explorador de documentos electronico
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Agenda – Explorador de Documentos de Diasa
•Elementos del Explorador de Documentos•Funcionalidad esperada
Agenda – Explorador de Documentos de Diasa
•Elementos del Explorador de Documentos• Diagrama General del Concepto• Pantalla de búsqueda de clientes o vendedores• Índice de Asociación entre datos del ERP y archivos físicos PDF
•Funcionalidad esperada• Búsqueda Por Cliente o Por Vendedor• Listado de Facturas del Cliente por Fecha• Resumen ejecutivo del estatus del cliente (Saldo actual, ultima fecha de vente, etc.)
Diagrama General del Concepto
ERP
Software Generador CFD/CFDi
Archivo TXT Entrada
Directorio de Salida
•El ERP genera un archivo TXT de entrada para el el Software generador de Comprobantes Fiscales Digitales•El Software Generador de CFD/CFDi genera los documentos XML y PDF y los deposita en un directorio en el Servidor donde se ubica el ERP
Operación Actual
Diagrama General del Concepto
Respaldo General del Directorio de CFD/CFDi
Respaldo General del Directorio
de CFD/CFDi
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 - Organización de Información Por Carpetas
Respaldo CFD/CFDi
Organización de Información
Metrome
Metal..
Nemak
2012
01
02
03
04
1. Seleccionar Cliente2. Localizar en ERP todas sus facturas ordenadas por fecha3. Con los números de facturas, buscar en el Directorio de
Respaldo los documentos PDF, XML correspondientes a cada factura
4. Con la fecha de la factura seleccionar los valores para año y mes5. Si no existe el directorio año (2012) para ese cliente, generarlo6. Si no existe el directorio mes(01) para ese cliente, generarlo7. Copiar los documentos de factura en su carpeta de año y mes
correspondiente para cada cliente
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Escaneo de Documentos Firmados
Metrome
Metal..
Nemak
2012
01
02
03
04
1. Escanear documento de Factura2. Nombrar el documento de factura escaneado con el mismo
nombre de factura FACE_44148_1.pdf3. El indicador “_1” especifica que es el documento firmado por el
cliente4. Depositar el documento en el directorio correspondiente de año
y mes de la generación de la factura
Escaneo de Documento
Documento Firmado
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Escaneo de Documentos Asociados a la Factura
Metrome
Metal..
Nemak
2012
01
02
03
04
1. Escanear un cheque o cualquier otro documento asociado a la factura.
2. Nombrar el documento escaneado con el mismo nombre de la factura con el indicador “_2” en adelante (FACE_44148_2.pdf)
3. Considerando que el indicador “_1” es el documento original firmado por el cliente
4. Si hubiera varios documentos asociados a la factura, se deberán nombrar con el consecutivo del indicador “_2”, “_3”, etc. (FACE_44148_3.pdf)
Escaneo de Documento
Documento Firmado
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Crear Índice de Datos contra Documentos 1
ERP
SAP
Datos Archivos
Factura Consec Fecha Anio Mes Docs Descripcion Usuario
44148 1 17/03/2012 2012 1 FACE_44148.pdf Original Bancos
44148 2 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_1.pdf Original Firmada Bancos
44148 3 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_2.pdf Cheque Banorte Bancos
44148 4 17/03/2012 2012 1 FACE_44148_3.pdf Trasferencia Bancos
44148 5 17/03/2012 2012 1 NCE_55194.pdf Nota de Credito Bancos
Index
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Crear Índice de Datos contra Documentos 2
Factura 44148
Año 2012
Mes 01
Documento FACE_44148.pdf
Descripción Factura Original
Aceptar
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Búsqueda de Documentos
CardCode CardName
C1 24 HORAS PROVEEDOR, S.A. DE C.V.
C2 A C V, S.A. DE C.V.
C3 ABASFRAN, S.A. DE C.V.
C4 ABASTECEDORA DE SOLDADURA Y HERRAJES, S.A. DE C.V.
C5 ABASTECEDORA FERRETERA DON CARLOS, S.A. DE C.V.
C6 ABASTECEDORA LEAL, S.A. DE C.V.
C7 ABDIEL GONZALEZ Y CIA., S.A. DE C.V.
C8 ABELARDO MARTINEZ GARZA
C1627 ABINCO, S.A. DE C.V.
C9 ABRASIVOS ESPECIALES, S.A. DE C.V.
C10 ABRASIVOS HERRAMIENTAS Y SEGURIDAD, S.A. DE C.V.
C11 ABRASIVOS Y CONVERSIONES IDEAL,S.A. DE C.V.
C12 ABRASIVOS Y EQUIPOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.
C13 ABRASIVOS Y PRODUCTOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.
C14 AC METAL PRO, S.A. DE C.V.
C15 ACABADOS ARTISTICOS DE MONTERREY, S.A. DE C.V.
C1631 ACABADOS Y RECUBRIMIENTOS ECOLOGICOS, S.A. DE C.V.
BuscarABA…Cliente:
Factura Fecha Factura Vencimiento Total
26945 30/06/2011 30/07/2011 1,090.03
26555 23/06/2011 23/07/2011 870.03
26362 21/06/2011 21/07/2011 3,411.54
10558 30/05/2011 29/06/2011 1,704.33
10444 27/05/2011 26/06/2011 1,709.47
9207 10/05/2011 09/06/2011 915.79
9141 09/05/2011 08/06/2011 3,617.05
9107 07/05/2011 06/06/2011 1,892.63
8741 02/05/2011 01/06/2011 4,143.09
6458 28/03/2011 27/04/2011 426.65
6457 28/03/2011 27/04/2011 870.16
5951 22/03/2011 21/04/2011 1,080.67
5900 22/03/2011 21/04/2011 499.79
5889 19/03/2011 18/04/2011 1,621.01
5883 19/03/2011 18/04/2011 1,808.47
5882 19/03/2011 18/04/2011 2,592.77
5869 19/03/2011 18/04/2011 1,986.93
5868 19/03/2011 18/04/2011 1,764.89
Facturas
Diagrama General del Concepto
Escenario 1 – Búsqueda de Documentos
CardCode CardName
C1 24 HORAS PROVEEDOR, S.A. DE C.V.
C2 A C V, S.A. DE C.V.
C3 ABASFRAN, S.A. DE C.V.
C4 ABASTECEDORA DE SOLDADURA Y HERRAJES, S.A. DE C.V.
C5 ABASTECEDORA FERRETERA DON CARLOS, S.A. DE C.V.
C6 ABASTECEDORA LEAL, S.A. DE C.V.
C7 ABDIEL GONZALEZ Y CIA., S.A. DE C.V.
C8 ABELARDO MARTINEZ GARZA
C1627 ABINCO, S.A. DE C.V.
C9 ABRASIVOS ESPECIALES, S.A. DE C.V.
C10 ABRASIVOS HERRAMIENTAS Y SEGURIDAD, S.A. DE C.V.
C11 ABRASIVOS Y CONVERSIONES IDEAL,S.A. DE C.V.
C12 ABRASIVOS Y EQUIPOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.
C13 ABRASIVOS Y PRODUCTOS INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.
C14 AC METAL PRO, S.A. DE C.V.
C15 ACABADOS ARTISTICOS DE MONTERREY, S.A. DE C.V.
C1631 ACABADOS Y RECUBRIMIENTOS ECOLOGICOS, S.A. DE C.V.
BuscarABA…Cliente:
Factura Fecha Factura Vencimiento Total
26945 30/06/2011 30/07/2011 1,090.03
26555 23/06/2011 23/07/2011 870.03
26362 21/06/2011 21/07/2011 3,411.54
10558 30/05/2011 29/06/2011 1,704.33
10444 27/05/2011 26/06/2011 1,709.47
9207 10/05/2011 09/06/2011 915.79
9141 09/05/2011 08/06/2011 3,617.05
9107 07/05/2011 06/06/2011 1,892.63
8741 02/05/2011 01/06/2011 4,143.09
6458 28/03/2011 27/04/2011 426.65
6457 28/03/2011 27/04/2011 870.16
5951 22/03/2011 21/04/2011 1,080.67
5900 22/03/2011 21/04/2011 499.79
5889 19/03/2011 18/04/2011 1,621.01
5883 19/03/2011 18/04/2011 1,808.47
5882 19/03/2011 18/04/2011 2,592.77
5869 19/03/2011 18/04/2011 1,986.93
5868 19/03/2011 18/04/2011 1,764.89
Facturas