Las llaves podemos dividirlas en dos tipos: tradicional y electrónica, pudiendo con cualquiera de la dos apoyar el trabajo de los sectores arriba nombrados.

A) tradicional

Este método es usado todavía en muchos hoteles sobre todo en aquellos establecimientos de categorías menores a tres estrellas, se encuentran colgadas en los casilleros de habitaciones, tienen grabados el número correspondiente a cada una, colocadas en el tablero en un lugar visible y de fácil acceso para el conserje.

Debemos preocuparnos por solicitarla al pasajero cada vez que deja la habitación por cuanto:

Este tablero de un golpe de vista nos permitirá:

Controlar el movimiento de los pasajeros. Se sabe que llave que falta significa que la habitación se encuentra ocupada.

Comunicar a pisos que la habitación se encuentra desocupada para su aseo cuando es dejada por el pasajero.

Avisar a mantenimiento que está desocupada la habitación si  es que fuera preciso efectuar alguna reparación menor.

Poder informar a los visitantes de los pasajeros si estos se encuentran o no en su  habitación.

Aunque están en peligro de extinción, todavía son muchos los hoteles que utilizan las tradicionales llaves de metal. Este sistema tiene sus inconvenientes pero también algunas ventajas frente a las modernas llaves de tarjeta.

Es típico que el llavero abulte bastante más que la llave y además éste suele tener bastante peso. El motivo es que sea incómoda de transportar, de tal forma que el cliente nunca olvide entregarla en recepción cada vez que se disponga a salir del hotel y más aún, el día de su salida definitiva. La ventaja para el hotel es que en recepción saben cuándo el cliente está en la habitación y cuando no. Esta información es muy útil para el departamento de pisos de cara a organizar el servicio de limpieza. Otra ventaja es que se simplifica el check in o entrada, ya que basta con seleccionar del llavero la llave de la habitación correspondiente y listo

b) LLAVE MAGNETICA

Similar a una tarjeta de crédito. Se activa desde el momento del check in, se desactiva a partir del check out.

Su control se efectúa a través de la computadora de conserjería con un software especial, y de este modo sabremos cuando el pasajero dejo u ocupo la habitación.

Además del número de habitación, la llave puede contener otros datos del pasajero, como nombre, dirección, y número de documento,  utilizándose además, para prender y apagar la luz general de la habitación

Cada una de estas llaves posee un código secreto que permite anularla ante un extravío.

Este sistema se utiliza en todos los hoteles de primeras categorías, siendo además, elemento de identificación de los pasajeros para uso en cta. cte. y de servicios extras. Y su aplicación es similar a la llave tradicional.

Esta llave funciona de dos maneras: por introducción o por aproximación.

Otras funciones:

Poder obtener una base de datos de nuestros clientes para campañas de fidelización.

Permitir el acceso automático y controlado a diferentes recintos del hotel sauna, piscina, garaje.

En este caso no es necesario que el huésped deje en Conserjería la llave y puede llevarla cuando deja el hotel, como casi siempre sucede y si se extravía estando el pasajero alojado no existe posibilidad de que se la pueda utilizar para entrar a la habitación pues en ningún lugar visible figura el número de habitación.

Además de los pasajeros, diversas áreas del hotel, poseen llaves magnéticas, la Gobernanta, el Jefe de Recepción, el Departamento de marketing y Relaciones Públicas, el Gerente o Director. Estas llaves las utilizadas por el personal autorizado, se denominan llaves maestras y deben dejarlas al retirarse del hotel en Conserjería.

Su control se efectúa de la misma forma que la de las habitaciones, bloqueándolas en caso de extravío y habilitadas por un tiempo limitado, generalmente un mes, dependiendo de las normas del hotel.

En cuanto a las llaves de tarjeta, son cómodas, fáciles de usar y el cliente no ha de entregarlas en ningún momento en recepción. La cerradura de este tipo de llaves es mucho más segura, quedando registradas en su memoria todas las aperturas realizadas, incluyendo la hora y el tipo de llave que abrió la puerta. Hay que tener en cuenta, que la puerta de una habitación no sólo la abre la llave que tiene el cliente, sino que, el personal de varios departamentos también tiene acceso a la habitación (botones, servicio de minibar, room service, personal de limpieza etc). El hotel ha de llevar un estricto control de las llaves maestras. Una forma de hacerlo es numerar las llaves y elaborar una ficha de

control en la que aparezca el número de llave, la hora de recogida, y el nombre y apellidos del  trabajador. Cuando el personal entregue la llave pondrá la hora de entrega y firmará.

Inconvenientes de la llave de tarjeta

Uno muy habitual es que la información contenida en la banda magnética se descarga fácilmente al estar en contacto con el teléfono móvil, la consecuencia es que la tarjeta deja de funcionar. Cuando suceda esto hay que ir a recepción para que la vuelvan a cargar.

Otro inconveniente, en este caso para el departamento de pisos, es el no saber a ciencia cierta cuando el cliente se encuentra en la habitación. Para facilitar esta labor, suele haber un piloto en el pasillo exterior, junto a la puerta de la habitación. Hay que tener en cuenta que la tarjeta que abre la puerta también hace funcionar todo el sistema eléctrico de la habitación. Cuando el sistema esté activado el piloto exterior se iluminará, indicando al personal del hotel que esa habitación es probable que esté ocupada, y digo probable porque algunas veces, el cliente se ha marchado pero dejó cargando la batería del portátil o la de su teléfono móvil y para ello necesita dejar una de las tarjetas en el interruptor eléctrico. 

Esta llave funciona de dos maneras: por introducción o por aproximación. Además, sirven para permitir el acceso automático y controlado a diferentes recintos del hotel: sauna, piscina, garaje, etc.

Uno de los resultados más inmediatos de la instalación de  un sistema de gestión con llaves electrónicas en un hotel, es la disminución del consumo de energía, obteniéndose unos ahorros que oscilan entre el 10% y el 30%, así como la gestión racional de las instalaciones, la reducción de horas de mantenimiento, etc. Estos sistemas supervisan las instalaciones energéticas, o cualquier otro sistema: alarmas, ocupación, red contra incendios, etc. Como ejemplo, en los hoteles un sistema de control centralizado puede supervisar y, en su caso controlar, las instalaciones siguientes:

-INSTALACIONES DE climatización

- Calderas

- Grupos de presión

- Consumos de energía

- Sistemas de alumbrado

- Instalaciones contra incendios

- Ascensores

- Consumo de agua

Climatización y refrigeración

Los sistemas de calefacción y climatización son el principal apartado en cuanto al consumo energético de un hotel. Los sistemas de gestión centralizada permiten un control de la temperatura en función de que la habitación se encuentre desocupada, reservada u ocupada. De este modo, el sistema permite controlar los parámetros de temperatura y humedad, que son los que influyen en la sensación de confort, desde el momento de la reserva, manteniendo los equipos en modo de espera hasta que la habitación es ocupada por el cliente.

Cuando el cliente no está en la habitación, el sistema entra de nuevo en modo de espera. La temperatura de este modo de espera se fija de modo que pueda llevarse a la temperatura de confort en pocos minutos.

Iluminación eficiente

Un sistema de control de la iluminación completo proporciona una iluminación de calidad, sólo cuando es necesario y durante el tiempo que es preciso. Con un sistema de control apropiado, como el uso de tarjetas electrónicas de acceso a las habitaciones, pueden obtenerse sustanciales mejoras en la eficiencia energética de la iluminación del hotel.

Otras ventajas de las llaves electrónicas

- Control de acceso inteligente a las habitaciones por medio de tarjeta chip o magnética, programable y reutilizable, tanto para los huéspedes, como para los empleados del hotel.

- Base de datos de clientes para campañas de fidelización.

- Acceso automático y controlado a diferentes recintos del hotel: sauna, piscina, garaje, etc.

- Posibilidad de conseguir beneficios añadidos, como el alquiler de la caja fuerte, a través de la misma tarjeta de acceso a la habitación.

Control de LlavesGeneralidades.

1. Las llaves de mobiliario y de las puertas de acceso a los privados, deben serentregadas por primera vez directamente al usuario a través de la Coordinación deServicios Internos.2. Todo usuario que posea llaves de mobiliario y/o privado conforme le sean asignados,debe confirmar vía correo electrónico la recepción de la misma a la Coordinación deServicios Internos, incluyendo la transferencia de localidad o cambio físico dentro delas mismas instalaciones.3. Los Usuarios que por olvido o a solicitud de su Jefe Inmediato requieran la aperturade un privado, deben solicitarlo al