EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL PERÚ- Edú Vera Alvarez

CONCEPTO DE EXPEDIENTE

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente.

El Estado ha incorporado las buenas prácticas gubernamentales e instrumentos tecnológicos importantes que sirven para un mejor manejo administrativo a favor de la ciudadanía, bajo los principios de “celeridad y transparencia”.

Es por ello de la incorporación del expediente electrónico judicial. “Este documento pretende modernizar el órgano jurisdiccional incorporando nuevas herramientas tecnológicas para lograr mayor confianza y seguridad en el servicio de justicia”.

CARACTERÍSTICAS (I)

• Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente.

Rapidez

• El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas.

Descentralización

• El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos.

Validez Legal

CARACTERÍSTICAS (II)

• El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes.

Transparencia

• Los expedientes 100% electrónicos pueden ser inter operados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.

Interoperabilidad e intercambio

• El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados en cualquier momento.

Del papel al digital

CARACTERÍSTICAS (III)

• El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas.

Rápida localización y fácil almacenamiento

• Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos.

Heterogeneidad documental

• Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.

Copias Fieles

• El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel.

Seguro

CARACTERÍSTICAS (IV)

• En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que:• Quien firma una actuación en alguna etapa

del expediente, sea quien dice ser • Todo aquello que sea firmado sea cifrado

hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas.

• En caso de interceptación no autorizada del expediente e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

Firma Electrónica

BENEFICIOS

• Se estima que los profesionales gastan 50%de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización.

Eficiencia y Productividad al buscar expedientes

• Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente cuantificables.

Reducción de costos de impresión

• Se estima que entre un 10 y un 15% de los papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del tiempo laboral buscándolos.

Reducción de costos y riesgos de perder documentos

• Encontrar la última versión de un documento en un sistema de archivos o en los correos electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa.

Traslado de expedientes y manejo de versiones

VENTAJAS

Mejor manejo de documentos

Facilitador de tareas

Reducción de costos

LEGISLACIÓN PERUANA

El Consejo de Ministros aprobó un proyecto de ley sobre la identidad digital y el expediente electrónico, a fin de mejorar y simplificar las relaciones entre los ciudadanos y el Estado.

Para tal fin, se utilizará un chip que permitirá a los ciudadanos poder realizar, ante las diferentes entidades del Estado, todos los trámites con una identidad única.

La jefa del Gabinete Ministerial (Rosario Fernández) aseguró que se trata de un proyecto muy importante para el país, porque, de esa manera, el Estado estará al servicio de la población las 24 horas al día.

DNI ELECTRÓNICO (I)

Jóvenes de 18 años serán los primeros en obtenerlo. El cambio es voluntario, reiteró Reniec.

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) presentó oficialmente el nuevo Documento Nacional de Identificación (DNI) electrónico, con el que se mejora la seguridad ante una falsificación y el uso a través de Internet.

DNI ELECTRÓNICO (II)

El jefe de esa entidad, Jorge Luis Yrivarren, detalló que este nuevo documento tiene más del doble de las medidas de seguridad, en comparación con el actual DNI azul. “Se ha elevado las barreras al delincuente que pretenda falsificar el DNI,* aunque esto no lo hace infalsificable”, dijo.

Además, posee un chip que permite al ciudadano identificarse en Internet y “hacer transacciones con el Estado desde cualquier punto de acceso a la red, por ejemplo, desde la comodidad de su casa”.

“También podrán hacer transacciones comerciales, pues la ley peruana hoy reconoce que uno puede firmar digitalmente y esa firma digital tiene tanta validez como una rúbrica en el papel”, dijo el titular de Reniec.