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Facturación Electrónica - Digitalización Certificada

ZeroComa – EdasFacturas

ZeroComa – EdasFacturas Facturación Electrónica - Digitalización Certificada

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Este documento contiene información y material confidencial propiedad de ZeroComa, S.L.. Los materiales, ideas y conceptos contenidos en esta propuesta serán utilizados exclusivamente para evaluar las capacidades de ZeroComa, S.L. y no deberán ser divulgados fuera de su organización o utilizados con propósitos distintos a los mencionados. No está permitido su reproducción total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningún otro propósito, excepto autorización previa de Zerocoma S.L. por escrito.


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ÍNDICE

1.- EMPRESA:...................................................................................................... 4

2.- EdasFacturas: ................................................................................................. 5

3.- Digital Vs. Tradicional...................................................................................... 6 3.1.- Facturación Tradicional 6 3.2.- Facturación Electrónica 6 3.3.- Costes de Emisión Tradicional Vs. Electrónica 7 3.4.- Costes de Recepción Tradicional Vs. Electrónica 7 3.5.- Caso práctico para 1.000 facturas 8

4.- EdasFacturas .................................................................................................. 9

5.- Enfoque comercial......................................................................................... 16


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1.- EMPRESA: La compañía ZEROCOMA nace con el principal objetivo de crear y ofrecer a las empresas sencillas herramientas de trabajo que bien por sí mismas o complementando las que éstas tengan, les permitan aprovecharse de la coyuntura legal y los cambios normativos que hacen posible la utilización de nuevas formas de trabajo mucho más productivas y económicas. Actualmente centra su actividad en la gestión de las facturas. El equipo que integra Zerocoma tiene una gran experiencia en el terreno de la gestión documental y también un gran conocimiento de las empresas, lo que le permite desarrollar herramientas que den respuesta a las demandas directas del mercado. La aplicación EdasFacturas que es la más relevante de la compañía, vio la luz en el año 2005 y ya por entonces permitía la destrucción de las facturas de papel una vez digitalizadas, en virtud de una consulta vinculante remitida a la AEAT. Con posterioridad y atendiendo al desarrollo de la normativa de “conservación”, se han incorporado en EdasFacturas todos los elementos que le permiten estar a día de hoy homologada por la AEAT para llevar a cabo la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel.


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2.- EdasFacturas: La aplicación EdasFacturas es la única aplicación en España válida simultáneamente para llevar a cabo la Digitalización Certificada de facturas recibidas en papel y para EMITIR Y RECIBIR facturas electrónicas en formato FACTURAE. Además es la única válida en todo el territorio nacional incluidas las zonas de influencia de las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra, ya que estas requieren otra homologación y EdasFacturas es la única aplicación que ha sido homologada. EdasFacturas basa su funcionamiento en la gran relevancia que el documento factura tiene para cualquier empresa por las implicaciones legales del mismo, por la necesidad de constante consulta y por la cantidad de información importante que contiene. Así pues centra su atención en cumplir la normativa de conservación y emisión, en facilitar enormemente el acceso a las facturas y sus documentos relacionados (pedidos, albaranes, e-mails, etc…) y en reutilizar la información disponible de cada una de ellas para realizar tareas de forma automatizada (informes de gestión, contabilización, exportaciones, etc…). Muchos de los departamentos de una compañía necesitan acceder a la información de las facturas (Dirección, Comercial, Compras, Soporte Técnico, etc…) y hasta ahora la obligación de conservar estos documentos en papel impedía la optimización de los costes y de los sistemas de distribución de las facturas dentro de la empresa.


3.- Digital Vs. Tradicional

3.1.- Facturación Tradicional

3.2.- Facturación Electrónica

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3.3.- Costes de Emisión Tradicional Vs. Electrónica

3.4.- Costes de Recepción Tradicional Vs. Electrónica

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Material de archivo Coste unitario en €

Armarios archivadores (capacidad 4 cajones, 50 carpetas colgantes por cajón = 200 documentos. Cada documento, 3páginas de media)

1,5

Fotocopias (4 fotocopias/documento de 3 páginas de media) 0,43

Carpetas, clips, etiquetas, etc… 0,09 Metros cúbicos (coste m cuadrado por documento x 5 añosvida documento)

4,51

TOTAL 6,53

3.5.- Caso práctico En emisión de facturas electrónicas, se obtiene un ahorro de 3.350 € por cada 1.000 facturas emitidas. En recepción de facturas electrónicas, se obtiene un ahorro de 7.860 € por cada 1.000 facturas recibidas. En recepción de facturas en papel, se obtiene un ahorro de 6.530 € por cada 1.000 facturas recibidas. Caso práctico para 10.000 facturas:

• En emisión de Factura Electrónica un ahorro de 33.500 €

• En recepción de Factura Electrónica un ahorro de 78.600 €

• En recepción de Facturas de papel un ahorro de 65.300 € Repercusión en la cuenta de resultados de la empresa: 100.000 € de ahorro equivale a incrementar la facturación de la empresa en 1.500.000 € (Gartner).


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4.- EdasFacturas Para conocer las ventajas de EdasFacturas es necesario hacer un análisis en dos vertientes diferentes, una desde el punto de vista de Facturación Electrónica y otra desde el punto de vista de la Digitalización Certificada de facturas de papel para eliminar el archivo físico de las mismas. El ahorro total que proporciona la herramienta es la suma de los ahorros en cada una de estas vertientes.

• Facturación Electrónica:

o Entrada en vigor de la Ley de Contratos del Sector Público 01/08/09 A partir de la fecha indicada se exigirá por parte de Administración General del Estado, las CCAA, las Corporaciones Locales, las Universidades, ….a sus suministradores las facturas en formato FACTURAE y el efecto dominó de estas empresas sobre sus proveedores hará, no que se acabe al papel definitivamente, pero si que se generalice la utilización por las empresas indistintamente de facturas de papel y electrónicas. Se hace muy interesante por tanto disponer de un repositorio LEGAL MULTIFORMATO para todas.

o EdasFacturas ha sido homologado por la AEAT para realizar las tareas de emisión/recepción de facturas en formato FACTURAE.


o EdasFacturas ha recibido el Premio Nacional a la Mejor Solución Software de Factura Electrónica para PYME por su “originalidad, novedad, creatividad e ingenio de la solución presentada; la calidad del producto y sus servicios adyacentes; el diseño y facilidad de uso; la accesibilidad; los beneficios para el usuario; el coste y sus expectativas de retorno de inversión (ROI); la interoperabilidad de formatos; la integración con otras soluciones de gestión empresarial o con procesos de digitalización certificada; o el grado de maduración en el desarrollo del modelo de negocio”.

o EdasFacturas admite la emisión de facturas en cualquier formato (papel, PDF, FACTURAE…) lo que es crucial porque el horizonte que se presenta es de convivencia de varios de estos formatos en todas las empresas.

o EdasFacturas está muy indicado para la integración con otras herramientas preexistentes en el cliente, a las cuáles pretende sólo complementar. EdasFacturas desempeñará sólo aquéllas tareas que el sistema que se esté utilizando, por el motivo que sea (legal

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principalmente), no pueda desempeñar, quedando el resto de funcionalidades intactas, lo que redunda en una menor intrusión en los procesos de la empresa y una mayor facilidad de implantación ya que no hay que aprender a utilizar una nueva herramienta.

o EdasFacturas dispone de módulos que complementan las funcionalidades de la aplicación en emisión como por ejemplo:

Módulo de Adeudos Domiciliados Módulo de Envío Masivo de facturación emitida a clientes Módulo de Importación de Facturación Emitida Módulo Multiempresa

• Digitalización Certificada:

o EdasFacturas ha sido también homologado por la AEAT para realizar la Digitalización Certificada de las facturas recibidas en papel siendo la única herramienta que ostenta una doble homologación (también en facturación electrónica) de forma simultánea. Además, es la única herramienta que se puede utilizar en todo el territorio nacional por haber sido homologada por las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra que tienen la responsabilidad normativa para sus zonas de influencia siendo la única aplicación válida para estas Comunidades Autónomas.


o EdasFacturas ofrece en recepción al igual que en emisión la posibilidad de gestionar facturas en cualquier formato, ya que recibe facturas electrónicas y también a través de la Digitalización Certificada convierte en digitales las facturas recibidas en papel. Supone por tanto el único repositorio legal del mercado para el flujo de facturas emitidas y recibidas en cualquier formato (papel, PDF, FACTURAE, …).

o EdasFacturas en Digitalización Certificada también está muy indicado para la integración con otras herramientas como Gestores Documentales no homologados, programas de contabilidad, OCR’s, etc… En todos los casos EdasFacturas conserva las mismas características de poca intrusión que se han comentado para la emisión de las facturas: EdasFacturas asume sólo las competencias que las otras herramientas por el motivo que sea (legal principalmente) no puedan desempeñar, quedando el resto como hasta ahora, a cargo de la herramienta preexistente. Esto como se

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ha comentado simplifica y abarata la implantación de la herramienta y redunda en una puesta en marcha mucho más rápida.

o EdasFacturas dispone de módulos que complementan las funcionalidades de la aplicación en archivo de facturas como por ejemplo:

Módulo de Digitalización Masiva Módulo de Exportación automática de las facturas recibidas

a los sistemas de gestión Módulo EdasLink para Contabilización Automática de

facturas Módulo Multiempresa


Digitalización Certificada conEdasFacturas + OCR

EdasFacturas

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LEYENDA

Proceso Homologado

Proceso no Homologado

Orden Secuencial

Lote Facturas

1

Escáner

3

Conservación Digital

Certificada

Firma electrónica de base de datos

2

6

n

EdasFacturas

5

Servidor de Ficheros

XML

PDF

TWAI

N

Firma electrónica(Conservación Digital

Certificada – AEAT)

Base de datos de

EdasFacturas

4c

4aCarga De Datos

4b

OCR

ERP


EdasFacturas

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Factura

Facturae

Facturae

Cliente conEdasFacturas

Factura

Proveedor sin EdasFacturas

Factura

Cliente sin EdasFacturas

EdasFacturas

Proveedor con EdasFacturas

FacturaReferenciación

EscánerReferenciación

Firma electrónica(Conservación Digital Certificada – AEAT)

Integración ERP - EdasFacturas

Repositorio de Intercamio

FacturasEmitidas

FacturasEmitidas

FacturasRecibidas –

Asientos Contables con EdasLink

FacturasRecibidas –

Asientos Contables EdasFacturasERP (SAP u otro)


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5.- Enfoque comercial EdasFacturas es la aplicación idónea para las empresas que quieren implantar un sistema de Facturación Electrónica o llevar a cabo una Digitalización Certificada de las facturas que reciben en papel. Estos dos conceptos, “emisión de factura electrónica” y “digitalización certificada de facturas de papel”, que habitualmente son abordados de forma independiente, en realidad están estrechamente unidos y es evidente para cualquier empresa las ventajas que se obtienen teniendo un repositorio único para todas las facturas prescindir del archivo físico con el ahorro que supone y la enorme productividad que se obtiene al recibir las facturas electrónicas con la posibilidad de archivo y referenciación automática. Durante los próximos años van a convivir tanto la factura electrónica como la factura en papel, por lo que es imprescindible para conservar legalmente el archivo digital de las facturas recibidas, escanearlas –las que no se reciban electrónicamente- con una aplicación homologada. Será por tanto el escáner una pieza imprescindible para cualquier entidad, y las características del mismo dependerán del volumen de facturas de la entidad de que se trate. EdasFacturas comercialmente tiene dos enfoques:

• Empresas que desean mejorar en competitividad y que carecen de herramientas apropiadas. En estos casos EdasFacturas funciona de forma independiente y no se integra con nada y se valora mucho por parte del cliente el enorme número de prestaciones y funcionalidades de la herramienta ya que obtiene una completísima herramienta de gestión.

Las más importantes de estas funcionalidades son:

o Rapidez en la localización de las Facturas –labor recurrente a realizar en facturas emitidas y recibidas-.

o Posibilidad de obtener información segmentada por conceptos, proveedores, clientes, períodos, etc.

o Posibilidad de Emitir Facturas en cualquier formato (papel, PDF, factura electrónica) con archivo y referenciación automática.


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o Posibilidad de Archivar cualquier factura recibida independientemente del formato.

o Simplicidad y ahorros en el envío de facturas a Asesores Contables, Fiscales y Auditores.

o Utilidad de Exportación a Excel de los campos de las facturas: Sumas, Cálculos...

o Control de Gastos, Compras e Ingresos, por clientes, proveedores, fechas…

o Comodidad al obtener la información desde el puesto de trabajo.

o Facilidad para enviar por e-mail.

o Contabilización automática de las facturas archivadas.

o Ahorro de tiempo en la localización y gestión, sin necesidad de rearchivo.

o Ahorro del archivo físico: armarios, archivadores, AZ´S, subcarpetas, fotocopias etc.

o Ahorro de espacio (metros cuadrados, en ocasiones replicado en varios departamentos).

o Gran sencillez de utilización .

o Precio muy asequible.

o Soporte Técnico.

Casos de éxito con empresas de este perfil han sido los proyectos Pyme Digital y Nexopyme promovidos por el Consejo General de Colegios de Economistas y el Consejo Superior de Cámaras de Comercio en los cuales se han colocado 1.000 y 7.000 licencias de la aplicación respectivamente.

• Empresas que tienen herramientas de gestión, ERP’s, GED’s, etc… y que desean ampliar las funcionalidades de los mismos, aportando valor legal a las facturas y creando el menor impacto posible en la empresa. En éstas lo más valorado de la aplicación EdasFacturas es su enorme capacidad de integración, la modularidad del mismo que permite a las empresas utilizar sólo aquello que necesitan continuando con los procedimientos de trabajo habituales de la empresa, la rapidez de implantación y en definitiva el poco


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impacto e intrusión que la instalación de EdasFacturas supone para cualquier compañía.

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