facturaciÓn recurrente de productos...
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Billware.
FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
artwareBusiness & IT Solutions
Microsoft Business Solutions
Las empresas de productos y servicios exigen soluciones para crecer y aumentar la rentabilidad. A los efectos de tomar las decisiones correctas, la optimización de los procesos de facturación es clave.
Las empresas de productos y servicios que cuentan con gran
cantidad de clientes y cargan de forma masiva y recurrente
miles de facturas diarias, saben que el hecho de considerar
seriamente las características y las necesidades administrativas
propias de cada industria, sus requerimientos fi nancieros, co-
merciales y de marketing es un factor clave.
Para afrontar la competencia y las prácticas diarias del mer-
cado, cada vez más exigente y dinámico, las organizacio-
nes necesitan potenciar su productividad, reducir los costos
y alcanzar un mejor entendimiento del mercado para ganar y
conservar sus clientes.
Toda empresa busca optimizar los procesos y crear valor,
especialmente las grandes y medianas, las que cuentan con
importantes volúmenes de facturación a nivel global pero dis-
tribuida en varias facturas de bajo monto individual, las que
facturan periódicamente en diferentes lapsos, las que ofrecen
gran variedad de servicios con listas de precios y promociones
acumulables mes a mes o con vencimientos y las que tienen
altos niveles de complejidad administrativa, ya sea por multi-
plicidad de contratos, vencimientos o renovaciones. Todas ellas
necesitan incorporar una herramienta específi ca y efi caz.
Crecer de manera exitosa y efi ciente no es fácil. Por eso, para
expandir su huella, las compañías orientan sus esfuerzos a
convertir todos sus procedimientos administrativos y sistemas
en un valor diferencial. Estar alerta al vencimiento de una sus-
cripción, por ejemplo, es una oportunidad para la empresa a la
hora de conservar a sus clientes porque para una organización
es mucho más rentable mantener satisfechos a sus clientes y
evitar los costos adicionales por reclamos y envíos aislados.
La complejidad administrativa que implica la combinación
de las variables propias de la facturación de servicios –listas
de productos y precios, promociones, vencimientos, formas
de pago– hace que las empresas busquen una herramienta
capaz de soportarla y de mejorar las prácticas, implemen-
tando los cambios que sean necesarios en el corto plazo y
al menor costo.
Las empresas que gestionan facturación masiva y recurrente de-
ben estar preparadas para afrontar el crecimiento de la demanda
y de la base de clientes. Ello supone más tiempo de facturación,
el aumento de reclamos sobre los servicios (exigiendo análisis y
disponibilidad inmediata de la información para responder con
rapidez) y de las difi cultades para administrar las altas, bajas
y reconexiones de los servicios y/o envíos.
Una herramienta específi ca y adecuada para gestionar la factu-
ración masiva y recurrente de empresas de productos y servicios
proporciona fl exibilidad, funcionalidad, robustez, integración,
simplicidad y facilidad de uso a su empresa y a su gente.
FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
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La problemática de gestión en la Facturación Recurrente de Productos y Servicios.
Billware es la mejor opción para optimizar el proceso de facturación porque:
_ Incrementa la competitividad e impacto en el negocio. Soporta las necesidades del negocio en los
procesos de facturación de nuevos servicios sin importar su complejidad.
_ Mejora la atención al cliente, ya que permite realizar un seguimiento detallado del estado de los clientes
y de las altas y bajas del servicio. Reduce las demoras y los errores de emisión de facturas a niveles
masivos causados por errores manuales.
_ Optimiza la disponibilidad y el acceso a la información importante, para facilitar la toma de decisiones
y la integración de los procesos de negocios.
_ Reduce los costos generados por el propio proceso de facturación –cobranzas, envíos y entregas–
y por reclamos, cortes del servicio, reconexiones o nuevas suscripciones.
El módulo de Facturación Recurrente de Productos y Servicios
de Artware es una solución que permite gestionar con efi cien-
cia los procesos de facturación, cobranza y envíos masivos y
recurrentes. Billware fue creado especialmente para cubrir los
requerimientos de Billing de cualquier organización o compa-
ñía de productos y servicios, con un alto volumen de clientes,
que gestionan suscripciones, padrones de socios u asociados,
membresías, abonos de servicios profesionales, servicios de
gas, agua, telecomunicaciones, catastros municipales, cuotas
sociales y alquileres.
El módulo Billware extiende y amplía las capacidades de
Microsoft Dynamics Great Plains en función de las necesida-
des particulares de cada negocio.
La herramienta está desarrollada para optimizar los procesos
administrativos de las empresas y gestionar con efi ciencia
las solicitudes de las áreas comercial y de marketing. Billware
administra automáticamente las frecuencias de facturación y
envíos evitando los errores, y carga o importa las novedades
al facturar. La solución también brinda la posibilidad de uti-
lizar esquemas de precios fi jos o fl exibles, a la vez que reúne
en una única factura contratos distintos de un mismo cliente,
permite el acceso a la información detallada de dichos con-
tratos, los renueva o modifi ca de forma individual o masiva
y los genera en diferentes monedas. También identifi ca con
claridad desvíos y retrasos.
La solución ofrece la mayor ventaja competitiva del mercado porque:
_ Es un desarrollo específi co que cubre las necesidades y características propias de la facturación, cobranzas
y envíos masivos y recurrentes.
_ Es un módulo fl exible que se adapta rápidamente a los requerimientos de cada negocio facilitando
la incorporación de mejores prácticas de negocios.
_ Incrementa la productividad de las tareas de las personas involucradas, desde los usuarios hasta los
tomadores de decisiones.
_ Extiende la capacidad y funcionalidad del ERP permitiendo integrar la información y los procesos. Facilita
el acceso a la información clave del negocio.
_ Opera sobre Microsoft Dynamics GP.
BILLWARE.
Gestión de facturación, cobros y envíos masivos y recurrentes.
FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
LA SOLUCIÓN ESPECÍFICA DE ARTWARE PARA LA FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
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“A lo largo de los años vemos que los benefi cios parten de la posibilidad de seguir creciendo con el producto e ir cubriendo las necesidades de los usuarios que van más allá de lo operativo. Con los nuevos productos, por ejemplo, podemos responder a las consultas a nivel gerencial, cubriendo las necesidades de usuarios que antes teníamos por fuera del sistema.”
SILVINA SAGGESE, JEFA DE SISTEMAS DE LEXIS NEXIS.
Confi guración General.
ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE CONTRATOS.
Billware puede identifi car y defi nir contratos según suscripciones, abonos de servicios, membresías, asociaciones a clubes/cámaras, catastros municipales, partidas, entregas en comodato y otros.
El módulo contempla la administración de clientes, direcciones de clientes de suscrip-ción, calles, localidad, provincia/estado, país, ruta de distribución, transportista, be-nefi ciario, datos defi nidos por el usuario, tipos de contratos, motivos de suspensión, líneas e historia de envíos, líneas e historia de facturación, historia de contratos, renovaciones, etc.Administración de Contratos.
Consulta de Contratos.
Líneas de Facturación.
Generación de Recibos.
Líneas de Envío.
Benefi ciarios.
FUNCIONALIDAD.
MÓDULOS ADICIONALES.
FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS. 5
FACTURACIÓN Y FACTURACIÓN CONSOLIDADA.
Genera lotes de facturas en el módulo de procesamiento de órdenes de venta de Microsoft Dynamics GP.
ENVÍOS.
Genera transacciones tipo “envíos” que se guardan en el sistema con la impresión de los remitos correspondientes, impactando en ajustes ó transferencias del modu-lo de inventario de Microsoft Dynamics GP.
RENOVACIÓN.
Renueva contratos existentes. El proceso cuenta con un reporte previo de compro-bación de los contratos a vencer en una determinada cantidad de días o de contratos vencidos que serán renovados.
REPORTES BÁSICOS.
También genera reportes del estado de los contratos entre fechas, contratos activos a facturar, base facturable, ítems pendientes de entrega, contratos por clase, inventario de productos de suscripciones, contratos vencidos a expirar, contratos por cliente valorizado y otros.
PASAJE DE CONTRATOS A HISTORIA.
Billware efectúa automáticamente el pasaje de los contratos expirados o cancelados al estado “historia”.
MÓDULOS.
PLANTILLA Y COPIAS.
Administra plantillas y acelera la carga de contratos. Utiliza la modalidad de copiado de contratos para producir copias exactas de contratos existentes con una nueva numeración.
NOVEDADES.
Permite cargar las novedades de un período en los contratos existentes para incluirlos en el próximo proceso de facturación/envío. Las novedades podrán ser leídas desde un archivo.
PROCESOS MASIVOS.
Permite agregar ítems, actualizar precios de líneas de facturación de contratos, ex-tender vencimientos o modifi car el estado de contratos y expirar contratos vencidos. Cada proceso cuenta con informes previos a su ejecución que sirven de comprobación para el usuario.
LÍMITE DE CRÉDITO.
En base a las cuotas a facturar en un período determinado, correspondientes a con-tratos de un cliente, su deuda actual y el límite de crédito confi gurado, se pueden expirar los contratos de los clientes cuya nueva deuda supere el límite de crédito.
PRESENTACIÓN DE DATOS A TARJETAS DE CRÉDITO.
Permite administrar prestadores, confi gurar archivos y confi rmar datos a presentar. Emite archivos de texto confi gurados con datos previos, genera los recibos corres-pondientes a las facturas de débito automático y efectúa su aplicación automática a las facturas.
PRESENTACIÓN DE DATOS A ENTIDADES BANCARIAS.
Administra la emisión a las entidades bancarias a las cuales se les presentarán los datos, permite la confi guración de los archivos a presentar y la confi rmación de esos datos. Emite además los archivos de texto confi gurados con estos datos.
DEVENGAMIENTO.
Realiza el devengamiento de las cuotas pagadas por adelantado en la medida en que se efectúen las prestaciones correspondientes.
COMISIONES.
Presenta todos los datos necesarios y los exporta a una planilla Excel para realizar el cálculo de comisiones.
1. Microsoft Business Solutions.
2. Data Management Solutions.
3. Information Worker Solutions.
4. Networking Infrastructure Solutions.
5. OEM Hardware Solutions.
ARTWARE: CAPACIDAD, EXPERIENCIA Y COMPROMISO.
“Sin el módulo de facturación recurrente, la problemática de nuestros clientes es inmanejable. Hay que pensar que en pocos días nuestros clientes deben emitir miles de facturas y con esos volúmenes, sería imposible realizar la tarea de otra manera”.
“En lo que a Microsoft Dynamics GP con módulo de facturación recurrente respecta, se han obtenido benefi cios puntuales. Ahora nuestros clientes pueden administrar en forma automática las frecuencias de facturación y de envío, independizar la facturación de cada envío, cargar o importar novedades a facturar, y utilizar precios fi jos o esquemas fl exibles en las listas de precios. A través de este desarrollo, hemos ayudado a nuestros clientes a resolver problemas claves de gestión”.
“Interpretar las necesidades de este tipo de empresas fue clave para desarrollar un módulo que aumentara la funcionalidad de Microsoft Dynamics GP. El trabajo conjunto entre el cliente y el equipo de Artware dio como resultado una herramienta indispensable para optimizar los procesos de negocio”.
SERGIO CANTORE. CONSULTING SERVICES DIRECTOR.
Artware es una empresa argentina con más de 14 años de
trayectoria en el mercado de soluciones de negocios e in-
fraestructura tecnológica, dedicada a la comercialización,
implementación y soporte de soluciones de gestión basadas
en Microsoft Dynamics.
Su actividad se enfoca en empresas de mercado medio y
específi camente en mercados verticales como Manufactura
y Servicios, para los que desarrolla módulos especiales. Lleva
a cabo sus actividades en Argentina, con ofi cinas en Buenos
Aires y San Luis; en Colombia, con ofi cinas en Bogotá y Cali; y
en Ecuador, con ofi cinas en Guayaquil.
SOBRE ARTWARE.
FACTURACIÓN RECURRENTE DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
RESPALDO.
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1993. Artware inicia sus operaciones brindando servicios de
tecnología en el Mercado Nacional.
1998. Artware se convierte en Partner de Great Plains Inc.
2001. Artware se transforma en Microsoft Certifi ed Partner.
2002. Luego de adquirir Great Plains, Microsoft otorga a Artware
la categoría de Business Solutions Partner.
2005. Artware alcanza la categoría Microsoft Gold Certifi ed
Partner.
2006. Apertura de las ofi cinas de Ecuador y Colombia.
Historia:
Competencias:
1. Data Management.
2. Messaging and Collaboration.
3. Microsoft Dynamics CRM.
4. Microsoft Dynamics GP.
5. Portals and Enterprise Content Management.
6. System building.
Especializaciones:
Expertise:
Artware es Gold Certifi ed Partner de Microsoft.
COLUMBUS IT PARA PYMES. 11
MICROSOFT Y SUS SOCIOS DE NEGOCIOS.
Microsoft desarrolla nuevas generaciones de soluciones de
negocios que proveen confi abilidad y adaptabilidad a las
empresas, características imprescindibles para el éxito en los
negocios. Contar con productos y servicios Microsoft signi-
fi ca recibir los benefi cios de una compañía que invierte una
parte muy importante de su presupuesto en Investigación y
Desarrollo. Microsoft sigue ofreciendo las mayores garantías.
Mediante una trayectoria que ha hecho de la innovación un
valor constante, amplía su oferta a la comunidad de negocios
asegurando la evolución de cada una de sus líneas de productos
que se renuevan constantemente con actualizaciones.
Microsoft Dynamics es la línea de productos que le acerca a
las empresas pequeñas y medianas, a un costo razonable, la
suite de aplicaciones más innovadora dentro de la industria de
TI. Usted podrá acceder a la respuesta más adecuada para en-
frentar los desafíos de mantenerse competitivo en mercados
muy dinámicos. Resulta muy complicado para las empresas
encontrar una tecnología que se adapte a todos sus requeri-
mientos y que, al mismo tiempo, proteja el valor de su base
instalada. Microsoft Dynamics es una solución con muchos
años de desarrollo, pensada para que las empresas medianas
puedan generar nuevos negocios con un producto de calidad
mundial.
Los socios de negocios de Microsoft, en cualquier lugar del mun-
do, cuentan con el entrenamiento para aplicar esta solución. Al
haber sido seleccionados en cada país por su trayectoria en el
negocio informático, ofrecen la garantía de una gran experiencia
sobre las condiciones locales que pueden resultar críticas para
mejorar la performance de su negocio. Estos socios de negocios
operan despejando dudas y adaptando los productos a cada
una de sus necesidades específi cas: desde el planeamiento hasta
la personalización y localización de cada uno de los módulos,
incluidos soporte y capacitación.
Usted dispone de una solución world class implementada por
profesionales capacitados para proveer una respuesta inmedia-
ta a todos los cambios que vayan surgiendo -sean de moneda,
de cargas impositivas o de legislación- en la práctica comercial
del país en que se encuentre. Resulta importante destacar que
además de la vasta red de Socios de Negocios Microsoft, existe
una numerosa comunidad de desarrolladores independientes
que, también certifi cados por Microsoft, están enfocados en
ampliar la oferta de aplicaciones compatibles con Microsoft
Dynamics, cubriendo y personalizando cada una de las áreas
de negocios.
Combinación efectiva.
Calidad world class.
Inteligencia local.
Socios y desarrolladores.
RECOMENDACIONES DE INFRAESTRUCTURA PARA MICROSOFT DYNAMICS GP 10 Y BILLWARE.
Requerimientos de hardware.
_ Procesador: 1 Procesador Dual Core ó 2 procesadores Single Core.
_ RAM: 4 GB o más.
_ Tarjeta de Red: Fast Ethernet (100Mbps Full Duplex) ó Gigabit Ethernet (1000Mbps).
_ Confi guración de Discos.
. RAID 1 para sistema operativo, controlador de dominio y servidor de aplicaciones (2 discos).
. RAID 5 (4 discos mínimo) ó RAID 10 (8 discos mínimo) para data fi les de base de datos SQL.
. RAID 1 para log de transacciones de base de datos SQL (2 discos).
. RAID 1 para TempDB (2 discos) –opcional pero recomendado.
. RAID 0 para backup de Base de Datos (full y log) (2 discos).
Requerimientos de software.
_ Sistema Operativo.
. Microsoft Windows Server 2003 x64 Standard Edition ó x64 Enterprise Edition.
. Microsoft Windows Server 2003 R2 x64 Standard ó R2 x64 Enterprise Edition.
. Microsoft Windows Server 2003 64-bit Itanium-based Enterprise Edition SP 1.
. Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition SP 1 or Enterprise Edition SP1.
. Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition or R2 Enterprise Edition.
_ Base de Datos.
. Microsoft SQL Server 2000 SP 4 Enterprise Edition o Standard Edition.
. Microsoft SQL Server 2005 SP 2 Enterprise Edition (32-bits y 64-bits) o Standard Edition
(32-bits y 64-bits).
Escenario de implementación.
_ Utilización de los siguientes módulos:
. Serie Financiera.
. Serie de Distribución (Uso moderado).
. Serie de Servicios ó Serie de Manufactura ó Contabilidad de Proyectos (Uso moderado).
. Serie Add Ons Billware para facturación recurrente.
. Terminal Server.
. Report Writer, Crystal Reports or FRx.
. Generación de cubos de análisis de información (OLAP) (Uso Moderado).
. Rutinas de integración implementadas (eConnect/Integration Manager).
. Procesamiento entre 1000 y 4000 transacciones diarias, entre Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas
a pagar y Contabilidad general.
. Servidor Microsoft SQL Server dedicado a la aplicación.
. 20 a 60 usuarios concurrentes.
Roosevelt 2445 6to B - Ciudad de Buenos Aires – C1428BOK Tel: (+54-11) 4786-2111 / Fax: (+54-11) [email protected] Colombia - Tel: +57 1 691 5916 int. 801 / En Ecuador - Tel: +59 34 2885012.
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