facturas electrónicas - facturação electrónica

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A PI - Portugal Informático desenvolveu uma solução de Facturação Electrónica inovadora e simples. A brochura anexa descreve, em traços gerais, o funcionamento desta solução.

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b e w e l c o m e 2006

Um novo Sistema de Facturação:

revolucionário, rápido, eficiente, seguro e ambiental…

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Há processos de trabalho que hoje continuam a ser utilizados da mesma forma

que foram estruturados numa altura em que não existiam alternativas,

obrigando assim as Organizações a comportarem custos, directos e indirectos,

com tarefas de suporte ao seu negócio.

Dadas as recentes alterações legais, hoje é possível alterar determinados

procedimentos e reduzir custos, bem como aumentar a eficiência Organizativa.

Um exemplo disto são as Facturas Electrónicas. Hoje, as facturas, ou

documentos equivalentes, podem ser transmitidas por via electrónica,

mantendo o valor legal dos documentos originais hoje produzidos, reduzindo

assim óbvios custos relacionados com a sua emissão e expedição, como

aumentar a eficácia do processo através da sua entrega imediata a terceiros e

garantia da sua recepção.

A PI - Portugal Informático desenvolveu uma solução que, copulada a um ERP,

permite, dentro dos parâmetros determinados na Lei, que as Organizações

substituam, ou utilizem em simultâneo, o processo actual de emissão de

Facturas, e restantes documentos legais, beneficiando assim das vantagens

atrás descritas.

Esta brochura explica-lhe como…

… e contribua para a redução do uso de papel, enquanto economiza nos seus custos!

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Í n d i c e

O que é a Factura Electrónica

Solução

Tecnologia

Benefícios

Legislação Aplicável

Destinatários

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P I E - BC o n n e c t o

O que é a Factura Electrónica?

Uma Factura Electrónica é um documento comercial com o mesmo valor legal

que uma factura em papel, desde que cumpra as referências obrigatórias para

qualquer factura e garanta a autenticidade da sua origem e integridade do seu

conteúdo.

A Lei actual permite a utilização de duas tecnologias para o envio de Facturas

Electrónicas: EDI e Correio Electrónico.

A tecnologia EDI é utilizada há muitos anos em sistemas de informação com

alguma complexidade, obrigando emissores e receptores a entenderem-se em

relação ao conteúdo dos ficheiros transmitidos e, sobretudo, requerendo que

ambos disponham de sistemas capazes de os integrar. Estas características

tornam esta tecnologia pouco versátil, dispendiosa e não está ao alcance de

todos.

A possibilidade, exposta na Lei, de transmitir documentos comerciais através do

Correio Electrónico, abre caminho a uma utilização massiva da Factura

Electrónica, uma vez que para tal bastará dispor de uma conta de e-mail.

Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…

…82% das empresas portuguesas, com 10 ou mais trabalhadores, têm acesso à Internet e dispõem de e-mail?

Inquérito realizado pelo INE e UMIC

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Solução

A PI - Portugal Informático ©,

especialista em Soluções de

Sistemas de Informação há mais de

12 anos, desenvolveu o e-billing

Connector.

Com esta solução, a sua

Organização vai poder emitir

Facturas Electrónicas duma forma

fácil, simples, rápida, eficiente,

segura e ambiental.

Emissor e-billing Connector Receptor

Emissão da Factura

Integração (opcional)

Geração de PDF Assinatura Digital Arquivo Digital

Geração de e-mail Assinatura de e-mail

Envio

Recepção Resposta Arquivo Digital Web Services

Arquivo Resposta

Ambiente aplicacional Emissor

Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…

…as instituições públicas estão obrigadas a implementar a Factura Electrónica até final de 2006?

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O e-billing Connector está concebido

de forma a responder às

necessidades das Grandes

Organizações, através das

tecnologias de integração com ERP’s

que disponibiliza, até às Micro-

Empresas.

O e-billing Connector não é um

servidor de terceiros nem se

encontra fora do seu controle. É um

servidor que se instala no ambiente

aplicacional da sua Organização e é

gerido e utilizado apenas pelos seus

utilizadores, não existindo qualquer

interferência externa entre o

Emissor da Factura Electrónica e o

seu receptor.

Com o e-billing Connector terá:

- Total confidencialidade dos dados,

uma vez que estes são enviados

directamente do emissor até ao

receptor;

- Total conformidade com os

requisitos legais;

- Web Site de monitorização da

actividade e/ou Web Services de

integração com o seu ERP;

- Controlo dos documentos enviados

e dos avisos de recepção recebidos;

- Gestão de certificados, de caixas

de correio electrónicas, de

templates e place holders para

corpo de e-mail;

- Envio de dados, via XML, para

integração no ERP do receptor;

- Conceito aplicacional, pelo que

apenas terá um custo inicial e não

um custo por documento emitido.

Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…

…as instituições públicas dinamarquesas estimam poupar entre 120 e 150 Milhões de Euros/Ano com a implementação da factura electrónica?

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Principais Funcionalidades:

• Recepção de Documentos oficiais;

• Web Services de Integração;

• Conversor PDF;

• Certificador Digital do PDF;

• Gerados de e-mail:

o Automático (volume);

o Manual (pequenas empresas);

• Certificador Digital de e-mail;

• Arquivo documental;

• Site de Administração e controlo;

• Envio de documentos;

• Recepção de recibos de entrega.

Site de Administração e controlo:

• WebServices;

• E-mail;

• Certificados;

• Template’s e Place Holders;

• Clientes;

• Controlo dos documentos

enviados;

• Controlo dos recibos de

entrega;

• Report’s para os utilizadores;

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O e-Billing Connector respeita não só a legislação nacional, como a Directiva Comunitária 2001/115/CE, facto que permite a sua utilização para emissão de documentos comerciais em qualquer país da União Europeia.

POP3 Client:

O e-billing connector POP3 Client é uma aplicação de e-mail cliente, instalada

no ambiente aplicacional do receptor, que tem como missão gerar os recibos de

entrega após os documentos electrónicos terem sido recebidos pelo receptor.

O POP3 Client integra-se automaticamente com o e-billing connector, na ligação

3 indicada nas principais funcionalidades, garantindo assim o controle dum

requisito legal da legislação para as Facturas Electrónicas.

Tecnologia

O e-Billing Connector está concebido de forma a ser integrado com qualquer

ERP do mercado, bem como com outras plataformas aplicacionais como Gestão

Documental, CRM, desenvolvimentos à medida, garantir total segurança e

autenticidade dos dados aos diversos intervenientes do processo e tirar partido

dos benefícios reais que a sua adopção potencia.

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Benefícios

Redução de Custos:

• Substituição de processos de

emissão de documentos

comerciais em papel por um

sistema electrónico;

• Redução do Arquivo físico

contabilístico;

• Entrega do documento ao

receptor imediatamente após

a sua emissão, reduzindo nos

prazos de recebimento;

• Rápido retorno do

investimento;

Melhorias na performance operacional:

• Garantia de entrega dos

documentos comerciais ao

destinatário;

• Segurança Fiscal através do

sistema contra a fraude;

• Eliminação de time-

consuming’s desnecessários;

• Inove junto de quem lhe

interessa: os seus Clientes;

• Redução de erros.

• Garantia de segurança;

• Possibilidade de integrar os documentos recebidos nos seus

Sistemas de Informação;

• Redução do arquivo físico contabilístico;

• Não requer novo hardware ou software;

• Acelerar a circulação documental dentro da organização;

• Redução de Custos através da substituição do Papel por um

sistema electrónico.

As vantagens para os seus Clientes:

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Legislação Aplicável

O Quadro Legal da Factura Electrónica está contido em alterações ao Código do

IVA introduzidas pelo DL nº 256/2003, de 21 de Outubro, em vigor desde 1 de

Janeiro de 2004, que transpõe para o direito interno a Directiva nº

2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro.

Destinatários

Qualquer organização que emita mais de 60 documentos por mês atinge o ROI

nos primeiros 18 meses.

Grandes Organizações

• Integração total com os seus Sistemas de Informação (ERP, Gestão

Documental, CRM, etc.)

• Envio de documentos em volume de forma automática;

Pequenas Organizações

• Gestão de todo o processo dentro do e-billing connector;

• Envio de documentos step-by-step.

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