EEXXCCEELL

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TEMA 1: EXCEL

1.1.- PANTALLA DE EDICIÓN 1.- Introducción.

• Excel es un programa de hoja de cálculo, permite la creación, revisión e impresión de libros de trabajo..

Para ejecutarlo se selecciona Inicio•Todos los programas•Microsoft office•Excel.

• La barra de título es la línea superior de la pantalla, en ella aparece el nombre el programa (Excel) seguido del libro de trabajo abierto.

• La barra de menús es la segunda línea de la pantalla se encuentra , que contiene menús como Archivo, Edición y Ver. Será accesible pulsando la tecla ALT seguido del carácter subrayado de la opción deseada, o bien pulsando sobre ella el botón primario del ratón; aparece desplegado el menú correspondiente tal como se ve en la Figura 26.2.

• La barra de herramientas.

• La barra de formato.

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• La barra de fórmulas.

• El cuadro de nombres está situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas

que identifica la celda seleccionada.

• El Área de cálculo se sitúa en la zona central.

Celda es cada una de las divisiones efectuadas en el área de cálculo de la hoja. Se nombran indicando la columna y la fila a la que pertenecen. Por ejemplo la celda C15 se encuentra en la intersección de la tercera columna y la decimoquinta fila.

• El título de columna es el área gris con letras situada en la parte superior .

• El título de fila es el área gris numerada situada a la izquierda de cada fila.

• La etiqueta de hoja situada en la parte inferior.

2.- Barra de herramientas. La barra de herramientas estándar permite abrir y guardar archivos, cortar, copiar y pegar así como insertar funciones y gráficos, entre otras.

Autosuma

Muestra el asistente para gráficos

Ordena la columna en formato ascendente. Muestra la barra dibujo.

Ordena la columna en formato descendente La barra de formato, permitirá elegir de forma cómoda y rápida el tipo y tamaño de fuente, resaltarla, cambiar su color y alineación.

Combina y centra las celdas seleccionadas. Aumenta decimales en la celda

Formato de celda moneda Disminuye decimales en la celda

Formato de celda moneda Euro Cambia el Formato de Borde

Formato de celda porcentajes Cambia el Color de relleno

Formato de celda numérico con millares Cambia el Color de la fuente

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1.2.- LIBROS DE TRABAJO 1.- Definición En Excel, un libro de trabajo es un archivo en el que se trabaja y donde se almacenan los datos. Puede contener varias hojas de cálculo. Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas situadas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. 2.- Crear Para crear un Libro de trabajo se elige Archivo•Nuevo. Se puede elegir uno en blanco o a partir de otro ya existente. También se pueden utilizar plantillas.

ACTIVIDADES

• Crea un Libro de trabajo en blanco.

• Crea un Libro de trabajo a partir de la plantilla factura.

3.- Guardar Para que el libro de trabajo no se pierda se ejecuta el mandato Archivo•Guardar (CTRL + G) o bien el

botón Guardar de la barra de herramientas.

ACTIVIDADES

• Guarda el libro creado en blanco con el nombre NUEVO.

• Guarda el segundo libro creado con el nombre FACTURA. 4.- Cerrar Para cerrar el libro activo se utiliza Archivo•Cerrar (CTRL + R). Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, se mantiene pulsada la tecla MAYÚS y el mandato anterior se convierte en Archivo•Cerrar todo. 5.- Abrir

Para abrir un libro de trabajo se utiliza el mandato Archivo•Abrir o se pulsa en el botón Abrir de la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro Abrir.

• En la lista desplegable Buscar en aparece el

nombre de la carpeta actual y pulsando el botón situado a la derecha se despliega una lista para elegir la unidad o carpeta donde se encuentra abrir el archivo.

• En el cuadro de texto Nombre de archivo se escribe el nombre del archivo o bien se efectúa doble clic sobre el nombre del archivo.

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• En la lista desplegable Tipo de archivo se elige el tipo que se desea abrir, con lo cual sólo se

muestran los del tipo seleccionado. ACTIVIDADES

• Abre el libro Nuevo.

• Ciérralo. 6.- Salir de Excel. Para salir de Excel se utiliza Archivo•Salir (CTRL + F4). Si los cambios efectuados en el archivo no se han salvado aparece una ventana, para poder hacerlo.

ACTIVIDADES Sal de Excel guardando el libro de trabajo activo.

1.3.- MOVIMIENTO POR LOS LIBROS Se llama celda activa a la celda seleccionada. Sólo. La celda activa está rodeada por un borde más grueso y los encabezados o títulos de fila y columna correspondientes aparecen resaltados.

1.- Movimiento en las hojas Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, se pulsa en la nueva o se utilizan las teclas de dirección. Para ver un área diferente de la hoja, se utilizan las barras de desplazamiento. También se pueden utilizar las teclas de la tabla adjunta.

Para desplazarse Teclas de dirección

Al extremo izquierdo de la región de datos CTRL + ←

Al extremo derecho de la región de datos CTRL + → Al extremo superior de la región de datos CTRL + ↑ Al extremo inferior de la región de datos CTRL + ↓ Entre celdas contiguas, avanzando TAB Entre celdas contiguas, retrocediendo MAYÚS + TAB Al comienzo de una fila INICIO Al comienzo de una hoja de cálculo CTRL + INICIO A la última celda de la hoja de cálculo CTRL + FIN Una pantalla hacia abajo AV PÁG Una pantalla hacia arriba RE PÁG Una pantalla hacia la derecha ALT + AV PÁG Una pantalla hacia la izquierda ALT + RE PÁG Encontrado la celda activa CTRL + RETROCESO

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ACTIVIDADES Abre el libro de trabajo NUEVO y muévete por él.

2.- Movimiento entre hojas Para moverse de una hoja a otra se pulsa en sus etiquetas correspondientes. Si no se ve la etiqueta deseada se pulsa en los botones de desplazamiento . También se pueden utilizar las teclas de método abreviado

Para desplazarse Teclas de dirección A la siguiente hoja del libro CTRL + AV PÁG

A la hoja anterior del libro CTRL + RE PÁG

Al siguiente libro o ventana CTRL + TAB

Al anterior libro o ventana CTRL + MAYÚS + TAB ACTIVIDADES

• Vete a la siguiente hoja.

• Vete a la hoja anterior.

• Vete a la hoja 3.

• Vuelve a la primera. 3.- Ir a El mandato Ir a (CTRL + I) permite desplazarse por la hoja de cálculo y seleccionar la celda, rango de celdas o celdas con las características especiales que se especifiquen. Para activarlos se utiliza Edición•Ir a, aparece el cuadro de diálogo Ir a donde se escribe la dirección de la celda en el cuadro de texto referencia o se elige dicha celda o rango de la lista de celdas Ir a.

Si se pulsa el botón Especial aparece la ventana Ir a Especial donde se pueden seleccionar los objetos, los comentarios o las celdas que contengan características o entradas especiales a donde se desea desplazar. Si por ejemplo se elige celdas con fórmulas al pulsar el botón Aceptar, Excel se sitúa en la primera celda donde aparezcan fórmulas.

ACTIVIDADES

• Vete a la celda A35

• Vete a la celda B25

• Vete a la celda C10.

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1.4.- VENTANAS Cada documento que se crea o se abre en Excel aparece en una ventana diferente. Se puede cambiar de un documento a otro mediante el menú Ventana.

En la parte superior de dicho menú aparecen tres opciones:

• Nueva ventana Abre una nueva ventana con el mismo contenido que la ventana activa para que se puedan ver distintas partes de un archivo al mismo tiempo.

• Organizar todo Muestra todos los archivos abiertos en ventanas independientes de la pantalla para facilitar el arrastre entre archivos.

• Dividir Divide la ventana activa en paneles. Cuando está dividida se transforma en Quitar división.

En la parte inferior aparecen los documentos abiertos. Cada documento tiene a su izquierda el número

correspondiente y, si está activo, una marca

Para cambiar de un documento a otro se pulsa sobre su botón en la barra de tareas o presionando las teclas CTRL + F6 para ir al libro de trabajo siguiente o CTRL + MAYÚS +F6 para ir al libro de trabajo anterior. ACTIVIDADES

• Divide el documento NUEVO en cuatro ventanas distintas. Anula dicha división.

• Abre el libro FACTURA y muévete entre la ventana de los dos libros abiertos.

• Cierra el libro FACTURA.

1.5.- ADMINISTRAR HOJAS Es muy útil utilizar el menú contextual que aparece al pulsar el botón secundario del ratón cuando el cursor esté situado sobre las etiquetas de las hojas.

1.- Seleccionar hojas Si se selecciona más de una hoja, Excel repetirá los cambios que se hagan en la hoja activa en todas las demás hojas seleccionadas. Para seleccionar hojas de un libro se utilizan los métodos dados en la tabla siguiente. Para desagrupar las hojas seleccionadas se pulsa el botón secundario de ratón cuando el cursor esté situado sobre las etiquetas y se elige Desagrupar hojas en el menú contextual.

Para seleccionar Se pulsa en

Una sola hoja La etiqueta de la hoja.

Dos o más hojas adyacentes

La etiqueta de la primera hoja, se mantiene pulsada la tecla MAYÚS y se hace clic en la etiqueta de la última hoja de la selección.

Dos o más hojas NO adyacentes

La etiqueta de la primera hoja, se mantiene pulsada la tecla CTRL y se hace clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro.

El botón derecho y se elige Seleccionar todas las hojas en el menú contextual

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ACTIVIDADES

• Selecciona la primera hoja del libro NUEVO

• Selecciona la primera y tercera hojas

• Selecciona la primera y la segunda hojas

• Selecciona las tres hojas. Desagrupa las hojas seleccionadas

2.- Insertar hojas Para insertar hojas se pulsa con el botón secundario del ratón en una etiqueta de hoja y se elige Insertar en el menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Insertar con las fichas General y Soluciones de hoja de cálculo.

Se hace doble clic en la plantilla del tipo de hoja deseada y aparece una nueva hoja de cálculo en el Libro activo, que se sitúa en la posición anterior a la ocupada por la hoja elegida.

ACTIVIDADES

• Inserta dos hojas en blanco en Hoja3.

• Comprueba que se crean delante de ella 3.- Eliminar hojas Para eliminar hojas se seleccionan las hojas que se desea borrar y en el menú contextual de las etiquetas se elige Eliminar hoja. ACTIVIDADES Elimina la hoja de cálculo Hoja5. 4.- Renombrar hojas Para cambiar de nombre a una hoja se hace doble clic sobre su etiqueta o se elige cambiar nombre en el menú contextual, se escribe el nuevo nombre que sustituye al nombre actual.

ACTIVIDADES Cambia los nombres de:

• Hoja1 para que sea Varones.

• Hoja 2 para que sea Mujeres.

• Hoja3 para que sea Totales.

• Hoja4 para que sea Gráficos.

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5.- Mover o copiar Se elige Mover o copiar en el menú contextual de etiquetas. Aparece el cuadro de diálogo Mover o copiar donde se elige el libro donde se desea mover en la lista desplegable Al libro, y el lugar en la lista Antes de la hoja. Para copiar las hojas de cálculo en vez de moverlas, se activa la casilla Crear una copia.

ACTIVIDADES Copia la hoja de cálculo Gráficos al final del Libro de trabajo.

1.6.- CONFIGURAR PÁGINA Se puede controlar la apariencia, o diseño de las hojas de cálculo impresas si se cambian las opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior. Además, se puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial. 1.- Orientación de página Para configurar la orientación de la hoja de cálculo antes de imprimir se elige Archivo•Configurar página y en el cuadro de diálogo Configurar página la ficha Página.

• Se selecciona su Orientación con los botones radio Horizontal o Vertical.

• Las opciones de escala reducen o aumentan el tamaño de la hoja de cálculo impresa. Si se elige el botón radio Ajustar al y se selecciona o escribe un porcentaje en el cuadro % del tamaño normal, la hoja de cálculo puede reducirse hasta un 10 % de su tamaño normal, o ampliarse hasta un 400 %.

• Para comprobar como quedará impresa la hoja se pulsa el botón Vista preliminar. Para imprimirla el botón Imprimir.

ACTIVIDADES

• Abre el libro de trabajo FACTURA.

• Configura la orientación como vertical y ajusta a 1 página de ancho por 1 de alto.

• Utiliza el botón vista preliminar para ver como queda

• Ajusta al 100% del original. Utiliza el botón vista preliminar para comparar como queda.

2.- Márgenes de página Para establecer los márgenes de página de una hoja, se elige Archivo•Configurar página y después la ficha Márgenes. Se

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introduce el tamaño deseado del margen en las casillas numéricas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Esta configuración debe ser mayor que los márgenes mínimos que precisa la impresora.

• En el cuadro de muestra situado en el centro de la ventana aparece como quedarán los márgenes.

Para comprobar cómo afectarán los márgenes de página al documento impreso, se pulsa en Vista preliminar antes de realizar la impresión.

• Se pueden ajustar los márgenes en la vista anterior pulsando en el botón Márgenes y arrastrando

los controladores. • Para centrar los datos de la página entre los márgenes, se activa la casilla de verificación

Verticalmente, Horizontalmente o ambas. • Los valores de los cuadros Encabezado o Pie de página ajustan la distancia entre el encabezado y la

parte superior o entre el pie y la parte inferior de la página. La distancia deberá ser menor que los valores de los márgenes para evitar que se oculten los datos.

ACTIVIDADES

• Cambia los márgenes superior e inferior con valores 3 cm.

• Configura los márgenes izquierdo y derecho con valores 2,5 cm.

• Centra la página horizontalmente, pero no verticalmente.

• Utiliza el botón vista preliminar para comprobarlo.

3.- Encabezado y pie de página El encabezado es el texto que aparece impreso en la parte superior de cada página, mientras que el pie de página es el texto que aparece en la parte inferior. Se pueden utilizar los encabezados y pies de página integrados o bien configurarlos utilizando los botones Personalizar encabezado y pie de página. Para ello se elige la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página.

Se elige un encabezado y un pie en las listas desplegables encabezado y pie de página. Para crear un encabezado personalizado, se selecciona uno de los que aparecen en el cuadro Encabezado y, si se desea, se pulsa en el botón Personalizar encabezado. Aparecen tres secciones donde se podrá escribir texto y utilizar alguno de los siete botones de códigos. Una vez creado el encabezado aparecerá en el cuadro de diálogo Encabezado, donde se podrá darle formato o modificarlo.

Los botones son los siguientes:

Fuente Hora

Número de página Nombre del archivo

Páginas totales Nombre de la hoja

Fecha

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.

ACTIVIDADES

• Crea un encabezado:

- que en la parte izquierda tenga el campo fecha.

- en la derecha el campo hora.

- en la parte central el texto FACTURA DE PRUEBA.

• Crea un pie de página en que aparezcan el número de la página y páginas totales

4.- Añadir otras opciones Si la hoja de cálculo tiene títulos de fila o columna, pueden aparecer en cada página de la hoja de cálculo impresa. Para configurar estos títulos se elige la ficha Hoja en el cuadro de diálogo Configurar página.

• El cuadro Área de impresión permite elegir el área de la hoja de cálculo que se imprimirá.

• Las casillas de activación Imprimir permiten imprimir en las hojas de cálculo diversas opciones como líneas de división, títulos de fila y columna, en blanco y negro o en calidad de borrador.

• Orden de páginas indica el modo en que Excel imprimirá las páginas de una hoja, que pueden ser:

ACTIVIDADES

• En áreas de impresión selecciona el rango C5:M3.

• No pongas título, ni horizontal, ni verticalmente.

• En Imprimir activa las siguientes casillas de activación:

- Líneas de división,

- Títulos de filas y columnas

- Imprimir en Blanco y negro.

• Déjalo como estaba.

1.7.- VISTA PRELIMINAR Para ver cómo será el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, se utiliza Vista preliminar donde se pueden ver los encabezados, pies de página y títulos que se desean imprimir y que se repiten en cada página impresa. Para entrar en ella se elige Archivo•Vista preliminar o se pulsa en el botón Vista preliminar

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ACTIVIDADES

• Utiliza vista preliminar para ver como se imprimiría la hoja de cálculo FACTURA.

• Pulsa Vista previa de página y vuelve a Vista normal.

• Aumenta los valores de Zoom.

• Ajusta los valores de margen y vuelve a Vista normal.

1.8.- IMPRESIÓN Para imprimir el archivo activo o los elementos seleccionados se usa el mandato Archivo•Imprimir (CTRL + P), o se pulsa el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar. Es recomendable que se comprueben los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de configuración de la misma. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir donde se eligen las diversas opciones de impresión.

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ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 1 1.- Arranca Excel. Muévete por los diversos menús y submenús observando lo que aparece en las líneas de desplazamiento y mensaje. 2.- Crea una hoja de trabajo en blanco. 3.- Ponte en la celda I31. Desplázate al final de la fila, al comienzo de la fila, al final de la columna, al comienzo de la columna. Desplázate a la siguiente pantalla. Desplázate una pantalla abajo. Desplázate con la barra de desplazamiento vertical. Vuelve a ver la celda activa. 4.- Vete a segunda hoja, vete a la tercera. Vete a la anterior, vete a la siguiente, vuelve a la primera. 5.- Vete a la celda B35, A25, C20 6.- Guarda el libro activo con el nombre ACTIVIDAD. 7.- Cierra el libro activo. Crea cuatro nuevos libros de trabajo y cierra los cuatro a la vez. Sal de EXCEL. 8.- Abre el libro ACTIVIDAD. 9.- Inserta detrás de Hoja3 tres hojas en blanco. 10.- Selecciona la segunda hoja, la primera y la cuarta. Selecciona las hojas comprendidas entre la segunda y la quinta. Selecciona todas las hojas. Desagrupa las hojas seleccionadas 11.- Elimina Hoja4. 12.- Cambia el nombre de Hoja1 a Primera, de Hoja 2 a Segunda, de Hoja3 a Tercera, de Hoja5 a Cuarta y de Hoja 6 a Gráficos 13.- Coloca las hojas en el orden que indica su nombre y la hoja Gráficos al final del Libro. 14.- Crea el libro de trabajo PEDIDO 1 con la plantilla PEDIDO. Configura la orientación como horizontal y ajusta al 150 % del tamaño normal. Utiliza el botón vista preliminar para comprobar que aparecen tres páginas. 15.- Cambia los márgenes superior e inferior con valores 2,5 cm. Configura los márgenes izquierdo y derecho con valores 2 cm. Configura los márgenes de encabezado y pie con valores 1 cm. Centra la página verticalmente. Utiliza el botón vista preliminar para comprobarlo. 16.- Crea un encabezado que en la parte izquierda tenga el campo páginas totales y en la derecha el campo nombre de la hoja. Crea un pie con el campo hora en la parte central. 17.- Activa la casilla de opción Líneas de división. 18.- Utiliza vista preliminar para ver como se imprimiría la hoja de cálculo. Utiliza vista previa de salto de página para observar las páginas. Aumenta y disminuye los valores de Zoom. Ajusta los valores de margen y vuelve a Vista normal. 19.- Imprime toda la hoja. 20.- Sal sin guardar los cambios.

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TEMA 2: ENTRADA DE DATOS

2.1.- INTRODUCIR DATOS Los datos, números y fórmulas se introducen en Excel en la barra de fórmulas. También se puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.

Después de escribir el dato, se pulsa en el botón Introducir para aceptar o en el botón Cancelar para descartar los cambios. La clase de información que se puede introducir en una celda de una hoja de cálculo es:

• números. • texto. • fecha u hora.

1.- Introducir números Para introducir números en una hoja de cálculo se pulsa en la celda, se escriben y se pulsa INTRO, TAB o las flechas de dirección.

• Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha. Delante de los números negativos, se pone un signo menos (-), o bien se encierran los números entre paréntesis.

• En Excel, un número puede contener sólo números y también los caracteres: “+ - ( ) , / $ % y E”

• Se ignoran los signos más (+) a la izquierda, y se tratan los puntos como separadores de miles y las comas como separadores decimales (a no seCONFIDENCIALr que se utilice el formato americano, que es el contrario). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.

• El formato de número aplicado a una celda determina el modo en que se presentan los números en la hoja de cálculo. En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, se presentarán los números como:

- enteros (789)

- decimales (7,89)

- notación científica (7,89E+08), para números más largos que la anchura de la celda.

• Independientemente del número de dígitos presentados en pantalla los números se guardan con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, se convierten los dígitos adicionales en ceros.

CONFIDENCIAL ACTIVIDADES

Escribe en las celdas A1 a A3 los números: • -123 • 123231000000 • 1,2E5.

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2.- Introducir texto Para introducir texto en una hoja de cálculo se pulsa en la celda, se escribe y se pulsa INTRO, TAB o las flechas de dirección.

• En Excel texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo texto son las siguientes entradas:

“10AA109”, “127AXY”, “12-976”, “208 4675”.

• Para reconocer como texto un número hay que introducir antes que él una comilla (‘).

• Dentro de una celda, el texto queda alineado a la izquierda. Si el texto supera la anchura de la celda se muestra en la siguiente celda o, si está ocupada se trunca. Para ver todo el texto en múltiples línea de una celda se utiliza Formato•Celda•Alineación y se activa la casilla de verificación Ajustar texto.

• Para introducir un salto de línea en una celda se debe situar el cursor en el punto deseado de la barra de fórmulas y se pulsa ALT + INTRO.

ACTIVIDADES Escribe en las celdas C1 a C3 el texto:

• Texto normal

• 10AA109

• Texto demasiado largo 3.- Introducir fecha u hora Para introducir una fecha o una hora se pulsa en la celda deseada, se introducen los datos y se pulsa INTRO o TAB.

• Se utiliza una barra o un guión para separar las partes de la fecha, por ejemplo “9/5/96” o “Jun-96”.

• Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escribe un espacio y, a

continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario se introducirá la hora como a.m.

• Para introducir la fecha actual, se pulsa CTRL + MAYÚS + ; (punto y coma).

• Para introducir la hora actual, se pulsa CTRL + MAYÚS + : (dos puntos)

ACTIVIDADES

Escribe: • en F1 la fecha actual. • en F2 la hora actual.

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4.- Rellenar una serie de celdas. Rellenar una serie de celdas es conseguir que Excel automáticamente introduzca los valores de una serie de números en un rango de celdas dando los valores inicial y de incremento de dicha serie.

Uso del ratón

• Para rellenar una serie con el ratón se selecciona la primera celda y se introduce el valor inicial. A continuación se selecciona la siguiente celda y se introduce el segundo valor. La diferencia entre los dos determinará la cifra de incremento de la serie. Finalmente se seleccionan las celdas y se arrastra el controlador de relleno, que es el pequeño cuadro negro situado en la esquina de la selección. El puntero cambiará a una cruz negra.

• Para que aparezca el menú contextual con las opciones de relleno, se

mantiene pulsado el botón derecho del ratón mientras se arrastra el controlador de relleno hacia fuera de la serie y se suelta.

• Para rellenar en orden ascendente se arrastra hacia abajo o hacia la derecha; descendente se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

Mandato Serie Se selecciona la celda donde se desee iniciar la serie, que debe contener el primer valor y a continuación Edición•Rellenar•Series. Aparece el cuadro de diálogo Series.

• Para rellenar la serie en sentido vertical, se elige el botón radio Columnas, para hacerlo en sentido horizontal, se elige Filas.

• En el cuadro Incremento, se escribe el valor con el que se desea incrementar la serie.

• Si hay más de un valor inicial en la serie y se desea que Excel genere la tendencia, se selecciona el cuadro Tendencia. En una serie lineal, los valores iniciales se aplican al algoritmo y = mx + b. En una serie geométrica, los valores iniciales se aplican al algoritmo y = b*m^x. En cualquiera de los casos, se ignora el incremento.

• En el cuadro Límite, se escribe el valor en el que se desea acabar la serie.

• En Tipo, se elige Lineal o Geométrica. En una serie lineal al valor inicial se le suma el incremento y así sucesivamente. En una serie geométrica el valor inicial se multiplica por el incremento y así sucesivamente.

Submenú Serie

Para rellenar un rango seleccionado con el contenido y formato de las celdas superiores se utilizan las opciones del submenú Edición•Rellenar. El contenido y el formato copiados reemplazan a los existentes.

• Hacia abajo (CTRL +J) copia el contenido y formato de la celda superior del rango seleccionado en las celdas inferiores.

• Hacia la derecha (CTRL +D) copia el contenido y formato de la celda de la izquierda del rango seleccionado en las celdas de la derecha.

• Hacia arriba copia el contenido y formato de la celda inferior del rango seleccionado en las celdas superiores.

• Hacia la izquierda copia el contenido y formato de la celda de la derecha del rango seleccionado en las celdas de la izquierda.

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ACTIVIDADES Rellena las celdas A12 a G12 con los números 1 a 7 5.- Agregar un comentario a una celda Un comentario es un cuadro de diálogo con el nombre del usuario en el que se pueden añadir anotaciones. Son similares a las notas post-it, pero aplicadas al ordenador. Para agregar un comentario se pulsa en la celda donde se desea introducir y se elige el mandato Insertar•Comentario, se escribe el texto del comentario en el cuadro y se pulsa fuera de él. A partir de ese momento la celda aparece con una marca roja en la esquina superior derecha tal como la de la figura adjunta

ACTIVIDADES

Pon en la celda C12 el comentario “Esto es un comentario”.

2.2.- SELECCIONAR CELDAS Para poder ejecutar la mayoría de los mandatos o tareas de Excel, se deben seleccionar las celdas con las que se desea trabajar. Un conjunto de celdas se denomina rango de celdas. Los rangos se indican mediante las celdas inicial y final del rectángulo que forman, por ejemplo, B2:D10. 1.- Seleccionar una celda Para seleccionar una celda:

Se pulsa en ella.

Se sitúa sobre ella con las teclas de cursor. ACTIVIDADES Selecciona la celda C12. 2.- Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar un rango de celdas:

Se pulsa con el ratón en la primera celda del rango y, a continuación, se arrastra hasta la última, manteniendo pulsado el botón primario del ratón. Las celdas aparecen en color azul y rodeadas por un trazo más grueso. Los encabezados de fila y columna aparecen en negrita.

se pone como celda activa la primera celda del rango y, a continuación, se utilizan las teclas de dirección hasta llegar a la última celda de éste manteniendo pulsada la tecla MAYÚS.

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Para seleccionar celdas no adyacentes o rangos de celdas se selecciona la primera celda o rango de celdas y mantiene pulsada la tecla CTRL mientras se seleccionan las demás celdas o rangos.

Para cancelar una selección de celdas se pulsa en otro lugar de la hoja de cálculo.

Para cancelar una selección se mueve el cursor a otra posición. ACTIVIDADES

• Selecciona el rango B5:F7.

• Selecciona el rango múltiple B5:E7 y A12:G12. 3.- Seleccionar una hoja

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo se pulsa en el botón Seleccionar todo, que es el recuadro donde se encuentran las cabeceras de fila y columna, tal como se ve en la figura.

ACTIVIDADES Selecciona toda la hoja de cálculo. 4.- Seleccionar una fila o columna

Para seleccionar una fila se pulsa en el título de fila.

Para seleccionar una columna se pulsa en el título de columna.

ACTIVIDADES

• Selecciona la 4ª fila.

• Selecciona la columna D. 5.- Seleccionar varias filas o columnas

Para seleccionar filas o columnas adyacentes se selecciona la primera y manteniendo pulsada la tecla MAYÚS se selecciona la última.

Para seleccionar filas o columnas no adyacentes se selecciona la primera y se pulsa la tecla CTRL mientras se seleccionan las demás.

Botón seleccionar todo

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ACTIVIDADES

• Selecciona las filas 4 a 6.

• Selecciona las columnas comprendidas entre A y C.

• Selecciona las filas 3, 5 y 7.

• Selecciona las columnas B, D y F.

2.3.- BORRAR O ELIMINAR CELDAS En Excel borrar y eliminar no son términos sinónimos.

• Cuando se eliminan celdas, se quitan de la hoja de cálculo y se desplazan las celdas vecinas para llenar el espacio.

• Cuando se borran celdas, se quita su contenido (fórmulas y datos), el formato o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo.

1.- Borrar celdas Para borrar el contenido, formato o comentarios de las celdas se seleccionan y se elige Edición• Borrar y en el submenú que aparece se elige Todo, Formatos, Contenido o Comentarios.

• Si se elige una celda y se pulsa SUPR o RETROCESO, Excel quitará el Contenido de la celda pero no quitará ni los comentarios ni el formato de la misma.

• El valor de una celda borrada es 0 (cero) y una fórmula que haga referencia a dicha celda recibirá un valor de cero.

2.- Eliminar celdas

Para eliminar celdas se seleccionan, se elige el mandato Edición•Eliminar y las celdas vecinas se desplazarán para llenar el espacio. Para elegir en que dirección se desplazan aparece el cuadro de diálogo Eliminar celdas, donde se puede elegir:

ACTIVIDADES

• Borra el contenido de la celda A3.

• Borra el contenido de la columna C.

• Elimina la celda D11, desplazando las celdas hacia arriba.

• Elimina la fila 11.

2.4.- DESHACER Y REHACER 1.- Deshacer errores El mandato Deshacer invierte el último mandato o elimina la última entrada que se haya escrito. El nombre del mandato cambia a Imposible deshacer si no se puede deshacer la última acción.

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• Para deshacer las acciones realizadas recientemente se utiliza Edición•Deshacer o el botón

Deshacer de la barra de herramientas estándar. Para deshacer varias acciones de una sola vez (hasta 97 acciones), se pulsa en la flecha que aparece a la derecha del botón Deshacer y se seleccionan en la lista que aparece debajo. Excel deshará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta.

ACTIVIDADES Deshaz las tres últimas acciones efectuadas. 2.- Rehacer El mandato Rehacer invierte la acción del mandato Deshacer.

• Para recuperar las acciones realizadas recientemente y eliminadas con Deshacer, se utiliza el mandato Edición•Rehacer, o se pulsa en el botón Rehacer de la barra de herramientas estándar. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, se pulsa en la flecha que aparece a continuación del botón Rehacer y se selecciona en la lista que aparece debajo. Excel rehará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta.

ACTIVIDADES

• Rehaz las tres últimas acciones desechas.

• Vuelve a deshacerlas.

2.5.- MOVER O COPIAR DATOS Excel copia la celda completa, incluidas las fórmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas; incluso las celdas ocultas.

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. 1.- Mover datos

Para mover un rango de celdas se selecciona y se pulsa; cuando el puntero del ratón cambia a se arrastra a la celda superior izquierda del área de pegado y se sustituirán los datos que haya en dicha área.

• Para insertar las celdas entre las existentes, se mantiene pulsada la tecla MAYÚS mientras se

arrastra la selección.

• Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente, se mantiene pulsada la tecla ALT y se arrastra a la etiqueta de dicha hoja.

• Otra forma de mover celdas es seleccionarlas, pulsar en el botón Cortar de la barra de herramientas estándar, desplazarse a la nueva posición u hoja de cálculo, situarse en la celda superior izquierda del área de pegado y pulsar en el

botón Pegar de la barra de herramientas estándar. Para insertar las celdas cortadas se elige Insertar•Celdas cortadas del menú contextual y se elige la dirección en que se desean desplazar las celdas vecinas.

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ACTIVIDADES

• Mueve el rango A12:F12 hasta la posición A14:F14.

• Mueve el rango A14:F14 para que se inserte entre las filas 6 y 7 siendo su nueva posición A7:F7.

2.- Copiar datos

Para mover un rango de celdas se selecciona y se pulsa cuando el puntero del ratón cambia a se arrastra (manteniendo pulsada la tecla CTRL) a la celda superior izquierda del área de pegado y se sustituirán los datos que haya en dicha área.

• Para insertar las celdas entre las existentes, se mantienen pulsadas las teclas MAYÚS + CTRL mientras se arrastra la selección. Si se desean insertar las celdas se coloca el cursor en la celda superior izquierda del lugar de inserción y se elige Insertar•Celdas copiadas seleccionando finalmente la dirección en que se desean desplazar las celdas vecinas a las copiadas.

• Otra forma de copiar celdas es seleccionarlas, pulsar en el botón Copiar de la barra de herramientas estándar, desplazarse a la nueva posición u hoja de cálculo, situarse en la celda

superior izquierda del área de pegado y pulsar en el botón Pegar de la barra de herramientas estándar.

ACTIVIDADES

• Copia el rango A7:F7 hasta la posición A13:F13.

• Copia el rango A7:F7 para que se inserte entre las filas 5 y 6 siendo su nueva posición A6:F6.

3.- Insertar filas Para insertar una fila, se pulsa sobre el encabezado y se pulsa Insertar en el menú contextual. Para insertar varias filas, se seleccionan las que estén situadas inmediatamente antes de la posición en la que se desean insertar las nuevas. Se seleccionan los encabezados del mismo número de filas que las que se desean insertar y se elige Insertar en el menú contextual o el mandato Insertar•Filas. ACTIVIDADES

• Inserta una nueva fila en el lugar que ocupa la fila 10ª.

• Inserta dos nuevas filas en el lugar que ocupan las filas 7ª y 8ª. 4.- Insertar columnas Para insertar una columna, se pulsa sobre el encabezado de la columna y se pulsa Insertar en el menú contextual. Para insertar varias columnas, se seleccionan las que estén situadas inmediatamente antes de la posición en la que se desean insertar y se elige Insertar en el menú contextual o Insertar•Columnas. ACTIVIDADES

• Inserta un nueva columna en el lugar que ocupa la columna B.

• Inserta dos nuevas columnas en el lugar que ocupan E y F.

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5.- Trasponer filas y columnas

Al trasponer filas y columnas los datos de la fila superior del área de copia aparecerán en la columna izquierda del área de pegado y los datos de la columna izquierda, aparecerán en la fila superior.

Para ello se seleccionan, se pulsa en el botón Copiar de la barra de herramientas estándar y se sitúa el cursor en la celda superior izquierda del área de pegado (el área de pegado debe estar fuera del área de copia). Se elige Edición•Pegado especial. Aparece el cuadro de diálogo Pegado especial.

Se selecciona el botón radio Todo, se activa la casilla Transponer y se pulsa en el botón Aceptar.

ACTIVIDADES

• En la hoja 2 en la posición A1 ponemos 1 y en A2 ponemos 2.

• Rellena la columna A hasta llegar a A7.

• Copia dicha columna en la columna B.

• Traspón a la posición que empieza en A11.

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ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 2 1.- Escribe en las celdas A4 a A6 los números: 2123 1231000000 2,1e6. 2.- Escribe en las celdas B4 a B6 los valores: Celda con texto Ba10A109 Mucho texto en la celda 3.- Escribe en las celdas E4 y E5 la fecha y hora actuales. 4.- Rellena las celdas G1 a G10 con los números del 3 a 30 5.- Pon en la celda C6 el comentario “Otra anotación”. Salva el libro de trabajo con el nombre de PRUEBA. 6.- Selecciona la celda A12. 7.- Selecciona el rango A4:B6. 8.- Selecciona toda la hoja de cálculo. 9.- Selecciona la 5ª fila. 10.- Selecciona la columna G. 11.- Selecciona el rango múltiple A4:C6 y E4:E5. 12.- Selecciona las filas 4ª a 6ª Selecciona las columnas B a E 13.- Selecciona las filas 2, 4 y 6. Selecciona las columnas A, C y F. 14.- Borra el contenido de la celda B5 Borra el contenido de la columna E. 15.- Elimina la celda D8, desplazando las celdas hacia la izquierda. Elimina la columna F. 16.- Deshaz las cuatro últimas acciones efectuadas. 17.- Rehaz las cuatro últimas acciones desechas. Vuelve a deshacerlas. 18.- Mueve el rango A4:E6 hasta la posición B9:F11. Mueve el rango A14:F14 para que se inserte entre las filas 6 y 8 siendo su nueva posición D7:I7. 19.- Copia el rango D6:H8 en la posición A2:E4. Copia el rango A2:E4 para que se inserte entre las filas 5 y 6 siendo su nueva posición B6:F8. 20.- Inserta un nueva fila en el lugar que ocupa la fila 10ª. Inserta dos nuevas filas en el lugar que ocupan las filas 5ª y 6ª. 21.- Inserta un nueva columna en el lugar que ocupa la columna C. Inserta dos nuevas columnas en el lugar que ocupan las columnas D y E.

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22.- Traspón B11:B13 a la posición que empieza en D6. 23.- Crea un nuevo libro de trabajo que llamarás PARO. La primera hoja tiene como etiqueta “Diciembre”. La segunda hoja tiene como etiqueta “Enero”. La tercera hoja tiene como etiqueta “Resumen”. En la hoja Resumen introduce los siguientes datos:

Copia la primera fila y la primera columna en las dos hojas Diciembre y Enero. Copia B2:B10 en el mismo lugar de la hoja Diciembre. Copia C2:C10 en B2:B10 de la hoja Enero. Inserta una fila entre la 1ª y la 2ª en las tres hojas. Elimina dicha fila en las hojas Diciembre y Enero.

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TEMA 3: FORMATO

3.1.- FORMATO Las opciones de formato permiten cambiar el aspecto, tamaño y alineación vertical u horizontal de las celdas seleccionadas, pero no cambian el modo en que se almacena internamente el valor de una celda, sino el modo en que se presenta.

• Se puede resaltar el texto de una celda o sólo los caracteres seleccionados.

• Se puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados para que los rótulos de las columnas sean más anchos que éstas en lugar de crear columnas anchas o rótulos demasiado abreviados.

• Se pueden agregar bordes a las celdas, poner color de fondo o poner sombra con tramas de color, para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja o bien los títulos del resto de la hoja.

• Se pueden utilizar los formatos de número para cambiar su aspecto, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número.

• Se puede dar formato a las celdas y a las listas rápidamente utilizando Autoformato, estilos y el botón Copiar formato.

Para cambiar el formato se utiliza Formato•Celdas. Aparece el cuadro de diálogo Formato de Celdas con seis pestañas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger.

1.- Formato de números Para cambiar la forma en que se muestran los números, fechas u horas se seleccionan las celdas y se pulsa en alguno de los siguientes botones de la barra de herramientas formato:

Estilo moneda Estilo millares

Euro Aumentar decimales

Estilo porcentual Disminuir decimales

Para seleccionar un formato diferente a éstos, se pulsa en Formato•Celdas y elige la ficha Número donde aparecen contabilidad, fecha, hora, fracción, científica y texto. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Además, se podrán crear formatos personalizados de número en Personalizada. Para escoger un tipo de formato se elige en la lista Categoría. En el cuadro Muestra se presentan los diferentes formatos que tendrán las celdas seleccionadas.

El formato de número que se aplique, no afectará al valor real de la celda que se utiliza para ejecutar las operaciones. El valor de la celda activa se muestra en la barra de fórmulas. Alguno de ellos (por ejemplo número, moneda, contabilidad y porcentaje) necesitan que se les indiquen la cantidad de decimales que deben presentan. Los formatos usados en cálculos financieros (moneda y contabilidad) necesitan que se les indiquen el formato de moneda que utilizan.

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ACTIVIDADES Introduce en una hoja de cálculo de un Libro de trabajo en blanco los siguientes números especificando su categoría en el rango A1:B11:

2.- Alineación

Para cambiar la alineación tanto vertical como horizontalmente, se usa la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Alineación horizontal Si se desea cambiar la alineación horizontal de las celdas se selecciona una opción en la lista desplegable Horizontal. En las celdas que tienen el formato general predeterminado, el texto se alinea por defecto a la izquierda, los números, las fechas y las horas se alinean a la derecha y los valores lógicos Verdadero y Falso se centrarán. Si cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos. Las opciones de alineación horizontal son:

General Aplica la alineación predeterminada, según el tipo de datos. Izquierda Alinea el contenido en el extremo izquierdo de la celda. Es similar a

pulsar el botón Alinear a la izquierda de la barra de herramientas formato. El cuadro numérico Sangría aplica una sangría al contenido de las celdas en el lado izquierdo. Cada incremento es equivalente al ancho de un carácter.

Centrar en la celda Centra el contenido en la celda.. Es similar a pulsar el botón Centrar

de la barra de herramientas formato. Derecha Alinea el contenido en el extremo derecho de la celda. Es similar a

pulsar el botón Alinear a la izquierda de la barra de herramientas formato.

Rellenar Repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo a lo

largo del rango seleccionado.

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Justificar Divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la celda y

ajusta el espacio entre palabras para que todas las líneas tengan el mismo ancho que la celda.

Centrar en la selección Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una

única celda. La celda resultante contiene sólo los datos de la celda situada en la parte superior izquierda del rango seleccionado, centrados en la celda creada. Es similar a pulsar el botón Combinar y

centrar de la barra de herramientas formato.

Alineación vertical Si se desea cambiar la alineación vertical de las celdas se selecciona una opción en la lista desplegable Vertical. Por defecto el texto se alinea en la parte inferior de una celda. Las opciones de alineación vertical son: Superior, Inferior,Centrar y Justificar.

Orientación de texto

El cuadro Orientación permite cambiar la orientación horizontal del texto en una ángulo exacto medido en grados cegesimales. El botón vertical cambia la orientación del contenido de la celda a vertical. El cuadro numérico grados permite establecer la proporción de giro de texto en la celda seleccionada (gráfica o numéricamente). Se utiliza un número positivo en el cuadro Grados para girar el texto en el sentido contrario a las agujas del reloj. Se utiliza un número negativo para girar el texto en el sentido de las agujas del reloj.

Control de texto

Las casillas de activación Control del texto se utilizan para ajustar la manera en que se desea que aparezca el texto en una celda.

• Ajuste de texto. Ajusta el texto en la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende de la anchura de la columna y de la longitud del contenido de la celda.

• Reducir hasta ajustar. Reduce el tamaño de los caracteres del texto para que todos los datos

de la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de forma automática si cambia el ancho de la columna.

• Combinar celdas. Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. La referencia de

celda de la combinación es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente seleccionado.

ACTIVIDADES

• Realiza el siguiente ejercicio.

Botón vertical

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3.- Fuente Para especificar una fuente, estilo, tamaño, subrayado, color o efectos (texto tachado, subíndice y superíndice) se elige la ficha Fuente en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Se escogen las opciones deseadas:

Fuente Cuadro de lista que presenta una lista de las fuentes disponibles. Es similar a la lista desplegable

de la barra de herramientas Formato.

Estilo Cuadro de lista que presenta los estilos disponibles

para la fuente especificada. Es similar a pulsar los botones de la barra de herramientas Formato.

Tamaño Cuadro de lista con los tamaños en puntos disponibles para la fuente especificada. Es

similar a la lista desplegable Tamaño de Fuente de la barra de herramientas Formato.

Subrayado Lista deplegable que especifican el tipo de subrayado de la fuente: sinple, doble, simple

contabilidad o doble contabilidad. La opción subrayado simple es similar a pulsar el botón

Subrayado de la barra de herramientas Formato. Efectos Casillas de activación que especifican si la fuente aparece con marcas de tachado

, superíndice o subíndice . Color Lista desplegable con los colores disponibles para la fuente. Es similar

a pulsar el botón desplegable Color de fuente de la barra de herramientas Formato.

Vista previa Cuadro donde se muestran las opciones de formato elegidas

ACTIVIDADES

• Cambia en la hoja anterior la fuente del rango C2:G2 a Times New Roman de 9 puntos y la fuente del rango C8:G8 a Courier New de 8 puntos.

• Cambia el aspecto de la celda C2 a negrita, D2 a cursiva, E2 a subrayada.

• Cambia el color de la celda C8 a rojo, D8 a oro, E8 a fucsia, F8 a azul cielo y G8 a verde mar.

5.- Bordes Para aplicar bordes se utiliza la ficha Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas. Dentro de él se elige el estilo de línea deseada y se pulsa en el botón correspondiente para indicar su posición en el borde. Para cambiar el estilo de línea de un borde existente se sigue el mismo procedimiento después de seleccionar las celdas.

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Para abreviar se pueden utilizar los estilos de borde preestablecidos que son Ninguno, Contorno e Interior. Los bordes se aplicarán a los extremos de las celdas

Para aplicar bordes rápidamente se seleccionan las celdas deseeadas, se pulsa en el botón

Bordes de la barra de herramientas formato para aplicar el tipo borde utilizado con anterioridad. Si se desean cambiar se pulsa en la flecha situada a su derecha y se elige en el cuadro Bordes. ACTIVIDADES

• Cambia el borde del rango C2:G2 para que sea sencillo en todo el perímetro.

• Cambia el borde del rango C8:G8 para que sea grueso en todo el perímetro

6.- Tramas Para aplicar tramas de color sólido y sombreado se utiliza la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Para incluir un color de fondo se pulsa en el color deseado del cuadro Sombreado de celda o bien se pulsa en el botón

desplegable Color de relleno de la barra de herramientas formato. Para elegir una trama se pulsa en la lista desplegable Trama y, en el cuadro que aparece, se selecciona el estilo de trama y el color deseado de ésta. ACTIVIDADES

• Pon el rango C2:G2 de color amarillo con franja horizontal.

• Pon en el rango C8:G8 de color amarillo claro con franja vertical.

• Guarda el libro como FORMATOS.

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3.2.- ALTURA Y ANCHURA Se puede adaptar la anchura de las columnas y la altura de las filas de la hoja de cálculo o bien definirse una anchura de columna predeterminado. Cuando se define un valor predeterminado, todas adoptarán esa medida, excepto las que se hayan cambiado previamente. 1.- Anchura de columnas

• Para cambiar la anchura de columna se arrastra el borde entre los títulos de columna cuando el cursor cambia a . Para ajustar su tamaño al contenido de celda más ancho, se pulsa en el borde derecho del encabezado de columna. La anchura en puntos de la columna aparece en el cuadro de referencia de la celda

• Para definir la anchura de columna se elige el mandato

Formato•Columna•Ancho.

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• Para ajustar la anchura de columna con el valor mínimo necesario para que se muestre el contenido de las celdas seleccionadas se elige Formato•Columna•Autoajustar a la selección. Si posteriormente se cambia el contenido de la celda, se deberá volver a ajustar la selección.

• Para definir la anchura de columna predeterminada de todas las celdas se elige

Formato•Columna•Ancho estándar y se introduce la nueva medida. El número que aparece en el cuadro Ancho estándar de columna es el promedio del tamaño de la fuente estándar que cabe en una celda.

• Para ocultar columnas que no se desean mostrar en pantalla o que estorban se utiliza el

mandato Formato•Columna•Ocultar. Al hacerlo, las columnas no se eliminan de la hoja de cálculo lo que se hace es asignarles una anchura de 0 puntos.

• Para mostrar las columnas ocultas, se seleccionan las columnas adyacentes y se utiliza el

mandato Formato•Columna•Mostrar para que vuelvan a aparecer en pantalla. Si se trata de la primera o última columna se debe seleccionar toda la tabla.

ACTIVIDADES

• Cambia la anchura de la columna A para que sea de 20 puntos. Cambia la anchura de las columnas C a G para que autojusten su anchura.

• Vuelve a los valores anteriores.

• Oculta las columnas A y B.

• Muestra las columnas A y B.

2.- Altura de filas

• Para cambiar la altura de filas se arrastra el borde entre los títulos de fila, cuando el cursor cambia a . Para ajustar su tamaño al contenido de celda más alto, se pulsa en el borde inferior del encabezado de fila. La altura en puntos de la fila aparece en el cuadro de referencia de la celda,

• Para definir la altura de fila se elige el mandato Formato•Fila•Alto de fila, se introduce la nueva medida en puntos y se pulsa el botón Aceptar.

• Para ajustar la altura de fila con el valor mínimo necesario para que se muestre el contenido de las celdas seleccionadas se elige Formato•Fila•Autoajustar. Si posteriormente se cambia el contenido de la celda, se deberá volver a ajustar la selección.

• Para ocultar las filas que no se desean mostrar en pantalla o que estorban se utiliza el mandato

Formato•Fila•Ocultar. Al hacerlo, las filas no se eliminan de la hoja de cálculo lo que se hace es asignarles una altura de 0 puntos.

• Para mostrar las filas que se hayan ocultado con anterioridad, se deben seleccionar las filas

adyacentes y se utiliza el mandato Formato•Fila•Mostrar para que vuelvan a aparecer en pantalla. Si se trata de la primera o última fila se debe seleccionar toda la tabla.

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ACTIVIDADES

• Cambia la altura de la 1ª fila para que sea 15 puntos. • Cambia la altura de las filas 3ª y 6ª para que autojusten su altura. • Oculta las filas 4ª a 6ª. • Muestra las filas 4ª a 6ª.

3.3.- AUTOFORMATO Autoformato permite aplicar mediante una única orden varios efectos de formato. Para ello se seleccionan las celdas y se elige Formato•Autoformato y en el cuadro de diálogo Autoformato se elige el deseado.

Si se pulsa en el botón Opciones aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo una serie de casillas de verificación que pueden activarse para aplicar opciones de formato correspondientes al autoformato seleccionado.

ACTIVIDADES

• Crea el libro de trabajo POBLACIÓN ACTIVA, con tres hojas: VARONES, MUJERES y TOTALES.

• Introduce los datos siguientes en la hoja TOTALES, las columnas A y B en VARONES y A y C en MUJERES.

A B C D 1 POBLACIÓN ACTIVA POR SECTORES 2 3 VARONES MUJERES TOTAL 4 AGRICULTURA 319 10 3295 I. EXTRACTIVAS 33 2 356 I. MANUFACTURAS 785 190 9757 PROD. ENERGÍA 274 16 2908 CONSTRUCCIÓN 2142 44 21869 COMERCIO 4188 1382 557010 OTROS SERVICIOS 7500 3132 10632

• Aplícale la opción Clásico 3 de Autoformato.

• Utiliza las opciones para no aplicar bordes ni alineación de Autoformato al ejemplo anterior.

• Elimina el formato anterior, eligiendo Ninguno.

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3.4.- IMAGEN 1.- Insertar imagen Para mejorar la apariencia de una hoja de cálculo se pueden usar imágenes, ya sean cliparts o fotos escaneadas. Para ello se utiliza el mandato Insertar•Imagen•Desde archivo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen donde se localiza la carpeta que contiene la lista de los archivos y una vista previa de las imágenes. Se hace doble clic en la imagen deseada o se pulsa en el botón Insertar.

Se añade la imagen en la hoja de cálculo. Haciendo doble clic sobre ella o, utilizando el mandato Formato•Imagen, aparece el cuadro de diálogo Formato de Imagen.

En la pestaña Tamaño se escribe la altura del objeto seleccionado, como un porcentaje del tamaño original en escala. También se puede ajustar la altura o anchura escribiendo una medida exacta en los cuadros numéricos Alto o Ancho. Se activa la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto para que los valores de altura y anchura cambien uno en relación con el otro. Una vez cambiado el tamaño y situada la imagen en el lugar deseado basta pulsar la tecla ESC o situar el ratón fuera de la imagen.

ACTIVIDADES

• En la hoja TOTALES del libro anterior inserta la imagen SERVICE que está en la carpeta: Archivos de Programa\Microsoft Office\Office\Bitmap\Dbwiz

• Sitúa la imagen de forma que esté contenida en el rango F2:G10. En Formato Imagen, abre la pestaña Tamaño y elige un 103% del real.

Para insertar una imagen utilizando la galería de imágenes se elige Insertar•Imagen•Imágenes prediseñadas.

3.5.- IMAGEN DE FONDO Para añadir una imagen como fondo de la hoja de cálculo debe situarse en la hoja activa y se usa el mandato Formato•Hoja•Fondo. Aparece el cuadro de diálogo Fondo de hoja donde se elige la lista de imágenes que se pueden utilizar como fondo de la hoja. Se hace doble clic en la imagen deseada o se pulsa el botón Insertar. El gráfico se repetirá las veces encesarias para rellenar la hoja.

Es necesario utilizar imágenes con colores suaves o degradados para que se vean el texto y los números de las celdas.

Para eliminar el fondo insertado con anterioridad se elige Formato•Hoja•ocultar.

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ACTIVIDADES

Pon una imagen de fondo.

3.6.- FORMATO CONDICIONAL Formato condicional es un formato, (como un sombreado de celda o un color de fuente), que Excel aplicará automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta. Se utiliza para resaltar los valores de una celda. Si se cambia el valor de la celda y no se cumple ya la condición especificada Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Para aplicar formatos condicionales se seleccionan las celdas y se elige Formato•Formato condicional. El criterio de formato se elige en Valor de la celda, se selecciona la frase de comparación y se introduce un valor en el cuadro correspondiente.

Se pulsa en el botón Formato y se selecciona el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que se desee aplicar. Excel solamente aplicará los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor verdadero. Para agregar otra condición, se pulsa en el botón Agregar y se repiten los pasos anteriores. Pueden especificarse tres condiciones como máximo.

ACTIVIDADES

Aplica formato condicional a los valores numéricos de la columna TOTAL de la hoja de cálculo anterior. Las condiciones de formato son:

• Valor de celda entre 0 y 1000, color de azul.

• Valor de celda mayor que 1000, con color de rojo.

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ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 3 1.- Introduce los siguientes números especificando su categoría en el rango A1:J1. General 25,75 Número 32,1415 Moneda 12430,35 Pta. Contabilidad $5000,45 Fecha 5-dic-97 Hora 05:30:27 Porcentaje 25% Fracción 4/16 Científico 4,25E+10 Texto 5000,35 2.- Pon en la celda A2 “Izquierdo” con alineación izquierda. Pon en la celda B2 “Centrado” con alineación centrada. Pon en la celda C2 “Derecho” con alineación derecha. Pon en la celda E2 “RELLE” con alineación rellenar. Pon en la celda E3 “Este texto está justificado en la celda, tal como queríamos” con alineación Justificar. Pon en las celdas A10:C10 “CENTRO EN SELECCIÓN” Con alineación centrada en selección. 3.- Pon en la celda B4 “Vertical superior” con alineación superior. Pon en la celda C4 “Vertical centrada” con alineación centrada. Pon en la celda D4 “Vertical inferior” con alineación inferior. Pon en la celda E4 “Vertical justificada” con alineación justificada. 4.- Pon en la celda B8 “Uno” con orientación 0 grados. Pon en la celda C8 “90 grados” con orientación 90 grados. Pon en la celda D8 “45 grados” con orientación 45 grados. Pon en la celda E8 “-45 grados” con orientación -45 grados. Pon en la celda F8 “-90 grados” con orientación -90 grados. 5.- Cambia en la hoja anterior la fuente de la fila 4 a Times New Roman de 11 puntos y la fuente de la fila 8 a Courier New de 9 puntos. 6.- Cambia el aspecto de B4 a negrita, de C4 a cursiva, de D4 a subrayada. 7.- Cambia el color de E4 a naranja, de B8 a rojo, de C8 a fucsia, D8 a azul cielo, de E8 a ciruela y de F8 a verde mar. 8.- Cambia el borde del rango B4:E4 para que sea sencillo en su alrededor. Cambia el borde del rango B8:F8 para que sea grueso en su alrededor. 9.- Pon como trama del rango B4:E4 amarilla atenuado al 12,5%. Pon en el rango B8:F8 color sólido gris claro. 10.- Cambia la altura de la fila 4ª para que se autoajuste. Cambia la altura de la fila 8ª para que sea 50. 11.- Cambia la anchura de las columnas B a D para que se autojusten su anchura. Cambia la anchura de las columnas E y F para que su anchura sea de 15. 12.- Graba el libro de trabjo anterior como FORMATOS. 13.- En la hoja Diciembre del libro de trabajo PARO inserta la imagen prediseñada Carpintería de las colecciones de Office CASA de la Galería multimedia. Sitúa la imagen de forma que esté contenida en el rango F10:G16 y desplaza el gráfico existente en la hoja.

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14.- Pon como imagen de fondo de la hoja de cálculo Diciembre del libro de trabajo PARO la imagen prediseñada gente de las colecciones de Office PROFESIONES de la Galería multimedia cualquier imagen.

15.- Aplica formato condicional a la hoja de cálculo RESUMEN del libro de trabajo PARO. Las condiciones de formato son: Valor de celda menor que 0, con color de fuente rojo y sombreado amarillo claro. Valor de celda mayor que 0, con color de fuente azul oscuro y color de fondo gris al 25%. 16.- Cambia el formato de las hojas Mujeres y Varones del libro de trabajo POBLACION ACTIVA.

o Los números tendrán como formato Número con separador de miles. o La alineación del título será centrada en selección en A1:E1. o Los tÍtulos de columna tendrán alineación izquierda. o Los tÍtulos de fila tendrán alineación centrada. o Las columnas A y C tendrán alineación centrada. o El resto de las columnas tendrán alineación superior. o La fuente de la 1ª fila será Times New Roman de 18 puntos y la fuente del resto

es Arial de 8 puntos. o El título tendrá como aspecto cursiva y subrayado. o Los tÍtulos de fila tendrán como aspecto negrita. o El color de del título será verde oscuro o El borde inferior de los títulos de fila será doble. o El borde inferior de los datós será grueso. o El color del rango de datos será amarillo pálido atenuado al 50%. o El color del rango de títulos de filas será verde azulado atenuado al 6,25%. o La altura de la 1ª fila será 20 puntos. o La altura de las filas restantes será de 15 puntos. o La anchura de las columnas será de 20 puntos, excepto la primera que será de

30.

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TEMA 4: GRÁFICOS

4.1.- GRÁFICOS Se pueden presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Se pueden crear también a partir de celdas o rangos no contiguos. Los gráficos pueden ser incrustados, es decir, objetos gráficos situados en una hoja de cálculo y que se guardan con ella cuando se guarda el libro o presentarse en una hoja de gráfico, es decir, una hoja que contiene únicamente un gráfico. 1.- Crear gráficos

• Para crear un gráfico se seleccionan las celdas que contienen los datos que se desean representar. Si se desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, se deben incluir en la selección. Para empezar la creación del gráfico se pulsa en el botón Asistente para gráficos

de la barra de herramientas estándar.

• Aparece el cuadro de diálogo Asistente para gráficos con la lista Tipo de gráfico y el cuadro

Subtipo de gráfico donde se muestran los diversos modelos del tipo de gráfico.

En la parte inferior aparece un cuadro de texto que describe el tipo, subtipo o variación del gráfico seleccionado. Pulsando aparece una muestra del gráfico

cuando se aplica a los datos. Finalmente se pulsa en el botón .

• La ficha Rango de datos del cuadro de diálogo Datos de origen presenta los cuadros Vista previa y Rango de datos y los botones radio Filas y Columnas.

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En el cuadro Rango de datos se pueden seleccionar otros datos utilizando el botón Contraer diálogo. .

Según se decida trazar los datos en filas o en columnas se elige el botón radio correspondiente

• La ficha Serie presenta los cuadros Nombre y Valores, la lista Serie y el cuadro Rótulos de las categorías.

En la lista Serie se enumeran los nombres de las series de datos existentes a los que se puede Agregar y Quitar series de datos pulsando en los botones correspondientes. Al agregar una serie se podrán elegir su nombre y valores en los cuadros correspondientes. El cuadro Nombre muestra la referencia de celda que contiene el rótulo de la serie de datos seleccionada en el cuadro Serie. El nombre introducido aparecerá en la leyenda de la serie seleccionada. El cuadro Valores presenta la referencia de las celdas que contienen los datos de la serie seleccionada en el cuadro Serie. Para agregar valores a la nueva serie, se pulsa en el cuadro situado a su derecha y se selecciona un rango de la hoja de cálculo o se escriben los valores en el cuadro anterior. El cuadro Rótulos de categorías permite especificar un rango de celdas para utilizarlo como rótulos de categorías. De forma predeterminada Excel asigna la primera columna de la selección.

• Pulsando en aparece el cuadro de diálogo Opciones de gráfico donde se introducen los Títulos Leyendas y Rótulos de datos del gráfico:

En la pestaña Títulos aparecen cuadros de texto para escribir el texto que aparecerá como título del gráfico o de los ejes.

En la pestaña Leyenda aparece una casilla que, activada, muestra la leyenda y un conjunto de botones radio para elegir la ubicación de ésta.

En la pestaña Rotulo de datos aparece un conjunto de botones radio para elegir el tipo de rótulos.

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• Pulsando de nuevo , aparece el cuadro de diálogo Ubicación del gráfico para elegir su situación.

En una nueva hoja: que sitúa el gráfico en una hoja de gráfico nueva.

Como objeto en: que sitúa el gráfico como un objeto incrustado en una hoja de cálculo.

ACTIVIDADES

• Crea un gráfico de columnas apiladas con el rango A3:D10 de la hoja Totales del libro de trabajo POBLACIÓN ACTIVA. Sitúa dicho gráfico en la hoja Gráfico. Pon como título “POBLACIÓN ACTIVA”

• Crea un gráfico circular con las dos columnas de la hoja Varones. Sitúa

dicho gráfico en la misma hoja. No pongas ni borde, ni tramas y quita el título si aparece.

• Crea un gráfico circular tridimensional con las dos columnas de la hoja

Mujeres. Sitúa dicho gráfico en la misma hoja. Pon borde simple y trama de color amarillo sólido. Quita el título si aparece.

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4.2.- FORMATO DE GRÁFICO Para cambiar las opciones de los gráficos creados se utiliza el menú Gráfico. Una forma más sencilla de efectuar cambios es utilizar la barra de herramientas gráfico.

1.- Tipo de gráfico A veces no se desea mantener el tipo de gráfico una vez creado, se puede cambiar de forma

sencilla pulsando en la flecha situada a la derecha del botón de menú Tipo de gráfico , apareciendo los tipos de la tabla siguiente: Para cambiar la presentación de datos de filas a columnas o viceversa se pulsa en los botones

Por Filas o Por columnas de la barra de herramientas gráfico. ACTIVIDADES Cambia a columnas apiladas el gráfico de la hoja Gráfico del libro anterior 2.- Series de datos Con el mandato Gráficos•Datos de origen aparece el cuadro de diálogo Datos de origen donde se puede cambiar el rango de datos o las series de dicho rango. En la ficha Serie aparece la lista Serie con los nombres de las series de datos existentes, que pueden cambiarse con los botones Agregar y Quitar.

ACTIVIDADES Quita las series de datos correspondientes a Mujeres y Totales de la hoja GRAFICO del libro de trabajo POBLACIÓN ACTIVA. 3.- Títulos y rótulos Para cambiar los títulos de gráficos, líneas de división y ejes y modificar la presentación de los rótulos de datos, se deben seleccionar en la lista Objetos de gráfico

de la barra de herramientas gráfico o más sencillamente, seleccionándolo y editándolo. Para anular la selección se pulsa fuera de los títulos o se pulsa la tecla ESC. También se pueden editar en la fichas Títulos, Ejes o Rótulos de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

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ACTIVIDADES Cambia el título del gráfico de la hoja GRÁFICO del libro de trabajo anterior para que sea TRABAJADORES. 4.- Líneas de división Para mostrar u ocultar líneas de división en un gráfico se elige la ficha Líneas de división del cuadro de diálogo Opciones de gráfico.

Se activan las casillas de verificación de las líneas que se desean presentar y se desactivan las correspondientes a las líneas que se desean ocultar. ACTIVIDADES Añade las líneas de división principales del gráfico de la hoja GRÁFICO. 5.- Modificar leyenda

La casilla Mostrar leyenda o el botón Leyenda de la barra de herramientas gráfico añade o no una leyenda al área del gráfico. También se utiliza la ficha Leyenda del cuadro de diálogo Opciones de gráfico donde se activa la casilla de verificación Mostrar leyenda y se pulsa en el botón radio correspondiente Ubicación: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha o Izquierda.

ACTIVIDADES Cambia la ubicación de la leyenda del gráfico de la hoja GRÁFICO para que sea Esquina. 6.- Tabla de datos En cada tipo gráfico se puede añadir la hoja de datos pulsando

sobre el botón Tabla de datos de la barra de herramientas gráfico, o activando la casilla Mostrar tabla de datos de la ficha Tabla de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico.

7.- Formato de carácter Para cambiar la fuente y el tamaño del texto en un gráfico se selecciona el texto. Para cambiar el formato de todo el texto del gráfico se selecciona el área de gráfico en la lista Objetos de gráfico de la barra de herramientas Gráfico o pulsando en el área en blanco entre el borde del gráfico y el área de trazado.

Se pulsa en el botón de la barra gráfico cuyo título cambiará según el objeto seleccionado (por ejemplo

44

títulos, ejes, leyenda). Aparece un cuadro de formato cuyo título y pestañas también serán distintos según el objeto seleccionado. Si se elige texto siempre aparecerán las pestañas Tramas y Fuente. Si se eligen Ejes se añaden las fichas Escala, Alineación y Número. Para finalizar se pulsa el botón Aceptar.

ACTIVIDADES

Cambia el formato del título del gráfico de la hoja Gráfico. El nuevo formato será fuente de tipo Arial negrita Cursiva de 15 puntos.

8.- Tramas de la serie de datos Para cambiar bordes, colores y efectos de relleno en una serie de datos de un diagrama de barras o columnas se elige la serie de datos deseada y en su menú contextual Formato de serie de datos se elige la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de serie de datos.

Los bordes se eligen en los botones radio Automático, Ninguno o Personalizado (que permite cambiar su estilo color o grosor). Se activa la casilla Sombreado y se añade éste al borde. En Área se elige el color de la trama si deseamos que sea sólida o bien le añadimos un efecto de relleno con el botón correspondiente. En el cuadro Muestra aparece una vista previa de las tramas de la serie.

Pulsando en el botón Efectos de relleno aparece el cuadro de diálogo Efectos de relleno donde hay fichas para cambiar las opciones de degradados, texturas, tramas e imágenes en el formato del objeto seleccionado. ACTIVIDADES Cambia el color de la serie del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo anterior para que sea de color verde con degradado de un color. 9.- Imagen de fondo Para añadir una imagen como fondo del gráfico se selecciona toda el área del gráfico y se elige Formato

del área de gráfico en el menú contextual o se pulsa en el botón de la barra de herramientas gráfico. Se elige la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato del área del gráfico.

Pulsando en el botón Efectos de relleno aparece el cuadro de diálogo Efectos de relleno donde se elige la ficha Imagen. Se pulsa el botón Seleccionar imagen para elegir la imagen deseada, es conveniente que ésta sea simple y de colores suaves para que no se superponga a las series o rótulos. ACTIVIDADES

Añade como imagen de fondo al gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo anterior una imagen.

4.3.- IMPRIMIR GRÁFICO

• Para imprimir un gráfico incrustado en una hoja de cálculo sin los datos de la hoja asociada, se selecciona y se utiliza el mandato Archivo•Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir con la opción Gráfico seleccionado ya elegida.

• Si el gráfico está situado en una hoja de gráfico, se puede cambiar su tamaño, la escala del área de

45

gráfico, especificar su situación en la página impresa y verla en la ventana de vista preliminar. Para establecer las opciones de impresión de una hoja de gráfico se utiliza la ficha Gráfico del cuadro de diálogo Configurar página que aparece con el mandato Archivo•Configurar página.

• Para ver cómo será el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, se utiliza Vista preliminar

donde se puede ver la totalidad de la hoja donde está el gráfico. Para entrar en dicha vista se utiliza

el mandato Archivo•Vista preliminar o se pulsa en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas estándar.

ACTIVIDADES

• Utiliza vista preliminar para ver como se imprimiría la hoja Gráfico del libro de trabajo POBLACIÓN ACTIVA. Imprímelo.

• Utiliza vista preliminar de página para ajustar el gráfico de la hoja

MUJERES del libro de trabajo anterior. Imprímelo.

46

ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 4 1.- Crea un gráfico con las dos columnas de la hoja Diciembre del libro de trabajo PARO. El tipo de gráfico será Circular y tridimensional. Sitúa dicho gráfico incrustado en la misma hoja.

ParoDiciembre Almería

CádizCórdobaGranadaHuelvaJaénMálagaSevilla

2.- Crea un gráfico con las dos columnas de la hoja Enero del libro de trabajo PARO. El tipo de gráfico será de Columnas y no pondremos Leyenda. Sitúa dicho gráfico incrustado en la misma hoja.

ParoEnero

020000400006000080000

100000120000140000

Almerí

aCád

iz

Córdob

a

Granad

a

Huelva Ja

én

Málaga

Sevilla

3.- Crea un gráfico con todas las columnas de la hoja Resumen del libro de trabajo PARO. El tipo de gráfico será de Columnas agrupadas con efecto 3D. Sitúa dicho gráfico en una hoja aparte llamada Gráfico.

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

Almería Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla

ParoDiciembreParoEnero

4.- Cambia el tipo de gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. El nuevo tipo de gráfico será de columnas agrupadas pero no tridimensionales. 5.- Añade un título al gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. El título será “PARO EN ANDALUCIA”.

47

6.- Cambia el formato del título del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. El nuevo formato será fuente de tipo Times New Roman negrita cursiva de 20 puntos. 7.- Añade las líneas de división principales del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. 8.- Cambia la ubicación de la leyenda del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. La ponemos como Inferior. 9.- Cambia el color de las series del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO. Serán verde y amarillo con efecto degrado de un color. 10.- Añade como imagen de fondo del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO la imagen ACEXPDTN que está en:

Archivos de Programa\Microsoft Office\Office\Bitmap\Styles

11.- Utiliza presentación preliminar del gráfico de la hoja Gráfico del libro de trabajo PARO para ver como se imprimiría. Imprímelo.

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TEMA 5: FUNCIONES

5.1.- FORMULAS Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos en una celda. Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación y comparación; también pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. En el siguiente ejemplo, se suma el valor de las celdas B4 y 25 y, a continuación, el resultado se divide entre la suma de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/( D5+E5+F5) 1.- Sintaxis Las fórmulas calculan los valores en un orden específico que se denomina sintaxis. La sintaxis de la fórmula describe el proceso del cálculo. En Excel, una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5. A continuación, se presenta en la celda el resultado de la fórmula.

=5 -1 2.- Referencias de celda Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si se desea que una celda contenga el mismo valor que otra, se introduce un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.

= B15*5

• Una referencia relativa de celda, como A1, indica a Excel cómo buscar otra celda a partir de la celda que contiene la fórmula. Utilizar una referencia relativa es como dar instrucciones acerca de cómo ir a un lugar desde un punto de partida.

• Una referencia absoluta de celda en una fórmula, especifica la dirección exacta de una

celda, independientemente de su posición, que contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1, $B$1.

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos. ACTIVIDADES

• Crea un Libro de trabajo que se llama FUNCIONES. • En la hoja1, cuya etiqueta será “Estadística” se ponen los datos de

la tabla adjunta.

• En la hoja2, escribe como etiqueta “Fecha”.

A B

1 xi ni

2 1 2 3 2 2 4 3 4 5 4 5 6 5 8 7 6 9 8 7 3 9 8 4 10 9 3

50

• En la hoja3, escribe como etiqueta “Texto”.

• Añade una hoja, escribe como etiqueta “Matemáticas”.

• Añade una hoja, escribe como etiqueta “Financieras”.

• En la celda C1 de ESTADÍSTICA pon “xini“ y la celda D1 “xini2”.

• En la celda C2 pon la fórmula “=A2*B2”.

• En la celda D2 pon la fórmula “=A2*B2*B2”.

3.- Mover o copiar Si se mueve una fórmula, las referencias de celda no cambiarán. Si se copia una fórmula, las referencias absolutas de celda tampoco cambiarán; sin embargo las referencias relativas de celda si lo harán.

• Para mover o copiar una formula se hace doble clic en la celda que contiene dicha fórmula y se pulsa en el borde de la selección.

• Para mover la celda, se arrastra la selección a la celda superior izquierda del área de

pegado. Excel sustituirá todos los datos que haya en dicha área.

• Para copiar las celdas, se mantiene pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra. ACTIVIDADES

• En el rango de celdas C3:C10 copia la fórmula existente en C2.

• En el rango de celdas D3:D10 copia la fórmula existente en D2. 4.- Operadores Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.

Operador Significado Ejemplo

+ Suma 3+3

- Resta 3–1

* Multiplicación 3*3

/ División 3/3

% Porcentaje 20%

^ Exponente 3^2

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Operadores de comparación Los operadores de comparación comparan dos valores y a partir de ella generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador Significado Ejemplo= Igual a A1 = B1 > Mayor que A1> B1 < Menor que A1< B1 >= Mayor o igual que A1>= B1<= Menor o igual que A1<= B1<> Distinto de A1<> B1

Operadores de texto El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una única cadena de texto. Por ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento del norte"

Operadores de referencia Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para efectuar cálculos con ellos.

Símbolo Operador Significado Ejemplo

: de rango

Genera una referencia a todas las celdas que están incluidas entre dos referencias de celda.

B5:B15

, de unión combina varias referencias en una sola. SUMA(B5:B15,D5:D15)

(espacio en blanco) de intersección genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias dadas. SUMA(B5:B15 A7:D7)

Orden de evaluación Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo orden de precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) los operadores se evaluarán de izquierda a derecha.

Operadores Descripción

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación Excel calcula de derecha a izquierda, teniendo en cuenta la precedencia de los operadores por ejemplo:

=6-5+3*4 =6-5+12 =1+12 =13

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Para cambiar el orden de evaluación, se escribe entre paréntesis la parte de la fórmula que se desea calcular en primer lugar. El uso de paréntesis hace también más legible la fórmula y más fácil de revisar. ACTIVIDADES Comprueba los distintos valores de:

=6-5+3*4 =6-(5+3)*4

en las celdas A1 y A2 de la hoja MATEMÁTICAS. Borra dichos valores.

5.2.- FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Las categorías de las funciones son los de la tabla adjunta:

Funciones Descripción

Financieras Préstamos, apreciaciones y depreciaciones

Fecha y hora Cálculos con fechas y horas

Matemáticas Cálculos matemáticos y trigonométricos

Estadísticas Cálculos de suma, media y desviación típica

Búsqueda Cálculos sobre tablas

Base de datos Cálculos sobre listas y bases de datos externas

Texto Comparaciones y cambio del formato de texto

• Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo.

• La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un

paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

1.- Paleta de fórmulas Cuando se crea una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas ayuda a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Si se elige una función en dicha lista aparecerá la función en la Paleta de fórmulas y cada uno de sus argumentos. Se puede modificar la primera función, u otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

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ACTIVIDADES

• En las celdas E1, E2 y E3 de la hoja ESTADÍSTICA introduce los valores 45, 55 y 65 y halla su Suma, Promedio y Cuenta en la celda E4.

• Borra los datos introducidos. 2.- La función SUMA La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Para activarla basta pulsar en el botón Suma de la barra de herrmientas estándar. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función SUMA calcula varios rangos de celdas. ACTIVIDADES

• Utiliza la función SUMA para hallar los totales de los rangos B2:B10, C2:C10 y D2:D10 de la hoja de cálculo Unidimensional.

• Escribe el texto Suma en la celda A11

3.- Insertar función Para tener una lista de fórmulas se utiliza

Insertar•Función o bien el botón de la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro de diálogo Insertar función donde se puede Seleccionar una categoría, aparecerán los nombres de función agrupados por categorías. Pulsando en un nombre de función aparecen en la parte inferior del cuadro los argumentos y una descripción de la misma.

Una vez elegida la función, por ejemplo PROMEDIO, aparece la Paleta de fórmulas para ayudar a introducir los parámetros de las funciones de la hoja de cálculo. Pulsando en el botón Contraer diálogo el cuadro de diálogo se contrae mostrando únicamente el cuadro de texto.

Se selecciona el rango que se desea promediar y se pulsa en el botón Expandir diálogo para que vuelva a aparecer la paleta de fórmulas y a continuación se pulsa en el botón Aceptar de la misma.

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5.3.- FUNCIONES ESTADÍSTICAS Las funciones estadísticas ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos. Función COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación entre dos rangos de celdas definidos por los argumentos matriz1 y matriz2. Se usa el coeficiente de correlación para determinar la relación entre dos propiedades. Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Sintaxis COEF.DE.CORREL(matriz1; matriz2)

Matriz1 es un rango de celdas de valores.

Matriz2 es un segundo rango de celdas de valores. ACTIVIDADES

• Utiliza la función COEF.DE.CORREL(A2:A10;B2:B10) para hallar la correlación entre xi y ni.

• Escribe dicha fórmula en A14, con formato Número y 2 decimales.

• En B14 escribe "COEF. CORR." Función CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Se usa CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función CONTAR(A2:A10) para hallar los números en dicho rango. Escribe dicha fórmula en B15.

• Utiliza la función CONTAR.SI(B2:B10,2) para hallar las veces que aparece el número 2 en dicho rango. Escribe dicha fórmula en C15.

• En A15 escribe "CONTAR". Función DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total determinada por los argumentos. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media. Si los datos representan una muestra de la población, se debe utilizar DESVESTA.

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Sintaxis DESVESTP(número1; número2; ...)

Número1; número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos que corresponden a la población. También se puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con puntos y coma.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función DESVESTP(A2:A10) para hallar la desviación estándar y escríbela en B16, con formato Número y 2 decimales.

• En B15 escribe "DESV. TIP.". Función MEDIANA Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Si los números son pares, MEDIANA calcula el promedio de los números centrales. Sintaxis MEDIANA(número1;número2; ...) Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya mediana se desea obtener. ACTIVIDADES

• Utiliza la función MEDIANA(A2:A10) para hallar la mediana de dicho rango . Escribe dicha fórmula en B17.

• En A17 escribe "MEDIANA". Función MODA Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición. Sintaxis MODA(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son entre 1 y 30 argumentos cuya moda se desea calcular. También puedes usar una matriz individual o una referencia matricial en lugar de argumentos separados por punto y coma.

En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. ACTIVIDADES

• Utiliza la función MODA(B2:B10) para hallar la moda de dicho rango . Escribe dicha fórmula en B18.

• En A18 escribe "MODA".

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Función PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2; ...) Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos cuyo promedio se desea

obtener. ACTIVIDADES

• Utiliza la función PROMEDIO(A2:A10) para hallar la media aritmética de dicho rango. Escribe dicha fórmula en B19, con formato Número y 2 decimales.

• En A19 escribe "PROMEDIO". Función VARP Calcula la varianza de la población total. Sintaxis VARP(número1;número2; ...)

Número1; número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos que se corresponden con una población.

VARP parte de la hipótesis de que los argumentos representan la población total. Si los datos representan una muestra de la población, se utiliza VAR .para calcular la varianza. ACTIVIDADES

• Utiliza la función VARP(A2:A10) para hallar la varianza de dicho rango.

• Escribe dicha fórmula en B20, con formato Número y 2 decimales.

• En A20 escribe "VARIANZA".

5.4.- FUNCIONES DE FECHA Mediante estas funciones se pueden analizar los valores de fecha y hora y trabajar con ellos en las fórmulas. Función AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales en una celda. La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.

Sintaxis: AHORA( )

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ACTIVIDADES

• Utiliza la función AHORA para escribir la fecha y hora actuales.

• Escribe dicha fórmula en la celda A2 de la hoja FECHA.

• Escribe en A1 "FECHA-HORA" Función AÑO Devuelve el año correspondiente a número. El año se expresa como un entero entre 1900 y 2049.

Sintaxis AÑO(número) Número es el código de fecha u hora que Excel usa para los cálculos de fecha y

hora. Puede expresarse en forma de texto, por ejemplo "15-abr-1993", en lugar de expresarse como número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función AÑO(AHORA()) para escribir el año actual. Escribe dicha fórmula en la celda B2.

• Escribe en B1 "AÑO" Función DIASEM Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento número. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). Sintaxis DIASEM(número; tipo)

Número es un número secuencial que representa la fecha del día que se intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "30-01-1998" o "1998-01-30"), como números de serie (por ejemplo, 35825, representa el día 30 de enero de 1998) o como resultados de otras fórmulas o funciones. Tipo es un número que determina que tipo de valor debe ser devuelto.

Tipo Número devuelto

1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).

2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).

3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo). ACTIVIDADES

• Utiliza la función DIASEM(AHORA()) para escribir el día de la semana actual. Escribe dicha fórmula en la celda C2.

• Utiliza la función DIASEM(AHORA();2) para escribir el día de la semana actual. Escribe dicha fórmula en la celda C3.

• Escribe en C1 "DÍA DE LA SEMANA "

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Función HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual.

Sintaxis: HOY( ) La función HOY introduce un número de serie de fecha y hora en la celda, que se

formatea con formato numérico de fecha. Este número sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función HOY() para escribir en la fecha actual. Escribe dicha fórmula en la celda D2

• Escribe en D1 "DÍA" Función MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis MES(número)

Número es un número secuencial que representa la fecha del día que se intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas ("30-01-1998"), como números de serie (por ejemplo, 35825, que representa el día 30 de enero de 1998) o como resultados de otras fórmulas o funciones.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función MES(AHORA()) para escribir el mes actual. Escribe dicha fórmula en la celda E2

• Escribe en E1 "MES"

5.5.- FUNCIONES DE TEXTO Mediante las funciones de texto pueden manipularse cadenas de texto en fórmulas. Por ejemplo, puede determinarse la longitud de una cadena de texto. Función CARACTER Devuelve el carácter especificado por un número. Se usa CARACTER para pasar a caracteres los números de código de página que se obtengan de archivos en otro tipo de equipo. Sintaxis CARACTER(número)

Número es un número entre 1 y 255 que especifica el carácter deseado. El carácter forma parte del conjunto de caracteres empleado por el ordenador.

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ACTIVIDADES

• Utiliza la función CARACTER(33) para escribir el carácter cuyo número es el 33. Escribe dicha fórmula en la celda B1 de la hoja TEXTO.

• Escribe en A1 "CARACTER" Función CONCATENAR Suma cadenas de texto. Es similar a usar el operador "&". Sintaxis CONCATENAR (texto1; texto2; ...)

Texto1, texto2, ... son elementos de texto (de 1 a 30) que serán unidos en la nueva cadena de texto. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.

ACTIVIDADES

• Escribe en B2 "Valor" y en C2 “ Total”. Utiliza CONCATENAR (B2;C2) para escribir la suma de las celdas anteriores D2.

• Escribe en A2 "CONCATENAR" Función ENCONTRAR ENCONTRAR encuentra una cadena de texto (texto) dentro de otra (cadena) y devuelve el número del carácter en el que aparece por primera vez texto desde el primer carácter de cadena. Sintaxis ENCONTRAR(texto; cadena ; número)

Texto es el texto que se desea encontrar. Si texto es "" (texto vacío), ENCONTRAR coincide con el primer carácter de la cadena de búsqueda (es decir, el carácter de número o 1).

Cadena es el texto que a su vez contiene el texto que se desea encontrar.

Número especifica el carácter a partir del que comenzará la búsqueda. El primer carácter del argumento cadena es el carácter número 1. Si se omite número, se supondrá que es 1.

Si texto no aparece en cadena, ENCONTRAR devuelve el valor de error #¡VALOR! Si número no es mayor que cero o es mayor que la longitud de cadena, ENCONTRAR devuelve el valor de error #¡VALOR! ACTIVIDADES

• Escribe en B3 "Antonio López García".

• Utiliza la función ENCONTRAR("A"; B3)para buscar la posición donde se encuentra la letra “A”. Escribe dicha fórmula en la celda C3.

• Utiliza la función ENCONTRAR("a"; B3)para buscar la posición donde se

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encuentra la letra “a”. Escribe dicha fórmula en la celda D3.

• Utiliza la función ENCONTRAR("a"; B3;17)para buscar la siguiente posición donde se encuentra la letra “a”. Escribe dicha fórmula en la celda E3.

• Escribe en A3 "ENCONTRAR" Función EXTRAE EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique. Sintaxis EXTRAE(texto; posición; número)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Posición es el número que se asocia al primer carácter que se desea extraer de texto, el primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente. Si posición es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío). Si es menor que la longitud de texto, pero posición más número excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto. Número especifica el número de caracteres de texto que se desea que EXTRAE devuelva. Si número es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!

ACTIVIDADES

• Escribe en B4 " Flujo de líquido ".

• Utiliza la función EXTRAE(B4; 1, 5) para extraer la primera palabra de dicha frase. Escribe dicha fórmula en la celda C4.

• Utiliza la función EXTRAE(B4; 10, 20) para extraer la primera palabra de dicha frase. Escribe dicha fórmula en la celda D4.

• Utiliza la función EXTRAE(B4; 20, 21) para extraer texto vacío. Escribe dicha fórmula en la celda E4.

• Escribe en A4 "EXTRAER" Función IGUAL Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas, pero valores de formato. Sintaxis IGUAL(texto1; texto2)

Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas. Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas.

ACTIVIDADES

• Escribe en A5 "IGUAL. "Introduce en B5 "López", en C5 "lópez" y en D5 "Lopez".

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• Utiliza la función IGUAL(B5;B5)para comparar las palabras situadas en dichas celdas. Escribe dicha fórmula en la celda E5.

• Utiliza la función IGUAL(B5;C5)para comparar las palabras situadas en dichas celdas. Escribe dicha fórmula en la celda F5.

• Utiliza la función IGUAL(B5;D5)para comparar las palabras situadas en dichas celdas. Escribe dicha fórmula en la celda G5.

Función MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas. Sintaxis MAYUSC(texto)

Texto es la cadena o referencia a ésta que se desea convertir en mayúsculas. ACTIVIDADES

• Utiliza la función MAYUSC(B3) para poner en mayúsculas las palabras situadas en dicha celdas. Escribe dicha fórmula en la celda B6.

• Escribe en A6 "MAYUSCULAS". Función MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. Sintaxis MINUSC(texto)

Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. ACTIVIDADES

• Utiliza la función MINUSC(B6) para poner en minúsculas las palabras situadas en dicha celdas. Escribe dicha fórmula en la celda B7.

• Escribe en A7 "MINUSCULAS". Función NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra de texto y cualquier otra letra de texto que se encuentre después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas. Sintaxis NOMPROPIO(texto)

Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que se desea agregar mayúsculas iniciales.

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ACTIVIDADES

• Utiliza la función NOMPROPIO(B7) para poner en mayúsculas las palabras situadas en dicha celda. Escribe dicha fórmula en la celda B8.

• Escribe en A8 "NOMBRE PROPIO". Función SUSTITUIR Sustituye nuevo por original dentro de una cadena de texto. Sintaxis SUSTITUIR(texto; original; nuevo; número)

Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene el texto en el que se desea cambiar caracteres. Original es el texto que se desea reemplazar. Nuevo es el texto con el que se desea reemplazar el original. Número especifica la instancia del original que se desea reemplazar con nuevo. Si se especifica el argumento número, sólo se remplazará esa instancia de original. De lo contrario, todas las instancias de original en texto se sustituirán con nuevo.

ACTIVIDADES

• Escribe en B9 "Antonio López García".

• Utiliza la función SUSTITUIR(B9; “López”; “García") para cambiar el primer apellido situado en dicha celda. Escribe dicha fórmula en la celda C9.

• Utiliza la función SUSTITUIR(B9; “a”; “A"; 1) para poner en mayúsculas la primera vez que aparece dicha letra en la celda. Escribe dicha fórmula en la celda E9.

• Escribe en A9 "SUSTITUIR". Función TEXTO Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico. Sintaxis TEXTO(valor; formato)

Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico. Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. El argumento formato no puede contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de número General.

Al dar formato a una celda con la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas sólo cambiará el formato y no el valor. La función TEXTO convierte un valor en texto con formato, el cual ya no se calculará como un número.

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ACTIVIDADES

• Escribe en la celda B10 el número 1300.

• Convierte dicho número en texto con TEXTO(B10; "#.###,00 pta"). Escribe dicha fórmula en la celda C10.

• Escribe en A10 "TEXTO".

5.6.- FUNCIONES MATEMÁTICAS Función COS Devuelve el coseno de un número.

Sintaxis COS(número) Número es el ángulo (medido en radianes) cuyo coseno se desea obtener. Si el

ángulo se expresa en grados, se multiplica por PI()/180 para convertirlo en radianes.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función COS(60*PI()/180 para hallar el coseno de 60 grados. Escribe dicha fórmula en la celda B1 de la hoja MATEMÁTICAS.

• Escribe en A1 "COSENO" Función EXP Devuelve la constante e elevada a la potencia del argumento número. La constante e es igual a 2,71828182845904, la base del logaritmo neperiano. Sintaxis EXP(número) Número es un número entero. ACTIVIDADES

• Utiliza la función EXP(1) para hallar el valor de e. Escribe dicha fórmula en la celda B2.

• Escribe en A2 "EXPONENCIAL" Función FAC Devuelve el factorial de un número. El factorial de un número es igual a: 1*2*3*...* número. Sintaxis FACT(número)

Número es un número entero.

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ACTIVIDADES

• Utiliza la función FACT(5) para hallar el valor del factorial de dicho número. Escribe dicha fórmula en la celda B3.

• Escribe en A3 "FACTORIAL" Función LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada. Sintaxis LOG(número; base) Número es el número real positivo cuyo logaritmo se desea obtener.

Base es la base del logaritmo. Si la base se omite, su valor es 10. ACTIVIDADES

• Utiliza la función LOG(10) para hallar el logaritmo de dicho número. Escribe dicha fórmula en la celda B4.

• Utiliza la función LOG(8; 2) para hallar el logaritmo de dicho número. Escribe dicha fórmula en la celda C4.

• Escribe en A4 "LOGARITMO". Función SENO Devuelve el seno de un número. Sintaxis SENO(número)

Número es el ángulo en radianes cuyo seno se desea obtener. Si el ángulo se expresa en grados, se multiplica por PI()/180 para convertirlo en radianes.

ACTIVIDADES

• Utiliza la función SENO(60*PI()/180 para hallar el coseno de 60 grados. Escribe dicha fórmula en la celda B5.

• Escribe en A5 "SENO" Función TAN Devuelve la tangente de un número. Sintaxis TAN(número)

Número es el ángulo en radianes cuya tangente se desea obtener. Si el ángulo se expresa en grados, se multiplica por PI()/180 para convertirlo en radianes.

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ACTIVIDADES

• Utiliza la función TAN(60*PI()/180 para hallar el coseno de 60 grados. Escribe dicha fórmula en la celda B6.

• Escribe en A6 "TANGENTE"

5.7.- FUNCIONES FINANCIERAS Las funciones financieras ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:

• Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

• Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.

• Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.

• Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de

inversión. Por ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.

• Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.

• Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al

comienzo o al final de mes.

Función PAGO Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)

Tasa es la tasa de interés del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 (Al final del período) o 1 (Al inicio del período) e indica el vencimiento de pagos.

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ACTIVIDADES

• En la hoja Financieras del libro de trabajo FUNCIONES introduce PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 0) en la celda B1 para hallar el pago mensual de un préstamo de 10000 pta. con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses.

• Introduce PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) en la celda C1 para hallar el

pago del mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período.

• Introduce PAGO(12%/12; 5; 5000) en la celda D1 para hallar la cantidad

que se le deberá pagar cada mes si prestan 5.000 ptas. durante un plazo de cinco meses a un interés del 12 por ciento:

• Escribe en A1 "PAGO"

Función TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no convergen en 0,0000001 después de 20 iteraciones, devuelve el valor de error #¡NUM!

Sintaxis TASA(nper; pago; va; vf; tipo)

Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Pago es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar durante la vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 (Al final del período) o 1 (Al inicio del período) e indica el vencimiento de pagos. Estimar es la estimación de la tasa de interés.

ACTIVIDADES

• Introduce TASA(48; -200; 8000) en la celda B2 para hallar la tasa de un préstamo de 8.000 pta. a cuatro años con pagos mensuales de 200 pta. Pon el formato de celda porcentaje con 4 decimales.

• Introduce TASA(48; -200; 8000; 0) en la celda C2 para hallar la tasa de

un préstamo de 8.000 pta. a cuatro años con pagos mensuales de 200 pta al final del período. Pon el formato de celda porcentaje con 4 decimales.

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• Introduce TASA(4; -320000; 1000000) en la celda D2 para hallar la tasa de una inversión de 1.000.000 pta. a cuatro años con pagos anuales de 320.000 ptas. Pon el formato de celda porcentaje con 4 decimales.

• Escribe en A2 "TASA"

Función VA Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo, cuando pides dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el prestamista.

Sintaxis VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)

Tasa es la tasa de interés por período. Si la tasa de interés anual es del 10 por ciento en pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12. Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Pago es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar durante la vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 (Al final del período) o 1 (Al inicio del período) e indica el vencimiento de pagos.

ACTIVIDADES

• Introduce VA(8%/12; 12*10; 1000; ; 1) en la celda B3 para hallar el valor actual de una inversión con interés del 8% anual y pagos mensuales, 10 años de inversión y un pago de 1000 pta. al principio de cada periodo

• Introduce VA(8%; 10; 12000; ; 1) en la celda C3 para hallar el valor actual de una inversión con interés del 8% anual con 10 años de inversión y un pago de 1200 pta al principio de cada periodo.

• Introduce VA(0,08/12; 12*20; 500; ; 0) en la celda D3 para hallar el valor actual de una póliza de seguros si se pagan 500 Pta. al final de cada mes durante los próximos 20 años. El costo de la anualidad es 60.000 Pta. y el dinero pagado devengará un interés del 8 por ciento.

• Escribe en A3 "VALOR ACTUAL"

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Función VF Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis VF(tasa; nper; pago; va; tipo)

Tasa es la tasa de interés por período. Si la tasa de interés anual es del 10 por ciento en pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12. Nper es el número total de períodos de pago en una anualidad. Pago es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar durante la vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros. Si el argumento se omite, se considerará 0 (cero). Tipo es el número 0 (Al final del período) o 1 (Al inicio del período) e indica el vencimiento de pagos.

ACTIVIDADES

• Introduce VF(0,5%; 10; -100; -100; 1) en la celda B4 para hallar el valor futuro de una inversión con interés del 0,5% mensual con 10 pagos anuales un pago de 100 pta al principio de cada periodo y un valor actual de 100 pta.

• Introduce VF(1%; 12; -1000) en la celda C4 para hallar el valor futuro de una inversión con interés del 1% mensual con 12 pagos anuales y de 1000 pta.

• Introduce VF(11%/12; 35; -2000; ; 1) en la celda D4 para hallar el valor futuro de una inversión con interés del 11% anual con 35 pagos anuales de 2000 pta. al principio de cada periodo.

• Introduce VF(0,5%; 12; -100; -1000; 1) en la celda E4 para hallar cuánto dinero tendrá en cuenta al final de los 12 meses si durante un año a partir de la fecha de hoy deposita 100 pta. el primer día de cada mes durante los próximos 12 meses con un depósito inicial de 1.000 pta. capitalizando mensualmente con un interés del 6%.

• Escribe en A4 "VALOR FINAL"

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ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 5 1.- Crea un Libro de trabajo que se llama COMPARA. Con cinco hojas, cuyas etiquetas serán:

• En la hoja1 “Estadística”.

• En la hoja2, “Fecha”.

• En la hoja3, “Texto”.

• En la hoja4 “Matemáticas”.

• En la hoja5 “Financieras”.

2.- En la hoja ESTADÍSTICA pon los datos de la tabla adjunta. La alineación es centrada para todas las columnas.

A B C 2 xi yi ni 3 10 8 1 4 14 7 1 5 14 8 1 6 17 8 1 7 18 7 2 8 19 9 1 9 20 8 1

10 21 8 1 11 21 9 1 13 22 10 2

3.- En la celdas D2:H2 de la hoja anterior pon los valores de la siguiente fila:

D E F G H 2 xini xi

2ni yini yi2ni xiyini

4.- En las D3:H3 pon las fórmulas:

D E F G H 2 =A3*C3 =A3*A3*C3 =B3*C3 =B3*B3*C3 =A3*B3*C3

5.- En los siguientes rangos de celdas copia las fórmulas: En D4:D12 copia la fórmula de D3. En E4:E12 copia la fórmula de E3. En F4:F12 copia la fórmula de F3. En G4:G12 copia la fórmula de G3. En H4:H12 copia la fórmula de H3. 6.- Escribe el texto “Suma” en la celda A13. En el rango D13:H13 pon las fórmulas:

C D E F G H 13 =SUMA(C3:C12) =SUMA(D3:D12) =SUMA(E3:E12) =SUMA(F3:F12) =SUMA(G3:G12) =SUMA(H3:H12)

7.- En la celda D14 pon la formula “=D13/$C13”. Fíjate que el cociente es una referencia absoluta

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8.- Copia la fórmula anterior en el rango E14:H14. Comprueba como quedan las fórmulas. Escribe el texto “Promedio” en la celda A14. 9.- Cambia el formato de las celdas del rango D14:H14 para que sea Número con 2 decimales 10.- En el rango E15:H15 pon las fórmulas:

E F G H 15 =E14-D14^2 =G14-F14^2 =H14-D14*F14

11.- Pon como tipo de fuente Arial de 8 puntos y como anchura de columnas 6 puntos. Elimina la primera fila y pon como anchura de la columna “I” 2 puntos y de las columnas J, K y L 8 puntos. 12.- Escribe el texto siguiente en el rango J1:L6

J K L 1 xi yi

2 Mediana

3 Moda

4 Varianza

5 Desviación

6 Correlación

13.- Halla la mediana de los rangos A2:A11, B2:B11 en las celdas K2 y L2.

K L 2 =MEDIANA(A2:A11) =MEDIANA(B2:B11)

14.- Halla la mediana de los rangos A2:A11, B2:B11 en las celdas K3 y L3.

K L 3 = MODA (A2:A11) =MODA(B2:B11)

15.- halla la varianza de los rangos A2:A11, B2:B11 en las celdas K4 y L4.

K L 4 = VARP(A2:A11) =VARP(B2:B11)

16.- Halla la desv. típica de los rangos A2:A11, B2:B11 en las celdas K5 y L5.

K L 5 =DESVESTP (A2:A11) = DESVESTP (B2:B11)

17.- Halla el coeficiente de correlación de los rangos A2:A11 y B2:B11 en la celda K6.

K 6 =COEF.DE.CORREL(A2:A11; B2:B11)

18.- Utiliza la función CONTAR() para hallar las veces que aparece el número 9 en el rango A2:A11.Utiliza la función CONTAR() para hallar las veces que aparece el número 9 en el rango B2:B11 en las celda K7 y L7.

K L 7 =CONTAR(A2:A11) =CONTAR(B2:B11)

19.- En la hoja MATEMÁTICAS pon los datos de la tabla adjunta. La alineación es centrada para todas las columnas, salvo la primera.

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A B C 2 COSENO 3 SENO 4 TANGENTE 5 EXPONENCIAL 6 FACT0RIAL 7 LOGARITMO

20.- Utiliza la función COS() para hallar el coseno de 120 grados y sitúa el resultado en la celda B2. 21.- Utiliza la función SEN() para hallar el seno de 300 grados y sitúa el resultado en la celda B3. 22.- Utiliza la función TAN() para hallar la tangente de 135 grados y sitúa el resultado en la celda B4. 23.- Utiliza la función EXP() para hallar el valor de e3 y sitúa el resultado en la celda B5. 24.- Utiliza la función FACT() para hallar el factorial de 12 y sitúa el resultado en la celda B6. 25.- Utiliza la función LOG() para hallar el logaritmo de 1200 y sitúa el resultado en la celda B7. Utiliza la función LOG() para hallar log216 y sitúa el resultado en la celda C7. 26.- En la hoja FINANCIERAS pon los datos de la tabla adjunta. La alineación es centrada para todas las columnas, salvo la primera.

A B C 2 PAGO 3 TASA 4 VALOR ACTUAL 5 VALOR FUTURO

27.- Hallar el pago mensual de un préstamo de 1.000.000 pta. con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 20 meses y sitúa el resultado en la celda B2.El mismo préstamo, si los pagos se efectúan al comienzo del período y sitúa el resultado en la celda C3. 28.- Calcula la tasa de un préstamo de 8.000.000 pta. a diez años con pagos mensuales de 120.000 pta y sitúa el resultado en la celda B3 con formato porcentaje y cuatro decimales. 29.- Una seguro de capitalización paga 50.000 Ptas. al final de cada mes durante los próximos 20 años. El costo de la anualidad es 600.000 Ptas. y el dinero pagado devengará un interés del 6 por ciento. Halla el valor actual y sitúa el resultado en la celda B4. 30.- ¿Cuánto dinero tendrás en cuenta al final de 10 años si depositas 10.000 ptas. al principio de cada mes a un interés anual del 6% capitalizado mensualmente?. Sitúa el resultado en la celda B5. ¿Y si lo hicieras al final de mes?. Sitúa el resultado en la celda C5. 31.- En la hoja TEXTO pon los datos de la tabla adjunta. La alineación es centrada para todas las columnas, salvo la primera.

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A B C D E F G 2 CARÁCTER 3 CONCATENAR 4 ENCONTRAR 5 EXTRAER 6 IGUAL 7 MAYÚSCULAS 8 MINÚSCULAS 9 ORACIÓN

10 SUSTITUIR 11 TEXTO

32.- Pon los caracteres correspondiente a 65, 100 y 124 en las celdas B2, C2 y D2. 33.- Escribe en B3 "Antonio ", en C3 "López " y en D3 “García”. Concatena las celdas anteriores en E3. 34.- Encuentra A en E3 y escribe su resultado en B4. Encuentra “a” en E3 y escribe su resultado en C4. Encuentra “a” empezando en 17 y escribe su resultado en D4. 35.- Extrae 5 caracteres de E3, empezando en 1 y escribe su resultado en B5. Extrae 7 caracteres de E3, empezando en 5 y escribe su resultado en C5. Extrae 5 caracteres de E3, empezando en 10 y escribe su resultado en D5. 36.- Introduce en B6 "García", en C6 "Garcia" y en D6 "garcía". Compara las cadenas existentes en B6 y B6 y pon el resultado en la celda E6. Compara las cadenas existentes en B6 y C6 y pon el resultado en la celda F6. Compara las cadenas existentes en B6 y D6 y pon el resultado en la celda G6. 37.- Convierte E3 a mayúsculas y ponlo en la celda B7. 38.- Convierte E3 a minúsculas y ponlo en la celda B8. 39.- Convierte E3 a formato oración (Nompropio()) y ponlo en la celda B9. 40.- Sustituye en E3 “López” por “García” y ponlo en la celda B10. 41.- Escribe en la celda B11 el número 3,1245 y convierte dicho número en texto con formato "0,00 FF" y ponlo en la celda C11

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TEMA 6: LISTAS

6.1.- BASES DE DATOS Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. De modo que a una fila le corresponde un registro y a una columna le corresponde un campo de este registro. 1.- Listas En Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

• Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.

• Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.

• Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

2.- Creación de listas Para facilitar la administración y el análisis de los datos de una lista se debe crear según estas instrucciones:

• Debe utilizarse una lista por hoja de cálculo, ya que alguna de las características de administración de listas, como el filtrado, solamente puede utilizarse en una lista cada vez.

• Debe diseñarse la lista de forma que se coloquen elementos similares en la misma columna.

• Ha de mantenerse la lista separada dejando como mínimo, una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

• Han de colocarse los datos críticos encima o debajo de la lista. Ha de evitarse la colocación de datos críticos a derecha o izquierda de la lista, ya que podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

• Deben mostrarse las filas y las columnas en la pantalla antes de introducir cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y columnas de una lista, es posible eliminar datos por equivocación.

3.- Formato de listas El formato de la lista debe seguir las siguientes normas.

• Han de utilizarse encabezados de columna con formato en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Debe

Etiquetas de columna (nombres de campo

Fila (registro)

Columna (campo)

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usarse una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. El formato del texto de las celdas debe darse antes de escribir los rótulos de columna.

• Han de utilizarse bordes de celda para separar los encabezados de los datos, pero no debe usarse filas en blanco ni guiones (_) para insertar líneas debajo de los rótulos.

• Deben evitarse filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

• No deben insertarse espacios iniciales ni finales ya que influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En lugar de insertar espacios, deben aplicarse sangrías al texto dentro de la celda.

• Los formatos de lista y fórmulas han de extenderse al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, ya que Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes.

6.2.- FORMULARIOS Los formularios permiten una gestión rápida y sencilla de una base de datos. Para agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos, se debe situar el cursor en la primera fila y primera columna de la posición donde se debe situar la lista. Antes de usar formularios han de introducirse en la primera fila los encabezados de columna formateados. Se usa el mandato Datos•Formulario. Aparece un cuadro de diálogo donde se muestran los campos de la lista. Para ir al campo siguiente, se pulsa TAB. Para ir al campo anterior, se pulsa MAYÚS + TAB.

Con los botones:

• Nuevo. Inserta un nuevo registro en la lista borrando el contenido existente en los campos del Formulario de datos y permitiendo introducir los datos para un nuevo registro. Se pulsa INTRO para agregar el registro al final de la lista

• Eliminar. Elimina permanentemente el registro que aparece en el formulario de datos y en la lista.

• Restaurar. Cancela la última modificación.

• Buscar anterior. Busca el anterior registro de la lista que cumpla el criterio.

• Buscar siguiente. Busca el siguiente registro de la lista que cumpla el criterio.

• Criterios. Busca los registros basándose en los criterios que se especifiquen. El número de registro situado en la parte superior derecha del formulario cambia a Criterios. En los cuadros del formulario, se escriben los valores para los que deseen buscar registros coincidentes y se pulsa en Buscar siguiente o en Buscar anterior.

• Cerrar. Agrega el nuevo registro y cierra el formulario de datos.

ACTIVIDADES Crea la lista de la tabla adjunta que salvarás como el libro de trabajo LISTA.

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6.3.- OPERACIONES CON LISTAS 1.- Ordenar registros.

Por una columna Para ordenar una lista por un campo (columna) se sitúa el cursor en la primera celda de la columna que se

desea ordenar. Se pulsa en el botón Orden ascendente de la barra de herramientas estándar si se desea

ordenar desde la A hasta la Z o bien en Orden descendente si se desea que el orden sea en sentido contrario. ACTIVIDADES

• Ordena la lista anterior por el campo NOMBRE en sentido ascendente. • Ordena la lista anterior por el campo NOMBRE en sentido descendente.

Por varias columnas Para que la ordenación tenga resultados óptimos, la lista que se ordene deberá tener rótulos de columna. Para ordenar se debe situar el cursor en una celda de la lista que se desee ordenar y se activa el mandato Datos•Ordenar.

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar:

• En las listas desplegables Ordenar por y Luego por, se eligen las columnas por las que se desea ordenar. Si la columna que se especifica en el cuadro Ordenar por tiene elementos duplicados, puede continuarse ordenando los valores especificando otra columna en el cuadro Luego por. Si hay elementos duplicados en la segunda columna, puede especificarse una tercera columna para ordenar en el segundo cuadro Luego por. Si es necesario ordenar más de tres columnas, se ordena en primer lugar las columnas de menor importancia.

• Para elegir un orden ascendente se elige el botón radio Ascendente situado a la derecha

de las listas Ordenar por o Luego por para ordenar a partir del número más bajo, alfabéticamente desde la A hasta la Z, o por la fecha más antigua de la lista ordenada. Las celdas en blanco se ordenan siempre las últimas.

• Para excluir la primera fila de la ordenación, si la lista tiene encabezados de columna en

la fila superior, se elige el botón radio Sí de La lista tiene fila de encabezamiento. Si se pulsa No se incluye la primera fila en la ordenación, cuando la lista no tiene encabezados de columna en la fila superior.

• Pulsando en el botón Opciones aparece el cuadro

de diálogo Opciones de ordenación que permite especificar una ordenación personalizada, como Bajo, Medio, Alto o Ene, Feb, Mar, etc., para la columna seleccionada en el cuadro Ordenar por. También se puede especificar una ordenación que distinga entre mayúsculas y minúsculas así como ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

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ACTIVIDADES

• Ordena la lista anterior por los campo NOMBRE y CURSO en sentido ascendente.

• Ordena la lista anterior por el campo NOMBRE y CURSO en sentido descendente.

Orden predeterminado Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizará el siguiente orden (en orden descendente, se invertirá el orden, excepto las celdas en blanco, que siempre se colocarán en último lugar).

• Números. Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.

• Orden alfanumérico. El texto alfanumérico se ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".

• Los caracteres se ordenarán del siguiente modo: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W X Y Z

• Los apóstrofes (') y guiones (-) se ignoran, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.

• Valores lógicos. El valor lógico FALSO se coloca antes que VERDADERO.

• Valores de error. Todos los valores de error son iguales.

• Espacios en blanco. Siempre se colocan en último lugar. 2.- Filtrar registros. Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las celdas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos mandatos para aplicar filtros a las listas:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

• Filtro avanzado, para criterios más complejos A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

Autofiltros Para aplicar Autofiltros a una lista se pulsa sobre una celda de la lista que se desea filtrar. Se aplica el mandato Datos•Filtro•Autofiltro. En cada columna aparecerá un botón desplegable. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, se pulsa en la flecha de la columna que contiene los datos que se desean presentar y se elige el valor en la lista que se despliega.

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Las filas filtradas aparecen con su número de fila de color azul.

Cuando se aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada. Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual a, se elige Personalizar.

Se puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros más complejos o copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden usar filtros avanzados. ACTIVIDADES

• Filtra la lista anterior por el campo CURSO con la condición de que sea “Word”.

• Filtra la lista anterior por el campo CURSO con la condición de que sea “Word” o “Excel”.

• Filtra de forma que aparezcan todos los elementos de la lista.

• Anula el modo autofiltro.

3.- Cálculo de subtotales. Esta opción nos permite realizar cálculos con registros que tengan valores iguales en un campo determinado. Por ejemplo, saber cual es la media de edad de cada afición. Para insertar subtotales en una lista ha de estar ordenada por la columna cuyos subtotales se deseen calcular. Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor de una lista de vendedores, el importe de las ventas y el número de unidades vendidas, se ordena la lista por la columna Vendedor. Se pulsa sobre una celda de la lista que se desea filtrar. Se aplica el mandato Datos•Subtotales para que aparezca el cuadro de diálogo Subtotales.

• En la lista desplegable Para cada cambio en, se elige la columna que contenga los

grupos cuyos subtotales se desean calcular. Deberá ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista.

• En el cuadro Usar función, se selecciona la función que

desee emplear para calcular los subtotales.

• En el cuadro Agregar subtotal a, se activan las casillas correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales se desea extraer.

• La casilla de activación Reemplazar subtotales actuales si está activada reemplaza todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales.

• La casilla de activación Saltos de página ente grupos si está activada inserta saltos de página automáticamente después de cada grupo de subtotales de datos.

• La casilla de activación Resumen debajo de los datos si está activada inserta las filas subtotal y total general bajo los datos de detalle.

Aparece debajo de cada fila de subgrupo la expresión Total seguido de su nombre y la operación efectuada en cada subgrupo y la operación efectuada en el total.

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A la izquierda de la hoja de cálculo aparecen tres columnas con encabezados correspondientes a cada uno de los tipos de subtotales pulsando sobre el botón se contrae la rama correspondiente y sólo aparece el subtotal pero no sus valores, se convierte en el botón que pulsando sobre él muestra los elementos del subgrupo. ACTIVIDADES

• Suma los subtotales de HORAS según el campo CURSO.

• Suma los subtotales de IMPORTE según el campo CURSO

• Anula los subtotales.

6.4.- TABLAS DINÁMICAS 1.- Introducción Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Se podrán girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

• Se utiliza un informe de tabla dinámica cuando se desean comparar totales relacionados, especialmente cuando se tenga una lista de números larga para resumir y se desean realizar comparaciones distintas con cada número. Espacialmente cuando se desea que Excel realice automáticamente ordenaciones y el cálculo de subtotales y totales.

• El formato de informe de tabla dinámica predeterminado es el de la figura siguiente.

También se puede mostrar con formato de sangría, para ver todos los datos de resumen del mismo tipo en una columna.

• Los datos de origen para un informe de tabla dinámica pueden ser una lista de Excel, una base de datos externa, varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica.

2.- Construcción Para construir una tabla dinámica se utiliza el mandato Datos•Informe de tablas y gráficos dinámicos para que aparezca el Asistente para tablas y gráficos dinámicos donde se elige Lista o base de datos de Microsoft Excel y en el tipo de informe Tabla dinámica. Se pulsa en Siguiente.

A continuación se pide el rango que contiene los datos que se desean usar. Cuando se ha seleccionado el rango, se pulsa sobre Siguiente.

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Finalmente se pregunta donde se desea situar la Tabla dinámica y se permite elegir el rango.

Aparece una ventana como con los nombres de los campos y la descripción de los elementos de la tabla y la hoja de cálculo dividida en cuatro zonas una para situar los campos de columna, otra para los campos de fila y en el centro otra para los datos. Finalmente en A1 se sitúa la función que se aplica al campo de datos.

Se arrastran los botones correspondientes a los campos que se desea mostrar en filas y columnas a su lugar. Cuando se arrastra el botón correspondiente al campo de datos se crea automáticamente la tabla dinámica como se muestra en la Figura 16.3, apareciendo por defecto en la celda A1 la suma del campo de datos.

Para cambiar la operación aplicada a Contar, Promedio, Máximo o Mínimo entre otras se hace doble clic sobre el botón

de la barra de herramientas de la tabla dinámica y se desplegará el cuadro con la lista de dichas funciones.

Si se pulsa sobre la flecha existente a la derecha del campo de fila o columna se despliegan los valores existentes de dicho campo. Activando o no la casilla situada a su izquierda, se puede hacer que aparezcan o desparezcan de la tabla dinámica

ACTIVIDADES

• Construye una tabla dinámica en la Hoja 2 que muestre la suma de horas por importe y curso.

• Cambia la suma de horas por su cuenta.

• Modifica la tabla anterior y haz que desparezcan los importes 56000 y

71000.

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ACTIVIDADES DEL TEMA Nº 6 1.- Crea la lista de la tabla adjunta que salvarás como el libro de trabajo VENTAS 99 y la hoja INFUSIONES con los campos VENDEDOR, MES, GENERO, IMPORTE y GASTOS.

VENDEDOR MES GENERO IMPORTE GASTOS

PUERTAS, ROBERTO Enero Café 19.000 2.000

PUERTAS, ROBERTO Enero Té 16.000 3.000

PUERTAS, ROBERTO Febrero Café 39.000 5.000

RUBIA, ALEJANDRA Enero Café 15.000 1.500

RUBIA, ALEJANDRA Febrero Té 15.000 1.500

RUBIA, ALEJANDRA Febrero Café 83.000 5.400

BLANCO, JULIO Enero Té 83.000 5.400

BLANCO, JULIO Enero Manzanilla 121.000 10.500

BLANCO, JULIO Febrero Café 121.000 10.500

BLANCO, JULIO Febrero Manzanilla 10.800 1.200 2.- Ordena la lista anterior por el campo VENDEDOR en sentido ascendente. Ordena la lista anterior por el campo GENERO en sentido descendente. 3.- Ordena la lista anterior por los campo VENDEDOR y GENERO en sentido ascendente. Ordena la lista anterior por el campo VENDEDOR e IMPORTE en sentido descendente. 4.- Filtra la lista anterior por el campo GENERO con la condición de que sea “Té”. Filtra la lista anterior por el campo GENERO con la condición de que sea “Té” o “Café”. Filtra de forma que aparezcan todos los elementos de la lista. Anula el modo de filtrado automático 5.- Suma los subtotales de IMPORTE según el campo VENDEDOR. Suma los subtotales de IMPORTE según el campo MES Anula los subtotales. 6.- Construye una tabla dinámica en la Hoja 2 que muestre la suma de Importe por Vendedor y Genero. Cambia la suma de Importe por su cuenta. Modifica la tabla anterior y haz que desparezca el vendedor ALEJANDRA RUBIA.