulo le permite ejecutar las siguientes tareas

sobre el Reporte:

• Hacer Zoom en el Reporte visualizado. Esto se logra haciendo

clic en el icono de las hojas.

• Mandar a imprimir el reporte automáticamente, presionando el

icono de la impresora.

3.0.4 Reporte a Archivo.

Si seleccionó la opción de Archivo para generar el Reporte del

Catálogo elegido, entonces el Sistema proporcionará un nombre

por default al archivo en donde se almacenará dicho Reporte; o

por el contrario, usted podrá indicar el nombre del archivo, en

donde desee que se almacene el Reporte.

Si eligió la salida en formato de Excel usted podrá ver el

reporte abriendo la aplicación y podrá trabajar sobre este reporte

como cualquier hoja de cálculo.

Si eligió la salida en formato de Word usted tendrá una hoja

de Texto y podrá manipularla abriendo su aplicación

correspondiente.


Sistema de Control de Almacenes Factuwin.

3.1 Compras.

Los reportes relacionados con las compras son (ver pantalla 3):

Los Diarios de Compra listan cada uno de los documentos de

compras (capitulo 2.1) en forma resumida o detallada. Los Analíticos de Compras por Proveedores y los Analíticos de Compras por Producto analizan las operaciones de

compras con proveedores y productos bajo múltiples criterios.

Las Órdenes de Compra Pendientes de Recibir presentan las

órdenes de compra (capítulo 2.1.2) que aún no han llegado al almacén. Los Documentos Pendientes de Aplicar se refieren a dos tipos

de documentos: las notas de remisión (capítulo 2.1.3) y las devoluciones de notas de remisión (capítulo 2.1.4) que registran en el almacén mercancía recibida o regresada pero que aún no afecta las cuentas por pagar. Las Compras de productos con No. de Serie listan cada uno

de los No. de Serie de los productos comprados. El Resumen de Compras por Tipo de Documento controla los

totales de compra. Los Parámetros de Compras contienen datos para apoyarlo en

las decisiones de compra.

Nota: El reporte de sugerencias de compra se encuentra entre

los reportes de inventarios (Opción 3.3).

Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V.


Pantalla 3

3.1.1 Diario de Compras.

La función de los diarios de compra es:

1.- Listar todos los documentos de compras (capitulo 2.1) en

forma resumida o detallada para su revisión. 2.- Conservar un registro en papel de los documentos

capturados para auditorias, consultas y soporte de la

contabilidad.

El contenido de los reportes de diario es:

Columnas del resumen: folio, fecha, referencia (cuando el

ordenamiento es por orden de compra cambia a fecha de

entrega), nombre del proveedor, importe sin descuentos ni

impuestos, descuento, impuestos, total. El diario detallado agrega a las columnas de resumen: clave y

descripción del producto, unidad de medida, cantidad del

producto (unidades), importe neto sin impuestos, impuestos y

total por producto.

Algunas características de este reporte son:

Las facturas de proveedores (capítulo 2.1.5) comparten el

mismo folio automático consecutivo que usan las facturas del

COPAGWIN. Es la misma factura que captura productos en este

módulo y conceptos en el otro. Los diarios ordenados por nota de remisión y por devolución

de nota de remisión presentarán al final los totales de documentos sin aplicar y aplicados, señalando individualmente los documentos sin aplicar con una S antes del folio.

Los diarios ordenados por factura y por devolución de factura

presentarán al final los totales de documentos capturados de

forma directa y los aplicados de una nota de remisión o

devolución de remisión, señalando individualmente los

documentos aplicados con una A antes del folio.

Para la Impresión de Diario de Compras (pantalla 4)

solamente se tendrá que elegir dentro de la pantalla las

peculiaridades y características que se requieran para el

Reporte, es decir elegir Tipo de Documento; Ordenado por; si lo

quiere Total o por Rango, si elige Rango determinar Folio Inicial y

Final; capturar Fecha Inicial y Final; marcar como quiere el

reporte por Resumen o Detalle; si lo desea de Todos los

Almacenes o Solo Un Almacén, si elige un almacén capturar su

clave y por ultimo capturar la clave de la Moneda de operación.



Pantalla 3

Después de hacer las elecciones correspondientes dar clic al

botón Imprimir (ver pantalla 3), y seleccionar el dispositivo de

salida (ver pantalla 1).

3.1.2 Analítico de Compras por Proveedor.

La función de este reporte es analizar las operaciones con los

proveedores bajo múltiples criterios, como se aprecia a

continuación. Contenido de los cuatro tipos de analíticos:

Totales por proveedor: Clave y nombre del proveedor, importe

sin descuentos ni impuestos, descuento, impuestos, total. Resumen de documentos: Clave y nombre del proveedor, folio,

fecha, referencia, importe sin descuentos ni impuestos,

descuento, impuestos, total. Detalle de productos: Agrega al resumen las columnas: Clave y

descripción del producto, unidad de medida, cantidad del producto (unidades), importe neto sin impuestos, impuestos y

total por producto. Estadísticas de productos por proveedor: Clave y nombre del

proveedor, clave y descripción del producto, unidad de medida,

cantidad del producto (unidades), importe neto sin impuestos,

impuestos y total por producto.



Para la Emisión del Analítico de Compras por Proveedor (ver

pantalla 4); primero tendrá que elegir el Tipo de Documento;

Ordenado por, su marca por algún clasificador tendrá que

determinar el 2do. Campo de Orden; elegir si es Total o Rango, si

es Rango teclear Desde y Hasta; como quiere el reporte si

Resumen, Detalle o Estadísticas y por ultimo capturar la clave de

la Moneda de Operación.




Pantalla 4

3.1.3 Analítico de Compras por Producto.

La función de este reporte es analizar las compras por producto

bajo múltiples criterios.

Contenido de los tipos de analíticos por producto son:

Totales por producto: Clave y descripción del producto, unidad

de medida, cantidad (en unidades), importe neto sin impuestos,

impuestos y total del producto. Resumen de documentos por producto: Clave, descripción del

producto y unidad de medida en el primer renglón. En los

renglones siguientes se describen los documentos con: folio,

fecha, referencia, nombre del proveedor, cantidad (en unidades),

importe neto sin impuestos, impuestos y total del documento.



Para la Emisión del Analítico de Compras por Producto (ver


Ordenado por, su marca por algún clasificador tendrá que

determinar el 2do. Campo de Orden; elegir si es Total o Rango, si

es Rango teclear Desde y Hasta y por ultimo capturar la clave de

la Moneda de Operación.




Pantalla 5

3.1.4 Órdenes de Compra Pendientes de Recibir.

La función de este reporte es controlar las fechas de

recepción de la mercancía solicitada a proveedores a través de

las órdenes de compra (capítulo 2.1.2). Este reporte nos dice

que órdenes de compra que ya pedimos a nuestro Proveedor

están pendientes de Recibir, si por algún motivo alguna de estas

órdenes ya no fueran a ser surtidas por el proveedor se pueden

cancelar en Procesos y Movimientos (capítulo 2.1.2).

Contenido de los cuatro tipos de reportes si se ordena por

documento:

Totales por proveedor: Clave y nombre del proveedor, importe

original sin impuestos, importe pendiente sin impuestos,

impuestos y total pendiente.



Resumen de documentos: Clave y descripción del proveedor,

folio, fecha de la orden de compra, fecha de entrega, importe

original sin impuestos, importe pendiente sin impuestos,

impuestos y total pendiente. Detalle de productos en documentos: En primer renglón igual

que el resumen de documentos. El segundo renglón: Clave y descripción del producto, unidad de medida, cantidad original, cantidad pendiente, precio unitario con impuestos e importe pendiente. Productos pendientes por proveedor: En el primer renglón la

clave y nombre del proveedor. En el segundo renglón: Clave y

descripción del producto, unidad de medida, cantidad original,

cantidad pendiente, precio unitario con impuestos e importe

pendiente

Contenido si está Ordenado por producto:

Estadísticas por Producto: en el primer renglón: clave,

descripción del producto y unidad de medida, inventario mínimo,

punto de reorden, disponible y existencia actual. Los disponibles

y la existencia son al momento de impresión del reporte y no a la

fecha de corte. En los renglones siguientes se describen los órdenes de compra

con: folio, fecha de la orden, fecha esperada de entrega, nombre

del proveedor, cantidad original, cantidad pendiente, precio

unitario con impuestos e importe pendiente.

Para la Impresión de Órdenes de Compra Pendientes por

Recibir (ver pantalla 6); se deberá seleccionar como quiere el

reporte Por Documento o Por Producto; Ordenado por, si elige

por algún clasificador dar el 2do. Campo de orden que es por

Clave o Descripción:; determinar si lo quiere Total o por Rango,

si elige Rango dar Desde y Hasta; dar la Fecha Inicial y Final;

señalar Resumen, Detalle o Estadísticas y por ultimo dar la clave

de Moneda de Operación.




Nota: Recuerde que el sistema le permite hacer diferentes

combinaciones de Reportes por lo cual se le sugiere revisar el

tipo de emisiones de estos, para que pueda hacer la selección

más conveniente para su empresa. También puede ser que el

reporte dependa de la persona que lo quiera revisar.



Pantalla 6

3.1. 5 Documentos Pendientes de Aplicar.

Este reporte nos ayuda para verificar que documentos no han

sido aplicados.

Los documentos de compras que afectan el inventario pero no las cuentas por pagar son: a) Notas de remisión (capítulo 2.1.3), y b) Devolución de notas de remisión (capítulo 2.1.4).

Ya emitido este reporte podremos afectar las cuentas por

pagar en los procesos de: a) La aplicación de notas de remisión a factura (capítulo 2.1.7) b) La aplicación de devolución de nota de remisión a devolución

de factura (capítulo 2.1.8).

Para la Impresión de Documentos Pendientes de Aplicar (ver

pantalla 7); se deberá seleccionar de qué documento quiere el

reporte Nota de Remisión o Devolución de Nota de Remisión;

como lo quiere Ordenado por, si elige por algún clasificador, dar

el 2do. Campo de orden; determinar si lo quiere Total o por

Rango, si elige Rango dar Desde y Hasta; elegir Todos los

Almacenes o Solo un almacén; dar la Fecha Inicial y Final;

señalar Resumen, Detalle o Estadísticas; dar la clave de Moneda

de Operación y por ultimo dar palomita si quiere que exista Salto

de Hoja.






Pantalla 7

3.1.6 Compras de Productos con No. de Serie.

La función de este reporte es documentar las compras y las

devoluciones de productos controlados con No. de Serie.

Además de localizar compras de productos con un No. de Serie

específico.

Este reporte puede estar de las siguientes formas:

Ordenado por documento: Clave y nombre del proveedor,

clave y descripción del producto, folio, fecha del documento y

No. de Serie. Ordenado por producto: Clave y descripción del producto,

clave y descripción del proveedor, folio, fecha y No. de Serie.

Para la Impresión de Compras de Productos con No. de

Serie (ver pantalla 8); primero seleccione si es Por Documento o

Por Producto; el Tipo de Documento a imprimir; como lo quiere

Ordenado por: si selecciona un clasificador elija el 2do. Campo

de Orden; marque Total o Rango, si marca Rango llene Desde y

Hasta; por último de la Fecha Inicial y Final.



Pantalla 8




3.1.7 Resumen de Compras por Tipo de Documento.

Este reporte nos permite controlar los totales de compra.

Debido a que las compras pueden verse afectadas por seis

diferentes documentos, alguno de los cuales requieren de un

proceso llamado "aplicación", es necesario verificar

periódicamente estas operaciones. El reporte presenta: Importe sin descuento, impuestos y total

de los siguientes documentos: FISCALES.- Facturas y

Devoluciones de Facturas. NO APLICADOS.- Notas de Remisión

y Devoluciones de Notas de Remisión.

Para la Impresión de Resumen de Compras por Tipo de

Documento (ver pantalla 9); teclear la Fecha Inicial y Final y

clave de Moneda de Operación.

Este reporte solo tiene una combinación, al término de

capturar las fechas y la moneda dar clic al botón Imprimir y

seleccionar el dispositivo de salida (ver pantalla 1).



Pantalla 9

3.1.8 Parámetros de Compras.

Este reporte nos sirve para complementar el reporte de

sugerencias de compras (capítulo 3.3.4) con información

relevante para las decisiones de compra.

La presentación del reporte es: en el primer renglón: clave y

descripción del producto, unidad de medida, disponible, inventario mínimo, punto de reorden, inventario máximo y estado

del disponible. En el segundo renglón: clave del proveedor, precio de lista, porcentaje de descuento que otorga el proveedor,

precio de compra (precio de lista menos descuento), costo promedio, costo de la última compra, fecha de la última compra y

costo de reposición. Las abreviaturas de la columna "Edo" (estado del inventario) Son: Max Arriba del inventario máximo, Ok - Correcto, abajo del

máximo y arriba del punto de reorden, Pre - Abajo del punto de

reorden, Min - Abajo del inventario mínimo.

Para la Impresión de Parámetros de Compra (ver pantalla

10); determinar Ordenado por: si elige un clasificador dar el

Segundo Campo de Orden; marque Total o Rango, si es Rango

dar las claves en Desde y Hasta; determine si quiere Todos, Solo

Abajo del mínimo, Solo abajo del Punto de Reorden o Solo arriba

del Máximo, esto para los inventarios y al último diga si quiere

Salto de Hoja.



Pantalla 10

Cuando termine de hacer las elecciones correspondientes, de

clic al botón Imprimir y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver

pantalla 1).

3.2 Ventas.

Los reportes relacionados con las ventas son (ver pantalla

11):

Los reportes de Diarios de Ventas listan los movimientos en

cada uno de los documentos de venta en forma detallada. Los Analíticos de Ventas por Clientes listan el análisis de los

documentos de ventas por cliente bajo múltiples criterios. El reporte de Analíticos de ventas por Producto presenta el

análisis de las operaciones de ventas por producto. Los reportes de Pedidos Pendientes por Surtir muestran las

fechas de envío de los productos que han sido solicitados por pedidos. El reporte de Documentos Pendientes de Aplicar lista las

notas de remisión, devoluciones de remisión, notas de venta y devoluciones de notas de venta que aún no han sido aplicados a una factura para su afectación en cuentas por cobrar. Los reportes de Ventas por productos por No. de Serie listan

cada uno de los números de serie vendidos y devueltos. El reporte de Resumen de Ventas por Tipo de Documento

presenta el control del total de ventas por cada tipo de documento. El reporte de Margen de Utilidad por Cliente, revela la utilidad

generada de cada operación y producto en cada cliente. El reporte de Margen de Utilidad por Producto revela la utilidad

generada en cada uno de los productos vendidos. El reporte de Análisis de Comisiones por Factura presenta en

detalle las comisiones de cada uno de los productos por factura. El reporte de Cálculo de Comisiones emite el importe de

comisiones por factura durante un período dado.



3.2.1 Diarios de Ventas.

Pantalla 11

La función de estos reportes es listar cada uno de los

documentos de ventas (capitulo 2.2) en forma resumida o

detallada para su revisión. Conservar un registro en papel de los documentos capturados

para auditorias, consultas y soporte de la contabilidad.

El contenido de los reportes de diarios de ventas es:

El resumen: folio, fecha, referencia (cuando el ordenamiento es

por pedido cambia a fecha de entrega), nombre del cliente,

importe sin descuentos ni impuestos, descuento, impuestos,

total. El diario detallado agrega las columnas: clave y descripción del

producto, unidad de medida, cantidad del producto (unidades),

importe neto sin impuestos, impuestos y total por producto.

Algunas características son: las facturas a clientes (capítulo

2.2.6) comparten el mismo folio automático consecutivo que

usan las facturas de COPAGWIN. Es la misma factura que

captura productos en este módulo y conceptos en el otro. Los diarios ordenados por nota de remisión y por devolución de

nota de remisión presentarán al final los totales de documentos



Sin aplicar y aplicados, señalando individualmente los

documentos sin aplicar con una S antes del folio. Los diarios ordenados por factura y por devolución de factura

presentarán al final los totales de documentos capturados de

forma directa y los aplicados de una nota de remisión o

devolución de remisión, señalando individualmente los

documentos aplicados con una A antes del folio.

Para la Impresión de Diario de Ventas (pantalla 12) solamente

se tendrá que elegir dentro de la pantalla las peculiaridades y

características que se requieran para el Reporte, es decir elegir

Tipo de Documento; marque si lo quiere por Folio, Fecha o

Referencia; si lo quiere Total o por Rango, si elige Rango

determinar Desde y Hasta; si lo desea de Todos los Almacenes o

Solo Un Almacén, si elige un almacén capturar su clave; capturar

Fecha Inicial y Final, marcar como quiere el reporte por Resumen

o Detalle; y por ultimo capturar la clave de la Moneda de

operación.

Pantalla 12




3.2.2 Analítico de Ventas por Cliente.



La función de este reporte es analizar las operaciones con los

clientes bajo múltiples criterios, como se aprecia a continuación.

Contenido de los cuatro tipos de analíticos:

Totales por cliente: Clave y nombre del cliente, importe sin

descuentos ni impuestos, descuento, impuestos, total. Resumen

de documentos: Clave y nombre del cliente, folio, fecha,

referencia, importe sin descuentos ni impuestos, descuento,

impuestos, total. Detalle de productos: Agrega al resumen las columnas: Clave y

descripción del producto, unidad de medida, cantidad del producto (unidades), importe neto sin impuestos, impuestos y total por producto. Estadísticas de productos por cliente: Clave y nombre del

cliente, clave y descripción del producto, unidad de medida,

cantidad del producto (unidades), importe neto sin impuestos,

impuestos y total por producto.

Para la Emisión del Analítico de Ventas por Cliente (ver


teclear la Fecha Inicial y Final; Ordenado por, si marca por

algún clasificador tendrá que determinar el 2do. Campo de

Orden; elegir si es Total o Rango, si es Rango teclear Desde y

Hasta; como quiere el reporte si Resumen, Detalle o Estadísticas

y por ultimo capturar la clave de la Moneda de Operación.






Pantalla 13 3.2.3 Analítico de Ventas por Producto.

La función de este reporte es analizar las ventas por producto

bajo múltiples criterios.

Contenido de los tipos de analíticos por producto son:

Totales por producto: Clave y descripción del producto, unidad

de medida, cantidad (en unidades), importe neto sin impuestos,

impuestos y total del producto. Resumen de documentos por producto: Clave, descripción del

producto y unidad de medida en el primer renglón. En los

renglones siguientes se describen los documentos con: folio, fecha, referencia, nombre del proveedor, cantidad (en unidades),

importe neto sin impuestos, impuestos y total del documento.

Para la Emisión del Analítico de Ventas por Producto (ver


teclear la Fecha Inicial y Final; Ordenado por, si marca por

algún clasificador tendrá que determinar el 2do. Campo de

Orden; elegir si es Total o Rango, si es Rango teclear Desde y

Hasta y por ultimo capturar la clave de la Moneda de Operación.






Pantalla 14

3.2.4 Pedidos Pendientes de Surtir.

La función de este reporte es controlar las fechas de envío de

la mercancía solicitada por los clientes a través de los pedidos

(capítulo 2.2.2). Este reporte nos dice que pedidos están

pendientes de surtir al cliente, si por algún motivo alguno de

estos pedidos ya no fueran a ser surtidos se pueden cancelar en

Procesos y Movimientos (capítulo 2.2.2).

Contenido de los cuatro tipos de reportes si se ordena por

documento:

Totales por cliente: Clave y nombre del cliente, importe original

sin impuestos, importe pendiente sin impuestos, impuestos y

total pendiente.

Resumen de documentos: Clave y descripción del cliente, folio,

fecha de la orden de compra, fecha de entrega, importe original

sin impuestos, importe pendiente sin impuestos, impuestos y total

pendiente. Detalle de productos en documentos: En primer renglón igual

que el resumen de documentos. El segundo renglón: Clave y descripción del producto, unidad de medida, cantidad original, cantidad pendiente, precio unitario con impuestos e importe pendiente. Productos pendientes por cliente: En el primer renglón la clave

y nombre del cliente. En el segundo renglón: Clave y descripción

del producto, unidad de medida, cantidad original, cantidad

pendiente, precio unitario con impuestos e importe pendiente

Contenido si está Ordenado por producto:

Estadísticas por Producto: en el primer renglón: clave,

descripción del producto y unidad de medida, inventario mínimo,



Punto de reorden, disponible y existencia actual. Los disponibles

y la existencia son al momento de impresión del reporte y no a la

fecha de corte. En los renglones siguientes se describen los

órdenes de compra con: folio, fecha de la orden, fecha esperada

de entrega, nombre del proveedor, cantidad original, cantidad

pendiente, precio unitario con impuestos e importe pendiente.

Para la Impresión de Pedidos Pendientes por Surtir (ver

pantalla 15); se deberá seleccionar como quiere el reporte Por

Documento o Por Producto; Ordenado por, si elige por algún

clasificador dar el 2do. Campo de orden que es por Clave o

Descripción:; determinar si lo quiere Total o por Rango, si elige

Rango dar Desde y Hasta; dar la Fecha Inicial y Final; señalar

Resumen, Detalle o Estadísticas y por ultimo dar la clave de

Moneda de Operación.

Pantalla 15




Nota: Recuerde que el sistema le permite hacer diferentes

combinaciones de Reportes por lo cual se le sugiere revisar el

tipo de emisiones de estos, para que pueda hacer la selección

más conveniente para su empresa. También puede ser que el

reporte dependa de la persona que lo quiera revisar.

3.2.5 Documentos Pendientes de Aplicar.



Este reporte nos ayuda para verificar que documentos no han

sido aplicados.

Los documentos de ventas que afectan el inventario pero no

las cuentas por cobrar son:

a) Notas de remisión (capítulo 2.2.3), b) Devolución de notas de remisión (capítulo 2.2.4), c) Notas de venta (capítulo 2.2.7), y d) Devolución de notas de venta (capítulo 2.2.8)

La emisión de este reporte nos ayudara a saber que

documentos faltan por aplicarse y para que afecten las

cuentas por cobrar deberá efectuar:

a) La aplicación de notas de remisión a factura (capítulo 2.2.9), b) La aplicación de devolución de nota de remisión a devolución

de factura (Opción 2.2.10), c) La aplicación de notas de venta a factura (Opción 2.2.11), d) La aplicación de devolución de nota de venta a devolución de

factura (Opción 2.2.12)

Para la Impresión de Documentos Pendientes de Aplicar (ver

pantalla 16); se deberá seleccionar de qué documento quiere el

reporte Nota de Remisión; Devolución de Nota de Remisión,

Notas de Venta o Devolución de Notas de Venta; como lo quiere

Ordenado por, si elige por algún clasificador, dar el 2do. Campo

de orden; determinar si lo quiere Total o por Rango, si elige

Rango dar Desde y Hasta; elegir Todos los Almacenes o Solo un

almacén; dar la Fecha Inicial y Final; señalar Resumen, Detalle o

Estadísticas; dar la clave de Moneda de Operación y por ultimo

dar palomita si quiere que exista Salto de Hoja.






Pantalla 16

3.2.6 Ventas de Productos con No. de Serie.

La función de este reporte es documentar las ventas y las

devoluciones de productos controlados con No. de Serie.

Además de localizar ventas de productos con un No. de Serie

específico.

Este reporte puede estar de las siguientes formas:

Ordenado por documento: Clave y nombre del proveedor,

clave y descripción del producto, folio, fecha del documento y

No. de Serie. Ordenado por producto: Clave y descripción del producto,

clave y descripción del proveedor, folio, fecha y No. de Serie.

Para la Impresión de Ventas de Productos con No. de

Serie (ver pantalla 17); primero seleccione si es Por Documento

o Por Producto; el Tipo de Documento a imprimir; como lo quiere

Ordenado por: si selecciona un clasificador elija el 2do. Campo

de Orden; marque Total o Rango, si marca Rango llene Desde y

Hasta; por último de la Fecha Inicial y Final.






Pantalla 17

3.2.7 Resumen de Ventas por Tipo de Producto.

Este reporte nos permite controlar los totales de venta.

Debido a que las ventas pueden verse afectadas por seis

diferentes documentos, alguno de los cuales requieren de un

proceso llamado "aplicación", es necesario verificar

periódicamente estas operaciones. El reporte presenta: Importe sin descuento, impuestos y total

de los siguientes documentos: FISCALES.- Facturas y

Devoluciones de Facturas. NO APLICADOS.- Notas de

Remisión, Devoluciones de Notas de Remisión, Notas de Ventas

y Devoluciones de Notas de Ventas.

Para la Impresión de Resumen de Compras por Tipo de

Documento (ver pantalla 18); teclear la Fecha Inicial y Final y

clave de Moneda de Operación.

Este reporte solo tiene una combinación, al término de

capturar las fechas y la moneda dar clic al botón Imprimir y

seleccionar el dispositivo de salida (ver pantalla 1).



Pantalla 18

3.2.8 Margen de Utilidad por Cliente.

La función de este reporte es revelar la utilidad que generó

cada cliente, cada operación con el cliente, o cada producto

vendido al cliente. Contenido según el tipo de reporte En los totales por cliente: clave y nombre del cliente, importe

sin IVA, costo, utilidad y porcentaje de margen de utilidad. En el resumen por documento: clave y nombre del cliente,

folio, fecha, referencia, importe, costo, utilidad y porcentaje de margen de utilidad. En el detalle por documento: a las columnas del resumen,

agrega un segundo renglón con: Clave y descripción del

producto, unidad de medida, cantidad en unidades, importe sin

IVA, costo, utilidad y porcentaje de margen de utilidad de cada

producto.

Para la Impresión de Margen de Utilidad por Cliente (ver

pantalla 19), elegir Ordenado Por: si elige un clasificador marque

el 2do. Campo de orden Clave o Nombre; marque si el Total o

Rango, si es por Rango teclee la clave Desde y Hasta; elija si

son Todos los Almacenes o Solo un Almacén, si marco un

almacén capture su clave o numero; teclee la Fecha Inicial y

Final; marque si el reporte es Resumen, Detalle o Estadísticas;

señale si quiere Salto de Hoja y por ultimo capture la clave de la

Moneda de operación.

Ya que haya elegido las características del reporte de clic al

botón Imprimir, y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver

pantalla 1).



Pantalla 19

3.2.9 Margen de Utilidad por Producto.

Este reporte nos sirve para revelar la utilidad que generó cada

producto, cada operación con el cliente, o cada producto vendido

al cliente. El reporte contiene en el primer renglón: Clave y descripción

del producto, unidad de medida, cantidad en unidades, importe

sin IVA, costo, utilidad y porcentaje de margen de utilidad de

cada producto. En el segundo renglón: Folio, Fecha, Referencia,

Nombre del Cliente.

Para la Impresión de Margen de Utilidad por Producto (ver

pantalla 20), elegir Ordenado Por: si elige un clasificador marque

el 2do. Campo de orden Clave o Nombre; marque si el Total o

Rango, si es por Rango teclee la clave Desde y Hasta; elija si

son Todos los Almacenes o Solo un Almacén, si marco un

almacén capture su clave o numero; teclee la Fecha Inicial y

Final; marque si el reporte es Resumen, Detalle o Estadísticas;

señale si quiere Salto de Hoja y por ultimo capture la clave de la

Moneda de operación.

Ya que haya elegido las características del reporte de clic al

botón Imprimir, y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver

pantalla 1).



Pantalla 20

Nota: Aquí se muestran los márgenes de utilidad reales de

operaciones efectuadas. Para revisar los márgenes de utilidad que se obtienen con diferentes combinaciones de costos, precios y descuentos, acuda a los análisis de márgenes de utilidad (capítulo 3.3.9).

3.3 Inventarios.

Los reportes de inventarios son (ver pantalla 21):

Los reportes de Existencias muestran las cantidades de

productos en almacén a una fecha determinada. Los reportes de Kardex revelan los movimientos y los saldos

detallados por producto en todos o algún almacén durante un período dado. Los reportes de Diario contienen los movimientos que afectaron

al inventario ordenado por documento y por fecha. El reporte de Sugerencias de Compra nos indica la necesidad

de realizar la orden de compra de aquellos productos que tengan igual o menos disponible que el punto de reorden. Los reportes de Movimientos de kits muestran los movimientos

en almacén de los kits. El Estado de Inventario muestra las características en detalle

comparados con sus parámetros de compra de cada uno de los productos en almacén, incluyendo aquellos pendientes de recibir

Los reportes de Existencias de Series listan los números de

series de los productos en almacén. El reporte de Productos Obsoletos lista aquellos productos que

no han tenido movimientos en almacén. Los reportes de Márgenes de Utilidad muestra la utilidad por

cada producto. El reporte de Conteo Físico lista aquellos productos que se

pueden contar físicamente.



Pantalla 21

3.3.1 Existencias.

La función es valorar las existencias en almacén a una fecha

determinada, utilizando diversos métodos de costeo.

El contenido del reporte es: Clave y descripción del producto,

unidad de medida, almacén (solo si eligió separar las existencias

por almacén), existencia en unidades, costo unitario (promedio,

reposición o última compra), costo total y unidades disponibles.

Para la Impresión de Existencias de Inventarios (ver

pantalla 22); marcar si es Actuar o Por Fecha para las

existencias; elegir Ordenado por: si elige un clasificador dar el

2do. Campo de Orden; escoja como quiere el reporte si

Desglosado o Resumido; marque Total o Rango, si elige rango

teclee la clave en Desde y Hasta; determine si es Todos los

Almacenes o Solo un Almacén, si es un almacén teclee el

Numero; elija como quiere las existencias Todos, Saldos

Negativos, Costo Promedio o Saldos menores a cero y por último

de la Fecha Inicial.

Habiendo determinado las características del reporte, dar clic

al botón Imprimir y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver

pantalla 1).



Pantalla 22

3.3.2 Kardex.

Este reporte detalla las entradas y las salidas que

afectaron a cada uno de los productos en almacén, tanto en

unidades como en costo. El reporte presenta en el primer renglón: clave, descripción

del producto y unidad de medida. En el segundo renglón: fecha,

tipo de documento, folio, referencia, costo unitario, entradas en

unidades y pesos, salidas en unidades y pesos, y saldos finales

en unidades y pesos.

Para la Impresión del Kardex (ver pantalla 23); elegir Ordenado por: si elige un clasificador dar el 2do. Campo de

Orden; marque Total o Rango, si elige rango teclee la clave en Desde y Hasta; determine si es Todos los Almacenes o Solo un Almacén, si es un almacén teclee el Numero y por último de la Fecha Inicial y Final.

Habiendo determinado las características del reporte, dar clic

al botón Imprimir y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver

pantalla 1).



Pantalla 23

3.3.3 Diario.

Este reporte sirve para listar los movimientos de un solo tipo

para su revisión.

El reporte se presenta de la siguiente forma: El diario Resumido: folio, fecha, referencia, observaciones,

importe. El diario Desglosado agrega un segundo renglón con clave y

descripción del producto, unidad de medida, cantidad, costo

unitario e importe.

Para la Impresión de un Diario de Inventarios (ver

pantalla 24), primero escoja el Tipo de Documento; si son

Entradas o Salidas elija entre la Lista de Documentos; teclee la

Fecha Inicial y Final; marque como quiere el reporte Resumido o

Desglosado; elija Todos los Almacenes o Solo un Almacén, si

elige un almacén teclee la clave del mismo.

Ya definidas las características del reporte dar clic al botón

Imprimir y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver pantalla 1).



Pantalla 24

3.3.4 Sugerencias de Compra.

El propósito de este reporte es proponer las compras de los

productos cuyas unidades disponibles son iguales a menores

que el Punto de Reorden.

Se sugerirá la compra si: E - PS + OCR = PO; en donde: E = Existencias PS = Pedidos por Surtir OCR = Órdenes de Compra por Recibir PO = Punto de Reorden Cantidad sugerida: CS = MAX - MIN – OCR; en donde: CS = Cantidad Sugerida MAX = Inventario Máximo MIN = Inventario Mínimo

Para la Impresión de Sugerencias de Compra (ver pantalla

25); primero elija Ordenado por: si elige un clasificador marque el

2do. Campo de Orden; determine el Método de Costeo:

Reposición o Ultima Compra y por ultimo si quiere Salto de Hoja

maque con palomita.

Pantalla 25



3.3.5 Movimientos de Kits.

Al terminar de elegir las características del reporte dar clic al

botón de Proceso de Calculo, para que el sistema desarrolle las

formulas, después de clic al botón de Imprimir y Seleccione el

Dispositivo de Salida (ver pantalla 1).

La función de este reporte es desglosar los productos que se

dan de baja del inventario porque se incorporan en "kits" y los

que se dan de alta porque se des-ensamblan de "kits".

El reporte contiene en el primer renglón: clave, descripción del

producto y unidad de medida. Segundo renglón: folio, fecha,

referencia, almacén, No. de serie, cantidad, costo e importe.

Para la Impresión de Movimientos de Kits (ver pantalla 26);

escoja Por Documentos o Por Productos; seleccione el Tipo de

Documento: Ensamble o Des-Ensamble de Kits; elija Ordenado Por: si elige un clasificador marque el 2do. Campo de orden;

determine si son Kits, Componentes o Ambos; marque si lo

quiere Total o Rango, si es por rango teclee la clave en Desde y

Hasta; defina si quiere Todos los Almacenes o Solo un almacén,

si es solo un almacén teclee su número; Teclee la Fecha Inicial y

Final y por ultimo elija como quiere el reporte si Resumen o

Detalle de Documentos.



3.3.6 Estado del Inventario.

Pantalla 26

Ya definidas las características del reporte dar clic al botón

Imprimir y Seleccione el Dispositivo de Salida (ver pantalla 1).

La función de este reporte es proporcionar una visión

completa de los productos en inventario, incluyendo

pendientes por surtir y recibir, comparándolos con sus

parámetros de compra El reporte presenta en el primer renglón: clave y descripción

del producto, unidad de medida, existencias, pedidos pendientes por surtir, disponible, órdenes de compra pendientes de recibir. Segundo renglón: inventario mínimo, punto de reorden, inventario máximo y el estado (status) del producto, que puede ser: -Min = abajo del inventario mínimo, -Pre = abajo del punto de

reorden, +Max = arriba del inventario máximo.

Para la Impresión de Estado del Inventario (ver pantalla

27); primero escoja Ordenado Por: si escoge un clasificador del

2do. Campo de Orden; seleccione si es Total o Rango, su elige

Rango teclee la clave en Desde y Hasta y marque como quiere

el reporte: Todos, Solo abajo del Mínimo, Solo abajo del Punto

de Reorden o Solo arriba del Máximo para el inventario.



Pantalla 27

Ya habiendo dado las características correspondientes al

reporte dar clic al botón Imprimir y Seleccione el Dispositivo de

Salida (ver pantalla 1).

3.3.7 Existencias de series.

La función de este reporte es mostrar en detalle los

productos por serie, si es que les asigno alguna serie dentro

del catálogo de productos.

El reporte presenta en el primer renglón el producto y la clave.

En el segundo renglón se muestra la descripción, el almacén,

la serie y la cantidad.

Para la impresión de Existencias en Serie, primero escoja si

quiere Total o Rango, si elige Rango teclee la clave en Desde y

Hasta, posteriormente marque si lo quiere de Todos los

almacenes o de Un solo almacén, si selecciona un solo almacén

proporcione el número del almacén (ver pantalla 28).

Pantalla 28




3.3.8 Productos obsoletos.



Este reporte tiene a la función de mostrarle una lista de los

productos que se clasificaron como obsoletos dentro del catálogo

de productos. El Reporte contiene: Producto, Existencia, Fechas

de última compra, Costo de última compra, así como la fecha de

la última venta. Para la impresión de Productos Obsoletos, primero escoja

Ordenado por, si escoge un campo de 2do. Orden elija como

quiere que aparezcan ordenados en segundo plano, por último

elija si quiere que sea Total o por Rango, si elige Rango

proporcione las claves de Desde y de Hasta (Ver Pantalla 29).

Pantalla 29 Ya habiendo dado las características correspondientes al



3.3.9 Análisis de márgenes de utilidad.

Este reporte muestra un comparativo entre el costo de compra

de los productos y el precio de los mismos, proporcionando un

porcentaje de utilidad por producto.

Este reporte contiene: Clave del producto, descripción, precio

de venta, costo unitario, costo adicional (si es que lo hay), utilidad

(en efectivo) y la utilidad (en %).}

Para la impresión del Análisis de márgenes de utilidad,

primero escoja Ordenado por, posteriormente proporcione el

número de la lista de precios, luego elija si es Total o por Rango,

si eligió Rango proporcione las claves de Desde y Hasta (Ver

Pantalla 30).



Pantalla 30




3.3.10 Conteo físico.

Este reporte genera una forma de llenado para que se lleve a

cabo el levantamiento de inventario, cuenta con la opción de

imprimir la existencia de los productos de acuerdo al sistema,

para que de esta manera usted pueda hacer un comparativo

entre lo real y lo registrado, y así tener un buen control en los

inventarios.

El reporte contiene: Clave del producto, producto, descripción,

existencias en sistemas (opcional), conteo físico y un espacio

para observaciones.

Para la impresión de Conteo Físico, elija Ordenado Por,

posteriormente en el segundo campo de orden escoja si quiere

que sea por Clave o por Nombre, luego escoja si va a ser Total o

por Rango, si elige Rango proporcione las claves de Desde y

Hasta, para finalizar elija si es de Todos los almacenes o de Solo

un almacén, si elige Solo un almacén capture el número del

almacén (ver pantalla 31)



Pantalla 31




3.4 Reporte Especiales.

Los reportes especiales son:

¾ Impresión de etiquetas BarCode ¾ Existencias con fechas de caducidad ¾ Existencias cualificadas ¾ Consulta de existencias ¾ Regeneración de existencias ¾ Generación de clasificadores ¾ Gastos adicionales ¾ Calculo de costo de venta

3.4.1 Impresión de etiquetas BarCode.

Con este tipo de reporte es posible generar etiquetas para los

productos, es recomendable para empresas como: autoservicios

y farmacias.

Este reporte contiene: Producto, clave del producto y precio.

Para la impresión de BarCode, elija Ordenado Por,

posteriormente escoja el Segundo Campo de Orden que puede

ser por clave o por nombre, para finalizar elija si va a ser Total o

por Rango, si elige Rango proporcione las claves Desde y Hasta

(ver pantalla 32).



Pantalla 32



Salida.

3.4.2 Existencias con fechas de caducidad.

Este producto muestra el lote de los productos con su

respectiva fecha de caducidad, para de esta manera tener un

buen control del orden de ventas de los productos, por ejemplo si

tiene un producto que caduca el 5 de Dic. Y otro que caduca el

15 de Dic., es recomendable sacar a la venta el de la fecha 5 de

Dic.

Este reporte contiene: Producto, Clave del Producto, Descripción, Almacén al cual pertenece, Serie, Fecha de Caducidad y Existencias.

Para la impresión de Existencias con fechas de caducidad,

primero seleccione Ordenado Por, posteriormente escoja el

Segundo Campo de Orden que puede ser por clave o por

nombre, también elija Todo o Rango, si elige Rango proporcione

las claves Desde y Hasta, para finalizar seleccione Todos los

Almacenes o Solo un Almacén, si elige Solo un Almacén,

proporcione el número de este (ver pantalla 33).



Pantalla 33



Salida.

3.4.3 Existencias cualificadas.

Al elegir este tipo de reporte es posible consultar los

productos existentes ordenados por cualidades, mismas que

usted introdujo en el respectivo catálogo.

Este reporte contiene: Producto por clave, Descripción,

Almacén Cualificador y Existencias.

Para la impresión de Existencias con fechas de caducidad,

primero seleccione Ordenado Por, posteriormente escoja el

Segundo Campo de Orden que puede ser por clave o por

nombre, también elija Todo o Rango, si elige Rango proporcione

las claves Desde y Hasta, para finalizar seleccione Todos los

Almacenes o Solo un Almacén, si elige Solo un Almacén,

proporcione el número de este (ver pantalla 34).



Pantalla 34



Salida.

3.4.4 Consulta de Existencias.

Al elegir esta opción se abrirá una ventana (ver Pantalla 35)

en la cual tendrá que capturar el número de almacén,

posteriormente, la lista de precios, luego tendrá que elegir

Ordenado por, y para finalizar proporcione la clave o filtro

correspondiente, recuerde que para visualizar las distintas

alternativas, de cada una de las opción puede hacerlo tecleando

F4 desde su teclado. Para Imprimir solo de clic en Imprimir y

seleccione el dispositivo de salida.

Pantalla 35

El reporte se mostrará ahí mismo y contiene: Clave,

Descripción, Existencias, Costo adicional y Precio.

3.4.5 Regeneración de Existencias.

En esta opción nos permite reestructurar Saldos de los

movimientos realizados en la parte de procesos.



Pantalla 36

Para realizar la Regeneración de Existencias y Saldos solo

de palomita en el recuadro del lado izquierdo a los archivos que

necesite reestructurar (ver pantalla 36) y si quiere todos señale

esta opción. De clic al botón Aceptar y el sistema realizara el

proceso.

3.4.6 Generación de Clasificadores.

Esta opción nos permite Regenerar las Bases de Datos de

los Catálogos.

Usted puede escoger cual Base de Datos es la que quiere

que el sistema verifique, solo tendrá que darle palomita a los

cuadros que aparecen del lado izquierdo de cada opción (ver

pantalla 37), o si quiere todas dar palomita a esa opción. Dar

clic Aceptar y el sistema hará el proceso automático.



Pantalla 37

3.4.7 Gastos adicionales.

Con esta opción se pueden registrar o agregar gastos

adicionales a documentos o facturas existentes, estos pueden

ser gastos adicionales o peticiones (ver pantalla 38).

Pasos para agregar gastos adicionales: 1. Seleccione la opción dentro de la opción Reportes y

Consultas, su opción especiales, a continuación el sistema despliega la ventana correspondiente.

2. De clic en Nuevo, el sistema designa un folio, y las fechas

correspondientes, mismas que puede cambiar si así lo desea.

3. Seleccione si será un Pedimento o Gasto Adicional, si elige

Pedimento capture el número de pedimento y la clave de la

aduana, una vez hecho lo anterior capture Observaciones, esto para ambas selecciones.

4. Una vez hecho lo anterior capture la clave del gasto, recuerde que si teclea F4, podrá visualizar las distintas alternativas a elegir, una elegida el gasto al cual quiere agregar gastos adicionales, el sistema desplegará la Descripción, Referencia

y el Costo. 5. Posteriormente tendrá que capturar la serie de los

documentos a los cuales se les aplicaran los gastos, con F4 podrá visualizar las distintas alternativas de selección de

documentos. 6. Para finalizar de clic en Guardar.



Pantalla 38

3.4.8 Cálculo de costo de venta.

Seleccione el método que utilizará para calcular el costo de

ventas, cuando se presente la pantalla de la derecha.

El Método de Inventarios Periódicos no afecta las cuentas de

"Costo de Ventas” ni de "Inventarios" directamente. En su lugar

utiliza la cuenta de "Compras" para calcular el "Costo de Ventas"

a fin de mes por diferencia de inventarios.

En cambio, el Método de Inventarios Perpetuos afecta

directamente las cuentas de "Inventarios" y "Costo de Ventas".

Como no utiliza la cuenta de "Compras", tiene que recurrir a

cuentas de orden para registrar las compras con propósitos

fiscales.

3.4.9 Agenda.

Con esta opción es posible capturar mensajes importantes

acerca de determinado cliente, lo cual es útil cuando se tiene un

gran número de clientes y es difícil conocer a cada uno de ellos

(ver pantalla 39).



Pantalla 39

Campos de Agenda:

Clave Cliente: Aparece la clave del cliente al cual desea

capturar un mensaje, verifique que sea la correcta.

Nombre: De igual manera que la clave el sistema aquí muestra el nombre del cliente correspondiente. Num. Mensaje: Al dar clic en nuevo el sistema por default proporciona el número de mensaje. Asunto: Una vez que el sistema proporcione el número de mensaje capture el asunto. Fecha de Redacción/Fecha de Respuesta: El sistema muestra la fecha de redacción (fecha actual), y la de respuesta un día después a la de la redacción, sin embargo usted puede modificar ambas fechas. Cabe señalar que también es posible que capture la hora de la respuesta. Usuario: Aquí el sistema muestra el nombre del usuario, que está llevando a cabo la captura del mensaje. Avisar automáticamente: Marque esta casilla si desea que el sistema le avise automáticamente. Posteriormente capture el cuerpo y contenido del mensaje, para

guardar de clic en Guardar, y para cancelar haga lo propio en el

botón Cancelar.



4 HERRAMIENTAS


4.0 Definición 195 4.1 Preparación de Empresas 195

4.1.1 Creación de Nuevas Empresas 195 4.1.2 Actualización de Versión 197 4.2 Respaldo 198 4.2.1 Respaldo de Tablas 198

4.2.2 Restauración de tablas 199 4.3 Diagnóstico y Reestructuración de Tablas 200 4.3.1 Generación de Índices 201 4.3.2 Reorganización de tablas 201

4.3.3 Ajustes al Catalogo 202 4.3.4 Reestructuración de Saldos de Inventarios 203 4.4 Estructuración Contable 203 4.4.1 Determinación de Costo de Ventas 204

4.4.2 Centros de Costo 205 4.4.3 Asignación de Cuentas Contables 205 4.4.4 Generación de Pólizas 206 4.5 Cierres de periodo 207

4.5.1 Cierre o Apertura Provisional de un Mes 207 4.5.2 Cierre Definitivo del Mes 208 4.6 Bitácoras 209

4.7 Calculadora 210

4.8 Calendario 210

4.0 Definición.



El Menú Herramientas es utilizado con el fin de prevenir y

dar solución a problemas durante la operación del sistema,

agilizando y haciendo a la vez eficientes todos los procesos que

intervienen en el funcionamiento de FactuWin.

Las tareas que se pueden realizar mediante este módulo son

las que a continuación se describen:

PREPARACION

DIAGNOSTICO Y

ESTRUCTURACION

CONTABLE CIERRES E INICIO

DE EJERCICIO

BITACORA

4.1 Preparación de Empresa.

4.1.1 Creación de Nuevas Empresas.

Este procedimiento le permite crear y preparar la Base de Datos en la cual se almacenará la información

de la empresa a Utilizar. Es importante que verifique con todo cuidado que los datos de la empresa a ser

dada de alta sean los correctos.

Los pasos a seguir para la realización de esta tarea son los siguientes:

2.- Numero De Empresa.


3. - Nombre

de la Empresa.

4.- Botón

de Ruta de

Datos.


Pantalla



La Ruta es el lugar en donde será guardada la información de su empresa y señala la unidad y la carpeta o

carpetas en donde se encontraran los archivos al ser creada la empresa (ver pantalla 1, opción 4).

El Sistema mostrará un mensaje de confirmación para la Creación de la Empresa; si desea continuar con el

procedimiento presione Guardar.

En caso de que sea proporcionado un Número de Empresa ya existente, el Sistema desplegará una ventana

con un mensaje de advertencia; para lo cual tendrá que llevar a cabo los pasos que le sean indicados.

Consulte también Para conseguir más información acerca De este tema, le sugerimos revisar las Opciones de Seleccionar otra Empresa

Y Parámetros de la Empresa en el Capítulo 1, Catálogos.

4.1.2 Actualización de versión

Este procedimiento le permite Modificar o adecuar las Bases

de Datos en caso de una versión Nueva del Programa.

Los pasos a seguir para la realización de esta tarea son

los siguientes:

1.-En la actualización de la versión determine la Ruta donde se

encuentran los archivos a actualizar (ver pantalla 2). 2.- Oprima Seleccionar.



Pantalla 2 3.-El programa visualizara una pantalla la cual le indicará que Porcentaje de la actualización está llevándose a cabo.

Nota: La actualización de versión permite hacer transparente

el traspaso de la información del Sistema Contanetica CAL

(Versión 3.01). Toda Actualización de sistema debe ser supervisado por el

soporte técnico de la empresa.

4.2 Respaldo.

El propósito del respaldo de la información es permitirle

asegurar y guardar en Discos Flexibles, o en una Carpeta

Creada, toda la Base de Datos para así contrarrestar la pérdida

total o parcial de la información contra posibles fallas que puedan

ocurrir muy remotamente en el Disco Duro o en la Computadora

misma. También se Puede respaldar la información de Diskette o

en la carpeta creada al sistema FactuWin.

4.2.1 Respaldos de Tablas.

1.- Marque el o los catálogos deseados a respaldar (ver

pantalla 3).



2.- Especifique el destino hacia donde se realizará el respaldo. 3.- De clic al botón Aceptar.

Nota: es recomendable que se utilicen discos vacíos y que

estén previamente formateados.

Pantalla 3

4.2.2 Restauración de Tablas.

En este procedimiento, FactuWin Restaura la información

de los discos flexibles, o de una Carpeta Creada hacia el Disco

Duro.

Para realizar esta tarea ejecute los pasos siguientes:

1.- Elija el Directorio Fuente, Directorio del cual se copiará la

información hacia el disco duro,



Pantalla 4

2.- Elija el directorio destino, Directorio donde se copiaran los

datos. 3.- Marque el o los catálogos deseados (ver pantalla 4). 4.- De clic al botón Aceptar.

Nota: En la restauración de Información si no se tiene

primero creada la empresa, tendrá que crearla, Definirla y

posteriormente Restaurarla. Todos los datos serán Sustituidos por el Respaldo.

4.3 Diagnostico y Reestructuración de Tablas.

El Diagnostico del Módulo (ver pantalla 6) es utilizado

con el fin de Reparar, Verificar las Bases de Datos, Generar

sus Índices, Borrar físicamente los registros borrados

lógicamente, hacer pruebas de cruces entre catálogos,

reestructura saldos y verifica que las cuentas estén correctas

en el catalogo y las pólizas cuadren.

Pantalla 6 SUGERENCIA Es aconsejable que después de cualquier Proceso de modificación se tenga en Consideración que por la causa de traslado De información hacía las tablas de las Base De Datos, se debe ejecutar el modo de Re indexación.



4.3.1 Generación de Índices.

Es el proceso donde el sistema Reindexa los Archivos de la Base de Datos 1.- Seleccione los Catálogos que desee indexar (ver pantalla 7). 2.- Con la opción Todas las Tablas, automáticamente los

marca todos.

Pantalla 7

3.- Presione Aceptar. Y el sistema genera una pantalla con

el Porcentaje de Indexación.

4.3.2 Reorganización de Tablas

En esta opción Podemos Borrar los registros Físicamente. Y

Ordenar los Archivos de la Base de Datos

1.- Seleccione los Catálogos que desee indexar (ver pantalla 8). 2.- Con la opción Todas las Tablas, automáticamente los

marca todos. 3.- Presione Aceptar y el sistema genera una pantalla con el

porcentaje de Reorganización.



4.4.3 Ajustes de Catálogos.

Pantalla 8

Esta opción nos permite Regenerar las Bases de Datos de

los Catálogos.

Usted puede escoger cual Base de Datos es la que quiere

que el sistema verifique, solo tendrá que darle palomita a los

cuadros que aparecen del lado izquierdo de cada opción (ver

pantalla 9), o si quiere todas dar palomita a esa opción. Dar

clic Aceptar y el sistema hará el proceso automático.

Pantalla 9

4.3.4 Reestructuración de Saldos de Inventarios.



En esta opción nos permite reestructurar Saldos de los

movimientos realizados en la parte de procesos (ver

pantalla 10).

Pantalla 10

Para realizar la Regeneración de Existencias y Saldos solo

de palomita en el recuadro del lado izquierdo a los archivos que

necesite reestructurar y si quiere todos señale esta opción. De

clic al botón Aceptar y el sistema realizara el proceso.

4.4 Estructuración Contable.

Esta opción nos permitirá hacer el enlace con el sistema de

Contabilidad Avanzada CONTAWIN; para lo cual es necesario

dar estructura al contenido de las pólizas por lo que tenemos los

siguientes puntos (ver pantalla 11):

La Determinación del Costo de Ventas pregunta si el costo de

venta lo calculará usando el "Método de Inventarios Periódicos" o

el "Método de Inventarios Perpetuos” Los Centros de Costos definen si separa las cuentas de ventas

y costos de ventas por departamento, y la forma como se

integrarán los departamentos.



La Asignación de Cuentas Contables le pide los números de

las cuentas que usted usará en base a los criterios elegidos en

los dos puntos anteriores. La Generación de Pólizas confirma los parámetros capturados

en los puntos anteriores e inicia la creación automática de las

pólizas.

Pantalla 11

ELIMINACIÓN: Dará de baja la póliza tipo “M” generada con

anterioridad y nos sirve para generar la nueva póliza actualizada.

4.4.1 Determinación de Costo de Ventas.

Seleccione el método que utilizará para calcular el costo de

ventas, cuando se presente la pantalla de la derecha. El Método de Inventarios Periódicos no afecta las cuentas de

"Costo de Ventas” ni de "Inventarios" directamente. En su lugar utiliza la cuenta de "Compras" para calcular el "Costo de Ventas" a fin de mes por diferencia de inventarios. En cambio, el Método de Inventarios Perpetuos afecta

directamente las cuentas de "Inventarios" y "Costo de Ventas".

Como no utiliza la cuenta de "Compras", tiene que recurrir a

cuentas de orden para registrar las compras con propósitos

fiscales.

4.4.2 Centro de Costos.



Los Centros de Costo se utilizan para cargar a gastos los

productos de inventarios utilizados en la propia empresa. El

Centro de Costos se solicita en los Vales de Consumo Interno y

en las Devoluciones de Vales de Consumo Interno.

Este catálogo es una conexión con el sistema de Contabilidad

(ContaWin) en donde por medio de una póliza de inventarios se

podrá traspasar el valor del inventario sin importar en donde esté

ubicada la mercancía, este proceso será visto en el Menú de

Herramientas.

Para dar de alta los Centros de Costo aplicar los siguientes

pasos:

1. Estando en la pantalla de Catalogo de Centros de Costo darle

clic al botón Nuevo.

2. Teclear el número de centro de costo, este puede ser un número arbitrario o puede ser un consecutivo.

3. Teclear el número de cuenta contable a la que pertenece el centro de costo.

4. Teclear en nombre de su centro de costos. 5. Darle “enter” y el registro quedara guardado, apareciendo en

la cuadricula de la parte superior.

4.4.3 Asignación de Cuentas Contables.

Para acceder a esta opción es necesario tener un enlace

con el sistema de contabilidad ContaWin, ya que esta

opción le permite asignar cuentas de FactuWin, a las de

ContaWin, con la finalidad de que los movimientos

registrados en FactuWin quedan de igual forma registrados

en su sistema de contabilidad.

Para asignar cuentas contables siga los siguientes pasos:

1. Seleccione esta opción, la cual se encuentra en el menú

Herramientas, dentro del submenú Estructuración

Contable 2. Asigne una determinación del centro de costos (1. Por

inventarios perpetuos o por Inventarios Periódicos). 3. Seleccione el control de costos de resultados: por

almacén, línea, grupo, tipo u origen. 4. Decida si desea que se lleve a cabo una separación en la

tasa de IVA. 5. De clic en Nuevo para comenzar con la asignación de las

cuentas contables. Capture el número de cuenta a la que

desea asignar cuenta contable, el sistema visualizará el



Nombre de la misma, recuerde que puede visualizar las

cuentas con la tecla F4. 6. Capture el número de tasa de IVA que desea utilizar,

puede visualizar las alternativas con F4. 7. Ahora capture o seleccione (presionando F4) la clave de

la cuenta contable a la cual le desea asignar la cuenta

anteriormente seleccionada. 8. Para finalizar de clic en guardar.

4.4.4 Generación de Pólizas.

Con esta opción es posible generar pólizas, para cada tipo

de movimientos dentro del FactuWin, como lo son

Compras, Ventas, Inventarios y Ajustes.

Pasos para la generación de Pólizas

1. Seleccione esta opción, la cual se encuentra en el menú

Herramientas, dentro del submenú Estructuración

Contable

2. Asigne una determinación del centro de costos (1. Por inventarios perpetuos o por Inventarios Periódicos).

3. Seleccione el control de costos de resultados: por almacén, línea, grupo, tipo u origen.

4. Decida si desea que se lleve a cabo una separación en la tasa de IVA.

5. Capture el rango de fechas que abarcará la póliza. 6. Una vez hecho lo anterior capture una clave de póliza

para cada uno de los distintos movimientos: a) Compra: Recepción y Devolución de Compras b) Venta: Recepción y Devolución de Venta c) Inventarios: Vale de Consumo Interno y Devolución

de Vale d) Ajustes por Entrada y por Salida

7. Para finalizar de clic en Aceptar, se visualizaran las

pólizas, o en Salir en caso de querer hacer una

modificación a lo anterior.

4.5 Cierres de Período.

Las alternativas que presenta este módulo para poder ejecutar

los Cierres de Periodo, son las que a continuación se presentan.

• Cierre o Apertura de un Mes. • Cierre Definitivo del Mes.



Se tienen dos formas de cerrar un mes: a) el cierre provisional, que no elimina movimientos y b) el cierre definitivo que si borra los movimientos del disco duro.

Ninguno de los cierres es obligatorio para continuar la operación en meses posteriores. Usted puede tener hasta 24 meses abiertos después del último cierre. Sin embargo, el cierre es conveniente cuando ya ha revisado y

aprobado los movimientos de un mes para evitar alteraciones

dolosas o accidentales.

4.5 1 Cierre o Apertura de un Mes.

El Cierre de un mes es utilizado para imposibilitar la modificación de movimientos de un mes o de varios

meses.

Y por el contrario, la Apertura de un mes o meses sirve para

poder accesar a los movimientos del mes o meses especificados

mediante esta opción. Cuando la captura de un mes ha concluido es conveniente

cerrarlo en forma provisional. El cierre provisional no afecta su información porque NO

elimina movimientos. Su finalidad es restringir al personal no

autorizado a realizar ajustes la captura de información de un mes que ya ha concluido.

El cierre provisional y su apertura son procesos rápidos que pueden efectuarse todas las veces que sea necesario.

Cuando un mes ha sido cerrado en forma provisional, este proceso le permitirá abrirlo nuevamente para

realizar los movimientos complementarios que sean necesarios.



De manera similar que en la opción anterior, el módulo

despliega el último mes cerrado provisionalmente y le pide su

confirmación para abrirlo.

4.5.2 Cierre Definitivo del Mes.

Para realizar el cierre definitivo, los movimientos son eliminados siempre y cuando no exista ninguno

Documento pendiente por aplicar en el mes a cerrar.

Sugerencias. Antes de cerrar definitivamente un mes: a) Respalde sus archivos de trabajo con el Respaldo de Tablas (capítulo 4.2.1) b) Asegúrese de tener impresas copias de todos los

documentos que desea archivar. c) Imprima y/o guarde en disco los reportes con movimientos detallados que serán eliminados y que usted necesite conservar, en especial: Los analíticos de compras (capítulos 3.1.2 y 3.1.3) los analíticos de ventas (capítulos 3.2.2 y 3.2.3). Las ventas de productos con No. de serie (capítulo 3.2.6).

Las existencias y costos (capítulo 3.3.1). El auxiliar de inventarios - Kardex (capítulo 3.3.2). d) Después del cierre, efectúe la reorganización de tablas (capítulo 4.3.2). e) Para un mayor control es conveniente efectuar los cierres

definitivos de un mes en el mismo día y momento en este

módulo y en el COPAGWIN.

4.6 BITÁCORAS.

Las bitácoras son tablas donde se almacenan transacciones

de usuarios para tener un control del sistema en cuanto a que

módulos accedan o bien que errores ha tenido el sistema para

poder tener un soporte técnico más ágil. Las alternativas que

presenta este módulo para poder ejecutar las bitácoras, son las

que a continuación se presentan.

• Bitácora de usuario (ver pantalla 30). • Bitácora de Errores (ver pantalla 29).



Pantalla 29

La función principal de la bitácora de errores es determinar qué problema tiene el sistema, en que modulo y

que lo ocasiona, todo esto es para facilitar el soporte técnico.

Pantalla 30

La función principal de la bitácora de usuarios es registrar las transacciones como son las altas, las bajas y

las modificaciones que haga cada usuario.

4.7 Calculadora

FactuWin le permite Activar una calculadora en algunos

módulos del Sistema, para que sea utilizada como tal y para

desactivarla para continuar con el proceso normal del módulo en

donde ésta haya sido activada.

Para activarla, elija del menú Herramientas la opción de

Calculadora o bien de un clic en el icono de calculadora o pulse

la tecla F8. El funcionamiento es similar a la de una Calculadora

común.



4.8 Calendario

FactuWin le permite Activar un calendario para visualizar la

fecha.

Para activarlo, elija de la barra de Herramientas la opción de

Calendario o bien de un clic en el icono de Calendario o pulse la

tecla F9.



DICCIONARIO DE DATOS FACTUWIN

NOMBRES DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN

ARCHIV

O

FCAALT PRODUCTOS ALTERNOS 2

FCAAOD CATALOGO DE ALMACENES Y CENTRO DE COSTOS 2

FCAART CATALOGO DE PRODUCTOS 2

FCAAXA PRODUCTOS POR ALMACÉN 3

FCABIT BITÁCORA DE TRANSACCIONES 4

FCACLA CATALOGO DE CLASIFICADORES 4

FCACLI CATALOGO DE CLIENTES

FCACUA CATALOGO DE CUALIFICADORES

FCADCG GASTOS ADICIONALES

FCADEF DEFINICION DE EMPRESA

FCADYH CATALOGO DE CARGOS Y CREDITOS

FCAECO ESTRUCTURA CONTABLE

FCAGCV CATALOGO GRUPOS DE COMISIONES

FCAGDC CATALOGO GRUPOS DE DESCUENTO

FCAINP CATALOGO DE INDICES NACIONALES DE PRECIOS

FCALIN CATALOGO DE LINEAS

FCAMON CATALOGO DE MONEDAS

FCAPRA CATALOGO DE PROVEDORES

FCATXA CATALOGO DE TEXTO ADICIONAL

FCLMOV MOVIMIENTOS DEL CLIENTE

FCUAMD UNIDADES DE MEDIDA

FCUAPR LISTA DE PRECIOS

FMADCG

FMCOST AUXILIAR DE COSTOS

FPADCG

FPCTRE AUXILIAR CONTROL DE EXISTENCIAS

FPMCAU

FPMCON

FPMMAE MAESTRO DE DOCUMENTOS

FPMMAP MAESTRO DE PEDIDOS

FPMMOP DETALLE DE PEDIDOS

FPMMOV DETALLE DE DOCUMENTOS

FPMMRN

FPMSER SERIES DE DOCUMENTOS

FPRMOV MOVIMIENTOS DEL PROVEEDOR



ARCHIVO: FCAALT CATALOGO DE PRODUCTOS ALTERNOS

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

ALTCLAVE NORMAL

Altclave

CAMPO

DESCRIPCION ANCHO DECIMAL

ARTCLAVE Calve del Articulo Carácter 25

ALTCLAVE Clave Carácter 15

ALTTIPO Tipo Carácter 1

ALTFACTOR Factor Numérico 14

ARCHIVO: FCAAOD CATALOGO DE ALMACENES Y/O DIRECCIONES

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

REGISNUM NORMAL aodregis+ALLTRIM(aodnumero)

CAMPO DESCRIPCION ANCHO DECIMAL

AODREGIS Registro Carácter 1

AODCLAVE Clave Carácter 8

AODNUMERO Número Carácter 3

AODNOMBRE Nombre Carácter 40

AODDIREC1 Dirección 1 Carácter 30

AODDIREC2 Dirección 2 Carácter 30

AODCLACIU Clave de Ciudad Carácter 3

AODCIUDAD Ciudad Carácter 25

AODCLAEDO Clave de estado Carácter 3

AODESTADO Estado Carácter 25

AODPOSTAL Código Postal Numérico 5

AODTELEF Teléfono Carácter 10

AODCANTID Cantidad Numérico 5

ARCHIVO:

CATALOGO DE PRODUCTOS

FCAART



INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

ARTCLAVE NORMAL Artclave


ARTCLAVE Clave Carácter 15

ARTDESCRI Descripción Carácter 100

ARTDESUNI Unidad de Medida Carácter 10

ARTDEC Decimales Numérico 1

ARTSERIE Serie (S,N) Carácter 1

ARTFECADU Fecha de Caducidad Carácter 1

ARTSERV Producto Servicios Carácter 1

ARTESTADI Texto adicional Carácter 1

ARTDIASCF Días de cuentas físicas Numérico 3

ARTSTATUS Estatus Obsoleto activo Inactivo Carácter 1

ARTUBICA Ubicación Carácter 10

ARTCLABC Clave ABC Carácter 1

ARTPREC1 Obsoleto Numérico 14 4

ARTPREC 2 Obsoleto Numérico 14 4




LINCLAVE Clave de línea Carácter 11

ARTGRUPO Grupo Carácter 3

ARTTIPO Tipo Carácter 3

ARTCLAEXT Clave de extensión o adicional Carácter 3

ARTNOPIVA IVA de Cuenta Carácter 1

ARTNOPIEPS IEPS Carácter 1

ARTUNIINI Unidades iniciales Numérico 14 4

ARTUNIENT Unidades de entrada Numérico 14 4

ARTUNISAL Unidades de salida Numérico 14 4

ARTVALINI Valor inicial Numérico 14 4

ARTVALENT Valor de Entrada Numérico 14 4

ARTVALSAL Valor de Salida Numérico 14 4

ARTCOSREP Costo Reposición Numérico 14 4

ARTCOSULC Costo última compra Numérico 14 4

ARTFUCOMC Fecha de última compra Fecha 8

ARTFUCOMD Fecha de última compra devuelta Fecha 8

ARTFUVENV Fecha de ultima venta Fecha 8

ARTFUVEND Fecha de ultima venta devuelta Fecha 8

ARTUNIMIN Mínimo Numérico 14 4

ARTUNIREO Reorden Numérico 14 4

ARTUNIMAX Máximo Numérico 14 4

ARTUNIECO Lote económico Numérico 14 4

ARTPRACVE Clave del proveedor Carácter 8

ARTUNIPEDC Unidades pendientes de compra Numérico 14 4

ARTUNIPEDV Unidades pendientes de venta Numérico 14 4



ARTTEXADI Texto Adicional (VFN) Carácter 1

ARCHIVO: FCAAXA ALMACENES POR ARTICULOS

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

ARTALM NORMAL ALLTRIM(axaartcve)+ALLTRIM(axaalmcve)


AXAARTCVE Calve de Articulo Carácter 15

AXAALMCVE Clave almacén Carácter 3

AXAUNIINI Unidades iniciales Numérico 14 4

AXAUNIENT Unidades de entrada Numérico 14 4

AXAUNISAL Unidades de salida Numérico 14 4

AXAUNISEP Unidades separadas Numérico 14 4

AXAUNIPEDV Unidades pendientes de venta Numérico 14 4

AXAUBICA Ubicación Carácter 10

ARCHIVO: FCABIT BITACORA DE TRANSACIONES

CAMPO DESCRIPCIÓN ANCHO DECIMAL

BITUSU Usuario Numérico 3

BITFECHA Fecha Fecha 8

BITACT Descripción Numérico 80

CLASIFICADORES ARCHIVO: FCACLA

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

REGISCLAVE NORMAL Claregis+ALLTRIM(claclave)

FOLIOS NORMAL Claregis+ALLTRIM(claclave)+ALLTRIM(cladescri) CAMPO DESCRIPCION ANCHO DECIMAL

CLAREGIS Tipo de clasificador Carácter 1



CLACLAVE Clave clasificador Carácter 3

CLADESCRI Nombre del Clasificador Carácter 25

CLAEXTRA Clasificador Extra Carácter 1

CLACANTID Cantidad de Asignaciones Numérico 7

CLAVALOR1 Valor 1 Numérico 10

CLAVALOR2 Valor 2 Numérico 10

CLAVE DESCRIPCIÓN

G Folios de Datos

0 Grupo de Cuentas

1 Tipos de Cuenta

6 Vendedores

2 Territorios

3 CD

4 Estados

9 Tipos de Movimientos

R Grupos de Productos

P Tipos de producto

M Clax. Ext. Product. Separador de ventas

A Causa de Devolución

I Causa de ajuste

E Tipo de entrega

Q Grupos de descuento Descuento

X Grupo de Comisiones

S Cla. Ext. Cliente

8 Cla. Ext proveedor

ARCHIVO: FCACLI CATÁLOGO DE CLIENTES

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

CLICLAVE NORMAL Cliclave


CLICLAVE Clave Carácter 8

CLICLASE Clase Carácter 1

CLIPERSONA Persona Numérico 1



CLINOMBRE Nombre Carácter 60

CLICORTO Nombre corto Carácter 60

CLIDIREC1 Dirección 1 Carácter 100

CLIDIREC2 Dirección 2 Carácter 100

CLICLACIU Clave Ciudad Carácter 3

CLICIUDAD Ciudad Carácter 25

CLICLAEDO Clave de estado Carácter 3

CLIESTADO Estado Carácter 25

CLIPOSTAL Código postal Numérico 5

CLITELEF1 Teléfono Carácter 20



CLIFAX Fax Carácter 20

CLIRFC R.F.C. Carácter 15

CLICONTCOB Responsable de Pago Carácter 20

CLICONDI Condiciones Numérico 5

CLILINEA Línea Numérico 14 2

CLIDIAREV Día de revisión Numérico 1

CLIDIAPAG Día de pago Numérico 1

CLISALDO Saldo Numérico 16

CLIDRCANA Cámara de comercio Numérico 3

CLINUMCUE Número de Cuenta Carácter 16

CLIIVASI IVA Carácter 1

CLIMONEDA Moneda Carácter 2

CLIGRUPO Grupo Carácter 3

CLITIPO Tipo Carácter 3

CLIVENDE Vendedor Carácter 3

CLITERRIT Territorio Carácter 3

CLICALEXT Clave de extensión Carácter 3

CLINLISPR Lista de Precios Carácter 1

CLIGPODES Grupo de descuento Carácter 3

CLIVIAEMB Vía de embarque Carácter 3

CLINIVEL Nivel Carácter 1

CLIBACKOR Pendiente de envío Carácter 1

CLIREMPAR Carácter 1

CLICOPIFA Numérico 2

CLIPROVEA Carácter 16

CLISIESTF Carácter 1

CLIREGCOB Reg. Cobro Numérico 4

CLIREGFAC Reg. De factura Numérico 4

CLILISTAP Lista de precios Numérico 2

CLIPORDES Por de Descuento Numérico 2

CLIMAIL E- Mail Carácter 80

CLICONTACT Contacto de ventas Carácter 60

CLICONS1 Consignatario Carácter 10





CLIDIR1 Consignatario Carácter 40







ARCHIVO: FCACUA CUALIFICADORES

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

REGISCLAVE NORMAL cuaregis+cuaclave


CUAREGIS Tipo de cualificador Carácter 3

CUACLAVE Clave del cualificador Carácter 3

CUADESCRI Descripción del cualificador Carácter 60

ARCHIVO: FCADCG Pendiente

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

REGISCLAVE NORMAL


SERIEDOCTO Carácter 1

FOLIDOCTO Carácter 6

FOLIOGASTO Carácter 6

ARCHIVO: FCADEF DEFINICION DE EMPRESA


DEFNOMBRE Nombre de la Empresa Carácter 45

DEFRFC Carácter 15

DEFDOMI1 Domicilio 1 Carácter 50

DEFDOMI2 Domicilio 2 Carácter 50

DEFESTADO Clave del estado Carácter 3

DEFPOBLA Población Carácter 30

DEFCP Código Postal Numérico 5

DEFTEL1 Telefono1 Carácter 10



DEFPAGINA Página WEB Carácter 50

DEFMAIL E-mail Carácter 50



DEFFAX Fax Carácter 10

DEFNOCANA Registro canaco Carácter 15

DEFNUCANA Carácter 15

DEFINICIO Inicio del ejercicio Fecha 8

DEFCIERRE Fin del ejercicio Fecha 8

DEFCIERRED Cierre definitivo Fecha 8

DEFCIERREP Cierre provisional Fecha 8

DEFMULTIAL Multialmacen Lógico 1

DEFARTFORM Formato para clave de artículos Lógico 1

DEFARTCLAS Nombre del clasif. De artículos Carácter 15

DEFCLIFORM Formato para clave de clientes Lógico 1

DEFCLICLAS Nombre del clasif. De clientes Carácter 15

DEFCLISAL1 Saldo 1 del cliente Numérico 2



DEFPROFORM Formato para clave de Proveedor Carácter 1

DEFPROCLAS Nombre del clasif. De proveedor Carácter 15

DEFPROSAL1 Saldo 1 del proveedor Numérico 2



DEFCOPAG Enlace CopagWIn Carácter 50

DEFCONTA Enlace ContaWIn Carácter 50

DEFIVA1 Tasa de IVA 1 Numérico 3 2









DEFIEPS Tasa de IEPS Numérico 3 0

DEFIEPS1 Tasa de IEPS 1 Numérico 3 2









DEFTIPCOST Tipo de costo Carácter 1

DEFIVA Definición de IVA Carácter 10

DEFDESCUEN Carácter 10

BUSCARPOR Código de barras o clave Numérico 1

ARCHIVO: CATALOGO DE CARGOS Y CREDITOS

FCADYH


DYHNUMERO No. de concepto Numérico 3



DYHTIPOCO Tipo de cobro Carácter 1

DYHDESCRI Descripción Carácter 25

DYHCTANOE Cuenta Debe Carácter 9

DYHCTANOT Cuenta haber Carácter 9

DYHNOPIVA IVA Carácter 1

DYHNOPRET Tasa de IVA retenido Carácter 1

DYHNOPIEPS IEPS Carácter 1

ARCHIVO: FCAECO ESTRUCTURA CONTABLE


ECOREGIS Estructura Contable Carácter 3

ECOCTA Cuenta Carácter 2

ECOCLASIF Clasificador Carácter 10

ECOIVAPOR Porcentaje de IVA Carácter 2

ECONOPIVA Carácter 1

ECONUMCUE Número de Cuenta Carácter 9

ECODESCRI Descripción de la Cuenta Carácter 30

ECODEPTO Numérico 3

ECONIVEL Numérico 1

ARCHIVO: FCAERR CATALOGO DE ERRORES


ERRUSU Usuario Numérico 3

ERRFECHA Fecha Fecha

ERRCODIGO Número de error Numérico 4

ERRERROR Descripción error Carácter 80 6

ERRPROG Programa de error Carácter 50

ERRLINEA Línea de error Numérico 4

ARCHIVO: FCAGCV CATALOGO DE GRUPOS DE COMISIONES

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

NUMEROTIPO NORMAL ALLTRIM(gcvnumero)+gcvtipo

NUMERO NORMAL ALLTRIM(gcvnumero)


GCVNUMERO Número Carácter 3

GCVTIPO Tipo Carácter 1

GCVCLAVE Clave Carácter 11

GCVDES1 Descuento 1 Numérico 4 1









ARCHIVO: CATALOGO DE GRUPOS DE DESCUENTO

FCAGDC

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

GDCNUMERO NORMAL gdcnumero

CLAVE NORMAL Gdcclave


GDCNUMERO Número Carácter 3

GDCTIPO Tipo Carácter 1

GDCCLAVE Clave Carácter 11

GDCDES1 Descuento 1 Numérico 4 1







ARCHIVO: FCAINP CATALOGO DE I.N.P.C.

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

AÑO NORMAL Inpani


INPTIP Tipo de índice Numérico 1

INPANI Unidad inicial Numérico 4

INP1 Precio 1 Numérico 11














ARCHIVO: FCALIN CATALOGO DE LINEAS

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

LINCLAVE NORMAL Linclave


LINCLAVE Clave Carácter 11

LINDESCRI Descripción Carácter 30

LINCUENTA Cuenta Carácter 13

LINCANLIN Cantidad de la línea Numérico 3

LINCANTID Número de asignaciones Numérico 5

ARCHIVO: FCAMON MONEDAS

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

MONFOLIO NORMAL Monfolio


MONFOLIO Número de Folio Numérico 2

MONDESC Descripción de la moneda Carácter 25

MONABRE Abreviatura Carácter 10

MONTCAMBIO Monto de cambio Numérico 16 4

ARCHIVO: FCAPRA CATÁLOGO PROVEEDORES

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

PRACLAVE NORMAL praclave


PRACLAVE Clave Carácter 8



PRANLINSER Línea de Servicio Carácter 3

PRACLASE Clase Carácter 1

PRANOMBRE Nombre Carácter 60

PRACORTO Nombre corto del Proveedor Carácter 60

PRADIREC1 Dirección 1 Carácter 30

PRADIREC2 Dirección 2 Carácter 30

PRACLACIU Clave Ciudad Carácter 3

PRACIUDAD Nombre Ciudad Carácter 25

PRACLAEDO Clave Estado Carácter 3

PRAESTADO Nombre de Estado Carácter 25

PRAPOSTAL Código Postal Carácter 5

PRATELEF Teléfono Carácter 20

PRAFAX Fax Carácter 20

PRARFC R.F.C Carácter 15

PRAPDXPAG Descuento por pronto Pago Numérico 5

PRAPDDXPAG Días de descuento por pronto pago Numérico 3

PRADCRESD Días de crédito Numérico 3

PRADTOLER Días de tolerancia Numérico 3

PRANUMCUE Número de Cuenta Carácter 16

PRAIVASI Si lleva IVA Carácter 1

PRAMONEDA Moneda Carácter 2

PRATIPO Tipo de proveedor Carácter 3

PRACALEXT Clasificador extra Carácter 3

PRASALDO Saldo Numérico 14 2

PRAREGPAG Responsable de pago Numérico 4

PRAREGCOM Responsable de compra Numérico 4

PRACONTCOM Contador o Atención Carácter 25

PRANLISPR Lista de Precios Carácter 3

PRAGPODES Grupo de descuento Carácter 3

PRAEMAIL E-mail Carácter 80

ARCHIVO: FCATXA CATALOGO DE TEXTOS ADICIONALES


ARTCLAVE Clave Carácter 28

NUMLINEA Numero de línea Numérico 3

ARTTEXADI Texto adicional Carácter 50

ARCHIVO: FCAUSU USUARIOS


USUFOLIO Número de Folio Numérico 3

USUCLAVE Clave del Usuario Carácter 10

USULOGIN Login Carácter 15

USUNOMBRE Nombre Usuario Carácter 35

USUACCESO Nivel de Acceso Carácter 100



ARCHIVO: FCLMOV Movimiento de clientes

CAMPO


MOVCLAVE Clave cliente Carácter 8

MOVCLAPA Clave del movimiento padre Carácter 2

MOVNUMPA Número de folio de movimiento padre Carácter 7

MOVCLAHI Clave de movimiento hijo Carácter 2

MOVNUMHI Número de folio de movimiento hijo Carácter 7

MOVIMPOR Importe Numérico 14 4

MOVIMPUE Impuesto Numérico 14 4

MOVIEPS IEPS Numérico 14 4

MOVSALDO Saldo Numérico 14 4

MOVFOPER Fecha de operación Fecha 8

MOVFVENCI Fecha de vencimiento Fecha 8

MOVFCOBRO Fecha de cobro Fecha 8

MOVCANTID Cantidad de movimientos para un folio Numérico 3

MOVSTATUS Estatus Carácter 1

MOVPOLIZA Numero de Póliza Carácter 5

MOVEFECTI Tipo de pago Lógico 1

MOVNUMCUE Número de cuenta (cliente) Carácter 9

MOVNUMREF Numero de referencia Carácter 7

MOVPROACT Carácter 8

ARCHIVO: FCUAMD UNIDADES DE MEDIDA

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

ARTCLAVE NORMAL Artclave


ARTCLAVE Clave artículos Carácter 25

UMAUTONUM Auto numeración Numérico 3

UMUNIDAD Unidad Carácter 30

UMFACTOR Factor de conversión Numérico 12 6

ARCHIVO: FCUAPR LISTA DE PRECIOS DE ARTÍCULOS

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

CLAVELISTA NORMAL ALLTRIM(aprclave)+ALLTRIM(aprlista)




APRCLAVE Clave de Articulo Carácter 25

APRLISTA Numero de Lista Carácter 3

APRPRC Precio Numérico 14

APRDESC Descuento de Precio Carácter 40

ARCHIVO: FPMMAE Maestro de documentos

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

TIPOSERFO NORMAL Maetdocto+maeserie+ALLTRIM(maefolio)

DOCTOFOLIO NORMAL Maetdocto+ALLTRIM(maefolio)


MAESERIE Serie Carácter 1

MAETDOCTO Tipo de documento Carácter 1

MAEFOLIO Folio Carácter 7

MAENUMREF Referencia Carácter 7

MAEFEOPER Fecha de operación Fecha 8

MAETDOCTOA Documento a aplicarse Carácter 1

MAESERIEA Serie a aplicarse Carácter 1

MAEFOLIOA Folio a Aplicarse Carácter 7

MAENUMREFA Numero de referencia a aplicarse Carácter 7

MAEFEOPERA Fecha de operación a aplicarse Fecha 8

MAEFOLIOOC Folio de la cotización Carácter 9

MAEALMCVE Clave de Almacén Carácter 3

MAEAODCVE Clave de centro de costos Carácter 3

MAEOBSERV1 Observación 1 Carácter 40


MAESTATUS Estatus Carácter 1

MAEUSERID Carácter 2

MAECLIPRO Cliente o Proveedor Carácter 8

MAELISTAP Lista de Precios Carácter 3

MAEGDCNUM Carácter 3

MAEGDCTIPO Carácter 1

MAEPORDES Porcentaje de descuento Numérico 4

MAEPDEIN Carácter 1

MAEIVAIN Carácter 1

MAECAJA Caja Carácter 3

MAETURNO Turno Carácter 1

MAEVENDE Vendedor Carácter 3

MAEDIASP Días plazo Numérico 3

MAECOSTO Costo Numérico 14 4

MAEISDSI Importe Total Numérico 14 4

MAEIDESI Descuento Numérico 14 4

MAEIDESIA1 Descuento 1 Numérico 14 4


MAEINEIVA Numérico 14 4

MAENUMCUE Número de Cuenta Carácter 9

MAEICASI Numérico 14 4



MAEICAIVA Numérico 14 4

MAEIABSI Numérico 14 4

MAEIABIVA Numérico 14 4

MAEVIAEMB Vía de embarque Carácter 3

MAEPEDIMEN Número de pedimento Carácter 7

MAETCAMBIO Tipo de cambio Numérico 14 4

MAEIMPORTA Importación (Si o No) Numérico 1

MAEMONEDA Moneda Numérico 1

MAESTAPAG Carácter 1

ARCHIVO: FPMMAP

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

TIPOSERFO NORMAL Maetdocto+maeserie+ALLTRIM(maefolio)


MAESERIE Serie Carácter 1

MAETDOCTO Tipo de documento Carácter 1

MAEFOLIO Folio Carácter 7

MAENUMREF Referencia Carácter 7

MAEFEOPER Fecha de operación Fecha 8

MAETDOCTOA Documento a aplicarse Carácter 1

MAESERIEA Serie a aplicarse Carácter 1

MAEFOLIOA Folio a Aplicarse Carácter 7

MAENUMREFA Numero de referencia a aplicarse Carácter 7

MAEFEOPERA Fecha de operación a aplicarse Date 8

MAEFOLIOOC Folio de la cotización Carácter 9

MAEALMCVE Clave de Almacén Carácter 3

MAEAODCVE Clave de centro de costos Carácter 3



MAESTATUS Estatus Carácter 1

MAEUSERID Carácter 2

MAECLIPRO Clientes o Proveedores Carácter 8

MAELISTAP Lista de precios Carácter 3

MAEGDCNUM Carácter 3

MAEGDCTIPO Carácter 1

MAEPORDES Porcentaje de descuento Numérico 4

MAEPDEIN Carácter 1

MAEIVAIN Carácter 1

MAECAJA Caja Carácter 3

MAETURNO Turno Carácter 1

MAEVENDE Vendedor Carácter 3

MAEDIASP Numérico 3

MAECOSTO Costo Numérico 14 4

MAEISDSI Importe Numérico 14 4

MAEIDESI Descuento Numérico 14 4





MAEINEIVA Numérico 14 4

MAENUMCUE Número de cuentas Carácter 9

MAEICASI Numérico 14 4

MAEICAIVA Numérico 14 4

MAEIABSI Numérico 14 4

MAEIABIVA Numérico 14 4

MAEVIAEMB Vía de embarque Carácter 3

MAETCAMBIO Tipo de cambio Numérico 14 4

MAEIMPORTA Importación (Si o No) Numérico 1

MAEMONEDA Moneda Numérico 1

ARCHIVO: Detalle de Pedidos

FPMMOP

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

TIPOSERFO NORMAL Movtdocto+movseried+ALLTRIM(movfolio)


MOVLINEA Línea Numérico 2

MOVSERIED Serie Carácter 1

MOVTDOCTO Tipo de documento Carácter 1

MOVFOLIO Folio Carácter 7

MOVNUMREF Referencia Carácter 7

MOVFEOPER Fecha de operación Fecha 8

MOVTDOCTOA Documento a aplicarse Carácter 1

MOVSERIEDA Serie a aplicarse Carácter 1

MOVFOLIOA Folio a aplicarse Carácter 7

MOVNUMREFA Numero de referencia a aplicarse Carácter 7

MOVFEOPERA Fecha de operación a aplicarse Fecha 8

MOVTIPMOV Tipo de movimiento Carácter 1

MOVCLIPRO Numero de cliente o proveedor Carácter 8

ALMCLAVE Numero de almacén Carácter 3

ARTCLAVE Clave del Producto Carácter 25

ARTDESCRI Descripción del producto Carácter 60

MOVSERIE Serie Carácter 50

MOVCANTID Cantidad Numérico 14 4

MOVCOSTO Costo Numérico 14 4

MOVPRECIO Precio Numérico 14 4

MOVPORDES Porcentaje Numérico 7 2

MOVPORDEA1 Descuento adicional 1 Numérico 7 2


MOVIVAPOR Porcentaje de IVA Numérico 4

MOVIEPSPOR Porcentaje Especial Numérico 5

MOVPDEIN Descuento incluido Carácter 1

MOVIVAIN IVA incluido Carácter 1




MOVORDEN Orden Carácter 3

MOVSERV Servicio Carácter 1

MOVSURTIDO Surtido Numérico 14 4

MOVTADIC Texto Adicional Carácter 50

ARCHIVO: FPMMOV

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

TIPOSERFO NORMAL Movtdocto+movseried+ALLTRIM(movfolio)

CAMPO

DESCRIPCION ANCHO DECIMALES

MOVLINEA Línea Numérico 2

MOVSERIED Serie Carácter 1

MOVTDOCTO Tipo de documento Carácter 1

MOVFOLIO Folio Carácter 7

MOVNUMREF Referencia Carácter 7

MOVFEOPER Fecha de operación Fecha 8

MOVSERIEDA Series a aplicarse Carácter 1

MOVTDOCTOA Documento a aplicarse Carácter 1

MOVFOLIOA Folio a Aplicarse Carácter 7

MOVNUMREFA Numero de referencia a aplicarse Carácter 7

MOVFEOPERA Fecha de operación a aplicarse Fecha 8

MOVTIPMOV Tipo de movimiento Carácter 1

MOVCLIPRO Numero de cliente o proveedor Carácter 8

ALMCLAVE Numero de almacén Carácter 3

ARTCLAVE Clave del Producto Carácter 15

ARTDESCRI Descripción del producto Carácter 60

MOVSERIE Serie Carácter 50

MOVCANTID Cantidad Numérico 14 4

MOVCOSTO Costo Numérico 14 4

MOVCOSTOA Costos adicional Numérico 14 4

MOVPRECIO Previo Numérico 14 4

MOVPORDES Porcentaje Numérico 7 2



MOVIVAPOR Porcentaje de IVA Numérico 4

MOVIEPSPOR Porcentaje Especial Numérico 5

MOVPDEIN Descuento incluido Carácter 1

MOVIVAIN IVA incluido Carácter 1


MOVORDEN Orden Carácter 3

MOVSERV Servicio Carácter 1

MOVCOSTEO Costeo Numérico 14 4

MOVCOMISIO Comisión Numérico 14 4

MOVPAGOCOM Pago Comisión Numérico 14 4

MOVTADIC Texto adicional Carácter 50



ARCHIVO: FPMMRN pendiente


MRNTDOCTO Tipo de documento Carácter 1

MRNFOLIO Folio Carácter 7

MRNNUMREF Referencia Carácter 7

MRNFEOPER Fecha de operación Fecha 8

MRNOTDOCTO Documento a aplicarse Carácter 1

MRNOFOLIO Folio a Aplicarse Carácter 7

MRNONUMREF Numero de referencia a aplicarse Carácter 7

MRNOFEOPER Fecha de operación a aplicarse Fecha 8

MRNOALMCVE Clave de almacén Carácter 3

MRNOSTATUS Estatus Carácter 1

MRNOUSERID Carácter 2

MRNOCLIPRO Clientes o Proveedores Carácter 8

MRNOPDEIN Carácter 1

MRNOIVAIN Carácter 1

MRNOCAJA Carácter 3

MRNOTURNO Carácter 13

MRNOVENDE Carácter 3

MRNOCOSTO Costo Numérico 14 4

MRNOISDSI Numérico 14 4

MRNOIDESI Numérico 14 4

MRNOIDESI1 Numérico 14 4

MRNOIDESI2 Numérico 14 4

MRNOINEIVA Numérico 14 4

Aquí me quede 20 de enero de 2003

ARCHIVO: FPMSER

INDICES

NOMBRE

TIPO EXPRESION

ARTSERIE NORMAL ALLTRIM(artclave)+ALLTRIM(artserie)

ARTALMSER NORMAL ALLTRIM(artclave)+ALLTRIM(almclave)+ALLTRIM(artserie)

EXP NORMAL ALLTRIM(artclave)+”-“+ALLTRIM(almclave)+”-“+ALLTRIM(artserie)


FECADUCID Fecha de Caducidad Fecha 8

ARTCLAVE Calve de articulo Carácter 25

ALMCLAVE Clave de Almacén Carácter 3

ARTSERIE Serie Carácter 60

CANTIDAD Cantidad Numérico 14 4

ARCHIVO: FPRMOV Copagwin



CAMPO


MOVCLAVE Clave proveedor Carácter 8

MOVCLAPA Clave del movimiento Carácter 2

MOVNUMPA Carácter 7

MOVCLAHI Carácter 2

MOVNUMHI Carácter 7

MOVIMPOR Importe Numérico 14 4

MOVIMPUE Numérico 14 4

MOVIEPS Numérico 14 4

MOVSALDO Saldo Actual Numérico 14 4

MOVFOPER Fecha de operación Fecha 8

MOVFVENCI Fecha vencimiento Fecha 8

MOVFCOBRO Fecha cobro Fecha 8

MOVCANTID Cantidad de movimientos Numérico 3


MOVPOLIZA Póliza Carácter 5

MOVEFECTI Efectivo Lógico 1

MOVNUMCUE Número de Cuenta Carácter 9

MOVNUMREF Numero de referencia Carácter 7

MOVPROACT Carácter 8


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