exposición eje temático dos

DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA

María Consuelo ZamoraPaula Andrea Beltrán Cardona Luis Fernando Sotomayor DíazViviana Cerquera Angel Solanyi Mayerly Lima

Tabla de contenido

IntroducciónObjetivos

1. Salida

2. Aspectos de la salida

3. Cómo identificar las necesidades de salida del sistema

4. Cómo presentar la información

5. Diferentes métodos de salida y su utilización

Tabla de contenido

6. Comparación de métodos de salida

7. Diseño de salida impresa

8. Diseño de salida de pantalla

9. Parámetros a tener en cuenta

10. Conclusiones

11. Referencias Bibliográficas

Introducción

El primer eje temático del área Análisis y Diseño de Sistemas de Información II, busca identificar las características de los diferentes dispositivos de salida, los diferentes métodos de salida y su utilización. De igual forma la identificación de necesidades, como presentar la información, comparación de los métodos de salida pantalla e impresa. Finalizaremos con la presentación de unas conclusiones relacionadas con la temática desarrollada y su relación con el contexto profesional de Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

Objetivo General

Identificar las características de los dispositivos de salidas, los diferentes métodos de salida y su utilización.

Objetivos Específicos

• Identificar las necesidades de salida del sistema

• Conocer las diferentes formas de presentar la información

• Presentar las salidas de la información en formatos impresos y de pantalla

Salida?El término salida se usa para denotar cualquier información producida

por un sistema de información , ya sea impresa o en una pantalla que

será entregada a los usuarios.

Algunos datos requieren un procesamiento externo antes de que se

conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y

considerados salida cuando se les recupera con poco o ningún

procesamiento.

La salida puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de

los reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT,

microformas y sonido.

Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y

frecuentemente juzgan el mérito de un sistema únicamente por su

salida.

Salida?

Para crear la salida más útil posible, los analistas de sistemas

trabajan de cerca con los usuarios, por medio de un proceso

interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.

Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para

representar la información y crean documentos, informes u otros

formatos que contienen información producida por el sistema.

Los analistas deben decidir cuándo imprimir, desplegar o

presentar su salida en forma audible. La salida impresa puede

utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la salida visual

puede utilizar una o múltiples pantallas para desplegar

información.

Aspectos de la salida

1. Quiénes recibirán la salida: usuarios internos y externos.

2. Cuál es el uso que se le pretende dar: el uso determina el contenido, la forma y medio a utilizarse para su generación.

3. Cuántos detalles son necesarios: la cantidad de datos sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

4. Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida: las oportunidades de salida son determinadas por el diseño del sistema. Pueden aparecer en mayor o menor frecuencia de acuerdo con ciertas condiciones establecidas.

5. Qué método utilizar: impresa o presentada en pantalla.

Cómo identificar las necesidades de

salida del sistema

• Elaborar el análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de información.

• Identificar el tipo de usuarios tanto internos como externos y sus necesidades de información

• Verificar la capacidad del sistema

• Determinar el método de salida de información


salida del sistema

• Identificar la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de información

• Un aspecto a tener en cuenta es si se trata de el rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información y que den paso a la implementación de un nuevos sistema de información.

• Crear los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.

Identificar Objetivos:

En este primer paso se determina cuáles serán los principales beneficios del nuevo sistema en diferentes ámbitos como económico, funcional, estratégico, entre otros. También es importante establecer los recursos destinados para este que vayan de acuerdo al tipo y disponibilidad de la entidad


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Visión de Procesos:El primer paso para el desarrollo de un sistema consiste en establecer las relaciones entre la empresa, esto incluye el funcionamiento y la gestión de la información. En este paso es importante separar la información de la tecnología que se utiliza para tratarla, ya que no toda la información es soportada por medio de este proceso. “La información es el pegamento que mantiene la estructura de la organización unida” (Rockart, 1968)


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Visión de Procesos:

El objetivo de esta etapa es determinar las necesidades de información que se requieran para la toma de decisiones, ejecución de actividades y la especificación de requisitos mediante un análisis por áreas funcionales.


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Estudio del sistema actual:

El funcionamiento y evaluación es uno de los puntos de partida más habitual, ya que permite conocer los procedimientos actuales para estudiar y la problemática y relacionarla con el entorno. Es una buena técnica para conocer aspectos del sistema actual que deberían conservarse.


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El tiempo para estudiar el sistema que esté funcionando depende de la cantidad de áreas funcionales. El tiempo que se debe utilizar será el únicamente necesario para entender los requisitos principales. Para el estudio se aplican técnicas como la entrevista a usuarios, observación de actividades, análisis de áreas y recopilación de información del sistema.


salida del sistema


También es conveniente construir una visión general y completa del sistema que esté en funcionamiento por medio de diagramas de flujo tanto de procesos como de datos


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Identificar nuevas necesidades:Si se ha estudiado completamente el sistema en funcionamiento la identificación de necesidades surge de manera sobreentendida.

Una de las técnicas más eficaces es el uso de prototipos, los cuales ayudan a que los futuros usuarios se lleven una idea del nuevo sistema para que determinen qué tan objetivo y claro resulta ser. Otra método son las sesiones de trabajo, en donde la responsabilidad de la identificación de necesidades no recae sobre una sola persona sino que, por medio de experiencias, opiniones y conocimientos, se determinan las decisiones mediante los testimonios de varias personas expertas en el tema


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Documentar requisitos:

Es importante analizar los resultados obtenidos del estudio de necesidades para plantearlos en un documento, el cual servirá de soporte para el desarrollo posterior del sistema. Se debe incluir los requisitos para áreas funcionales y software, temas, necesidades de hardware, etc. Además, se debe establecer el nivel de importancia de dichos requisitos para aclarar cuáles son imprescindibles y cuáles deseables


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Cómo presentar la información

-Formato tabularEl formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones.

• Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.

• Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.

• Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.


- Formato tabular

En el formato tabular se deben resaltar los siguientes aspectos:

•Excepciones a las expectativas normales.•Categorías más importantes de actividades o entidades.•Resúmenes de las categorías o actividades más

importantes.•Identificación única de la información.•Entidades que dependen del tiempo.


- Formato gráfico

En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencia de software muy poderoso y de bajo costo que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos.Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden conectarse a la computadora.


- Tipos de gráficas•Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relación con un desarrollo o actividad en particular.•Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de varios períodos de tiempo.•Gráficas de curvas: estas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos además de indicar qué categoría de gasto es la que presenta el mayor cambio.


-Tipos de gráficas•Gráficas de barras y escalones: también muestran cambios en categorías. Miden los puntos dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada período puede ser discreto, como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para comparar las categorías de una año a otro.


- Tipos de gráficas•Mapas: pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas zonas geográficas. Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración en el mercado.

Por qué emplear gráficas

1. Facilidad para la presentación efectiva de datos

•Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa.•Facilita las comparaciones.•Ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.


-


2. Manejo del volumen de información

•Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad.•La información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.


-


3. Satisfacción de preferencias personales

•Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un campo determinado u ambiente específico.Es importante utilizar formatos de presentación que resulten familiares.


-

Estándares para el diseño de gráficas• Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir

un título y la fecha en que se preparó.

• Añadir números de páginas para una serie completa.

• Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.

• Para los datos verticales, las etiquetas deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.

• El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.


-

Estándares para el diseño de gráficas

• Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.

• Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.

• Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.

• Emplear la misma tipografía.


-

Uso de íconos

Los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las que los usuarios están familiarizados. Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especial.


-

Uso de íconos• Los siguientes son algunos de los lineamientos de cómo y cuándo utilizar los íconos en el

diseño de sistemas:

• Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.

• Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas que eviten la necesidad de que los usuarios aprendan y recuerden símbolos o imágenes poco familiares.

• Utilizar el mismo icono para representar los mismo conceptos a través de varios medios de salida.

• Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad.

• Utilizar una distribución que mantenga el espacio y evite la aglomeración entre íconos.

• Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos.


-

Presentaciones en colorEl color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseño de la salida. De

hecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color.

• Se recomiendo el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla.

• Mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.

• El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales.

• Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más importante.

• Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa.

• Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.


Diferentes métodos de salida y su

utilización

En el diseño de la salida, se seleccionan métodos para presentar la información y se crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el sistema. las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño lógico del sistema de información, ya que representan las características más importantes para el usuario.

Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos, como un informe de inventarios de la cantidad de mercancía, el sistema de computador, bajo el control del programa, nada más consulta los datos que tiene a mano en el almacenamiento, y los ensambla en forma que sea presentable. Otra salida puede ser requerir procesamiento sustancial, antes de que esté disponible para utilizarlo.

Diferentes métodos de salida y su

utilización

COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA

MÉTODOS DE SALIDA

VENTAJAS DESVENTAJAS

IMPRESORAS ● Maneja grandes volúmenes de salidas.

● Esta al alcance de las organizaciones.

● Flexible en los tipos de salida, ubicación y capacidades.

● Altamente confiables.

● Pueden ser ruidosas.● Problemas de

compatibilidad con el software.

● Dependiendo del modelo pueden ser lentas.

● Pueden requerir de materiales de consumo caros y especiales.

PANTALLAS VDT ● Trabaja transmisiones en tiempo real en línea a través de redes ampliamente dispersas.

● Aprovecha las capacidades de la computadora para el movimiento dentro de la base de datos y archivos.

● Requiere cableado y espacio donde estar.

● todavía puede requerir documentación impresa.

● pueden ser costosas si se requiere para muchos usuarios.

MÉTODOS DE SALIDA


SALIDA DE AUDIO

● Buena para usuarios individuales

● Buena si la salida es muy repetitiva

● Es muy buena en donde el trabajador necesita tener las manos libres para otras tareas.

● Es cara en su desarrollo.● Tiene aplicación limitada.● Todavía no es perfecta.● Se necesita un cuarto

dedicado donde la salida no interfiere con otras tareas.

MICROFORMAS ● Maneja grandes volúmenes de información.

● Reduce espacios que se requiere para almacenamiento.

● Preserva materiales frágiles.● Evita problemas de pasar hojas

en reporte.

● Requiere software especial para fácil acceso.

● Necesita equipo especial para imprimir una copia en papel.

● La inversión inicial es costosa

MÉTODOS DE SALIDA


CD-ROM ● Tiene gran capacidad. ● Permite salida multimedia.● Tiene una recuperación rápida,

comparada con el papel y las microformas.

● Es menos vulnerable al daño.

● Su desarrollo es costoso● Es más fácil de actualizar. ● Es más difícil de usar en

red.

CORREO ELECTRÓNICO

● Reduce el papeleo.● Puede ser actualizado y muy

fácilmente.● Elimina las etiquetas

telefónicas. ● Puede ser difundido con mayor

rapidez.

● Por lo general tiene mayor resolución.

● No se le puede formatear. ● Es difícil de transportar el

contexto de los mensajes.

Diseño de salida impresa

CONSIDERACIÓN

Las salidas más comunes en

las empresas son las impresas

en papel, ya que se requieren

documentos firmados para

justificar la toma de

decisiones o actuaciones.

Este tipo de salida produce

grandes volúmenes de

información impresa, por lo

que se debe pensar antes de

imprimir cualquier tipo de

documento, ya que un mismo

informe puede tener varias

proyecciones, por lo anterior

se debe imprimir solo el final.

OBJETIVO DE LA

SALIDA IMPRESA

El objetivo principal de la

salida es presentar la

información a otras

personas.

Las salidas impresas del

sistema pueden ser:

• Un reporte

• Un informe

• Una carta

Diseño de salida impresa

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE REPORTES

IMPRESOS

Generalmente las salidas de un sistema se traducen

en un reporte por lo que se debe tener en cuenta lo

siguiente:

• Determinar el tipo de papel que se va a utilizar.

• Utilizar los colores corporativos, logotipo de la

empresa.

• El título debe ser descriptivo y conciso.

• Se deben numerar las páginas para que el usuario

tenga un punto de referencia de información

importante.

• Se deben conservar los espacios de márgenes e

interlineados de una manera eficiente.

Diseño de salida de pantalla

Se debe tener en cuenta que las salidas de pantalla están siempre enfocadas al usuario

PARÁMETROS A TENER EN CUENTA:

● La Sencillez En La Presentación

● Facilitar El Movimiento Del Usuario En La Ventana De Exploración

● Generar Interés Por el Usuario En La Pantalla Teniendo En Cuenta Que Sea Atractiva. (Vistosa)

● Incluir Gráficos.


● ¿Quién usará la salida?

● ¿Qué tantas personas necesitan la salida?

● ¿Dónde se necesita la salida?

● ¿Cuál es el propósito de la salida?

● ¿Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida

● ¿Con qué tanta frecuencia se necesitará la salida?


● ¿Qué tanto será o deberá ser guardada la salida?

● ¿Bajo qué reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida?

● ¿Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artículos de consumo?

Conclusiones

Aprendimos que las salidas en todos los sistemas constituyen la entrada a otro sistema o al mismo, su representación está dada en la retroalimentación.

Identificamos la importancia de las características a tenerse en cuenta para el proceso de graficación partiendo de la necesidad informativa y realmente de la aplicabilidad productiva en el contexto.

Que las salidas también se son un proceso colaborativo con un unico fin de entregar información clara y oportuna al usuario interno y externo.

Referencias Bibliográficas

GIRALDO GARCÍA, Jaime Alberto. Los sistemas de información en las instituciones:una aproximación conceptual a su análisis y diseño. Universidad Nacional. Manizales. 138p. 2008

MORENO MARTINEZ, Gerardo.Análisis y diseño de sistemas [en linea]

[consultado el 21 de abril de 2014]. Disponible EN:

http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml

SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información.1992. 2.ed.942p. McGraw-Hill. México. ISBN: 968-422-991-7.

Referencias Bibliográficas

exposición eje temático dos

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